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Die Anhörung 
E-Mail, GDPdU und 
andere juristische Fallstricke 
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Die Anhörung 
Die folgenden Darstellungen zu den Themen „rechtliche 
Relevanz von E-...
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Elektronische Information und 
die Veränderung der Gesetzgebung 
• Die Gesetzgebung ...
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Elektronische Information und 
die Veränderung der Gesetzgebung 
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Welchen Rechtscharakter hat E-Mail? 
• Geschäfte können per E-Mail getätigt werden. ...
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Welchen Rechtscharakter hat E-Mail? 
• Das „Vorhandensein“ oder „Nicht-Vorhandensein...
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Handelsrecht & Steuerrecht 
• Im Handelsrecht ist die Aufbewahrung von Handelsbriefe...
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GDPdU 
• Die Schonfrist ist abgelaufen, den die GDPdU gelten bereits seit 
1.1.2002....
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GDPdU & Urteile 
• In mehreren Urteilen wurden die Rechte des Zugriffs auf 
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• In mehreren Urteilen wurden die Rechte des Zugriffs auf 
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Die GDPdU haben ein Preisschild 
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Wie sieht es im Web mit der rechtlichen Situation 
und den Dokumentationspflichten a...
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[DE] Gerichtsshow | Xing Content Management Lounge | Ulrich Kampffmeyer | IBM | XCML Stuttgart 22.04.2010

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XING Content Management Lounge | 22.04.2010 | Networking Treffen in Stuttgart | IBM "Gerichtsshow" | Folien mit Einleitung, Erläuterungen und Fazit zu den nachgestellten Gerichtsprozessen um E-Mail-Archivierung und GDPdU | Eine Videoaufzeichnung der Gerichtsshow "Die Anhörung" ist verfügbar unter: http://www.bit.ly/aDpIrg

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  • Super Veranstaltung! Endlich gab's 'mal etwas Licht im sonst so dunklen, nebulösen Thema, vor allem GDPdU! Und die Idee mit den 'Theateraufführungen' haben das Ganze noch interessanter gemacht. Da gab's im Nachhinein noch sehr interessante Diskussionen...

    Danke nochmal und Gruß: Kay-Uwe Höpcke
    p. S.: Leider lassen sich auf der Seite http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/ nur die Teile 1 und 4 herunterladen... Vielleicht geht morgen auch der Rest?
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    Are you sure you want to  Yes  No
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  • Die Folienpräsentation wurde unterbrochen durch die zwei nachgespielten Gerichtsfälle. Davon gibt es in der Lotus JamCamp Tour Dokumentation auch ein Video.
       Reply 
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  1. 1. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Die Anhörung E-Mail, GDPdU und andere juristische Fallstricke von Dr. Ulrich Kampffmeyer und Dr. Jens Bücking e|s|b Kanzlei.de
  2. 2. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Die Anhörung Die folgenden Darstellungen zu den Themen „rechtliche Relevanz von E-Mail“ und den „GDPdU“ wurden auf Basis von realen Gerichtsfällen zusammengestellt und in eine freie Spielhandlung eingebunden. Akteure Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Dr. Jens Bücking, e/s/b Anwälte Stefan Pfeiffer, IBM Paul Caspers, Coextant
  3. 3. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Elektronische Information und die Veränderung der Gesetzgebung • Die Gesetzgebung orientierte sich in der Vergangenheit an den Möglichkeiten und Restriktionen von Papier. Der Dokumentbegriff bezog sich auf Schriftgut, auf Unterschriften und besondere Formen der papiergebundenen Dokumentation. • Heute entstehen nahezu alle Dokumente originär elektronisch – von Menschen oder von Systemen erzeugt. Papier ist nur noch eine mögliche Form der Repräsentation des ursprünglich elektronischen Dokuments.
  4. 4. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Elektronische Information und die Veränderung der Gesetzgebung • Gesetzgebung und Rechtsprechung wurden in den vergangenen 15 Jahren schrittweise an die Veränderung durch elektronische Medien angepasst: – Durch elektronische Signaturen werden aus Dateien beweiskräftige Dokumente – Nach dem BGB können vielfältige Geschäftstätigkeiten formfrei und mit rein elektronischen Informationen durchgeführt werden – Steuerrelevante Daten müssen verarbeitungs- und auswertungsfähig bereitgestellt werden – Elektronische Prozesse sparen Geld, sind schneller und mit Mitteln der modernen Informationsverarbeitung auch sicherer und einfacher nachvollziehbar durchführbar • Die Bedeutung des elektronischen Dokuments und der elektronischen Dokumentation ist gestiegen.
  5. 5. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Welchen Rechtscharakter hat E-Mail? • Geschäfte können per E-Mail getätigt werden. E-Mails werden so nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung zu aufbewahrungspflichtigen Geschäftsbriefen. • Durch die Vorgaben des EHUG erhalten E-Mails alle für einen Geschäftsbrief relevanten Informationen mit Adresse, Namen von Geschäftsführern und Vorständen, Handelsregistereintrag usw. • E-Mails müssen auffindbar organisiert und archiviert werden. • Auch interne oder nur projektbezogene E-Mails können geschäftlichen Charakter haben und zur Beweisführung in Streitfällen benötigt werden.
  6. 6. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Welchen Rechtscharakter hat E-Mail? • Geschäfte können per E-Mail getätigt werden. E-Mails werden so nach dem Handelsgesetzbuch Fall und 1 der Abgabenordnung zu aufbewahrungspflichtigen Geschäftsbriefen. • Durch die Vorgaben des EHUG erhalten E-Mails alle für einen Die Relevanz von E-Mail Geschäftsbrief relevanten Informationen mit Adresse, Namen von Geschäftsführern und Vorständen, Handelsregistereintrag usw. • E-Mails müssen auffindbar organisiert und archiviert werden. • Auch interne oder nur projektbezogene E-Mails können geschäftlichen Charakter haben und zur Beweisführung in Streitfällen benötigt werden.
  7. 7. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Welchen Rechtscharakter hat E-Mail? • Das „Vorhandensein“ oder „Nicht-Vorhandensein“ von E-Mail kann bereits ausschlaggebend sein. • Es geht um die „richtige E-Mail“ in ihrem geschäftlichen Zusammenhang. • Der Nachweis der „Originalität“ und „Unverändertheit“ der E-Mail und des E-Mail-Inhalts entscheidet über den möglichen Beweiswert. • Der Inhalt der E-Mail kann auch handelsrechtlich und steuerrechtlich relevant sein.
  8. 8. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Handelsrecht & Steuerrecht • Im Handelsrecht ist die Aufbewahrung von Handelsbriefen und anderen Geschäftsdokumenten geregelt: – HGB Handelsgesetzbuch – AO Abgabenordnung – GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (zukünftig GoBIT) • Im Steuerrecht gibt es zahlreiche Gesetze und Verordnungen, die Auswirkungen auf die Aufbewahrung elektronischer Dokumente haben: – GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GAUFZ Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung
  9. 9. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 GDPdU • Die Schonfrist ist abgelaufen, den die GDPdU gelten bereits seit 1.1.2002. Die elektronische Steuerprüfung nach den GDPdU wird vermehrt durchgeführt und entwickelt sich zum Regelfall. Alle drei Formen des Zugriffs : Z1 direkt im System, Z2 mit Unterstützung des Steuerpflichtigen am System und Z3 Datenträgerüberlassung kommen zum Einsatz. • Zu den GDPdU gibt es einen mehrfach aktualisierten Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung und umfangreiche Publikationen, die Klarheit im Geltungsbereich geschaffen haben.
  10. 10. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 GDPdU & Urteile • In mehreren Urteilen wurden die Rechte des Zugriffs auf steuerrelevante Daten und Belege durch die Finanzverwaltung bestätigt: – Formen des Zugriffs und der Mitnahme von Daten – Umfang des Datenzugriffs im Rahmen von Außenprüfungen und Lohnsteuerprüfungen – Daten aus kaufmännischen Systemen wie auch Daten und Dokumente aus Archiven – Notwendigkeit der Abgrenzung steuerrelevanter und nicht-steuerrelevanter Daten sowie die Separierung von Daten, die dem Datenschutz unterliegen – Verhängung von Verzögerungsgeld
  11. 11. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 GDPdU & Urteile • In mehreren Urteilen wurden die Rechte des Zugriffs auf steuerrelevante Daten und Belege durch die Finanzverwaltung bestätigt: – Formen des Zugriffs und der Mitnahme von Daten – Umfang des Datenzugriffs im Rahmen von Außenprüfungen und Steuerrelevante Daten Lohnsteuerprüfungen Fall 2 – Daten aus kaufmännischen Systemen wie auch Daten und Dokumente aus Archiven – Notwendigkeit der Abgrenzung steuerrelevanter und nicht-steuerrelevanter Daten sowie die Separierung von Daten, die dem Datenschutz unterliegen – Verhängung von Verzögerungsgeld
  12. 12. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Die GDPdU haben ein Preisschild • Durch Schätzung und andere Maßnahmen war die Nichterfüllung der GDPdU-Anforderungen durch den Steuerpflichtigen bereits in der Vergangenheit mit empfindlichen Strafen belegt. • Durch das Jahressteuergesetz 2009 wurde im Rahmen der GDPdU zusätzlich das Verzögerungsgeld eingeführt, das sich zwischen 2.500 € und 250.000 € bewegt. • Das Verzögerungsgeld wurde bereits mehrfach verhängt und in einem Gerichtsfall wurde auch die Rechtmäßigkeit der Verhängung bestätigt
  13. 13. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Wie sieht es im Web mit der rechtlichen Situation und den Dokumentationspflichten aus?
  14. 14. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Wie sieht es im Web mit der rechtlichen Situation und den Dokumentationspflichten aus? … besonders im Web 2.0, in Communities, E 2.0 usw … ? Auch dort gelten rechtliche Vorschriften die Aufbewahrungs-, Dokumentations- und Archivierungspflichten begründen
  15. 15. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Beispiele • Angebote und Preisangaben auf Webseiten sind wir alle anderen kaufmännischen Dokumente aufzubewahren • Die Nichteinhaltung von Impressum-Pflichten führt zu Abmahnungen • Forum-Betreiber können für die Inhalte auf ihren Portalen in die Verantwortung genommen werden • Geschäftliche Kommunikation über Portale ist wie E-Mail zu behandeln • usw.
  16. 16. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Probleme im 2.0 Umfeld • Software wie Communities, Twitter und andere ist auf Aktualität und schnelle Kommunikation ausgelegt – aber nicht auf die Aufbewahrung in Gestalt von Dokumenten • Zahllose Informationskanäle, unterschiedliche Formate und nicht kontrollierte Interaktion machen die Dokumentation von geschäftlichen Aktivitäten sehr schwierig. • Identität, Authentizität und Originalität stellen besondere Probleme der Internet-Welt dar. • Die Grenze zwischen firmeninternen und öffentlichem Raum verschwimmt und führt zu rechtlichen Grauzonen.
  17. 17. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Die Lösung rechtlicher Anforderungen als Einzelschicksale? … macht es Sinn, nur auf einzelne Probleme, wie die E-Mail-Archivierung, die Archivierung von Web- Inhalten oder die Bereitstellung von GDPdU-Daten, und deren Lösung zu schielen? … im Unternehmen ist ein ganzheitlicher Ansatz ist gefordert! GRC!
  18. 18. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 GRC = Governance, Risk Management & Compliance Ein ganzheitlicher Ansatz, der alle Bereiche der Unternehmensverantwortung nach den gleichen Regeln und mit der gleichen technischen Unterstützung behandelt.
  19. 19. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 GRC Ansatz • Bisheriger Ansatz: – Governance, Risk Management und Compliance als einzelne Säulen – Aufteilung auf verschiedene Rollen und Bereiche – Umsetzung in spezifischen Lösungen • GRC-Ansatz: – Ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Anforderungen – Technische Infrastruktur zur – Implementierung und Überwachung von Prozessen – Definition und Kontrolle von Risiken – Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen
  20. 20. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 GRC & Verantwortung • Die Verantwortung für die Umsetzung liegt bei Geschäftsführern und Vorständen. • Es geht dabei nicht nur um geeignete Software und Systeme, sondern um Organisation, Prozesse und Disziplin.
  21. 21. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Fazit • Es werden zunehmend immer mehr rechtliche Anforderungen zur elektronischen Dokumentation der Geschäftstätigkeit kommen – auch und gerade in der Welt des Internets. • Man darf sich nicht durch die rechtlichen Vorgaben verunsichern lassen, sondern muss diese prüfen, bewerten und die Risiken abwägen. • Einheitliche Strategien und Vorgaben sowie deren konsequente Umsetzung und Nachhaltung sind essentielle Bestandteile von Governance, Risk Management und Compliance.
  22. 22. CM Lounge Stuttgart, 22. April 2010 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Eine Video-Dokumentation der „Anhörung“ finden Sie unter folgender URL: http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/
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