Entrevista a un Asistente Administrativo

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Entrevista a un Asistente Administrativo

  1. 1. UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO RECINTO DE ARECIBODEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE OFICINA ENTREVISTA A UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO DIOMARA CASTAÑO SANTIAGO 440-09-1244 DRA. W. QUIÑONES SOFI 4401 27 DE SEPTIEMBRE DE 2011
  2. 2. NARRATIVA DE LA ENTREVISTA
  3. 3. FOTO
  4. 4. CARTA DE EVIDENCIA
  5. 5. FIRMA DEL ENTREVISTADOY REACCIÓN DEL ESTUDIANTE
  6. 6. Durante la tarde del 23 de septiembre de 2011 asistí al Supermercados Pitusade Morovis a realizar la entrevista para el curso SOFI 4401 a la Secretaria de laTienda. Ya que previamente había hablado con la Sra. Lady Serrano-Gerente y medio el visto bueno para que realizara la misma. Por lo tanto, comienzo a realizarlas varias preguntas con el fin de conseguir un perfil del Asistente Administrativo. La persona entrevistada se llama Josmar A. Rosario Negrón que trabaja parala empresa Discount Foods Distributors, Inc (Supermercados Pitusa) y llevalaborando para los mismos 9 años. Cuando ella comenzó a trabajar ocupó lasplazas de Cajera y Asistente de Secretaria; al ver su esfuerzo y dedicación, se ganóla confianza de la Empresa y esta decidió transferirla a la plaza de Secretaria, lacual ejerce actualmente en la Tienda de Servicios al Cliente. Josmar, cuenta con unGrado Asociado en Sistemas de Oficina y con un Bachillerato en Administraciónde Empresas con concentración en Gerencia. Ella me indica que para ocupar el puesto se necesita de conocimientosbásicos para la realización de los trabajos que la empresa requiere y que conllevaen una oficina. Además, no es necesario tomar algún examen para ocupar dichaplaza; pero si se debe tener experiencia. Ya que se requiere ser responsable,multifacético y dedicado. También, la empresa se adiestra para que cumplas conlos estándares que necesita y exige la tienda para cumplir con sus objetivos.
  7. 7. Continúo realizando las preguntas y me informa que aún no es requisito eldominio del inglés para el cumplimiento de las tareas. Pero si es necesario serpuntual, responsable, dispuesta, confiable y poseer buenas relacionesinterpersonales. El salario actualmente es el salario mínimo de $7.25 y tienebeneficios marginales como lo son: Vacaciones, Días por Enfermedad, Derecho alDesempleo, Fondo, SINOT y Maternidad; las horas extras siempre y cuando seannecesarias y autorizadas son remuneradas en paga. La secretaria me informa que si ha observado que el ambiente en la oficinaha cambiado bastante y tenido que enfrentarse a diferentes situaciones. Como lo esla reducción de personal debido a la economía, cuando se realizan las requisicionespara la compra de equipos el presupuesto es mínimo. Ha aprendido a hacer máscon menos, a dar la milla extra para dar un excelente trato al Cliente (es lo esencialpara la empresa), Empleados, Suplidores y Gerencia. Además, hay que ser versátilpara que los trabajos y tareas salgan a tiempo. Posee destrezas técnicas efectivas en su área de trabajo como lo son: manejode la computadora, fotocopiadora, fax, calculadoras, teléfonos, archivos yterminales de ATH y EBT (tarjeta de la familia, cupones). Y destrezas no técnicascomo por ejemplo: amable, servicial, productiva, organizada, disponible y discreta. Entre sus tareas diarias se encuentran: archivar en los expedientes de losempleados y de los diferentes suplidores, tomar dictado de mensajes para la
  8. 8. gerencia, preparar informes (venta diaria de la tienda), recibir y realizar llamadas,clasificar correspondencia para los diferentes departamentos de la tienda, adiestrara las ayudantes de secretaria, planificar y confirmar actividades, trabajar confacturas de todos los artículos que se compran en la tienda para el área de venta,hacer inventarios de los productos, realizar depósitos y cuadrar cajeros. A parte deestas tareas, realizar el cuadre de la lotería electrónica y de ser necesaria pasa a sercajera. Lo más que le gusta de sus tareas es cuadrar cajeros/as y pasar diariamentela venta; y lo más estresante es llamadas de Oficina Central y Recursos Humanos. Para su desempeño en la oficina hace uso de diferentes programas queprovee la empresa como lo son: AP7 Remote (pasar la venta y trabajar confacturas), Mail Pitusa (recibir y enviar correos electrónicos de Oficina Central yotros Supermercados, Hipermercados, Tienda por Departamentos, MuebleríaPitusa y National Lumber and Hardware) y Oppen Office 3.1 Writer (realizardiferentes documentos en español). Para mantenerse al día en su profesión asististe esporádicamente a charlas yhace uso de la herramienta “Internet”; no pertenece actualmente a ningunaorganización profesional, pero si durante sus estudios de grado asociado pertenecióa IAAP. Por último, atribuye su éxito en la profesión al esfuerzo y empeñodedicado para aprender de todo y a los años de experiencia que la ha permitidotener la empresa.
  9. 9. Con el pasar del tiempo todo ha cambiado, desde la sociedad hasta losadelantos tecnológicos. Hay que tener mucha fuerza de voluntad, fe y ganas deechar hacia adelante en lo que nos propongamos, nuestras metas y sueños. Paralograr ser una excelente secretaria o asistente administrativo hay que dar la millaextra y estar dispuesta a aprender y a aceptar las críticas constructivas. Tenemos que desarrollar correctamente las relaciones interpersonales, unaconducta ética apropiada, con mucha dedicación y esmero. Si algo en tu árealaboral o campo de trabajo no te sale o no sabes cómo realizarlo, busca ayuda parasalir de dudas y aprender. Hay que tener mucha paciencia y aprender a lidiar con las diferentespersonalidades, cualidades y actitudes de los demás. Ya que todos pensamos yactuamos de distinta manera. Y debemos mantenernos al día en nuestra profesiónya que hay que ser competitivos y productivos para así lograr el éxito deseado.

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