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Protocolo seleccion gth (2)

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  • 1. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESELECCIÓN DE PERSONAL Noviembre de 2012
  • 2. PROTOCOLO DE PRESELECCION INTRODUCCIÓNLa presente guía tiene como propósito dar a conocer paso a paso el proceso deselección de personalde la empresa EMCODIDACTICA CONSULTORES que estáorientado a elegir los candidatos capacitados para ocupar los cargos vacantesdentro de la empresa. El presente protocolo busca diseñar un documento queespecifique de manera clara, concisa y que facilite a la empresa realizar esteproceso tan indispensable dentro de ella.Uno de los secretos para una búsqueda exitosa de personal está en establecer lasfuentes de suministro de los recursos humanos. Es importante definir las fuentesde reclutamiento para elevar el rendimiento del proceso de selección, disminuir eltiempo del proceso de reclutamiento y reducir los costos operacionales.Siendo este un procedimiento necesario en una organización por lo tanto esindispensable tener un buen y adecuado manejo de él, para no cometer errores yminimizar estos, manteniendo en mejora continúa.Este documento también contiene algunos formatos los cuales se utilizan comoinstrumentos para el éxito del proceso.
  • 3. PROTOCOLO DE PRESELECCION OBJETIVOSOBJETIVO GENERAL.Este protocolo tiene por objetivo tener un adecuado manejo del proceso deselección para la empresa didáctica EMCODIDACTICA CONSULTORES siendoeste proceso muy importante para la empresa, estableciendo una secuenciaordenada que se debe seguir para este proceso de selección de personal,clasificando los candidatos más adecuados al puesto de trabajo dentro de laempresa u organización.OBJETIVOS ESPECIFICOS.  Contar con un protocolo que permita establecer los lineamientos que se den a seguir en la selección de personal.  Realizar un perfil del puesto que permita visualizar las habilidades y conocimientos que este requiere para ser desempeñado de manera efectiva.  Argumentar y reflexionar muy bien el porqué y como se va a aplicar el proceso de selección de personal.  Obtener personal calificado aumentando el talento humano en la organización.
  • 4. PROTOCOLO DE PRESELECCION MARCO TEORICOPROCEDIMIENTO. MANUAL DE FUNCIONESRepresentan el inventario de los aspectos intrínsecos (contenido del puesto) yextrínsecos del puesto (requisitos que el puesto exige de su ocupante tambiénllamados factores de las especificaciones). La descripción y análisis del puestoproporcionan información acerca de los requisitos y las características que elocupante del puesto debe poseer. Con esta información el proceso de selecciónse concentra en características de los candidatos que se presenten. PERFIL DEL CARGO:Después de haber realizado un estudio a fondo del puesto de trabajo a cubrir;vamos a realizar el perfil del cargo, donde se deben tener en cuenta: lainformación de la organización, la descripción del puesto y las características quedebe tener la persona ocupante del puesto, elaborando las condiciones que debenreunir los candidatos; estos son los datos generales del cargo, datos, oferta,exigencia del puesto, rasgos de carácter, habilidades motrices, habilidadessensoriales y habilidades físicas. REDACCION DE LA CONVOCATORIA:Una vez elaborado el perfil del cargo requerido a la empresa, se pasara a realizarla convocatoria donde contendrá aspectos como:  Denominación del cargo
  • 5. PROTOCOLO DE PRESELECCION  Requisitos que exige el puesto ofertado  Lugar y fecha de recepción de hojas de vida  Procedimiento a seguir. CONVOCATORIA:Se publica el requerimiento (periódico, internet, medios de comunicación,carteleras) aquí va el nombre del cargo, requisitos técnicos,(experiencia,conocimiento,físico) fecha de apertura y cierre y por último sepublican los datos de la empresa. Entre as candidatos mayor es la posibilidad deencontrar a la persona correcta a ocupar la vacante. En este punto se especifica eltipo de convocatoria las cuales son de tres tipos: Abierta: se convocan posibles candidatos de la organización. Cerrada: se convocan candidatos ajenos a la organización. Mixta: se pueden postular al cargo candidatos de la empresa o ajenos a la empresa al mismo tiempo. RECLUTAMIENTO DE LAS HOJAS DE VIDA:En este paso se escogen aquellos que estén lo más cercanamente posible areunir los requisitos indispensables para el puesto ya que permite descartar lashojas de vida que no cumplan con dichos requerimientos y verificar los soportesque este traiga (disminuye tiempo y costos en el proceso). EVALUACION HOJAS DE VIDA:La persona o el personal a cargo de llevar y ejecutar el proceso de preselecciónde los candidatos, después de haber reclutado las hojas de vida, realizar unestudio de cada una de ellas para analizar si se adecua al perfil del cargo queestamos buscando.
  • 6. PROTOCOLO DE PRESELECCION PRESELECCION DEL CURRICULAR:El individuo a cargo del proceso, luego de estudiar y analizar, la hoja de vida yverificar los datos que se encuentran allí; que sean correctos, auténticos y validos.Para hacer el listado de los entrevistados y citarlos para seguir con el proceso,pueden ser llamados vía telefónica, por correo electrónico o correspondencia. EVALUACIÓN DE CANDIDATO:La preparación de la entrevista debe realizarse teniendo en cuenta losrequerimientos del cargo. Por eso la preparación tendrá como punto de referencia,los siguientes aspectos a examinar en los candidatos:  Formación académica (cultura general-futuro puesto)  Interés y motivación del candidato  Personalidad del candidato (responsabilidad)  Afinidad con las políticas de la empresa.  Capacidades-competencias  Disponibilidad.  Experiencia en el campo. ENTREVISTA:Luego de haber preparado la entrevista con los aspectos a examinar, continuamosa elaborar las entrevistas ya que esto es una parte esencial en los procesos depreselección y selección de candidatos. La entrevista es una prueba de evaluaciónindispensable ya que aquí vamos a poder observar y darnos cuenta de aspectosque en la hoja de vida no habíamos podido percibir (presentación, puntualidad,actitudes, manejo de sentimientos y emociones, gestos, movimientos, fluidez-coherencia al hablar, muchas más).Para realizar la entrevista debemos prepararla debidamente, escoger el tipo deentrevista que más se adecue al proceso, para poder observar y conocer si el
  • 7. PROTOCOLO DE PRESELECCIONcandidato es apto y desarrolla y poseen los requisitos que exigen paradesempeñar sus actividades con éxito.Tipo de entrevistas:  Entrevista estructurada o dirigida  Mixta o semi estructurada  Entrevista no estructurada  Entrevista de taller  Entrevista de tensión.Propósito de la entrevista:  Comprobar que el candidato reúna los requerimientos que se piden en el perfil del cargo y que son necesarios para desempeñarse exitosamente en el lugar de trabajo. (Experiencia, competencias laborales, motivación, interés, valores, entre otros).  Observar que tanto interés tiene la persona por trabajar en la empresa.  Transmitir una buena imagen de la empresa. EVALUACIÓN DE RESULTADOS (PONDERACIÓN)Aquí el encargado del proceso debe ponderar los factores los cuales fueronescogidos para evaluar al candidato, para realizar la comparación con los demás yseleccionar a los que más se acerquen al perfil del puesto a ocupar para realizar elsiguiente proceso de selección del candidato. REDACCIÓN DE INFORME.El entrevistador debe realizar un informe de todos los aspirantes al puesto aocupar donde entregan los registros de entrevista, los resultados de las pruebasaplicadas y los test, la ponderación de factores y cuáles son los posiblesocupantes de la vacante. Y por consiguiente elaborar el listado de orden de merito.
  • 8. PROTOCOLO DE PRESELECCION CITACIÓN CANDIDATOS PRESELECCIÓN Y COMUNICAR RECHAZOS.El entrevistador debe comunicar los resultados del proceso de preselección quefue llevado a cabo, comunicando a los aspirantes al puesto quienes fueronrechazados de manera cordial y los postulantes que mas se acerquen al perfiladesempeñar en la empresa, informándoles como se llevara a cabo el siguienteproceso. REGISTROS Y ARCHIVOS DE DOCUMENTOS.El jefe de talento humano, elabora el registro del proceso y lo mantiene en elarchivo de procesos de selección ejecutaos, incluyendo toda la información de laspruebas aplicadas y formatos diligenciados.REGISTROS: Diagrama de Gantt Formato análisis y descripción de puestos de trabajo. Manual de funciones. Convocatoria Citación a entrevista Confirmación a citación de entrevista Asistencia a entrevista Formato de evaluación de entrevista. Prueba psicotécnica Resultado del proceso de entrevista Flujograma (Protocolo de selección)
  • 9. PROTOCOLO DE PRESELECCIONDIAGRAMA DE GANTT
  • 10. PROTOCOLO DE PRESELECCION FORMATO ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO. EMCODIDACTICA CONSULTORES Gestionando el Talento Humano Formato Descripción y Análisis de Puesto de Trabajo Fecha: 07/06/2010 Motivo: creación del manual de cargos1. Nombre del cargo:2. Ubicación del cargo en el organigramaa) Subordinación: (Indique si en estecargo tiene o no personalsubordinado, cuántos son y cuál es elnivel del cargo de los subordinados)b) Supervisión: (Indique si el cargotiene supervisión de alguien, a quiénle corresponde este rol indicando elcargo).c) Comunicaciones colaterales:(Indique con qué estamentos de laorganización se relaciona para quelas funciones de este cargo seanexitosas, detallando el nivel dedependencia y relación).3. Contenido del cargoElabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y elporcentaje de tiempo laboral que estima dedica a cada una de ellas.
  • 11. PROTOCOLO DE PRESELECCIONTarea Principal % Tiempo LaboralElabore una relación de las Tareas Secundarias que corresponden a este cargo y elporcentaje de tiempo laboral se estima dedica a cada una de ellas.Tarea Secundaria % Tiempo Laboral4. Responsabilidades ¿Cuáles son las responsabilidades que se encuentran adscritas al cargo?. ¿Cuál es el peso relativo que tiene cada una de ellas? (marque con una X). Peso RelativoResponsabilidad Primaria SecundariaUso de materiales y equiposSupervisión del trabajo de otras personasManejo de dinero, títulos o documentos afinesResponsabilidad de manejo de informaciónResponsabilidad en relaciones públicas
  • 12. PROTOCOLO DE PRESELECCIONResponsabilidad en la confidencialidad de lainformaciónResponsabilidad académicaResponsabilidad administrativaOtras, cuales? ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: Materiales que utiliza: Equipos que maneja: Horas o jornada de trabajo diario: A través de cuáles de las siguientes actividades desarrolla su trabajo Con Con mucha Ocasionalmente frecuencia frecuenciaCumplir órdenes escritas overbalesRealizar operaciones derutinaEfectuar labores de oficinaAnalizar problemas simplesAnalizar problemascomplejos RESPONSABILIDADES: Responsabilidad por bienes ¿Cuáles? Responsabilidad por dinero o valores Responsabilidad por registros e informes
  • 13. PROTOCOLO DE PRESELECCIONResponsabilidad por seguridad de otrosESFUERZO FISICODe pie ____________________ horasSentado ____________________ horasCaminando ____________________ horasConduciendo vehículos ____________________ horasSubiendo escaleras ____________________ horasOtros ____________________ horasESFUERZO MENTALCuáles son las labores que exigen mayor concentración mental:CONDICIONES DE TRABAJOFACTORES CONDICIONES AMBIENTALES NORMALES REGULARES MALAS EXTREMASIluminaciónCalorFrioHumedadRuido
  • 14. PROTOCOLO DE PRESELECCIONPolvoVentilaciónOloresGasesTóxicosSuciedadOtros cualesI. ANALISIS DE CARGO¿Qué ¿Cómo lo ¿Para qué lo ¿Cada cuánto lo hace?hace? hace? hace? . 1. Requisitos técnicos Nivel educacional: Bachiller en proceso de formación con tecnología en gestión del talento humano. Título profesional: Título de post- grado:
  • 15. PROTOCOLO DE PRESELECCIONExperiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesariaespecificar de qué tipo): Mínimo tres meses en empresas comerciales didácticaso empresas relacionadas con consultorías didácticas.3. Aptitudes necesarias¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esencialespara el desempeño del cargo y en qué grado?. No Deseable Esencial necesariaAgudeza visualAgudeza auditivaRapidez de decisiónHabilidad expresivaCoordinación tacto visualCoordinación generalIniciativaCreatividadAptitud investigativaCapacidad de juicioAtenciónComprensión de lecturaCálculo
  • 16. PROTOCOLO DE PRESELECCION Redacción Trabajo de equipo Liderazgo Toma de decisión Sociabilidad Comunicación interpersonal Orden y organización Minuciosidad Dominio tecnologías informáticas de comunicación4. Competencias Laborales necesarias¿Cuáles de las competencias laborales descritas a continuación son deseables oesenciales para el desempeño del cargo y en qué grado? No Deseabl Esencial necesaria eCompromisoLiderazgoPlaneaciónToma de decisionesConocimiento del entorno
  • 17. PROTOCOLO DE PRESELECCIONExperiencia profesionalIniciativaAprendizaje continuoTrabajo en equipoCreatividad e innovaciónManejo de informaciónAdaptación al cambioRelaciones InterpersonalesColaboraciónOtras, cuáles?REALIZADO REVISADO POR: APROBADO POR:POR
  • 18. PROTOCOLO DE PRESELECCION MANUAL DE FUNCIONES. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, COMPETENCIAS Y DE REQUISITOSIDENTIFICACIÓN DEL CARGODenominación:Nivel Funcional: Código:Dependencia:Cargo Jefe Inmediato:Propósito Estratégico:DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICASCOMPETENCIAS LABORALES REQUERIDASCOMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS
  • 19. PROTOCOLO DE PRESELECCIONREQUISITOSESTUDIOS EXPERIENCIA CONVOCATORIA CONVOCATORIAEl Centro Agroecológico y Empresarialinvita a los interesados a participar en elproceso de selección de técnicos en entrenamiento deportivo.El propósito es la selección contratación de entrenadores que desarrollenlabores de preparación para deportistas.REQUISITOS DEL CARGO CONVOCADODisponibilidad: Tiempo CompletoCARACTERISTICAS DE LA CONVOCATORIA
  • 20. PROTOCOLO DE PRESELECCIONConvocatoria:Formato de Hoja de Vida:Recepción de Hojas de Vida: (fecha)Lugar:Hora:Encargado de Recepción Hojas de Vida:Fecha de Publicación seleccionados:Para cualquier inquietud:http://empresadeconsultoriadidactica.blogspot.com/ CITACION A ENTREVISTA. CITACIÓN A ENTREVISTAEl Centro Agroecológico y Empresarial invita a las siguientes personaspreseleccionadas a presentarse a entrevista al cargo de Técnico enEntrenamiento DeportivoCARACTERISTICAS DE LA ENTREVISTA
  • 21. PROTOCOLO DE PRESELECCIONFecha:Lugar:Hora:Otros:Para cualquier inquietud:http://empresadeconsultoriadidactica.blogspot.com/
  • 22. PROTOCOLO DE PRESELECCION CONFIRMACION CITACION DE ENTREVISTA: CONFIRMACION CITACION DE ENTREVISTASNombre del contactoDirecciónCiudad, estado/ProvinciaCorreo electrónicoPROPOSITO:CONFIRMACION DE CITA PARA ENTREVISTAEstimado (NOMBRE DEL CONTACTO)Gracias por su amable pedido para que sea entrevistado por uno de nuestrosfuncionarios para la vacante que estamos solicitando.(Nombre de la persona) estará encantado(a) de encontrase con usted ennuestras oficinas en (DIRECCION) el (DIA), (FECHA) a las (HORA). Creo queencontrará a (EL/ELLA) extremadamente conocedor(a) de nuestro negocio y elrol que ocupamos en la industria de consultores en talento humano.Gracias por su interés en nuestra compañía.Atentamente,
  • 23. PROTOCOLO DE PRESELECCION(NOMBRE)(CARGO)(NUMERO DE TELEFONO)CORREO ELECTRONICO@COMPAÑIA.COM) ASISTENCIA A ENTREVISTANOMBRE CARGO AL QUE ASPIRA FIRMA
  • 24. PROTOCOLO DE PRESELECCION EMCODIDACTICA CONSULTORES Gestionando el Talento Humano Formato De Asistencia a Entrevista Fecha: Motivo: Selección de Personal Preguntas E AC I ¿Cuál es su nombre? PROCESO EVALUATIVO DE SELECCIÓN FORMAResponsable:_________________ FORMATO EVALUACION ENTREVISTA :NOMBREEDAD FECHACARGO ALQUE ASPIRA
  • 25. PROTOCOLO DE PRESELECCION ¿Cuáles son sus mejores cualidades? Describa dos principales ¿Qué le parece más importante el conocimiento o la experiencia? ¿Se considera líder? Cuénteme de algún logro que haya obtenido en algún trabajo anterior ¿Qué ambiente de trabajo prefiere. Individual o por equipos? ¿Por qué cree que es usted la persona más idónea para el puesto? ¿Tiene alguna pregunta?Excelente (E) Aceptable (AC) Inadecuado (I)Responsable________________________ RESULTADO DEL PROCESO PROCESO EVALUATIVO DE SELECCIÓNNOMBRE CARGO AL APROBO NO APROBO APROBO QUE ASPIRA CON RESERVA
  • 26. PROTOCOLO DE PRESELECCIONResponsable________________________
  • 27. PROTOCOLO DE PRESELECCIONFLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN