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Dexon gestión documental

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  • 1. Gestión DocumentalDexon Software
  • 2. La Gestión Documental le permite administrar el flujo de documentos de todo tipo, permitela recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentosdeben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de losdocumentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Abarca elciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherenteque se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hastael momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial ohistórico como fuente para el conocimiento de la trayectoria de cualquier empresa.Para DEXON esta gestión compromete el control total del ciclo de vida de los documentoso archivos, desde su creación y pasando por cada una de sus etapas en el servicio.De ahí que DEXON DOCUMENTS les permita a sus clientes un crecimiento en elrendimiento operacional, ya que facilita la ubicación, consulta y seguimiento de lainformación documental indispensable para el desarrollo de múltiples tareas. Desde lamisma consola de gestión DEXON que soporta todo el portafolio de productos se tendráun acceso seguro a la información documental que soporta cada proceso.DEXON DOCUMENTS le permite la gestión sobre grandes cantidades de documentos, suconsulta y almacenamiento, este almacenamiento comprime los documentos lo que asegurael uso de una buena capacidad y permite la gestión sobre cualquier formato (PDF, .doc,XLS, CSV, HTML entre otros)Además permite la seguridad de los datos al integrar el modulo con el producto DEXONPROFILE MANAGER que permite crear los diferentes usuarios y perfiles que tendrán losrespectivos accesos o restricciones a cada una de las funcionalidades del módulo, así mismoactúa como seguro ante pérdidas, extravíos, virus o accidentes inesperados.
  • 3. DEXON DOCUMENTS está diseñado para automatizar las tareas que son responsabilidaddel departamento de IT relacionadas con la clasificación, almacenaje, consulta y custodia dela información documental.CARACTERÍSTICAS DEXON DOCUMENTSClasificación automática de DocumentosPermite ordenar y clasificar los documentos según su formato y el proceso de gestión al cualesté relacionado.OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres)Identifica automáticamente símbolos o caracteres que pertenecen a un determinadoalfabeto a partir de una imagen para almacenarla en forma de datos en la CMDB.Creación de documentosCreación de documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla.
  • 4. Custodia de documentosGuardar documentos de forma segura, sin ocupar espacio físico como lo harían en papel.Además, esto sería adaptable a cualquier otro tipo de documento que sea necesariopreservar por cumplimiento de leyes o por interés interno de la organización.Consulta de DocumentosLe permite crear consultas sobre los documentos tan solo ingresando valores como fecha deingreso, o alguna palabra calve dentro del documento buscado.Importe de archivosPermite importar una gran cantidad de documentos de diferentes formatos importándolosdirectamente a la CMDB. Permite el ingreso de Ficheros ofimáticos (Doc, Ppt, Xls, etc.),ficheros de Autocad, formatos de imagen (TIF, GIF, PCX, BMP, JPEG, etc), así comodocumentos HTML, PDF o e-mail.Estructura de DocumentosPermite crear grupos lógicos de documentos archivados y su visualización en un árboljerárquico que le permite navegar a través de los documentos, expedientes, y carpetas deforma sencilla y rápida.
  • 5. Workflows integradosPermite crear Workflows automáticos para la gestión de aprobación o cambios endocumentos críticos. Todo sin la necesidad de mover la documentación lo que antessuponía una demanda de tiempo y recurso humano innecesaria.Versiones de DocumentosAdministrar las versiones de los documentos, de forma que se puedan recuperar lasversiones anteriores, gestionar cuales deben ser utilizadas, controlar la obsolescencia en losdocumentos y apoyar los sistemas de Gestión de Calidad.Log de actividadesGuarda un histórico detallado, que está siempre visible, acerca de todos los cambios que hasufrido un documento durante su ciclo de vida, que permitirá conocer en cada momentóque personas han modificado un documento concreto, qué cambios ha hecho cada uno, enque hora fueron modificados los documentos.UsuariosDEXON DOCUMENTS integra un modulo de creación de usuarios y perfiles que restringe elacceso a las distintas tareas garantizando así la seguridad y confidencialidad de lainformación generada por cada usuario.
  • 6. DEXON DOCUMENTS and ITILDEXON DOCUMENTS apoya directamente los procesos ITIL Versión 3.1 que DEXONgestiona. Siendo de gran utilidad para cada uno de los procesos implementados (Incidentes,problemas, cambios, activos y configuración, eventos, conocimiento, niveles de servicio,capacidad y disponibilidad)Este módulo está presente en la formación y transferencia del conocimiento, la propiedadintelectual, la información sobre conformidad y estándares o en aquella documentación deerrores, soluciones provisionales e información de pruebas. Todas estas actividadesrelacionadas con las mejores prácticas ITIL.Gestión del ConocimientoLa base del Sistema de Gestión del Conocimiento del Servicio (SKMS) está constituida poruna gran cantidad de datos en una base central o Sistema de Gestión de la Configuración(CMS) y la CMDB. La CMDB envía datos al CMS, que a su vez proporciona información alSistema de Gestión del Conocimiento del Servicio favoreciendo de este modo el proceso detoma de decisiones. Todas las actividades relacionadas en este proceso se soportan en granmedida gracias al módulo DEXON DOCUMENTS
  • 7. Beneficios entregados por DEXON DOCUMENTS Reducción en el tiempo usado en tareas administrativas. Ahorro en costos que suponen la gestión de los documentos de una empresa Mejora en tiempos de atención al controlar de forma automática las actividades de gestión de documentos. Mejor utilización de recursos tanto humanos como tecnológicos