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  1. 1. NEW ISSUES FOR EMPLOYERS AND FAMILY RESPONSIBILITIES DISCRIMINATION Presented by: Nancy L. Pirkey Daniel G. Vliet 20855 Watertown Road  •  Suite 200  •  Waukesha, WI 53186  •  Phone:  (262) 364‐0300  •  Fax:       (262) 364‐0320 www.buelowvetter.com Recent Employment Law Changes • New regulations on child labor • Restrictions on use of mandatory arbitration  provisions for defense contractors • Federal contractors and subcontractors required  to inform employees of their right to unionize • Employers must provide breaks and facilities for  breastfeeding employees  • Wisconsin employers can’t discriminate against  employees who refuse to attend meetings  regarding religious or political matters
  2. 2. Federal Child Labor Regulations • New regulations take effect July 19, 2010.  • Access the new regulations at:   g www.dol.gov/federalregister/HtmlDisplay.aspx?DocId= 23891&AgencyId=14&DocumentType=2 • Expands the types of jobs younger workers can  perform. • Increases the opportunities for work study programs  for students. for students • Expands the list of occupations where younger  workers cannot be employed. • New civil penalties for violating child labor laws. Child Labor Regulations • For example, 15 year olds can now work as lifeguards  and 14‐15 year olds can work as computer  programmers and write software.   • However, they cannot work in manufacturing or power  driven equipment such as lawn mowers or golf carts.   • A comparison of the major differences between the  old and new regulations for 14‐15 year old workers can  be found at:  www.dol.gov/whd/cl/SidebySideReg3FinalRule.htm • For 16‐17 year old workers at  www.dol.gov/whd/cl/SidebySideHOsFinalRule.htm.
  3. 3. Restrictions On Mandatory Arbitration Provisions • Effective May 19, 2010 employers who have a defense  contract in excess of $1 million cannot enforce  i f illi f mandatory arbitration clauses against employees or  independent contractors making federal discrimination,  sexual assault and/or harassment claims. • As of June 17, 2010 contractors are also required to  certify that their subcontractors also comply with this  restriction. • Contractors subject to this rule should not enter into  mandatory arbitration agreements with new employees  or contractors.   NLRA Notice Requirements • Effective June 21, 2010 employers with federal contracts  in excess $100,000 and subcontractors with contracts of  at least $10,000 are required to inform employees of  at least $10 000 are required to inform employees of  their rights under the National Labor Relations Act.   • The poster can be obtained at  www.dol.gov/olms/regs/compliance/EO13496.htm.  The  poster must be posted in conspicuous places in all plants  and offices. • If th   If the employer posts notices to employees  l   t   ti  t   l   electronically, then this notice must be “prominently  displayed” on the employer’s website. A link to the DOL website is sufficient.
  4. 4. NLRA Notice Requirements • The notice specifies employee rights under the NLRA,  including the right to organize a union and to discuss  employment terms with coworkers. • The notice also specifies seven examples of illegal  employer conduct. • The notice also specifies five examples of illegal  employer conduct. Breaks And Facilities For Breastfeeding
  5. 5. Breaks And Facilities For Breastfeeding Effective immediately, under Section 4207 of the  FLSA, employers must provide employees currently  nursing a child the opportunity to express breast milk  as needed.   Covered Employers • Employers with 50 or more employees are covered  by Section 4207. • Employers with less than 50 employees are not  required to provide breaks if providing breaks  would cause “undue hardship.”   • How does an employer show of undue hardship? ▫ Compliance would cause significant difficulty or  expense considering the employer’s size,  financial resources, nature or business structure.
  6. 6. Reasonable Break For Nursing Mothers • Employers required to provide “reasonable”  breaks for at least one year after the child’s birth. • Employers must allow a nursing mother a break  each time she needs to express milk. • Employers are not required to compensate  employees for these breaks, regardless of whether  l  f   h  b k   dl   f  h h   the position is exempt or nonexempt. Private Break Area Required • A nursing mother must be provided a private area  g p p for nursing. • The area must be “shielded from view and free  from intrusion from coworkers and the public.” • An employer is required to find a location other  than a bathroom for a nursing mother to use.
  7. 7. What About State Law? Wisconsin law requires employees be paid for breaks  of less than 30 minutes. f l   h     i Wisconsin law does not allow deductions for breaks  for exempt employees. The Wisconsin Labor Standards Bureau has not taken  Th  Wi i  L b  S d d  B  h     k   a position on how the new federal law relates to  state law. What Do Employers Need To Do? • Update policies and employee handbooks to  reflect change. • Locate appropriate locations to serve as private  break rooms. • Train front line managers so they are prepared to  deal with a request for a break from a nursing  q g mother.  
  8. 8. A New Protected Category Effective May 27, 2010, Wisconsin employers can no  Eff i  M      Wi i   l       longer require employees to attend an employer  sponsored meeting where the primary purpose of  the meeting is to communicate opinions regarding  religious or political matters.
  9. 9. Employers cannot discharge, threaten to discharge or  Employers cannot discharge  threaten to discharge or  discriminate against an employee who refuses to  attend an employer sponsored meeting or other  method of communication whose primary purpose  involves religious or political matters.   What Is A Religious Matter? • Religious affiliation • The decision to join or not join, support or not to  support any bona fide religious organization.
  10. 10. What Is A Political Matter? • Political party affiliation • A political campaign • An attempt to influence legislation • The decision to join or not join, support or not  support any lawful political group, constituent  group or related activity. group or related activity What Is A Constituent Group? • C c ssoc at o Civic Association • Community Group • Social Club • Fraternal Society • Mutual Benefit Alliance • Labor Organization
  11. 11. NLRA Preemption of State Law • Mandatory employee meetings during union  g g organizing campaigns are common. • Employers use mandatory meetings to convey the  employer’s view on union representation. • These types of meetings appear to be prohibited  under the new Wisconsin law. • But the NLRA may preempt state law and allow for  mandatory employee meetings. What Is The Impact of New Discrimination Protections? • Employers need to be recognize employees can refuse to  attend employer sponsored religious or political  tt d  l   d  li i     liti l  meetings. • This applies to any communications from the employer  as well regarding religious or political issues. • Employers involved in a union campaign need weigh  importance of employee meetings versus the risk. • Wait for the court challenge regarding federal  preemption. • Revise employee handbooks and policies. • Train managers.
  12. 12. Families Responsibilities Discrimination INTRODUCTION In May, 2009, the EEOC issued a document  entitled “Employer Best Practices for  Workers with Caregiving Responsibilities.”   While the federal government has not  created any new discrimination laws, the  EEOC i  t ki g    is taking a very expansive view of    i   i   f  existing discrimination laws and the  protections available to employees.
  13. 13. What is Family Responsibilities Discrimination? Family responsibilities discrimination is a  relatively new form of discrimination which  reflects a change in our culture and  demographics.  According to the EEOC, with  the advent of more women in the workforce,  the potential for discrimination against women  h lf d who have caregiving responsibilities over  children or aging parents has increased.  What is Family Responsibilities Discrimination? This form of discrimination is not solely tied to  Thi  f   f di i i ti  i   t  l l  ti d t   gender.  It can also be a form of race  discrimination, disability discrimination, or  discrimination based on an employee’s  association with a person with a disability.
  14. 14. Is There Reason for Employers To Be Concerned? According to the Society for Human Resource  A di  t  th  S i t  f  H  R   Management (SHRM), there has been a 400%  increase in litigation over family responsibilities  discrimination in the past decade.  Unlike other  types of discrimination, employees are winning  about 50% of these cases, with an average  about 50% of these cases  with an average  verdict of over $500,000. Is There Reason for Employers To Be Concerned? (cont’d) o 67% of cases are related to pregnancy or maternity  g leave; o 9.6% of cases are related to care of an elderly  parent; o 7% of cases are related to sick children; o 4% of cases are related to sick spouses; o 3% of cases are related to care of newborn or  %  f      l t d t     f  b     adopted children by father; and o 2.4% of cases are related to care for a family  member with a disability.
  15. 15. Legal Bases For Discrimination There is no Wisconsin or federal law that expressly  prohibits discrimination based solely on an  employee’s parental or family status.  Instead, this  form of discrimination relies on existing state and  federal laws which prohibit discrimination based on  g gender, race or disability or state and federal FMLA  , o yo laws.  However, the EEOC is taking a very broad  reading and interpretation of these federal laws. Legal Bases For Discrimination The EEOC has identified the following laws which may  be used to raise claims of family responsibilities  b   d t   i   l i   f f il   ibiliti   discrimination: oTitle VII of the Civil Rights Act of 1964 oPregnancy Discrimination Act oAmericans with Disabilities Act oEqual Pay Act oFederal Family & Medical Leave Act
  16. 16. Legal Bases For Discrimination (cont’d.) In Wisconsin, the following laws could also be  used to file a claim of family responsibilities  discrimination: p y oWisconsin Fair Employment Act oWisconsin Family & Medical Leave Act Legal Bases For Discrimination (cont’d.) Only two states have enacted laws prohibiting  discrimination based on parental status or caregiving  responsibilities: •Alaska •District of Columbia
  17. 17. Areas of Discrimination The Enforcement Guidance issued by the EEOC  identifies the following most common areas of  discrimination: 1.Gender‐based disparate treatment of female  caregivers •The “Maternal Wall” g g 2.Unlawful stereotyping of working women •“Benevolent” Stereotyping 3.Disparate treatment of pregnant employees •Accommodation Areas of Discrimination (cont’d) 4. Disparate treatment of female caregivers • T t Treatment compared to male employees or to female  t  d t   l   l    t  f l   employees without caregiving responsibilities 5. Disparate treatment of male caregivers • Stereotype of men as “breadwinners” 6. Disparate treatment of women of color who are caregivers • “Intersectional” discrimination 7. Unlawful stereotyping of an employee with a disability • Work‐family conflicts
  18. 18. Areas of Discrimination (cont’d) 8. Unlawful stereotyping of an employee who is  related to a family member with a disability • Comments/jokes/stereotyping 9. Creation of a hostile work environment because of  an employee’s gender, race, disability, or  association with an individual with a disability /j / yp g • Comments/jokes/stereotyping 10.Retaliation against an employee for opposing  unlawful discrimination • Caregivers viewed as particularly vulnerable EMPLOYER BEST PRACTICES FOR PROTECTING WORKERS WITH CAREGIVING RESPONSIBILITIES
  19. 19. Best Practices of a General Nature 1. Be aware of, and train managers about the legal  , g g obligations that may impact decisions about treatment of  workers with caregiving responsibilities. 2. Develop, disseminate, and enforce a strong EEO policy. 3. Ensure that managers at all levels are aware of, and  comply with, the employer’s work‐life policies. 4. 4 Respond to complaints of caregiver discrimination  efficiently and effectively. 5. Protect against retaliation. Best Practices on Recruitment, Hiring and Promotion 1. Focus on the applicant’s qualifications. 2. Review employment policies and practices,  2 Review employment policies and practices   particularly those related to hiring, promotion, pay,  benefits, attendance and leaves of absence to ensure  they do not “disadvantage” employees with  caregiving responsibilities. 3. Develop specific, job‐related qualification standards  for each position that reflect the job duties, functions  and competencies of the position. f h 4. Ensure that job openings, acting positions, and  promotions are communicated to all eligible  employees regardless of caregiving responsibilities.
  20. 20. Best Practices on Recruitment, Hiring and Promotion (cont’d) 5. I l Implement recruitment practices that target    i   i  h     individuals with caregiving responsibilities.   6. Identify and remove barriers to re‐entry to  individuals after a leave of absence from the  workforce due to caregiving responsibilities or  other personal reasons. h   l  7. Ensure that employment decisions are well‐ documented and transparent. Best Practices on Terms, Conditions and Privileges of Employment 1. Monitor compensation practices and  performance appraisal systems for patterns of  f   i l  t  f   tt   f  potential discrimination against caregivers. 2. Review workplace policies that limit employee  flexibility, such as fixed hours of work and  mandatory overtime, to ensure that they are  necessary to business operations. y p 3. Encourage employees to request flexible work  arrangements that allow them to balance work  and personal responsibilities.
  21. 21. Best Practices on Terms, Conditions and Privileges of Employment (cont’d.) 4. If overtime is required, make it as family‐friendly  as possible. 5. Reassign job duties that employees are unable to  perform due to pregnancy or other caregiving  responsibilities. 6. 6 Provide reasonable amounts of personal or sick  leave to allow employees to engage in caregiving,  even if the employer is not required to do so  under state or federal FMLA laws. Best Practices on Terms, Conditions and Privileges of Employment (cont’d.) 7. Post employee schedules as early as possible for  positions that have changing work schedules so  that employees may make child care or other  family arrangements. 8. Promote an all inclusive workplace culture. 9. Develop the potential of employees, supervisors  and managers without regard to caregiving or  other personal responsibilities. th   l  ibiliti 10. Provide support, resources, and/or referral  services that offer caregiver‐related information  to employees.
  22. 22. Case Study #1 The City of Sunrise posts for a position as Finance Director.  Joanne and Tim  apply.  Both have approximately three years of finance and accounting  experience; however, Joanne’s experience is spread over a five year period  due to two maternity leaves, while Tim’s experience is uninterrupted by  medical leave.  The City selects Tim, reasoning that his continuous service  demonstrates more recent experience and Tim’s commitment to his career.   Has the City of Sunrise discriminated against Joanne if it fails to award her  the job? Case Study #2 Suzanne has recently graduated with a criminal justice degree and applies for a  position at Disney County as a deputy sheriff.  At the interview, Sheriff Jack  Sparrow asks Suzanne “How many kids do you have?’  Suzanne explains that  she and her husband do not have children yet, but plan to start a family once  h   d h  h b d d    h   hild    b   l        f il     both of their careers are established.  Sheriff Sparrow explains that the duties  of a deputy sheriff are very demanding and require working nights, weekends  and holidays. Sheriff Sparrow asks Suzanne how she intends to balance work  and childcare responsibilities once she starts a family.  Sheriff Sparrow later  tells his secretary that he is concerned about hiring a young married woman – he thinks she might have kids, will need light duty while she is pregnant, will  need FMLA leave after the baby is born, and will call in sick often.  Ultimately,  Sheriff Sparrow tells his secretary that being a mother is “not compatible with  the demanding job of a deputy sheriff.”  A week after the interview, Suzanne is  gj p y notified that she is not hired.  The County re‐posts the job and continues to  seek qualified applicants. Has Disney County engaged in discrimination?  When and what type?
  23. 23. Case Study #3 Same facts as above, except that the County does not re‐post the job.  Same facts as above  except that the County does not re post the job   Instead, the County hires Tom from the same pool of candidates as Suzanne.   The record shows that Tom has a degree in criminal justice, but has different  experience than Suzanne, having worked as a corrections officer in another  county for 1 year while he looks for a deputy sheriff position.  The County has  consistently used relevant experience as a tie‐breaking factor in making hiring  decisions. y y g g yp Has Disney County engaged in discrimination?  When and what type? Case Study #4 Carla returns to work as a social worker after having been on maternity leave.   g y Almost immediately, she begins missing work frequently because of her  difficulty in finding child care and was unable to meet several important  deadlines.  As a result, the department received a complaint from the district  attorney’s office about Carla not being prepared for court appearances. Carla  receives a written warning about her attendance and her work performance.   Carla’s child care difficulties continue, and she misses several more court  deadlines.  Two months after Carla was given the written warning, she is re‐ assigned to the aging & disability resource center, where she will not need to  make court appearances and will have less pressure. Carla files a charge of  gender discrimination. Has the County engaged in discrimination?  What other information do you  need to make this determination?
  24. 24. Case Study #5 The Community Development office for the City of Sunrise has a large project  involving an important developer in town.  Nicole has a flexible work schedule  that enables her to work from home several days a week so she can care for  her young son.  Nicole volunteers to assist with the project. The majority of  work for the project can be performed off‐site and circulated electronically to  team members.  Nicole also volunteers to come to the office for meetings  with her co‐workers or the developer when needed.  Has the City engaged in discrimination if it does not select Nicole for the  project? Case Study #6 Same facts as above, except Nicole is not selected for the project. The  necessary files and equipment are stored on‐site and cannot be removed.   Furthermore, impromptu team meetings occur frequently so project  members can discuss new developments and share information.  As a result, it  would be very difficult for an employee who works remotely to participate in  this assignment.   Has the City engaged in discrimination if it fails to select Nicole for the  project?
  25. 25. Case Study #7 Tyler works as a parks employee for the City of Sunset. He asks to change his  l k k l f h f k h h hours to part‐time so he can help care for his 2 year old daughter and  newborn baby now that his wife has returned to work.  Tyler’s supervisor  denies the request, stating that there is only one vacant part‐time position in  the parks department and he needs to save that position in the event an  employee needs light duty due to pregnancy or worker’s compensation injury.   Tyler’s supervisor tells him that he can have the next part‐time position that  opens up.  Tyler waits two months, and then files a discrimination complaint. Has the City discriminated against Tyler? Case Study #8 Jim is the supervisor of operations in the highway department.  Jim has  become frustrated because one of his employees has developed a problem  with his attendance.  Jim has met with the employee, Dave, several times to  no avail. After receiving a written reprimand for his attendance, Dave finally  comes clean and says his life is a mess.  He has a son who has psychological  problems and has stopped taking his medication.  Recently, the son was  arrested for a fight and is sitting in jail.  Dave has been calling in sick to visit his  son, to meet with a lawyer, and to be at his son’s court appearances.  p y p p y Can the employer discipline this employee for his absences?  What other  information would you need to know to make a decision here?
  26. 26. Case Study #9 The City of Sunrise offers maternity and paternity leave to employees upon  the birth or adoption of a child.  Marsha requests maternity leave to have a  baby.  Bob requests paternity leave after he and his wife adopt a baby.  The  City approves both employees’ requests, but only for the 12 weeks of leave  mandated by the Federal FMLA.  Bob speaks to his supervisor and indicates  he wants a total of 6 months of paternity leave.  The supervisor  acknowledges that City policies provide for paternity leave, but notes that,  as the “family breadwinner,” Bob has a responsibility to his family.  The  y , p y y supervisor also states that he cannot find any examples of when the City has  approved 6 months of paternity leave to any employee. Has the City discriminated against Bob?  What other information do you  need to make this determination? Case Study #10 Betty is a police detective and has received glowing performance reviews during  her first 4 years with the police department.  Other detectives assume she is on  the fast track for promotion.  Betty then takes 3 months of leave to care for her  father after he has had a stroke.  Upon returning to work, the detective  f h f h h h d k k h d lieutenant talks to Betty about her work schedule and her need to take time off  of work to continue to care for her father.  Betty insists her family  responsibilities will not interfere with her ability to do her job.  However, the  detective lieutenant recognizes the level of stress that Betty faces and re‐assigns  her from the robbery/homicide unit to the white collar crime unit.  This change in  assignment provides Betty with more normal work hours, and very little  overtime.  Initially, Betty appreciates the standardized work hours and the extra  time she can spend with her father.  However, over time, Betty realizes she will  be denied promotions and other career opportunities because of this work  assignment. Has the City discriminated against Betty?  When and what type of  discrimination?  Is there a statute of limitations issue here?