Derga sap invoice management

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Derga sap invoice management

  1. 1. SAP INVOICE MANAGEMENT BY OPEN TEXT
  2. 2. www.derga.it  Progetti di implementazione di un sistema SAP completo  Progetti SAP Internazionali  Business Intelligence (BI)  Soluzioni Mobility  Customer Relationship Management  Supplier Relationship Management  Middleware (SAP NetWeaver PI)  Business Process Management  Corporate Performance Management  Internal Controls, Risk & Compliance Management DERGA è una azienda italiana di medie dimensioni dotata di forti valori imprenditoriali ed elevata professionalità. Il Core Business è l’erogazione di servizi in ambito SAP. Modelli SAP ERP Certificati per i settori:  Food & Beverage  Consumer Products  Manufacturing  Services Competenze & Esperienze nei settori:  Logistica e Trasporti  Chimico  Commercio all’ingrosso  Utilities  Pubblico  Arredamenti Profilo Derga
  3. 3. www.derga.it CONTROLLATE PARTECIPATE oltre 1.700 collaboratori, ca 200 mln di Euro Fra i primi dieci operatori ICT nazionali a capitale italiano, anno nascita 1985 Dedagroup ICT Network – il settore informatico del gruppo
  4. 4. www.derga.it Agenda  Le soluzioni SAP Enterprise Content Management: la suite Open Text for SAP  Perché SAP Invoice Management: il governo del processo della fattura fornitore  Cosa è e cosa fa SAP Invoice Management  Come funziona SAP Invoice Management, dalla ricezione della fattura al rilascio in pagamento
  5. 5. www.derga.it Chi è Open Text Leader nel mercato dell’ECM, con un fatturato 2013 >$1.300M, con 8.200 dipendenti e clienti in più di 100 nazioni. Dal 2007 ha un rapporto di resale con SAP per specifiche soluzioni rivolte ai clienti SAP: i prodotti Open Text for SAP sono venduti e manutenuti direttamente da SAP. Lo sviluppo della suite Open Text for SAP segue gli sviluppi di SAP ECC.
  6. 6. www.derga.it La suite SAP ECM by Open Text
  7. 7. www.derga.it Scenario CFO Analisti Fornitori Contabilità Ufficio Acquisti Tesoreria Questa organizzazione è pronta per:  Incrementare l’efficienza del processo  Ridurre costi
  8. 8. www.derga.it  Risolve un problema di business: pagare l’importo corretto ai fornitori in tempo e con il più basso costo di processo possibile.  Aggiunge valore alla installazione SAP in termini di efficienza e governance del processo.  Si occupa solo delle fatture e note di credito che vengono elaborate da SAP ERP.  E’ un add-on di SAP ERP, la maggioranza delle funzioni e dei processi vive all’interno di SAP  Usa tecnologia SAP: ABAP e SAP Business Workflow, SAP NetWeaver Java/SAP NetWeaver Portal  E’ integrato con le funzioni standard SAP: Invoice Verification, Financial Processing, etc SAP Invoice Management: cosa è e cosa fa
  9. 9. www.derga.it Risultato: Operazioni efficienti Costi ridotti Miglioramento della visibilità del processo  Processi e sistemi integrati in un unico scenario applicativo  Archiviazione univoca e sicura dei file  Completa integrazione con SAP ECC (MM e FI)  Visibilità complessiva ed immediata sui passivi basata su strumenti di ricerca puntuale e report personalizzabili  Audit completo del processo  Archiviazione digitale delle fatture con possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva  Approccio sistematico e basato sulla collaborazione per la gestione della fatture  Automatismi e processi standardizzati  Semplificazione dei processi manuali e cartacei  Flussi di lavoro che minimizzano i tempi di riconciliazione SAP Invoice Management: benefici
  10. 10. www.derga.it SAP Invoice Management: gestione del processo • or another SAP ArchiveLink-certified repository CommentiWorkflow Registrazione Riconoscimento Fattura Collaborazione & Monitoraggio Completamento Fattura Verifica Fattura Invoice Capture Center ERP (FI/AP) Pagamento SAP Invoice Management Verifica e Completamento Gestione Eccezioni Approvazione Riconciliazione e registrazione automatica Transformazione OCR Validazione Inbox (cartaceo/ mail / fax) SAP Archiving by OpenText* Scansione Archiviazione Preparazione Pagamento
  11. 11. www.derga.it Invoice Capture Center Pagamento SAP Invoice Management Processo della Fattura SAP Business Suite ERP (FI/AP) Automated reconciliation and posting SAP Invoice Management: canali di ingresso $€ Y Riconciliazione automatica e registrazione Pay e.g. SAP Archiving by OpenText Repository EDI PDF/ email HUB e Portali EDI Fornitori Fax FAX Document Scan e.g. SAP Archiving - Enterprise Scan Carta Mail Validazione
  12. 12. www.derga.it Principali attori coinvolti VALIDATORE Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori). CONTABILITA’ FORNITORI Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile APPROVATORE Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al suo compito, ovunque si trovi. INFO PROVIDER Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono tracciate. CFO Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.
  13. 13. www.derga.it Validatore  Riceve i documenti  Li suddivide in fatture con ODA e fatture senza ODA  Applica il barcode o inserisce un foglio bianco per la suddivisione dei documenti in modo da scansionarli tutti insieme  Nel caso di documenti ricevuti via mail o PEC come allegati PDF, procede alla trasformazione in TIFF  Avvia l’acquisizione dei documenti e verifica che la scansione sia stata eseguita correttamente (la procedura batch provvede all’elaborazione OCR dei documenti)  Entra nel client di validazione e verifica che la fattura sia stata letta correttamente in tutte le sue parti  Può istruire il client di validazione perché impari nuovi formati di fatture fornitore (funzione di tutor)
  14. 14. www.derga.it Acquisizione del documento
  15. 15. www.derga.it Validazione del documento: dati di testata
  16. 16. www.derga.it Validazione del documento
  17. 17. www.derga.it Validazione del documento: righe di fattura
  18. 18. www.derga.it Principali attori coinvolti VALIDATORE Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori). CONTABILITA’ FORNITORI Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile APPROVATORE Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al suo compito, ovunque si trovi. INFO PROVIDER Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono tracciate. CFO Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.
  19. 19. www.derga.it CFO: immediata visibilità del passivo
  20. 20. www.derga.it CFO: immediata visibilità del passivo
  21. 21. www.derga.it Principali attori coinvolti VALIDATORE Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori). CONTABILITA’ FORNITORI Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile APPROVATORE Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al suo compito, ovunque si trovi. INFO PROVIDER Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono tracciate. CFO Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.
  22. 22. www.derga.it Il Riceve le fatture da registrare direttamente nel workplace VIM (la carta non è più necessaria). Cosa può fare?  Effettuare la registrazione  Filtrare i documenti da lavorare ordinandoli secondo diversi criteri (data, importo, fornitore etc)  Verificare quanti e quali fatture sono in attesa di informazioni per poter procedere Se non dispone di tutte i dati necessari a procedere:  Chiede le informazioni agli Info Providere (esempio: ufficio acquisti, magazzino etc) Contabilità Fornitori
  23. 23. www.derga.it VIM Workplace
  24. 24. www.derga.it Controllo le fatture per cui ho chiesto informazioni
  25. 25. www.derga.it Ordino le fatture da registrare  Chiedo info ad uno info provider
  26. 26. www.derga.it Controllo delle eccezioni VIM indica subito e chiaramente quali sono i problemi che ha riscontrato (ad esempio scostamento di prezzo o quantità rispetto all’ordine etc); VIM sa anche quali sono le tolleranze che posso accettare, quindi accende il semaforo rosso solo quando serve
  27. 27. www.derga.it Chiedo chiarimenti su una fattura
  28. 28. www.derga.it Chiedo che venga fatto il carico di magazzino
  29. 29. www.derga.it Processo di gestione della fattura fornitore VALIDATORE Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori). CONTABILITA’ FORNITORI Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile APPROVATORE Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al suo compito, ovunque si trovi. INFO PROVIDER Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono tracciate. CFO Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.
  30. 30. www.derga.it Info Provider  Ricevono la richiesta di informazioni dalla contabilità fornitori; a loro volta possono chiedere informazioni ad altri.  Ogni comunicazione è tracciata ed associata al fattura.
  31. 31. www.derga.it Contabilità Fornitori La fattura è tornata con le informazioni richieste agli info provider: si apre direttamente la transazione SAP e si procede alla registrazione.
  32. 32. www.derga.it Contabilità Fornitori In sintesi:  Non deve più fare data entry  Ha un monitor di tutte le informazioni che ha chiesto (a chi, quando, per cosa)  E’ aiutato nella rilevazione degli errori Quindi:  Può fare meglio e più velocemente il proprio lavoro
  33. 33. www.derga.it Il responsabile della Contabilità Fornitori Può sapere in ogni momento cosa sta avvenendo all’interno del suo staff, con una reportistica real-time: Selezione per ruolo o individuale Comparazione di periodi Focus sul problema
  34. 34. www.derga.it Aging Report Chi ha in carico la soluzione del problema? Raggruppamento per ruolo o tipo di documento Con un doppio click accedo ai dettagli
  35. 35. www.derga.it Analisi della efficienza Quale eccezione/ fornitore/ società sta causando un maggior lavoro? Comparazione di periodi Focus sul problema
  36. 36. www.derga.it KPI disponibili in un unico colpo d’occhio
  37. 37. www.derga.it Processo di gestione della fattura fornitore VALIDATORE Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori). CONTABILITA’ FORNITORI Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile APPROVATORE Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al suo compito, ovunque si trovi. INFO PROVIDER Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono tracciate. CFO Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.
  38. 38. www.derga.it Approvatore  Riceve la lista di tutte le fatture da approvare  Può filtrarle nel modo più comodo: per importo, per scadenza, per fornitore etc  Ha accesso all’immagine della fattura con tutte le sue pagine  Vede tutte le note sia della contabiltà fornitori che degli info provider  Firma o rigetta la fattura con un click
  39. 39. www.derga.it Approvazione via SAP GUI
  40. 40. www.derga.it Approvazione via Mobile: ricevo, ricerco, seleziono
  41. 41. www.derga.it Approvazione via Mobile: leggo, consulto, approvo
  42. 42. www.derga.it Processo automatico di gestione della fattura fornitore VALIDATORE Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone il risultato APPROVATORE Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al suo compito, ovunque si trovi. Se la fattura è conforme a ordine ed entrata merce, è possibile effettuare registrazione automatica (con o senza approvazione per il rilascio in pagamento)
  43. 43. www.derga.it Processo con registrazione automatica • or another SAP ArchiveLink-certified repository CommentiWorkflow Registrazione Riconoscimento Fattura Collaborazione & Monitoraggio Completamento Fattura Verifica Fattura Invoice Capture Center ERP (FI/AP) Pagamento SAP Invoice Management Verifica e Completamento Gestione Eccezioni Approvazione Riconciliazione e registrazione automatica Transformazione OCR Validazione Inbox (cartaceo/ mail / fax) SAP Archiving by OpenText* Scansione Archiviazione Preparazione Pagamento
  44. 44. www.derga.it Sede Direzionale: Via Frischin, 3 - 39100 Bolzano Tel. +39 0471 50 29 11 Fax +39 0471 92 26 01 @-mail: info@derga.it Filiali: Milano Padova Bologna Ancona Roma Raffaella Saccani cell. +39 334 6688444 @-mail raffaella.saccani@derga.it

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