Standards im Records Management & MoReq2 | DGI Online Tagung 2009 | Ulrich Kampffmeyer | 15.10.2009

Standards im
Records Management& MoReq2
DGI-Online-Tagung 2009
Dr. Ulrich Kampffmeyer
15. 10.2009
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com
© PROJECT CONSULT 2009
Standards im Records Management & MoReq2
31. DGI-Online-Tagung 2009
Frankfurt, 15. Oktober 2009
P R O J E C TC O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Standards im
15. 10.2009
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
Agenda
Einführung: Records und Records Management
Standards: Records Management und Digital Preservation Standardisation
MoReq: Status, Anwendungsbereich und Vision von MoReq2
Studien: Der Markt für Records Management
Herausforderung: BreakingtheBarriersof Traditional Records Management
Ausblick: Die Zukunft von Records und Informations- Management

Einführung:
Records und Records Management
DLM Forum
RM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 3 von 225

Definitionen
1.2
… und das Problem der Übertragung englischsprachiger Begriffe in das Deutsche …
Einführung:

Whatis a Record?
Information created, received, and maintained as
evidence and information by an organisation or
person, in pursuance of legal obligations or in the
transaction of business.
(ISO 15489 Part 1)
Einführung:

Was ist ein Record?
Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt
wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person
bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug
einer geschäftlichen Handlung zu dienen.
(ISO 15489 Part 1)
Einführung:

Was ist ein Record?
Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht.
Die physische Form spielt dabei keine Rolle, es geht um Inhalt und Rechtscharakter.
Beispiele sind E-Mails, Verträge, Geschäftsver-einbarungen, Kontoübersichten, Berichte, Video- und Audiodateien, usw.
Einführung:

Records können über ihre Eigenschaften
definiert werden

geschäftlicheBedeutung
rechtlicheBedeutung
Kontext
Integrität
Unveränderbarkeit
Authentizität
KontrollierteMetadaten
Konsistenz
Klassifikation
und andere …

Einführung:

Whatis Records Management?
Field of management responsible for the
efficient and systematic control of the creation, receipt,
maintenance, use and disposition of records, including
processes for capturing and maintaining evidence of
and information about business activities and
transactions in the form of records.
(ISO 15489 Part 1)
Einführung:

Was ist Records Management?
AlsFührungsaufgabewahrzunehmende effiziente und
systematische Kontrolle und Durchführung der
Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung
und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der
Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von
Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe
und Transaktionen in Form von Akten.
(ISO 15489 Part 1)
Einführung:

Was ist Electronic Records Management?
Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen.
ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden.
Records Management wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt.
Einführung:

Records Management ist unabhängig vom Medium
Verwaltung von physischen Records (z.B. Papierdokumenten)
elektronisches Records Management (Verwaltung von digitalen Objekten)
Einführung:

Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (DeletionSchedules)
Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen
Einführung:

Was ist Records Lifecycle Management?
Aufbewahrungsfristen
aufbewahrungspflichtig
aufbewahrungswürdig
Entsorgung vonInformationen
Regeln und Nachweis der Vernichtung
Einführung:

Viele Dokumente
Einige Records
Einführung:
Wenige Archiv- Objekte

Ambivalenz des Dokument-Begriffs
Einführung:

Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Die Begriffe „Record“ und „Records Management“ sind ungebräuchlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Durch SAP wurde eine andere „Auffassung“ von Records Management weit verbreitet
„Schriftgutverwaltung“ der Begriff, der in der ISO 15489 Übersetzung verwendet wird
Abhängig von den jeweiligen Ländern werden Begriffe wie „Dokument“, „Akte“, „Dossier“, „Akt“ oder „Vorgang“ im öffentlichen Bereich für „Record“ verwendet
MoReq (1) ist nicht ins Deutsche übersetzt
Einführung:

Im deutschsprachigen Raum wurden die Softwareprodukte als DMS Dokumentenmanagementsysteme (Document Management im weiteren Sinn) oder „Elektronische Archivierung“ (Digital Preservation) vermarktet
Diese Produkte haben viel Records Management Funktionalität, wurden aber nicht als Records Management positioniert
Einführung:

Der Begriff Records Management ist bekannt
in der „akademischen Records Manager Welt“
im öffentlichen Sektor in der Schweiz
in der Pharmaindustrie
in der Finanzbranche
Es gibt in DACH eine etwas andere „Records Management Kultur“ als im angloamerikanischen Sprachraum …
Einführung:

Standards:
Records Management und Digital Preservation(Langzeitarchivierung)

Standards betreffen unterschiedliche Ebenen
Technik
Methoden
Architekturen
Funktionalität
Protokolle
Formate
Abläufe
Metadaten
Schnittstellen
Verfahren
Analysen und Darstellungen
Betrachtungsweisen
…und außerdem viele weitere Geschäftsaspekte
Standards:
Records Management und Digital Preservation

Records Management Terminologie
Standards:
…einige nennen dies jetzt MoReq1

Erstellen und Erfassen von Records
… Wer hat dies jemals verwendet?
Standards:

Erstellen und Erfassen von Records
Standards:
… dies ist das Format, das die Amerikaner nicht mögen …

Klassifikation von Records
Standards:

Records Management: ISO 15489
Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen
Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen
Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus
Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder
Problematische Terminologie in der deutschen Übersetzung, z.B. „Records Management“ = „Schriftgutmanagement“
Standards:

Requirements for managing records
Gemäß ISO 15489 sollten Records folgendeEigenschaftenaufweisen:

Authentizität
Glaubwürdigkeit
Integrität
Brauchbarkeit

Standards:
In vielenTeilen von MoReq2
gehtesbesonders um die Brauchbarkeit und
Anwendbarkeit!

Internationale Standards im ERMS- Umfeld
Zugriffskontrollen/Sicherheitstechniken in der Informationstechnik
Standards:

Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden
Standards:

Aufbewahrungsfristen und Vernichtung
Standards:

Metadaten
Standards:

Auffinden, Präsentieren undErschließung
Auffinden und Präsentieren
Inhaltliche Erschließung
Standards:

ICA International Council on Archives
Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF)
Die Endversion des Standards wurdedem ICA Kongress 2008 in Kuala Lumpur präsentiert.
Dieser Standard setzt auf verschiedeneInformationselemente, wobeijedesausfolgendenTeilenbesteht:
a. demNamen des Elementes
b. einem Statement zumZweck des Elementes
c. einem Statement zu den Regeln und Daten- Constraints, die auf das Element anwendbarsind
d. womöglich, Beispiele, die verdeutlichen, wie die Regelzuimplementierenist
Standards:

Das Ziel des Projektsistes, global einheitlichePrinzipien und funktionelleAnforderungen an Software, die zumErzeugen und Managen von elektronischen Records eingesetztwird, zudefinieren.
Die Suite von Richtlinien und funktionellenAnforderungenist in dreiModulenorganisiert:
Module 1 Overview and Statement of Principles
Module 2 Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems
Module 3 Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems
ICA - Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments
Standards:

Übermittlung & Migration
Übermittlung
Migration
Standards:
Der Ausdruck Migration selbst ist mehrdeutig …… genereller Erfassungsprozess
… Ersetzen eines alten Systems und Datentransfer
… kontinuierliche Migration als Strategie

Langzeitarchivierung/Digital Preservation
Standards:

Langzeitarchivierung/Digital Preservation
… wird für einen Archivierungsstandard gehalten?!
Standards:

OAIS Reference Model
Standards:
Records Management ist der ideale Eintrittspunkt in ein Archiv

OAIS Referenz Model
SIP Standardisierung und Erfassungsprozesse sind Themen für Records Management:

Metadaten
Interfacing
Lebenszyklus Information
Sicherheit und Aufrechterhaltung

Standards:

Records und Archive
Records Management = Archivierung?
Nein.
Records beinhalten ‘live’ Informationen.
Records werdenbeidertäglichenArbeitverwendet.
Einige Records sollten ins Archivüberstelltwerden.
MoReq2 handeltnicht von Archiven – esgeht um Records in verschiedenstenAusprägungen.
Records Management istnichtnur “vor-archivischeSchriftgutverwaltung”.
Standards:

Dokumentenformate
ISO 32000 : 2008 PDF … ist noch der Bedarf gegeben? PDF/A-1 oder PDF/A-2?
Standards:
Microsoft kontra ISO 26300 ODF Open Document Format

Software Zertifizierung
Standards:

DoD 5015.2
DoD 5015.2: Standard des amerikanischen „Department of Defense“ für Dokumentenmanagement
Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen
Informationsmanagement
Systemmanagement
Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 Records Management geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein
Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzenden Bereich anbieten wollen
Zuletzt aktualisiert 2007
Standards:

Software Zertifizierung
Standards:

Rechtliche Empfehlungen
Standards:

DOD 5015.2
GUID
ISO 15801, 12654
XML
ISO 12033
Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601
PDF/A
CAPTURE
USE
ISO 18492, OAIS
RFC 2821, 2822, TIFF, JPEGISO 216
X.509, XKMS
CREATE
PRESERVE
PDF/A
RECORDS
ISO 12037
DESTROY
TRANSFER
MANAGE
STORE
MoReq2, ISO 15489
ISO 15801, 12654
ISO 12142
DOD 5015.2
Abdeckung
Standards:

DOD 5015.2
GUID
ISO 15801, 12654
XML
ISO 12033
Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601
PDF/A
CAPTURE
USE
ISO 18492, OAIS
RFC 2821, 2822, TIFF, JPEGISO 216
X.509, XKMS
CREATE
PRESERVE
PDF/A
RECORDS
ISO 12037
DESTROY
TRANSFER
MANAGE
STORE
MoReq2, ISO 15489
ISO 15801, 12654
ISO 12142
DOD 5015.2
Abdeckung
Standards:
MoReq2

Folgerung aus Standards

Standards decken unterschiedliche

Anwendungsgebiete ab. Sie sind nicht immer
vergleichbar und kompatibel.

Standards haben einen Lebenszyklus und können veralten.
Standards garantieren per se keine Investitionssicherheit und keine ewige

Informationsverfügbarkeit – Standards können
nur ein Element in einer umfassenderen
Information-Management-Strategie sein.
Standards:

MoReq
ModelRequirements for the
Management of Electronic Records
herausgegeben von derEuropäischen
Kommission und dem DLM Forum
MoReq:
Status, Anwendungsbereiche und
Vision von MoReq2

DLM Forum

1994 Entstehung des DLM Forums

nach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen

2002 Öffnung des DLM Forums

durch die neue Konstitution ist es nun auch Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen möglich, Mitglied im DLM-Forum zu werden

2002 Gründung der DLM Network EEIG

als rechtlicher und Verwaltungsträger des DLM Forum
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq(1)
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq: Model Requirements for Electronic Records Management (ERM)
2001 fürEuropaveröffentlicht – aberinzwischenAnwendung auf derganzen Welt verbreitet
Angeregtvom DLM Forum, finanziert von derEuropäischenKommission (IDA)
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq1: Die Historie
1994 Entstehung des DLM-Forums
nach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen
1996 Initiative des DLM-Forums
Bedarf einer Spezifikation für Anforderungen an Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und Archive
2000/2001 Erstellung von MoReq
im Rahmen des IDA Programms (Interchange of Data between Administrations) der Europäischen Kommission durch das Beratungsunternehmen Cornwell
2001 Veröffentlichung in elektronischer Form
2002 Veröffentlichung in der Reihe INSAR des Archivs der Europäischen Kommission
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq1
Unabhängig in 11 Sprachenübersetzt, bzw. in nationaleVersionenumgesetzt (z.B. Remano in den Niederlanden)
Referenzdokument in Finnland und Dänemark
GesetzlicheGrundlage in Slowenien (seit 2006)
Nicht in die deutsche Spracheübersetzt
MoReq:
Vision von MoReq2
Croatian Czech Dutch Fr
ench Hungarian
Italian Portuguese Russian Sloveni
an Spanish
Brasil

MoReq2
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2
isteineevolutionäreWeiterentwicklung von MoReq1
verbessert und erweitert MoReq1
aktualisiert MoReq1 in Bezug auf neueTechnologien und Regularien
modularisiert MoReq1
nutztzahlreiche “Best Practices” und inkorporiertbewährte Standards
ergänzt MoReq1 um eineTestsuite und einZertifizierungsverfahrenfürSoftwareprodukteunterderFederführung des DLM-Forums
wurde am 13. Februar 2008 veröffentlicht
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2: Die Historie
2002 Forderung des DLM Forum im Abschlussdokument der Barcelona-Konferenz zur Vervollständigung und Erweiterung von MoReq
2004 MoReq2 Scoping Reportdes DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2
2005 Ausschreibung des MoReq2-Projektesdurch die Europäische Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums
2006 Beauftragung der ErstellungDen Auftrag erhielt wiederum die Firma Cornwell (seit Juni 2007 Serco Group) in England, die bereits MoReq1 verfasst hatte
2007 ProjektdurchführungDas Projekt startete als offenes Verfahren im Februar 2007 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen
2008 VeröffentlichungRequirements am 13. Februar 2008 auf Englisch; Testmaterial undXML-Schema im Laufe des Jahres 2008 erschien
MoReq:
Vision von MoReq2

Entstehung von MoReq2: Scoping Report

MoReq2 “Scoping report”: EndversionwurdeimFebruar 2006 veröffentlicht
Der Scoping study report isthiererhältlich: http://tinyurl.com/5w5afk

MoReq:
Vision von MoReq2

Editorial Board
MoReq:
Vision von MoReq2
Miguel Camacho, Sadiel, Spanien
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Deutschland
Paul Murphy, Finanzministerium, Irland
Dr. Peter Horsman, Archiefschool, Niederlande
Marc Fresko, Cornwell Management Consultants, England
Anne MetteDørum, National Archives, Norwegen
Prof. Maria Guercio University of Urbino, Italien
Marie Anne Chabin, Archive 17, Frankreich
Prof. Luciana Duranti, University of British Columbia, Kanada

Project Officer
DLM Forum
European Commission
Management
Editorial
Administration
Team
Board
Team
Test Framework
Semi
-
Independent
Authoring
Development Team
Reviewer
Team
Archives
Specialists
Users
Vendor
Panel
Panel
Panel
Panel
Die Projekt-Struktur
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2 Anbieter Panel
Fast die gesamte Records Management Industrie:
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2 Specialists Panel
dpe Digital Preservation Europe (früher ERPANET)
document@work, Belgien
International Council on Archives
Records Management Society, England
Records Managers Guild, Russland
Scientific Archivists Group, UK & Europa
The Society of Archivists, Irland
International Records Management Trust
ARMA International, USA
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2 Archives Panel
Archives Générales du Royaume de Belgique
ArhivRepublikeSlovenije (Slowenien)
Czech Republic Ministry of the Interior
National Archives of Malta
Instituto dos ArquivosNacionais (Portugal)
StatensArkiver (Dänemark)
LatvijasArhivi (Litauen)
TeilnahmeweiterereuropäischerNationalarchivedurch das DLM Forum (Archiv-Panel)
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2 Anwenderpanel
ABN Amro (UK)
Aksiom (Croatia)
Artefactual Systems inc (Canada)
Archives of Manitoba (Canada)
Astra Zeneca R&D Charnwood (UK)
Auckland Regional Council (New Zealand)
Banco de Portugal (Portugal)
Bently Historical Library (USA)
BHP Billiton Archives (Australia)
Cactus Tecnologia (Spain)
Central Library of BAS (Bulgaria)
Cimtech (UK)
Citigroup (USA)
Commission for Social Care Inspection (UK)
Credit Suisse Securities (Europe) (UK)
CSC Australia (Australia)
Department of Information and Communication Studies (Namibia)
Derbyshire County Council (UK)
Digital Curation Centre, Uni. of Edinburgh (UK)
Dorset County Council (UK)
DRF and Associates (USA)
Electronic Office Systems (Russia)
Emmerson Consulting (UK)
Environment Agency (UK)
Essex County Council (UK)
European Central Bank (Germany)
European Parliament Archive and Documentation Centre (Luxembourg)
Federal Court of Australia (Australia)
Government Centre for Informatics (Slovenia)
Group 5 Training (UK)
Home Office (UK)
House of Lords Records Office (UK)
IMERGE Consulting (USA)
Indiana University (USA)
INFORA GmbH (Germany)
Information Handy Man (UK)
Information Society Development Comittee (Lithuania)
International Fund for Agricultural Development (Italy)
Isle of Man Public Record Office (UK)
Joint Research Centre of the European Commission )
Landcorp (Australia)
Leicestershire County Council (UK)
Lilly (France)
Lilly (USA)
Mid Sweden University (Sweden)
National Agency for Medicines (Finland)
National Health Insurance Fund (Bulgaria)
Norfolk County Council (UK)
Nova Scotia Archives & Records Management (Canada)
Outokumpu Technology PTY (Australia)
Petro Canada (UK)
University College Dublin (Ireland)
Varma Mutual Pensions Ins (Finland)
Wiltshire County Council (UK)
Xerox Corp. (USA)
Pfizer Global Pharmaceuticals (Australia)
Rail Corp, Information and Records Management (Australia)
Recordkeeping Innovation (Australia)
Records & Archive Services (Australia)
Records Management Association Australisia (Australia)
Riigikantselei (Estonia)
Royal Mail Group (UK)
Royal Pharmaceutical Society of GB (UK)
SABIC Europe (The Netherlands)
Salford City Council (UK)
Servei de Gestió Documental, ArxiusiPublicacions (Spain)
Service eLuxembourg (Luxembourg)
Servicio de Archivo y Bibliotecas del Ayuntamiento de Cartagena Archivo Municipal parque de Artilleria (Spain)
Sirius Systems France (France)
StadsarchiefAntwerpen (Belgium)
Staffordshire County Council (UK)
State Chancellery of the Republic of Estonia (Estonia)
Swansea CC (UK)
SWIM (New Zealand)
The Varendorff Consultancy ABN (Australia)
Universität Hamburg (Germany)
MoReq:
Vision von MoReq2

Die MoReq2 Spezifikation
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2: Die Spezifikation
MoReq2 ist
eineSpezifikation, die die
Einsatzmöglichkeiteneiner
guten, allgemeinen
elektronischen Records-
Management-Anwendung
beschreibt.
Kostenloserhältlichunter:
www.moreq2.info
www.moreq2.eu
www.moreq2.de
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2: Die Spezifikation
235 Seiten Requirements
794 Anforderungen
Funktional – nicht-funktional
Obligatorisch/vorgeschrieben- wünschenswert
Kernanforderung - optional
Veröffentlichtals Microsoft
Word, Microsoft Word 2007
und Adobe PDF
MetadatenModell(nicht so
vollständigwieandere, aber
besserstrukturiert)
NutzungvorhandenerNormenwie ISO 15489, 17421, 23081,u.a.
MoReq:
Vision von MoReq2

Inhalt von MoReq2
„Requirements“ (der eigentliche Standard)
Datenmodell (Anhang 9)
Test Framework
XML Schema
Zertifizierung
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2.eu
Spezifikation
Metadaten Model
Test framework Material
XML Schema
Strukturder MoReq2 Ergebnisse
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2 Inhaltsverzeichnis
Introduction
Overviewof ERMS Requirements
ClassificationSchemeand File Organisation
Controls and Security
Retention and Disposition
Capturing Records and Declaring Records
Referencing
Searching, RetrievalandPresentation
Administrative Functions
Optional Modules
Non-Functional Requirements
Metadata Requirements
Reference model
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2 Inhaltsverzeichnis
Introduction
Overviewof ERMS Requirements
ClassificationSchemeand File Organisation
Controls and Security
Retention and Disposition
Capturing Records and Declaring Records
Referencing
Searching, RetrievalandPresentation
Administrative Functions
Optional Modules
Non-Functional Requirements
Metadata Requirements
Reference Model
MoReq:
Vision von MoReq2
Die klassischen Records
Management Funktionen

MoReq2 Optionale Module
10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records
10.2 Disposition of Physical Records
10.3 Document Management and Collaborative Working
10.4 Workflow
10.5 Casework
10.6 Integration with Content Management Systems
10.7 Electronic signatures
10.8 Encryption
10.9 Digital Rights Management
10.10 Distributed Systems
10.11 Offline and Remote Working
10.12 Fax Integration
10.13 Security Categories
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2 Anhänge
Appendix 1 – Reference Publications
Appendix 2 – Development of this Specification
Appendix 3 – Use of this Specification in Electronic Form
Appendix 4 – Acknowledgements
Appendix 5 – Correspondence to Other Models
Appendix 6 – Date Processing
Appendix 7 – Standards and Other Guidelines
Appendix 8 – Changesfromthe Original MoReq
Appendix 9 – Metadata Model
MoReq:
Vision von MoReq2

Aufbau des Standards
MoReq:
Vision von MoReq2

CAPTURE
USE
CREATE
PRESERVE
RECORDS
DESTROY
TRANSFER
MANAGE
STORE
ERM Funktionen (MoReq2)
MoReq:
Vision von MoReq2

CAPTURE
USE
CREATE
PRESERVE
RECORDS
DESTROY
TRANSFER
MANAGE
STORE
8 Kategorien für Funktionalität
MoReq:
Vision von MoReq2
Marc Freskos Idee:
8 Basiskategorien von Funktionalität rund um Records

DLM Forum
RM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
„Everythingis in Place“

Requirementsonline und gedruckt verfügbar
Test Material bereitgestellt
XML Schema fertiggestellt
Test Center Abkommen unterzeichnet
MoReq Governance Boardgegründet
Übersetzungen & Kapitel 0 in Arbeit
Als erste Records Management Software wurde das Produkt Folio von Fabasoft zertifiziert

MoReq:
Vision von MoReq2

Status derÜbersetzungen
In Arbeit Erledigt
Katalanisch
Französisch
Polnisch
Koreanisch
Portugiesisch
Russisch (2)
Rumänisch
Tschechisch
MoReq:
Vision von MoReq2
Slowenisch
Ungarisch

MGB MoReq Governance Board
Das MoReq Governance Board hat die folgenden
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Schutz von Markenrechten
Kontinuität und Qualität des Inhaltes des MoReq
Koordinationder Chapter Zero und derÜbersetzungder MoReq Spezifikation
Verbreitung von MoReq durchPublikationen, Schulungen und andereMaßnahmen
FortlaufendesProgrammfür die Maintenance & Entwicklungder Tests und derZertifizierung
MoReq:
Vision von MoReq2

MGB MoreqGovernance Board
Mitglieder
Martin WaldronInformConsult (England) Vorsitz
Hans Fredrik Berg National Archive (Norwegen)
Marc FreskoInforesight (England)
Jon Garde Objective (England)
Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT (Deutschland)
Karl MayrhoferFabasoft (Österreich)
Thomas Rumiimbus (Deutschland)
JefSchram European Commission (Belgien)
JozeSkofljanec Nation Archive (Slowenien)
Rory Staunton Strategy Partners (England)
MoReq:
Vision von MoReq2

Erste Ergebnisse
Richtlinie für den Zertifizierungsprozess
Richtlinie für Pflege und Updates von MoReq
Richtlinie für Übersetzer
Richtlinie für Kapitel 0
DLM Forum und MoReq Website (September 2009)
MoReqRoadmap
Kontinuierliche Rückmeldungen bei Fragen von Übersetzern und Anbietern in Bezug auf technische Angelegenheiten
MoReq:
Vision von MoReq2

Arbeitsgruppen
• Brand Protection (BPWG)
• Dissemination and Training (DTWG)
• Maintenance and Innovation (MIWG)
• Testing and Certification (TCWG)
• Translation & Chapter Zero (TZWG)
MoReq:
Vision von MoReq2

DLM Forum -MoReq2 Testing Regime
Imbus AG (http://www.imbus.de)
EuropäischeKommission – DLM Forum (DLM
Network EEIG) – akkreditiertesTestcenter
• 11.12.2008 akkreditiertfür 2 Jahre, kannverlängertwerden

ErstesProduktim August 2009 zertifiziert

(Fabasoft, Wien, Österreich, http://www.Fabasoft.com)
MoReq:
Vision von MoReq2

Aufgabe für MoReq2 in 2009:Den Nutzen herausstellen
Es istnotwendig, den Wert und den Nutzen von
MoReq2 aufzuzeigen:
SogareinekomplexeStrukturkannleichtmitmodernen Software-Architekturen, Applikationen und Benutzerschnittstellenbenutztwerden
Wenn man MoReq2 richtigeinsetzt, hilft dies, Geld zusparen und die Effizienzzusteigern
NichtjederbrauchtjedeFunktion: man muss den modularenAnsatzpassendanwenden
Die Systememüssennichtnur die MoReq2-Funktionalität beherrschen, sondernauch die BüroangestelltenbeiihrerTagesarbeitunterstützen
MoReq:
Vision von MoReq2

Beispiele aus der Spezifikation
MoReq:
Vision von MoReq2

MetadatenModell

Das kompletteMetadatenModell
345 Elementeunter 158 IDs

Vorsichtin derAnwendung:beinhaltetFehler

ISO 23081 konform
Metadatenfür Records
Basis für XML Schema

DerGroßteilder MoReq2-User kann diesesMetadatenModellignorieren
MoReq:
Vision von MoReq2

Datenmodell
Reference model

Entity-Relationship Modell

MoReq:
Vision von MoReq2

Capture Subsysteme
DetaillierteAnforderungenfür:
E-Mail Integration
Abfrage von Subsystemen
Faxserver
MoReq:
Vision von MoReq2

Workflow
Integration mit Records Verwaltungsfunktionen
z.B. eine Workflow Instanzistein Record
ErlaubtauchUnterbrechungenvon Records-Management-Prozessen, um andereECM-Anwendungenzubenutzen
MoReq:
Vision von MoReq2

Integration in ein Content Management System

Ermöglicht den Austausch von Records mit Content ManagementSystemen (CMS)
Transmitting copies
Common repository
Spezielle Web-CMS-Funktionalität,z.B. für “style sheets”
Berücksichtigung von CMS-Metadaten
befasstsichmitVersionen
Audit trail

MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2 XML Schema
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2 XML-Schema Entitäten
MoReq2-Class.xsd - Class entitydefinition.
MoReq2-Component.xsd - Componenetentitydefinition.
MoReq2-Entity_Agent.xsd - Entity Agent relationshipdefinition.
MoReq2-File.xsd - File entitydefinition.
MoReq2-Group.xsd - Group entitydefinition.
MoReq2-Record.xsd - Recordentitydefinition.
MoReq2-Record_Redaction.xsd - RecordRedationdefinition.
MoReq2-Record_Type.xsd - Record Type definition.
MoReq2-Retention_And_Disposition.xsd - Retentional & dispositionscheduledefinition.
MoReq2-Role.xsd - Roleentitydefinition.
MoReq2-Sub-File.xsd - Sub-File entitydefinition.
MoReq2-User.xsd - User entitydefinition.
MoReq2-Volume.xsd - Volume entitydefinition
MoReq:
Vision von MoReq2

XML Schema

Spezifiziertein Standard Austauschformat
Basiert auf demMetadatenmodell
Erlaubt den Austausch von

- Electronic Records
- Aggregationen (Akten, Klassen etc.)
- Klassifikations-Schemata
VorgesehenhauptsächlichfürSoftware-Anbieter
MoReq:
Vision von MoReq2

MoReq2 ConformanceTesting
MoReq:
Vision von MoReq2

Test Framework Material

Entwickelt von derimbus AG
Über 1000 Seiten
KonformmitIEEE 829 - Standard for Software Test Documentation
ReferenzierteindeutigzurSpezifikation und detailliert dieSpezifikation
KomponentenkombinierzurAnpassung an spezifischeTestszenarien und Funktionsumsetzungen in Produkten
Beinhaltet
Test -Daten
Testskripte und undAnweisungen
ErwarteteErgebnisse
Hauptsächlichgedachtfür Software-Unternehmen;

kannaberauch von Anwenderunternehmenfür dieDurchführung von Tests und Abnahmenbenutztwerden
MoReq:
Vision von MoReq2

Conformance Tests
MoReq2 Test Framework
Dokumentation zum Testen der Übereinstimmung eines ERMS mit MoReq2 abhängig von „Obligatory“ und „Optional“ sowie „Core Module“ und „Optional Module“
Durchführung in definierten Hard- und Software-Umgebungen (Angabe in der Zertifizierung)
Es gibt nur die Bewertung „Erfüllt“ oder „Nicht-erfüllt“
Testbarkeit der Kriterien
Y formal testbare Anforderung
z.B. minimal 3 Hierarchiestufen im Klassifikationssystem
N nicht formal testbare Anforderung
z.B. Unterstützung des Klassifikationssystems des Unternehmens
P teilweise testbare Anforderung.
z.B. unbegrenzte Anzahl Hierarchiestufen
MoReq:
Vision von MoReq2

Anwendung von MoReq2: Z.B. Nutzung in Ausschreibungen
BedachteAnwendung von MoReq2 beiAusschreibungen: nichteinfachalleskopieren!
IndividuelleAnpassung an die Anforderungen
Heraussuchenderfür den AnwendungsfallrelevantenKriterien
Nutzungderoptionalen Module, dahier die EffizienzpotentialeimProzess-Management liegen
HinzufügenindividuellerAnforderungen, besondersfür:
Integration in andereSysteme
AllgemeineAnforderungensindzuspezifizieren (z.B. Performance)
Rollen- und Zugriffskontrollen
NotwendigezusätzlichenMetadaten und Funktionalität
Nur die Veränderungen (Ergänzungen) von MoReq2 in derAusschreibungveröffentlichen
AlleÄnderungen die an derBasisspezifikationvorgenommenwerden, müssen in derAusschreibunghervorgehobenwerden
Zertifizierte Software-Produktesind in 2009 verfügbar!
MoReq:
Vision von MoReq2

Studien:
Der Markt für Records Management

Records Management: Eine Marktsicht
Records Management
als Teil von
ECM
Enterprise Content Management
DLM Forum
RM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg

Der ECM- und Records Management- Markt: internationale Studien

Marktstudien
Gartner, Forrester & Co.
Records Management Funktionen und Anbieter Positionierung

Gartner Group 2008 „MarketScope for Records Management“

Gartner Group 2008„MarketScope for Records Management“

Gartner Group 2009„MarketScope for Records Management“

Gartner Group 2009 „MarketScope for Records Management“

Forrester Wave Records ManagementAugust 2009

… und wo sind die deutschen Anbieter?
Da es den Begriff „Records Management“ in der deutschen Szene nicht gibt (im akademischen Bereich und bei den Archiven wird von Schriftgutverwaltung gesprochen) fehlen auch die Angebote.
Viel Funktionalität ist in Dokumentenmanagement- und Archivsystemen vorhanden, ohne dass es sich um explizite Records Management Ausprägungen handelt.

DataMonitor ERDM Studie2008
Autonomy
HP
Open Text

Marktstudien
AIIM
Association for Information
and Image Management international
Records Management Anwendung
und Perzeption

AIIM RM Studie 2009
Zusammenfassung

The volume of paper records is still increasing steadily in 56% of organizations, but in 22% it is at last showing signs of decreasing. Meanwhile the volume of electronic records is “increasing rapidly” for 70%, and unsurprisingly, is not decreasing for any.
Half of organisations are scanning newly received paper items and filing them electronically rather than manually, and a third of businesses are looking to go to all-electronic records-keeping.
But for the other half, as well as manually filing inbound paper documents, 40% admit to routinely printing newly generated office documents and emails for the purpose of filing them as paper records.

AIIM RM Studie 2009
Zusammenfassung

Electronic records are more than twice as likely to be described as “Unmanaged” than paper records.
71% of organisations have a procedure for legal hold of paper records in the event of litigation, but only 57% have one for electronic records.
For 25% of organisations, legal discovery of paper records would take at least a month, whereas for electronic records this is 17%.
There is a reliance on IT staff to carry out legal discovery on electronic records in the majority of companies, whereas records management staff or line-of-business staff deal with paper records.

AIIM RM Studie 2009
Zusammenfassung

13% of organisations are using dedicated e-discovery tools and a further 22% are planning to do so. 42% are utilizing their ECM/ERM suites for e-discovery and 12% are using Enterprise Search.
Of those organisations with no ECM/ERM system, 60% would not be confident, if challenged, that their electronic records have not been changed, deleted or inappropriately accessed.
38% of those polled admit that there is little or no enforcement of their records management policies and 55% set no guidance on dealing with important emails as records.

AIIM RM Studie 2009
Zusammenfassung

31% of organisations have 20 or more content repositories that could usefully be linked, with email as the highest priority content.
35% are using in-house developed links to join up repositories and a further 28% are using vendor custom-developed links. CMIS (Content Management Interoperability Services specification) has gained traction in just 15% of organizations as yet.
Half of organisations would “possibly” store records in a local, identifiable outsource, but 77% state they would never use a public cloud (e.g., Google, Amazon or Microsoft) even if they were assured of an onshore storage location. However, 67% would consider a corporate or government cloud.

AIIM RM Studie 2009 Zusammenfassung

Two thirds of organisations store a significant proportion of their records in native formats such as Word and Excel, although a third plan to converge to PDF-A over the next 3 years.
Over 70% of organisations have made no plans or provision for long-term archiving of electronic records, with no policies for migrating to new media, translating formats, or virtualization of applications.
Spending on Records Management systems and modules is expected to be up overall in the next 12 months. Consultancy Services show a slight net fall.

AIIM Studie 2009
What is the most significant business driver for document and records management technologies in your organization? N=476

AIIM Studie 2009
How long would it take to produce all of the organisational information related to a formercustomerorconstituent? N=468

AIIM Studie 2009
For each type of content, evaluate the degree of control
that exists in your organisation in managing it: N=462

AIIM Studie 2009
How would you best characterize your organisation’s experience with document management and recordsmanagement? N=478

AIIM Studie 2009
How would you describe the return on investment (ROI) of your document/records management or ECM system? N=289, (excluding “not measured”)

AIIM Studie 2009
Have you implemented Microsoft SharePoint 2007 (WSS/MOSS) in your organization? N=406

AIIM Studie 2009
Do you currently use or have immediate plans to use SharePoint 2007/MOSS in the following applications? N=233 (SharePoint users)

AIIM Studie 2009
Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organization with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users)

AIIM Studie 2009
How are each of the following managed in your ECM environment? N=281, >10 emps, non-trade (“Not applicable to our business” responses indicated by shorter bar lengths.)

AIIM Studie 2009
Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organisation with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users)

AIIM Studie 2009
What are your plans for using a remotely hosted or outsourced “Software as a Service” (SaaS) or a Cloud solution for your document and records management? N=350

AIIM Studie 2009
The following are typical problems that can occur during the course of a records or document management implementation. Please select the TOP THREE problems that have affected your organization (please check ONLY THREE)

AIIM Studie 2009
The following are typical aspects of ECM products that would affect your choice of new products or satisfaction with existing products. Please select the TOP THREE that you consider to be the most important:

AIIM Studie 2009
How do you think your organisation’s spending in 2009 on each of the following technologies will compare with what was actually spent in 2008? N=274, >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.)

AIIM Studie 2009
How do you think your organisation’s ECM spending in the following areas will be in 2009 compared to 2008?
N=274 >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.)

PROJECT CONSULTRecords Management & MoReq 2 Marktstudien 2007/2008/2009

Drei Roadshow-TeilnehmerbefragungenEine Marktstudie

PROJECT CONSULT Marktstudien
Um MoReq2 besser bekannt zu machen, führte
PROJECT CONSULT drei Roadshows in
2007, 2008 und 2009 durch.
Auf den Roadshows wurde immer das gleiche
Teilnehmerbefragungsformular benutzt.
2008 wurde im Vorfeld der Roadshow eine Befragung
über das Internet mit getrennten Fragebögen für
Anwender und Anbieter durchgeführt.

Roadshow Teilnehmerbefragungen
Daten und Methodik
Umfragebögen wurden am Ende des Events verteilt
Einfach-/Mehrfach-Auswahl mit 2-6 Antwortmöglichkeiten
2007, 2008 und 2009 die gleichen Fragen
2007 und 2008 92 vollständig ausgefüllte Fragebögen, 2009 51 Fragebögen
2007:gemischtes Publikum, nur Germany
2008, 2009:gemischtes Publikum, Deutschland, Österreich und Schweiz
Viele Bögen waren personalisiert, was die Möglichkeit von „gewisser“ Ausdifferenzierung in Bezug auf die verschiedenen Bereiche bot
Nur „interessierte“ Personen …

Roadshow Teilnehmerbefragungen
Fragen:
Wie ist Ihr Verständnis von Records Management?
Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records Management für Ihr Unternehmen ein?
Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen?
Bedeutung von Records Management Standards?
Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Europa erlangen?
Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen?
Branchenfokus von MoReq2?
Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein?

Internetumfrage
Daten und Methodik
~ 2700 E-Mail-Adressen & Fragebogen zugänglich via Web
22.April bis 23.May 2008
Authentifizierung der Teilnehmer durch Übersendung Passcode per E-Mail
6 Fragen der Umfrage plus 18 weitere; detaillierter
Single-/Multi-select mit 2 bis 30 Optionen
Separate Fragebogen für Anwender und Anbieter
Unterschiedliche Fragen/Formulierungen für Anwender und Anbieter
236 versendete Passcodes; 171 verwendete Passcodes
Verwendbare Daten (vollständig ausgefüllte Fragebögen 112):
Anbieterbögen: 69
Anwenderbögen: 43
27% öffentlicher Bereich, 13% Versicherungen, 11% Dienstleister, alle anderen unter 10%
Hauptsächlich Großunternehmen, die in mehr als einem Land aktiv sind
Umfrageergebnisse anonymisiert

Internetumfrage
Fragen zu:
Branche, Position, Land, Größe
Definition von Records Management / Übersetzung
Anwendung und Einsatz von Records Management Lösungen
Allgemeine Relevanz von Records Management
Anwendungsgründe / Anwendungsbereiche
Relevanz für bestimmte Anwendungsbereiche und Branchen
Relevanz von Records Management für für die Erfüllung nationaler und internationaler Compliance-Vorgaben
Wissen über und Bedeutung von Records Management Standards und ähnlichen Standards

Internetumfrage
Fragen zu:
Die wichtigsten Funktionen von Records Management (MoReq2 kernelmodules)
Die wichtigsten Ergänzungsfunktionen (MoReq2 optional modules)
elektronisches und papierbasiertes Records Management
Bedeutung von Zertifizierung
Zukünftige Auswirkungen von MoReq2 in Ihrem Land und in Europa?
Welche Quellen Nutzen Sie, um sich über Records Management zu informieren?

Ausgewählte Ergebnisse der Roadshow-Umfragen2007/2008/2009

Wie ist Ihr Verständnis von Records Management?

Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz
von Records Management für Ihr Unternehmen ein?

Aktualität von Records Management
in Ihrem Unternehmen?

Bedeutung von Records Management Standards?

Welche Bedeutung wird MoReq2
Ihrer Meinung nach in Europa erlangen?

Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen?

Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein?

Ausgewählte Ergebnisse der internetbasierten Marktstudie 2008

Online-Marktstudie
Zunächst wurde geklärt, was Records Management ist:
ISO 15489 Definition
Erklärungstext
Links zu weiterführenden Artikeln und Präsentationen
Die Befragung wurde mit Fragen über die Auffassung, Wissen über den Begriff, Fragen zur Terminologie etc.
so dass davon auszugehen ist, das der Begriff
Records Management richtig verstanden wurde.

Einsatz von RM: Anwender
Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System?

Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System?
Es gibt einen Markt fürRecords Management!
Aber wie groß ist er?

Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: AnwenderKombination von 2 Fragen …

Wie setzt ihr Unternehmen Records Management
ein? (Mehrere Antworten möglich)

Wie setzt ihr Unternehmen Records Management
ein? (Mehrere Antworten möglich)
Integration anderer
Anwendungen ist wichtig!

Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz
Anbieter
Anwender
Elektronischer
Geschäftsverkehr
Corporate
Governance
Qualität + Haftung
Beweisfähigkeit
Steuerrecht
Handelsrecht
National
Branchen-
spezifische
Aufsicht
International
USA
Europa
Int. Branchen-
spezifische
Int. Aufsicht

Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz
Anbieter
Anwender
Elektronischer
Geschäftsverkehr
Corporate
Governance
Qualität + Haftung
Beweisfähigkeit
Steuerrecht
Handelsrecht
National
Branchen-
spezifische
Aufsicht
International
USA
Europa
Int. Branchen-
spezifische
Int. Aufsicht
Anbieter glauben mehr an
Compliance als Markttreiber!

Relevanz: Anwender
Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines
Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein:

Relevanz: Anwender
Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines
Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein:
Dies soll Ihnen lediglich
einen Eindruck der Details geben …

Relevanz: Anwender
Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der
Nutzung eines Records Management Systems in
Bezug auf folgende Themen ein:
hohe Ausprägung …
Compliance allgemein
Transparenz
Prüfbarkeit
Prozessunterstützung
Informationssicherheit
Besserer Zugriff auf Informationen

Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (1)
Anwender
Anbieter
Risiko Management
Nachvollziehbarkeit
Transparenz
Corporate
Governance
WP Vorgaben
50%
81%
Compliance

Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (2)
Anbieter
Anwender
Wirtschaftlichkeit
Sicherheit der
Informationen
Audit-Trails
Elektronisch unter-
stützte Prozesse
Innovationsfähig-keit
Wettbewerbs-
fähigkeit

Standards und Normen: Anwender
Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant?

Standards und Normen: Anwender
Wirklich wichtig: ISO 15489
Irgendwie wichtig: MoReq2
Irgendwie wichtig: DOMEA

Standards und Normen: Anbieter

Standards und Normen: Anbieter
Wichtig: ISO 15489
Sehr wichtig: MoReq2
Irgendwie wichtig: DOMEA

RM und Papierverwaltung: Anwender
Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die
kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen
Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle:

RM und Papierverwaltung: Anwender
Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die
kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen
Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle:
Das kombinierte Management
von elektronischen und
Papier-Belegen ist eine
wichtige Aufgabe!

Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz

Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz
MoReq2
National zertifiziert vonunabhängigen Organisationen
International zertifiziert vonunabhängigen Organisationen

Bedeutung von MoReq2 in DACH
Hat ein einheitlicher europäischer Records
Management Standard wie MoReq2 in DACH zukünftig
eine größere Bedeutung als vergleichbare nationale
Standards?
Anbieter
Anwender

Online-Marktstudie
Einige weitere zusammengefasste Ergebnisse …
Es gibt eine starke Tendenz, Records Management nicht mit „Schriftgutverwaltung“ zu übersetzen, sondern die Begriffe „Record“ und „Records Management“ zu verwenden
Die Anbieter bieten mehr Funktionalität als nachgefragt wird, besonders in Bezug auf die optionalen Module. MoReq2-kompatible Produkte zu entwickeln kann kein so großer Aufwand sein
Es ist wichtiger Records Management im täglichen Ablauf zu verwenden als für Archivierungs- oder Compliance-Anwendungen

Roadshow-Befragung 2007 Internet-Marktstudie 2008
Alle Ergebnisse sind erhältlich unter:
http://www.Moreq2.de
Die vollständige Foliendokumentation befindet sich in (PDF) dem Handout der MoReq2 Roadshow 2008http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband%202008.pdf
Komplette Aufzeichnung (Video, Multimedia, Slides, Audio) der Präsentation auf doXtophttp://www.doxtop.com/magazines/6e1f2815/MoReq2-Roadshow-2008.aspx

… damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat …
Wir brauchen die Übersetzung von MoReq2 ins Deutsche, um eine Akzeptanz zu erreichen – inklusive dem Kapitel „0“ für alle drei: Deutschland, Österreich und Schweiz, mitangemessenerÜbersetzung und Referenzierung von Terminologien
2. Wir brauchen ein „MoReq2 für Anfänger“ Buch für eine bessere Ausbildung und Argumentation in Bezug auf:
MoReq2 hat einen praktischen Wert
MoReq2 ist nicht zu komplex
MoReq2 ist effizient
MoReq2 unterstützt Ihr Business
MoReq2 reduziert Ihre Risiken in Bezug auf Compliance
MoReq2 Architektur und Funktionalität können sowohl mit „modernen“ Anwenderschnittstellen als auch Anwendungen genutzt werden
MoReq2 Software kann zertifiziert werden, um Ihre Investition abzusichern

… damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat …
3. Wir brauchen mehr Ausbildungs-/Trainings-Veranstaltungen
4. Wir benötigen mehr ausgebildete Records Manager, die von MoReq2 wissen und MoReq2 unterstützen
5. Wir brauchen die Unterstützung der deutschen ECM-Industrie für MoReq2

Ausweitung des Fokus von Records Management aufEnterprise Content Management

Definition von ECM
“Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.
ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”
AIIM international 2008

MANAGE
CAPTURE
DELIVER
Collab
DM
STORE
STORE
WCM
WF/BPM
RM
PRESERVE
Das ECM Modell

MANAGE
CAPTURE
DELIVER
Collab
DM
STORE
STORE
WCM
WF/BPM
RM
PRESERVE
Das ECM KomponentenModell
Document Management
Collaboration
Web Content Management
Workflow
Business Process Management
Records Management

MANAGE
CAPTURE
DELIVER
Collab
DM
STORE
STORE
WCM
WF/BPM
RM
PRESERVE
ECM & Records Management
Records Management
Ein integriertes Modul des Komponenten-Modells

CAPTURE
USE
CREATE
PRESERVE
RECORDS
DESTROY
TRANSFER
MANAGE
STORE
Das MoReq2 Modell
Die gleichen Begriffe wie in dem ECM Modell?!

CAPTURE
USE
CREATE
PRESERVE
RECORDS
DESTROY
TRANSFER
MANAGE
STORE
Das MoReq2 Modell
Capture
Preserve
RecordsManagement
Manage
Store
Ein anderer Blickwinkel…
Records sind der Mittelpunkt der Welt?!

Unterschiedliche Blickwinkel
ECM: Records Management als eine integrierte Komponente
RM nach MoReq2: Records Management im Zentrum, weitere ECM- Komponenten als Satelliten

ECM-Funktionen rund um Records Management

Markttreiber für die Weiterentwicklung

Markttreiber für die Weiterentwicklung von Records Management
ComplianceWachsende regulatorische Anforderungen in Bezug auf die Dokumentation von elektronischen Geschäftsvorgängen
IntegrationZunehmende Integration von Records-Management-Funktionalität in Fachanwendungen, ERP Enterprise Ressource Management, CRM Customer Relationship Management und PLM Produkt Lifecycle Management
Einbezug von DatensätzenNicht nur Dokumente und Akten sondern auch Daten aus Anwendungen, Protokolldateien und Datenbanken sind ebenfalls aufbewahrungspflichtige Records
Web 2.0 FunktionalitätNeue Softwarewarefunktionalität, besonders aus dem sogenannten „2.0“-Umfeld, stellt neue Herausforderungen an Records Management

Records Management als Infrastruktur auch im Web
Records Management wird inzwischen (mit Einschränkungen) auch als SaaSSoftware as a Service angeboten.
Mit der Nutzung von Web-basierten Applikationen, entsteht der Bedarf, die entstehenden Records entweder sicher auch im Web oder aber als Kopie im eigenen System zu speichern.

DLM Forum
RM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
Herausforderung:
Breaking the Barriers of Traditional Records Management

DLM Forum
RM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
The positive Aspect is, this
Die Informationsflut…

DLM Forum
RM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
The positive Aspect is, this
Die gute Nachricht ist, dass diese Welle noch nicht
die Registraturen und Archive
erreicht hat …

Drei große Herausforderungen
Herausforderung:
Breaking the Barriers of Traditional
Records Management

Die technologische Herausforderung
Viele “neue” Technologienvernachlässigen die ordnungsgemäße und adäquateVerwaltung von Objekten, die notwendigist, damitdiesezubeständigen Records werden und sicherarchiviertwerdenkönnen …
Problemfelder:

Personalisierung & Individualisierung
Blogs, Twitter, Instant Massages & Wikis
ProprietäreFormatefür Multimedia-Objekte
Mashups & verteilteRessourcen
Nicht-persistente URLs
etc., etc., etc.

Herausforderung:
Records Management

Die technologische Herausforderung
Vielleichtsolltenwirsogarerneut die Diskussionaufnehmen,
ob wireine Definition füretwaswieein“digitales Original” brauchen ...
Herausforderung:
Records Management

Die kulturelle Herausforderung
NeueFormen und Verhaltensweisen, wieInformationengeneriert und genutztwerden.
Problemfelder:

Social Communities
“Digital immigrants” versus “digital natives”
“Always online”
NeueWegederKommunikation und Interaktion
Rights Management & Datenschutz
etc., etc., etc.

Herausforderung:
Records Management

Die kulturelle Herausforderung
Vielleichtsolltenwirerneut die Diskussionaufnehmen,
über die Zukunft der „Informationsgesellschaft“ und die sozialen Auswirkungen dessen, was wir tun.
Und auch die „Digital Addicts“
dürfen nicht vergessen werden …
Herausforderung:
Records Management

Die Herausforderung des Informationswachstums
Es gibteinexponentiellesInformationswachstum und keinausreichendes “Management” derInformationen.
Problemfelder:

UnkontrollierteRedundanz
FehlendeEinschätzung des Wertes von Information
Die wachsendeAbhängigkeit von der

Verfügbarkeit und Richtigkeitder Information

etc., etc., etc.

Herausforderung:
Records Management

Einige besondere RecordsManagement Herausforderungen
VielleichtmöchtenSie den Begriff
“Records Manager”
auchdurch den Begriff
“Archivar” oder “Bibliothekar”
ersetzen …
Herausforderung:
Records Management

Einige Provokationen
Records Manager
liebenMetadaten.
SiesindkomplexeDateneingabeformularegewohnt.
2.0 User hassenkomplexeDateneingabeformulare!
SievertrauenderautomatischenKategorisierung.
Herausforderung:
Records Management

Records Manager sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche.
Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden.
2.0 User hassenkomplexeSuchformulare!
Sielieben “single field search” á la Google, die allesirgendwofindet.
Herausforderung:
Records Management

Records Manager kennen die Relevanz eines Informationskontextes.
Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen.
2.0 User sind faul!
Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen.
Herausforderung:
Records Management

Records Manager wissengenau, wiesiedurchhierarchischeBäume und Ordner-Unterordner-Band-Register-Strukturennavigieren.
Es machtihneneinfachSpaß.
2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nichtwieeineMedienbibliothekoder YouTube funktioniert.
Sind sie von der Software genervt, gebensie die Sucheeinfach auf.
Herausforderung:
Records Management

Records Manager sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst.
Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten.
2.0 User wissen, dass eine TeraByteHard Disk im Kaufhaus nur 100 € kostet.
Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird.
Herausforderung:
Records Management

Records Manager sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records.
Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten.
2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist.
Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern.
Herausforderung:
Records Management

Records Manager lieben ihre Aktenpläne, Thesaurus, Taxonomien, Ontologien und Klassifikationsschema.
Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden.
2.0 User glauben an Folksonomy.
WenngenügendAnwender den selben “Tag” verwenden, kannesnichtfalschsein.
Herausforderung:
Records Management

Records Manager sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen.
Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden.
2.0 User lieben ihren iPod!
Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht.
Herausforderung:
Records Management

Records Manager wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet.
Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente.
2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“.
… und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und sie übernehmen.
Herausforderung:
Records Management

Konsequenzen
Herausforderungen an die Ausbildung von Archivaren, Dokumentaren und Records-Managern
Herausforderung:
Records Management

These aus dem Jahr 1999*
„Berufsbezeichnungen wie Mediendokumentar, Archivar usw. verhindern, dass Absolventen vernünftige Jobs in der Industrie finden.“
* Ulrich Kampffmeyer, Podiumsdiskussion zum Berufsbild des Mediendokumentars, HAW Hamburg, publiziert 2000
Herausforderung:
Records Management

Thesen aus dem Jahr 2002*
„In der elektronischen Welt beginnt das Records Management bereits bei der Entstehung und beim Empfang von Informationsobjekten.“
„Records-Manager und Archivare müssen bereits bei Entstehung und Empfang tätig werden, um den möglichst sicheren, automatisierbaren und konsistenten Übergang von Informationsobjekten in Records sicherzustellen.“
„Die Tätigkeit von Records-Managern und Archivaren gehören nicht ans Ende des Informationslebenszyklus sondern an den Anfang.“
* Ulrich Kampffmeyer, DLM Forum Barcelona 2002
Herausforderung:
Records Management

„Es geht nicht nur um die Ausbildung, Die rasante technologische Entwicklung erfordert die ständige Auseinandersetzung und Weiterbildung.“
“Es müssen nicht nur Angebote geschaffen werden, sondern bereits in der Ausbildung die Grundlagen vermittelt werden, sich ständig neu anzupassen.“
„Dokumentare müssen das Denken in statistischen Kategorien verlassen und sich dem Change Management öffnen.“
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Frühjahrstagung VDA, FG 7 in Hamburg, 2005
Herausforderung:
Records Management

These aus dem Jahr 2009*
„The profession of records management is dead, software will take over their task.“
* Steve Bailey, Blogeintrag, Januar 2009
Herausforderung:
Records Management

„Es werden „multifunktionale“ Informationsmanager benötigt.“
„Wir brauchen engagierte Öko-Krieger um die zunehmende Umweltverschmutzung der Welt mit Informationsmüll in den Griff zu bekommen!“
* Ulrich Kampffmeyer, Berufsfeldtagung, Fachhochschule Potsdam, 2009
Herausforderung:
Records Management

Folgerungen für die Aus- und Weiterbildung
Die Ausbildung und Weiterbildung muss Bedarf
adressieren,jenseits der traditionellen Berufe
in den Bereichen von

Dokumentation
Bibliotheken, Presse und Medien
Öffentliche Verwaltung
…
Archiven
Öffentliche Verwaltung mit kommunalen, regionalen oder anderen historisch ausgelegten Archiven
…

Herausforderung:
Records Management

Folgerungen für die Ausbildung
Die Ausbildung sollte den Bedarf adressieren von:

Anwenderunternehmen der freien WirtschaftBerufsbilder: Projektleiter, Organisationsleiter, CIO Chief Information Officer, CCO Chief Compliance Officer, CKO ChiefKnowledge Officer, IQO Information Quality Manager
Herstellern von SoftwareBerufsbilder: Produktmanager, Systemberater, Marketing, Entwickler
Integratoren und SystemhäusernBerufsbilder: Systemberater, Organisationsberater, Projektmanager, Anwendungsentwickler
BeratungsunternehmenBerufsbilder: Unternehmensberater, Organisationsberater, Projektmanager
IT-DienstleisternBerufsbild: Informationsmanager, Qualitätsmanager

Herausforderung:
Records Management

Folgerungen für die Weiterbildung
Die ständige Weiterbildung muss

durch neue Lehrangebote – Präsenzveranstaltungen wie auch im Web – gefördert werden
wesentliche Komponente der Weiterbildung muss das Change Management werden. Bereits das Studium muss das Thema „ständige Weiterbildung“ adressieren
die sich ständig verändernden und erweiternden Compliance-Anforderungen zur Handhabung elektronischer Informationen berücksichtigen
Veränderungen z.B. bei Standards, Formaten, Metadaten und Nutzungsmodellen berücksichtigen

Herausforderung:
Records Management

Anforderungen an Aus- und Weiterbildung
Neben dem „herkömmlichen Handwerkszeug“

Projektmanagement

Bildung und Anleitung von Projektteams, Durchführung von Ausschreibungen, Einführung von SW-Lösungen, usw.

Beratung, Moderation, Training

Ausbildungsplanung einschließlich Skill-Management,Ausbildung von Mitarbeitern, „Psychologische Anhaltung zur Disziplin“, Rhetorik zum „internen Verkauf“, Präsentation, Help Desk Management,usw.
Herausforderung:
Records Management

Rechtskunde

Bewertung von rechtlichen Vorgaben, Compliance Management,Verfahrensdokumentation, Erstellen von Policies,Prüfung von Verträgen,Datenschutz,Methoden wie ITIL, CoBIT u.a., usw.

Betriebswirtschaftliche Grundlagen

Wirtschaftlichkeit von Lösungen, Kosten der Informationshaltung und –nutzung, ROI-Betrachtungen, Bestimmung des Werts von Information,Risikobewertung,usw.
Herausforderung:
Records Management

Prozess Design

Methodik,Analyse und Bewertung von Prozessen, Design und Optimierung von Prozessen, Implementierung von Prozessen, Entwicklung von Kontrollen für Prozesse,usw.

Qualitätsmanagement

Definition von Qualitätsmaßstäben,Verfahren, Umsetzung, Maßnahmen zur Sicherstellung von Informationsqualität,Anleitung von „Qualitätszirkeln“,usw.
Herausforderung:
Records Management

Technologie

Software ALLER Bereiche, in denen „Records“ entstehen,Auswirkungen von Migrationen, Verfolgung und Bewertung von Technology Obsolence,Technologiefolgebewertung,Spezielle Lösungen für Storage Management, ECM, Records Management, Archivierung, Berechtigungsverwaltung,Collaboration, etc.Standards,usw.

IT-Strategie

Planung von IT- und Organisationslösungen,Betriebs- und Nutzungskonzeption,IT-Architektur,usw.
Herausforderung:
Records Management

Change Management

Planung von Veränderungsprozessen,Nachhaltung der Auswirkungen von Veränderungen,Interne und externe „Marktbeobachtung“,Indikatorenanalyse und -bewertung,usw.

Ressourcen Management

Intern und externe Beschaffung und Verwaltung von Mitteln,Personalbedarfsplanung,Infrastruktur,Raum- und Betriebs-Management,Arbeitsplanung,usw.
Herausforderung:
Records Management

Ziel
Alles mit dem Ziel, Information

langfristig verfügbar zu halten,
zur Bildung von Wissen zu nutzen,
den Lebenszyklus zu verwalten,
zu bewerten,
zu schützen,
in Prozessen nutzbar zu machen und
kontrolliert zu entsorgen.

… und dies mit dem Ansatz des Archivars und Records Managers …
Herausforderung:
Records Management

Fazit
Der Informationsmanager der Zukunft darf nicht am Ende des Lebenszyklus der Information stehen und Information nur verwalten, sondern muss den gesamten Prozess der Informationsnutzung steuern und kontrollieren.
Wir bekommen nur Ordnung in die elektronischen Archive, wenn wir bereits bei der Entstehung und Nutzung der Information ansetzen!
Herausforderung:
Records Management

Ausblick:
Die Zukunft des Records
und Information Management

Verfügbarkeit und Abhängigkeit
UnsereGesellschaftistvollkommenabhängig von derVerfügbarkeit von Informationssystemen und derRichtigkeitderInformationen:

Gehenwirmitelektronischen Records ebensoumsichtig um wiemitPapier-Records?
WerdenzukünftigeHistorikerunsereÄra “als das dunkleZeitalterderfrühenInformationsgesellschaft” bezeichnen?

Ausblick:
Die Zukunft des Records und
Information Management

SaaS
Software as a Service, ASP (Application Service Providing) und Outsourcing sind die größtenHerausforderungenfür das Records Management:

WirdeseineKontrollederSpeicherlokationengeben?
WirdesvalideInformationenüber die

Zuverlässigkeit von Diensteanbieterngeben?

Wird die inhärenteUnsicherheitderVerbindungen und des Internets durchhoheKosteneffizienzkompensiertwerden?

Ausblick:

EIM
Enterprise Information Management löst die Grenzenzwischenstrukturierten und unstrukturiertenInformationen auf:

Istein Record nurnocheinbesonderswertvollesoderaufbewahrungspflichtigesInformationsobjekt?
Ist “Record” nurnocheinStatusattributimInformationssystem?
Wirdalle Enterprise Software zukünftigstandardmäßig Records Management Funktionalitäthaben – müssen?
Wirdes die Notwendigkeitfürspezialisierte Records Management Software dannnochgeben?

Ausblick:

Social Software
Social Software und Web 2.0 TechnologienstellenneueInformationskanäle und dynamische, “weiche” Formatebereit, die für die elektronischeBewahrungnichtausgelegtsind:

Wiewerden Records aus Wikis, Blogs und Tweets

erzeugt und archiviert?

Wiewirdder Wert einer Information bereitsbeiihrer

Erstellungbestimmt?

Werwirdfür die BewertungimZeitalterder

Informationsüberflutungverantwortlich und
überhauptdazu in derLagesein?
Ausblick:

Automatisierung
AutomatischeKlassifikation und Kategorisierungsind die einzigenMöglichkeiten, die InformationsflutunterKontrollezubekommen:

Wirdesauch in derZukunftnoch den Beruf des

Records Managers geben?

Wie gut müssenautomatischeVorgängenoch

werden, damitoffensichtlichwird, dasssieviel
bessersindals die fehleranfälligenmanuellen
Vorgänge?

Kannstrukturiertes Records Management im

Zeitalter von Google überleben?
Ausblick:

E 2.0
Web 2.0 TechnologienrufenVeränderungenimUmgangmitInformatinen in Unternehmenhervor:

Wird Records Management nureineweitere

Funktion in der Standard Software werden?

Kann Enterprise Search strukturierte

Repositories ersetzen?

Werden die Informationsobjekteselbst “wissen” wo

siehingehören und wofürsieverwendetwerden?

Wird Compliance zumeinzigenGrunddafür

werden, dass Records Management überlebt?
Ausblick:

Paradigmen
Wir brauchen einen Paradigmenwechsel im Records Management, um mit den technischen und kulturellen Veränderungen Schritt zu halten!

Oder wir erleben eine schleichende Paradigmenänderung in eine Richtung, in die wir nicht möchten.

Ausblick:

Siehaben die Wahl!
Ausblick:

Standards im
15. 10.2009
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.comPräsentation, Text, Newsletter, Informationen ...www.PROJECT-CONSULT.com

Standards im
15. 10.2009
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
Quellenverzeichnis
MoReq2 Projekt-Website: www.MoReq2.eu, http://www.moreq.info
Informationswebsite auf deutsch: www.MoReq2.de
Download des MoReq2 Standards und weiterführende Links: http://moreq.niniel.org/quellen/
MoReq2 Roadshow 2007 Dokumentation:
http://www.project-consult.net/Files/Seminarband%20MoReq2_TN2007.pdf
MoReq2 Roadshow 2008 Dokumentation und Marktstudie:
http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband %202008.pdf und
http://www.doxtop.com/magazines/MoReq2-2008.aspx
Records Management Marktstudie 2007/2008 DLM-Forum:
http://www.project-consult.net/Files/20081211_DLM%20Forum_RM_Market%20Study_Kff.pdf
DLM Forum, BreakingtheBarriersof traditional RM:
http://www.project-consult.net/Files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the%20Barriers_Kff.pps und
http://www.project-consult.net/Files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the%20Barriers _Kff_Print.pdf
DLM Forum Toulouse 2008 Ergebnisse:
frz: http://www.project-consult.net/Files/DLM%20Conference%20Conclusions%20FR_web.pdf und
engl: http://www.project-consult.net/Files/Achievements%20and%20new%20directions_web.pdf
Records Management & MoReq2, Humboldt Universität | BBK Berliner Bibliothekswissenschaftliches Kolloquium, 13.01.2009, Berlin http://www.project-consult.net/Files/20090113_BKK_Records-Management_Kff_Handout.pdf
Vth DLM-Forum Conference | La gestion de l'information et des archives électroniques en Europe : réalisations et nouvelles directions. Toulouse, décembre 2008 | Information and Electronic Records Management in Europe: Achievements and new Directions | Toulouse, 10, 11 & 12 December 2008 | Archives de France | Vol 2 http://www.project-consult.net/files/DLM-Forum_Toulouse_2008_2.pdf/
Records Management & MoReq2, innova.dpc 2009, Barcelona, 6.10.2009 http://www.project-consult.net/files/20091006_InnovaDoc_Barcelona_Kff_Show.ppsx
Ulrich Kampffmeyer, Wer braucht Archivare und Records Manager? Berufsfeldtagung, Fachhochschule Potsdam, April 2009,http://www.project-consult.net/files/Fachhochschule Potsdam_Kff_20090424.ppt
„MoReq – Howtouse ist“, Marc Fresko:
http://www.project-consult.net/Files/moReq2%20and%20how% 20to%20use%20it%20%20publication %20version.pdf
Wikipedia Artikel zum DLM Forum und MoReq:
MoReq, dt: http://de.wikipedia.org/wiki/MoReq
MoReq, frz: http://fr.wikipedia.org/wiki/MOREQ
DLM Forum, engl: http://en.wikipedia.org/wiki/DLM_Forum