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Capítulo 10 sistema de registro
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Capítulo 10 sistema de registro

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  • 1. Capítulo 10:Principales Registros de un Sistema ContableEnlaces patrocinadosGuía Para Publicar LibroRecibe Una Guía De Publicación Sin Costo Alguno.www.Palibrio.com Libro Diario Es un registro cronológico de las transacciones en que participa laempresa. En él se ingresan todos los hechos económicos de la empresa, en formade asientos contables, respetando las normas de débitos y créditos antesmencionadas. Banca Financiera Se Un Experto en CorporateFinance Y Banca de Inversiones. +InfoAqui! www.ieb.esEnlaces patrocinados Las principales razones de porqué usar un libro diario son: 1. El Libro diario muestra toda la información sobre una transacción en unsolo lugar y también proporciona una explicación sobre la transacción. 2. El libro diario otorga un registro cronológico de todos los eventos de lavida de una empresa. 3. Ayuda a prevenir errores. Asiento Contable Un asiento diario es el proceso de ingresar la información de algunatransacción al libro diario. Los siguientes son los elementos de un asiento contable: 1. Fecha: debe indicarse la fecha de la transacción. 2. Nombre de cuentas que se debitan y que se acreditan, las cuentas quese debitan se anotan en primer lugar y en segundo lugar los nombres de lascuentas que se acreditan, considerando una sangría.
  • 2. 3. Valores por los que se cargan o abonan las cuentas, todos los cargos seanotan en la columna DEBE del libro diario y los abonos se deben anotar en lacolumna HABER del libro diario. 4. Glosa: Es una breve explicación del significado del asiento contable ydebe anotarse en la última línea del asiento. Libro Mayor Se agrupa la información contenida en el libro diario, por cuentas, comoanteriormente se explicó cuando se mencionó a la cuenta, en general, se detallaesta información en un mayor esquemático o T. Libro de Inventario y Balances Una vez, que ya se ha traspasado toda la información del libro diario almayor y esta se encuentra agrupada, se procede a hacer el balance, el que deberegistrarse en este libro. El Balance es un estado de la situación de la empresa. Asimismo, en este libro debe registrarse el Invenatrio que se practica alfinal de cada año y que corresponde al inicial del año siguiente. Unidad IV Estados Financieros Balance Tabular o de ocho columnas. Este Balance se confecciona con fines tributarios, pero también como unaforma de comprobar la cuadratura. Su formato es el siguiente: Sumas Saldos Balance General Estado de Resultados Cuenta Débitos Créditos Deudor Acreedor Activo Pasivo PérdidaGanancia Balance Clasificado Financiero. Es un Estado Financiero-Contable que refleja la situación patrimonial deuna empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. Elactivo muestra los derechos y bienes con que cuenta la empresa, mientras que elpasivo detalla sus obligaciones tanto financieras, como con los dueños. El activo suele subdividirse en inmovilizado o activo fijo y activo circulante.El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructurafísica de la empresa, y el segundo el disponible, las cuentas por cobrar, las
  • 3. inversiones de corto plazo y las mercaderías. En el pasivo se distingue entrerecursos propios (patrimonio), pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Losprimeros son los fondos que aportan los dueños de la empresa(capital social,reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (bonos,obligaciones a largo plazo), y el pasivo circulante son deudas a corto plazo(proveedores, deudas a corto plazo. El Balance Financiero se formula de acuerdo con un formato y un criterioestándar para que la información básica de la empresa pueda obtenerseuniformemente como por ejemplo: posición financiera, capacidad de obtenerganancias y fuentes de obtención de recursos. Estado de Resultados. Es un Estado Financiero-Contable que muestra el resultado de lasoperaciones (actividades habituales de la empresa) y también el resultado nooperacional, que es capaz de generar la entidad durante un periodo determinado.Este Estado es complementario al Balance General. Presenta la situaciónfinanciera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parámetro losingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Este Estado también muestra la diferencia entre el total de los ingresos ensus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, intereses ganados , entreotros y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios,intereses pagados, entre otros. Estado de Flujo Efectivo Se entiende por EFE al estado financiero básico que muestra los cambiosen la situación financiera a través del efectivo y equivalente de efectivo de laempresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados(P.C.G.A.. El EFE ofrece a los usuarios de la información contable la posibilidadde conocer y resumir los resultados de las actividades financieras de la empresaen un período determinado y poder inferir las razones de los cambios en susituación financiera, constituyendo una importante ayuda en la administración delefectivo, el control del capital y en la utilización eficiente de los recursos en elfuturo. El Estado de Flujo Efectivo consta de tres partes: Flujo de Operación, Flujode Financiamiento y Flujo de Inversión.
  • 4. En el Flujo de la Operación, se anotan todos aquellos ingresos de efectivoproducto de las operaciones del giro de la empresa, además de todas aquellasque se relacionan con el resultado operacional del Estado de Resultados. Delmismo modo, a todos los ingresos se le deben restar todos los egresos de efectivocon características similares a las mencionadas anteriormente. En el Flujo de Financiamiento, se clasifican todos aquellos ingresos yegresos que se relacionan con las actividades de obtención de recursos enefectivo, como obtención de préstamos, pago de intereses, pago cuotas depréstamos,etc. En el Flujo de Inversión, se clasifican todos aquellos ingresos y egresosque tienen relación con las compras de inversión que realiza la empresa, engeneral con el fin de mantener estos activos por largo plazo en la empresa. Por ejemplo, compra de activo fijo, compra de acciones de una empresarelacionada, etc. Notas a los Estados Financieros Las Notas a los Estados Financieros son un complemento a los EstadosFinancieros, de carácter más bien cualitativo, pero en ocasiones contienen datoscuantitativos. En general, las Notas a los Estados Financieros, detallan ciertas cuentasde los Estados Financieros y detallan el marco y la situación general de laempresa sobre la cual se generaron tales estados. Informan acerca de situacionesespeciales como un cambio contable, que podría afectar a decisiones de losinversionistas u otros usuarios de la información contable. Unidad V: Activo Corto Plazo. Disponible El disponible representa recursos financieros líquidos, es decir, el dinero enefectivo que tiene la empresa y los saldos en la cuenta corriente de la empresa.Se pueden clasificar como disponible los recursos, solamente cuando no existerestricción que impida utilizarlos en el momento que se les requiera. Caja Chica En estricto rigor, en esta cuenta sólo debieran clasificarse el dinero enefectivo que posee la empresa. Sin embargo, en ocasiones, se incluye también loscheques de terceros, que no tienen restricciones de algún tipo.
  • 5. El dinero en efectivo que la empresa maneja debe controlarse, de tal modode tener un orden con respecto a éste. Generalmente, las empresas tienen unresponsable de la caja chica a quien se le entrega periódicamente un monto dedinero en efectivo, quien debe efectuar rendiciones acerca del uso de los fondosrecibidos. Usualmente en la empresa se realiza el denominado Arqueo de Caja, queconsiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapsodeterminado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivorecibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que seencuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambiénpara saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores oejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas noprevistas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes,con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias secontabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes comoingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta"Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias". Conciliación Bancaria Consiste en la comparación de los registros de las operaciones que lleva laempresa, con el registro que llevan los Bancos y que informan a través de lacartola bancaria, con la finalidad de proceder a hacer las correcciones o ajustesnecesarios en los libros de contabilidad que posee la Empresa. La conciliaciónbancaria se realiza ya que es común que los saldos de la cartola enviada por losBancos, no coincidan con los registros contables que lleva la empresa por una omás de las siguientes razones: - Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de losmismos, llamados también cheques girados y no cobrados. - Depósitos que la Empresa realizó en el momento que el Banco ya habíaemitido la cartola bancaria. - Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa - Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación.
  • 6. - Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. - Cargos que efectúa el Banco causados por intereses, comisiones,impuestos, cuotas de préstamos efectuados a la empresa, etc. - Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses,cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto - Errores u omisiones por parte de los Bancos Existen diferentes métodosde conciliación: Método de Cuatro Columnas. Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para lacuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros delBanco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustesque hay que hacer en el Libro de la Empresa. Una vez, que se llena el cuadro que a continuación se indica, se procede arealizar los ajustes correspondientes a la empresa, en forma de asientos de diario. Conciliación por Saldos Ajustados. Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo delEstado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer lascorrecciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientesde registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros dela Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa nohabía registrado. El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de lasiguiente manera: - Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuandorecibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: cuentas por cobrar de laEmpresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores uomisiones. - Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como soncomisiones, cheques devueltos o anulados, etc. De la misma manera se hacen losajustes al estado de cuenta enviado por el Banco:
  • 7. - Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho, los cuales noaparecen en la cartola bancaria tales como los errores u omisiones o los depósitosa última hora. - Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes decobro, errores u omisiones. Conciliación por Saldos Encontrados Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuentadel Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayorde la Empresa, es decir: - Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora,efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresano haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores uomisiones. - Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y nopresentados para su cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados encuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de laempresa). El formato utilizado para el método más común y utilizado es el siguiente: Empresa Banco Transacción Debe Haber Debe Haber Totales 100 50 50 100 Diferencia 50 50