Wer braucht noch Archivare und Records Manager? | Berufsfeldtagung | FH Potsdam | 24.04.2009

Wer braucht noch Archivare und Records Manager? Dr. Ulrich Kampffmeyer Fachhochschule Potsdam Potsdam, 24.04.2009 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Handout-Version. Gezeigt wird eine gekürzte Präsentations-Version.

Agenda

Einführung: Archivierung, Records Management und herkömmliche Berufsbilder

Definitionen: Archivar, Dokumentar, Records Manager, Mediendokumentar, Registrar, Bibliothekar

Prozesse: Erfassung und Recherche

Web 2.0-Anwender und Archivare: einige Thesen

Berufsbilder

FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Vorab

Brauchen wir noch Informationsspezialisten?

JA!

mehr denn je!

Eine andere Sicht auf die „Welt“ FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Eine andere Sicht auf die „Welt“ FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Vorgangs- bearbeitung Vorgangs- bearbeitung Records Management Langzeitarchivierung Schriftgut- verwaltung Schriftgut- verwaltung

These aus dem Jahr 2009*

„ The profession of records management is dead, software will take over their task.“

*Blogeintrag Januar, 2009

GESTERN Prozesse: Erfassung und Recherche FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Thesen aus dem Jahr 2002*

„ In der elektronischen Welt beginnt das Records Management bereits bei der Entstehung und beim Empfang von Informationsobjekten.“

„ Records-Manager und Archivare müssen bereits bei Entstehung und Empfang tätig werden, um den möglichst sicheren, automatisierbaren und konsistenten Übergang von Informationsobjekten in Records sicherzustellen.“

„ Die Tätigkeit von Records-Managern und Archivaren gehören nicht ans Ende des Informationslebenszyklus sondern an den Anfang.“

* DLM Forum Barcelona 2002

Indizierung, Kategorisierung

Indizierung und Kategorisierung beginnen bereits bei Eingang und Erstellung von Informationen durch den Bearbeiter

Automatische Klassifikation unterstützt bei Erfassung und bei Recherche

Beispiel Vorgangsbearbeitung, Archivierung

Herkömmlich manuell mit Papier:

FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Elektronische Verarbeitung: Eingang Registrierung Erstellung Sachbearbeiter/Vorgesetzter Archivar, Registrar Sachbearbeiter/Vorgesetzter Weiter- leitung Bearbei-tung Versand Ablage Archiv Bearbei-tung Eingang Versand Erstellung Weiterleitung Archivierung

Beispiel Vorgangsbearbeitung, Recherche

FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Elektronischer Zugriff: Anforderungen Bereitstellung Heraussuchen von Archivgut Ausgabevermerk Sachbearbeiter Archivar Sachbearbeiter Anforderungen Sachbearbeiter Archiv

Beispiel Redaktion und Erstellung

FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Elektronische Verarbeitung: Redakteur Recherche Satz Dokumentar Kategorisierung Indizierung Erstellung Recherche Freigabe Druck Erstellung Druck Archiv Online Archiv Freigabe Bearbei-tung Information Information

Grundsätzliche Veränderungen

Sequentielles Bearbeiten durch unterschiedliche Spezialisten wurde abgelöst durch adhoc-Arbeiten von „Semi“-Spezialisten.

Die Aufgaben der Ordnung und Klassifikation werden von „Halbgebildeten“ und nicht mehr von Spezialisten wahrgenommen.

Die traditionellen Aufgaben von Records Managern und Archivaren haben sich auf jeden verlagert, der Information empfängt oder erstellt.

Heute Archivare und Web 2.0-Anwender FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Einige Provokationen* FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Der Archivar ** der Vergangenheit ** kann auch durch Dokumentar, Records Manager, Registrar … ersetzt werden Der Archivar *** der Zukunft? *** Web 2.0 nicht im Sinne Marketing-Hype oder Technologie, sondern als Parabel für geändertes Nutzungsverhalten *DLM Forum Toulouse 2009

Einige Provokationen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Records Managers love Metadata! They are used to complex Data Entry Forms. „ 2.0“-Users hate complex Data Entry Forms! They want to trust in automatic Categorization.

Einige Provokationen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Records Managers are excellent in structured Search! They are used to Expert Search Forms. „ 2.0“-Users hate complex Data Entry Forms! They want to trust in automatic Categorization.

Einige Provokationen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Records Managers are aware of the Importance of Context Information! They are used to spent hours to create orderly Structures. „ 2.0“-Users are lazy! They don‘t mind where they are storing their stuff.

Einige Provokationen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Records Managers perfectly know to navigate by Tree Views and Folder-Sub-Folder-Volume-Hierarchies! It‘s just about having Fun. „ 2.0“-Users will loose temper when the Interface doesn‘t work like a Media Library or Youtube! Or they get bored and just stop to search what they have been looking for.

Einige Provokationen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Records Managers know about the Importance of Selection and Disposal! They work until late in the Night to keep their Repositories clean. „ 2.0“-Users know, that a 1-TB-Disk at the Grocers Store is now only 100 €! They believe, that there will always be enough Space for Everything.

Einige Provokationen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Records Managers are Specialists in regard to determine the Value of Records! They are working eagerly, to keep Information accessible and available for all time. „ 2.0“-Users have no idea about a record and who might be responsible to store it safely! Everybody gets Copies of Everything, so Somebody will take care of it.

Einige Provokationen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Records Managers are fond of their Fileplans, Thesauri, Taxonomies, Ontologies and Classification Schemes! They move even through 7 Levels of Hierarchy to find the right Spot for a Note. „ 2.0“-Users believe in Folksonomy! If there are enough Users choosing the same Tag, it can not be false.

Einige Provokationen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Records Managers are prepared to learn hard every Function of their RM Solution! With extensive Training every Software Interface can be turned into a usable Tool. „ 2.0“-Users love their iPod! If the User Interface is not sexy and if it not works like Facebook, they will just shut the Application down.

Einige Provokationen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Records Managers know by Heart (or by their Retrieval System) the place of every Object! They are in Control of Everything in the Electronic Realm and in the World of Paper Documents. „ 2.0“-Users, the Digital Natives, started living in a virtual World …

Einige Provokationen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 … and the Systems are no longer jailed in their Silicon Cages. With RFID, Robotics, Cameras, Sensors they are entering the Real World and take over Control.

Herausforderungen an die Ausbildung von Archivaren, Dokumentaren und Records- Managern FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

„ Es geht nicht nur um die Ausbildung, Die rasante technologische Entwicklung erfordert die ständige Auseinandersetzung und Weiterbildung.“

“ Es müssen nicht nur Angebote geschaffen werden, sondern bereits in der Ausbildung die Grundlagen vermittelt werden, sich ständig neu anzupassen.“

„ Dokumentare müssen das Denken in statistischen Kategorien verlassen und sich dem Change Management öffnen.“

Frühjahrstagung VDA, FG 7 in Hamburg, 2005

Ausbildung

Die Ausbildung muss

neuen Medien mehr Rechnung tragen

die Studenten auf die schnellen Veränderungen in der technologischen und organisatorischen Entwicklung vorbereiten

auf Records-Management-nahe Prozesse und deren Umsetzung in Verwaltung und Privatwirtschaft fokussieren

die Erschließung und Nutzung von Informationsobjekten und Records durch Nicht-Fachkräfte stärker adressieren

betriebswirtschaftliche und organisatorische Themen bei Entwicklung und Betrieb von Lösungen stärker betonen

neue Berufsbilder jenseits des herkömmlichen Archivars und Dokumentars entwickeln. Ziel: der Informationsmanager

Weiterbildung

Die ständige Weiterbildung muss

durch neue Lehrangebote – Präsenzveranstaltungen wie auch im Web – gefördert werden

wesentliche Komponente der Weiterbildung muss das Change Management werden. Bereits das Studium muss das Thema „ständige Weiterbildung“ adressieren

die sich ständig verändernden und erweiternden Compliance-Anforderungen zur Handhabung elektronischer Informationen berücksichtigen

Veränderungen z.B. bei Standards, Formaten, Metadaten und Nutzungsmodellen berücksichtigen

Folgerungen für die Aus- und Weiterbildung

Die Ausbildung und Weiterbildung muss Bedarf

adressieren,

jenseits der traditionellen Berufe im Bereiche von

Dokumentation

Bibliotheken, Presse und Medien

Öffentliche Verwaltung

…

Archiven

Öffentliche Verwaltung mit kommunalen, regionalen oder anderen historisch ausgelegten Archiven

…

„ Berufsbezeichnungen wie Mediendokumentar, Archivar usw. verhindern, dass Absolventen vernünftige Jobs in der Industrie finden.“

* Podiumsdiskussion zum Berufsbild des Mediendokumentars, HAW, 2000

Folgerungen für die Aus- und Weiterbildung

Die Ausbildung sollte den Bedarf adressieren von:

Anwenderunternehmen der freien Wirtschaft Berufsbilder: Projektleiter, Organisationsleiter, CIO Chief Information Officer, CCO Chief Compliance Officer, CKO Chief Knowledge Officer, IQO Information Quality Manager

Herstellern von Software Berufsbilder: Produktmanager, Systemberater, Marketing, Entwickler

Integratoren und Systemhäusern Berufsbilder: Systemberater, Organisationsberater, Projektmanager, Anwendungsentwickler

Beratungsunternehmen Berufsbilder: Unternehmensberater, Organisationsberater, Projektmanager

IT-Dienstleistern Berufsbild: Informationsmanager, Qualitätsmanager

These

Es werden „ multifunktionale “ Informationsmanager benötigt.

Anforderungen

Neben dem herkömmlichen „Handwerkszeug“

Projektmanagement

Bildung und Anleitung von Projektteams, Durchführung von Ausschreibungen, Einführung von SW-Lösungen, usw.

Beratung, Moderation, Training

Ausbildungsplanung einschließlich Skill-Management, Ausbildung von Mitarbeitern, „Psychologische Anhaltung zur Disziplin“, Rhetorik zum „internen Verkauf“, Präsentation, Help Desk Management, usw.

Anforderungen

Rechtskunde

Bewertung von rechtlichen Vorgaben, Compliance Management, Verfahrensdokumentation, Erstellen von Policies, Prüfung von Verträgen, Datenschutz, Methoden wie ITIL, CoBIT u.a., usw.

Betriebswirtschaftliche Grundlagen

Wirtschaftlichkeit von Lösungen, Kosten der Informationshaltung und –nutzung, ROI-Betrachtungen, Bestimmung des Werts von Information, Risikobewertung, usw.

Anforderungen

Prozess Design

Methodik, Analyse und Bewertung von Prozessen, Design und Optimierung von Prozessen, Implementierung von Prozessen, Entwicklung von Kontrollen für Prozesse, usw.

Qualitätsmanagement

Definition von Qualitätsmaßstäben, Verfahren, Umsetzung, Maßnahmen zur Sicherstellung von Informationsqualität, Anleitung von „Qualitätszirkeln“, usw.

Anforderungen

Technologie

Software ALLER Bereiche, in denen „Records“ entstehen, Auswirkungen von Migrationen, Verfolgung und Bewertung von Technology Obsolence, Technologiefolgebewertung, Spezielle Lösungen für Storage Management, ECM, Records Management, Archivierung, Berechtigungsverwaltung, Collaboration, etc. Standards, usw.

IT-Strategie

Planung von IT- und Organisationslösungen, Betriebs- und Nutzungskonzeption, IT-Architektur, usw.

Anforderungen

Change Management

Planung von Veränderungsprozessen, Nachhaltung der Auswirkungen von Veränderungen, Interne und externe „Marktbeobachtung“, Indikatorenanalyse und -bewertung, usw.

Ressourcen Management

Intern und externe Beschaffung und Verwaltung von Mitteln, Personalbedarfsplanung, Infrastruktur, Raum- und Betriebs-Management, Arbeitsplanung, usw.

Anforderungen

Alles mit dem Ziel, Information

langfristig verfügbar zu halten,

zur Bildung von Wissen zu nutzen,

den Lebenszyklus zu verwalten,

zu bewerten,

zu schützen,

in Prozessen nutzbar zu machen und

kontrolliert zu entsorgen.

… und dies mit dem Ansatz des Archivars und Records Managers …

Fazit

Der Informationsmanager der Zukunft darf nicht am Ende des Lebenszyklus der Information stehen und Information nur verwalten, sondern muss den gesamten Prozess der Informationsnutzung steuern und kontrollieren.

Wir bekommen nur Ordnung in die elektronischen Archive, wenn wir bereits bei der Entstehung und Nutzung der Information ansetzen!

Vision

Wir brauchen engagierte Öko-Krieger um die zunehmende Umweltverschmutzung der Welt mit Informationsmüll in den Griff zu bekommen!

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: info@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, Newsletter, Informationen ... www.PROJECT-CONSULT.com FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009