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Expert CUSTODIA

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A partir de Expert CUSTODIA y desde una sola solución en Cloud Computing podrá ofrecer a sus Clientes la posibilidad de consultar sus facturas, con capacidad de privacidad a nivel de empresas, grupo …

A partir de Expert CUSTODIA y desde una sola solución en Cloud Computing podrá ofrecer a sus Clientes la posibilidad de consultar sus facturas, con capacidad de privacidad a nivel de empresas, grupo de usuarios y usuarios específicos.
Así mismo la solución permitirá a su equipo de Administración Comercial y Agentes Comerciales disponer de un repositorio documental con todas las facturas generadas y con los niveles de seguridad ajustados a sus necesidades.
Expert Custodia puede integrarse con su portal web para ofrecer a través de su intranet, una solución personalizada para ofrecerla a sus clientes.

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  • 1. DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 2. Custodia de documentos digitales: ¿Por qué? Beneficios del servicio de custodia de documentos digitalesDATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 3. CUSTODIA DE DOCUMENTOS DIGITALES: ¿POR QUÉ? BENEFICIOSCustodia de documentos digitales ¿Por qué? PREMISAS A CUBRIR POR UN SISTEMA DE CUSTODIA LA CUSTODIA DE DOCUMENTOS DIGITALES es un servicio  Garantizar la INTEGRIDAD de los documentos, impidiendo en donde un tercero se responsabiliza de “guardar con cuidado cualquier cambio sobre el original y vigilancia” estos documentos, permitiendo posteriormente su recuperación con determinados efectos legales.  Garantizar la AUTENTICIDAD de los documentos, permitiendo contrastar su origen y ofrecer certeza sobre su autoría  Garantizar la LOCALIZACIÓN de los documentos, facilitando las búsquedas y sin depender de relaciones externas entre la referencia y el contenido  Garantizar el CONTROL DE ACCESO  Garantizar la TRAZABILIDAD de los accesos y del ciclo de vida  Garantizar la PRESERVACIÓN de los documentos a largo plazo DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 4. CUSTODIA DE DOCUMENTOS DIGITALES: ¿POR QUÉ? BENEFICIOSBeneficios de la custodia  REDUCCIÓN DE COSTES DERIVADOS DE LA ELIMINACIÓN DE PAPEL, gracias a la reducción del espacio físico necesario para el archivado de documentos y a la reducción de costes derivados del consumo de papel  REDUCCIÓN DE TIEMPOS Y COSTES DEL PERSONAL asociado a la gestión y administración de los documentos  INCREMENTO DE LA SEGURIDAD DOCUMENTAL, tanto a nivel de acceso como a nivel de integridad del documento  RÁPIDA LOCALIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DEL DOCUMENTO, tanto por parte del personal interno como externo  EXTERNALIZACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA, dejando al proveedor del servicio de custodia la responsabilidad de garantizar la disponibilidad, acceso desde cualquier lugar, la seguridad y el dimensionamiento de los sistemas de almacenamiento de documentos. DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 5. Servicio de custodia de documentos EXPERT CUSTODIA®DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 6. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS :® EXPERT CUSTODIA PRESENTACIÓN CARACTERÍSTICAS EXPERT CUSTODIA®Expert CUSTODIA® es el complemento a nuestra solución Expert FIRMA® y  Ejecución vía WebExpert SCAN ®, que le ofrece un servicio online de archivo electrónicoofrecido desde nuestro DATACENTER de alta disponibilidad (www.ddol.es).  Control facturas emitidas y recibidas  MultiempresaLas funciones avanzadas de Expert Custodia le permitirán ofrecer el serviciode consultas de facturas a sus clientes y una mejor gestión administrativa de  Mantenimiento de Clientes y Proveedoresfacturas de proveedores utilizando simplemente un navegador de Internet.  Firma individual de facturas emitidasGracias al Data Center de Alta Disponibilidad de DATADEC ONLINE, se  Envío por mail de facturas como enlace o como adjunto.ofrece la posibilidad de que el documento electrónico quede custodiado en unentorno informático seguro, flexible y de fácil acceso. Puede consultarse en  Seguimiento de facturas (leídas, aceptadas, rechazadas,..)su formato original e imprimirse siempre que se desee.  Potente buscador de facturas  Repositorio online para verificación de facturas impresas  Posibilidad de acceso al cliente únicamente a sus facturas  Cifrado de Facturas  Envío por fax DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 7. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS : ® EXPERT CUSTODIA PRESENTACIÓNDATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 8. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS :® EXPERT CUSTODIA ESCENARIOSDiferentes escenarios: Custodia de Facturas de Clientes Ofrezca a sus Clientes la posibilidad de consultar sus facturas, con capacidad de privacidad a nivel de empresas, grupo de usuarios y usuarios específicos. Además, proporcione a su equipo de Administración Comercial y Agentes Comerciales un repositorio documental con todas las facturas generadas y con los niveles de seguridad ajustados a sus necesidades. Expert CUSTODIA® puede integrarse con su portal Web para ofrecer a través de su intranet, una solución personalizada para ofrecerla a sus clientes DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 9. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS :® EXPERT CUSTODIA ESCENARIOSDiferentes escenarios: Custodia de Facturas de Proveedores Expert CUSTODIA® facilitará el archivo documental de todas las facturas digitalizadas a través de Expert SCAN® o facturas recibidas en formato Facturae de Proveedores Gracias a la custodia, proporcione un repositorio único de facturas de proveedores para que el departamento interno de Compras de su organización, que podrá estar centralizado o distribuido geográficamente en varios centros de trabajo, puedan acceder a las facturas a cualquier hora y desde cualquier lugar DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 10. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS :® EXPERT CUSTODIA FUNCIONALIDADESOrganización de documentos  Las facturas están organizadas en carpetas con la estructura Empresa, Emitidas/Recibidas, Año/Mes, Cliente/Proveedor.  Mediante un sencillo explorador, podremos acceder fácilmente a cada una de ellas. DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 11. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS : ® EXPERT CUSTODIA FUNCIONALIDADESConsulta de documentos  Utilizando filtros predefinidos tenemos acceso a diferentes listados de facturas que podremos exportar a Excel.  Por otro lado, utilizando las opciones de búsqueda avanzada, es posible realizar cualquier tipo de búsqueda, incluso dentro del contenido de las facturas. DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 12. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS :® EXPERT CUSTODIA FUNCIONALIDADESParametrización para la personalización del servicio  En el apartado de parámetros de empresa tenemos múltiples opciones de personalización.  Opciones para los formatos de firma FacturaE y PDF.  Tipo de envío de las facturas.  Plantilla de envío de los diferentes emails.  También podemos dar permisos por empresa de forma que cada usuario tenga acceso únicamente a las facturas de las empresas que puede administrar. DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es
  • 13. GRUPO DATADEC Tél: 902 48 10 48 Fax: 902 945 335 comercial@datadec.es www.datadec.es www.ddol.esDATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es