Toetsen & Roosteren
Aanleiding
• Opdracht CVB:

“Kwaliteit van het toetsroosteren omhoog”
• Onderdeel van Strategisch Programma Bedrijfsvoerin...
Verschuiving inzicht o.b.v. de DLWO
(een andere aanpak)

“Roosteren staat niet op zichzelf”
 Benefits naast besparen
 In...
Welke benefits?
 Kosten & tijd significant reduceren
 Ca 35 FTE nu. Doel: 15% kostenbesparing

 Studenten- en medewerke...
Inzicht in het gehele proces
 Toetscode equivalentie
 inschrijven versus plannen

 Metadata onderhoud roosterpakket
 H...
Knelpunten


Onderhoud metadata roosterpakket (HR, Facilitair, SV, etc)
 Ca 5 FTE onderhoud metadata



Toetscode equiv...
Oplossing knelpunten: Integratie infrastructuur





Kostenreductie
Beveiliging & beheersbaarheid
Kwaliteit, standaard...
Samenvatting “Toetsen en roosteren”
 Maakt integraal onderdeel uit van DLWO
 Inzicht in processen: knelpunten in kaart, ...
Data Manager local & cloud integrations
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

TOPdesk, Planon,SNOW
HP SD/SM, BMC, assyst,Clientel...
Data Manager

Data Manager local & cloud integrations
ETL

Workflow

Portal

Connector
Oplossing: Scope4mation Data Manager
 Alle functionaliteit gerealiseerd zonder programmeren
 Automatiseren taken, batchv...
Toetsen en roosteren. Besparen én verbeteren!-Jelgar Dewilde- OWD13
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Toetsen en roosteren. Besparen én verbeteren!-Jelgar Dewilde- OWD13

305

Published on

Sessieronde 2 (12.15-13.00)
Sprekers : Jelgar Dewilde (Hogeschool Inholland) in samenwerking met Scope4mation
Locatie : Veder
Omschrijving : Studenttevredenheid, beveiliging, efficiency en de relevant hoge kosten rondom ‘Toetsen en roosteren’ hebben bij onze organisatie hoge prioriteit. In deze sessie delen we de aandachtspunten, de aanpak en hoe we een integrale oplossing voor deze onderwerpen aan het realiseren zijn. Deze sessie is een must voor iedere organisatie die met minder FTE’s en budget zowel studenten, medewerkers, de accountant als de inspectie tevreden moeten houden. Of dat lukt en hoe?… Deel mee in de kennis en aanpak.

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
305
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Aanleiding project:Opdracht CVB kosten voor het toetsen en roosteren te verlagen-Momenteel ca 35 FTE mee belast dit moet lager. Initieel lag focus op het roosteren-Oplossing.niet realistisch: minder toetsen ;-)-Realistisch idee: vaststellen knelpunten in proces en waar tijd gewonnen kan worden. -Inzetplanning en inzet van mensen en middelen verlagen, effectiviteit en kwaliteit verbeteren.Onderdeel van Strategisch Programma BedrijfsvoeringOverige omgevingsfactoren meenemen in verkenning in relatie tot strategisch programma en toetsen en roosteren. Er is meer te winnen!
  • Roosteren is onderdeel van de DLWOIn eerste instantie was alleen de roosterapplicatie zelf in beeld (vanwege grote aantal FTE’s)Hoewel kostenreductie belangrijk zijn ook overige benefits in kaart gebracht Door eerst procesketen in kaart te brengen de daadwerkelijk knelpunten inzichtelijk gemaakt Optimalisatie vanuit en t.b.v. facilitair, HR, inzetplanning en organisatiesturing en –verantwoording
  • BenefitsKosten: Tijdsbesparing en efficiëntere inzet van HR en facilitaireresourcesTevredenheid: Betere informatie voorziening naar studenten en docenten mogelijk makenToets-tracking: Door gehele proces auditeerbaar te maken: “in control” zijn kunnen bijsturen verantwoording kunnen afleggen
  • Toetscodes: Student Volg Systeem en RoosterpakketIndividuele codes voor studenten en inschrijven op toetsen Equivalentie code voor plannen nodigMetadata: t.b.v. Roosterpakket Actuele metadata zoals HR, Facilitair en equivalente toetscode zijn randvoorwaardelijk voor plannenCapaciteitplanning: Roosteren en inzetplanning Op basis van daadwerkelijke inschrijvingen kan capaciteitsplanning gedaan worden Bovendien nodig voor toets-trackingAgenda services: MyTimeTables Indien wijzigingen in Roosterpakket dan individuele studenten en docenten kunnen informerenToets-tracking Van iedere stap in het proces rondom toetsplanning dienen specifieke gegevens vastgelegd te worden Input komt vanuit SV, Roosterpakket, inzetplanning en toetsarchivering
  • Onderhouden meta data: ca 5 FTE (ca 3 FTE roosteren, 2-3 FTE brontool data integriteit) Data wordt overgenomen uit andere pakketten. Gebrek aan koppelmogelijkheden. Kans op fouten, data niet actueelToetscode equivalentie 70.000+ toetscodes die onderhouden moeten wordenMapping tussen individuele- en equivalente-codes om SV en roosterpakket te kunnen koppelenCapaciteitsplanningPlanners hebben door centralisatie grotere afstand van primaire proces. Raming van aantallen inschrijvingen op max. capacityNotificatie bij roosterwijzigingen Geen signalen vanuit het roosterpakket indien er iets gewijzigd wordt Hierdoor handmatig publiceren en geen notificaties mogelijkComplexiteit koppelingen Gezien het aantal koppelingen en noodzaak informatie uit te wisselen een centrale tool een must Risico’s van spaghetti koppelingen zijn: afhankelijkheid van persoonsgebonden kennis hoge en lastig in kaart te brengen kosten voor realisatie en onderhoud van koppelingen Impact van wijzigingen en verstoringen elders in de keten niet inzichtelijk
  • Kostenreductie:Automatiseren knelpunten, in plaats van handmatige data uitwisselingKennis, realisatie en onderhoud alle koppelingen in 1 tool zonder noodzaak programmerenBeveiliging & beheersbaarheidCentraal beheerd in plaats van “spaghetti” koppelingenUniform koppelvlak, niet tool afhankelijkData kwaliteit en actualiteitDoor centralisatie uniformiteit van data gegarandeerd en uitwisseling op het juiste momentVerantwoording afleggenAlle data uitwisselingen worden centraal geregistreerd waardoor auditeerbaar
  • Masterplan onderwijslogistiek Regie kunnen voeren
  • Kostenreductie:Automatiseren knelpunten, in plaats van handmatige data uitwisselingKennis, realisatie en onderhoud alle koppelingen in 1 tool zonder noodzaak programmerenBeveiliging & beheersbaarheidCentraal beheerd in plaats van “spaghetti” koppelingenUniform koppelvlak, niet tool afhankelijkData kwaliteit en actualiteitDoor centralisatie uniformiteit van data gegarandeerd en uitwisseling op het juiste momentVerantwoording afleggenAlle data uitwisselingen worden centraal geregistreerd waardoor auditeerbaar
  • Kostenreductie:Automatiseren knelpunten, in plaats van handmatige data uitwisselingKennis, realisatie en onderhoud alle koppelingen in 1 tool zonder noodzaak programmerenBeveiliging & beheersbaarheidCentraal beheerd in plaats van “spaghetti” koppelingenUniform koppelvlak, niet tool afhankelijkData kwaliteit en actualiteitDoor centralisatie uniformiteit van data gegarandeerd en uitwisseling op het juiste momentVerantwoording afleggenAlle data uitwisselingen worden centraal geregistreerd waardoor auditeerbaar
  • Alle benodigde functionaliteit te realiseren zonder programmerenCentrale data collectie van alle toepassingen Geschikt maken van data voor uit wisseling tussen toepassingenCentraal kunnen bepalen welke data uitgewisseld moet wordenVerwerken van verschillen in metadata tussen toepassingReal-time notificatie mogelijkzoals bij roosters wijzigingenNaast roosteren en informatie uitwisseling kunnen automatiseren vanOnderhoud van CMDB en facilitaire toepassingenProvisioning en deprovisiong netwerk toegang Active Directory en netwerk security o.b.v. HRKoppelingen tussen lokale en cloud toepassingen
  • Toetsen en roosteren. Besparen én verbeteren!-Jelgar Dewilde- OWD13

    1. 1. Toetsen & Roosteren
    2. 2. Aanleiding • Opdracht CVB: “Kwaliteit van het toetsroosteren omhoog” • Onderdeel van Strategisch Programma Bedrijfsvoering - Gaat verder dan alleen roosteren! Tijd Toetsen Tijd Toetsen
    3. 3. Verschuiving inzicht o.b.v. de DLWO (een andere aanpak) “Roosteren staat niet op zichzelf”  Benefits naast besparen  Inzicht gehele proces  Knelpunten  Optimalisatie Bron: SURFmarket presentatie
    4. 4. Welke benefits?  Kosten & tijd significant reduceren  Ca 35 FTE nu. Doel: 15% kostenbesparing  Studenten- en medewerkertevredenheid verbeteren  Individueel inschrijven op toetsen (herkansingen & “no show”)  Wijzigingen roosters proactief onder de aandacht  Toets-tracking optimaliseren  Inspectie  procesafhandeling
    5. 5. Inzicht in het gehele proces  Toetscode equivalentie  inschrijven versus plannen  Metadata onderhoud roosterpakket  HR & Facilitair, Toetscodes  Capaciteitsplanning  O.b.v. daadwerkelijke inschrijvingen  Notificatie wijzigingen  Agenda services  Mobile device services  Toets-tracking  Volgen en vastleggen
    6. 6. Knelpunten  Onderhoud metadata roosterpakket (HR, Facilitair, SV, etc)  Ca 5 FTE onderhoud metadata  Toetscode equivalentie  70.000+ toetscodes: voor planning en toets-tracking  Onnodige kosten door capaciteitsplanning mismatches  Planners hebben door centralisatie grotere afstand van primaire proces  Raming van aantallen inschrijvingen op max. capacity  Studenten en docenten krijgen geen notificatie bij roosterwijzigingen  Wijzigingen pas op locatie zichtbaar op monitor  Staan wel in agenda maar vallen niet op en niet proactief als mail.  Complexiteit en aantal koppelingen     “Starre” puntkoppelingen tussen tools Maatwerk o.b.v. zelf of leverancier te ontwikkelen code Kosten en onderhoudbaarheid Handmatige invoer of interventies voor koppelingen (Dumps, CSV / XLS imports)
    7. 7. Oplossing knelpunten: Integratie infrastructuur     Kostenreductie Beveiliging & beheersbaarheid Kwaliteit, standaardisatie en actualiteit Verantwoording afleggen
    8. 8. Samenvatting “Toetsen en roosteren”  Maakt integraal onderdeel uit van DLWO  Inzicht in processen: knelpunten in kaart, effectieve optimalisatie mogelijk  Naast kwaliteitsverbetering en kostenbesparing voordelen dienstverlening en verantwoording  Complexiteit: masterplan onderwijslogistiek sterk aan te bevelen
    9. 9. Data Manager local & cloud integrations • • • • • • • • • • • • • • • TOPdesk, Planon,SNOW HP SD/SM, BMC, assyst,Clientele SAP, PeopleSoft,Osiris Syllabus, Untis, Quintiq Onstage AFAS Profit Quarantaine MyTimeTables SCOM, SCCM, Active Directory, XML, XLS, CSV MSSQL, Oracle, DB2, MySQL, Email: POP3 / SMTP / MAPI / IMAP Alle toepassingen met Web services Vele anderen
    10. 10. Data Manager Data Manager local & cloud integrations ETL Workflow Portal Connector
    11. 11. Oplossing: Scope4mation Data Manager  Alle functionaliteit gerealiseerd zonder programmeren  Automatiseren taken, batchverwerking, dumps, provisioning, deprovisioning  Bieden van inzicht voordat bijwerken data plaatsvindt  Kunnen delegeren van data beheertaken naar proceseigenaren  Geschikt voor lokale en cloud oplossing  Data als input voor processen, verantwoording, rapportage
    1. A particular slide catching your eye?

      Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

    ×