Cycle Counting > Cómo elevar los niveles de IRA

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Cycle Counting > Cómo elevar los niveles de IRA

  1. 1. Cómo elevar los niveles de IRA (Inventory Record Accuracy) CYCLE COUNTING Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
  2. 2. <ul><li>Objetivos de la Presentación. </li></ul><ul><li>Introducción del Curso. </li></ul><ul><li>Objetivos de un Proyecto Tipo. </li></ul><ul><li>Fases de un Proyecto Tipo. </li></ul><ul><ul><li>Fase I: Diseño y Preparación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fase II: Stock Físico Inicial. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fase III: Conteo Cíclico (Inventario Rotativo) </li></ul></ul>Agenda
  3. 3. <ul><li>Presentar un breve resumen de la investigación realizada sobre IRA y Conteo Cíclico. </li></ul><ul><li>Presentar un primer enfoque de cómo aplicar Conteo Cíclico a almacenes y procesos. </li></ul>Objetivos de la Presentación
  4. 4. Registro de Inventario <ul><li>Copia Manual </li></ul><ul><li>Documentos Electrónicos </li></ul>Cuanto y que tipo de inventario está por llegar, disponible o en proceso en la Empresa. REFLEJAN Introducción ¿Qué es un Registro de Inventario?
  5. 5. Registro De Inventario Inexacto Compañía desconoce el estado real sus de recursos. Perjudica la habilidad para la programación y entrega a los clientes Traduce en Costos Reduce ganancias y debilita las operaciones Introducción ¿Qué significa Registro de Inventario Inexacto?
  6. 6. Responsables de Inexactitudes <ul><li>Mantener excesos contables en los balances. </li></ul><ul><li>Evitar sobregiros. </li></ul><ul><li>Evitar penalidades periódicas. </li></ul><ul><li>Gastar tiempo arreglando el desorden </li></ul><ul><li>Causado por asuntos financieros. </li></ul>Deben Empresas <ul><li>Grandes cantidades de Stock. </li></ul><ul><li>Interrupciones periódicas en la producción. </li></ul><ul><li>Gastos en mejora/cambio de procedimientos. </li></ul><ul><li>Pérdidas de tiempo en la administración . </li></ul>Sufren No esperar mejorar nuestro potencial si el registro de inventario no es confiable Introducción ¿Qué significa Registro de Inventario Inexacto?
  7. 7. Niveles de Inventario <ul><li>Compras (Depósitos) </li></ul><ul><li>Ubicaciones </li></ul><ul><li>Ventas (Retiros, Cheques en efectivo) </li></ul>continuamente Alteran Introducción ¿Qué son Transacciones? Miles de transacciones en un día
  8. 8. Día 1 Día 2 Introducción ¿Qué son Transacciones? Arribo de Materiales Ubicación física Asignación a CP1 Asignación a CP2 Retorna a Almacén
  9. 9. Día 4 Envío al Cliente Cierre de la Orden Día 3 Introducción Cada movimiento representa una Transacción Almacén Dpto. de Ensamblaje Dpto. de Ensamblaje Almacén
  10. 10. <ul><ul><li>Recepción. </li></ul></ul><ul><ul><li>Almacenamiento. </li></ul></ul><ul><ul><li>Transferencia de stock a </li></ul></ul><ul><ul><li>stock (una ubicación a otra). </li></ul></ul><ul><ul><li>Salida de material. </li></ul></ul><ul><ul><li>Adicional de material. </li></ul></ul><ul><ul><li>Deducción de material. </li></ul></ul><ul><ul><li>Embarques. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ajuste de inventario. </li></ul></ul><ul><ul><li>Devoluciones. </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Préstamos” a diversas áreas u otras organizaciones. </li></ul></ul><ul><ul><li>Control de mermas/desperdicios. </li></ul></ul>Introducción Tipos de Transacción
  11. 11. Causa de la inexactitud en Inventarios Transacciones no registradas
  12. 12. <ul><li>Plan de Finanzas. </li></ul><ul><li>Programa de Embarque. </li></ul><ul><li>Plan de Compras. </li></ul><ul><li>Plan de Producción. </li></ul><ul><li>Justo a Tiempo (JAT)/ Mejora Continua. </li></ul><ul><li>Reducir la necesidad de Inventarios Físicos Generales. </li></ul>“ Lograr Planes de Gestión Válidos” IRA: Exactitud en el Registro de Inventario Introducción Necesidad de elevar niveles de IRA
  13. 13. <ul><li>¿Qué haremos? </li></ul><ul><li>¿Qué se necesita para conseguirlo? </li></ul><ul><li>¿Qué tenemos? </li></ul><ul><li>¿Qué tenemos para conseguirlo y cuándo? </li></ul>Registro de Inventario <ul><li>Tiendas </li></ul><ul><li>Fábrica </li></ul><ul><li>Almacenes </li></ul><ul><li>Procesos </li></ul><ul><li>Proveedores </li></ul>Debe reflejar Transacciones en Tomar decisiones y responder Preguntas fundamentales en la Manufactura Introducción
  14. 14. EXACTO ABSOLUTO Gran o menor cantidad de precisión asociado En la manufactura el registro de inventario puede ser aceptable o exacto sin ser perfecto Introducción Tolerancias y medidas de exactitud Mundo Ideal = Se desea lo absolutamente perfecto Realidad = La perfección no es necesaria o no es alcanzable
  15. 15. Técnicas de Medida vs. Tolerancias % de variación respecto al Registro de Inventario. La exactitud puede ser un valor absoluto o un rango. Introducción Medida de la exactitud y Tolerancias Cantidades Actuales Cantidades Registradas
  16. 16. Introducción Medida de la exactitud y Tolerancias
  17. 17. Criterios para establecer la Tolerancia Uso, valor en dólares, tiempo de primacía, nivel en la lista de stock, nivel crítico, método de manejo, combinación de las anteriores. Total de reg. exactos Total de reg. chequeados * 100% Ex. Reg. = La exactitud del inventario global se puede medir por la formula: % de exactitud de reg. inventariados A mayor uso, mayor tolerancia A mayor valor, menor tolerancia Introducción Medida de la exactitud y Tolerancias
  18. 18. Uso * Valor $ gastados/año Tolerancia por clasificación de costos y Introducción Medida de la exactitud y Tolerancias 20% de las partes representarán el 80% De $ invertidos por la compañía en inventario por año Principio de Pareto “80/20” Análisis ABC
  19. 19. Tolerancia de 5% El umbral del 95% <ul><li>Las empresas que tienen un 95% de IRA con tolerancia de +-5% </li></ul><ul><li>están en el top del 10 al 20% de las compañías manufactureras y de </li></ul><ul><li>distribución en el mundo con respecto al IRA. </li></ul><ul><li>Mínimo requerido para programas de MRP o Mejora Continua. </li></ul>Según prácticas en otras empresas, es en promedio lo más común. Introducción Medida de la exactitud y Tolerancias
  20. 20. <ul><li>Crear y mantener un IRA de 95% o superior . </li></ul><ul><li>El proyecto se centra en el desarrollo de 3 fases: </li></ul><ul><ul><li>Fase I: Diseño del sistema de Registro de Inventario y creación de las capacidades internas para ponerlo operativo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fase II: Desarrollo de un Stock Físico Inicial. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fase III: Conteo Cíclico y control continuo del sistema, delineando responsabilidades, ubicando errores y eliminándolos. </li></ul></ul>Objetivos de un Proyecto Tipo
  21. 21. Objetivos de un Proyecto Tipo
  22. 22. <ul><li>Esta fase es muy importante, se analizan las operaciones actuales del Almacén y Proceso, el conjunto de herramientas que se usa, procedimientos desarrollados y probados . </li></ul><ul><li>La compañía evalúa lo que realmente tiene y establece políticas y procedimientos necesarios para hacer que el proceso funcione sin cortes ni fallas. </li></ul><ul><li>El tiempo estándar estimado es de 6 a 12 semanas, tiempo relacionado con el nivel de exactitud de los registros. </li></ul>Fases de un Proyecto Tipo Fase I: Diseño y Preparación
  23. 23. <ul><ul><li>Entendiendo el proceso de inventariado. </li></ul></ul><ul><ul><li>El modelo WIP (Nro. Partes ). </li></ul></ul><ul><ul><li>Ubicaciones (Órdenes de venta, manufactura). </li></ul></ul><ul><ul><li>Transacciones (Flujo). </li></ul></ul><ul><ul><li>Consideraciones de software. </li></ul></ul>Conociendo el Sistema Fases de un Proyecto Tipo Fase I: Diseño y Preparación
  24. 24. <ul><ul><li>Midiendo el punto inicial. </li></ul></ul><ul><ul><li>El almacén físico (acceso limitado, recepción, inspección y embarque, diseño de un almacén efectivo, herramientas físicas). </li></ul></ul><ul><ul><li>Múltiples ubicaciones. </li></ul></ul><ul><ul><li>Envío de partes de múltiples ubicaciones (grandes cantidades, inventarios rotativos). </li></ul></ul><ul><ul><li>Control del contrato y lotes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Consideraciones prácticas del envío (rechazo, préstamo de partes, ítems en tránsito. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistemas de ubicación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Reportes y pantallas. </li></ul></ul>El almacén físico Fases de un Proyecto Tipo Fase I: Diseño y Preparación
  25. 25. Por número de parte Sistemas de ubicación 1001 1002 1003 1ra. Ubicación 2da. Ubicación 3ra. Ubicación S. De Ubicación Independiente del Número de parte Analogía Dirección Fases de un Proyecto Tipo Fase I: Diseño y Preparación El almacén físico Racks Caja Parte Ciudad Edificio
  26. 26. Dirección en el almacén Ciudad Calle Edificio Piso Departamento Almacén Pasillo Rack Estante Ubicación Dirección en WIP El almacén físico Fases de un Proyecto Tipo Fase I: Diseño y Preparación Y A 03 B 2 PC001 W/C 017 MACH123 STA222 Piston Center Work Center Machine Station
  27. 27. <ul><ul><li>Reportes </li></ul></ul><ul><ul><li>y pantallas </li></ul></ul>
  28. 28. <ul><ul><li>Reportes </li></ul></ul><ul><ul><li>y pantallas </li></ul></ul>
  29. 29. <ul><ul><li>Reportes </li></ul></ul><ul><ul><li>y pantallas </li></ul></ul>
  30. 30. <ul><ul><li>Reportes </li></ul></ul><ul><ul><li>y pantallas </li></ul></ul>
  31. 31. - Hay dos razones que causan la falla en la mejora del IRA: algún error en el sistema o alguien no hace bien su trabajo. - El buen diseño debe conducir a que el conteo manual y electrónico sean un reflejo fiel de lo que realmente se dispone. - El proceso deber ser simple, transparente y debe reflejar la realidad (criterios importantes). Fases de un Proyecto Tipo Fase I: Diseño y Preparación
  32. 32. <ul><li>Educación: Al personal se le debe orientar al principio de la fase de diseño y preparación, especialmente a aquellos involucrados en el equipo de diseño. </li></ul><ul><li>Entrenamiento: Al personal que estará relacionado directamente en el uso y mantenimiento del nuevo sistema sin necesidad de contrataciones nuevas. </li></ul><ul><li>Asignación de Responsabilidades: Al personal específico que se responsabilizará de las acciones y los resultados. </li></ul>“ Responsabilidad cerca de la acción” Fases de un Proyecto Tipo Fase I: Diseño y Preparación
  33. 33. <ul><ul><li>En esta fase se realiza un conteo exacto de todo, para llegar a la exactitud inicial deseada, se debe lograr el 100%. </li></ul></ul><ul><ul><li>El tiempo estándar estimado es de 1 a 3 semanas, tiempo relacionado con la cantidad de ítems. </li></ul></ul>Fases de un Proyecto Tipo Fase II: Stock Físico Inicial
  34. 34. <ul><ul><li>Desde un punto de vista de ingeniería es la fase en la que se calibran cantidades </li></ul></ul>Calibración Inicial del Stock disponible 1.Inventario físico Problemas Identificación no adecuada de partes. Registro correcto de U. Medida. Conteo exacto de partes. Mejoras Asignación de personal con conocimiento. Todo conteo debe realizarse 2 veces. Todo involucrado debe recibir instrucciones. Equipo De conteo. Auditoría central. De ingreso de data. Herramientas Cartillas de conteo. Fases de un Proyecto Tipo Fase II: Stock Físico Inicial
  35. 35. La calibración inicial en Almacén y en áreas de WIP. Calibración Inicial del Stock disponible 2. Conteo cíclico. 3. Conteo físico sistemático. No extenderse mas de lo estimado. Debe causar impacto inicial en el personal. Criterios Importantes Base para el proceso de inventariado. Debe ser sólido . Fases de un Proyecto Tipo Fase II: Stock Físico Inicial Exactitud Rapidez
  36. 36. <ul><li>Muestreo e inferencia. </li></ul><ul><li>Técnicas de Conteo Cíclico. </li></ul><ul><li>Conteo Cíclico en Proceso. </li></ul><ul><li>Detección y Corrección de errores. </li></ul><ul><li>Responsables del Conteo Cíclico. </li></ul>Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  37. 37. <ul><li>Muestreo e Inferencia </li></ul>Población de 50 miembros Características de la muestra : Tamaño: 40 de 50 es un excelente reflejo de la población. 1 de 50 no será tan representativo. Estabilidad: La muestra produce un resultado particular aunque ésta varíe de tamaño, se asume que es estable y que es una representación confiable de la población. Inferencias : - Que la exactitud de los registros muestreados se aproxime a la exactitud de la población - Tipo de errores encontrados en la muestra y la identificación de sus causas. Hacen que el conteo cíclico sea la herramienta más efectiva en la manutención de registros exactos. Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
  38. 38. <ul><li>Técnicas </li></ul><ul><li>Conteo Cíclico del Grupo de Control: </li></ul><ul><li>1. Identificar el grupo de control: Representa una sección cruzada de inventario </li></ul><ul><ul><li>Partes grandes y pequeñas </li></ul></ul><ul><ul><li>Mudanzas rápidas y lentas </li></ul></ul><ul><ul><li>Partes costosas y baratas </li></ul></ul><ul><ul><li>Partes de diferente material </li></ul></ul><ul><ul><li>Partes a granel </li></ul></ul><ul><li>2. Contar el grupo de control: Conteo antes del siguiente paso </li></ul><ul><li>3. Poner el registro de inventario = Lo contado </li></ul><ul><li>4. Luego de 3,5 días, máx. 1 semana: Volver a contar el GC en la misma ubicación. </li></ul><ul><li>5. Comparar el reconteo con los registros actualizados </li></ul><ul><li>Si pasos 2 y 3 están OK entonces continuar paso 4 </li></ul><ul><li>El objetivo es encontrar transacciones candidatas a error </li></ul>Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  39. 39. Conteo Cíclico de Muestra Aleatoria: Mejor medidor del IRA si la muestra es estable y suficientemente larga 1- Conteo constante de la población 2- Conteo disminuyente de la población <ul><li>Problemas </li></ul><ul><li>Partes X no salen nunca en la muestra </li></ul><ul><li>Partes X salen siempre en el muestra </li></ul>Se asegura que toda la población haya pasado por la muestra <ul><li>Técnicas </li></ul>Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico Selección Conteo Retorno Selección Conteo Retorno Ítems no Contados Ítems Contados
  40. 40. Conteo disminuyente de la población con cronómetro Selección 1er. Conteo Retorno Selección Retorno 2do. Conteo 40 días Riesgo: Ítem contado en A el día 1, sea contado en B el día 40 Ítem contado en A el día 20, sea contado en B el día 21 Solución: Las partes se cuentan cada 20 días así: Items contado en A el día 1, serán contados en B el día 21, en C el día 41, en D el día 61, en E el día 81 A B C 20 días 20 días <ul><li>Técnicas </li></ul>Conteo Cíclico de Muestra Aleatoria: Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  41. 41. - Basado en el principio de Pareto. - Busca que las muestras reflejen el dinero invertido en el inventario. - El objetivo es identificar las partes que generan grandes gastos anuales. Implementación - Desarrollar la clasificación de costos ABC. <ul><li>Técnicas </li></ul>Conteo Cíclico ABC: Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  42. 42. - Seleccionar las muestras Cuando las partes hayan sido clasificadas por costos, se debe determinar el Nro. de Conteos Cíclicos al año y el Nro. de personas necesarias para el conteo. “ Total de partes ABC que requieren ser contadas al año son 76” “ Mientras mas partes haya en la compañía, más conteos cíclicos serán necesarios” <ul><li>Técnicas </li></ul>Conteo Cíclico ABC: Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  43. 43. Orientada a la selección de la muestra y el conteo. Pre - requisitos <ul><li>Listado del reg. de inventario que indique cantidades de partes en diferentes ubicaciones, disponible para el contador cíclico (persona). </li></ul>Ubicación Supervisor Contadores ASIGNA ÁREAS <ul><li>Pasillos </li></ul><ul><li>Celdas </li></ul><ul><li>Racks </li></ul><ul><li>Cajas </li></ul><ul><li>Técnicas </li></ul>Conteo Cíclico de Control de Proceso: Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  44. 44. Facilidad del Conteo <ul><li>Conteo a la vista. </li></ul>Errores Propensos a considerar <ul><li>Partes mal identificadas. </li></ul><ul><li>Partes mal ubicadas. </li></ul><ul><li>Partes medidas en magnitudes diferentes. </li></ul><ul><li>Con este método se evalúa el negocio global. </li></ul>Incluir en la muestra y contarla <ul><li>Técnicas </li></ul>Conteo Cíclico de Control de Proceso: Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  45. 45. <ul><li>Resumen: </li></ul><ul><li>“ Medir el IRA, encontrar y reparar la causa de los errores” </li></ul><ul><li>- CC Aleatorio: Mejor medidor del IRA. </li></ul><ul><li>CC ABC: 2do lugar, no es tan efectivo como CC de Control de Proceso </li></ul><ul><li>determinando errores y corrigiéndolos y se orienta hacia partes que </li></ul><ul><li>causan grandes gastos anuales. </li></ul><ul><li>CC de Control de Procesos es un medidor prejuicioso, se orienta hacia </li></ul><ul><li>partes que tienen grandes exposiciones de error. </li></ul>EJM: “ Usar CC de Control de Proceso para corregir errores y CC Aleatorio o ABC para medir el IRA”. <ul><li>Técnicas </li></ul>Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  46. 46. <ul><li>- Se aplica el mismo concepto. </li></ul><ul><li>Dirigido a revisar archivos de ordenes y áreas de WIP (Work in Process). </li></ul><ul><li>La selección de la muestra por áreas puede ser por: CC Aleatorio, ABC, </li></ul><ul><li>de Control de Proceso o de Grupo de Control. </li></ul><ul><li>Se intenta verificar que la Órden de Manufactura exista y que los </li></ul><ul><li>componentes reportados como enviados figuren en la Órden. </li></ul>Refleje <ul><li>Técnicas </li></ul>Conteo Cíclico en el WIP: Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  47. 47. Existe dos formas: Work Center Work Center O. Abiertas /Almacén O. Abiertas /Almacén <ul><li>La órden este en el WC correcto. </li></ul><ul><li>La cantidad sea la debida. </li></ul><ul><li>Los componentes entregados </li></ul><ul><li>sean los correctos. </li></ul><ul><li>Las partes en WC deben. </li></ul><ul><li>corresponder con lo que indican </li></ul><ul><li>los registros. </li></ul><ul><li>Técnicas </li></ul>Conteo Cíclico en el WIP: Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  48. 48. Los métodos de detección de error (análisis de Pareto, diagramas de Fishbone, etc.) actúan como una guía indicando cuándo, cuánto y por qué nos estamos desviando. Diagrama de Fishbone Detección y Corrección de Causas de Error Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  49. 49. Análisis de Pareto
  50. 50. Flip Charts : Cartillas donde diariamente se anotan los errores encontrados por el personal de almacén, así como sus posibles soluciones. Historial de Transacciones : Es una herramienta muy importante para los contadores porque se registran cronológicamente las transacciones de una parte . Detección y Corrección de Causas de Error Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  51. 51. ALMACÉN Responsables Fases de un Proyecto Tipo Fase III: Conteo Cíclico
  52. 52. El progreso hacia el IRA se puede medir en base a una “Curva de aprendizaje”, pero los resultados no se reflejan de la misma forma. Camino hacia el IRA
  53. 53. Sin Trucos ni Atajos, solo Trabajo y Esfuerzo No existen atajos hacia el éxito, las 3 fases fueron practicadas y probadas en muchas compañías del mundo; pero el trabajo y esfuerzo son indispensables. La realización de las tres Fases El conteo cíclico es la fase final del establecimiento y mantenimiento del IRA en un 95% o superior .
  54. 54. Conteo Cíclico Secreto hacia la exactitud en Inventarios <ul><li>Exactitud en el Inventario. </li></ul><ul><li>Inventario Físico Periódico. </li></ul><ul><li>Conteo Cíclico. </li></ul>
  55. 55. Es familiar escuchar preguntas como ... <ul><li>¿Imposibilidad en encontrar partes que el </li></ul><ul><li>sistema asegura que existen? </li></ul><ul><li>¿Despacho de muchos items? </li></ul><ul><li>¿Pérdida de tiempo buscando partes? </li></ul><ul><li>¿Mantención de un inventario excesivo </li></ul><ul><li>“ En caso de ”, “ Por siaca “? </li></ul>Exactitud en el Inventario
  56. 56. Causa de la inexactitud en Inventarios Transacciones no registradas
  57. 57. Exactitud en Inventarios Demanda Disciplina!
  58. 58. <ul><li>Almacén pierde $100 de inventario/mes. </li></ul><ul><li>El material perdido debe reemplazarse con los dólares de ganancia. </li></ul><ul><li>Distribuidor trabaja con 6% ganancia. </li></ul><ul><li>$100 / .06 = $1666.67. </li></ul><ul><li>¡Se debe vender $1667/mes extra para reemplazar los $100 de inventario perdido! </li></ul>El verdadero costo de “perder” partes
  59. 59. Otros costos... <ul><li>Tiempo pérdido buscando partes. </li></ul><ul><li>Órdenes de clientes en demora. </li></ul><ul><li>Tiempo pérdido en la producción. </li></ul><ul><li>Costos excesivos de envío. </li></ul><ul><li>Inventario Excesivo llevando costos. </li></ul><ul><li>$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$! </li></ul>
  60. 60. Métodos para “mantener la exactitud en los inventarios” <ul><li>Programa de conteo cíclico. </li></ul><ul><li>Conteo físico y periódico del inventario. </li></ul>
  61. 61. <ul><li>Periodicidad del Conteo Físico. </li></ul><ul><ul><li>Anualmente </li></ul></ul><ul><ul><li>Trimestralmente </li></ul></ul><ul><ul><li>Mensualmente </li></ul></ul><ul><li>Costoso. </li></ul><ul><li>Detiene la producción/ embarque - a veces por días. </li></ul><ul><li>Mala identificación del material. </li></ul>Conteo físico y periódico del Inventario
  62. 62. <ul><li>Contadores inexpertos, renuentes. </li></ul><ul><li>Tentación de evitar el conteo de esquinas. </li></ul><ul><li>Documentos perdidos. </li></ul><ul><li>Conteo, reconteo, auditoría. </li></ul><ul><li>Imposibilidad de rastrear las causas de errores. </li></ul><ul><li>A menudo se introduce más errores que arreglos. </li></ul>Conteo físico y periódico del Inventario
  63. 63. <ul><li>El conteo físico a menudo se acerca al valor dolarizado del inventario (es lo que los contadores están buscando). </li></ul><ul><li>El abismo que existe en la exactitud de las partes (es lo que el fabricante está buscando). </li></ul>Demasiados items A, no suficentes items B, el valor en dólares no varia, pero la exactitud se ve afectada. Contabilidad VS Fabricación
  64. 64. <ul><li>Fijar una fecha temprana– tiempo para la preparación. </li></ul><ul><li>Determinar el método de conteo. </li></ul><ul><ul><li>Código de Barras </li></ul></ul><ul><ul><li>Cartas de Conteo </li></ul></ul><ul><ul><li>Hojas de Conteo </li></ul></ul><ul><li>Determinar quien contará – ¡Entrenar! </li></ul><ul><li>Mapa de facilidades. </li></ul>Tips para mejorar el Conteo Físico
  65. 65. <ul><li>Primero realizar una limpieza. </li></ul><ul><li>Reducir el inventario tan bajo como sea posible. </li></ul><ul><ul><li>Embarcar lo que se pueda. </li></ul></ul><ul><ul><li>Demorar el arrivo de materiales. </li></ul></ul><ul><li>No recibir ni embarcar durante el conteo. </li></ul><ul><li>Mantener los suministros disponibles. </li></ul>Tips para mejorar el Conteo Físico
  66. 66. <ul><li>Pre-conteo de suministros sobrantes y mudanza lenta de items. </li></ul><ul><li>Auditoría mientras la gente aún está contando. </li></ul><ul><li>No mover el material extraviado durante el conteo ( anotar y mover después) . </li></ul>Tips para mejorar el Conteo Físico
  67. 67. <ul><li>El inventario es contado en horarios cíclicos. </li></ul><ul><li>Conteo regular, bases definidas. </li></ul><ul><li>Más efectivo es contar cierto número de items diarios. </li></ul>Conteo Cíclico (Diccionario APICS)
  68. 68. El Propósito Clave del Conteo Cíclico Determinar y Eliminar CAUSAS de inexactitudes en el inventario
  69. 69. Mejora Continua Hallar el error Buscar el error Identificar la causa del error Eliminar la causa de error Ciclo del Conteo Cíclico
  70. 70. Informe de Causas
  71. 71. <ul><li>Procedimientos de conteo/ equipo. </li></ul><ul><li>Personal no entrenado . </li></ul><ul><li>Descuido. </li></ul><ul><li>Diseño pobre de las formas. </li></ul><ul><li>Documentos de control pobres. </li></ul><ul><li>Ajustes en Inventarios. </li></ul><ul><li>Falta de disciplina en las transacciones. </li></ul><ul><li>Peticiones de media noche. </li></ul>Causas Comunes de error
  72. 72. <ul><li>Análisis ABC. </li></ul><ul><li>Conteo de ubicaciones. </li></ul><ul><li>Disponibilidad negativa en materiales. </li></ul><ul><li>Cuando las Órdenes son ubicadas. </li></ul><ul><li>Cuando las Órdenes son recibidas. </li></ul><ul><li>Problemas de hoy. </li></ul>Decidir qué contar
  73. 73. <ul><li>ABC. </li></ul><ul><li>Luego de especificar el número de transacciones. </li></ul><ul><li>Lo que sea posible, con personal de nivel . </li></ul>Definir la frecuencia del Conteo
  74. 74. Cómo empezar un programa de Conteo Cíclico
  75. 75. <ul><li>Escojer 100 partes representativas. </li></ul><ul><li>Dividir en 25/día - Lunes a Jueves. </li></ul><ul><li>Considerar el Viernes para la limpieza (depuración). </li></ul><ul><li>Empezar con el conteo exacto. </li></ul><ul><li>Anotar e investigar las variaciones díarias. </li></ul><ul><li>Guardar rastros del % de exactitud diario (hoja de cálculo). </li></ul>Paso 1 – Prueba Controlada
  76. 76. <ul><li>Los contadores usan listas de control para identificar posibles causas de los errores. </li></ul><ul><li>Un sistema debe mostrar el resumen de las transacciones. </li></ul><ul><li>Luego de encontrar las causas, corregir el registro de inventario (hoja de cálculo). </li></ul>Paso 1 – Prueba Controlada
  77. 77. <ul><li>Identificar cuándo y quién reparará el registro de causas. </li></ul><ul><li>Continuar revisando el registro hasta lograr el 100% de exactitud, por dos o tres semanas (resultados predecibles). </li></ul><ul><li>Si hay tiempo, también se debe revisar la disponibilidad negativa de materiales. </li></ul>Paso 1 – Prueba Controlada
  78. 78. <ul><li>Se ha empezado a establecer la disciplina necesaria para mantener un inventario exacto. </li></ul><ul><li>Se ha identificado y corregido la mayoría de errores que estában causando los inventarios inexactos . </li></ul>Resultado del Paso 1
  79. 79. <ul><li>Expandir a un número grande de items (¿600 a 700?). </li></ul><ul><li>Usar categorías ABC </li></ul><ul><ul><li>A  conteo bimensual. </li></ul></ul><ul><ul><li>B  conteo mensual. </li></ul></ul><ul><ul><li>C  conteo trimestral. </li></ul></ul><ul><li>Mantener los inventarios exactos y las causas registradas (hojas de cálculo). </li></ul>Paso 2 – Prueba Expandida
  80. 80. <ul><li>Ejemplo de la fórmula para el conteo. </li></ul><ul><ul><li>Contando 4 días/ semana. </li></ul></ul><ul><ul><li>A’s – cada 2 semanas (una vez cada 8 días). </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>100 A items = 100/8 = 13 items/ día. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>B’s – Mensualmente (una vez cada 16 días). </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>200 B items = 200/16 = 13 items/ día. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>C’s – Trimestralmente (una vez cada 52 días). </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>400 C Items = 400/52 = 8 items/ día. </li></ul></ul></ul>Paso 2 – Prueba Expandida
  81. 81. <ul><li>Los 700 items pueden ser divididos en 34 items/ día. </li></ul><ul><li>En un trimestre, Los items A habran sido contados 6 veces; items B, 3veces; items C, 1 vez. </li></ul><ul><li>Continuar hasta que se haya logrado el 100% de exactitud por 2 ó 3 semanas (resultados predecibles). </li></ul>Paso 2 – Prueba Expandida
  82. 82. <ul><li>Una vez que la causas de error hayan sido identificadas y tratadas para los items en la prueba extendida, y el procedimiento de Conteo Cíclico ha sido revisado y esta funcionando, el programa de Conteo Cíclico debe ser expandido hasta incluir todo los items del inventario. </li></ul>Paso 3 – Full Conteo Cíclico
  83. 83. <ul><li>GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS </li></ul><ul><li>Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK ® ). </li></ul><ul><li>Estándares para la Gestión de Proyectos. </li></ul><ul><li>Taller Práctico de Gestión de Proyectos. </li></ul><ul><li>Taller de Preparación para la Certificación PMP ® </li></ul><ul><li>Gestión de Programas (PPgM). </li></ul><ul><li>Gestión de Portafolios (PPfM). </li></ul>CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN… <ul><li>GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS </li></ul><ul><li>Gestión Organizacional de Proyectos (EPM). </li></ul><ul><li>Oficina de Proyectos (PMO). </li></ul><ul><li>Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3) ® . </li></ul><ul><li>SOFT SKILLS </li></ul><ul><li>Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos. </li></ul><ul><li>Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos. </li></ul><ul><li>Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos. </li></ul><ul><li>Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos. </li></ul><ul><li>Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos. </li></ul><ul><li>Gestión del Cambio Organizacional e Individual. </li></ul><ul><li>HERRAMIENTAS </li></ul><ul><li>Curso Taller de MS Project 2003. </li></ul><ul><li>Curso Taller de MS Project 2007. </li></ul><ul><li>Curso Taller de MS Project 2010. </li></ul><ul><li>MS Project Server 2007. </li></ul><ul><li>Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos. </li></ul>

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