Comunicación y Gobierno de los Riesgos

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Comunicación y Gobierno de los Riesgos

  1. 1. Sesión 09: COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE LOS RIESGOS Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN (PMI(PMI-RMP)®
  2. 2. 9. COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE RIESGOS 9.1 9.2 9.3 9.4 Comunicación de los Riesgos Información Adicional Gobierno De Los Riesgos Conceptos Generales Del Gobierno De Los Riesgos Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Contenido de la Sesión 09
  3. 3. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. 9. COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE RIESGOS
  4. 4. Escucha eficazmente y activamente Asegurarse de que la información fue comprendida haciendo preguntas Educación Habilidades de comunicación: Identificar o confirmar la información a través de la determinación de los hechos Estableciendo y Gestionando expectativas Persuadir Negociar Comunicación de los riesgos constituye el 27% del examen de certificación PMI-RMP. Realización de resolución de conflictos Resumen de la información y la identificación de los siguientes pasos Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. 9.1 COMUNICACIÓN DE RIESGOS
  5. 5. Como parte de la comunicación de riesgos, debe estar familiarizado con lo siguiente: El modelo básico de comunicación Los distintos tipos de comunicación Métodos de distribución de comunicación Cómo calcular los caminos de comunicación Creación del plan de gestión de comunicaciones Teorías de la comunicación Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Comunicación de riesgos
  6. 6. INTERACCION ENTRE EMISOR Y RECEPTOR El modelo básico de comunicación refleja un modelo de comunicación en acción: Al comunicar, siempre hay un emisor y un receptor. Cada uno tiene la responsabilidad de hacer un resultado exitoso en sus comunicaciones. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Modelo Básico de Comunicación
  7. 7. • Formal escrita, tales como los informes y solicitudes Según la guía PMBOK: • Informal escrito, tales como mensajes de correo electrónico • Forma verbal, como a través de presentaciones • Informal verbal, como a través de reuniones o normas de conversación • Comunicación no verbal, como prestar atención a los gestos físicos de otro • Escuchar • Y oficial Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Tipos de Comunicación
  8. 8. Reuniones Cara a cara Interactivo: comunicación en vivo que involucra a dos o más personas. Conferencia vía Telefonos Conferencias web Correo electrónico Push (Empujar): una comunicación unilateral, como enviar un correo electrónico a los destinatarios Pull (Halar): información disponible en una intranet o base de conocimiento u otro medio donde el destinatario debe descargar la información. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Métodos de Comunicación
  9. 9. La guía PMBOK aborda los siguientes atributos cubiertos por este plan: • Información para distribuirse a los interesados. • El propósito detrás de la distribución de esa información. • ¿Con qué frecuencia se distribuirán? • El plazo para la distribución. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com • El formato, como medio utilizado o diseño, en que se distribuirá la información. • ¿Y quién es el responsable dentro del equipo de proyecto para distribuirlo? ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Plan de Gestión de Comunicaciones
  10. 10. Aversión al Riesgo: Una persona que tiene aversión al riesgo es alguien que está incómodo con el riesgo. Trata de mantenerse lejos siempre que sea posible y evitarlo. Estas personas suelen ser conservadores. Tolerancia al Riesgo: Una persona tolerante al riesgo es alguien que no está preocupado por el riesgo o permite influenciar en sus decisiones, pero se sorprende cuando el riesgo se convierte en un problema. Neutral al Riesgo: Una persona neutral al riesgo es alguien que comprende el riesgo y observa posibles oportunidades. Búsqueda del Riesgo: Una persona que busca el riesgo es alguien que considera el riesgo como un reto y por lo tanto es animada por ello. Buscan activamente el riesgo. Estos individuos son lo contrario de las personas adversas al riesgo. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Actitudes frente al Riesgo
  11. 11. FACTORES PSICOLÓGICOS A P A R T A D O AÚN HAY UNA CONEXIÓN ACTITUDES DE RIESGO Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Factores Psicológicos
  12. 12. GRADO TOLERANCIA AL RIESGO define CANTIDAD ORGANIZACIÓN O PERSONA RIESGO VOLUMEN Dependiendo NIVEL DE TOLERANCIA AL RIESGO DE LA ORGANIZACIÓN Y LOS INTERESADOS Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Tolerancia al Riesgo de los Interesados
  13. 13. Modelos Básicos de Comunicación Medio. Es el método que es usado para transmitir el mensaje. Decodificar. Medios para recibir el mensaje y traducirlo de nuevo en pensamientos significativos, Codificar. Medios para transmitir pensamientos o ideas de una manera que puede ser entendida correctamente y asegurándose de que la información es clara y completa. Receptor. Es responsable de asegurar que la información es entendida correctamente y recibida en su totalidad. Emisor. Es el responsable de confirmar que la información se ha entendido correctamente y asegurándose de que la información es clara y completa. Ruido. Incluye cualquier cosa que pueda interferir con obtener o recibir el mensaje, como ruido de fondo, tecnología, distancia. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com Mensaje. Es la información que ha sido codificado y luego se descodificado entre el emisor y el receptor. ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. 9.2 INFORMACION ADICIONAL
  14. 14. CÁLCULO DE RUTAS DE COMUNICACIÓN parte del PROCESO PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES indicado Herramienta y técnica llamada Análisis de Requisitos de Comunicaciones. Calcular el número de canales de comunicación implica la siguiente fórmula, donde "n" representa el número de interesados: Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com n (n -1)/2 ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Cálculo de los Canales de Comunicación
  15. 15. IDENTIFICAR responsable PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES ANALIZAR DOCUMENTAR permite DIRECTOR DEL PROYECTO visión VISIÓN EN METAS Y OBJETIVOS DE LOS INTERESADOS Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Plan de Gestión de Comunicaciones
  16. 16. Factores ambientales de la empresa Análisis de requisitos de comunicación Información para ser distribuida Propósito Activos del proceso organizacional Tecnologías de comunicación Registro de los interesados Modelos de comunicación Frecuencia Cuando Formatos o medios de uso Estrategia de gestión de los interesados Métodos de comunicación Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com Quien es el responsable ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Plan de Gestión de Comunicaciones
  17. 17. Elementos: Requerimiento de comunicaciones de los interesados. Métodos de comunicación utilizados. Diagrama de flujo de la comunicación. La Información deberá ser comunicada. Destinatarios Glosario de términos. Pautas de comunicación. Responsabilidad Método para actualizar y perfeccionar el plan. Frecuencia Proceso de escalamiento. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Plan de Gestión de Comunicaciones
  18. 18. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Estilos de Liderazgo
  19. 19. Cronogramas Diferentes Prioridades Recursos Opiniones Técnicas Procedimientos Administrativos Costos Personalidad Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Conflicto
  20. 20. Confrontar/Resolución de Problemas Comprometer Retirada Suavizado Forzar • Lidiar con la cabeza en conflicto y la resolución de la misma. • Encontrar una solución que aporta un cierto nivel de satisfacción a las personas involucradas. • Evitar o retirarse del asunto, dejando sin posibilidad de resolución. • Haciendo hincapié en el acuerdo para lidiar con las diferencias. • Empujando una decisión sobre el otro, incluso a expensas de la otra persona. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Técnicas de Resolución de Conflictos con sus Descripciones
  21. 21. Formal Recompensa Castigo Experto Referente Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Tipos de Poder
  22. 22. La teoría señala que hay varios factores de motivación laboral y factores de higiene que afectan la actitud de las personas en el trabajo. Teoría de la Motivación de Herzberg • Los factores que darían lugar a la insatisfacción laboral en su defecto, pero no solo se traduce en la satisfacción laboral. • Factores que podrían lograr satisfacción en el trabajo, si los factores higiénicos están también presentes. Factores Higienicos Factores Motivacionales Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Teorías de Gestión
  23. 23. Jerarquía de Necesidades de Maslow Se dice que las personas primero deben cumplir un conjunto básico de necesidades antes de llegar al mayor logro llamado “Autorrealización”. Según Maslow, existen cinco conjuntos de necesidades que aparecen dentro de una pirámide. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Teorías de Gestión
  24. 24. Teoría de las Expectativas SUPUESTOS: El comportamiento del individuo se basa en elecciones conscientes. ¿Las recompensas deben estar alineadas con? ¿Las recompensas deben estar alineadas con? Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com Factores personales del individuo Objetivos del individuo ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Teorías de Gestión
  25. 25. Teoría X e Y de McGregor Teoría X Funciones de gestión con la creencia de que los empleados pueden ser ambicioso, automotivados, y capacitados. Teoría Y Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com Funciones de gestión con la creencia de que los empleados son inherentemente perezosos, incapaces y que evitan el trabajo siempre que sea posible. ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Teorías de Gestión
  26. 26. Gestión de los Riesgos implica influir y comprender la actitud de riesgo de los interesados, haciendo que las actitudes de riesgo estén entrelazados con tolerancia al riesgo de los interesados Identificar los deseos, necesidades, expectativas de los interesados. DEFINIR LA TOLERANCIA DE RIESGO DE LOS INTERESADOS Definir la Actitud al Riesgo de los Interesados. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Tolerancia de Riesgo de los Interesados
  27. 27. GOBIERNO DEL RIESGO POLITICAS DE RIESGOS PROCEDIMIENTOS SON ENTENDIDAS, SEGUIDAS, APLICADAS Y EFECTIVAS - GERENTE DEL PROYECTO - PMO - ÓRGANO DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL DEL RIESGO Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. 9.3 GOBIERNO DEL RIESGO
  28. 28. Gestión de riesgo puede incluir la creación de políticas estándar y procedimientos para asegurar el cumplimiento de riesgo. Estas políticas pueden afectar áreas tales como: • Niveles requeridos de patrocinio basado en consideraciones clave tales como el costo de los proyectos, prioridades, etc. • Plantillas estándar, recursos de estructuras de desglose, activos de la organización del proceso o procesos de riesgo. • Normas de tolerancia de riesgo organizacional o umbrales de categoría de riesgo. • Gestión de calidad estandarizada planeando incluir objetivo métrica, y el proceso de desarrollo del plan de mejora. • Creación de métricas para orientar las actividades de gestión de riesgo organizacional. • Estandarizados de la Planificación de la Gestión de Riesgos para incluir Estructuras de Desglose de Riesgo y métodos para identificar los riesgos. • Políticas estandarizadas y procedimientos relativos a revaluaciones de riesgo, riesgo de revisiones y auditorías de riesgo. • Políticas y procedimientos para realizar y compartir Lecciones Aprendidas. Lecciones Aprendidas deben incluir lo que salió bien, lo que puede ir mejor, y lo que puede ser hecho de manera diferente en el futuro. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Conceptos General del Gobierno de los Riesgos
  29. 29. Consejo Internacional de Gobierno de los Riesgo (en inglés IRGC). Objetivo principal de esta organización es facilitar la comprensión y la gestión de los riesgos que afectan a la sociedad, la salud humana, la seguridad y el medio ambiente en su conjunto PMI se esfuerza por ser compatible con los métodos definidos por la Organización Internacional de Normalización o ISO Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Conceptos General del Gobierno de los Riesgos
  30. 30. Técnica del Valor Ganado El Valor Ganado (EV) es el valor del trabajo realizado. Valor Planificado (PV) es la cantidad del presupuesto planificado para ser utilizado en un punto dado en el proyecto Costos Reales (AC) son los costos reales del proyecto a la fecha Presupuesto hasta la Conclusión (BAC) es una expresión del presupuesto total del proyecto Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Otras Áreas de Gobierno
  31. 31. Estimación hasta la Conclusión: El proyecto en este escenario está detrás tanto en cronograma y presupuesto. Índice de Rendimiento del Costo: Un CPI de 1.0 es un indicador de que el proyecto está dentro del presupuesto. Un CPI de menos de 1.0 es un indicador de que el proyecto está detrás del presupuesto. Índice de Rendimiento del Cronograma: Un SPI de 1.0 es un indicador de que el proyecto esta con el cronograma. Un SPI de menos de 1.0 es un indicador que el proyecto va con retraso. 2. Variación Costo: Un CV de 0 es un indicador de que el proyecto está dentro del presupuesto. Un CV negativo es un indicador de que el proyecto está detrás del presupuesto Variación del Cronograma: Un SV de 0 es un indicador de que el proyecto está dentro del cronograma. SV negativo es un indicador de que el proyecto está retrasado Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Notas de la Técnica del Valor Ganado
  32. 32. Recuerde quien asume el riesgo de costo para los siguientes contratos Precio Fijo Costos Reembolsables Un contrato de Precio Fijo es proporcionado por un vendedor para completar un contrato. Costo de riesgo está en el vendedor. Contrato de Precio Fijo Precio Fijo Cerrado (FFP) Tiempo y Materiales Un comprador propone contratos de trabajo y la experiencia del vendedor. Los costos totales no se conocen hasta el final del contrato. Costo de riesgo está en el comprador. Un comprador propone contratos de trabajo y la experiencia del vendedor. Los costos totales no se conocen hasta el final del contrato. Costo de riesgo está en el comprador. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Tipos de Contrato
  33. 33. GERENTE DEL PROYECTO - DIRECTOR DE PROYECTO RESPONSABILIDADES DE GOBIERNO DEL RIESGO - LA OFICINA (PMO) FORMARSE - GERENCIA DE RIESGOS - GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN GESTIÓN DE RIESGOS ADMINISTRAR PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Roles y Responsabilidades de Gobierno del Riesgo
  34. 34. Algunas de las normas, políticas y procedimientos que se pueden configurar para todos los proyectos son: Tolerancias de riesgo de la organización y los umbrales. Los métodos a utilizar para identificar los riesgos. Las definiciones de calificación de impacto que se utilizarán en el proceso Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos. Matriz Estándar de Probabilidad e Impacto. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Normas, Políticas, Procedimientos y Prácticas
  35. 35. APOYA LECCIONES APRENDIDAS C R E A D A S PRACTICAS DE MEJORA CONTINUA ORGANIZACIÓN DIRECTOR DEL PROYECTO A LO LARGO DE LA VIDA DEL PROYECTO Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Gestión de Lecciones Aprendidas
  36. 36. Métricas son las normas de rendimiento que, una vez evaluadas, indican cómo el trabajo se está realizando en contra del plan. Los Directores de Proyectos tendrán una medición de línea base para el proyecto que incluye el, tiempo y costo La función del Gobierno en la gestión de riesgos es identificar medidas aceptables de éxito de gestión de riesgo para ser utilizado en proyectos Los jefes de proyecto individualmente pueden ser capaces de determinar algunas métricas para sus proyectos, pero generalmente terminan basando estas métricas en sus propias creencias y actitudes. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Creación de métricas
  37. 37. Gobierno de Riesgos implica también utilizar métricas en desarrollar planes de respuesta a riesgos y, a continuación, supervisar el rendimiento del proyecto contra el plan de gestión de riesgo y los planes de respuesta de riesgo en el registro de riesgo. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Ayudando a Supervisar los Planes de Respuesta al Riesgo
  38. 38. Sesión 09: COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE LOS RIESGOS Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com ©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN (PMI(PMI-RMP)®

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