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  • 1. OFICINA DE INFORMÁTICA - OFINSistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa SIAGIE v.2.0.1 Manual de Usuario
  • 2. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 HISTORIAL DE REVISIONES Fecha Versión Descripción Autor 16/11/2009 1.0 Elaboración del manual. PO 06/05/2010 1.0 Elaboración del manual de Usuario. YC 12/05/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC 09/06/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC 26/07/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC 27/08/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha LA 12/09/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC 23/09/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC 12/10/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC 25/10/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC 11/11/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YCAutor(es):YC : Yajaira CanalLA : Liz AlvarezRevisores:HZ : Hugo Zumaeta OFIN -2010 Página 2 de 158
  • 3. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Tabla de Contenidos1. OBJETIVO DEL SISTEMA................................................................................................................................ 62. ALCANCE DEL SISTEMA ................................................................................................................................ 63. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA ................................................................................................. 6 3.1 Administración del Sistema ............................................................................................................. 6 3.2 Configuración ...................................................................................................................................... 6 3.3 Administrar Personal ......................................................................................................................... 6 3.4 Administrar IE ...................................................................................................................................... 6 3.5 Administrar Red .................................................................................................................................. 7 3.6 Seguridad ............................................................................................................................................. 7 Ayuda ........................................................................................................................................................... 74. MÓDULO ADMINISTRAR PERSONAL ........................................................................................................ 9 4.1 Registro de Personal ......................................................................................................................... 9 4.2 Personal por IE .................................................................................................................................. 16 4.3 Registro asistencia personal ie .................................................................................................... 225. MENÚ ADMINISTRAR INSTITUCIÓN EDUCATICA ............................................................................. 25 5.1 Datos de Institución Educativa ..................................................................................................... 25 5.2 Año Académico ................................................................................................................................. 30 5.3 Fases.................................................................................................................................................... 32 5.4 Períodos de Evaluación .................................................................................................................. 33 5.5 Fechas Especiales IE ....................................................................................................................... 35 5.6 Registro de Ambientes.................................................................................................................... 36 5.7 Grados y Secciones ......................................................................................................................... 38 5.8 Habilitar y deshabilitar criterios de evaluación ........................................................................ 50 5.9 Registro de Estudiantes ................................................................................................................. 51 5.9 Matrícula de Estudiantes ................................................................................................................ 66 5.10 Registro de Nómina Básica ......................................................................................................... 83 OFIN -2010 Página 3 de 158
  • 4. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 5.11 Estudiantes por Sección .............................................................................................................. 88 5.11 Traslado de Estudiantes ............................................................................................................... 91 5.12 Retiro de Estudiantes .................................................................................................................... 93 5.13 Cambio de Sección por Estudiante ........................................................................................... 95 5.14 Asistencia Mensual a la IE ........................................................................................................... 97 5.15 Justificación de inasistencias y tardanzas ............................................................................ 101 5.17 Registro de Notas Genérico ..................................................................................................... 103 5.16 Registro de Notas por Docente ............................................................................................... 109 5.19 Subir Notas desde Excel ............................................................................................................ 116 5.20 Registro Notas de Áreas a Cargo ............................................................................................. 118 5.21 Subir Notas desde excel por docente ..................................................................................... 119 5.22 Registro de apreciaciones de docentes ................................................................................ 121 5.23 Procesar Notas ............................................................................................................................. 124 5.24 Proceso Disgregado de Notas .................................................................................................. 128 Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este mensaje. 131 5.24 Impresión de Libretas ................................................................................................................ 132 5.25 Nómina de Matrícula .................................................................................................................... 136 5.26 Acta Consolidada de Evaluación ............................................................................................. 138 5.27 Padrón de Apoderados ............................................................................................................... 138 5.28 Historial de Matricula .................................................................................................................. 1396. ADMINISTRA RED........................................................................................................................................... 140 6.1 Mantenimiento de Redes .............................................................................................................. 141 6.2 Mantenimiento de coordinadores ........................................................................................ 143 6.3 Documento de Gestión ................................................................................................................. 143 6.4 Recurso de Redes ............................................................................................................................ 144 6.5 Asignación de Recursos .................................................................................................................. 145 OFIN -2010 Página 4 de 158
  • 5. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-107. SEGURIDAD ........................................................................................................................................................... 146 7.1 Asignación Accesos a Familiar .................................................................................................. 146 7.2 Administrar roles ............................................................................................................................ 150 Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: ................................................................... 151 7.3 Mantenimiento de usuarios ......................................................................................................... 152 OFIN -2010 Página 5 de 158
  • 6. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-101. OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional. El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema apoya los procesos administrativos, generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación. De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa y que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas (DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado).2. ALCANCE DEL SISTEMA Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.0 de tal manera que sea ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera independiente y centralizada.3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema cuenta con los siguientes módulos: 3.1 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para su acceso al sistema. 3.2 CONFIGURACIÓN Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por parte del equipo de administración central del MINEDU. 3.3 ADMINISTRAR PERSONAL Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución educativa. 3.4 ADMINISTRAR IE Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes. OFIN -2010 Página 6 de 158
  • 7. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 3.5 ADMINISTRAR RED Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte. 3.6 SEGURIDAD Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la asignación de roles y la administración de privilegios. Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características: AYUDA Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del Sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las operaciones del sistema. La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la siguiente ventana. Para ver los videos pulse sobre la opción que quiere verSe puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación,después ingresar a la opción de “Intranet” OFIN -2010 Página 7 de 158
  • 8. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Ingrese a la opción IntranetDespués de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos con losque cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0. Ingrese al SIAGIE 2.0Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema OFIN -2010 Página 8 de 158
  • 9. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 4. MÓDULO ADMINISTRAR PERSONAL 4.1 REGISTRO DE PERSONAL Esta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa (docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en el sistema.Eliminarregistro Búsqueda por filtrosModificardatos delpersonalRegistrarnuevopersonal Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por apellidos, nombre y código modular. Seleccione el criterio de búsqueda OFIN -2010 Página 9 de 158
  • 10. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 4.1.1. Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Calendario para elegir la fecha Listado de UbigeoSeleccione el año escolar en curso Los datos que se registran en este mantenimiento son: Número Personal Identificador asignado por el sistema Tipo documento Tipo y número de documento de identidad Es personal SUP Indica que si el personal siendo registrado está incluido en el SUP (Sistema Único de Planillas), entonces los datos son extraídos y no pueden ser modificados. Sexo Género masculino o femenino Apellido Paterno Apellido paterno del personal Apellido Materno Apellido Materno del personal Nombres Nombre completo del personal País Nacimiento País de origen de la persona Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento (se incluye un calendario) Número Colegiatura Número de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional) Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito) Nivel Instrucción Nivel de instrucción de la persona Asociar año académico Corresponde al año académico que el personal labora en la Institución Educativa que realiza el registro. El registro del lugar de nacimiento El registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de OFIN -2010 Página 10 de 158
  • 11. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Departamento, provincia y distrito. Si el usuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar directamente, en caso contrario, recurrirá a la ayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente: Listado Ubicación GeográficaBuscar texto Permite haceringresado búsquedas exactas al texto de detalle ingresado. Selección el registro ¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no indica que desea realizar una búsqueda específica, entonces el sistema le mostrará Huancavelica e Ica, entre otros más. Sin embargo, el usuario puede pedir una búsqueda específica con lo que se tiene el siguiente resultado: Como puede observar sólo se muestran cinco páginas para que el usuario pueda ubicar el distrito con mayor rapidez. Asociar año académico. Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un año académico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionará el (los) año(s) académico(s) que corresponda(n): OFIN -2010 Página 11 de 158
  • 12. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Seleccione los años académicos y luego pulse el botón agregar Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón Grabar y se mostrará la siguiente ventana de confirmación.4.1.2. Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene do modalidades de búsqueda: búsqueda específica y búsqueda por filtros. a. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de personal, código modular ó tipo y número de documento. Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento. Pulse busca personal Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Personal Identificador asignado por el sistema Código Modular Identificador de personal Tipo de Documento Documento de identidad Número de Documento Número de documento de identidad b. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento. OFIN -2010 Página 12 de 158
  • 13. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Pulsar el botón Buscar el cual nos mostrara la siguiente pantalla Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente:2. El botón Buscar nosmostrara todos los registros 1. Ingrese todo el apellido oque coinciden con la palabra nombre (parte de cualquiera deque ha ingresado ellos) que el usuario requiere ubicar. Por ejemplo, el sistema mostrará, todos los registros que contengan la palabra rojas como parte del nombre, apellido patero o materno. 3. Pulse sobre el registro el cual abrirá la siguiente imagen Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde muestra los datos del personal que hemos estado buscando Muestra todos los datos de la persona que estaba buscando OFIN -2010 Página 13 de 158
  • 14. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 4.1.3. Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios. Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación (impidiendo la modificación). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por un usuario que pertenezca a la IE que creó el personal. Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los documentos de identidad que puede tener el personal de la IE. Registro de documentos de identidad. El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.Agrega un nuevodocumento Editar Eliminar Agrega documento Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se muestran al posicionarse sobre el registro. Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios. También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio. OFIN -2010 Página 14 de 158
  • 15. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Listado de Ubigeo Los datos que se registran en este mantenimiento son:Lugar Nacimiento Ubicación geográficaDirección Dirección de la personaTeléfono Número telefónico de la personaTipo de servidor Tipo de servidor públicoCondición Condición laboralCargo Cargo del personal dentro de la institución educativa:Nivel Magisterial Nivel en el magisterio.Tipo de Personal Tipo de contrato del personal. OFIN -2010 Página 15 de 158
  • 16. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 4.1.4. Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción. Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que pueden existir registros relacionados (áreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al siguiente:4.2 PERSONAL POR IE En esta ventana nos muestra la relación del personal de la Institución Educativa y permite realizar el registro del personal que labora en la Institución Educativa en un año académico determinado. Elimina el registro Indica si el personal registrado tiene una cuenta de usuario. Esta opción también permite la signación de áreas a un personal de la IE. 4.2.1. Agregar Personal por IE.- Para agregar un personal dentro de la IE se debe pulsar el botón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de agregación de personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Elimina el registro OFIN -2010 Página 16 de 158
  • 17. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Marcar la casilla para agregar a la IE. y luego pulse grabar Criterios de Búsqueda: El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el ámbito de búsqueda correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “En general”, respectivamente.Esta opción muestra solo elpersonal que labora en la I.E. Esta opción muestra todo el personal en general. Ahora si conocemos los datos del personal podemos hacer una búsqueda especializada como sigue: Puede Ingresar el También puede ingresar el apellido Código modular el cual el cual tiene que estar bien escrito Finalmente si lo que tiene que estar bien y pulse buscar. sabe es|el DNI escrito y pulse buscar. ingréselo y pulse buscar. OFIN -2010 Página 17 de 158
  • 18. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-104.2.2. Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Botón para eliminar la asociación del docente a la IE en el año académico en curso. En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato le mandara la siguiente ventada de advertencia la cual no permitirá que se elimine el registro.4.2.3. Asignar Personal de la IE por áreas .- Mediante esta opción es posible asociar un personal de la IE a un grupo de áreas con el objetivo que sea este personal quien posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones. Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de áreas asociadas al personal. Para asignar áreas al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene áreas asignadas. Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el un personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área): OFIN -2010 Página 18 de 158
  • 19. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Al agregar áreas se muestra la siguiente ventana.El sistema solicita los siguientes datos:Diseño Es el diseño curricular que agrupa el o las áreas que el personal va a asociarse.Grado Es el grado de la IE.Area Es el area que será asociada al personalEstado Es el estado de la asociaciónEl registro puede quedar de la siguiente manera: OFIN -2010 Página 19 de 158
  • 20. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Cuando se graba el registro, se puede observar la asignación que el personal tiene para un área en un grado. Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo por el docente. Para asignar secciones al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene secciones asignadas para el grado y área.4.2.4. Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, se podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Este registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la opción de Grados y Secciones. Esta asignación permite indicar al sistema a cuáles secciones tiene acceso un docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del sistema, pueda solo acceder y actualizar a la información que le corresponda. Al pulsar el botón Agregar, se muestra la siguiente ventana: OFIN -2010 Página 20 de 158
  • 21. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10En esta ventana se registran los siguientes datos:Sección Es la sección donde el personal (docente) va a ser responsable del área.Día Viene a ser el día de la semana que serán las sesiones de clase.Hora El botón permite obtener el listado de las horas pedagógicas definidas a nivel de toda la institución educativaDesde Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesión de clases.Hasta Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesión de clases. OFIN -2010 Página 21 de 158
  • 22. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-104.3 REGISTRO ASISTENCIA PERSONAL IE Esta opción permite realizar el registro de la asistencia del personal de la institución educativa por los meses correspondientes al año académico establecido para la institución educativa. Pulse seleccionar para ingresar la Listado de asistencia registro de asistencia por mes Pulsar con el mouse en la casilla para Leyenda: cambiar el Descripción de los estado estados El usuario podrá indicar cualquiera de las situaciones haciendo repetidos clics sobre cada una de las celdas. OFIN -2010 Página 22 de 158
  • 23. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Al presionar el botón Grabar, se tienen se presenta el siguiente mensaje:Se debe considerar que si en la opción de Configuración de la Institución Educativa se haindicado que se laboran un conjunto de días en particular, esos días serán susceptiblesde registro de asistencia. Por ejemplo: Se incluye sábado como día laborable.Como puede notar, el día sábado se activa para poder registra la asistencia.Después de pulsar la opción de “Imprimir” le mostrara la siguiente ventana: OFIN -2010 Página 23 de 158
  • 24. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10OFIN -2010 Página 24 de 158
  • 25. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 5. MENÚ ADMINISTRAR INSTITUCIÓN EDUCATICA 5.1 DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además de permitir complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de página web, entre otros.Modificar datos Datos de la IE extraídos del padrón de ESCALE. Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene un botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo las IE que están registradas allí tienen acceso al sistema. La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la información se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar OFIN -2010 Página 25 de 158
  • 26. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 A continuación realice los siguientes pasos: 4.2.1. Modificar Datos de Institución Educativa.- Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre otros. Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: Buscar personal en Sistema Único de Planillas Búsqueda de personal en la base del sistema Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)Código Modular Identificador del personalAnexo AnexoNivel Nivel EducativoNombre Nombre de la institución educativaGestión Encargado de la gestiónDepartamento Departamento de institución educativaProvincia Provincia de institución educativeDistrito Distrito de institución educativeDirección Dirección de institución educativeCentro Poblado Nombre del centro pobladoTipo I.E. Tipo de institución educativeForma Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc)Cod. Local Código numeral asignado al localResolución Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la OFIN -2010 Página 26 de 158
  • 27. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10AUTORIZACION DE institución educativaFUNCIONAMIENTOFecha Res. Fecha de la resolución de autorizaciónTurno Turno de enseñanzaCaracterística Modo de enseñanza establecidoDatos de RegistroDirector Nombre del director de la IETeléfono Número telefónico de la IEEmail Cuenta de correo electronicPágina Web Dirección de página web a. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP, se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden: b. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el personal de la IE, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la opción Registro de Personal. OFIN -2010 Página 27 de 158
  • 28. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10c. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas como la duración de la hora libre Seleccione el turno Ingrese el horario del turno Ingrese la duración de la hora académica y de la hora libred. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema irá mostrando las mismas. OFIN -2010 Página 28 de 158
  • 29. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Si el usuario ha establecido la duración de las horas, tanto académica como libre, entonces el sistema colocará la hora que corresponde. Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente ventana Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de hora vacios.e. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades. OFIN -2010 Página 29 de 158
  • 30. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 f. Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5 cm.Ruta de laimagen Muestra la ventana de dialogo Carga imagen al sistema Elija una imagen del ordenador o PC Pulse el botón Abrir para copiar la ruta de la imagen 5.2 AÑO ACADÉMICO OFIN -2010 Página 30 de 158
  • 31. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el período de inicio y fin de vigencia. Registrar Año Académico Eliminar elEnlace registromodificar AñoAcadémico a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Detalle descriptivo del año académico Fecha Inicio Calendario fecha de inicio de año académico Fecha Fin Calendario fecha de fin de año académico Estado Estado de registro OFIN -2010 Página 31 de 158
  • 32. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). 5.3 FASES Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse (por ejemplo: período regular, período de recuperación). Registrar Fase Elimina elEnlace registroModificarFase a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Listado de fases ESTADO Activo Inactivo Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase Los datos que se registran en este mantenimiento son: OFIN -2010 Página 32 de 158
  • 33. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Fase Identificador y descripción de la fase. Fecha Desde Calendario fecha de fase desde Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de año académico. Estado Estado de registro Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado. b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).5.4 PERÍODOS DE EVALUACIÓN Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Período Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año Académico. a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser: Fecha Inicio Calendario fecha inicio del período de evaluación Fecha Fin Calendario fecha fin del período de evaluación OFIN -2010 Página 33 de 158
  • 34. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Estado Estado de la etapa de evaluación En el inicio del año académico, se recomienda mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente, al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior culminación se deberá cambiar este estado, respectivamente a En evaluación y Evaluado. Finalmente, queda la siguiente ventana. Elimina el registroEnlaceModificaPeríodoEvaluación El sistema va a validar que las fechas de inicio de fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana: b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). OFIN -2010 Página 34 de 158
  • 35. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 5.5 FECHAS ESPECIALES IE Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo.Agregar fechaespecial a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Identificador de la fecha especial, este número es autogenerado por el sistema. Descripción Descripción de la fecha especial Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas especiales. El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera: OFIN -2010 Página 35 de 158
  • 36. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 EnlaceModificar fecha Eliminarespecial el registro b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales. Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales. Al poner el botón Grabar, queda así el registro. 5.6 REGISTRO DE AMBIENTES OFIN -2010 Página 36 de 158
  • 37. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la institución educativa.Registro deAmbiente a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Identificador del ambiente Tipo de Ambiente Tipo de área física Descripción Descripción del ambiente Ubicación Descripción detallada de la local físico Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. Área Medida del local en metros cuadrados. Estado Condición del local físico del ambiente Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. OFIN -2010 Página 37 de 158
  • 38. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Bueno Número de bienes en óptimo estado Regular Número de bienes en regular estado Malo Número de bienes en mal estado Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.EnlaceModifica EliminarAmbiente el registro b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir. Descripción del Reporte: Aula Es la descripción del aula. Ubicación Ubicación física del aula. Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo. Cap Capacidad de estudiantes Estado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Estado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos 5.7 GRADOS Y SECCIONES Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución Educativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente: OFIN -2010 Página 38 de 158
  • 39. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a llevar en un año académico determinado. a. Agregar Grado por Año.- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.Lista deGradosdisponibles Marcar la casilla de selección de registro. Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente: Número de Áreas OFIN -2010 Página 39 de 158
  • 40. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Elimina el registro El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y según el diseño curricular se van a asociar estas áreas curriculares a cada grado.b. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son consideradas como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace “Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas correspondientes a un determinado grado. Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego seleccione los talleres y pulse el botón Agregar. OFIN -2010 Página 40 de 158
  • 41. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Finalmente pulseAgregar Seleccione los talleres que va agregar Dado que los talleres que aparecen son áreas, debe haber un catálogo único de áreas que pueden ser talleres. En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en donde sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar. Finalmente pulse aceptar Pulse sobre la cruz c. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información asociada a un grado de la IE. d. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”. OFIN -2010 Página 41 de 158
  • 42. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Contenido Silábico Números de criterios de evaluación e. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.AgregaCriterio deEvaluación Elimina el registro f. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar OFIN -2010 Página 42 de 158
  • 43. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Marcar la casilla de selección de registro. g. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.Agregarcontenidosilábico Elimina el registro Modificar contenido silábico h. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. OFIN -2010 Página 43 de 158
  • 44. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Año Identificador del año académico Código Diseño Identificador del diseño curricular Código Nivel Identificador del nivel educativo Código Grado Identificador del grado Código Área Identificador de área generic Código Identificador del contenido silábico Descripción Descripción del contenido silábico Fecha Programada Fecha de exposición programada.i. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones. Secciones Opción para modificar la sección Horarios de Estudiantes Sección de Sección OFIN -2010 Página 44 de 158
  • 45. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10j. Agregar Secciones.- Para agregar una sección debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar Listado de Personal Listado de Aulas Los datos que se registran en este mantenimiento son: Id Sección Identificador de sección Descripción Descripción de la sección Tutor Es el personal encargado o responsable de la sección. Previamente debe estar registrado como personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al momento de crear la sección el registro puede continuar. Aula Especifica el aula de uso más frecuente por la sección. Num. Vacantes Número de vacantes disponibles. Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En una fase de recuperación es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un área determinada. Área Recuperación Área relacionada a la fase de recuperación. En la fase de recuperación de la IE, se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que están recuperándose en un área en particular. Turno Es el turno en el que funcionará la sección.k. Mostrar Horarios Asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección. OFIN -2010 Página 45 de 158
  • 46. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Elimina el registro Opción para modificar los horariosl. Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Listado de Áreas Genéricas Listado de Docentes Los datos que se registran en este mantenimiento son: Áreas Área genérica impartida Docentes Docente responsable del dictado Día Día de la semana en que se dicta el área en la sección. Desde Hora de inicio del dictado Hasta Hora de fín del dictado Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una asignación de este tipo. OFIN -2010 Página 46 de 158
  • 47. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10m. Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma. Para una sección regular: Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente manera: Pulse aquí para ver la última libreta de notas como muestra la siguiente ventana Después de pulsar la opción de la libreta nos va mostrar el reporte de la misma como nos muestra la siguiente ventana OFIN -2010 Página 47 de 158
  • 48. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Para una sección de recuperación: Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema mostrará una ventana similar a la siguiente: Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la siguiente ventana: Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados. Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección.n. Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas. OFIN -2010 Página 48 de 158
  • 49. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Pulse la opción y lemostrara la siguienteventana En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar. Elige el periodo de evaluación Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa. Si el candado se encuentra cerrado no podrá realizar modificaciones de notas en el área Si el candado se encuentra abierto podrá realizar modificaciones de notas en el área OFIN -2010 Página 49 de 158
  • 50. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-105.8 HABILITAR Y DESHABILITAR CRITERIOS DE EVALUACIÓN En algunas ocasiones es posible que algunas instituciones educativas consideren que se deba desactivar algunos criterios de evaluación en uno, algunos o todos los periodos de evaluación. Esta opción permite deshabilitar uno o varios criterios de evaluación, inicialmente se presenta la lista vacía: Al agregar un nuevo registro de para deshabilitar un criterio de evaluación, se muestra la ventana siguiente: En esta ventana se pide el registro de la sección y el área que cuyo registro de notas será deshabilitado. El registro queda de la siguiente manera: OFIN -2010 Página 50 de 158
  • 51. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Al grabar el registro se actualiza la página inicial y ahora se muestra de la siguiente manera: La consecuencia de haber deshabilitado este registro se observa en el registro de calificaciones, tal como se muestra en la ventana siguiente:5.9 REGISTRO DE ESTUDIANTES Esta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda la información necesaria para llevar un control de su progreso. OFIN -2010 Página 51 de 158
  • 52. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Búsqueda por filtros Búsqueda específicaa. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Calendario para selección de fecha Listado de Ubigeo: Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos y nombre de estudiante, si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara Los datos que se registran en este mantenimiento son:Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistemaCódigo Estudiante Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. OFIN -2010 Página 52 de 158
  • 53. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Sexo Género masculino o femeninoPosee apellidos Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno.Apellido Paterno Apellido paterno del estudianteApellido Materno Apellido Materno del estudianteNombres Nombre completo del estudianteCargar foto Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y ser de los formatos .jpg, .bmp.País Nacimiento País de origen del estudianteFecha Nacimiento Fecha de nacimientoEstado Civil Condición del estudianteLugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito) Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo: Si ingresa el nombre con doble espacio el sistema le mostrara este mensaje El control de la homonimia en el sistema. En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de un estudiante y si éste ya existe en la base de datos, se mostrará la siguiente ventana que sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes. OFIN -2010 Página 53 de 158
  • 54. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Para acceder a la información pulse doble clik en el registro El registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para que el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un caso de homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna “registrado como”. Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga con los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la información como nueva. Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de ingresar la información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información ingresada y le saldrá la siguiente ventana. En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro.b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtros para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios. OFIN -2010 Página 54 de 158
  • 55. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Nuevas pestañasCargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en elbotón correspondiente y aparece la siguiente ventana.Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen delestudiante. Enseguida pulse “Abrir”.Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestrauna barra de progreso: OFIN -2010 Página 55 de 158
  • 56. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. Así:GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOSFICHA PRINCIPAL: Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios sepueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados alestudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha: OFIN -2010 Página 56 de 158
  • 57. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Ingrese el número de documentoSeleccione el tipode documento Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada A continuación se va a detallar las demás fichas: FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Año de nacimiento Lugar Residencia Ubicación geográfica del domicilio del estudiante Dirección Detalle de la dirección del domicilio del estudiante Lugar Lugar de domicilio Teléfono Teléfono de domicilio Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana OFIN -2010 Página 57 de 158
  • 58. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luegopulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar lainformación correspondiente Ficha Registrar Estudios/ Situación Laboral Registro de Situación LaboralLos datos que se registran en este mantenimiento son: Año Año de labores Edad Edad correspondiente al año de labores Descripción Detalle del trabajo o las labores realizadas Horas Sem. Número de horas semanales que laboróDespués de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guardela información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana OFIN -2010 Página 58 de 158
  • 59. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luegopulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar lainformación correspondienteFicha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios Ficha Registrar Estudios/ Datos SecundariosLos datos que se registran en este mantenimiento son: OFIN -2010 Página 59 de 158
  • 60. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Lengua Materna Lengua por parte de madreSegunda Lengua Segunda lengua que dominaReligión Religión que profesa.Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudianteParto Modo de nacimiento del estudianteObs. del Parto Detalles del modo de nacimientoNúmero Hermanos Número de hermanos del estudianteLugar que ocupa Orden que ocupa entre los hermanos GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información del peso y talla del estudiante. Calendario Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fecha Fecha del chequeo médico realizado Control Tipo de control realizado. OFIN -2010 Página 60 de 158
  • 61. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Resultado Resultado de la consulta realizada Observaciones Detalle u observaciones adicionalesFICHA ESTADO DE SALUD:Los datos que se registran en este mantenimiento son:Edad aprox. Edad aproximada del estudianteTipo Tipo de estado de salud.Enfermedad/ Vacuna Tipo enfermedad / vacuna Si se trata de una enfermedad: Si se trata de una vacuna:Observaciones Observaciones de la enfermedad o vacuna.FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE): OFIN -2010 Página 61 de 158
  • 62. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10FICHA OTROS (Controles de salud):Los datos que se registran en este mantenimiento son: Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir Experiencia Traumática Accidente o caso acontecido Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudianteGRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES OFIN -2010 Página 62 de 158
  • 63. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Los datos que se registran en este mantenimiento son: Apellido Paterno Apellido paterno del familiar Apellido Materno Apellido materno del familiar Nombres Nombres del familiar País Nacimiento País de nacimiento del familiar Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento Estado Civil Estado civil del familiar Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar Parentesco Relación del familiar con el estudiante Sexo Género masculino o femenino Grado Instrucción Grado alcanzado. Domicilio Dirección de vivienda del familiar Centro de Trabajo Centro de labores del familiar Teléfono Número telefónico del familiar Celular Número de teléfono móvil del familiar Email Correo electrónico del familiar. Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar Vive Estado de existencia del familiar OFIN -2010 Página 63 de 158
  • 64. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10c. Generar Ficha de Matrícula.- Se accede al pulsar el botón “Generar Ficha Única de Matrícula”, ubicado en la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios. Esta opción permite realizar la impresión física de la Ficha Única de Matrícula. Ficha Registrar Estudios/ Principal Opción para generar el Generación de la ficha reverso de la ficha única única de matrícula de matrícula Ficha Única de Matrícula en formato de archivo PDF. Si el usuario ha indicado “Reverso” como se muestra en la siguiente imagen OFIN -2010 Página 64 de 158
  • 65. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Y pulsa la opción “Generar Ficha Única de Matricula” mostrara el reverso de la ficha de matrícula como se muestra en la siguiente ventana.d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.e. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de estudiante, código del educando ó tipo y número de documento. Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento. OFIN -2010 Página 65 de 158
  • 66. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Los datos a partir de los cuales se puede buscar son: Código Estudiante Identificador asignado por el sistema Código del Educando Identificador de único de estudiante Tipo de Documento Documento de identidad Número de Documento Número de documento de identidad f. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento. Campo para ingreso de textoFiltros (apellidosnombres y códigomodular) 5.9 M ATRÍCULA DE ESTUDIANTES Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el presente año académico. Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal donde se podrá registrar la matricula de los estudiantes OFIN -2010 Página 66 de 158
  • 67. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Año Académico Búsqueda por datos específicos a. Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Enlace Registrar el apoderado Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:Código de matrícula Identifica a la matrícula. Es un número que es OFIN -2010 Página 67 de 158
  • 68. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 asignado por el sistema para cada año académico en cada IE.Código de Estudiante El código que identifica al estudiante. Vea posteriormente en este acápite la búsqueda y creación de estudiantes para ser matriculados.Fecha de matrícula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa también al momento de asociar resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrícula.Foto estudiante Muestra la imagen asociada al estudiante.Apellidos y nombres: Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.Condición de MatriculaSituación matrícula Ingresante El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. Promovido El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. Repite El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. Reentrante El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado Reingresante El estudiante ha reingresado a estudiarGrado Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitirá el primer grado del nivel.Sección Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.Trabaja Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condición de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones OFIN -2010 Página 68 de 158
  • 69. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10I.E Procedencia Misma IE El estudiante procede de la misma IE para esta matrícula. Otra IE El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrícula. Su casa El estudiante no proviene de ninguna IE.Nombre I.E Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea “Otra IE”.Condicion Laboral En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en el mismo año académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana indicando la I.E, el código de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente ventana. Búsqueda y creación de nuevos estudiantes Se debe destacar que este registro de matrícula, requiere que se haya previamente registrado el estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo. Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes pulse clic en el botón de ayuda. Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar una de las dos opciones  “En la I.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE.  “Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta será más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de tiempo. OFIN -2010 Página 69 de 158
  • 70. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Apellidos y nombres, Registrarcódigo educando Estudiante Búsqueda en el archivo general Búsqueda de estudiantes dentro de la IE En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la siguiente ventana Pulse sobre el registro En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la opción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana: OFIN -2010 Página 70 de 158
  • 71. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de Registrar Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana que queda se parece a la siguiente: Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema.Código Educando Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional.Sexo Género masculino o femeninoApellido Paterno Apellido paterno del estudianteApellido Materno Apellido Materno del estudiante OFIN -2010 Página 71 de 158
  • 72. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Nombres Nombre completo del estudiantePaís Nacimiento País de origen del estudianteFecha Nacimiento Fecha de nacimientoEstado Civil Condición del estudianteLugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito) Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que está matriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Por lo tanto se emite el siguiente mensaje: Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información del apoderado: Datos del estudiante Este formulario solicita los siguientes datos: Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. Tipo y número de Es el tipo y número de documento de identidad del documento familiar. Apellido Paterno Apellido paterno del familiar Apellido Materno Apellido materno del familiar Nombres Nombres del familiar País Nacimiento País de nacimiento del familiar OFIN -2010 Página 72 de 158
  • 73. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento.Estado Civil Estado civil del familiar.Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento sea Perú.Parentesco Relación del familiar con el estudianteSexo Género masculino o femenino. Si se eligió el parentesco Madre, entonces se marcará Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcará Hombre en sexo.Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado.Domicilio Dirección de vivienda del familiarCentro de Trabajo Centro de labores del familiarTeléfono Número telefónico del familiarCelular Número de teléfono móvil del familiarEmail Correo electrónico del familiar.Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiarVive Estado de existencia del familiar Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la información. OFIN -2010 Página 73 de 158
  • 74. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Seleccione la opción de apoderado Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. Con ello la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro de la matrícula. Note que el número de estudiante que se ha creado.b. Modificar Matrícula.- Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee modificar, ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción “Buscar” Búsquedas específicas Las búsquedas específicas permiten ubicar la matrícula de un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código matrícula, código de estudiante ó tipo y número de documento luego debe de pulsar el botón Buscar y mostrara los datos de la matrícula de estudiante. Después de encontrar el registro del estudiante pulse el botón Modificar para realizar los cambios necesarios y abrirá la siguiente ventana. OFIN -2010 Página 74 de 158
  • 75. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Permite ver la fotografía del estudiante.En la ventana encontrará los siguientes complementos: Agregar Área exonerada Requisitos de Matricula Registrar Apoderado Registrar Área a CargoLas cuales pasamos a describir a continuación:AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar enalgunas áreas pulse el botón “Agregar Área Exoneración”, tras lo cual se muestra laventana para el registro de las áreas. Pulse el botónAbrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unicaarea que se puede exonerar. OFIN -2010 Página 75 de 158
  • 76. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Pulse grabar para guardar la información ingresada, caso contrario pulse salir Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseño Curricular Diseño curricular nacional o plan de estudios Areas Área genérica. No todas las áreas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las áreas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religión. Resolución Documento que autoriza la exoneración del estudiante. Fecha Calendario de fecha de exoneración Observaciones Comentario u observación referidas a la exoneración. Después de grabar se quedara registrada el área exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de “ID”Pulse el enlacepara modificar REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrícula y realizar un mejor control a la IE de la documentación que se necesita para este proceso. OFIN -2010 Página 76 de 158
  • 77. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace “Registrar el Apoderado”, luego pulse el botón Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualización de los datos del estudiante. Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado.Tipo y número de Es el tipo y número de documento de identidad deldocumento familiar.Apellido Paterno Apellido paterno del familiarApellido Materno Apellido materno del familiarNombres Nombres del familiarPaís Nacimiento País de nacimiento del familiarFecha Nacimiento Fecha de nacimiento.Estado Civil Estado civil del familiar.Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento sea Perú.Parentesco Relación del familiar con el estudianteSexo Género masculino o femenino. Si se eligió el parentesco Madre, entonces se marcará Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcará Hombre en sexo.Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado. OFIN -2010 Página 77 de 158
  • 78. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Domicilio Dirección de vivienda del familiar Centro de Trabajo Centro de labores del familiar Teléfono Número telefónico del familiar Celular Número de teléfono móvil del familiar Email Correo electrónico del familiar. Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar Vive Estado de existencia del familiar Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deberá acceder desde el listado que aparece en la parte inferior de la ventana.Pulse el enlacepara modificarel familiar REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia dentro del nivel académico, no existe un grado previo). OFIN -2010 Página 78 de 158
  • 79. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Dado que la situación de esta matrícula es Promovido, se tiene la posibilidad de Registrar áreas a cargo.En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas acargo que el estudiante tiene de matrículas anteriores.Los datos que se ingresan en esta ventana son:Año Año al que corresponde al área a cargo.Institución Educativa Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el área que lleva como cargo.Diseño curricular Es la estructura curricularGrado Es el grado al que corresponde el área a cargo. Debe ingresarse un área precedente del grado de matrícula. OFIN -2010 Página 79 de 158
  • 80. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Área Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva como cargo.c. Eliminar Matrícula.- Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar. La eliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En proceso” y no existen ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción. Después de pulsar aceptar nos mostrará la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula ha sido eliminada:d. Confirma matrícula. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del estudiante son los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”; el estado de matricula que se encontraba “En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún tipo de modificación como se muestra en la siguientes ventanas. OFIN -2010 Página 80 de 158
  • 81. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Pulse la opción cuando este seguro que todos los datos están correctos Estado Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a los datos. Estado paso a definitiva Para lo cual saldrá la siguiente ventana: Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecerá los estudiantes que tienen su matrícula en estado “DEFINITIVA”.e. Imprimir.- Es la opción que te permite imprimir la información relacionada a la matrícula, si pulsa esta opción le abrirá la siguiente ventana la cual tiene dos opciones OFIN -2010 Página 81 de 158
  • 82. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Si escoge la primera opción “Constancia de Matricula Estudiante” le mostrara lasiguiente ventana en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia dematriculaAl escoger la segunda opción “Relación de estudiantes por fecha matricula” mostrarala siguiente imagen en PDF donde muestra la relación de estudiantes correspondienteal año en curso. OFIN -2010 Página 82 de 158
  • 83. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-105.10 REGISTRO DE NÓMINA B ÁSICA En algunos casos, se va a requerir solo emitir la nómina de matrícula básica a través del sistema, para ello se ha creado esta opción que permite realizar rápidamente la matrícula de estudiantes de una institución educativa. Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el año académico en curso y posteriormente ingresar a la opción. 1. Se selecciona el grado y la sección y se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar una archivo Excel a través del explorador. OFIN -2010 Página 83 de 158
  • 84. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Usted está en la libertad de Abrir o guardar el archivo que se descarga, tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida se depositarán los datos correctamente.2. Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección. La segunda hoja denominada NominaDeMatricula, es donde se deben ingresar los datos de los estudiantes que pertenecen a la sección OFIN -2010 Página 84 de 158
  • 85. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-103. Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si la IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una interfase.4. Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel. OFIN -2010 Página 85 de 158
  • 86. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-105. Presione el botó Examinar y ubique el archivo que desea cargar.6. Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo Excel.7. Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el usuario pueda observar los datos que serán actualizados. Es importante mencionar que hasta este punto no se ha culminado la carga de los estudiantes, hasta ahora el sistema se prepara para actualizar siempre que se hayan validado los datos y se transfiera la información OFIN -2010 Página 86 de 158
  • 87. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-108. Al presionar el botón Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la información registrada por el usuario. Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente mensaje:9. Finalmente, el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir Información, tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:10. Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente: Al presionar el botón Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra transferencia.11. El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nómina de matrícula mediante la opción de Nómina de matrícula. OFIN -2010 Página 87 de 158
  • 88. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 5.11 ESTUDIANTES POR SECCIÓN Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección, también permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual. Enlace que Secciones del grado permite modificar los datos del estudiante matriculadoDiseño CurricularNacional vigente La lista de estudiantes se puede ordenar de dos maneras a. Orden Automático Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenara automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente ventana. OFIN -2010 Página 88 de 158
  • 89. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Pulse Orden Automáticob. Orden Manual Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente. Se podrá cambiar el orden de la lista, cambiando de posición de los números En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están cambiados El usuario puede cambiar la numeración OFIN -2010 Página 89 de 158
  • 90. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón“Grabar” para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado, como semuestra en la siguiente ventana.En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momento degrabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.En la opción “Orden Manual” usted ingresa un número que excede al total deestudiantes existentes en el momento de de pulsar grabar le saldrá la siguienteventana de advertencia.En el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiantepresione el enlace “Código Educando” que permite modificar los datos del estudiantematriculado OFIN -2010 Página 90 de 158
  • 91. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Pulse este enlace para modificar los datos del estudiante matriculado Después de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el botón “Modificar” y se habilitara los campos para que pueda realizar las modificaciones. Después de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en la cual al pulsar “Nuevo” podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando los datos requeridos5.11 TRASLADO DE ESTUDIANTES Esta opción permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institución educativa. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institución educativa: OFIN -2010 Página 91 de 158
  • 92. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Al presionar el botón Agregar, aparece la siguiente ventana: Los datos que se solicitan son:Código traslado Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico.Código matrícula Es el tipo y número de documento de identidad del familiar.Grado Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladadoSección Muestra la sección del estudiante que va a ser trasladadoObservaciones: El usuario registra alguna observaciónResolución traslado Es la resolución que se ha emitido por el trasladoFecha traslado Es la fecha que se ha realizado el trasladoIE a trasladar Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. El sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del mismo nivel educativo. El registro quedaría de esta manera: Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda de la I.E a la cual se le va trasladar al estudiante OFIN -2010 Página 92 de 158
  • 93. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda siguiente:Las IIEE posibles de trasladodeben ser del mismo nivel alque pertenece la IE de En este campo seorigen. ingresa el nombre de la IE. Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial. Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción: Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que le corresponden, tal como se muestra a continuación: Note que el sistema reconoce al estudiante como trasladado (ver el color naranja de la leyenda). 5.12 RETIRO DE ESTUDIANTES Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa. OFIN -2010 Página 93 de 158
  • 94. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón “Agregar”Pulse Agregar parainsertar un nuevo retiroen la IE. Después de pulsar la opción agregar abrirá la siguiente ventana Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Codigo de retiro Identificador asignado por el sistema Codigo de matricula Identificador único de matrícula del educando Nombre de estudiante Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Resolución de retiro Número de la resolución de traslado. Fecha retiro Fecha que va ser realizado el traslado. Motivo retiro Motivo por el cual se está retirando el estudiante. Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del estudiante. Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro OFIN -2010 Página 94 de 158
  • 95. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Pulse el enlacepara modificarla información Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden, tal como se muestra a continuación:Note que el sistemareconoce al estudiantecomo retirado (ver el colorrojo de la leyenda). 5.13 CAMBIO DE SECCIÓN POR ESTUDIANTE Esta opción permite cambiar a un estudiante de sección dentro de un mismo grado en el transcurso del año académico. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente. Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de sección. Al pulsar el botón Agregar se muestra el siguiente formulario: OFIN -2010 Página 95 de 158
  • 96. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante. Los datos que se muestran / registran son:Codigo de matricula Identificador único de matrícula del educandoGrado Grado del estudiante.Sección Sección del estudianteNombre de estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudianteFecha de cambio Fecha que va ser realizado el traslado.Nueva sección Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante.Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección del estudiante. El registro, puede quedar de esta forma: Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción. OFIN -2010 Página 96 de 158
  • 97. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Al pulsar este ícono se podrá proceder al cambio de sección. Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se debe pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje: Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro.5.14 ASISTENCIA MENSUAL A LA IE Esta opción permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institución educativa por meses, para las fechas dentro del año académico establecido para la institución educativa. Al ingresar a esta opción aparece la ventana siguiente: OFIN -2010 Página 97 de 158
  • 98. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Listado degrados Listado deacadémicos secciones según el grado. Enlace Registro de Asistencia Permite consolidar o resumir el total de asistencias por mes, para su posterior consulta. Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar, se procede al registro de la asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuación: a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico, y como límite hasta la fecha actual. b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen como Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a clases. c. Por defecto las fechas muestran los días de la semana y días festivos de manera informativa, así como una descripción por cada uno de los estados. d. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicación del registro. OFIN -2010 Página 98 de 158
  • 99. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Pulsar con elmouse en lacasilla paracambiar elestado Si pone el cursor aparecerá el significado de Fechas cada letra especiales marcadas Leyenda que describe cada uno de los estados de la asistencia Después Pulse el botón grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fueron grabados con éxito Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación. Descripción Símbolo Falta F Tardanza T Falta Justificada J Tardanza Justificada U Asistió símbolo de punto No se registro espacio en blanco a. Imprimir asistencia Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema mostrará la siguiente ventana: OFIN -2010 Página 99 de 158
  • 100. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10b. Eliminar asistencia La eliminación de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les estudiantes pulsando la opción “Limpiar Asistencia” Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la asistencia de todos los estudiantes En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la siguiente ventana de confirmación y pulse “Aceptar” OFIN -2010 Página 100 de 158
  • 101. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 En el caso que quiera borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono Pulse el icono para borrar la asistencia del estudiante En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente ventana de confirmación y pulse “Aceptar”5.15 JUSTIFICACIÓN DE INASISTENCIAS Y TARDANZAS Mediante esta opción el usuario de la IE podrá aprobar (o denegar) una justificación realizada por un familiar que es usuario del sistema. El sistema mostrará en pantalla todas las solitudes ingresadas en el sistema. Por ejemplo: Esta justificación corresponde a las siguientes inasistencias: OFIN -2010 Página 101 de 158
  • 102. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Estas son las inasistencias que serán justificadas.Para proceder se deberá hacer clic en el Id que corresponda y saldrá una ventana comola siguiente:En esta ventana se ven los datos de la justificación realizada por el familiar del estudiantey se permite al usuario de determinar el estado de la solicitud (aprobado o denegado) asícomo también la respuesta del usuario. OFIN -2010 Página 102 de 158
  • 103. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Se debe colocar unarespuesta tras el registro. Finalmente al grabar el registro, las inasistencias se marcan como inasistencias justificadas automáticamente. De esta manera: Estas son las inasistencias justificadas. 5.17 REGISTRO DE NOTAS GENÉRICO Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo, grado, sección y área. OFIN -2010 Página 103 de 158
  • 104. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al sistema. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana: Allí se pide ubicar la siguiente información:Diseño Curricular Diseño curricular correspondiente al año académico y al nivel al que pertenece la institución educativa.Periodo El es periodo académico al que pertenecen las notas que van a ser registradas y responden a la configuración realiza por la institución educativa para el año académico. El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se encuentren en el estado En evaluación, de lo contrario se mostrarán los periodos en cursiva y no podrán ser seleccionados, como por ejemplo:Grado Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va a ingresar notas.Sección Es la sección de los alumnos cuyas notas serán ingresadas: Note que cuando se ha seleccionado una sección se activa el botón de generar archivo Excel. Esto significa que este archivo se va a generar para la sección que se ha OFIN -2010 Página 104 de 158
  • 105. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 elegido hasta este momento. Más adelante en este acápite abordaremos la generación de este archivo: Área El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas existentes. Luego de seleccionar se activa el botón de registro resúmen: Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la siguiente ventana. Datos generalesEsta leyenda corresponde alos criterios de calificación OFIN -2010 Página 105 de 158
  • 106. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará decolor amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea correspondiente adicho estudiante estará de color anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana.En ambos caso no se podrá realizar el registro de las notas. Naranja: Retirado Amarillo: TrasladadoPara registrar notas se procede de la siguiente manera:Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran elbotones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas: Cualquier ingreso incongruente, se marca inmediatamente con un asterisco. En este caso, se ha definido que para tipos de notas vigesimales, esta nota no esta permitida. Note que la nota final por área no es editable. Esta nota se calcula al final, cuando se guarda el ingreso para esta sección. OFIN -2010 Página 106 de 158
  • 107. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Algunas consideraciones para el ingreso de notas:- En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9” y no “09”; es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se guardara como “09”.- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C serán de color rojo.- El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación determinado.Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicaciónvuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:Finalmente, se realiza la grabación: Note que al grabar, se calculan las notas finales. Cuando se tratan de notas literales, la nota final se corresponde con la nota del último criterio de evaluación.a. Cierre del registro de notas OFIN -2010 Página 107 de 158
  • 108. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botón de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia: Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificación.Note que ambos botones sebloquean. El usuario no podrámodificar las notas a menosque sea liberado por unusuario de tipo administradorque tenga los suficientesprivilegios. b. Generación de archivo Excel para carga de notas Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se generará un archivo que permita hacer la carga de notas. Pulse la opción “Generar Archivo Excel” OFIN -2010 Página 108 de 158
  • 109. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana, donde primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde podrá ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el “5.16 Registro de Notas por Docente”5.16 REGISTRO DE NOTAS POR DOCENTE Esta opción permite al docente ingresar las notas solo de las áreas que le fueron asignadas. Para acceder al Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0, debe escribir la siguiente URL (dirección web) en su navegador o browser de Internet: http://sistemas06.minedu.gob.pe/siagie2/ OFIN -2010 Página 109 de 158
  • 110. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Dirección Web Para acceder al sistema se requiere tener un usuario y clave. La siguiente ventana muestra dos opciones donde el docente podrá ingresar las notas de las áreas que le fueron asignadas. Datos del docente Elegir una de las opciones1. Registro de notas por docente El docente podrá registra las notas solo de las áreas que le fueron asignadas, podrá realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel. OFIN -2010 Página 110 de 158
  • 111. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Elegir el gradoElegir el diseñocurricular Numero de áreas asignadas al docente Generar archivos Excel para el registro de notas Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero pulse la opción de “Num Areas Asignadas”, abrirá la siguiente ventana donde muestra todas las áreas correspondientes a un determinado grado. Lista de áreas que el docente tiene a su cargo Cuando pulse la opción de “Evaluado” mostrara la siguiente ventana donde se podrá registrar las notas de una determinada área por periodo. OFIN -2010 Página 111 de 158
  • 112. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Datos generalesOpción para que no se puedarealizar modificaciones Descripción de los criterios Opción para eliminar las notas Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la siguiente ventana. OFIN -2010 Página 112 de 158
  • 113. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Pulse grabar para que guarde las notas ingresadas Al ingresar las notas que son menores a 10 serán en color rojo Al ingresar las notas que son mayores a 10 serán en azul Después de pulsar “Grabar” automáticamente generar la nota final para cada registro como se muestra en la siguiente ventana. Notas FinalesElimina todas las notas por asignatura OFIN -2010 Página 113 de 158
  • 114. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10En el caso que vaya realizar alguna modificación pulse la opción “Modificar”. Cuandoel usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar laopción “Cerrar Registro”, esta opción bloquea las notas para que no puedan sermodificas.GENERAR ARCHIVO EXCELPara generar el archivo Excel para el registro de notas pulse el icono Generar archivo ExcelCuando pulse la opción “Generar archivo de Excel” mostrara la siguiente ventanaen la cual se tiene que elegir el periodoDespués de elegir el periodo pulse “Generar”Después de pulsar “Generar” abrirá la siguiente ventana donde se generara elarchivo Excel como se muestra en la siguiente ventana y luego pulse abrir. OFIN -2010 Página 114 de 158
  • 115. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Después de pulsar “Abrir” mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docentepodrá ingresar las notas por asignatura. Recomendaciones para el correcto registro de notas Cada pestaña es un áreaCada pestaña tiene el identificador del Estudiante, el código del estudiante, nombredel estudiante así como los criterios de evaluación. OFIN -2010 Página 115 de 158
  • 116. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Criterios de evaluación Después de realizar el registro de notas debe guardar el archivo.5.19 SUBIR NOTAS DESDE EXCEL Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema. En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de examinar abrirá la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botón abrir. Busque el archivo de excel Pulse “Abrir” OFIN -2010 Página 116 de 158
  • 117. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Después de pulsar “abrir” se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe decarga Informe de Carga Pulse “Cargar Notas” PiDespués de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentrala información de las notas que se han registrado. Mostrara este mensaje si hay inconsistencias en el ingreso de notas Informe de Inconsistencias Ingrese las notas directamenteEn el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área decomportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña“Informe de Inconsistencia” donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra eldetalle de todas las inconsistencias. OFIN -2010 Página 117 de 158
  • 118. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Relación de inconsistencias Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a validar se encuentran:  Que la nota se encuentra en el formato correcto  Que el código modular del estudiante pertenezca a la sección  Que el criterio de evaluación no haya sido modificado Usted puede corregir directamente las notas y posteriormente pulsar el botón grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva Carga”. Opción para realizar nueva carga5.20 REGISTRO NOTAS DE ÁREAS A C ARGO Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que tienen áreas a cargo. Recuerde que estas notas fueron registradas en la matrícula del estudiante. En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante: OFIN -2010 Página 118 de 158
  • 119. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 En primera instancia se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo. Pulse Modificar para habilitar los campos de fecha y nota Después de ingresar la Información pulse el botón grabar.5.21 SUBIR NOTAS DESDE EXCEL POR DOCENTE Esta opción permite importar las notas de las áreas que le fueron asignadas al docente desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema. Para acceder al Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0, debe escribir la siguiente URL (dirección web) en su navegador o browser de Internet: OFIN -2010 Página 119 de 158
  • 120. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 http://sistemas06.minedu.gob.pe/siagie2/ Dirección Web Para acceder al sistema se requiere tener un usuario y clave.La siguiente ventana muestra la opción para subir las notas des de un archivo excel. Datos del docente Opción subir notas desde excelDespués de pulsar la opción “subir notas desde Excel por docente” mostrara lasiguiente ventana donde podrá buscar el archivo Excel para que lo pueda subir alsistema. El procedimiento es el mismo que vimos en el punto “5.19 subir notas desdeExcel”. OFIN -2010 Página 120 de 158
  • 121. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-105.22 REGISTRO DE APRECIACIONES DE DOCENTES Esta opción permite registrar las apreciaciones de los docentes, para lo cual se tiene que elegir el grado y sección. Después de seleccionar el grado y sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de estudiantes. Opción para registrar las apreciaciones OFIN -2010 Página 121 de 158
  • 122. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Después de pulsar el icono de “Registra apreciaciones” nos mostrara la siguienteventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguienteventana Ingrese las apreciaciones del estudiante OFIN -2010 Página 122 de 158
  • 123. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera seguiringresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y sehabilitará el campo para que pueda ingresar la información.Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como semuestran en la siguiente ventana. Apreciaciones del Docente OFIN -2010 Página 123 de 158
  • 124. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-105.23 PROCESAR NOTAS Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año académico en curso. Este proceso tiene las siguientes características:  Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la orden de ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la actualización de los datos.  Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el servidor va realizando el cálculo correspondiente. Po estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de procesamiento de notas. Al ingresa a esta opción se muestra una ventana similar a la siguiente Porcentaje de avance Esta ventana se divide en 4 columnas para cada uno de los periodos del año académico a) La primera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los estados posibles son:  Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.  En evaluación: Cuando se está evaluando el periodo.  Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado. b) La segunda columna se refiere al “proceso de cálculo de notas” que consiste en obtener la nota final de cada estudiante en el periodo seleccionado. OFIN -2010 Página 124 de 158
  • 125. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se muestra en la ventana siguiente Enlace Informe Informe de de Proceso Proceso de Cálculo de Cálculo de Notas Notas.Datos de la fecha,hora y usuario que Datos de la secuencia de proceso seguidaejecuto el proceso (grados, secciones, número de estudiantes) c) La tercera columna es “Proceso de notas finales” se refiere a los procesos previos y solo se activa para el último periodo del año académico en curso. Este proceso consiste en actualizar la situación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de promoción y repitencia que han sido definidas previamente. El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente. OFIN -2010 Página 125 de 158
  • 126. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Proceso GenerarProceso Libretas,Cálculo de genera lasNotas por libretas deasignaturas, notas en elrealiza el sistema.cálculo denotas Al pulsar Notas Finales nos muestra la siguiente pantalla Después de pulsar “Aceptar” se realizara el proceso de notas como se muestra en la siguiente ventana, el proceso abra terminado cuando llegue al 100% Porcentaje de avance OFIN -2010 Página 126 de 158
  • 127. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 d) La cuarta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este proceso consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en cualquier momento por el familiar o docente.Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al siguiente: Pulse el icono de impresora y abrirá la siguiente ventanaCuando se pulsa el icono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedesseleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones,seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o pormerito. OFIN -2010 Página 127 de 158
  • 128. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Seleccione el grado Seleccione la sección Pulse mostrar reporte y le mostrara la siguiente ventana Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en donde muestra el consolidado de evaluaciones. Áreas y criterios de evaluación 5.24 PROCESO DISGREGADO DE NOTAS En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta a un estudiante en particular. Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE se esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento. Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadísticas de la sección y generar las libretas de calificaciones. La pantalla de registro es como sigue: OFIN -2010 Página 128 de 158
  • 129. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Sector de selección deSector de estudiantes para procesarselección. Sector de procesamiento Lista de los procesos que fueron ejecutados anteriormente Muestra el estado en que se encuentra el Los datos que se seleccionan en esta ventana son: registro Diseño Curricular Escoger el diseño curricular Fase Período Escoger un periodo Criterio de Escoger una opción para procesar las notas Selección Primer Criterio de Selección: Grados El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año académico en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana. OFIN -2010 Página 129 de 158
  • 130. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se vaencargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsarla opción de “Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las notas comose muestra en la siguiente ventana. Pulse esta opción % de Avance para actualizar el % de avance Selección los gradosCuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notasSegundo Criterio de Selección: Secciones.Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puedeobservar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generarlas notas. OFIN -2010 Página 130 de 158
  • 131. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Seleccione las secciones Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas. Tercer Criterio de Selección: Estudiantes. Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado. Sector de búsqueda de estudiantes Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo: Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá estePresione la mensaje.tecla DEL paraeliminar elestudiante dela lista. OFIN -2010 Página 131 de 158
  • 132. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado. Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.5.24 IMPRESIÓN DE LIBRETAS Esta opción permite imprimir las libretas de calificación de los estudiantes para lo cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante. Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las libretas: Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en la IE OFIN -2010 Página 132 de 158
  • 133. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de libretas Este proceso debe ser completado para que se pueda tener acceso a seleccionar el periodo.Regresando a la impresión de libretas, se indica el criterio de selección. Seleccione uno de los 3 criterios y pulse “Generar archivo de impresión”En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara lasiguiente ventana: Puede seleccionar un grado o varios y luego pulse la opción “Generar archivo de impresión”También existe la opción de selección “Por secciones” OFIN -2010 Página 133 de 158
  • 134. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Puede seleccionar la sección de un grado o varias secciones de diferentes grados y luego pulse “Generar archivo de impresión”La última opción de selección es “Por estudiante” Ingresar los datos del estudiante y pulse buscarDespués de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana enla cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando OFIN -2010 Página 134 de 158
  • 135. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Pulse sobre el registro y este se pasara a la parte izquierda como se muestra en la siguiente ventanaPara elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos. Puede pasar uno o varios registros y finalmente pulse “Generar archivo de impresión”Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las libretas de calificaciones,presionando el botón de Generar archivo de impresión. OFIN -2010 Página 135 de 158
  • 136. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-105.25 NÓMINA DE M ATRÍCULA Esta opción permite ver las notas y la situación final del estudiante al término de una fase de acuerdo a las reglas y sub reglas establecidas para la promoción y Repitencia. SeleccionePrimero tiene que la secciónseleccionar el grado. OFIN -2010 Página 136 de 158
  • 137. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opción de sección, también tenemos que elegir una de las opciones; automáticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrícula, R.D institucional, Fecha de aprobación como se muestra en la siguiente pantallaEstos datos se pueden actualizaren el registro de la sección Pulse el botón Generar Nómina Después pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de Matricula la cual la puede imprimir. La imagen de la cara de adelante La imagen de la cara posterior: OFIN -2010 Página 137 de 158
  • 138. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-105.26 ACTA CONSOLIDADA DE EVALUACIÓNEsta opción permite ver la situación final del estudiante de acuerdo a las reglas y sub reglasestablecidas para la promoción y repitencia, adicionalmente nos muestra la opción para ver lasnotas finales del estudiante en el periodo. Yc: mostrar el acta5.27 PADRÓN DE APODERADOSEsta opción permite ver la relación de los apoderados por sección en la siguiente ventanapodemos ver la lista de los apoderados fltrandolos por grado, diseño curricular, sección, grupo. OFIN -2010 Página 138 de 158
  • 139. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Diseño Curricular Escoger el diseño curricular Grupo El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados Sección La sección del cual quiere saber la lista de apoderadosDespués de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relaciónde todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y sección5.28 HISTORIAL DE M ATRICULA OFIN -2010 Página 139 de 158
  • 140. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Esta opción permite ver todas las matriculas del estudiante desde primer grado de primaria,mostrara el nombre de la Institución Educativa, el grado que curso en dicha Institución Educativa yel año, para esto debe saber los datos del estudiante para que pueda realizar la búsqueda. Pulse el botón para que le muestre la ventana donde pueda buscar al estudianteLa siguiente ventana es la de búsqueda la cual puede realizar por Apellidos y Nombres o Código Después de pulsar buscar aparecerán los datos de estudiantedel EstudianteLa siguiente ventana muestra los datos completos del estudiante, en la parte inferior muestra todaslas matriculas del estudiante. Datos personales del estudiante Lista de matriculas del estudiante 6. ADMINISTRA RED OFIN -2010 Página 140 de 158
  • 141. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-106.1 M ANTENIMIENTO DE REDESEsta opción permite realizar el mantenimiento a las redes, una red contiene una o variasInstituciones Educativas cada grupo de red tiene una Institución Educativa la cual esconsiderada como la principal y la que dará soporte a las demás Instituciones de su red. Cuando pulse el botón “Agregar” abrirá la siguiente ventana en la cual podrá ingresar la información requerida. Código El código de la Red será autogenerada automáticamente OFIN -2010 Página 141 de 158
  • 142. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Descripción La descripción de la red Num. Resolución Numero de Resolución de la creación de la Red Fecha de Fecha de Creación de la Red creación DRE Á que DRE corresponde la Red UGEL A que UGEL corresponde la Red Distrito Distrito donde se encuentra la Red Centro Poblado El nombre del centro poblado que pertedece la Red Observaciones Ingresar alguna observación si es que la hubiera Cuando pulse la opción “Num II.EE” mostrara todas las I.E que pertenece a una red determinada Para cambiar de Base, es decir si quiere que otra I.E sea la base pulse sobre esta opción y se cambiara el estado “Base” significa que esa I.E es la base de la red la que va monitorear toda la red Muestra todo el personal correspondiente a una determinada I.ECuando pulse la opción “Num Recursos” abrirá la siguiente venta donde muestra los recurso quetiene la red, en la parte superior sale el nombre de la Red. OFIN -2010 Página 142 de 158
  • 143. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 6.2 M ANTENIMIENTO DE COORDINADORES Esta opción permite ingresar a los usuarios que serán coordinadores de las redes que serán encargados de administrar toda la red.Pulse agregar 6.3 DOCUMENTO DE GESTIÓN OFIN -2010 Página 143 de 158
  • 144. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-106.4 RECURSO DE REDES OFIN -2010 Página 144 de 158
  • 145. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-106.5 ASIGNACIÓN DE RECURSOS OFIN -2010 Página 145 de 158
  • 146. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-107. SEGURIDAD7.1 ASIGNACIÓN ACCESOS A F AMILIAR Esta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia del estudiante a su cargo. Inicialmente, el usuario ingresa a la opción y se muestra una ventana similar a la siguiente: En el caso que quiera realizar alguna modificación pulse sobre el usuario. Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana: OFIN -2010 Página 146 de 158
  • 147. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Los datos que se ingresan en este mantenimiento sonCódigo de familiar El código que identifica al familiar Luego de la búsqueda se muestra la información actual del familiar.Apellidos y nombres Se muestran los apellidos y nombres del familiarDomicilio Se muestran el domicilioCentro de trabajo Se muestra el centro de trabajo del familiar.Teléfono Se muestra el teléfono del familiarEmail Se muestra la cuenta de correo electrónico del familiar,Cuenta Usuario Va indicar que está habilitado para ingresar al sistemaUsuario login Usuario con el cual va ingresar al sistema Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y después pulse el botón “Buscar” OFIN -2010 Página 147 de 158
  • 148. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Ingrese la información requerida y pulse buscar Doble clic para seleccionar al familiarDespués de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puedeobservar los datos del familiar, pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantesasociados al familiar en la IE correspondiente. Pulse el botón modificar para que pueda realizar las modificaciones correspondientesLuego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información: OFIN -2010 Página 148 de 158
  • 149. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Después de pulsar modificar se va habilitar para que pueda seleccionarDespués de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información segrabó correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y claveserán el DNI del familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema.Después pulse aceptar y mostrará la siguiente ventana.Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podrá acceder mediante elenlace correspondiente. OFIN -2010 Página 149 de 158
  • 150. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana. Seleccionar al estudiante y pulse grabar Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la información correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.7.2 ADMINISTRAR ROLESEste mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinadaInstitución Educativa, podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol. OFIN -2010 Página 150 de 158
  • 151. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 En el caso que quiera realizar alguna modificación pulse sobre el código. En el caso que quiera eliminar un rol pulse sobre la X Al pulsar la opción de usuarios abrirá la ventana donde se encuentra la lista de usuarios de un determinado Rol Al pulsar la opción de actualizar Privilegios abrirá la ventana donde mostrara la lista de privilegios las cuales podrá modificar de cuerdo al requerimientoAl pulsar agregar se abrirá la siguiente ventana ingrese la información solicitada y pulse el botóngrabar. Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Id Rol El código el cual va identificar al Rol Descripción La descripción del RolAl pulsar en la opción de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relación deusuarios de un determinado rolAl pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escoger los privilegiosdel usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar los privilegios pulse guardar. OFIN -2010 Página 151 de 158
  • 152. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10El icono de la lupa tiene elprivilegio solo de ver no se Seleccione el privilegio quepuede realizar ningún tipo de tendrá el usuario de la I.EmantenimientoEl icono de lápiz tiene elprivilegio de realizarmantenimiento 7.3 M ANTENIMIENTO DE USUARIOS Esta opción permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un personal de la I.E un usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, así mismo se le asigna un rol determinado el cual tendrá privilegios En el caso que quiera realizar alguna modificación pulse sobre el usuario. En el caso que quiera eliminar el registro pulse sobre la X Al pulsar la opción de agregar abre la siguiente ventana OFIN -2010 Página 152 de 158
  • 153. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Personal I.E asociado Seleccione el personal que esta asociado a la I.E Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al sistema Contraseña Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema Confirmar contraseña Ingrese nuevamente la contraseña Correo Electronico Ingrese el correo electronic del usuario Cambiar password 1era vez SI: En el momento que ingrese el usuario podra cambiar del password NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente Rols Escoja el rol correspondiente al usuario GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES1.- ¿Cómo hago para desactivar el bloqueo de ventanas emergentes en el navegador de internet?Al hacer uso del SIAGIE versión 2.0 a través de un navegador de internet (por ejemplo InternetExplorer), en algunos casos el navegador no nos permite visualizar las ventanas emergentes queel sistema utiliza de manera concurrente para gestionar las opciones del sistema. OFIN -2010 Página 153 de 158
  • 154. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Mensaje deBloqueo En estos casos es necesario desactivar este bloqueo para lo cual seguimos la secuencia que se muestra a continuación pulsando el botón derecho de su mouse sobre el Mensaje de Bloqueo, lo cual muestra las opciones de configuración, debiendo desactivar el bloqueo existente tal como se muestra en la imagen. Mensaje de Bloqueo Pulsar con el botón derecho del mouse sobre el mensaje y desactive la opción de bloqueo. OFIN -2010 Página 154 de 158
  • 155. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 En caso usted utilice el navegador Mozilla Firefox, la secuencia para desbloquear ventanas emergentes es similar a las de Internet Explorer.Mensaje deBloqueo En este caso es necesario desactivar este bloqueo para lo cual pulsamos el botón Opciones, lo que desplegará un menú y en el elegiremos “Permitir ventana emergente para….”, lo cual dejará sin efecto el bloqueo tal como se muestra en la imagen. Mensaje de Bloqueo Pulsar el botón Opciones y seleccionamos el mensaje Permitir ventana emergente. OFIN -2010 Página 155 de 158
  • 156. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 2.- ¿Cómo organizar las ventanas de mantenimiento que provee el menú principal utilizando el navegador de Internet? Cuando accedemos a las opciones del Menú Principal, por lo general el sistema nos apertura una nueva ventana de internet por cada opción de menú elegida, ello con la intención de independizar y hacer más flexible el ingreso de datos y la configuración de cada opción de mantenimiento del sistema. Ventanas de internet por cada opción del menú Para aquellos usuarios que trabajen con el navegador de páginas web: Internet Explorer 7 (versión 7 ó superior) o aquellos usuarios que utilicen Mozilla Firefox, tienen la posibilidad de organizar las ventanas de trabajo del sistema por medio de solapas integradas en el mismo navegador de páginas web, de modo que la gestión del sistema se realice utilizando una sola ventana de internet. (1) (2)Pulse el Del menúbotón contextualderecho seleccionedel mouse la opciónsobre la Abrir enopción del una nuevamenú. pestaña OFIN -2010 Página 156 de 158
  • 157. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10Al organizar las ventanas de esta manera, la gestión de las mismas se realiza en una sola ventanay por medio de solapas o pestañas que proporcioan el navegador de internet. Opciones Ventanas del Menú de internet Principal organizadas en solapas ó pestañas.3.- SI LA VENTANA PRINCIPAL DEL SISTEMA LE APARECE CON OPCIONES SOBREPUESTASSi las opciones estan sobre puestas como se muestra en la siguiente ventana, esto se debe a laincopatibilidad del explorador Opciones sobre puestasPara solucionar la incompatibilidad lo único que tiene que hacer en lo siguiente: OFIN -2010 Página 157 de 158
  • 158. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 31-ago-10 Pulse la opción de “Vista de compatibilidad”Después de pulsar la opción de “Vista de compatibilidad” mostrara la ventana arreglada donde yano están sobre puestas las opciones OFIN -2010 Página 158 de 158