Stevie Swenne
Beheerder Internationale Samenwerking
6 juni 2014
2
Inhoud
• Voorstelling
• Waarom samenwerken?
• Een project beheren
• Organiseren
• Uitvoeren
• Rapporteren
• FAQs
3
Voorstelling
4
Flemish Minister for Environment, Nature and Culture
Flemish government
Department
Environment, Nature & Energy
Adv. Cou...
5
Vlaamse Milieumaatschappij
• Agentschap met rechtspersoonlijkheid
• Maatschappelijke zetel: Erembodegem
→ labo’s en buit...
6
Metingen lucht
• Monitoren luchtkwaliteit
• meten schadelijke stoffen in de lucht
• via modellering voorspellen fijnstof...
Waterbeheerder onbevaarbare
waterlopen en grondwater
• Beheer van de grootste onbevaarbare waterlopen
• Werken aan de wate...
8
Wateroverlast:
voorkomen en beperken
• Inzetten op meerlaagse waterveiligheid (beleid 3 P’s):
• Preventie: schade watero...
Uitbouw gemeentelijke
riolering
9
• Visievorming
• Zoneringsplannen en gebiedsdekkende uitvoeringsplannen
• Uitvoering
• D...
Metingen waterkwaliteit
• Via www.vmm.be kan de toestand van de relevante
oppervlaktewateren worden geconsulteerd:
• speci...
Metingen waterkwaliteit
• Uitvoering Europese Richtlijnen: oppervlaktewaterkwaliteit
• Fysico-chemische toestand
• Biologi...
Integraal waterbeleid
• Internationale Scheldecommissie en Internationale
Maascommissie
• Motor van het Vlaams waterbeleid...
Advisering vergunningen
• VMM adviseert in VLAREM vergunningsprocedure
• klasse 1  advies aan provincie
• klasse 2  advi...
MIRA
Milieurapport Vlaanderen
• MIRA beschrijft, analyseert en evalueert de toestand van
het Vlaamse leefmilieu.
• Website...
Informatie
• Website, databanken en geoloketten (www.vmm.be)
• Rapporten en publicaties
• o.m. WaterRegulator → info voor ...
16
Waarom?
17
Projecten VMM
2007-2013
• 2 INTERREG 4A Vlaanderen-Nederland
• Invexo (AOW)
• InWa (AOW)
• 2 INTERREG 4A France-Walloni...
18
Projecten VMM
2007-2013
• 1 INTERREG 4B North-Sea Region
• Camino (ALMC-AOW)
• 4 LIFE+
• LIFE Atmosys (ALMC)
• LIFE Gro...
Dienstverlening
Internationaal Milieubeleid
• Voorbereidingstraject
• Match projectvoorstel – projectfonds: inhoudelijk en...
20
Waarom samenwerken?
Waarom samenwerken?
• Kopie van NWE OP
• It allows partners from different countries to work together on
mutually benefici...
Waarom samenwerken?
22
Waarom samenwerken?
23
24
Een project beheren
25
Een project beheren
• Organiseren
• Zichzelf organiseren
• Van idee naar project
• Uitvoeren
• Uitdagingen en route
• R...
26
Organiseren (1)
• Zichzelf organiseren: Mogen vs. Kunnen
• Bevoegdheden (mogen)
• Europees project = aangaan verbinteni...
27
Organiseren (1)
• Zichzelf organiseren: Capaciteitsbepaling
• Praktische vaardigheden
• Tijd (voor voorbereiding en/of ...
28
Organiseren (1)
• Zichzelf organiseren: Hulp inroepen & rollen bepalen?
• Wanneer?
• Op voorhand afspreken
• En route
•...
29
Organiseren (1)
• Zichzelf organiseren: Hoe participeren?
• Lead partner: extra verantwoordelijkheid
• Partner
• Sub-pa...
30
Organiseren (2)
• Van idee naar project: de projectaanvraag
• Algemene doelstelling
• Wat wil ik met de uitvoering van ...
31
Organiseren (2)
• Van idee naar project: de projectaanvraag
• Algemene doelstelling: ik wil dat mensen meer fietsen
• W...
32
Organiseren (2)
• Van idee naar project: Top-down vs. bottom-up?
• Algemene doelstelling
• (Sub-)objectieven
• Werkpakk...
33
Organiseren (2)
• Van idee naar project: woordkeuze, wat schrijf je neer?
• Rekening houden met doelstellingen INTERREG...
34
Organiseren (2)
Een Europees project is meer dan het matchen van
buzzwords met een partnership in lopende zaken
35
Organiseren (2)
• Van idee naar project: Vragen die men zich moet stellen
• Wil en/of kan ik mee vormgeven aan de struc...
36
Organiseren (2)
• Van idee naar project: Vragen die men zich moet stellen
• Is het financiële plaatje duidelijk? Heb ik...
37
De evaluatie
• Verschillende mogelijkheden
• Nee (..en kom nooit meer terug ajb)
• Nee, maar we vinden bepaalde element...
38
Uitvoeren
• Uitdagingen en route: getting started
• Eerst! administratie op orde
• Subsidiecontract
• Partnership agree...
39
Uitvoeren
• Uitdagingen en route: beslissingsstructuur
INTERREG Stuurgroep
INTERREG Programmasecretariaat
Lead Partner ...
40
Uitvoeren
• Uitdagingen en route: overlegmomenten
• Stuurgroepvergaderingen
• Stuurgroep: 1 per partner + projectmanage...
41
Uitvoeren
• Uitdagingen en route: overlegmomenten - voorbeeldagenda
• Dag 1
• Voormiddag: reizen
• Namiddag: Coördinati...
42
Rapporteren
• Van project naar centen
• Wanneer?
• Meestal tweejaarlijks (semestrieel)
• 2-4 maanden tijd om alles af t...
43
Rapporteren
• Van project naar centen: First-Level-Control (FLC)/Audit
• Wat?
• Controleert voortgangs- en financiële r...
44
Rapporteren
• Van project naar centen: Financiële rapportering
• Verification of Expenditure sheets (VoE’s)
• Per proje...
45
Rapporteren
• Van project naar centen: Financiële rapportering
• Personeelskosten
• Procentuele tewerkstelling berekend...
46
FAQs
Heb je een specifieke managementmethodiek nodig?
47
FAQs
Wat is een goede planning?
48
FAQs
Wat is een goed budget?
49
FAQs
Hoe bindend is zo’n project?
50
FAQs
Moet men rekening houden met conflicten?
51
FAQs
Moet ik alles zelf doen, of kan ik uitbesteden?
Stevie Swenne
Beheerder Internationale Samenwerking
6 juni 2014
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Workshop infosessie interreg

202

Published on

Stevie Swenne - workshop interreg studiedag

Published in: Government & Nonprofit
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
202
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Workshop infosessie interreg

  1. 1. Stevie Swenne Beheerder Internationale Samenwerking 6 juni 2014
  2. 2. 2 Inhoud • Voorstelling • Waarom samenwerken? • Een project beheren • Organiseren • Uitvoeren • Rapporteren • FAQs
  3. 3. 3 Voorstelling
  4. 4. 4 Flemish Minister for Environment, Nature and Culture Flemish government Department Environment, Nature & Energy Adv. Council Environment, Nature and Energy (MiNa)Management councilTechnical committees Agency for Nature and Forestry (ANB) Institute of Nature and Forestry Research (INBO) Flemish Energy Agency (VEA) (VEA) Flemish Environment Agency (VMM) Flemish Land Agency (VLM) Flemish Regulation Entity for the Electricity and Gas market (VREG) Public Waste Agency of Flanders (OVAM) Ministry of Environment, Nature & Energy Policy domain Environment, Nature & Energy
  5. 5. 5 Vlaamse Milieumaatschappij • Agentschap met rechtspersoonlijkheid • Maatschappelijke zetel: Erembodegem → labo’s en buitendiensten in alle provincies • 1024 personeelsleden (1/12/2012) • Ruim takenpakket → lucht, water & leefmilieu
  6. 6. 6 Metingen lucht • Monitoren luchtkwaliteit • meten schadelijke stoffen in de lucht • via modellering voorspellen fijnstof- en ozonpieken • www.vmm.be/lucht/meetresultaten • Online geoloket Lucht • ondersteuning voor initiatiefnemers van een RUP • benaderend beeld van de luchtkwaliteit in Vlaanderen op gemeenteniveau • http://geoloket.vmm.be/RUP
  7. 7. Waterbeheerder onbevaarbare waterlopen en grondwater • Beheer van de grootste onbevaarbare waterlopen • Werken aan de waterlopen • Rattenbestrijding • Grondwaterreserves • Kwantiteit en kwaliteit via meetnetten • Streefbeeld per GW-systeem • Overstromings- en droogterisicobeheer 7
  8. 8. 8 Wateroverlast: voorkomen en beperken • Inzetten op meerlaagse waterveiligheid (beleid 3 P’s): • Preventie: schade wateroverlast beperken → o.m. toepassen watertoets (www.watertoets.be), aanbod open ruimte vergroten of vrijwaren, overstromingsresistent bouwen • Protectie: frequentie wateroverlast verlagen → o.m. ‘klassieke’ maatregelen zoals aanleg dijken, GOG’s, slibruimingen • Paraatheid: voor, tijdens en na crisis wateroverlast managen → o.m. overstromingen voorspellen, bewaken en sturen (www.overstromingsvoorspeller.be ) via 24/24 permanentie-regeling
  9. 9. Uitbouw gemeentelijke riolering 9 • Visievorming • Zoneringsplannen en gebiedsdekkende uitvoeringsplannen • Uitvoering • De gemeentelijke saneringsinfrastructuur dient door de gemeentelijke rioolbeheerders uitgebouwd te worden • Financiering • Door eigen middelen van de gemeenten • Door besteding saneringsbijdrage en saneringsvergoeding • Door subsidie van het Vlaamse Gewest, waarvoor VMM de programma’s opmaakt
  10. 10. Metingen waterkwaliteit • Via www.vmm.be kan de toestand van de relevante oppervlaktewateren worden geconsulteerd: • specifieke meetresultaten via www.vmm.be/geoview 10
  11. 11. Metingen waterkwaliteit • Uitvoering Europese Richtlijnen: oppervlaktewaterkwaliteit • Fysico-chemische toestand • Biologische toestand • Punt en diffuse lozingen • Incidentenwerking waterkwaliteit: • Onderzoek ernst incident, evt. ter plaatse monsterneming • Communicatie: melden en overleg met betrokken instanties • Riooloverstorten • Zwemwaterkwaliteit: • voor kustgemeenten en zwem- en recreatievijvers: www.kwaliteitzwemwater.be 11
  12. 12. Integraal waterbeleid • Internationale Scheldecommissie en Internationale Maascommissie • Motor van het Vlaams waterbeleid • staat in voor het voorzitterschap en het secretariaat van de Coördinatiecommissie Integraal Waterbeleid (CIW) • Opmaak en opvolgingen bekkenbeheerplannen > stroomgebiedbeheer-plannen > overkoepelend deel ISC SGBP • Toezichthouder en regulator drinkwater 12
  13. 13. Advisering vergunningen • VMM adviseert in VLAREM vergunningsprocedure • klasse 1  advies aan provincie • klasse 2  advies aan gemeente • Advies op 3 vlakken • lozing van afvalwater • emissies in de lucht • grondwaterwinningen 13
  14. 14. MIRA Milieurapport Vlaanderen • MIRA beschrijft, analyseert en evalueert de toestand van het Vlaamse leefmilieu. • Website MIRA • algemeen beeld van specifieke milieuproblemen in Vlaanderen • www.vmm.be/milieurapport 14
  15. 15. Informatie • Website, databanken en geoloketten (www.vmm.be) • Rapporten en publicaties • o.m. WaterRegulator → info voor beoordeling en sturing van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden • VMM-nieuwsbrief voor professionals (www.vmm.be/nieuwsbrief) • Magazine Verrekijker • 1700 en Infoloket (info@vmm.be) 15
  16. 16. 16 Waarom?
  17. 17. 17 Projecten VMM 2007-2013 • 2 INTERREG 4A Vlaanderen-Nederland • Invexo (AOW) • InWa (AOW) • 2 INTERREG 4A France-Wallonie-Vlaanderen • Aeropa (ALMC) • Cartora (AOW-ALMC) • 1 INTERREG 4A Euregio Maas-Rijn • Aquadra (AOW-ALMC) • 6 INTERREG 4B North West Europe • ALFA (AOW-ALMC) • DROP (AOW-ALMC) • FloodResilienCity (AOW-ALMC) • ScaldWIN (AD-AOW-ALMC) • WAVE (AOW-ALMC) • Joaquin (ALMC)
  18. 18. 18 Projecten VMM 2007-2013 • 1 INTERREG 4B North-Sea Region • Camino (ALMC-AOW) • 4 LIFE+ • LIFE Atmosys (ALMC) • LIFE Grote Netewoud (AOW) • LIFE Kleine Nete (AOW) • LIFE WEISS (ARW-ALMC) • 2 ICT PSP Grant Agreement • eENVplus (ALMC-AELT) • GeoSmartCity (AELT)
  19. 19. Dienstverlening Internationaal Milieubeleid • Voorbereidingstraject • Match projectvoorstel – projectfonds: inhoudelijk en financieel • Ondersteuning bij projectontwikkeling (inhoudelijk, financieel, faciliteren vergaderingen) • Aanspreekpunt voor andere ondersteunende diensten • Projectvoorstel introduceren bij Belgische/Vlaamse ‘jury-’leden • Uitvoeringsfase • Administratieve en financiële opvolging naar EU • (Opvolging van de) Projectcoördinatie • Communicatie 19
  20. 20. 20 Waarom samenwerken?
  21. 21. Waarom samenwerken? • Kopie van NWE OP • It allows partners from different countries to work together on mutually beneficial projects to tackle issues that go beyond national borders • It produces transferable working models, and speeds up the process of innovation through the sharing of knowledge and development costs • The collective benefits of such collaboration are invaluable; participating organisations acquire new skills, initiate effective working methods and increase their connections to the European network. 21
  22. 22. Waarom samenwerken? 22
  23. 23. Waarom samenwerken? 23
  24. 24. 24 Een project beheren
  25. 25. 25 Een project beheren • Organiseren • Zichzelf organiseren • Van idee naar project • Uitvoeren • Uitdagingen en route • Rapporteren • Van project naar centen
  26. 26. 26 Organiseren (1) • Zichzelf organiseren: Mogen vs. Kunnen • Bevoegdheden (mogen) • Europees project = aangaan verbintenis • Steun van organisatie? Leidend ambtenaar? • Wat is de belangrijkste motivatie om te participeren? • Hoeveel geld is er beschikbaar • Vaardigheden (kunnen) • Heb ik de capaciteit om dit te doen? • Heb ik de capaciteit om dit alleen te doen? • Capaciteit = praktische, intellectuele en sociale vaardigheden
  27. 27. 27 Organiseren (1) • Zichzelf organiseren: Capaciteitsbepaling • Praktische vaardigheden • Tijd (voor voorbereiding en/of uitvoering?) • Taalvaardigheden • Intellectuele vaardigheden • Ben ik goed geplaatst voor het projectthema? • Alleen uitvoeren of ook presenteren, financieel beheer? • Sociale vaardigheden • Wat als…?
  28. 28. 28 Organiseren (1) • Zichzelf organiseren: Hulp inroepen & rollen bepalen? • Wanneer? • Op voorhand afspreken • En route • Rollen in een project: • Project manager: operationele eindverantwoordelijkheid // altijd in kopie • Project coördinator: dagelijks beheer van het project // eerste aanspreekpunt • Financieel manager: link tussen begroting, uitgaven en interne begroting • Communicatiemanager: link tussen project(resultaten) en het publiek • Andere: projectmedewerker, projectingenieur, financieel medewerker, jurist, ondersteunend administratief personeel,…
  29. 29. 29 Organiseren (1) • Zichzelf organiseren: Hoe participeren? • Lead partner: extra verantwoordelijkheid • Partner • Sub-partner: minder administratie, maar ook minder inspraak • Financierder: geen onderdeel van project • Contractant/afnemer: geen onderdeel van project • BELANGRIJK: Geen financiële transacties tussen partners binnen een project
  30. 30. 30 Organiseren (2) • Van idee naar project: de projectaanvraag • Algemene doelstelling • Wat wil ik met de uitvoering van mijn project bereiken? • (Sub-)objectieven • Welke verschillende elementen gaan bijdragen tot het bereiken van mijn doelstelling? • Werkpakketten • Welke verschillende acties en investeringen gaan bijdragen tot het behalen van mijn objectieven • Acties en investeringen • Afzonderlijke acties, investeringen, projecten
  31. 31. 31 Organiseren (2) • Van idee naar project: de projectaanvraag • Algemene doelstelling: ik wil dat mensen meer fietsen • Wat wil ik met de uitvoering van mijn project bereiken? • (Sub-)objectieven: (1) kennis, (2) maatregelen, (3) communicatie • Welke verschillende elementen gaan bijdragen tot het bereiken van mijn doelstelling? • Werkpakketten: WP1 kennis, WP2 maatregelen, WP3 communicatie • Welke verschillende acties en investeringen gaan bijdragen tot het behalen van mijn objectieven • Acties en investeringen: WP1A1 kwaliteit fietspaden, WP2I5 aanleg fietsostrade, WP3A15 samenwerking met scholen,… • Afzonderlijke acties, investeringen, projecten
  32. 32. 32 Organiseren (2) • Van idee naar project: Top-down vs. bottom-up? • Algemene doelstelling • (Sub-)objectieven • Werkpakketten • Acties en investeringen • (Budget)
  33. 33. 33 Organiseren (2) • Van idee naar project: woordkeuze, wat schrijf je neer? • Rekening houden met doelstellingen INTERREG • Cohesiefondsprogramma > Territoriale samenwerking • Met een specifiek programma • Mate van detail? • Inhoudelijk geen specialisten, maar toetsing aan programma • Duidelijk kwantificeerbare resultaten • Duidelijk financieel plan
  34. 34. 34 Organiseren (2) Een Europees project is meer dan het matchen van buzzwords met een partnership in lopende zaken
  35. 35. 35 Organiseren (2) • Van idee naar project: Vragen die men zich moet stellen • Wil en/of kan ik mee vormgeven aan de structuur? • Behoud je als Lead Partner volledig de inhoudelijke controle over het projectvoorstel of verdeel je onder partners? • Voldoen de afzonderlijke elementen aan gestelde vereisten op gebied van: • Inhoudelijke relevantie m.b.t. de programmaprioriteiten • Innovativiteit • Horizontale en verticale integratie • Transnationaliteit • Budgettair evenwicht • Voldoet het totaalbeeld nog aan de gestelde vereisten?
  36. 36. 36 Organiseren (2) • Van idee naar project: Vragen die men zich moet stellen • Is het financiële plaatje duidelijk? Heb ik rekening gehouden met alle kosten? (reis- en verblijfkosten, kosten voor organiseren van meetings, budget voor audits,…) • Kan ik zelf mijn budget opmaken of doet de Lead Partner dat? • Kan ik pre-financieren? • Wat doen we met ‘gemeenschappelijke/transnationale’ kosten? Op voorhand!
  37. 37. 37 De evaluatie • Verschillende mogelijkheden • Nee (..en kom nooit meer terug ajb) • Nee, maar we vinden bepaalde elementen wel ok, herwerken? • Ja, maar… • Ja
  38. 38. 38 Uitvoeren • Uitdagingen en route: getting started • Eerst! administratie op orde • Subsidiecontract • Partnership agreement > werkafspraken, intellectueel eigendomsrecht,.. • Aanstellen controllers • Zo snel mogelijk samenzitten met alle betrokkenen voor praktische afspraken en (her)bekijken werkplan • Focus op: • Tijdige uitvoering van zowel eigen als transnationale acties • Goede interne communicatie
  39. 39. 39 Uitvoeren • Uitdagingen en route: beslissingsstructuur INTERREG Stuurgroep INTERREG Programmasecretariaat Lead Partner Projectmanagement PP1 PP2 SP1 PP3 PP4 PP5 Projectstuurgroep Coördinatiegroep
  40. 40. 40 Uitvoeren • Uitdagingen en route: overlegmomenten • Stuurgroepvergaderingen • Stuurgroep: 1 per partner + projectmanagement; uitsluitend formele beslissingen; wel (wettelijke) verantwoordelijkheid, niet betrokken bij dagelijkse werking; problem-solving; komt zelden bijeen • Coördinatiegroepvergaderingen • Coördinatiegroep: voornamelijk operationele beslissingen; verantwoordelijk voor dagelijkse werking (alle elementen van project); komt paar keer per jaar bijeen • Specifieke werkgroepvergaderingen • Werkgroep: alleen operationele beslissingen; verantwoordelijk voor dagelijkse werking voor één specifiek deel van het project; komt bijeen wanneer noodzakelijk
  41. 41. 41 Uitvoeren • Uitdagingen en route: overlegmomenten - voorbeeldagenda • Dag 1 • Voormiddag: reizen • Namiddag: Coördinatiegroepvergadering met update stavaza inhoudelijk & financieel (LP) en bijdrage alle partners • Dag 2 • Voormiddag: specifieke werkgroepvergaderingen (WP1 & WP2) • Namiddag: field trip • Dag 3 • Voormiddag: specifieke werkgroepvergaderingen (WP3) + planning • Namiddag: reizen
  42. 42. 42 Rapporteren • Van project naar centen • Wanneer? • Meestal tweejaarlijks (semestrieel) • 2-4 maanden tijd om alles af te ronden • PP > FLC PP > LP > FLC LP > JTS • Wat? • Voortgangsrapport: wat gedaan + indicatoren • Financieel rapport: wat uitgegeven + VoE’s • Hoe? • Op papier of online… maar vooral op papier • Audit?
  43. 43. 43 Rapporteren • Van project naar centen: First-Level-Control (FLC)/Audit • Wat? • Controleert voortgangs- en financiële rapportering • Wat er gedaan is = link met project? • De manier waarop het gedaan is = volgens gangbare standaarden? • Intern of extern? • Interne controllers: dicht bij huis • Externe controllers: kost geld, meer gespecialiseerd • Voorafgaande goedkeuring door NAB vereist! • Eindproduct: audit checklist • Andere controles?
  44. 44. 44 Rapporteren • Van project naar centen: Financiële rapportering • Verification of Expenditure sheets (VoE’s) • Per projectpartner • Omvat uitgaven op detailniveau per kostensoort • Op basis van onderliggende bewijsstukken! • Kostensoorten • Personeelskosten • Kosten voor externen/consultants • Reis- en verblijfskosten • Kosten voor vergaderingen • Publiciteitskosten • Materiële kosten • Investeringskosten • Kosten voor audits • Overheads • (ev. inkomsten)
  45. 45. 45 Rapporteren • Van project naar centen: Financiële rapportering • Personeelskosten • Procentuele tewerkstelling berekend op basis van timesheets (tenzij voltijds tewerkgesteld > contract) • Volledige personeelskost kan worden ingebracht (behalve overheads) • Nog nodig: berekeningstabel, loonfiches en betaalbewijzen • Alle andere kosten • Op basis van factuur • Nog nodig: aanbestedingsdossier, betaalbewijs • Soms meer detail vereist: bv. prijs hotelovernachting, bedrag beperkt door afschrijftermijn
  46. 46. 46 FAQs Heb je een specifieke managementmethodiek nodig?
  47. 47. 47 FAQs Wat is een goede planning?
  48. 48. 48 FAQs Wat is een goed budget?
  49. 49. 49 FAQs Hoe bindend is zo’n project?
  50. 50. 50 FAQs Moet men rekening houden met conflicten?
  51. 51. 51 FAQs Moet ik alles zelf doen, of kan ik uitbesteden?
  52. 52. Stevie Swenne Beheerder Internationale Samenwerking 6 juni 2014
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×