1. 2.1. Introducción a MS Excel 2010.
OBJETIVO:
Reconocer todos los instrumentos Excel para poder realizar un
optimo trabajo cuano se lo requiera utilizando esta
herramienta.
Microsoft Excel es un programa denominado “Hoja de Cálculo Electrónica”
componente de la suite Office, que generaarchivos llamados “LIBROS”,
compuesto por un conjunto de hojas de
cálculo. Una hoja de cálculo es una matriz decolumnas y filas, que
administra la información en forma de tablas de doble entrada a través de
diversos tipos de datos,los cuales se pueden ordenar y realizar cálculos u
operaciones de tipo matemático y/o estadístico, pudiendo generar, apartir
de los datos, gráficos estadísticos o gestionar una base de datos con la
finalidad de analizar, comparar ycompartir información.
INICIAR SESION EN EXCEL:
Clic en Inicio/Programas/Microsoft Office/Microsoft Excel 2010 o hacer
doble clic en el icono de Excel del Escritorio (si lo hubiera).
LA VENTANA DE EXCELENTORNO DE EXCEL
A partir del Office 2007, no existen menús textuales sino la “Cinta de
Opciones” que está organizada en
FICHAS
Que contienen lasdiferentes herramientas acomodados en
GRUPOS
Puede minimizar la cinta de opciones haciendo clic derecho y luego clic en
Minimizar Cinta de opciones
2. LA HOJA DE CÁLCULO
Esta compuesta de Filas y Columnas, con sus respectivos encabezados. Las
columnas están en letras y las filas por números. Laintersección de una
columna y una fila forman una
CELDA
Que lleva el nombre de la columna y fila a la que pertenece. Ej.: La celda
queintersecta la columna B y la fila 2 se llamará B2
3. EDICION Y CONTROL DE HOJAS DE CÁLCULO
Cambiar el nombre a una hoja: Clic derecho en la etiqueta de la hoja y
luego clic en “Cambiar nombre”, escriba el nuevo nombre yluego
presioneENTER : Ejercicio: Cambie laHoja1por Práctica
Agregar color a la etiqueta: Clic derecho en la etiqueta de la hoja y luego
clic en “Color de etiqueta” y en el panel de colores que aparece
seleccione el color que desee. Ejercicio: Cambie el color de la etiqueta por
el color verde oliva.
Insertar una hoja de calculo: Clic derecho en cualquier etiqueta de la hoja
y luego clic en “Insertar hoja”.
Eliminar una hoja de cálculo:Clic derecho en la etiqueta de la hoja y luego
clic en “Eliminar ”
ASIGNAR NOMBRES A LAS CELDAS:
Coloque el selector en la celda al que se le asignará un nombre y en el
Cuadro de Nombres, escribir el nombre y pulsar ENTER.
TIPOS DE DATOS EN EXCEL:
1.
TEXTO: Cadena de caracteres (palabras, títulos, nombres, etc.)2.
VALORES: Números (enteros, decimales, moneda, científica, fracción,
porcentaje) Fecha y Hora3.
FORMULAS: Son expresiones que devuelven un resultado. Las fórmulas se
pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos
FORMATO DE CELDAS
4. Es un conjunto de características que afectan la fuente, alineación, colores
de las celdas. Optimiza la forma de presentar los datos sin alterar su
verdadero valor.
Netgrafia
http://exceltotal.com/formato-condicional-en-excel/
http://exceltotal.com/fundamentos-de-formato-condicional/
http://exceltotal.com/resaltar-celdas-con-formato-condicional/
2.2. Reconocimiento del ambiente de
trabajo.
OBJETIVO:
Familiarizarnos con todos los componentes y las herramientas de
trabajo de Excel para una correcta aplicación.
En Excel, cuando interrumpe o cierra la aplicación, debe guardar o, de lo contrario, perderá el trabajo.
Cuando guarda, la hoja de cálculo se guarda como archivo en el equipo. Posteriormente, puede abrir el
archivo, modificarlo e imprimirlo.
Guarde una hoja de cálculo mediante los siguientes pasos.
1.
Haga clic en el
Haga clic en el
2.
(botón Guardar).
en la barra de herramientas de acceso rápido.
Especifique la ubicación en la que desee guardar la hoja de cálculo.
5. 3.
4.
Especifique la ubicación en la que desee guardar la hoja de cálculo en el
cuadroGuardar en. Se muestra la carpeta Mis documentos previamente seleccionada.
5.
6.
En el cuadro Nombre de archivo aparece “Libro1”.
Para cambiar el nombre de archivo, escriba uno nuevo.
Haga clic en Guardar.
3.
La hoja de cálculo se guarda como archivo.
6. 4.
5.
El nombre de archivo en la Barra de título cambia de “Libro1” al nombre de
archivo guardado.
4.
Haga clic en
Revise la ubicación en la que se guardó el archivo.
(botón Inicio) y, a continuación, haga clic en Mis documentos.
Compruebe que el archivo guardado está en la carpeta Mis documentos.
7. ABRIR EXCEL
Abrir excel. Para ello:
1 Seleccionar el menú Archivo.
2 Elegir la opción Abrir...
O hacer clic sobre le botón Abrir
de la barra de herramientas.
3 Seleccionar un archivo a abrir.
4 Pulsar la tecla CTRL del teclado, y manteniéndola pulsada seleccionar otro archivo.
5 Repetir el paso 4 hasta que estén seleccionados todos los archivos que deseamos abrir.
6 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Todos los archivos se abrirán solo que uno de ellos se visualizará en pantalla, los demás
estarán por debajo.
Botones del cuadro de diálogo
Abrir.
Cuando se abre el cuadro de diálogo aparecen varios botones en la parte superior. A continuación te
los explicamos:
Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá volver
atrás, es decir, la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta M is documentos, como
ésta se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación habrá
que especificarle un nombre.
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la
derecha, elegiremos entre:
Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del
8. recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo selecc ionado.
Organizar iconos: Nos permite ordenar la lista de archivos por nombre, tamaño, tipo o fecha.
Netgrafia
http://exceltotal.com/formato-condicional-en-excel/
http://exceltotal.com/fundamentos-de-formato-condicional/
2.3. Tipos de datos.
OBJETIVO:
Reconocer los distintos tipos de datos existentes en Excel
Valores Constantes.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha
u hora, o un texto.
NÚMEROS
Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . Pts.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo
éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo
cual es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a
300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.
Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así
se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo
de porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que
no se confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a
9. anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas
que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también
aparecen alineados a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será
necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas
que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el
año completo.
Ejemplos:
1/12/99
1-12-99
2:30 PM
14:30
1/12/99 14:30
12/07/2031
TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El
texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco
a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la
primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Fórmulas.
Es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-,Sen,Cos,etc...
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar
siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores son :
ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo:
+
-
10. *
/
%
^
TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo:
RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o
falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado
en la fórmula. En Excel pueden ser:
Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de
celdas. Ejemplo: A1:G5
Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1,G5
Si deseas información sobre la precedencia de operadores:
.
FUNCIONES
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o
valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos
mostrará un mensaje de error.
1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
4) Los argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
11. Netgrafia
http://www.excellentias.com/2010/05/funcion-excel- y-funcion-excel-o/
http://www.allexcel.com.ar/anidamiento%20de%20funciones/tutoriales/MEJORAR%
20LA%20FUNCIOB%20SI/mejorar%20la%20funcion%20si.html
2.4. Errores en los datos.
OBJETIVO:
Saber la causa que provoca el error que estamos cometiendo en
Excel y en base a ello tratar de corregirlo.
Los errores en Excel son generalmente consecuencia de haber introducido algún dato
de manera incorrecta o de utilizar inapropiadamente alguna fórmula. Excel detecta los
errores y los clasifica de manera que se nos facilite su resolución.
Si conocemos los tipos de errores en Excel podremos resolverlos fácilmente ya que
podremos identificar rápidamente la causa.
Error #¿NOMBRE?
El tipo de error #¿NOMBRE? se genera cuando una celda hace referencia a una función
que no existe. Por ejemplo, si introducimos la fórmula =FORMATOFINAL()
obtendremos este tipo de error porque es una función inexistente.
Cuando veas desplegado el error #¿NOMBRE? debes asegurarte de que has escrito
correctamente el nombre de la función. Y si estás acostumbrado a utilizar el nombre de
las funciones en inglés, pero te encuentras utilizando una versión de Excel en español,
debes utilizar su equivalente en español o de lo contrario obtendrás este tipo de error.
Error #¡REF!
Cuando una celda intenta hacer referencia a otra celda que no puede ser localizada
porque tal vez fue borrada o sobrescrita, entonces obtendremos un error del tipo
#¡REF!.
Si obtienes este tipo de error debes revisar que la función no esté haciendo referencia a
alguna celda que fue eliminada. Este tipo de error es muy común cuando eliminamos
filas o columnas que contienen datos que estaban relacionados a una fórmula y al
desaparecer se ocasiona que dichas fórmulas muestren el error #¡REF!
12. Error #¡DIV/0!
Cuando Excel detecta que se ha hecho una división entre cero muestra el error #¡DIV/0!
Para resolver este error copia el denominador de la división a otra celda e investiga lo
que está causando que sea cero.
Error #¡VALOR!
El error #¡VALOR! sucede cuando proporcionamos un tipo de dato diferente al que
espera una función. Por ejemplo, si introducimos la siguiente función =SUMA(1, “a”)
obtendremos el error #¡VALOR! porque la función SUMA espera argumentos del tipo
número pero hemos proporcionado un carácter.
Para resolver este error debes verificar que has proporcionado los argumentos del tipo
adecuado tal como los espera la función ya sean del tipo texto o número. Tal vez tengas
que consultar la definición de la función para asegurarte de que estás utilizando el tipo
de datos adecuado.
Error #¡NUM!
El error #¡NUM! es el resultado de una operación en Excel que ha sobrepasado sus
límites y por lo tanto no puede ser desplegado. Por ejemplo, la fórmula
=POTENCIA(1000, 1000) resulta en un número tan grande que Excel muestra el error
#¡NUM!
Error #¡NULO!
El error #¡NULO! se genera al especificar incorrectamente un rango en una función. Por
ejemplo, si tratamos de hacer una suma =A1 + B1 B5 Excel mostrará este tipo de error.
Observa que en lugar de especificar el rango B1:B5 he omitido los dos puntos entre
ambas celdas.
Este error se corrige revisando que has especificado correctamente los rangos dentro de
la fórmula.
Error #N/A
Este tipo de error indica que el valor que estamos intentando encontrar no existe. Por
esta razón el error #N/A es muy común cuando utilizamos funciones de búsqueda como
BUSCARV o BUSCARH. Cuando la función BUSCARV no encuentra el valor que
estamos buscando, regresa el error de tipo #N/A
Cuando te familiarizas con los errores en Excel podrás resolver fácilmente las causas
que ocasionan cada uno de ellos.
13. Netgrafia
http://www.excellentias.com/2010/05/funcion-excel- y-funcion-excel-o/
http://www.allexcel.com.ar/anidamiento%20de%20funciones/tutoriales/MEJORAR%
20LA%20FUNCIOB%20SI/mejorar%20la%20funcion%20si.html
2.5. Formato de celdas.
OBJETIVO:
Aplicando todas las herramientas darle a nuestras celdas un
formato adecuado.
Ya hemos revisado cómo utilizar el formato de números en Excel para modificar la
apariencia de valores numéricos. Ahora revisaremos las modificaciones que podemos
realizar a la apariencia de la celda para cambiar sus bordes o su color de relleno entre
otras cosas más.
El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo,
pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos
presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres
ubicaciones:
1. En la Cinta de opciones.
2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos
acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas.
Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los
grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos
comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:
14. Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de
configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos
acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:
Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación
de la ficha Inicio.
Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la
opción Formato de celdas.
En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la
opción Formato de celdas.
Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de
consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo,
el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de
diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:
Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces
podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la
combinación de teclado Ctrl + 1.
Cambiar la fuente
15. De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11.
Nosotros podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el
encabezado de alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones
diferentes:
En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos
de fuente de los cuales podremos elegir la más adecuada. Además, justo al lado
derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de
fuente.
La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.
El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde
encontramos las mismas opciones de configuración.
Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de
la fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos
utilizar en este sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K),
Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo
tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:
16. Alineación de celdas
De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a
la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la
ficha Inicio > Alineación.
1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda
verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.
2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al
centro de la misma.
3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es
de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del títul o de una columna muy
estrecha.
4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una
celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido.
6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y
además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se
mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.
Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo
Formato de celdas dentro de la sección Alineación.
17. Relleno de una celda
Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una
trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de
relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.
Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la misma
paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una
trama entonces es necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la
sección Relleno podrás elegir tanto el estilo de la trama como su color.
Bordes de una celda
La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual
ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si
son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las
demás. Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la
configuración deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio >
Fuente:
18. Este comando también está disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de
diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde podrás hacer
todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.
Estilos de celda
Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que
no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente
seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de
celda:
19. Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo
posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del
estilo debes hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna razón deseas regresar al
estilo predeterminado de una celda, entonces debes seleccionar la opción Normal.
También puedes notar que al final del menú se muestran las opciones Nuevo estilo de
celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo
momento. La opción Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro
libro de Excel.
El formato de celdas en Excel 2013 nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado
a las celdas de nuestro libro para mejorar la presentación de los datos y de esta manera
tener una mejor compresión e interpretación de los mismos.
20. Netgrafia
http://www.excellentias.com/2010/05/funcion-excel- y-funcion-excel-o/
http://www.allexcel.com.ar/anidamiento%20de%20funciones/tutoriales/MEJORAR%
20LA%20FUNCIOB%20SI/mejorar%20la%20funcion%20si.html
2.6. Opciones de autorelleno (series)
OBJETIVO:
Ahorrarnos una gran cantidad de tiempo utilizando el autorrelleno
en cuanto a las series numéricas o cualquier otro dato en serie.
Vamos a manejar una herramienta muy útil de Excel2010 como puede ser el
autorrelleno la cual nos ahorrará tiempo a la hora de crear una hoja de cálculo.
Cuadro de relleno
Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior
derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro, el controlador de relleno que
nos sirve como ya hemos visto para copiar la selección en celdas adyacentes.
Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal,
sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que modificará la operación
normal de copiado.
Por ejemplo si en una copiamos una celda cuyo contenido en Enero en la celdas
adyacentes, las celdas copiadas continuarán la secuencia de meses, Febrero, Marzo,...
Si por lo contrario copiamos una celda cuyo contenido es una fecha como por ejemplo
22/07/68, las celdas copiadas seguirán la serie de fechas, 23/07/68, 24/07/68,...
Lo mismo ocurre con horas, si copiamos una celda con por ejemplo la hora 10:00, las
copiadas seguirán 11:00, 12:00,....
Cuando copiamos fechas las opciones de relleno pasan a ser las siguientes:
21. Existen también otras series como podrían ser las numéricas.
Por ejemplo, supongamos que en la celda A1 tenemos el valor 1 y en B1 el valor 2,
ahora seleccionamos las dos celdas y con el controlador de relleno copiamos las celdas
hacia la derecha, pues en la celdas adyacentes se seguirá la serie, 3, 4, 5,...
Si en vez de 1 y 2 tenemos 2 y 4 y copiamos con este método la serie de las celdas
adyacentes seguirá con números pares.
Cuando copiamos series numéricas, las opciones de relleno incluyen Rellenar serie pero
no Rellenar meses.
Para entenderlo mejor es conveniente que lo pruebes.
Netgrafia
http://www.excellentias.com/2010/05/funcion-excel- y-funcion-excel-o/
http://www.allexcel.com.ar/anidamiento%20de%20funciones/tutoriales/MEJORAR%
20LA%20FUNCIOB%20SI/mejorar%20la%20funcion%20si.html
2.7. Diseño de formatos.
OBJETIVOS:
Emplear un formato adecuado dependiendo del tipo de trabajo
que vayamos a realizar.
Después de crear un gráfico, es posible cambiar su apariencia. Para evitar tener que
aplicar formato manualmente, Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y
estilos rápidos predefinidos que resultan muy útiles para aplicar a los gráficos. Puede
cambiar manualmente el diseño y el estilo de formato de cada uno de sus elementos
para personalizar el gráfico aún más.
Aunque no es posible guardar un diseño o un formato personalizado, puede volver a
utilizarlo guardando el gráfico como una plantilla de gráfico.
Importante Para realizar este procedimiento, debe tener un gráfico existente. Para
obtener más información acerca de cómo crear un gráfico, vea el tema sobre Inicio
rápido: Representar datos en un gráfico o Crear un gráfico de principio a fin.
¿Qué desea hacer?
Seleccionar un diseño de gráfico predefinido
Seleccionar un estilo de gráfico predefinido
Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico
Cambiar manualmente el estilo de elementos de gráfico
22.
Guardar un gráfico como una plantilla de gráfico
Seleccionar un diseño de gráfico predefinido
1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.
Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y
Formato.
2. En la ficha Diseño en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que
desee usar.
Nota Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los diseños de gráfico
estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.
Sugerencia
Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más .
Volver al principio
Seleccionar un estilo de gráfico predefinido
1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.
Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y
Formato.
2. En la ficha Diseño en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee
usar.
Sugerencia
Para ver todos los estilos de gráfico disponibles, haga clic en Más
.
Nota Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos estarán
disponibles en la galería Estilos rápidos de gráfico del grupo Estilos de diseño.
Sugerencia Los estilos de gráfico usan los colores del tema de documento actual que
se aplica al libro. Para cambiar los colores, puede cambiar el tema del documento.
También puede personalizar un documento para mostrar un gráfico con los colores
específicos que desee.
23. Volver al principio
Cambiar manualmente el diseño de elementos de
gráfico
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico o en el elemento del gráfico que desee
modificar.
Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y
Formato.
2. En la ficha Presentación, siga uno o varios de estos procedimientos:
En el grupo Etiquetas, haga clic en la opción de diseño de etiqueta que
desee cambiar.
En el grupo Ejes, haga clic en una opción de diseño para el eje o las líneas de
división que desee cambiar.
En el grupo Fondo, haga clic en una opción de diseño para el fondo que desee
cambiar.
Las opciones de paredes, pisos y giro 3D se ofrecen en los gráficos 3D únicamente.
En el grupo Análisis, haga clic en una opción de diseño para las líneas o barras
que desee agregar o cambiar.
Según el tipo de gráfico, algunas opciones de análisis pueden o no estar disponibles.
3. Nota Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento que haya
seleccionado. Por ejemplo, si está seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de
datos se aplicarán a todas las series de datos. Si está seleccionado un único punto
de datos, las etiquetas de datos se aplicarán solamente a la serie de datos o al
punto de datos seleccionado.
24. Sugerencias
En la ficha Diseño también puede encontrar opciones para agregar imágenes,
formas o cuadros de texto (grupo Insertar) y para cambiar el nombre del gráfico
(grupo Propiedades).
Para cambiar el formato de un elemento de gráfico específico, haga clic con el
botón secundario en dicho elemento y a continuación haga clic en Aplicar
formato a <elemento de gráfico>.
Volver al principio
Cambiar manualmente el estilo de formato de
elementos de gráfico
1. Haga clic en el elemento de gráfico que desee modificar o haga lo siguiente para
seleccionarlo de una lista de elementos de gráfico:
1. Haga clic en el gráfico.
Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y
Formato.
2. En la ficha Formato en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada
junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el
elemento que desee.
2. En la ficha Formato, siga uno de estos procedimientos:
En el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y
luego, en el cuadro de diálogo Aplicar formato a <elemento de gráfico>,
seleccione las opciones de formato que desee.
En el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más
seleccione un estilo.
En el grupo Estilos de forma, haga clic en Relleno de forma, Contorno de
forma o Efectos de formas y luego seleccione las opciones de formato que
desee.
y a continuación
25.
En el grupo Estilos de WordArt, haga clic en una opción de estilo de WordArt
o haga clic en Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y a
continuación seleccione las opciones de formato que desee.
Sugerencia Para cambiar el formato de un elemento de gráfico específico, haga clic
con el botón secundario en dicho elemento y a continuación haga clic en Aplicar
formato a <elemento de gráfico>.
Volver al principio
Guardar un gráfico como una plantilla de gráfico
Si desea crear otro gráfico como el que acaba de crear, puede guardar el gráfico como
una plantilla que pueda usar como base para otros gráficos similares.
1. Haga clic en el gráfico que desea guardar como plantilla.
Se mostrará Herramientas de gráficos, con las fichas Diseño, Presentación y
Formato.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.
Sugerencia A menos que especifique una carpeta diferente, el archivo de plantilla
(.crtx) se guardará en la carpeta Gráficos, y la plantilla estará disponible en Plantillas en
el cuadro de diálogo Insertar gráfico (ficha Insertar, grupo Gráficos, Selector de
cuadro de diálogo
) y en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico (ficha
Diseño, grupo Tipo, Cambiar tipo de gráfico).
Nota Una plantilla de gráfico contiene el formato del gráfico y almacena los colores
que se estaban usando al guardar el gráfico como plantilla. Cuando use una plantilla de
gráfico para crear un gráfico en otro libro, el nuevo gráfico usará los colores de la
plantilla de gráfico y no los colores del tema de documento aplicado actualmente al
libro. Para usar los colores del tema del documento en lugar de los de la plantilla de
gráfico, haga clic con el botón secundario en el área del gráfico y a continuación haga
clic en Restablecer para hacer coincidir el estilo.
Netgrafia
http://hojamat.es/guias/guiaexcel/Guia104.pdf
26. 2.8. Fórmulas y funciones básicas:
descripción, sintaxis y ejercicios de
aplicación.
OBJETIVO:
Poder aplicar de la menra sencilla las formulas en Excel
conociendo ya su funcionamiento.
Funciones Básicas:
• Suma: Con esta función lo que calculamos es la suma de todos los números de un
conjunto de datos (también denominado rango) Se representa en la hoja de Excel:
=SUMA(celda(s):celda(s)).
• Resta: Análogamente a la suma, pero con el signo - en vez del signo:. Y será:
=RESTA(celda(s)-celda(s)).
• Producto: Multiplica todos los números obteniendo el producto de dichos números.
Aparecerá: =PRODUCTO(celda(s);celda(s)).
• Dividir: De forma similar al producto. La formula aparecerá
=DIVIDIR((celda(s)/celda(s)).
• Porcentaje, %: Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos, dividiendo
la cantidad entre el total. La expresión de esta función es = PRODUCTO(%; celda(s)).
• Máximo y Mínimo: Con esta función Excel nos va a indicar el valor máximo y
mínimo de un conjunto de valores. Así:=MAX(rango) y=MIN(rango).
• Promedio: Devuelve la media aritmética de una serie de valores. Con la expresión:
=PROMEDIO(rango).
Breve Ejemplo:
Supongamos que tienes los siguientes datos:
En la celda A1: 3 y en la celda A2:2.
Estas situado en la celda A3, quieres realizar la suma de estos números, para ello vas a:
27. Insertar, Función, elige Suma y pulsa o escribe en el primer rectángulo A1 y en el
segundo A2 damos a aceptar, obtenemos 5.
Procede de igual forma para realizar el cálculo del resto de funciones explicadas y así
habrás realizado tus primeros pasos en Excel.
La función SI en Excel
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una
condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar
decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.
Sintaxis de la función SI
Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores
a devolver de acuerdo al resultado de la función.
Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si
el resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el
resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la
evaluación es FALSO.
La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también
puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números,
referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al
resultado de la Prueba_lógica.
Ejemplos de la función SI
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un
mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de
REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.
28. Función SI anidada
Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la
primera de manera que pruebe alguna condición adicional. Las funciones SI anidadas
aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a
probar.
Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a
números de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a “A” entonces el
valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo podemos resolver
con la siguiente función SI anidada:
SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10))
El resultado será el siguiente:
¿Qué pasaría si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si encontramos
una “C” debemos colocar el valor 20. La función SI anidada será la siguiente:
SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10, SI(celda = "C", 20)))
Una función SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solución a tu problema
pero no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad.
Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegarás ni a la
mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lógica empleada en todas esas
funciones. Mientras tanto disfruta de tus funciones SI anidadas.
29. Netgrafia
http://exceltotal.com/funcion-si-anidada/
http://www.allexcel.com.ar/anidamiento%20de%20funciones/tutoriales/MEJORAR%2
0LA%20FUNCIOB%20SI/mejorar%20la%20funcion%20si.html
2.9. Manejo de filtros y ordenación de
datos.
OBJETIVO:
Aprender el manejo de filtros y como ordenar datos.
Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojas de cálculo y
ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, el filtrado es diferente por la
forma en la que te permite calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.
Pasos para filtrar los datos
Vamos a filtrar el contenido de una lista de productos de una empresa de tecnología.
Mostraremos sólo los ordenadores portátiles y proyectores que están disponibles.
Paso 1:
Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un nombre y haz clic en el
encabezado de la columna filtrarás.
Paso 2:
30. Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. Posteriormente, pulsa la
opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas desplegables en el encabezado de cada
columna.
Paso 3:
Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En este ejemplo,
vamos a filtrar la columna Tipo.
Paso 4:
Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no
deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar
todo rápidamente.
Paso 5:
Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, portátil y
proyector.
31. Paso 6:
Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente. Sólo
portátiles y proyectores serán visibles.
Netgrafia
http://hojasdecalculo.about.com/od/Privacidad_seguridad_en_Excel/a/Validaci-On-Datos-EnExcel.htm
http://www.aulaclic.es/excel2010/t_5_1.htm
2.10. Elaboración y configuración de
gráficos estadísticos.
OBJETIVO:
Aprender la manera correcta de como elaborar un grafico
estadístico dependiendo las necesidades.
Cuando realizamos alguna consulta pública para cualquier tipo de trabajo que
debemos reflejar mediante estadísticas, éstas, para ser más entendibles, deben ser
mostradas mediante gráficos.
Excel 2010 posee una gestión de gráficos bastante buena, y en su uso en la enseñanza
32. y en pequeñas oficinas permite cumplir la mayoría de los objetivos.Además, en esta
versión se ha mejorado la calidad visual y las opciones de formato.
Para confeccionar un gráfico necesitaremos una tabla previa de datos. Es conveniente
que esa tabla (o rango) de datos posea títulos de cabecera en la primera fila y en la
mayoría de los casos, que también existan en la primera columna. Si los
encabezamientos (o rótulos, o etiquetas) deseados no son adyacentes a los datos, es
preferible copiarlo todo en una tabla nueva. También se pueden usar tablas sin etiquetas,
pero después es complicado intentar añadirlas.
Cuando realizamos alguna consulta pública para cualquier tipo de trabajo que
debemos reflejar mediante estadísticas, éstas, para ser más entendibles, deben ser
mostradas mediante gráficos.
Esto se lo puede realizar de manera rápida y sencilla en el programa Excel, que está
especialmente pensado para este tipo de trabajos, nuestro experto en el tema nos
estará explicando el paso por paso para lograr realizar este tipo de gráficos
estadísticos.
Empezamos con la primera tabla seleccionamos solo los datos relevantes que son la
columna Partidos y Votos los seleccionamos como muestra en la imagen de abajo:
Ahora hacemos clic en la pestaña Insertar, y escogemos Grafico Circular
como muestra en la siguiente imagen:
Ahora si todo va bien nos saldrá la siguiente forma:
33. Si hacemos clic en la imagen en la parte superior de MS Excel 2010 nos saldrá una
opción en la cual nos permite agregar etiquetas y porcentajes, como muestra en la
siguiente imagen:
Recuerda que la opción e arriba que se muestra en la imagen de arriba solo aparece
cuando hacemos clic en el grafico entero.
Ahora demarcamos la tabla 2 de la misma forma como muestra la imagen siguiente:
De la misma forma escogemos para este tipo de tablas el grafico Columna Agrupada
3D de la pestaña Insertar, como muestra en la siguiente imagen:
Y listo nuestro resultado será este:
