Cirkularna pisma u Word-u
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Cirkularna pisma u Word-u

on

  • 4,547 views

 

Statistics

Views

Total Views
4,547
Views on SlideShare
4,525
Embed Views
22

Actions

Likes
0
Downloads
35
Comments
0

1 Embed 22

http://www.nasaskola.net 22

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Cirkularna pisma u Word-u Cirkularna pisma u Word-u Presentation Transcript

  • Učenice: Mentor:Anđelković Marina Pejčić DejanDejanović RadmilaCvetanović Aleksandra
  • Sadržaj• O programu Microsoft Office, Word• Cirkularno pismo• Zadaci i rešenja
  • O paketu Microsoft Office, WordMS Word se instalira isključivo u paketuprograma Microsoft Office. Ms Office paketsadrži nekoliko programa, a najkorišćenijisu:• MS Access – rad sa bazama podataka;• MS Excel – program za tabelarnekalkulacije i izradu dijagrama;• MS Outlook – slanje i pravljenje e-mail-ova, elektronski rokovnik, kalendar, planer;• MS Power Point – program za izraduprezentacija;•MS Word – tekst procesor.
  • Cirkularno pismo Cirkularno pismo se koristi pri izradi grupe dokumenata, kao što je pismo obrazac za više klijenata ili list nalepnica sa adresama. Svako pismo ili nalepnica sadrži istu vrstu informacije, dok je sadržaj jedinstven. Na primer pisma klijentima mogu biti prilagođena tako da se svako pismo obraća svakom klijentu prema imenu. Jedinstveni podatak ili oznaku svakog pojedinca pisma dolazi iz unosa u izvoru podataka.
  • Postupak izrade cirkularnih pisma podrazumeva sledeće korake:• Postavljanje glavnog dokumenta (statički deo cirkularnog pisma), je onaj deo koji se ne menja od jednog do drugog zapisa s podacima. Kada budete zadovoljni onim što ste napravili, pozovite Mail Merge Helper tako što ćete izabrati Tools, Mail Merge.
  • • Povezivanje dokumenata sa izvorom podataka. Sledite korake u Mail Merge helperu da biste postavili cirkularno pismo kao dokument za objedinjavanje, zatim cirkularnom pismu priključite izvor podataka – listu ili bazu podataka za objedinjavanje. Microsoft Word Document
  • Postavljanje glavnog dokumenta• Prilikom pravljenja glavnog dokumenta za objedinjavanje, na raspolaganju su vam sve Wordove Microsoft Word alatke. Možete da podesite Document formatiranje, umetnete slike, napravite gornje i donje žive kolone, dodate tabele i polja i da radite sa objektima u sloju za crtanje. Na primer, mogli biste da umetnete logotip vaše kompanije u pismo ili da koristite oblačić AutoShapea da privučete pažnju na određenu prodajnu poruku.• Kad ste zadovoljni sadržajem svog cirkularnog pisma, izaberite Tools, Mail Merge. U okviru Mail Merge Helper pritisnite Create, Form Letters, Active Window. Time pretvarate tekući dokument u glavni dokument za objedinjavanje pošte
  • Određivanje izvora za imena i adrese• Pošto ste završili • Kad pretisnete Get Data pravljenje statičkog dela u okviru Mail Merge cirkularnog pisma, morate Helper, imate četiri da saopštite Wordu gde izbora: da uzme podatke za objedinjavanje. U stvari, • Open Data Source na ovom mestu, Wordu su • Create Data Source potrebna samo imena polja sa podacima – • Use Adress Book prezime, ime, adresa i • Header Options tako dalje – ali Mail Merge Helper koristi momenat da vas navede da odaberete izvor podataka. • Dalje…
  • • Create Data Source – ova opcija traži od vas imena polja koja Word koristi za izradu tabele “spremno za objedinjavanje” u Word dokumentu, zajedno sa korisnim modulom Data Form koji je u uzajamnoj vezi sa tabelom. Alternativno, iz okvira za dijalog Create Data Source, možete da koristite Microsoftov Query za postavljanje novog upita ili baza podatka ili za izdvajanje informacije iz postojeće baze podataka, bilo da je to Access, Oracle, SQL Server ili neki drugi format koji je dostupan upitu.
  • • Open Data Source – ako imate postojeći izvor podataka, biloda je to tabela u Wordovom dokumentu, lista u Excelovojradnoj svesci ili Accessova baza podataka, koristite ovu opciju.Ako prvi red Wordove tabele ili Excelove liste uključuje imenapolja (Prezime, Ime i tako dalje), moći ćete odmah da izvršiteobjedinjavanje.
  • • Use Address Book – ako se vaši podaci o imenu i adresama održavaju u Outlookovoj “Personal Address Book” ili “Contacts” listu ili aplikaciji Exchange, imate sreće. Izaberite ovu opciju i Word direktno uvozi podatke.
  • • Header Options – ako je vaš izvor podatakapostojeći Wordov dokument/tabela ili Ekselova lista Iako prvi red tabele ili liste ne sadrzi mnogo imenapolja, pritisnite ovde da biste definisali polja.Priključivanjem izvora podataka dokumentu, vinalažete Wordu da doda skrivena polja na početkudokumenta; posle toga, proces je završen, imenapolja su dostupna Wordu i vreme je za postavljanjepolja u cirkularno pismo.
  • Postavljanje polja podataka unutar dokumenta Polja podataka predstavljaju vezu između vašeg cirkularnog pisma i izvora podataka. Na primer, ako imate polje izvora podataka nazvano Prezime, Word zamenjuje svaku pojavu polja “Prezime” u cirkularnom pismu sa podacima Prezime u tekućem zapisu izvora podataka. Najlakši put za umetanje polja podataka u vaše cirkularno pismo je putem liste Insert Merge Field na paleti alatki Mail Merge. Postavite tačku umetanja tamo gde želite da se pojavi polje podataka, pritisnite Insert Merge Field i izaberite polje koje vam je potrebno.
  • Filtriranje poštanskih spiskovaAko hoćete da odaberete Okvir za dijalog Query Optionspodskup zapisa iz izvora vam takođe dozvoljava da zapodataka, izaberite Tools, Mail sortiranje koristite do tri glavnaMerge (ili pritisnite dugme Mail ili sporedna polja. Da bisteMerge Helper napaleti altki Mail sortirali podatke pre nego štoMerge). Zatim pritisnite dugmad počnete proces objedinjavanja,označeno sa Query Options.U otvorite karticu Sort Records iokviru za dijalog Querys Options odredite koja će se polja koristitipodesite kriterijum za izbor. za sortiranje podataka.
  • Pregled rezultata objedinjavanja pošteDa biste videli kako će se odvijati proces objedinjavanja, počnite takošto ćete dati nalog Wordu da vam pokaže kakav će biti rezultat kadaobjedinite žive podatke sa vašim cirkularnim pismom. Da biste topostigli, pritisnite dugme View Merged Data na paleti alatki Mail Merge,a zatim nekoliko puta zaredom, dugme Next Record da biste videlikako se pojavljuju zapisi.Koristite ovaj pregled da biste proverili krupna greške:• Potražite netačna polja – na primer, ona koja sadrže “Ime”, a u kojimaste hteli da upotrebite “Prezime”.• Pregledajte da li u izvornim podacima ima nepouzdanih informacija:ako polovina zapisa izvora podataka nema stavku u polju “Zvanje”, naprimer, moraćete da nađete način da rešite ovaj problem.
  • • Ako vidite da neki delovi u procesu objedinjavanja ne izgledajudobro – ako, na primer, neko od objedinjenih pisama prelazi na drugustvarnu – pritisnite View Merged Data na paleti alatki Mail Merge, azatim se vratite i ispravite cirkularno pismo.Zatim proverite same podatke. Ako je ovo prvi put da koristiteodređeni izvor podataka, naložite Wordu da izvede preliminarnoobjedinjavanje, izveštavajući o problemima kako se oni pojavljuju. Upraksi je neobično da se izvor podataka sa više od nekoliko stotinazapisa objedini bez problema u prvom pokušaju.Da biste izveli preliminarno objedinjavanje, pritisnite dugme Check forErrors na palieti alatki Mail Merge i izaberite jedan od tri raspoloživanivoa skeniranja.
  • Slanje većeg broja poruka elektronskom poštom ifaksom uz pomoć Outlooka i objedinjavanje pošte Ako koristite Outlook 2000, pravljenje većeg broja personalizovanih poruka elektronske pošte i faksova je skoro isto tako jednostavno kao i pravljenje i objedinjavanje cirkularnih pisama. I to na sledeći način: • Završite poruku elktronske pošte ili faks kao da su cirkularno pismo, koristeći uputstva iz prethodnog odeljka. Priključite izvor podataka i proverite glavni dokument sa živim podacima. • Umesto da Word izvrši Merge to New Document, pritisnite dugme Mail Merge Helper na paleti alatki Mail Merge.
  • • Na listi Merge To u okviru za dijalog Merge izaberite Electronicmail.• Pritisnite dugme Setup i izaberite bazu podataka koje sadržielektronsku adresu primaoca ili broj njegovog faksa. Upišitepredmet, ako želite, i pritisnite OK.• U okviru za dijalog Merge pritisnite dugme Merge. Wordizvršava objedinjavanje i prenosi objedinjene poruke elektronskepošte ili faksove u Outlookovo otpremno sanduče.
  • Pravljenje katalogaJedina stvarna razlika između načina na koji Word rukujecirkularnim pismima i načina rada sa objedinjenim “katalozima”je u korišćenju preloma stranica. U cirkularnom pismu Wordumeće prelom stranice kad završi obradu zapisa iz izvorapodataka. U katalogu, Word ne dodaje prelome stranica;rezultat toga je da zapisi slede jedan iza drugog u završnomdokumentu.Recimo da želite da štampate namenski izveštaj svih osoba usvojoj Outollkovoj listi Contacts, u kojem se na jednoj stranicipojavljuje nekoliko zapisa – možda u vašoj vlastitoj verzijiformata stranice sa dnevnim rasporedom obaveza.
  • Evo kako to da uradite:• Počnite da pravite novi dokument kako je opisanou prethodnim odeljcima, ali kada prvi put koristteMail Merge Helper, izaberite Create, Catalog. Ovimdajete instrukciju Wordu da želite da stavite više odjednog zapisa na stranicu.•Dodajte polja koristeći Insert Merge Field, kao štoste to radili i ranije.• Podesite dokument kako vam odgovara. U slučajuizveštaja koji izgledaju kao dnevni rasporedobaveza, možda ćete želeti da napravite veći brojkolona, promenite veličinu stranice i/ili podesiteizvor papira tako da štampa na posebnimperforiranim listovima.• Dajte nalog Wordu da izvede objedinjavanje udatoteku.
  • Napredne tehnike objedinjavanja pošte Objedinjavanje pošte radi koristeći Wordova polja posebno projektovana za primenu objedinjavanja. Da biste videli ta polja, otvorite glavni dokument za objedinjavanje i pritisnite Alt+F9 ili izaberite Tools, Options, otvrorite karticu View i potvrdite polje Field Codes.
  • Objedinjavanje koverataObjedinjavanje radi pravljenja koveratakoji se slažu u odnosu jedan premajedan sa obradom cirkularnih pisamanije teško, sve dok se trudite da seizvor podataka ne menja u periodu odobrade cirkularnih pisama doštampanja koverata i da su filtri kojeodređujete identični.Da biste pokrenuli obradu koverata,koristite Mail Merge Helper i pritisniteCreate, Envelopes. Ako koristitečarobnjaka Envelope i kažete mu dapravite koverte za poštanski spisak, onće automatski pokrenuti Mail MergeHelper. Da biste pokrenuli ovogćarobnjaka, izaberite File, New, otvoritekarticu Letters & Faxes i dvaputuzastopno pitisnite Envelope Wizard.
  • Postoji i alternativni (i ne dokumentovani) način za pravljenje koverata istovremeno sa glavnom obradom cirkularnih pisama. Ovim načinom se prave koverti isprepletano sa cirkularnim pismima – dobijate jedan koverat i njegovo pismo, zatim koverat i pismo sledećeg zapisa i tako dalje. Ako imate štampač sa odvojenim ulagačima za papir za cirkularna pisma i za koverte – većina laserskih štampača ionako ne uzima koverte sa istog mesta kao i standardni papir – tehnika radi i to bi moglo da vas poštedi frustacije sa neusklađenim kovertima i cirkularnim pismima. Ovako ćete to uraditi:• Napravite svoje cirkularno pismo.• Pre nego pto priključite izvor podataka, izaberite Tools, Envelopes and Labels. Na kartici Envelopes upišite povratnu adresu koju želite. Zatim pritisnite Options i podesite potreban ulagač za svoje koverte.• Priključite izvor podatka i rasporedite polja u svom cirkularnom pismu kao obično. Kad završite sa pismom, premestite se do koverta i umetnite polja za objedinjavanje u koverat tamo gde želite da se pojave.• Izvedite objedinjavanje u datoteku. Kad štampate datoteku, koverti se pojavljuju ispred cirkularnih pisama, raspoređeni kroz celu obradu objedinjavanja.
  • Objedinjavanje nalepnica• Wordove funkcije za pravljenje •Sledite Wordove zahteve da poštanskih nalepnica rade biste postavili polja za dovoljno dobro za male objedinjavanje (Create nalepnice – to jest, nalepnice Labels). koje su dovoljno velike samo za ime i adresu. Ali, ako koristite prehodno štampane nalepnice ili ako imate veće nalepnice i hoćete da na njima štampate svoju povratnu adresu ili logotip, ili ako hoćete da promenite podrazumevani font, imaćete samo probleme. Da biste izveli objedinjavanje pošte i napravili nalepnice na uobičajen način:• Pokrenite Mail Merge Helper tako što ćete izabrati Tools, Mail Merge, a zatim Create, Mailing Labels.
  • Ako možete da koristite objedinjene datoteke da biste štampali nalepnice koje su vam potrebne, ovo je najbolji način da radite sa nalepnicama. Ali ako želite da stavite povratnu adresu na nalepnice, promenite fontove, ili zalepite poštanski broj na dnu nalepnice, moraćete biti malo kreativniji – i uložiti mnogo vište truda. Probajte na ovaj način:• Napravite stranu sa nalepnicama. Najbrži način da to uradite je da izaberete Tools, Envelopes and Labls, a zatim odaberete odgovarajući raspored nalpnice na kartici Labels. Pritisnite, zatim, New Document da biste odredili uzorak koji će odgovarati vašim nalepnicama.• Prilagodite nalepnice kako god želite – na primer, dodajte adresu pošaljioca, ili logotip. Razmislite gde će biti smešteni objedinjeni podaci i , ako želite, promenite formate fonta za te pasuse.• Pretvorite svoju prilagođenu stranicu sa nalepnicama u “cirkularno pismo” tako što ćete da otvorite okvir Mail Merge Helper i izaberite Create, Form Lettes.
  • • Priključite izvor podataka, kao i obično.• Dodajte polja podataka na mesta gde želite da se imena i adrese pojave na nalepnicama.• Na početku svake nalepnice, osim prve, pritisnite jedanput, a zatim pritisnite Insert Word Field, Next Record. Ovaj korak je od najveće važnosti: on nalaže Wordu da se premesti do sledećeg zapisa izvora podataka na početku svake nalepnice osim prve.• Konačno, pogledajte objedinjene podatke, proverite ih, objedinite ih u datoteku i štampajte.
  • Prilagođavanje cirkularnih pisama pomoćupolja U glavnom dokumentu za objedinjavanje možete da koristite bilo koje Wordove velike zbirke polja. Ovo je posebno praktično ako radite objedinjavanje iz Outlookove liste Contacts i ako hoćete da se rešite stavke “United States of America” iz svih domaćih objedinjenih zapisa. Ovo je najlakši način da ih se rešite:• Koristite korake navedene na početku ovog odeljka da biste videli kodove polja u glavnom dokumentu za objedinjavanje.• Pronadjite prvu pojavu polja {MERGEFIELD Country} i pritisnite Ctrl+X da ga odsečete i postavite u klipbordu.
  • • Na paleti alatki Mail Merge pritisnite Insert Word Field, zatim If...Then...Else.• U polju Field Name izaberite Country. U polju Compare To upišite United States of America. Pritisnite OK i Word umeće polje {If{MERGEFIELD Country}=+”United States of America” “” “”} u vaš dokument.
  • • Izbrišite par navodnika iz polja koje ste napravili u koraku 4 i prenesite polje {MERGEFIELD Country} na njegovo mesto.• Ponovite korake od 3 do 5 za svaku pojavu polja {MERGEFIELD Country}. Ako imate više od nekoliko polja {MERGEFIELD Country}, možete da koristite Word-ovu funkciju Replace da biste ih zamenili. Kad završite, svako polje bi moralo da izgleda ovako: {If{MERGEFIELD Country}= “United States of America” “” {MERGEFIELD Country} Što nalaže Wordu da umetne ime države, osim ako je to “United States of America” Druga dva polja su praktična ako hoćete da Word zaustavi objedinjavanje kod svakog zapisa i dozvoli vam da upišete namenske podatke. I {Ask} i {Fillin} traže podatke za svaki objedinjeni zapis. Prva funkcija preuzima sve što unesete naobeleženu lokaciju cirkularnog pisma; druga zamenjuje polje sa onim što je upisano.
  • Da biste koristili polje {Filinin}, uradite sledeće:• Postavite tačku umetanja tamo gde želite da se namenski tekst pojavi u cirkularnom pismu• Na paleti alatki Mail Merge pritisnite Insert Word Field, zatim Fill-in. Upišite odgovarajući odzivnik i podrazumevani tekst.• Izvršite objedinjavanje kao i obično. Word vam, svaki put kad naiđe na polje {Fillin}, po jedanput za svaki zapis izvora podataka omogućava unos bilo kog namenskog teksta koji želite.
  • Zadatak u okviru cirkularnog pisma Microsoft Word Document Rešenje zadatkahttp://www.youtube.com/watch?v=LgPCIgwR2KQ&feature=youtu.be