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Records Management &Compliance<br />Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />PROJECT CONSULT Seminar<br />Hamburg, 22. September 2010<b...
Themen<br />Einführung in die Themen Records Management und Compliance<br />Records Management  Standards<br />Aktuelle En...
Hinweise zur Dokumentation<br />Es werden nicht alle Folien des Handouts im Seminar behandelt. Die zusätzlichen Folien im ...
Tagesordnung<br />10:00	Begrüßung<br />10:10	Einführung, Funktionen & Standards<br />11:15	Pause<br />11:30	Aktuelle Entwi...
Informationen<br />PROJECT CONSULTUnternehmensberatung<br />Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />Nur Handout<br />
Unternehmensdaten<br />Gegründet:	1.7.1992<br />Stammkapital:	51.129 €<br />Geschäftsführer:	Dr. Ulrich Kampffmeyer	Karin ...
Informationsverarbeitung undDokumenten-Management<br />PROJECT CONSULT GmbH ist <br /><ul><li>ein hersteller- und produktu...
Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen, Projektmanagement un...
Mission / Statement<br />PROJECT CONSULT GmbH<br />berät und unterstützt ihre Kunden produkt- und herstellerunabhängig bei...
Mensch,
Firmenkultur,
Organisation,
Wirtschaftlichkeit,
Technik,
Zukunftssicherheit und Projektarbeit</li></ul>Nur Handout<br />
Themenschwerpunkte<br /><ul><li>Enterprise Content Management
Elektronische Archivierung
Records Management
Compliance
Standardisierung
Dokumenten-Management
Elektronische Signatur
Workflow
Information Lifecycle Management
KnowledgeManagement
Automatische Klassifikation
Business Process Management
Migration
Directory Service</li></ul>Nur Handout<br />
Beratungsleistungen (1)<br /><ul><li>Strategieberatung
Organisationsberatung
Projektberatung
Unternehmensberatung
Business Process Engineering
Systemberatung
Coaching
Projektmanagement inkl. Moderation & Controlling
Organisatorische Vorbereitung </li></ul>Nur Handout<br />
Beratungsleistungen (2)<br /><ul><li>Analysen
Fachkonzepte
Lasten- und Pflichtenhefterstellung
Ausschreibung & Auswahl
Vertragsgestaltung
Qualitätssicherung
Tests & Abnahmen
Verfahrensdokumentation
Seminare & Workshops: Public, Inhouse
Studien & Gutachten</li></ul>Nur Handout<br />
Leistungstypen<br /><ul><li>ECM Fachberatung
Coaching
Workshops & Reviews
Seminare
Projektmanagement
Gutachten, Projektcontrolling und Mediation</li></ul>Nur Handout<br />
BeratungsprojekteBranchenübergreifend<br /><ul><li>Banken und Finanzdienstleister
Industrie und Handel
Öffentliche Verwaltung
Pharma und Chemie
Versicherungen und Rententräger
Wohnungsbau
Logistik
Energie
Dienstleistung
Internationale Beratungsprojekte</li></ul>Nur Handout<br />
PROJECT CONSULTMitarbeiterqualifikation<br />PROJECT CONSULT setzt Experten mit profunder Erfahrung in den DRT-Schwerpunkt...
   Mitarbeiter-Entwicklungskonzepte
   Mitarbeiter-Qualifikationskonzepte
   Mitarbeiter-Fortbildung
   Gemischtes Teamkonzept
   Hausinterne Seminare</li></ul>Nur Handout<br />
7 Gründe für PROJECT CONSULTals Beratungspartner<br />Lösungsorientiert im Interesse des Kunden<br />Erfolgreiche Projekte...
AIIM – Zertifizierungsprogramm <br /><ul><li>Internationales Zertifizierungsprogramm durchgeführt von PROJECT CONSULT in K...
Individuelle Modulauswahl und Zeitplanung
ECM-Projekte erfolgreich gestalten
Know-How der Mitarbeiter erweitern und so einen Wett-bewerbsvorteil für Ihr Unternehmen schaffen
Ortsunabhängiger Online-Test für den ECM Master in deutscher Sprache (in englischer Sprache bei anderen Kursen)
Termine in Hamburg auf Anfrage; Referent:  Drs. Hanns Köhler-Krüner
Das AIIM ZertifizierungsprogrammenthältweitereKurse, die zurZeit in englischerSpracheangebotenwerden. Deutsche Versionensi...
Records Management
E 2.0
Sharepoint</li></li></ul><li>AIIM Certificate Programs<br />
AIIM Records Management Master <br /><ul><li>4-tägiger Kurs zur Erlangung des AIIM RM Master
setzt sich zusammen aus:
Strategie Workshop
Practitioner Programm
Specialist Modul
Master Programm
jedes Modul wird mit einem Test abgeschlossen</li></li></ul><li>AIIM Records Management Master<br />Strategie Workshop: Wa...
AIIM Records Management Master<br />Practitioner Programm: Was ist ERM?<br />Records Management Terminologien und Prinzipi...
AIIM Records Management Master<br />Specialist Modul: wie implementiert man ERM?<br /><ul><li>Identifikation der Stakehold...
Identifizieren von Records Management Methoden und Prozeduren
Information Governance
Erstellen von Records Management Methoden
Erstellen von Records Technologie Lösungen
Discovery und Disclosure Aktivitäten
…</li></ul>Nur Handout<br />
AIIM Records Management Master<br />Master Programm: „Puttingit all together“<br /><ul><li>Grundlegende Hauptelemente werd...
Teilnehmer nutzen ihr erlerntes Wissen, um ein ERM-Projekt zu planen, designen und zu implementieren
Case Study exercises</li></ul>Nur Handout<br />
PROJECT CONSULT & Records Management Standardisierung<br /><ul><li>ISO 15489: Mitarbeit 2004 im ISO TC 171
MoReq: Mitarbeit 2005 im DLM Forum
MoReq2: Mitarbeit 2007-2009 im DLM Forum, 	  Mitherausgeber
MGB Moreq Governance Board des DLM Forum: Mitglied seit 2009
MoReq2010: Mitarbeit 2009 bis heute </li></li></ul><li>PROJECT CONSULT & Records Management Projekte<br />Beispiele für Re...
Regierung Luxemburg, Luxemburg
Forschung:
ESA/ESRIN, Frascati
Pharma:
Hoffmann LaRoche, Basel
Grünenthal, Aachen
Bayer Schering, Berlin
Finanzdienstleistungen:
Credit Suisse, Zürich</li></li></ul><li>1	Einführung Records 	Management & Compliance<br />
1.1	Was ist Records Management?<br />Nur Handout<br />
Einführung – Was ist Records Management?<br /><ul><li>Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen ...
Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte,  eindeutige Indizierung von Informationen
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (DeletionSchedules)</li></li></ul><li>Ei...
Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Iden...
ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden.
Records Management wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt.</li></li></ul><li>Worum geht es beim Records M...
Worum geht es beim Records Management?<br /><ul><li>Es geht um alle: Verwaltungen, Unternehmen, Organisationen und Gruppen...
Worum geht es beim Records Management?<br /><ul><li>Es geht um Transparenz des Handelns, Bewahrung von Informationen und N...
Normen (bisher)ISO 15489<br /><ul><li>Funktion: auf internationaler Ebene Ansätze, Methoden und Arbeitsabläufe im Bereich ...
Zielsetzung:  für Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten oder öffentlichen Organisationen für den in...
Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen
Gemäß der ISO 15489 soll ein Record</li></ul> Authentizität<br /> Glaubwürdigkeit<br /> Integrität<br /> Brauchbarkeit<br ...
Was ist Records Lifecycle Management?<br />Viele Dokumente<br />Einige Records<br />Wenige <br />Archiv-Objekte<br />
Records Lifecycle Management<br /><ul><li>Aufbewahrungsfristen</li></ul>aufbewahrungspflichtig<br />aufbewahrungswürdig<br...
Einführung – Was ist Records Management?<br /><ul><li>In Deutschland als Begriff wenig geläufig
in der deutschen Übersetzung der ISO-Norm 15489 mit „Schriftgutverwaltung“ übersetzt
Oft ist die Rede von virtuellen Akten, elektronischer Archivierung, Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung </li></li...
1.2	Definitionen von Records 	Management und Records<br />Nur Handout<br />
Probleme bei der Übersetzung<br />Im deutschen Sprachgebrauch ist ein „Dokument“ das, was ein „Record“ im angloamerikanisc...
beliebiger Content-Typ
Bezieht sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens
Physikalische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle
Beispiele: E-Mails, Verträge, Geschäftsvereinbarungen, Rechnungen, Kontoübersichten, Berichte aber auch Webseiten-Inhalte,...
Records und Archive<br />Records = Archive?<br />Nein.<br /><ul><li>Records beinhalten ‘live’ Informationen.
Records werdenbeidertäglichenArbeitverwendet.
Einige Records sollten ins Archivgestelltwerden.
Records Management handeltnicht von Archiven – esgeht um Records in verschiedenstenAusprägungen.
Records Management istnicht “vor-archivischeSchriftgutverwaltung”.</li></li></ul><li>Definitionen – Was ist ein Record?<br...
Definitionen – Was ist Records Management?<br />Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1)<br />Als Führungsaufga...
Definitionen<br />Definition „Records“ ISO/DIS 30300:<br />Information created, received, and maintained as evidence and /...
1.3	Records Management im 	ECM - Konzept<br />Nur Handout<br />
ECM – das 5-Komponenten-Modell<br />MANAGE<br />CAPTURE<br />DELIVER<br />Collab<br />DM<br />STORE<br />STORE<br />WCM<br...
Records Management im ECM-Konzept<br />Collab<br />DM<br /><ul><li>Ablagesystematik
Indizierung und Thesaurus
Aufbewahrungsfristen
Metadaten
Archivverwaltung</li></ul>STORE<br />WCM<br />WF/BPM<br />Records <br />Management<br />RM<br />
ERM Funktionen von MoReq2 <br />   CAPTURE   <br />   USE   <br />   CREATE   <br />   PRESERVE   <br />RECORDS<br />   DE...
ERM Funktionen von MoReq2in Bezug auf ECM <br />Capture<br />   CAPTURE   <br />   USE   <br />Preserve<br />RecordsManage...
Unterschiedlicher Fokus<br />ECM:			Records Management als eine 				integrierte Komponente von ECM<br />RM nach MoReq2:	Re...
ECM-Funktionen rund um Records Management <br />Nur Handout<br />
1.4	Definitionen von Compliance<br />Nur Handout<br />
Einführung – Was ist Compliance?<br />Compliance Definition von <br />PROJECT CONSULT:<br />Übereinstimmung mit und Erfüll...
Einführung – Compliance Definition<br />„Übereinstimmung“<br />Voraussetzung sind nachlesbare, definierte, offizielle Vorg...
Einführung – Compliance Definition<br />„Erfüllung“<br />Erfüllung der Anforderungen in der Lösung, dies muss ein Prozess ...
Einführung – Compliance Definition<br />Definition von Gregor Wecker:<br />Compliance bedeutet die Einhaltung sämtlicher f...
Compliance - Auswirkungen<br />Unterschiede:<br /><ul><li>Direkte Auswirkungen</li></ul>HGB<br />AO / GDPdU / GOBS<br />Ve...
Compliance-AnforderungenGesetzlich <br /><ul><li>Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organis...
Verpflichtend! Lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum</li></ul>Nur Han...
Compliance-AnforderungenRegulativ<br /><ul><li>Vorgaben, die nicht direkt auf Gesetzen basieren, wie z. B. Normen, Standar...
Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für...
Compliance-AnforderungenUnterschiedliche Auswirkungen<br />	Grundsätzlich gelten alle gesetzlichen, rechtlichen und regula...
Compliance-Anforderungen„direkte Betroffenheit“<br /><ul><li>Dies betrifft besonders Gesetze und gesetzesgleiche Verordnun...
Neben generell gültigen Vorgaben treten besondere, die auf die Branche oder Geschäftstätigkeit bezogen sind.</li></ul>Nur ...
Compliance-Anforderungen„indirekte Betroffenheit“<br /><ul><li>Grauzone, wo es darum geht, zunächst die für das Unternehme...
These<br />	Records Management ist das probate Mittel zur Erfüllung von Compliance-Vorgaben. Records Management wurde hier...
Diskussionspunkte<br /><ul><li>Ordnung vs. Chaos – Records Management versus Enterprise Search („Google on my Desktop“) ?!
Records Management-Systeme nur wegen Compliance einführen oder um Information besser und wirtschaftlicher zu nutzen?!
Wie kann man den wirtschaftlichen Nutzen von Records Management bestimmen und messen?</li></li></ul><li>2	Records Manageme...
Standards betreffen unterschiedliche Ebenen<br /><ul><li>Technik
Methoden
Architekturen
Funktionalität
Protokolle
Formate
Abläufe
Metadaten
Schnittstellen
Verfahren
Analysen und Darstellungen
Betrachtungsweisen
…und außerdem viele weitere Geschäftsaspekte</li></li></ul><li>Unterschied Normen und Standards<br />Norm:<br /><ul><li>St...
Im Englischen wird nur von „Standards“ gesprochen. Es ist daher zu beachten, dass es sich um eine „Norm“ oder um einen  „I...
2.1	ISO 15489 	Requirements for managing records<br />
ISO 15489 – Die Historie<br /><ul><li>Nach erfolgreicher internationaler Konsensbildung im seit 1997 laufenden internation...
Die Veröffentlichung wurde auf der Jahreskonferenz von ARMA International (Berufsorganisation von Archivaren und Records M...
ISO 15489 – Die Historie<br /><ul><li>An der Erarbeitung beider Dokumente waren Australien, Dänemark, Deutschland, Frankre...
Damit ist auf internationaler Ebene zum ersten Mal der Versuch gelungen, Ansätze, Methoden und Arbeitsabläufe im Bereich d...
ISO 15489 – Die Historie<br /><ul><li>Zielsetzung:  für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten o...
Vertreten von öffentlichen und privaten Archiven, sowie Wirtschaftsunternehmen und Forschungseinrichtungen aus dem Bereich...
Der AA 15 dient als deutsches Spiegelgremium für die internationale Normungsarbeit in diesem Bereich </li></ul>Nur Handout...
Records Management: ISO 15489<br /><ul><li>Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und f...
Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen
Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus
Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder
Problematische Terminologie in der deutschen Übersetzung, z.B. „Records Management“ = „Schriftgutmanagement“</li></li></ul...
Technologie–unabhängig
International
Alle Branchen
Keine „echte“ Zertifizierung</li></li></ul><li>Requirements for managing records<br />Gemäß ISO 15489 sollten Records folg...
 Glaubwürdigkeit
 Integrität
 Brauchbarkeit</li></li></ul><li>Wesentliche Inhalte der ISO 15489<br /><ul><li>Die Norm verweist auf die Qualitätssicheru...
Hieraus ergibt sich die Ableitung, dass Records Management für alle Dokumentationsaufgaben im Qualitäts- und Umwelt-Manage...
Die Norm verlangt, zur Erstellung, Führung und Bewahrung authentischer, aussagefähiger, zuverlässiger und benutzbarer Unte...
Reliability (glaubwürdige, vollständige und genaue Wiedergabe der nachgewiesenen Aktivitäten);
Integrity(es muss vollständig und unverändert bleiben);
Useability (es muss nachgewiesen, wiederaufgefunden, dargestellt und verstanden werden können,</li></ul>damit es benutzbar...
Wesentliche Inhalte der ISO 15489<br /><ul><li>Die Norm schildert Entwicklung/Konzeption und Implementierung von Schriftgu...
Sie schildert sodann ausführlich Prozesse und Steuerung der Schriftgutverwaltung (Ziff. 9) und machtschließlich Aussagen z...
ISO 15489Ausblick (1)<br /><ul><li>Im Rahmen des ISO TC46 SC11 wird eine Aufarbeitung und Neustrukturierung der ISO Norm 1...
Diese Norm soll durch eine Familie von neuen Standards in der Normengruppe 303xx ersetzt werden</li></ul>Nur Handout<br />
ISO 15489Ausblick (2)<br /><ul><li>ISO 15489 sollen dabei in separate Normen zu Grundsätzen (Principles), Vokabular/Nomenk...
Die neuen Standards befinden sich bereits in Entwicklung und man rechnet damit, dass die wichtigen Teile mit den grundsätz...
2.2	MoReq<br />
MoReq<br />Ursprünglich (MoReq & MoReq2):<br />Model Requirements for the<br />Management of Electronic Records<br />Heute...
MoReq – was ist das Besondere daran?<br />MoReq<br /><ul><li>ist keine Norm – formell …
ist formell ein Modell – besser: es ist eine Leitlinie
wird wie ein de facto Standard behandelt
ist in einigen moderneren Gesetzgebungen europäischer Staaten direkt oder indirekt verankert oder als Grundlage benutzt
-Erfüllung wird weltweit bei der Beschaffung von Records-Management-Lösungen gefordert
enthält Forderungen für praxisnahe Nutzbarkeit
ist leicht zu verstehen
ist das “Pendant” zum amerikanischen Standard DoD 5015.2</li></ul>Nur Handout<br />
MoReq: Nichtnur Records Management<br />Openness<br />Electronic<br />Signatures<br />Document <br />Management<br />Workf...
MoReq - Fokus<br /><ul><li>Europa (aber auch international adaptiert)
Sehr tiefgehend und technologisch
Erweitertes Records Management und begriffsangrenzende Bereiche von ECM
Zertifizierung
… aber bisher „schlechte Vermarktung“</li></li></ul><li>MoReq1<br />Nur Handout<br />
MoReq1: Die Historie<br /><ul><li>1994 Entstehung des DLM-Forums</li></ul>	nach der Veröffentlichung der Resolution des Eu...
2002 Veröffentlichung in der Reihe INSAR des Archivs der Europäischen Kommission</li></li></ul><li>2001 fürEuropaveröffent...
MoReq1<br /><ul><li>Unabhängig in 11 Sprachenübersetzt, bzw. in nationaleVersionenumgesetzt (z.B. Remano in den Niederlanden)
Referenzdokument in Finnland und Dänemark
GesetzlicheGrundlage in Slowenien (seit 2006)
Nicht in die deutsche Spracheübersetzt</li></ul>Nur Handout<br />Croatian               Czech               Dutch         ...
MoReq2<br />Nur Handout<br />
MoReq2<br /><ul><li>isteineevolutionäreWeiterentwicklung von MoReq1
verbessert und erweitert MoReq1
aktualisiertMoReq1in Bezug auf neueTechnologien und Regularien
modularisiertMoReq1
nutztzahlreiche “Best Practices” und inkorporiertbewährte Standards
ergänztMoReq1um eineTestsuite und einZertifizierungsverfahrenfürSoftwareprodukteunterderFederführung des DLM-Forums
wurde am 13. Februar 2008 veröffentlicht</li></ul>Nur Handout<br />
MoReq2 – Die Historie<br /><ul><li>2002 Forderung des DLM Forum im Abschlussdokument der Barcelona-Konferenz zur Vervollst...
2004 MoReq2 Scoping Reportdes DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2
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[DE] Records Management & Compliance | Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Seminar 2010

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Records Management & Compliance | Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Seminar 2010 | Für weitere Informationen rund um das Information Management besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.de.

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  1. 1. Records Management &Compliance<br />Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />PROJECT CONSULT Seminar<br />Hamburg, 22. September 2010<br />P R O J E C TC O N S U L T<br />Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />
  2. 2. Themen<br />Einführung in die Themen Records Management und Compliance<br />Records Management Standards<br />Aktuelle Entwicklungen in der Standardisierung:<br /> MoReq2010, ICA-Req und neue ISO-Normen<br />Compliance Anforderungen - gespiegelt auf die Funktion im Records Management<br />Nutzenargumente für Records Management<br />Records Management in Sharepoint<br />Records Management in SAP<br />Ausblick: Records Management und Compliance in der Cloud<br />
  3. 3. Hinweise zur Dokumentation<br />Es werden nicht alle Folien des Handouts im Seminar behandelt. Die zusätzlichen Folien im Handout dienen zur ergänzenden Informationder Seminarteilnehmer. <br />Das Handout wird den Seminarteilnehmernauch als PDF Download im Anschluss an die Veranstaltung zur Verfügung gestellt.<br />Zum Thema Records Management gibt es zusätzlich mehrere MultiMedia-Aufzeichnungen mit Video, Audio und synchronisierten Folien aufhttp://www.MoReq2.de, http://www.PROJECT-CONSULT.com und www.doxTop.com.<br />
  4. 4. Tagesordnung<br />10:00 Begrüßung<br />10:10 Einführung, Funktionen & Standards<br />11:15 Pause<br />11:30 Aktuelle Entwicklungen<br />12:45 Mittagspause<br />13:45 Compliance & Nutzenargumente<br />14:30 Sharepoint & SAP<br />15:10 Pause<br />15:25 Ausblick: Cloud & überlebt RM als eigenständige Disziplin?<br />16:00 Fragen & Antworten<br />16:15 Ende<br />
  5. 5. Informationen<br />PROJECT CONSULTUnternehmensberatung<br />Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />Nur Handout<br />
  6. 6. Unternehmensdaten<br />Gegründet: 1.7.1992<br />Stammkapital: 51.129 €<br />Geschäftsführer: Dr. Ulrich Kampffmeyer Karin Begemann<br />Mitarbeiter: > 12 <br />Teamkonzept: angestellte/ständige freie Berater<br />Standorte: Hamburg; Bundesweit <br />Nur Handout<br />
  7. 7. Informationsverarbeitung undDokumenten-Management<br />PROJECT CONSULT GmbH ist <br /><ul><li>ein hersteller- und produktunabhängiges Beratungsunternehmen für IT-Strategie,
  8. 8. Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen, Projektmanagement und Coaching für Projekte der Informationstechnologien</li></ul>Nur Handout<br />
  9. 9. Mission / Statement<br />PROJECT CONSULT GmbH<br />berät und unterstützt ihre Kunden produkt- und herstellerunabhängig bei der ganzheitlichen Konzeption, optimalen Einführung und effizienten Nutzung von modernen Informationstechnologien unter Berücksichtigung aller Faktoren: <br /><ul><li>Unternehmensstrategie,
  10. 10. Mensch,
  11. 11. Firmenkultur,
  12. 12. Organisation,
  13. 13. Wirtschaftlichkeit,
  14. 14. Technik,
  15. 15. Zukunftssicherheit und Projektarbeit</li></ul>Nur Handout<br />
  16. 16. Themenschwerpunkte<br /><ul><li>Enterprise Content Management
  17. 17. Elektronische Archivierung
  18. 18. Records Management
  19. 19. Compliance
  20. 20. Standardisierung
  21. 21. Dokumenten-Management
  22. 22. Elektronische Signatur
  23. 23. Workflow
  24. 24. Information Lifecycle Management
  25. 25. KnowledgeManagement
  26. 26. Automatische Klassifikation
  27. 27. Business Process Management
  28. 28. Migration
  29. 29. Directory Service</li></ul>Nur Handout<br />
  30. 30. Beratungsleistungen (1)<br /><ul><li>Strategieberatung
  31. 31. Organisationsberatung
  32. 32. Projektberatung
  33. 33. Unternehmensberatung
  34. 34. Business Process Engineering
  35. 35. Systemberatung
  36. 36. Coaching
  37. 37. Projektmanagement inkl. Moderation & Controlling
  38. 38. Organisatorische Vorbereitung </li></ul>Nur Handout<br />
  39. 39. Beratungsleistungen (2)<br /><ul><li>Analysen
  40. 40. Fachkonzepte
  41. 41. Lasten- und Pflichtenhefterstellung
  42. 42. Ausschreibung & Auswahl
  43. 43. Vertragsgestaltung
  44. 44. Qualitätssicherung
  45. 45. Tests & Abnahmen
  46. 46. Verfahrensdokumentation
  47. 47. Seminare & Workshops: Public, Inhouse
  48. 48. Studien & Gutachten</li></ul>Nur Handout<br />
  49. 49. Leistungstypen<br /><ul><li>ECM Fachberatung
  50. 50. Coaching
  51. 51. Workshops & Reviews
  52. 52. Seminare
  53. 53. Projektmanagement
  54. 54. Gutachten, Projektcontrolling und Mediation</li></ul>Nur Handout<br />
  55. 55. BeratungsprojekteBranchenübergreifend<br /><ul><li>Banken und Finanzdienstleister
  56. 56. Industrie und Handel
  57. 57. Öffentliche Verwaltung
  58. 58. Pharma und Chemie
  59. 59. Versicherungen und Rententräger
  60. 60. Wohnungsbau
  61. 61. Logistik
  62. 62. Energie
  63. 63. Dienstleistung
  64. 64. Internationale Beratungsprojekte</li></ul>Nur Handout<br />
  65. 65. PROJECT CONSULTMitarbeiterqualifikation<br />PROJECT CONSULT setzt Experten mit profunder Erfahrung in den DRT-Schwerpunkten ein. <br />Unser Human Resource Management garantiert das Fach-Know-how zur kompetenten Kundenberatung die kontinuierliche Vertiefung des Expertenwissens aller Berater durch<br /><ul><li> Unternehmens-, Qualitäts- und Wissenskultur
  66. 66. Mitarbeiter-Entwicklungskonzepte
  67. 67. Mitarbeiter-Qualifikationskonzepte
  68. 68. Mitarbeiter-Fortbildung
  69. 69. Gemischtes Teamkonzept
  70. 70. Hausinterne Seminare</li></ul>Nur Handout<br />
  71. 71. 7 Gründe für PROJECT CONSULTals Beratungspartner<br />Lösungsorientiert im Interesse des Kunden<br />Erfolgreiche Projekte<br />Know-how für Dokumenten-Technologien<br />Kompetenz der Mitarbeiter<br />Wirtschaftlichkeit <br />Effiziente Methoden <br />Unabhängigkeit<br />Nur Handout<br />
  72. 72. AIIM – Zertifizierungsprogramm <br /><ul><li>Internationales Zertifizierungsprogramm durchgeführt von PROJECT CONSULT in Kooperation mit AIIM
  73. 73. Individuelle Modulauswahl und Zeitplanung
  74. 74. ECM-Projekte erfolgreich gestalten
  75. 75. Know-How der Mitarbeiter erweitern und so einen Wett-bewerbsvorteil für Ihr Unternehmen schaffen
  76. 76. Ortsunabhängiger Online-Test für den ECM Master in deutscher Sprache (in englischer Sprache bei anderen Kursen)
  77. 77. Termine in Hamburg auf Anfrage; Referent:  Drs. Hanns Köhler-Krüner
  78. 78. Das AIIM ZertifizierungsprogrammenthältweitereKurse, die zurZeit in englischerSpracheangebotenwerden. Deutsche Versionensind in Planung:
  79. 79. Records Management
  80. 80. E 2.0
  81. 81. Sharepoint</li></li></ul><li>AIIM Certificate Programs<br />
  82. 82. AIIM Records Management Master <br /><ul><li>4-tägiger Kurs zur Erlangung des AIIM RM Master
  83. 83. setzt sich zusammen aus:
  84. 84. Strategie Workshop
  85. 85. Practitioner Programm
  86. 86. Specialist Modul
  87. 87. Master Programm
  88. 88. jedes Modul wird mit einem Test abgeschlossen</li></li></ul><li>AIIM Records Management Master<br />Strategie Workshop: Warum ERM?<br />Hier erfahren Sie mehr über:<br />ERM Unternehmenstreiber<br />welche Auswirkung ERM auf die Nutzer hat<br />die Verbindung zwischen ERM und ihrer derzeitigen Situation<br />Erforschen der Auswirkungen einer strategischen ERM Entscheidung <br />Identifizierung von notwenigen Ressourcen und organisatorischen Verantwortlichkeiten für die Implementierung von ERM<br />…<br />Nur Handout<br />
  89. 89. AIIM Records Management Master<br />Practitioner Programm: Was ist ERM?<br />Records Management Terminologien und Prinzipien<br />Lifecycle von Records, mit besonderem Fokus auf elektronische Records<br />derzeitge Metadaten Standards und Richtlinien<br />Klassifikationskonzepte und verschiedene Ansätze entsprechend der regionalen Unternehmensbedürfnisse <br />Digital Preservation Techniken<br />…<br />Nur Handout<br />
  90. 90. AIIM Records Management Master<br />Specialist Modul: wie implementiert man ERM?<br /><ul><li>Identifikation der Stakeholder eines ERM Programms
  91. 91. Identifizieren von Records Management Methoden und Prozeduren
  92. 92. Information Governance
  93. 93. Erstellen von Records Management Methoden
  94. 94. Erstellen von Records Technologie Lösungen
  95. 95. Discovery und Disclosure Aktivitäten
  96. 96. …</li></ul>Nur Handout<br />
  97. 97. AIIM Records Management Master<br />Master Programm: „Puttingit all together“<br /><ul><li>Grundlegende Hauptelemente werden zusammengefügt und komprimiert
  98. 98. Teilnehmer nutzen ihr erlerntes Wissen, um ein ERM-Projekt zu planen, designen und zu implementieren
  99. 99. Case Study exercises</li></ul>Nur Handout<br />
  100. 100. PROJECT CONSULT & Records Management Standardisierung<br /><ul><li>ISO 15489: Mitarbeit 2004 im ISO TC 171
  101. 101. MoReq: Mitarbeit 2005 im DLM Forum
  102. 102. MoReq2: Mitarbeit 2007-2009 im DLM Forum, Mitherausgeber
  103. 103. MGB Moreq Governance Board des DLM Forum: Mitglied seit 2009
  104. 104. MoReq2010: Mitarbeit 2009 bis heute </li></li></ul><li>PROJECT CONSULT & Records Management Projekte<br />Beispiele für Records Management Projekte:<br /><ul><li>Öffentliche Verwaltung:
  105. 105. Regierung Luxemburg, Luxemburg
  106. 106. Forschung:
  107. 107. ESA/ESRIN, Frascati
  108. 108. Pharma:
  109. 109. Hoffmann LaRoche, Basel
  110. 110. Grünenthal, Aachen
  111. 111. Bayer Schering, Berlin
  112. 112. Finanzdienstleistungen:
  113. 113. Credit Suisse, Zürich</li></li></ul><li>1 Einführung Records Management & Compliance<br />
  114. 114. 1.1 Was ist Records Management?<br />Nur Handout<br />
  115. 115. Einführung – Was ist Records Management?<br /><ul><li>Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
  116. 116. Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte, eindeutige Indizierung von Informationen
  117. 117. Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (DeletionSchedules)</li></li></ul><li>Einführung – Was ist Records Management?<br /><ul><li>Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
  118. 118. Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen</li></li></ul><li>Was ist Electronic Records Management (ERM)?<br /><ul><li>Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen.
  119. 119. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden.
  120. 120. Records Management wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt.</li></li></ul><li>Worum geht es beim Records Management?<br /><ul><li>Es geht um wichtige, aufbewahrungswürdige oder aufbewahrungspflichtige Informationen aus Geschäftsleben, Verwaltung und Gesellschaft.</li></li></ul><li>Worum geht es beim Records Management?<br /><ul><li>Es geht um die sichere Aufbewahrung, effiziente </li></ul>Erschließung und einfache Wiederbenutzung von <br />wichtigen Informationen (mit Unterstützung von <br />Software).<br />
  121. 121. Worum geht es beim Records Management?<br /><ul><li>Es geht um alle: Verwaltungen, Unternehmen, Organisationen und Gruppen sowie für jede Privatperson.</li></ul>Nur Handout<br />
  122. 122. Worum geht es beim Records Management?<br /><ul><li>Es geht um Transparenz des Handelns, Bewahrung von Informationen und Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten in der globalisierten Informationsgesellschaft.</li></ul>Nur Handout<br />
  123. 123. Normen (bisher)ISO 15489<br /><ul><li>Funktion: auf internationaler Ebene Ansätze, Methoden und Arbeitsabläufe im Bereich der Schriftgutverwaltung systematisch analysieren und vergleichen und gemeinsame Anforderungen definieren
  124. 124. Zielsetzung: für Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten oder öffentlichen Organisationen für den internen und externen Gebrauch entstehen, unabhängig von physischer Beschaffenheit und der logischer Struktur, einen Rahmen schaffen</li></li></ul><li>Normen (bisher)ISO 15489<br /><ul><li>Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen
  125. 125. Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen
  126. 126. Gemäß der ISO 15489 soll ein Record</li></ul> Authentizität<br /> Glaubwürdigkeit<br /> Integrität<br /> Brauchbarkeit<br /> aufweisen<br />
  127. 127. Was ist Records Lifecycle Management?<br />Viele Dokumente<br />Einige Records<br />Wenige <br />Archiv-Objekte<br />
  128. 128. Records Lifecycle Management<br /><ul><li>Aufbewahrungsfristen</li></ul>aufbewahrungspflichtig<br />aufbewahrungswürdig<br /><ul><li>Entsorgung vonInformationen</li></ul>Regeln und Nachweis der Vernichtung<br />Nur Handout<br />
  129. 129. Einführung – Was ist Records Management?<br /><ul><li>In Deutschland als Begriff wenig geläufig
  130. 130. in der deutschen Übersetzung der ISO-Norm 15489 mit „Schriftgutverwaltung“ übersetzt
  131. 131. Oft ist die Rede von virtuellen Akten, elektronischer Archivierung, Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung </li></li></ul><li>Worum geht es beim elektronischen Records Management?<br /><ul><li>Es geht um die Veränderung der Gesellschaft und die Verlagerung des Geschäfts- und Privatlebens in eine virtuelle, elektronische Welt, wo Transparenz & Schutz, Sicherheit & Offenheit und Verfügbarkeit & Qualität gleichermaßen gefordert sind. </li></ul>Nur Handout<br />
  132. 132. 1.2 Definitionen von Records Management und Records<br />Nur Handout<br />
  133. 133. Probleme bei der Übersetzung<br />Im deutschen Sprachgebrauch ist ein „Dokument“ das, was ein „Record“ im angloamerikanischen Sprachraum ausmacht: <br /><ul><li>eine aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Aufzeichnung
  134. 134. beliebiger Content-Typ
  135. 135. Bezieht sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens
  136. 136. Physikalische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle
  137. 137. Beispiele: E-Mails, Verträge, Geschäftsvereinbarungen, Rechnungen, Kontoübersichten, Berichte aber auch Webseiten-Inhalte, Video- und Audiodateien</li></li></ul><li>Records Lifecycle Management<br /> Ambivalenz des Dokument-Begriffs<br />
  138. 138. Records und Archive<br />Records = Archive?<br />Nein.<br /><ul><li>Records beinhalten ‘live’ Informationen.
  139. 139. Records werdenbeidertäglichenArbeitverwendet.
  140. 140. Einige Records sollten ins Archivgestelltwerden.
  141. 141. Records Management handeltnicht von Archiven – esgeht um Records in verschiedenstenAusprägungen.
  142. 142. Records Management istnicht “vor-archivischeSchriftgutverwaltung”.</li></li></ul><li>Definitionen – Was ist ein Record?<br />Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1)<br />Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen. <br />Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business<br />
  143. 143. Definitionen – Was ist Records Management?<br />Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1)<br />Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.<br />Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.<br />
  144. 144. Definitionen<br />Definition „Records“ ISO/DIS 30300:<br />Information created, received, and maintained as evidence and /or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.<br />
  145. 145. 1.3 Records Management im ECM - Konzept<br />Nur Handout<br />
  146. 146. ECM – das 5-Komponenten-Modell<br />MANAGE<br />CAPTURE<br />DELIVER<br />Collab<br />DM<br />STORE<br />STORE<br />WCM<br />WF/BPM<br />RM<br />PRESERVE<br />
  147. 147. Records Management im ECM-Konzept<br />Collab<br />DM<br /><ul><li>Ablagesystematik
  148. 148. Indizierung und Thesaurus
  149. 149. Aufbewahrungsfristen
  150. 150. Metadaten
  151. 151. Archivverwaltung</li></ul>STORE<br />WCM<br />WF/BPM<br />Records <br />Management<br />RM<br />
  152. 152. ERM Funktionen von MoReq2 <br /> CAPTURE <br /> USE <br /> CREATE <br /> PRESERVE <br />RECORDS<br /> DESTROY <br /> TRANSFER <br /> MANAGE <br /> STORE <br />
  153. 153. ERM Funktionen von MoReq2in Bezug auf ECM <br />Capture<br /> CAPTURE <br /> USE <br />Preserve<br />RecordsManagement<br /> CREATE <br /> PRESERVE <br />RECORDS<br /> DESTROY <br /> TRANSFER <br /> MANAGE <br /> STORE <br />Manage<br />Store<br />
  154. 154. Unterschiedlicher Fokus<br />ECM: Records Management als eine integrierte Komponente von ECM<br />RM nach MoReq2: Records Management im Zentrum, weitere ECM- Komponenten als Satelliten<br />
  155. 155. ECM-Funktionen rund um Records Management <br />Nur Handout<br />
  156. 156. 1.4 Definitionen von Compliance<br />Nur Handout<br />
  157. 157. Einführung – Was ist Compliance?<br />Compliance Definition von <br />PROJECT CONSULT:<br />Übereinstimmung mit und Erfüllung von<br />rechtlichen und regulativen Vorgaben.<br />
  158. 158. Einführung – Compliance Definition<br />„Übereinstimmung“<br />Voraussetzung sind nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben, die Regeln enthalten, was zu tun ist.<br />Dazu ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne dass die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist.<br />Das ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist.<br />„Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die Vorgabe.<br />Nur Handout<br />
  159. 159. Einführung – Compliance Definition<br />„Erfüllung“<br />Erfüllung der Anforderungen in der Lösung, dies muss ein Prozess sein, keine einmalige Aktion.<br />Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen.<br />„Erfüllung“ geht meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte.<br />Es ist ein dynamischer, ständig laufender, kontrollierter Prozess.<br />Nur Handout<br />
  160. 160. Einführung – Compliance Definition<br />Definition von Gregor Wecker:<br />Compliance bedeutet die Einhaltung sämtlicher für das jeweilige Unternehmen relevanten gesetzlichen Pflichten, Vorschriften und Richtlinien.<br />Definition von Compliance-Magazin.de:<br />Bei "Compliance" geht es um die "Erfüllung", "Entsprechung" bzw. "Konformität" mit staatlichen Gesetzen sowie mit Regeln und Spezifikationen, mit Grundsätzen (ethische und moralische) und Verfahren sowie mit Standards (z.B. ISO) und Konventionen, die klar definiert worden sind.<br />
  161. 161. Compliance - Auswirkungen<br />Unterschiede:<br /><ul><li>Direkte Auswirkungen</li></ul>HGB<br />AO / GDPdU / GOBS<br />Verrechnungspreisdokumentation<br /><ul><li>Indirekte Auswirkungen</li></ul>Basel II (für „Nicht-Banken“)<br />BDSG<br />Nur Handout<br />
  162. 162. Compliance-AnforderungenGesetzlich <br /><ul><li>Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten
  163. 163. Verpflichtend! Lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum</li></ul>Nur Handout<br />
  164. 164. Compliance-AnforderungenRegulativ<br /><ul><li>Vorgaben, die nicht direkt auf Gesetzen basieren, wie z. B. Normen, Standards, Codes of Best Practice oder andere
  165. 165. Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle. Diese werden als „regulative Vorgaben“ abgegrenzt.</li></ul>Nur Handout<br />
  166. 166. Compliance-AnforderungenUnterschiedliche Auswirkungen<br /> Grundsätzlich gelten alle gesetzlichen, rechtlichen und regulativen Vorgaben auch in der elektronischen Welt. Häufig sind die Anforderungen de IT-Welt jedoch noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden<br />Nur Handout<br />
  167. 167. Compliance-Anforderungen„direkte Betroffenheit“<br /><ul><li>Dies betrifft besonders Gesetze und gesetzesgleiche Verordnungen, die in jedem Fall eingehalten werden müssen. Hier kann man lediglich den Umfang und die Ausprägung interpretieren.
  168. 168. Neben generell gültigen Vorgaben treten besondere, die auf die Branche oder Geschäftstätigkeit bezogen sind.</li></ul>Nur Handout<br />
  169. 169. Compliance-Anforderungen„indirekte Betroffenheit“<br /><ul><li>Grauzone, wo es darum geht, zunächst die für das Unternehmen oder die Organisation zutreffenden Regelungen zu ermitteln und zu bewerten (so betrifft beispielsweise Basel II nicht nur die Banken, sondern jedes kreditnehmende Unternehmen, da die Dokumentations- und Transparenzauflagen an die Kunden weitergegeben werden)</li></ul>Nur Handout<br />
  170. 170. These<br /> Records Management ist das probate Mittel zur Erfüllung von Compliance-Vorgaben. Records Management wurde hierfür „erfunden“.<br />
  171. 171. Diskussionspunkte<br /><ul><li>Ordnung vs. Chaos – Records Management versus Enterprise Search („Google on my Desktop“) ?!
  172. 172. Records Management-Systeme nur wegen Compliance einführen oder um Information besser und wirtschaftlicher zu nutzen?!
  173. 173. Wie kann man den wirtschaftlichen Nutzen von Records Management bestimmen und messen?</li></li></ul><li>2 Records Management Standards<br />
  174. 174. Standards betreffen unterschiedliche Ebenen<br /><ul><li>Technik
  175. 175. Methoden
  176. 176. Architekturen
  177. 177. Funktionalität
  178. 178. Protokolle
  179. 179. Formate
  180. 180. Abläufe
  181. 181. Metadaten
  182. 182. Schnittstellen
  183. 183. Verfahren
  184. 184. Analysen und Darstellungen
  185. 185. Betrachtungsweisen
  186. 186. …und außerdem viele weitere Geschäftsaspekte</li></li></ul><li>Unterschied Normen und Standards<br />Norm:<br /><ul><li>Standard, der durch ein internationales, anerkanntes Standardisierungsgremium erarbeitet, abgestimmt und verabschiedet wurde. Zu den anerkannten Gremien gehören unter anderem DIN, ISO etc.</li></ul>Standard:<br /><ul><li>„Standards“ oder „Industriestandards“ werden von Herstellervereinigungen oder anderen Gremien gesetzt wurden (z.B. CMIS) oder sich durch ihre Verbreitung als Standard (z.B. Adobe PDF) etabliert haben.
  187. 187. Im Englischen wird nur von „Standards“ gesprochen. Es ist daher zu beachten, dass es sich um eine „Norm“ oder um einen „Industriestandard“ nach deutscher Definition handelt.</li></ul>Nur Handout<br />
  188. 188. 2.1 ISO 15489 Requirements for managing records<br />
  189. 189. ISO 15489 – Die Historie<br /><ul><li>Nach erfolgreicher internationaler Konsensbildung im seit 1997 laufenden internationalen Normungsprojekt für den Bereich Archive und Schriftgutverwaltung sind die Internationale Norm ISO 15489-1 und der dazu gehörende Internationale Fachbericht ISO/TR 15489-2 erschienen.
  190. 190. Die Veröffentlichung wurde auf der Jahreskonferenz von ARMA International (Berufsorganisation von Archivaren und Records Managern mit Mitgliedern aus 30 Ländern weltweit) am 3. Oktober 2001 in Montreal, Kanada, einer breiten Fachöffentlichkeit bekannt gemacht. </li></ul>Nur Handout<br />
  191. 191. ISO 15489 – Die Historie<br /><ul><li>An der Erarbeitung beider Dokumente waren Australien, Dänemark, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Japan, Kanada, die Niederlande, Portugal, Schweden, die Tschechische Republik, die Ukraine und die USA aktiv beteiligt.
  192. 192. Damit ist auf internationaler Ebene zum ersten Mal der Versuch gelungen, Ansätze, Methoden und Arbeitsabläufe im Bereich der Schriftgutverwaltung systematisch zu analysieren und zu vergleichen und gemeinsame Anforderungen zu definieren. </li></ul>Nur Handout<br />
  193. 193. ISO 15489 – Die Historie<br /><ul><li>Zielsetzung: für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten oder öffentlichen Organisationen für den internen und externen Gebrauch entstehen, unabhängig von ihrer physischen Beschaffenheit und der logischen Struktur, einen Rahmen zu schaffen. </li></li></ul><li>ISO 15489 – Die Historie<br />Deutsche Mitarbeit im internationalen Normungsvorhaben ISO 15489:<br /><ul><li>AA 15 "Archiv- und Schriftgutverwaltung"
  194. 194. Vertreten von öffentlichen und privaten Archiven, sowie Wirtschaftsunternehmen und Forschungseinrichtungen aus dem Bereich der Verwaltungsinformatik
  195. 195. Der AA 15 dient als deutsches Spiegelgremium für die internationale Normungsarbeit in diesem Bereich </li></ul>Nur Handout<br />
  196. 196. Records Management: ISO 15489<br /><ul><li>Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen
  197. 197. Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen
  198. 198. Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus
  199. 199. Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder
  200. 200. Problematische Terminologie in der deutschen Übersetzung, z.B. „Records Management“ = „Schriftgutmanagement“</li></li></ul><li>ISO 15489 - Fokus<br /><ul><li>Allgemein
  201. 201. Technologie–unabhängig
  202. 202. International
  203. 203. Alle Branchen
  204. 204. Keine „echte“ Zertifizierung</li></li></ul><li>Requirements for managing records<br />Gemäß ISO 15489 sollten Records folgende Grundeigenschaften aufweisen:<br /><ul><li> Authentizität
  205. 205. Glaubwürdigkeit
  206. 206. Integrität
  207. 207. Brauchbarkeit</li></li></ul><li>Wesentliche Inhalte der ISO 15489<br /><ul><li>Die Norm verweist auf die Qualitätssicherungsnormen ISO 900X und die Umweltmanagementnorm ISO 14001. Das heißt, überall wo in 900X und 14001 von Schriftgutverwaltung die Rede ist, gilt künftig ISO 15489 (Ziff. 2).
  208. 208. Hieraus ergibt sich die Ableitung, dass Records Management für alle Dokumentationsaufgaben im Qualitäts- und Umwelt-Management-Bereich erforderlich ist. Diese „Botschaft“ ist aber in Deutschland noch „nicht angekommen“.</li></li></ul><li>Wesentliche Inhalte der ISO 15489<br /><ul><li>Die Norm verlangt, Grundsätze und Vorgaben zur Schriftgutverwaltung festzulegen und zu dokumentieren. Die Grundsätze sind auf höchster Entscheidungsebene zu erlassen und sollten auf allen Organisationsebenen bekannt gemacht werden. «Die Grundsätze und Zielvorgaben sollten aus einer Analyse der Geschäftsabläufe abgeleitet werden. Sie sollten diejenigen Bereiche festlegen, in denen Gesetzgebung, Vorschriften, andere Normen und empfohlene Vorgehensweisen die größten Auswirkungen auf die Schriftgutbearbeitung im Zuge geschäftlicher Aktivitäten haben. Dabei sollten Organisationen ihr Organisationsumfeld und wirtschaftliche Erwägungen berücksichtigen.» (Ziff. 6.2)</li></li></ul><li>Wesentliche Inhalte der ISO 15489<br /><ul><li>Die Norm verlangt, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in der Schriftgutverwaltung festzulegen, zuzuweisen und in der gesamten Organisation bekannt zu machen (Ziff. 6.3).
  209. 209. Die Norm verlangt, zur Erstellung, Führung und Bewahrung authentischer, aussagefähiger, zuverlässiger und benutzbarer Unterlagen ein Schriftgutverwaltungsverfahren einzuführen («To do this, organizationsshould institute and carry out a comprehensive records management programme»; Ziff. 7.1).</li></li></ul><li>Wesentliche Inhalte der ISO 15489<br /><ul><li>Damit Schriftgut zutreffend wiedergibt, was mitgeteilt oder entschieden wurde oder welche Maßnahmen getroffen wurden, sollte es nach der Norm Metadaten enthalten oder mit ihnen durch Verweise dauerhaft verknüpft sein. Diese Metadaten sollen den Kontext des Geschäftsprozesses, in dem das Schriftgut erstellt, entgegengenommen und genutzt wurde, dokumentieren. Die Struktur des Schriftguts, insbesondere die Beziehungen zwischen den Bestandteilen, sollen unverändert bleiben (Ziff. 7.2.1).</li></li></ul><li>Wesentliche Inhalte der ISO 15489<br />Das Schriftgut muss folgende Anforderungen erfüllen:<br /><ul><li>Authenticity (es muss das sein, was es vorgibt; Bearbeiter muss identifizierbar sein);
  210. 210. Reliability (glaubwürdige, vollständige und genaue Wiedergabe der nachgewiesenen Aktivitäten);
  211. 211. Integrity(es muss vollständig und unverändert bleiben);
  212. 212. Useability (es muss nachgewiesen, wiederaufgefunden, dargestellt und verstanden werden können,</li></ul>damit es benutzbar bleibt (Ziff. 7.2.2 bis 7.2.5).<br />
  213. 213. Wesentliche Inhalte der ISO 15489<br /><ul><li>Die Norm schildert Entwicklung/Konzeption und Implementierung von Schriftgutverwaltungs-systemenund legt deren Anforderungen fest (Ziff. 8).
  214. 214. Sie schildert sodann ausführlich Prozesse und Steuerung der Schriftgutverwaltung (Ziff. 9) und machtschließlich Aussagen zur Überwachung (Ziff. 10) und zur Ausbildung (Ziff. 11).</li></li></ul><li>ISO 15489Records Management in der Privatwirtschaft<br /><ul><li>Der ISO-Standard 15489 Records Management beschreibt auch für die Privatwirtschaft die Best Practices im Umgang mit Geschäftsunterlagen:</li></ul>„Die Standardisierung von Records Management Richtlinien und Prozeduren stellt sicher, dass allen Geschäftsunterlagen angemessene Beachtung und Schutz zukommt, und dass die Fakten und Informationen, die sie beinhalten, effizienter und effektiver gefunden werden können, indem standardisierte Verfahren und Prozeduren verwendet werden.“<br />
  215. 215. ISO 15489Ausblick (1)<br /><ul><li>Im Rahmen des ISO TC46 SC11 wird eine Aufarbeitung und Neustrukturierung der ISO Norm 15489 „Records Management“ vorbereitet
  216. 216. Diese Norm soll durch eine Familie von neuen Standards in der Normengruppe 303xx ersetzt werden</li></ul>Nur Handout<br />
  217. 217. ISO 15489Ausblick (2)<br /><ul><li>ISO 15489 sollen dabei in separate Normen zu Grundsätzen (Principles), Vokabular/Nomenklatur (Vocabulary), Langzeitarchivierung (Preservation), grundsätzliche Records Managemen Anforderungen (Requirements), Konvertierung/Migration (Conversion/Migration) etc. aufgeteilt werden
  218. 218. Die neuen Standards befinden sich bereits in Entwicklung und man rechnet damit, dass die wichtigen Teile mit den grundsätzlichen Anforderungen bereits 2011 vorliegen.</li></ul>Nur Handout<br />
  219. 219. 2.2 MoReq<br />
  220. 220. MoReq<br />Ursprünglich (MoReq & MoReq2):<br />Model Requirements for the<br />Management of Electronic Records<br />Heute (MoReq2010):<br />Model Requirements for<br />Records Management Systems<br />
  221. 221. MoReq – was ist das Besondere daran?<br />MoReq<br /><ul><li>ist keine Norm – formell …
  222. 222. ist formell ein Modell – besser: es ist eine Leitlinie
  223. 223. wird wie ein de facto Standard behandelt
  224. 224. ist in einigen moderneren Gesetzgebungen europäischer Staaten direkt oder indirekt verankert oder als Grundlage benutzt
  225. 225. -Erfüllung wird weltweit bei der Beschaffung von Records-Management-Lösungen gefordert
  226. 226. enthält Forderungen für praxisnahe Nutzbarkeit
  227. 227. ist leicht zu verstehen
  228. 228. ist das “Pendant” zum amerikanischen Standard DoD 5015.2</li></ul>Nur Handout<br />
  229. 229. MoReq: Nichtnur Records Management<br />Openness<br />Electronic<br />Signatures<br />Document <br />Management<br />Workflow<br />Admin.<br />Records <br />Management<br />Functionality<br />Search,<br />Render<br />Availability<br />Easy of<br />Use<br />Performance<br />Digital <br />Preservation<br />Technical<br />Standards<br />Legislation<br />Outsourcing<br />
  230. 230. MoReq - Fokus<br /><ul><li>Europa (aber auch international adaptiert)
  231. 231. Sehr tiefgehend und technologisch
  232. 232. Erweitertes Records Management und begriffsangrenzende Bereiche von ECM
  233. 233. Zertifizierung
  234. 234. … aber bisher „schlechte Vermarktung“</li></li></ul><li>MoReq1<br />Nur Handout<br />
  235. 235. MoReq1: Die Historie<br /><ul><li>1994 Entstehung des DLM-Forums</li></ul> nach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen <br /><ul><li>1996 Initiative des DLM-Forums</li></ul> Bedarf einer Spezifikation für Anforderungen an Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und Archive<br /><ul><li>2000/2001 Erstellung von MoReq</li></ul> im Rahmen des IDA Programms (Interchange of Data between Administrations) der Europäischen Kommission durch das Beratungsunternehmen Cornwell<br /><ul><li>2001 Veröffentlichung in elektronischer Form
  236. 236. 2002 Veröffentlichung in der Reihe INSAR des Archivs der Europäischen Kommission</li></li></ul><li>2001 fürEuropaveröffentlicht – aberinzwischenAnwendung auf derganzen Welt verbreitet<br />Angeregtvom DLM Forum, finanziert von derEuropäischenKommission (IDA)<br />Ein Standard füralleBereiche: öffentlicheVerwaltung und Privatwirtschaft<br />Mittlerweilevielfachübersetzt<br />MoReq: Model Requirements for Electronic Records Management (ERM)<br />Nur Handout<br />Kroatien Tchechien Holland Frankreich Ungarn<br />Italien Portugal Russland Slowenien Spanien<br />Brasilien<br />
  237. 237. MoReq1<br /><ul><li>Unabhängig in 11 Sprachenübersetzt, bzw. in nationaleVersionenumgesetzt (z.B. Remano in den Niederlanden)
  238. 238. Referenzdokument in Finnland und Dänemark
  239. 239. GesetzlicheGrundlage in Slowenien (seit 2006)
  240. 240. Nicht in die deutsche Spracheübersetzt</li></ul>Nur Handout<br />Croatian Czech Dutch Fr<br /> ench Hungarian <br />Italian Portuguese Russian Sloveni<br /> an Spanish <br />Brasil<br />
  241. 241. MoReq2<br />Nur Handout<br />
  242. 242. MoReq2<br /><ul><li>isteineevolutionäreWeiterentwicklung von MoReq1
  243. 243. verbessert und erweitert MoReq1
  244. 244. aktualisiertMoReq1in Bezug auf neueTechnologien und Regularien
  245. 245. modularisiertMoReq1
  246. 246. nutztzahlreiche “Best Practices” und inkorporiertbewährte Standards
  247. 247. ergänztMoReq1um eineTestsuite und einZertifizierungsverfahrenfürSoftwareprodukteunterderFederführung des DLM-Forums
  248. 248. wurde am 13. Februar 2008 veröffentlicht</li></ul>Nur Handout<br />
  249. 249. MoReq2 – Die Historie<br /><ul><li>2002 Forderung des DLM Forum im Abschlussdokument der Barcelona-Konferenz zur Vervollständigung und Erweiterung von MoReq
  250. 250. 2004 MoReq2 Scoping Reportdes DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2
  251. 251. 2005 Ausschreibung des MoReq2-Projektesdurch die Europäische Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums
  252. 252. 2006 Beauftragung der ErstellungDen Auftrag erhielt wiederum die Firma Cornwell (seit Juni 2007 Serco Group) in England, die bereits MoReq1 verfasst hatte
  253. 253. 2007 ProjektdurchführungDas Projekt startete als offenes Verfahren im Februar 2007 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen
  254. 254. 2008 VeröffentlichungRequirements am 13. Februar 2008 auf Englisch; Testmaterial undXML-Schema im Laufe des Jahres 2008 erschien</li></li></ul><li>Entstehung von MoReq2: Scoping Report<br /><ul><li>MoReq2 “Scoping report”: EndversionwurdeimFebruar 2006 veröffentlicht
  255. 255. Der Scoping study report isthiererhältlich: http://tinyurl.com/5w5afk</li></ul>Nur Handout<br />
  256. 256. Editorial Board<br /> Miguel Camacho, Sadiel, Spanien<br /> Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Deutschland <br /> Paul Murphy, Finanzministerium, Irland<br /> Dr. Peter Horsman, Archiefschool, Niederlande<br /> Marc Fresko, Cornwell Management Consultants, England<br /> Anne MetteDørum, National Archives, Norway<br /> Prof. Maria Guercio University of Urbino, Italien<br /> Marie Anne Chabin, Archive 17, Frankreich<br /> Prof. Luciana Duranti, University of British Columbia, Canada<br />Nur Handout<br />
  257. 257. Die Projekt-Struktur<br />Project Officer<br />DLM Forum<br />European Commission<br />Management <br />Editorial <br />Administration<br />Team<br />Board<br />Team<br />Test Framework <br />Semi<br />-<br />Independent<br />Authoring <br />Development Team<br />Reviewer <br />Team<br />Archives <br />Specialists <br />Users <br />Vendor <br />Panel<br />Panel<br />Panel<br />Panel<br />Nur Handout<br />
  258. 258. MoReq2 Anbieter Panel<br />Fast die gesamte Records Management Industrie:<br />Nur Handout<br />
  259. 259. MoReq2 Specialists Panel<br />dpe Digital Preservation Europe (früher ERPANET)<br />document@work, Belgien<br />International Council on Archives<br />Records Management Society, England<br />Records Managers Guild, Russland<br />Scientific Archivists Group, UK & Europa<br />The Society of Archivists, Irland<br />International Records Management Trust<br />ARMA International, USA<br />Nur Handout<br />
  260. 260. MoReq2 Archives Panel<br />Archives Générales du Royaume de Belgique<br />Arhiv Republike Slovenije (Slowenien)<br />Czech Republic Ministry of the Interior<br />National Archives of Malta<br />Instituto dos Arquivos Nacionais (Portugal)<br />Statens Arkiver (Dänmark)<br />Latvijas Arhivi (Litauen)<br />Teilnahme weiterer europäischer Nationalarchive durch das DLM Forum (Archiv-Panel)<br />Nur Handout<br />
  261. 261. MoReq2 Anwenderpanel<br />ABN Amro (UK)<br />Aksiom (Croatia)<br />Artefactual Systems inc (Canada)<br />Archives of Manitoba (Canada)<br />Astra Zeneca R&D Charnwood (UK)<br />Auckland Regional Council (New Zealand)<br />Banco de Portugal (Portugal)<br />Bently Historical Library (USA)<br />BHP Billiton Archives (Australia)<br />Cactus Tecnologia (Spain)<br />Central Library of BAS (Bulgaria)<br />Cimtech (UK)<br />Citigroup (USA)<br />Commission for Social Care Inspection (UK)<br />Credit Suisse Securities (Europe) (UK)<br />CSC Australia (Australia)<br />Department of Information and Communication Studies (Namibia)<br />Derbyshire County Council (UK)<br />Digital Curation Centre, Uni. of Edinburgh (UK)<br />Dorset County Council (UK)<br />DRF and Associates (USA)<br />Electronic Office Systems (Russia)<br />Emmerson Consulting (UK)<br />Environment Agency (UK)<br />Essex County Council (UK)<br />European Central Bank (Germany)<br />European Parliament Archive and Documentation Centre (Luxembourg)<br />Federal Court of Australia (Australia)<br />Government Centre for Informatics (Slovenia)<br />Group 5 Training (UK)<br />Home Office (UK)<br />House of Lords Records Office (UK)<br />IMERGE Consulting (USA)<br />Indiana University (USA)<br />INFORA GmbH (Germany)<br />Information Handy Man (UK)<br />Information Society Development Comittee (Lithuania)<br />International Fund for Agricultural Development (Italy)<br />Isle of Man Public Record Office (UK)<br />Joint Research Centre of the European Commission )<br />Landcorp (Australia)<br />Leicestershire County Council (UK)<br />Lilly (France)<br />Lilly (USA)<br />Mid Sweden University (Sweden)<br />National Agency for Medicines (Finland)<br />National Health Insurance Fund (Bulgaria)<br />Norfolk County Council (UK)<br />Nova Scotia Archives & Records Management (Canada)<br />Outokumpu Technology PTY (Australia)<br />Petro Canada (UK)<br />University College Dublin (Ireland)<br />Varma Mutual Pensions Ins (Finland)<br />Wiltshire County Council (UK)<br />Xerox Corp. (USA)<br />Pfizer Global Pharmaceuticals (Australia)<br />Rail Corp, Information and Records Management (Australia)<br />Recordkeeping Innovation (Australia)<br />Records & Archive Services (Australia)<br />Records Management Association Australisia (Australia)<br />Riigikantselei (Estonia)<br />Royal Mail Group (UK)<br />Royal Pharmaceutical Society of GB (UK)<br />SABIC Europe (The Netherlands)<br />Salford City Council (UK)<br />Servei de Gestió Documental, ArxiusiPublicacions (Spain)<br />Service eLuxembourg (Luxembourg)<br />Servicio de Archivo y Bibliotecas del Ayuntamiento de Cartagena Archivo Municipal parque de Artilleria (Spain)<br />Sirius Systems France (France)<br />StadsarchiefAntwerpen (Belgium)<br />Staffordshire County Council (UK)<br />State Chancellery of the Republic of Estonia (Estonia)<br />Swansea CC (UK)<br />SWIM (New Zealand)<br />The Varendorff Consultancy ABN (Australia)<br />Universität Hamburg (Germany)<br />Nur Handout<br />
  262. 262. Die MoReq2 Spezifikation<br />Nur Handout<br />
  263. 263. MoReq2: Die Spezifikation<br />MoReq2 ist<br />eineSpezifikation, die die<br />Einsatzmöglichkeiteneiner<br />guten, allgemeinen<br />elektronischen Records- <br />Management-Anwendung<br />beschreibt. <br />Kostenloserhältlichunter:<br />www.MoReq.info<br />www.MoReq2.eu<br />www.MoReq2.de<br />
  264. 264. MoReq2: Die Spezifikation<br /><ul><li>235 Seiten Requirements
  265. 265. 794 Anforderungen</li></ul>Funktional – nicht-funktional<br />Obligatorisch/vorgeschrieben- wünschenswert<br />Kernanforderung - optional<br /><ul><li>Veröffentlichtals Microsoft </li></ul> Word, Microsoft Word 2007 <br /> und Adobe PDF<br /><ul><li>MetadatenModell(nicht so </li></ul>vollständigwieandere, aber<br />besserstrukturiert)<br /><ul><li>NutzungvorhandenerNormenwie ISO 15489, 17421, 23081,u.a.</li></li></ul><li>Inhalt von MoReq2<br />„Requirements“ (der eigentliche Standard)<br />Datenmodell (Anhang 9)<br />Test Framework<br />XML Schema<br />Zertifizierung<br />
  266. 266. Struktur der MoReq2 Ergebnisse<br />MoReq2.eu<br />Specification<br />Metadata model<br />Test framework materials<br />XML schema<br />Nur Handout<br />
  267. 267. MoReq2 Inhaltsverzeichnis<br />Introduction<br />Overviewof ERMS Requirements<br />ClassificationSchemeand File Organisation<br />Controls and Security<br />Retention and Disposition<br />Capturing Records and Declaring Records<br />Referencing<br />Searching, Retrieval and Presentation<br />Administrative Functions<br />Optional Modules<br />Non-Functional Requirements<br />Metadata Requirements<br />Reference model<br />
  268. 268. MoReq2 Inhaltsverzeichnis<br />Introduction<br />Overviewof ERMS Requirements<br />ClassificationSchemeand File Organisation<br />Controls and Security<br />Retention and Disposition<br />Capturing Records and Declaring Records<br />Referencing<br />Searching, Retrieval and Presentation<br />Administrative Functions<br />Optional Modules<br />Non-Functional Requirements<br />Metadata Requirements<br />Reference Model<br />Die klassischen Records <br />Management Funktionen<br />
  269. 269. MoReq2 Optionale Module<br />10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records <br />10.2 Disposition of Physical Records <br />10.3 Document Management and Collaborative Working<br />10.4 Workflow<br />10.5 Casework<br />10.6 Integration with Content Management Systems<br />10.7 Electronic signatures<br />10.8 Encryption <br />10.9 Digital Rights Management<br />10.10 Distributed Systems <br />10.11 Offline and Remote Working<br />10.12 Fax Integration<br />10.13 Security Categories <br />
  270. 270. ERM Funktionen (MoReq2) <br /> CAPTURE <br /> USE <br /> CREATE <br /> PRESERVE <br />RECORDS<br /> DESTROY <br /> TRANSFER <br /> MANAGE <br /> STORE <br />Nur Handout<br />
  271. 271. MoReq2 Anhänge<br />Appendix 1 – Reference Publications<br />Appendix 2 – Development of this Specification<br />Appendix 3 – Use of this Specification in Electronic Form<br />Appendix 4 – Acknowledgements<br />Appendix 5 – Correspondence to Other Models<br />Appendix 6 – Date Processing<br />Appendix 7 – Standards and Other Guidelines<br />Appendix 8 – Changesfromthe Original MoReq<br />Appendix 9 – Metadata Model<br />Nur Handout<br />
  272. 272. Aufbau des Standards<br />
  273. 273. • flexiblere Struktur <br />• Erweiterung des Basismoduls<br /><ul><li>Schaffung neuer optionaler Module </li></ul>• Entwicklung eines MoReq Compliance Tests <br />Inhalte von MoReq2 - generell<br />Nur Handout<br />© PROJECT CONSULT 2002<br />
  274. 274. • Speicherung von Records ohne Zuordnung zu einem Ordner (file)<br /><ul><li>Aufteilung von Ordnern: Sub-Files (Datenschutz), Bände (physische Medien) und/oder keine
  275. 275. Berücksichtigung verteilte Systeme
  276. 276. Offline- & Heimarbeit
  277. 277. Einführung von „Components“ als Bestandteile komplexer Records aus mehreren Formaten oder Entitäten
  278. 278. Automatische Erkennung von Format und Versionen von Komponenten (components)
  279. 279. Stark erweiterte Metadaten mit Orientierung an anderen internationalen Standards</li></ul>Inhalte von MoReq2 – einige Details (1)<br />Nur Handout<br />© PROJECT CONSULT 2002<br />
  280. 280. Neue Themen (im Vergl. zu MoReq1):<br /><ul><li>Digital Rights Management
  281. 281. Geschäftsprozesse (Business Processes)
  282. 282. Content Management (Web Content Management) Integration
  283. 283. Case Management (elektronische Akte, Sach- und Fall-Akten-orientierte Vorgangsbearbeitung)</li></ul>Erweiterte Themen:<br /><ul><li>Elektronische Signatur (Digital Signature)
  284. 284. Physische Records / hybride Records
  285. 285. E-Mail-Management / Fax-Integration</li></ul>Inhalte von MoReq2 – einige Details (2)<br />Nur Handout<br />© PROJECT CONSULT 2002<br />
  286. 286. <ul><li>Schaffung einer flexibleren Struktur </li></ul>Berücksichtigung nationaler Anforderungen<br />Erweiterung des Funktionenkataloges (Ergänzungen) <br />Definition optionaler Komponenten für unterschiedliche Umgebungen und Anforderungen (Ergänzungen und Verschiebungen in der Struktur)<br /><ul><li>Erweiterung des Basismoduls </li></ul>Zugriffsverwaltung (Ergänzungen) <br />Aufbewahrungsfristen und Vernichtung (Ergänzungen) <br />Export, Übertragung und Dokumentenaustausch (Ergänzungen; teilweise neu) <br />langfristige Bewahrung (Ergänzungen) <br />konkretere Fassung und Beschreibung der Metadaten (Ergänzungen)<br />Inhalte von MoReq2 – einige Details (3)<br />Nur Handout<br />© PROJECT CONSULT 2002<br />
  287. 287. <ul><li>Schaffung neuer optionaler Module</li></ul>Content-Management-Systeme (neu) <br />Verwaltung nichtelektronischer Aufzeichnungen und Hybridsysteme (vorhanden, wird zu optional verschoben) <br />Workflow (vorhanden, wird erweitert und verschoben) und Vorgangs-/Fallbearbeitung (neu) <br />Dokumentenmanagement und Collaboration (vorhanden, wird verschoben) <br />Kryptographie, Verschlüsselung, Wasserzeichen, Digital Rights Management (vorhanden, teils neu, wird verschoben) <br />Interoperabilität und Offenheit (vorhanden) <br />dezentrale Systeme (neu)<br /><ul><li>Entwicklung eines MoReq Compliance Tests</li></ul>Beurteilung von Produkten (neu) <br />Entwicklung von standardisierten Testskripten (neu) <br />Unterstützung einheitlicher MoReq-Compliance-Evaluierungen durch Tests (DLM Forum, DLM Foundation)<br />Inhalte von MoReq2 – einige Details (4)<br />Nur Handout<br />© PROJECT CONSULT 2002<br />
  288. 288. MoReq2Requirements<br />Nur Handout<br />
  289. 289. MoReq2 Introduction MoReq2 Einleitung<br />Preface: MoReq2<br />1 Introduction<br />1.1 Background<br />1.2 RelationshipbetweenMoReqand MoReq2 <br />1.3 PurposeandScopeofthisSpecification<br />1.4 Whatis an ERMS?<br />1.5 Forwhatcanthisspecificationbeused?<br />1.6 Intellectualpropertyrights<br />1.7 Emphasis and Limitations of this Specification<br />1.8 Considerationsfor individual Member States<br />1.9 CustomisingthisSpecification<br />1.10 Organisation ofthisSpecification<br />1.11 Compliance Testing<br />1.12 MandatoryandDesirableRequirements<br />1.13 Comments on thisSpecification<br />Nur Handout<br />
  290. 290. EinleitungERMS nach MoReq<br />Electronic Records Management System<br /><ul><li>Anwendungszwecke</li></ul>Primär: Anwendung für die Verwaltung von elektronischen Records<br />Sekundär: Verwaltung von physischen Objekten <br />spezielle Software-Systeme<br /><ul><li>Informationsarten</li></ul>Verwaltung „unstrukturierter“ Informationen (aus Anwendungen wie Textverarbeitung, E-Mail-Systemen etc.)<br />Keine Verwaltung von strukturierten Daten aus anderen Anwendungen wie ERP-/HR-Systemen<br />Nur Handout<br />
  291. 291. EinleitungZweck und Zielsetzung (1)<br /><ul><li>Ziel</li></ul>Spezifikationen der funktionalen Anforderungen für die Verwaltung von Records in einem ERMS (Electronic Records Management System)<br />Für die öffentliche Verwaltung und für Unternehmen<br /><ul><li>Zweck</li></ul>Unterstützung der Anwender bei der Einführung oder Bewertung von ERMS Systemen<br />Nur Handout<br />
  292. 292. EinleitungZweck und Zielsetzung (2)<br /><ul><li>In-Scope</li></ul>Identifikation und Kurzbeschreibung nicht-funktionaler Eigenschaften <br />Kurzbeschreibung eng zusammenhängender Anforderungen wie Dokumentenmanagement und die elektronische Verwaltung von physischen Objekten<br /><ul><li>Out-of-Scope</li></ul>Verwandte Themen wie Digitalisierung und andere Formen der Erstellung von Records<br />Einführung eines ERMS in der Praxis<br />Plattform- oder Sektor-spezifische Anforderungen<br />Nur Handout<br />
  293. 293. EinleitungZweck und Zielsetzung (3)<br /><ul><li>Grundannahme </li></ul>Nutzer eines ERMS sind neben Administratoren, Records Managern oder Archivaren, „normale“ Büro- und Betriebsmitarbeiter, die das ERMS im Rahmen ihrer täglichen Arbeit nutzen<br />MoReq beschränkt sich nicht nur auf das „klassische Records Management“ sondern schließt auch in Office-, ERP- und andere Anwendungen integrierte Records-Management-Funktionalität ein<br />Nur Handout<br />
  294. 294. Hinweise für einzelne Mitgliedsstaaten Kapitel “0”<br />LänderspezifischeEinleitung<br />Erlaubtesjedem Land, einzelneeigeneAnforderungenhinzuzufügen<br />Erlaubtnationale Standards (z.B. BS 4783)<br />Ergänzungendürfen denPrinzipien von MoReqnichtwidersprechen<br />Kontrolliertdurch dasDLM-Forum<br />Nur Handout<br />
  295. 295. Hinweise für einzelne Mitgliedsstaaten - Lokalisierung<br />Mögliche Inhalte des „Kapitel 0“<br /><ul><li>Übersetzung von Schlüsselbegriffen und Schlüsselkonzepten
  296. 296. Nationale rechtliche und regulative Anforderungen
  297. 297. Nationale Standards und Richtlinien zur Zugänglichkeit
  298. 298. Andere mögliche, nationale Anforderungen
  299. 299. Nationale Quellen für weitere Informationen</li></li></ul><li>Probleme deutscher Begrifflichkeit<br /><ul><li>Ist die Übersetzung der ISO 15489 „Schriftgutmanagement“ die sinnvolle Richtschnur?</li></li></ul><li>MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung <br />2 Overviewof ERMS Requirements<br />2.1 Key Terminology<br />2.2 Key Concepts<br />2.3 Entity-Relationship Model<br />Nur Handout<br />
  300. 300. 2 Overviewof ERMS RequirementsERMS Anforderungen im Überblick<br /><ul><li> beschreibt die Schlüsselbegriffe und Hauptkonzepte der </li></ul> Spezifikation und dem zugehörigen Datenmodell<br /><ul><li> enthält eine Beschreibung des Entity-Relationship-Modells, das der </li></ul> Spezifikation zu Grunde liegt<br />Nur Handout<br />
  301. 301. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung<br />3 ClassificationSchemeandFile Organisation<br />3.1 ConfiguringtheClassificationScheme<br />3.2 Classesand Files<br />3.3 Volumesand Sub-Files <br />3.4 MaintainingtheClassificationScheme<br />Nur Handout<br />
  302. 302. 3 ClassificationSchemeand File Organisation<br /><ul><li>beschreibt die Anforderungen an das Klassifikationssystem und seine Bestandteile
  303. 303. Besonderheit des MoReq2 Klassifikationssystem ist, dass Records direkt Klassen zugeordnet werden können
  304. 304. Mehrfacheinträge derselben Records sind derart umzusetzen, dass keine Duplikation stattfindet, sondern z.B. Pointer verwendet werden. </li></ul>Nur Handout<br />
  305. 305. Hauptkonzepte Klassifikationssystem (1)<br /><ul><li>Klassifikationssystem</li></ul>Repräsentation der Ablagestruktur <br />Hierarchische Ordnung<br />Begründung<br />effektive, stabile und eindeutige Organisation von Records <br />Weite Verbreitung in Europa<br />Kompatibilität zu MoReq1<br /><ul><li>Aktenplan </li></ul>konkrete Ausprägung eines Klassifikationssystems für einen spezifischen Anwendungsfall <br />in der ISO 15489 werden Klassifikationssystem und Aktenplan synonym gebraucht<br />Nur Handout<br />
  306. 306. Hauptkonzepte Klassifikationssystem (2)<br />Classification <br />scheme<br />Class<br />Class<br />Class<br />Class<br />Class<br />File<br />File<br />File<br />Class<br />Record<br />Record<br />Component<br />Nur Handout<br />
  307. 307. Hauptkonzept Klasse (1)<br />Klasse (class)<br />Teilbereich einer Hierarchie, der durch eine Linie, die von irgendeinem Punkt der Hierarchie zu allen darunterliegenden Ordnern verläuft, dargestellt wird.<br />entspricht den Begriffen „Gruppe“ oder „Serie“<br />entspricht einem Ast des Hierarchiebaums<br />eine Klasse kann andere Klassen enthalten<br />Bezeichnung für alle Ordner, Records etc., die einer Klasse zugewiesen sind<br />Nur Handout<br />
  308. 308. Hauptkonzept Klasse (2)<br />Classification<br />scheme<br />Class<br />Class<br />Class<br />Class<br />Class<br />File<br />File<br />File<br />Class<br />Record<br />Record<br />Nur Handout<br />
  309. 309. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung<br />4 Controls and Security<br />4.1 Access <br />4.2 Audit Trails<br />4.3 Backup and Recovery<br />4.4 Vital Records <br />Nur Handout<br />
  310. 310. 4 Controls and Security<br /><ul><li>erläutert die Anforderungen an Kontrolle und Sicherheit
  311. 311. führt das Konzept der „Vital Records“ ein
  312. 312. Vital Records entsprechen geschäftskritischen Aufzeichnungen und sind in der Datensicherung und Wiederherstellung besonders zu behandeln, so dass eine Kennzeichnung über Metadaten-elemente notwendig ist
  313. 313. Geschäftskritische Aufzeichnungen sind solche, die essentiell für die Fähigkeit einer Organisation sind, ihre Geschäftsfunktionen auszuführen und für den Schutz der langfristigen finanziellen und rechtlichen Interessen eines Unternehmens relevant sind</li></ul>Nur Handout<br />
  314. 314. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung <br />5 Retention and Disposition <br />5.1 Retention and Disposition Schedules<br />5.2 Review of Disposition Actions<br />5.3 Transfer, Export and Destruction <br />Nur Handout<br />
  315. 315. 5 Retention and Disposition<br /><ul><li>BefasstsichmitAufbewahrungs- und Aussonderungs-regeln, die eine der Kerneigenschaften des Records Management sind
  316. 316. Verwaltung von Aussonderungsmaßnahmen und der Transfer, Export oder die Vernichtung von Records nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
  317. 317. Konflikte mehrerer widersprüchlicher Regelungen für ein Objekt müssen erkannt und verwaltet werden
  318. 318. Werden Records transferiert, exportiert oder vernichtet ist immer der Metadaten-Stub aufzubewahren, der Informationen zu Lösch- oder Transferdatum enthält, dem verantwortlichen Nutzer und den ursprünglichen Eigenschaften des Records.</li></ul>Nur Handout<br />
  319. 319. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung<br />6 Capturing Records and Declaring Records<br />6.1 Capture <br />6.2 Bulk importing <br />6.3 e-Mail Management <br />6.4 Record Types<br />6.5 Scanning and Imaging <br />Nur Handout<br />
  320. 320. 6 Capturing Records and Declaring Records<br /><ul><li>Informationserfassung, insbesondere in den Bereichen:</li></ul> Capture<br /> Massenimport<br /> E-Mail Management<br /> Dokumententypen<br /> Scanning<br />Bildverarbeitung<br /><ul><li> Standard-Anforderungen sind hier u.a. die automatische </li></ul> Übernahme von Metadaten, Versions-Handhabung und die <br /> Vermeidung von Mehrfach-Ablage und Inkonsistenzen<br />Nur Handout<br />
  321. 321. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung<br />7 Referencing<br />7.1 Classification Codes <br />7.2 System Identifiers<br />Nur Handout<br />
  322. 322. 7 Referencing<br /><ul><li>beschreibt die Identifizierung und Referenzierung von Klassen und Entitäten innerhalb des Systems
  323. 323. Es wird dabei zwischen „System Identifier“ und „Classification Codes“ unterschieden
  324. 324. aus den Klassifikationskennzeichen ergibt sich über die Verkettung der Kennzeichen über die Hierarchieebenen hinweg das vollqualifizierte Klassifikationskennzeichen, das eindeutig für jede Entität ist </li></ul>Nur Handout<br />
  325. 325. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung<br />Searching, Retrieval and Presentation<br />8.1 Search and Retrieval<br />8.2 Presentation: Displaying Records<br />8.3 Presentation: Printing<br />8.4 Presentation: Other<br />Nur Handout<br />
  326. 326. 8 Searching, Retrieval and Presentation<br /><ul><li>Zugriff auf abgelegte Objekte
  327. 327. befasst sich mit den Themen Suche und Retrieval sowie der Anzeige und der Ausgabe von Records in Druckformat
  328. 328. hervorzuheben ist die Unterstützung umfangreicher Suchfunktionen wie Boolesche Operatoren, Wild Cards, Thesaurus nach ISO 2788, ISO 5964 und andere</li></ul>Nur Handout<br />
  329. 329. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung<br />9 Administrative Functions<br />9.1 General Administration<br />9.2 Reporting<br />9.3 Changing, Deleting and Redacting Records<br />Nur Handout<br />
  330. 330. 9 Administrative Functions<br /><ul><li>beschreibt die Anforderungen an die administrativen Funktionen in einem ERMS
  331. 331. Klassische Inhalte sind hier die Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung und System-Monitoring
  332. 332. Ebenfalls dargestellt sind die Ausnahmefunktionen wie Löschen, Ändern und Redigieren von Records, die nur von einem dedizierten Records Manager durchgeführt werden sollten, und ementsprechend als Administrationsfunktionen abgebildet sind.</li></ul>Nur Handout<br />
  333. 333. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung <br /> Optional Modules<br />10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records <br />10.2 Disposition of Physical Records <br />10.3 Document Management and Collaborative Working<br />10.4 Workflow<br />10.5 Casework<br />10.6 Integration with Content Management Systems<br />10.7 Electronic signatures<br />10.8 Encryption <br />10.9 Digital Rights Management<br />10.10 Distributed Systems <br />10.11 Offline and Remote Working<br />10.12 Fax Integration<br />10.13 Security Categories <br />Nur Handout<br />
  334. 334. 10 Optional Modules<br />Kapitel 10 erläutert die optionalen Module:<br /><ul><li>die Verwaltung nicht-elektronischer Ordner und Records
  335. 335. die Aussonderung von Papier-Records
  336. 336. Dokumentenmanagement und kollaboratives Arbeiten
  337. 337. Workflow und Geschäftsprozessmanagement für vordefinierte und Ad-hoc-Workflows
  338. 338. Vorgangs- und Fallbearbeitung
  339. 339. Integration mit Content Management Systemen
  340. 340. Elektronische Signaturen
  341. 341. Verschlüsselung
  342. 342. Digital Rights Management
  343. 343. Verteilte Systeme
  344. 344. Offline und Remote Arbeit
  345. 345. Faxintegration, über eine API für die Kopplung mit dem Fax-Server
  346. 346. Sicherheitskategorien </li></ul>Nur Handout<br />
  347. 347. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung <br />11 Non-Functional Requirements<br />11.1 Ease of Use<br />11.2 Performance and Scalability<br />11.3 System Availability <br />11.4 Technical Standards<br />11.5 Legislative and Regulatory Requirements<br />11.6 Outsourcing and Third Party Management of Data <br />11.7 Long Term Preservation and Technology Obsolescence<br />11.8 Business Processes<br />Nur Handout<br />
  348. 348. 11 Non-Functional Requirements<br />Kapitel 11 beschreibt die nicht-funktionalen Anforderungen, die nicht Teil der Zertifizierungstests sind und nur als Leitfaden zu verstehen sind:<br /><ul><li>Benutzerfreundlichkeit
  349. 349. Performanz und Skalierbarkeit
  350. 350. Systemverfügbarkeit
  351. 351. Technische Standards
  352. 352. Rechtliche und regulative Anforderungen
  353. 353. Outsourcing und externe Datenverwaltung
  354. 354. Langzeitarchivierung und technische Veralterung
  355. 355. Prozessorientierte Funktionen der Anwendung</li></ul>Nur Handout<br />
  356. 356. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung<br />12 Metadata Requirements<br />12.1 Principles<br />12.2 General Metadata Requirements <br />Nur Handout<br />
  357. 357. 12 Metadata Requirements<br /><ul><li>Kapitel 12 beschreibt die generellen Anforderungen an die Metadaten
  358. 358. Das Metadatenmodell wird mit all seinen Elementen in Anhang 9 beschrieben.</li></ul>Nur Handout<br />
  359. 359. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung <br />13 Reference model <br />13.1 Glossary<br />13.2 Entity-Relationship Model <br />13.3 Entity Relationship Narrative<br />13.4 Access Control Model<br />Nur Handout<br />
  360. 360. 13 Reference model <br /><ul><li>Kapitel 13 enthält das Entity-Relationship- Referenzmodell
  361. 361. dieses wird in Anhang 9 „Metadatenmodell“ referenziert</li></ul>Nur Handout<br />
  362. 362. MoReq2 AppendicesMoReq2 Anhänge<br />Appendix 1 – Reference Publications<br />Appendix 2 – Development of this Specification<br />Appendix 3 – Use of this Specification in Electronic Form<br />Appendix 4 – Acknowledgements<br />Appendix 5 – Correspondence to Other Models<br />Appendix 6 – Date Processing<br />Nur Handout<br />
  363. 363. MoReq2 AppendicesMoreq2 Anhänge<br />Appendix 7 – Standards and Other Guidelines<br />7.1 Standards <br />7.2 Other Guidance<br />7.3 AccessibilityGuidelinesand Resources <br />7.4 Digital Preservation Guidelines<br />7.5 Graphical Model ofRelationshipof MoReq2 with Other Guidance<br />Nur Handout<br />
  364. 364. MoReq2 AppendicesMoreq2 Anhänge<br />Appendix 8 – Changesfromthe Original MoReq<br />1 Changesthatare not Backwards-Compatible<br />2 RelationshipbetweenSections<br />Nur Handout<br />
  365. 365. Nicht-abwärtskompatible Änderungen zu Moreq1<br /><ul><li>Direkte Ablage von Records in Klassen
  366. 366. Unterordner und Bände
  367. 367. Umkehrung der Definitionen von Darstellung (presentation) und Rendition
  368. 368. Aussonderungs-Sperren
  369. 369. Metadaten-Modell (nunmehr über 120 Attribute)</li></ul>Nur Handout<br />
  370. 370. MoReq2 AppendicesMoreq2 Anhänge<br />Appendix 9 – Metadata Model<br />9.1 Introduction<br />9.2 Audit Trail <br />9.3 Implicit and Explicit Metadata<br />9.4 Principles<br />9.5 Presentational Conventions<br />9.6 Naming Conventions<br />Anhang 9 ist als eigenständiges Zusatzdokument publiziert!<br />Nur Handout<br />
  371. 371. MoReq2 AppendicesMoreq2 Anhänge<br />Appendix 9 – Metadata Model<br />9.7 Metadata Elements <br /> 9.7.1 ClassificationSchemes<br /> 9.7.2 Classes, Files, Sub-Files, Volumes, Records<br /> 9.7.3 Records Redactions<br /> 9.7.4 MetadataStubs<br /> 9.7.5 RecordTypes<br /> 9.7.6 Components<br /> 9.7.7 Retention and Disposition Schedules, DisposalHolds<br /> 9.7.8 Agents (Users, Groups andRoles)<br /> 9.7.9 Entities/Agents<br />Nur Handout<br />
  372. 372. HauptkonzeptUser and administrative roles (1)<br /><ul><li>Nutzer: jeder, der die Berechtigung hat, mit dem ERMS zu arbeiten
  373. 373. Rolle, entspricht Nutzerprofil</li></ul>Verantwortlichkeiten <br />funktionale Rechte <br />von mehreren Nutzern geteilt<br /><ul><li>Administratoren (administrative roles) </li></ul>Verwaltung der Records selbst <br />betrachten Records als Entitäten, unabhängig von Inhalt oder Geschäftszusammenhang <br />Verwalten von Hardware, Software und Speicher für das ERMS <br />Verwaltung der Sicherung und Performanz der Lösung<br />Nur Handout<br />
  374. 374. HauptkonzeptUser and administrative roles (2)<br /><ul><li>Anwender (User roles) </li></ul>Nutzung der Records <br />Dokumente hinzufügen <br />Records suchen und finden <br />interessieren sich v.a. für den Inhalt der Records und weniger für die Verwaltung<br />Nur Handout<br />
  375. 375. MoReq2 IntroductionMoReq2 Einleitung<br />Appendix 9 – Metadata Model<br />9.8 Metadata Elements Cross-Reference Aids<br /> 9.8.1 Requirements Cross-Referenced to Metadata Elements<br /> 9.8.2 Numerical listing of Metadata Elements<br />9.9 Customisation Notes for Metadata Requirements<br />Nur Handout<br />
  376. 376. Beispiele<br />Nur Handout<br />
  377. 377. MetadatenModell<br /><ul><li>Das kompletteMetadatenModell
  378. 378. 345 Elementeunter 158 IDs
  379. 379. Vorsicht in derAnwendung:beinhaltetFehler
  380. 380. ISO 23081 konform
  381. 381. Metadatenfür Records
  382. 382. Basis für XML Schema
  383. 383. DerGroßteilder MoReq2-User kann diesesMetadatenModellignorieren</li></ul>Nur Handout<br />
  384. 384. Datenmodell<br />Reference model<br /><ul><li>Entity-Relationship Modell</li></ul>Nur Handout<br />
  385. 385. Nur Handout<br />
  386. 386. Capture Subsysteme<br />Detaillierte Anforderungen für:<br /><ul><li>E-Mail Integration
  387. 387. Abfrage von Subsystemen
  388. 388. Faxserver</li></ul>Nur Handout<br />
  389. 389. Workflow<br /><ul><li>Integration mit Records Verwaltungsfunktionen</li></ul>z.B. eine Workflow Instanz ist ein Record<br /><ul><li>Erlaubt auch Unterbrechungen von Records-Management-Prozessen, um andere ECM-Anwendungen zu benutzen</li></ul>Nur Handout<br />
  390. 390. Integration in ein Content Management System<br /><ul><li>Ermöglicht den Austausch von Records mit Content ManagementSystemen (CMS)
  391. 391. Transmitting copies
  392. 392. Common repository
  393. 393. Spezielle Web-CMS-Funktionalität,z.B. für “style sheets”
  394. 394. Berücksichtigung von CMS-Metadaten
  395. 395. befasstsichmitVersionen
  396. 396. Audit trail</li></ul>Nur Handout<br />
  397. 397. MoReq2 XML Schema<br />Nur Handout<br />
  398. 398. MoReq2 XML-Schema Entitäten<br />MoReq2-Class.xsd - Class entity definition.<br />MoReq2-Component.xsd - Componenet entity definition.<br />MoReq2-Entity_Agent.xsd - Entity Agent relationship definition.<br />MoReq2-File.xsd - File entity definition.<br />MoReq2-Group.xsd - Group entity definition.<br />MoReq2-Record.xsd - Record entity definition.<br />MoReq2-Record_Redaction.xsd - Record Redation definition.<br />MoReq2-Record_Type.xsd - Record Type definition.<br />MoReq2-Retention_And_Disposition.xsd - Retentional & disposition schedule definition.<br />MoReq2-Role.xsd - Role entity definition.<br />MoReq2-Sub-File.xsd - Sub-File entity definition.<br />MoReq2-User.xsd - User entity definition.<br />MoReq2-Volume.xsd - Volume entity definition<br />Nur Handout<br />
  399. 399. XML Schema<br /><ul><li> Spezifiziert ein Standard Austauschformat
  400. 400. Basiert auf dem Metadatenmodell
  401. 401. Erlaubt den Austausch von </li></ul> - Electronic Records<br /> - Aggregationen (Akten, Klassen etc.)<br /> - Klassifikations-Schemata <br /><ul><li>Vorgesehen hauptsächlich für Software-Anbieter</li></li></ul><li>MoReq2 Conformance Testing<br />Nur Handout<br />
  402. 402. Test Framework Material<br /><ul><li>Entwickelt von der imbus AG
  403. 403. Über 1000 Seiten
  404. 404. Konform mit IEEE 829 - Standard for Software Test Documentation
  405. 405. Referenziert eindeutig zur Spezifikation und detailliert dieSpezifikation
  406. 406. Komponenten kombinier zur Anpassung an spezifische Testszenarien und Funktionsumsetzungen in Produkten
  407. 407. Beinhaltet
  408. 408. Test -Daten
  409. 409. Testskripte und und Anweisungen
  410. 410. Erwartete Ergebnisse
  411. 411. Hauptsächlich gedacht für Software-Unternehmen;</li></ul> kann aber auch von Anwenderunternehmen für dieDurchführung von Tests und Abnahmen benutzt werden<br />
  412. 412. Conformance Tests <br /><ul><li>MoReq2 Test Framework</li></ul>Dokumentation zum Testen der Übereinstimmung eines ERMS mit MoReq2 abhängig von „Obligatory“ und „Optional“ sowie „Core Module“ und „Optional Module“<br />Durchführung in definierten Hard- und Software-Umgebungen (Angabe in der Zertifizierung) <br />Es gibt nur die Bewertung „Erfüllt“ oder „Nicht-erfüllt“<br /><ul><li>Testbarkeit der Kriterien</li></ul>Y formal testbare Anforderung<br />z.B. minimal 3 Hierarchiestufen im Klassifikationssystem<br />N nicht formal testbare Anforderung <br />z.B. Unterstützung des Klassifikationssystems des Unternehmens <br />P teilweise testbare Anforderung. <br />z.B. unbegrenzte Anzahl Hierarchiestufen<br />Nur Handout<br />
  413. 413. MoReq2 - Status<br />Nur Handout<br />
  414. 414. Status der Übersetzungen<br /><ul><li>Veröffentlicht- Elektronische Version:Februar 2008- gedruckte Version:Oktober 2008
  415. 415. EinigeKritik auf GrundderLänge und Kom-plexität
  416. 416. Übersetzungenhabenbegonnen und laufenweiter, obwohlMoreq2010 in Ent-wicklungist</li></li></ul><li>Anwendung von MoReq2: Nutzung in Ausschreibungen<br /><ul><li>Bedachte Anwendung von MoReq2 bei Ausschreibungen: nicht einfach alles kopieren!</li></ul> Individuelle Anpassung an die Anforderungen<br />Heraussuchen der für den Anwendungsfall relevanten Kriterien<br />Nutzung der optionalen Module, da hier die Effizienzpotentiale im Prozess-Management liegen<br />Hinzufügen individueller Anforderungen, besonders für:<br />Integration in andere Systeme<br />Allgemeine Anforderungen sind zu spezifizieren (z.B. Performance) <br />Rollen- und Zugriffskontrollen<br />Notwendige zusätzlichen Metadaten und Funktionalität<br />Nur die Veränderungen (Ergänzungen) von MoReq2 in der Ausschreibung veröffentlichen<br />Alle Änderungen die an der Basisspezifikation vorgenommen werden, müssen in der Ausschreibung hervorgehoben werden<br /><ul><li>Zertifizierte Software-Produkte werden in 2009 verfügbar sein!</li></ul>Nur Handout<br />
  417. 417. 2.3 DoD 5015.2<br />
  418. 418. DoD 5015.2 - Fokus<br /><ul><li>USA (und Kanada)
  419. 419. Militär & militärnahe Industriebetriebe
  420. 420. In einigen Bereichen auch sonstige öffentliche Verwaltung
  421. 421. Maßstab für Records Management und Enterprise Content Management seitens der Anbieter (besonders in den USA)
  422. 422. Zertifizierung</li></li></ul><li>DoD 5015.2<br /><ul><li>DoD 5015.2: Standard des amerikanischen „Department of Defense“ für Dokumentenmanagement
  423. 423. Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen</li></ul>Informationsmanagement<br />Systemmanagement<br /><ul><li>Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 Records Management geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein
  424. 424. Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzenden Bereich anbieten wollen
  425. 425. Zuletzt aktualisiert 2006</li></li></ul><li>DoD 5015.2 - Auszug<br />It is DoD policy to:<br />4.1. Create, maintain, and preserve information as records, in any media, that document the transaction of business and mission in wartime and peacetime to provide evidence of DoD Component organization, functions, policies, procedures, decisions, and activities.<br />4.2. Manage records effectively and efficiently in compliance with this Directive […] while protecting the legal and financial rights and interests of the Government and of persons affected by the Government’s activities.<br />4.3. Manage all records in any media used for creation or storage, in accordance withapprovedrecordsschedules.<br />
  426. 426. 2.4 Auswahl weiterer internationaler Standards <br />Nur Handout<br />
  427. 427. Internationale Standards im ERMS- Umfeld<br />ERM Terminologie<br />
  428. 428. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Erstellen und Erfassen von Records<br />Nur Handout<br />
  429. 429. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Erstellen und Erfassen von Records<br />Nur Handout<br />
  430. 430. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Klassifikation von Records<br />
  431. 431. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Klassifikation von Records<br />Nur Handout<br />
  432. 432. Internationale Standards im ERMS- Umfeld<br />Zugriffskontrollen/Sicherheitstechniken in der Informationstechnik<br />Nur Handout<br />
  433. 433. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden<br />Nur Handout<br />
  434. 434. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Aufbewahrungsfristen und Vernichtung<br />Nur Handout<br />
  435. 435. Internationale Standards im ERMS- Umfeld<br />Metadaten<br />
  436. 436. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Metadaten<br />
  437. 437. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Metadaten<br />Nur Handout<br />
  438. 438. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Auffinden und Präsentieren<br />Inhaltliche Erschließung<br />Nur Handout<br />
  439. 439. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Übermittlung<br />Migration<br />
  440. 440. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Langzeitarchivierung/Digital Preservation<br />
  441. 441. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Langzeitarchivierung/Digital Preservation<br />
  442. 442. Internationale Standards im ERMS- Umfeld<br />Dokumentenformate<br />
  443. 443. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Software Zertifizierung<br />
  444. 444. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Software Zertifizierung<br />Nur Handout<br />
  445. 445. Internationale Standards im ERMS- Umfeld<br />Software Zertifizierung<br />
  446. 446. Internationale Standards im ERMS-Umfeld<br />Software Zertifizierung<br />
  447. 447. Internationale Standards im ERMS- Umfeld<br />Rechtliche Empfehlungen<br />Nur Handout<br />
  448. 448. ERM bezogene Standards<br />DOD 5015.2<br />GUID<br />ISO 15801, 12654<br />XML<br />ISO 12033<br />Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601<br />PDF/A<br /> CAPTURE <br /> USE <br />ISO 18492, OAIS<br />RFC 2821, 2822, TIFF, JPEGISO 216<br />X.509, XKMS<br /> CREATE <br /> PRESERVE <br />PDF/A<br />RECORDS<br />ISO 12037<br /> DESTROY <br /> TRANSFER <br /> MANAGE <br /> STORE <br />MoReq2, ISO 15489<br />ISO 15801, 12654<br />ISO 12142<br />DOD 5015.2<br />
  449. 449. Diskussionspunkte<br /><ul><li>Ist MoReq2 tot? Worin liegt der fortschrittliche Aspekt von MoReq2?
  450. 450. Welche Standards sind wichtig? Sollte man sich nur nach Industriestandards in Massenprodukten richten?
  451. 451. Records Management ist in Deutschland unbekannt. Ist der Begriff Schriftgutverwaltung aus der ISO 15489 sinnvoll?</li></li></ul><li>3 Aktuelle Entwicklungen in der Standardisierung:MoReq2010, ICA-Req und neue ISO-Normen<br />
  452. 452. 3.1 MoReq2010<br />
  453. 453. MoReq2 Roadmap<br />
  454. 454. MoReq2010<br /><ul><li>Projekt zur Überarbeitung von MoReq (Model Requirementsforthe Management of Electronic Records) des DLM-Forum
  455. 455. Nach Vorgaben des MoReq Governance Boards (MGB)
  456. 456. Sehr „England-lastig“
  457. 457. Projektarbeit in zwei Phasen gegliedert
  458. 458. Konzeptuelle Zusammenarbeit (Juli– September 2010)
  459. 459. Besprechung und Weiterarbeit des ersten Entwurfs (seit September 2010)</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeDas Projekt-Team<br />
  460. 460. MoReq2010 – Consultation Portal<br />
  461. 461. MoReq2010 – was ist anders?<br /><ul><li>Mit der Neufassung werden die Kriterien für die Zertifizierungstest neu angepasst
  462. 462. Es sind angepasste Versionen bzw. Ergänzungen für bestimmte Branchen wie öffentliche Verwaltung, Pharma, Finanz-Industrie etc. geplant
  463. 463. Um MoReq mehr Rückhalt in der ECM-Branche zu verschaffen sind Kooperationen mit nationalen und internationalen Verbänden wie ARMA, ICA, AEDOC Digital, APROGED, DIMO, DOCU-MENT@WORK und anderen geplant</li></ul>Nur Handout<br />
  464. 464. MoReq2010 Work ProgrammeInhalt<br />Zielsetzung:<br /><ul><li>Entwicklung und Eingrenzung von obligatorischen Kernanforderungen in Zusammenhang mit Compliance
  465. 465. Vereinfachung der Übergänge von obligatorischen zu freiwilligen Anforderungen
  466. 466. Flexibilität und Skalierbarkeit der MoReq2010 Spezifikation
  467. 467. Entwicklung einer Kooperation zur zukünftigen Weiterentwicklung von MoReq2010
  468. 468. Rationalisierung und Modernisierung von MoReq</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeDas Projekt<br /><ul><li>Entwicklung und Bearbeitung von MoReq2010 durch die Expert Review Group (ERG), bestehend aus diversen Beratern
  469. 469. Von der Europäischen Kommission gewählt und finanziert</li></ul>Nur Handout<br />
  470. 470. MoReq2010 Work ProgrammeDie Projekt- Arbeit<br />Gegliedert in zwei Phasen:<br />Konzeptuelle Zusammenarbeit (seit Juli 2010)<br /><ul><li>Berater der Expert Review Group (ERG) diskutieren die notwendigen Änderungen für die MoReq2010 Spezifikation
  471. 471. Ziel: Dokumententwurf </li></ul>Zusammenarbeit am Entwurf (seit 06.09.2010)<br /><ul><li>Kommentare der Berater der ERG zu jeweiligen Entwürfen der Spezifikation</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 1 - Spezifikation<br /><ul><li>Publikationsformat
  472. 472. Web-basedspecification, die ausreichend indexiert wird, um von Suchmaschinen erfasst zu werden
  473. 473. Einzelne Module als PDF herunterladbar
  474. 474. Namensänderung
  475. 475. Von Model Requirementsforthe Management of Electronic Records zu MoReq2010:</li></ul>MODEL REQUIREMENTS FOR RECORDS MANAGEMENT SYSTEMS<br /><ul><li>schließt alle Records ein, nicht nur elektronische</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 1 - Spezifikation<br /><ul><li>Architektur der Spezifikation
  476. 476. Grundgedanke modularisierter Aufbau
  477. 477. Flexibilität und individueller Einsatz möglich
  478. 478. Grunddokument mit obligatorischen Anforderungen (pluggablearchitecture)
  479. 479. Erweiterbare Elemente/Module und eventuelle branchenabhängige Zusatzanforderungen (extensible architecture)</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 1 - Spezifikation<br />
  480. 480. MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 1 - Spezifikation<br /><ul><li>Versionierung der einzelnen Module
  481. 481. Aktualisierung individueller Bestandteile von MoReq2010
  482. 482. Langer Bestand der Spezifikation gewährleistet
  483. 483. Compliance Button
  484. 484. Notwendiges Tool zur Erkennung von Applikationen / Implementationen, die den Compliance-Anforderungen von MoReq2010 entsprechen oder nicht
  485. 485. Nicht-funktionale Anforderungen
  486. 486. Standardisiertes Inhaltsverzeichnis für alle Dokumente</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 1 - Spezifikation<br />Aufbau der funktionalen Anforderungen<br />
  487. 487. MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 2 – Managing Records<br />Fokus gesetzt auf:<br /><ul><li>Klassifikation von Records
  488. 488. Erfassung/Sammlung von Records
  489. 489. Zusammenstellung von verwandten Records</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeDas High-level von MoReq2010<br />
  490. 490. MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 2 – Managing Records<br /><ul><li>Klassifikation der Records
  491. 491. Hierarchisches Klassifikationsschema
  492. 492. Facettenklassifikation und „Social“-Klassifikation (Folksonomy) werden in Erwägung gezogen
  493. 493. Erfassung/Sammlung von Records
  494. 494. Als Plug-in-Module
  495. 495. Zusammenstellung verwandter Records
  496. 496. File collection
  497. 497. Case Collection (Zusammenstellung nach Fall/Projekt)
  498. 498. Verbindung von elektronischen und physischen Records (Referenzierung) innerhalb einer Sammlung</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 2 – Managing Records<br /><ul><li>Simple Records und zusammengesetzte Records
  499. 499. Unterscheidung von einfachen Records, und solchen, die aus mehreren Komponenten bestehen
  500. 500. Besondere Systemanforderung, die diverse Datentypen unterstützt (HTML, CSS, Web etc.)
  501. 501. „Fortlaufende“ Records
  502. 502. Zum Beispiel „streamingmediarecords“ (Videos, Live-Streams, Podcasts)
  503. 503. Externe Records
  504. 504. Referenzen auf elektronische oder physische Records bei Speicherung der zugehörigen Metadaten im Records Management System</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 3 – Zugangskontrolle<br />
  505. 505. MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 3 – Zugangskontrolle<br /><ul><li>Grundsätzliche Unterscheidung zwischen Nutzergruppen und Rollen-basierte Zugängen zum System</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 3 – Zugangskontrolle<br />Unterscheidung der Rollen:<br />
  506. 506. MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 4 – Laufzeit und Entsorgung<br /><ul><li>Modulübergreifender, einheitlicher Prozess
  507. 507. Einheitliche Terminologie
  508. 508. Versionskontrollen
  509. 509. Nur auf Records Collections anwendbar, nicht auf ganze Klassen</li></li></ul><li>MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 4 – Laufzeit und Entsorgung<br />
  510. 510. MoReq2010 Work ProgrammeConsultation – Teil 4 – Laufzeit und Entsorgung<br />
  511. 511. MoReq2010 Work ProgrammeZukünftige Entwicklungen<br /><ul><li>Entwicklung eines konkreten Entwurfs der Spezifikation
  512. 512. Entwurf wird erneut auf dem Portal (http://contribute2moreq.eu/) zur Kommentierung freigegeben
  513. 513. Erneute Revision der Ergebnisse im Herbst 2010
  514. 514. Endgültige Version der Spezifikation nach weiterer Besprechung der Expert Review Group gegen Ende 2010 erwartet</li></li></ul><li>3.2 ICA – Requirements International Council on Archives<br />
  515. 515. ICA-Req - Fokus<br /><ul><li>Allgemein gehalten
  516. 516. Auch für Mittelstand (SME)
  517. 517. Auch für Entwicklungsländer
  518. 518. Häufig „archivisch“ gedacht
  519. 519. Zertifizierung geplant
  520. 520. Bei der ISO als Norm eingereicht</li></li></ul><li>ICA - International Council on Archives<br /><ul><li>Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF)
  521. 521. Die Endversion des Standards wurdedem ICA Kongress 2008 in Kuala Lumpur präsentiert.
  522. 522. Dieser Standard setzt auf verschiedeneInformationselemente, wobeijedesausfolgendenTeilenbesteht:</li></ul> a. demNamen des Elementes<br /> b. einem Statement zumZweck des Elementes<br /> c. einem Statement zu den Regeln und Daten- Constraints, die auf das Element anwendbarsind<br /> d. womöglich, Beispiele, die verdeutlichen, wie die Regelzuimplementierenist<br />
  523. 523. ICA - ReqPrinciples and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments<br /><ul><li>Das Ziel dieses Projektes ist es, global einheitliche Prinzipien und funktionelle Anforderungen an Software, die zum Erzeugen und Managen von elektronischen Records eingesetzt wird, zu definieren.</li></li></ul><li>ICA - ReqPrinciples and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments<br /><ul><li>Die Suite von Richtlinien und funktionellen Anforderungen ist in drei Modulen organisiert:</li></ul>Module 1Overviewand Statement ofPrinciples<br />Module 2GuidelinesandFunctionalRequirementsfor Electronic Records Management Systems<br />Module 3GuidelinesandFunctionalRequirementsfor Records in Business Systems<br />
  524. 524. ICA-ReqModule 1 - Overview and Statement of Principles<br /><ul><li>Ziel: Regelwerk, welches alle global gängigen Prinzipien und funktionale Anforderungen von Records Management vereint und aufeinander abstimmt, damit
  525. 525. Effektivität und Effizienz im Recordkeeping,
  526. 526. Records Management Lösungen die Compliance -Anforderungen gerecht werden und
  527. 527. Bewusstsein für das automatisierte Recordkeeping</li></ul>gewährleistet werden können.<br />
  528. 528. ICA-ReqModule 1 – Guiding Principles (1)<br />Richtlinien für Records<br /><ul><li>Geschäftsinformationen (in elektronischer Form) müssen wirksam und zugleich glaubwürdig als Beweis erhalten werden
  529. 529. Geschäftsinformationen müssen durch ein ausgereiftes Metadatenschema ihrem jeweiligen Kontext zugeordnet werden können
  530. 530. Geschäftsinformationen müssen den entsprechenden Nutzern so lange wie nötig barrierefrei zur Verfügung stehen und auffindbar sein
  531. 531. Geschäftsinformationen müssen strukturiert und prüfbar „entsorgt“ werden können</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 1 – Guiding Principles (2)<br />Richtlinien für das System<br /><ul><li>Business Information Management als Hauptbestandteil der Business Prozesse
  532. 532. Standardisierte Metadaten als eine Grundvoraussetzung für die Erfassung und Verwaltung von Business Prozessen im Records Management
  533. 533. Modifizierbarkeit der Records notwendig, um zeit-, system- und plattform-unabhängig migriert werden zu können
  534. 534. Keine proprietären, sondern offene und technologisch neutrale Standards verwenden</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 1 – Guiding Principles (3)<br /><ul><li>Hard- und Software unabhängige Migrations-Schnittstellen
  535. 535. Die Umgebung für die Aufbewahrung von Business Information muss sicher sein, d.h. vor unerlaubten Veränderungen geschützt aber erlaubte Modifikationen der Records werden dokumentiert
  536. 536. System-generierte und automatisierte Metadatenvergabe gewährleistet gleichmäßigen Workflow
  537. 537. Nutzerorientierte, einfache Gestaltung der Systeme erforderlich</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 1 – Implementation Issues (1)<br />Komponenten für eine erfolgreiche Systemeinführung:<br />Policy Framework<br /><ul><li>Anleitung und Support für ein Business Information Management, das diverse Hilfestellungen und Eingrenzungen bietet (Verantwortlichkeiten, Vorgehensweisen, Klassifikationsschemen, Metadaten Modelle)</li></ul>Business Prozess Analysen<br />Analyse der einzelnen Aufgabenbereiche und Abläufe vor Implementierung eines Management Systems<br />
  538. 538. ICA-ReqModule 1 – Implementation Issues (2)<br />Projektmanagement<br />Sorgfältige Planung und Beobachtung der anstehenden Projektphasen, um Erfolg und Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten<br />Change Management<br />Bei der Implementierung neuer Software darf der menschliche Faktor nicht unterschätzt werden. Verantwortung und gegebenenfalls neue Rollenverteilung bei den Endnutzern müssen berücksichtigt werden.<br />Risiko Management<br />Eine Risikobeurteilung sollte in der früher Planungsphase erfolgen<br />
  539. 539. ICA-ReqModule 1 – Implementation Issues (3)<br />Nachhaltigkeit<br />Erhalt und Weiter- Entwicklung des neuen, automatisierten Systems notwendig<br />Weiterbildung der Mitarbeiter/der Nutzer<br />Neue technische Herausforderungen erfordern entsprechende Schulungen/Workshops um die Fähigkeiten der Mitarbeiter anzupassen<br />Qualitätsmanagement<br />Beobachtung und Auswertung der Entwicklungen, die durch die Implementierung entstanden sind<br />Konfigurations-Management<br />Um sicher zugehen, dass die neue Software in die vorhandenen IT-Strukturen passen, muss auch hier eine Kontrolle erfolgen<br />
  540. 540. ICA-ReqModule 1 – Implementation Issues<br />Risiken mindern, indem<br /><ul><li>die richtige Software ausgewählt wird
  541. 541. Kompatibilitätsprobleme von vornherein gemieden werden
  542. 542. Kommunikation mit End-Nutzern betrieben wird
  543. 543. einzelne Projektphasen richtig eingeschätzt und umgesetzt werden
  544. 544. Workshops und Trainings rechtzeitig durchgeführt werden</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – functionalrequirements<br />Die funktionalen Anforderungen an Records Management nach ICA-Req:<br /><ul><li>Erstellen (Create)
  545. 545. Erhalten (Maintain)
  546. 546. Verbreiten (Disseminate)
  547. 547. Verwalten (Administer)</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – functionalrequirements<br />Capture (Erfassen)<br /> Elektronische Records Management Systeme müssen die Inhalte, die Struktur und den Kontext der Daten (Records) so erfassen, dass sie einen authentische und glaubwürdige Spiegelung der damit verbundenen Geschäftstätigkeit darstellen. Dabei muss jedes Record mit einem Unique Identifier versehen sein, um seine Auffindbarkeit zu gewährleisten.<br /> > Point of Capture forMetadata<br />
  548. 548. ICA-ReqModule 2 – Capture Process<br />Anforderungen an das ERMS:<br />Integration diverser Business Applications in das ERMS, unterschiedliche Datenformate<br />Hinweise auf „andersartige“ Record-Formate<br />Nicht-autorisierte Änderungen und Löschung des Dokuments während der Capture-Phase verhindern<br />Manuelle Benennung der Records ermöglichen<br />Administrator, der in Eigenverantwortung die Metadatenvergabe für die Records bestimmen und ändern kann.<br />Störmeldungen bei nicht-erfolgreichen, nicht vollständig oder korrekt erfassten Records.<br />
  549. 549. ICA-ReqModule 2 – Metadaten<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Records müssen eindeutig in Zusammenhang mit einem bestimmten Geschäftsprozess gebracht werden können
  550. 550. sie müssen mit einem standardisierten (nach ISO 23081) Metadatenschema versehen werden
  551. 551. das Metadatenschema muss, entsprechend autorisiert, individuell verwaltet und somit angepasst werden können
  552. 552. eine automatische Metadatenentnahme aus bereits bestehenden Formaten (z.B. Erstellungssoftware) sollte erfolgen.</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Gruppierung verwandter Records (1)<br /><ul><li>Miteinander verwandte Records bilden Datensätze, die auf die gleiche Geschäftstätigkeit abgebildet werden können (gleicher Kontext).
  553. 553. Diese Verwandtschaft der Records lässt sich durch die gemeinsamen Metadaten ermitteln, mit denen die einzelnen Dokumente versehen sind (Titel, Datum, Autor etc.)</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Gruppierung verwandter Records (2)<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Sicherstellen, dass alle erfassten Records zu einer bestimmten Anhäufung/Gruppierung innerhalb des Systems gehören
  554. 554. Korrekte Metadatenvergabe und korrekte Referenzierung zwischen den Dateien und somit effektives Retrieval
  555. 555. Uneingeschränkte Anzahl der erfassten Records innerhalb des ERMS
  556. 556. Dem Nutzer alle Referenzen eines Dokuments innerhalb eines ERMS zeigen, ohne Duplikate zu erstellen.</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Datenimport<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Datenimport/Export innerhalb unterschiedlicher ERM-Systeme, Dokumenten-Management-Systeme und Workflow-Applications
  557. 557. Datenimport ohne Verluste oder Veränderung der Datenstruktur und Inhalte
  558. 558. Datenimport inklusive Metadaten
  559. 559. Referenzen innerhalb der Datensätze müssen erhalten bleiben, referenzierte Dateien ebenso
  560. 560. Formatunabhängiger Import (Text- Web- und Email- und Datenbankformate)</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Klassifikationsschema (1)<br />Ein hierarchisches Klassifikationsschema vereinfacht in einem ERMS das Erfassen, das Wiederfinden und das Verwalten eines Records.<br /><ul><li>Es bestimmt die Klassen/Gruppen innerhalb des ERMS
  561. 561. Es verknüpft verwandte Records miteinander
  562. 562. Es legt den jeweiligen Erstellungskontext eines Records fest (Geschäftskontext)</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Klassifikationsschema (2)<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Kompatibilität mit bereits vorhandenen Klassifikationsschemas (z.B. aus DMS)
  563. 563. Hierarchische Darstellung mit mindestens drei Ebenen (Funktion, Tätigkeit, Durchführung)
  564. 564. Kontrollierter Wortschatz und Thesaurus als Grundlage der Klassifikation
  565. 565. Keine starren Strukturen (begrenzte Anzahl an Ebenen), auch individuelle Verwaltung der Dateien auf unterschiedlichen Ebenen möglich</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Zugang und Erhaltung <br />Maintain (Erhalten)<br /><ul><li>Zugangsberechtigungen für bestimmte Datensätze
  566. 566. Bei großen Datenmengen schwierig zu managen, sogenanntes „Tracking“ wird eingesetzt
  567. 567. Offline Storage, Referenzierung zu entsprechenden Records
  568. 568. Tracking-Feature wird für die Nachvollziehbarkeit des geänderten Speicherplatzes benötigt.</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Zugang und Sicherheit<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Vollständigkeit der Records durch Zugangsberechtigungen gewährleisten
  569. 569. Änderungen des Records dokumentieren
  570. 570. Administrative Kontrolle
  571. 571. Zugangsverwaltung durch Systemadministratoren</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Retention und Beseitigung<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Sogenannte „disposalauthorities“ erstellen, das heißt Berechtigungen zur Löschung, Archivierung und den Transfer von Records festlegen
  572. 572. Administrative Verwaltung der Berechtigungen
  573. 573. Automatisierte Verfahren für Retention anwenden
  574. 574. Genaue Anweisungen für den Administrator, wann welche Records wohin transferiert oder gelöscht werden sollen.</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Migration, Export und Zerstörung<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Datenformat-, Volumen und Größe-unabhängiger Transfer und Export der Datensätze auf allen Ebenen
  575. 575. Datentransfer ohne Veränderung der Inhalte, Strukturen und Referenzen
  576. 576. Migration und Export inklusive Metadatenschema
  577. 577. Fehlermeldungen bei eventuell auftretenden Fehlern während Migration/Export
  578. 578. Administrative Berechtigung </li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – functionalrequirements<br />Disseminate (Verbreiten)<br /><ul><li>Entsprechende Suchanfragenformulierungen innerhalb des ERMS
  579. 579. Retrieval, also die Auffindbarkeit der gesuchten Information/Records
  580. 580. Wiedergabe der gesuchten und gefundenen Information</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Suchen, Finden, Wiedergeben<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Nutzer-definierte Parameter für die Suche nach Information
  581. 581. Suche erfolgt auf allen Ebenen der Klassifikationshierarchie und via Metadatenschema
  582. 582. Alle Formate, Dateigrößen und Speicherorte innerhalb des Systems werden berücksichtigt
  583. 583. Text-/Kontextabhängige Suche möglich
  584. 584. Individuell, vom Admin anpassbare Suchfeldoptionen
  585. 585. Freitextsuche und/oder Suche mit Boolschen Operatoren (AND ,OR etc.)</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Suchen, Finden, Wiedergeben<br /><ul><li>Suchen, Finden und Wiedergeben so einfach wie bei Suchmaschinen
  586. 586. Speichern von Suchanfragen, Suchbegriffen, die oft benutzt werden
  587. 587. Suchbegriff-Vervollständigung, Begriff-Vorschläge
  588. 588. Kontrolliertes Vokabular, Thesaurus hinterlegt
  589. 589. Relevanz-Ranking der Suchergebnisse, Vorschau-Funktion
  590. 590. Vollständige Darstellung der Suchergebnisse durch korrekte Datenwiedergabe</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – functionalrequirements<br />Administer (Verwalten)<br /> Systemadministratoren verwalten System-Parameter, Back-up und wieder hergestellte Dateien und erstellen entsprechende Systemberichte. Zudem ist der System-Administrator für die Nutzerverwaltung zuständig.<br />
  591. 591. ICA-ReqModule 2 – Administratorfunktionen<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Zugang zu allen erforderlichen Schnittstellen zwischen Nutzern und System
  592. 592. Verwaltung der System-Parameter
  593. 593. Recovery und Rollback im Falle eines Systemversagens
  594. 594. Back-up von Datensätzen und entsprechenden Metadaten
  595. 595. Übersicht in Speicherkapazitäten
  596. 596. Vergabe bestimmter „Rollen“ an Nutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen.
  597. 597. Zugriff auf alle Einstellungen des Systems und Berechtigung zur Anpassung, Veränderung </li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Berichterstattung<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Anzahl der Datensätze, Volumen und Speicherkapazität
  598. 598. Transaktion von Datensätzen, Nutzerverwaltung
  599. 599. Verwaltungskomponente für das sogenannte Reporting</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 2 – Back-up und Recovery<br />Anforderungen an das ERMS:<br /><ul><li>Automatisierte Back-up und Recovery Verfahren
  600. 600. Gegebenenfalls periodische Verwaltung von Back-up Verfahren durch Admin (individuelle Intevalle, alternative Speicherorte für Back-ups)
  601. 601. Zugangsgeschützte Back-ups
  602. 602. Möglichkeit für System-Nutzer, bestimmte Records als besonders wichtig und deshalb als Back-up würdig zu kennzeichnen</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 3: Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems<br />Die funktionalen Anforderungen an Records Management zur Gewährleistung von Glaubwürdigkeit, Vollständigkeit und Authentizität der Records nach ICA-Req:<br /><ul><li>Auswahlkriterien für Records
  603. 603. Strategien zur Bestimmung von Records
  604. 604. Analyse der Geschäftsprozesse
  605. 605. Was gilt als beweiskräftig?
  606. 606. Was muss deshalb aufbewahrt werden?</li></li></ul><li>ICA-ReqModule 3: Anforderungen an die Beweiskraft<br />Schritt 1: Bestimmen der Funktion, Aktivität und der Transaktionen einzelner Geschäftsprozesse<br /><ul><li>Analyse der Geschäftsprozess-Dokumentation, des Workflows und der damit verbundenen Abläufe
  607. 607. Berücksichtigung unterschiedlicher Output-Systeme
  608. 608. Berücksichtigung aller Ebenen und aller Refernzen eines Dokuments, bzw. eines Datensatzes </li></li></ul><li>ICA-ReqModule 3: Anforderungen an die Beweiskraft<br />Schritt 2: Analyse der erforderlichen Beweise für die jeweilige Funktion, Aktivität oder Transaktion eines Arbeitsprozesses<br /><ul><li>Gesetzliche Anforderungen
  609. 609. Regulatorische Vorgaben
  610. 610. Compliance Anforderungen
  611. 611. Codes ofbestpractice
  612. 612. Unternehmensspezifische Policies, Codes ofconducts
  613. 613. Analyse mit Hilfe von ISO/TR 26122-2008 und AustralianDIRKS Manual </li></li></ul><li>3.3 ISO-Normen<br />
  614. 614. Neufassung der Records Management Normen bei der ISO<br />„Alt“: ISO 15489 > bleibt zwar, aber … <br />„Neu“: ISO Normengruppe 3030x<br /> ISO 16175<br />
  615. 615. ISO/DIS 30300 Management system for records – Fundamentals and vocabularyISO/DIS 30301 Management systemforrecords – Requirements<br />
  616. 616. Neue ISO-Normen für Records Management<br /><ul><li>Aktuelle Umfrage ISO TC (technicalcommitee) 046 SC 11 ‘Archives/Records Management’
  617. 617. Aus dem ISO/TC 046/SC 11 liegen die Draft International Standards ISO/DIS 30300 und ISO/DIS 30301 zur Kommentierung bis 12.10.2010 vor -> Entwürfe!</li></li></ul><li>Neue ISO-Normen für Records Management<br />Scope SC 11 – ‚Archives/Records Management’<br /><ul><li>Standardization of principles for the creation and management of documents, records and archives as evidence of transactions and covering all media including digital multimedia and paper.
  618. 618. Standardisierte Prinzipien zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Records und Archiven, welche als Belege für geschäftliche Vorgänge dienen und alle hierfür verwendeten Medientypen berücksichtigt werden.</li></li></ul><li>ISO/DIS 30300 – Information and documentation <br />Inhalt:<br />Management Standards für Records<br />Fundamentale Erläuterungen zu Begrifflichkeiten <br />Kernprinzipien eines RM-Systems<br />Terminologie und Definitionen RM-Systeme betreffend<br />
  619. 619. ISO/DIS 30300 – Information and documentation <br />Management system for records - Fundamentals and vocabulary<br />Zielsetzung: <br /><ul><li>Grundsätze und Prinzipien zur Anwendung eines Records Management Systems (elektronisch und physisch)
  620. 620. Beschreibung prozessorientierter Ansätze
  621. 621. Spezifizierung der Rollen für das „Top Management“
  622. 622. Definitionen der angewandten Terminologie innerhalb der ISO/DIS 30300 </li></li></ul><li>ISO/DIS 30300 – Information and documentation <br />Anwendbar in Unternehmen, die<br />planen, ein Records Management System zur Unterstützung und Optimierung ihrer Geschäftstätigkeit zu implementieren,<br />sich vergewissern wollen, ob ihr vorhandenes RMS noch regelkonform ist,<br />Konformität erlangen möchten, indem sie<br />eine Selbsteinschätzung ihres Unternehmens machen möchten<br />Ihre bisherige Selbsteinschätzung durch eine externe Organisation bestätigt haben möchten<br />eine Zertifizierung ihres RMS durch eine externe Organisation anstreben<br />Nur Handout<br />
  623. 623. ISO/DIS 30301 Management systemforrecords - Requirements<br />Inhalt:<br /><ul><li>Funktionale Anforderungen an ein RM-System
  624. 624. Voraussetzungen für eine Zertifizierung des RM-Systems nach ISO/DIS 30301</li></li></ul><li>ISO/DIS 30301 Management systemforrecords - Requirements<br />Management system for records - Requirements <br />Zielsetzung:<br /><ul><li>Spezifizierung von Anforderungen an ein Records Management System
  625. 625. Richtlinien für eine Records Management Policy innerhalb eines Unternehmens
  626. 626. Hilfestellung zur Erreichung von optimalen Unternehmenszielen durch die Implementation eines regelkonformen RM-Systems
  627. 627. Bezieht sich auf unterschiedlichste Organisationsformen</li></li></ul><li>ISO/DIS 30301 Management systemforrecords - Requirements<br />Anwendbar in Unternehmen, die<br />es in Erwägung ziehen ein ausgereiftes und regelkonformes RM-System zu implementieren und dieses nachhaltig aufrecht zu erhalten,<br />Gewissheit bezüglich der Konformität ihrer bisherigen Records Management Policy erlangen wollen,<br />die grundsätzlich Konformität erlangen wollen, indem sie<br />eine Selbsteinschätzung ihres Unternehmens machen möchten<br />Ihre bisherige Selbsteinschätzung durch eine externe Organisation bestätigt haben möchten<br />eine Zertifizierung ihres RMS durch eine externe Organisation anstreben<br />
  628. 628. ISO/DIS 30300 und ISO/DIS 30301Angestrebte Vorteile<br /><ul><li>Einheitliche und weltweit geltende Standards
  629. 629. Sicherheit und Compliance-Anforderungen entsprechend bei gewissenhafter Anwendung
  630. 630. Compliance auf nationaler und internationaler Ebene
  631. 631. Unterstützung im Risk Management, sowie im Reputation Management
  632. 632. Weniger redundante Informationen im Unternehmen
  633. 633. Konsistenter Informationsfluss
  634. 634. Weniger Verwaltungsaufwand
  635. 635. etc..</li></li></ul><li>ISO/DIS 30300 und ISO/DIS 30301Unterschiede zur ISO 15489<br /><ul><li>Die neuen (MSR Standards) ISO Normen beziehen sich hauptsächlich auf die standardisierte Kontrolle und das Management von Unternehmensprozessen innerhalb des Records Managements (Policies, Mitarbeiterführung, Planung und Aufsicht etc..)
  636. 636. ISO 15489 bezieht sich mehr auf die betriebsbedingten Aspekte bezüglich Records Management
  637. 637. Bei der ISO 15489 geht um die Records, um ihre Kontrolle und die damit verbundenen Prozesse
  638. 638. Grundsätzlich basieren die MSR Standards aber auf der ISO 15489!
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