Geotec inventario

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Geotec inventario

  1. 1. Procesos Propuestos De Inventarios Preparado para: GEOTEC Proyecto: Implementación de A+ Preparado por: Karen Rengifo
  2. 2. Descripción del entregable: Documentación de Procesos Aprobación del Equipo Cons-it Nombre Fecha Firma Juan Ygreda 21/11/2012 Karen Rengifo 21/11/2012 Aprobación del Equipo GEOTEC Nombre Fecha Firma Elias Tovar 23/11/2012 Carlos Ramirez 23/11/2012 Orlando Bautista 23/11/2012 Michel Medina 23/11/2012 Historial de documentos Creado por: ORGANIZACIÓN PERSONA Cons-it Karen Rengifo Historial de revisiones: VERSIÓN FECHA SECCIONES REVISADAS DESCRIPCIÓN 1.0 21/11/2012 Documentos relacionados: NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN FECHA
  3. 3. Tabla de contenido 1 INTRODUCCION........................................................................................................................................4 2 DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO..............................................................................5 2.7 PROCESO DE INVENTARIOS............................................................................................................7 2.1.1 PROCESO DE INGRESO POR COMPRAS.............................................................................7 2.1.1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO...........................................................................................7 2.1.1.2 RESPONSABLES...................................................................................................................7 2.1.1.3 POLÍTICAS ESPECÍFICAS...................................................................................................7 2.1.1.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.....................................................................................8 2.1.1.5 DIAGRAMA DE FLUJO........................................................................................................9 2.1.2 PROCESO DE ATENCION DE REQUERIMIENTOS..........................................................10 2.1.2.1 DESCRIPCION DEL PROCESO.........................................................................................10 2.1.2.2 RESPONSABLES.................................................................................................................10 2.1.2.3 POLITICAS ESPECÍFICAS.................................................................................................10 2.1.2.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES...................................................................................11 2.1.2.5 DIAGRAMA DE FLUJO......................................................................................................12 2.1.3 PROCESO DE TRASLADO ENTRE ALMACENES............................................................13 2.1.3.1 DESCRIPCION DEL PROCESO.........................................................................................13 2.1.3.2 RESPONSABLES.................................................................................................................13 2.1.3.3 POLITICAS ESPECÍFICAS.................................................................................................13 2.1.3.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES...................................................................................13 2.1.3.5 DIAGRAMA DE FLUJO......................................................................................................14 2.1.4 PROCESO DE SALIDA POR CONSUMO............................................................................15 2.1.4.1 DESCRIPCION DEL PROCESO.........................................................................................15 2.1.4.2 RESPONSABLES.................................................................................................................15 2.1.4.3 POLITICAS ESPECÍFICAS.................................................................................................15 2.1.4.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES...................................................................................15 2.1.4.5 DIAGRAMA DE FLUJO......................................................................................................16 2.1.5 PROCESO DE TOMA FISICA...............................................................................................17 2.1.5.1 DESCRIPCION DEL PROCESO.........................................................................................17 2.1.5.2 RESPONSABLES.................................................................................................................17 2.1.5.3 POLITICAS ESPECÍFICAS.................................................................................................17 2.1.5.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES...................................................................................17 2.1.5.5 DIAGRAMA DE FLUJO......................................................................................................18 2.1.6 PROCESO POR PUNTO DE REORDEN...............................................................................19 2.1.6.1 DESCRIPCION DEL PROCESO.........................................................................................19 2.1.6.2 RESPONSABLES.................................................................................................................19 2.1.6.3 POLITICAS ESPECÍFICAS.................................................................................................19 2.1.6.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES...................................................................................19 2.1.6.5 DIAGRAMA DE FLUJO......................................................................................................20 2.1.7 PROCESO DE SALIDA A PRODUCCION...........................................................................21 2.1.7.1 DESCRIPCION DEL PROCESO.........................................................................................21 2.1.7.2 RESPONSABLES.................................................................................................................21 2.1.7.3 POLITICAS ESPECÍFICAS.................................................................................................21 2.1.7.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES...................................................................................21 2.1.7.5 DIAGRAMA DE FLUJO......................................................................................................22 2.1.8 PROCESO DE SALIDA A PROCESO...................................................................................23 2.1.8.1 DESCRIPCION DEL PROCESO.........................................................................................23 2.1.8.2 RESPONSABLES.................................................................................................................23 2.1.8.3 POLITICAS ESPECIFICAS.................................................................................................23
  4. 4. 2.1.8.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES...................................................................................23 2.1.8.5 DIAGRAMA DE FLUJO......................................................................................................24 2.1.9 PROCESO DE SALIDA POR VENTAS.................................................................................25 2.1.9.1 DESCRIPCION DEL PROCESO.........................................................................................25 2.1.9.2 RESPONSABLES.................................................................................................................25 2.1.9.3 POLITICAS ESPECIFICAS.................................................................................................25 2.1.9.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES...................................................................................25 2.1.9.5 DIAGRAMA DE FLUJO......................................................................................................26 3 ANEXOS.....................................................................................................................................................27 3.1 PROCESOS ACTUALES DE GEOTEC.............................................................................................27 3.1.1 PROCESO DE INGRESO POR COMPRAS....................................................................................27 3.1.2 PROCESO DE ATENCION DE REQUERIMIENTOS...................................................................29 3.1.3 PROCESO DE VALE DE MATERIALES.......................................................................................31 3.2 CAMBIOS TECNICOS A+ ................................................................................................................33
  5. 5. 1 INTRODUCCION La necesidad del cliente es contar con una herramienta que le permita consolidar la información y mantener a la vez la independencia en la gestión de cada una de las áreas que conforman la empresa, y poder explotar esta información en los diferentes escenarios propuestos por la consultora. El presente documento tiene como objetivo principal el establecer a detalle los procesos de inventarios a implementar para GEOTEC e identificar los cambios necesarios para reducir el impacto de la transición de plataformas en los usuarios finales del producto. La premisa del proyecto es orientar la implementación a la adecuación de los procesos de inventarios de GEOTEC hacia los procesos propuestos por el producto y solo personalizar los procesos críticos del giro del negocio. Los procesos propuestos recuperan las mejores prácticas recopiladas por la consultora a lo largo de su experiencia en la implantación de procesos de negocio, los mismos involucran que GEOTEC deba alinear sus políticas y procedimiento a lo establecido en el presente documento y en el informe del modelo de costos de GEOTEC. El producto a instalar es una versión estándar del mismo, los cambios identificados como necesarios a realizarse sobre el producto a implementar serán detallados en un documento anexo, el cual deberá pasar por un proceso de exposición de la consultora y aprobación por parte de GEOTEC. GEOTEC deberá encargarse de alinear sus recursos propios a fin de asegurar el logro de los objetivos planteados por el presente documento, y de la implementación del producto en general. En la tabla siguiente se incluye una descripción general del desarrollo a realizarse por cada proceso identificado: SECCIÓN DESCRIPCIÓN Descripción del proceso Proporciona una descripción del proceso expuesto. Responsables Proporciona un detalle de los usuarios involucrados en el proceso expuesto. Políticas Especificas Proporciona un detalle de políticas a considerar en la implementación del proceso propuesto y que aseguraran su funcionamiento. Descripción de actividades Proporciona una descripción de cada una de las actividades a seguir para ejecutar el desarrollo del proceso expuesto. Diagrama de Flujo Proporciona la representación gráfica del proceso expuesto. 4
  6. 6. 2 DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO El modulo de Inventarios en un modo simplificado puede verse como una herramienta de control que procesa todos los tipos de transacciones referente los movimientos de entradas y salidas de artículos de la empresa mediante documentos definidos por el usuario que abarquen todo lo correspondiente a las compras o despachos de existencias, tales como guías de recepción o remisión, las cuales pueden haber sido registradas en diferentes fechas o con diferentes artículos. El sistema intenta cubrir también aquellas áreas de toma de decisiones de la gerencia media y alta, esto mediante la utilización de módulos de consulta de artículos, además de los reportes de saldos, kardex, consumos y movimientos en general de los artículos. Una vista general de la integración existente la podemos encontrar en el siguiente gráfico. La responsabilidad recae sobre la Jefatura de Logística de GEOTEC como dueño de los procesos, el cual debe impartir las políticas y directrices, para su área y las demás áreas de la empresa inclusive. El área de Inventarios o Almacenes estaría conformada de la siguiente manera: 5
  7. 7. Se han identificado los siguientes procesos: ID.DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO MODULO AMAS OBSERVACIONES 1 2.7.1 PROCESO DE INGRESOS POR COMPRA Inventarios 2 2.7.2 PROCESO ATENCION DE REQUERIMIENTOS Inventarios 3 2.7.3 PROCESO DE TRASLADO ENTRE ALMACENES Inventarios 4 2.7.4 PROCESO DE SALIDA POR CONSUMO Inventarios 5 2.7.5 PROCESO DE TOMA FISICA Inventarios 6 2.7.6 PROCESO POR PUNTO DE REORDEN Inventarios 7 2.7.7 PROCESO DE SALIDA A PRODUCCION Inventarios 8 2.7.8 PROCESO DE SALIDA A PROCESO Inventarios 9 2.7.9 PROCESO DE SALIDA POR VENTA Inventarios 6
  8. 8. 2.7 PROCESO DE INVENTARIOS 2.1.1 PROCESO DE INGRESO POR COMPRAS 2.1.1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Proceso a través del cual se realiza la recepción de los artículos adquiridos a los diversos proveedores. Los productos recepciones deben obedecer a lo solicitado en una Orden de Compra previamente emitida en el modulo de Compras. Las recepciones de compras es un procedimiento estándar que deberá llevarse a cabo tanto en el almacén central como en los almacenes de proyectos. 2.1.1.2 RESPONSABLES La responsabilidad de este proceso recae en los encargados de los almacenes definidos en GEOTEC. 2.1.1.3 POLÍTICAS ESPECÍFICAS • Todo ingreso de compra deberá estar sustentado en una Orden de Compra en caso de compras locales o de un número de envío en el caso de importaciones. • Las cantidades a recepcionar no deberán ser superiores a las cantidades indicadas en la Orden de Compra y/o Envío. 7
  9. 9. 2.1.1.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCIÓN Encargado de Almacenes 1.0. Consultar diariamente las órdenes de compra pendientes de recepcionar. Proveedor 2.0. Prepara dentro del tiempo comprometido los productos que deberán ser entregados en los almacenes de GEOTEC. En caso de importación es la espera del proceso de Desaduanaje. Encargado de Almacenes 3.0. Recepciona los productos entregados por el proveedor con las opciones de ingreso por compra locales o por importaciones. Si la entrega no es conforme (no se cumplen los criterios solicitados se deberá devolver los productos al proveedor quien debe subsanar las observaciones y reponer los productos observados. Encargado de Almacenes 3.1 De ser ingreso de compra local se validará contra la orden de compra emitida al proveedor. Encargado de Almacenes 3.2 De ser ingreso de compra por importaciones se validará contra el envío preparado por importaciones. Proveedor 4.0 Debe revisar las devoluciones y reponer los productos observados. Encargado de Almacenes 5.0 De requerir el producto control por número de serie deberá registrar cada una de las series en el sistema. Encargado de Almacenes 6.0 Si el proceso es conforme se actualiza la transacción, y el sistema actualizará los saldos respectivos. Encargado de Almacenes 7.0 De evaluar que la Orden de Compra y/o Envío esta recepcionado por el monto solicitado o superior este documento se cerrará de manera automática. 8
  10. 10. 2.1.1.5 DIAGRAMA DE FLUJO 9
  11. 11. 2.1.2 PROCESO DE ATENCION DE REQUERIMIENTOS 2.1.2.1 DESCRIPCION DEL PROCESO Proceso a través del cual los almacenes centrales reabastecen los almacenes de proyectos u operaciones. Las necesidades llegarán a través de los requerimientos de reabastecimiento que es preparado por cada operación y aprobada previamente. Estos requerimientos pueden ser atendidos de 5 formas definidas: 1. Stock propio del almacén central 2. Stock de productos usados / sustitutos 3. Stock de almacenes de terceros 4. Stock de almacenes de otros proyectos u operaciones. 5. Gestionando compras La transacción generada siempre es Traslado entre Almacenes los mismos que deben darse de forma automática entendiéndose este proceso que a la salida del stock del almacén central se actualizará el stock de ingreso en el almacén solicitante. Los ajustes de articulo no recibidos se realizan posteriormente con transacciones de ajuste directas al almacén destino. La atención con productos usados o sustitutos se da en coordinación con operaciones pues el criterio de enviar esta clase de artículos depende de factores propios de cada proyecto. 2.1.2.2 RESPONSABLES La responsabilidad de este proceso recae en el Encargado de Preparación de Reabastecimiento que puede ser un perfil independiente o el Encargado del Almacén Central. 2.1.2.3 POLITICAS ESPECÍFICAS • Este proceso se realiza solo en los almacenes centrales (LIMA). • Se deberá coordinar siempre con Gerencia de Operaciones el reabastecimiento con el uso de productos usados y/o sustitutos. • La gestión de compras debería darse como ultimo criterio. El orden de atención propuesto debería ser: o Stock productos usados o Stock productos nuevos o Stock Almacén Terceros o Stock Almacén otros proyectos o Gestión de Compra • Los procesos de Traslado entre Almacenes SIEMPRE será por proceso automático es decir con cada salida por traslado del almacén origen debe realizarse el ingreso por traslado al almacén destino. • Los ajustes por diferencias entre la entrada automática por traslado y los artículos recibidos deberá realizar con transacciones de ajustes que siempre mantengan actualizado el saldo en cada almacén destino. 10
  12. 12. • Los almacenes de proyectos u operaciones recibirán pre creada la transacción de salida por traslado para que solo se actualice y se emita la Guía de Remisión. • El uso de los almacenes de terceros no será de forma directa es decir no se podrá consumir o despachar desde estos almacenes. SIEMPRE se hará salidas de estos almacenes por el stock requerido y se ingresarán al almacén central como Ingreso por Compra. Para este fin se tendrán Órdenes de compra abiertas contra las cuales se vaya recepcionando. • Las guías de remisión por estas transacciones deberá tener el detalle de cada artículo y la serie (de corresponder) enviada. Asimismo deberá indicar el requerimiento que está atendiendo. 2.1.2.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCIÓN Encargado de Almacén 1.0 Recupera SOLO requerimientos aprobados y para reabastecimiento pendientes de atender. Debe aplicar en el proceso de atención las políticas definidas en el punto 2.7.2.3. La preparación siempre se hará sobre el stock disponible considerando ya las anteriores preparaciones para facilitar un agilizar el control del saldo. Compradores 2.6.2 Si se indica atención con Gestión de Compra el control pasa al Dpto de Compras donde se inicia el ciclo de Solicitudes de Compra. Encargado de Almacén 1.1 1.2 Si la atención es con Almacén de Terceros en el proceso de preparación se generará la salida del almacén de Terceros y el ingreso automática al almacén central con Transacción de Ingreso por Compra. Encargado de Almacén 1.3 Si es atención con transferencia de otro almacén de proyecto u operaciones se PRE CREARA la salida por transferencia. Encargado de Almacén 2.0 3.0 Deberá revisar la salida por transferencia pre creada y actualizarla. Esto generará la Guía de Remisión con la cual transferirá el producto indicado al almacén solicitante. Encargado de Almacén 4.0 Solo los traslados desde almacenes centrales proceden a Generar el Despacho. En esta actividad hay que confirmar datos del transportista, vehículo donde se realiza la carga. Encargado de Almacén 5.0 5.1 Al generar el despacho se genera la salida por Traslado de los almacenes centrales y el ingreso automático al almacén solicitante. Encargado de Almacén Solicitante 6.0 Al recibir la entrada por traslado de manera automática se revisa y confirma la recepción realizando ajustes de saldos para tener cuadrado su almacén con el físico real recibido. 11
  13. 13. 2.1.2.5 DIAGRAMA DE FLUJO 12
  14. 14. 2.1.3 PROCESO DE TRASLADO ENTRE ALMACENES 2.1.3.1 DESCRIPCION DEL PROCESO Proceso a través del cual se transfieren artículos entre almacenes manteniendo el mismo código y costo. No solicitan documento de referencia, es una transacción de manera libre. Puede realizarse de dos maneras: 1. AUTOMATICA En el momento de actualizar la salida del origen se genera y actualiza el saldo en el destino. 2. CON CONFIRMACION Se debe registrar la recepción de los artículos en el destino tomando como base la transacción de la salida del origen. En este tipo de proceso de existir transporte de los artículos es OBLIGATORIO la emisión de la Guía de Remisión por Traslado entre Almacenes. 2.1.3.2 RESPONSABLES La responsabilidad de este proceso es de los Encargados de Almacenes tanto del ORIGEN como del DESTINO. 2.1.3.3 POLITICAS ESPECÍFICAS • En GEOTEC todo Traslado entre Almacenes será AUTOMATICO. • Todo ajuste por diferencias entre lo enviado y recibido se realizará en el Destino con transacciones de Ajustes. • De detectar que los artículos enviados difieren en su totalidad de lo solicitado se deberá realizar nuevamente un Traslado entre Almacenes del DESTINO al ORIGEN como procedimiento de devolución. • Este proceso se realizará en los siguientes casos:  Para atender por reabastecimiento  Para transferir de proyecto a pozo.  Para transferir de proyecto a proyecto  Para transferir de pozo a pozo  Al cierre de un pozo o proyecto para devolver los saldos al almacén inmediato superior (pozo a proyecto, proyecto al almacén central o a otro proyecto). 2.1.3.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCIÓN Encargado de Almacén 1.0 Generar la transacción de salida por traslado definiendo ORIGEN y DESTINO. Encargado de Almacén 2.0 Procesa la transacción rebajando el saldo del almacén ORIGEN. Se genera la Guía de Remisión. Encargado de Almacén 3.0 Se genera automáticamente el ingreso al DESTINO aumentando el saldo de ese almacén. Encargado de Almacén 4.0 Revisión y confirmación de diferencias contra lo recibido. 13
  15. 15. Encargado de Almacén 5.0 Actualización de saldos en DESTINO. 2.1.3.5 DIAGRAMA DE FLUJO 14
  16. 16. 2.1.4 PROCESO DE SALIDA POR CONSUMO 2.1.4.1 DESCRIPCION DEL PROCESO Proceso a utilizar cuando se desea dar salida de artículo DIRECTAMENTE al usuario final (Consumidor). Un consumo influye también contablemente pues el asiento generado ya refleja el gasto. Tiene como referencia un requerimiento de consumo previamente registrado por el usuario final y aprobado. 2.1.4.2 RESPONSABLES La responsabilidad esta asignada al Encargado de Almacén. 2.1.4.3 POLITICAS ESPECÍFICAS • No se requerirán requerimientos a los usuarios de las operaciones. Esto por la rapidez con la que deben ser atendidas esos consumos en el proyecto. 2.1.4.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCIÓN Usuarios 2.6.1 Se registrará el requerimiento de consumo y se requerirán las aprobaciones respectivas. Encargado de Almacén 1.0 Registrará la transacción de Salida por Consumo SIN REFERENCIA en las operaciones y con Requerimiento aprobado para las demás áreas. Encargado de Almacén 2.0 Se actualiza la transacción rebajando el saldo del almacén y generando el Vale de Materiales que deberá ser FIRMADO por el USUARIO CONSUMIDOR. 15
  17. 17. 2.1.4.5 DIAGRAMA DE FLUJO 16
  18. 18. 2.1.5 PROCESO DE TOMA FISICA 2.1.5.1 DESCRIPCION DEL PROCESO Este proceso estándar en todo control de almacenes, se realizará mínimo una vez al mes por cada almacén que se controle en la empresa. Permite realizar cortes de saldos contra los cuales realizar conteos físicos, comparar stock y obtener diferencias a ajustar. Es indispensable contar con el VB del área contable que confirme el valor y cantidad a ajustar para evitar observaciones tributarias. 2.1.5.2 RESPONSABLES La gestión de la toma física y su ejecución recae en los encargados de almacenes. La participación y decisión final de la realización del ajuste recae sobre el Dpto. de contabilidad como ente auditor de estos ajustes que influyen en los resultados de la empresa. 2.1.5.3 POLITICAS ESPECÍFICAS • Para los artículos considerados críticos en las operaciones se deberá definir periodicidades semanales de conteo físico. • El proceso debe realizarse obligatoriamente en todos los almacenes que se controlen en la empresa. 2.1.5.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCIÓN Encargado de Almacén 1.0 Realiza la preparación de la Toma Física, es decir, realizando el corte de saldos y operaciones contra las cuales se harán los comparativos. Se emite el reporte de Conteo Físico. Encargado de Almacén 2.0 Con apoyo del reporte de Conteo Físico se procede a realizar de manera manual el conteo de cada artículo seleccionado en el proceso. Encargado de Almacén 3.0 El resultado del conteo se debe registrar al sistema por almacén y producto. Encargado de Almacén 4.0 Revisa los cálculos de diferencias como una primaria instancia, tomando decisiones básicas como volver a realizar conteos en productos donde se determine un posible error. Además si la diferencia está dentro de los parámetros estándares de diferencias podrían pre aprobar el ajuste. Contador 5.0 Revisa y procede a aprobar los ajustes que estén dentro de los parámetros establecidos. De encontrar observaciones puede volver a realizar conteo o anular el mismo. Encargado de Almacén 6.0 Luego de contar con la aprobación del área contable se realizan los ajustes a los productos en el sistema. Encargado de Almacén 7.0 Genera las transacciones que aumenten o disminuyan el saldo de cada producto seleccionado en el proceso. 17
  19. 19. 2.1.5.5 DIAGRAMA DE FLUJO 18
  20. 20. 2.1.6 PROCESO POR PUNTO DE REORDEN 2.1.6.1 DESCRIPCION DEL PROCESO Proceso de apoyo a la Gestión de Almacenes que propone una cantidad a comprar por cada producto de un almacén evaluado basándose en una formula estándar que utiliza variables como Punto de Reorden, Stock Maximo, Stock Actual. Propone comprar la cantidad faltante desde el stock actual para llegar a un stock máximo de los productos que estén por debajo del Punto de Reorden. Genera una solicitud de Compra al Dpto. de Compras para que inicie la Gestión de Compras. 2.1.6.2 RESPONSABLES La responsabilidad del proceso recae en el Encargado de Almacenes. 2.1.6.3 POLITICAS ESPECÍFICAS • No se han establecido políticas para este proceso. 2.1.6.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCIÓN Encargado de Almacén 1.0 Se deben registrar por cada producto y almacén las variables que participan en este proceso como Stock Maximo y Punto de Reorden. Encargado de Almacén 2.0 Genera el cálculo de la cantidad propuesta a comprar. Encargado de Almacén 3.0 Revisa las cantidades propuestas y determina los valores finales a Gestionar la compra. Comprador 2.6.2 Recibe la Solicitud de Compra y procede con la Gestión de Compra. 19
  21. 21. 2.1.6.5 DIAGRAMA DE FLUJO 20
  22. 22. 2.1.7 PROCESO DE SALIDA A PRODUCCION 2.1.7.1 DESCRIPCION DEL PROCESO Proceso por el cual se despacha los artículos a consumir en el desarrollo de un proyecto. Este proceso tiene como sustento una Orden de Trabajo previamente registrada y activa al momento de la salida de productos. Este proceso ya es considerado un Consumo de Producción y la valorización del mismo afecta el proceso de costos del servicio por Orden de Trabajo. 2.1.7.2 RESPONSABLES Este proceso es desarrollado por el responsable de cada almacén de proyecto o en su defecto por el Administrador del Proyecto. 2.1.7.3 POLITICAS ESPECÍFICAS • Todo consumo para un POZO específico debe tener como sustento la Orden de Trabajo. • Este proceso NO DEBE ser utilizado en el consumo de productos de la clase TUBOS. • Es necesario que al final del mes se devuelva los productos que no se utilizaron o se transfirieron desde el mismo Pozo a otro Pozo o Proyecto. • Si existió transferencias a otro pozo o proyecto es indispensable que se regularice la Transferencia del Almacén Actual al del nuevo proyecto y la salida a producción hacia la nueva Orden de Trabajo. • La devolución de lo NO consumido debe volver a registrarse como una nueva salida a producción hacia la misma Orden de Trabajo el primer día del mes siguiente. 2.1.7.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCIÓN Encargado de Almacén 1.0 Registra en el sistema la salida por producción afectando a la Orden de Trabajo del Pozo que estará consumiendo. Encargado de Almacén 2.0 Se actualiza la transacción rebajando el saldo del almacén del proyecto y dando por “consumido” los artículos. Responsable de Proyecto 3.0 Desarrolla el proyecto consumiendo según su necesidad. Responsable de Proyecto 4.0 En el cierre de mes deberá informar lo que NO ha consumido y lo que ha enviado (de existir) a otros proyectos o pozos. Encargado de Almacén 5.0 Registra como Devolución de Producción lo no consumido y lo enviado a otros pozos. Encargado de Almacén 6.0 Se actualiza la transacción retornando el saldo al almacén de proyecto. Encargado de Almacén 2.7.3 Si hay traslado a otro pozo reportado se procede de acuerdo a lo expuesto en el proceso 2.7.3 Traslado entre Almacenes. Y se completa realizando nuevamente el proceso 2.7.7 de Salida por Producción hacia la nueva Orden de Trabajo. 21
  23. 23. 2.1.7.5 DIAGRAMA DE FLUJO 22
  24. 24. 2.1.8 PROCESO DE SALIDA A PROCESO 2.1.8.1 DESCRIPCION DEL PROCESO 2.1.8.2 RESPONSABLES Este proceso recae en el Encargado de Almacén de Proyecto. 2.1.8.3 POLITICAS ESPECIFICAS • Solo utilizar este proceso para el consumo de productos de la clase TUBOS NUEVOS. • Este proceso deberá descargar la clase 26 y debitar una cuenta 23. Esta cuenta 23 de Servicio en Proceso se irá descontando de manera mensual sobre la cantidad de metros perforados por pozo a un valor de $9.00 por metro perforado. Este proceso lo realizará el módulo de Costos. • Los TUBOS de esta transacción deben ser transformados en TUBOS USADOS. 2.1.8.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCIÓN Encargado de Almacén 1.0 Registra en el sistema la salida a procesos para productos de clase TUBOS NUEVOS. Encargado de Almacén 2.0 Se actualiza la transacción rebajando el saldo del almacén del proyecto. Responsable de Proyecto 3.0 Recepciona los TUBOS NUEVOS enviados. Contador 4.0 Recupera en su información el asiento de transferencia de la 26 a la 23 en PROCESO. Encargado de Almacén 5.0 Con este proceso los TUBOS NUEVOS deberán convertirse en TUBOS USADOS realizando el sistema un ingreso de la misma cantidad al código de USADOS. 23
  25. 25. 2.1.8.5 DIAGRAMA DE FLUJO 24
  26. 26. 2.1.9 PROCESO DE SALIDA POR VENTAS 2.1.9.1 DESCRIPCION DEL PROCESO Proceso con el cual se despacha productos por concepto de Venta. Se genera la Guía de Remisión por la transacción la misma que es remitida al Dpto. de Créditos y Cobranzas para su posterior facturación. 2.1.9.2 RESPONSABLES El proceso de salida por ventas recae en el Encargado de Almacén. 2.1.9.3 POLITICAS ESPECIFICAS • No se han definido políticas específicas para este proceso. 2.1.9.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCIÓN Encargado de Almacén 1.0 Registra en el sistema la salida por venta indicando el cliente para el cual estamos despachando. Encargado de Almacén 2.0 Se actualiza la transacción rebajando el saldo del almacén del proyecto. Cliente 3.0 Recepciona la Mercadería despachada. Encargado de Almacén 4.0 Con la Guía de Remisión por este proceso proceder a realizar la Factura respectiva. 25
  27. 27. 2.1.9.5 DIAGRAMA DE FLUJO 26
  28. 28. 3 ANEXOS 3.1 PROCESOS ACTUALES DE GEOTEC Se mostrarán a continuación los procesos que se ha identificado que difieren de las prácticas del módulo del A+ para que se pueda hacer el comparativo contra las propuestas de cambio expuestos en los párrafos anteriores. Los procesos que GEOTEC no cuenta actualmente son: • Salida a Proceso • Salida a Producción Los procesos siguientes se realizan manual generando directamente un Requerimiento de Materiales: • Compra por Punto de Reorden Los procesos siguientes se mantienen de manera similar con la propuesta A+: • Proceso de Toma Física • Salida por Ventas 3.1.1 PROCESO DE INGRESO POR COMPRAS DESCRIPCION DEL PROCESO  Esta apoyado con un sistema automatizado.  El control de recepción se realiza contra la Orden de Compra sea Local o Importaciones.  Si existen entregas parciales.  No recepcionan cantidades mayores a la de la Orden de Compra. 27
  29. 29. DIAGRAMA DE FLUJO 28
  30. 30. 3.1.2 PROCESO DE ATENCION DE REQUERIMIENTOS DESCRIPCION DEL PROCESO  Reciben el requerimiento del usuario de manera impresa luego de las aprobaciones de las gerencias respectivas.  Tienen la responsabilidad actual de corregir los códigos o completar los códigos en el requerimiento del usuario.  Se encargan de registrar el requerimiento en el sistema para luego proceder con la atención.  Antes de atender el requerimiento actual se consulta por articulo las cantidades pendientes de atender de esa mismo proyecto de existir se anula el requerimiento mas reciente.  Se decide si se envía productos nuevos o usados en coordinación con Gerencia de Operaciones.  Para los códigos usados de TUBOS se revisan si se envía directamente o se mandan a enroscar previamente.  Siempre se evalúa la cantidad requerida dando observaciones cuando se detectan cantidades que por experiencia no se consumen en un proyecto.  Se pueden atender de estas formas: o Comprar directamente a proveedores específicos : B, H, C cuando la solicitud debe ser comprada a un proveedor del grupo (Boyles, Chrisco o MDF) o Consignación (uso de Stock de Almacenes de Terceros) o Stock, es decir, contra el disponible de nuevos o usados.  El sistema actualmente no muestra el saldo disponible de los requerimientos ya preparados por lo que hay demora en validar que cantidad ya está comprometida.  Luego de este proceso se procede a Despachar. o Se genera una Guía de Remisión por Requerimiento así como para productos nuevos y otra para productos usados. o El despacho solo se hace del almacén central, los almacenes de terceros primero hacen una salida de ese almacén y un ingreso al almacén central.  Cuando se atiende por Requerimiento de Materiales (COMPRAS) este documento está pasando actualmente por cuatro aprobaciones antes de poder iniciar con el proceso de compras propiamente dicho.  Se notifica por correo electrónica al usuario sobre el estado de su requerimiento, indicándole inclusive los cambios en los productos, productos aprobados y rechazados. 29
  31. 31. DIAGRAMA DE FLUJO 30
  32. 32. 3.1.3 PROCESO DE VALE DE MATERIALES DESCRIPCION DEL PROCESO  Este concepto se utiliza para atender EPP y requerimientos de mantenimiento.  Para mantenimiento: o Sigue el ciclo de un requerimiento de usuario y debe ser aprobado previamente. o Se atiende por Vale de Consumo.  Para EPP o Se basan en el requerimiento para procesar un Traslado entre Almacenes. o Los vales de materiales se imprimen por cada trabajador desde Lima y se adjunta al envío al proyecto. o En el proyecto es donde se realiza la entrega al trabajador de cada EPP. o El vale de materiales firmado no tiene un correcto control de retorno pues debería llegar a RR.HH. para formar parte del file del trabajador. 31
  33. 33. DIAGRAMA DE FLUJO 32
  34. 34. 3.2 CAMBIOS TECNICOS A+ 33
  35. 35. Ítem Opción Descripción de la mejora 1 Preparación de Atención de Requerimientos Se deberá crear una ventana nueva con el detalle de los requerimientos y productos a atender. Esta ventana debe mostrar en línea los saldos disponibles para que el usuario pueda rápidamente saber con lo que cuenta y poder decidir cómo atender el requerimiento. Mejorar el proceso de Preparación de Atención existiendo solo 5 tipos: • Atención con Stock de Almacenes Centrales • Atención con Stock de Almacenes de Usados • Atención con Stock de Almacenes de Terceros • Atención con Stock de Almacenes de otros proyectos • Gestionando Compra Por cada tipo pedir el código del almacén del cual se desea atender y en el caso de compras indicar el código del proveedor propuesto. Este proceso deberá ser capaz de: • Crear la salida por traslado en los almacenes de proyectos para que puedan atender y disminuir la digitación. • Las salidas de los almacenes de terceros y el ingreso al almacén central. 2 Generar Despacho Crear una ventana nueva donde en base a lo preparado en el ítem 1, se complete en esta ventana por cada despacho datos del transportista y vehículo de carga. Asimismo deberá permitir seleccionar los números de series a despachar para los productos que tengan este control. Deberá generar automáticamente las Guías de Remisión. 3 Maestro de artículos Habilitar campos de número de parte y sustitutos. 4 Ingreso de Transacciones Desarrollar las opciones de ingreso de números de series para productos que tengan este control. 5 Interfases de Transacciones y Maestros Desarrollar las Interfases de envío y recepción de información de inventarios y compras (maestros y transacciones) pues ambos servidores deben tener la información actualizada. 6 Formato de Guía de Remisión Se ajustara el formato a la necesidad del cliente. 7 Formato de Parte de Entrada y Salida Se ajustara el formato a la necesidad del cliente. 8 Formato de Vale de Consumo Se ajustara el formato a la necesidad del cliente. 9 Punto de Reorden Desarrollo de Ventana que permita consultar las propuestas del sistema para las compras por Reorden y poder confirmar las cantidades a gestionar la compra. 34
  36. 36. Ítem Opción Descripción de la mejora 10 Salida a Proceso Generación de la reclasificación del producto nuevo a códigos de usados. 11 Cierre de Almacenes Generación automática de transferencias hacia un almacén indicado de los productos de un almacén de proyecto que ha cerrado o concluido. 12 Alertas Habilitar alertas en los procesos que involucren creación directa en los almacenes de proyectos (Traslados, Atención de Requerimientos) 35

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