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Developing Your Corporate Communication Strategy for Immediate Threats

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Immediate threats like tornadoes, power outages, fires, brownouts, terrorism, thunderstorms, nuclear hazards, hazardous materials, biological situations and cyber-security issues can be devastating to your small business but losing communication with staff and customers can threaten your organization’s existence.

Dexcomm is 24/7 site certified and has a proven track record of successfully handling the challenges presented by immediate threats. We’d like to share what we’ve learned so that you can mitigate and prevent these situations from interfering with your business.

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  • 1. Developing Your Corporate  Communica on Strategy  I T © 2012 Dexcomm   All Rights Reserved Worldwide 
  • 2. 2   Developing Your Corporate Communica on Strategy   Immediate Threats C  Business Continuity Plan  O  ur passion is properly serving customers. Operating as a 24/7/365  Telephone Answering Service and Medical Exchange since November of 1954  we have developed skills and techniques that allow us to delight a wide range  of clients.  As we have grown and prospered for over 50 years we feel now is a Your Risk Assessment  great time to give something back to our customers, prospective customers  and anyone seeking to improve their business success. Included in this book  are tips and tools that we hope will make your job a bit easier each day.  One  of the great learning tools we have employed is the willingness to learn from Developing an Effective Plan  our mistakes.  Please take advantage of our many years of experience and  avoid some of the pitfalls that we have learned to overcome. Our hope is that  you and your office can adopt some of these tools to make your life a bit less  complicated and allow you a bit more uninterrupted leisure time.   Implementing the Plan     Tool Box  Thanks for listening! The Dexcomm Difference  J  H   P    Share this e‐book!  dexcomm.com   ●  (877) 339.2666  C : 518 Pa n Rd. Carencro, LA  70520 
  • 3.  3 Developing Your Corporate Communica on Strategy  Immediate Threats P   JAMEY HOPPER   Immediate threats like tornadoes, power outages, fires, heat/brownouts, terrorism, thunderstorms, nuclear hazards, hazardous  STEFFY RITTER  DANA LEWIS materials, biological situations and cyber‐security issues can be   devastating to any small business. Business continuity and disaster planning are especially important for companies such as  Meet our Experts Dexcomm in south Louisiana, where we are especially prone to inclement weather like, hurricanes and tropical storms. We’d like to share what we’ve learned over the years when we’re use to operating under these conditions.   KYLE DUHON  KARL SCHOTT      E  P  N   If you have any questions about the information covered in this  Our e‐books are designed to provide information about the subject  e‐book, you are invited to “@SK THE EXPERT”   matter covered. It is distributed with the understanding that the authors  by clicking on the email icon  and the publisher are not engaged in rendering legal, accounting, or other professional services. If legal advice or other professional  or  assistance is required, the services of a competent professional person  emailing us at AsktheExpert@dexcomm.com. should be sought.     dexcomm.com   ●  (877) 339.2666  Share this e‐book!  C : 518 Pa n Rd. Carencro, LA  70520 
  • 4. 4   Developing Your Corporate Communica on Strategy   Immediate Threats A few pre‐requisites prior to ge ng started.   B  C  P    What is a business continuity plan? Best defined, disaster recovery and  business continuity planning are processes that help organizations pre‐Management Commitment  pare for disruptive events.     Communication is KEY to a successful plan.    There are three parts to putting together an effective plan. They are Management Involvement  identifying and understanding your risk under such threats, developing  an effective plan to address such risk, and implementing the plan that  involves communicating with your clients and staff.    Employee Participation     E   S  R   B  M    Share this e‐book!  dexcomm.com   ●  (877) 339.2666  C : 518 Pa n Rd. Carencro, LA  70520 
  • 5.  5 Developing Your Corporate Communica on Strategy  Immediate Threats  Y  R  A   Each functional area of the organization should be analyzed to determine the potential conse‐ quences and impact associated with several disaster scenarios. The plan should consider  "worst case scenarios".    Next, establish priorities. Which of these potential risks pose the greatest threat to your or‐ ganization? Start with the most probable risk first and work down the list. Recruit employees  from each of your departments or functional areas in order to identify and evaluate risk priori‐Once youve iden fied a commi ed, capable  ties as it pertains to that department.  team, you can get started. Now, lets iden fy  Each department should be evaluating these risk areas: our basic capital:     • Policies and procedures  Human (employees)  • Functional operations  Physical (building structure or equipment)  • Key personnel  Information (technology)   • Information  • Processing Systems  • Service   Documentation     E   • Vital records  K  D   S  E     dexcomm.com   ●  (877) 339.2666  Share this e‐book!  C : 518 Pa n Rd. Carencro, LA  70520 
  • 6. 6   Developing Your Corporate Communica on Strategy   Immediate Threats Y  R  A  Each departmental plan should answer this question for their departments. "How much time and what minimal resources does the functional area need in order to continue essential operations?"  Each department should also be coordinating with the IT department to determine hardware and soft‐ware requirements for essential operations, and have access to data files, the internal server and other processing programs. Here at Dexcomm, our IT department strongly suggests data redundancy as part of your corporate communication strategy for immediate threats. C  S  NC State University has put together a chart for their campus that is a great example of what risk identification may look like.   http://www.ncsu.edu/ehs/BCP/phases/bia.php    Share this e‐book!  dexcomm.com   ●  (877) 339.2666  C : 518 Pa n Rd. Carencro, LA  70520 
  • 7.  7 Developing Your Corporate Communica on Strategy  Immediate Threats D    E  P  Now that you know where your risks lie, you can get started on developing an effective plan that addresses the risk and threats youve identified. There are a few planning guidelines that must be considered:  Scope ‐ Use the information you gathered dur‐ Identify the local Incident Command  Have a kickoff meeting ‐To ensure com‐ing your risk assessment to include the func‐ System ‐ These people will interact with  plete understanding of the plan, goals, time‐tions that are the immediate focus of the plan.  911, the fire department or other emergen‐ line, responsibility, etc. Also, list strategies for addressing them.  cy personnel. They will also make the call    about building evacuations, or other im‐  Have Each Team Document Processes and  minent decisions that need to be made Goals and objectives ‐ Identify your goals and  during a threat situation. Establish stand‐ Procedures ‐ for final version of the plan. objectives for each strategy. How are you going  ards for decision‐making.  to achieve your goals? What are the   timeframes? Are there any constraints? Identify cost‐benefit of instituting an objective.  Identify organizational components  for recovery ‐They should include a man‐  agement leader, crisis communications, Designate a project team for each depart‐ emergency response and life safety, dam‐ment as well as for your organization ‐ Who  age assessment, recovery operations, fi‐will lead and make decisions for each function‐ nancial functions, administra‐al area throughout your organization? How will  tive and logistical support you delegate responsibility?     E   functions.     K  S   O  S     dexcomm.com   ●  (877) 339.2666  Share this e‐book!  C : 518 Pa n Rd. Carencro, LA  70520 
  • 8. 8   Developing Your Corporate Communica on Strategy   Immediate Threats  T   I    P   Dont Skimp on Your Backup  Develop and/or Update Emergency Response Procedures —from  Tip: If you are in a multi‐ each teams documentation notes, creating a first draft.  tenant facility, be sure to do  Solutions: Backup 321.   a coordinated walk‐through    with the Building Landlord  Conduct a Walk‐through of Procedures — to account for changes  or Tenant Manager to en‐ that may occur during the drill.  sure the viability of your  Power Outage Tips for    Emergency Response Proce‐ dures with those for the fa‐ Technology in Your Office  Document and Publish Your Business Continuity Plan—  cility and other tenants.  Conduct Awareness and Training Sessions for Employees  Post and Distribute Copies  Corporate Communication  Practice!  Emergency Procedures    Binder template      Risk Assessment    Form       E   J  G   A  A    Share this e‐book!  dexcomm.com   ●  (877) 339.2666  C : 518 Pa n Rd. Carencro, LA  70520 
  • 9.  9 Developing Your Corporate Communica on Strategy  Immediate Threats  T  D  D  T    T   Dexcomm has a history of emergency preparedness and disaster recov‐ MyBusinessHeard.com  ery, so we understand the overwhelming challenges businesses face in  time of crisis. Our corporate communications strategy and back‐up    plan has allowed us to manage multiple locations during immediate  threats. Dexcomm’s Association of Teleservices International 24/7 Site  Dexcomm.com/resources  Certification Program sets forth nearly 60 criteria to be met or exceed‐ ed.  They represent a collection of the best practices and guidelines to  which telephone answering service sites must adhere. Part of the chal‐ Get a Game Plan‐ Plan to Stay in   FEMA‐Function: Life Safety   lenge of participating in this peer review and inspection program is in  Business   the preparations and groundwork that telephone answering services   OSHA‐Evacuation Plans and  complete in order to qualify. Dexcomm has demonstrated a high level  Business Impact Analysis   Procedures   of proficiency in recovery techniques, good business practices, docu‐ Homeland Security‐Ready Busi‐  NEPA‐Emergency Evacuation  mentation of procedures, and levels of redundancy necessary for 24/7  ness   Planning Guide   preparedness to the Certification Committee. Our experienced and  Risk Assessments    American Red Cross‐Prepare  committed team is here to support you in any disaster situation.  your workplace & employees   Disaster Preparedness for People  with Disabilities W  C   A SPECIAL THANKS TO Barney F. Pelant & Associates. (n.d.). Barney F. Pelant & Associates In  Barney F. Pelant  Our Dexcomm Contributors  & Associates. Retrieved July 20, 2012, from <http://www.bfpelantassoc.com/ Betty Chauvin, Hettie Dunwoody  frameset.html>.  and  Mary Beth Tipton    dexcomm.com   ●  (877) 339.2666  Share this e‐book!  C : 518 Pa n Rd. Carencro, LA  70520 

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