3. Introducción
Gestor iFormalia
Solución Definitiva
Se trata del sistema de gestión de formación subvencionada más completo del mercado. Permite la gestión
de todas las actividades requeridas para la ejecución de la formación subvencionada.
Gestiona toda la documentación, modelos de impreso, ficheros XML, plazos y restricciones de las
Convocatorias:
– Convocatoria Desempleados Madrid 2013 (última actualización)
– Formación Bonificada FTFE
– PIF: Permisos individuales de formación.
– Estatales Jóvenes
– Estatales Ocupados
– Convocatorias autonómicas.
– Agencias de colocación
Proporciona una herramienta fundamental para las áreas:
– Administrativa
– Comercial
– Económico financiera
– Gestión de Formación
– Logística
– Formación elearning
3
4. Introducción
Gestor iFormalia
Más datos
Ofrece un conjunto de herramientas integradas que le ofrecen: <Ver detalle>
–
Gestor iFormalia: Sistema integral de gestión de la formación (CAM, FTFE, Bonificada, privada).
–
LMS 2.0 (campus iformalia): Componentes 2.0 + Plataforma de elearning FTFE integrada.
–
Portal Web: Oferta Formativa, cursos de pago, TPV, PayPal, micro pagos SMS, etc…
Actualmente más de 12.000 alumnos están utilizando nuestro campus iFormalia.
Desde 2005 a 2013, más de 500.000 inscripciones certificadas en formación Bonificada y Formación continua
de Oferta (planes estatales y autonómicos).
Más de 20 grandes empresas avalan nuestro campus y sistemas de gestión; entre otras: Adecco, Grupo
Norte, Renault, CCOO, Grupo Zed, San Román, IMF, ASEMPLEO (AGETT), Adolfo Domínguez, Forsel,
Conversia, Criteria, FOREMPRESA, NovaNet, Formarse, Red FOREM, etc..
4
5. Introducción
Gestor iFormalia
Áreas del Gestor de formación
El Gestor iFormalia ofrece un conjunto de funcionalidades que engloban las principales acciones que un
centro o entidad de formación necesita para la ejecución integral de la formación online:
–
Área de gestión Administrativa: Generación de documentos (diplomas, recibís, etc…), informes, consultas
avanzadas y trámites con FTFE, incluyendo la posibilidad de gestión de la formación bonificada para
empresas.
–
Área Comercial: Envío masivo y programado de mails y SMS, creación y seguimiento de campañas
comerciales, agenda para comerciales, tareas, generación de catálogo para clientes, etc..
–
Gestión del Campus: Administración de la oferta de formación, inscripciones, estados de las
solicitudes/preinscripciones, asignación y seguimiento de docentes, control y gestión de cursos,
calendarios, itinerarios, informes de seguimiento de alumnos automáticos, etc…
–
Área de gestión Económica: Emisión automatiza de facturas (opcional e-fact y PDF 417), control de
gastos y presupuestos, integración con Contaplus, A3, Dimoni, etc..
5
6. Gestor iFormalia
Introducción
Áreas del Gestor de formación
Área Administrativa:
–
Sistema de gestión de cursos privados (pago) y subvencionados (bonificada y oferta).
–
Generación de impresos y documentos: Certificados, hojas de firmas, Recibís de material, Diplomas, etc.
–
Gestión de plazos y notificaciones obligatorias a la FTFE o SEPE (alertas y avisos automáticas por email y
SMS).
–
Generación de ficheros XML para FTFE y la CAM formación bonificada y de oferta (alta de acción, inicio
y finalización).
–
Gestor Documental: Escaneado y administración de documentos, recepción de Fax y emails
automatizado, registro y almacenamiento de ficheros y meta información para su explotación posterior.
–
Documentación desempleados Madrid 2013:
CP9: CERTIFICACIÓN OFICIAL
SEN-2: DATOS GENERALES DE LA ACCIÓN FORMATIVA
SEN-3: RESULTADO DE LA SELECCIÓN
SEN-4: SOLICITUD PARTICIPACIÓN ACCIÓN FORMATIVA DE ALUMNOS OCUPADOS NO INSCRITOS
SEN-7: CERTIFICADOS DE PROFESIONALIDAD
SEN-7: Hoja informativa para el alumnado de los cursos de formación profesional para el empleo
SEN-8: SOLICITUD DE PREFERENCIA SOBRE OFERTAS DE EMPLEO
SEN-9: RELACIÓN GLOBAL ALUMNOS PARTICIPANTES
SEN-10: RECEPCIÓN DE MATERIAL DIDÁCTICO
SEN-11: RELACIÓN NOMINAL DE FORMADORES/EXPERTOS/TUTORES
SEN-12: PARTE SEMANAL DE ASISTENCIA
SEN-12: PARTE INDIVIDUAL DE ASISTENCIA
SEN-13:
SEN-14:
SEN-15:
SEN-16:
SEN-18:
SEN-22:
SEN-23:
SEN-24:
SEN-25:
SEN-26:
SEN-27:
SEN-28:
PARTE DE ASISTENCIA DE FIN DE SEMANA
CONTROL ASISTENCIA MENSUAL
COMUNICACIÓN DE MODIFICACIONES VINCULADAS AL PROYECTO FORMATIVO
COMUNICACIÓN DE BAJA DEL ALUMNO
PROPUESTA EXCLUSIÓN ALUMNO
INFORME FINAL DEL ADJUDICATARIO
RELACIÓN DE LOS MÓDULOS FORMATIVOS / UNIDADES FORMATIVAS IMPARTIDOS
ACTA DE EVALUACIÓN DE MÓDULOS FORMATIVOS/UNIDADES FORMATIVAS
ACTA DE EVALUACIÓN FINAL
RELACIÓN FINAL DE FORMADORES / EXPERTOS/TUTORES
INFORME DE PRUEBA PRÁCTICA
INFORME DE PRUEBA TEÓRICA
6
7. Introducción
Gestor iFormalia
Áreas del Gestor de formación
Gestión del Campus:
–
Módulo de gestión de solicitudes a cursos y sus estados (interesado, cumple requisitos, reserva, inscrito,
pdte pago, etc…) con notificación por mail de estado y pasos a seguir.
–
Módulo de seguimiento avanzado (exigido por la CAM y la FTFE) e integrado con LMS y SCORM.
–
Módulo de control y seguimiento de formadores (nº alumnos máximos, nº horas semanales, etc…).
–
Gestión de Certificados de profesionalidad e itinerarios.
–
Gestión de la oferta formativa en portal web personalizado.
–
Gestión de ejecución: asistencia, calendario, impresos, formadores, etc…
7
8. Introducción
Gestor iFormalia
Áreas del Gestor de formación
Área Comercial:
–
Sistema de comunicación con alumnos: mails de bienvenida, notificaciones de inicio, envío de claves,
envío de diplomas, etc…
–
Generación de Campañas, Seguimiento y control de ejecución y resultados de campañas, apertura de
emails, solicitudes de cursos por campaña, etc..
–
Multicanal: FAX, email y SMS
–
Generación de presupuestos a clientes.
–
Agenda por usuarios, por área, integración con OutLook y Móviles, gestión de tareas y avisos.
Área Económico-Financiera:
–
Gestión de la bonificación y crédito de entidades.
–
Gestión de la justificación y control del gasto.
–
Control de gastos por concepto, curso y proveedor.
–
Autogeneracion de facturas proforma para bonificada y oferta; Cobro de cursos privados a alumnos o
empresas.
–
Emisión automática de facturas (opcional e-fact).
–
Gestión y emisión de facturas (opcional emisión y envío automático de factura electrónica e-fact).
8
10. Diagrama Funcional
Gestor iFormalia
Entidades, proceso y relación
El
sistema comprende los
Instalaciones ALTA DISPONIBILIDAD mecanismos
de
comunicación necesarios para
la completa gestión de la
formación subvencionada con
la FTFE y los Servicios públicos
de empleo.
También permite el acceso a
ejecutores,
proveedores
o
formadores,
para
trabajar
mediante el sistema en un
entorno
restringido,
que
posibilita la delegación de
ciertas tareas de manera
controlada y útil.
10
12. Gestor iFormalia
Principales
Características Técnicas
Tecnología
El sistema se basa en un aplicativo WEB que ha ido
evolucionando tecnológicamente y funcionalmente desde su
comienzo en el año 2005 hasta la actualidad.
Lenguaje de presentación: HTML y XHTML
Lenguaje y Framework: Microsoft .net Framework 4.0
Sistema Gestor de Base de Datos: SQL Server 2008 R2.
Servidor de Aplicaciones: Internet Information Server 7.
Servidor: Windows 2008 Server Web Edition SP2.
Instalaciones INNOPULSE
Certificado SSL RSA 2048 bits: “VeriSign Class 3 Extended
Validation SSL CA” Wildcard (*.iformalia.es)
Compatibilidad 100% con Microsoft Office, todos los informes y
paneles de resultados pueden exportarse a formatos Office; todos
los recursos (alumnos, formadores, aulas, materiales, cursos,
empresas, etc…) pueden cargarse de manera masiva desde
formato Excel.
12
14. Funcionalidades
Gestor iFormalia
Módulos Principales
El servicio prestado, se diseña en base a su eje principal, el sistema de gestión de la formación.
El sistema, provee de todos los mecanismos necesarios para la gestión de la formación, así como de los
controles y seguimientos óptimos para mejorar su ejecución y calidad.
Los módulos seleccionados en el sistema de gestión son:
• Módulo de Gestión de Formación.
• Módulo de Ejecución de Formación continua de oferta, Bonificada e InCompany.
• Módulo de Captación, Notificaciones email y SMS (Alumnos, Proveedores, Responsables).
• Módulo de facturación y bonificación.
• Módulo de Gestión de Aulas, Recursos y materiales.
• Módulo de Orientación profesional (agencias de colocación).
• Módulo de Cuestionarios de Satisfacción Online.
• Integración con Plataforma elearning (campus iformalia). (ver descripción campus iformalia)
14
15. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Módulos Principales
A continuación se detallan los módulos y funcionalidades principales que provee el sistema de gestión.
• Módulo de Generación de Documentación
personalizada
• Módulo de Configuración Acciones de Catálogo
• Acciones del Plan de formación
• Panel / Listado de Cursos
• Grupos: Ventana detalle: Seguimiento Documentación
• Grupos: Ventana detalle: Temario (objetivos y contenido)
• Grupos: Ventana detalle: Gestión
• Grupos: Ventana detalle: Históricos
• Grupos: Ventana Detalle
• Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado
Inscripciones
• Grupos: Ventana detalle: Calendario
• Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado Alumnos
• Grupos: Ventana detalle: Reserva de Aulas
• Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado Profesores
• Grupos: Ventana detalle: Alumnos
• Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado
Formadores
• Grupos: Ventana detalle: Ficha Inscripción
• Grupos: Ventana detalle: Formadores
• Grupos: Ventana detalle: Materiales
• Grupos: Ventana detalle: Recursos
• Grupos: Ventana detalle: Control Asistencia
• Logística: Panel / Listado Centros: Detalle Centro
• Logística: Panel / Listado Aulas y detalle
• Logística: Panel / Listado Materiales
• Logística: Panel / Listado Recursos y detalle
• Informes: Acceso consultas e informes personalizados
15
16. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Módulo de Generación de Documentación personalizada
El sistema a través de un sencillo gestor de documentos, permite generar la documentación obligatoria
por parte de SPEE, tanto estatales como autonómicos (última actualización CAM 2013), así como la
documentación propia de cada entidad. Ejemplos S10, S20,S30, Recibí material, Recibí diploma,
Certificados, Cuestionarios. El gestor permite de forma simple asignarlo a cada expediente de forma
individual, así como a la totalidad de los expedientes, en el caso de que esta documentación
coincida.
16
17. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Módulo de Configuración Acciones de Catálogo
Permite el desarrollo del catálogo de acciones formativas propio de cada entidad, actualizado con los
campos solicitados en la convocatoria 2012 estatal y los autonómicos convocados hasta la fecha
(última actualización CAM 2013 Desempleados). Permitiendo la generación del XML de carga de
acciones formativas para la aplicación de la FTFE, así como de los autonómicos que se gestionan a
través de la plataforma de la FTFE, SEPE y la CAM.
17
18. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Módulo de Configuración Acciones de Catálogo II
La acción de catálogo identificar el código de CN0,
código de CNCP, así como modalidad, costes,
homologaciones, perfiles, selección, horas teóricas,
prácticas y módulos formativos complementarios.
18
20. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Acciones de la agrupación o Plan de formación
El listado de acciones formativas, está vinculado a cada agrupación o expediente que se asigna.
Permite la herencia de datos de modalidad, horas, económicos, contenidos y objetivos de la acción
de catálogo a la que está vinculada por área y familia. El listado nos proporciona de forma inmediata
información sobre horas, modalidad…
20
21. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Acciones de la agrupación o Plan de formación II
Para convocatorias de formación continua de oferta, el listado de acciones también proporciona
información sobre reconfiguración inicial, actual y ejecutada, a nivel participantes, grupos e importe
económico, facilitando al final de la pantalla el sumatorio final que permite controlar lo ejecutado con
respecto a lo indicado al SPEE (o FTFE) correspondiente (autonómico / estatal) que se va a ejecutar con
la subvención concedida.
21
22. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Panel / Listado de Cursos
En la sección principal de trabajo (menú Grupos) encontraremos, los cursos ejecutados, en ejecución y por
ejecutar del total de las agrupaciones o planes de formación que tenga asignados el usuario que esté
trabajando en el sistema. Es un panel muy práctico y con información importante para la correcta gestión y
ejecución de los grupos formativos. Permite la identificación de la sede o unidad organizativa (en caso de
disponer de ellas) en la que se imparte el curso, sus fechas de inicio fin, fechas de comunicación
calculadas(5º día, 33%, 25%, etc) permitiendo filtrar para poder determinar las comunicaciones obligatorias
a comunicar cada día.
El panel, permite aplicar tantos filtros como se desee para obtener una herramienta de consulta directa
sobre los cursos gestionados y ejecutados.
22
23. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Panel / Listado de Cursos II
El listado de grupos permite además, conocer las horas de cada grupo, los alumnos solicitados, iniciados,
certificados y finalizados, las últimas modificaciones realizadas al grupo a qué afectaban y un dato muy
importante, si se han realizado las comunicaciones oficiales, en qué fecha y si dentro o fuera de plazo.
23
23
24. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana Detalle
La primera pantalla de un curso, nos permite
identificar las fechas de inicio y fin, horarios,
días de impartición, así como el centro en el
que se va a impartir en función todos estos
datos de la modalidad/modalidades de la
acción formativa, además identifica el
responsable a nivel SPEE y el responsable a
nivel gestión y ejecución. Una vez indicada la
fecha de inicio, horarios y días de impartición,
a través de la pantalla CALENDARIO el
sistema te facilita la fecha fin del grupo
formativo…
Distintos menús y funcionalidades de la
sección de gestión de un curso
24
25. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Calendario
Desde el menú calendario permite la configuración automática
del mismo en función de la fecha de inicio, días de impartición,
horarios y horas de la acción indicado previamente al sistema.
Entre la información que nos facilita el calendario una vez
configurado, está las horas consumidas, totales, diferencias (en
el caso de que haya diferencias el sistema te identifica las horas
que hay de diferencia y permite cuadrar el calendario en
minutos), días lectivos y totales, resumen de horas por mes y las
incidencias o festivos que se encuentran en el periodo ejecución
del grupo.
Además el calendario identifica los festivos y no los configura
como días de ejecución, si bien permite que se puedan añadir
manualmente, permite añadir, borrar y modificar los días o
periodos que la configuración automática te ha facilitado.
25
26. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Reserva de Aulas
La pestaña de reserva permite gestionar la reserva del aula que cumple con los requisitos especificados en la
solicitud de subvención, para la ejecución correcta del grupo. Te permite conocer y asignar el aula que está libre
en el periodo de ejecución del grupo (configurado previamente el calendario), además te indica si tiene todos
los recursos para la impartición del mismo y el aforo necesario.
En la pestaña reserva, se permite la identificación del coste hora
del aula, tipo contrato, si importe por curso o por alumno,
permitiendo obtener informes económicos en cuanto a
alquileres realizados.
La misma pantalla, permite conocer el estado de ocupación
de las distintas aulas que están dadas de alta en el sistema
consultando por fechas.
26
27. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Alumnos
La
pantalla
alumnos
identifica
las
inscripciones realizadas al grupo, con
información de los datos más relevantes de
cada uno de los alumnos.
El sistema permite la eliminación de los
alumnos, siempre y cuando no se haya
entregado el S20 ó comunicación de
participantes, ya que controla las mismas
restricciones que la convocatoria, evitando
errores y despistes eventuales.
Además permite identificar en la propia pantalla si la
inscripción inicia, finaliza / abandona, certifica o es reserva
y el número de reserva que tiene. Si los datos que están
dados de alta en la inscripción, permiten la comunicación
o no, del S20 (participantes) y el DS15 (certificación). Como
el sistema permite a través de la inscripción del alumno
adjuntar la documentación que nos indican en
convocatoria como obligatoria, en la pantalla alumnos, se
refleja
a
través
de
iconos
identificativos
qué
documentación está adjunta y si es correcta o no.
27
28. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Cargas masivas Alumnos
El fichero puede ser un reporte de cualquier
ERP que la entidad disponga o un fichero
Excel | TXT | CSV, etc,…
El sistema posibilita la carga de Alumnos, Formadores,
Cursos y empresas masivamente desde un fichero Excel,
para evitar procesos de mecanización manuales en
casos de numerosos registros.
El sistema también permite que el equipo comercial con
un acceso restringido, cargue desde un fichero Excel las
propuestas
comerciales
(acción,
participantes,
presupuesto, costes, empresa, etc…).
28
29. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Ficha Inscripción
Las fichas de inscripción y alumnos, permiten su
cumplimentación automática desde el portal de solicitudes
de cursos, los sistemas de carga masiva o mecanización
anterior (histórico).
La ficha del alumno se mantiene actualizada con cada
cambio, mientras que la ficha de la inscripción permanece
invariable tras su comunicación a la FTFE o Servicio público
de empleo correspondiente.
Los campos de cada ficha de inscripción, varían según los
datos obligatorios, colectivos, % de objetivos comprometidos
y diversas características que cada convocatoria requiere.
La ficha avanzada del alumno, permite conocer y realizar el
seguimiento sobre su itinerario, intereses y ficha profesional.
29
30. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Ficha Inscripción
Desde cada inscripción, en la pestaña CERTIFICACION, permite indicar el estado de certificación en el que
se encuentra la inscripción, así como el motivo del mismo y las fechas de alta y baja de la inscripción en el
grupo formativo.
A través de la pestaña ADJUNTOS el sistema permite adjuntar la
documentación que se configura en la convocatoria (NIF, Nómina, NISS,
etc…) como obligatoria para la certificación de la inscripción. El sistema
permite identificar la fecha de caducidad del DNI/NIE, la fecha de inserción
del resto de documentos, y si la imagen es correcta o no se visualiza
correctamente, además en función del documento que sea (DNI y Seguridad
Social), se recupera de otras inscripciones o del propio histórico del alumno.
30
31. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Formadores
El sistema permite buscar al formador adecuado en función de la especialidad que imparte y que tiene
identificada en su histórico y en función de la familia y área formativa, además, contabiliza las sesiones que se
solapan en horario y/ó en numero de alumnos y te los marca en rojo para que no se seleccione a ese
formador. Contiene un gestor de vacaciones, para en el caso de que el docente tenga identificadas
vacaciones en alguna de las fechas de ejecución del grupo te informa del solapamiento. Permite el control de
alumnos asignados por formador, de tal forma que controla el máximo de 80 alumnos por tutor cuando la
modalidad del grupo formativo es distancia y/ó tele formación.
31
32. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Formadores
Además identifica datos de contacto, modalidad de impartición del docente y las horas que
imparte, así como si los datos que contiene son los obligatorios para la comunicación o falta
alguno, en caso de que falte algún dato, posicionándose sobre el aspa que lo representa, facilita
la información de los datos que no están completos.
El listado de formadores presenta inicialmente los datos básicos para la comunicación del mismo
en S10 o comunicación de inicio.
32
33. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Materiales
A nivel Acción formativa, el sistema permite identificar el material tanto didáctico como fungible que se va a
facilitar en la ejecución del grupo formativo, tanto a los alumnos, como en el caso que fuera necesario para
el aula. A nivel grupo el sistema hereda los materiales que se encuentran dados de alta en la acción al grupo
correspondiente.
33
33
34. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Materiales
Además el sistema permite indicar la cantidad de material por cada tipo dado de alta, la fecha en la que se
tramita el pedido, el material disponible en stock (almacén del centro), la fecha recepción de la empresa a
la que se compra el mimos, la cantidad que se envía al centro en el que se imparte el grupo, la fecha de
envío y en caso de que sea necesario hacer un segundo envío permite identificar la cantidad y la fecha de
envío. Además en el caso de ser necesaria la sustitución de algún material te permite desde el propio grupo
indicar el material que se sustituye o suplementario.
34
34
35. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Recursos
La pantalla Recursos, tiene un funcionamiento idéntico al de materiales, a nivel acción se identifica el
material necesario para la impartición de la misma y cuando se da de alta el grupo, el sistema hereda el
materia para cada grupo, permite la eliminación del material y añadir uno nuevo.
El sistema también permite la configuración automática de pedidos de material y envío a la central de
logística o proveedor asociado, remitiendo un email automático con el pedido de material detallado, 7 días
antes del inicio del curso.
35
35
36. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Control Asistencia
La pestaña asistencia, nos ayuda a gestionar las asistencias de los alumnos a los grupos formativos,
indicando, los porcentajes de faltas y asistencia en función de lo que se marque en el calendario de
asistencia que se identifica a continuación.
En el calendario de asistencia, te permite marcar que la persona inscrita ha asistido a toda la sesión o sólo a
unas horas, realizando el calculo de faltas y asistencias en función del tiempo identificado, además permite
controlar si el S30 (listado de asistencia) del día está en el centro o no lo tienen aún en el centro de gestión. En
función de asistencia o no marca en verde la casilla del día concreto.
36
37. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Control Asistencia II
En función de la modalidad del grupo
formativo la pestaña de asistencia, puede
tomar el aspecto que se muestra, esto es,
cuando el grupo es de modalidad a
DISTANCIA que el sistema aporta el % de
realización de las evaluaciones y ejercicios
correspondientes, así como si es APTO o
NO APTO
Si la modalidad de la formación es TELEFORMACIÓN
el sistema permite identificar, por la integración que
de este sistema provee con las plataformas elearning de cada entidad, el número de conexiones
realizadas, el tiempo total de las conexiones, el
estado de las mismas y el número de horas totales
de acceso al sistema por parte del alumno.
También permite obtener el informe avanzado de
seguimiento requerido por la FTFE la CAM y el SPE
correspondiente para teleformación.
37
38. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Seguimiento Documentación
Además en el caso de los adjuntos que se añaden
(adjuntan) tanto a las inscripciones como a los formadores, el
sistema marca por defecto cuando el adjunto se publica en
el sistema como documento válido dentro de la inscripción o
del alta del docente y te permite indicar a mano el resto de
documentos cuando llegan al centro.
En función de los documentos que se hayan identificado en
la configuración del expediente como obligatorios para la
certificación del plan ante el SPE correspondiente, el
sistema a través de SEG DOC. Permite marcar aquellos que
ya están en el centro.
38
39. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Temario (objetivos y contenido)
En la pestaña Temario el sistema hereda, el contenido y
objetivos identificados a nivel acción de catalogo si se
ha recuperado la misma para la acción, o a nivel de
acción cuando se le da de alta en el expediente
concreto, se permite desde temario la modificación del
tipo de letra, temario concreto, negritas, cursivas…. Para
adaptar el contenido a las medidas del reverso del
diploma, que es la utilidad de la pestaña temario,
plasmar en el reverso de los diplomas el contenido
académico del grupo formativo.
39
40. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Gestión
La pestaña GESTION es un resumen de los datos del grupo formativo y además permite controlar las visitas de
inspección que ha recibido el grupo formativo, identificando el tipo de visita y adjuntando el documento que
se facilita al centro formativo cuando se recibe una auditoria.
40
41. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Grupos: Ventana detalle: Históricos
La pestaña denominada Histórico identifica todos los movimientos que se han realizado en el grupo formativo
desde su creación, indicando además a qué afecta cada movimiento, que usuario lo ha realizado y la fecha
de realización.
41
42. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado Inscripciones
En la gestión de ejecución encontramos el menú INSCRIPCIONES en el que se detallan la totalidad de las
inscripciones que tiene el sistema identificados por expediente, acción y grupo al que han estado vinculados.
Permite realizar búsquedas por cada uno de los campos que se muestran en la parte superior de la pantalla
42
43. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado Alumnos
El listado ALUMNOS del menú gestión ejecución, nos facilita el detalle de todos los alumnos, con
independencia de que hayan estado inscritos o no en un grupo formativo, este menú es el denominado
HISTORICO.
43
44. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado Profesores
El menú profesores de gestión ejecución, nos facilita información sobre los docentes que están en nuestra base
de datos, con independencia de que hayan impartido un curso o no, en el mismo, es el denominado HISTORICO
DE FORMADORES. En este menú es en el que también se detallan las vacaciones, para poder controlar o no la
asignación a un grupo, se facilitan los estudios, cursos y experiencia, los grupos que ha impartido en el sistema y
se identifica si tutor o no, siendo la diferencia que el tutor imparte formación a distancia o tele formación y el no
identificado como tutor solo imparte formación de modalidad presencial.
44
45. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado Formadores
Además en el detalle (edición) de la ficha de
formador, podemos encontrar información relativa a
las horas que imparte, el tipo (modalidad) de
impartición que ha impartido, el tipo de contrato y el
precio hora al que se le ha pagado la impartición de la
formación, además de la empresa del grupo que lo ha
contratado
El listado de formadores del menú gestión ejecución nos
da información sobre el tutor o docente que ha impartido
cada grupo concreto que se encuentra dado de alta en
el sistema, con identificación del expediente, acción y
grupo correspondiente
45
46. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Logística: Panel / Listado Centros
El área de LOGISTICA en el sistema se encarga de la gestión de los centros formativos, aulas, materiales y
recursos. En la bandeja de CENTROS encontramos los centros que se han dado de alta en el sistema de gestión
para la ejecución de los grupos formativos correspondientes. El sistema permite eliminar los centros siempre y
cuando no tengan vinculación alguna con ningún grupo, además de activar o desactivar su utilización, esto
es, si el centro no está activo, no se mostrará para poder seleccionarlo como centro en el que se ejecuta un
grupo cuando se vaya a buscar centro con disponibilidad para la ejecución del grupo concreto
46
47. Gestor iFormalia
Logística: Panel / Listado Centros: Detalle Centro
Los datos que se incorporan a la ficha del centro
formativo, se corresponden con datos que se solicitan
en las solicitudes de subvención de las convocatorias
de SPEE ya sea estatal o a nivel autonómico. El sistema
permite ver la disponibilidad del centro para fechas
concretas, a través del icono que se presenta en
DATOS CENTRO.
47
48. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Logística: Panel / Listado Aulas y detalle
A través de los centros, el sistema permite el alta de las distintas aulas que conforman el centro formativo, con
el detalle en la pantalla de inicio de identificación del tipo de aula, la capacidad de alumnos, metros
cuadrados y si tiene homologaciones.
Dentro de cada aula permite identificar si está
homologada y para que está homologada,
además de si se quiere controlar la reserva de las
mismas (para aulas propias).
48
49. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Logística: Panel / Listado Materiales
Permite la gestión del material que se utiliza para la ejecución de los grupos formativos, con control de
unidades.
Y características de cada material, así como si
está activo u obsoleto.
49
50. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Logística: Panel / Listado Recursos y detalle
A través de recursos se gestionan los recursos propios de cada aula y/ó centro formativo.
Con la identificación del centro, aula, tipo de
material, categoría, precio final y si está activo u
obsoleto.
50
51. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Bonificación y Justificación: Control % y Gastos / Facturas
El sistema controla automáticamente el cumplimiento
de % de compromiso de cofinanciación y colectivos
prioritarios.
El sistema proporciona un entorno para el
registro y control de los Gastos y facturas
asociadas a la ejecución del curso y la
bonificación del mismo.
En las convocatorias de formación de oferta,
permite la recepción de facturas (gastos) y la
autogeneración de facturas (emisión) para su
incorporación a los ficheros de justificación
económica, pudiendo seleccionar las facturas
justificables y las no justificables.
51
52. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Agrupaciones: Control estado agrupación
El panel de control de Agrupación, nos permite conocer en todo momento el estado de la agrupación, y cada
uno de sus centros de trabajo, en relación al cumplimiento de % de cofinanciación y compromiso de colectivos
prioritarios.
El panel ofrece así mismo la posibilidad de gestionar Grupos de empresas, indicando en tiempo real el estado de
los créditos disponibles y dispuestos, así como otros tantos datos de interés para la gestión económica de la
bonificación.
52
53. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Informes: Acceso consultas e informes personalizados
El sistema permite la obtención de consultas que de forma rápida (exportables a Excel), le permitan conocer el
estado económico de su expediente, así como el estado de ejecución del mismo; se dispone de un conjunto
amplio de consultas pre-configuradas, ofreciendo información en relación a cualquier información de los cursos,
empresas, alumnos, aulas, materiales, costes, etc…
53
54. Gestor iFormalia
Funcionalidades
Comunicaciones: Generación de archivos XML
El sistema controla automáticamente aquellos grupos que deben notificarse
telemáticamente y procede con el aviso al responsable de comunicaciones así
como a la generación de los correspondientes archivos XML.
54
56. Sistemas de alojamiento:
Hosting
Gestor iFormalia
Cloud Hosting
Centro de datos de Alta disponibilidad 24 x 7, con un funcionamiento garantizado del 99,5% y tiempo de
restablecimiento máximo de 6 horas.
Sistemas de backups Veeam Backup, completos cada hora en servidor de respaldo externo.
Servidor virtual compartido. Mínimo: 8 GB RAM (2 GB asignados a la aplicación), 2 GHz Intel Quad Core.
Licencias software Windows Server 2008, SQL Server 2008 r2, IIS 7, FW .Net 4.0, Antivirus y actualizaciones.
Espacio en cloud ilimitado.
Cloud server provisto de sistemas de UPS y redundancia.
Servicio técnico 8 x 5 y respuesta máxima en 24 horas.
Conectividad simétrica 50 Mbs U/D.
Transferencia mensual ilimitada.
Acceso a centro de datos con seguridad individual y perimetral.
Envío masivo y automatizado de SMS por Altiria y Fax mediante cuenta infofax.
Generación de impresos y exportaciones en paquete office ya incluido.
Servidor bajo https y conexiones seguras.
56
57. Gestor iFormalia
Alta disponibilidad y
rendimiento
Hosting Superior, ampliaciones
Infraestructura (*)
Balanceo
carga
Número
máximo
peticiones
(**)
Cabina
discos
Admin
técnica
A partir de
Plus First
Cluster VMWare
compartido 2VMx4Gb
RAM NGinX más
1VMx1Gb RAM MySQL
Round Robin
DNS
200 por
segundo /
4.320 por día
85 Gb
18 horas
anuales
+2.000 € /
año
Plus Maxi
Cluster VMWare
compartido 2VMx4Gb
RAM NGinX más
2VMx2Gb RAM MySQL
Master/Slave
Firewall
balanceador
multialgoritmo
350 por
segundo /
7.560 por día
100 Gb
21 horas
anuales
3.000 € /
año
Plus
Premium
Cluster VMWare
dedicado
2 máquinas físicas x 32
Gb RAM
Firewall
balanceador
multialgoritmo
Hasta 113.000
día
1 Tb
208
horas
anuales
18.000 € /
año
Alojamiento
(**) Orientativo en base a horarios de máxima actividad (horas punta).
(*) Para plataformas con alta carga de actividad o número de usuarios al día superior a 20, se recomienda implantar un plan de
alta disponibilidad y rendimiento. Para otras opciones consultar.
57
59. Gestor iFormalia
Precios
Licencias
Gestor iformalia básico:
Desde 1.500 € /año
1 usuario, 1 Sólo Plan o Agrupación
Gestor iformalia plus:
Desde 5.000 € /año
Sin límite de agrupaciones para bonificada
o planes de formación continua de oferta
Gestor iformalia avanzado:
Desde 3.000 € /año
1 agrupación (bonificada) + 1 plan de jóvenes u ocupados
59
60. Gestor iFormalia
Comparativa
Licencia Gestor
iFormalia
Básica
Avanzada
Plus
Capacidades por licencia
Número de
planes o
Expedientes
Informes e
Impresos
Número máximo
de Cursos o
Alumnos
Horas Soporte
mensual
1 / año
1 informe
personalizado y
todos los impresos de
la convocatoria
100 cursos / 1.000
alumnos
1 horas / mes
incluidas
2 / año
2 informes
personalizados y
todos los impresos de
las convocatorias
300 cursos / 3.000
alumnos
2 horas / mes
incluidas
ilimitados
10 informes
personalizados, 5
impresos
personalizados + los
de las convocatorias
500 cursos / 5.000
alumnos
4 horas / mes
incluidas
(*) Para contratos sin limite de alumnos o cursos anuales, consultar precios.
60
61. Gestor iFormalia
Comparativa
Licencias
Concepto
Iformalia
básica
Iformalia
Avanzada
Iformalia
Plus
1 agrupación de formación bonificada (1 único usuario)
Portal Web: Oferta formativa integrada y personalización básica (Logotipo
colores corporativos y banner principal).
Portal Web: Cursos de Pago: pasarela Paypal, TPV y micropagos SMS
Módulo Comercial: Gestión Solicitudes + Gestión Comercial (Mails, SMS, Fax,
gestión estados)
Gestor Formación: Gestión Solicitudes, Comercial, Bonificada, Jóvenes,
Ocupados, Gestión Administrativa y Gestión campus.
1 plan de formación continua de oferta (de Jóvenes u Ocupados)
(multiusuario)
Gestor Multi entidad – Multi convocatorias: Planes de formación continua
estatal (jóvenes y ocupados), y formación bonificada ilimitados,
CRM Orientación profesional – Agencia colocación de empleo.
consultar
61
62. Campus iFormalia
Precios
Módulos Opcionales
Concepto
Módulo de cargas masivas por fichero para comerciales (Excel) y acceso
formadores, proveedores o ejecutores restringido.
Servicio de consultoría y soporte para la gestión de la formación
bonificada.
Servicio de Asesoría para gestión de formación FTFE y Certificados de
profesionalidad.
Integraciones con ERPs para alumnos, facturas, etc…
Generador de cuestionarios online + lector óptico de impresos (4 plantillas,
incluye la de satisfacción FTFE).
Unidades
1
400 €
Bloques de 8 h (bajo demanda)
150 €
Consultar
Desde 1.000 €
pago único
hasta 2.500 lecturas papel y
10.000 online.
1.500 € / año
1
Módulo de e-fact (emisión factura electrónica + pdf417)
1
Módulo Logística (recursos, materiales, reserva aulas, centros)
Módulo Justificación y Certificación planes de formación continua oferta
500 € / año
10 h (telefónico y email)
Módulo de Facturación y control de gastos
Campus virtual iformalia (plataforma elearning integrada)
Coste
Consultar
1
Consultar
500 € / año
500 € / año
Desde 1.000 € /
año
500 € / año
Desde 1.000 € /
año
62
