Recomendaciones propuesta

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  • 1. Criterios para la presentación de unapropuesta de proyectoPartes del documento que se encuentra enlatinamerica.dpi.org/documents/ CriteriosparalapresentaciondeunapropuestadeproyectoDPIWEbsite.docLos textos que aparecen en azul han sido agregados para dar mayor precisión al contenido.En algunos párrafos el texto ha sido recortado o el párrafo ha sido suprimido con el fin de adaptarloal proyecto de formación. En esos lugares aparecerán puntos suspensivos (…).Formatos y ContenidosEn la actualidad, no existe un formato único para la presentación de un proyecto. Sin embargo,es importante averiguar si la institución a la que llevaremos nuestro plan tiene algúnformato específico para ello. De ser así, lo recomendable es formular nuestra propuestade acuerdo con los criterios establecidos. (Este resaltado no aparece en el original)Si ese no fuera el caso, le presentamos algunos criterios sugeridos para la estructuración yformulación de un perfil de proyecto. No pretendemos con esto dar una fórmula única quedeba seguirse al pie de la letra; al contrario, intentamos esbozar una estructura básica quepuede usarse de manera flexible y adaptarsse al tipo de institución y a las particularidades decada situación.Para formular un proyecto, es necesario considerar el punto de vista de la entidad a la que se vaa presentar la propuesta. Por lo general, este tipo de instituciones recibe innumerablesexpedientes para su evaluación, sobre todo luego de haber realizado una convocatoria. En talsentido, es fundamental redactar la propuesta de la forma más concisa, coherente y claraposible, de modo que facilite el trabajo de la persona responsable de su evaluación. Existe lacreencia equivocada de que una propuesta correctamente elaborada tiene que ser voluminosa,pero no es cierto (...) Recuerde en cada momento de la redacción de la propuesta que quienestoman la decisión son ejecutivos sin mucho tiempo para la lectura de “manuales”. Sea brevepero muy claro.El documento-propuesta debe constar de las siguientes partes:1. Carátula y tabla de contenidoLa carátula del documento debe contener la información básica y relevante sobre el proyecto, ala par de lucir un aspecto sobrio y profesional...Los principales aspectos que se deben incluir en la carátula son: Nombre y logo de nuestra organización (si lo tenemos) Nombre del proyecto (debe permitir identificar la naturaleza del proyecto, a la vez que la solución del problema previamente identificado)
  • 2. Mes y año de elaboración de la propuesta Contacto en nuestra institución (nombre del funcionario, teléfono, fax, correo electrónico, dirección)Además de enviar una copia física de la propuesta, es recomendable anexar al documento unacopia en un medio magnético (disquete, CD u otro) y enviar una copia adicional por correoelectrónico. Esto permitirá compartir con mayor facilidad el documento entre los funcionariosresponsables de la evaluación de la propuesta en la entidad donante.(…)En otra página:2. Resumen ejecutivoPor lo general, el resumen ejecutivo es una de las principales secciones de una propuesta deproyecto. Esta sección constituye el punto de partida que despierta el interés de la personaresponsable de la evaluación. En tal sentido, es fundamental poner especial cuidado en suredacción y consistencia. Como su nombre lo dice, un resumen ejecutivo es una síntesis de lainformación más relevante del proyecto (…) Sea muy breve en su contenido. El resumenejecutivo debe incluir: Descripción breve sobre el problema identificado Explicación sobre la solución del problema motivo del proyecto, que incluya sus actividades (…) (…)(…)Importante El resumen ejecutivo debe ser redactado al final, una vez terminada la elaboración de la propuesta. Hay que tener en cuenta que, en muchos casos, esta es la única parte de la propuesta que leen los evaluadores para decidir si continúan revisándola o la dejan de lado. Por ello es importante poner especial cuidado en su redacción.
  • 3. En una nueva páginaEstructura del proyecto A continuación sugerimos una estructura con los principales componentes de una propuesta de proyecto. Como lo mencionamos anteriormente, no existe una estructura rígida para la presentación, ésta debe adecuarse a las particularidades de cada situación.1. Información general 1.1. Nombre del proyecto. Debe permitir identificar la naturaleza del proyecto y a la vez la solución del problema previamente identificado. 1.2. Entidad responsable: Indicar el nombre de las entidades responsables del proyecto, así también los datos del personal para establecer contacto. 1.3. Período de duración: Tiempo que tomará la ejecución del proyecto. 1.4. Localización: Señalar la ubicación geográfica que tendrá la sede del proyecto, así como el ámbito en el que se desarrollarán las actividades del mismo… 1.5. Monto total: Indicar los recursos monetarios que demandará la ejecución del proyecto (…)2. (…)3. Definición del problema y sus causas Se debe especificar de la manera más clara y precisa el problema central identificado, así comosus características cualitativas y cuantitativas.Uno de los errores más comunes en la especificación del problema consiste en expresarlocomo la negación o falta de algo. En vez de ello, el problema debe plantearse de tal forma quepermita encontrar diferentes posibilidades de solución.Ejemplos mal Formulados Ejemplos Correctamente Formulados Limitada provisión de No existe un generador energía eléctrica durante el local de energía día. eléctrica. Bajo rendimiento de los Falta de programas de niños y niñas en los educación inicial. primeros años de educación primaria.
  • 4. Los ejemplos del primer cuadro conducen de antemano a una única solución: Construir ungenerador de energía eléctrica o implementar programas de educación inicial. En cambio, los ejemplos delsegundo cuadro permiten una amplia gama de posibilidades de solución, como utilización demedios de generación alternativos o diversas estrategias para elevar el rendimiento de los niñosy niñas en educación primaria.Luego de haber sido definido el problema central motivo del proyecto, se debe determinartanto las causas que lo generan como los efectos negativos que este produce. Para ello, lo másrecomendable es elaborar un árbol que interrelacione en forma directa e indirecta las causascon el problema central y con los efectos generados. A esta herramienta se la conoce como elárbol causa-efecto.4. Objetivo del proyecto Tanto el objetivo central como los objetivos específicos deben reflejar los cambios que seespera lograr con la intervención (el desarrollo) del proyecto. Se debe evitar el planteamientode objetivos muy amplios, ambiciosos y confusos. Por el contrario, es preferible redactarlos deuna manera clara cuya descripción no se extienda más de una página y de modo que reflejen lorealmente alcanzable de acuerdo con la magnitud de la inversión. Es recomendable numerarlos objetivos específicos como: Objetivo 1, Objetivo 2, etcétera, de manera que ayude a su rápidaidentificación y referencia en el documento.5. Actividades y cronograma de ejecución(…) es necesario que las actividades guarden consistencia con el presupuesto del proyecto, asítambién se debe evidenciar en forma clara cómo éstas permitirán el logro de cada uno de losobjetivos planteados.Importante Es recomendable hacer un cronograma con las principales actividades consideradas durante la ejecución del proyecto y agruparlas de acuerdo con el objetivo específico al cual pertenecen.
  • 5. 6. (…)7. (…)8. El presupuesto(…) Luego de haber definido las necesidades y establecido el plan de trabajo y las metas, sepuede proceder a elaborar un presupuesto inicial que indique con exactitud el flujo total derecursos necesarios para la implementación del proyecto. Si el presupuesto tiene un númeroexcesivo de componentes, es preferible presentar una versión resumida del presupuestoagregado en principales categorías. Se recomienda que el cuadro con el presupuesto no excedade una página para un fácil análisis y comparación de los componentes del mismo.Para elaborar la cotización utilice el siguiente ejemplo: Costo en Concepto Descripción miles de $ Incluye:  Licencias de las herramientas o $ 22.300,00Licenciamiento lenguajes  Instalación de las herramientas  Planeación y análisis de la propuesta  Diseño de la aplicaciónDesarrollo e implementación  Elaboración de las rutinas $30.000,00  Prueba piloto de la solución  Puesta en producciónCapacitación Curso para el manejo de la aplicación $5.000,00(Si es necesario) Servidor $ 30.520,00Infraestructura Instalación y soporteFORMA DE PAGOConcepto PorcentajeAnticipo 50%A la entrega 50%VALIDEZ DE LA PROPUESTAEsta propuesta es válida por 30 días de presentación al cliente. Una vez aprobada la propuesta,los cambios que se adicionen por petición del cliente tendrán un costo adicional.ACUERDO DE CONFIDENCIALIDADLa empresa se compromete a mantener en estricta confidencialidad y reserva, todainformación, así como acuerdos promocionales establecidos con cualquier empresa odependencia, incluso previo a la implantación de la solución.
  • 6. Para calcular el costo del desarrollo, tome como base el valor hora que ganaría un analista, un diseñador y unprogramador. Tenga en cuenta los consejos que aparecen al final del documento.(…)9. (…)10. AnexosEn esta sección se deberá incluir toda la información relevante (estadísticas, fotografías, cartasde autoridades, involucrados, etcétera). Asimismo, se puede incluir (…) la fase de desarrollocon mayor detalle en el cronograma de trabajo, entre otros.CONSEJOS PARA LA ELABORACIÓN DE UNA PROPUESTATomado en su totalidad de:http://blog.raulhernandezgonzalez.com/2005/11/diez-consejos-para-hacer-una-buena-propuesta/La elaboración y presentación de una propuesta es uno de los pasos más importantes en elproceso de venta de servicios de consultoría. Por supuesto, viene precedida de una labor demarketing más o menos segmentada, y de un acercamiento inicial al cliente que ya resultanbastante determinantes. Pero la propuesta es “la hora de la verdad”, el momento en el quetodas las conversaciones y acercamientos previos se tienen que plasmar en un documentoque va a servir para que el cliente tome la decisión sobre contratarnos o no.Estos son algunos consejos (derivados de mi experiencia y por lo tanto totalmentedebatibles) para hacer una buena propuesta.Sé visual: la propuesta tiene que hablar por sí misma por lo que, además de cuidar elcontenido, debemos cuidar el continente. Nada de párrafos y párrafos de texto abigarrado:usa fotos, colores, cuadros, espacios en blanco… se trata de que resulte agradable de leer yde generar buen recuerdo en el lector.Sé conciso: posiblemente haya varias personas que tengan que decidir sobre la propuesta.Directivos con poco tiempo y pocas ganas de leer “tochos”. Así que sé lo más directo quepuedas. Trata de dividir la propuesta en una parte “ejecutiva” y, si tiene sentido, incluyeanexos para quien quiera profundizar.Sé comprensible: haz que la propuesta se entienda por sí misma. Piensa que habrá quien lalea (y quien tenga que decidir sobre ella) que no tiene por qué tener profundosconocimientos técnicos al respecto. Así que trata de utilizar un lenguaje lo menos técnicoposible, explica los acrónimos y evita entrar, en la medida de lo posible, en detallestécnicos sin relevancia.Personaliza: la propuesta es para un cliente concreto, no una propuesta genérica.Personalízala al máximo: introduce el logo del cliente, nómbralo con frecuencia, utiliza
  • 7. fotos que se refieran al cliente y a su negocio, si pones ejemplos adáptalos a su negocio…cualquier cosa que evite que el cliente piense que está leyendo “una propuesta estándar”.Contextualiza: dedica tiempo (y espacio en el documento) a contextualizar el proyecto. Aexplicar por qué tiene sentido para este cliente concreto en este momento concreto, y en quéle va a ayudar a conseguir sus objetivos. Háblale de su negocio, de sus necesidades, y decómo el proyecto encaja con todo ello. Si consigues darle contexto, será mucho más fácilque lo compre.Ajusta el precio: siempre hay un margen de negociación entre el precio que ponemos en lapropuesta y el precio final. Pero debe ser un margen acotado. Si resulta que durante el“regateo” llegas a un precio sensiblemente inferior al que planteas en la propuesta, estarástrasmitiendo un mensaje de “te estaba intentando engañar” que no te deja en muy buenlugar. (Regresar a Presupuesto)No abuses de metodologías: es difícil, por no decir imposible, que un cliente se lea ladescripción prolija de todas las fases, subfases y tareas que piensas incluir en tu proyecto.Se supone, para eso eres profesional, que es cosa tuya. Además, todos sabemos (nosotros yellos) que las metodologías saltan por los aires en el minuto 1, así que no tiene muchosentido hacernos fuertes con algo que luego no va a responder a la realidad.No mientas (demasiado): en una propuesta podemos tener tendencia a engordarartificialmente los recursos que vamos a dedicar, la experiencia de los consultores, lasreferencias utilizadas, la dedicación de los socios, la infalibilidad de la metodología… evitahacerlo en la medida de lo posible. Primero, porque se nota. Y segundo porque, si luego larealidad no responde a lo prometido, estaremos generando una experiencia muy negativa enel cliente. Quizás ganemos esta propuesta, pero nos estaremos poniendo una zancadilla anosotros mismos para el futuro.No seas reglamentista: no trates de convertir la propuesta en un contrato con todo tipo decláusulas y articulado. Las relaciones cliente-consultor y la evolución de los proyectossiempre superarán la mejor de tus previsiones y no quedarás cubierto, mientras que alcliente le puedes estar poniendo una barrera; ¿tú no has sentido rechazo cuando te ponendelante un contrato con montones de letra pequeña?. Además, ¿y si el cliente dice,simplemente, “no me gustan estas cláusulas?. No hay mejor contrato que una relación deconfianza entre cliente y proveedor.No te des autobombo: la propuesta no es el sitio en el que contar las excelencias de tuempresa, el abanico de tus servicios o los clientes tan “waow” que tienes (total, al finaltodos siempre ponemos los mismos). Eso ya lo has debido hacer en el proceso deacercamiento previo, por eso te piden una propuesta. Ahora céntrate en el proyecto y encómo tu empresa va a abordarlo. Todo lo demás es accesorio. Si quieres, entrégale otrapresentación o brochure (documento). Pero no mezcles churras con merinas.