„Der permanente Zuwachs an gesetzlich vorgeschriebenen bürokratischen Tätigkeiten, Dokumentations‐ und  Verwaltungsaufgaben, behindere die Ärzteschaft  mittlerweile extrem bei ihrer eigentlichen Arbeit - der Versorgung der Patienten“ (ÖÄK‐Brettenthaler 10.05.2006) „Ist es nötig und möglich, den Anteil nicht ärztlicher und administrativer Aufgaben durch Delegation an andere Personengruppen oder durch Schaffung einer neuen Funktion zu reduzieren und den Anteil an medizinischen Dienstleistungen und Weiterbildung entsprechend zu erhöhen?“  [Peter/Ulich 2002]

1. Dokumentations‐, Administrations‐ und
Organisationsaufwand der Ärzte im
Krankenhaus,
Auswirkungen auf die Arbeitszeit
Dr. Joannes Castelein, M.Sc.
D J C l i M S
Tiroler Landeskrankenanstalten GmbH
Ausbildungszentrum West für Gesundheitsberufe
Hannover 17.02.2011
1

2. Problemstellung
bl ll
„Der permanente Zuwachs an gesetzlich vorgeschriebenen
D Z h li h hi b
bürokratischen Tätigkeiten, Dokumentations‐ und
Verwaltungsaufgaben, behindere die Ärzteschaft
mittlerweile extrem bei ihrer eigentlichen Arbeit – der
Versorgung der Patienten“ [ÖÄK‐Brettenthaler 10.05.2006]
„Ist es nötig und möglich, den Anteil nicht ärztlicher und
administrativer Aufgaben durch Delegation an andere
fg g
Personengruppen oder durch Schaffung einer neuen
Funktion zu reduzieren und den Anteil an medizinischen
Dienstleistungen und Weiterbildung entsprechend zu
erhöhen?“ [Peter/Ulich 2002]
2

3. Forschungsfragen
F h f
Die primären Fragen:
a. Welche Determinanten bestimmen die zur Verfügung
stehende Arbeitszeit der Spitalsärzte und wie haben sich
diese Determinanten geändert?
di D t i t ä d t?
b. Welche Determinanten bestimmen die Menge an
Dokumentations , Administrations und Organisations
Dokumentations‐, Administrations‐ und Organisations‐
aufgaben von Spitalsärzten und wie haben sich diese
Determinanten geändert?
c. Können organisatorische, strukturelle, persönliche oder
h k ll l h d
technische Änderungen eine Optimierung des
spitalsärztlichen Personaleinsatzes zur Folge haben?
3

4. Untergeordnete Forschungsfragen
U t d t F h f
1. Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand
1 Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand
der Spitalsärzte geändert und wie haben sich diese
Änderungen ausgewirkt?
2. Wie haben sich die stationären Belagszahlen und die
Bettenauslastung entwickelt?
3. Welche Dokumentations‐, Administrations‐ und
Organisationsaufgaben werden von den Spitalsärzten
erledigt und wie viel Zeit wird dafür gebraucht?
4. Welche finanziellen Auswirkungen hat eine personelle
administrative Unterstützung der Spitalsärzte?
g p
5. Welche technischen Änderungen können den
p p
spitalsärztlichen Personaleinsatz optimieren?
4

5. Auswertung und Interpretation
d
Zuteilung der Arbeitszeit zu den spitalsärztlichen
Aufgaben in Stunden und Minuten:
g
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
Versorgung
V Stationäre
St ti ä Ambulante
A b l t Im
I Operative
O ti Wissenschaft
Wi h ft Gesamte
G t
Patienten Patienten Diagnostischen Versorgung und Lehre Arbeitszeit
Bereich
Summe in 576:30 406:30 69:10 207:15 128:30 1.387:55
Stunden
% 41,6% 29,3% 5,0% 14,9% 9,3% 100%
Mittelwert 03:54 02:45 0:28 01:24 0:52 09:22
in Stunden
5

6. Auswertung und Interpretation
d
Durchschnittlicher Arbeitstag der Spitalsärzte laut
Befragung. Dauer 9 Stunden und 22 Minuten.
g g 9
6

7. Auswertung und Interpretation
d
Durchschnittlicher Arbeitstag, Verteilung auf
Deutschland umgelegt. (geringe ambulante Versorgung)
g g (g g g g)
7

8. Auswertung und Interpretation
g p
Stationärer Zeitaufwand Stationär Gesamt
N=117 N=148
Arbeitszeit in Stunden 576:30 1.387:55
1 387:55
Dokumentations‐, 479:20 479:20
Administrationszeit in Stunden
Prozentsatz 83% 35%
Ambulanter Zeitaufwand Ambulant Gesamt
N=81 N=148
Arbeitszeit in Stunden 406:30 1.387:55
Dokumentations‐,
D k i 310:45 310:45
Administrationszeit in Stunden
Prozentsatz 76% 22%
8

9. Auswertung und Interpretation
A t d I t t ti
Vergleich der Prozentsätze der Dokumentations‐,
Administrationszeiten verschiedener Untersuchungen
Autor Bereich Summe % Bemerkung
Edhag (S) Allgemein 25 Keine Angaben über Arbeitszeit
Peter/Ulich (CH) Innere Medizin stationär 25 Inklusive Überstunden
Blum/Müller (D)
Bl /Müll (D) Chirurgie stationär
Chi i i ä 34 Basis Arbeitstag mit 8 Stunden
B i A b i i 8 S d
Blum/Müller (D) Innere Medizin stationär 40 Basis Arbeitstag mit 8 Stunden
IFES 2006 (A) Allgemein 30 Inklusive Überstunden
Spötl (A) Innere Medizin stationär 32 Inklusive Überstunden
Castelein (A) Allgemein stationär 35 Inklusive Überstunden
Castelein (A) Allgemein ambulant 22 Inklusive Überstunden
Castelein (A) Allgemein Summe 57 Inklusive Überstunden
9

10. Auswertung und Interpretation
g p
Stationärer Zeitaufwand Stationär Gesamt
N=117 N=148
Arbeitszeit in Stunden 576:30 1.387:55
1 387:55
Dokumentations‐, 479:20 479:20
Administrationszeit in Stunden
Prozentsatz 83% 35%
Ambulanter Zeitaufwand Ambulant Gesamt
N=81 N=148
Arbeitszeit in Stunden 406:30 1.387:55
Dokumentations‐,
D k i 310:45 310:45
Administrationszeit in Stunden
Prozentsatz 76% 22%
10

11. Auswertung und Interpretation
Gruppendiskussionen ‐ Berechnungen
• Anhand der Angaben der Oberärzte, Assistenzärzte und
Stationsärzte wurde pro Item der klinikspezifische Zeitwert
festgelegt
f l
• Pro Klinik wurden die stationären Leistungen eines Monats
abgefragt, Bettenzahl, stationäre Auslastung, Aufenthalte und
abgefragt Bettenzahl stationäre Auslastung Aufenthalte und
Entlassungen sowie die stationäre Zuordnung der ärztlichen
MitarbeiterInnen wurden berücksichtigt g
• Die Dokumentations‐/Administrationszeiten und die
Organisationszeiten wurden getrennt berechnet
11

12. Auswertung und Interpretation
g p
Beispiel: Klinik 1
Dokumentation und Zeit in Multipli‐ Summe 1 Multipli‐ Summe 2
Administration Minuten kator 1 kator 2
Anamnese/Aufnahmeuntersuchung 5 396 1.980 1 1.980
(Min./Fall) (Anamnesen)
Kurvenführung 8 70,6
70 6 564,8
564 8 31 17.509
17 509
(Min./Fall/Tag) (Betten) (Tage)
Aufklärungsgespräch 5 396 1.980 1 1.980
(Min./Fall) (Aufnahmen)
Untersuchungen Diagnostik 5 70,6 353 31 10.943
(Min./Fall/Tag) (Betten) (Tage)
Konsiliar‐Untersuchung 5 396 1.980 1 1.980
(Min./Fall/Tag)
(Mi /F ll/T ) (Aufnahmen)
(A f h )
Arztbrief‐Prozess 15 416 6.240 1 6.240
(Min./AB) ohne Schreibarbeit (Entlassungen)
MEL‐Verschlüsselung
MEL Verschlüsselung 2 416 832 1 832
(Min./Fall) (Entlassungen)
ICD‐Verschlüsselung 2 416 832 1 832
(Min./Fall (Entlassungen)
Summe in Minuten 42.296
Summe in Stunden 705 12

13. Auswertung und Interpretation
Beispiel: Klinik 1
Tätigkeitsart Zeit in Multipli‐ Summe Multipli‐ Summe
Minuten kator 1 1 kator 2 2
Organisation 10 70,6 706 22 15.532
Krankengeschichte (Betten) (Tage)
Telefonate 5 70,6 353 22 7.766
Zusatzuntersuchungen (Betten) (Tage)
Telefonate Konsiliar
Telefonate Konsiliar‐ 5 396 1.980 1 1.980
Anforderungen (Aufnahmen)
Summe Organisations‐ 25.278
zeit in Minuten
Summe Organisation‐ 424
zeit in Stunden
13

14. Auswertung und Interpretation
Beispiel: Klinik 1
Zusammenfassung Klinik 1 Summe
Ärztliche stationäre Dienstzeit in Stunden 2.560
Dokumentations‐ und Administrationszeiten in Stunden
D k i d Ad i i i i i S d 705
Dokumentations‐ und Administrationszeiten in % 27,5
Organisationszeiten in Stunden 421
Organisationszeiten in % 16,4
Summe der Dokumentations‐, Administrations‐ und 43,9
Organisationszeiten in %
14

15. Auswertung und Interpretation
Vergleich Dokumentations-/Administrationszeit
und Organisationszeit in % der stationären
ärztlichen Dienstzeit
Mittelwert
Klinik 6
Klinik 5
Klinik 4
Klinik 3
Klinik 2
Klinik 1
0 20 40 60 80
Dokumentations-/Administrationszeit in % Organisationszeit in %
15

16. Auswertung und Interpretation
Vergleich Dokumentations-/Administrationzeit und
Organisationszeit pro belegtem Bett in Stunden pro
Monat
Mittelwert
Klinik 6
Klinik 5
Klinik 4
Klinik 3
Klinik 2
Klinik 1
0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0
Dokumentations-/Administrationszeit in Stunden pro belegtes Bett
Organisationszeit in Stunden pro belegtes Bett
16

17. Auswertung und Interpretation
Vergleich Bettenzahl (belegt) pro VZÄ-Arzt bzw.
g ( g)p
Arztstunden pro belegtem Bett
Klinik 6
Klinik5
Klinik
Kli ik 4
Klinik 3
Klinik 2
Klinik 1
0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0
belegte Betten pro VZÄ Arzt
Arztstunden pro belegtem Bett
17

18. Auswertung und Interpretation
Ergebnisvergleich quantitative
Ergebnisvergleich quantitative‐ und qualitative Felduntersuchung
Stationär Ambulant Summe 1 OP Summe 2
Arbeitszeit =148 83.275 83.275
Quantitativ 28.760
28 760 18.645
18 645 47.405
47 405 3.720
3 720 51.125
51 125
Prozentsatz der
Gesamtarbeitszeit 35 22 57 4,5 61,4
Qualitativ 14.451 14.176 28.627 3.720 32.347
Prozentsatz der
Gesamtarbeitszeit 17,4 17,0 34,4 4,5 38,9
Prozentsatz
Organisationszeit 5,8 4,7 10,5
18

19. Beantwortung der Forschungsfragen
B d F h f
1. Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand der
H b i h di J h b i i i d P l d d
Spitalsärzte seit 1991 geändert und wie haben sich diese
Änderungen ausgewirkt? Zahlen für Österreich!
Jahr Spitalsärzte Dienstzeit pro Jahres‐ Summe JDZ % JDZ
(N) (VZÄ) Woche dienstzeit (N x JDZ)
(WDZ) (JDZ) (42KW)
1991 11.827(1) 74(2) 3.108 36.758.316 100%
1997 14.606 72 3.024 44.168.544 120%
%
2007 17.966 59 2.478 44.519.748 121%
1. KAZ 2008
2. FESSEL 1991
3. IFES 2006
19

20. Beantwortung der Forschungsfragen
d h f
1. Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand der
Spitalsärzte seit 1991 geändert und wie haben sich diese
Änderungen ausgewirkt? Zahlen für Deutschland!
Jahr Spitalsärzte Dienstzeit pro Jahres
Jahres‐ Summe JDZ % JDZ
(N) (VZÄ) Woche dienstzeit (N x JDZ)
(WDZ) (JDZ) (42KW)
1991 95.208 74 3.108 295.906.464 100%
1997 105.618 72 3.024 319.388.832 108%
2007 126.000 52 2.184 275.184.000 93%
Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008
Marburger Bund
a bu ge u d
20

21. Beantwortung der Forschungsfragen
d h f
Jahr Spitalsärzte Dienstzeit pro Jahres‐
Jahres Summe JDZ % JDZ
(N) (VZÄ) Woche dienstzeit (N x JDZ)
(WDZ) (JDZ) (42KW)
1991 95.208
95 208 74 3.108
3 108 295.906.464
295 906 464 100%
1997 105.618 72 3.024 319.388.832 108%
2007
7 126.000 5
52 2.184
4 275.184.000
75 4 93
93%
2010 132.300 50 2.100 277.830.000 94%
Q
Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008
Marburger Bund
21

22. Beantwortung der Forschungsfragen
d h f
2. Wie haben sich seit 1995 die stationären Belagszahlen und die
Belagsdauer seit 1995 geändert? Zahlen für Österreich!
Jahr Stationäre Liege‐ Betten Liegetage Auslastung Turnover
Fälle dauer pro Bett %
1991 1.640.790 10,2 59.597 281 77 0,53
1997 2.158.241 6,7 52.902 275 75 0,78
2007 2.743.237
2 743 237 5,6
56 48.983
48 983 316 87 1,08
1 08
91‐07 + 67% ‐ 45% ‐ 18% + 12% + 100%
1.
1 KAZ 2008
2. FESSEL 1991
3. IFES 2006
22

23. Beantwortung der Forschungsfragen
d h f
2. Wie haben sich die stationären Belagszahlen und die
Belagsdauer geändert? Zahlen für Deutschland
Jahr Stationäre Liege‐ Betten Liegetage Auslastung Turnover
Fälle dauer pro Bett %
1991 14.576.613 14 665.565 307 84 0,42
1997 16.429.031 10,4 580.425 294 81 0,54
Q
Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008
2007 DKG17.178.573
8 8,3
8 506.954
6 281
8 77 0,65
6
91‐07 + 18% ‐ 60% ‐ 18% ‐ 7% + 55%
Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008
Quelle: Statistisches Bundesamt Dez 2008
Marburger Bund
23

24. Beantwortung der Forschungsfragen
Änderung der spitalsärztlichen Dienstzeit und stationärer Fallzahl
g p
(Österreich)
Jahr Stationäre Spitalsärzte Dienstzeit Jahres‐ Summe JDZ Dienstzeit
Aufnahmen pro Woche dienstzeit pro SA
(SA) (N) (WDZ) (JDZ) (NxJDZ) (JDZ:SA)
1991 1.640.790(1) 11.827(1) 74(2) 3.108 36.758.316 22,4 Std.
2007 2.743.237 17.966 59(3) 2.478 44.519.748 16,20 Std.
1. KAZ 2008
2. FESSEL 1991
3. IFES 2006
Bem. Die Zeiten für die 13,6 Million spitalsambulanten Fälle sind nicht
inkludiert (29% der Dienstzeit)
24

25. Beantwortung der Forschungsfragen
Änderung der spitalsärztlichen Dienstzeit und stationärer Fallzahl ?
Ä d d it l ä tli h Di t it d t ti ä F ll hl ?
Zahlen für Deutschland von 1998 bis 2008.
Jahr Stationäre Spitalsärzte Dienstzeit Jahres‐ Summe JDZ Dienstzeit
Aufnahmen pro Woche dienstzeit pro SA
(SA) (N) (WDZ) (JDZ) (NxJDZ) (JDZ:SA)
1991 14.429.613 95.208 74 3.108 295.906.464 20,3 Std.
2007 17.178.573 126.000 52 2.184 275.184.000 16,0 Std.
2010 17.500.000
17 500 000 128.117
128 117 50 2.100
2 100 268.800.000
268 800 000 15,4 Std.
15 4 Std
Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008
DKG
Bem. Die Zeiten für die 20 Million spitalsambulanten Fälle sind nicht
inkludiert (6% der Dienstzeit)
25

26. Beantwortung der Forschungsfragen
d h f
3. Welche Dokumentations , Administrations
3. Welche Dokumentations‐, Administrations‐ und
Organisationsaufgaben werden von den Spitalsärzten erledigt
f g
und wie viel Zeit wird dafür gebraucht?
Stationäre Dokumentations-, Administrations- und Organisationszeiten pro
Pflegetag in Minuten
50,0
Terminorganisation Konsil
45,0
Terminorganisation Diagnostik
40,0
Organisation Krankengeschichte
35,0
Verschlüsselungen ICD und MEL
30,0
25,0 Prozess Arztbrieferstellung
20,0 Konsiliaruntersuchungen
15,0
Untersuchungsanforderungen Diagnostik
10,0
Aufklärungsgespräch
5,0
Kurvenführung
-
Klinik 1 Klinik 2 Klinik 3 Klinik 4 Klinik 5 Klinik 6 Anamnese / Aufnahmeuntersuchung 26

27. Beantwortung der Forschungsfragen
4. Welche finanziellen Auswirkungen hat eine personelle
administrative Unterstützung der Spitalsärzte?
Am Beispiel der Hämatologie können die Auswirkungen des Einsatzes
p g g
eines Administrationsassistenten evaluiert und berechnet werden:
Zeitaufwand Administrationsassistent Min./Tag
Summe übernommener Dokumentation, Administration, Organisation 310 Min.
Wegzeiten, Wartezeiten, Gespräche 24 Min.
Kurvenvisite am Nachmittag 28 Min.
Visiten 107 Min.
Dienstzeit 470 Min.
Ärzte Zeitaufwand Min. /Tag
3 Assistenzärzte 3 x 140 Min. delegiert pro Tag 420 Min.
2,87 Fachärzte 2,87 x 30 Min. delegiert pro Tag 86 Min.
Summe Pro Tag 506 Min.
5,87 Ärzte 5,87 x 20 Min. Information pro Tag 117 Min.
Eingesparte ärztliche Dienstzeit Pro Tag 389 Min.
27

28. Beantwortung der Forschungsfragen
d h f
• Finanzielle Auswirkung des Einsatzes eines Administrationsassistenten:
Finanzierungsberechnung Berechnung Summe
Abgegebene ärztliche Tätigkeiten pro Tag in Minuten 389 Min.
Kalkulatorischer Minutenwert Ärzte € 0,836
Kalkulatorischer Wert abgegebener ärztlicher Tätigkeiten 389 x € 0 836
0,836 € 325 20
325,20
Verwendete Dienstzeit Administrationsassistent pro Tag in Minuten 407 Min.
Kalkulatorischer Minutenwert Verwaltungsperson € 0 503
0,503
Kalkulatorischer Wert verwendeter Zeit 470 x € 0,503 € 236,41
Freigekommene Personalkosten in Euro pro Tag € 325 20 € 236 41
325,20 ‐ 236,41 € 88 79
88,79
Finanzierbare ärztliche Dienstzeit in Minuten pro Tag 88,79 : 0,836 106 Min.
Finanzierbare ärztliche Dienstzeit in % von VZÄ 106 : 4,8 22%
28

29. Reflektion
 Die gesamte Jahresdienstzeit der Spitalsärzte hat sich in
Österreich von 1991 bis 2007 um 20% erhöht,
in Deutschland ist diese um 7% zurückgegangen
 Ohne die ambulante Versorgung zu berücksichtigen ist
die spitalsärztliche Dienstzeit pro stationärem Fall in
d l l h ll
Österreich von 1991 bis 2007 um 28% zurückgegangen,
in Deutschland um 21%
 In Österreich sind 2009 pro 100 Einwohner 31,9
9p 3 ,9
Spitalsaufnahmen angefallen,
in Deutschland waren es 21,8
in Deutschland waren es 21 8
29

30. Reflektion
I Ö t
In Österreich besucht im Schnitt jeder Einwohner pro
i h b ht i S h itt j d Ei h
Jahr 1,75 mal eine Spitalsambulanz, in Deutschland liegt die
Zahl bei 0,25
Z hl b i
 Im gemischten Tätigkeitsbereich werden in Summe 34% der
spitalsärztlichen Arbeitszeit mit Dokumentation und
i l ä li h A b i i i D k i d
Administration verbracht. Davon sind etwa 50% delegierbar
 Im gemischten Tätigkeitsbereich werden in Summe 10,5% der
spitalsärztlichen Arbeitszeit mit Organisationsaufgaben
verbracht. Davon sind etwa 80% delegierbar
 Delegierbare Tätigkeiten können in gleicher oder teils besserer
Qualität kostengünstiger erbracht werden
30

31. Ausblick
• Der Anteil der hochbetagten Menschen (über 75 Jr.) wird bis 2035
g ( 75 J ) 35
auf 30% anwachsen
• Der Anteil der Personen, die in den Arbeitsmarkt eintreten,
nimmt von 2010 bis 2020 um ca. 15% ab
• Es droht ein Kapazitätsproblem beim medizinischen Fachpersonal
• Optimierung der Arbeitsprozesse durch:
o Die Entwicklung von klinischen Behandlungspfaden
o Die Entwicklung von technischen Lösungen (ELGA;
g ; g; p g)
Terminorganisation; Arztbrieferstellung; Spracherkennung)
o Neuverteilung der Aufgaben im Gesundheitswesen
o Die Einstellung von medizinischen Organisationsassistenten
31

32. TILAK‐Stellenprofil
TILAK S ll fil
Medizinische/r Organisationsassistent/in
Auf Basis dieser Studie hat die TILAK GmbH beschlossen,
eine Klinik mit „Medizinischen Organisationsassistenten“
i Kli ik it M di i i h O i ti i t t “
auszustatten. Ihre Aufgaben sind:
1.
1 Aufnahme:
 Geplante Aufnahme abwickeln
 Unterlagen einfordern nach Rasterfragebogen
 Bettenplan aktuell halten
2. Stationärer Aufenthalt:
 Ansprechpartner für die Patienten auf Station
 Kontrolle und Ordnung der Krankengeschichte
ll d d d k h h
 Visitenbegleitung
 Telefonfilter bei der Visite
 Anruflisten führen
A fli t füh
32

33. TILAK‐Stellenprofil
ll fil
Medizinische/r Organisationsassistent/in
g
2. Stationärer Aufenthalt:
• Fortschrittübersicht des Untersuchungsprogramms
 Kontaktaufnahme mit Versicherung lt. Checkliste
 Rückholprozesse administrativ abwickeln
p
3. Entlassung:
 Einpflegen der ICD‐10‐Codierung
 Entlassungsdokumente zeitgerecht bereitstellen
 Nachsorge, Nachbehandlung sicherstellen
 Kontrolltermine vereinbaren
 Spezialdatenbanken pflegen
33

34. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Dr. Joannes H. Castelein, M.Sc.
Ausbildungszentrum West für Gesundheitsberufe
b ld f dh b f
der Tiroler Landeskrankenanstalten G.m.b.H.
Innrain 98 A‐6020 Innsbruck
98, A‐6020 Innsbruck
joannes.castelein@azw.ac.at
+43(0)50/8648‐2222
34