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[DE] PROJECT CONSULT Newsletter 20090226
 

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PROJECT CONSULT Newsletter 20090226 | Ausgabe zum 10jährigen Jubiläum des PROJECT CONSULT Newsletter am 26. Februar 2009 | Zahlreiche Gastebiträge in Deutsch (und Englisch) | 133 Seiten ...

PROJECT CONSULT Newsletter 20090226 | Ausgabe zum 10jährigen Jubiläum des PROJECT CONSULT Newsletter am 26. Februar 2009 | Zahlreiche Gastebiträge in Deutsch (und Englisch) | 133 Seiten

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    [DE] PROJECT CONSULT Newsletter 20090226 [DE] PROJECT CONSULT Newsletter 20090226 Document Transcript

    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Einführung einer digitalen Akte .......................................... 69 Inhalt Electronic Invoicing – Quo Vadis?....................................... 71 Editorial............................................................................... 2 E-Mails sicher aufbewahren – Betriebsprüfungen 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter ............................ 2 überstehen....................................................................... 71 Unternehmen & Produkte ............................................... 3 Enterprise 2.0 – Das Ende der Community ist der Actiware erweitert seine AWELOS-Suite.............................. 3 Beginn von benutzergenerierten Tools ....................... 74 Autonomy kauft Interwoven .................................................. 4 Enterprise Content Management im Web 2.0- Zeitalter ........................................................................... 77 Docuware mit SaaS................................................................... 4 Auch Enterprise 2.0-Content muss verwaltet EMC mit Langzeitarchivierung .............................................. 5 werden............................................................................. 78 Iron Mountain: Archivierung für Apple ............................... 6 Fachmessen - unverzichtbare Kodak kauft Scanner-Bereich von Böwe Bell & Kommunikationskanäle im Marketing-Mix............... 78 Howell................................................................................ 6 It’s the culture, stupid............................................................ 79 OPTIMAL SYSTEMS und Across mit Joy-Of-Use............................................................................... 80 automatischer Übersetzung ............................................ 6 Krise, Geschäft, Wachstum und Zukunft - SER mit ILM Lösung für MOSS.............................................. 7 Die Wettbewerbskraft nicht gefährden ....................... 81 Märkte & Trends ............................................................... 8 Künftige Datenspeicher für die digitale CeBIT 2009 Preview.................................................................. 8 Archivierung................................................................... 82 DRT Trends 2009 ...................................................................... 8 Lebenslanges Lernen – Frommer Wunsch oder Messen & Kongresse ...................................................... 12 gelebte Realität? ............................................................. 86 DLM Forum Konferenz in Prag............................................ 12 MIKE2 - An Open Methodology for Information Management ................................................................... 88 Artikel................................................................................ 13 Mit Ergonomie die Akzeptanz von ECM- Arbeitszeiten und Arbeitskosten in Projekten .................... 13 Lösungen steigern ............................... 90 Auswahl von Portaltechnologie ........................................... 15 Neue Anforderungen an die Aufbewahrung Breaking the Barriers of traditional Records betrieblicher Datenbestände ......................................... 90 Management ................................................................... 16 Prozesse flexibler gestalten ................................................... 93 Der „menschliche Faktor“ in Projekten ............................... 21 Records Management. Integration von ECM vs. ECM.......................................................................... 23 Prozessführung und Dossierführung.......................... 94 Information as an asset .......................................................... 27 RDF: Das neue XML?............................................................. 99 Made in Germany – Made for the USA ............................... 28 SharePoint & ECM – Lösungen für SharePoint / Metadata Standards – ein Weg zur Repository MOSS 2007 .....................................................................100 übergreifenden Suche? .................................................. 31 Social Publishing ...................................................................102 Publikation, Qualität, Reputation......................................... 32 Verkanntes Medium Dokument .........................................105 Gastbeiträge ..................................................................... 40 Viele Features, wenige Standards .......................................107 Archivierung und Security - aktueller denn je ................... 40 Vom Papier ins Netz.............................................................108 Bedeutung der Posteingangssteuerung für Was ist “Collaboration”?......................................................110 Bausparkassen ................................................................ 43 Wikis als Werkzeuge für Wissensmanagement Beweisqualität elektronischer Dokumente.......................... 44 innerhalb von Organisationen.....................................112 BPM Round-Trip Engineering – Vision und Wortmüll aus der ECM-Werbung ......................................115 Wirklichkeit..................................................................... 46 Zahn der Zeit nagt am optischen Archiv ...........................116 Compliance – Fluch oder Chance? ....................................... 52 Leserbriefe ...................................................................... 118 Cooperation between archives in the EU ............................ 54 Congratulations!....................................................................118 Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard .............................. 55 Herzliche Glückwünsche .....................................................118 Die digitale Patentakte: Prozessunterstützung bei Leiten statt leiden ..................................................................119 der elektronischen Patentverwaltung.......................... 57 Quo vadis, PROJECT CONSULT – quo vadis, Die elektronische Rechnung als Voraussetzung für ECM? ..............................................................................120 schnelle Buchungsprozesse, zügiges Berichtswesen und „fast close“..................................... 59 Zum zehnjährigen Geburtstag des PROJECT CONSULT-Newsletters................................................121 Digitale Aktenführung in der Verwaltung – Veränderung braucht Akzeptanz und In der Diskussion.......................................................... 122 Kommunikation.............................................................. 62 E-Mail-Management .............................................................122 DMS – nur eine Messe oder wie werden drei Das dunkle Zeitalter .............................................................123 Buchstaben zur Erfolgs-Marke einer Branche ............ 64 Recht & Gesetz .............................................................. 124 ECM im Zeichen verbindlicher Bundeskabinett beschließt Gesetzentwurf zur Geschäftskommunikation ............................................. 66 Regelung von Bürgerportalen .....................................124 EIM entwickelt sich zur konzerninternen Shared BGH-Urteil zu E-Mail & Elektronischer Signatur.............124 Service Plattform ............................................................ 68 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 1 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter EU-Kommission will Rechnungssignatur wir uns entschlossen, den Inhalt noch stärker auf unsere abschaffen...................................................................... 124 Kunden und auf unsere Branche auszurichten - und der Die GDPdU & die OFD Rheinland..................................... 125 Newsletter wandelte sich so immer mehr zu unserer Kun- Normen & Standards .................................................... 125 den-Fach-Zeitschrift. Das positive Feedback und Bezugsan- UMID ..................................................................................... 125 fragen außerhalb von Redaktionen und Kundenkreis führte XRepository........................................................................... 125 folglich im Herbst 1999 zum noch heute bestehenden Modell des Bezugs über Abonnements. Im September 1999 kostete Open Methodology for Managing Information das einfache Abonnement 342,50 DM – der Preis 2009 von Assets ............................................................................. 126 175 Euro ist somit über 10 Jahre konstant geblieben. Die XDOMEA 2.0......................................................................... 126 Zusendung des Newsletters war damals wie heute für unse- Neues von Nestor ................................................................. 126 re Kunden und für akkreditierte Redaktionen kostenfrei. Zu PROJECT CONSULT News ........................................ 127 diesem Zeitpunkt war der Newsletter noch mit einer zwei- CDIA+ Zertifizierung – neue Kurse in 2009 ..................... 127 bis dreiwöchigen Erscheinungsweise konzipiert und entspre- Records Management 2009.................................................. 127 chend kürzer als die Ausgaben der letzten Jahre. Im Herbst PROJECT CONSULT Vorträge ........................................... 128 war auch das Layout soweit konsolidiert, dass es bis heute Quiz – Mitmachen und Gewinnen bis 20.03.09 ................ 128 (mit geringeren Modifikationen) Bestand hat. Das Zielfor- Aktuelles auf unserer Webseite .......................................... 129 mat mit zwei Spalten war und ist der Papier-Ausdruck vor Ort bei den Empfängern, weil sich längere Texte am Bild- ECM Top Ten Februar 2009................................................. 129 schirm schlecht lesen lassen. Somit ist der PROJECT CON- Benchpark ECM Top Drei Februar 2009............................ 130 SULT Newsletter eigentlich eine ganz normale Fachzeit- „DTX“ – PROJECT CONSULT Document schrift mit ISSN und allem was dazu gehört – mit dem ein- Technology Index ......................................................... 131 zigen Unterschied: Drucken muss man selbst. Dies führte Vor 10 Jahren .................................................................. 132 auch dazu, dass wir uns bei Bildern und grafischen Spiele- Newsletter Ausgabe 19990226 ............................................ 132 reien von Anfang an eingeschränkt haben – und sogar auf Marlene’s Weblinks ...................................................... 132 ein gestaltetes Deckblatt verzichten. Pure Information steht AMPLITEC, ceyoniq, DocuPortal, EASY Software, im Vordergrund. Im Sommer 1999 waren auch die inhaltli- e-Spirit, d.velop, Grau Data, Janich & Klass, microform chen Rubriken, die Sie heute noch wiederfinden, definiert. Impressum ...................................................................... 133 Informationen zu Unternehmen und Produkten mit eigen- Newsletter-Bestellformular ......................................... 133 ständiger Kommentierung und Bewertung. Berichte zu Trends und Märkten, Kongressen und Messen. Wesentliche Einhefter Themen waren von Anfang an rechtliche Aspekte des Do- CDIA+ 2009………………………………zwischen Seite 20 | 21 kumentenmanagements und Normen & Standards in diesem Records Management Roadshow 2009……zwischen Seite 40 | 41 Umfeld. Ein Klassiker unter den ständigen Artikelthemen sind die „DRT Trends“ – eine jährliche Analyse der Ent- wicklungen im Markt für Document Related Technologies. Genauso dazu gehört die jährliche Schwerpunktausgabe zur DMS EXPO, der wichtigsten Messe der Branche. Diese Editorial Sonderausgaben wurden zum Teil auch gedruckt auf der DMS EXPO verteilt. Unsere Rubrik „In der Diskussion“ 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter griff seit 1999 aktuelle Themen der Branche auf oder besetzte Am 26.02.1999 erschien der erste PROJECT CONSULT selbst neue Topics. Bereits im Jahr 1999 erschien unser ers- Newsletter. Längst noch nicht in der Form ausgereift, weni- ter DTX, das Document Technology Börsenbarometer. In ge Seiten stark, aber der Ursprung der Jubiläumssonderaus- den Zeiten des Neuen Marktes war die Entwicklung an der gabe des Newsletter, die heute vor Ihnen liegt, bzw. Ihren Börse ein ständiges Thema. Inzwischen erscheint diese Rub- Bildschirm füllt. Für die Gestaltung der Jubiläumsausgabe rik aber nur noch wenige Male im Jahr. Dafür kamen im haben wir Abonnenten, Kollegen, Journalisten, ehemalige Lauf der Jahre andere Rubriken wie z.B. die regelmäßige Mitarbeiter und Kunden eingeladen, uns Gastbeiträge und Auswertung der Daten von Benchpark.de/ECM hinzu. Uns Leserbriefe einzureichen. Ihnen gilt der Dank für diese „et- lag dabei immer viel daran, das eigenständige Profil der was längere“ Ausgabe unseres Newsletter! PROJECT CONSULT Newsletter zu bewahren. In seinem Leserbrief „Zum zehnjährigen Geburtstag des PROJECT Natürlich hat der Newsletter auch eine Vorgeschichte. Be- CONSULT-Newsletters“ hat der Herausgeber der Zeit- reits in den 90er Jahren hatte PROJECT CONSULT für schrift Passwort, Dr. Willi Bredemeier dieses Profil gewür- Fachverbandsredaktionen Newsletter zusammengestellt und digt. Herzlichen Dank, Kollege Bredemeier! veröffentlicht, d.h. immer wieder Artikel, Pressemitteilun- gen, Interviews und Analysen zur Verfügung gestellt. Die Zu unserem eigenständigen Profil gehört, dass sich der losen, unregelmäßigen Beiträge wurden dann in Gestalt der PROJECT CONSULT Newsletter ausschließlich durch A- ersten Newsletter zusammengefasst. Zielgruppe waren in bonnements, das Marketing-Budget von PROJECT CON- den ersten drei Ausgaben Redaktionen, Journalisten und ei- SULT und den Arbeitseinsatz unserer Beraterkollegen trägt. nige unserer Kunden. Bereits mit der vierten Ausgabe haben Es gibt keine Anzeigen, keine Advertorials, keine Beeinflus- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 2 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter sung durch Anbieter im Markt. PROJECT CONSULT legt Studierenden zeigen. In regelmäßig durchgeführten Befra- hier besonderen Wert auf die Unabhängigkeit der Berichter- gungen unserer Leser wurde die inhaltliche Qualität hoch stattung, die schon zu manch bösem Brief von kommentier- gelobt, mancher Tippfehler (Nobody is perfect, weder wir ten Anbietern geführt hat, sich jedoch nur in drei Ausnah- noch Word) und das zweispaltige Format aber kritisiert men in Gegendarstellungen oder Korrekturen niedergeschla- (zum Format sagen wir hier nichts mehr …). Die Redaktion, gen haben. Die Inhalte des PROJECT CONSULT Newslet- das sind Silvia Kunze-Kirschner (SKK, Marketing), Dr. Ul- ter spiegeln aber nicht nur die Entwicklungen am Markt rich Kampffmeyer (Kff, Geschäftsführer) und ein bis drei wieder, sondern auch das Projektgeschehen. Produkte wer- Teilzeitkräfte. Zurzeit sind in unserem Dokumentations- den immer dann kommentiert, wenn sie von einem unserer und Redaktionsteam Kathrin Mohr (KM), Carsten Müns- Berater als interessant erachtet werden oder eine mögliche ter(CaM) und Sebastian Meiser(SMe) tätig, die uns neben Rolle in einem Projekt spielen könnten oder gespielt haben. Ihrem Studium der Wirtschaftspädagik, Logistik und Infor- Die PROJECT CONSULT Newsletter Redaktion verfolgt matik mit viel Elan und aktuellem Uni-Know-how unter- den Markt und schlägt die Themen vor, die dann von unse- stützen. Hinzukommen unsere Berater als fachliche Input- ren Beratern einer näheren Betrachtung und Kommentie- Geber und Autoren von Kommentaren und Artikeln. rung unterzogen werden. Dies schlägt sich dann besonders Die Ausgabe 20090226 ist die 136. Newsletterausgabe (das in den Rubriken „Unternehmen & Produkte“, „Normen & Jubiläum zur 100sten Ausgabe hatten wir verpasst und ho- Standards“ und „Recht & Gesetz“ nieder. Übrigens, der len dieses gleich mit der 10jährigen Jubiläumsausgabe nach). Name der Rubrik „Marlenes Weblinks“, in der sich Nach- Man könnte jetzt noch zahllose Statistiken aufführen, wie richten sammeln, die nicht in der Rubrik „Unternehmen & viele tausend Seiten, wie viele hundert Artikel und Kom- Produkte“ von unseren Beratern besprochen wurden, geht mentare, wie oft neue wichtige Themen, warum mal 18 und zurück auf eine Mitarbeiterin, die als erste für die Rubrik warum mal nur 10 Ausgaben im Jahr, usw. Aber damit wol- verantwortlich war. Den Redaktionsprozess kann man auch len wir Sie als Leser nicht behelligen. Uns kommt es auf die in einem Vortragsfolienset nachvollziehen: Botschaft, die Inhalte, an – und die Rolle des Newsletters in Coextant_Newsletter_Uebersetzung_Handout_20070913. unserer Beratungstätigkeit. Newsletter, Artikel und Bücher Hier wird zugleich eine weitere Besonderheit des PROJECT zu verfassen ist nicht die primäre Aufgabe von PROJECT CONSULT Newsletters deutlich. In den Jahren 2002 bis CONSULT. Wir sind Berater und wollen mit unserem 2006 haben wir parallel zur deutschen Ausgabe automati- Newsletter einen Teil unseres Know-hows unseren Kunden sche Übersetzungen in Englisch, Französisch, Russisch und und der Branche zugänglich machen. Der Newsletter spie- Spanisch erstellt. Diese wurden anfangs manuell in ein gelt die Einschätzungen von PROJECT CONSULT und Newsletter-Portal auf Basis von Lotus Notes, später in ein PROJECT CONSULT Mitarbeitern wieder. Der Newsletter Portal auf Basis von Sharepoint eingestellt. Dieses Portal ist stellt unsere Sicht auf den ECM-Markt besonders im heute als das Newsletterarchiv mit Volltext-Recherche- deutschsprachigen Raum dar. So weiß jeder Leser, wo und Möglichkeit verfügbar: http://pcnewsletter.coextant.info/. wofür PROJECT CONSULT steht und mit welchen The- Für die Erstellung und den Betrieb des Portals sind wir men wir uns gerade auseinandersetzen. Paul Caspers von der Firma Coextant zu großem Dank ver- pflichtet. Die automatisch erstellten Übersetzungen hatten Wir freuen uns, wenn Sie unsere Auseinandersetzung mit natürlich ihre inhaltlichen Übersetzungsprobleme, weshalb dem Markt auch zukünftig als Leser und Feedback-Geber wir diese Publikationsform auch nach dem Wegfall unseres begleiten. ursprünglichen Übersetzungspartners wieder eingestellt ha- Ihre Newsletter-Redaktion 2009 ben. Ein wichtiger Nebeneffekt war aber die Entwicklung von Technologien, um automatisiert und formatgetreu zu (Kff/SKK/SMe/CaM/KM) publizieren. Hieraus entwickelte sich die Plattform http://www.DOXTOP.com, die heute als allgemeine, freie Publikationsplattform im Internet verfügbar ist. Seit 2001 haben wir uns entschlossen, den Newsletter auch Unternehmen & Produkte kostenfrei im Internet verfügbar zu machen. Allerdings nicht tagesaktuell – dies ist nur unseren Abonnenten vorbe- Actiware erweitert seine AWELOS-Suite halten - sondern nach einer dreimonatigen Wartefrist. Ne- Mit AWELOS Global Documentation & Reporting ben unserem Archivportal findet man den Newsletter auf wird ACTIWARE auf der CeBIT 2009 eine neuartige unserer Homepage und auf einigen anderen Webseiten. Dies Anwendung präsentieren, die Dokumentationsvorga- trägt auch dem Umstand Rechnung, dass der Newsletter ben im Hinblick auf Software, Verfahren und Prozesse weiträumig kursiert, auch wenn dies nach den Abonne- mentsbedingungen nicht zulässig ist. Die Auswertung der transparent und mit geringem Aufwand realisieren uns zugänglichen Webstatistiken zeigt, dass manche News- sowie dauerhaft aktuell halten kann. Zudem sollen letterausgaben bis zu 6000mal aufgerufen wurden (die ECM-relevante Prozesse (wie Klassifizierung, Indizie- „Renner“ sind hier natürlich immer die Ausgaben vor der rung, Strukturaufbau, Rechtevergabe und Workflow- CeBIT und vor der DMS EXPO). Und auch die älteren Start) sowie Verarbeitungsschritte von Dokumenten Ausgaben finden immer noch Leser, wie uns Anfragen von (z.B. die Druckdatenverarbeitung, Barcode-Erkennung, Ablage aus Word, Excel, Outlook oder dem File- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 3 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter System) über eine zentrale Instanz regelbasiert vorge- Autonomy kauft Interwoven nommen werden. Mit dem neuen Modul will AWE- Der Archivlösungsspezialist Autonomy hat den ECM- LOS seine Integrationssuite AWELOS weiter ausbauen und WCM-Spezialisten Interwoven für rund 775 Milli- und Kunden noch mehr Flexibilität als auch Durch- onen Dollar übernommen. Autonomy verstärkt durch gängigkeit bieten. Derzeit können die ECM-Systeme die Übernahme sein Angebot an Software für die revi- ELOprofessional, ELOenterprise sowie der Microsoft sionssichere Archivierung und weitere ECM- Office SharePoint Server unterstützt werden. (CaM) Komponenten. Interwoven bringt einen erheblichen Infobox Actiware Zuwachs an Funktionalität mit und stärkt damit auch URL: http://www.actiware-cms.de/ die Position von Autonomy. Vorbehaltlich einer Zusa- Firmierung: ACTIWARE GmbH ge der Aktionäre könnte die Übernahme bis zum zwei- Stammsitz: Angelburg ten Quartal 2009 abgeschlossen sein. (CaM) GF/CEO/MD: Michael Bender Börse: ./. Infobox Autonomy Zuletzt behandelt im ./. URL: http://www.autonomy.com Benchpark Rating: ./. DRT-Markt Eintrag ./. Firmierung: Autonomy Germany URL press releases: Press releases Stammsitz: Frankfurt Produktkategorien: DMS GF/CEO/MD: Dr. Michael Lynch CeBIT Stand-Nr. Halle 3, Stand C40 Börse: WKN:915400 Zuletzt behandelt im Newsletter 20081219 Benchpark Rating: ./. PROJECT CONSULT Kommentar: DRT-Markt Eintrag ./. Selbstdokumentierende Dokumentenmanagement-, ECM- URL press releases: Press releases Produktkategorien: Klass, ECM, Search und Archivsysteme – eine alte Forderung! Eigentlich müsste CeBIT Stand-Nr. ./. jedes System, dass auf die sichere und vollständige Verwal- tung von Daten und Dokumenten ausgelegt ist, doch auch PROJECT CONSULT Kommentar: in der Lage sein, die eigenen Parameter, Einstellungen und Konfigurationen nebst Veränderungen zu dokumentieren. Man entsinnt sich noch gut an die Hi-Flyer der Dot-Com- Eigentlich eine Selbstverständlichkeit – und so hat dies Ära, zu denen auch Interwoven gehörte. Interwoven gehört PROJECT CONSULT auch immer betrachtet (siehe z.B. in zu denjenigen Anbietern, die ursprünglich aus dem Umfeld den Newsletterausgaben 20061025, 20070917, 20080716 von Web-Content-Management, E-Business und Portalen oder 20080904, in Vorträgen wie kommend sich durch Zukäufe immer mehr in das klassische Saperion_GRC_20080516_Handout_Kff.pdf und Foren wie Enterprise-Content-Management-Umfeld positioniert ha- www.xing.com). Nun hat ELO zusammen mit AWELOS ben. Dies ist Interwoven dabei besser gelungen als Marktbe- einen anderen Anlauf zur Lösung des Problems unternom- gleitern wie Vignette. Auch im Ranking der Gartner Gruppe men, Dokumentationen aus Systemen heraus zu erstellen für ECM hatte Interwoven recht gut und zuletzt knapp un- und aktuell zu halten. Nicht als Bestandteil des ECM- ter dem führenden Quadranten abgeschnitten. Diesen Platz Systems sondern als zusätzliche Lösung wird AWELOS po- könnte nun Autonomy übernehmen, wenn es gelingt, Inter- sitioniert. Im Vordergrund steht auch nicht allein die Ver- woven vernünftig zu integrieren. Autonomy kann diese Un- fahrensdokumentation mit ihren eher zeitpunktbezogenen terstützung auch gut gebrauchen, auch wenn zumindest in Angaben zu Einstellungen, Konfigurationen, Klassen und den USA das Unetrnehmen zu den führenden ASP- Berechtigungen sondern auch die Dokumentation von ein- Archivierungsanbietern zählt. Durch Interwoven kommt zelnen Aktivitäten im Sinne eines Audittrails. Mit AWE- viel Web-Knowhow ins Unternehmen, dass für Schnittstel- LOS ist allerdings noch ein weiterer Anspruch an Verfah- len, Integration und Oberflächen von modernen Archivlö- rensdokumentationen bedienbar – man beschränkt sich nicht sungen gerade unter ASP- und SaaS-Gesichtspunkten im- nur auf das Archivsystem oder andere Compliance-relevante mer wichtiger wird. (Kff) Komponenten sondern kann heute schon den Lebenszyklus- teil der dynamischen Verwaltung z.B. mit Sharepoint ab- Docuware mit SaaS greifen. AWELOS wird hier als zentrale Regel-Maschine Ab April 2009 soll das Dokumentenmanagement- positioniert, die die Prozesse kontrolliert und dokumentiert. System DocuWare der gleichnamigen DocuWare AG Bei geeignetem Einsatz von AWELOS lassen sich so zusätz- auch als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) verfüg- lich zum Thema „Selbstdokumentation“ (ob hier die Verfah- bar sein. Anwendern sollen zwei Möglichkeiten ange- rensdokumentation im herkömmlichen Sinne im Fokus ist, boten werden: Zum einen können sie ihre Dokumente muss sich noch zeigen, da zur Ergänzung mit manuell ein- zum Backup und zur Langzeitarchivierung ins Re- gegebenen Beschreibungen und Prozessen und zur Ausgabe chenzentrum exportieren, zum anderen können sie ihr als Report in Gestalt einer herkömmlichen Verfahrensdoku- DMS-Projekt komplett auslagern und im Rechenzent- mentation Actiware wenig sagt) auch eine Reihe andere Do- rum betrieben lassen. Der Zugriff auf die elektroni- kumentationsprobleme lösen. Ein guter erster Schritt von ELO in die richtige Richtung. (Kff) schen Archive soll via Web erfolgen. Mit der SaaS- Lösung sollen Kunden die Möglichkeit erhalten IT- Lösungen rund um das Dokumenten-Management zu © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 4 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter mieten. Fixe Kosten lassen sich so in variable Kosten dass sie sich selbst nicht um aufwändige Updates, Migratio- umwandeln. Des Weiteren werden Aufgaben rund um nen und Sicherheitsauslegung ihrer Systeme kümmern müs- das Backup und um die Langzeitarchivierung sowie sen. (Kff) die Migration auf neue Speichermedien vom Rechen- zentrum übernommen. (CaM) EMC mit Langzeitarchivierung Unter dem Motto „Archivieren für die Ewigkeit“ soll Infobox DocuWare EMC zusammen mit dem Brandenburgischen Landes- URL: http://www.docuware.de hauptarchiv auf der CeBIT 2009 die neue Archivlösung Firmierung: DocuWare AG „EL.Archiv“ für die Langzeitarchivierung vorstellen. Stammsitz: Germering GF/CEO/MD: Jürgen Biffar Die neue Archivlösung wird modular aufgebaut sein Börse: ./. und sich aus einer mit dem IT-Dienstleister H&T Zuletzt behandelt Newsletter 20070529 Greenline entwickelten Applikation (HT.diVAS) und Benchpark Rating: ./. zwei EMC-Centera-Systemen (Produktivsystem und DRT-Markt Eintrag DocuWare URL press releases: Presse Spiegelserver) zusammensetzen. Mithilfe des CAS- Produktkategorien: Cap, Arc, COLD, DMS Verfahrens der Centera wird die Konsistenz der archi- CeBIT Stand-Nr. Halle 3, Stand C46 vierten Daten gewährleistet. Die Lösung soll künftig auch von anderen Archiven käuflich erworben und PROJECT CONSULT Kommentar: genutzt werden können. (CaM) Docuware hat in Europa und den USA recht erfolgreich sich Infobox EMC mit kleineren und mittleren Dokumentenmanagement- URL: http://www.emc.com Lösungen positioniert, die aber bisher nicht über nennens- Firmierung: EMC Deutschland GmbH werte USPs im Vergleich mit den Marktbegleitern verfüg- Stammsitz: Schwalbach/Taunus ten. Mit dem SaaS- und ASP-Angebot soll sich dies nun än- GF/CEO/MD: Jochen Moll Börse: WKN:872526 dern. Einerseits handelt es sich um ein klassisches ASP- Zuletzt behandelt im Newsletter 20081219 Angebot, wo die gesamte Anwendung den Kunden gehostet Benchpark Rating: Kundenzufriedenheit: 6 (max. 10) und betrieben wird. Hier bleibt der Kunde – trotz Virtuali- DRT-Markt Eintrag EMC sierung und geteilter Ressourcen – weitgehend Herr seiner URL press releases: Press releases Produktkategorien: Cap, ECM, DM, Arc, ILM, RM, Wf, BPM, Sto Daten und kann die Anwendung so anpassen lassen, wie es CeBIT Stand-Nr. Halle 9, Stand C36; Halle 9, Stand C60 sie braucht. Anders beim echten SaaS – eine nur einge- schränkt parametrisierbare Software wird benutzt und die PROJECT CONSULT Kommentar: Daten werden im Prinzip als Mandant irgendwo im Re- chenzentrum verwaltet. Bei beiden Varianten ist die Integ- Das Thema Langzeitarchivierung – also deutlich über die rationsfähigkeit in andere lokal beim Anwender installierte Aufbewahrungsfristen kaufmännischer Dokumente hinaus – Umgebungen natürlich nur eingeschränkt gegeben. Setzt ist längst nicht ausgestanden. Grundsätzlich darf man auch man vorwiegend auf das Thema Archivierung, so ist dies nicht zu sehr auf das Speichermedium allein schielen, son- aber wenig kritische wenn ausreichend Schnittstellen zur dern muss sich mit dem Gesamtkonzept einer Langzeitarchi- Übernahme von Daten und Dokumenten in die ASP- oder vierung auseinandersetzten. Unbestritten ist, das die Cente- SaaS-Lösung vorhanden sind. Dass solche Modelle inzwi- ra-Systeme von EMC recht sicher und verlässlich sind – je- schen sehr erfolgreich sein können zeigt Hyland mit ihrem doch wird es sie in 200, 300, 400 Jahren nur noch als Aus- Produkt Onbase. Mit ihrem SaaS-Konzept gewinnt Hyland stellungsstück in einem Museum geben. Genau hier liegt ständig neue Channel-Partner hinzu, die bisher sich nicht das Problem. Information verfügbar halten heißt nicht ein- an das Thema ECM herantrauen konnten. Im Prinzip bra- fach nur einen sicheren Langzeitspeicher einzusetzen. Das cuhen die Partner nur die Lösung oder aber Hyland dort zu Stabilhalten der Metadaten, unterschiedlichste Formate und vermitteln, wo eine größere individuelle Lösung erforderlich Container, sich ständig weiterentwickelnde Schnittstellen, ist. In den USA konkurrieren Docuware und Hyland inzwi- zukünftige Nutzungsmodelle, usw. usw. – all dies sind Her- schen direkt, in Europa und Deutschland noch nicht so sehr. ausforderungen für die Langzeitarchivierung, die bisher nur Docuware muss sich dennoch ins Zeug legen, denn außer im Ansatz gelöst sind. Projekte wie Nestor oder DPE Digital Hyland wollen zukünftig auch weitere Anbieter komplette Preservation haben hier eine Reihe von Ansätzen entwickelt, ECM-Lösungen als SaaS anbieten. Es wird nicht lange dau- die sich unter anderem an der ISO 17421 OAIS Open Ar- ern und es bahnt sich ein Preiskampf bei SaaS-ECM- chive Information System orientieren. Letztlich bleibt aber Lösungen an. Die Hauptleidtragenden könnten jedoch dieje- derzeit nur der Weg, sich auf die kontinuierliche Migration nigen Anbieter sein, die es versäumt haben, rechtzeitig ihre einzurichten. Dies erfordert bereits bei der Erstarchivierung Software so anzupassen, dass sie nicht nur in lokalen Instal- entsprechende Vorkehrungen damit zu einem späteren Zeit- lationen nutzbar ist. Zu den notwendigen Anpassungen ge- punkt Metadaten, Informationsobjekte, Strukturen und hören sicher die Mandantenfähigkeit, besondere Sicherheit Kontext-Informationen vollständig und verlustfrei in ein für Kundendaten, 24/7-Betrieb und besondere Robustheit. neues Archivsystem übertragen werden können. Ingest-, Für den Endanwender haben solche Konzepte den Vorteil, Verwaltungs- und Migrationsverfahren kommt daher eine weitaus größere Bedeutung zu als dem Speicher selbst. (Kff) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 5 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Iron Mountain: Archivierung für Apple seine qualitativ hochwertigen Produkte. Die Akquisiti- on soll voraussichtlich Ende des ersten Quartals 2009 Iron Mountain Digital soll auf der CeBIT 2009 die neue abgeschlossen werden. (CaM) Connected Backup-Lösung für Mac-Anwender präsen- tieren. Mit Connected Backup sollen Unternehmen ge- Infobox Kodak schäftskritische Unternehmensdaten unabhängig von URL: http://www.kodak.com der verwendeten Rechnerplattform sichern und im Be- Firmierung: Kodak GmbH Stammsitz: NY, USA darfsfall wiederherstellen können. Die Connected GF/CEO/MD: Antonio Perez Backup-Lösung mit Unterstützung für die Mac OS X- Börse: ./. Plattform soll mit dem gleichem Funktionsumfang und Zuletzt behandelt im Newsletter 20081219 derselben hohen Skalierbarkeit ausgestattet sein wie Benchpark Rating: ./. Connected Backup for PC. So sollen die in der Lösung DRT-Markt Eintrag ./. URL press releases: Press releases vorhandenen Technologien zur Datenreduktion auch Produktkategorien: Cap in der Mac-Version den Speicherplatzbedarf um bis zu CeBIT Stand-Nr. Halle 3, Stand B29 85 Prozent verringern. (CaM) PROJECT CONSULT Kommentar: Infobox Iron Mountain URL: http://www.ironmountain.de Kodak erwirbt den Scanner-Bereich von Böwe Bell + Howell. Firmierung: Iron Mountain Deutschland GmbH Dies wird zum Ende des 1. Quartals 2009 erledigt sein. Ko- Stammsitz: Frankfurt dak erweitert damit seine Angebotspalette weitestgehend im GF/CEO/MD: Peter Schöpf Bereich der Highend-Scanner. Die Spectrum XF und Truper Börse: WKN:936594 Scanner sind zwei Produktlinien, die sich durch höchste Zuletzt behandelt im Nesletter 20081026 Benchpark Rating: ./. Scan-Geschwindigkeit auszeichnen. Dies Infinity WF Geräte DRT-Markt Eintrag ./. sind Scanner, die großformatige Scans liefern. Diese beiden URL press releases: Press releases Segmente hat Kodak mit seinem bisherigen Scanner-Angebot Produktkategorien: Cap, Arc, DMS, EMM nicht ausreichend abgedeckt. Die kleinen Sidekick Scanner CeBIT Stand-Nr. Halle 2, Stand C48 von Bell + Howell dürften dagegen künftig keine wesentliche Rolle bei Kodak spielen. Hier bietet Kodak selbst bereits aus- PROJECT CONSULT Kommentar: reichende Alternativen an, allerdings in qualitativ besserer Bisher gab es immer reichlich Backup- und Archivierungslö- Ausprägung. Die nun übernommenen Geräte sind bei Kodak sungen für das Host-, …X-, Microsoft- und inzwischen so- bereits seit 2001 bestens bekannt, da Kodak seit diesem Zeit- gar für das OpenSource-Umfeld. Apple mit seiner ganz an- punkt den weltweiten Service hierfür übernommen hatte. deren Herangehensweise an die Nutzung und Verwaltung Damals wollte Kodak schon Bell + Howell kaufen. Die sogar von Informationen war in Punkto Archivierung immer et- schon angekündigte Übernahme scheiterte aber am Veto der was dünn besetzt. Iron Mountain stößt in diese Lücke, denn Wettbewerbshüter. So landete Bell + Howell dann bei der Mac OS ist auch in Unternehmen ein interessanter Markt. Böwe Group, die diesen Bereich dann weitestgehend selbst- Gerade Kreativ-Abteilungen wie Werbung, Marketing und ständig agieren ließ. Der Service wurde Kodak übertragen. Management setzen gern auf Apple Computer – auch wenn Nun unternimmt Kodak einen erneuten erfolgreichen An- der Rest des Unternehmens auf anderen Plattformen arbei- lauf und trägt auch etwas zur Marktbereinigung bei Scan- tet. Zwar ist Connected Backup noch keine echte Archivie- nerprodukten bei. (WKo) rungslösung mit wahlfreiem Zugriff auf einzelne Objekte, aber dieser Schritt von der Datensicherung und Speicher- OPTIMAL SYSTEMS und Across mit platzreduzierung hin zur echten Archivierung ist nicht automatischer Übersetzung mehr sehr groß. Letztlich gehören auch die Informationsob- Die Unternehmen OPTIMAL SYSTEMS und Across jekte aus Apple-Umgebungen in das universelle Unterneh- Systems haben ihre Technologie-Partnerschaft be- mensarchiv und müssen wie alle anderen Objekte sicher kanntgegeben. Diese beinhaltet zum Einen die Anbin- verwaltet und gespeichert werden. (Kff) dung der OS|ECM-Suite zur Übergabe von Dokumen- ten an den Across Language Server. Objekte aus der Across-Umgebung können wiederum in OS ECM ar- Kodak kauft Scanner-Bereich von Böwe Bell & chiviert werden. Anwender sollen von dem Zusam- Howell menschluss der Bereiche Dokumentenerstellung, - Kodak hat bekanntgegeben den Unternehmensbereich verwaltung und -archivierung und dem Überset- Scanner von BÖWE Bell & Howell zu übernehmen. zungsmanagement profitieren. Zum anderen soll Kodak will dadurch seine Position im Bereich Docu- durch die Integration der beiden Systeme zudem ein ment Imaging-Lösungen ausbauen und Kunden ein hohes Maß an Prozesssicherheit und Verfügbarkeit größeres Leistungsportfolio bieten. BÖWE Bell & Ho- von Übersetzungen im Hinblick auf die Compliance- well verfügt seit längerem über einen gut ausgebauten Anforderungen in Unternehmen gegeben sein. OS und Channel aus VARs und Resellern und ist bekannt für Across wollen mit der Zusammenarbeit vor allem in- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 6 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter ternational agierende Unternehmen ansprechen, die gesamten Audit-Trail der Entstehung einer Übersetzung Dokumente und Unterlagen in zahlreiche Sprachen nebst Vorlagen, Renditionen und Ursprungsversionen di- übersetzen müssen. (CaM) rekt verfügbar zu machen. Ein klassisches ECM-Thema, wo- bei Across mit ihrer Lösung nur profitieren kann. Die Ac- Infobox OPTIMAL SYSTEMS ross-Technologie ist im übrigen so ausgelegt (siehe den URL: http://www.optimal-systems.de PROJECT CONSULT Newsletter 20080815), dass sie auch Firmierung: OPTIMAL SYSTEMS GmbH mit anderen ECM-Systemen zusammenarbeiten kann. (Kff) Sitz: Berlin GF/CEO/MD: Karsten Renz Börse: ./. SER mit ILM Lösung für MOSS Zuletzt behandelt im Newsletter 20070309 Benchpark Rating: ./. Mit dem DOXiS SharePoint ILM Manager soll SER In- DRT-Markt Eintrag OPTIMAL SYSTEMS formation Lifecycle Management (ILM) und Speicher- URL press releases: Press releases virtualisierung für MOSS 2007 zur Verfügung stellen. Produktkategorien: Cap, ECM, Arc, COLD, DMS, Wf Die neue Softwarelösung soll SharePoint-Anwendern CeBIT Stand-Nr. Halle 3, Stand C55 die Möglichkeit bieten ein ILM aufzubauen und genau Infobox Across Systems an ihre Anforderungen angepasste Storage- URL: http://www.across.net Technologien einzusetzen. Solche Funktionen wurden Firmierung: Across Systems GmbH bislang von SharePoint selbst nicht unterstützt, da Do- Stammsitz: Karlsbad, Baden kumente als große Binärdaten im MS SQL Server 2005 GF/CEO/MD: Niko Henschen Börse: ./. ablegt wurden. (CaM) Zuletzt behandelt im Newsletter 20080815 Benchpark Rating: ./. Infobox SER DRT-Markt Eintrag ./. URL: http://www.ser.de URL press releases: Press releases Firmierung: SER Solutions Deutschland GmbH Produktkategorien: DMS, CMS Stammsitz: Neustadt/Wied CeBIT Stand-Nr. Halle 6, Stand J35; Halle 6, Stand J24 GF/CEO/MD: Kurt-Werner Sikora, Oswald Freisberg, Man- fred Zerwas Börse: ./. PROJECT CONSULT Kommentar: Zuletzt behandelt im Newsletter 20080930 Multilinguale Informationserschließung ist ein „Stecken- Benchpark Rating: ./. pferd“ von PROJECT CONSULT, dessen Wurzeln bereits DRT-Markt Eintrag SER URL press releases: Press releases in Projekten, Artikeln und Studien Anfang der 90er Jahre Produktkategorien: Cap, Klas, ECM, Arc, RM, COLD, DMS, Sto, ruhen und z.B. auch der Ansatz für die Plattform mit den KM, Wf automatischen Übersetzungen des PROJECT CONSULT CeBIT Stand-Nr. ./. Newsletter Ende 2001 war. Abgesehen von der Qualität der Übersetzungssoftware ist das Verfahren entscheidend. Wird PROJECT CONSULT Kommentar: automatisch und/oder parallel manuell übersetzt und edi- Der Begriff „ILM“ Information Lifecycle Management ist tiert, werden ganze Texte immer wieder neu übersetzt oder sehr dehnbar und Anbindungen von ECM-Lösungen gibt es werden kleine, gesicherte Übersetzungsbausteine zur Wie- sehr unterschiedliche. Dies zeigt auch die Ankündigung von derverwendung benutzt, werden nicht nur „Wort- SER. SER hat in der Vergangenheit wie viele Marktbegleiter Übersetzungslisten“ sondern auch komplexe Sprachkon- verschieden Anbindungen von MOSS in ECM-Lösungen strukte hinterlegt … der Varianten sind viele. Es geht also gezeigt. Der ILM-Ansatz greift nun auf der untersten Ebene nicht nur darum, einfach ein Dokument an einen automati- und soll für eine Entlastung von Sharepoint-Infrastrukturen schen Übersetzungs-Service zu senden und übersetzt zu- sorgen. Dies gibt allen MOSS-Anwendern, die nicht auf die rückzuerhalten – Kontext- und Prozessinformation sind e- Integration mit einem ECM-System setzen wollen, zumin- benfalls wichtig. All dies schreit seit langem nach einer ver- dest die Möglichkeit, die Informationen aus dem SQL-Server nünftigen Versions-, Renditions- und Objektverwaltung. des MOSS in nachgeordnete Speichersysteme zu verlagern. Der Übersetzungsspezialist SDL hatte hierauf schon vor ei- Die führende Oberfläche bleibt MOSS und im Prinzip merkt niger zeit gleich mit Tridion ein ganzes Content- der Anwender nicht, wo MOSS seine Daten hält und von Management-Unternehmen gekauft. Interessant wird es, wo diese zur Nutzung bereitgestellt werden. Die MOSS Da- wenn die Lösung nicht nur für den Übersetzungsprozess tenbank wird entlastet und so eines der größten Skalie- selbst und die Verwaltung der Übersetzungsobjekte verwen- rungsprobleme von MOSS-Infrastrukturen beseitigt. (Kff) det wird, sondern auch für das Retrieval von beliebigen In- formationen und Darstellung in beliebigen Sprachen an je- dem Arbeitsplatz eingesetzt werden kann. Der Einsatz eines Terminologie-Service ist hier ebenfalls sinnvoll. In Hinblick auf die Werbung mit dem Thema Compliance muss aller- dings angemerkt werden, dass es hier neben dem Finden des „richtigen“ Objektes auch immer noch auf den übersetzten Inhalt ankommt. Hier dürfte es wichtig werden, auch den © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 7 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter 9, Stand C60) dürften aus dem Vollen ihrer Portfolios Märkte & Trends schöpfen können – doch auch hier werden unter Um- CeBIT 2009 Preview ständen die Anwendungslösungen der Partner für den Endanwender interessanter sein. Ob Oracle mit den Die CeBIT ist geschrumpft und ihre Bedeutung wird Produkten der ehemaligen Stellent (Halle 9, Stand C90) von zahlreichen Ausstellern in Frage gestellt. Dies be- und HP mit den Produkten der ehemaligen Tower trifft besonders die Anbieter von Software, denn was Software (Halle 3, Stand E66) das Thema ECM in den man auf einem Messestand zeigen kann ist ebenso und Vordergrund stellen werden, ist eher zweifelhaft – ein mit geringerem Aufwand im Internet präsentierbar, als Thema unter vielen. Und natürlich kann man auch Life-Demo, als Webinar oder Animation. Von den einmal bei SAP nachfragen (Halle 4, Stand D12), was Gängen aus betrachtet sieht eine Softwareoberfläche denn aus der angekündigten neuen ECM-Strategie und aus zwei Metern Entfernung sowie so immer gleich der ECM-Middleware nebst neuen Schnittstellen ge- aus. Deshalb ist auch die Präsenz auf Messen – nicht worden ist. Auf den Ständen im Bereich E-Government nur auf der CeBIT – generell eine Frage, mit der sich und bei den Storage-Anbietern wird der eine oder die ECM-Branche auseinandersetzt. neue Ansatz zum Thema Langzeitarchivierung zu fin- In den vergangenen Jahren war der Schwerpunkt der den sein. DRT- und ECM-Branche die Halle 1. Durch die Neuor- Drei Überschriften werden sich auf fast allen Ständen ganisation der Hallen haben sich nunmehr drei identifizieren lassen, die heute als wesentliche Treiber Schwerpunkte zum Thema Dokumentenmanagement des Marktes anzusehen sind: Integration, Wirtschaft- herausgebildet. Halle 3 mit dem Fokus-Punkt des VOI- lichkeit und Compliance. Die Integration in andere Standes, Halle 2 mit zahlreichen Softwareanbietern Anwendungen mit ECM als Infrastruktur ist ein we- und Halle 9 mit dem E-Government-Bereich. Einige sentlicher Trend der letzten Jahre. Angesichts der Aussteller sind auch in den Halle 4 und 6 zu finden. Wirtschaftskrise sind natürlich Themen wie Kostenre- Da viele Funktionen von ECM inzwischen Commodity duzierung, höhere Effizienz und schnellere Reaktions- sind und die ECM-Anbieter als Teilsysteme in zahlrei- fähigkeit durch den Einsatz von ECM aktuelle Themen che Produkte eingebunden wurden, findet sich zum – jedoch zeigt sich auch hier, das ähnlich wie bei dem Thema inzwischen auf nahezu jedem Softwarestand Thema Compliance der Bogen von den Marketing- etwas – mal ausgeprägter, mal nachgeordneter. Abteilungen leicht überspannt wird. Das Thema Ein guter Ansatz ist in jedem Fall die Darstellung eines Compliance in Verbindung mit Governance und Risk kompletten Ablaufs von der Erfassung über die Verar- Management stärkt Lösungen für Records Manage- beitung bis zur Weiterleitung und Prozessintegration ment, Archivierung und durchgängiges Prozessmana- von Posteingängen auf dem Stand des VOI (Halle 3, gement den Rücken. Die Integration und Nutzung von A29). Neben den immer wiederkehrenden Standard- Web-2.0-Funktionalität im ECM-Umfeld ist kein High- themen wie Posteingangserfassung, virtuelle Akte, au- light mehr sondern gehört fast schon zur Tagesord- tomatische Klassifikation, Business Process Manage- nung. Neue Nutzungsmodelle, vereinfachte Oberflä- ment, MOSS- und SAP-Integration und Archivierung chen, die Einbindung von Business Intelligence und sind auch einige neue Trends zu beobachten: Selbstdo- Enterprise Search Werkzeugen sowie verbesserte Col- kumentation von Systemen auf dem Stand von ELO laborationsansätze werden hier neue Akzente setzen. (Halle 3, Stand C40). Dort kann man auch einmal nach- In dem Maße wie ECM zum Allgemeingut wird, fragen, ob außer der Nutzung von ELO-Systemen per kommt der besseren und intuitiveren Unterstützung iPhone inzwischen auch die Erfassung von iPhone- des Endanwenders wieder mehr Bedeutung zu. (Kff) Photos in die ECM-Anwendung funktioniert. Bei bpi (Halle 3, Stand A29) kann man sich über die Integrati- on von ECM in CRM- und CMP-Lösungen informie- DRT Trends 2009 ren. Bei Optimal Systems ist sicher ein Blick auf die In- tegration mit Across interessant (Halle 3, Stand C55). To describe trends with respect to technologies and Hyperwave (Halle 3, Stand A29) setzt auf SaaS und markets is always a challenge. In past years, for our Records Management. Bei Fabasoft (Halle 9, Stand Document Related Technologies trends reports we D68) und Open Text (Halle 6, Stand J24) kann man sich chose the “standard” structure in form of a list of top- vielleicht schon die erste MoReq2-konforme Records- ics or a bundling of related themes. This year we will Management-Lösung ansehen. Ein Blick auf die Micro- use another approach. The English language offers a soft-Partner in Halle 4 (Stand A26) dürfte neue Varian- large number of words starting with the letter “C” ten der Integration mit MOSS und Exchange zu Tage which are related to ECM (which itself has a “C” as fördern, die die Lücken im Microsoft-ECM-Portfolio central anchor) and to developments in the ECM mar- schließen. Die großen internationalen Anbieter wie ketplace. There are directly related terms like capture, IBM (Halle 2, Stand A10), Open Text und EMC (Halle content, collaboration or COLD, and others which have to be mapped to our case like communities, competi- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 8 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter tion, competitiveness, continuity, compliance, concept, that users take an interactive role, for example through control, conservation, consolidation, convergence, information exchange and use, content generation and complexity, and cost. Each “C” can stand for a discrete the use of entertainment media. Web 2.0 offers many development, or for a complete bundle of trends re- communication and collaboration tools like Wikis, Vot- lated to enterprise content management. ing, Mashups, Blogs, Forums, RSS, social software, In- stant Messaging, Social Tagging / Folksonomies, Twit- C as in Content tering, etc. Many of the tools serve the same purpose. The nature of content, understood as a type of digital Companies which had already gathered some experi- information, has changed over the years: New for- ence with the use of such tools ended up with new in- mats, new processing, new usage. Today content formation silos and the general problem that most of stands for any electronic content, for documents, re- the information used in Web 2.0 is more than reluctant cords, audit trails, emails, videos and everything else to become static, persistent and archivable. which can be accessed as a file or a part of a file or as a What counts is reduction to the essentials and the use part of a data set in the memory of computers and of non-redundant functionality. This leaves us with the storage systems. Content includes the information ob- question “Is there an ECM 2.0?”. The answer is “no” ject itself, the “Data”, as well as descriptive and context because ECM didn’t contribute to Web 2.0 in regard to informative of the object like “Metadata”. Content new functionality. ECM is making use of new features management systems today must have the ability to from the web, integrating these functions and adding handle, process and manage any type of content. The more value to the ECM environment. In fact, ECM is a most important factor is that content is an economic backbone infrastructure for managing the information resource and has a value of its own only when it is created and used in a 2.0 ecosystem. ECM 2.0 as a mar- used in processes and as knowledge. The barrier be- keting slogan will no longer be of importance in 2009. tween structured data and unstructured content is dis- appearing, in a major development in the direction of C as in Compliance EIM enterprise information management taking place Compliance is about meeting legal and regulatory re- in 2009 and 2010. quirements. Legal and regulatory compliance is essen- tial for all companies and administrative bodies. But C as in Collaboration the good news is, ECM helps not only to work compli- Not only because 2.0 collaborative technologies have ant but additionally contributes to getting business been growing in importance, but because they support value out of the necessary investment in compliance. a more natural and more intuitive way of communicat- The shift from a paper-based administrative world to ing. Collaboration has also outgrown narrow boots of an electronic, virtual world will lead to further changes Groupware, where it originated from. Today there are in laws and regulations. Also, current data-security jointly usable information bases, the joint, simultane- scandals and growing documentation requirements are ous and controlled use/processing of information, and strengthening the compliance trend. Compliance is not knowledge bases of skills, resources and background a stand-alone issue, but must be seen in the wider information for joint use of information – all of which framework of GRC, governance, risk management and bring collaboration into the wider realm of knowledge compliance. Governance defines the rules for acting management with targeted preparation, delivery and compliant, while risk management is the ruler for de- formatting of the required information. Special com- fining the level of investment and the risk involved in ponents like whiteboards for idea-gathering, schedul- compliance and business issues. In this framework we ing, project management and more, teamrooms. ad-hoc need a broader understanding of the role of technolo- workflow, communication applications like videocon- gies, which can only help the enterprise to be compli- ferencing, offer new possibilities to organize processes ant but deliver no compliance on their own. IT compli- and to support co-operation, as does the integration of ance is therefore only a subset of an overall GRC strat- information from other applications in the context of egy. Islands of information like information silos hin- joint information processing. Collaboration inside and der the implementation of an infrastructure to support outside the enterprise will be one of the major trends. governance and compliance as an overall company strategy. New architectures with GRC middleware in- C as in Communities frastructure will set the scene for the compliance issue We use the term community here as a synonym for in the coming years. Compliance was and remains a Web 2.0 and related developments. Web 2.0 is just an major driver for enterprise content management solu- umbrella term for a number of new interactive tech- tions. nologies and services on the internet (especially the WWW), as well as a changed perception of the inter- net. Though most of the technologies were already available before Web 2.0, the most important impact is © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 9 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter C as in Complexity ever more dependent on the availability and correct- Fact is, ECM solutions are almost all designed for in- ness of electronic Information. ECM supplies methods house use by specially trained employees. They often and technologies to store information safely and en- feature extensive functions in numerous menus and sure the traceability of transactions, and present them complex interfaces offering a plethora of information. in virtual electronic folders. But most ECM installa- Capturing and presenting metadata is especially diffi- tions are only departmental solutions, or provide only cult. From the usability point of view, ECM solutions a fraction of the available ECM functionality. One goal need to become simpler and more intuitive. The “ena- for vendors and users alike is to rollout ECM as an in- bling” of major applications is becoming more impor- frastructure to support end-to-end processes on secure tant. Basically, within specific applications you should and safe platforms, preserving the value of information only need 3 “buttons” to use ECM functionality: save and reducing risk for the enterprise. information, retrieve information and display informa- tion in structured form. The requirements of new user C as in Control and Correctness groups, who cannot be extensively trained, but who Many people say, “we have more than enough infor- should be involved in processing and using informa- mation, how do we get rid of the overflow?” Getting tion, are driving the development of new user inter- control of information is a key task, given the growth faces. Therefore, simple, obvious and intuitive Web 2.0 of information and fragmentation of repositories! The functionality is growing in importance. The reduction same applies to processes supported by software. Here of complexity saves cost and raises acceptance, and is ECM technologies as holistic “end to end” solutions thus one of the major drivers when implementing new ensure traceability. As discussed above, risk manage- software solutions at user sites. Especially vendors of ment can be supported by ECM solutions. Regaining traditional fat-client-oriented ECM software will have control over information is not a GRC issue, and places to do their homework fast. compliance, control, audit trail and legal hold solutions in a larger context. But it is definitely an issue of “easy- C as in Components to-use” for the end user, to disburden him or her from To talk about ECM nowadays it is to talk about com- the information overflow. Taking control again, and ponents, services, sub-systems and infrastructure. The raising the quality and the usability of information, hot topics are SOA service oriented architecture and will be an important topic not only for ECM but also ESB enterprise service bus. Harmonization, synchroni- for directory services, master data repositories, address sation and orchestration are needed to make a SOA books, information resolving, and finding strategies for work. ECM services have to be part of any SOA ap- deleting unnecessary information in an accurate and proach for managing unstructured as well as certain controlled manner. The value of information and its kinds of structured information. These ECM services accuracy and availability must be considered in plan- not only provide their functionality to other ECM ning and operations alike, and justify investments in components, but can also support other applications ECM as infrastructure. like ERP, CRM or legacy software. A typical example is information capture with scanning and recognition, C as in Conservation which might not deliver documents to an archive but The term conservation is used as synonym for elec- only supply extracted data to a line of business appli- tronic filing, electronic archiving and digital preserva- cations. Client software thereby becomes less impor- tion. For true long-term digital preservation, i.e. safe- tant and is replaced by the enabling of major applica- guarding accessibility and availability for decades and tions and integration in portal interfaces. To provide centuries, there are still no ultimate solutions. The only ECM services will be as well in 2009 and 2010 a chal- solution today is continuous data migration with loss- lenge to both, vendors of complete ECM suites and less transfer of documents, metadata, content and other those offering integrated ECM solutions. Both are en- related information. Many historic archives and inter- dangered by new concepts of usage like SaaS, ASP and national projects are working on the issues of digital other outsourcing offerings. Future ECM architectures preservation. But even for enterprises with more short- and services must be deployable either in a local ECM lived records for commercial and tax documentation, installation or in a computer center using SaaS. there are enough challenges to be solved: Access for tax auditors, handling of documents with electronic C as in Continuity signature, classification of the legal character of docu- Business continuity and information security are cost- ments and records, and the sheer masses of informa- intensive investments. With ECM solutions not being tion bringing stability and performance down. Tech- managements’ top priority, it was always hard to get nology obsolescence threatens older archive solutions investments for fail-save and secure ECM systems. still using optical disk or other proprietary storage so- Continuity is an issue whose significance in the context lutions. And there is another issue as well – most of the of ECM gets nowhere near enough attention. We are enterprises already installed different solutions for ar- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 10 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter chival in the past, and many of these remain as islands ing the efficiency of the enterprise. Everybody knows of information. Strategies to integrate these silos or to that cost savings are up there with increased efficiency replace old systems are on the investment schedules of and new business on deciders’ priority lists. ECM of- a lot of potential buyers for 2009 and 2010. ECM must fers the necessary means of combining and controlling act as an umbrella to incorporate old and new reposi- information from different sources. This reduces costs tories, and to make information accessible wherever it in all areas of company IT. But lasting change in the exists in the organization. Federated repositories is one enterprise and the ability to align the business with of the key elements of ECM, and clearly a market new economic situations or markets with support of driver. ECM solutions should be a focus in this. ROI is one as- pect, but sustainability has more value on the long run. C as in Convergence The convergence in ECM is especially evident in the C as in Consolidation convergence of technologies that were not originally Last but not least, a look at the ECM market place. part of the core of document management: Capture, There are different types of consolidation. Market- Output Management, Digital Asset Management, Digi- driven consolidation: Vendors and products disappear tal Rights Management, Electronic Signature, Web or merge as companies take over other companies. Content Management, Web 2.0, Business Process Man- Technological convergence is accelerating consolida- agement, Business Intelligence and many more. Espe- tion and simultaneously expanding the range of op- cially new communication technologies like mobile tions. work via VPN, use of PDAs and sub-notebooks, “al- User-driven consolidation: Integrating, combining and ways online” and the 2.0 hype are adding not just func- thinning out heterogeneous systems in order to arrive tionality to ECM, but also stress. New vendors are en- at uniform IT infrastructures. tering the ECM market who were never involved in early imaging or later document management. More But let’s also take a look at the ECM vendor market and more ECM functionality is becoming a commodity and do what the Gartner Group doesn’t want us to do: and is combined with other functions – the ECM in- Compare the Gartner Magic Quadrants from different dustry is losing its unique selling propositions. On its years. way to become an enterprise information infrastruc- In September 2007 eighteen companies were depicted ture, ECM is losing visibility on the desktops. And on the ECM Magic Quadrant. Six, or 33% of these were ECM is unraveling at the edges. The more new features no longer independent by late 2008: Filenet, Stellent, of adjacent technology areas are integrated into ECM Hummingbird, Interwoven, Mobius and Tower Soft- products, the blurrier the perception of what ECM is or ware. can be. C as in Competiveness and Cost The financial and commercial crisis in- tensifies the natural behaviour of saving money wherever possible to increase profit. Businesses can be described as be- ing driven by greed (cost-effectiveness and profits) and fear (compliance and no risk). As already discussed in the section on compliance, ECM serves both goals. It is amply proven by success stories and analyses that ECM is cost-effective and enhances the adaptability, efficiency, and Autonomy business viability of a company. Today, the implementation of ECM is not a mat- ter of “if”, but only of “how” and HP “when.” In re-using the acronym ECM to define it as Enterprise Change Manage- ment, we confirm that ECM’s benefits are more important than ever, and especially in a challenging economic environment. To support change is the core message, © Gartner Group while cost savings is the added benefit. Sptember 2007 The goal is to reduce cost while increas- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 11 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Companies like IBM and Open Text but as well “new comers” to the ECM mar- ket like HP and Oracle profited from this. 2008 Autonomy bought Inter- woven. The Magic Quadrant of September 2008 shows as well other significant changes. HP entered and Oracle moved up. Some vendors were no longer on the sheet, others like Saperion, Xythos and open source specialist Alfresco entered. Some improved like Day but the major impact Autonomy was the positioning of Microsoft in the leading quadrant. Five companies are now leading the development of the ECM market, only one, Open Text, be- ing an ECM specialist. And SAP still remaining a candidate for upwards movement as well. This shows on the one hand major changes in the vendor market. On the other hand it is good news. ECM is ac- © Gartner Group cepted, it is mainstream now. No longer September 2008 a small niche. The ECM market is grow- ing, even in times of financial crisis, at a good rate. But the revenues of the ECM market are distributed be- tween more players. So the traditional vendors of ECM solutions have to find their niches with specialized so- lutions for certain industries or business cases, provid- ing services components to other software vendors, or filling the gaps in the offerings of the large standard software vendors. In 2009 the consolidation of the market will not stop. We will see growth, new alliances, new products. But the future will be EIM enterprise information man- agement, when the last chasm between structured in- Messen & Kongresse formation and unstructured information will be DLM Forum Konferenz in Prag bridged by document related technologies. (Kff) Srdečně vítejte! – herzlich willkommen – Vorschau: das nächste DLM-Forum (http://www.dlmfo- rum.typepad.com) findet vom 21. – 22. April 2009statt. Gastgeber sind die Nationalarchive der Tschechischen Republik in Prag http://www.nacr.cz/dlm/index.html . Das Programm wird in den nächsten Wochen veröf- fentlicht. Records Management und MoReq2 werden sicher auch Themen sein. Fragen vorab können per mail an dlm.ebna2009@nacr.cz gestellt werden. Und wer schon mal seine Anreise planen möchte, kann sich unter http://www.nacr.cz/dlm/index_1.html infor- mieren. Prag ist immer eine Reise wert! (SKK) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 12 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Die genutzten Tage, und nur diese, werden einem ex- Artikel ternen Mitarbeiter auch bezahlt. Arbeitszeiten und Arbeitskosten in Projekten Bei der analogen Betrachtung des Arbeitsangebots ei- von Andreas Petersen, Seniorberater, CDIA+ nes internen Mitarbeiters müssen wir aus Gründen der Fachhochschule Worms, Dozent Vergleichbarkeit daher ebenso verfahren. Üblicherwei- E-Mail: Petersen@fh-worms.de se (aber, wie sich zeigen wird, nicht korrekt) wird bei E-Mail Andreas.Petersen@PROJECT-CONSULT.com. der Projektplanung von einem festen Stundenkontin- Andreas Petersen ist seit 2007 Mitglied im PROJECT gent - 160 oder 170 Stunden pro Monat - oder von ei- CONSULT Beraterteam. nem festen Tageskontingent - 20 Tage pro Monat oder 220 Tage pro Jahr - je internem Projektmitarbeiter aus- Der Artikel beschäftigt sich mit der Kalkulation von Ar- gegangen. Arbeitet der Mitarbeiter nicht Vollzeit oder beitszeiten in Projekten und den Kosten für Projektarbeits- im Projekt nicht zu 100%, so werden entsprechende zeiten unter Berücksichtigung des Einsatzes interner und prozentuale Kürzungen vorgenommen. externer Ressourcen. Teil 2 des Artikels erscheint im News- letter 20090324. Betrachten wir weiterhin einen Vollzeitmitarbeiter und ermitteln wir dessen Arbeitszeitangebot mit der glei- Teil 1 chen Betrachtungsweise wie die eines externen Mitar- Projekt-Arbeitszeiten beiters. Unter Zugrundelegung der (üblichen) Tarifver- Der erste Schritt bei der Erstellung einer Projektpla- träge, der Gesetzgebung und der durchschnittlichen nung, dem Lieferobjekt der ersten Projektphase nach Krankheitsrate sind das in Deutschland etwa: Verlassen der Geschäftsprozessebene, ist die Erarbei- KT h/KJ h/KM KT/KM tung eines Arbeitsplans. Dieser ist die Zusammenstel- Tage im Kalenderjahr 365 lung aller zur Zielerfüllung als notwendig erkannten - arbeitsfreie Wochenenden 104 Tätigkeiten nebst den erforderlichen Hilfsmitteln. Un- - arbeitsfreie Feiertage 11 nominelle Arbeitszeit 250 2.000 167 20,8 ter Berücksichtigung der tatsächlich verfügbaren Ar- - Urlaubstage 30 beitsstunden kann dann als nächstes der Terminplan - Zwischensumme 220 1.760 147 18,3 also die Verteilung der Aktivitäten auf einen Kalender - Krankheitstage ( 4-5% der o.a. 10 - vorgenommen werden. Im letzten Schritt erfolgt Summe ) angebotene Arbeitszeit 210 1.680 140 17,5 schließlich die Optimierung des Terminplans unter den nur zu gut bekannten Begrenzungen durch Kosten Tab.1: Durchschnittliches Arbeitszeitangebot eines internen Mitarbei- ters. Legende: KJ = Kalenderjahr, KM = Kalendermonat, und Terminvorgaben. KT = Kalendertag, h = Stunde Da die notwenigen Aktivitäten projektspezifisch sind Pro Kalenderjahr bietet ein Mitarbeiter seinem Unter- und die Terminvorgaben von außen vorgegeben wer- nehmen also 1680 Arbeitsstunden an; pro Kalender- den, können über diese beiden Parameter der Projekt- monat sind dies durchschnittlich lediglich 17,5 Kalen- planung kaum allgemeingültige Aussagen getroffen dertage. werden. Zur verfügbaren Arbeitszeit der Projektmitar- beiter und deren Kosten lassen sich hingegen viele pro- Die Kosten eines internen Mitarbeiters müssten, wenn jektunabhängige Aussagen treffen, von denen einige Sie mit denen eines externen verglichen werden sollen, im Folgenden dargestellt werden sollen. daher in einem ersten Schritt auf die angebotene Ar- beitszeit verteilt werden, nicht auf die nominelle Ar- Ohne Beschränkung der Allgemeingültigkeit wird da- beitszeit (zur Kostenermittlung später). bei ein Zeitraum von einem Kalenderjahr von 365 Ta- gen betrachtet; ein Vollzeit-Arbeitstag wird mit 8 Von der angebotenen Arbeitszeit nutzt ein Unterneh- Stunden zu Grunde gelegt. men einen geringen Teil zur „Organisationserhaltung“: • für „Instandhaltung & Modernisierung“ des Pro- Die verfügbare Arbeitszeit duktionsfaktors Mitarbeiter: Schulung, Training, Beginnen wir mit der Berechnung der Anzahl der Tage Weiterbildung ,… bzw. der Stunden, die ein Mitarbeiter einem Unter- • zum Informationsaustausch: Personalgespräche, nehmen überhaupt zur Verfügung steht (also dem Ar- Mitarbeiterversammlungen, … beitszeitangebot des Mitarbeiters). • zur Erfüllung nicht unmittelbar betriebsnotweniger, Bei externen Mitarbeitern ist das (nominelle) Arbeits- aber rechtlich erforderlicher Aufgaben in verschie- zeitangebot schnell zu ermitteln: es ist die Summe aller denen Bereiche wie z.B. Datenschutz, Betriebsrat, … verfügbaren Tage, die ein Externer einem Unterneh- Unter realistischer Abschätzung der Größenordnung men zur Verfügung steht, und die vom Unternehmen der genannten Zeitverwendung ergibt sich die durch- auch tatsächlich genutzt werden, sprich: ohne Ur- schnittlich verfügbare Zeit zur Leistungserbringung laubs-, Feier-, Krankheits- und sonstige Ausfalltage. aus folgender Tabelle: © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 13 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter KT h/KJ h/KM KT/KM Die effektive Arbeitszeit angebotene Arbeitszeit 210 1.680 140 17,5 In welchem Masse macht denn nun ein Unternehmen - Schulung, Training, Weiterbildung 5 von dem Arbeitszeitangebot eines Mitarbeiters - Personalgespräche, Gebrauch? Diese Frage mag zunächst überraschen, 3 Versammlungen, ... nicht jedoch, wenn man die Ergebnisse einer Untersu- - gesetzliche Aufgaben 2 chung zugrunde legt, wonach in Europa ein Mitarbei- zur Leistungserbringung verfügbar 200 1600 133 16,7 ter lediglich 60% seine Arbeitszeit effektiv arbeitet. Der Tab. 2: Durchschnittliche Leistungserbringungszeit eines internen Mit- Rest wird verschwendet durch arbeiters. Legende: KJ = Kalenderjahr, KM = Kalendermonat, KT = Kalendertag, h = Stunde schlechte Organisation, unklare Aufgabenstellung, Un- Unter der Annahme, dass ter- bzw. Überdelegation, unnötige Tätigkeiten, Anfer- tigen von Schutznotizen, mangelnde Fit- • Urlaubstermine i.a. vorher bekannt und damit i. w. ness/Konzentration, Schwätzen, Profilierung, etc (zi- planbar sind tiert nach Proudfoot). Die demnach verbleibende effek- • Wochenenden gleich verteilt werden tive Arbeitszeit ist bereits in Tabelle 2 eingetragen. • Feiertage bekannt sind Mitarbeiter, die einem Projekt zu 100% zugeordnet • Krankheitstage zwar nicht planbar sind, aber eine werden, stehen also nur in dem o.a. Maße zur Verfü- „historische“ Verteilungskurve bekannt ist (z.B. gung, bei geringerer prozentualer Zuteilung entspre- mehr im Winterhalbjahr als im Sommerhalbjahr) chend (linear) weniger. Bei Mitarbeitern, die einem Projekt nur „prozentual“ zugeordnet werden - „Frau • Die interne Verwendung von Arbeitszeit gleich ver- XYZ arbeitet zu 25% im Projekt 123“ - kommt der be- teilt ist kannte effektivitätsmindernde Zugriff aus der Stamm- • die einzelnen Monate unterschiedliche Dauer haben abteilung hinzu. kann nun beispielhaft folgende Stunden-Verteilung für einen fiktiven internen Mitarbeiter erstellt werden: Interne vs. externe Mitarbeiter Zu beachten ist, dass kaum W F U K I verfügbar effektiv: 60% einer der von Proudfoot ge- KT % KT KT KT KT KT KT h KT h nannten „Zeitfresser“ für JAN 31 8,5% 8,8 1,0 2,0 0,8 18,3 147 11,0 88 externe Berater zutrifft. FEB 28 7,7% 8,0 2,0 0,8 17,2 138 10,3 83 Auch die „interne Verwen- MÄR 31 8,5% 8,8 10,0 2,0 0,8 9,3 75 5,6 45 dung“ von Arbeitszeit ist bei APR 30 8,2% 8,5 2,0 0,8 18,6 149 11,2 89 einem externen Mitarbeiter MAI 31 8,5% 8,8 2,0 0,8 19,3 155 11,6 93 nicht anzusetzen, so dass ein JUN 30 8,2% 8,5 1,0 0,8 19,6 157 11,8 94 und derselbe Mitarbeiter JUL 31 8,5% 8,8 1,0 15,0 0,8 5,3 43 3,2 26 etwa 189 Tag pro Jahr effek- tiv einsetzbar ist (90% von AUG 31 8,5% 8,8 0,8 21,3 171 12,8 102 210 Tagen). Falls der externe SEP 30 8,2% 8,5 0,8 20,6 165 12,4 99 Mitarbeiter austauschbare OKT 31 8,5% 8,8 5,0 0,8 16,3 131 9,8 78 Qualifikationen besitzt, NOV 30 8,2% 8,5 1,0 2,0 0,8 17,6 141 10,6 85 könnten selbst noch Krank- DEZ 31 8,5% 8,8 3,0 2,0 0,8 16,3 131 9,8 78 heit und Urlaub durch ande- 365 100,0% 104 11 30 10 10 200 1600 120 960 re externe Mitarbeiter aus- geglichen werden. Tab. 3: Durchschnittliches Arbeitszeitangebot eines internen Mitarbei- ters; beispielhaft verteilt auf 12 Monate des Jahres. Legende: Allerdings ist für externe Mitarbeiter zu berücksichti- W = Wochenende, F = Feiertage, U = Urlaub, K = Krank- gen, dass diese sich nicht in der Organisation ausken- heit, I = interne Verwendung, KJ = Kalenderjahr, nen (zumindest anfangs) und eine gewisse Einarbei- KM = Kalendermonat, KT = Kalendertag, h = Stunde tungszeit benötigen; dagegen zu rechnen sind die Zur Nutzung in Projekten muss diese Tabelle durch Möglichkeit von längerer Tagesarbeitszeit bei Abrech- Variation der Verteilung von Urlaubs- und Krankheits- nung in Tagen im Rahmen der geltenden Arbeitszeit- tagen individuell für jeden Projektmitarbeiter erstellt vorgaben. (Bei freiberuflichen externen Mitarbeitern werden. Über eine simple Summierung läßt sich dann könnten zusätzlich noch weitere Mehrarbeit, Wochen- das monatliche Arbeitszeitangebot sämtlicher Projekt- enden und Feiertage genutzt werden.) Alles in allem mitarbeiter ermitteln. Auch ein tagesgenaues Arbeits- dürfte die „Verlustrate“ externer Mitarbeiter unter 10% zeit-Angebot ist so darstellbar, die Aussagekraft wird liegen. allerdings wegen der relativen Zunahme der statisti- schen Abweichungen nicht größer. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 14 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Zusammengefasst ergibt sich daraus folgendes Bild: Vor Projektbeginn ist daher eine Verständigung über die verwendeten Zeitbegriffe sehr zu empfehlen. (AP) • ein interner Mitarbeiter, der 10 Tage anwesend ist, kann davon ca. 6 Tage effektiv in Projekten arbeiten (wird in der Newsletterausgabe 20090324 fortgesetzt mit • bei einem einzelnen Externen sind es ca. 9 Tage Teil 2: Kosten einer Projektstunde) • die Produktivität eines externen Mitarbeiters ist um ca. 50% höher • ein interner Vollzeit-Mitarbeiter kann in einem Ka- Auswahl von Portaltechnologie lenderjahr lediglich 120 Tage effektiv in Projekten Klassische Produktauswahl oder Beauty Contest? arbeiten von Stefan Meinhold, Seniorberater, CDIA+ • ein Externer (plus Ersatzperson bei Urlaub und E-Mail: Stefan.Meinhold@PROJECT-CONSULT.com Krankheit, z.B. nach dem PROJECT CONSULT Webseite: http://www.PROJECT-CONSULT.com „Gemischte Teams“-Konzept) kann etwa 225 Tage Stefan Meinhold ist seit 2001 Mitglied im PROJECT pro Kalenderjahr effektiv eingesetzt werden CONSULT Beraterteam. interner MA externer MA plus Ersatzperson Der Begriff Portal wird heute von KT /KJ KT/KM h/KM KT /KJ KT/KM h/KM KT /KJ KT/KM h/KM Anwendern und Herstellern so $ unterschiedlich assoziiert, dass die 365 30,4 243 365 30,4 243 365 30,4 243 Schwierigkeiten schon bei der Pro- jektdefinition beginnen. Der Beg- Wochenenden 104 8,7 69 104 8,7 69 104 8,7 69 riff „Portal“ wird dabei stark ge- Feiertage 11 0,9 7 11 0,9 7 11 0,9 7 dehnt und reicht in seiner Bedeu- Urlaub 30 2,5 20 30 2,5 20 tung vom zentralen Zugang mit Krankheit 10 0,8 7 10 0,8 7 Single Sign On, über Intranetfunk- anwesend 210 17,5 140 210 17,5 140 250 20,8 167 tionen, Anwendungsportale, Re- daktionsfunktionen bis hin zur Weiterbildung etc. 5 0,4 3 personalisierten Bereitstellung von Versammlungen Informationen und mehr. Diese etc. 3 0,3 2 Interpretationsbreite erschwert andere Tätigkeiten 2 0,2 1 einen strukturierten Auswahlpro- zess. unproduktive Zeit 80 6,7 53 21 1,8 14 25 2,1 17 Die Hersteller haben erkannt, dass Leistungserbringung 120 10,0 80 189 15,8 126 225 18,8 150 der Lieferant der Portallösung eine zentrale Position in der IT- Land- Tab. 4: Durchschnittliche Werte. Legende: KJ = Kalenderjahr, schaft des Kunden einnimmt und dadurch eine hohe KM = Kalendermonat, KT = Kalendertag, h = Stunde Kundenbindung erreichen kann. Daher werden die Dies ist bei der Verteilung von Aktivitäten auf den Ka- angebotenen Funktionalitäten gerne mit dem Suffix „- lender („Terminplan“) und deren Optimierung zu be- portal“ versehen, um dem Kunden zu assoziieren das rücksichtigen. Ein Teil der bekannten Terminüber- man auch hier gut aufgestellt ist. schreitungen beruht nach meiner Erfahrung auf der Portale als integraler Bestandteil des mangelhaften Berücksichtigung effektiver Arbeitszei- IT-Bebauungsplans ten. Wer als Unternehmen in der glücklichen Lage ist und Kalenderzeit vs. Projektzeit über einen IT- Bebauungsplan verfügt, hat es hier Verständnisschwierigkeiten zwischen Projektmitarbei- schon etwas leichter. Die Komponenten und Funktio- tern und Linien-Managern entstehen insbesondere nalitäten sind schon in eine Struktur gebracht und las- dann, wenn Projektmitarbeiter in effektiven Projektta- sen sich daher leichter zuzuordnen. Die eigene Defini- gen denken und nicht in Kalenderzeit umrechnen. „Ich tion: „Was verstehen wir in unserem Unternehmen un- brauche noch ca. 20 Tage bis zur Fertigstellung“ meint: ter einem Portal“ kann präziser abgeleitet und Funkti- noch 160 effektive Stunden - das können bei einem onalität abgegrenzt werden. Diese Vorarbeit ermög- Projekt-Teilzeitmitarbeiter auch schon ‚mal bis zu vier licht eine strategische Auswahl der Portal- Plattform Kalendermonate sein, siehe Tabelle 3). Der Linienma- und die Beschreibung der benötigten Funktionen er- nager wird diese Information i.a. mit 20 Kalendertagen leichtert die Erstellung des Anforderungsprofils und gleichsetzen („20 Tage – das ist ja nur noch 4 Wo- eines Kriterienkataloges. chen“). © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 15 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Doch leider kann man in vielen Unternehmen die dem klassischen produktunabhängigen Verfahren oder Auswahl des Portals aus Zeitgründen nicht als strate- mit dem Beauty Contest eine kürzere Realisierungszeit gisches Projekt positionieren, sondern man möchte ei- ergibt, hängt von den Umständen des Einzelfalles ab. ne konkrete benötigte Funktionalität zur Verfügung (StM) stellen, für die aber Portaltechnologie notwendig ist. Die in den Unternehmen eingesetzten Softwarekom- ponenten z.B. von Microsoft, SAP, IBM, Oracle verfü- gen über diese Technologien und die Verwendung der Breaking the Barriers of traditional Records vom selben Hersteller stammenden Portalsoftware Management verspricht eine kürzere Integrationszeit. Daher ist ein klassischer Auswahlprozess oft gar nicht möglich. Hier Records, Records Management, Enterprise Content kann ein Vergleich der bereits im Hause vorhandenen Management and MoReq2 Portalfunktionalitäten in Form eines „Beauty Contests“ by Dr. Ulrich Kampffmeyer, weiterhelfen. Managing Director, PROJECT CONSULT Unternehmens- beratung GmbH Die Integrationsfähigkeit ist der Schlüssel He is member of the board of managers of the DLM Network Die Anforderungen an die Portalfunktionalität werden EEIG, member of the DLM Forum and member of the aus fachlicher Perspektive im Grobkonzept dokumen- MoReq Governance Board. The article was presented at the tiert und gegen die bereits vorhandenen oder geplan- DLM Forum conference in Toulouse, France, December 11, ten Portalkomponenten gespiegelt. Die rein fachlichen 2008. Ulrich Kampffmeyer is member of the team of consult- Anforderungen können präzisiert, um Funktionen wie ants of PROJECT CONSULT since 1992. Blogs, Feeds, Instant Messaging, Chats und Wikis er- E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com gänzt und in eine Vorschlagsliste der präferierten Port- Web site: http://www.PROJECT-CONSULT.com lets überführt werden. Die Integrationsfähigkeit in die zur Auswahl stehen- Records and Records Management den Portalinfrastrukturen kann dann von den Herstel- lern in Form einer definierten Präsentationsaufgabe The perception of records and records management demonstriert und durch den Kunden nachvollzogen has changed over time. In the transition from a world werden. So bekommt man sehr schnell ein Gefühl für of paper and folders to the digital age, the definition die Leistungsfähigkeit, Flexibilität und den benötigten and understanding of records and records manage- Aufwand. ment had to be adjusted. The most widely accepted definition of records and records management are Dabei kommt es auf die exakte Nachbildung der spezi- given by the ISO standard 14589: fischen Infrastruktur (mit Single Sign On, LDAP- In- “Record tegration, Authentifizierung etc. ) und die Interaktion der Komponenten und Portlets an. Auch wenn diese Information created, received, and maintained as evi- Komponenten von einem Hersteller stammen, kann dence and information by an organisation or person, in man nicht per se von einer Integration ausgehen. Die pursuance of legal obligations or in the transaction of hier gewonnenen Erkenntnisse erleichtern die Beurtei- business.” lung der späteren Funktionalität und liefern wichtige “Records Management Grundlagen für das technische Feinkonzept. Field of management responsible for the efficient and sys- Eine universelle Lösung für ein Auswahlverfahren tematic control of the creation, receipt, maintenance, use gibt es nicht and disposition of records, including processes for cap- Abschließend lässt sich festhalten, dass es keine allge- turing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of meingültige ideale Vorgehensweise für die Auswahl records.” von Portalsoftware für alle Unternehmen gibt. Wäh- rend im ersten Fall die produktunabhängige Auswahl But different users have different interpretations of the und Bewertung im Vordergrund stehen, werden beim terminology and what records management is: „Beauty Contest“ die vorhandenen Komponenten auf • The archivist sees it as “pre-preservation” den größtmöglichen Deckungsgrad überprüft. Dabei soll nicht der Eindruck entstehen, dass sich strategi- • The public sector records manager sees it as result sche und architektonische Planungen beim Beauty of a “bureaucratic process” Contest erübrigen bzw. die Produktauswahl nicht mit • The chief compliance officer sees it as “legal evi- einem Praxisteil ergänzt werden kann. Beide Verfahren dence” of his business activities haben ihre Berechtigung und können auch in diversen • The IT manager sees it as “application” of his ERP- Kombinationsformen eingesetzt werden. Ob sich mit solution © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 16 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter • The programmer sees it as “structure and fields” in term ECM Enterprise Content Management by com- his legacy application parison with the MoReq2 concept. • The database manager sees it as “contents of tables” ECM • The music fan sees it as the “directory functional- MANAGE ity” of his LastFM records … Collab Accordingly, there is a need for clearer and more gen- DM eral definition of the term “record” before we can talk about records management. Records can easily be de- fined by their attributes like business value, legal CAPTURE STORE WCM DELIVER value, context, integrity, persistence, authenticity, de- fined metadata, consistency, classification, and more. WF/ BPM These attributes separate records from other types of RM documents and information objects. This leads to the following five step approach to define the term “re- cord:” PRESERVE A record is • Defined by its legal and business value, Fig.1 The AIIM ECM model with the five major components capture, manage, store, deliver and preserve. The manage component • A stable, authoritative and consistent information contains the modules document management, collaboration, web object, content management, records management, and workflow / busi- ness process management. • Independent of its physical format, • Made up of its contents enriched with context and The definition of ECM by the international industry descriptive information, organization AIIM international in 2008: • Identified by a unique identifier and its classifica- “Enterprise Content Management (ECM) is the strate- tion. gies, methods and tools used to capture, manage, store, In the electronic world, records can originate from web preserve, and deliver content and documents related to content, office documents, scanned paper, emails, me- organizational processes. ECM tools and strategies allow dia assets, forms, files, images, videos, blogs, audios, the management of an organization's unstructured in- twitters, PDFs, datasets, etc. Some propose general use formation, wherever that information exists.” of the term “information objects” only. But there is still In the ECM model, RM records management is an in- a need for the concept of a record. Not all information tegrated module which is part of the process of manag- objects will become a record, and not all information ing information and interacts with the other compo- objects, or records for that matter, will end up in an ar- nents of the ECM model like workflow, document chive. Records management is not digital preservation. management, digital preservation, input management Digital preservation is a support function of records etc. management to ensure the integrity and persistence of the records. And we should not forget that we live in a ECM hybrid environment. Records can also be paper-based MANAGE and should be managed by the database of the records Collab management system combined and synchronized with DM electronic information objects. One question is whether records management will stay a discipline of its own or if it will become a general fea- CAPTURE STORE WCM DELIVER ture of all business activities. In the context of elec- tronic records management systems, this leads to the WF/ BPM next question, whether an electronic records manage- RM ment solution is stand-alone or part of the IT infra- Records structure serving other applications. Management PRESERVE The Concept of ECM Enterprise Content Management Fig.2 In the AIIM ECM model records management is an integral part The differences in regard to approach records man- of the manage modules. agement systems can be shown using the industry © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 17 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter When we compare this model with the MoReq2 ap- Most ECM components are only satellites in the proach, we find similar terminology. MoReq2 also de- MoReq2 records management model. The focus is dif- scribes capture, store, preserve and other components ferent. In the future, records management can no of the AIIM ECM model. longer be positioned as the “centre of the world” but must become an integral part of every business appli- MoReq2 cation. The ECM approach to records management is more realistic and more advanced. This can be demonstrated as well in regard to the adoption of new technologies. ECM was enhanced in recent years to come to grips with the challenges of “2.0” whilst Records Management and Electronic Ar- chival are just in an “experimental phase”. The wave of RECORD digital records, the information overflow of the last decade, has not yet arrived at the gates of archives. But first indicators are visible, i.e. the challenge of manag- ing and archiving the presidential records of the Bush administration, which caused substantial difficulty for the NARA National Archives and Records Administra- tion. Millions of emails are possibly lost and the rest of the overwhelming mass of electronic documents from Fig.3 The MoReq2 functionality model. the Bush administration is in bad order. The principal difference becomes even more obvious New technologies provide many challenges to records when we compare the ECM model with the MoReq2 management. structure model. • The technology challenge MoReq2 Structure Model Most “new” Technologies do not natively provide objects suitable to become consistent records or to Metadata model Non-Functional Requirements Chapter „0“ be archived properly. This espe- cially refers to personalisation & Business individualisation of web site con- Optional Modules System tent, media like blogs, twitters, Processes Availability Digital Rights Management Fax Integration instant messages and wikis, pro- prietary formats for multimedia Security Disposition of objects, mashups and distributed Technical Standards Categories Basic Modules Physical Records Ease of Use resources, non-persistent URLs, links and content, etc. We might Administrative Functions Classification Scheme Document even have to repeat the discus- Management of Physical Management and sion, if we need a definition of (Non- electronic) Searching, Capturing Collaborative something like a “digital origi- Records Working Outsourcing and Third Files and Records Retrieval and Presentation nal.” Party Referencing • The cultural challenge Management of Data Controls and Workflow Offline and Security Remote Working Retention and Disposition New perceptions on how to gen- Casework erate and use information. The Long Term Encryption Performance value of information is often dis- Preservation Integration with Content and Scalability regarded or cannot be defined and Technology Distributed Electronic Management Systems when information is originally Systems created. Developments like social Obsolescence signatures communities, digital immigrants Reference model Legislative and Regulatory Requirements versus digital natives, “always online,” new ways of communica- tion and interaction, rights man- agement and data protection is- sues etc. change the landscape for records manage- Fig.4 The MoReq2 structure model. ment. Records management today has to start with the © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 18 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter creation of information, otherwise information cannot “Records managers still believe they own their records and be managed when it arrives in records management really care for them. and archive systems at a later stage. It is not only about 2.0-users are just using information, it’s their daily life.” the perception of records management and records “Records managers are specialists in determining the value managers’ tasks; we might even have to discuss, again, of records! They are working busily to keep information the information society and social implications of what unique, sober, accessible and available for all time. we are doing. 2.0-users know, that a 1-TB-harddisk at the discount grocery store is now only 100 €! They believe that there will always • The information growth challenge be enough storage space for everything.” We face exponential growth of information and no suf- “Records managers know about the importance of selection ficient “management” of it. It is not only the sheer vol- and disposal! They work until late in the night to keep their ume of bits and bytes growing to petabytes and ex- repositories clean. abytes, it also about uncontrolled redundancy, the 2.0-users have no idea about a record and who might be re- identification of the value of information, the growing sponsible to store it safely! Everybody gets copies of every- dependency on the availability and accuracy of infor- thing, so somebody will take care of it.” mation, etc. Records management has to address the complete lifecycle of records and is in no way only a “Records managers are fond of their fileplans, thesaurus, “pre-preservation” issue. Records management is es- taxonomies, ontologies and classification schemes! They’ll go sential to fight the uncontrolled growth of information. through 7 levels of hierarchy just to find the right spot for a There also needs to be a discussion on whether records note. management should be part of every software applica- 2.0-users believe in easy-to-use tagging and folksonomy! If tion which generates, processes or receives information there are enough users choosing the same tag, it can’t be wrong.” that might become a record. This would mean no more special records management solutions, but instead re- “Records managers are prepared to work hard to learn every cords management as part of every software and IT in- function of their records management solution! With exten- frastructure. sive training every software interface can be turned into a usable tool. Records management challenges in the era of 2.0 2.0-users love their iPod! If the user interface is not sexy and To demonstrate some of the current challenges I use doesn’t work like Facebook, they will just shut the applica- some provocative theses with possible positions of tra- tion down.” ditional records managers and archivists on one side, “Records managers still have an academic view of their and on the other side the users who grew up with Nin- work and often forget about the end user – who is not a tendo, iPhones and Web 2.0. trained records manager. 2.0-users are just users who want to have easy access to the “Records managers are excellent in structured search! They correct information at any time.” are used to expert facetted search forms. | 2.0-users hate complex data entry forms! They want to trust “2.0-users, the digital natives, started life in a virtual world in automatic categorization.” …and the systems are no longer jailed in their silicon cages. With RFID, robotics, cameras, and sensors they are entering “Records managers are aware of the importance of context the real world and taking control. | information! They are used to spending hours to create or- Will the profession of the traditional records manager be re- derly structures. | placed by the user or even by systems doing their job of de- 2.0-users hate complex search forms! They love ‘single field claring, classifying, ordering and archiving records?” search’ á la ‘Google’ finding everything everywhere.” “Records managers know perfectly how to navigate by tree The role of records managers and records management views and folder-sub-folder-volume-hierarchies! It‘s just has to be redefined, including all processes of when about having fun. | and how an information object becomes a record. We 2.0-users are lazy! They don‘t care where they store their are already running out of time, and future historians stuff.” might name our era “The dark age of the early infor- “Records managers are aware of the importance of context mation society.” information! They are used to spending hours to create or- derly structures. 2.0-users will loose their temper when the interface doesn‘t work like a media library or Youtube! Or they get bored and just stop to search what they have been looking for.” © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 19 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Where do we stand now with MoReq2? bining the competences of archives and records man- agement. Future action plans should consider the fol- MoReq2 might be an answer to the questions of how to lowing: handle and manage records in a professional way. In fact everything is now in place: • Archiving • The Moreq2 requirements are online and printed in Developing strategies for the challenge of new and English, ever-changing formats, defining interfaces between • The test material is in electronic form, including test records management and digital preservation, cases and available test data. The test descriptions standardization of a unique access interface for substantiate the text of the requirements long-term archival systems, methods for lossless • The XML schema is defined and allows the creation continuous migration, and other related archive- of interfaces to exchange records and classification centric topics. schemes to define the structures of the records management system • Connectivity • The first contract with a test centre for the certifica- Testing the interoperability of MoReq2 solutions tion of MoReq2 compliant software products is and the records interchange using the MoReq2 signed, and the first test candidates are lining up. XML scheme in practice. The sponsoring and moni- • The MoReq Governance Board for the maintenance, toring of such pilots with the dissemination of the dissemination and administration of the MoReq2 results to public will boost the use of MoReq2. specification is established, • Optimizing and Expanding • First translations and “Chapter 0s” are coming in. Putting more focus on the optional modules of The French translation and chapter 0 was published MoReq2, expanding its scope to new technologies, in time for the DLM Forum Toulouse conference. and creating feasible productive subsets of MoReq2 This is a good starting point to gather experiences, ini- will encourage the use of the standard by the ECM tiate improvements and generate acceptance. There has industry as well by the user organisations. been a lot of criticism of MoReq2 – too long, too many test cases, too restrictive, too complex. There is still • Dissemination much to do to make MoReq2 work and to demonstrate The dissemination of MoReq2 and related results the value of MoReq2 for the public sector as well for from certifications, first practice and real-life appli- private sector organizations, both on a small scale and cations must be combined with educational pro- for huge enterprise implementations. grammes, training, events, publications and other There is an urgent need to demonstrate the usefulness activities for building reputation and bringing the and usability of MoReq2: message to the public as well to the private sector. • Even a complex structure can be easily used with • Maintenance modern software architecture, optimized applica- tions and ergonomic user interfaces. Although the MoReq Governance Board is now es- tablished, we cannot just do maintenance of the • Used in the right way, MoReq2 will help save MoReq2 standard, and especially not “indefinitely.” money and increase efficiency for all applications Technology and the use of technology are changing related to records management. rapidly! This will lead us to the need by 2010 at the • Not everybody will need every function. We have latest of having to do a re-scoping of MoReq2 or to make the modular approach of MoReq2 work. even something like MoReq3. A new (or substan- • Systems must not only be capable of MoReq2 func- tially updated) version – let’s call it MoReq3 – will tionality, they must also be able to support even of- be necessary for the year 2013 by the latest. fice workers with their daily work. Records man- Last but not least, we need a paradigm change in re- agement applications must not be designed solely cords management to adapt to technical and cultural for the professional records manager and archivist. change. Otherwise we will see a paradigm shift to a • MoReq2 must also be used as an educational tool, place where the records management and digital pres- in the academic world as well in day-to-day life. ervation community does not want to be! With the next The good news is that MoReq2 is prepared to serve version of MoReq, we really have to break the barriers these purposes. of traditional records management. (Kff) With regard to the future development of MoReq2, the DLM Forum must initiate further activities. The DLM Forum should concentrate on the Forum’s assets, com- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 20 von 133
    • „CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien Allgemeiner Termin in Hamburg: 4-Tageskurs Termin 23. – 26.03.2009 / 29.06. – 02.07.09 / 30.11. – 03.12.09 – jeweils inkl. Test Inhouse Seminare: 3-Tageskurs, Test (4. Tag) unternehmensindividuell Die Qualifikation zum „CDIA+ Certified“ IT-Professional ist z. Zt. der einzige international anerkannte International Nachweis für Fachkompetenz in der Branche. Das CDIA+ Zertifikat der CompTIA, eines der größten anerkannt: herstellerunabhängigen Zertifizierungs-Anbieters, ist in vielen Ländern für Projektleiter und -mitarbeiter der Nachweis für Dokumententechnologien bereits ein MUSS. Auch in Deutschland nutzen Anwender- wie Fachkompetenz in Anbieterunternehmen die CDIA+ Intensiv-Kurse, die tiefe Sachkenntnisse für Technologien und Verfahren Dokumenten- vermitteln und/oder ausbauen, die für die Planung und Einführung von Dokumententechnologien aus technologien organisatorischer wie technischer Sicht unverzichtbar sind. Kursinhalt: Kick-Off; Strategie; Analyse; Begründung, Beantragung; Identifizierung der Lösung / Konzeptdesign; Entwurf; Konvertierung; Fachlicher Pilot; Implementierung. Übungen, Tests. Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter die an Projekten im Bereich Planung und Implementierung von Zielgruppe Dokumententechnologien wie Dokumenten- und ECM Enterprise Content Management arbeiten. Voraussetzung sind mehrjährige Tätigkeit im IT- und/oder Dokumentenmanagement-Umfeld sowie Englischkenntnisse. CDIA+ (Certified Document Imaging Architech): Das Zertifikat CDIA+ von CompTIA beinhaltet die weltweit Was ist CDIA+ wichtigsten Sachkenntnisse für Technologien und Verfahren, um Systeme der Dokumententechnologien planen, entwerfen und implementieren zu können. Das CDIA+ Zertifikat wurde von Branchenexperten aus der ganzen Welt konzipiert und steht für höchstes Niveau im Bereich Professionalität und Kompetenz für Dokumentenmanagement. Bisher haben weltweit über 6000 Dokumentenmanagement-Professionals das CDIA / CDIA+ Zertifikat erworben. Der CDIA+ 4-Tageskurs bereitet konzentriert auf die Prüfung vor. Durch die Teilnahme werden dem Ziel Teilnehmer ausführlich die Inhalte vermittelt, die zum Erlangen des CDIA+ Zertifikates benötigt werden. Hierfür werden auch über 200 Testfragen aus vorangegangenen Computertests behandelt. Der Kurs ist ferner geeignet, die Kenntnisse der englischsprachigen Fachterminologie zu vertiefen. Der Kurs wird in Englisch gehalten. Kurssprache und Zur Vorbereitung wird das Handbuch ca. 2 - 4 Wochen vor Kursbeginn versandt. Die Teilnehmer senden Vorbereitung des Ihre Fragen vorab an PROJECT CONSULT, damit individuelle Fragen berücksichtigt werden können. Teilnehmers im Vorfeld Die Prüfung findet am 4. Tag in einem Computer-Testcenter statt und dauert 2 Stunden. Die Testfragen Prüfung sind in Englisch und sind durch Multiple-Choice-Antworten zu lösen. Es sind mindestens 700 von 900 Punkten zu erzielen, um das Zertifikat zu erhalten. Erfahrungsgemäß bestehen 3/4 bis 4/5 der Teilnehmer den Test in ersten Anlauf. Der Test kann maximal 2mal wiederholt werden. PROJECT CONSULT in Zusammenarbeit mit CompTIA und OPTIMILA. Veranstalter Kontakt: PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Silvia Kunze-Kirschner Telefon: +49-(0)40 – 46076220 E-Mail: Silvia.Kunze-Kirschner@PROJECT-CONSULT.com Die Durchführung erfolgt durch ausgebildete CDIA+ Trainer von Optimila und PROJECT CONSULT. Referenten 1. Tag: 09:00 bis 18:30 Uhr Zeitrahmen / 2. und 3. Tag: 09:00 bis 17:00 Kursablauf 4. Tag: 09:00 bis ca.13:00; Prüfung und Nachbesprechung bis ca. 17:30 Die Teilnehmer müssen an den ersten drei Tagen abends ca. 2 Stunden für Nachbereitung und Beantwortung von Testfragen zusätzlich einkalkulieren. DRT-Anbieter: BDO / Brother International / Canon / Ceyoniq / Codia / dp itsolutions / d.velop / EMC Referenzen Deutschland / ESC / Fme / GbD / Gisa / Guder + Partner / Hewlett Packard / IBM / optimal systems / SAP / Scanpoint / SER / Siemens / Tropper Data / T-Systems u.a. Anwender: (Projektleiter) aus den Branchen Banken, Krankenkassen, Handel, Pharma, Versicherungen, Öffentliche Verwaltung © PROJECT CONSULT GmbH 2009 CDIA+ P 2009 CDIA+ I von IV
    • „CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien Programm 1. Tag Einführung CDIA+ Kurs Kickoff Projekt-Team, Partnerschaft, Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitplan Testfragen zum Kapitel Strategie Festlegen der organisatorischen- und Projektziele / Bestimmung spezieller zu lösender Probleme Bestimmung von Vorgängen und Gruppen, Anwenderkreisen und Ausbildungsständen, Firmenkultur und organisatorischer Voraussetzungen Festlegung der inhaltlichen Tiefe und technologischer Möglichkeiten (z. B. RM (Record-Management), DM (Dokumenten-Management), CM (Content-Management), COLD (Computer Output to Laser Disk) sowie Lösungsarten Festlegung von Standards, rechtlicher und technischer Anforderungen sowie Disaster Recovery für unternehmenskritische Informationen Testfragen zum Kapitel Analyse Methodisch unterstützte Analyse von Dokumentenprozessen wie Workflow, Indizierung und Sicherheit Analyseinhalte Dokumentenarten, Charakteristiken, Mengengerüste, Zugriffsverhalten, Such- und Erfassungsanforderungen Auswirkungen von Lösungen auf bestehende Netzwerke Gegenwärtige IT-Infrastruktur Plattformen, Datenbanken, Protokolle, Server, Scanner, Speichersysteme, Integrationsanforderungen, etc. Kommunikationsplanung Testfragen zum Kapitel Begründung und Erfassen der Geschäftsanforderungen Beantragung eines Bestimmung der Strategie, Kosten/Nutzen, Return of Investment, Annahmen und Risiken Vorhabens Bestimmung der Realisierbarkeit und Auswirkung für den Endbenutzer Testfragen zum Kapitel Roundtable Nur bei öffentlichen 4-Tageskursen(in deutsch mit einem Seniorberater von PROJECT CONSULT) Bei Inhouse-Kursen: nach Vereinbarung Gesprächsrunde zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in Deutschland Programm 2. Tag Identifizierung der Identifizieren und bewerten alternativer Lösungen und Konzeptuelles Design Lösung Lösungsvorschläge (Management-Präsentation) Testfragen zum Kapitel Entwurf Kapazitätsbestimmung Kalkulation von Dateigrößen mit Komprimierung, Speicherbedarf, Netzwerkdurchsatz und Skalierbarkeit Erfassungswerkzeuge Aufbereitung von Dokumenten und alternative Anforderungen an Konvertierung, Zugriffsgeschwindigkeit, Bildoptimierung, Indizierungsmethoden und –werkzeuge, Texterkennung und Formularverarbeitung Aufbau von Speichersystemen Kapazitäten, Speicherarchitekturen und Subsysteme, inklusive Auswirkungen durch Aufbewahrungsfristen Integration von Altsystemen, Bürokommunikation, ERP (Enterprise Ressource Planning), etc. Wiederherstellungswerkzeuge und –verfahren Wiederherstellungsoptionen, Sicherheitsmodelle und –verfahren, Revisions- und Protokollierungsanforderungen, Datenbankplattformen, Dokumentenklassen, Attribute, Indizes Definition der Hardware Definition der Infrastruktur und Auswahl von Hardwarekomponenten, Bestimmen der Netzwerktopologie und Auswahl von Scannsystemen Definition der neuen Arbeitsumgebung Input, Output, Sicherheit, Erstellung von Dokumenten, Versionierung, Verteilung, Datensicherung und Recovery Testfragen zum Kapitel CDIA+ II von IV CDIA+ P 2009 © PROJECT CONSULT GmbH 2009
    • „CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien Programm 3. Tag Bestimmung von Ablageformaten und –strategien, zu berücksichtigende Datenquellen Konvertierung Testfragen zum Kapitel Simulation von Arbeitsprozessen und Testumgebungen Fachlicher Pilot Testfragen zum Kapitel Einführungsplanung, Rollen und Zuständigkeiten für die Implementierung, Bedarf für Change Management Implementierung Dokumentenverständnis und der Wert von Dokumenten Testfragen zum Kapitel Einschätzung des Wissensstandes Übung Aufstellung eines Trainingsplanes Durchführung eines zusammenhängenden Beispieltests Test Programm 4. Tag (bzw. 3. Tag bei Inhousekursen) Zusammenfassung und Wiederholung schwierigerer Themenkomplexe, sowie Behandlung sprachlicher Prüfungs- Divergenzen bei den Prüfungsfragen zwischen Deutsch und Englisch vorbereitung Testfragen Ausführliche Einführung in den Ablauf des Tests, Vorgehensmodelle und Vermittlung von Erfahrungen aus zahlreichen vorangegangenen Tests. Test am 4. Tag (optionaler, individueller Termin bei Inhousekursen) CDIA+ Prüfung am Nachmittag in einem Computertestcenter (Prüfungsfragen in Englisch). Prüfung (2 Stunden) Nachbesprechung des Tests Kursmaterial CDIA+ Studienbuch (Studyguide) Kursunterlagen CDIA+ Arbeitsbuch mit den gezeigten Folien in englisch CDIA+ Testfragen CDIA+ Prüfungsbeispiele Unterlagen zu Standards, Rechtsfragen etc. Kursunterlagen in deutsch Teilnehmerstimmen „Die Trainer waren einfach klasse und gingen prima auf Theorie und Praxis ein“. „Der Kurs und die Prüfung sind, dank der angenehmen Atmosphäre und der guten Unterlagen zur Vorbereitung, auch mit Schulenglisch zu schaffen.“ „Anstrengend, aber es hat sich gelohnt“.„Die Grundkonstruktion des Kurses bzw. der Zertifizierung ist sehr gut.“ „Die Zertifizierung schafft in der Branche eine gemeinsame Sprache bzw. Ansätze dazu. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und -nehmern. Insofern bringt die Ausbildung/Zertifizierung auch Kunden einen direkten Nutzen.“ „Der Kurs hat mir sehr viel Spaß gemacht. Unser Trainer hat es verstanden, uns mit einem Schuss Witz die umfangreichen Themen beizubringen und der mit 700 von 900 Punkten recht hoch angesetzte Level der Prüfung hat eine gewisse Spannung erzeugt. Wenngleich man tatsächlich durchfallen kann, so kann man aus meiner Sicht dem Trainer dafür keinen Vorwurf machen. Aus fachlicher Sicht wurde alles getan, um alle Teilnehmer bestehen zu lassen. Alle Themen wurden ausführlich behandelt. Durch den zuvor versendeten Study Guide konnten Begrifflichkeiten schon im Voraus herausgearbeitet werden, wenn man z.B. ein Verständnisproblem identifizierte. Ich freue mich, an dieser Schulung teilgenommen und Mitarbeiter Ihres Hauses persönlich kennen gelernt zu haben. Viele Themen erscheinen nun in einem etwas anderen Licht und der Gedanke, dass es derzeit in der Praxis anders aussieht, als in der Theorie, ist nicht mehr erheiternd, sondern gibt Anlass, Dinge erneut zu beleuchten.“ © PROJECT CONSULT GmbH 2009 CDIA+ P 2009 CDIA+ III von IV
    • „CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien Registrierung / Anmeldung für Kurse in Hamburg: Per Fax an PROJECT CONSULT: 040 / 460 762 29 Termin öffentliche Kurse in Hamburg (Zutreffendes bitte ankreuzen): ( ) 23. – 26.03.09 ( ) 29.06. – 02.07.09 ( ) 30.11. – 03.12.09 Ort und Zeit Hamburg (genauer Kursort wird rechtzeitig bekannt gegeben); 4 Tage jeweils ca. 9:00 – 17:00 Uhr Kosten / Anmeldung / Zahlungsbedingungen Der Kostenbeitrag pro Person wird bei Anmeldung berechnet. Im Preis inbegriffen sind Veranstaltungsunterlagen, Mittag- essen, Pausengetränke, Gebühr für den Computertest und das Zertifikat. Preise bei mehr als 1 Teilnehmer pro Unternehmen auf Anfrage. ( ) Bitte ankreuzen: a) Ja, ich nehme teil zum Preis von € 2.680,00 pro Person zzgl. 19 % MwSt. Übernachtungskosten sind nicht im Preis inbegriffen. Zimmerreservierung Für die Kursteilnehmer steht ein Zimmerkontingent bereit. Hotel und Konditionen werden rechtzeitig bekannt gegeben. Ich benötige ein Zimmer für folgende Übernachtungen (unverbindliche Reservierung); Bestellung und Rechnung erfolgt entweder direkt über das Hotel oder durch PROJECT CONSULT nach Absprache; bitte den gewünschten Tag/Zeitraum ankreuzen und den Termin eintragen. ( ) Vorabend Tag 1 auf 2 ( ) Tag 2 auf 3 ( ) Tag 3 auf 4 ( ) Nach Eingang der Anmeldung erhalten Sie eine Anmeldebestätigung, Anfahrtsskizze und Rechnung. Bitte überweisen Sie die Rechnung bis 21 Tage vor Veranstaltungsbeginn.* Vorname, Name: ...................................................................................................................................................... Abteilung: ...................................................................................................................................................... Position: ...................................................................................................................................................... Firma/Anschrift: ..................................................................................................................................................... (Rechnungsadresse) ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... Tel.-Durchwahl: ..................................................................................................................................................... E-Mail ...................................................................................................................................................... Unterschrift (rechtsgültig): ...................................................................................................................................................... Datum: ...................................................................................................................................................... Weitere Teilnahmebedingungen *Die Stornierung der Registrierung (bitte schriftlich) ist bis drei Wochen vor Seminartermin kostenlos möglich. Bei Absagen danach oder bei Nicht-Erscheinen wird der gesamte Teilnahmebetrag fällig. Eine Vertretung des angemeldeten Teilnehmers ist jederzeit möglich. Programmänderungen, Absage, Verlegung oder Zusammenlegung mit einem anderen Termin aus dringendem Anlass behält sich der Veranstalter vor. Ihre Daten werden von PROJECT CONSULT GmbH zur Organisation der Veranstaltung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Mit Ihrer Unterschrift geben Sie uns Ihre Einwilligung, dass wir Sie per E-Mail, Fax oder Telefon informieren dürfen. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Sie können der Verwendung Ihrer Daten zu dem genannten Zweck jederzeit widersprechen. Wer wir sind und was wir tun: PROJECT CONSULT GmbH ist ein hersteller- und produktunabhängiges Beratungsunternehmen für IT-Strategie, Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen, Projektmanagement und Coaching für Projekte der Informationstechnologien wie elektronische und E-Mail-Archivierung, Dokumenten-, Enterprise-Content-, Knowledge-, Information Lifecycle- Management und Compliance. Zur Aus- und Weiterbildung für IT-Professionals und Mitarbeiter bietet PROJECT CONSULT Kurse und Seminare im Umfeld von DRT Document Related Technologies an. CDIA+ IV von IV CDIA+ P 2009 © PROJECT CONSULT GmbH 2009
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Der „menschliche Faktor“ in Projekten che Projektkultur muss gepflegt werden, damit Projek- te mit Spaß und erfolgreich beendet werden? von Dr. Rainer Kossow, Seniorberater, CDIA+ E-Mail: Rainer.Kossow@PROJECT-CONSULT.com • Ziele müssen von allen Beteiligten verstanden wer- Webseite: http://www.PROJECT-CONSULT.com den und verifiziert werden können. Der eigene Rainer Kossow ist seit 2003 Mitglied im PROJECT CON- Nutzen muss für jeden klar erkennbar sein. Die SULT Beraterteam. Mitglieder des Projektteams entwickeln eine eigene Vorstellung von den Projektzielen. Diese inneren Projekte werden gestartet, um ein Ziel zu erreichen. Bilder können je nach Mitarbeiter sehr unterschied- Dabei orientieren sich Projektmanager auf der ganzen lich sein. So hat z.B. in einem ECM-Projekt ein Mit- Welt an den Standardtools zur Projektarbeit. arbeiter in der zentralen Poststelle eine andere Vor- stellung von der Arbeitsrealität nach Abschluss des Arbeitspakete werden definiert. Es gibt Termine für Projektes als ein Sachbearbeiter, ein Abteilungslei- den Anfang, das Ende, für Meilensteine und für De- ter oder eine Kollegin aus der IT-Abteilung. tailaufgaben. Der Einsatz von Ressourcen (Geld, ande- • Eine positive Kultur der Fehlerbehandlung führt ren Sachmitteln und Personen) wird geplant. Natürlich zu weniger Angst bei allen Mitgliedern des Projekt- muss die Qualität stimmen. Regeln für die Kommuni- teams, zu geringeren Kosten, geringeren Risiken, kation im Projekt werden festgelegt. Mögliche Risiken besserer Qualität und geringeren Projektlaufzeiten. werden analysiert und entsprechende vorbeugende In so einer Umgebung ist es kein Problem, Fehler Maßnahmen werden ergriffen. Eskalationsstrategien zuzugeben („es fehlt einfach noch was“). Je früher werden verabredet. Meistens wird ein Projekt Kick-Off ein Fehler bekannt ist, desto geringer sind die Aus- durchgeführt. Die „Siegesfeier“ wird häufig schon wirkungen. Niemand, auch nicht die Geschäftslei- wieder „vergessen“. tung und die Projektleitung arbeiten fehlerfrei. Es Bei all diesen durchaus wichtigen Bestandteilen erfolg- wird auch nicht der Überbringer der schlechten reicher Projektplanung und –durchführung wird je- Botschaft bestraft, und es wird kein „Bauernopfer“ doch übersehen, dass der „menschlichen Faktor“ von gesucht. Es geht einfach darum das entstandene elementarer Bedeutung für Projekte ist. Projekte wer- Problem zu lösen und das erneute Auftreten des den von Menschen gestartet, von Menschen mehr oder Fehlers grundsätzlich zu verhindern. Meistens sind weniger erfolgreich umgesetzt und von Menschen be- hier noch schlechte Erfahrungen aus der Vergan- endet. genheit hinderlich. Es liegt am Projektleiter und der Geschäftsleitung diesen „Teufelskreis“ zu durch- Projekte werden von Menschen, mit Menschen, brechen und zumindest im aktuellen Projekt eine für Menschen durchgeführt. angstfreie Umgebung zu schaffen. Damit ist der Warum sind manche Kollegen im Job so „saft- und Grundstein für die Umsetzung in anderen Projek- kraftlos“? Die gleichen Personen blühen zuhause auf. ten und im Unternehmen insgesamt gelegt. Sie arbeiten bis zu Erschöpfung im Garten, sind geniale • Offene und ehrliche Kommunikation sind elemen- Heimwerker, treiben Sport, bringen sich in karitative tar. Situationen sollte so besprochen werden, wie Ehrenämter ein oder gehen einem anderen Hobby (ei- sie sich für den Einzelnen darstellen. Der direkte ner Berufung) nach. Weg ist der kürzeste. Dabei ist es wichtig immer die Ist es für den Einzelnen und das Unternehmen nicht Lösung vor Augen zu haben und niemanden per- besser, wenn der Elan und die Begeisterung für die sönlich anzugreifen. Meistens sind alle Beteiligten privaten Aktivitäten gleichermaßen auch für Aufgaben froh, wenn sich endlich jemand traut, Probleme oh- im Berufsleben zur Verfügung stehen? ne Vorwürfe offen anzusprechen. Solange sich nie- mand verteidigen muss, sind Lösungswege viel ein- Job oder Berufung? facher zu finden oder überhaupt erst möglich. Im klassischen Projektmanagement wird von Ressour- • Es ist wichtig nach Vorne zu sehen. Fehler der Ver- cen gesprochen. Im angelsächsischen Bereich klingt gangenheit gehören in’s „Archiv“ zum Lernen. Je- das mit Human Resources oder auch Human Capital der Mensch im Projektteam kann aus den Pro- noch abstrakter. Gemessen wird in Arbeitsstunden o- blemen des letzten Projektes lernen. (Pro-bleme der Personentagen. Damit wird der Mensch im Projekt sind nicht schlecht, sonst würden sie ja Kontra- standardisiert, messbar und erscheint durch diese bleme heißen.) Sichtweise eher beliebig. Ist es wirklich gleichgültig, wer diese Personentage im Projekt abarbeitet? Wie wird der einzelne Mensch op- timal in das Projekt eingebunden und was sind die Voraussetzungen für erfolgreiche Projektteams? Wel- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 21 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter “Next Practices“ sind besser als „Best Practices” keine Ordner mehr mit Papier zum Blättern, die Ge- • Verantwortlichkeiten sind klar zu definieren. Dazu spräche mit Kollegen finden nicht wie gewohnt statt gehört als Voraussetzung, dass der Verantwor- und … und … und … tungsbereich klar ist und die Verantwortung EI- Es ist eben anders als gewohnt und die Menschen NER PERSON zugeordnet ist. Mit der Zuordnung brauchen auch bei bester Absicht Zeit für die Umstel- ist es jedoch nicht getan, sondern die verantwortli- lung. Geduld, Motivation und Zeit für Übungen zah- che Person muss die Verantwortung auch über- len sich hier auf jeden Fall aus. nehmen. Dazu gehört das Fällen von Entscheidun- gen im eigenen Verantwortungsbereich. Entschei- • Häufig wird nicht an Kritik gespart und das Lob dungen müssen zügig gefällt werden - Schwebezu- vergessen. Die Motivation steigt enorm, wenn gute stände lähmen das Projektteam. Die Übernahme Arbeit erkannt und ehrlich gewürdigt wird. Das be- von Verantwortung ist sehr häufig problematisch, trifft den Einzelnen wie auch Projektteams. da im Falle einer Fehlentscheidung Angst vor den • Menschen haben sehr unterschiedliche Fähigkeiten Konsequenzen besteht. Deshalb muss klar sein, bzw. Fertigkeiten. Dabei gibt es kein „Besser“ oder dass auch „Unterlassen“ eine Entscheidung mit ent- „Schlechter“, sondern nur ein „für diese Teilaufga- sprechenden Konsequenzen ist. be am besten geeignet“. Wenn alle Menschen im • Projektleitung und Führungskräfte haben eine Vor- Projekt das tun, was sie am besten können und bildfunktion. am besten haben diese Personen- auch tun wollen, wenn Stärken gefördert werden, gruppen auch einen Nutzen vom erfolgreichen Pro- anstatt Schwächen zu betonen, dann hat das Unter- jekt. nehmen das bestmögliche Team zusammengestellt und auch die Mitglieder des Projektteams fühlen „Wasser predigen und Wein trinken“ funktioniert sich am wohlsten. nicht. Leistung = Können x Wollen x Anzahl Mitarbeiter • Für Veränderungsprozesse ist genügend Zeit ein- zuplanen. Dazu gehört das Erklären und Abstim- (Probieren Sie einfach mal aus was passiert, wenn einer men mit allen Beteiligten. Veränderungen sind in der Leistungsfaktoren gegen Null geht.) der passenden Reihenfolge anzugehen. Unterstützen kann bei der Zusammensetzung eines Probieren Sie doch einfach mal folgendes kleine Expe- optimalen Projektteams z.B. der Ansatz des TMS riment: (Team Management System) von Charles Margerison und Dick McCann, die folgende Rollen im Team unter- scheiden: Wer kann was am besten? 1. Informierter Berater • was ist überhaupt zu tun? • welche Informationen brauchen wir? • welche Informationen haben wir? 2. Kreativer Innovator • Falten Sie bitte spontan Ihre Hände für ein paar Se- • wie machen wir es am Besten? kunden. (Es muss nicht genauso sein wie auf der Zeichnung.) • welche Möglichkeiten gibt es? • Wenn Sie von oben auf Ihre gefalteten Hände se- • können wir es anders/besser machen als letztes hen, ist entweder der rechte oder der linke Daumen Mal? oben. 3. Entdeckender Promotor • Falten Sie Ihre Hände jetzt so, dass der andere • wen brauchen wir dafür? Daumen oben liegt. • wie kriegen wir diese Menschen überzeugt? • Wie fühlt sich das für Sie an? 4. Auswählender Entwickler • Wechseln Sie einige Male zwischen diesen beiden • kann man es umsetzen? Arten des Händefaltens. • was wird dafür benötigt? Sie konnten begreifen wie sich Veränderung anfühlt. • welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Die Änderungen von Gewohnheiten z.B. nach Einfüh- rung eines ECM-Systems sind für die Anwender viel gravierender. Der Gang zum Kopierer entfällt, es gibt © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 22 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter 5. Zielstrebiger Organisator Herstellung einer hinreichenden Benutzerakzeptanz • wie und bis wann machen wir was? kann kein IT-System erfolgreich produktiv gesetzt • was brauchen wir dafür? werden. Viele Probleme rühren auch daher, dass An- wender die mit einem neuen IT-System mit einherge- • wie gehen wir vor? henden Veränderungen der Arbeitsweisen nicht um- 6. Systematischer Umsetzer setzen können oder wollen. Die umfassende Verände- • welche Mittel setzen wir wie ein? rung von Arbeitsweisen war also schon immer eine Hürde, die es bei der Einführung eines zentralen IT- • wie sorgen wir dafür, dass wir unsere Pläne ein- Systems zu meistern gilt. Hierfür findet der Begriff halten? „Enterprise Change Management“ Verwendung (im 7. Kontrollierender Überwacher Prinzip eine Neuverwendung des Akronyms ECM, die • wie läuft es? länger stabil sein dürfte als der technologisch geprägte • wie passt das Ergebnis zu den Zielen und Plä- Begriff Enterprise Content Management heute). nen? Man sollte nun annehmen dass heute sowohl in mittle- • welche Korrekturen/Optimierungen müssen ren als auch in großen Unternehmen die Durchdrin- wir vornehmen? gung der Arbeitsabläufe mit IT-Systemen so umfas- send ist, das neue IT-Systeme keine wesentlichen Ver- 8. Unterstützender Stabilisator änderungen der Arbeitsabläufe mehr bewirken. Gera- • wer braucht welche Hilfe? de aber die Einführung umfassender Lösungen im Do- • wie können wir das, was läuft, erhalten? kumentenmanagement, als übergeordneter Begriff • wie sorgen wir für eine gute Teamarbeit? dient die Definition der AIIM ECM Enterprise Con- tent Management, bewirkt aber teilweise drastische Ohne Menschen kein Projekt. Veränderungen der Arbeitswelt. Stichworte hierfür Ich lade Sie ein, diesen Aspekt bei Ihrem nächsten Pro- sind die komplette elektronische Erfassung des jekt wesentlich stärker in den Vordergrund zu stellen. Posteingangs, die automatische Erkennung und Klassi- Sie werden feststellen, dass ein an den Fähigkeiten ori- fizierung von Dokumenten, Workflow-basierte Abläu- entierter Einsatz der Mitarbeiter, Motivation, gegensei- fe wie elektronische Genehmigungs- und Entschei- tiger Respekt und Vertrauen Erfolgsfaktoren sind, auf dungsprozesse u.a. Die Auswirkungen betreffen nicht die Sie und Ihr Projektteam in Zukunft nicht mehr ver- nur die Änderungen in den Arbeitsweisen und die zichten möchten. (RKo) stark erhöhte Arbeitszeit am Bildschirm sondern auch die Unternehmenskommunikation und das soziale Umfeld im unternehmen. Mit einer umfassenden pa- pierarmen Bearbeitung von Dokumenten ändert sich ECM vs. ECM ein Großteil der seitherigen Arbeitsorganisation. Das Herausforderungen des Enterprise Change gesamte Unternehmen, Mitarbeiterführung, Mitarbei- Management durch Einführung von Enterprise terqualifikation, Organisationsrichtlinien, Unterneh- Content Management menskultur müssen an die veränderten Arbeitsbedin- gungen angepasst werden. von Dr. Joachim Hartmann, Seniorberater, CDIA+ E-Mail: Joachim.Hartmann@PROJECT-CONSULT.com Enterprise Content Management (ECM) Webseite: http://www.PROJECT-CONSULT.com Joachim Hartmann ist seit 2002 Mitglied im PROJECT ECM ist der heute in der Fachwelt gebräuchliche Beg- CONSULT Beraterteam. riff, der alle Facetten von Dokumententechnologien abdeckt. Der amerikanische Branchenverband AIIM definiert ECM wie folgt: Einführung „Enterprise Content Management (ECM) is the stra- Seit dem Einsatz computergestützter Informationssys- tegies, methods and tools used to capture, manage, teme war eine der Herausforderungen bei der Einfüh- store, preserve, and deliver content and documents re- rung solcher Systeme immer die Schnittstelle zwischen lated to organizational processes. Mensch und „Maschine“. Immer wieder gab und gibt ECM tools and strategies allow the management of an es Probleme, die erst nach der Produktivsetzung er- organization’s unstructured information, wherever kannt werden: Benutzer werden nicht umfassend ge- that information exists.“ nug geschult, die Vorteile des IT-Systems werden im Vorfeld nicht gut genug „verkauft“, das System ist in der Einführungsphase noch nicht richtig ausgereift, die Anwender lehnen das System wegen der Rationalisie- rungseffekte bei den Arbeitplätzen ab usw. Ohne die © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 23 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Man kann die ECM-Komponenten wie folgt darstellen: Tätigkeiten zusammenfassen, die ei- ne umfassende, bereichsübergrei- ECM fende und inhaltlich weit reichende Usage Veränderung – zur Umsetzung von Fat Client Enabling Web Client other Devices neuen Strategien, Strukturen, Syste- men, Prozessen oder Verhaltenswei- STORE Web Content Management Collaboration Repositories sen – in einer Organisation bewirken Digital Asset Management Storage sollen. Enterprise Change Manage- MANAGE ment betrifft in diesem Sinne in Un- PRESERVE E-Mail Management Long-Term Archival Business ternehmen, Verwaltung und Organi- Backup / Recovery Records Management Process sationen Ziele, Kultur, Governance, Document Management Management Migration Aufgaben und Produkte, Prozesse, Organisation, Technik und vor allem SECURITY SECURITY SECURITY SECURITY Content Integration Indexing Search / Retrieval die Menschen mit ihren Denk- und Categorization Syndication Verhaltensweisen. Workflow DELIVER CAPTURE Recognition Menschen müssen mit Veränderung Localization des Arbeitsplatzes, der Ablauforga- Personalization Forms Processing Publish nisation, Aufbauorganisation, ihres Document Imaging EAI Electronic Berufsbildes, der Qualifikationsan- Scanning Paper forderungen, der Ablageorganisati- PKI Electronic User Managment User Rights on und aller möglichen Arbeitswei- DRM Firewall Signature Directory Service Management sen, der Kommunikation mit Kolle- Entry Exit gen und nicht zuletzt mit der Ver- änderung gewohnter Benutzerober- flächen umgehen lernen und sind hier nicht selten ü- ECM deckt alle wesentlichen Funktionen ab, die zum berfordert. Erfassen, Verarbeiten, Speichern und zur Verteilung von nicht oder schwach strukturierter Information er- Mit diesen letzteren Aspekten wollen wir uns im Fol- forderlich ist. Diese Information besteht z.B. aus ges- genden beschäftigen. cannten Papierdokumenten, E-Mails, elektronischen Dokumenten aus der Bürokommunikation, Bildern, Change Management wegen Enterprise Content Web-Inhalten, Multimedia-Informationen usw. Struk- Management: Wandel der Arbeitsbedingungen durch turierte Information sind die Daten, die in der klassi- ECM schen Datenverarbeitung in Datenbanken, Datenfiles Während in früheren Jahren um die Einführung elekt- und vergleichbarem - eben strukturiert – gespeichert ronischer Archivierungssysteme relativ viel Wirbel sind. gemacht wurde, ohne dass dies zu wesentlichen Ver- änderungen der Arbeitsweisen geführt hat, bewirkt Da ECM in der Informationstechnologie allgemein für heute die Einführung umfassender ECM-Lösungen Enterprise Content Management steht, wird im Fol- teilweise drastische Veränderungen der Arbeitswelt. genden das Akronym ECM nur noch hierfür verwen- Einige Beispiele hierfür sollen dies verdeutlichen: det. • Wird der komplette Posteingang elektronische er- Enterprise Change Management fasst, so bewirkt dies zunächst eine Aufwertung der Enterprise Change Management, das unternehmens- Poststelle, für deren Besetzung eine höhere Qualifi- weit zu sehende Management von Veränderungspro- zierung verlangt wird als vorher. zessen, hat sowohl eine technologische als auch eine • Die automatische Erkennung und Klassifizierung betriebswirtschaftliche Komponente. von Dokumenten, workflow-basierte Abläufe wie Im Rahmen von ITIL wird Change-Management als elektronische Genehmigungs- und Entscheidungs- eine eigene Prozessdisziplin beschrieben und gehört zu prozesse u.a. haben nicht nur Auswirkungen auf den Prozessen der Umsetzung von geschäftlichen An- die Arbeitsweise mit einer stark erhöhten Arbeits- forderungen in die IT-Service-Landschaft. Das Ziel des zeit am Bildschirm sondern auch auf die Unter- Change-Managements nach ITIL ist es, alle Anpassun- nehmenskommunikation und das soziale Umfeld gen an der IT-Infrastruktur kontrolliert und effizient im Unternehmen. unter Minimierung von Risiken durchzuführen. • Mit der Einrichtung mobiler Arbeitsplätze und von Heimarbeitsplätzen wird auf der einen Seite hohe Im betriebswirtschaftlichen Sinne lassen sich mit Flexibilität gewonnen. Auf der anderen Seite kann Change Management alle Aufgaben, Maßnahmen und © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 24 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter dies zu einem Verlust der sozialen Bindung an das immer wieder die Erfahrung gemacht, dass die Berei- Unternehmen führen. che besonders erfolgreich und effizient eine ECM- • Die Recherche nach Dokumenten ist mit ECM- Lösung einführen, in denen das Management von An- Lösungen wesentlich schneller, einfacher und siche- fang an die Einführung begleitet und vorlebt. Bereiche, rer durchzuführen. Hierfür ist aber in der Regel ei- in denen das Sekretariat die E-Mails für das Manage- ne höhere Konzentration erforderlich Die Suchkri- ment ausdruckt und vorlegt, werden sich bei der Ein- terien müssen vorher definiert werden, bevor es ans führung von ECM schwer tun. Suchen geht. Das Blättern in elektronischen Regis- Enterprise Change Management sollte Teil der Corpo- tern ist gewöhnungsbedürftig. Der Anteil der Bild- rate Governance sein. Der Umgang mit elektronischen schirmarbeit steigt drastisch. Ergebnisse einer Re- Dokumenten sollte Teil der Unternehmensrichtlinien cherche können auch nicht mehr einfach auf dem sein. Schreibtisch ausgebreitet werden. Sie müssen viel- mehr meist an einem einzigen Bildschirm zwischen Unternehmensprozesse Vorder- und Hintergrund hin und her geschoben Durch Einführung elektronischer Abläufe kommen werden. Doppelarbeiten, unnötige Arbeiten, umständliche • Mit der reinen Bildschirmarbeit sinkt die Zahl der Postwege etc. ans Tageslicht. Ein schlechter auf Papier sozialen Kontakte bei der Arbeit. basierter Arbeitsablauf bleibt auch in seiner elektroni- • Die mit der Einführung von ECM verbundenen Ra- schen Abbildung schlecht, wird aber für alle wesent- tionalisierungseffekte können zu Ängsten um den lich sichtba-rer. Es ist deshalb wicht, die Einführung Verlust des Arbeitsplatzes führen. von ECM nicht nur mit Prozessanalysen sondern auch mit umgesetzten Prozessverbesserungen zu begleiten. • Einfachere Kontrollmechanismen führen zur Furcht vor einer stärkeren Überwachung der Arbeit. Dieser Manche Abläufe müssen geändert werden, damit sie in Effekt wird verstärkt, wenn überlaufende elektroni- der elektronischen Abbildung effizient sind. Beispiele sche Postkörbe und scheinbar nie endende hierfür sind z.B. Unterschriftenregelungen, Postaus- Workflow-Tasklisten zu dem Gefühl führen, stän- gangssteuerung, usw. dig angetrieben und überwacht zu werden • Es ändern sich auch die hierarchischen Verhältnisse Richtlinien, Arbeitsanweisungen und in dem Maße, wie alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumentation Informationen erhalten. So genanntes Herrschafts- Unternehmensrichtlinien zum Umgang mit elektroni- wissen entfällt weitgehend. schen Dokumenten sind als Basis für die neuen Ar- • Schließlich kommt wieder der Faktor Mensch ins beitsweisen zwingend erforderlich. Spiel, in diesem Fall die spezielle Sorte des „Homo Zur rechtlichen Absicherung der Archivierungsprozes- Buerocraticus“. Er zeichnet sich durch eine regle- se gehört beispielsweise die Festlegung, welche Do- mentierte Lebensweise in einem besonderen, durch kumentenarten im Original aufbewahrt werden müs- Verordnungen geschützten Biotop aus – der Ver- sen. Diese Festlegung sollte vom Justitiar des Unter- waltung und wird sich immer gegen jedwede Ver- nehmens überprüft und abgenommen werden. änderung sperren. Arbeitsanweisungen für den elektronischen Postein- Bausteine des Enterprise Change Management gang und Postausgang sowie für die Verarbeitung der Enterprise Change Management umfasst das ganze Dokumente sind für revisionssichere Arbeitsprozesse Unternehmen. Es sollen hier ohne Anspruch auf eine zwingend. Beispiele sind Anweisungen für die voll umfassende Darstellung eine Reihe von wichtigen Scanprozesse, den Umgang mit elektronischen Irrläu- Bausteinen für ein erfolgreiches Enterprise Change fern, die Aufbewahrung von E-Mails, den Umgang mit Management aufgezeigt werden. Die Ansätze können ausgehenden Briefen u.a. in diesem Rahmen nur angerissen und nicht umfas- Ohne Dokumentation der Arbeitsprozesse besteht bei send behandelt werden. elektronischer Verarbeitung, insbesondere bei gescann- ten Dokumenten, tendenziell eine eingeschränkte Unternehmenskultur und Mitarbeiterführung Rechtssicherheit, da die Beweiskraft elektronisch ge- In der Kultur eines erfolgreichen Unternehmens sind speicherte Dokumente in der Regel etwas geringer ist die Unternehmensvision und Werte des Unternehmens als die von handschriftlich unterschriebenen Origina- definiert und die Ressource Mensch steht im Mittel- len. Ausnahme sind elektronisch übermittelte Doku- punkt. mente mit qualifizierter elektronischer Signatur. Das Management muss bei der Einführung von ECM nicht nur eingebunden werden, es muss vielmehr Vor- bildfunktion besitzen. In großen Projekten haben wir © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 25 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Mitarbeiter-Potentialanalyse und Teamprofilanalyse In den Fachbereichen können „Qualitätszirkel“, „Feed- Ein Ansatz für ein vorbeugendes Herangehen an das Back-Kreise“ o.ä. zur Akzeptanzschaffung beitragen Konfliktpotential ist das Team Management System und wertvolles Feedback für Korrekturmaßnahmen (TMS) nach Margerison-McCann. In einem Team Ma- und für die Weiterentwicklung liefern. nagement Profil werden die eigenen Arbeitspräferen- zen analysiert und ein Feedback zum Verhalten im Konfliktmanagement Arbeitsbereich gegeben. Die Teamstärken des Bereichs Zuerst: Konflikte sind dazu da, um überwunden zu werden herausgearbeitet und ein Team Performance werden. Nicht ausgestandene Konflikte senken die Profil entwickelt. Ebenso werden Individuelle Skill- Produktivität und stören den Betriebsfrieden. Profile erstellt mit einem Profil für die Risikoneigung Zur Unterstützung von Konfliktbewältigung gibt es bei Veränderungen sowie ein Werteprofil. eine Vielzahl professioneller Hilfen, sowohl im indivi- Die gesamte Palette der erarbeiteten Profile dient dann duellen Bereich als auch im Team. Voraussetzung ist als Basis für Anpassungen der Arbeitsorganisation, immer, dass die Interessenskonflikte in Teams und sowohl individuell und im Team. zwischen Organisationseinheiten klar aufgezeigt wer- den können. Dann kann durch professionelle Mediati- on im Konflikt eingegriffen und es können Lösungen gesucht werden. Ziel einer individuellen Konfliktbe- wältigung wird zunächst die Reduzierung innerperso- naler Widerstände und Blockaden sein. Dies kann durch individuelles Kurz-Zeit-Coaching erfolgen. Konflikte sollten immer, nicht nur im Kontext von ECM, als Chance begriffen werden. Sie zeigen Syner- gie- und Entwicklungspotentiale auf. Fazit – 10 Regeln für erfolgreiches Enterprise Change Management ECM vs. ECM – Enterprise Change Management we- gen Enterprise Content Management bringt mit der Einführung fast zwangsweise eine Reihe von Konflikt- potentialen ins Unternehmen. Die Ausführungen hier- © TMS-Zentrum, Freiburg zu sollten einige Bausteine zum Umgang mit diesen Konflikten und deren Auflösung aufzeigen. Bei allen Schwierigkeiten, die Veränderungen im Unternehmen Schulung, Weiterbildung, Qualifizierung mit sich bringen, sollte bedacht werden: Eine ECM-Einführung kann nur erfolgreich sein, wenn vor der Einführung ein auf die Bedürfnisse der An- • Viele, vor allem jüngere Mitarbeiter fordern mo- wender angestimmtes Schulungspaket entwickelt derne Informationssysteme ein, wie sie sie aus dem wird. Die Schulungsmaßnahmen müssen vor der Pro- Privatleben gewohnt sind. Das Web 2.0 mit seinen duktivsetzung des Systems erfolgen. Zu späte Schu- Anforderungen lässt hier grüßen. lungen bewirken, dass mit dem System fehlerhaft und • Neue Mitarbeiter mit hoher Qualifikation können ineffizient umgegangen wird. Dadurch werden die ohne moderne Arbeitsbedingungen – und dazu ge- Vorteile nicht erkennbar und Frust baut sich auf. Es hören besonders auch moderne IT- und Kommuni- darf nicht unterschätzt werden, welchen Einfluss dies kationssysteme - kaum gewonnen bzw. für längere auf die weitere Einführung haben kann. Das System Zeit gehalten werden. bekommt ein negatives Image und auch neue Anwen- • Ohne die elektronische Bereitstellung des Wissens der beginnen das Arbeiten mit dem System mit einer der Organisation können externe Veränderungen Antihaltung. und Personalwechsel nur aufwändig und langsam Es ist gut möglich, dass manche Anwender nicht die umgesetzt werden. erforderliche Qualifikation für den Umgang mit einem ECM vs. ECM, das muss nicht zwanghaft gelten. Für ECM System und den neuen Arbeitsabläufen besitzen. ein erfolgreiches Enterprise Change Management kön- Für die Mitarbeiter der Poststelle dürfte das z.B. meis- nen 10 Regeln aufgestellt werden, deren Beachtung tens der Fall sein. Hier sind Personalentwicklungs- den Wechsel der Arbeitsbedingungen durch ECM zur und Weiterbildungsmaßnahmen erforderlich. Eine Akzeptanz und damit zum Erfolg führt: Höherqualifizierung dient auch als Anreiz für die Ak- zeptanz von Veränderungen in den Arbeitsprozessen. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 26 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter 1. ECM bedarf eines klaren Zielbilds vor der The ongoing information explosion and media prolif- Einführung. Nur dann können die Konsequenzen eration will provide new opportunities for differentia- auf die Arbeitsprozesse erkannt und analysiert tion by the way of management of information. How- werden. ever all businesses and public service organizations need to manage information like any other asset and 2. Change Management ist fester Bestandteil des address information policy as a top management issue. Projektmanagements. As a starting point policy should be defined for man- 3. Change Management beginnt mit der agement of information to comply with government Planungsphase. and industry regulations. 4. Widerstände dürfen nicht unterschätzt, nicht klein The “information age” is in the past, we are now in the geredet und müssen ernst genommen werden. information overload age. In 2010, Europe will pro- duce between 3 and 6 times the information volume 5. Die Regeln und Grenzen des Change Management we did in 2006. Surveys vary, but even the lower fore- sind klar zu definieren und aufzuzeigen. Angst vor cast represents a formidable challenge. IT has with Veränderungen darf nicht die Triebfeder für die support of substantial lower cost of storage, being able Verhinderung von Verbesserungen sein. to manage the situation. Resonantly introduced dedu- 6. Ohne weitgehende Klärung des Konfliktpotentials plication and fingerprinting technologies (making sure und der Einleitung begleitender Maßnahmen darf only one copy exists) is also reducing the growth. But keine Produktivsetzung erfolgen. at the same time the real issues of making effective use of information and the compliance and security aspects 7. Ohne Arbeitsanweisungen und umfassende has been camouflaged. Accenture surveyed back in Schulungen darf keine Produktivsetzung erfolgen. 2006 1,000 middle managers of large companies in the 8. Ohne Dokumentation besteht keine United States and United Kingdom and found: Revisionssicherheit in den Arbeits- und Archivprozessen und eingeschränkte • Managers send up to 25 percent of their time, Rechtssicherheit. searching for information. • 59 percent said that as a consequence of poor in- 9. Enterprise Change Management sollte Bestandteil formation distribution, they miss information that der Corporate Governance sein. might be valuable to their jobs almost every day. 10. Im Mittelpunkt der Einführung steht der Mensch. • 42 percent of respondents said they accidentally use ECM – Enterprise Change Management bringt ein gro- the wrong information at least once a week. ßes Nutzenpotential für das Unternehmen mit. Die an- • 53 percent said that less than half of the information gesprochen Konflikte können mit Change Manage- they receive is valuable. ment gelöst werden. In den Worten des derzeit welt- • 45 percent of respondents said gathering informa- weit bekanntesten Change Managers Barack Obama tion about what other parts of their company are heißt das. Yes we can! (JH) doing is a big challenge. • 36 percent said there is so much information avail- able that it takes a long time to actually find the Information as an asset right piece of data. von Kåre Friestad, Senior consultant, CDIA+ There is no reason to believe that the situation is sig- OPTIMILA AS nificantly different in most countries. New media, col- Email: kf@optimila.com laboration tools and Web 2.0 technologies are in addi- Email: Kare.Friestad@PROJECT-CONSULT.com tion creating new issues for management of the infor- Web site: www.optimila.com mation and especially in the area of security, informa- Kåre Friestad is CDIA+ trainer and member of the team of tion governance and compliance. Organizations need consultants of PROJECT CONSULT since 2005. to define policies and governance procedures for the use of media. Most organizations are still struggling with being able to handle and manage e-mails as any Value of information other document. How is the use of collaboration tools Bill Gates wrote in his book “Business @The Speed of and social media going to affect the situation? Without Thought”: “The most meaningful way to differentiate action the situation will become worse. your company from your competition is to do an out- standing job with information. How you gather, man- age, and use information will determine whether you will win or lose”. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 27 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Asset management frastructure, development and operations, but is not OECD defines assets management as: addressing the alignment of business and IT. The Co- biT (Control Objectives for Information and related “A systematic process of effectively maintaining, up- Technology) framework developed to support Com- grading and operating assets, combining engineering mittee of Sponsoring Organizations of the Treadway principles with sound business practice and economic ra- Commission’s (COSO’s) Internal Control framework tionale, and providing the tools to facilitate a more or- ganized and flexible approach to making decisions nec- has procedures to align business and IT and address essary to achieve the public’s expectations.” the strategic value of IT. Information governance is well managed within CobiT, but the information value For management of “traditional” assets the steps in- lifecycle aspect needs to be address as a project in addi- volved include: tion to what is covered within CobiT. • Identification of need for the asset, in the light of Implementation of “information as an asset” is best community requirements done by a cross departmental team with multi disci- • Provision of the asset, including its ongoing main- pline competence from IT, Legal, Process specialists, tenance and rehabilitation to suit continuing needs Quality and Records Management specialists. CobiT • Operation of the asset procedures is a good starting point, but information lifecycle value aspects needs to be aligned and disposal • Disposal of the asset when the need no longer exists procedures defined. Top management needs to be fully or it is no longer appropriate for the asset to be re- involved and secure that the necessary expertise and tained. resources are assigned. Information does not appear on the balance sheet with a value, but the basic principles of asset management Information asset still apply to management of information and the “in- Management of information as valuable assets in sup- formation capital” should receive as much focus as fi- port of business needs will assure information is: nancial and human capital. • Appropriate—The right information. The financial community knows the importance of on- going maintenance, rehabilitation and disposal of the • Timely—Available when required. asset, but in the world of information we leave it all to • Current—The latest available. IT with no policy for how to manage the life cycle from • Accurate—Correct data. an information value and governance perspective. • Accessible—Access to it as needed Policy management • Authentic—undisputed credibility In the world of information management effective • Auditable—ensure compliance with established management requires well defined policies. policy An old saying is “garbage in – garbage out”. Policies • Disposed—ensure that only valuable information is must exist for what information needs to be retained, managed for how long, by whom, for how long and how to dis- Combined with effective process management the pos- pose of the information. sible impact on both efficiency and governance is sub- stantial, and any organization not looking carefully at Policy for categorization must cater for the “provision- information management issues will seriously be im- ing” of the information and reflect the time value of the pacted by the information explosion. (KFr) information. Most information has a short value cycle and should be disposed of as soon as the information has lost its value. Instead totally useless information is supporting the storage manufactures business and in- Made in Germany – Made for the USA creasing operational cost for IT. von Ralph Kirschner, Seniorberater Security and governance policies are required for effec- Geschäftsführer, The Kirschner Agency tive operation and adherence to compliance require- E-Mail: rk@kirschneragency.com ments. E-Mail: Ralph.Kirschner@PROJECT-CONSULT.com Webseite: http://www.kirschneragency.com Competence and commitment Ralph Kirschner ist seit 1995 Mitglied im PROJECT CON- SULT Team. Definition of information management policies and so- lution requirements need attention and commitment Die USA stehen zur Zeit wirtschaftlich nicht gerade from top management. ITIL (Information Technology toll da; so mag ein Artikel über Erfolg in Amerika ver- Infrastructure Library) has gained with acceptance as a wundern. Aber auch diese Rezession wird ein Ende set of concepts and policies for management of IT in- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 28 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter haben, und die USA sind nach wie vor ein grosser, in- • Man weiss alles über die USA, sind sie doch ständig teressanter Markt. in den Nachrichten. Zudem ist Marketing-Kommunikation – „Markomm“ • Man kennt die ganzen Filme und Serien, die priva- – gerade in schlechten Zeiten effektiver. Da man weni- ten Sender bringen ja fast nur Ami-Sendungen. ger Nebenbuhler um sich hat, bekommt man prozen- • Englisch kann man sowieso. tual mehr Aufmerksamkeit pro Massnahme. Es hat • Außerdem sind viele Amerikaner deutscher Ab- sich des öfteren erwiesen, dass Unternehmen, die auch stammung, sieh dir bloß die Familiennamen an. in einer Baisse weiter Markomm treiben, besser daste- hen wenn die Wirtschaft wieder aufzieht. Soweit, so stimmig. Nur, es gibt einige recht wichtige Vor diesem Hintergrund möchte ich hier einige „verborgene Unterschiede“, die weder in den Nach- Grundsätze für US-Marketing-Kommunikation kurz richten erwähnt werden noch in Film und Fernsehen ansprechen. In unserer Erfahrung als Werbeagentur erscheinen, aber z.T. weitreichende Konsequenzen für für Technik-Unternehmen in den USA haben wir im- den Marketingerfolg haben. Jedes Unternehmen, der in mer wieder gesehen, dass europäische Unternehmen, den USA Fuss fassen will, kann hier Geld sparen, in die nach diesen Grundsätzen handeln, erfolgreicher dem man qualitativ richtig und daher effizient kom- sind als die, die dem US-Markt einfach ihr „internatio- muniziert, oder verlieren, in dem man qualitativ falsch nales“ sprich europäisches Marketing verpassen. kommuniziert und daher mehr Personalaufwand, Denn generell ist „Made in Germany“ tatsächlich gut mehr Werbeaufwand, oder langsameren Wachstum angesehen bei Amerikanern, gerade was Technik an- hat. geht. Aber Amerikaner erwarten, dass ein Anbieter Es ist in den USA eigentlich verpönt, zu verallgemei- Engagement, Personal und Service in USA hat und nern, aber trotzdem will ich als Amerikaner wagen, USA-Belange versteht. Werbemittel Made-in-Germany, über meine Landsleute einige Verallgemeinerungen so toll sie auch sein mögen, vermitteln jedoch oft den treffen, die diese „verborgenen Unterschiede“ betref- Eindruck, als wäre man nicht richtig „präsent“ im fen. Markt – also genau das, was man nicht will. Hinzu kommen kulturelle Faktoren, die die Kommunikation Amerikaner kommunizieren „rückwärts“ erschweren, wenn man ihrer nicht bewusst ist. (Eigentlich nicht, für uns sind es die anderen, die rückwärts reden...) Gemeint ist, dass Amerikaner von Verborgene Unterschiede klein auf in Schule und im Leben gedrillt werden, im- Technologie-Anbieter aus DACH-Ländern haben es mer „the main idea first“ zu sagen und schreiben. teils leicht, teils schwer in USA. Dies unterscheidet sich sehr vom deutschen Muster, Leicht, weil Amerika vertraut ist. Man spricht dort zuerst die Fakten zu präsentieren und dann zu schluss- Englisch, sehr viele Amerikaner sind deutscher Ab- folgern. Amerikaner bringen eher zuerst die Schluss- stammung, man hat schon tausende US- folgerung, um sie dann mit Fakten zu bestätigen. Fernsehsendungen gesehen, usw. Dies hat zur Folge, dass Amerikaner nach wenigen Schwer aber, gerade weil Amerika vertraut ist. Denn Sätzen oft nicht weiterlesen oder zuhören. Denn die dies verleitet dazu, die Unterschiede zu unterschätzen. Hauptidee kommt ja immer zuerst, die hatte man also schon. Amerikaner unterbrechen sich auch ständig Dagegen weiss jeder, dass – um irgendein Land zu und merken es gar nicht, denn alle gehen davon aus, nehmen – Frankreich anders ist. Es ist nicht zu überse- dass der erste Satz oder gar die ersten paar Worte das hen, dass sie völlig anders sprechen, eine eigene Me- einzig wirklich Wichtige war. Für deutsche Unterneh- dienlandschaft haben, eigene Traditionen, eine eigene men heisst dies ganz konkret: Broschüren, Website und Sicht der Dinge. Ab und zu schwappt ein französischer andere Werbemittel sind oft „falsch herum“ für USA, Film ins Ausland über, und man hat dort auch mal Ur- und man läuft gefahr, dass Amerikaner nicht so weit laub gemacht, aber ansonsten weiss man nicht allzu- lesen, dass sie zum eigentlichen Punkt vordringen. viel über das Innenleben der Franzosen, wenn man Man verliert die Aufmerksamkeit, ohne das Wesentli- sich nicht gezielt damit beschäftigt. Ähnliches gilt für che vermittelt zu haben. die meisten Länder und Kulturen. Man hat eine ober- flächliche Ahnung aber mehr nicht, es sei denn man Amerikaner sind Meister im Kurzfassen hat einen Grund sich mit dem Land näher zu befassen. Auch dies wird in der Schule gedrillt. „Describe XYZ Das Diffizile an Amerika ist, dass die USA sich von Eu- in 25 words or less“. Entsprechend sind sie gewohnt, ropa und somit Deutschland mehr unterscheiden als dass Werbemittel sehr schnell zum Punkt kommen. die westeuropäischen Länder untereinander, nur dass Deutsche tun sich hiermit oft schwer, da der Schriftstil dies nicht so offensichtlich ist. Denn im ersten Moment eher Wert auf Ausführlichkeit legt. Konkrete Folge: denkt man: © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 29 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Werbesachen – online wie offline – made in Germany Amerikaner sprechen amerikanisches Englisch „erschlagen“ manchmal mit so viel Text dass man als D.h. nicht Euro-Englisch. Britisch ist nicht weiter Amerikaner gar nicht erst anfängt zu lesen. schlimm, solange es keine missverständlichen Begriffe oder Ausdrücke enthält. Euro-Englisch ist aber tödlich. Amerikaner sind Verkaufsnaturen Dieses mitterweile etablierte „Dialekt“ weicht signifi- Wieder etwas, was Kleinkinder in der Schule lernen, in kant von US-Englisch ab, und wirkt oft umständlich Form von „Show and Tell“ – jedes Kind muss ein mit- bis unverständlich. Dies ist natürlich kein „verborge- gebrachtes Gegenstand vor der Klasse möglichst inte- ner Unterschied“, wird hier aber trotzdem erwähnt, ressant vorstellen. Entsprechend hoch sind Erwartun- weil wir immer wieder sehen, dass europäische Firmen gen an Markomm – denn einfach nur beschreiben was nach wie vor in den gleichen Graben fahren. Vielleicht man hat, kann ja jedes Kind. Dies unterscheidet sich gerade weil so viele Europäer heutzutage so gut Eng- grundsätzlich vom deutschen Ansatz, der tendenziell lisch können, dass man meint, nun hätte man das eher Akuratesse als Interesse anstrebt, ganz besonders drauf. Und in der Tat, es ist heute weniger eine Frage bei Technologie. Eine weitere Konsequenz ist, dass des „schlechten“ Englisch, sondern viel mehr eine Fra- Amerikaner darin geübt sind, Sachverhalte ein biss- ge der Sprachform. Euro-Englisch ist auf dem Weg zur chen interessanter/besser/dramatischer klingen zu eigenständigen Lingua Franca, so wie indisches Eng- lassen, als sie eigentlich sind. Da dies alle machen, ist lisch es in Indien längst geworden ist. Und wie indi- man auch gewohnt, automatisch „zynisch“ zu inter- sches Englisch, ist Euro-Englisch merkbar anders als pretieren. Bei Markomm sowieso, da geht man immer US-Englisch und nicht immer verständlich. Im gespro- von Hochstapelei aus. Man trimmt also mental 10-20% chenen Gebrauch ist dies kein größeres Problem, denn vom behaupteten Mega-Greatness weg. Dies hat zur Sprecher und Hörer passen sich immer unbewusst an- Folge, dass deutsche Technologieunternehmen, die ihr einander an. Amerikaner haben auch eine sehr hohe Angebot nüchtern und ohne „den Mund zu voll zu Akzeptanz für fremde Akzente und bewundern ohne- nehmen“ darstellen, kommunikativ eher untergehen. hin jeden, der mehr als nur eine Sprache kann. In Schrift aber verliert man diese Boni und wirkt einfach Amerikaner sind hierarchisch unbeholfen, und einiges wird einfach nicht verstanden. Im vermeintlichen Land der grossen Freiheit läuft alles beim Chef auf – auch manch technische Entscheidung, Nur Mut die in Deutschland im Fachressort geblieben wäre. Dies soll nicht entmutigen. Europäische Anbieter, und Dies bedeutet, dass man gerade bei Markomm für ganz besonders Anbieter aus dem deutschsprachigen technische Produkte so vorgehen muss, dass auch ein Raum, haben viele Vorteile in den USA: Laie sich darunter was vorstellen kann. Die DACH-Länder geniessen höchstes Ansehen in den Augen der Amerikaner, als Länder wo Qualität, Fach- Amerikaner sind eher Praktiker als Theoretiker wissen und Innovation beheimatat sind. Amerikaner Dies hat weitreichende Folgen, die für deutsche Anbie- sind auch bereit, Produkte aus diesen Ländern konse- ter manchmal frustrierend sind. Zum Beispiel ist es quent aufzunehmen. Zum Beispiel: im Lande des Colts durchaus möglich aus amerikanischer Sicht, dass ein tragen 70% aller US-Polizisten eine Pistole aus Öster- Produkt gleichzeitig qualitativ haushoch überlegen reich. In vielen Bereichen ist German Quality derart und trotzdem unterlegen sein kann. Das heisst, einfach unangefochten, dass Anbieter aus den neuen EU- nur „Quality“ zu sagen ist nicht genug – nachvollzieh- Ländern gerne implizieren, dass auch sie irgendwie ein bare, konkrete Benefits müssen vermittelt werden. bisschen deutsch seien. Amerikanern ist das Ausland endlos weit weg Amerikaner mögen auch generell Deutsche, wobei Unvorstellbar weit weg. Engländer sind zumindest im man nicht groß zwischen Germany, Austria und Swit- technischen Bereich gewohnt, übersetzte Werbung aus zerland unterscheidet. (Ab und zu sieht man den Beg- Dt. zu sehen und akzeptieren, aber Amerikaner sind riff „teutonic“ für „alles was Deutsch spricht“, aber da misstrauischer. Denn ausländisch wirkende Mar- meistens wirft man alle in einen Topf.) Jeder kennt je- comm signalisiert, dass der Absender A) nicht richtig mand, der Deutsch kann, mal in Deutschland war, ei- weiss wie es „bei uns“ also in USA ist, also könnte das ne/n Deutsche/n geheiratet hat usw.; stets wird dies Produkt durchaus für meine Bedürfnisse irrelevant positiv bewertet. „If you can’t trust a German, who can sein, B) keine richtige US-Commitment oder Personal you trust?“ und daher Service in USA hat. Ungünstigerweise wis- DACH-Unternehmen, die diese Boni vorleben und sie sen Amerikaner auch genug vom Ausland, um auslän- richtig kommunizieren – also für Amerikaner greifbar dische Markomm optisch zu entlarven, von Euro- und relevant – haben beste Chancen auf Erfolg. So un- Englisch ganz zu schweigen. Was uns zum nächsten terschiedliche Marken wie Red Bull, Nivea, Volkswa- Punkt bringt... gen, SAP und viele andere sind Beispiele dafür. (RK) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 30 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Metadata Standards – ein Weg zur Repository nicht nur das Thema, sondern zusätzlich eine Liste von übergreifenden Suche? wichtigen Schlüsselwörtern und vergibt pro Dokument eine Nummer. Dieses einfache Beispiel zeigt bereits ex- von Christoph Jeggle, Seniorberater, CDIA+ emplarisch die Herausforderungen, denen die Zu- Christoph.Jeggle@PROJECT-CONSULT.com sammenführung unterschiedlicher Metadatenstruktu- http://www.PROJECT-CONSULT.com ren ausgesetzt ist. Christoph Jeggle ist seit 2003 Mitglied im PROJECT CON- SULT Beraterteam. Die erste Herausforderung besteht einfach darin, dass die zweite Metadatenstruktur umfangreicher ist. Daten Metadaten sind wörtlich „Daten über Daten“. Ohne aus der ersten Struktur können die zweite nicht voll- diese beschreibenden Daten wären Informationsobjek- ständig füllen. Umgekehrt müssen die Daten aus der te nicht zu ordnen und wiederzufinden. Diese be- zweiten Struktur innerhalb der ersten Struktur in ei- schreibenden Daten müssen sorgfältig gestaltet wer- nem Feld zusammengefasst werden oder verloren ge- den, damit sie Informationsobjekte richtig und ausrei- hen. chend beschreiben. Dabei spielt es zunächst überhaupt Die zweite Herausforderung besteht darin, dass die keine Rolle, ob die Informationsobjekte in physischer Metadatenelemente, die scheinbar zueinander passen, oder digitaler Form vorliegen und welche Systeme für tatsächlich eine andere Bedeutung haben. So kann das die Metadaten verwendet werden. Auch ein sortiertes Datumelement aus der einen Struktur nicht in die an- Karteikartensystem stellt ein Metadaten System dar. dere Struktur übernommen werden, da es eine andere Was aber nützen ausgefeilteste Metadaten-Strukturen, Bedeutung hat. die innerhalb eines einzigen Repository ausreichende Eine weitere Herausforderung lässt sich am Metada- Such- und Ordnungskriterien bieten, aber nutzlos tenelement Thema verdeutlichen. Um das Thema und werden, sobald auf Informationsobjekte aus mehr als den Inhalt eines Informationsobjekts sinnvoll zu be- einem Repository zugegriffen werden muss. Diese Si- schreiben, ist es sinnvoll, einen festgelegten Wortschatz tuation ist im Bereich von Bibliotheken inzwischen üb- (Thesaurus) zu verwenden, damit Informationsobjekte lich, wird aber zunehmend relevanter auch für Reposi- gleichen Themas auch mit gleichen Begriffen beschrie- tories in anderen Bereichen. Unternehmen, die sich zu- ben werden. Ist dieser Thesaurus zwischen den Meta- sammenschließen, bringen fast immer ihre jeweils ei- datensystemen nicht gleich, müssen Metadaten bei der gene Metadaten-Methodik mit, die dazu noch in ver- Übertragung von einem System zum nächsten „über- schiedenen Systemen implementiert ist. Systemwech- setzt“ werden. sel führen häufig auch zu einer veränderten Metada- tenstruktur. Und nicht zuletzt verändern sich Metada- Jede Lösung, die Interoperabilität zwischen den Meta- tenstrukturen im Laufe der Zeit und werden an neue datenstrukturen herstellen will, steht demnach von der Anforderungen angepasst. In all diesen Fällen ist es er- Herausforderung, diese Interoperabilität auf unter- forderlich, Metadaten unterschiedlicher Struktur ge- schiedlichen Ebenen herstellen zu müssen. Die struk- meinsam nutzen zu können. turale Interoperabilität bringt die beiden unterschiedli- chen Strukturen zusammen, die semantische Interope- Dabei sind unterschiedliche Strategien möglich. In die- rabilität kümmert sich darüber hinaus auch um eine sem Artikel werden die unterschiedlichen Arten skiz- Angleichung der Inhalte von Metadatenelementen ziert, mit dieser Herausforderung umzugehen. Dabei (Stichwort Thesaurus). Außerdem muss sich die syn- zeigt die Erfahrung der Bibliotheken, dass es keinen taktische Interoperabilität darum kümmern, dass die Königsweg gibt, sondern der Weg gewählt werden Metadatensysteme sich untereinander auf technischer muss, der der jeweiligen Herausforderung am besten Ebene verstehen. Dazu müssen technische Standards entspricht. vereinbart werden. Diese beruhen häufig auf XML bzw. SGML. Drei Herausforderungen für Metadatensysteme Wie können nun Lösungen aussehen, die diese Intero- Bevor aber die möglichen Lösungswege aufgezeichnet perabilität gewährleisten? werden, sollte zunächst noch einmal der Blick auf die Herausforderungen gerichtet werden. Die erste Her- Drei Ansätze für Interoperabilität ausforderung besteht in der unterschiedlichen Struktu- rierung von Metadaten. Während ein Metadatensys- Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche Ansätze. tem beispielsweise ein Informationsobjekt über den 1. Meta-Metadatenstruktur Autor, das Thema und das Erstellungsdatum erfasst, unterscheidet ein anderes Metadatensystem zwischen Der erste Ansatz geht davon aus, die unterschiedlichen ursprünglichem Autor und dem verantwortlichen Be- Metadatenstrukturen bestehen zu lassen und eine ge- arbeiter, verwendet als Datum nicht das Erstelldatum, meinsame dritte Metadatenstruktur aufzubauen, die sondern das Datum der letzten Bearbeitung, erfasst für die Repository übergreifende Suche verwendet werden kann. Dieses dritte Repository ist verlinkt je- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 31 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter weils mit den beiden anderen Repositories. Ein solcher Dieser Weg der Standardisierung bei den Metadaten Katalog kann einmal erstellt und zu bestimmten festge- erleichtert zwar manches, löst aber nicht grundsätzlich legten Zeitpunkten aktualisiert werden. Falls ein sol- die Schwierigkeiten, die sich durch die Repository cher Katalog sich aber dynamisch an die Änderungen übergreifende Verwendung von Metadaten ergeben. in den zugrunde liegenden Repositories anpassen soll, (CJ) ist eine „Sprache“ notwendig, mit der standardisiert die zugrunde liegenden Repositories ihre Metadaten an das übergeordnete Repository melden. Einen sol- Publikation, Qualität, Reputation. chen Standard gibt es mit OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting). Dabei be- Zu den Rahmenbedingungen einer zeichnet Harvesting das Sammeln der Metadaten in Dreiecksbeziehung in den Geisteswissenschaften einem gemeinsamen Katalog. Dabei kann der Standard unter digital-vernetzen Bedingungen. nur die syntaktische Interoperabilität sicherstellen. Die von Prof. Dr. Stefan Gradmann, strukturale und semantische Interoperabilität bleibt IBI, Humboldt Universität trotz des Standardprotokolls eine Herausforderung. E-Mail: stefan.gradmann@ibi.hu-berlin.de 2. Gemeinsamer Metadaten-Katalog E-Mail: Stefan.Gradmann@PROJECT-CONSULT.com Webseite:http://fakultaeten.hu-berlin.de/philfak1/institute/ibi Der zweite Ansatz bildet keinen gemeinsamen Kata- Der Beitrag erschien ursprünglich im Sammelband 'What log, sondern sucht über mehrere Repositories. Auch the Hell Is Quality', Campus Verlag Frankfurt, 2008. Stefan hier gibt es, allerdings vornehmlich in der Biblio- Gradmann ist seit 2007 Mitglied im PROJECT CONSULT thekswelt verwendet, einen Standard, Z39.50, der eine Beraterteam. solche übergreifende Suche ermöglicht. Dieser wird Standard wird weiterentwickelt zu ZING (Z39.50 In- ternational: Next Generation) und verwendet dann „Es ist eben kein beiläufiger, sondern ein wesentlicher Unterschied zwischen den prototypischen Naturwis- moderne Techniken wie Web Services, die über SOAP senschaften und den prototypischen Geisteswissen- (Simple Object Access Protocol) angesprochen werden. schaften, daß sie sich in ihrem Kommunikationsver- Auch hier gilt wieder, dass die syntaktische Interope- halten an unterschiedlichen Leitgattungen und deren rabilität durch diesen Standard sichergestellt werden unterschiedlichen Gattungsgesetzen orientieren. Das kann, aber die strukturale und semantische Interope- ergibt sich zwangsläufig aus den Gegebenheiten des rabilität eine Herausforderung bleibt. wissenschaftlichen Sprachverkehrs.“ 3. Zusammenführung mit einheitlicher Struktur (Weinrich 1995, 170) Der dritte Ansatz besteht im Zusammenführen aller Elektronisches Publizieren und die zwei Repositories in ein einziges, das die bisherigen Reposi- Wissenschaftskulturen tories ersetzt. Aber auch dieser Ansatz steht vor der Herausforderung, eine struktural und semantisch kor- „Die Wissenschaftler trauen der Online-Publikation rekte Datenkonvertierung durchzuführen. nicht.“ Mit diesem lapidaren Satz fasste Dieter E. Zimmer (2001) die Vorbehalte zusammen, die zum Fazit damaligen Zeitpunkt noch in den allermeisten Wissen- schaftsdisziplinen gegenüber dem elektronischen Pub- Bleibt also nur der Weg, einen Metadaten-Standard zu lizieren bestanden. entwickeln und einzusetzen? Diese Frage kann mit Nein beantwortet werden. Erstens gibt es bereits eine Inzwischen sind jedoch zumindest die von Zimmer Menge von Metadaten-Standards wie Dublin Core, damals als besonders kritisch eingestuften Einfluss- MARC, MODS, MAB, um nur einige zu nennen. Aber größen „Echtheit, Aufbewahrung und Dauerhaftig- selbst im Bereich der Bibliotheken, in der die Verwen- keit“ offensichtlich soweit beherrschbar geworden, dung dieser Standards inzwischen üblich ist, ist die dass viele Wissenschaftler die mangelnde Authentizi- Herausforderung nicht gelöst, zwischen diesen Stan- tät, Archivierbarkeit und Persistenz der digitalen Pub- dards eine strukturale und semantische Interoperabili- likationsform nicht mehr als grundlegendes Manko tät herzustellen. Selbst bei der Verwendung desselben empfinden: in weiten Teilen der ‚harten’ Wissenschaf- Standards für zwei oder mehr Repositories ist damit ten ist das elektronische Publizieren inzwischen dabei, eine semantische Interoperabilität nicht gewährleistet. sich als primäre Publikationsform zu etablieren. Die großen kommerziellen Verlagsunternehmen im Be- Somit bleibt nur das Fazit zu ziehen, dass die Interope- reich STM (Science, Technology, Medicine) wie etwa rabilität von Metadatensystemen oft eine größere Her- Elsevier oder Springer haben inzwischen den Umstieg ausforderung darstellt als die gemeinsame Nutzung aus rein druckbasierten Geschäftsmodellen der Zeit- der Informationsobjekte selbst, da durch die Verwen- schriftenpublikation in digitale Produktions- und Ver- dung von Standardformaten wie z.B. PDF zumindest wertungsmodelle so weitgehend vollzogen, dass die die Anzeige der Objekte gewährleistet werden kann. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 32 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter weiter parallel zur digitalen Produktions- und Verwer- und die Suche nach praktikablen und vor allem trans- tungskette angebotene Druckpublikation demgegen- parenten, kontrollierbaren Alternativen. über mitunter schon den Charakter eines Derivats, ei- Der Einzug digitaler, netzbasierter Szenarien wissen- nes Sekundärproduktes annimmt. schaftlichen Arbeitens hat also im Bereich der hard Parallel zu diesem Prozess hat sich ebenfalls im STM- sciences drei eng verbundene Entwicklungen mit einer Bereich in den vergangenen Jahren ausgehend von sehr lebhaften Diskussion im Umfeld der Kernbegriffe dem Kampfbegriff Open Access eine heftige Debatte um Publikation, Qualität und Reputation gezeitigt. die Frage entwickelt, wie die Bedingungen des Zu- Von alledem ist in den Geisteswissenschaften wenig zu gangs zu mit öffentlichen Mitteln erarbeiteten For- bemerken. 2 Elektronisches Publizieren ist hier unver- schungsergebnissen und darauf bezogenen Publikatio- ändert eher ein Nischenthema, Open Access – zumin- nen gestaltet sein müssen, um eine optimale Verbrei- dest wie im STM-Bereich diskutiert – allein schon we- tung dieser Publikationen und einen möglichst unge- gen des weit geringeren Stellenwertes der Zeitschrif- hinderten Zugang zu Forschungsergebnissen (und in tenpublikationen kaum von Interesse und der Kom- Zukunft zunehmend auch Primärdaten aus dem For- plex Qualität/Relevanzevaluation wird – wenn über- schungskontext) zu gewährleisten. Die überreich do- haupt - als Bedrohung wahrgenommen, wie in der fol- kumentierte Debatte um Open Access 1 war anfangs genden Äußerung von Nida-Rümelin (2008): stark von publikationsökonomischen Aspekten und der vordergründigen Sorge bestimmt, die Etats wis- „Im Zuge der Reformen wird ein Forschungs- und Wissen- senschaftlicher Bibliotheken könnten bald nicht mehr schaftsbegriff paradigmatisch, der den Geisteswissenschaften ausreichend sein, um angesichts der dramatisch ge- weitgehend fremd ist. Forschung wird in Gestalt großer, 50 wachsenen Abonnementspreise und der Monopolstel- oder 200 Forscher einschließender Cluster gefördert, die For- lung einiger Anbieter eine Literatur-Grundversorgung schungsleistung wird nach Drittmitteleinwerbung und ver- in den STM-Fächern überhaupt noch sicherstellen zu öffentlichten Papers in amerikanischen Review Journals können. Sehr bald jedoch verschob sich der Fokus die- [sic!] bewertet. Die größere Buchpublikation - für die geis- ser Diskussion zunehmend hin zu der Frage, wer ei- teswissenschaftliche Forschung nach wie vor zentral [...] gentlich für die technische und inhaltliche Qualität und für ihre breitere Wahrnehmung (und damit für ihre ge- wissenschaftlicher Veröffentlichungen einsteht – diese sellschaftliche und politische Relevanz) unverzichtbar - wird Rolle nämlich reklamierten die großen Copyright- entwertet. Publikationen in der Muttersprache oder in einer Verwerter als ihre originäre Leistung und als Rechtfer- anderen Sprache als Englisch zählen nicht mehr. Die stilisti- sche Sorgfalt - charakteristisch für geisteswissenschaftliche tigung zugleich für Endpreise, die eben neben den ge- Publikationen - schwindet, die „Schrumpfform“ des Ameri- rade unter digitalen Produktionsbedingungen zuneh- kanischen, wie sie in internationalen englischsprachigen mend marginalen Herstellungskosten vor allem auch Zeitschriften dominiert, nivelliert die geisteswissenschaftli- die nunmehr als Hauptfaktor eingestuften Verfahrens- che Terminologie, klassische Quellen und fremdsprachige kosten für die Qualitätssicherung beinhalten. Texte werden lediglich in ihren englischen Übersetzungen Eng verbunden schließlich mit den Aspekten der Qua- rezipiert etc. Letztlich mündet diese Entwicklung in eine Art litätssicherung und in der jüngsten Phase derDiskussi- Selbstkolonialisierung der reichhaltigen und vielfältigen on um Open Access zunehmend beherrschend ist die geisteswissenschaftlichen Landschaften in Europa.“ Frage nach der Beziehung zwischen Publikationswe- Neben dem Befremden ob der „veröffentlichten Papers gen und –verfahren auf der einen und Verfahren für in amerikanischen Review Journals“ 3 als Evaluations- die Bemessung wissenschaftlicher Relevanz oder zu- faktor und Förderkriterium treten hier gleich noch mindest Wirkung (impact) und daraus abgeleiteter Re- zwei weitere Grundmotive zutage, die eine spezifisch putation von Forschenden und Institutionen auf der andere Grundkonstellation von Publikation, Qualität anderen Seite. Das ist nicht weiter verwunderlich, und Reputation vermuten lassen: die Fremdheit kolla- denn die Wahl des Publikationswegs nimmt existen- borativer Arbeitsformen („50 oder 200 Forscher ein- tielle Dimensionen an, wenn – wie inzwischen man- schließende Cluster“) und das berechtigte Unbehagen cherorts beispielsweise in medizinischen Fakultäten an einem angelsächsisch dominierten Wissenschaftspa- praktiziert – die Impact-Werte der Zeitschriften auf den radigma, das in der Tat nicht-englischsprachige Veröf- Literaturlisten der Kandidaten fast mechanisch auf die fentlichungen nur mehr als Marginalien ohne wirkli- Gestaltung von Berufungslisten durchschlagen. Neben chen impact zulässt. Der Grundtenor des Zitates jedoch die Auseinandersetzung mit den kommerziellen Rech- teverwertern wie Elsevier im Zusammenhang mit Open 2 Neben den im folgenden diskutierten Ursachen für diese spezifi- Access tritt nun also zunehmend auch die Frage nach sche Differenz sind hier im Sinne von Zustandsbeschreibungen die der Rolle von Produkten wie Web of Science oder Scopus Veröffentlichungen DFG (2006) und ACLS (2006) lesenswert. Ich selbst bin diesen Zusammenhängen in Gradmann (2004), Gradmann (2007a) und Gradmann (2007b) nachgegangen. 1 Ich nenne an dieser Stelle nur stellvertretend die Veröffentlichung 3 Gemeint sind vermutlich nicht Rezensionszeitschriften, sondern Deutsche UNESCO Kommission (2007) ‚peer reviewed journals’. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 33 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter ist kulturkritischdefensiv und lässt erst einmal auf eine dersartigkeit wiederum – so die Kernthese dieses Bei- konservierend-abwehrende Haltung der Geisteswis- trages – ist Voraussetzung für eine adäquate Bestim- senschaften schließen. mung des spezifischen Konstellation von Publikation, Qualität und Reputation in den Geisteswissenschaften. Dieser Befund wird unterstützt durch die Analyse des Und insofern ist an dieser Stelle ein genauerer, syste- Unterausschusses für elektronisches Publizieren der matischer Blick erforderlich auf einige der Verände- DFG, wie etwa in der folgenden Passage: „Innerhalb rungen, die durch den Einzug digitaler und netzbasier- der Geisteswissenschaften besteht der Vorbehalt, dass ter Plattformen in das Informationskontinuum von Online-Publikationen keine hinreichend seriösen Pub- Wissenschaft verursacht wurden und werden. likationen sind und deshalb wenig Renommee ein- bringen.“ DFG (2006, 2) Diese Veränderungen lassen sich als ein mehrfacher Paradigmenwechsel beschreiben, der drei Konstanten Und doch haben die Geisteswissenschaften durchaus der traditionellen Produktions- und Rezeptionskette auf ihre Weise auf das Aufkommen digitaler, netzba- betrifft: die linear/zirkulär organisierten Verfahrenskette, sierter Arbeitsszenarien reagiert: vor allem im Bereich die starke funktionale Prägung durch traditionell etablierte der Editions- und Quellenwissenschaften belegen Pro- Kulturtechniken und zuletzt die Idee eines monolithisch jekte wie die digitale Bibliothek Perseus, TextGrid oder verfassten ‚Dokuments’ selbst. Und dieser dreifache Pa- HyperNietzsche 1 eine durchaus rege Auseinanderset- radigmenwechsel hat – wie in den folgenden Abschnit- zung mit dem Potential digital basierter Arbeitsfor- ten zu zeigen sein wird – spezifische Folgen für die men. Geisteswissenschaften. Und auch die medientheoretischen Ansätze vor allem von und im Gefolge von Norbert Bolz oder die vor- Die digitale Neuformation des wissenschaftlichen nehmlich in den neunziger Jahren des letzten Jahrhun- Informationskontinuums derts grassierende und teilweise fast schon inflationäre Will man die tief greifenden Folgen der mit dem Ein- Obsession mit Hypertext in weiten Bereichen der Text- zug digitaler und netzbasierter Plattformen einher ge- wissenschaft, personalisiert in der Galionsfigur Fried- henden Veränderungen begreifen ist es sinnvoll, sich rich A. Kittler, belegen eine teilweise schon sehr früh die Grundzüge der wissenschaftlichen Produktions- einsetzende Faszination zumindest von Teilen der und Rezeptionskette vor Augen zu führen, wie sie ü- Geisteswissenschaften durch digital basierte Arbeits- ber Jahrhunderte in der buchgeprägten Wissenschafts- techniken und digital konstituierte Objekte. kultur weitgehend konstant waren. Sie sind in der un- Vielleicht am weitesten ging in diesem Sinne Cramer tenstehenden Abbildung 1 schematisiert dargestellt. (2001), der in einem Vortrag auf dem Germanistentag unter dem Titel „Für eine Textwissenschaft des Digita- len“ die folgende, recht radikale These aufstellt: „Computer und Internet basieren auf Code, d.h. auf Text. Auch alles „Multimediale“ des Computers ist textuell ge- speichert und prozessiert. [...] Es gibt im Computer nichts als Schrift, woraus folgt, daß Schrift, Text der Schlüssel zum strukturellen Verständnis des Computers und der Digitali- sierung analoger Zeichen ist. Der Prozeß der Digitalisie- rung von Zeichen ist unzweifelhaft der größte Verschriftli- chungsprozeß in der Geschichte der Menschheit.“ Hier vollzieht sich eine frappante Rollenverkehrung von Diskurs und Instrument: der Computer, gemein- hin als Hilfsmittel wissenschaftlicher Tuns gesehen, wird hier als Gegenstand (text-) wissenschaftlicher Ar- beit apostrophiert, das Corpus der Philologie erweitert sich um ihr vermeintliches digitales ‚Instrument’ ... Abb. 1: Das traditionelle Informationskontinuum Mag auch dies letzte Beispiel extrem gelagert sein, so In diesem traditionellen Ablauf waren typischen Stati- illustriert es doch, wie andersartig die Annäherung der onen wie ‚Verfassen’, ‚Begutachten’, ‚Publizieren’, ’Or- Geisteswissenschaften an digital basierte Arbeitsfor- ganisieren’, ‚Rezipieren’, ‚Zitieren’ und ‚Annotieren’ men verläuft: sie ist fixiert auf digitale Informationsob- weitgehend mit Hilfe weniger stabiler Kulturtechniken jekte, auf ‚Dokumente’ – und nicht primär auf deren (und mit den Kernoperationen ‚Lesen’ und ‚Schreiben’) Veröffentlichungsmodus. Das Verständnis dieser An- konstituiert, und die linear organisierte Reihenfolge der Stationen war weitgehend starr und wenig Verän- derungen unterworfen. Diese traditionelle Ablaufkette 1 S. dazu D’Iorio (2007) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 34 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter war um das Informationsobjekt ‚Buch’ zentriert, das darum in die Mitte des Kreises gesetzt ist. Nach Einzug digitaler Medien und Arbeitsinstrumente dann blieb diese Funktionskette in einer ersten Phase praktisch unverändert, einzig die Aktivitäten in deren einzelnen Stationen selbst wurden mit digitalen Mit- teln nachgebildet, wie in Abbildung 2 angedeutet. Abb. 3: Digital konstituierte Schrittfolge im traditionellen Funktionspa- radigma Das Verfassen wissenschaftlicher Dokumente bei- spielsweise wandelt sich dabei zunehmend zum Gene- rieren von Inhalten in einer XML-Syntax mitsamt zu- gehöriger Präsentation in XSLT oder vergleichbaren Prozessierungstechniken. Der Begutachtungsprozess wandelt sich zu einem mehr oder minder öffentlichen Abb. 2: Das wissenschaftliche Informationskontinuum im Emulations- Verfahren den digitalen Annotation. ‚Publizieren’ wird modus dann gleichbedeutend mit dem Stabilisieren eines Do- Das solcherart in den Emulationsmodus versetzte In- kumentinhalts, seiner Versionierung, sowie dem Hin- formationskontinuum hat gewisse Ähnlichkeiten mit zufügen eines Identifikators. ‚Zitieren’ beinhaltet dann der Inkunabelkultur in den ersten Jahrzehnten nach das Identifizieren des referenzierten Informationsob- Erfindung des Buchdrucks: so wie diese eine Zeitlang jektes und das Verweisen auf Mikrostrukturen inner- noch die Eigenschaften mittelalterlicher Folianten kon- halb dieses Objektes – wobei offen ist, inwieweit die servierte, erhielt (und erhält zum Teil immer noch) jene Teilreplikation des zitierten Kontexts (wie traditionell die typischen Eigenheiten der traditionellen Ablaufket- üblich) unter diesen Bedingungen noch erforder- te. Auch das für dies Stadium zentrale elektronische lich/sinnvoll ist, beziehungsweise inwieweit es sich Informationsobjekt emuliert in druckähnlichen Forma- nunmehr ausschließlich um eine Referenzierung han- ten wie PDF noch weitgehend die Eigenschaften des delt. Unklar bleibt bei alledem, wieweit der Begriff ‚Le- Informationsträgers ‚Buch’. Die Charakteristika des di- sen’ noch für die Beschreibung der Rezeptionsprozesse gital basierten Mediums werden in diesem Stadium sinnvoll ist. Und gänzlich unklar ist, wie lange die Bib- noch nicht wirksam, die elektronischen Mittel werden liotheksmetapher noch für die Beschreibung der ge- noch ausschließlich zur Nachbildung traditioneller wandelten Organisationsformen für digitale Informa- Funktionen verwendet: insofern biete sich neben dem tionsobjekte angemessen bleibt. Terminus ‚Emulation’ die Beschreibung als ein elektrifi- Bei alledem schwindet rapide die funktionsprägende ziertes Informationskontinuum an. Kraft der traditionellen Kulturtechniken an den einzel- Die erste wirklich qualitative Veränderung vollzieht nen Stationen der Kette. Dies ist der erste Paradig- sich dann im Übergang zu einer dritten Phase, deren menwechsel, und er hat weitreichende Folgen an ver- Charakteristika und mit diesen verbundene offene schiedenen Stellen des wissenschaftlichen Informati- Fragen in der untenstehenden Abbildung 3 angedeutet onskontinuums: die Tatsache etwa, dass das ‚Verfas- sind. Der Übergang zu dieser dritten Phase, in der ein- sen’ eines digitalen Dokuments zunehmend nicht mehr zelne Schritte innerhalb des immer noch weitgehend sinnvoll vom (analogen) Schreibvorgang her gedacht intakten linearen Funktionsparadigmas nunmehr mit werden kann und dass dabei eine zunehmend konse- genuin digitalen Mitteln modelliert und damit substan- quente Trennung der inhaltlichen von den formal- tiell verändert werden, ist derzeit in vollem Gange und gestalterischen Elementen stattfindet, hat weitreichen- je nach Wissenschaftsdisziplin unterschiedlich weit de Rückwirkungen auf das Konzept der Autorschaft fortgeschritten. Einige ausgewählte Charakteristika selbst. Ein weiteres Beispiel ist der Publikationsvor- dieser dritten Phase sind mitsamt den sich daran knüp- gang, der nun nicht mehr über die Drucklegung defi- fenden Fragen in der untenstehenden Abbildung 3 nierbar ist, sondern völlig neu konstituiert und kollek- skizziert. tiv verankert werden muss (dementsprechend ausge- prägt ist derzeit in manchen Fällen die Unsicherheit © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 35 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter bezüglich der Frage, wann denn ein digitales Doku- wenig komplexe Publikationsform des Zeitschriften- ment als ‚veröffentlicht’ anzusehen sei!) aufsatzes folgendermaßen beschrieben: Doch trotz dieses ersten Paradigmenwechsels bleiben “One major challenge to the existing system is the change in auch in dieser Ausprägung noch wesentliche Charak- the nature of the unit of scholarly communication. In the es- teristika des traditionellen Informationskontinuums tablished scholarly communication system, the dominant erhalten: es bleibt linearzyklisch konstituiert und kreist communication units are journals and their contained arti- um ein monolithisches Informationsobjekt, das ‚Do- cles. This established system generally fails to deal with kument’. other types of research results in the sciences and humani- ties, including datasets, simulations, software, dynamic Diese beiden letzten Charakteristika nun dürften in ei- knowledge representations, annotations, and aggregates ner schon am Horizont erkennbaren Phase tangiert thereof, all of which should be considered units of scholarly werden, deren wesentliche Eigenschaften in der unten- communication.” stehenden Abbildung 4 angedeutet sind. Und Crane (2006) akzentuiert diese Diagnose mit Blick auf die heute schon denkbaren Informationsarchitektu- ren auf Basis massenhaft digitalisierter Monographien: “Most digital libraries still mimic their print predecessors, treating individual objects – commonly chunks of PDF, RTF/Word, or HTML with no standard internal structure – as its constituent units. As digital libraries mature and be- come better able to extract information (e.g., personal and place names), each word and automatically identifiable chunk of words becomes a discrete object. In a sample 300 volume, 55 million word collection of nineteenth-century American English, automatic named entity identification has added 12,000,000 tags. While this collection focuses on name rich historical materials and includes several reference works, this system already discovers thousands of references to named entities in most book length documents. We thus Abb. 4: Ein de-konstruiertes Informationskontinuum move from single catalogue entries with a few hundred words to thousands of tagged objects – an increase of at least In dieser zukünftigen Phase vollziehen sich zwei wei- one order of magnitude with named entities and of at least tere grundlegende Paradigmenwechsel. Zum einen two orders of magnitude when we consider each individual können die Stationen des früheren linear-sequentiellen word as an object.” Kreislaufs in beinahe beliebige, netzförmige Beziehun- Und doch beschreibt Crane einen noch vergleichsweise gen zueinander gesetzt werden, wie sich dies bereits leicht fassbaren Zustand, in dem die Dokumentgren- heute beispielsweise in den Verfahren des public revie- zen durch die ursprüngliche Medienbindung der digi- wing andeutet, in denen der Begutachtungsprozess zu talisierten Monographie noch garantiert und leicht re- einer mehr oder minder öffentlichen Annotationsform konstituierbar sind. Ganz anders verhält es sich im Fal- im Anschluss an die eigentliche Veröffentlichung wird. le komplexer, genuin digitaler Dokumente ohne enti- Ein anderes Beispiel sind Rezeptionsprozesse bezogen tätskonstitutive Medienbindung und ohne kulturell auf sogenannte preprint Versionen von erst später im prädeterminierte Merkmale der Internstruktur (wie kanonischen Sinne veröffentlichten Dokumenten. Die beispielsweise eine ‚Seitenzählung’): hier wird die Fra- Funktion der „bibliothekarischen“ Organisation von ge nach der Konstitution der digitalen Dokumententi- Informationen schließlich muss auch heute schon ne- tät, nach ihren Grenzen und ihrer Internstruktur zu ei- ben den Publikationen selbst das Verwalten von Anno- nem vitalen Problem. Und dieser dritte Paradigmen- tationen mit im Auge haben. Die Rekombinierbarkeit wechsel, die De-Konstruktion des Dokumentbegriffes der zuvor in linearen workflows geordneten Teilschritte unter digital-vernetzen Bedingungen, trifft die Geis- wird jedoch noch systematischere Ausmaße anneh- teswissenschaften gleichermaßen „ins Herz“ und dies men. gerade auch hinsichtlich der Kernbegriffe Publikation, Folgenreicher noch ist ein zweiter Prozess, in dem das Qualität und Reputation, verändert er doch grundle- zentrale Informationsobjekt ‚Dokument’ seinen mono- gend Produktions- und Veröffentlichungsbedingungen lithischen Charakter verliert und selbst zu einem ver- und dabei insbesondere die Bedingungen der Rezepti- netzt konstituierten Objekt-Cluster mit zunehmend on und der Weiterverwendung geisteswissenschaftli- unscharfen Rändern wird. Van de Sompel/Lagoze cher Dokumente, indem er die grundlegenden Bedeu- (2007) haben diese Tendenz bezogen auf die an sich tungsmodi von Dokumenten als komplexen Zeichen selbst tangiert. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 36 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Insofern ist als letzte Voraussetzung für Aussagen zu weit fundamentalere semiologische Differenz. Der künftigen Verhältnissen im Dreieck von Publikation, dominante, meist von der Informatik geprägte Diskurs Qualität und Reputation in den Geisteswissenschaften in den naturwissenschaftlichen communities verwendet ein Blick auf die spezifische Beziehung zwischen (vor- dabei Begriffe wie Dokument, Zeichen oder Name ver- nehmlich hermeneutisch basierten) Geisteswissen- gleichsweise naiv und ohne Berücksichtigung ihrer in- schaften und den konstitutiven Repräsentationsmodi härenten semiologischen Komplexität. Dies resultiert von Dokumenten als komplexen Zeichen erforderlich. letztlich in einer Art nominalistischer Regression (wenn auch auf hohem technischen Niveau!), mündet Dokument und Bedeutung ... in ein ‚Zeiger -> Objekt’-Modell, in dem ‚Wörter’ auf re- Bei näherer Betrachtung wird nämlich deutlich, dass in al existierende ‚Dinge’ verweisen. 1 Dies Modell kennt der Fachdiskussion um elektronisches Publizieren As- ausschließlich denotative Beziehungen, wie in der pekte der Dokumentmodellierung und des Dokument- nachstehenden Grafik angedeutet: inhalts (und damit auch der Bedeutung) bislang fast ausschließlich nach Maßgabe eines Informationsmo- dells diskutiert wurden, wie es in den empirisch ge- prägten Wissenschaften vorherrscht. In diesem Modell ist wissenschaftliche Forschung als Kernaktivität vom Publikationsprozess völlig getrennt und diesem vor- gängig. Erst nachdem Forschung ‚Resultate’ erbracht Im Gegensatz zu diesem sehr einfachen Konzept der hat, werden diese diskursiv verpackt und in der Regel Relation zwischen Wörtern und Dingen ist für das als Zeitschriftenaufsätze veröffentlicht. In diesem ro- Verständnis des für die Geisteswissenschaften maß- busten und wenig komplexen ‚Containermodell’ wis- geblichen Bedeutungsmodus eine Rückbesinnung auf senschaftlichen Publizierens ist der oben beschriebene das Modell das Sprachzeichens hilfreich, wie es ur- ‚Emulationsmodus’ des elektronischen Publizierens sprünglich von de Saussure entworfen wurde: völlig ausreichend und dementsprechend konzentriert sich eben auch die gesamte Diskussion um Open Ac- cess auf die Frage, wie der Zugang zu diesen elektrifi- zierten Veröffentlichungen zu gestalten sei. Ohnehin handelt es sich aus Sicht der ‚hard scientists’ um eine vergleichsweise ephemere Problematik, die man, weil sie sich weit ab von der eigentlichen Forschung befin- det, notfalls auch ohne Schaden den Bibliothekaren überlassen kann. und wie es dann, nach Verfeinerungen durch Hjelms- Wissenschaftliches Publizieren in den hermeneutisch lev, Eco und andere in ein generalisiertes Sprachmo- geprägten Geistes- und Sozialwissenschaften hingegen dell mündet, das in dieser Form auch als Grundlage vollzieht sich in einem gänzlich anderen Informati- für ein erweitertes Text- und Dokumentmodell dienen onsmodell: Forschung und diskursive ‚Verpackung’ kann: sind hier untrennbar ineinander verwoben, zumal in den allermeisten geisteswissenschaft- lichen Disziplinen (und vor allem in den Phi- lologien) ‚Diskurs’ und ‚Text’ wiederum Ge- genstand wissenschaftlichen Arbeitens sind: typischerweise operieren diese Disziplinen al- lesamt über Text- oder Diskurskorpora mit dem Ziel entweder der Re-Aggregation dieser Corpora (etwa in Quelleneditionen oder kriti- schen Textausgaben) oder der korpusbasierten Modellierung und Interpretation. In all diesen Szenarien sind ‚Texte’ in einem erweiterten Sinn Ge- genstand und Ergebnis wissenschaftlicher Arbeit Signifikanten und bezeichnete Konzepte (Signifikate) zugleich. sind in diesem Gedankenmodell ebenso wenig vonein- Es dürfte damit deutlich geworden sein, dass die bei- ander zu trennen wie Form und Substanz der Zeichen- den Informationsmodelle sich letztlich vor allem hin- komponenten; zudem müssen produzierte und inter- sichtlich der Form-Inhaltsrelation unterscheiden. Im pretierte Einzelinstanzen immer in ihrem sprachlich- Grunde unterliegt damit den unterschiedlichen Publi- 1 Die perfekte Inkarnation dieser Denkfigur sind im übrigen die ‚On- kationskulturen der beiden Wissenschaftskulturen eine tologien’ des ‚Semantic Web’! © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 37 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter systemischen Kontext gesehen werden. Und weder vée, d’une communication qui s’est affranchie de l’espace Laute noch reale ‚Dinge’ sind in diesem Ansatz Teile et du temps ; en même temps, il est un élément de systè- des sprachlichen Repräsentationsraums. 1 mes identitaires et un vecteur de pouvoir. (Pédauque 2006, 32) 2 Eine solche Erweiterung des Informationsmodells ist von einem gestandenen Informatiker gesprächsweise In der Folge wird für jedes dieser Paradigmata einer einmal als „Öffnen der semiotischen Büchse der Pan- der Aspekte als dominanter, aber nichtexklusiver Vek- dora“ bezeichnet worden – und doch ist exakt eine sol- tor verwendet für die Entwicklung von Gleichungen, che Erweiterung erforderlich, will man verstehen, wie welche traditionelle, elektronische und web-basierte sich Geisteswissenschaften und Dokumente zueinan- Dokumentbegriffe unterscheidbar machen, wobei jedes der verhalten, und wie letztere als komplexe Zeichen dieser Gleichungstripel in einer vektorbezogenen Defi- und diese wiederum als Teil eines Systems solcher nition des ‚elektronischen Dokuments’ resultiert. komplexer Zeichen (vulgo ‚Literatur’) begriffen wer- Dementsprechend kann der Form-Vektor, in dem der den können. Objektcharakter konstitutiv ist, in den folgenden drei Gleichungen zusammengefasst werden: ... und die De-Konstruktion des Dokumentbegriffes. „Document traditionnel = support + inscription [...] Der Begriff des Dokuments als komplexes Zeichensys- Document numérique = structures + données [...] tem also steht im Mittelpunkt des Nachdenkens über Document XML = données structurées + mise en forme.“ das Dreieck Publikation – Qualität – Reputation, und (ebd., 45) zugleich war schon weiter oben deutlich geworden, dass dieser Begriff sich im Kontext der Erosion des Und diese kumulieren in einer ersten Definition: traditionellen Produktions- und Rezeptionskonti- „Un document numérique est un ensemble de données orga- nuums unter vernetzt-digitalen Bedingungen aufzulö- nisées selon une structure stable associée à des règles de mise sen beginnt. Diesen Auflösungsprozess präziser zu a- en forme permettant une lisibilité partagée entre son concep- nalysieren und beschreibbar zu machen war Anliegen teur et ses lecteurs.“ (ebd.) 3 einer Forschergruppe des CNRS (RTP-DOC), die nach mehrjähriger Vorarbeit in den Jahren 2003 bis 2005 zu- Analog mündet der Zeichen-Vektor mit dem sinntra- erst im Netz und im Jahr 2006 dann als gedrucktes genden Charakter des Dokuments im Fokus in den Buch unter dem Pseudonym Roger T. Pédauque für folgenden drei Gleichungen: das Verständnis gerade auch der absehbaren Verände- „Document = inscription + sens [...] rungen des Dokumentkonzeptes grundlegende Arbei- Document numérique = texte informé + connaissances [...] ten veröffentlicht hat. Document W[eb] S[émantique] = texte informé + ontolo- RTP-DOC begreift die Entwicklung des Dokumentbeg- gies“ (ebd., 59) riffs im Übergang vom gedruckten zum digitalen Do- 2 Nachstehend eine Übersetzung der Passage durch den Autor dieses kument entlang dreier Paradigmata, die grosso modo Beitrages: den Ebenen ‚Morphosyntax’, ‚Semantik’ und ‚Pragma- • Das Dokument als Form; in diese Rubrik ordnen wir die Ansät- tik’ des linguistischen Schichtenmodells entsprechen: ze ein, die das Dokument als materielles oder immaterielles Ob- jekt analysieren und die dessen Struktur mit dem Ziel untersu- • Le document comme forme ; sous cette rubrique, nous chen, es besser zu analysieren, zu verwenden oder zu manipu- rangerons les approches qui analysent le document lieren. comme un objet, matériel ou immatériel et qui en étu- • Das Dokument als Zeichen; durch diese Forscher wird das Do- dient la structure pour mieux l’analyser, l’utiliser ou le kument in erster Linie als sinntragend und mit Intentionalität manipuler. versehen wahrgenommen; so besehen ist das untrennbar mit dem kontextualen Subjekt verbunden, das es erschafft oder re- • Le document comme signe ; pour ces chercheurs le docu- konstruiert und ihm Sinn verleiht; zugleich ist es Teil eines Sys- ment est perçu avant tout comme porteur de sens et doté tems von Dokumenten oder von Kenntnissen. d’une intentionnalité ; ainsi le document est indissociable • Das Dokument als Medium; diese Dimension schließlich stellt du sujet en contexte qui le construit ou le reconstruit et die Frage nach dem Status des Dokuments als Teil sozialer Be- ziehungen; das Dokument ist die – neu geschaffene oder wie- lui donne sens ; en même temps, il est pris dans un sys- dergefundene - Spur einer von Zeit und Raum befreiten Kom- tème documentaire ou un système de connaissances. munikationsbeziehung; zugleich ist es Bestandteil identitätsbe- zogener Systeme und ein Vektor von Macht. • Le document comme médium ; cette dimension enfin pose 3 Auch hier nachstehend eine Übersetzung der Passage durch den la question du statut du document dans les relations so- Autor dieses Beitrages: ciales ; le document est une trace, construite ou retrou- „Traditionelles Dokument = Träger + Aufschrift Elektronisches Dokument = Strukturen + Daten 1 In dieser stark vereinfachenden Darstellung bleiben wesentliche XML-Dokument = strukturierte Daten + Formatierung“ Konzepte – wie etwa Syntagma und Paradigma – ausgeblendet. Die „Ein elektronisches Dokument ist eine Menge von Daten, die ent- wahrscheinlich immer noch besten Einführungen in den Komplex sprechend einer stabilen Struktur mit zugehörigen Formatierungsre- mitsamt erster Vertiefung bieten die Veröffentlichungen von Eco geln organisiert ist und so eine Lesbarkeit gleichermaßen für seinen (1968, 1976). Autor und seine Leser herstellt.“ © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 38 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Und die daraus abgeleitete Definition lautet • verlässliche Indikatoren und ggf. auch Metriken für die Bestimmung von Qualität fehlen noch ganz „Un document numérique est un texte dont les éléments sont potentiellement analysable par un système de connais- weitgehend, sance en vue de son exploitation par un lecteur compétent.“ • dementsprechend bleibt auch intransparent und (ebd.) 1 kaum kontrollierbar, nach Maßgabe welcher Krite- rien die Bemessung persönlicher und institutionel- Und schließlich resultiert die Diskussion des Medien- ler Reputation erfolgen soll, Vektors mit dem Dokument als sozialemPhänomen im Zentrum in den folgenden drei Gleichungen: • die vorgenannten Faktoren stellen zusammen ge- nommen angesichts der ungebrochenen politischen „Document = inscription + légitimité [...] Bestrebungen, auch für die Geisteswissenschaften document numérique = texte + procédure [...] funktionierende Verfahren der Evaluation und Mit- document Web = publication + accès repéré.“ (ebd., 75) telvergabe aufzubauen ein erhebliches Risiko in Dazu gehört die folgende Definition: dem Sinne dar, dass mangels anderer Methoden und Kriterien schlicht die in den ‚harten’ Wissen- „Un document numérique est la trace de relations sociales schaften gängigen Verfahren auf die Geisteswissen- reconstruite par les dispositifs informatique.“ (ebd. 74) 2 schaften übertragen werden. Die hiermit nur gerade angerissenen und kurz charak- Eine solche Übertragung fremder Methodologien – terisierten Arbeiten der Gruppe RTP-DOC (Pédauque dies dürfte aus diesem Beitrag deutlich geworden sein 2006 und 2007) sind mindestens ein guter Ausgangs- - wäre angesichts der eigenen diskursiven Kultur und punkt für eine Neubestimmung des Dokumentbegrif- der spezifischen Bedeutungsmodi in den Geisteswis- fes unter vernetzt-digitalen Bedingungen. Dieser wie- senschaften grotesk unangemessen. Diese spezifischer derum ist Dreh- und Angelpunkt einer möglichen A- herauszuarbeiten als in Weinrichs einleitend zitierter genda für den in diesem Beitrag angesprochenen Rede von den „Gegebenheiten des wissenschaftlichen Komplex, von der nun abschließend die Rede sein soll. Sprachverkehrs“ ist sicher ein Baustein einer Projekt- agenda. Bausteine einer Agenda für eine (Neu-)Bestimmung des Spannungsdreiecks Publikation – Qualität – Dabei ist – wie ebenfalls gezeigt – der Dokumentbeg- Reputation in den Geisteswissenschaften riff von besonderer Bedeutung: es ist sicher nicht aus- reichend, monographienartige Publikationsformate di- Aus den bisher entwickelten Elementen lassen sich gital zu implementieren und solcherart die Geisteswis- Bausteine herleiten für das Projekt einer mittelfristigen senschaften systematisch in den Emulationsmodus zu (Neu-)Bestimmung des Spannungsdreiecks Publikati- versetzen: die in diesem Zusammenhang regelmäßig on – Qualität – Reputation in den Geisteswissenschaf- erwähnten eBooks sind ein reines Übergangsphäno- ten. 3 Erforderlich ist ein solches Projekt aus mehreren men und bieten nicht einmal den Ansatz einer zu- Gründen: kunftsorientierten Lösung! Ebenso wenig ist eine ver- • wie oben gezeigt befinden sich die traditionellen ordnete Migration in Zeitschriften-Publikationsformate Konzepte für die Publikation komplexer Doku- eine angemessene Lösung. Zu leisten ist vielmehr ein mentformate in Auflösung – von ihrem Funktionie- Neu-Denken der Bedeutungsbeziehung zwischen digi- ren aber hängen weite Teile der Geisteswissenschaf- taler Publikationsform und wissenschaftlichem Inhalt, ten vital ab, das in den Kategorien des hier angesprochenen Para- digmenwechsels zumindest beginnen kann. Resultat müssen dann innovative digitale Publikationsformate 1 Auch hier nachstehend eine Übersetzung der Passage durch den sein, die unter vernetzt-verteilten Produktionsbedin- Autor dieses Beitrages: gungen die semiologische Komplexität rekonstituier- „Dokument = Aufschrift + Bedeutung bar machen, für die in der Gutenberg-Galaxis die For- Elektronisches Dokument = Informationshaltiger Text + Kenntnisse schungsmonographie stand. Semantic Web Dokument = Informationshaltiger Text + Ontologien“ „Ein elektronisches Dokument ist ein Text dessen Elemente poten- Zugleich muss deutlich werden, dass elektronisches tiell durch ein wissensverarbeitendes System mit dem Ziel einer Publizieren und Open Access gerade im Kontext der Auswertung durch einen kompetenten Leser prozessierbar sind.“ ‚digital humanities’ nur als Teil einer Gesamtstrategie 2 Auch hier nachstehend eine Übersetzung der Passage durch den für eScholarship Sinn machen und damit zum Beispiel Autor dieses Beitrages: „Dokument = Aufschrift + Legitimation nur als Kombination von offenem Zugang zur wissen- Elektronisches Dokument = Text + Verfahren schaftlichen Publikation und zugleich zu deren Quel- Web-Dokument = Publikation + gemessener Zugang“ lengrundlage sinnvoll ist: eine besondere Einheit von „Ein elektronisches Dokument ist die mit Hilfe von Informationssys- ‚open access’ und ‚open source’ also ist eine Lebensbe- temen nachgezeichnete Spur sozialer Beziehungen.“ 3 Empfehlungen für Kurzfristmaßnahmen sind enthalten in DFG (2006) und ACLS (2006). © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 39 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter dingung für genuin digital verfasste Geisteswissen- Nida-Rümelin, Julian (2008): „Die hochschulpolitische Lage schaften. 1 und die Zukunft der Geisteswissenschaften in Deutsch- land“. Beitrag zum Sonderheft Hochschulpolitik „Aus Schließlich müssen die Geisteswissenschaften Mittel Politik und Zeitgeschehen“, Beilage zu „Das Parlament“, und Wege finden, überprüfbare (und womöglich auch Heft 48 messbare) Aussagen sowohl über die technische als Pédauque, Roger T. (2006): Le document à la lumière du numéri- auch über die inhaltliche Qualität und Relevanz von que. Toulouse Forschungspublikationen zu generieren bevor ihnen Pédauque, Roger T. (2007): La redocumentarisation du monde. auch hier Fremdverfahren aufoktroyiert werden, die Toulouse dann zudem mit ziemlicher Sicherheit die für die Geis- Perseus: http://www.perseus.tufts.edu/ teswissenschaften vitale sprachliche Diversität nicht RTP-Doc: http://rtp-doc.enssib.fr berücksichtigen, sondern rein angelsächsisch domi- Stöber, Thomas (2004), „Das Internet als Medium geistes- niert sein werden: Bausteine für dies letztgenannte und kulturwissenschaftlicher Publikation, In: PhiN-Beiheft Teilziel wird das EC- geförderte Projekt EERQI erarbei- 2/2004: 283 - 296 ten. (SGn) TextGrid: http://www.textgrid.de Van de Sompel, Herbert /Lagoze, Carl (2007): „Interoperabil- Literatur ity for the Discovery, Use, and Re-Use of Units of Schol- American Council of Learned Societies / ACLS (2006), Our arly Communication“. In: CTWatch Quarterly, Volume 3, Cultural Commonwealth. Number 3, http://www.ctwatch.org/quarterly/print.php?p=84 Crane, Gregory (2006), “What Do you Do with a Million Books?,” In: D-Lib Magazine, Vol. 12, March, Weinrich, Harald (1995), „Linguistik, Wissenschaftssprache, http://www.dlib.org/dlib/march06/crane/03crane.html Sprachkultur und die Einheit der Wissenschaft“, In: Lin- guistik der Wissenschaftssprache. Hrsg. von Heinz Leonhard Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), Unterausschuss Kretzenbacher, Harald Weinrich. Berlin: Walter de Gruy- für elektronisches Publizieren (2006): Elektronisches Pub- ter, S. 155-174 lizieren im wissenschaftlichen Alltag. Überlegungen zur Integration elektronischer Publikationsformen in die Zimmer, Dieter E. (2001), „Analoge und digitale Informati- Geisteswissenschaften, onsmedien“, in: Ansorge, Kathrin (Red.), Wissenschafts- http://www.dfg.de/forschungsfoerderung/wissenschaft publikation im digitalen Zeitalter. Verlage, Buchhand- liche_infrastruktur/lis/download/elektr_publizieren.pdf lungen und Bibliotheken in der Informationsgesellschaft. Vorträge eines Symposiums am 8. und 9. Februar 2001 in Deutsche UNESCO-Kommission (2006), Open Access. Chancen Berlin, Wiesbaden, S. 129-136 und Herausforderungen. Bonn 2007 D’Iorio, Paolo (2007), „Nietzsche on New Paths: The Hyper- Nietzsche Project and Open Scholarship on the Web“, in Maria Cristina Fornari, Sergio Franzese (Hgg.), Friedrich Gastbeiträge Nietzsche. Edizioni e interpretazioni, Pisa ETS Im Anschreiben zur vorangegangenen Ausgabe des PRO- EERQI: http://www.eerqi.eu JECT CONSULT Newsletter hatten wir die Einladung aus- Gradmann, Stefan (2004), Vom Verfertigen der Gedanken im gesprochen, sich an der Jubiläumsausgabe mit Gastbeiträgen digitalen Diskurs. Versuch einer wechselseitigen Bestim- und Leserbriefen zu beteiligen. Eine Reihe der folgenden Bei- mung hermeneutischer und empirizistischer Positionen, träge wurde auch direkt eingeladen – von Kunden, ehemali- In: Historical Research, 20(1), S. 56-63. gen Kollegen, Journalisten, Freunden aus der Branche. Über Gradmann, Stefan (2007a), „Verbreitung vs. Verwertung. das positive Echo und die zahlreichen Beiträge haben wir Anmerkungen zu Open Access, zum Warencharakter uns sehr gefreut. Einige haben es nicht mehr rechtzeitig zum wissenschaftlicher Informationen und zur Zukunft des Redaktionsschluss in unser Haus geschafft – diese drucken elektronischen Publizierens“, In: Integrität wissenschaftli- wir in den nächsten zwei Ausgaben des PROJECT CON- cher Publikationen in der Digitalen Bibliothek. Wissenschafts- SULT Newsletter im März und April. Einige Beiträge wa- forschung Jahrbuch 2007, S. 93-106 ren so lang, dass wir sie teilen mussten. Allen Autoren Gradmann, Stefan (2007b), Open Access – einmal anders! Zu möchten wir sehr herzlich danken! den spezifischen Funktionsbedingungen wissenschaftli- chen Publizierens in den Geisteswissenschaften, In: Zeit- schrift für Bibliothekswesen und Bibliographie (ZfBB), 54(4-5), Archivierung und Security - aktueller denn je S. 170-173. Gastbeitrag von Dr. Hajo Rauschhofer, Rechtsanwalt und Gradmann, Stefan / Meister, Jan Christoph (2008), „Digital Fachanwalt für Informationstechnologierecht, document and interpretation: rethinking „text“ and Rauschhofer Rechtsanwälte Fachanwälte für IT-Recht scholarship in electronic settings“, In: Poiesis & Praxis E-Mail: rauschhofer@rechtsanwalt.de (2008) 5, S. 139-153 Webseite: www.rechtsanwalt.de Der Artikel „Keine Angst vor Compliance“ in der Computerwoche Mittelstand vom 03.02.2009 und die 1 Zu diesem Aspekt speziell Gradmann/Meister (2008) und Stöber sich daran anschließende Diskussion um die rechtli- (2004) sowie allgemein ACLS (2006). © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 40 von 133
    • Records Management für die effektive und sichere Dokumentation der Geschäftstätigkeit MoReq2 Das Seminar 2009 Records Management Seminartermine Records Management gewinnt für die Verwaltung Frankfurt (Hotel in zentraler Lage) von Dokumenten unter den Gesichtspunkten Dienstag, 12. Mai 2009 „Wirtschaftlichkeit“ und „Compliance“ immer München (Hotel in zentraler Lage) mehr Bedeutung. Donnerstag, 14. Mai 2009 Allerdings ist der Begriff Records Management im deutschsprachigen Raum noch nicht sehr bekannt und zum Teil auch mit Lösungen besetzt, die wenig mit dem Records Management internationaler Prägung zu tun haben. Records Management für die Records Management ist unabhängig vom effektive und sichere Medium. Man kann mit einem Records Dokumentation der Management sowohl papiergebundene Dokumente und Akten wie auch elektronische Geschäftstätigkeit Dokumente strukturiert verwalten. … virtuelle Akte …. elektronische Archivierung … Records Management ist Grundlage für die Dokumentenmanagement …. Workflow / Aufbewahrung von Unterlagen in nahezu allen Vorgangsbearbeitung … Schriftgutverwaltung Wirtschaftszweigen. Viele Namen, aber eine Herausforderung: Erfahren Sie im Seminar durch Herrn Dr. Ulrich Kampffmeyer und den beteiligten Firmen und „Wie erschließt und verwaltet man Referenten alles, was Sie über den Einsatz und Informationen und sichert die Dokumentation den Nutzen von Records Management wissen von Geschäftsprozessen?“ sollten und diskutieren Sie mit den Spezialisten die Auswirkungen für Ihre Anwendungen. Welche Records-Management-Anwendung ist als standardisiertes, austauschbares und kompatibles Produkt für mein IT-Portfolio geeignet? Und - werden die Compliance-Vorgaben erfüllt? Teilnehmer Nutzen Sie die Chance, im Seminar Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter - einen guten Überblick zu bekommen, was aus den Bereichen: Records Management ist und wie man es generell einsetzt. • Records Management • Enterprise Content Management - die Bedeutung von MoReq2 einzuschätzen und • Compliance die Umsetzung in Records-Management- • Informationsmanagement Produkte und –Lösungen kennen zu lernen. • Organisation und Datenverarbeitung - zu erfahren, wie Sie Ihre Geschäftstätigkeit • Geschäftsführung durch Records Management und mit dem • E-Government einheitlichen europäischen Standard • Revision compliance-gerecht und wirtschaftlich sicher • Softwareentwicklung dokumentieren können. • IT-Projektmanagement • Dokumentation Weitere Informationen unter: • Archive http://www.MoReq2.de Veranstalter: PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com
    • Records Management für die effektive und sichere Dokumentation der Geschäftstätigkeit MoReq2 Das Seminar 2009 Hauptreferent und Moderator Was ist MoReq2? Dr. Ulrich Kampffmeyer MoReq ist die wichtigste Spezifikation für Geschäftsführer elektronisches Dokumenten- und Records- PROJECT CONSULT GmbH Management in Europa. Dr. Kampffmeyer hat an der Erstellung des Die Abkürzung MoReq steht für „Model Standards als Mitglied des MoReq2-Editorial Boards Requirements for the Management of Electronic und als Geschäftsführer des DLM Network EEIG, Records“. MoReq2 wurde im Februar 2008 von der Worcester, dem Träger des DLM Forums, mitgewirkt Europäischen Kommission freigegeben. und als Berater mehr als 20 Records-Management- Projekte begleitet. Er ist ferner Mitglied des MoReq Die Vorteile von MoReq liegen darin, dass Governance Boards. Anbieter ihre Produkte zukünftig nur noch auf einen europäischen Standard ausrichten müssen, und nicht mehr für jedes Land einen eigenen Referenten & Aussteller Standard in der Implementierung zu berücksichtigen haben. Anwender erhalten durch Spezialisten von führenden Records-Management- die einheitlichen Standards Records-Management- Software-Anbietern stellen ihre Lösung vor. Anwendungen, die als standardisierte, austauschbare und kompatible Produkte der IBM Deutschland GmbH Anbieter zur Verfügung stehen werden. Aus der Perspektive der Archive ist vor allem die Kompatibilität und langfristige Stabilität von Interesse. Zudem ist zu erwarten, dass vor dem Imbus AG Hintergrund, dass die Produkte nur noch an einen Standard angepasst werden brauchen, zukünftig günstigere Standardprodukte der Softwarehersteller verwendet werden können. Open Text GmbH MoReq schafft eine hohe Austauschfähigkeit, langfristige Sicherheit sowie einheitliche Rahmenbedingungen für die Entwicklung und den Saperion AG Einsatz von Systemen zum Dokumenten- und Records Management sowie zur elektronischen Archivierung. Records Management & SER Solutions Deutschland GmbH Compliance Angesichts der steigenden Compliance-Anforde- rungen an Unternehmen und Verwaltungen ist ein Gastreferent einheitlicher Standard für die Verwaltung von DGI Deutsche Gesellschaft Informationen von besonderer Bedeutung. Dies für Informationswissenschaft zeigt sich zum Beispiel für internationale oder und Informationspraxis e.V. international tätige Unternehmen und Organi- sationen, die nach einem einheitlichen Regelwerk in allen Ländern Europas ihr Records Management ausrichten wollen. Ein einheitlicher Standard und die Implementierung einheitlicher Funktionen sind die Grundlage für die wirtschaftliche Nutzung von Informationssystemen, die Compliance- Anforderungen unterliegen. Veranstalter: PROJECT CONSULT www.MoReq2.de Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com
    • Programm und Informationen zu den Veranstaltungspartnern MoReq2 Das Seminar 2009 Programm Seminarpartner 08:30 Registrierung und Begrüßungskaffee AIIM Association for Information and Image Management 09:10 Records Management: Bedeutung für International öffentliche Verwaltung und freie Sekretariat des DLM Network EEIG Wirtschaft Vorstand DGI Prof.Dr.Stefan Gradmann 09:25 Thematische Einführung Records DGI Deutsche Gesellschaft für Management – Standards, Nutzen und Informationswissenschaft und Einsatzgebiete Informationspraxis e.V. Dr. Ulrich Kampffmeyer 10:00 MoReq2 – Anforderungen, XML- Schema, Datenmodell, Besonderheiten, aktuelle Entwicklungen Medienpartner Dr. Ulrich Kampffmeyer 10:30 Aktenpläne, Ordnungsstrukturen und Für die freundliche Unterstützung danken wir Visualisierung im Records Management herzlich: Saperion 11:10 Kaffeepause und Gespräche 11:40 Records Management und Archivierung SER Solutions Deutschland 12:20 MoReq2 Tests und Zertifizierung imbus AG 13:00 Mittagessen & Gespräche 14:00 Integrationsanforderungen ERP und Groupware N.N 14:40 Workflow und Case Management IBM 15:20 Kaffeepause und Gespräche 15:50 Audit trails, Legal Hold, E-discovery N.N. 16:20 Virtuelle Akte und Workflow in Verbindung mit Records Management Open Text 17:00 Abschlussdiskussion 17:30 Veranstaltungsende Bitte beachten Sie die Online-Ausgaben. www.bit-news.de www.dgd.de www.competence-site.de www.egovcom.de www.ecmguide.de www.av-finance.de www.searchstorage.de
    • Anmeldungen Seminar Frankfurt München MoReq2 Das Seminar 2009 Konditionen Anmeldung Sonderpreis für „Kunden und Newsletter- www.MoReq2.de oder per Fax abonnenten von PROJECT CONSULT“ 100,00 €/Teilnehmer zzgl. MwSt. Ansprechpartnerin Öffentliche Verwaltung, DLM-Forum-Mitglieder 100,00 €/Teilnehmer zzgl. MwSt. Frau Silvia Kunze-Kirschner Anwender 200,00 €/Teilnehmer zzgl. MwSt. Anbieter 400,00 €/Teilnehmer zzgl. MwSt. Telefon: (040) 460762-20 Berater 400,00 €/Teilnehmer zzgl. MwSt. Ihre Daten werden von der PROJECT CONSULT GmbH und Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Partnerunternehmen zur Organisation der Veranstaltung schriftliche Bestätigung. Der Teilnahmebetrag für die verwendet. Wir werden Sie gerne künftig über unsere Veranstaltung ist nach Erhalt der Rechnung fällig. Alle Veranstaltungen informieren. Mit Ihrer Unterschrift geben Preise inkl. Seminarunterlagen, Mittagessen, Sie Ihre Einwilligung, dass wir Sie auch per Fax, E-Mail Pausengetränke und Snacks. Die schriftliche Stornierung oder Telefon kontaktieren dürfen. Sollten Sie die ist bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn kostenlos Einwilligung nicht in dieser Form geben wollen, so möglich, danach wird die Hälfte des Teilnahmebetrages streichen Sie bitte entsprechende Satzteile oder setzen Sie erhoben. Eine Benennung eines Ersatzteilnehmers ist sich mit uns in Verbindung. jederzeit möglich. Fax-Anmeldung MoReq2-Seminar: +49 (0)40 – 460762-29 (Zutreffendes bitte ankreuzen) Ja, ich nehme teil: Frankfurt, 12.05.2009 Zum Preis von: ___________ München, 14.05.2009 Name: ________________________________________________ Position/Abt.: ________________________________________________ Firma: ________________________________________________ Str., Nr.: ________________________________________________ PLZ/Ort: ________________________________________________ Telefon: ________________________________________________ E-Mail: ________________________________________________ Datum/Unterschrift: ________________________________________________ (rechtsverbindlich) Oder melden Sie sich unter www.MoReq2.de elektronisch an. Veranstalter: PROJECT CONSULT Seminaränderungen aus dringendem Anlass Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH behält sich der Veranstalter vor. www.PROJECT-CONSULT.com
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter chen Erfordernisse der E-Mail-Archivierung zeigt, dass steuerrelevante E-Mails prüfen, so dürften bereits Be- zum einen noch erhebliche Unsicherheit im Umgang denken bestehen, wenn man von einem wahlfreien mit den rechtlichen Anforderungen besteht. Zum an- Zugriff ausgeht. Bei lokaler Datenspeicherung müsste dern dokumentiert die Diskussion, dass eine Ausei- der Steuerprüfer dann jeden einzelnen Arbeitsplatz nandersetzung mit den Erfordernissen aktueller denn überprüfen. je ist. Was aber passiert, wenn es sich beispielsweise um Dieser Kurzbeitrag in der Jubiläumsausgabe soll daher Mitarbeiternotebooks handelt, die verloren gehen, ge- noch einmal die rechtlichen Anforderungen skizzieren stohlen werden oder der Mitarbeiter ausscheidet. Dann und zusammenfassen. sind diese Daten gegebenenfalls unwiederbringlich verloren. 1. Beachtung rechtlicher Vorschriften Beim Umgang mit E-Mail hat ein Unternehmen eine 2. Risikomanagement Vielzahl rechtlicher Aspekte zu beachten. Jedes verantwortliche Organ eines Unternehmens, sei es Vorstand oder Geschäftsführer, sollte sich daher mit Zunächst ist festzustellen, dass unternehmerisch einge- den Anforderungen an das Risikomanagement und Ri- setzte E-Mails regelmäßig geschäftlich relevante In- sikocontrolling auseinandersetzen und frühzeitig formationen enthalten, die einerseits die Qualität von Schwachstellen analysieren. Neben etwaigen steuer- Handelsbriefen und damit Steuerrelevanz aufweisen, rechtlichen Haftungstatbeständen kommen für das Un- andererseits Beweisqualität haben können. Demge- ternehmen - gegebenenfalls auch für die Unterneh- mäß sind solche E-Mails mit steuerrelevanten Informa- mensverantwortlichen persönlich - Schadensersatzan- tionen in der E-Mail selbst oder in Attachments nach sprüche in Betracht, etwa dann, wenn falsche Angaben den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfung zur Dokumentation eines Risikomanagementsystems digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie nach handels- gemacht werden (Landgericht München I, CR 2007, rechtlichen Grundsätzen nach GoBS so aufzubewah- 423). Hiernach ist in der unterbliebenen Dokumentati- ren, dass die Veränderung des Dokuments ausge- on eines Risikofrüherkennungssystems ein die An- schlossen ist. Außerdem muss ein wahlfreier Zugriff fechtbarkeit eines Beschlusses begründender wesentli- auf solche Dokumente, die steuerrelevant sind und o- cher Gesetzesverstoß i. S. d. § 243 Abs. 1 AktG zu se- riginär elektronisch entstanden sind, im Rahmen der hen. elektronischen Steueraußenprüfung erfolgen können. Die Erfahrung des Autors aus Vorträgen ist, dass sich Ob und inwiefern solche E-Mails geschäftsvorfallbezo- zwar viele Unternehmen mit den vorstehenden Frage- gen gegen einen Index zu archivieren sind, ist umstrit- stellungen auseinandersetzen, es häufig aber an einer ten und wurde durch ein Gericht noch nicht entschie- konsequenten Umsetzung fehlt. Hier wächst indes die den. Sensibilität durch die ergangenen Urteile zum elektro- Nach diesseitiger Rechtsauffassung besteht keine nischen Datenzugriff als neues Standardverfahren. Rechtsgrundlage, eine solche unmittelbare Verknüp- Während Bußgelder und Zwangsmittel als etwaige fung zu fordern, die übrigen Anforderungen der revi- Opportunitätskosten einem etwaigen E-Mail- sionssicheren Archivierung nebst Prüfbarkeit sind in- Archivierungssystem gegen gerechnet werden, führt des auch hier zu erfüllen. aktuell die Gefahr der Schätzung nach § 162 AO, vor allem aber das seit 01.01.2009 geltende Verzögerungs- In diesem Zusammenhang häufig verkannt wird - dies geld von € 2.500,- bis € 250.000,-, zur erneuten Ausei- sind Beispiele aus der Praxis -, dass ein Unternehmen nandersetzung mit der technischen Situation im Un- und damit die verantwortlichen Organe nicht zuletzt, ternehmen. Auch lässt sich in der Praxis feststellen, wenn sie ein internes Kontrollsystem nach GoBS etab- dass sich Prüfer mit IDEA als Prüfungstool unterdes- lieren müssen, dafür verantwortlich sind, dass die ent- sen „angefreundet“ haben und deren Funktionalitäten sprechend steuerrelevanten E-Mails auch wieder auf- zu schätzen wissen. Während einem noch vor Jahren findbar sind. der Prüfer fast Leid tat, der mit dem ihm vorgesetzten So liegen dem Autor Beispiele von Unternehmen aus Notebook zurecht kommen musste, haben es nun Un- der Praxis vor, bei denen auf Grund von Speichereng- ternehmen mit der nächsten Generation qualifizierter pässen und mangelnder Archivierungsstrategie es die und technisch erfahrener, aber auch entsprechend an- Anweisung gibt, dass sämtliche PST-Dateien nicht spruchsvoller Prüfer zu tun. zentral und nicht indiziert, sondern lediglich auf dem lokalen Rechner des Mitarbeiters gespeichert werden, 3. Ganzheitliche Betrachtung von um Platz zu sparen. E-Mail-Management Die Konsequenz eines solchen Handelns mag man sich In diesem Zusammenhang sei anempfohlen, E-Mail- für den Fall einer elektronischen Steueraußenprüfung Archivierung nicht als isoliertes, nur steuerrechtliches einmal verdeutlichen. Möchte der Steuerprüfer hier Thema zu behandeln. Vielmehr bedarf es hier einer ge- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 41 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter samtheitlichen Betrachtung, die sowohl Sicherheitsge- 4. Sicherheit sichtspunkte berücksichtigt, als auch solche des Daten- Bei Bearbeitung des Sicherheitsthemas sollte auch eine schutzes, angefangen bei Fragen der Filterung von Sensibilisierung dafür erfolgen, dass hochgradig ver- Spam-Mails bis hin zum Umgang mit privatem E- trauliche Geschäftsgeheimnisse nicht per unverschlüs- Mailverkehr. selter E-Mail versendet werden sollten. Wie leicht das Zum Thema Sicherheit sei in der gebotenen Kürze an- Abfangen einer solchen E-Mail möglich ist, zeigen die geführt, dass sich eine Auseinandersetzung mit den lebhaft dargebotenen Demonstrationen auf den ein- Anforderungen der BSI-Grundschutzkataloge insbe- schlägigen Messeveranstaltungen. Geht es hier um un- sondere zum IT-Sicherheitsmanagement genauso wie ternehmenskritische Entwicklungen z. B. aus dem zum Notfall- Vorsorgekonzept in jedem Falle lohnt. Chemie- oder auch Automotive-Bereich, empfiehlt es sich entweder mit verschlüsselter E-Mail oder über Im Rahmen der unternehmensinternen Risikobetrach- hochverschlüsselte virtuelle Projekträume mit Web- tung sollten hier insbesondere Überlegungen dahinge- Interfaces zu arbeiten, um ein Mitlesen des Wettbe- hend angestellt werden, was passiert, wenn ein Unter- werbers, gegebenenfalls durch den Geheimdienst eines nehmen über eine Woche keine E-Mails empfangen Landes aus „nationalem Interesse“, zu vermeiden. und versenden kann oder es gar zu einem Totalverlust sämtlicher E-Mails kommt. 5. Private E-Mails im Unternehmen Die Erfahrung zeigt, dass hier KMUs immer wieder Soweit sich ein Unternehmen entschließt, konzeptio- nicht einmal über getrennte Brandabschnitte für die nell das Thema der E-Mail-Archivierung anzugehen, Datenhaltung und das Backup verfügen, so dass im bedarf es schließlich einer intensiven Auseinanderset- Falle eines Brandes sämtliche Daten verloren wären; zung mit Nutzen und Risiken privater E-Mail- hier ist das Management in der Haftung. Nutzung. Während streitig ist, ob, ab wann und in welchem Umfang das Mitlesen von privaten Arbeit- Im Rahmen der gesamtheitlichen Betrachtung von Ar- nehmeremails eine Verletzung des Fernmeldegeheim- chivierung und Datensicherung sollte auch die Frage nisses nach § 85 TKG darstellt, sind hier die Risiken betrachtet werden, welche Daten aus operativen Erfor- auch dann erheblich, wenn man nach dem Speicher- dernissen in einem teureren, hoch redundanten und vorgang auf dem Rechner des Mitarbeiters ein Fern- performanten Rechenzentrum verfügbar gehalten, ge- meldegeheimnis nicht mehr annimmt (VG Frankfurt, gebenenfalls in einem zusätzlichen K-Fall- Urt. v. 14.11.2008, Az. 1 K 628/08). Unabhängig von Rechenzentrum gespiegelt werden müssen. Hierbei der diesbezüglichen Rechtsprechung zu SPAM-Filtern hilft insbesondere die Betrachtung, wie oft in welchen (OLG Karlsruhe, Urt. v. 25.10.2006, Az. 6 U 35/06), Zyklen auf bestimmte Daten zugegriffen wird. Der dürften sensibilisiert durch die aktuellen datenschutz- Zugriff-Zyklus nimmt regelmäßig nach einem und da- rechtlichen Diskussionen nicht zuletzt regelmäßig nach nach nach spätestens sechs Monaten noch einmal er- Ausscheiden eines Mitarbeiters Löschungsansprüche heblich ab, so dass hier bereits häufig schon aus Kos- solcher personenbezogenen Daten bestehen. ten- und/oder Performancegründen eine Auslagerung solcher Daten in Archivsystemen sinnvoll erscheint. Was passiert aber, wenn sämtliche Daten entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben revisionssicher, d.h. Während das Argument, dass Plattenspeicherplatz insbesondere unveränderbar archiviert wurden. Der heute nicht mehr teuer ist teilweise greift, muss doch diesbezügliche Aufwand nebst Protokollierung des vor allem für Batch- und Backupprozesse berücksich- Verfahrens würde dann erheblich, wenn nicht entspre- tigt werden, dass bei wachsendem Umfang der Daten chende Prozesse von Anfang an dafür vorgesehen früher oder später auch die Wartungsfenster zu klein wurden. werden, so dass neue Hardware angeschafft werden muss; dies wirkt indes nur solange die Datenmenge 6. E-Mail-Management nicht erneut über einen kritischen Punkt hinaus an- wächst. So werden - um dem entgegen zu wirken - un- Eine erfolgreiche E-Mail-Archivierung - begrifflich bes- abhängig von den steuerrelevanten Themen beispiels- ser E-Mail-Management - ist letztlich vor allem ein weise Archivierungsprojekte allein deshalb iniziiert, Prozessthema, bei dem es durch die Berücksichtigung um Kapazitäten freizusetzen, die es ermöglichen, zwi- einer Vielzahl von Aspekten von Steuerrecht, Daten- schen Freitagabend und Montagmorgen die Siche- schutz, aber auch der praktischen Umsetzung durch rungsläufe noch unterzubringen. Arbeitet ein Unter- die IT und der dafür erforderlichen Kosten der Zu- nehmen international in unterschiedlichen Zeitzonen, sammenstellung eines Teams bedarf. Ein solches Team verringert sich dieses Wartungsfenster weiter. hat die entsprechenden Information Lifecycle Mana- gement Prozesse zu erarbeiten und die dafür erforder- lichen technischen, organisatorischen und finanziellen Maßnahmen zu ermitteln, um zu einer erfolgreichen Umsetzung zu gelangen. Hierbei lassen sich Strategien © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 42 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter vorsehen, die E-Mails als Wissensspeicher einem Do- Seit 1999 werden die jährlich 1,2 Mio. Eingangsdoku- kumenten Management System gleichsetzen können. mente und ebenso viele Ausgangsdokumente elektro- Werden Attachments mit dem Wissen verschlagwortet, nisch archiviert. Sukzessive wurde ab 2001 mit der Ein- hilft dies dem Unternehmen, um das Rad nicht ständig führung einer elektronischen Posteingangssteuerung neu zu erfinden, sondern auf erarbeitete Ergebnisse begonnen. Die Lösung wurde bereits in Kooperation zurückgreifen zu können. Wie hilfreich dies beispiels- mit anderen LBSn ausgewählt und parallel auch dort weise im Bereich des IT-Vertragsrechts ist, zeigt sich, eingeführt. Als Speichermedien dienten WORM’s in wenn eine Kanzlei viele individuelle Projekte berät. Jukeboxen, die Lösung basierte auf einer Während häufig eine Vielzahl von Standard-Templates Client/Server-Architektur. verwendet werden können, bedürfen besondere Kons- Nach Auslaufen des Supports für die Hardware und tellationen besonderer Lösungen. Wenngleich hier Software sowie der Ausschöpfung der Kapazität der auch individuelle Entwürfe regelmäßige nicht eins zu Speichermedien stand 2008 ein größerer Releasewech- eins passen, bieten diese jedoch als „Brainpool“ Ansatz sel an. Alle Komponenten der damaligen Lösung wur- für die „Kreativabteilung“. den einem strategischen Review unterworfen. Zusammenfassend ist noch einmal herauszuheben, IBM/FileNet – bereits 1996 (damals als FileNet) strate- dass, wie man dies häufig aus der Vergangenheit bei gisch gesetzt – sollte beibehalten werden. Als neue Lö- „heterogen gewachsenen IT-Systemen kennt“, die Ab- sung für die Posteingangssteuerung und die elektroni- arbeitung einzelner Themen nur die Gesamtlösung sche Akte wurde die Standardsoftware der Firma mac- verschiebt. Mittel- bis langfristig günstiger sind daher rosInnovation ausgewählt. Gleichzeitig fiel eine Ent- regelmäßig Lösungen, die sämtliche vorgenannten As- scheidung zu Gunsten der Firma Steria Mummert pekte speziell bei der Umsetzung oder auch Restruktu- Consulting als Generalunternehmer / Integrator für rierung von Prozessen berücksichtigt, so dass es im die Migration auf diese neue Lösung. Die Entschei- Nachhinein keiner Anpassung mehr bedarf. dung wurde in Kooperation von vier LBSn gemeinsam getroffen. Der Prozess wurde von Dr. Ulrich Kampffmeyer von PROJECT CONSULT begleitet. Bedeutung der Posteingangssteuerung für Die Komponenten der neuen Lösung Bausparkassen Die neue moderne und zukunftsorientierte Lösung ba- Gastbeitrag von Frank Hirnich, CDIA+ und Projektleiter siert auf den folgenden Komponenten: ECM LBS Norddeutsche Landesbausparkasse Berlin – Hannover, • Kofax Ascent Capture mit XtrataPro zum Scannen E-Mail: Frank.Hirnich@lbs-nord.de und Erkennen der Eingangspost Webseite: http://www.lbs-nord.de • IBM P8 Content Manager zur revisionssicheren Speicherung der Dokumente Die LBS Norddeutsche Landesbausparkasse Berlin - • macrosInnovation „Postkorb/Akte“ als Postkorb- Hannover (LBS Nord) ist Marktführer in ihrem Ge- und Aktenlösung zur Verteilung und Verwaltung schäftsgebiet. Sie erreichte 2008 einen Neugeschäfts- von Vorgängen und Dokumenten in Postkörben marktanteil von rd. 47 % in Niedersachsen und rd. 30 und Kundenakten % in Berlin. Für die Bearbeitung der Eingangspost von • IBM BatchIT CE zum Import von Daten 1,2 Mio. Kunden sind rund 350 In- nendienstmitarbeiter verantwortlich. Prozesse // Postkorb / Akte macros Postkorb Akte eclient + Regelwerk 3.2.8 Phoenix e² Version Bereits im Jahr 1996 wurde der strate- Collab. gische Beschluss gefasst, eine elektro- Listenarchivierung SAP IBM ACSAP nische Archivierung und darauf auf- DMS bauend eine Posteingangssteuerung Capture/ Store/ Deliver/ Ausgabe mit elektronischer Akte für das Kern- Erfassung Speicherung WebCM COLD für Briefe aus geschäft einzuführen. Nach den WF/ Kernsystem BPM Océ Imagestream und IBM durchgeführten Geschäftsprozessop- BatchITCE Records-M timierungen war dies eine weitere Möglichkeit, die Abläufe im Unter- Scannen / Indizieren autom. Indizieren Kofax Scannanwendung EigeneAscent Capture und Kofax Xtrata Archivierung nehmen und den Kundenservice noch auf Basis FileNet Panagon Capture Pro Preserve/ IBM P8 Content Manager FileNet IS 3.6 ESE weiter zu verbessern. Neben schnelle- Sicherung ren Durchlaufzeiten bei der Sachbear- beitung können Kunden jederzeit und zeitnah Auskunft bezüglich Ihres Schriftverkehrs mit der LBS Nord erhalten. Quelle: PROJECT CONSULT © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 43 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Zusätzlich zu den Basiskomponenten werden Ergän- Die Fehleranalyse und -behebung seitens IBM erfolgte zungskomponenten für folgende Themen eingesetzt: leider nicht so zeitnah, wie vom Projekt gewünscht. Statt am letzten Wochenende im August konnte die • macros Regelwerk zur Zuordnung und Verteilung Migration erst vier Wochen später Ende September von Dokumenten und Vorgängen zu Sachbearbei- 2008 durchgeführt werden. terteams und deren Mitarbeitern • macros Thumbnail-Service zur Erstellung von Nach der oben erwähnten Migration startete der Pro- Kleinbildern für eine schnelle Darstellung der Akte duktivbetrieb des neuen Systems Ende September 2008. Die Trouble-Ticket-Auswertung zeigt die Quali- • macros ereport zur Erstellung von Reports und Sta- tät der Einführung. Bereits nach einer Woche sanken tistikübersichten die Anfragen in der Hotline auf durchschnittlich zwei • IBM ACSAP für die SAP-Drucklisten Archivierung Calls pro Tag. Ein wesentlicher Anteil der Calls sind Die Datenhaltung erfolgt auf NetApp Storage Syste- zudem eher Handlingsfragen als Problemmeldungen. men, die mit der Snaplock Komponente eine revisions- sichere Archivierung der Dokumente gewährleisten. Die weitere Planung Zurzeit werden die Anpassungen für die LBS Saar Sämtliche Server und Systeme sind redundant und vorgenommen. Nach der für das zweite Quartal 2009 ausfallsicher in zwei getrennten Brandabschnitten aus- geplanten Datenmigration wird die LBS Saar Mitte des gelegt. Für die gleichmäßige Lastverteilung der Server Jahres als erste der „Kooperations LBSn“ unsere Lö- sorgen Loadbalancer zwischen den Servern in den bei- sung nutzen und als eigenständiger Mandant auf den den Rechenzentren. Systemen in Hannover arbeiten. Die Kooperation der LBSn In einer Ausbaustufe sind weitere Optimierungen im Auf Basis einer gemeinsamen Entscheidung erfolgte Erfassungsbereich geplant, wie z. B. die Klassifizierung die Realisierung der neuen Lösung in der LBS Nord. und Extraktion der Daten aus den Eingangsdokumen- Zwischen den LBSn wurde vereinbart, dass eine späte- ten und die Übertragung von Daten an das Kernsys- re Beteiligung anderer LBSn an der Lösung möglich tem auf dem Host. Außerdem sind bei den Erken- sein soll. Dies kann die Übernahme der Lösung im ei- nungsraten des Systems noch Potenziale zu erkennen, genen Haus oder eine gemeinsame Mandantenlösung die weiter ausgeschöpft werden sollen. sein. In jedem Fall teilen sich die LBSn die Kosten für Bei der Sachbearbeitung ist der Ausbau kleinerer Weiterentwicklung und Betrieb der gemeinsamen Lö- Workflows im Sinne von Checklisten und ToDo-Listen sung. geplant. Weiterhin wird zurzeit die Einführung einer Fax- und Emailintegration analysiert. Der Projektverlauf Gestartet wurde das Projekt im Oktober 2007. Bereits nach ca. drei Monaten waren das Fachkonzept sowie ein lauffähiger Prototyp erstellt. Ein wesentlicher Er- Beweisqualität elektronischer Dokumente folgsfaktor des Projektes war der fertige Prototyp, der Gastbeitrag von Dr. Ivo Geis, Rechtsanwalt schon früh die Umsetzung des Fachkonzepts darstellte E-Mail: geis@ivo-geis.de und der als Basis für das durchgeführte Change- Website: http://www.ivo-geis.de Management genutzt wurde. So konnte das „trockene“ Fachkonzept anhand einer „fertigen“ Lösung mit den 1.0 Einleitung Fachbereichsvertretern abgestimmt werden. In den re- Die elektronische Dokumentation wächst ständig. gelmäßig stattfindenden Teamrunden konnte zudem Zwei Ursachen treiben diese Entwicklung: die Vernet- jeder Mitarbeiter die neue Lösung kennenlernen. Die zung der Unternehmen durch die E-Mail- große Akzeptanz ist bis heute erhalten geblieben und Kommunikation und die Transformation der Papier- hat dem Projekt in den ersten Tagen der Migration ge- dokumente in elektronische Dokumente. Das elektro- holfen. nische Dokument ist in das Zivilrecht durch die Die ersten beiden Quartale 2008 waren geprägt durch Rechtswirksamkeit der elektronischen Erklärung nach Implementierung der neuen Lösung, Datenexport, dem Grundsatz der Formfreiheit integriert. Die hier- Tests sowie Vorbereitung der Schulung. Planmäßig 4 durch entstehenden rechtswirksamen elektronischen Wochen vor dem Migrationsstichtag begann der Im- Dokumente unterliegen im Rechtsstreit der freien Be- port der Dokumente in das neue IBM/FileNet P8. Hier weiswürdigung des Gerichts, die durch die Integrität stieß das Projektteam auf einen wesentlichen Fehler in des elektronischen Dokuments während der elektroni- der Kombination der FileNet P8 Version mit dem schen Archivierung bestimmt wird. Für diese Integrität Snaplock Feature (sichert die unveränderbare Speiche- sprechen die Grundsätze ordnungsmäßiger Archivie- rung auf den NetApp’s) der neuen Speichermedien. rung, die im Handelsrecht und Steuerrecht entwickelt © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 44 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter worden sind und einen allgemein gültigen Wert haben und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften (2.0). Sind die Dokumente mit einer dem Signaturge- sind alle Speichermedien: die CD-Rom, die nicht wie- setz entsprechenden qualifizierten elektronischen Sig- derbeschreibbare Platte, die wiederbeschreibbare Platte natur des Ausstellers versehen, so ist das elektronische und das Speicherband. Entscheidend für die Ord- Dokument einer Urkunde gleichgestellt (3.0.). In der nungsmäßigkeit sind die hardwaremäßigen, soft- Praxis der E-Mail-Kommunikation hat sich dieses Si- waremäßigen und organisatorischen Sicherheitsfunk- cherheitsverständnis nicht durchgesetzt, sondern ein tionen, die für das jeweilige Speichermedium geson- Verständnis, dass wenig beweissichere Techniken aus- dert ausgeprägt sein können. Unter den Speicherfor- reichend sind (4.0). maten gilt jedenfalls für Textdateien das Format PDF/A als die ideale Lösung, da dieses Format eine 2.0 Archivierung elektronischer Dokumente und ausgeprägte Integritätsfunktion hat. Eine Konvertie- Beweisqualität rung von Worddateien in PDF/A-Dateien ist zulässig, Die Qualität der elektronischen Archivierung (2.1) ent- da der Inhalt der Datei nicht geändert wird. Um den scheidet über deren Beweisqualität (2.2). Zugriff auf das Dokument sicherzustellen, muss das Dokument mit einem Index versehen sein, unter dem 2.1 Grundsätze der ordnungsmäßigen Archivierung es aufgefunden werden kann. Diese Sicherheit des Das Bundesfinanzministerium hat mit den „Grundsät- Zugriffs ist bei den Massen archivierter E-Mails ein kri- zen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler tisches Problem. Hierfür werden Lösungen mit dem Unterlagen“ (2.1.1) und mit den „Grundsätzen ord- System der Metadaten angeboten. nungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (2.1.2) die Anforderungen an die Archivierung elekt- 2.1.3 Die Transformation von Papierdokumenten in elektronische Dokumente ronischer Dokumente bestimmt. Das Transformieren von Papierdokumente durch Scannen in elektronische Der Archivierungsvorgang beginnt mit dem Scannen Dokumente stellt besondere Anforderungen, dass alle der Papierdokumente und setzt sich in die Phase der Informationen übernommen werden (2.1.3). Aufbewahrung fort. Entscheidend für den Scannvor- gang ist, dass die Informationen des Papieroriginals in 2.1.1 Grundsätze zum Datenzugriff und zur die elektronische Form übernommen werden. Dies soll Prüfbarkeit digitaler Unterlagen nach den GoBS (Textziffer VIII. b Nr. 1) durch eine Or- Um den Datenzugriff zu ermöglichen, muss nach § 147 ganisationsanweisung sichergestellt werden, in der ge- Abs. 2 Nr. 2 AO sichergestellt sein, dass die Daten regelt ist wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt ges- während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit cannt wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Überein- verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und ma- stimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die schinell ausgewertet werden können. Damit sind ori- Qualitätskontrolle auf Vollständigkeit und wie die Pro- ginär digitale Unterlagen auf maschinell verwertbaren tokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. Datenträgern während der gesamten Aufbewahrungs- frist zu archivieren. Nach Abschnitt III.1 Satz 2 GDPdU 2.2 Ordnungsmäßige Archivierung als Indiz für die Beweissicherheit sind originär digitale Unterlagen die in das Datenver- arbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden Durch die Archivierung originärer elektronischer Do- Daten und die im Datenverarbeitungssystem erzeug- kumente nach den Anforderungen der Ordungsmä- ten Daten; maschinell verwertbare Datenträger sind ßigkeit werden Indizien für die Integrität und damit maschinell lesbare und auswertbare Datenträger. die Beweissicherheit der elektronisch archivierten Do- Wenn originär digitale Unterlagen auf maschinell ver- kumente begründet. Durch die Technologie der Spei- wertbaren Datenträgern zu archivieren sind, dann dür- chermedien, der Speicherformate, der Metadaten und fen sie nicht, so die Schlussfolgerung des Bundesfi- des Scannens entsteht ein technisch und organisato- nanzministeriums, ausschließlich in ausgedruckter risch komplexes Archivierungssystem. Wegen dieser Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Im Er- Komplexität sollte regelmäßig das System geprüft und gebnis bedeutet dies, dass der Steuerpflichtige zur e- das Ergebnis der Prüfung dokumentiert werden, um in lektronischen Archivierung der E-Mail-Kommuni- einem Rechtsstreit mit dieser Dokumentation die Ord- kation verpflichtet ist. nungsmäßigkeit der Archivierung und damit die In- tegrität des streitigen Dokuments beweisen zu können. 2.1.2 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Hierdurch besteht Beweissicherheit im Rahmen der Buchführungssysteme freien Beweiswürdigung. Urkundenqualität wird nur Mit der Aufbewahrung entsprechend den “Grundsät- erreicht, wenn der Aussteller seine elektronische Erklä- zen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungs- rung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur systeme” (GoBS), soll die elektronische Dokumentation abgegeben hat. gegen Änderungen geschützt werden. Zulässig und damit ordnungsmäßig im Sinne der handelsrechtlichen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 45 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter 3.0 Der Beweiswert elektronischer Signaturen ten kann, mit den Daten, auf die sie sich beziehen, ver- Das Justizkommunikationsgesetz vom 28.10.2004, das knüpft sind und damit eine nachträgliche Verände- am 1. April 2005 in Kraft getreten ist, honoriert mit rung der Daten erkennbar machen. § 371a ZPO qualifizierte elektronische Signaturen für elektronische Dokumente mit höchster Beweisqualität 4.0 Ergebnis: (3.1). Diese beweisrechtliche Qualität hat der qualifi- ein neues Verständnis der Beweissicherheit zierten elektronischen Signatur nicht zum Durchbruch Der Gesetzgeber bietet mit der qualifizierten elektroni- verholfen. In der Massenkommunikation per E-Mail schen Signatur Urkundenqualität und damit höchste und durch den Click auf Websiten begnügen sich die Beweisqualität. Dieser Standard hat in der Welt der e- Anwender mit geringwertigeren Sicherheitstechniken lektronischen Kommunikation nur geringe Resonanz (3.2). gefunden. Die elektronische Massenkommunikation ist durch die E-Mail-Kommunikation mit Identitätsanga- 3.1 Die Beweisqualität der qualifizierten ben geprägt, die als einfache elektronische Signaturen elektronischen Signatur nach § 2 Nr. 1 SigG nur geringe Beweisqualität haben. Für elektronische Dokumente gelten nach § 371a Abs. 1 Es scheint für das Internet typisch zu sein, dass diese S. 1 ZPO die Vorschriften zur Beweiskraft privater Ur- beweisrechtliche Schwäche die Nutzung für private kunden entsprechend. Damit sind diese Dokumente und geschäftliche Zwecke nicht einschränkt. zwar Objekte des Augenscheins, begründen aber in entsprechender Anwendung des § 416 ZPO vollen Be- weis dafür, dass die in ihnen enthaltenen Erklärungen BPM Round-Trip Engineering – Vision und von dem Aussteller abgegeben und damit authentisch sind. Diese Regelung gilt für qualifizierte elektronische Wirklichkeit Signaturen angezeigter Zertifizierungsdienste (§ 4 Abs. Gastbeitrag von Dr. Martin Bartonitz, Product Manager 3 SigG) und akkreditierter Zertifizierungsdienste (§ 15 Workflow SigG). Für akkreditierte Zertifizierungsdienste gilt eine SAPERION AG weitere beweisrechtliche Vergünstigung. Der beweis- E-Mail: martin.bartonitz@saperion.de pflichtigen Partei kommt die Sicherheitsvermutung Webseite: www.saperion.de des § 15 Abs. 1 Satz 4 SigG zugute. Nach dieser Vor- schrift wird im Wege des Anscheins vermutet, dass die 1 Einleitung durch die Bundesnetzagentur bestätigte technisch- organisatorische Sicherheit des Zertifizierungsdienstes In der Vergangenheit gab es zwei Bereiche innerhalb für die qualifizierte elektronische Signatur besteht. einer (größeren) Firma, in denen Aufgabenketten ge- trennt voneinander grafisch modelliert wurden. Die 3.2 Die Beweisqualität geringerer Motivation der Einen war und ist es, die Qualität der Sicherheitstechniken Geschäftsprozesse allgemein zu sichern, indem sie die- In der ökonomischen Wirklichkeit des Internets ist se detailliert beschrieben. Und damit man in der Au- ganz offenbar Urkundenqualität nicht ein gesuchter ßendarstellung auch noch besser da steht, lässt man Standard rechtsgeschäftlichen Handelns. In der Mas- sich diese Arbeit nach EN ISO 9001 zertifizieren. Die senkommunikation per E-Mail werden einfache elekt- Motivation der Anderen war und ist es, Aufgabenket- ronische Signaturen nach § 2 Nr 1 SigG wie die Identi- ten automatisiert mit Hilfe von entsprechender Soft- tätsangabe und die eingescannte Unterschrift verwen- ware ablaufen zu lassen. Ziele sind hier die operativen det. Diese Signaturen weisen auf eine bestimmte Per- Geschäftsprozesse effizienter zugestalten, indem Me- son hin und haben damit eine Authentizitätsfunktion. dienbrüche vermieden und damit Fehlerquellen redu- Sie sichern aber nicht den Text und machen damit ziert werden, als auch mehr Transparenz zu schaffen. nicht Verfälschungen erkennbar. Dieser Mangel an In- Die Aufgabe der ersten Gruppe ist es also, eine reine tegrität kann durch die elektronische Archivierung Dokumentation der internen Verfahren aus organisato- nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit ersetzt rischer Sicht zu schaffen, die jederzeit von den Mitar- werden, wie zuvor unter Ziffer 2.0. ausgeführt. In we- beitern eingesehen werden kann. Die Aufgabe der nigen Fällen setzen Unternehmen im Geschäftsverkehr zweiten Gruppe ist es, die Prozesse aus technischer mit Kunden und Lieferanten fortgeschrittene elektro- Sicht durch Verbindung unterschiedlicher Systeme in nische Signaturen nach § 2 Nr. 2 SigG ein. Für den Be- die Ausführung zu bringen, so dass die Mitarbeiter ih- weiswert dieser Signaturen spricht, dass sie von einem re Aufgabenliste auf ihrer Workstation leichter abar- Zertifizierungsdienst ausschließlich dem Signatur- beiten können. schlüssel-Inhaber zugeordnet sind und damit seine I- dentifizierung ermöglichen. Für die Integrität spricht, dass sie mit Mitteln erstellt werden, die der Signatur- schlüssel-Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle hal- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 46 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Aufgrund der bisherigen Erfahrungen werden daher derzeit häufig die folgenden Handlungsweisen ausge- sprochen: • Benutzt beim Modellieren nur die für das organisa- torische Verständnis der Prozesse notwendigsten Symbole, d.h. überfrachtet die Modelle nicht. • Übertragt das Modell in das technische Zielmodell manuell. Der Artikel legt im Folgenden die aktuell vorhande- nen, noch nicht gelösten Fallstricke dar und wagt ab- schließend einen Blick in die Kristallkugel. Abb. 1: Business Process Improvement Cycle nach Gartner Die Vision des BPM Round-Trip Engineering ist ein 2 Doppeltes Dilemma - Sichtweisen und Software- reibungsloser Durchlauf durch den in Abbildung 1 Modelle dargestellten Business Process Improvement Cycles. Nach einer initialen Phase der Ist-Aufnahme (Discove- ry noch vor dem Define, nicht in der Abbildung darge- stellt) und der Fest- legung der Strategie sowie der resul- tierenden Prozesse durch die Organi- sation, werden die Modelle zur Aus- führung übergeben werden. Während der Laufzeit werden die Prozessdaten ge- sammelt, um diese später wieder durch die Organisatoren zu analysieren. Resultie- rende Rückschlüsse zur Optimierungen in den Strategien und Prozessen schlagen sich wieder in Änderungen an den Modellen nieder. Die Realität ist, dass die Organisatoren ihre anfängli- Abb. 2: Entwicklung der BPM und IT Modellierungssprachen. chen (grafischen) Modelle kaum mehr wieder erken- Quelle: Sphenon nen, nach dem die IT-Engineers diese übernommen, mit den notwendigen Parametern zur Integration der So wurde die Unified Modeling Language (UML) 1993 zu nutzenden Systeme angereichert und ggf. auch aus der Taufe gehoben, um genau dieser „Sprachver- noch an die Restriktionen des Workflow/ Business wirrung“, Organisator versteht IT-Engineer nicht und Process Management Systems angepasst haben. Be- umgekehrt, entgegenzutreten. Mittels Visualisierungen sonders in den Fällen, in denen zwei unterschiedliche für die Aspekte der Anwendungsentwicklung sollte es Anwendungen für die Beschreibung der Prozesse und leichter werden, die beiden Parteien zusammenzu- für die Ausführung genutzt werden, gibt es bisher nur bringen. Leider sind die über 10 Diagramm-Typen wei- erste Gehversuche, die jedoch schnell bei komplexeren terhin sehr technisch, so dass sich die Organisatoren Prozessen an ihre Grenzen stoßen. noch immer nicht recht abgeholt fühlen. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 47 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Deutlich besser scheint es da mit der Business Process Für Firmen, die viel Aufwand in die ISO 9001 Zertifi- Modeling Notation zu werden (siehe Abbildung 3). zierung gesteckt haben und mit einem der Tools der Mit der Version 2.0, die noch in 2009 das Licht der Welt erste Gruppe gearbeitet haben und nun die Aufgaben- erblicken soll, sind weitere Lücken aus dem eher tech- ketten in eine Workflow-Steuerung bringen wollen, nischen Bereich geschlossen, so dass sich diese Art der kommt schnell die Enttäuschung. Viele der Tools habe grafischen Prozessdarstellung als tragfähig für beide zwar inzwischen eine Export-Schnittstelle entweder Gruppen erweisen könnte. auf Basis der Standardsprache XPDL (XML Process De- finition Language der WfMC – siehe Abbildung 6, meist noch in Version 1.1 und nicht in der aktuellen 2.0) oder von BPEL (Business Process Execution Lan- guage der OASIS). Workflow Management Systeme (WMS) werden eher XDPL importieren können wäh- rend Business Process Management Systeme (BPMS) eher BPEL verarbeiten können. Die Unterscheidung der beiden liegt in der Art der Aufgaben. Während WMS primär Aufgaben an Rollen, also Personenkreise vergeben, werden von BPMS so genannte Web- Services, also Computer-Programme orchestriert. Wurden die Prozessmodelle von einem Tool der ersten Abb. 3: Beispiel eines BPMN-Diagramms, erstellt mit dem kosten- Gruppe (Tool a) in eines der zweiten Gruppe (Tool B losen BizAgi Process Modeler des WMS/BPMS) übergeben, folgt noch die Arbeit der IT-Engineers. Die Modelle müssen im Tool B mit wei- Das zweite Dilemma liegt in der Unterschiedlichkeit teren Parametern angereichert werden, u.a. für die In- der Tools, die zur Unterstützung für die jeweilige Auf- tegration von Anwendungen wie CRM, ERP oder an- gabe der Organisatoren und IT-Engineere entwickelt deren Legacy-Systemen. Und spätestens hier kommt wurden. Impliziert ist dies allerdings auch wieder der Bruch. Diese Parameter finden nicht mehr den durch die unterschiedlichen Anforderungen. Ein Weg zurück in das Tool A. Ändern aber die Organisa- Werkzeug, das sich mehr mit der Hinterlegung von de- toren nochmals ihre Modelle in ihrem Tool und expor- taillierten, textuellen Beschreibung und deren Veröf- tieren wieder nach Tool B, so fehlen anschließend die fentlichung für die Mitarbeiter sowie Versionierung Parameter der IT-Engineers, die ihre Arbeit dann wie- der Überarbeitung beschäftigt, bewegt ganz andere Pa- derholen müssen. rameter als ein Werkzeug, das die Geschäftsprozesse in der Produktion steuert. So gibt es für die Organisato- Zudem ist ein weiteres Manko festzustellen. Die SA- ren Anwendungen wie ARIS Toolset von IDS Scheer, PERION AG, bei der der Autor beschäftigt ist, musste Prometheus von IBO, Adonis oder Bonapart von bei der Implementierung der eigenen XPDL- Emprise, etc. Und für die IT-Engineers ein Fülle von Schnittstelle erfahren, dass 70% der eigenen Workflow- Workflow oder Business Process Management Syste- Funktionen in die so genannten Extensions der XPDL me, wie IBM MQ Series Workflow, ORACLE BPEL geschrieben wurden. Extensions werden nur von der Engine, TIBCO iProcessTM Suite oder SAPERION erstellenden Anwendung verstanden, nicht jedoch von Workflow. einer anderen. D.h. auf Ebene der rein grafischen Mo- dellierung durch Organisatoren ist mit BPMN ein ein- Letztere sind optimal für die Nutzung in der Ausfüh- heitlicher Standard gegeben, der durch Speicherung im rung von Prozessen bis hin zur Steuerung von Ar- XPDL zwischen grafischen Tools einen Austausch zu beitskrafteinsätzen aufgrund von Auftragsmengen. Je- 100% ermöglicht. Ein Austausch von Prozessen zwi- doch eignen sie sich weniger für die Aufgaben der Or- schen WMS/BPMS macht kaum Sinn, es sei denn man ganisatoren. In den meisten Fällen reichen den Unter- verzichtet auf den Großteil der Funktionen, die den nehmen auch die grafischen Modellierungseigenschaf- Reiz des individuellen Systems ausmacht. Auch ist ei- ten der Steuerungsanwendungen. Schaut man speziell ne Zusammenarbeit eines beliebigen Tools aus der ers- in den deutschen Mittelstand, so wird häufig noch viel ten Gruppe mit einem der zweiten Gruppe aufgrund einfacher gearbeitet. Der Autor hat im letzten Jahr ei- der Extension-Problematik derzeit nur sehr bedingt nen Vortrag zu diesem Thema vor den Qualitätsmana- möglich. gern des Verbands der Maschinen- und Anlagenbauer gehalten. Auf die Frage, welche Werkzeuge sie für die Dokumentation nutzen, waren hauptsächlich Textver- arbeitungen zusammen mit Powerpoint oder Visio ge- nannt. Workflow-Systeme waren kaum im Einsatz, e- her Dokumentenmangementsysteme mit Routing- Funktionen. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 48 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter 3 Die Detaillierungsproblematik 4 Die Mapping-Problematik Aber es geht noch weiter. Organisatoren beschreiben Und es geht noch weiter. Sollte sich der Standard häufig in ihren Modellen jede Tätigkeiten grafisch, BPMN tatsächlich durchsetzen (in Deutschland sind auch jene manuellen, die nicht durch das WMS unter- noch sehr stark die EPKs des ARIS Toolsets, wie in stützt werden. Wenn Aufgabenketten bis ins kleinste Abbildung 4 dargestellt, verbreitet), so haben zumin- Detail beschrieben werden, ist dies auf Seiten der Aus- dest alle Personen ein gleiches Verständnis des grafi- führungsebene eher kontraproduktiv. Die Anwender schen Modells. Bleibt noch die Frage des persistenten wollen nicht jede kleinste Aufgabe quittieren wollen. Speicherformats. XPDL und BPEL waren schon als Ex- Hier ist jeder Mausklick zu viel. D.h. das organisatori- portformat erwähnt. Jedoch lassen sich BPEL Modelle sche Prozessmodell wird durch die IT-Engineers zur nicht wieder einlesen, da ihnen die grafischen Struktu- Akzeptanz der Anwender „eingedampft“. Und schon ren fehlen und sie auch Rollen nicht kennen. Bisher hat wieder gibt es das Problem beim Round-Trip: Die Or- sich hier daher als Austauschformat XPDL etabliert. ganisatoren erkennen ihr Modell nicht wieder. Ende letzten Jahres hat die OMG, unter deren Obhut auch die BPMN spezifiziert wird, ein eigenes Speicher- Aber auch hier ist noch nicht zu Ende. Organisatoren format, die Business Process Definition MetaModel visualisieren zum besseren Verständnis gerne Ent- (BDPM) in Version 1.0 freigegeben. D.h. es kommt scheidungsbäume. Umfangreiche Regelwerke werden nochmals Bewegung in das Umfeld BPM. Vermutlich mittlerweile in Rule Engines ausgelagert, d.h. für das wird damit XPDL überflüssig. Aber auch dem inzwi- grafische Modell ein weiteres Eindampfen, was die schen stärker verbreiteten BPEL könnte es an den Kra- folgende Abbildung zeigt. gen gehen. Der Grund liegt speziell in der Struktur der Modelle. BPMN und damit auch BPDM sind Gra- phen orientiert, d.h. sie arbeiten nach dem alten GoTo - Verfahren, indem von Aktivität A nach B nach C ggf. zuück nach B ver- fahren wird. BPEL dagegen ist streng Block-orientiert (und damit eher ei- ne Programmier- sprache). So kann zwar ein Mapping von BPMN nach BPEL unter be- stimmten Umstän- den ohne Probleme durchgeführt wer- den, weniger gut klappt es dagegen von BPEL nach BPMN, was wieder das BPM Round- Trip Engineering Abb. 4: Vereinfachung eines EPK-Prozessmodells durch „Eindampfen“ behindert. Die folgende Abbildung zeigt an einem ein- des Entscheidungs¬baums auf eine einzige Check-Funktion, die eine Rule Engine die Auswertung durchführen lässt fachen Beispiel ein Mapping-Problem von BPMN nach BPEL. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 49 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter 5 Entwicklung der relevanten Standards im BPM Wie bisher diskutiert, hängt die Zukunft eines reibungslosen BPM Round-Trip En- gineering zwischen der Modellierungs- sicht der Organisatoren und der IT- Engi- neers von ausgereiften Standards ab. Nur mit diesen ist es möglich, Modelle aus be- liebigen grafischen Prozesseditoren mit anderen auszutauschen und damit ein Zusammenspiel mit Workflow Manage- ment bzw. Business Process Management Systemen zu gewährleisten. Daher lassen Sie uns einen Blick auf die bisherige Ent- wicklung der relevanten Standards im Geschäftsprozessmanagement. Ich habe das erste Mal Mitte 2005 einen Überblick über die Standards gegeben, diesen Ende Abb. 5: einfaches Beispiel eines Mapping Problems von BPMN nach 2006 nochmals erneuert, und es ist wieder Zeit zu BPEL schauen, was es Neues gibt. Die orange-farbenen Pfeile zei- gen eine korrekte Repräsentati- on einer BPMN-Aktivität (linkes Modell) in eine entsprechende BPEL-Entität (rechtes Modell). Das hier enthaltene Problem ist die BPMN-Aktivität mit den zwei ausgehenden Pfeilen. Die- se Aktivität wir im BPEL- Modell verdoppelt. Die neu freigegebene Spezifika- tion BPDM lässt neue Hoffnung keimen, dass das Ziel eines durchgängigen BPM Round- Trip Engineerings noch erreicht werden kann. BPDM soll die jeweiligen Vorteile der XPDL und BPEL zusammengeführt haben und optimal auf das in 2009 kommende BPMN Version 2.0 abgestimmt sein. Zusammenfassend bleibt festzustellen, dass es bis zu Abb. 6: Der lange Weg der Standards im Umfeld der Geschäfts- prozesse einem durchgängigen BPM Round-Trip Engineering noch einige Jahre brauchen wird. Kurzfristig ist zu Die Grafik gibt einen Überblick über die Entwicklung empfehlen, entweder nur mit dem Modellierungs- der wichtigsten Standards im BPM-Umfeld. Der Zeit- werkzeug des ausgewählten WMS/BPMS zu arbeiten strahl ist nicht exakt, wichtig sind hier die Zusammen- oder im Falle zweier unterschiedlicher Anwendungen hänge. Die verantwortlichen Organisationen sind mit die Überführung manuell durchzuführen. Mittelfristig ihrem Gründungsjahr am linken Rand angegeben. Die könnten vorhandene Schnittstellen genutzt werden, Kästchen der 3 wichtigen Standards XPDL, WS-BPEL wenn sich alle Beteiligten auf die mit ihnen verbunde- und BPMN sind zur besseren Lesbarkeit heller darge- nen Restriktionen einlassen können. Langfristig wer- stellt. Ähnlichkeiten der Grafik mit den Swim Lanes den wir Tools benötigen, die es ermöglichen, zwischen der BPMN sind rein zufällig. den Sichten der beiden Ebenen Organisation und IT- Engineering verlustfrei hin- und herzuschalten. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 50 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Die wichtigsten Änderungen sind schnell dargestellt. Damit sich die BPMN und BPDM endgültig durchset- Neben den Upgrades auf jeweils höhere Versionen ist zen kann, ist es aber wichtig, dass sich die beiden wesentlich festzustellen, dass die OMG (Object Mana- OMG-Lager (BPM und OOP) zusammen setzen, um gement Group) an einer eigenen Spezifikation zum die UML-Diagramme mit den Spezifikationen der Austausch von Prozessdefinitionen gearbeitet hat, der BPMN, BPDM, BMM, SVBR und OSM zu verheiraten. BPDM (Business Process Definition MetaModel). Die Mein Eindruck ist, dass die Programmierer eher Fans bisherigen beiden auf dem Markt genutzten Standards der UML sind, da in dieser Welt das Round-Trip Engi- zur Prozessausführung sind die XPDL (XML Process neering schon etwas reifer ist, und sich mit der BPMN Definition Language) – der WfMC (Workflow Mana- noch nicht richtig anfreunden können. gement Coalition) und die BPEL (Business Process E- xecution Language) der OASIS (Organization for the 6 Glossar Advancement of Structured Information Standards). Es Akronym Erklärung gab zwei wesentliche Motivatoren für die OMG, an ei- BPDM Business Process Definition Metamodell, Defini- ner eigenen Spezifikation für die Prozessausführung tion durch OMG, 2004 zu arbeiten: Brücke zwischen BPMN und potentiellen Pro- zessausführungssprachen wie BPEL und XPDL 1. XPDL und BPEL haben jeweils unterschiedliche Schwächen. Während der XPDL Komponenten fehlen, BPEL / Business Process Execution Language for Web BPEL4WS Services, IBM, Microsoft, SAP, BEA,… die für eine vollständige Ausführbarkeit sorgen (z.B. WS-BPEL XML-based Sprache zur Standardisierung von Exception Handling, Asynchronität), fehlen der BPEL Business Processes in einer verteilten (grid com- Komponenten der grafischen Positionen, Werte für die puting) Umgebung, um unterschiedliche An- Simulation, aber viel wichtiger ein Rollenkonzept (Wer wendungen miteinander zu verbinden und Da- soll einen Prozessschritt ausführen?). ten auszutauschen. Das Design ist eine Kombi- nation von IBM’s alter WebServices Flow Lan- 2. Die OMG ist auf einem guten Weg, zusammen mit guage und Microsoft’s XLANG der UML (Unified Modeling Language), der BPMN BPDM Business Process Defintion MetaModel, Spezifi- (Business Process Modeling Notation) und den erst- kation der OMG, Version 1.0 freigegeben Ende mals in der Grafik dargestellten Spezifikationen BMM 2008 (Business Motivation Model), SBVR (Semantic of Busi- BPM Business Process Management, Spezifikation ness Vocabulary and Rules) und der OSM (Organizati- durch BPMI onal Structure Model) das vollständigste Paket anzu- Methode als auch Verfahren zur kontinuierli- bieten. Zur Komplettierung fehlte noch die Komponen- chen Verbesserung von Geschäftsprozessen un- te zur Speicherung der grafischen BPMN und damit terstützt durch u.a. WMS. auch der möglichen Prozessausführung. Um sich hier BPMI Business Process Management Initiation, ge- nicht von anderen Organisationen wie der WfMC und gründet 1999, Mai 2005 in OMG aufgegangen. der OASIS abhängig zu machen, wurde daher seit et- Organisation von Herstellern, Beratern und wa 2 Jahren an der eigenen BPDM (Business Process Anwendern zwecks Standardisierung der Archi- Definition MetaModel) gearbeitet. tektur und Schnittstellen von BPMS. BPML Business Process Management Language, Defi- Die BPDM-Spezifikation ist im November 2008 in der nition durch BPMI, 2001 Version 1.0 freigegeben worden. Diese Version umfasst XML-basierte Geschäftsprozessbeschreibung. wesentlich mehr Elemente, als die BPMN in der aktuel- Zugunsten WS-BPEL aufgegeben len Version 1.1. Diese Lücke soll mit ihrer Version 2.0 BPMN Business Process Management Notation, Defini- noch in 2009 gestopft werden. tion durch BPMI, 2004 Grafische Notation zur Beschreibung von Ge- Wenn ich einen Blick in die Galskugel werfe, so sehe schäftsprozessen, ist auf dem besten Wege, sich ich mit der neuen BPDM, das sowohl als Speicherfor- neben den EPKs und Petri-Netzen zum Stan- mat für BPMN als auch als Basis für die Prozussaus- dard zu werden. führung dienen kann, ein großes Potential, dem BPM BPMS Business Process Management System, Definiti- Round-Trip Engineering näher zu kommen. Vorstell- on durch BPMI bar wäre, dass sowohl BPEL als auch XPDL überflüssig System zur Unterstützung von BPM mit dem werden könnten. Allerdings stehen gerade alle großen Kreislauf: Model, Execute, Monitor, Analyze & Firmen wie IBM, ORACLE und SAP hinter BPEL, was Improve. Ein WMS ist eine Teilkomponente. sich insbesondere in der Anzahl entsprechend konfor- OASIS Organization for the Advancement of Struc- mer Anwendungen wiederspiegelt, so dass sich diese tured Information Standards, seit 1993. Programmiersprache für die Orchestrierung von Web- Sie ist ein not-for-profit, internationales Konsor- tium, das die Entwicklung und die Verbindung Services noch eine zeitlang halten sollte. mit anderen e-Business Standards vorantreibt (u.a. UDDI, WSS, ect.) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 51 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Akronym Erklärung Compliance – Fluch oder Chance? OMG Object Management Group, seit 1997. Ein not- von Jörg Rogalla, Bereichsleiter Enterprise Content Mana- for-profit Konsortium, das die wichtigsten In- gement teroperabilitätsstandards der Computer- Industrie specifications vorantreibt (u.a. MDA, C:1 Solutions GmbH UML, OMA, CORBA, …) E-Mail: jrogalla@c1-solutions.com Webseite: http://www.c1-solutions.com OOP Object Oriented Programming, Programmier Methode unterstützt durch die UML- Diagramme der OMG Business-Kommunikation wird heute fast ausschließ- SOA Service Oriented Architecture, eine Methode, lich elektronisch abgewickelt. Der Gesetzgeber reagiert die vorhandenen EDV-Komponenten wie Da- und die gesetzlichen Anforderungen steigen ständig. tenbanken, Server und Websites so in Dienste zu kapseln und dann zu koordinieren („Orchestrie- Wie können Unternehmen diesen Anforderungen be- rung“), dass ihre Leistungen zu höheren Diens- gegnen und auch noch einen Nutzen realisieren? ten zusammengefasst und anderen Organisati- Geschäftspost und Papierablage ist heute nur noch ei- onsabteilungen oder Kunden zur Verfügung ge- ne Ausgabe- und Kommunikationsform. Die Welt wird stellt werden können. zunehmend elektronisch, Emails haben die papierne SOAP Simple Object Access Protocol SOAP, spezi- Geschäftspost schon lange verdrängt. Der elektroni- fiziert von der W3C. XML-basiertes “lightweight protocol” zum Aus- sche Geschäftsvorgang und E-Commerce werden zum tausch von Informationen in einer dezentrali- Regelfall. IT- Systeme lösen papiergestützte Prozesse sierten, verteilten Umgebung. ab und ermöglichen Manipulation. Für diesen Fall sind UDDI Universal Description Discovery and Integra- eine Vielzahl von Vorgaben und Richtlinien erlassen tion, Spezifikation der OASIS worden, die eine Verfälschung von Daten und Doku- UML Unified Modeling Language, Definition durch menten verhindern sollen. OMG, Version 2.0 in 2005 Außerdem ist zu berücksichtigen: alle rechtlichen und Grafische Notationen zur Beschreibung IT- gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektroni- spezifischer Aspekten zur Erstellung von Soft- ware, u.a. von Geschäftsprozessen, hat das Zeug schen Welt! Zumeist ist aber eine konkrete Adaption zum Standard zu werden. der Anforderungen im Sinne einer neuen Verordnung W3C World Wide Web Consortium, gegründet 1994 nicht vollzogen worden, deswegen müssen diese abge- durch Tim Berners-Lee, dem erfinder des Web. leitet werden. WfMC Workflow Management Coalition, gegründet Compliance – was ist das? 1993 Organisation von Herstellern, Beratern und Unter dem Stichwort „Compliance“ werden zurzeit Anwendern zwecks Standardisierung der Archi- einen Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben und Richtli- tektur und Schnittstellen von WMS. nien wie z.B. GDPdU, GoBS, Basel II, Sarbanes-Oxley- WMS Workflow Management System, Definition Act und KonTraG diskutiert. Derzeit kommen weitere durch WfMC Herausforderungen auf die Unternehmen zu zum Bei- System zur Automatisierung von Geschäftspro- spiel SEPA, MiFID und VVG. Wesentlicher Treiber ist zessen. die europäische Gesetzgebung mit Ihren Richtlinien, WPDL Vorgänger von XPDL, 1999 die nach einer gewissen Frist in nationales Recht um- WSFL Web Services Flow Language, spezifiziert von gesetzt werden müssen. IBM. Eine XML-basierte Sprache zur Beschrei- bung von Web-Services Kompositionen als Teil Was bedeutet Compliance konkret? Ein Unternehmen einer Business Process Definition. Sie wurde von hat kontinuierlich auf die Einhaltung von relevanten IBM als Teil eines Web-Service-Technologie- rechtlichen Vorgaben auf von Gesetzen und Verord- Framework definiert und berücksichtigt existie- nungen und auf Vorgaben auf Basis von Normen und rende Spezifikationen wie SOAP, WSDL, XMLP Standards zu achten. Hierbei ist zu betonen, dass es and UDDI. sich in der Regel nicht um eine einmalige Aktivität, XLANG Siehe BPEL sondern um einen Kontrollprozess handelt, der im Un- XPDL XML Process Definition Language, Definition ternehmen implementiert werden muss. In der Regel durch WfMC, 2001 & 2005 sind seitens des Gesetzgebers keine konkreten techni- XML-basierte Geschäftsprozeßbeschreibung, schen Vorgaben definiert, so dass zuerst organisatori- dient u.a. dem Austausch zwischen unterschied- sche Grundlagen geschaffen werden müssen. Es geht lichen WMS. in der Regel um Verantwortung von Mitarbeitern, de- ren Aktivitäten und um die Nachvollziehbarkeit. Wenn ein ehemals papierbasierter Prozess zukünftig in © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 52 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter der digitalen Welt abgewickelt wird, sind die Prozesse schen Dokumente und Informationen, die durch den und IT-Systeme zu überprüfen und anzupassen! Anwender kontrolliert werden, in den Vorgang über- führt werden. Ergänzend hierzu stellt eine ganzheitli- Compliance – IT als wesentliche Grundlage che ECM-Compliance-Lösung auch eine Fundstellen- Wenn man die Aspekte Verantwortlichkeit und Aktivi- verwaltung für Urkunden und andere wichtige analo- täten berücksichtigt, wird deutlich, dass um verschie- ge Dokumente zur Verfügung. dene Aspekte der Informationstechnik geht. Zugriff- Unter SAP sind praktisch alle Elemente vorhanden: schutz und Kontrollsysteme, Datenschutz und Daten- das ERP-System verwaltet die Daten, das GRC-Modul sicherung sowie Records Management und Archivie- wacht über die Datenqualität inklusive der Berechti- rung sind wichtige Elemente bei der Umsetzung einer gungen und unterstützt das Risikomanagement. Das entsprechenden IT-Infrastruktur. Innerhalb der gesam- SAP Records Management ermöglicht die Zusammen- ten IT-Branche wird deswegen das Thema Compliance fassung von zugehörigen Dokumenten in Akten oder als Chance begriffen, den Kunden unter verschiedens- Vorgängen. Darüber hinaus ist der SAP Business ten Blickwinkeln neue Produkte anzubieten. Workflow die infrastrukturelle Grundlage die Abwick- So fasst die SAP und führende Unternehmensberatun- lung der elektronischen Prozesse. gen das Thema unter „Governance, Risk and Compli- Da die Einrichtung eines konkreten Workflows unter ance“ zusammen. Man betrachtet in diesem Zusam- Umständen sehr aufwändig ist und sich einige Prozes- menhang gerne Prozesse und Aktivitäten, die auf ERP- se dynamisch in Abhängigkeit vom Prozessverlauf Daten basieren. entwickeln, kann das SAP Records Management mit Governance steht dabei für Unternehmensführung und einem Add-on erweitert werden. Dieses ermöglicht je- enthält die strategischen Direktiven, denen ein Unter- derzeit Ergänzung von Prozessschritten, die Darstel- nehmen folgen möchte. Das Risikomanagement be- lung von Vorgänger/Nachfolger-Beziehungen, eine wertet die hieraus resultierenden Gefährdungspotenti- Terminierung durch Definition von Meilensteinen und ale sowie Auswirkungen für das Unternehmen. die Zuordnung von Verantwortlichkeiten. Damit kön- Compliance subsummiert alle notwendigen Tätigkei- nen auch komplexe und flexible Prozesse mit IT- ten, um diese Risiken zu beseitigen bzw. zu vermin- Unterstützung abgewickelt werden. Jeder einzelne dern. Darüber hinaus wird der Begriff Compliance im Prozess wird in der Akte dokumentiert. Das Unter- Kontext der Stammdaten¬erfassung unter dem Stich- nehmen erhält also Termintreue, Transparenz im Pro- wort Data Governance und bei inhaltlichen Teilaspek- zess und die notwendige Protokollierung der Abwick- ten wie zum Beispiel Steuermanagement und Steuer- lung in einer einzigen Anwendung. risko aufgegriffen. Sogar Software-Testtools werden Auch wenn ein Unternehmen kein SAP einsetzt, ist die unter dem Aspekt Compliance adressiert. elektronische Archivierung und das Records Mana- Ein großer Teil dieser Ansätze fordert eine Automati- gement zur rechtlichen Absicherung von elektroni- sierung von Prozessen und damit den Einsatz von schen Dokumenten unabdingbar. Es ist sicherzustellen, Workflow bzw. Business Process Management – und dass Dokumente und Emails aus der Kontrolle des je- damit letztlich auch ECM. weiligen Anwenders in den konkreten Gesamtzusam- menhang des Business Prozesses gestellt werden. Zu- Compliance - ECM als notwendiger Baustein meist liegen Office-Dateien ohne jegliche Indizierung Es geht also um die sachgerechte Speicherung und in Datensilos oder auf Abteilungsservern. Konventio- schnelle Bereitstellung von Informationen wie Business nen für die Benennung der Dateien und der Verzeich- Daten, Dokumenten und Prozessdaten. Damit werden nisse existieren nicht oder können umgangen werden. die ECM-Grundfunktionalitäten Workflow, Dokumen- Emails verbleiben auf den ungesicherten, lokalen Fest- tenmanagement und elektronische Archivierung ad- platten der Anwender, weil der Plattenplatz auf den ressiert – und zwar ganzheitlich und nicht als Insel. Exchange- oder Lotus Notes Server durch die Admi- Gerade die Email-Archivierung wird derzeit punktuell nistratoren begrenzt werden müssen. Records Mana- aufgegriffen, dies ist aber nicht zielführend, da Emails gement löst auch hier diese Probleme. Die Dateninteg- inzwischen Geschäftspost sind und damit in den Kon- rität selbst ist weiterhin über die jeweiligen ERP- und text eines Vorgangs gehört. Dieser Vorgang besteht Finanzbuchhaltungssystem sicherzustellen. dann aus Daten und Dokumenten, die über alle vor- Compliance – die Vorgehensweise handenen Kanäle z.B. Scanning, Fax, EDI und auch Email, eingelesen werden. Die selektive Speicherung Was kann ein Unternehmen tun, um „compliant“ zu aller eingehenden Emails hilft nur deren Vollständig- sein? Im ersten Schritt sind die für das Unternehmen keit sicherzustellen, der Geschäftsvorfall oder der Pro- relevanten gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien zu zess wird damit nicht ganzheitlich unterstützt. Es gilt identifizieren. Die GoBS und GDPdU sind für prak- also organisatorisch sicherzustellen, dass die elektroni- tisch alle Unternehmen anzuwenden. Es ist zu prüfen, welche weiten Anforderungen bestehen. Besonderes © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 53 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Augenmerk ist auf die branchenspezifischen Verord- Cooperation between archives in the EU 1 nungen zu richten. Für ein solches Projekt ist die inter- Guest Contribution by Jef Schram 2 , ne Revision im Unternehmen zu beauftragen. Wenn European Commission, diese Abteilung nicht existiert, ist dies eine Aufgabe Email: Josephus.Schram@ec.europa.eu der Abteilung Organisation. Web site: Aus der Auflistung und Interpretation der Vorgaben http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/index_en.htm wird der Maßnahmenkatalog abgeleitet. Er umfasst die Schritte für die technische und organisatorische Um- setzung einer Compliance-Lösung. Es müssen in der Cooperation between the Archives of the Member Regel die vorliegenden Prozesse und der Informations- States is not a new phenomenon. Following a Council fluss angepasst werden. Gegebenenfalls sind entspre- Resolution of 14 November 1991 on arrangements con- chende Infrastrukturen für das Risikomanagement und cerning archives3, a first report on Archives in the die Daten- und Dokumentablage einzurichten. In je- European Union was published in 19944. This report dem Fall benötigt ein Unternehmen eine IT- led to the Council Conclusions of 17 June 19945 which Infrastruktur, die strukturierte und unstrukturierte In- became an important catalyst in promoting co- formationen über ihren gesamten Lebenszyklus vor- operation between archives in Europe for nearly a dec- hält. ade. For example, the organisation of the first large DLM Forum conference in Brussels in 1996 was a di- Compliance - mehr Chance als Fluch… rect result of these Council Conclusions. Ohne den Einsatz von Enterprise Content Management Since the early 1990s co-operation has both widened wird es zunehmend schwerer den gesetzlichen und re- and deepened. Co-operation between archives has gulativen Anforderungen zu entsprechen. Unterneh- spread further geographically following successive men welche SAP und das Records Management ein- enlargements of the Union. The number of Member setzen, besitzen eine exzellente Grundlage, um Daten States, and thus the number of participating national und Dokumente „compliant“ abzulegen. Aber auch für archives, has increased from 12 at the beginning of the alle anderen Unternehmen lässt sich folgendes zu- 1990s to 27 today. While this increase in numbers has sammenfassen: brought increased benefits and opportunities, it also • Compliance ist Motivation für ein Organisations- poses challenges. und IT-Projekt In 2003 the Council adopted a new resolution calling • Revisionssichere elektronische Archivierung ist un- for an assessment of the situation of public archives in abdingbar the EU, taking particular account of enlargement, and asked the Commission to submit a report that would • ECM ist ein notwendige Baustein für ein Complian- ce-Lösung address the possibilities for enhanced co-ordination and co-operation.6 In response to this resolution, a • Business Process Management erlaubt eine voll- group of experts from the archives of the EU Member ständige Prozesskontrolle States prepared an extensive Report on archives in the • Email Archivierung ist eine nur Insellösung enlarged European Union, which was submitted to the Council in 2005. 7 The Report contains both an analysis Compliance ist also die Chance, Unternehmensprozes- of the situation of archives in the European Union and se schneller, einheitlicher und transparenter zu gestal- a number of proposed actions and future orientations ten und Risiken früher zu erkennen. for increased co-operation between archives at the European level. 1 The opinions expressed in this article represent the views of its author and cannot be taken as an official position of the European Commission. 2 Jef Schram, European Commission, http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/index_en.ht m 3 OJ C 314, 5.12.1991, p.2 4 European Commission, Archives in the European Union. Report of the Group of experts on the Coordination of Archives, Brussels – Lux- embourg, 1994 5 OJ C 235, 23.8.1994, p.3 6 OJ C 113, 13.5.2003, p.2 7 COM(2005) 52 final. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 54 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter The Report led the adoption of the Council Recom- • The development, in cooperation with the Euro- mendation on priority actions to increase cooperation pean Branch of the International Council on Ar- in the field of archives in Europe of 14 November 2005. chives, of a legal database for archives in Europe, 1 The Council Recommendation marked a new phase EURONOMOS. Euronomos will provide access to in cooperation between archives. It calls for the crea- archival and related legislation as well as interpre- tion of a European Archives Group (EAG) to ensure tative and contextual information. co-operation and co-ordination on general matters re- • The publication of guidelines to prevent the theft of lating to archives, to follow-up on the work referred to archival documents. in the Report on Archives and, in particular, to imple- In the summer of 2008 the European Archives Group ment five priority measures set out in the Recommen- adopted a progress report which was submitted to the dation. These priority measures are: Council of Ministers of the EU. The report sets out not • The preservation of and prevention of damage to only the achievements with regard to the implementa- archives in Europe; tion of the 2005 Council Recommendation, it also iden- • The reinforcement of European interdisciplinary tifies a number of challenges that lie ahead.9 These cooperation on electronic documents and archives; challenges focus on the changing role of public ar- • The creation and maintenance of an internet portal chives in e-government, the relationship between to the archival heritage of the Union; online and onsite access to archives, the re-use of pub- lic sector information, plans to strengthen archival • The promotion of best practice with regard to na- networks and, finally, the development of a new gen- tional and European law with regard to archives; eration of professional archives managers in a Euro- • Measures to prevent theft and facilitate the recovery pean context. of stolen documents Co-operation between the archives of the EU Member The European Archives Group was established by the States has moved forward since the adoption of the European Commission at the beginning of 2006. The Council Recommendation at the end of 2005. As in the Group consists of high level managers from the Na- past, such cooperation is an evolutionary process, built tional Archives of the member states, usually the Na- on shared interests and ambitions and the recognition tional Archivists themselves or their deputies. that co-operation should, and can, be mutually benefi- The EAG has made good progress in the implementa- cial. On this basis, co-operation between archives in tion of the Council Recommendation. Its main achie- Europe has been surprisingly successful over the last vements include: two decades. In order to continue that success, the Na- tional Archives services of the EU member states will • Progress towards the development of an internet continue to work together. They will also increasingly based service with detailed information on disaster seek to co-operate with other relevant sectors and net- prevention and disaster management that will al- works with a view to achieving maximum mutual low archives across the EU to prepare and to react benefits and economies of scale in the efficient man- effectively to catastrophes. agement, storage, preservation and retrieval of public • The publication of the updated model requirements sector information, as well as more efficient and user for the management of electronic records (MoReq2), friendly access to archival content and services for the which is set to become a standard for records man- European citizen. agement software in Europe. The governance of MoReq2 is in the responsibility of the DLM Forum, which reports to the EAG on a regular basis.. Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard • The creation of a consortium that is preparing an internet portal for archives in Europe. The portal Die Speicherbranche versucht sich an der will make it possible to retrieve archival informa- Langzeitarchivierung tion in Europe regardless of national, institutional Gastbeitrag von Rainer Graefen, Chefredakteur, or sector boundaries. It will be linked to EURO- Vogel IT-Medien GmbH / SearchStorage.de PEANA and will contribute to fulfilling the vision E-Mail: rainer.graefen@searchstorage.de of a common multilingual access point to Europe’s Website: www.searchstorage.de digital cultural and scientific heritage. Mit viel Enthusiasmus startete die SNIA, die Storage Networking Industrie Association 2007 die Entwick- lung der Archivierungs-Schnittstelle XAM (extensible Access Method). Anwendungen sollen interoperabel 1 OJ L 312, 29.11.2005, p.55 9 COM(2008)500 of 1.8.2008; SEC(2008)2364 of 1.8.2008 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 55 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter mit unterschiedlichster Storage-Hardware unveränder- • ein Application Programmable Interface für die liche Inhalte austauschen können, lautet das Ziel. Jetzt Klienten-Seite (EMC), werden langsam die Differenzen deutlicher. • ein Protokoll (HDS) Ausgangspunkt für XAM war 2005 eine Gesetzesände- • und ein Dateisystem, das CIFS und NFS bedient rung an den Federal Rules of Civil Procedures (FRCP) (Netapp). in Amerika, die das eDiscovery, also das „Durchfors- Die unabhängigen Software-Hersteller (ISV) sind mit ten“ großer Datenbestände regulieren sollte. Für Un- Sicherheit nicht davon angetan noch drei weitere Bau- ternehmen entstand damit das Problem unterschied- stellen bei der Datenarchivierung betreuen zu sollen. lichste Archiv-Plattformen von der optischen Jubebox Angesichts von Verfahrensweisen, die für 50 und mehr bis hin zu CAS-Systemen (Content Addressable Stora- Jahre Bestand haben soll, ist übereifriges Handeln we- ge) durchsuchbar zu machen. nig sinnvoll. Unterdessen werden schon erste Stimmen Schwierig wird dieses Unterfangen nicht nur wegen laut, die die Nützlichkeit eines Content Addressed Sto- der immensen Datenmengen, die in den Unternehmen rage (CAS) mit herstellerspezifischen Schnittstellen an- gesammelt werden, sondern auch durch unterschied- zweifeln und die stattdessen eine Begriffsmigration hin lichste Dokumentenformate und einen fehlenden Me- zu Content Aware Storage vorantreiben. tadaten-Standard. Hier fühlte sich die Industrieverei- nigung der Speicherhersteller zum Handeln aufgefor- Zu wenig Fingerspitzengefühl dert. Angriffspunkt auf die ab und zu als Black-box be- zeichneten CAS-Systeme sind zum Einen die Hash- Objektspeicherung für die Langzeitarchivierung Algorithmen, der Fingerabdruck einer Datei, die EMC Die SNIA hat die XAM-Spezifikationen Mitte 2008 bei der Einführung des CAS-Systems Centera mit 128 durch das Archivierungsformat SD-SCDF (Self- Bit festgelegt hat. Die Forderungen von Teilen der Describing Self Contained Data Format) aufgewertet, Branche nach einem 512-Bit-Schlüssel müssten insofern das die Langzeitaufbewahrung digitaler Daten auch erst einmal von der SNIA in den XAM-Standard auf- beim Wechsel von Hardware und Anwendungen er- genommen werden. Und zum anderen die Transferge- lauben soll. Damit sollen Archiv-Anwendungen Daten- schwindigkeiten zwischen heterogenen Archiv- Objekte erzeugen, die alle Informationen beinhalten, Speichern bei einer notwendigen Migration, die mit um für die nächsten 100 Jahre logisch lesbar verschieb- wachsenden Terabyte-Datenbeständen schon heute in bar zu sein. XAM selbst soll dies für die physische Monaten gemessen werden müssen. Migration sicherstellen. Bei Hewlett-Packard ist indes die Idee der „objektori- Als eines der ersten Unternehmen bietet EMC seit der entierten“ Speicherung hängen geblieben. Die Zu- Version 1 von XAM ein Software Developer Kit (SDK) sammenfassung von Zehntausenden kleinen Records für „early adaptors“ an. Doch so interessant sich das in File-Containern praktizieren ECM-Hersteller eigent- auch alles anhört, die Akzeptanz der forsch voran ge- lich schon seit vielen Jahren, da die Datensicherung triebenen Idee, ist in weiter Ferne. Für Verfechter einer sonst nicht mehr möglich wäre. Die File-Container äh- revisionssicheren oder gar rechtssicheren Archivierung neln komprimierten ZIP-Files und können Block- und dürfte schon der Begriff „logisch lesbar“ ein Reizwort File-Daten enthalten. Die Portabilität wäre im Hinter- sein. Und in der Praxis ist von der Aufbruchstimmung grund per Xcopy-Befehl von einem Speicherarray auf der XAM-Experten wenig zu spüren. Im SearchStora- ein anderes ohne große Eingriffe möglich. Nur der ge.de-Forum schreibt Karlheinz Pischke, Produktma- Zeitstempel des File-Containers wäre am Ziel durchzu- nager bei Gingcom: „Vor allem die DMS-Hersteller se- führen. hen keinen aktuellen Anlass, ihre bereits auf proprietä- ren Schnittstellen aufsetzenden Übergabeprogramme Gut erzogene Anwender für XAM neu zu schreiben.“ Viele hatten noch nie et- So lange sich die Großen der Branche in ihrer Uneinig- was von dieser Schnittstelle gehört. keit einig sind, üben sich fast alle ISVs in vornehmer Zurückhaltung und setzen erstmal weiterhin auf die Eine Idee, drei Verfahrensweisen bewährten Netzwerk-Protokolle CIFS und NFS, auch Diese Crux wurde XAM schon in die Wiege gelegt. Um wenn ein API Geschwindigkeitsvorteile hätte. Eine Fi- überhaupt zur Taufe schreiten zu können, einigten sich lesystem-Schnittstelle gilt auch vielen Anwendern als die wesentlichen XAM-Protagonisten EMC, Hewlett- langfristig offener Weg, um selbst zwischen unter- Packard, Hitachi Data Systems, NetApp und Sun auf schiedlichen Systemen Daten austauschen zu können. einen Kompromiss, der gleich drei sehr unterschiedli- Mit dieser Einstellung wähnen sich Anwender auf der che Implementierungsvarianten ins Spiel brachte: richtigen Seite. Andererseits zeigt das auch, wie gut die Speicherbranche ihre archivierenden Kunden erzogen hat. Die mussten sich in langen Jahren daran gewöh- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 56 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter nen, dass die Bandlaufwerke nur zwei Generationen findungen mit großem Potenzial nicht angemeldet. Der rückwärts lesen können. Das heißt, die Laufwerke sind Patentanmeldeprozess ist in vielen Unternehmen ein nach ca. sechs Jahren zu ersetzen und damit müssen sehr langwieriger, interner Prozess, auch, weil die Pa- auch alle Medien umkopiert werden. tentakten in Papierform oft lange interne Transport- wege durchlaufen müssen. Es besteht deshalb drin- Und bei den Anwendungen und Dokumentenforma- gend die Notwendigkeit eines ganzheitlichen Ansatzes ten inklusive den benötigten Betriebssystemen läuft es zur Patentverwaltung. ähnlich, auch wenn sich durch PDF/A und offene Formate wie Docx die Lage ein wenig entspannt hat. Dokumentenlogistik – notwendig für eine Einige Experten prognostizieren, dass durch die ISO- ganzheitliche Patentverwaltung Standardisierung das PDF/A-Format sehr schnell an Bedeutung gewinnt und das TIFF-Format allein schon Um im internationalen Wettbewerb weiterhin bestehen aufgrund der Volltextrecherchemöglichkeit kurzfristig zu können, zwingen die vergleichsweise hohen Ar- ablösen könnte. Nichtsdestotrotz wäre immer noch beitskosten in Deutschland eine Vielzahl deutscher Un- Microsoft rechts zu überholen. ternehmen zu Produkt- und Prozessinnovationen. Fri- scher Wind in Forschung und Entwicklung wird somit Nicht zu vergessen sind selbstverständlich auch Fir- zu einer entscheidenden Kernkompetenz in vielen menübernahmen und Technologiewechsel, die manch Branchen in der deutschen Industrie. Bisher behindert schöne Kalkulation bezüglich sicherer Archivierung zu aber gerade in Deutschland eine Reihe von Unzuläng- Schande werden lassen. Man denke nur an optische lichkeiten die Schaffung von Innovationen. So bringt Jukeboxen, die nicht nur wegen empfindlicher Robotik Deutschland im Vergleich zu den angelsächsischen ins Gerede gekommen sind, sondern auch durch den Staaten relativ wenige Patente hervor. Zudem erfolgen Abschied von Hewlett-Packard aus dem wenig lukra- Forschung und Entwicklung in deutschen Unterneh- tiven Marktsegment. Und was aus Plasmon und ande- men oftmals ohne einen vorherigen Abgleich mit den ren wird, bleibt auch abzuwarten. bestehenden Patentendatenbanken. Die Folge sind sig- nifikante Fehlinvestitionen. Auch werden von der Bundesregierung oder der Europäischen Union gezahl- Die digitale Patentakte: Prozessunterstützung te Forschungssubventionen von deutschen Unterneh- men kaum beantragt. Unternehmen entgehen dadurch bei der elektronischen Patentverwaltung beträchtliche staatliche Förderungen. Außerdem findet Gastbeitrag von Sabine Lonien, Unit Manager EIM und kaum Ideenaustausch mit anderen Unternehmen oder Management Consultant, den Forschungsbereichen der Universitäten statt. Syn- SEVEN PRINCIPLES ergieeffekte bleiben weitgehend aus. E-Mail sabine.lonien@7p-group.com Webseite : www.7p-group.com In Bezug auf die Innovationsfähigkeit von Unterneh- Sabine Lonien war von 1998 bis 2000 Mitglied im men und die langfristige Gewinnoptimierung sind PROJECT CONSULT Beraterteam. zwei Fähigkeiten von besonderer Bedeutung: Neben dem Vermögen, Innovationen zu schaffen und umzu- setzen müssen diese auch gegen Imitationen geschützt Im Zuge fallender Transport- und Kommunikations- werden. Eine effiziente – heißt auch schnelle - und ef- kosten und dem Abbau von Handelsbarrieren stehen fektive Patentverwaltung im Unternehmen muss bei- Unternehmen in einem globalen Wettbewerb, der im- den Ansprüchen Rechnung tragen. mer stärker wird. Gerade deutsche Unternehmen ste- hen auf Grund vergleichsweise hoher Lohnkosten un- Mängel in der gegenwärtigen Patentverwaltungspra- ter signifikantem Wettbewerbsdruck. Innovation und xis Differenzierung haben in diesem Wettbewerb eine ent- Grafik 1 zeigt die hohe Komplexität des derzeitigen, scheidende Bedeutung. Forschung & Entwicklung ist zum Großteil papiergebundenen Anmeldungsprozes- somit eine zentrale Aufgabe für Unternehmen. Eine ses, die zu einer hohe Anfälligkeit für Prozessfehler effektive und effiziente Verwaltung von Patenten kann führt und die Anmelde- und Bearbeitungsgeschwin- dabei helfen, Innovationsprozesse zu erleichtern und digkeit für Patente vermindert. Das kann zu einer die Innovationsrente der Unternehmen zu schützen. Schmälerung der Innovationsrente führen. Die Patentverwaltung ist also ein Beispiel für die Not- wendigkeit eines Dokumentenlogistikansatzes. Bisher ist diese aber in den meisten deutschen Unternehmen sehr ineffektiv: Fördergelder der EU und der Bundes- regierung bleiben meist ungenutzt, die Kooperation mit Universitäten funktioniert schlecht und ein Groß- teil der Patenanträge scheitert, weil gleichartige Paten- te bereits bestehen. Zudem wird eine Vielzahl von Er- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 57 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter in ein elektronisches Dokument ausge- löst. Die entspre- chenden Dokumente werden dann in digi- taler Form über ei- nen integrierten Workflow an den verschiedenen Ar- beitsplätzen bereit- gestellt. Alle weite- ren Prozessschritte inklusive Archivie- rung und Ablage ak- tenbezogener Emails erfolgen nun in e- lektronischer Form. Voraussetzung für die digitale Patent- Abb. 1: Herkömmlicher Patentanmeldungsprozess verwaltung ist ein Dokumenten Management System Durch den Gebrauch physischer Papier-Dokumente (DMS) als Basisplattform (siehe Grafik 2). Das DMS wird auch eine Parallelisierung der Bearbeitungspro- verwaltet sämtliche aktenbezogene Anträge, Erfin- zesse und folglich deren Beschleunigung erschwert. dungsmeldungen, Emails, sowie alle anderen aktenbe- Das Vorliegen von mehreren Akten zu einem Thema zogenen Dokumente. Eine Patentdatenbank wird di- an verschiedenen Orten auf unterschiedlichen Trägern rekt mit dem DMS gekoppelt. An das DMS ist ein Do- zwingt zur parallelen Pflege und Änderung der Do- kumentenspeicher angeschlossen, der die Indexwerte kumente. Dies erhöht das Risiko unvollständiger, un- der Dokumente verwaltet und die Dokumente zu ei- terschiedlicher und fehlerhafter Aktenversionen. Das nem definierten Zeitpunkt archiviert. Über eine DMS- Bewegen und Archivieren der physischen Akten ver- Oberfläche (webbasiert oder als fat-client) sind die Pa- ursacht außerdem erhöhte Personalkosten und redu- tentakten anschließend von den Arbeitsplätzen abruf- ziert die Bearbeitungsgeschwindigkeit – zwischen 15 bar und bei Berechtigung zu bearbeiten. Während die und 25 Prozent der Arbeitszeit werden allein für Abla- Einzelheiten der Digitalisierung der unternehmensin- ge und Verwaltung „verbraucht“. ternen Prozessschritte vom Unternehmen selbst festge- legt werden, setzt die Verbindung zu den Patentbe- Die digitale Patentakte als ganzheitlicher hörden allerdings die Kompatibilität der beteiligten Dokumentenlogistikansatz in der Patentverwaltung Systeme voraus. Beim Einsatz einer digitalen Patent- verwaltung wird der beschriebene Prozess grundsätzlich beibehalten. Er umfasst weiterhin neben der Er- findungsmeldung das Weiterleiten an die Patentabteilung, das Prüfen der Patentierungsmöglichkeiten sowie Recherche und Erarbeitung eines Anmeldeentwurfs durch den Patentanwalt. Danach erfolgen das Abstimmen mit den Fachabteilun- gen und das Einreichen des Patent- antrages beim Patentamt. Parallel zu diesem Prozess kann die Weiterbe- arbeitung des Patents durch die Fachabteilungen erfolgen. Anders als bei rein papiergebundenen Pro- zessen wird direkt nach dem Emp- fang und der Sortierung der Erfindungsmeldung in Abb. 2: Funktion eines DMS im Patentanmeldeprozess der unternehmensinternen Poststelle die Umwandlung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 58 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Rechtliche Implikationen für die digitale Patentver- Die elektronische Rechnung als Voraussetzung waltung für schnelle Buchungsprozesse, zügiges Bei den aufgezeigten Prozessen der digitalen Patent- Berichtswesen und „fast close“ verwaltung ergibt sich aus den rechtlichen Rahmenbe- Gastbeitrag von Peter tom Suden, Steuerberater dingungen eine Reihe von Voraussetzungen, die beim E-Mail unterelbe.consulting@googlemail.com Umsetzen der Prozesse berücksichtigt werden müssen. Webseite: www.unterelbeconsulting.blogspot.com So müssen einige Dokumente in physischer Form für den Zweck der Beweislegung archiviert werden. Zu- Die elektronische Rechnung hat eine lange Geschichte dem ist ein revisionssicheres Archivieren steuerlicher hinter und eine grosse Zukunft vor sich. Dank der vom Dokumente entsprechend der Erfordernisse des HBG deutschen Handels- und Steuergesetzgeber gewählten und der Abgabenordnung erforderlich. Die Einhaltung Art der Signatur wird ihr ein hoher Grad an Vertrauen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch- zugemessen. Es gibt Meinungen, die aussagen, die e- führungssysteme ist ebenfalls notwendig. lektronische Rechnung besitze einen Vertrauensgrad weit über der papiergebundenen Rechnung. Bewertung einer digitalen Patentverwaltung Die digitale Patentverwaltung bietet entscheidende Einer der grossen Vorteile der elektronischen Rech- Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen: Der Zeit- nung ist, dass sie, einmal in den workflow des Unter- gewinn beim digitalen Abruf der Patentakten und der nehmens eingespleisst, sich allen Folgeprozessen Parallelisierung von Arbeitsprozessen durch Mehr- gleichzeitig anbietet. Nur mit ihr können Administra- fachzugriff beschleunigt die Arbeitsprozesse und führt tions- und Prüfprozesse parallelisiert werden. Dies hat zu einer Minderung der Personalkosten. Der Paten- auf die Erstellung der Berichte im Unternehmen und schutz ist auf diesem Wege schneller gewährleistet und die Erarbeitung der Abschlüsse, seien es Monats-, erhöht die Innovationsrente für die Unternehmen. Zu- Quartals- oder Jahresabschlüsse, eine tiefgehende Wir- dem sind die Patentakten schneller auffindbar, wo- kung. Alle Buchungs-, Prüfungs- und Abstimmarbei- durch die kostenintensive Suche weitgehend entfällt. ten, die nicht unbedingt sequentiell erfolgen müssen, Weiterhin steigt die Reaktionsfähigkeit bei der Anfrage können so verteilt werden, dass ihre Ergebnisse in kür- von Kunden, Behörden oder den internen Abteilungen. zester Zeit bei den anfragenden Stellen vorliegen und Die Reduktion auf ein einzelnes, elektronisches Abla- weiter verarbeitet werden. Und, wenig erstaunlich, je gesystem verringert deutlich das Fehlerrisiko und kürzer die unterjährigen Berichtszyklen und je strin- schafft eine erhöhte Ablagetransparenz. Überdies setzt genter deren Anforderungen an Datenqualität, desto die Digitalisierung teure Bürofläche frei, auf der sich schneller ist der Jahresabschluss erstellt. Das gilt für sonst Aktenberge stapeln. Dennoch stehen den vielen nicht-konzernierte Unternehmen ebenso wie für Kon- Vorteilen eines digitalen Prozesses auch einige Ein- zerne; und bei Letzteren auf allen Ebenen! schränkungen entgegen: Viele Mitarbeiter bringen der digitalen Patentverwaltung bislang nur geringe Akzep- Einführung der elektronischen Rechnung tanz entgegen. Bei der Digitalisierung der Prozess- Die Einführung elektronischer Rechnungen im Unter- schritte unter Einbezug externer Akteure kann es au- nehmen ist eine komplexe Aufgabe. Die Amortisati- ßerdem zu Kompabilitätsproblemen kommen. Auf- onszeit der Einführungsaufwendungen jedoch ist sehr grund der mangelnden Beweisfähigkeit digitaler Do- kurz. Es lohnt sich auch aus anderlei Gründen, sich kumente sind die Kosteneinsparungsmöglichkeiten dieser Aufgabe zu stellen. Völlig zu Unrecht ist die e- begrenzt, die gängigen Compliance-Richtlinien in vie- lektronische Rechnung als kapriziös verrufen. Dabei ist len Fällen noch eine physische Archivierung fordern. sie eine Notwendigkeit. Vor allem grosse Unterneh- Die Zeit des Papiers ist also noch nicht vorbei. men wollen aus Kostengründen elektronische Rech- nungen versenden und erhalten. Und sie wirken mit Ausblick ihrer ganzen Macht auf kleinere Unternehmen ein, sich Das Digitalisieren der Patentverwaltung bietet einen diesem Zug anzuschliessen. Dabei ist Überzeugung möglichen Ansatz für Verbesserung. Trotz rechtlicher immer besser als Überredung! Denn wenn die elektro- Bedingungen und den entsprechenden Implikationen nische Rechnung im Kreise von Unternehmern disku- für die Umsetzung einer digitalen Patentverwaltung tiert wird, dann wird sie vor allem aus der Sicht des ergibt sich eine Reihe von gewichtigen Vorteilen. In Vorsteuer-Abzugs besprochen. Dann wird Thema, den nächsten Jahren ist zudem zu erwarten, dass die dass die qualifizierte elektronische Signatur so schwie- angesprochenen Restriktionen im Zuge des technologi- rig anzubringen, so unmöglich zu prüfen sei, dass die- schen und sozialen Wandels in ihrer Bedeutung ab- ses Verfahren doch besser wieder abgeschafft werde. nehmen, dafür aber insgesamt „elektronikfreundli- Dabei ist es gerade die qualifizierte elektronische Sig- cher“ werden. Folglich ergibt sich für die digitale Pa- natur, die im elektronischen Beleg Vertrauen erweckt tentverwaltung ein noch größeres Potenzial. (SL) in Integrität, Authentizität und Nichtabstreitbarkeit. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 59 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Und genau diese Eigenschaften führen zur Beschleuni- pier existieren. Und selbst wenn im Prinzip alle Daten gung der Prozesse. digital vorliegen, steht einer zeitnahen Analyse oft eine heterogene Systemlandschaft im Weg: Programme für In diesem Beitrag geht es um den Nutzen, den die Ein- die Warenwirtschaft, die Rechnungsschreibung oder führung elektronischer Rechnungen in jedem Unter- Bankensoftware kommen häufig von unterschiedli- nehmen erzeugen kann. Es beginnt schon beim Beleg- chen Herstellern und können nicht integriert betrieben transport. Im grossen Unternehmen von der Poststelle werden. Im Resultat sind deshalb die im Unternehmen über mehrere Genehmigungsstellen zur Buchhaltung; vorhandenen Informationen meist nicht aktuell genug, in kleinen Unternehmen vom Unternehmensbüro zu um schnell und gezielt Nutzen daraus zu ziehen - etwa Steuerberater. Die Belege sind lange unterwegs, die bei der Steuerung von offenen Forderungen und Ver- Auskunftsfähigkeit ist temporär nicht gegeben; die bindlichkeiten. Skontofähigkeit auch in grossen Unternehmen nicht vorhanden. Völlig anders unter Einsatz elektronischer Optimierte Prozesse durch elektronische Rechnung Rechnungen: Belege bleiben stets bei im Unternehmen, Papier wird digitalisiert; und daraus Buchungsbelege Eine optimale Prozessorganisation führt die unter- erzeugt. Länger als 2 Tassen Kaffee dauert das nicht. nehmensbezogenen Daten zusammen, die im Unter- Diese Buchungsbelege werden in einem Archiv sicher nehmen selbst, beim Steuerberater, bei Behörden und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten. bei anderen Institutionen - wie etwa Banken, Dachor- Die Archivierung genügt den Vorschriften der GOBS ganisationen oder Verbänden - produziert werden. Der und der GDPdU. Durch Archivlösungen und durch Betrieb kann dann von einer integrierten Erfolgs- und die Herstellung von Datenträgern zur Überlassung an Finanzplanung profitieren, die die Bereiche Absatz die Steuerprüfer mindert sich der Aufwand bei Be- und Umsatz, Investitionen, Materialbeschaffung, Fi- triebsprüfungen.Ausserdem sorgt die Archivlösung nanzierung, Steuergestaltung und Personalkosten be- für ein schnelles Finden von Belegen im „elektroni- inhaltet. Kern eines solchen Systems sind die Informa- schen Aktenschrank“. Viele Unternehmen ziehen we- tionen aus der Debitoren/Kreditoren-, der Anlagen- gen der umfassenden Suchmöglichkeiten und der und der Lohnbuchführung. Schnelligkeit des Auffindens gesuchter Informationen Mit der Integration verbunden ist ein schnellerer In- das Archiv der papiergebundenen Belegsammlung formationsfluss zwischen allen Prozessbeteiligten, der vor. Natürlich braucht es dazu den Ablagerahmenplan, zudem eine höhere Informationsqualität und - der an die vorhandene Organisations- struktur ange- aktualität zur Folge hat. Während der Unternehmer so passt ist. Dieser „elektronische Aktenschrank“, in dem eine bessere Datengrundlage für seine laufenden Ge- SmartCard-geschützt die Belege, alle Handelsbriefe schäftsentscheidungen zur Verfügung hat, erhält der sowie aller Schriftverkehr sicher verwahrt werden, ist Steuerberater Material, auf dessen Basis er zeitnah ein reiner Sergen. Auf diesen Schrank hat jeder fundierte Ratschläge für die Unternehmensentwick- Zugriffsberechtigte jederzeit von seinem Internet- lung erteilen kann. Zugang, geschützt durch die SmartCard und das nur ihm bekannte password Zugriff. So sind die zuständi- Realisieren lässt sich dieser schnelle und umfassende gen Mitarbeiter ebenso wie die Steuerkanzlei stets über Informationsfluss über einen modernen, rationellen alle relevanten Belege und deren Archivort informiert Geschäftsprozess. Je nach Ausgangslage und Anforde- und finden in kürzester Zeit, was zur Arbeit gebraucht rung können die einzelnen Abläufe zwischen Unter- wird. Alles, was man hierzu benötigt, sind ein PC mit nehmen und Steuerberatungskanzlei abgestuft und ar- Internet-Zugang sowie eine SmartCard mit SmartCard- beitsteilig eingerichtet werden, angefangen mit der Di- Leser. Mit all diesen Aktivitäten sowie der Speicherung gitalisierung und elektronischen Bereitstellung von Be- von Stammdaten von Banken und Geschäftspartnern legen bis hin zum betriebswirtschaftlichen Steuerungs- reduziert man Erfassungsaufwand und mindert damit Cockpit für die unterjährige Lagebeurteilung des Un- Fehlerrisiken. Ein einfacher Zeitsparrechner wie der ternehmens. Soweit möglich, wird die Informations- beiliegende Tabelle Zeitersparnis digitale Belege.xls verteilung dabei automatisiert, wobei „die Buchhal- zeigt jedem schnell auf, welche Einsparpotenziale hier tung“ oder „der Steuerberater“ unter Einsatz von mo- liegen. Das alles lässt sich nur durch digitale Belege derner IT und Rechenzentren die Funktion einer Da- oder digitalsierte Papiere erreichen. tendrehscheibe übernimmt. Dies gilt auch für den Da- tenaustausch mit Dritten, etwa wenn es darum geht, Gerade Tätigkeiten, die außerhalb des Kerngeschäfts gesetzlich vorgeschriebene Bescheinigungen an Ämter liegen, wie die Belegorganisation oder das Schreiben und Behörden zu übermitteln. von Rechnungen, bedeuten in mittelständischen Un- ternehmen erheblichen Aufwand für die Mitarbeiter. Dazu kommt ein modular aufgebautes System von On- Hinzu kommt, dass in vielen Betrieben oft noch Me- line-Anwendungen rund um das Belegwesen, die den dienbrüche beim Informationsfluss an der Tagesord- Unternehmer bei seinen täglichen Geschäftsvorgängen nung sind, weil Daten teils elektronisch, teils auf Pa- unterstützen. Darunter finden sich Programme zur Be- legverwaltung, zur Kassen- und Rechnungsbuch- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 60 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter führung, zur Lohndatenerfassung sowie zur Anzeige strukturen und -formate vereinbart und geschaffen der Buchführungs- und Lohnauswertungen. Durch werden, inkl. dazugehöriger Standardkontenpläne und den Einsatz dieser Anwendungen hat das Unterneh- Buchungsregeln. Dies alles verlangt hohe Datenquali- men seine Belege stets im Zugriff und ist uneinge- tät und –konsistenz sowie höchstmögliche Aktualität schränkt auskunftsfähig. Betriebswirtschaftliche Aus- der Daten, damit das Unternehmen flexibel auf Verän- wertungen lassen sich zeitnah und auf aktuellem Stand derungen seines Umfeldes reagieren kann. Dieser Ver- erzeugen. Außerdem können die offenen Forderungen änderungsdruck auf das Rechnungswesen erfordert und damit die Liquidität aktiv überwacht werden. eine systematische Bestandsaufnahme und Ermittlung von Handlungsbedarfen. Nutzenargumente Eine Beschleunigung von Zwischen- und Jahresab- Der Nutzen, der hieraus erzeugt wird, ist enorm. Bei schlüssen ist mit Einsatz elektronischer Rechnungen täglicher/ wöchentlicher Buchung stehen tages-/ wo- erreichbar. Elektronische Rechnungen führen wegen chenaktuelle Daten zur Verfügung. Ausgehend vom ihrer Singularität im System zu vereinheitlichten und Liquiditätsstatus über Zahlungsverkehr und Mahnwe- integrierten Datenbeständen im Unternehmen. Die sen werden nicht nur Skonto- und Factoring-Fähigkeit Verteilung der Informationen über das Unternehmen hergestellt, sondern gleichzeititg eine der Stellschrau- hinweg spiegelt die Informationsstrukturen wider und ben für Unternehmenserfolg, das Management des gibt Hinweise auf Verbesserungsspotenziale, die geho- working capital angezogen. Die Lücke zwischen Debi- ben werden können. Standardisierung von Berichten toren- und Kreditoren-Laufzeit wird geschlossen, die und Datenquellen, Parallelisierung der Arbeiten, gern Liquidität verbessert sich. Es gibt noch viele andere Ef- auch mit workflow- und work-sharing-tools bringt ho- fekte, aber zum Ende dieses Beitrags will ich noch auf he Zeitersparnisse. Ausserdem ist das die Vorausset- eine weitere Besonderheit hinweisen, die es nur bei zung für eine Optimierung von Melde-, Abgleich-, Ab- Einsatz elektronischer Rechnungen geben kann, den schluss- und Berichtsprozessen. Lassen sich Teile da- sog. fast close; die schnelle Berichts- und Abschlusser- von automatisieren, wird weitere Zeit eingespart und stellung. Die durchschittliche Zeit zwischen Ende des zudem hochqualifiziertes Personal entsprechend ihrer Wirtschaftsjahres und Veröffentlichung des Jahresab- wertvollen Ausbildung eingesetzt, anstatt in Routine- schlusses beträgt in Deutschland ca. 62 Tage. Das ist arbeiten zu verharren. Einhergehend mit Automatisie- erstaunlich, denn die Buchführung müsste zum Ende rung und Parallelisierung lassen sich zugleich Be- des Wirtschaftsjahren soweit abgestimmt sein, dass al- richts- und Abschlussarbeiten vorverlegen und damit lenfalls noch Bewertungs- und ggf. Konsolidierungs- die Zeit bis zur Vorlage verkürzen. Das setzt natürlich fragen eine Rolle spielen. Unternehmen sind heute auf eine effiziente Planung und ein effektives Management eine täglich, mindestens aber wöchentlich abgestimmte der durchzuführenden Arbeiten voraus. Finanzbuchhaltung angewiesen, denn sie müssen sich im Markt viel schneller bewegen als noch vor 10 Jah- Zwischen Kostensparen und Genauigkeit ren. Zudem fordern Öffentlichkeit, Kapitalgeber, Fi- Im Bemühen, Kosten im Rechnungswesen einzuspa- nanzmarkt, Kreditgeber und die Unternehmensleitung ren, bewegt sich jedes Unternehmen zwischen den Po- schnelle, zutreffende, aussagekräftige Informationen, len „Pragmatismus“ und „Genauigkeit“. Auch hier gilt die die aktuelle Position des Unternehmens bestimmen das Paretop-Prinzip: 20 % Aufwand erbringen 80 % und Auskunft über Vermögens-, Finanz- und Ertrags- Leistung; die letzten 20 % Leistung kosten dann 80 % lage geben. Dazu dienen Aufwand. Eine Kosten-Nutzen-Analyse wird zu dem • Quartalsabschlüsse, Monatsabschlüsse, abgestimm- Wunsch führen, die Komplexität im Rechnungswesen te Wochenübersichten mit den dazugehörigen Lis- zu beschneiden. Es muss entschieden werden. Gerade ten die Integration von Daten aus internem und externem • Plan-Ist-Vergleiche Rechnungswesen bringen Komplexität und damit Pro- zesskosten mit. Sie bringen an anderen Stellen im Un- • Segmentberichterstattung ternehmen Nutzen; zB wenn die Verkürzung der Debi- • Shareholder Value Reporting toren-Laufzeit eine Verbesserung des working capital wobei die Anforderungen an die Inhalte gleichzeitig bringt. Natürlich muss eine Buchführung auch im De- gestiegen sind. IFRS kam als neuer Accounting- tail „genau“ sein. Aber der Dateneinsatz in internem Standard hinzu. Neben der Handelsbilanz nach HGB und externem Rechnungswesen kann durchaus unter- oder IFRS sind Ableitungsrechnungen zur Ermittlung schiedlich ausgestaltet werden. Ziel muss immer sein, des steuerlichen Ergebnisses zu erstellen. Das bedeutet ein definiertes Niveau an Datenqualität zu erreichen. Parallelität der Abschlüsse, zumindest für Quartals- Die 60 %-ige Erreichung eines diffusen 150 %-Niveaus und Jahresabschluss. Für externe Berichterstattung ist nicht das Ziel! sind die Ergebnisinformationen abzuleiten und für die interne Steuerung müssen einheitliche Datenbases, - © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 61 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Das Thema elektronische Rechnung ist komplex. Es al- lein aus der Sicht des Vorsteuer-Abzugs oder des Do- kumenten-Management-Systems zu diskutieren, wür- de der Vielfalt seiner möglichen Nutzen nicht gerecht. Es unter dem Gesichtspunkt einer mittelfristig erziel- baren Investitionsrendite zu betrachten bringt positive Überraschungen. Die elektronische Rechnung ist ein Querschnitts-Thema, das das ganze Unternehmen for- dert. Dafür sichert es auch das ganze Unternehmen ab. Digitale Aktenführung in der Verwaltung – Veränderung braucht Akzeptanz und Kommunikation Gastbeitrag von Heike-Angela Baltruweit und Susan Teichmann, Dataport AöR, Projekt Dorea E-Mail Heike-Angela.Baltruweit@dataport.de Webseite: www.dataport.de In modernen Verwaltungen sind Dokumentenmana- gementsysteme (DMS) keine unbekannte Größe mehr. Während vielfach bis ins letzte Detail die technische Abb. 1 Darstellung VISonMOSS mit Schnittstellen zu Fachanwendun- gen und Archivsystem Seite der infrage kommenden DMS beleuchtet wird, gerät der menschliche Aspekt oft in Vergessenheit. Kunden, die bereits das PDV-Produkt VisKompakt Akzeptanz von Veränderungsprozessen ist aber der einsetzen, haben ein großes Interesse an der Weiter- entscheidende Garant für eine dauerhaft erfolgreiche entwicklung VISkompakts in Richtung MOSS- Umsetzung. Um diese zu erreichen braucht es Auf- Integration. Somit besteht die Möglichkeit, die Erfah- merksamkeit, Fingerspitzengefühl und die frühzeitige rungen mit dem neuen Produkt auch für spätere Kun- Einbindung aller Beteiligten. Dies kann auch bedeuten denlösungen nutzen zu können. Im Hause Dataport Standardsoftware auf die Bedarfe der gelebten Pro- vorhandenes Fachwissen kann für das Projekt Dorea zesskultur eines Unternehmens anzupassen. Diesen (Dorea steht für Dokumente revisionssicher elektro- Weg hat der Dienstleister für moderne Informations- nisch archivieren) eingesetzt und aufgebaut werden. und Kommunikationstechnik (IuK) der öffentlichen Verwaltung Dataport gemeinsam mit dem Software- VISonMOSS, das PDV in den letzten Monaten in enger hersteller PDV-Systeme GmbH beschritten. Zusammenarbeit mit Dataport auf Kundenseite entwi- ckelt hat, erweitert über gekapselte Zusatzdienste die Rahmenbedingungen der Veränderung: Eine neue kollaborativen MOSS-Funktionalitäten um eine revisi- Produktlinie wird geboren onssichere Ablage von Dokumenten sowie weitere Ende 2008 haben Dataport und PDV-Systeme die spezifische Verwaltungsfunktionalitäten. schrittweise Einführung des Vorgangsbearbeitungs- Ein wichtiges Ziel in der begonnen Einführungsphase und Dokumentenmanagement-Systems VISonMOSS ist es, doppelten Aufwand für die Mitarbeiterinnen vereinbart. „VIS on MOSS“ ist eine neue Produktlinie und Mitarbeiter der beteiligten Unternehmenseinhei- der Firma PDV, die die Basisdienste von VISkompakt ten weitestgehend bereits in den ersten Umstellungs- als Basisdienste in MOSS (Microsoft Office Sharepoint schritten zu vermeiden. Server) bereitstellt. Vorausgegangen waren der Ent- scheidung von Dataport eine Marktanalyse der in Fra- Alle müssen mit: ge kommenden Produkte und eine Bewertung anderer Veränderung braucht Akzeptanz und Optionen wie Papierarchiv und Outsourcing, bei de- Kommunikation nen keine vollends überzeugen konnte. Mit der erfolgreichen Projektumsetzung Dorea verbin- Ausschlaggebend für die Lösung VISonMOSS waren det Dataport ambitionierte Ziele: vor allem wirtschaftliche und rechtliche Gründe. Zu- • der Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen künftig soll Microsoft Office SharePoint im Unterneh- wird beschleunigt und langfristig sichergestellt men Dataport eingeführt werden. • die Dokumentation der Prozesse / Transparenz der Dokumentenablage wird verbessert © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 62 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter • die Standards für den Umgang mit Dokumenten cherweise Softwareanpassungen für eine gute Hand- wird entwickelt und eingeführt habbarkeit erforderlich sind. Die Ergebnisse werden • Doppelarbeit und mehrfaches Ablegen von Doku- gesammelt und zusammen mit den Rückmeldungen menten wird vermieden aus den verschiedenen Gremien, Veranstaltungen und Workshops gesichtet, ausgewertet und in einem ab- • die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften wird ge- schließenden Workshop zum Aktenplan noch einmal währleistet diskutiert. Auf Basis dieser Ergebnisse wird der Ak- • dem Wissensverlust wird entgegengewirkt und das tenplan angepasst und den Führungsgremien zur Ab- Unternehmenswissen besser genutzt. stimmung vorgelegt. Von Anfang an wurde die im Hause vorhandene Er- fahrung und Fachkompetenz eingebunden. Ein Team Ohne Aufwand geht es nicht: von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren aus den Veränderung braucht Ressourcen verschiedenen Organisationseinheiten wurde gebildet. In einem Dienstleistungsunternehmen wie Dataport Zunächst haben diese gemeinsam mit der Projektlei- stehen Kundenaufträge selbstredend an erster Stelle. tung das wichtigste Element, quasi das „Rückrat“ ei- Interne Projekte wie DOREA begeben sich hier in Kon- nes elektronischen Archivsystems – ein neues, data- kurrenz um knappe Ressourcen, vor allem im techni- portweit gültiges aufgabenbezogenes Ordnungssystem schen Support und in den Softwarekompetenzzentren. für die Ablage von Dokumenten (Aktenplan) entwi- Auch hier gilt es von Anfang an alle Beteiligten mitzu- ckelt. Hier wurde und wird besonders auf eine pro- nehmen, die Bedeutung des Projektes für Dataport und zessorientierte Ablageform geachtet, denn nur so kön- seine Kunden aufzuzeigen und es so voranzutreiben. nen die gestellten Ziele in einem komplex aufgebauten Gleichzeitig müssen die Kosten natürlich im Blick blei- Unternehmen wie Dataport überhaupt realisiert wer- ben. Der Aufbau von hauseigener Kompetenz kann den. Parallel zur Erstellung des Aktenplans wurde das diese nach einer Anfangsphase begrenzen, ohne auf Grundgerüst für eine Regelung des Umgangs mit un- notwendige Maßnahmen verzichten zu müssen. Die ternehmensrelevanten und aufbewahrungswürdigen Schulungen der Dataport Mitarbeiterinnen und Mitar- Aufzeichnungen erarbeitet.Um diese Aufgabe zu un- beiter werden zum Beispiel in der Pilotphase VISon- terstützen haben die Multiplikatoren begonnen, eine MOSS von Trainern der PDV Systeme GmbH durchge- Negativliste aufzustellen, die die Aufzeichnungen auf- führt. Sie werden im Rahmen der folgenden Einfüh- führt, welche nicht abgelegt werden müssen. rungsprojekte vom Dataport eigenen Trainingsteam übernommen. Institutionalisierung der Veränderung: Der Weg durch den Düsterwald Change Management ist eine große Herausforderung für jedes Unternehmen. Es ist so, wie es die Autoren in ihrem Buch „Der Weg zur professionellen IT“ be- schreiben, wer erfolgreich vom Kontinent der Verän- derung zum Kontinent der Stabilität gelangen will, der muss den beschwerlichen Weg durch den dichten „Düsterwald“ auf sich nehmen. Ist im ersten Schritt ei- ne klare Führungsentscheidung für diesen Weg getrof- fen, so werden im zweiten die Beteiligten durch eine frühzeitige Einbindung in geeigeter Form – hier wur- de der Einsatz von MultiplikatorInnen gewählt – und eine offene Kommunikationstruktur mitgenommen. Âbb. 2 Deckblatt einer Akte in VISonMOSS Auf dem weiten Weg zur Institutionalisierung, vom Der Entwurf des Aktenplan Dataport ist in VISon- Ungewohnten und Befremdlichen zur Gewohnheit MOSS abgebildet. Erläuterungstexte und Beispiele hel- und Selbstverständlichkeit im Arbeitsalltag braucht es fen den Anwenderinnen und Anwendern die richtige von allen Beteiligten Engagement und Verantwor- Zuordnungsentscheidung zu den einzelnen Kategorien tungsbereitschaft, Respekt und Klarheit in der Kom- (Hauptgruppe, Gruppe, Betreffseinheit) zu treffen. Im munikation sowie eindeutige Führungsentscheidungen nächsten Schritt sind die Multiplikatorinnen und Mul- auf allen Ebenen. Hierin sind die Mitarbeiterinnen und tiplikatoren im Umgang mit der neuen Software ge- Mitarbeiter von Dataport geübt, schließlich entspricht schult worden und können nun überprüfen, inwieweit das den Unternehmsgrundsätzen des Hauses. die Aufzeichnungen der von ihnen betreuten Einheiten nach der neuen Struktur abgelegt werden können, ob die Erklärungstexte ausreichend sind und wo mögli- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 63 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter DMS – nur eine Messe oder wie werden drei Die erfolgreiche Premiere beflügelte für 1999 die ge- Buchstaben zur Erfolgs-Marke einer Branche samte Branche. Teilweise verdoppelten die Anbieter ihre Ausstellungsflächen. Insbesondere die damals am Gastbeitrag von Nicole Körber und Sven Körber, Geschäfts- „Neuen Markt“ gelisteten Aktiengesellschaften veran- führer der good news! GmbH stalteten in Abwandlung des Olympia-Gedankens E-Mail: Sven@goodnews.de „Höher-Größer-Weiter“ einen Wettkampf um den Webseite: http://www.goodnews.de werbewirksamsten Auftritt. Insgesamt präsentierten über 300 Aussteller den rund 14.500 Besuchern Lösun- Die DMS EXPO ist heute unbestritten Europas führen- gen zu dem Motto „Wissen ist machbar“. Das Thema de Messe und Konferenz für Enterprise Content- und Knowledge-Management avancierte quasi über Nacht Dokumenten Management. Die drei Buchstaben DMS zum Marketing-Hype. standen zunächst für Dokumenten Management Sys- teme und damit nicht nur für eine Softwaregattung, Auch in 2000 war das Thema Knowledge-Management sondern auch für eine Fachmesse. Heute wird DMS aus der inzwischen zur DMS Expo (so die damalige seitens des Messeveranstalters als Digital Management Schreibweise) benannten Fachmesse in Anlehnung an Solutions interpretiert und bezieht so komplexe Infor- die Weltausstellung EXPO in Hannover nicht mehr mationstechnologie einer vielschichtigen Branche mit wegzudenken. Dementsprechend lautete das Thema: ein. „Daten werden Wissen“. Die Ausstellungsfläche wur- de auf zwei Hallen ausgeweitet. Rund 400 Aussteller Der folgende Beitrag resümiert die Erfolgsstory der und knapp 20.000 Besucher zählte die Messeleitung. DMS: Mit der Zusammenlegung der DMS Expo und der Die ersten Jahre Fachveranstaltung "solutions@cscploenzke" der CSC PLOENZKE (ehemals CSC PLOENZKE Kongress) in Erstmals 1993 führte die Gruppe21 unter der Leitung 2000 avancierte das Event zu einer der wichtigsten von Gerhard Klaes den infoDoc Kongress in Sindelfin- Veranstaltungen der IT-Branche in Europa und zur in- gen durch. Diese Veranstaltung war genau genommen ternationalen Leitmesse für Informations-, Dokumen- die Geburtsstunde der späteren DMS EXPO. Den ten- und Produktdaten-Management. Kongress ergänzte eine „Table- Top- Ausstellung“, auf der ca. 15 Anbieterunternehmen ihre Produkte präsen- Im gleichen Jahr wurden die DMS Expo und die tierten. Nach einer Wiederholung in 1994 am gleichen Gruppe21 an Advanstar Communications verkauft. Ort mit ähnlichen Voraussetzungen organisierte die Die bislang erfolgreich handelnden Personen unter der Gruppe21 1995 in Stuttgart eine Veranstaltung mit der Leitung von Gerhard Klaes blieben zunächst an Bord. Bezeichnung DMS. Aus diesem Jahr stammt auch das inzwischen zur Marke avancierte Logo der DMS. Die Aus den Pressemeldungen im Sommer 2001: „Die Ausstellerzahl stieg auf rund 70 Unternehmen an. Im Standflächen der DMS Expo Europe 2001 sind ausge- Jahre 1996 besuchten fast 4.000 Interessenten die rund bucht. Bis auf wenige Quadratmeter im Bereich der 200 Aussteller der DMS in Stuttgart. Das Jahr 1997 "solutions@cscploenzke" sind die Ausstellerflächen der stand im Zeichen einer Roadshow als Messeersatz. An Veranstaltung vollständig belegt. Die Ausstellungsflä- vier Standorten (München, Darmstadt, Neuss und che gegenüber dem Vorjahr beträgt 30 Prozent mehr Hamburg) fand in ausgesuchten Hotels ein jeweils ein- und liegt bei 30.000 Quadratmetern. Wie im Vorjahr tägiger Kongress mit Ausstellung statt. Stets waren die werden wieder deutlich über 400 Aussteller erwartet.“ Kongressinhalte, weniger die Ausstellerangebote der Und das, obwohl nationale und internationale Börsen Schwerpunkt. Das sollte sich in den folgenden Jahren der Branche heftigen Gegenwind bescherten. Unter umkehren. dem Leitsatz: "Wissen im Netz" zeigte das Event pra- xiserprobte Lösungen der europäischen IT-Branche für Die DMS am Standort Essen die öffentliche Verwaltung und den Mittelstand. CSC Ploenzke stellte ihren Part unter das Motto: "Create So- 1998 fand die DMS erstmals in Essen statt. Auf rund lutions for Collaboration" und sprach damit in erster 6.000 qm präsentierten circa 175 Aussteller ihre Ange- Linie Industriekunden an. Workshops, Firmenpräsen- bote vor rund 8.500 Besuchern. Das damalige Motto: tationen und Vorträge sowie Branchentage mit Erfah- „Ordnung ist käuflich“. Der Veranstalter war weiter- rungsberichten von Anwendern rundeten das Pro- hin die Gruppe 21 – besser bekannt unter den Namen gramm der drei Messetage ab. Ursula und Gerhard Klaes, die die Messe vollständig in Eigenregie organisierten. Der Umzug nach Essen tat Gerhard Klaes damals: "Während andere amerikani- der DMS und der Branche spürbar gut. Die Themen sche und europäische IT-Veranstaltungen eher rück- Input-, Outputmanagement und Archivierung standen läufige Tendenzen zu verzeichnen haben, konnten wir endlich im Blickpunkt der interessierten Öffentlichkeit. den geplanten, moderaten Zuwachs realisieren. Das spricht für den Messestandort Deutschland und damit © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 64 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter auch für die internationale Bedeutung der Aussteller übersiedeln. Der neue "Besitzer" begründet sein Inte- der DMS EXPO, die sich nicht nur national, sondern resse an dem Branchenevent unter anderem mit den eher international aufgestellt haben." überproportionalen Wachstumschancen von Digital Management Solutions im gesamten IT-Markt. Er be- Dass die Erfolgsstory der DMS durch die Anschläge ruft sich dabei auf Prognosen der Meta Group, die das des 11. September 2001, also unmittelbar vor der Ver- Enterprise-Content-Management bis 2007 um jährlich anstaltung und dem Niedergang der am „Neuen 15 Prozent wachsen sieht.“ Markt“ gezeichneten Aktiengesellschaften beeinträch- tigt wurde, ist nachvollziehbar, rund 18.000 Besucher Die DMS EXPO 2004 konnte nach drei Jahren wieder verzeichnete dennoch der Schlussbericht aus dem Jah- ein Besucher- und Ausstellerzuwachs melden. re 2001. 2005 fand die DMS EXPO letztmalig in Essen statt. Der 2002 schauten denn auch alle wieder auf die DMS EX- neue Veranstalter, die Koelnmesse GmbH, konnte in PO. Unter der Überschrift: „Dokumentenmanagement ihrem Schlussbericht ein Plus von 15 % bei den Aus- macht E-Business erst möglich“ titelten im Sommer stellern vermelden. Premiere feierte das VOI Showcase 2002 die Medien die Symbiose von Messe- und Konfe- Digitales Büro, in dem der Prozess der digitalen Do- renzinhalten. Der Kongressgedanke wurde mit der pa- kumentenverarbeitung vom Posteingang bis zum – rallel zur Messe durchgeführten AIIM E-Business Kon- ausgang dargestellt wurde sowie das Forum ITC In- ferenz wieder aufgenommen. Die Schwerpunktthemen ternationale Technische Kommunikation. Hier standen damals: Trends und Strategien der Document Techno- das Übersetzung und Erstellen von produktbegleiten- logies, Knowledge-Management, Integrationsaspekte den Dokumentationen wie Handbücher, Serviceanlei- von Document Related Technologies und Virtuelle tungen oder Online-Hilfen im Mittelpunkt. Verwaltung sowie Customer Relationship Manage- Dr. Ulrich Kampffmeyer schrieb unter dem Titel „DMS ment/ Call-Center & Customer Care, E-Business und EXPO 2005 Review“ im Online Magazin documana- E-Documents. Die Besucherzahl war jedoch mit knapp ger.de: „Wenig Veränderung im äußerlichen Erschei- über 16.000 erneut rückläufig. nungsbild. Die Tafeln und Banner auf den Ständen Für 2003 wechselte der Veranstalter Advanstar Com- werden immer größer, da immer mehr Schlagworte munications nicht nur den Verantwortlichen der DMS und Akronyme untergebracht werden müssen. Jedoch (good bye Gerhard Klaes), sondern auch die Interpre- neue Produkte? Viele Verbesserungen, immer mehr tation des Titels: Ab sofort stand die Abkürzung DMS Funktionalität und Suiten, aber kaum echte Innovatio- für „Digital Management Solutions“. Ziel der Um- nen. Man hatte den Eindruck, die DMS und die Bran- widmung war es, der Weiterentwicklung von Doku- che ist in die Jahre gekommen – feierte nicht umsonst menten-Management-Systemen in Richtung eines un- die DMS EXPO ihr 10jähriges Jubiläum – und man ternehmensweiten Informationsaustausches Rechnung würde nur noch im eigenen Saft köcheln. Dennoch, zu tragen. Besucher soll mit dem Begriff Dokumenten- rund 50% der 17.500 Fachbesucher waren zum ersten Management nicht nur das Handling von Papierdo- Mal auf der DMS EXPO, so zumindest die Stichprobe kumenten assoziieren. Knapp 16.000 Besucher kamen der Besucherbefragung. Neue Ansätze wurden mit ei- zur Veranstaltung. Erstmals veranstaltete der VOI als nem Bereich für die technische Dokumentation und fachlicher Träger der Messe ein Forum und eine Expert einer Demonstration des "papierarmen Büros" geboten. Lounge. Die Zeitschrift ComputerPartner schrieb am Ersterer ging am Rande der Ausstellung fast unter, der 25.09.2003: „Insgesamt präsentierten sich auf der von verschiedenen Herstellern gemeinsam errichtete Fachmesse nach Angaben des Veranstalters Advanstar Pavillon zur Demonstration des digitalen Büros führt Communications (Germany) GmbH & Co. KG etwa zumindest bei zwei Besuchern zu der Frage, ob man 280 Unternehmen. Die Teilnehmer zeigten sich mit der jetzt denn für jeden Arbeitsplatz eine andere Software DMS Expo insgesamt zufrieden. Die vergangenen bei- benötigen würde. Dennoch zwei gute Ansätze, die den Jahre seien schwierig gewesen, auch wenn 2002 DMS EXPO wieder für bestimmte Zielgruppen und ein leichter Aufschwung zu verzeichnen war. 2003 gilt Newcomer interessant zu machen.“ aber bei vielen wieder als Lichtblick - zumindest seit Und im weiteren Beitrag des Autors: „Ein herausra- dem Sommer.“ gendes Ereignis sollte jedoch nicht vergessen werden: Am 03.09.2004 titelt die COMPUTERWOCHE 36/2004: die Verleihung des ersten ddaa, d.velop digital art a- „Kölnmesse übernimmt das Branchenevent DMS Ex- ward. Hier wurden Zeichen gesetzt, die über den en- po“ und führt weiter aus: „Das alljährlich in Essen ver- gen DRT- Branchenhorizont weit hinausgingen.“ anstaltete Event für Enterprise-Content- und Doku- menten-Management wird allerdings wie geplant vom 7. bis zum 9. September an seinem angestammten Ort stattfinden. Erst im Jahr 2006 soll die DMS Expo auf das bis dahin neu gestaltete Gelände der Kölnmesse © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 65 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Die DMS EXPO in Köln Anwender, die neu auf diesem Gebiet sind, haben aber sicher zunächst Schwierigkeiten, zu erkennen, was 2006 fand nun erstmals die DMS EXPO in Köln ihren Anbieter A von B unterscheidet. Klar ist trotzdem: Auf neuen Standort. Am 26.09.2006 titelt die COMPU- diesem Parkett bewegt sich nur der, der auch hierhin TERWOCHE 39/2006: „Frischer Anstrich für die DMS gehört.“ Expo“ und schreibt: „Erstmals trafen sich die Anbieter und Nutzer von Dokumenten- und Content- In diesem Sinne verlief auch die DMS EXPO in 2008 Management-Systemen (DMS und ECM) auf dem neu- erfolgreich. Das Online Medium „speicherguide.de“ en Kölner Messegelände - ein Ortswechsel, der allen schreibt am 12.09.2008 unter der Überschrift: „DMS Beteiligten gut tat. Die DMS Expo hat mit dem neuen Expo 2008: Nachlese – Suchen war gestern“: „Fast Messestandort Köln deutlich an Attraktivität gewon- 20.000 Besucher und etwa 400 Aussteller zählte die 13. nen", bilanzierte Oliver Kuhrt, Geschäftsführer der DMS Expo. Dabei positioniert sich die Messe einmal Koelnmesse GmbH, die drei Veranstaltungstage. Keine mehr als Leitmesse im Bereich Dokumentenverwal- Frage: Der Ortswechsel von den etwas angestaubten tung sowie Prozess- und Workflow-Optimierung. Ho- Essener Messehallen in die neuen Messeräume der he Qualität der Informationen, guter Service und Pra- Domstadt kam bei den Ausstellern und den 19 450 xisnähe standen im Mittelpunkt.“ Fachbesuchern (plus elf Prozent) gut an. Positiv aufge- Das Medium isreport berichtet unter den Titel: „Neue nommen wurde auch die Integration des fachlichen Lösungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozes- Vortragsprogramms in die Messehalle. Insbesondere sen“: Auf der DMS EXPO betonten die Anbieter stär- das Forum des Verbands Organisations- und Informa- ker die Digitalisierung von Dokumenten als Aus- tionssysteme (VOI) fand großes Interesse, teilweise gangspunkt für die Verbesserung von Geschäftspro- waren nur noch Stehplätze zu bekommen.“ zessen. Aber auch die richtige Technologie bleibt in der 2007: Das Online Medium „speicherguide.de“ schreibt: Diskussion. Das Interesse an Dokumentenmanagement „Auch das zweite Jahr in Köln lief für die DMS Expo oder Enterprise Content Management ist ungebrochen. recht gut. Aussteller und Fachpublikum dieser hoch 19.200 Fachbesucher kamen in die Halle 7 der Koeln- spezialisierten Branche nutzen die Plattform für Wis- messe zur diesjährigen DMS.“ sensaustausch und mehr. Zwar stieg das Interesse nur Ausblick für 2009: Die DMS EXPO, Europas führende geringfügig, trotzdem blickt der Markt positiv nach Messe und Konferenz für Enterprise Content- und Do- vorn. Nachdem die diesjährige DMS Expo ihre Tore kumentenmanagement, findet vom 15. bis 17. Septem- geschlossen hat, bewertet Oliver P. Kuhrt, Geschäfts- ber 2009 in Köln statt. führer der Koelnmesse, die Ausstellung als erfolgreich. Die Messe, die vom 25. bis 27. September stattfand, Im Chefbüro Interview vom September 2008 antworte- konnte laut Veranstalter einen leichten Anstieg in der te der Gründer der DMS Gerhard Klaes: „Heute freue Besucher- sowie in der Ausstellerzahl verzeichnen. Mit ich mich, dass es der DMS nach dem Wechsel nach etwas über 20.200 verzeichneten Fachbesuchern stieg Köln Jahr für Jahr besser geht. Um ihre erfolgreiche diese Zahl um vier Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Zukunft ist mir nicht bange.“ Dies ist vor allem auf steigende ausländische Besu- cherzahlen zurückzuführen. Die Anzahl der Aussteller wuchs von 345 auf 385, was knapp zwölf Prozent ent- ECM im Zeichen verbindlicher spricht. Hier muss sich die Messe allerdings den Vor- Geschäftskommunikation wurf gefallen lassen, nicht die Stände, sondern alle Un- teraussteller erfasst zu haben. Gastbeitrag von Jens Büscher, Geschäftsführer, DocuPortal Generell war das Rahmenprogramm gut durchdacht. E-Mail jens.buescher@docuportal.de Die Koelnmesse hatte das Programm in diesem Jahr Webseite: www.docuportal.de sogar um etliche Beiträge erweitert, um mehr Wissens- transfer und -austausch zuzulassen. Die Einschätzung Eintrag Wikipedia: „Am 19.02.2011 wurde das letzte Mal durch die Hersteller fällt unterschiedlich aus. Einige von einem Mitarbeiter eines Unternehmens die Aussage: zogen eine eher nüchterne Bilanz, während andere ‚Diese Rechnung haben wir nie erhalten‘ getätigt.“ recht zufriedenstellende Resultate vorweisen können.“ Trotz moderner IT-Technologien durch E-Mail, Fax, In der Rubrik „Kommentar der Redaktion“ schreibt Dateisysteme, Schnittstellen, Protokolle und anderen Ulrike Rieß, Redaktion ECMguide.de / speicher- Transfermedien besteht bis heute eine Intransparenz guide.de: „Die DMS Expo ist eine kleine, wenn auch für übergreifende Geschäftskommunikation. übersichtliche Messe. Wer mit dem Thema ECM oder Dokumentenmanagement nichts anzufangen weiß, Obwohl alle Technologien zur Verfügung stehen, tref- wird sicher nicht im Publikum sein. Insofern schafft es fen wichtige E-Mails, wie Rechnungen oder Beschwer- die Messe spielend, die richtige Klientel anzusprechen. den, angeblich nie beim Empfänger ein. Dateien wer- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 66 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter den beliebig überschrieben, Änderungen sind nicht Die bisher betrachteten Systeme, z.B. aus dem EU-DLR nachvollziehbar und strukturierte Informationen sind Umfeld, sind deutlich erkennbar von Technikern ent- nicht speicherbar. Vorgänge und Dateien sind nicht zu wickelt und entsprechend benutzerfeindlich. Das Ziel finden. Zuständigkeiten in Unternehmen werden ad muss es sein, dass auch ein älterer Bürger oder Mitar- hoc definiert oder oftmals unberechtigt geändert. Un- beiter eine digitale Akte erzeugen und benutzen kann, ternehmens- und behördenübergreifende Prozesse ohne Experte zu sein. Eine digitale Akte umfasst viele sind kaum möglich und erst recht nicht nachvollzieh- Inhalte, beispielsweise viele Dateien, soll sich aber für bar. Die Industrie ist verärgert über Informationen wie die weiteren Ausführungen als eine einzige Datei dar- Produktionsdaten oder technische Zeichnungen, die stellen. Die digitale Akte wird über einen Client (Web ohne Absicherung oder Kontrolle der Leserechte meis- oder Anwendung) optisch entpackt und nach der Be- tens in asiatischen oder osteuropäischen Ländern via arbeitung wieder zu einer gesicherten Datei, der digita- Industriespionage fremdverwertet werden. len Akte, zusammengeführt. Dazu muss beispielsweise ein kostenfreies Benutzerinterface geschaffen werden, Gerade in der aktuellen Wirtschaftskrise gönnen sich welches sich möglichst – analog Adobe Reader – welt- viele Unternehmen einen Luxus an Intransparenz und weit gleichartig verwenden lässt. Datei- und Informationschaos. Viele Probleme werden durch Enterprise Content Management als Insellösung Desweiteren konzentrieren sich die betrachteten Sys- in Unternehmen und Konzernen gelöst. Vor allem der teme zu sehr auf nur ein Transfermedium, beispiels- untere Mittelstand sieht bis heute keinen Einsatzbedarf weise E-Mail. Einer digitalen Akte muss es gleichgültig oder hat nicht die notwendigen Investitionsmittel für sein, ob sie über E-Mail, USB Stick, Netzlaufwerke, das ECM-Systeme. Gerade in diesem Bereich entstehen Internet mit seinen Möglichkeiten oder über unglaubliche wirtschaftliche Schäden durch fehlende Workflows eines Enterprise Content Management Sys- Nachweise von Geschäftskorrespondenz. Das gilt nicht tems transferiert werden. Wichtig ist die Integrität der nur für die Geschäftspartner untereinander, sondern digitalen Akte. Sie darf nur von eindeutig identifizier- natürlich auch für die rechtliche Nachvollziehbarkeit. ten Personen aus einem weltweit standardisierten Ver- Um diesen Herausforderungen zu begegnen, bedarf es zeichnis im Rahmen von Rechten gelesen oder bearbei- im ECM eines neuen Meilensteins. Das Erstaunliche ist tet werden können. Durch die Unabhängigkeit von ei- nur - er wird derzeit nicht von den Unternehmen ge- nem Transfermedium lässt sich eine digitale Akte so- prägt! mit Offline auf dem Notebook bearbeiten, beispiels- weise eine Patienten- oder Projektakte. Europaweit könnten an Stelle der sonst visionär trei- benden Kraft der Unternehmen jetzt Behörden diesen Genau hier ist einer der neuen Meilensteine des Enter- Meilenstein mit Vorbildcharakter etablieren. Es geht prise Content Management zu sehen, und zwar auf hierbei um verbindliche und nachvollziehbare Ge- vielfältige Weise: schäftskommunikation zwischen Personen, Unterneh- Standard ECM- oder Records Management- men und Behörden, sowie um die Weitergabe von Funktionen sind Bestandteil einer digitalen Akte. So ganzen digitalen Akten und die Transparenz zu deren enthält diese nicht nur die Verlaufsinformationen und Verbleib und Lebenslauf. Aufbewahrungsfristen sondern beispielsweise auch Und so kommt es, dass durch die noch kaum bekannte Berechtigungen, Historie und Versionierung. Damit EU Dienstleistungsrichtlinienverordnung (EU-DLR) lassen sich Änderungen an Dokumenten rechtlich Behörden europaweit auf einmal innovativ auf die Ein- nachvollziehen. Durch die Definition des Umfangs der führung von elektronischen Mechanismen wirken, API zu einer digitalen Akte werden erstmals von Ex- welche die Industrie eigentlich schon längst hätte etab- perten aus Behörden und der Wirtschaft verbindlich lieren müssen. Über die EU-DLR werden Geschäfts- die Mindestdefinitionen von ECM- und Records Ma- vorgänge transparent, sicher und nachvollziehbar im nagement-Funktionen bestimmt. Alle darüber hinaus Rahmen von definierten Prozessen durchgeführt. Lei- gewünschten Funktionen sind weiterhin der Ausfüh- der gehen die bisherigen Konzepte für die Einhaltung rung durch die Softwareanbieter überlassen. der EU-DLR nicht weit genug, zudem ist der Zeitraum Daraus ergibt sich zudem, dass eine digitale Akte nicht für die Umsetzung der EU-DLR so irreal kurz gehal- den Prozess vorgibt oder sich nach Organisationsstruk- ten, dass eine durchdachte Umsetzung kaum möglich turen richtet, sondern lediglich ein Protokollmedium ist. für den Inhalt darstellt und den nächsten Empfänger Natürlich gibt es auch für Unternehmen innovative der Akte definiert. Konzepte für nachvollziehbare Geschäftsvorgänge. E- Dadurch werden digitale Akten ein zentraler neuer Be- benso trägt das Konzept der neuen DE Mail zur Ver- standteil einer Enterprise Content Management Soft- einfachung der rechtssicheren Kommunikation bei. ware oder anderer Systeme wie ERP oder CRM. Deren Diese Konzepte weisen trotzdem derzeit noch viele Anbieter nutzen eine einheitliche API, um auf digitale Schwächen auf. Akten zugreifen zu können. Die API regelt letztendlich © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 67 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter den Zugriff auf den Inhalt der Akte und koordiniert EIM entwickelt sich zur konzerninternen das Speichern von Statusinformationen zu einer Akte Shared Service Plattform in zentralen Online-Verzeichnissen – beispielsweise für Gastbeitrag von Martin Fichter, Principal Consultant , den Status „Gelesen“ – und übergibt die digitale Akte Steria Mummert Consulting AG an eine andere Person oder Organisation. E-Mail: Martin.Fichter@steria-mummert.de Die ECM-Anbieter können, alternativ zum Standard- Webseite: www.steria-mummert.de Client, im Rahmen von Rechten via API auf die Inhalte Martin Fichter war von 1998 bis 2003 Mitglied im der digitalen Akte über das Interface des ECM- PROJECT CONSULT Beraterteam. Anbieters zugreifen, Änderungen eintragen und den nächsten Empfänger festlegen. Gerade hier bieten sich Enterprise Information Management (EIM) ist die neu- Workflow-Komponenten an. So kann eine digitale Ak- este Trendbezeichnung im Markt des Dokumenten- te durch die einzelnen Workflows der Behörden und und Business Process Managements. EIM hat im Ver- Unternehmen wandern und ist unabhängig von einem gleich zum bisherigen Enterprise Content Management speziellen Workflow-Standard. Es ist somit auch uner- (ECM) das Potenzial, den bisher engen Dokumentbe- heblich, ob die digitale Akte ohne Workflow via E-Mail zug zu lösen und technisch umfänglichere Lösungen durch ein Unternehmen wandert oder ob die Akte zu subsumieren. zwischendurch Bestandteil eines von einem ECM- System gesteuerten Workflow war. Wichtig ist: Die Viele Jahre haben Repräsentanten der ECM-Branche betreffenden Personen können über ein zentrales Onli- prophezeit, dass sich ECM als Schlüsseltechnologie ne-Verzeichnis nachvollziehen, wo sich der Vorgang durchsetzen wird. Obwohl bereits eine Reihe komple- gerade befindet und welche Verlaufswege er genom- xer und anspruchsvoller Lösungen implementiert men hat. Unternehmens- und behördenübergreifend. wurde, fehlte es in der Regel an der nötigen Visibilität Das zentrale Online-Verzeichnis stellt zudem Vertre- auf Entscheiderebene. tungsregelungen oder den Zugriff für rechtlich ange- Innerhalb der vergangenen zwei Jahre hat EIM in den ordnete Durchsuchungsmaßnahmen durch Sicher- ersten Großkonzernen den viel beschworenen Durch- heitsorgane der Länder sicher. bruch geschafft. Der Durchbruch ging einher mit der Die Technologien sind bereits vorhanden: Digitale Sig- Erkenntnis, dass EIM nicht mehr länger nur das ver- naturen, Verschlüsselungstechnologien, Cloud Com- staubte Verwalten und Archivieren von Schriftgut ist, puting für Massen-Storage, Suchtechnologien, DRM- sondern Technologien, Workflows, Transfermedien, Verzeich- • beachtliche Verluste aus steuerlichen Risiken ver- nisdienste, digitale Ausweise der Bürger oder Signa- meiden als auch turkarten. Dazu kommen Standards, um Inhalte komp- rimiert und strukturiert wieder in einer einzigen Datei • massive Veränderungen in den Kostenstrukturen zu bündeln (analog OpenXML, OpenDocument, nur bewirken kann. dass diese Dateien eine Untermenge der digitalen Akte Damit entwickelt sich EIM zu einer erfolgskritischen wären). IT-Komponente für die Unternehmen. Erwähnenswert hierbei ist, dass die meisten Projekte entweder vom Jetzt sollte es an der Zeit sein, alle Technologien zu Vorstand initiiert oder zumindest unter direkter Kon- bündeln und eine neue Ära der digitalen Geschäfts- trolle des Vorstands durchgeführt werden. kommunikation aufzubauen. Gerade die nächsten Mo- nate werden zeigen, wie wichtig die rechtliche Nach- Der Ausbau zur Schlüsseltechnologie bedeutet auch vollziehbarkeit von Entscheidungen und Dokumenten die Abkehr vom Prinzip einer Best Practise Lösung, die nicht nur innerhalb von Unternehmen ist, sondern für einen kleinen Bereich implementiert und anschlie- auch in der übergreifenden Geschäftskommunikation. ßend innerhalb eines Konzerns vermarktet und sich Angefangen von Banken, über Behörden bis hin zu gegen konkurrierende Lösungen behaupten muss. Die kleinen Unternehmen und den Bürgern. Für eine echte Bewertung von EIM als erfolgskritische IT-Lösung er- Chance darf dieser Meilenstein nicht durch Kosten und möglicht ihre Etablierung technisch als konzerninterne Komplexität erschlagen werden. Sie muss über Motiva- Shared Service Platform (SSP) sowie organisatorisch tion durch Einfachheit und Akzeptanz durch Sicher- als Shared Service Center (SSC) bzw. als eigenständige heit gewinnen. Gesellschaft. Die Lösungen, die EIM zum Durchbruch als SSC ver- holfen haben, sind in Bezug auf ihre Zielstellung, Technologie und Komplexität unterschiedlich. Die nachfolgenden Praxis¬beispiele zeigen die Bandbreite der aktuellen Ansätze auf. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 68 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Kombinationslösung zur Minimierung steuerlicher lerer sechsstelliger €-Beträgen pro Monat und Country Risiken und Verbesserung von Auswertungen Units eingespart werden. mittels Compliance Warehouse Mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüf- Interne Ausrichtung der IT Organisation auf die barkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) haben viele Un- zunehmende Bedeutung von EIM ternehmen klassische Archivierungslösungen reali- Auch in anderen Konzernen wurde der Bedeutungs- siert. Allerdings handelt es sich bei diesen Lösungen wandel von EIM und das sich daraus ergebende Ge- nur um „Datengräber“, die als notwendiges Übel imp- schäftspotential für die Etablierung eines internen lementiert wurden. Dienstleisters erkannt. In einem dieser Fälle wird aktu- ell der schnelle Einstieg in eine Shared Service Organi- Da die gleichen Daten in Compliance Warehouses für sation über einen rein technischen Ansatz geprüft. So Auswertungen gespeichert werden, wurden von einem soll über das bereits etablierte Outputmanagementmo- Handelskonzern mehrere Kostenszenarios mit unter- dell das SSC etabliert werden, um anschließend weite- schiedlichen technologischen Lösungen durchgespielt. re EIM-Themen in das Center zu überführen. Als Ergebnis wurde eine Lösung bestätigt, in der Pro- dukte klassischer Archivierung und eine Searchengine Die größte Hürde für die Etablierung einer EIM Shared zum Einsatz kommen und die sowohl Anforderungen Service Platform in den Unternehmen ist aus heutiger an die GDPdU-konforme Archivierung und kontrol- Sicht die Zusammenführung von organisatorischen lierte Datenbereitstellung an den Betriebsprüfer als und technischen Strategien. Hinzu kommt, dass die Er- auch ein stabiles Compliance Warehouse erfüllt. Durch schließung von Synergien durch die Zusammenfüh- diese Vorgehensweise konnten Geschäfts- und Markt- rung bisher eigenständiger technischer Lösungsansätze daten für Controlling und kurzfristige Geschäftsent- vielfach einer Neubewertung der vorhandenen IT- scheidungen in einer wesentlich vollständigeren Form Systeme bedarf. Um die Leistungsfähigkeit von EIM als jemals zuvor zur Verfügung gestellt werden. für Geschäfts- und Organisationsstrategien einschätzen zu können, empfiehlt sich die Durchführung eines EIM Gleichzeitig konnte die Verweildauer von Daten in Assessments und die Ausrichtung am EIM Maturity Fachapplikationen gesenkt und damit vergleichsweise Model. Mit den gewonnenen Ergebnissen kann an- teure Speichermedien durch günstigere Archivspeicher schließend eine an den Bedürfnissen des Business aus- ersetzt werden. gerichtete EIM-Strategie definiert werden. Diese um- fasst Aspekte des Produktportfolios, technische und Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen in funktionale Aspekte als das EIM Service- und Sup- internationalen Versicherungsmärkten portangebots. (MF) International tätige Versicherungskonzerne haben be- gonnen, Geschäftsprozesse länderübergreifend zu standardisieren. Um die Einhaltung der Standards und die länderspezifischen Abweichungen kontrollierbar Einführung einer digitalen Akte zu halten, setzen diese Konzerne auf den konzernwei- Gastbeitrag von Roy Grunewald, Seniorberater ten Roll out von kombinierten Archiv-, Postkorb- und CENIT AG Workflowmanagement¬lösungen. Das Business in den E-Mail: r.grunewald@cenit.de Ländern bestätigt diesen Kurs, da die Zielvorgaben in Webseite: www.cenit.de/eim der Geschäftsentwicklung anders nicht mehr erreich- Roy Grunewald war von 1998 bis 2000 Mitglied im bar scheinen. PROJECT CONSULT Beraterteam. Doch im Unterschied zu den Projekten der 80er und 90er Jahre wird der Einsatz von Workflowmanage- 1. Was ist eine digitale Akte? mentsystemen heute mit organisatorischen Umstruk- Das wachsende Dokumentenvolumen aus unterschied- turierungen und Outsourcing verbunden. Es wurde lichen Kommunikationskanälen erfordert heutzutage erkannt, dass die monetären Vorteile dieser Outsour- übersichtliche und vereinheitlichte Ablagestrukturen. cingstrategien nur durch den Einsatz moderner EIM- Daher hat sich die digitale Akte zu einer zentralen Lösungen im erwünschten Umfang realisiert werden Komponente innerhalb eines Enterprise Content Ma- können. nagement Systems (ECM) entwickelt. Sie dient dazu, Dokumente und Inhalte strukturiert abzulegen. Die Im konkreten Beispiel wurden einerseits Leistungen an klare Strukturierung gewährt dem Anwender schnell Scandienstleister zur elektronischen Eingangsposter- einen Überblick über alle wichtigen Informationen. Je- fassung outgesourced und andererseits in Service Cen- doch ist eine digitale Akte mehr als nur eine Dokumen- tern zur First Level Bearbeitung von Geschäftsvorgän- tenliste. Eher kann sie als eine Integrationsplattform gen zentralisiert. Mit der Bereitstellung der EIM- aufgefasst werden, die alle relevanten Informationen Lösung konnten allein für die Einstellung des physi- auf übersichtliche Art und Weise darstellt. schen Transports der Dokumente Kosten in Höhe mitt- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 69 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter 2. Von der Papierakte zur digitalen Akte System vorzuführen, um frühzeitig Probleme zu er- Auf dem Weg von der Papierakte zur digitalen sind kennen und entsprechend gegensteuern zu können. einige Punkte im Vorfeld zu klären. Es muss eine neue Die Einführung einer digitalen Akte ist ein strategi- Ablagestruktur geschaffen werden. Die bisherige Ak- sches Projekt, welches durch die Geschäftsführung ge- tenablagestruktur kann als Basis dienen, es sollte aber tragen und gefördert werden muss. An dieser Stelle im Zuge der Einführung überprüft werden, ob diese hat sich Einrichtung eines Lenkungsausschusses be- Struktur noch den aktuellen Anforderungen gerecht währt. wird. In vielen Unternehmen existiert keine einheitli- Eine weitere Herausforderung stellt die Behandlung che Ablagestruktur – jede Fachabteilung hat ihr eige- der Altakten dar. Zunächst sollte bewertet werden, ob nes System. In diesem Fall sollte eine Überprüfung wirklich alle bestehenden Papierakten in digitale Ak- stattfinden, ob nicht eine Standardisierung stattfinden ten gewandelt werden müssen und wann. Je nach Ge- kann. Das Finden einer guten Ablagestruktur ist keine schäftsmodell eines Unternehmens sind ältere Akten- leichte Aufgabe. Die Struktur sollte einfach und ver- anteile evtl. nur extrem selten oder aber auch genau so ständlich sein, so dass jeder Mitarbeiter sich sofort zu- häufig im Zugriff wie neuere Aktenanteile. Es ist hier rechtfindet. keine „Entweder-Oder“-Entscheidung nötig. Der Ein- Der erste Schritt bei der Definition einer Ablagestruk- satz einer Hybrid-Akte kann sinnvoll sein, welche so- tur ist die Bestimmung der Aktentypen, die ich in Zu- wohl digitale als auch papiergebundene Akten verwal- kunft führen möchte. Eine Vertragsakte, eine Projekt- tet. Somit vermag das Unternehmen flexibel zu ent- akte, eine Kundenakte oder zum Beispiel eine Perso- scheiden, ob und wann welche Papier-Bestände digita- nalakte stellen jeweils andere Anforderungen an das lisiert werden müssen. ECM-System und die Aktenkomponenten. Es existie- Ein großer Vorteil der digitalen Akte gegenüber der ren Lösungen am Markt, die sich auf einen bestimmten Papierakte ist die Integrationsfähigkeit mit den Be- Aktentyp spezialisiert haben, und andere, die einen standssystemen. Wobei hier immer beide Richtungen eher generellen Ansatz verfolgen. Die spezialisierten betrachtet werden müssen: einerseits die Integration Lösungen haben den Vorteil, dass sie sich normaler- der Akte in die Bestandssysteme und andererseits der weise schneller einführen lassen, vorausgesetzt natür- umgekehrte Weg – die Integration der Bestandssyste- lich, dass das Produkt die eigenen Anforderungen gut me in die Akte. Hier bietet sich ein Enterprise Service widerspiegelt. Änderungen an diesen Produkten sind Bus (ESB) als Integrationsplattform an. Verfügt das jedoch häufig nicht so einfach umsetzbar. Ein Nachteil ECM-System zusätzlich noch über eine BPM- ist auch, dass der Anwender mehrere Produkte ver- Komponente, so kann eine ganzheitliche Lösung aus wenden muss, welche alle mehr oder weniger gut BPM, digitaler Akte und ESB erstellt werden. Das harmonieren, wenn man mehrere Aktentypen ver- BPM-System steuert und verwaltet die Vorgänge, die wenden möchte. Akte sorgt für die Dokumentenverwaltung und der Diese Probleme zeigen die eher generischen Lösungen ESB dient zum Datenaustausch zwischen Akte und Be- nicht. Sie verfolgen den Ansatz, einen gemeinsamen standssystemen. Damit wird die digitale Akte zu ei- Datentopf zur Verfügung zu stellen – dadurch können nem Kernsystem innerhalb der Unternehmens-IT. die Dokumente problemlos in mehreren Akten einge- ordnet werden. Den verschiedenen Anwendergruppen 3. Zusammenfassung werden unterschiedliche Sichten auf den Datenbestand Die digitale Akte gewinnt in Unternehmen eine immer gewährt, in Abhängigkeit vom Anwendungsfall. Der bedeutendere Rolle. Sie kann als Einstiegspunkt für die Vorteil ist, dass die Anwender nur eine einzige Appli- Bearbeitung von Geschäftsprozessen dienen und stellt kation benötigen, was die Akzeptanz der gesamten Lö- alle relevanten Informationen an einer Stelle zur Ver- sung fördern kann. fügung. Die Einführung einer solchen Lösung kann für Die Akzeptanz der digitalen Akte ist ein zentraler Er- Unternehmen eine strategische Bedeutung haben. Die- folgsfaktor bei der Einführung. Wenn die Anwender ser Stellenwert sollte bei der Projektorganisation und - sich nicht mit der Lösung identifizieren können oder durchführung berücksichtigt werden. Aber der Einsatz die Lösung ihrer bisherigen Arbeitsweise zu stark wi- lohnt sich: die Kosten für die Einführung werden derspricht, kann das gesamte Projekt scheitern. So soll- durch den Produktivitätszuwachs und das Einsparen ten von Anfang an die Fachbereiche mit in die Planung von Kosten für das Papierarchiv schnell wieder amor- einbezogen werden, auch wenn dadurch der Aufwand tisiert. (RG) für das Projekt größer wird. Es sollten während des ge- samten Projektzeitraumes Ansprechpartner aus den Fachbereichen für Rückfragen zur Verfügung stehen. Es kann auch sehr sinnvoll sein, in regelmäßigen Ab- ständen den aktuellen Projektstand am „lebenden“ © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 70 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Electronic Invoicing – Quo Vadis? Signatur eine Möglichkeit diesem Anspruch auch über 2013 hinweg gerecht zu werden. Die Europäische Kritische Anmerkungen zum Richtlinienvorschlag Kommission wäre hingegen schlecht beraten, wenn der Europäischen Kommission 1 man sich lediglich auf eine abstrakte und allgemein Gastbeitrag von Stefan Groß, Steuerberater, CISA gehaltene Vorgabe zur Sicherheit im elektronischen PSP Peters, Schönberger & Partner, Rechtsversand verständigen könnte. Diese würde nicht E-Mail: S.Gross@psp.eu nur die dringend geforderte Standardisierung des e- Webseite: http://www.psp.eu/ lektronischen Rechnungsversandes in weite Ferne rü- cken lassen, vielmehr würde wohl auch ein Basar an Die Europäische Kommission hat am 29. Januar 2009 Möglichkeiten und Missinterpretationen eröffnet. einen Richtlinienvorschlag angenommen, mit dem die Der medienwirksame Vorstoß der Europäischen Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG in Bezug auf Kommission lässt viele Fragen unbeantwortet und die Regelung für die Rechnungstellung geändert wer- vermag dem elektronischen Rechnungsversand nur den soll 2 . Der Kern des Vorschlages zielt darauf ab, schwerlich die benötigten Impulse zu verleihen. Kri- Papierrechnungen und elektronische Rechnungen tisch betrachtet wird der propagierte Königsweg so künftig gleich zu stellen und bisherige Vorgaben, wo- schnell zum Stolperpfad. Aktuell notwendige Investi- nach die elektronische Rechnungsübermittlung entwe- tionen werden unnötig hinterfragt und Einsparpoten- der einer elektronischen Signatur oder eines sog. EDI- ziale, die sich heute durch den elektronischen Rech- Verfahrens bedarf, zu streichen. So verlockend dieser nungsversand erzielen ließen, fallen möglicherweise Vorschlag klingt, selbst bei größtem Optimismus ist erhofften Vereinfachungen des Jahres 2013 zum Opfer. mit keiner Änderung vor 2013 zu rechnen, verlangt ei- Viel wichtiger erscheint es dagegen, bestehende Ana- ne Änderung der MwStSystRL doch die Einstimmig- chronismen wie etwa die Vorgaben zu Telefax- keit aller Mitgliedstaaten der EU. Doch was hat die Rechnungen oder elektronischen Gutschriften zu besei- Praxis von diesem Regelungsvorstoß zu erwarten? tigen und damit dem Thema eine unmittelbare Attrak- Sei es in der Kommunikation mit Finanzämtern, Ge- tivität zu verleihen. Im europäischen Kontext bedarf es richten oder Geschäftspartnern, die qualifizierte elekt- einer einheitlichen Lösung, welche den bestehenden ronische Signatur befindet sich im elektronischen Interpretationswildwuchs beseitigt. Gefordert sind Rechts- und Geschäftsverkehr auf dem Vormarsch und einheitliche länderübergreifende Vorgaben, die es den es spricht einiges dafür, dass sich das Signaturverfah- Unternehmen ermöglichen einfach, standardisiert und ren zum Standard bei der elektronischen Übermittlung rechtssicher von den Vorteilen des elektronischen vertraulicher Dokumente und Daten entwickelt. Das Rechnungsaustausches zu profitieren. Thema Rechnungsstellung wird damit beiläufig, sozu- sagen im Gesamtkontext gelöst. Bedenkt man, dass die Unternehmen bereits heute danach streben, ihre Pro- zesse unter Beachtung der derzeit geltenden Rechtsla- E-Mails sicher aufbewahren – ge zu optimieren, stellt sich weiter die berechtigte Fra- Betriebsprüfungen überstehen ge, ob man das Vertrauen in den elektronischen Gastbeitrag von Dr. Jens Buecking, Rechtsverkehr dadurch fördern würde, indem man ei- Rechtsanwalt und Fachanwalt für Informationstechnolo- ne bis 2013 etablierte Authentifizierungskultur nur für gierecht, e/s/b Rechtsanwälte, Zwecke der Umsatzsteuer zurückfährt. Vielmehr Lehrbeauftragter an der Hochschule für Technik in Stuttgart könnte es sein, dass hierdurch die im Wirtschaftsleben E-Mail: jens.buecking@kanzlei.de unverzichtbare Integrität und Authentizität konterka- Webseite: http://www.kanzlei.de, riert würde. Webseite: http://www.esb-rechtsanwaelte.de Aus nationalen Erwägungen ist kaum vorstellbar, dass der deutsche Steuergesetzgeber vor dem Hintergrund Leitfaden zur Archivierung von E-Mails des massiven Umsatzsteuerbetruges auf die bislang Nach einer Studie der Meta-Group schädigt bereits ein geforderten Sicherheitsmerkmale gänzlich verzichtet. zehntägiger Ausfall von Schlüsselsystemen der IT ein Es ist wohl vielmehr davon auszugehen, dass unab- Unternehmen regelmäßig so nachhaltig, dass es mit hängig von den Erfolgsaussichten des Richtlinienvor- einer Wahrscheinlichkeit von 50 % innerhalb von 5 schlages stets ein Mindestmaß an Sicherheit gefordert Jahren vom Markt verschwindet. Aus dieser und wei- sein wird. Hier bleibt die qualifizierte elektronische terer empirischer Erkenntnisse heraus besteht nach der Maßgabe einer ganzen Reihe gesetzlicher Vorgaben 1 vgl. ausführlich Groß/Hallermann/Lindgens in Umsatzsteuer- (KonTraG, Basel II, Sarbanes-Oxley, allgemeine kauf- und Verkehrsteuer-Recht (UVR) 2009 Nr.4 männische Sorgfaltspflicht etc.) die Verpflichtung zu 2 einem effizienten Risikomanagement (einschließlich http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/09 des dazugehörigen Informationsmanagements als /132&format=HTML&aged=0&language=de&guiLanguage=de © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 71 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter zentraler Bestandteil jedes Risikomanagementsystems). Attachments vorhanden sind. Über den Index ist der Dieses Risikomanagement ist originäre Kardinals- wahlfreie Zugriff auf die im Originalformat zu archi- pflicht der Geschäftsführung. vierende E-Mail in allen Fällen und über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen. Aufbewahrungsfristen für E-Mails Im diametralen Gegensatz hierzu steht das Ergebnis Elektronisches oder papiernes Archiv? einer Inlandsumfrage aus dem April 2005, wonach 1/3 E-Mails mit nicht steuerlich relevanten Inhalten müs- der deutschen Unternehmen nichts von der elektroni- sen zwar weder elektronisch archiviert noch für den schen Archivierungspflicht weiß und auch solche Un- Datenzugriff vorgehalten werden. Entscheidet sich das ternehmen, bei denen die dahinter stehenden Mindest- Unternehmen jedoch für die umfassende elektronische vorgaben – neudeutsch: Compliance – bekannt sind, Archivierung seiner Geschäftspost, beispielsweise aus mit deren technisch-organisatorischer Umsetzung im Gründen der Praktikabilität, des internen Wissensma- Rückstand sind oder diese schlicht ignorieren. nagements und des schnelleren Zugriffs, verzichtet es also auf die klassische Papierarchivierung, so sind Wie passt dies zusammen? wiederum die strengen Anforderungen des § 257 HGB Häufig dürfte es so sein, dass Unternehmen den Be- und der GoBS zu beachten. Daher gilt: Wer elektro- reich der Compliance auf Steuerfragen, also auf Revi- nisch archiviert, der muss dies auch richtig tun. Ein sion und Betriebsprüfung vereinfachen. Dabei wird Konglomerat aus Papierarchiv und elektronischem Ar- aber übersehen, dass die Information und deren jeder- chiv genügt diesen Anforderungen nicht. zeitige Verfügbarkeit heute die wichtigste betriebliche Ressource im Unternehmen darstellt und ihr dabei - Im Zwischenbefund ist mithin festzuhalten, dass auch über alle steuerlichen Sanktionsinstrumente hinaus - außerhalb aller steuerrechtlichen Aspekte geschäftsre- das Risiko einer wesentlich gefahrenträchtigeren Haf- levante E-Mails regelmäßig für die Aufbewahrungs- tungsquelle innewohnt. dauer von sechs Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in das der via E-Mail dokumentierte Geschäfts- E-Mail ist also ein ganz wesentlicher Bestandteil des vorfall fällt, in vollständiger Form, sachlich richtig, betriebsinternen Informationsmanagements. Als so ge- nachvollziehbar, unveränderbar sowie sicher und ver- nannte Handelsbriefe unterliegen E-Mails schon von traulich aufzubewahren sein werden, wobei dazuhin Gesetzes wegen der sechsjährigen Aufbewahrungs- ihre jederzeitige Verfügbarkeit gewährleistet sein pflicht des Handelsgesetzbuchs (bzw. in bestimmten muss. Sonderbereichen entsprechenden spezialgesetzlichen Aufbewahrungsnormen). In selteneren Fällen können Damit jedoch nicht genug. Neben den genannten Vor- E-Mails und deren Attachements darüber hinaus steu- schriften sind für die ordnungsgemäße Aufbewahrung errelevant sein. Insbesondere ist hierbei an die Fälle und den Zugriff auf verwahrte E-Mails überdies die der elektronischen Fakturierung (§ 14 UStG), an die e- Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes zu be- lektronische Belegverwaltung, Spesen- und Reisekos- rücksichtigen und, sofern einschlägig, in E-Mails ent- tenabrechnung oder – nach Auffassung des Bundesfi- haltene Geschäftsgeheimnisse gegen unbefugte Kennt- nanzministeriums – sogar an steuerrelevante Vertrags- nisnahme und Weitergabe zu sichern. gestaltungen zu denken. Sicheres Archivieren versus Datenschutz Folge: Neben der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nach der Unternehmen, die im Interesse der Rechtssicherheit Abgabenordnung und den GOBS (Grundsätzen ord- sämtlichen ein- und ausgehenden Mailverkehr proto- nungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) kollieren, filtern und automatisch archivieren, greifen sind überdies die seit 2002 in Kraft stehenden GDPdU jedoch ohne entsprechende individualvertragliche o- (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit di- der kollektive Regelung oft unzulässig in die Rechte gitaler Unterlagen mit dem dortigen Erfordernis der ihrer Mitarbeiter, insbesondere in das Datenschutz- wahlfreien maschinellen Auswertbarkeit) einschlägig recht und das Fernmeldegeheimnis ein. Auch jede und vom Steuerpflichtigen zu beachten. Nach den Form der automatisierten Kontrolle des Mitarbeiter- GOBS sind auch E-Mails als originär digitale Doku- verhaltens wird hier regelmäßig unzulässig sein. Wich- mente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, tig ist ferner, dass private Mail dem Mitarbeiter gehört unter dem sie bearbeitet und verwaltet werden kön- und von ihm herausverlangt werden kann, dies prin- nen. Hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit ist zipiell auch nach seinem Ausscheiden. Auch ist es nicht entscheidend, ob die per E-Mail übermittelten problematisch, Privatmail durch Spamfilter zu unter- Daten automatisiert Eingang in das DV-System gefun- drücken oder gar zu löschen. Zur Überwindung dieser den haben oder im betrieblichen DV-System Import- Interessenkonflikte sind rechtlich-organisatorische funktionen zur Übernahme von steuerlich relevanten Maßnahmen letztlich unabdingbar. Gemeint sind indi- Daten aus dem Textkörper von E-Mails oder deren vidualvertragliche Vereinbarungen mit dem Arbeit- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 72 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter nehmer, Betriebsvereinbarungen, Security- und User- Zugriff erlaubt. Allerdings muss andererseits die Policies sowie fortwährende Schulungs- und Qualifi- Kompatibilität mit dem Persönlichkeits- und Daten- zierungsmaßnahmen der Belegschaft. schutz der Mitarbeiter, deren (in der Regel teils ge- schäftlicher, teils privater) Mail-Input und -Output Der Vertragscharakter von E-Mails und die Folgen gescannt und archiviert wird, sichergestellt werden. Für den täglichen Umgang mit E-Mails, die inzwischen Dies geschieht wie gesehen entweder bereits im indi- zum Kommunikationsmedium Nummer 1 in der Ge- viduellen Anstellungsvertrag (Ausnahme) oder aber schäftswelt avanciert sind, gilt es seitens des Manage- über eine geeignete betriebliche Policy zum Umgang ments, geeignete organisatorische Regeln aufzustellen. mit Internet und E-Mail (Regelfall) bzw. eine Betriebs- Denn E-Mails werden oft rechtsrelevante elektronische vereinbarung, die dann aber, soll sie ihre Wirksamkeit Erklärungen enthalten. Ähnlich dem Klick auf den Be- nicht stillschweigend einbüßen, auch „gelebt“, d.h. stellbutton beim Webshop sind sie im Geschäftsleben und entsprechend kontrolliert und sanktioniert wer- zumeist dazu bestimmt, einem anderen zuzugehen den muss. und diesen neutral zu informieren oder zu einem be- Als Beweismittel genießt die unverschlüsselte E-Mail stimmten Verhalten zu veranlassen. Das bedeutet na- zwar keine Sonderstellung wie etwa die Urkunde oder türlich, dass auch Verträge durch eine in einer E-Mail das elektronisch signierte Dokument. Sie ist jedoch enthaltene Erklärung abgeschlossen, verändert, aufge- durchaus geeignetes Mittel der freien richterlichen hoben oder entsprechende Gegen- und Folgeansprüche Beweiswürdigung. Im Prozess muss jede Partei die ihr (z.B. Inverzugsetzung, Gewährleistung) grundsätzlich günstigen Tatsachen darlegen und beweisen. Und via E-Mail geltend gemacht werden können. Denn Ver- wenngleich die E-Mail im Grundsatz keinen höheren träge sind im Regelfall auch per E-Mail-Austausch o- Beweiswert hat als bspw. ein Ausdruck aus dem Inter- der per Mausklick (mittels automatisch generierter e- net, die Kopie eines Papierdokuments oder die Vorlage lektronischer Erklärung) wirksam. Eine Ausnahme gilt einer Fotografie, bietet sie jedoch in der Regel einen allerdings bei streng formbedürftigen Verträgen; eine beweisrechtlichen „Wettbewerbsvorteil“. Denn der E-Mail wahrt hier regelmäßig nicht die Form. Da es Ausdruck einer E-Mail ist häufig das einzige Beweis- sich bei Mails also oft um elektronische Erklärungen mittel, das dem Gericht zu seiner Entscheidungsfin- handelt, ist es (außerhalb des rein privaten Bereichs) dung vorliegt. Sie schafft mithin Indizien für den Aus- erforderlich, täglich seine Accounts zu überprüfen. steller, den Empfänger, das Absende- und Zugangsda- Denn bereits die bloße Abrufbarkeit vom Mailserver tum und die Richtigkeit des in ihr niedergelegten In- gilt als „Zugang“ im Rechtssinne und kann daher auf halts. Darüber hinaus kann sie eine wertvolle Ge- Seiten des Empfängers Rechtsfolgen auslösen, ohne dächtnishilfe für die Zeugenvernehmung bilden. Die dass es der tatsächlichen Kenntnisnahme von der Mail jeweils andere Partei, die sich gegen den mit der E- bedarf. Vorsicht ist daher geboten bei der Verwendung Mail begründeten Sachverhalt wehren will, ist wegen von Mailadressen auf Visitenkarten, im Internet oder ihrer prozessualen Wahrheitspflicht daran gehindert, auf Geschäftsbriefen. Wer bei seinem Außenauftritt ei- die in der E-Mail dokumentierten Angaben pauschal ne Erreichbarkeit über seine dienstliche Mailadresse zu bestreiten. Einwände, die Mail stamme nicht vom suggeriert, muss auch für die tägliche Kontrolle dieser Aussteller, sei beim Empfänger nicht zugegangen, ent- Mailbox sorgen. halte falsche Datumsangaben oder sei inhaltlich ver- Kritisch ist jedoch die Beweisführung: Die Tatsache des fälscht worden, wären daher von der dies einwenden- Zugangs (Abrufbarkeit) ist nicht durch eine Receipt- den Partei anhand einer konkreten Sachverhaltsdarle- Meldung des Mailprotokolls beweisbar. Anders (wohl) gung genauestens zu „substantiieren“. bei Empfangs- u. insbesondere Lesebestätigungsmails; Neben den eingangs genannten haftungsrelevanten hier wird es oft einen sog. Anscheinsbeweis für die Konstellationen, in denen das Unternehmen für den zumutbare Kenntnisnahmemöglichkeit geben. durch die Nichtverfügbarkeit oder den Verlust von e- Über Zustandekommen und Inhalt von Verträgen wird lektronischer Information schadensersatzpflichtig ist, häufig gestritten. Solche Fragen können dann zumeist stellt das Steuerrecht ein Sanktionsinstrumentarium in nur noch über die Beweislast gelöst werden. Und hier Gestalt von Zwangsmaßnahmen, bußgeldrechtlicher ist derjenige auf der sicheren Seite, der seine Ge- Ahndung (künftig bis 250.000,00 Euro bei Verstößen schäftsvorgänge (einschließlich eingehender und aus- gegen die GDPdU), Schätzungen und ggf. Versagung gehender Mail) dokumentiert, also in einer dem Be- gesetzlicher Steuervergünstigungen (z.B. Vorsteuerab- dürfnis nach Rechtssicherheit entsprechenden Weise zug) zur Verfügung. Verstöße können überdies straf- archiviert. rechtlich sanktioniert sein als Verletzung der Buchfüh- rungspflicht, z.B. wenn der Verlust oder die Unauf- Prinzipiell zu empfehlen wäre daher eine automatisier- findbarkeit von Mails den Finanzbehörden eine voll- te elektronische Archivierung, die alles, was zur ständige und lückenlose Übersicht über die Vermö- Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen notwen- dig ist, protokolliert, indexiert und kurzfristigen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 73 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter gensverhältnisse des Unternehmens und die damit zu- 5. Du sollst keine Privatmails lesen sammenhängenden Geschäftsvorfälle erschwert. Oft gelten Empfang und Versand von Privatmails kraft betrieblicher Übung als erlaubt, auch wenn es Die fünf Gebote für den Umgang mit geschäftlichen im Arbeitsvertrag oder der entsprechenden Be- E-Mails triebsvereinbarung keine ausdrückliche Regelung Nach den vorstehenden Ausführungen kann für den gibt. Teilweise wird sogar behauptet, dass der Ar- rechtlich-organisatorischen Umgang mit elektronischer beitgeber Privatmails gar nicht pauschal verbieten Geschäftspost folgender Gebotskatalog vorgeschlagen dürfe. Auch wenn der Arbeitgeber eine ausschließ- werden: lich dienstliche Nutzung vorgeschrieben hat, darf er weisungswidrig verschickte (erst recht erhaltene) 1. Du sollst täglich Deine Mailbox checken Privatmails laut des Daten- und Fernmeldegeheim- E-Mails können Erklärungen enthalten, die Verträ- nis nicht lesen. Das gilt z.B. für die als „persönlich“ ge auslösen, verändern oder beenden. Fristen, dem oder „vertraulich“ gekennzeichneten Mails oder zu widersprechen beginnen bereits mit dem Erhalt solche, deren private Natur anderweitig zu erken- der E-Mail, unabhängig davon wann diese tatsäch- nen ist. lich gelesen wird. 2. Du sollst Geschäftsmails geordnet und unveränderbar archivieren Enterprise 2.0 – Das Ende der Community ist der Oft nehmen Mitarbeiter die Archivierung selbst in Beginn von benutzergenerierten Tools die Hand. Was nicht mehr für dienstlich relevant Gastbeitrag von Jörg Wittkewitz, erachtet wird, wird eigenmächtig gelöscht, verän- Autor, Berater und Herausgeber von www.digitalpublic.de dert oder kopiert und nach eigenen Ordnungskrite- E-Mail: jw@wittkewitz.de rien archiviert. Das Ergebnis muss dann nicht un- Webseite: www.wittkewitz.de/ bedingt der Erwartungshaltung des Finanzamtes Webseite: www.digitalpublic.de entsprechen, das unterdessen auch digitale Doku- mente prüfen kann. Im schlimmsten Fall kann ein Collaboration. Seit mindestens 10 Jahren geistert dieses eklatanter Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht Schlagwort durch die Welt der Unternehmenssoftware. den Tatbestand der Verletzung der Buchführungs- Angesichts der Idee der benutzergenerierten Inhalte pflicht erfüllen und mit bis zu zwei Jahren Gefäng- rund um Web 2.0 lohnt es sich, den Begriff neu ins Vi- nis bestraft werden. sier zu nehmen. Am besten entwerfen wir doch unser 3. Du sollst einen jederzeit raschen Zugriff auf alte Werkzeug so wie wir es haben wollen, das ist dann ein Emails gewährleisten benutzergeneriertes Tool. Und endlich ist der Gedanke Der Nutzen lässt sich am Beispiel verdeutlichen: von Web 2.0 zu Ende gedacht und nicht auf halbem Mit einem Ihrer Kooperationspartner kommt es zu Wege in der Verantwortung der heiligen Softwarege- einer gerichtlichen Auseinandersetzung um Ge- stalter stecken geblieben. Und die Compliance geht ge- währleistungsansprüche. Das Gericht setzt Ihnen gen 100%, meine Damen und Herren Controller und eine Frist, innerhalb derer Sie vertragliche Abspra- ROI-Skeptiker. Es gibt keine tief hängenden Früchte, chen nachweisen sollen. Die Korrespondenz erfolg- außer man bindet die Nutzer ein. Denn Social Software te fast ausschließlich elektronisch. Gelingt dies braucht eine Umwertung von Effizienz zu Effektivität. nicht, kann ein solcher Prozess allein aufgrund der Aber beginnen wir bei den Ursprüngen der gemein- Verspätung verloren gehen. samen Arbeit. 4. Du sollst Privatmails deutlich von Geschäftsmails Historische Grundlagen trennen Denn historisch betrachtet, nimmt dieser Ansatz seinen Eine leider weit verbreitete Unsitte von Mitarbei- Anfang tatsächlich bei dem römischen Rechtsgrund- tern ist es, private Mails, Postings oder Angebote satz quid pro quo (lat. dieses für das; inhaltlich „eine unter der dienstlichen Mailadresse oder – noch un- Hand wäscht die Andere“). Damit erklären auch die bedachter – unter dem Standardbriefkopf des Ar- modernen Soziologen und die Spieltheorie wie die beitgebers für E-Mails zu versenden. Das kann dazu größte Erfindung der Aufklärung, das unabhängige führen, dass der Arbeitgeber für die private Mei- Individuum namens Ego oder präziser die Egos meh- nungsäußerung, juristisch relevante Erklärungen rere Handlungen aufeinander beziehen, um ein ge- oder sonstige Verhaltensweisen seiner Mitarbeiter meinsam erstrebtes Ziel zu erreichen oder gemeinsam mit haftet. Es sollten daher keinesfalls Privatmails von den positiven Wirkungen eines erreichten Zustand unter dem Mailbriefkopf des Arbeitgebers versen- zu profitieren. det werden können. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 74 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Soweit dürfte es keinen Widerspruch geben. Doch nig zu dieser Diskussion. Man hat ja Ray Ozzie und schon in meiner seltsamen Formulierung des Indivi- damit das Militär als Kunden. Wer braucht da schon duums als Erfindung der Aufklärung liegt ein Hinweis andere Zaungäste? auf das dünne Eis, auf dem kooperatives Handeln zu- meist schlittert. Dieses Eis bricht immer dann ein, Wissen oder Daten? wenn: elementare Bedürfnisse nicht erfüllt sind, per- Das mit dem Wissen extrahieren klappte also nicht. sönliche Motive vorgetäuscht werden oder aber diese Das Paketmodell des Wissens war damit entsorgt und Kooperation gar nicht aufgrund individueller Neigung wurde in der Idee des Data Warehouse verklappt. Dort oder zufälliger Zusammenkunft entstand, sondern geistert es noch heute herum und ernährt viele Soft- aufgrund struktureller Bedürfnisse einer Metainstanz warefirmen aufs Schönste. Dass Firmen mit diesem wie Führungskraft, Projektbesetzung oder eben Abtei- Blick in den Rückspiegel leichte Blessuren auf dem lungszugehörigkeit. In all diesen Fällen bedarf es nur Weg in die Zukunft davontragen, scheint wenige da- ein oder zwei unbedarfter Formulierungen, und das von abzuhalten, weiterhin alles, was sich nicht wehrt, Eis knackt bedenklich und die ersten erfahrenen oder in ein Data Warehouse zu speichern. Aber das ist eine sensiblen Menschen bewerten die Kooperation als ge- andere Geschichte... fährdet oder zerstört. Zurück zur Kollaboration: E-Mail-Programme erhiel- Im Zentrum: Mensch oder Dokument? ten Kontaktverwaltungen. Naja, sie erhielten Adress- bücher. Es konnten - ich verstehe bis heute nicht wa- In Bezug auf die softwaregestützte Kollaboration gibt rum - keine dem CRM vergleichbaren Funktionen in es zusätzlich noch die beiden Dimensionen der men- ein E-Mail-Programm installiert werden. Man versucht schenzentrierten Kooperation (ich nutze das Wort jetzt heute CTI, CRM und E-Mail zu verknüpfen, aber ich einfach als synonym für Kollaboration, da es weniger glaube, wer force.com pro Jahr 10% der Kunden ab- Kriegsassoziationen hervorruft) und die Dimension nehmen will, könnte das schnell umsetzen, wenn er der dokumentenzentrierten Kooperation. Beides kann oder sie ein bisschen Erfahrung und Mitleid mit den nicht sinnvoll getrennt voneinander in Handeln mün- Sales-, Presales- und Marketingkräften hätte. Dann den. kamen Wikis und Groupware, virtuelle Whiteboards, Das bekannteste und erfolgreichste, weil mächtigste Videokonferenzen und Instant Messaging Ende der Tool, das beide Dimensionen umfasst ist die E-Mail in- Neunziger. Das alles gibt es schon seit 10 Jahren im klusive dem Anhang. Ich brauche jetzt keine Diskussi- Firmenumfeld. Und auch das Peer-to-Peer im Firmen- on um den datenbankorientierten Ansatz von Lotus umfeld hat vor allem in der aus meiner Sicht sehr Notes und den Outlook-Ansatz gegeneinander antre- sinnvollen hybriden Realisierung seinen ersten Sieges- ten zu lassen - ich bin ja auch entschiedener Linux- zug vor Web 2.0 mit Napster weltweit erlebt. Aber da- Anwender und habe das Glück, nicht mit einem der von redet heute keiner der großen Web 2.0 oder Enter- beiden Tools arbeiten zu müssen. Beide haben ihre prise 2.0 Berater, weil Sie damals noch nicht mal wuss- Schwächen und Stärken. ten, was sie studieren sollten. Es war der Klimax der Webblase, für alle, die es nicht erlebt haben. Im Anfang des Wissensmanagements hat man ge- glaubt, dass dort alles Firmenwissen enthalten wäre Virtuelle Kollaboration geht nur mit realer und so hat man am Freitag Abend einfach alles „Wis- Demokratie sen“ auf ein Repository hoch geladen und damit war das Wissen gesichert. Das war etwas unreflektiert und Warum das alles? Clay Shirky, einer der wenigen vor allem entsprang es dem Wunsch der Marketeers, weltweit anerkannten Vordenker rund um das Thema dass man einfach etwas hinter die bestehenden Lösun- Enterprise 2.0 hebt auf den Umstand ab, dass Commu- gen flanscht, nämlich einen tollen Wissensspeicherser- nity, der essenzielle Begriff der Web 2.0 Welt eigentlich ver, der die Daten in den einzelnen E-Mailaccounts bei Enterprise 2.0 marginal ist. Warum? Ähnlich wie zum Firmenwissen zusammen mixte. Vielleicht kennen bei Wikipedia geht es im Firmenumfeld eher um ein Sie noch den Namen Raven? Das entspricht natürlich gemeinsames Erstellen von Inhalten (Co-Creation). Die dem tayloristischen Gedanken, dass anhand der realen Community ist ja eher ein Begriff, den man als Interes- Geschäftsprozesse, die ja im E-Mail-Verkehr abgebildet sengruppe übersetzen könnte (also Tangoliebhaber, sein sollten, alles Essentielle enthalten war. Nun fehlte Auquarienfreunde oder Corvettefreaks bilden jeweils noch ein sehr fähiger Mathematiker, dessen Algorith- eine Community und kommunizieren über Blogs im mus das ganze Wissen extrahieren konnte. Er wird Web). Das ist bei Enterprise 2.0 anders. Dort geht es noch immer erwartet. Peter Dueck wollte nicht und darum, gemeinsam eine Website mit Texten zu füllen. stürzte sich daher auf den eher menschenzentrierten Entwickler, Produktmanager, Texter und Übersetzer Ansatz der Collaboration, und zwar ohne sozialkon- erstellen gemeinsam eine Reihe von Dokumenten. Seit struktivistische oder gar wissenssoziologische Ausbil- Enterprise 2.0 könnten sie sich eigene Vorgehenswei- dung. Mutig. Aus dem Hause Microsoft hört man we- sen und Werkzeuge überlegen. Aber sie werden keine © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 75 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Community, nur weil sie öfter mal im Jahr ein paar • Automatisches Tagging (Verschlagworten) anhand Dokumente gemeinsam erstellen. Wir müssen solche von neuronalen Netzen, die zunächst das manuelle funktionalen Gruppen noch besser verstehen und de- Tagging des Menschen beobachten und dann nach ren Erwartungen und Anforderungen gezielter erfül- drei Monaten nur noch bei Wahrscheinlichkeiten len als bisher. Oder muss man E-Mail und Konsorten unter 85% Vorschläge machen, inklusive der Mög- für diese Gruppen einfach nur anpassen? lichkeit eigene Ontologien und Taxonomien einzu- hängen, ja auch die von Lexis-Nexis zum Beispiel... Einige Zeitgenossen aus der Web 2.0 Welt könnten und zwar für den Text UND das Attachment inkl. meinen, dass Wikis und E-Mail kaum zum Kern von der evt. Vorhandenen Metadaten! Bewerten der Web 2.0 gerechnet werden. Genauso ist es. Es wohnen E-Mail durch den Nutzer für bestimmte Kategorien ihnen nämlich keine demokratischen Strukturen inne. oder Anwendungszwecke Wer die Tatsache erkannt hat, dass eine E-Mail, die an acht Leute versandt wird und jeweils dasselbe At- • Normalisieren der Daten bevor alles tachment enthält, und dieses achtmal in das Repository A: ins Archiv wegpdft wird geschrieben wird (am Freitag Abend!), der hatte sich B: die normalisierten Inhalte ins Repository gestellt schon fast einen Platz als Chief Technical Officer ergat- werden tert, wenn er diesen Sachverhalt als unnötige Redun- • Eine Kontaktverwaltung, die über Yellow Pages hi- danz abgestellt hatte. nausgeht, weil sie PROAKTIV bei der Bewertung der E-Mail den Absender einblendet und Funktio- Was, nebenbei gesagt, noch nicht alle E-Mail-Lösungen nen wie Anruf/Wiedervorlage/Einladung/ Perso- vollständig vollbringen können. An all solchen doku- nalgespräch/Eskalation etc. pp je nach Rolle als mentenzentrierten Ansätzen wurde dann jahrelang HANDLUNGEN mit INHALTEN und MEN- herumgeschraubt. Bis zu dem Tag, an dem E-Mails aus SCHEN koordiniert aus markierten Bereichen Na- gesetzlichen Gründen vollständig digital mit Zeit- men anonymisiert und in ein Forum stellt, das allen stempel archiviert werden mussten. An diesem Tag Nutzern einer bestimmten Gruppe zur gemeinsa- war offenbar der CTO im Urlaub. Keiner kümmerte men Bearbeitung schwieriger Fälle dient und Teil sich mehr um das Tool, das mittlerweile - wir sind der ständigen Oberfläche ist inkl. Chat oder Twit- schon im Zeitalter von Web 2.0 - mehr als 70% der Ge- ter/Yammer schäftskorrespondenz ausmacht. Warum auch? Wa- rum sollte man benutzergenerierten Content, den man • Mailserver erstellt bei jedem neuen Account eine zu Abermillionen von Gigabyte in den Verzeichnissys- Website im Intranet mit den öffentlich zugängli- temen hat, überhaupt archivieren? Wir haben ja seit chen Kontaktdaten und allerlei Sozialen Funktionen sechs Monaten ein Corporate Blog im Intranet! Nur wie „Mittagspausemodus“, virtuelle Getränke, Ta- weil ein langweiliger Gesetzgeber das vorschreibt oder schentücher, etc und natürlich dem Schwarzen dummdreiste Berater darauf drängen? Man hätte, Brett etc. für Verkäufe und Parkplatztauschangebo- würde man an dieses Archiv eine leistungsfähige Da- te etc. tenextraktion hängen - ich meine also NICHT Verity, Ich bitte um rege Beteiligung bei weiteren Funktions- FAST oder Autonomy - einen 1A Zugriff auf Web 2.0 wünschen oder - bedürfnissen. Denn nur wenn eine Content der letzten Jahre - UserGeneratedContent at its Unternehmenssoftware auch die privaten Bedürfnisse very best. der Mitarbeiter in den virtuellen Raum überträgt, dann erst hat es eine Chance, eingesetzt und benutzt zu Mein Vorschlag werden. Chevron hatte das erste Wissensmanagement- tool der Geschichte auch auf der Basis eines Schwarzen Und wenn eines schönen Tages einmal ein Web 2.0 Bretts der Mitarbeiter für sehr private Zwecke entwor- Tool entwickelt wird, dass ich uneingeschränkt meinen fen. Kommen wir wieder zurück und halten uns nicht Kunden empfehlen würde, dann sowas: bei den Präsentation 2.0 und Wiki 2.0 auf. Work-Life- • Ein E-Mail-Programm, dass über folgende Funktio- Balance muss in den Code implementiert werden, nen verfügt: XHMTL/XML/OPML/OWL-Browser sonst machen die Leute nicht mit. Da helfen keine in- mit personalisierbaren widgets als toolbar centives oder innovative neue MBA-Besen. Let’s face it. Frei nach Seth Godin. Don’t plan: execute - and be aware of the momentum. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 76 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Enterprise Content Management im Web 2.0- tisierung von Prozessen bis zur Zentralisierung, Verla- Zeitalter gerung und Outsourcing bestimmter „Zulieferfunktio- nen“. Es handelt sich um die Produktion jeder Versi- Gastbeitrag von Stefan Pfeiffer, cherung, Bank oder öffentlichen Verwaltung. Und die- Market Manager ECM & Lotus, se Art der „Produktion“ gibt es auch im Kundenservi- IBM Deutschland ce von Telekommunikations- und Energieunterneh- E-Mail stefan.pfeiffer@de.ibm.com men ebenso wie in den Einkaufsabteilungen des Han- Webseite: http://www.ibm.com dels. Vom Mitmach-Web zum Mitmach-Unternehmen Im weißen Kragen zusammenarbeiten Zu scannende Dokumente, COLD-Berichte vom Host, Auf der anderen Seite es den Informationsarbeiter, na- am PC erzeugte Dokumente, Tabellen und Präsentati- türlich im weissen Hemd gekleidet. Diese Projektarbei- onen, Webseiten, E-Mails, Instant Messages, Wikis, ter und Mitglieder von Stabsabteilungen arbeiten in Blogs und Twees. Diese Dokumentenarten kennzeich- der Regel keine Prozesse im Fließbandprinzip ab. Ihre nen in hohem Maße auch die Entwicklung der vergan- Arbeit ist durch Kommunikation, Diskussion, Informa- genen 15 Jahre in dem Segment, das wir heute Enter- tions- und Dokumentenaustausch und Zusammenar- prise Content Management (ECM) nennen. Die Flut beit oft auch im dezentralen Team gekennzeichnet. Sie der elektronisch erzeugten Dokumente hat dramatisch arbeiten in Projekten zusammen, erstellen Dokumente, zugenommen – und ein Ende ist angesichts von Twit- die sie in der Gruppe teilen, diskutieren, prüfen, versi- ter, Wikis und Blogs nicht abzusehen. onieren und genehmigen: Präsentationen, Tabellen, Trotz all dem hat sich aber an dem, was viele Anwen- Texte und immer mehr E-Mails. In der Mehrzahl wer- der mit ECM-Systemen tun, nicht viel geändert. In vie- den keine hohen Dokumentenvolumina produziert len mittleren und grösseren Unternehmen – von der und verwaltet. Bank über die Versicherung bis zur öffentlichen Ver- Beim Informationsarbeiter wäre es jedoch deutlich zu waltung – gibt es zwei idealtypische Rollenprofile, den kurz gegriffen, dessen Arbeit nur auf Dokumente Sachbearbeiter und den Informationsarbeiter. Und das „sharen“ zu reduzieren. Sie haben einen extrem hohen natürlich in allen Zwischentönen, Schattierungen und Kommunikationsbedarf, der traditionell mit E-Mail be- je nach Branche und Unternehmen in unterschiedlicher friedigt wurde (und noch wird). Funktionen wie Web prozentualer Verteilung. Eine grosse deutsche Versi- Conferencing (Online-Konferenzen mit Chat, Teilen cherung identifizierte 75 % Sachbearbeiter und 25 % des Bildschirms, Abstimmungsfunktionen usw.) und Informationsarbeiter. Die Tätigkeit beider ist sehr stark Instant Messaging sind oder werden gerade für den durch Content geprägt. Deshalb nutzen sie Enterprise Informationsarbeiter immer wichtiger. Auch Wikis Content Management-Funktionalitäten in unterschied- und Blogs kommen vermehrt zum Einsatz und ergän- licher Ausprägung. zen und ersetzen teilweise das klassische Textverarbei- tungs-Dokument. Gelbe Seiten – ob unternehmensin- Im Blaumann strukturiert Prozesse abarbeiten tern oder in der unternehmensübergreifenden projekt- Der Sachbearbeiter, der moderne „Blaumann“ des Bü- gruppe - können die Suche nach Experten erheblich ros, bearbeitet strukturiert Vorgänge in standardisier- vereinfachen. Gemeinsam vergebene und genutzte e- ter Form: der Kreditantrag, die Schadensregulierung in lektronische Eselsohren stellen eine hohe Informati- der Versicherung oder den Bauantrag. Meist wird noch onsqualität der mit Lesezeichen versehen Webseiten immer zentral oder dezentral gescannt. Und ein Ende und -inhalte sicher. Und kollaboratives Aktivitätenma- der klassischen Posteingangsverarbeitung ist auch nagement erlaubt auch dem „Information Worker“ noch lange nicht abzusehen. Diese Fall- und Sachbear- Vorgänge strukturiert zu verfolgen. beitung wird oft durch Business Process Management unterstützt. Web 2.0-Technologien halten Einzug Die Sachbearbeiter setzen spezielle Oberflächen, Post- Und genau an diesen Stellen halten Web 2.0- korb- und Fallbearbeitungslösungen ein. Operative Technologien Einzug ins Unternehmen, können die In- Systeme sind für die Bearbeitung der Fälle angebun- formations- und Kommunikationsqualität erhöhen den. In der Regel werden grosse Dokumentenmengen, und bei der Weiterentwicklung zum Enterprise 2.0 hel- gescannte Schriftstücke, SAP- und Grossrechner- fen. Die Informationsarbeiter profitieren durch ihr Tä- Output, Office-Dateien und vermehrt auch E-Mails tigkeitsprofil zuerst von Enterprise 2.0-Tools profitie- verarbeitet. Dokumente werden in Akten strukturiert, ren, jedoch haben auch Sachbearbeiter ihre Vorteile. ein weiteres Kennzeichen für diese Art der Arbeit. Es Über Instant Messaging können sie Adhoc-Rückfragen sind die Szenarien, wo gefordert wird, Prinzipien der stellen und so die Fallbearbeitung beschleunigen – und industriellen Fertigung in der Nicht-Industrie umset- so etwas ist gerade relevant in geographisch verteilten zen: von hochgradiger Standardisierung und Automa- Szenarien. Wikis können als Nachschlagewerk Ge- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 77 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter schäftspraktiken einfach nachschlagbar dokumentie- die Chance, Unternehmen in Mitmach- und Mitdenk- ren. Blogs dienen als schwarzes Brett zur „Schicht- Unternehmen, eben Enterprise 2.0 zu transformieren. übergabe“ in der industriellen Sachbearbeitungsferti- Enterprise Content Management und Enterprise Colla- gung. boration mit Enterprise 2.0 Werkzeugen ergänzen ein- Enterprise 2.0-Werkzeuge machen jedoch Enterprise ander dabei und gehören eng zusammen. Die neuen Content Management nicht überflüssig. Tags können Technologien erhöhen die Benutzerfreundlichkeit von in vielen Szenarien nicht die geordnete Verschlagwor- ECM, verbessern Kommunikation und Funktionalität. tung über Metadaten ersetzen. Der strukturierte Ak- Ein offenes und skalierbares Enterprise Content Mana- tenplan spielt in der Fallbearbeitung meist eine unver- gement-System wiederum ist das Backend, mit dem zichtbare Rolle. Enterprise 2.0-Tools werden wie oben alle relevanten Informationen im Lebenszyklus verwal- beschrieben die Arbeit der Informations- und Sachbe- tet werden. Die Kombination kann auf dem Weg zum arbeiter unterstützen und ECM ergänzen. Daneben Mitmach-Unternehmen helfen – wenn dieser Weg bleibt die Notwendigkeit nach unternehmensweitem nicht nur technologisch sondern auch kulturell und Content Management, das in der Lage ist alle relevan- organisatorisch gegangen, kontrolliert und aktiv ges- ten Inhalte im Lebenszyklus zu kontrollieren. taltet wird. Was relevant ist, hat dabei unterschiedliche Facetten: Auch mit Enterprise 2.0-Werkzeugen generierter, kommunizierter und publizierter Content kann als Wissen sowohl im Sinne von Knowledge Management Fachmessen - unverzichtbare – zum Beispiel Wissen über „Best Practises“ - wie auch Kommunikationskanäle im Marketing-Mix Informations Management - beispielsweise Wissen ü- Gastbeitrag von Jörg Schmale ber Kunden - relevant und aufbewahrungswürdig Produktmanager DMS EXPO, Koelnmesse GmbH sein. Und Wiki- und Blogeinträge können ebenso wie E-Mail j.schmale@koelnmesse.de Instant Messages auch unter Compliance- Webseite www.koelnmesse.de Gesichtspunkten relevant sein. Sicherlich besteht bei letzterem kein Grund, „Compliance“-Panik zu verbrei- ten, aber die bewusste und durchdachte Risikoab- Für viele Unternehmen ist nicht nur die alljährliche schätzung und Entscheidung, welche Inhalte ich im Budgetplanung, sondern auch die derzeitige Wirt- Lebenszyklus kontrolliere, sollte Pflicht sein – gerade schaftssituation Anlass genug, Vertriebskosten und einer verantwortungsvollen Unternehmensleitung. Marketing-Aktivitäten regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. In der internen Diskussion wird gemessen Auch Enterprise 2.0-Content muss verwaltet und bewertet, ob Aufwand und Nutzen beziehungs- weise Erfolg im richtigen Verhältnis zueinander ste- werden hen. Welche Kriterien sollten dabei zugrunde gelegt Die Frage, welche Inhalte ich warum und wie lange werden? Zunächst sicher subjektive Kriterien, wie die aufbewahre, wird uns also so bald nicht loslassen. eigene Zielsetzung oder das vorgegebene Budget. Mit Auch die Frage der Transparenz, Offenheit und des einbezogen werden sollten aber auch objektive Krite- Wissensaustauschs im und über das hinaus Unter- rien: Dazu gehören die kostengünstige, weil gleichzei- nehmen stellt sich - erneut. Und das in verschärfter tige Adressierung möglichst vieler Interessenten, Pfle- Form, denn nun kommen einfache technologische Ver- ge und Cross-Selling für bestehende Kunden, Positio- fügbarkeit von Web 2.0 Tools und kultureller bzw Ge- nierung und Sichtbarkeit des eigenen Unternehmens nerationswandel zusammen. Die Web 2.0-Generation sowie die Wettbewerbssituation im einheimischen und kennt das Mitmach-Web: Viele bloggen, twittern und zunehmend auch im internationalen Markt. chatten privat. Diese Generation erwartet diese Mög- lichkeiten auch im Beruf, aber ihr wird oft fehlende Potenzielle Interessenten informieren sich zwar immer Sensibilität beim Publizieren und Kommunizieren ver- öfter zunächst im Internet, ihnen fehlt aber vielfach zur traulicher Inhalte nachgesagt. endgültigen Kaufentscheidung das persönliche Ge- spräch. Dies gilt umso mehr, je komplexer das Produkt Doch sollte dies nicht Wasser auf die Mühlen der Be- ist, das sie suchen. Vor allem jedoch möchten sie das denkenträger sein. Instant Messaging, Wikis, Blogs Gefühl erleben, bei einer Investition gut beraten zu und soziale Netzwerke lassen sich ebensowenig ver- sein und nicht nur als eine beliebige Kundennummer bieten, wie man E-Mail vor Jahren verbieten konnte. zu gelten. Deshalb nutzen Entscheidungsträger in Un- Stattdessen müssen auch Enterprise 2.0-Technologien ternehmen und in der öffentlichen Verwaltung gerne als Option verstanden und technologisch, mental und Fachmessen und/oder Fachkongresse als maßgebliche organisatorisch sinnvoll gestaltet und genutzt werden. Quellen zur Deckung ihres Informationsbedarfs. Die neuen Werkzeuge und die neue Generation bieten © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 78 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Aussteller berechnen den Erfolg einer Messebeteili- Branche schlechthin. Ohne die DMS EXPO wäre elekt- gung anhand der Anzahl und der Qualität der gene- ronisches Informations- und Dokumentenmanagement rierten Leads. Über eine Messeteilnahme entscheidet heute nicht bei so vielen großen und mittelständischen daher vor allem die Besucherstruktur: Je heterogener Unternehmen im praktischen Einsatz. (also gemischter mit Fachpublikum und Endverbrau- chern), desto höher muss die Gesamtzahl der Messebe- sucher sein, um überhaupt einen Grundstock an hoch It’s the culture, stupid qualifizierten Fachbesuchern zu erreichen. Was ist mit Hausmessen, Roadshows oder Partner-Events? Zu Guest Contribution by Dr. Horst Walther, president Veranstaltungen dieser Art finden sich in der Regel ei- SiG Software Integration GmbH ne nicht repräsentative Menge von bereits bekannten Email: horst.walther@si-g.com Kunden ein, die aufgrund der örtlichen Nähe die indi- Web site: www.si-g.com viduellen Probleme im persönlichen Gespräch mit dem Horst Walther has been a member of the team of consultants einladenden Hersteller zu klären versuchen. Die Ge- of PROJECT CONSULT from 1998 to 2001. winnung von Neukunden, positive Imagebildung im Markt der interessierten Nichtwissenden oder gar Isn’t it rather academic to delve into the depths of cor- Kompetenzvermittlung wird damit in den seltensten porate culture and its root causes? In times of crisis - Fällen erreicht. Würde nicht auch die Präsenz im In- don’t we have some more urgent questions to answer? ternet genügen? Ein solcher Auftritt scheint verlockend Isn’t there some real work to be done? kostengünstiger, aber einen echten Dialog mit dem po- Maybe - maybe not. Perhaps indications advance more tentiellen Kunden eröffnen auch heutige Web 2.0- indirectly and from a different corner. Technologien nicht. Die Anonymität des Internets kann eine persönliche Begegnung mit der Möglichkeit McKinsey - like them or not - delivered some valuable der Vertrauensbildung eben nicht ersetzen. insight. They conducted a survey of executives on leadership and innovation in September 2007, receiv- Was bleibt, sind vor allem in der IT-Landschaft Fach- ing responses from 722 executives at the senior vice messen, die ein spezielles Angebotssegment in aller president level and above and from 736 lower-level ex- Tiefe abbilden. Hier findet der Verantwortliche mit ge- ecutives around the world. ringem Zeitaufwand auf kurzen Wegen und in komp- rimierter Form einen weitgehend neutralen Überblick And here’s the outcome: zu den Lösungen, die seinen Interessen und Ansprü- More than 70 % of the senior executives in a survey say chen gerecht werden. Erfolgt parallel dazu die Teil- that innovation will be at least one of the top three nahme an einer Fachkonferenz, wird aus der sehr ge- drivers of growth for their companies in the next three ringen Investition des Fachmessebesuches eine kosten- to five years. Well, they got it, that’s fine - and it is still günstige Entscheidungsbasis mit Marktüberblick, die true as a crisis cannot be survived just by cost cutting. hilft, künftige Fehlinvestitionen viel höheren Ausma- ßes zu verhindern. Aber noch einige andere Aspekte But most executives are generally disappointed in their sollten bei den Überlegungen eine Rolle spielen: ability to stimulate innovation: some 65 % of the senior executives McKinsey surveyed were less confident Kommt der Begriff „Messe“ denn nicht auch von about the decisions they make in this area. „messen“? Wollen sich manche Anbieter lieber nicht messen lassen? An ihren Mitbewerbern, an ihren eige- They go on claiming that there are no best-practice so- nen Versprechungen, an den Aussagen ihrer Manager lutions to seed and cultivate innovation. And that the oder des Marketings? Nicht zu vergessen, dass es vor structures and processes that they reflexively use to allem in der IT- Branche fast nur noch selbst ernannte encourage it are not sufficient. Nevertheless most of Marktführer gibt. Sofern der Begriff Marktführer ernst them (94 %) knew, that “people and corporate culture genommen werden soll, heißt führen Vorbild und Vor- are the most important drivers of innovation”. reiter sein, den Markt und damit andere Marktteil- Isn’t that interesting? Our top economic decision mak- nehmer prägen, mit gutem Beispiel vorangehen und ers feel that they have to compete through innovations. Visionen sichtbar machen. They recognise that culture is the major driving force Und schließlich haben Fachmessen noch eine weitere, for success. But they are not very confident, that they wichtigere Bedeutung. Sie tragen maßgeblich dazu bei, have the right tools at hand to direct this force to their dass ein Thema und eine Branche an Wert gewinnen. corporations benefit. Wenn die mediale Bedeutung wächst, profitieren An- There clearly is a reason to the opinion, that corporate wender und Anbieter gleichermaßen. Die DMS EXPO culture is one of the major forces that make the differ- beweist seit vierzehn Jahren, wie eine Fachmesse mit ence between success and failure. Konferenz eine Branche und ihr Thema fördert. Sie ist die Kommunikationsplattform der DMS/ECM- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 79 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Geert Hofstede, the grand old man of cross cultural re- kein Einzelfall. Aber die Technologie als reines Hilfs- search warns us: “Culture is more often a source of mittel ist überholt, da inzwischen die Funktionalitäten conflict than of synergy. Cultural differences are a nui- der Lösungen den eigentlichen Bedarf in vielen Fällen sance at best and often a disaster.” weit übererfüllen. Dadurch hat die „Featuritis“ – also das Streben nach immer mehr Funktionalität von Geerts statement marks the downside and hints at the Hardware und Software – inzwischen in vielen Berei- possible pitfalls. But where there is a shadow, there chen ein Ende gefunden. Viele Menschen, die nicht must be light. If others suffer from it, why can’t we ständig auf der Höhe der Technologie bleiben, können build a culture which we can thrive on? There are inzwischen nicht mehr sinnvoll damit umgehen. Ich some encouraging sign on the wall. If your were lucky sehe das immer in Mietfahrzeugen: Lenken, Gas geben, to read Werner Simons book on the “hidden champi- bremsen… kein Problem. Aber wer von uns hat nicht ons”, or even go back as far as to “In search of excel- schon mal nach dem Knopf für die Tankdeckelentrie- lence” by Peters and Waterman you may conclude, gelung gesucht, den Kofferraum nicht aufbekommen that corporate culture may be the distinguishing factor und mal ganz zu schweigen vom Autoradio. Ich hatte for the very successful corporations worldwide. jahrelang ein Grundig Radio, später ein Blaupunkt Ra- Recent and not so recent research on the advantage of dio. Warum? Weil die nicht so viele Knöpfe hatten! collectively organised species over those facing their Und so ist das auch mit dem iPhone. Klar, es kann challenges as a sole individual shows that the roots of a „nur“ telefonieren, Musik spielen, Fotos machen und “successful” corporate culture are laid out by our heir so weiter … aber man muss nicht studiert haben, um es from evolution - the behaviour of a successful group, Benutzen zu können. Das Geheimnis heißt „Direkte like a horde of Stone Age. Modern globally acting high Manipulation“. Man drückt nicht irgendwelche Knöp- tech companies draw from the same sources as the fe und dann erscheint auf dem Bildschirm das Ergeb- wolf pack? nis, sondern man manipuliert, also bewegt, verschiebt, Yes, I think it is true: The driving forces within any col- dreht, „berührt“, vergrößert etc. die Objekte direkt. lective are still the same as we inherited from our an- Bekanntestes Beispiel ist hierfür das Windows Karten- cestors at the dawn of mankind. But in modern organi- spiel „Solitär“. Hier bewegt man die Karten mit der sations it’s the culture which directs the people to do Maus direkt auf einen Stapel und lässt sie dort fallen - things not the orders from the top – based on these ar- nicht wie z.B. bei frühen Schachcomputern mit Befeh- chaic forces. len wie „A2 nach A4“. Und wem macht Solitär nicht irgendwie mehr Spaß als andere Spiele, bei denen das Hmmm, what is a modern organisation? And does cc nicht so ist? Ich glaube, genau diese direkte Manipula- affect some corporations more than others? Is the in- tion macht den großen Unterschied - auch den zwi- fluence of cc depending on how you view a corpora- schen einem iPhone und einem herkömmlichen Handy tion - as a predefined machine or as an evolving com- mit vielen Tasten. munity? Well it’s evident, we have to drill a bit deeper. But I think it will be worth it. (HW) Und was bei Konsumenten im Trend liegt, dass lässt in der Business-Welt nicht lange auf sich warten. Vor al- lem nicht in der IT. Hat vor nicht allzu langer Zeit noch die IT-Abteilung über die Anschaffung neuer Systeme Joy-Of-Use entschieden, so findet man nun vor allem die Fachbe- Gastbeitrag von Andreas Ahmann, reiche, also die Anwender, unter den Entscheidern. Leiter Business Development, Ceyoniq Technology GmbH, Diese haben als Konsumenten bedienerfreundlicher IT E-Mail: A.Ahmann@Ceyoniq.com kein Verständnis mehr für Anwendungen, die weder Webseite: www.ceyoniq.com „hübsch“ noch „bedienerfreundlich“ sind. Es sollen hoch spezialisierte Anwendungen und zudem noch Das iPhone ist aktuell in aller Munde. Warum ist das angenehm anwendbar sein. so? Ein Gerät, mit dem man telefonieren, fotografieren, Ich bin davon überzeugt, dass wir – vor allem auch in Musik hören und surfen kann ist schließlich nicht neu. der B2B-Welt – diesen Trend in den nächsten Jahren Handys tun das heutzutage. Was ist an dem iPhone immer mehr spüren und darauf reagieren müssen. denn nun anders? Meiner Meinung nach gibt es darauf eine ganz einfache Antwort: Es trifft den Geist der Zeit, Das Thema Mensch-Computer-Kommunikation be- den neuen Megatrend „Joy-Of-Use“, oder auch zu schäftigt auch eine Arbeitsgruppe einer lokalen Uni- Deutsch „Freude am Benutzen“. versität, mit der wir in einem eigens dafür geschaffe- nen Projekt seit einiger Zeit kooperieren. Wenn es Wir finden Technologie heutzutage überall. Wir ver- nämlich um Dokumente – „Content“ – geht, kann man lassen uns vielfach so sehr auf sie, dass wir nicht mehr das Prinzip der direkten Manipulation sehr gut an- ohne sie zurechtkommen. Firmen schicken ihre Ange- wenden. Wie arbeiten Sie denn herkömmlich mit dem stellten nach Hause, wenn der Server ausfällt. Das ist © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 80 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Medium „Papier“? Sie legen es beiseite, wenn Sie es Krise, Geschäft, Wachstum und Zukunft - gerade nicht mehr brauchen, holen es wieder her, Die Wettbewerbskraft nicht gefährden wenn Ihr Prozess es erfordert. Sie drehen es rum, Gastbeitrag von Jacques Ziegler, schreiben darauf, bringen Stempel an, klammern es, Chefredakteur der Zeitschrift BIT – Business Information heften es ab, sortieren es ein und so weiter. Herkömm- Technology liche Applikationen verstehen unter „einsortieren“ a- E-Mail: jziegler@bitverlag.de ber unter Umständen etwas ganz anderes als Sie: Webseite: www.bit-news.de Computer sortieren nach Alphabet, Zahlen etc. … Ich persönlich sortiere aber auch nach solchen Dingen wie Crisis? What crisis? „Wann brauche ich diesen Ordner das nächste Mal?“. Woher soll das eine Applikation wissen? Verwundert reibt man sich angesichts des täglichen Wettbewerbs um die düstersten Konjunkturaussichten Oder ein anderes Beispiel: Haben Sie sich schon mal die Augen. Immerhin steht die deutsche Wirtschaft die Frage gestellt, was auf der „Rückseite“ eines PDF- nach Ansicht von Top-Managern gut da. Die technolo- Dokumentes steht? Ich weiß, es ist eine sehr unge- gischen und produktiven Strukturen der deutschen wöhnliche Vorstellung, ein PDF einmal umzudrehen - Industrie seien hervorragend, loben Führungskräfte aber warum nicht? Wieso sollten wir nicht ein Stück laut einer Umfrage des Handelsblattes Anfang dieses weit die „direkte Manipulation“ von Objekten in An- Jahres. Deutschland gelte inzwischen als wettbewerbs- wendungen so bauen, wie sie in der Realität tatsächlich fähigstes Land unter den großen Volkswirtschaften vorhanden sind. Sie werden feststellen, dass nicht nur Europas. Und von den Job-Statistikern wurde das ver- der Trainingsaufwand erheblich reduziert ist, sondern gangene Jahr zum Rekordjahr mit über 40 Millionen auch, dass die Mitarbeiter die Benutzung als deutlich Beschäftigen ausgerufen. Noch nie seit der Wiederver- angenehmer empfinden, sich weniger über diesen einigung waren in Deutschland mehr Menschen er- „blöden Computer“ ärgern, der sowieso nicht das tut, werbstätig als im abgelaufenen Jahr. Im gleichen Zeit- was man will und ihn so intuitiver bedienen. In Zu- raum verzeichnete die deutsche Wirtschaft ein Wachs- kunft „tun“ sie direkt, also gibt es diese „Missver- tum von 1,5 Prozent. Ein Grund zum Jubeln ist dies ständnisse“ zwischen Mensch und Maschine nicht zwar nicht, aber auch kein ungewöhnlich negatives mehr. Ergebnis, wie der Rückblick auf die vergangenen 16 Hand in Hand mit „Joy-Of-Use“ geht die Vereinfa- Jahre zeigt: Acht Jahre davon lag der Wert schlechter chung von Anwendungen. Klar, man kann ein Kon- als 2008. Betrachtet man gar die nominalen Werte, so text-Menü über den ganzen Bildschirm füllen. Aber könnte sich Deutschland im angekündigten Rezessi- wenn man schon von „Kontext“ spricht, warum nicht onsjahr gar drei oder vier Prozent weniger BIP leisten überflüssige Funktionen weglassen, statt sie aus- und läge immer noch über dem Wert des umjubelten zugrauen. Schafft man es vielleicht sogar, ganz auf die- WM-Jahres 2006. ses Kontext-Menü zu verzichten? Vielleicht nicht im- mer und in jeder Situation. Aber versetzen Sie sich Schlüssel für mehr Wettbewerbskraft einmal Lage eines Anwenders, der keine jahrelange Er- Dennoch wird die Krise die Unternehmen verändern. fahrung mit der Applikation hat. Um diesen nicht zu Kosten und Prozesse werden erneut auf den Prüfstand verwirren, sondern ihn vielmehr bei der Erreichung gestellt, der Kampf um den Kunden erhält neues Ge- seines Ziels zu unterstützen, bieten Sie ihm doch nur wicht. Und an dieser Stelle kommt unzweifelhaft die IT die Funktionen, die er wirklich benötigt. ins Spiel. Die IT-Industrie kann mit ihren Produkten und Lösungen wesentlich zur Bewältigung der Krise Wir finden es wichtig, gezielt Funktionalitäten wegzu- beitragen, weil sie die Unternehmen schlanker und lassen, Dinge die man häufig braucht einfach erreich- leistungsfähiger macht. bar zu machen und andere Dinge zu verbergen. Wir wissen bereits, was auf der Rückseite eines PDFs steht. Innovative Lösungen und Prozessorientierung sind der Wenn auch Sie es wissen wollen, sprechen Sie mich an. Schlüssel für mehr Wettbewerbskraft und Katalysator für neue Geschäftsideen. Innovativ zu sein bedeutet nicht, den Blick ausschließlich auf die Entwicklung neuer Produkte zu richten. Ein viel größeres Innovati- onspotenzial liegt in den Prozessen. Wie können Un- ternehmen ihre Abläufe – sei es in der Produktion, im Backoffice oder im Service – so verändern, dass sie kos- tengünstiger arbeiten, dass sie ihre Produkte schneller auf den Markt bringen, dass sie flexibler auf Kunden- anfragen reagieren, dass sie einen besseren Service erbringen und dass sie neue Service-Angebote kreieren können? Hier spielen die IT und das elektronische In- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 81 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter formations- und Dokumenten-Management eine abso- siationssysteme hat im Januar 2009 rund 90 Anbieter lut wichtige Rolle – in den Fachabteilungen, im Ver- nach ihrer Auftragslage und ihrer Einschätzung be- trieb und Kunden-Service, im Marketing, im Rech- fragt. Demnach erwarten 62 Prozent der Firmen für nungswesen, in Entwicklung und Produktion. 2009 Umsatzzuwächse und haben begründete Hoff- nung, die erfolgreiche Entwicklung des vergangenen Zusätzlich erfüllen Unternehmen damit die rechtlichen Jahres fortzusetzen. Auch auf die Frage, warum Kun- Anforderungen an die Dokumentationspflicht. Immer den ein Dokumenten-Management- bzw. Enterprise- mehr geschäftskritische Dokumente, die elektronisch Content-Management-System erwerben wollen, gibt verwaltet werden müssen und immer mehr Regeln die VOI-Umfrage Aufschluss: die Verkürzung der Ar- und Gesetze bringen die Unternehmen dazu, sich noch beitsprozesse, Reduzierung von Recherchezeiten und stärker als bisher mit Dokumenten-Management zu die Erfüllung rechtlicher Regularien lauten die Grün- beschäftigen. Längst geht es nicht mehr „nur“ um Ver- de. Unternehmen, die auf notwendige Investitionen besserung der Dokumentenprozesse und den schnellen verzichten, gefährden die Wettbewerbskraft. Stillstand Zugriff, sondern vielmehr um gesetzliche Vorgaben, ist Rückschritt. die in der digitalen Akten-Welt eingehalten werden müssen. So absurd es klingt, Unternehmen, die Doku- menten-Management-Systeme einsetzen, müssen weit höheren rechtlichen und regulativen Vorgaben nach- kommen als Unternehmen, die ihre Akten ausschließ- Künftige Datenspeicher für die digitale lich in Ordnern und Registraturen führen. Das liegt Archivierung zum einen an den elektronischen Abläufen und Do- Gastbeitrag von Immo Gathmann, kumenten, die für Manipulationen anfälliger sind als E-Mail: Immo.Gathmann@t-online.de die frühere Aktenorganisation, zum anderen an neuen Immo Gathmann und Dr. Ulrich Kampffmeyer haben in den Verfahren, die durch die elektronischen Abläufe erst 80er Jahren am Fraunhofer Institut IITB zusammengearbei- erforderlich werden. tet. Regelkonforme Abläufe Nach einer IDC Studie vom März 2007 überschritt die Compliance, der aus dem US-Recht stammende Beg- Menge der weltweit produzierten Daten erstmals be- riff, steht mittlerweile auch in Europa für eine Vielzahl reits im Jahr 2007 die Kapazität der weltweit verfügba- von Vorschriften. Insbesondere wenn es um die ren digitalen Speicher. Diese Schere wird sich weiter Rechtssicherheit von Dokumenten und Dokumenten- öffnen, denn im Jahr 2010 erwartet IDC einen Zuwachs Prozessen geht, spielen die rechtlichen Rahmenbedin- auf 988 Exabytes – 2006 waren es noch 161 Exabytes. gungen, wie etwa der GDPdU (Grundsätze zum Da- Maßgeblichen Anteil daran haben der immer weiter tenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), fortschreitende Einsatz digitaler Bildaufnahmegeräte – der GoBS ( Grundsätze ordnungsgemäßer DV- Digitalkameras, digitale Camcorder, digitale Röntgen- gestützer Buchführungssysteme) oder die EU- aufnahmegeräte, usw. - anstelle analoger Systeme so- Datenschutzrichtlinien eine große Rolle. Tangiert da- wie die ständig wachsende Internetgemeinschaft mit von werden aber auch die Vorgaben zur Erfüllung der geschätzten 1,6 Milliarden online Anschlüssen im Jahr Basel II-Anforderungen für Banken sowie unterneh- 2010. Die Herstellung von Kopien wird extrem erleich- mensinternes Risiko-Management. Und schließlich gibt tert, ebenso ihre Verbreitung weltweit. Dazu passt es für jede Branche weitere spezifische Compliance- auch die Aussage IDC´s, dass der Anteil der von einer Anordnungen, die in Dokumenten- und IT-Prozessen Person erzeugten digitalen Daten geringer ist als der berücksichtigt werden müssen. Anteil der über diese Person hergestellten Daten, z.B. Einer der ersten Schritte zu regelkonformen Abläufen Aufzeichnungen von Überwachungskameras etc.. Aus ist die Dokumentation der Prozesse. Damit haben Un- Sicherheitsgründen geforderte redundante Datenhal- ternehmen die Gewissheit, dass die „realen“ und nicht tung in der IT Industrie stellen eine weitere Quelle des die „gefühlten“ Unternehmensprozesse dargestellt Datenzuwachses dar. Zusätzliche Forderungen des werden. Ungeachtet dessen sollten sich Unternehmen Gesetzgebers Daten revisionssicher zu archivieren – aber darüber im Klaren sein, dass Compliance ein kon- Stichwort Compliance - steigern den Bedarf an ent- tinuierlicher Vorgang ist, der in immer kürzeren Zyk- sprechenden Speichermedien. Davon betroffen sind len Unternehmensabläufe betrifft und verändern wird. etwa 20% aller Daten. Um diesen Forderungen gerecht zu werden muss sich das IT-Management um bessere Stillstand ist Rückschritt Nutzung der Kapazitäten (Stichwort De- Vor diesem Hintergrund sehen die Anbieter von Do- Duplizierung), neue Regeln für die Erzeugung, Spei- kumententechnologien und Dokumenten-Manage- cherung Verteilung und Sicherheit der Daten sowie um ment-Systemen die Entwicklung für dieses Jahr zuver- neue Hilfsmittel zur Erzielung flexibler, anpassbarer sichtlich. Der VOI Verband Informations- und Organ- und erweiterbarer Speichertechniken kümmern. Aber © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 82 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter auch die Speicherhersteller sind gefordert, den Bedarf Solid State Disks – schnell aber teuer an höherer Kapazität, schnelleren Zugriffszeiten und Um einiges schneller noch als Festplatten sind Solid niedrigerem Energieverbrauch zu stillen. State Disks. Die Zugriffszeiten liegen hier im Mikrose- kundenbereich (ca. 200 μs), die Übertragungsraten (80 Tape ist tot – lang lebe Tape MB/s (schreiben) – 250 MB/s (lesen)) erreichen spe- Tot gesagte leben länger. Dies gilt insbesondere für ziell beim Lesezugriff bisher von keinem anderen ex- Bandspeichertechnologien. Seit über 55 Jahren werden ternem Speichermedium erreichte Werte. Darüber hin- Daten auf Magnetbändern aufgezeichnet. Fanden zu aus glänzen sie durch ihre Robustheit, ihren geringen Beginn auf einem 720 Meter langen 12“ Rollenband 1,4 Energiebedarf, die geringe Wärmeentwicklung und ih- MB Daten Platz sind es heute auf einer LTO-4 Kassette re Lautlosigkeit. Allerdings sind diese Speicher bisher bereits 800 GB. Weitere LTO Generationen werden fol- noch sehr teuer > 3 Euro/GB, ihre Lebensdauer liegt gen, die bis zu 3,2 TB an Daten aufnehmen können. bei ca. 5 Jahren, die maximale Kapazität einer Solid Auch die Datentransferrate wird von heute 120 MB/s State Disk beträgt heute 128 GB. Damit sind sie für die auf 270 MB/s zunehmen, dagegen liegen die Zugriffs- Langzeitarchivierung vorerst ungeeignet. zeiten im mehrstelligen Sekundenbereich. Mit weniger als 10 Cent pro GB fallen die Anschaffungskosten für Optische Speicher – Magnetbänder extrem niedrig aus. WORM Medien er- optimal für die Langzeitarchivierung, wenn man auf füllen die Forderung nach Revisionssicherheit, der ge- die richtigen Produkte setzt ringe Energieverbrauch macht Bandsysteme auch für Seit den frühen 80ger Jahren des letzten Jahrhunderts die Langzeitarchivierung interessant. Dafür müssen werden optische Platten für die Archivierung digitaler allerdings die vom Hersteller geforderten Lagerbedin- Daten eingesetzt. Fanden zu Anfang 2 GB an Daten auf gungen bei niedriger Temperatur und niedriger Luft- einer 12“ optischen Platte Platz, bieten heutige optische feuchtigkeit strikt eingehalten werden. Dies wiederum Platten im 5 ¼“ Format 50 GB (Blue-Ray-Disc) bzw. 60 erhöht die TCO über die Archivdauer von 30 Jahren GB (UDO-2) an Kapazität. Die wesentlichen Unter- gesehen. schiede gegenüber den ersten optischen Platten liegen in der Verwendung eines blauen anstelle eines lang- Festplatten – welligeren, roten Lasers und der verbesserten Optik. günstigen Anschaffungskosten stehen hohe Beide Änderungen erlauben die Erstellung kleinerer Betriebskosten gegenüber Vertiefungen bzw. Löcher als Repräsentanten eines Ist ständige Verfügbarkeit der Daten gefragt, stellen Bits und eine dichtere Anordnung derselben in der Festplattensysteme heute sicher die erste Wahl dar. Aufzeichnungsschicht der optischen Platte. Optische Erste Festplatten mit bis zu 2TB Kapazität werden be- Platten werden in erster Linie als WORM Datenträger reits ausgeliefert. Zugriffszeiten im einstelligen Milli- zur Langzeitarchivierung eingesetzt. Sie sind robust sekundenbereich sowie Transferraten von über 100 gegen äußere Einflüsse, bieten eine Transferrate von 5 - MB/s garantieren eine sehr gute Performance. Auch 10 MB/s, der Zugriff erfolgt als „Random Access“ und wenn der Anschaffungspreis mit ca. 20 Cent/GB we- liegt bei 25 – 150 ms. Die Datenlebensdauer liegt bei sentlich unter dem noch vor wenigen Jahren üblichen über 30 Jahren. Ein Nachteil optischer WORM Platten 0,8 Euro/GB liegt, bleibt die TCO für Festplatten auf ist, dass zu ihrem Betrieb spezielle Software benötigt hohem Niveau: Hoher Energieverbrauch für die Geräte wird. Dies erhöht den administrativen Aufwand und selbst und deren Kühlung, hoher Platzbedarf sowie ih- auch die initialen Kosten. Kapazitätserhöhungen auf re Kurzlebigkeit (durchschnittlich 6 Jahre) die häufige- 100 bzw. 120 GB wurden bereits angekündigt. Durch re Migrationsprozesse zur Folge hat, erhöhen die Kos- den Einsatz von Billigprodukten (CD und DVD), der ten für Festplattensysteme. Erste Ansätze, den Ener- dazu führte, dass archivierte Daten nicht mehr gelesen giebedarf von Festplattensystemen zu reduzieren, gibt werden konnten, und den ständig fallenden Preisen es bereits im Markt. Diese Systeme schalten die Disks bei Festplatten haben optische Platten heute mehr ab, auf die gerade kein Zugriff erfolgt. 75% des Ener- denn je einen schweren Stand im Markt, obwohl ihre gieverbrauchs sollen dadurch eingespart werden. Al- Eignung für die Langzeitarchivierung unbestritten ist – lerdings liegen die Anschaffungskosten für solche Sys- vorausgesetzt man setzt nicht auf die oben bereits er- teme bei ca. 3,0 Euro/GB. wähnten Billigprodukte. Da es keine WORM Festplatten gibt, erfordert die revi- Holographische Speicher – sionssichere Archivierung auf Festplatten zusätzlichen der „natürliche“ Nachfolger der optischen Speicher administrativen Aufwand. Dadurch werden die Kos- ten weiter in die Höhe getrieben, so dass Festplatten- Sie gelten gewissermaßen als die Nachfolger der opti- systeme für die Langzeitarchivierung nach heutigem schen Speichertechnologie. Zwei Verfahren zur Spei- Stand weiterhin nur eine untergeordnete Rolle spielen cherung von Hologrammen als Repräsentanten von werden. ganzen Bitströmen werden zur Zeit entwickelt. Dabei © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 83 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter liegt die Firma InPhase mit seiner Entwicklung der ho- Da mit jeder Aufnahme eine komplette Seite (1,4 Mio lographischen Disk in Führung. Bits) gespeichert wird (bei allen anderen optischen Speichern oder Magnetspeichern erfolgt die Speiche- InPhase arbeitet mit einem rung bitweise), erreichen holographische Speicher rela- einzigen Laserstrahl (Wel- tiv hohe Transferraten (160 MBit / s (=20MB/s)). Künf- lenlänge etwa 405 nm (Blau- tige Generationen sehen Transferraten von 80MB/s er Laser)). Dieser wird vor bzw. 120 MB/s vor. Außerdem wird das Medium dem Objekt geteilt - in den während des Schreibens/Lesens nur dann bewegt (ge- Gegenstandsstrahl und den dreht), wenn über die Grenze von 320 Seiten hinaus Referenzstrahl. Der Gegens- geschrieben/gelesen werden muss. tandsstrahl be-/durch- leuchtet das Objekt – ein als „Holografische Seite“ vol- Das Medium ist transparent und nur von einer Seite zu ler schwarzer und weißer Punkte dargestellter Bit- beschreiben. Seine chemische Zusammensetzung strom von 1,4 Millionen Bits - der Referenzstrahl wird kommt ohne irgendwelche Metalle aus. Dadurch wird über Spiegel umgeleitet und trifft hinter dem Objekt es unanfällig Sonneneinstrahlung. Die nächsten Gene- auf den modifizierten Gegenstandsstrahl. Als fotogra- rationen dieser Technik werden 800 GB bzw. 1,6 TB fische Platte dient (Holografische Seite) eine optische Kapazität bieten. Möglicherweise können sie dadurch Speicherplatte auf der das Referenzmuster in dreidi- Marktanteile, die bisher von Band- oder Festplatten- mensionaler Form festgehalten wird. technologie dominiert werden, erobern. Neben InPhase beschäftigt sich auch eine Gruppe namhafter Firmen (angeführt von Optware, Fuji Photo und CMC Magnetics), die sich zur HVD-Alliance zu- sammen geschlossen haben, mit der Entwicklung einer holographischen Disk (HVD = Holographic Versatile Disc). Abb. 2 Datenaufzeichnung und Lesen aufgezeichneter Daten Eine Änderung des Winkels des Spiegels, der den Re- ferenzstrahl umleitet, erlaubt die Speicherung einer Abb. 4 Struktur der Holographic Versatile Disc weiteren Seite auf der optischen Platte, ohne dass diese 1. grüner Schreib-/Lese-Laser (532 nm) 2. roter Positionierungs-/Adressierungs-Laser (650 nm) ihre Position verändert. Bis zu 320 Seiten (~ 56MB) 3. Hologramm (Daten) können so auf einer Stelle des Speichermediums abge- 4. Polycarbon-Schicht legt werden. Dadurch erklärt sich auch die hohe Kapa- 5. Photopolymerische Schicht (Datenträgerschicht) 6. Distanz-Schichten zität (300 GB) des Speichermediums, das den gleichen 7. dichroitische Schicht (reflektiert grünes Licht) Durchmesser wie eine CD hat. Die Aufzeichnungs- 8. Aluminium reflektive Schicht (reflektiert rotes Licht) schicht fällt mit 1,5 mm jedoch im Vergleich zu ande- 9. Transparente Basis P. PIT ren optischen Datenträgern wie CD oder DVD sehr dick aus, da die Interferenzmuster, wie oben gesagt, Bei diesem Verfahren werden zwei Laser verwendet: räumlich gespeichert werden. ein blau-grüner zum Schreiben und Lesen der Daten, ein roter zum Schreiben der Daten und Lesen von Hilfsinformationen, vergleichbar den Sektor-, Kopf- und Segment- Informationen auf einer Festplatte. Bei- de Laser werden überlagert (im obigen Bild zur Klar- 1.0mm AR (“Anti-Reflektierendes”) Substrat heit nebeneinander gezeichnet) und erzeugen ein Inter- 1.5mm “Aufzeichnungsschicht” ferenzmuster, das als Hologramm in der Photopoly- 1.0mm AR (“Anti-Reflektierendes”) Substrat merschicht festgehalten wird. Beim Lesezugriff, liest der blau-grüne Laser das Hologramm aus der Poly- Abb. 3 Medium, schematischer Aufbau. merschicht aus, während der rote die Hilfsinformatio- nen auf der Aluminiumschicht liest. Wie das obige Bild zeigt, ist der Aufbau der HVD wesentlich komplexer als der des InPhase-Mediums. Der Vorteil dieses Ver- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 84 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter fahrens liegt darin, dass damit bis zu 3,9 TB auf einer Speichermedium – ein dünner Polymerfilm - dagegen Disk gespeichert werden können und die Transferrate bewegt sich relativ zum Schreib-/Lesekopf. Obwohl es schon in der ersten Generation bei 125 MB/s liegen sich um ein teilweise mechanisches Verfahren handelt, wird. werden Übertragungsraten von 3 – 4 MB/s erreicht. IBM rechnet mit den ersten Prototypen noch in diesem Beide holographischen Techniken bieten die Möglich- Jahr. Langfristig sollen Millipede Speicher die heutigen keit, die zu speichernden Daten durch eine zusätzliche Festplatten ersetzen. Maske per Hardware zu verschlüsseln, so dass sie nur noch mit dem selben Laufwerk oder einem Laufwerk Racetrack Memory – mit derselben Verschlüsselungsmaske gelesen werden schnell und für die Ewigkeit können. Die so verschlüsselten Daten sind somit fast nicht zu „knacken“. Die Lebensdauer holographischer Hierbei handelt es sich um eine neue Speichertechno- Speicher wird mit mehr als 50 Jahren angegeben. Zu- logie, die von IBM entwickelt wird. Sie soll die hohe sammen mit den aufgeführten Speicherkapazitäten Leistungsfähigkeit von Flashspeichern mit der großen und Transferraten stellen sie vielleicht das Archivspei- Kapazität und den niedrigen Kosten der Festplatte chermedium der Zukunft dar. kombinieren. Die Daten werden in Form von winzigen, gegensätz- Millipede Nanospeicher – lich magnetisierten Bereichen (Domänen) in einem der Tausendfüßler unter den Speichermedien Nanodraht gespeichert. Seit Jahren arbeitet IBM an der Entwicklung der Mille- pede (Tausendfüßler) Nanospeicher. Das Grundprin- zip ist vergleichbar mit der früheren Lochkarte, jedoch mit Größenordnungen, die im Nanobereich liegen. Mit Hilfe tausender, feinster Nadeln werden winzige Ver- tiefungen, die die einzelnen Bits repräsentieren, in ei- ner dünnen Polymerschicht erzeugt. Mit den selben Nadelspitzen kann man auch Vertiefungen in der Po- lymerschicht erkennen und so die Bits wieder auslesen. Abb. 6 Nanodraht mit mehreren Domänen (blau, rot) und zentraler Zum Überschreiben werden auf dem Rand einer Ver- Schreib-/Leseeinheit tiefung neue Vertiefungen erzeugt, deren Ränder die alten Vertiefungen überlappen und so das Polymerma- Die einzelnen Domänen im Nanodraht werden mit ei- terial in die alte Vertiefung drängen. ner Geschwindigkeit von 100 m/s über die zentrale Schreib-/Leseeinheit verschoben. Die Datenbits schei- nen durch den Datenleiter zu rasen, daher der Name „Racetrack“. Die Zugriffszeiten bewegen sich dabei im Bereich unter einer Nanosekunde, sind also mehrfach geringer als bei Flash-Speichern. Ordnet man viele Tausende dieser Nanodrähte, die zwischen 10 und 100 Bits speichern können, senkrecht auf einer Fläche an, kann laut IBM eine Datendichte erzielt werden, die rund 100-mal höher liegt als bei heute verfügbaren Festplatten. Als Alternative zu Flash- und Festplattenspeichern soll sich der Racetrack -Speicher eignen, weil er bewegungslos arbeitet. Medi- um und Schreib-/Lese-Kopf stehen fest und sind per Halbleitertechnik gefertigt. Dadurch gibt es keine Ab- nutzungserscheinungen, was den Racetrack-Speicher widerstandsfähiger als alle bisherigen Speichertechno- logien macht und ihm eine nahezu unbegrenzte Le- bensdauer verleiht – eine sehr gute Voraussetzung für Abb. 5 Millipede Schreib-/Lesekopf (Oben); Vertiefungen im Polymer- den Einsatz zur Langzeitarchivierung. Mit den ersten film (Unten) Prototypen dieser Speichertechnologie ist laut IBM in ca. 10 Jahren zu rechnen. Die Dichte der Vertiefungen kann so extrem hoch ge- wählt werden, dass bis zu 125 GB auf einem Quadrat- zoll großen Bereich gespeichert werden können. Aktu- ell werden Schreib-/Leseköpfe mit 64 * 64 (4096) Na- delspitzen eingesetzt. Diese sind fest installiert, das © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 85 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Merkmal Band Festplatte Solid-State-Disk Optische Platte Holographische Millipede Racetrack Disc Memory Kapazitäts bis zu 3,2 TB bis zu 2,0 TB bis zu 128 GB bis zu 100 GB bis zu 3,9 TB bis zu 125 GB bis zu mehreren Roadmap TB Transferraten 20 MB/s – 40 MB/s – 80 MB/s – 4 MB/s – 20 MB/s – 3 MB/s – 4 > 250 MB/s Roadmap 270 MB/s 150 MB/s 250 MB/s 12 MB/s 125 MB/s MB/s Lebensdauer 7 – 10 Jahre 6 Jahre 5 Jahre 30 Jahre 50 Jahre ? 100 Jahre Medium Preis / GB 0,25 – 1,00 € 0,2 – 0,8 € 3,00 – 5,00 € 1,00 € 0,4 – 0,5 € / GB ? ? Umgebungs- Spezielle Periodisches bedingungen Bedingungen Hochfahren Büroumgebung Büroumgebung Büroumgebung Büroumgebung Büroumgebung sind notwendig einzuhalten Physikalisch nein nein nein ja ja nein nein WORM Wahlfreier Zugriff nein ja ja ja ja ja ja Berührung ja ja nein nein nein ja nein SL-Kopf – Medium HW unterstützte nein ja nein nein ja nein nein Verschlüsselung Abb. 7 Zusammenfassung der vorgestellten Techniken und ihre Eignung für die Langzeitarchivierung soweit bisher bekannt. Quellen: Lebenslanges Lernen – IBM: Storage-Kompendium 2008 Frommer Wunsch oder gelebte Realität? IBM: Gastbeitrag von Nicolas Scheel, http://www.almaden.ibm.com/spinaps/research/sd/?r Consultant in einer international tätigenden Unter- acetrack nehmensberatung. IBM: E-Mail nicolas.scheel@richtig-ecommerce.de http://domino.watson.ibm.com/comm/pr.nsf/pages/rs Webseite: http://www.richtig-ecommerce.de c.millipede.html Nicolas Scheel war von 2001 bis 2002 Mitglied des PRO- IDC: The Expanding Digital Universe, März 2007 JECT CONSULT Teams. Immo Gathmann: Holographie mischt die Archivspeicher- szene auf, PROJECT CONSULT Newsletter 20071015 Die Erweiterung und Entwicklung unseres Wissens InPhase: Tapestry Brochure 2007 können kontinuierlich und ohne großen finanziellen Aufwand erfolgen. Dieser Artikel gibt Anregungen, wie der eigene Horizont erweitert und hard und soft skills trainiert werden können. Entscheidend für den Erfolg des persönlichen Lernens sind weniger externe Förderungen, sondern die interne Motivation. Das Konzept des „lebenslangen Lernens“ ist in aller Munde und hat den Einzug in bundespolitische Kon- zepte gefunden. Der alte Spruch „Was Hänschen nicht lernt, lernt Hans nimmermehr“ scheint nicht mehr zu gelten. Wie kann aber diese Idee im normalen Projekt- alltag und im Unternehmen umgesetzt werden? Dieser Artikel soll Beispiele und Anregungen geben, wie kon- tinuierliche Weiterbildung des einzelnen Mitarbeiters konkret gelebt werden kann und nicht notwendiger- weise immense Budgets voraussetzt. Horizonterweiterung Wer kennt die Situation nicht? Egal ob Experte oder Projektleiter, man ist so in seinem Tagesgeschäft ver- tieft, dass kaum Zeit bleibt zu erfahren, was die Kolle- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 86 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter gen zwei Tische weiter besprechen oder welche Inhalte Nur wenn ich weiß, wie ich auf andere wirke, kann ich der „workstream C“ umfasst. Auch die Weiterentwick- mein Verhalten entsprechend steuern. lung der Kundenstrategie oder das neue Release des Um das Gelernte zu vertiefen und zu üben, organisie- Spring Frameworks klingen interessant. Aber wer hat ren wir in einer Gruppe von 10 Personen in regelmäßi- schon Zeit, sich damit auseinanderzusetzen? gen Abständen Soft Skill Trainings. Innerhalb einer Hier haben sich aus meiner Sicht zwei Methoden be- Stunde bekommen zwei Personen die Gelegenheit zu währt. Auf Projektebene veranstalten wir ungefähr alle einem Kurzvortrag. Thema, Sprache, Medien sind da- vier Wochen so genannte Brown Bag Sessions. Das bei völlig frei vom Präsentierenden zu wählen, so dass Team trifft sich, und während die versammelte Mann- auch Raum für Experimente bleibt. Eine anschließende schaft zu Mittag isst, wird ein Thema des Projekts oder Feedbackrunde zeigt sowohl die guten als auch die des Kunden intensiv beleuchtet. Die Wahl des Themas verbesserungsfähigen Punkte des Vortrags auf. ist dem jeweils Vortragenden überlassen, wir haben in letzter Zeit Interessantes über Middleware Architektu- Hard Skills ren, Wachstumsstrategie des Kunden, Business Rules, Das Erlernen der für die Berufsausübung notwendigen Sicherstellung der Verfügbarkeit der IT Infrastruktur Fertigkeiten wird aus meiner Sicht von allen Unter- und die Kerngeschäftsprozesse des Kunden (und unse- nehmen gefördert. Projektmanagementfähigkeiten, res Projekts) erfahren. Die Themen sind also breit ge- spezielle Java Expertise oder tiefes Know-How einer streut, aber genau das ist ja Sinn und Zweck der Hori- Standardanwendung sind Grundvoraussetzungen für zonterweiterung. die Durchführung der jeweiligen Arbeit. Auf Unternehmensebene werden ungefähr alle acht Auch hier kann der Grundstein durch Seminare gelegt Wochen Technology Briefing Sessions veranstaltet. In werden. Methoden und Tools für die Aufwandsschät- einem größeren Rahmen werden hier beispielsweise zung können vorgestellt, eine Projektplanung durchge- die Produktpalette von Partnerunternehmen vorge- führt und unterschiedliche Kennziffern für das Pro- stellt, technologische Entwicklungen im Open Source jektcontrolling vermittelt werden. Bereich präsentiert und kommentiert oder Projekter- gebnisse und Hilfsmittel demonstriert, die in anderen Wirklich detaillierte Kenntnisse der Thematik mit all Projekten weiterverwendet werden können. Die Vor- ihren Feinheiten, Abhängigkeiten und Tücken werden tragenden sind hierbei sowohl interne als auch externe, nur durch ein langes Training-on-the-Job erworben. so dass darauf geachtet werden muss, dass die Präsen- Hier vermischt sich auch stark Wissen mit Erfahrung, tationen inhaltlich überzeugen und nicht zu einem so dass es meiner Meinung nach keine „Abkürzung“ Sales Pitch verkommen. gibt. Soft Skills Akademische Entwicklung Die berühmten Soft Skills wie beispielsweise Präsenta- Waren die bisher vorgestellten Ideen recht eng an der tionstechniken, Moderationstechniken oder Rhetorik aktuellen Arbeit des Mitarbeiters orientiert, so bietet können selbstverständlich ebenfalls gelernt und wei- eine Promotion oder der Abschluss eines MBAs die terentwickelt werden. Am Beispiel der Präsentations- Gelegenheit, eine Betrachtung aus der Vogelperspekti- techniken möchte ich drei Varianten vorstellen, wie ve vorzunehmen. Die unterrichteten Themen sind üb- diese erlernt und vor allem verbessert werden können. licherweise breit gefächert, so dass einerseits ein ge- wisser Abstand zur täglichen Arbeit gewahrt wird, a- Mit Hilfe von Computer Based Trainings (CBT) kann ber andererseits die Ideen in die Praxis übertragen sehr gut die Struktur einer Präsentation vermittelt werden können. Unabhängig von der Entscheidung, werden. Was sind die Ziele meiner Präsentation? Wie den akademischen Abschluss parallel zur Arbeit oder entwerfe ich eine Storyline, um die Ziele zu vermit- freigestellt voranzutreiben, ist mit einem hohen Zeit- teln? Welche Medien sollte ich wie einsetzen? Diese aufwand zu rechnen. Art von Fragen kann hervorragend in einem CBT oder alternativ natürlich auch mit Büchern beantwortet Fazit werden. Lernen ist kein Zufall! Lernen ist nicht auf staatliche Schulungen mit professionellen Trainern vermitteln Förderung angewiesen! Lernen ist nicht abhängig vom neben den Grundlagen der Präsentation insbesondere Arbeitgeber! Jeder einzelne kann sich weiter entwi- wertvolle Tipps, z.B. wie man seine Gestik wirkungs- ckeln und die eigenen Kenntnisse erweitern oder voll einsetzt oder wie man die eigene Nervosität in den verbessern. Es braucht nur Initiative und gute Ideen, Griff bekommt. Darüber hinaus schätze ich das direkte die Förderung durch den Arbeitgeber oder den Staat Feedback in derartigen Schulungen, sei es von anderen sehe ich als kleines „Goodie“ on top. Teilnehmern, von den Trainern oder auch per Video. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 87 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter MIKE2 - An Open Methodology for Information to help other organizations in the implementation of Management solutions, based on your own experiences and insights helps drive refine emergent practices that are accepted Guest contribution by Atle Skjekkeland, as a whole. As described on the MIKE2 site, the idea of Vice President, AIIM international the methodology is not to re-invent the core methodol- Email: askjekkland@aiim.org ogy of implementation but to refine it over time. Web site: www.aiim.org/training Phased approach for implementing solutions MIKE2 is an information management delivery meth- The conceptual framework overall should be quite fa- odology developed by BearingPoint and made avail- miliar to anybody who has managed or worked on able to the public as Open Source at technology implementations. As MIKE2 discusses, im- http://mike2.openmethodology.org/wiki/MIKE2.0_ plementation happens in a number of stages or phases Methodology. The acronym MIKE stands for “Method with activities occurring in a specified order to help for an Integrated Knowledge Environment”, and AIIM ensure that the systems built are targeted and remain has incorporated parts of the MIKE2 methodology into targeted at the specific business drivers of your organi- their new Enterprise 2.0 Certificate programs. zation. MIKE2 History MIKE2 has been used by BearingPoint in a number of engage- ments for information management systems of all kinds including content management, portals, knowledge management, busi- ness intelligence, and others. While initially focused around struc- tured data, the goal of MIKE2.0 is to provide a comprehensive methodology for any type of Information Development. In this context, Information Development is about: • Driving an overall approach through an organiza- The above image, an illustration referenced at tion’s Information Strategy mike2.openmethodology.org, shows the five phases of MIKE2. These are: • Enabling people with the right skills to build and manage new information systems while creating a Phase 1 Business Assessment culture of information excellence Phase 2 Technology Assessment • Moving to a new organizational model that delivers Phase 3 Information Management Roadmap an improved information management competency Phase 4 Design Increment • Improving processes around information compli- Phase 5 Incremental Development, Testing, Deploy- ance, policies, practices and measurement ment and Improvement • Delivering contemporary technology solutions that Looking at these in greater details, we see that Phase 1 meet the needs of highly federated organizations is what the creators of the MIKE2 methodology call the Using a collaborative approach to the continuous im- business assessment, forming the basis of the strategy provement of this methodology, use of the MIKE2 wiki for the entire implementation. allows you to modify or add content that should be Phase 2 is the technology assessment. The purpose of added to the methodology as appropriate. Participa- this phase is to understand where you stand with cur- tion is open so you should feel free to jump in and edit, rent technology in your organization, where you want refine, correct and add extra information as you like. In to go with the technology that will ultimately be de- a true collaborative environment, contributing content © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 88 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter ployed and where the gaps are between the current Using MIKE2, by building in continuously working and future states of your technology infrastructure. models, the expectation is that any problems that arise (Note that the outcome of left side or early stages of in continuously building and improving the system MIKE2 is called the strategic program blueprint, a can be addressed as part of the process of BUILDING summarization of the combined work of phases one the system, rather than finding out at the end of a pro- and two, which are the business assessment and tech- longed implementation period of 6-18 months that the nology.) business requirements were not adequately captured or that the needs/expectations have changed over the As we move forward in the MIKE2 diagram, we see course of the project. that Phase 3 is the information management roadmap. This is where you begin to gather together everything Join MIKE2 now! that has been assessed in Phases one and two and move forward into building working systems, having The MIKE2.0 Methodology uses a foundation of open decided what needs to be accomplished from a busi- source technologies with a number of extensions and ness standpoint, what technology is already in place, customizations. The overall product is referred to as and what will need to be acquired and modified for the “omCollab” and is released in its entirety to the open purposes of your project. source community as part of the project. The MIKE2.0 collaboration environment provides the following ca- The circular nature of Phases three through five is de- pabilities: rived from the lean and agile way of thinking. MIKE2 is oriented towards getting to working solutions that • A Wiki to collaboratively create and share content may start out relatively small with not much function- (based on the same MediaWiki software that pow- ality then built upon and refined as you grow your ers Wikipedia) implementation. This growth may be to the ultimate • Blogs to publish individual or group-based infor- conclusion within a certain specific project, or in ex- mation (based on Wordpress) panding an existing implementation to a larger setting, • Social Bookmarking for storing, sharing and dis- such as cross-departmental or enterprise. covering web bookmarks The end result of this loop is that as you are building • Social Networking for the MIKE2.0 community to out the solution, you create a design increment in store basic profile information and to interact with phase four that builds the system based on the road- one another map and foundation activities. The design phase breaks apart the design of your ECM system into • Tag (metadata) and categories are used to classify smaller pieces, in order to make meaningful designs articles, blogs and bookmarks into a common tax- available for quick turnarounds and use. onomy. MIKE2.0 brings these two concepts together in the bookmarking component. Phase 5 is the actual incremental development, testing, • Techniques and technologies to mashup to deployment, and improvement phase. Until the project MIKE2.0, to build integrated solutions based on is complete Phase five leverages a feedback loop to open content and internally held assets phase 3 for analysis of what did not work from the previously deployed iteration of the loop, allowing the • Search for users to discover content across feder- implementation team focus on any fixes that need to be ated repositories. MIKE2.0 uses Google Custom deployed, as well as new capabilities to be layered in Search the next design, deployment, and testing iteration. • A rich user interface with advanced navigational components an integrated skin and single sign on to The Advantage provide common look and feel across the platform Governance is an important aspect of MIKE2, and the • An Open Methodology Compliance (OMC) capabil- governance model provides assessment tools, informa- ity to link an organization into the MIKE2.0 open tion standards, organizational structures and roles and standard responsibilities in relation to managing information as- sets. Conclusion The MIKE2 methodology differs from many traditional MIKE2 is proving to be a comprehensive delivery implementation methodologies, very often known as methodology for information management solutions, the “waterfall” implementation method, which have but need more guidelines and best practices for im- long-time lags between the completion of the upfront plementing Enterprise Content Management. The fact requirements gathering and when a working system is that MIKE2 leverages Open Source and embraces an produced. The traditional delays can be weeks, Enterprise 2.0 mentality of collaboration means that months, or in extreme cases, years. over time, refinement and strength will transform © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 89 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter MIKE2 into an even more solid and consistent meth- Wir haben dies im Zuge unserer Tätigkeit als Syste- odology that provides consistent accepted practices mintegrator schon früh erkannt und im Laufe der Jahre within our industry. By joining and providing your in- ein Frontend entwickelt, das sich für den Einsatz auf put now, you will help shape the future of delivering ECM/Archiv-Systemen wie beispielsweise Arcis, Sa- information management solutions in the future. perion, FileNet oder IBM geeignet. Als aktiver Client konzipiert, bietet die Lösung sämtliche Standardfunk- tionen für das Scannen, Übernehmen, Archivieren, Re- cherchieren und Bearbeiten von Dokumenten, ist XML- Mit Ergonomie die Akzeptanz von ECM- basiert und vollständig auf dot.net aufgebaut. Bei der Lösungen steigern Entwicklung wurde auf insbesondere auf zwei Dinge Gastbeitrag von Manfred Forst, Geschäftsführer, geachtet: Schnelligkeit und Ergonomie. Konnektivität DMSFACTORY GmbH, heißt ein weiteres Stichwort: Daten gebende und - E-Mail: Manfred.Forst@dmsfactory.com nehmende Systeme lassen sich beliebig unter der Lö- Website: http://www.dmsfactory.com sung vereinen, die Kommunikation funktioniert nach dem Plugin-Prinzip. Apple macht es seit Anbeginn vor, Microsoft hat spä- testens mit Vista nachgezogen: Der Stellenwert einer Die Option, einen alternativen Client zur gewählten leicht handhabbaren und auf die Arbeit des Einzelnen ECM-Backend-Technologie zu nutzen, eröffnet den abgestimmten Benutzeroberfläche nimmt heute stetig Anwendern zusätzlichen Benefit. Sie stellt aber auch an Bedeutung zu. Denn für den Anwender wird das für die Hersteller einen weiteren strategischen Erfolgs- Konglomerat der Anwendungen, aus denen heraus im faktor beim Vertrieb ihrer Produkte dar – in dem sie IT-Untergrund eines Unternehmens Informationen er- die Auftragswahrscheinlichkeit signifikant erhöht. zeugt und verarbeitet werden, immer unübersichtli- Mittlerweile ist der Ansatz über das reine Clientstadi- cher. Dabei ist für ihn nur wichtig, was vorne am Bild- um hinaus: Nach diversen Weiterentwicklungen um- schirm herauskommt. Je komplexer das „Dahinter“, fasst die Software sämtliche DMS-Standardfunktionen desto bedienungsfreundlicher muss also die Mensch- von der Erfassung bis zum Retrieval und bietet damit Maschine-Schnittstelle sein. auch Einzelnutzern denselben DMS-Komfort wie Für Hersteller von DMS-, Archiv- und anderen Ba- Großanwendern. Die Ergonomie ist hier die Grundlage ckend-Technologien stellt dies eine große Herausfor- für die Akzeptanz der ECM-Lösungen. derung dar. Wer hervorragende Servertechnologie bie- tet, aber nur einen veralteten Client vorzuweisen hat, gerät schnell ins Hintertreffen. Auf dem Vormarsch Neue Anforderungen an die Aufbewahrung sind daher kombinierte Lösungen aus hervorragender betrieblicher Datenbestände Backend-Technologie und anwenderorientierten, Sys- tem unabhängigen Oberflächen. Gastbeitrag von Bernhard Lindgens Bernhard Lindgens gilt als einer der Väter des Daten- Wie anwenderfreundlich eine Software ist, entscheidet zugriffsrechts der Finanzverwaltung und ist derzeit in der immer häufiger über Akzeptanz der gesamten Lösung. Betrugsbekämpfung im Bundeszentralamt für Steuern in Eine Benutzeroberfläche muss funktionale wie ästheti- Bonn beschäftigt. sche Bedürfnisse befriedigen und ein effektives und effizientes Arbeiten ermöglichen. Die End- Entgegen mancher Befürchtung – oder besser gesagt Nutzer/innen sind die eigentliche Zielgruppe bei der Hoffnung – hat sich das seit 2002 zulässige Daten- Softwareentwicklung. Auch die Administratoren müs- zugriffsrecht der Finanzbehörden bei Außenprüfungen sen zwar mit dem System künftig arbeiten, viel wichti- keineswegs als Papiertiger entwickelt. Dazu beigetra- ger sind die zahlreichen Mitarbeiter/innen, ohne deren gen hat neben der mittlerweile hohen digitalen Prü- Akzeptanz eine Lösung schnell zum Scheitern verur- fungsdichte auch eine erstaunliche Anzahl von Fi- teilt ist. nanzgerichtsurteilen zu Gunsten der Prüfungsdienste. Zusätzlichen Rückenwind erhalten die Finanzbehör- Bei Großunternehmen mag der Trend dahingehen, den jetzt durch gleich mehrere neue Vorgaben, unter DMS-Funktionalitäten zunehmend in Portale oder füh- deren Licht die teils nach wie vor unvollständige Auf- rende Anwendungen einzubetten, anstatt neue Ober- bewahrung steuerlich relevanter Unternehmensdaten flächen zu etablieren. Andere Anforderungen hat hin- noch kritischer als bereits bislang betrachtet werden gegen der klassische Mittelstand. Dort werden viel- muss. Dazu zählen insbesondere das steuerliche Risi- mehr intuitiv zu bedienende Oberflächen benötigt, aus komanagement einschließlich der Verpflichtung zur denen heraus sämtliche Geschäftsprozesse angestoßen künftigen Übermittlung elektronischer Bilanzen und werden. Gewinn-/Verlustrechnungen, das erstmalig eingeführ- te Verzögerungsgeld zur Sanktionierung von Pflicht- verletzungen zur Gewährung des Datenzugriffs sowie © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 90 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter – was dem ersten Anschein nach zunächst überraschen Wichtige Kriterien bei der Fallauswahl stellen neben mag - die neu geregelte Vorschrift in der Abgabenord- der Größenklasse des Unternehmens bestimmte Risi- nung zur Verhinderung steuerlicher Gestaltungsmiss- koparameter und „Compliance-Faktoren“ dar. Belast- bräuche. bare Aussagen darüber, welche Merkmale nun genau einem Unternehmen zum ständigen Logenplatz auf Automatisierte Risikoeinstufung dem Radarschirm der Finanzverwaltung verhelfen, Schon lange vor der Einführung des Datenzugriffs- wird ebenso wie die Gewichtung der erfüllten Einzel- rechts der Finanzbehörden bemängelten die Rech- kriterien aus nachvollziehbaren Gründen nicht publi- nungshöfe eine ihrer Auffassung nach wenig effiziente ziert. Gleichwohl lassen sich aus den bisherigen Prü- Arbeitssteuerung bei Außenprüfungen. So forderte der fungserfahrungen etliche steuerliche Fallstricke ablei- Bayerische Oberste Rechnungshof in seinen Feststel- ten, die in der Vergangenheit regelmäßig das Interesse lungen zur Betriebsprüfung (TNr. 25, des Betriebsprüfers geweckt haben und auf die selbst http://www.orh.bayern.de) unter anderem ein wirk- ein automationsunterstütztes Risikomanagement der sames Risikomanagement und eine Straffung der ge- Finanzverwaltung kaum verzichten dürfte. samten zeitlichen Abwicklung steuerlicher Außenprü- Weitaus schwieriger gestalten sich dagegen Voraussa- fungen von der Fallauswahl bis hin zum Erlass der gen über den „Compliance-Faktor“ des steuerlich ge- Änderungsbescheide. Die Mängelrügen sind nicht aus führten Unternehmens. Allgemein wird mit Complian- der Luft gegriffen, sondern basieren auf Erhebungen ce die Einhaltung von gesetzlichen Regularien um- der Finanzverwaltung. Danach führt eine risikoorien- schrieben. Denkbar wäre daher eine Prüfungsauswahl tierte Fallauswahl statistisch belegt zu deutlich höhe- aufgrund ren steuerlichen Mehrergebnissen als turnusmäßige • häufiger Beanstandungen in der Vergangenheit, Prüfungen. • wiederholter Fristüberschreitungen bei der Abgabe Die Kritik der Rechnungshöfe an der verbesserungs- von Steuervoranmeldungen und -erklärungen so- würdigen Effizienz ist bei den Finanzbehörden auf of- wie fene Ohren gestoßen. Angesichts des unter dem Diktat • negativer Feststellungen in bisherigen Betriebsprü- leerer Kassen gebotenen und von einigen Bundeslän- fungs-Berichten. dern bereits vollzogenen deutlichen Personalabbaus bleibt ihnen eine Umgestaltung der bisherigen Prü- Im Hinblick auf den Datenzugriff im Rahmen von Au- fungspraxis ohnehin nicht erspart. Erschwerend ßenprüfungen steht zu vermuten, dass darüber hinaus kommt für die Landesfinanzminister hinzu, dass trotz neben einer mangelhaften Bereitstellung steuerlich re- bundesweit stark gestiegener Fallzahlen (beispielswei- levanter Datenbestände auch Verstöße gegen Aufbe- se durch steuerliche Registrierung der „Ich-AG’s“) die wahrungspflichten in den Katalog der unerwünschten neuerdings nachgelagerte Besteuerung von Altersein- Handlungen aufgenommen werden. künften das noch vorhandene Personal im Veranla- Selbstverständlich bedarf der Einsatz eines Risikoma- gungsbereich bindet und eine nennenswerte Aufsto- nagementsystems das Vorhandensein maschinell aus- ckung der Prüfungsdienste zumindest mittelfristig wertbarer Daten über das Unternehmen. Und zwar ausschließt. lange bevor die formelle Prüfungsankündigung ergeht Als Ausweg aus dem sich abzeichnenden Dilemma und das spätere Datenzugriffsrecht der Prüfungsdiens- haben Bund und Länder deshalb den Einsatz eines te im Rahmen der Außenprüfung ausgeübt werden bundeseinheitlichen Risikomanagementsystems in der darf. Eben zu diesem Zweck wurde für nicht bilanzie- Außenprüfung beschlossen. Durch eine gezielte Fall- rende Unternehmen der obligatorische Vordruck „Ein- auswahl prüfungswürdiger Betriebe sollen innerhalb nahmenüberschussrechnung (EÜR)“ mit Kennziffern der Verjährungsfristen nur noch die Unternehmen ge- versehen. Für bilanzierende Unternehmen erfolgt die prüft werden, bei denen von einem hohen steuerlichen Datenerhebung in absehbarer Zeit über standardisier- Risiko ausgegangen werden kann. Mit dem Einsatz ei- te, elektronisch zu übermittelnde Bilanzen und Ge- nes Risikomanagements bei der Fallauswahl prü- winn-/Verlustrechnungen. Die rechtliche Ermächti- fungswürdiger Betriebe verfolgt die Finanzverwaltung gung dazu findet sich im durch das „Gesetz zur Mo- aber nicht ausschließlich eine signifikante Effizienz- dernisierung und Entbürokratisierung des Steuerver- steigerung ihrer Prüfungsdienste. Vielmehr soll die in fahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz)“ vom 20. De- der Vergangenheit wiederholt in Aussicht gestellte zember 2008 eingefügten § 5b EStG für Wirtschaftsjah- Zeitnähe von Außenprüfungen nun endlich umgesetzt re, die nach dem 31. Dezember 2010 beginnen. Ledig- werden. Davon profitieren auch die geprüften Unter- lich zur Vermeidung unbilliger Härten sollen die Fi- nehmen, bedeutet doch eine zeitnahe Klärung steuer- nanzbehörden danach auf eine elektronische Übermitt- lich relevanter Sachverhalte letztlich Planungssicher- lung verzichten. heit. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 91 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Verzögerungsgeld Über die Auslegung dieser „Kann“-Vorschrift in der Grundsätzlich waren buchführungspflichtige Unter- Praxis und die Höhe der tatsächlich von den Finanz- nehmen in der Vergangenheit nach § 146 Abs. 2 Satz 1 behörden verhängten Verzögerungsgelder jetzt und an AO verpflichtet, ihre Bücher und die sonstigen erfor- dieser Stelle zu spekulieren, ist müßig. Fest steht frei- derlichen Aufzeichnungen in Deutschland zu führen lich, dass Nachlässigkeiten bei der Aufbewahrung und aufzubewahren. Ausnahmen galten lediglich für steuerlich relevanter Unternehmensdaten das Prü- Betriebsstätten und Organgesellschaften im Ausland. fungsklima nachhaltig belasten und empfindliche fi- Dem entgegen kann die zuständige Finanzbehörde nanzielle Konsequenzen haben werden. jetzt auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen be- willigen, dass elektronische Bücher und sonstige erfor- Rechtlicher Gestaltungsmissbrauch derliche elektronische Aufzeichnungen (u.a.) in einem Wie sicherlich allgemein bekannt, wird längst nicht je- Mitgliedstaat der Europäischen Union geführt und de legale Gestaltungsmöglichkeit von den Finanzäm- aufbewahrt werden. Dazu müssen allerdings einige tern anstandslos akzeptiert. Rückendeckung gibt ihnen Voraussetzungen erfüllt sein: dabei seit Jahren eine zuletzt heftig kritisierte Ermäch- tigung in der Abgabenordnung. Deren Neufassung de- • Die Zustimmung zur Durchführung eines Zugriffs finiert nun erstmals, wann rechtlicher Gestaltungs- auf elektronische Bücher und sonstige erforderliche missbrauch vorliegen soll. elektronische Aufzeichnungen wird der zuständi- gen Stelle des Staates vorgelegt, in den die elektro- Mit dem verderblich klingenden Begriff des steuerli- nischen Bücher und Aufzeichnungen verlagert chen Gestaltungsmissbrauchs brachten viele Bundes- werden sollen, bürger noch vor kurzer Zeit allenfalls wagemutige Ka- • der zuständigen Finanzbehörde wird der Standort pitalanlagen auf tropischen Inseln in Zusammenhang. des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftra- Dabei führt der Weg ins Steuerparadies keineswegs gung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mehr zwangsläufig in die sonnige Karibik: Zu Beginn mitgeteilt, des Jahres 2008 erfuhr die bis dato augenscheinlich völ- lig ahnungslose Öffentlichkeit aus medienwirksam or- • in der Vergangenheit wurde den Buchführungs- ganisierten Fahndungsmaßnahmen, dass vergleichbare pflichten vollumfänglich nachgekommen – laut Ge- Oasengestaltungen selbst über Kleinstaaten im eher setzesbegründung muss sich der Steuerpflichtige nasskalten Nordeuropa abgewickelt werden. „kooperativ gezeigt“ haben – und In der seither kontrovers geführten Diskussion um die • der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO in vollem steuerlichen Verfehlungen der oberen Zehntausend Umfang möglich ist. und einer verfassungskonformen Vorgehensweise des Doch zusammen mit der neuen Großzügigkeit hat der Staates bei der Informationsbeschaffung über poten- Gesetzgeber eine verschärfte Sanktionslage bei Verstö- zielle Steuerhinterzieher wird freilich nicht ausrei- ßen gegen die Mitwirkungs- und Vorlagepflichten her- chend zwischen kriminellen Machenschaften und gestellt. So sieht das „Jahressteuergesetz 2009 (JStG rechtlichem Gestaltungsmissbrauch unterschieden. So 2009)“ vom 19. Dezember 2008 selbst bei nicht ausge- dürfen die jeweiligen Steuergesetze durch den Miss- lagerter Buchführung und reinen Inlandssachverhalten brauch durchaus legaler - meist zivilrechtlicher Gestal- hohe Verzögerungsgelder vor. So lautet der eigens neu tungsmöglichkeiten zwar nicht umgangen werden; ein geschaffene Absatz 2b des einschlägigen Paragrafen derartiger Gestaltungsmissbrauch im Sinne der Abga- 146 der Abgabenordnung wie folgt: benordnung führt jedoch längst noch nicht zur An- „Kommt der Steuerpflichtige der Aufforderung zur nahme einer strafbewehrten Steuerhinterziehung. Rückverlagerung seiner elektronischen Buchführung Denn dazu bedarf es neben der Steuerverkürzung noch oder seinen Pflichten nach Absatz 2a Satz 4, zur Ein- einer bewussten oder zumindest grob fahrlässigen räumung des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6, zur Er- Pflichtverletzung. teilung von Auskünften oder zur Vorlage angeforder- Überdies steht es nach der ständigen Finanzrechtspre- ter Unterlagen im Sinne des § 200 Abs. 1 im Rahmen chung allen Steuerpflichtigen grundsätzlich offen, ihre einer Außenprüfung innerhalb einer ihm bestimmten Rechtsverhältnisse frei zu gestalten und sich dabei an angemessenen Frist nach Bekanntgabe durch die zu- der niedrigsten Steuerbelastung zu orientieren. ständige Finanzbehörde nicht nach oder hat er seine elektronische Buchführung ohne Bewilligung der zu- ständigen Finanzbehörde ins Ausland verlagert, kann ein Verzögerungsgeld von 2 500 Euro bis 250 000 Euro festgesetzt werden.“ © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 92 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Diese Gestaltungsfreiheit beschneidet die ab dem 1. Ja- Anwendererfahrungen zeigen, dass nicht immer leicht nuar 2008 gültige Neufassung des einschlägigen § 42 fällt, ein bestehendes Geschäftsverfahren in ein der Abgabenordnung (AO) allerdings dann, wenn Workflow-Modell umzusetzen. Entweder weil zum Beispiel der konkrete Ablauf nicht bekannt oder nicht • eine unangemessene rechtliche Gestaltung gewählt exakt zu beschreiben ist oder weil der Ablauf durch wird, die viele Ausnahmen extrem komplex ist. Kurzum: • ausschließlich zur Minderung der Steuerbelastung Workflow-Systeme, die auf stark strukturierte Prozesse beitragen soll und ausgerichtet sind, zeigen sich schnell als unhandlich. • der Steuerpflichtige dafür keine außersteuerlichen Gründe nachweisen kann. Flexibel, aber unstrukturiert Heftige Kritik erfuhr die Neufassung des Miss- Eine mögliche Lösung zu diesen Problemen sind die brauchsparagrafen wegen der vorgeblich unzulässigen Ad-hoc-Workflows. Die Idee besteht darin die Model- Umkehr der Beweislast auf den Steuerbürger. Dabei lierung und Abbildung der Prozesse stark zu vereinfa- entspricht das jetzige Prüfschema ziemlich genau der chen und komplett dem Anwender zu überlassen. Ein bisherigen Rechtsprechungspraxis: Erst wenn die Fi- Anwender kann also aus kleineren Bausteinen eine Be- nanzämter wegen einer unangemessenen und kompli- arbeitungsregel für einen konkreten Vorgang zusam- zierten Rechtskonstruktion Gestaltungsmissbrauch menstellen und dabei angeben, welche Schritte durch argwöhnen, obliegt es dem Steuerpflichtigen, diese welche Anwender bearbeitet werden sollen. Vermutung durch stichhaltige wirtschaftliche oder an- Dieses Verfahren hat seinen Hauptvorteil darin, dass dere außersteuerliche Gründe zu entkräften. Die nach- der konkrete Ablauf im Voraus überhaupt nicht be- gewiesenen außersteuerlichen Gründe müssen aller- kannt sein muss, sondern durch das Wissen der Mitar- dings nach dem Gesamtbild der Verhältnisse beacht- beiter im konkreten Fall festgelegt wird. Lediglich die lich und im Vergleich zum Ausmaß der vom Gesetz- Einzelschritte müssen vorab definiert werden, also geber nicht vorgesehenen Steuervorteile unwesentlich zum Beispiel eine Kenntnisnahme, eine Genehmigung oder sogar nur von untergeordneter Bedeutung sein. und eine Bescheid-Erstellung. Doch was hat das Ganze mit der Aufbewahrung steu- Durch den Einsatz eines Ad-hoc-Workflow-Systems erlich relevanter Unternehmensdaten zu tun? Ganz gewinnt man auf jeden Fall eine elektronische Abbil- einfach: Häufig können die außersteuerlichen Gründe dung der Vorgangsbearbeitung. Damit verbunden ist, eben nur durch Daten wie E-Mails, Vergleichsrech- dass keine Vorgänge verloren gehen können, dass man nungen etc. nachgewiesen werden. Ansonsten bleibt systemseitig eine Höchstbearbeitungszeit festlegen die vom Steuerpflichtigen gewählte Rechtskonstrukti- kann, dass eine Stellvertretung abgebildet werden on selbstredend zivilrechtlich wirksam. Für Besteue- kann und dass das Ganze natürlich erheblich schneller rungszwecke wird dagegen fiktiv der Sachverhalt an- ist als die manuelle Postverteilung von Papierdoku- genommen, der bei einer angemessenen rechtlichen menten. Gestaltung entstanden wäre – was üblicherweise die Streichung des Betriebsausgaben- und Werbungskos- Smart-structured-Workflows tenabzugs oder nachträgliche Versteuerung bislang Insgesamt sind Ad-hoc-Workflows eine fast runde Sa- nicht erfasster Einnahmen zur Folge hat. che. Leider geht dabei ein wichtiger Aspekt unter, nämlich die Prozesssicherheit: Einerseits kann es in ei- nigen Anwendungsfällen durchaus gewollt sein, dass der Mitarbeiter den Bearbeitungsverlauf eines Vorgan- ges vorgibt, andererseits kann man damit nicht zu 100 Prozesse flexibler gestalten Prozent sicherstellen, dass wichtige Schritte auch Gastbeitrag von Robert Reibis, durchlaufen werden. Gleichzeitig kann es sein, dass Director Software Development, ein Vorgang so komplex ist, dass der Anwender nur OPTIMAL SYSTEMS GmbH für sein Team oder seinen Bereich die Bearbeitung de- Webseite: www.optimal-systems.de finieren kann, nicht aber was die weiteren Schritte sind, da er zum Beispiel weder die Verfahren, noch die Mit den meisten Workflow-Systemen können nur starr teilnehmenden Anwender kennt. strukturierte Prozesse abgebildet werden, die immer in der gleichen Form ablaufen. Eine Alternative sind Ad- Attraktiver ist deshalb eine Mischform, ein Lösungsan- hoc-Workflow-Module, mit denen jeder Mitarbeiter satz, der davon ausgeht, dass ein Prozessmodell nicht das Workflow-Modell an geänderte Bedingungen an- komplett strukturiert oder komplett ad hoc ist: Smart- passen kann. Allerdings könnte darunter die Prozess- structured-Workflows. Damit wird ermöglicht, dass sicherheit leiden. Es gibt aber noch einen dritten Lö- innerhalb eines strukturierten Prozesses an vorher be- sungsansatz: die „Smart-structured-Workflows“. stimmten Stellen eine Ad-hoc-Bearbeitung erlaubt ist. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 93 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Für Prozesse, die nicht starr festgelegt sind, wie in den Records Management. Integration von meisten Unternehmen, kann man den Einsatz von Prozessführung und Dossierführung Smart-structured-Workflows empfehlen. So kann z. B. Gastbeitrag von Dr. Peter M. Toebak, die Posteingangsbearbeitung und -verteilung in dem Geschäftsführer von Toebak DM+A GmbH, Senior Business jeweiligen Grundablauf strukturiert werden - also Er- Consultant bei Sispace AG und Modulleiter für Records fassen, Klassifizieren, Verteilen, Bearbeiten, Freigeben, Management an der Uni in Bern (Masterausbildung AIS) Ablegen. Die eigentliche Sachbearbeitung bis zur Er- E-Mail: toebak@toebak.ch stellung des Bescheides kann als Ad-hoc-Funktion in Webseite: www.toebak.ch einem für das jeweilige Unternehmen sinnvollen Pro- zess belassen werden, da die eingehenden Schriftstü- Herausforderungen und Erfolgsfaktoren cke sehr unterschiedlich sind und nicht immer eindeu- tig ist, wer was wie zu bearbeiten hat. Die Erfahrung Integration von Records Management mit der Prozess- der Mitarbeiter wird in die Entscheidungsprozesse führung und der Terminüberwachung ist von kriti- einbezogen, sie können selbst das Workflowmodell in- scher Bedeutung. Gelingt diese Herausforderung, steht nerhalb eines vorgegebenen Rahmens an gegebenen- der wirtschaftlichen, revisions- und rechtssicheren In- falls geänderte Bedingungen anpassen. Damit erhalten formationsbewirtschaftung in Unternehmungen, Ver- die Mitarbeiter die Möglichkeit, die Bearbeitung an waltungen und anderen Organisationen nichts mehr kompetentere Mitarbeiter abzugeben, zusätzliche In- im Wege. Es darf in diesem Jubiläumsheft gesagt wer- formationen oder Freigaben zu erbitten, Lauflisten ein- den: Ulrich Kampffmeyer spielt in Deutschland und in zurichten etc. Danach kann der Prozess wieder struk- Europa eine wichtige Rolle für die Verbreitung und turiert weitergehen, also etwa zur Freizeichnung, zum Verbesserung des Records Management – nicht selten Ausdruck und zur Ablage. Prozesse bleiben somit gegen den Strom. Die Zeichen stehen trotz allem gün- nicht aufgrund von Kompetenz- oder Verantwortlich- stig. Philip Bantin meint dazu: „Consequently, I be- keitsfragen hängen. lieve we are entering a decade when more emphasis will be placed on developing better recordkeeping sys- Der Vorteil dabei besteht tatsächlich darin, innerhalb tems. I think there is a strong sense that society has lost kurzer Zeit ein funktionierendes und flexibles System control of its information resource, and that we need to aufzusetzen und dabei aber gleichzeitig die Sicherheit step back and rethink how we manage it” 1 . Michael zu haben, dass wichtige Bearbeitungsschritte, wie etwa Dertouzos sieht gerade im Office-Bereich hervor- der Eingang, die Verteilung, die Freizeichnung und die ragende Möglichkeiten. Nach einer Übersicht über die Ablage, auf jeden Fall strukturiert ablaufen und weltweite Wertschöpfung zieht er den Schluss: „But gleichzeitig die Flexibilität in der tatsächlichen Bearbei- we should be able to raise human productivity by per- tung gewahrt bleibt. haps 300 percent during the 21st century. This gain will Es gibt aber noch einen weiteren relevanten Grund, der appear primarily in that broad category of human ac- für den kombinierten Ansatz spricht: man kann die tivity we call office work” 2 . Erst mit Records Mana- Einführung eines strukturierten Ansatzes zeitlich stre- gement ist dieser Quantensprung der Informationsge- cken und damit bei schon gegebener Nutzung der Vor- sellschaft möglich. teile schrittweise strukturierte Ansätze einflechten. Records Management gilt als Fundament für das be- Wenn beispielsweise für Anträge eines bestimmten triebliche Informationsmanagement, inklusive des Do- Typs immer ein gleicher Weg gewählt wird, wäre es kumenten- und Wissensmanagements. Es gibt dem sinnvoll diesen Teil der Bearbeitung strukturiert einzu- Qualitäts- und Compliance Management Substanz. Die führen. Das heißt, das Modell wird so geändert, dass Datensysteme in einem Betrieb, seien es Office-, ERP-, allein diese Anträge mit einem festen Bearbeitungs- Workflow-Systeme, Workgrouping oder Fach- schema versehen werden und alle anderen Anträge anwendungen, produzieren und bearbeiten Daten- werden weiterhin ad-hoc bearbeitet. Wenn sich her- und Unterlagen-Records 3 . Sie müssen zeitgerecht ent- ausstellt, dass sich weitere Teile aus dem Bereich fest lastet werden. Können Verwaltungen, Unternehmun- definieren lassen, so kann man es tun, wenn es Vorteile gen und andere Organisationen ihre Prozesse – nicht bietet, ansonsten belässt man es bei einer Ad-hoc- nur einzelne Prozessschritte – authentisch, verlässlich, Bearbeitung. So gibt es bei der Einführung eines sol- vollständig, integer, benutzbar, interpretierbar, sicher, chen Systems keinen harten Schnitt, sondern man kann haltbar und vertrauenswürdig dokumentieren, und sich mit der Umstellung und der schrittweisen Einfüh- rung Zeit lassen. Dieser Ansatz ist strukturiert und 1 Philip C. Bantin, Understanding data and information systems for re- gleichzeitig geschickt – also smart. cordkeeping (London, 2008), S. 301. 2 Michael L. Dertouzos, The unfinished revolution. Human-centered computers and what they can do for us (New York, 2001), S. 12–13, 49– 50. 3Für diese Begriffe: Peter M. Toebak, Records Management. Ein Hand- buch (Baden, 2007), S. 19-20. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 94 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter dies auf effiziente Weise? Sie können es und müssen operative Dynamik (Buchführung) steht im Vorder- es, aber die Vorinvestition ist logisch-organisatorisch, grund. Der grosse Lebenszyklus betrifft die Unterla- technisch und juristisch anspruchsvoll. Records Mana- gen-Records nach Abschluss bzw. Abbruch des Dos- gement ist mit dem Prozessmanagement vollends zu siers. Die dokumentarisch-archivische Statik (Aufbe- integrieren, die vorherrschende Datenentropie muss wahrung) steht im Zentrum. Die Ablage, Verwaltung, beseitigt werden. Kassation und Aufbewahrung erfolgt nach einem pro- spektiv ausgerichteten Aufbewahrungs-, Verjährungs- Halbwissen und handgestricktes, „pragmatisches“ und Vernichtungsschema 7 . Vorgehen reichen nicht aus. Hier liegt gar eine Ursache mancher Fehlstarts im Bereich des betrieblichen Infor- Ich fange mit der ersten Frage an. Zum Versionsmana- mationsmanagements. „Design deficiences“ rächen gement eignet sich das DMS oder die Fachanwendung sich unausweichlich in Form von „operation deficien- mit DM-Funktionalitäten. Es bewegt sich auf „item le- ces“. Schnellschüsse sind Kurzschlüsse. Ich werde in vel“ innerhalb des kleinen Lebenszyklus der Unterla- diesem Artikel auf zwei Elemente der Integration des gen-Records. Notwendig ist die Integration mit der Of- Records Management eingehen, auf die Erfassung der fice-Welt, mit jeder Form von Workgrouping, der Daten und Dokumente mit Records-Status und auf das Workflow, dem ERP und den Fachanwendungen. Ein mögliche Zusammenspiel von Produktivsystemen und RMS stellt Funktionalitäten auf „above item level“ zur Records-Management-System (RMS). Andere wichtige Verfügung und richtet sich primär auf den grossen Le- Elemente, wie die Prozess- und Dossiergestaltung, das benszyklus der Informationsobjekte mit Geschäfts- Basisdatenmodell des Records Management und die und Rechtsrelevanz aus. Wesentliche Aktivitäten sind grundlegende Datenarchitektur, bleiben hier ausser Be- hierbei Dossierbildung, Klassifikation, Zugriffskontrol- tracht. Für weitere Ausführungen verweise ich auf aus- le und Aufbewahrungsplanung. Der kleine Lebenszyk- führlichere Behandlungen 1 . lus auf Dokumentebene ist für das Records Manage- ment genauso unerlässlich. Dafür setzt es jedoch auf Datenerfassung, Versionierung und Fixation einem DMS auf. DMS werden öfters auch für direkte Die Datenerfassung ist ein “moment of risk” in der „Archivierung“ eingesetzt. Sie unterliegen dabei Fach- Terminologie von David Bearman. Andere betreffen anwendungen oder ERP-Systemen und fungieren als die Dossierbildung, den Transfer und die Konversi- Applikationen zur revisionssicheren Ablage auf „item on/Migration 2 . Die Datenerfassung muss sicher sein: level“. Für homogene Geschäftsbereiche mit Massen- „Records cannot [should not] be lost or changed dur- Output kann es ausreichen, obwohl ein integriertes In- ing the capture process“, so formuliert Bantin es 3 . Drei formationsmanagement der Daten- und Unterlagen- Punkte springen hier aus Sicht des Records Manage- Records über die Gesamtorganisation hinweg fehlt. ment ins Auge, wobei das Risikoelement teilweise lo- Die Kombination von einem DMS und RMS hat als gisch, teilweise technisch erscheint und auch die Per- EDRMS immer den Vorzug 8 . spektive des kleinen und grossen Lebenszyklus mit- Schauen wir uns das Versionsmanagement logisch ge- mischt: nauer an. Zwei Relationen sind in einem betrieblichen • Wie geht man mit dem Versionsmanagement der Datensystem essentiell, sowohl aus Sicht der Prozess- Dokumente um? führung als aus Sicht des Dokumenten- und Records Management: Ablauf und Herkunft. Chris Hurley • Wie werden dynamische Daten mit Records-Status spricht von „sequencing“ und „provenance“, von erfasst und verfestigt? „succession“ und „belonging“ bzw. von „succession • Und was heisst die Technik der Deduplizierung der link“ und „ownership link“ 9 . Ich gehe nur auf den Ab- Informationsobjekte für das Records Management lauf ein. Der Ablauf bestimmt die Chronologie und die und Compliance Management? übersichtliche Darstellung eines Prozesses. Er erfolgt Der kleine Lebenszyklus bezieht sich auf Transition sequentiell und/oder parallel. Systemisch und ablauf- Records bzw. auf Unterlagen-Records vor Dossierab- organisatorisch heisst dies: Operationen, Transaktio- schluss/-abbruch; er ist im ersten Fall deckungsgleich nen, Prozessschritte wechseln einander sukzessive, mit dem Versionsmanagement. Die administrativ- manchmal auch synchron ab. Sie bilden die Basisobjek- te oder Grundbausteine eines Prozesses. Das Versi- 1 Peter M. Toebak, Records Management. Ein Handbuch (Baden, 2007), onsmanagement der Dokumente muss sich danach S. 175-244, 273-309, 401-485; Peter Toebak, „Records Management. Reduktion und Integration als Erfolgsfaktoren“, zu erscheinen in: Veröffentlichungen der Archivschule Marburg. Institut für Archivwissen- 7 Siehe für diese Begriffe: Peter M. Toebak, Records Management. Ein schaft (2009). Handbuch (Baden, 2007), S. 21, 589. 2 David Bearman, “Moments of Risk. Identifying threats to electronic 8 Im angelsächsischen Fachjargon ein Electronic Documentary Re- records”, in: Archivaria, 62 (Fall 2006), S. 15-46. Mit Dank an Peter cords Management System. Horsman für den Verweis. 9 Chris Hurley, “Documenting archives and other records” (2008), 3 Philip C. Bantin, Understanding data and information systems for re- http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/publications/ch- cordkeeping (London, 2008), S. 39. documenting-archives.pdf (speziell S. 3). © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 95 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter vollständig richten. Es beschränkt sich genau auf jene letztlich dem Sachbearbeitenden (logisch) oder dem kleinsten Prozessentitäten. Übersteigt das Dokument Prozessmanager und Records Manager (systemisch) ein solches Basiselement, ist schematisch nicht mehr überlassen. von einer Version des gleichen Dokuments, sondern Über die Granularität der Prozessgestaltung kann ge- von einem weiteren Entwicklungsstadium, also von stritten werden. Bereits T.H. Davenpoort sprach über einem folgenden Dokument mit allenfalls eigenen Ver- „process definition is more art than science“ 11 . Die All- sionen die Rede. Die Chronologie bzw. die rechtssiche- tagspraxis und das Mengengerüst an Daten und Do- re Übersicht des Prozesses würde sonst durchbrochen kumenten sind jedoch richtige Indikatoren. Henry und intransparent. Gladney hat recht, wenn er schreibt: „Only producers have the authority and insight to estimate when users will appreciate that a new document is sufficiently closely related to a prior document to do this (decid- ing, whether to use a new Digital Resource Identifier or the DRI of some existing Trustworthy Digital Object); machines cannot do it without human guidance” 12 . Er bezieht sich auf Publikationen, also auf betriebsexterne Informationen. Bei Workflow-Management und detail- lierter Prozessdefinition ist die Sache anders, wenn beim Design Schemen und Regeln hinterlegt werden, welche die Sachbearbeitenden lenken. Der Autor hat übrigens unrecht, wo er ferner meint: „If each TDO embeds all its prior versions, the consumer will quickly be able to identify the specific changes made by each producer“ 13 . Dies bleibt sogar beim besten Versions- management, bei Einbettung aller Dokumentversionen im TDO oder bei „shared resource identifiers“ logisch und organisatorisch schwierig und aufwendig. Abb. 1: Versionen, Entwicklungsstadien und eigenständige Dokumente Das Versionsmanagement eines Dokuments darf nicht „missbraucht“ werden, um Prozesse abzubilden. Do- kumente befinden sich auf „item level“, der Prozess jedoch auf „above item level“. Ein Dokument bezieht sich auf einen Prozessschritt, nicht auf mehrere. Der MoReq2-Standard besagt es wie folgt: „(...) version control [is] to be used where a history of document de- velopment is required. In areas where this history is not required, the number of versions stored – and hence the storage required – can be reduced“ 10 . Wenn ein Dokument in mehreren Prozessschritten eine Rolle spielt, ist (wie gesagt) nicht von Versionen, sondern von Entwicklungsstadien die Rede. Zwar werden diese nicht immer geschäfts- oder rechtsrelevant sein, was grundsätzlich vom Gewicht des Geschäfts, des Pro- Abb. 2: Zusammenspiel von Daten-Records und Unterlagen-Records jekts, des Falls, der Geschäftshandlung oder der Ge- Nun zur zweiten Frage: Wie erfasst man strukturierte schäftsbeziehung abhängt. Sind sie es wohl, werden Daten mit Records-Status? Bantin sieht hier eine grosse neue Dokumente abgelegt, nicht Versionen bereits be- Herausforderungen für Records Manager (und Archi- stehender. Bei sauberer Prozessmodellierung erhalten mehrere Versionen desselben Dokuments höchst selten Records-Status. Obwohl der Unterschied zwischen 11 Jörg Becker und Volker Meise, "Strategie und Ordnungsrahmen", Version und Entwicklungsstadium sowie zwischen in: Jörg Becker, Martin Kugeler und Michael Rosemann (Hg.), Pro- zessmanagement. Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsges- Prozessschritt und Sequenz von Prozessschritten klar taltung (Berlin, Heidelberg, New York, 20055), S. 125. Sie zitieren T.H. ist, bleibt der Ermessensentscheid bezüglich Erfassung Davenpoort, Process Innovation. Reengineering Work through Informa- tion Technology (Boston, 1993). 10 MoReq2 specification. Model requirements for the management of elec- 12 Henry M. Gladney, Preserving digital information (Berlin, Heidel- tronic records. Update and extension (Brüssel, Luxembourg, 2008), S. berg, New York, 2007), S. 221. 127. Siehe Websites: http://www.dlm-network.org und 13 Henry M. Gladney, Preserving digital information (Berlin, Heidel- http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy. berg, New York, 2007), S. 231, 233, 234. Zitat auf S. 231. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 96 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter vare) 14 . Wie können Fachanwendungen und Informa- gen, Verwaltungen und andere Organisationen auf die tionssysteme in das Records Management eingebun- Dauer unabhängiger der (zeitgebundenen) Software- den werden, wo „database views, dynamic and virtual Produkte. documents, complex software linkages, hypermedia Nun die dritte Frage: Was bedeutet Deduplizierung documents, and multilayered geographical informati- von Informationsobjekten für das Records Manage- on systems“ grundsätzlich nicht für Erstarrung konsti- ment und Compliance Management? Dokumente um- tutiver, informativer, kommunikativer, organisatori- fassen auch unstrukturierte Daten: Berichte, Briefe, E- scher Momente sorgen? Es geht um nicht-redundant Mails, Protokolle, Verträge und Weisungen; Vermi- ausgelegte, aktuelle Datensysteme mit „discrete data schungen von strukturierten und unstrukturierten Da- elements organized in relational tables“. Die Daten lie- ten präsentieren sich z.B. bei Rechnungen, Mahnungen gen physisch, „discrete and identifiable“, in den Zellen und Lieferscheinen. Records sind im Gegensatz zu Do- (Datenfelder) einer Matrix von Reihen und Spalten kumenten statisch. Da ist noch ein wichtiger Unter- (Datentabelle) vor. Die Feldinhalte werden bedingt his- schied, der Ähnlichkeiten mit dem Zusammenspiel torisiert. Die „Dokumente“, die situativ entstehen als zwischen Daten- und Unterlagen-Records aufweist. „logically constructed entities, [provisionally] created Die meisten Dokumente kommen im Rahmen der by combining and reusing data“, materialisieren und Kommunikation, Koordination und Kooperation phy- sedimentieren sich nicht. Das Datensystem bildet zwar sisch und logisch vielfach vor. Bis zu zehn oder noch die Geschäftsrealität ab: „Database transactions reflect mehr Kopien sind eher Regel als Ausnahme. Bei den real-world transactions like registering for a course or Unterlagen-Records ist die Situation anders. Sie sind in buying a product“ 15 . Es ist jedoch vor allem ein Basis- jedem Fall einmalig, auch wenn sie in mehreren Ge- informationssystem für Entscheide und Handlungen schäftskontexten (wieder) benutzt werden. Sie können im Arbeitsalltag. als Objekt mit Informationswert zwar redundant sein (Inhalt), sie können es sogar formal, äusserlich sein Erstellte Dokumente in Fachanwendung oder ERP- (Form), bei sauberer Dossier- und Serienbildung sind System mit Records-Status müssen genauso „discrete sie es als Objekt mit Evidenz- und Beweiswert nie and identifiable“ sein. Sie umfassen Suchergebnisse, (Kontext) 17 . Die Eindimensionalität der Prozessge- Hitlisten und Reports strukturierter Daten und be- bundenheit der Records – Prozesse generieren, struk- zeichnen Momentaufnahmen. (Die Grafik zeigt nur ei- turieren Daten- und Unterlagen-Records – vermeidet, ne Datentabelle, in der Praxis geht es um viele kombi- dass die „Mehrfachablage“ von Dokumenten mit Re- nierte). Werden Dokumente mit Records-Status provi- cords-Status in einem gut geführten RMS häufig vor- sorisch ausgegeben, lassen sie als Unterlagen-Records kommen muss. keine Spuren von Entscheidungsfindung oder Ge- Gegen Single-Instance-Ablagen ist vor der Erfassung schäftshandlung nach. Bleiben nur die „reinen Daten“ der Informationsobjekte als Unterlagen-Records nichts in Fachanwendungen und ERP-Systemen gespeichert, einzuwenden. Deduplizierung räumt mechanisch ohne braucht es für die nachträgliche richtige und gültige Informationsverlust, während des kleinen Lebenszyk- Dokumentausgabe „on the fly“ auch die Erhaltung des lus, kurzfristig auf. Während des langen Lebenszyklus einschlägigen Original-Template oder -Formulars 16 . sollten die Masterdossiers jedoch vollständig sein. Eine Sind die Daten akribisch historisiert und ist die allzu grosse Abhängigkeit von komplexen Verknüp- Templates-Verwaltung nachvollziehbar, lässt sich die- fungsgeflechten führt auch hier zu unnötigen und un- se Lösung während des kleinen Lebenszyklus (Dyna- richtigen Risiken. Datenobjekte fallen in den Produk- mik) verteidigen. Ganz „unproblematisch“ erachte ich tivsystemen an (Fachanwendungen, ERP, Office- sie nicht. Bei mittelfristiger oder langfristiger Aufbe- Systeme), sie werden bei Records-Status in das Mas- wahrung, also während des langen Lebenszyklus (Sta- terdossier (RMS) abgelegt. Physische Redundanz ist tik), erhöht sich die technische Komplexität der Lösung noch keine logische Redundanz. Der Begriff „Original“ nämlich schnell. Einscannen des Massenoutputs oder ist im elektronischen Umfeld nicht verloren gegangen! Coldierung der Ausgangspost usw. erfordert ein we- Über den genauen Moment der Ablage kann diskutiert niger „high tech“-Vorgehen und macht Unternehmun- werden: Früherfassung im Masterdossier (das Beste aus Sicht des Records Management)? Erst bei Prozess- 14 Philip C. Bantin, Understanding data and information systems for re- /Dossierabschluss? Noch später, z.B. bei Anbie- cordkeeping (London, 2008), S. 21-22 (auch für die Zitate). Siehe weiter tung/Ablieferung an das Verwaltungs-, Unterneh- S. 59-60, 103-104, 107-108, 111, 113. mungs- oder Organisationsarchiv? 15 Philip C. Bantin, Understanding data and information systems for re- cordkeeping (London, 2008), S. 103. 16 Jacques Beglinger, Daniel Burgwinkel, Beat Lehmann, Peter K. 17 Siehe z.B. Peter Horsman, “De erfenis van Copernicus. Naar een Neuenschwander und Bruno Wildhaber, Records Management. Leitfa- den zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten model van de context”, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar und in Wirtschaft und Verwaltung mit Checklisten, Mustern und Vorlagen T.H.P.M. Thomassen, Context. Interpretatiekaders in de archivistiek (‘s- (Zollikon, 20082), S. 282-283. Gravenhage, 2000), S. 67-82 (speziell S. 69). © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 97 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Zwei Ziele stehen hierbei immer im Vordergrund: Der verwaltungssystem (AVS), exportiert werden können. Prozess muss über das Masterdossier lückenlos doku- Einfache Verknüpfungen, Hitlisten als reine Sucher- mentiert werden (Revisions-, Rechtssicherheit) und die gebnisse und Datenviews genügen (wie virtuelle, dy- frühzeitige Auslagerung von Datenobjekten aus den namische Dossiers) vielleicht dem Informationsmana- Produktivsystemen (Vieraugen-Prinzip, Dateneffizienz gement, dem Records Management tun sie es nicht. und Datensicherheit) sollte die einfache Wiederverwer- Diese Tatsache hat nicht jeder bereits verstanden18 tung der Dokumente nicht beeinträchtigen. (und ist auch nicht in jedem „RMS“ umgesetzt). Integration von Funktionalitäten Schauen wir die Funktionalitäten eines RMS genauer an, ist einerseits die Entwicklung ersichtlich, dass Ein DMS/ECM (besser EDRMS) unterstützt Desktop- Fachanwendungen und ERP-Systeme Basisfunktionali- und Web-Client-Anwendungen. Auch werden täten des Records Management – insbesondere die EDRMS-Funktionalitäten ergänzend in Fachanwen- Klassifikation und Dossierbildung – abdecken (wollen) dungen, Office- oder E-Mail-Systeme eingebunden. Sie 19. Andererseits stehen gerade diese Funktionalitäten zeigen sich durch erweiterte Menüleisten, Kontextme- quer zur Einrichtung der bisherigen Datenmodellen, nüs, Datenmasken oder durch ein zusätzliches logi- zu den gepflegten Datenphilosophien und den Ge- sches Laufwerk. Die Erfassungs- und Archivierungs- schäftslogiken. Dedizierte RMS und AVS haben den möglichkeiten der Spezialsysteme nehmen zu, die Vorzug. Sie verlängern nicht eine Silobildung bis in Anwender behalten aber ihre vertraute Arbeitsoberflä- den grossen Lebenszyklus und lassen auch die ge- che. Die Daten- und Unterlagen-Records, die auf Pro- trennte Verantwortung zwischen dem Records- zessebene beisammen gehören, bleiben verbunden Produzent und dem Records-Verwalter frühzeitig, („processual bond“ nach Analogie von „archival stringent und ersichtlich organisieren. Gerade die for- bond“). Dies kann mittels Reporting (MIS-Kennzahlen male und materielle Trennung zwischen Dynamik und Datensichten werden generiert, bei Bedarf ausge- (Prozessführung, Buchführung, kurzer Lebenszyklus) geben und in das Dossier als Unterlage aufgenommen) und Statik (Dossierführung, Aufbewahrung, grosser oder durch parallele Ablage von Stammdaten in den Lebenszyklus) macht aus rechtlichen Gründen (Daten- Datenbanken und Fachanwendungen als Metadaten schutz, Handelsrecht, Qualität der Produktdokumenta- im EDRMS erfolgen. Eine Personalnummer in einem tion) Sinn. PIS oder eine Kundennummer in einem CRM- oder ERP-System lässt sich z.B. mit den einschlägigen Ad- Schlussfolgerung ressdaten als Personal- oder Kundendossiernummer Die Datenerfassung hat Scharnierfunktion zwischen und -beschrieb im EDRMS verwenden. Prozess und Dossier, zwischen Dynamik (Prozessfüh- rung) und Statik (Dossierführung). Sie soll so automa- tisch, authentisch und verlässlich wie möglich vorge- hen. Damit dies erreicht werden kann, muss technisch und logisch-organisatorisch einiges geleistet werden. Ich bin aus Sicht des Records Management drei Frage nachgegangen bezüglich Versionsmanagement der Dokumente, Erfassung von strukturierten Daten mit Records-Status und Deduplizierung. Informatiker (die nur die Dynamik sehen, nicht die Statik, und bei Re- dundanz fast panisch werden) und Juristen (die sich auf „item level“ bewegen und die Kraft des Dossiers und der Archivtektonik auf „above item level“ überse- hen) sind gerade bei solchen Fragen schlechte Berater. Abb. 3: Integration von EDRMS mit Fachanwendung (Business System) Am Records Management führt kein Weg vorbei, es Die Integration kann weiter gehen. Das Dossier (phy- bringt grossen Gewinn. Halbwissen und Widerstände sisch, statisch) befindet sich im EDRMS, es wird in die gegen die Modernisierung in Verwaltungen, Unter- Fachanwendung oder das ERP-System eingeblendet. nehmungen und anderen Organisationen gehen Oder aus dem Dossier heraus lassen sich aktuelle manchmal Hand in Hand. Records Management bringt Transaktionen im ERP-System durchführen. In allen Qualität (Effektivität) und Quantität (Effizienz). Ohne Fällen gilt, dass Links bei Geschäfts- und Rechtsrele- 18 Siehe z.B. Kenneth A. Megill, Corporate Memory. Records and Infor- vanz expliziert werden und dass geschäftsrelevante mation Management in the Knowledge Age (München, 20052), S. 33-40, Reports physisch vorhanden bleiben. Sie müssen nicht 55-56, 65, 72, 101. nur nach dem EDRMS, sondern unter Umständen auch 19 Sehr inspirierend waren in diesem Zusammenhang: Guidelines for nach anderen Datenhaltungssystemen, z.B. in einer implementing the functional specifications for recordkeeping functionality späteren Phase des Lebenszyklus nach einem Archiv- in business information systems software (2006), S. 40-50 (http://www.naa.gov.au/recordkeeping/bis/guidelines.html). © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 98 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Records Management gibt es kein Compliance Mana- tauschformat zusammenstellen kann. Zusätzlich gibt gement. Dokumentenmanagement und Wissensmana- es den Standard „XML Schema“, mit dessen Hilfe man gement reichen alleine nie aus. Records Management das eigene Datenaustauschformat maschinenlesbar muss in die Geschäftsprozesse vollends integriert wer- dokumentieren kann, einschließlich einiger grundle- den. Bei richtiger Datenqualität fällt es dann arbeits- gender Datentypen. Das so definierte Datenaustausch- mässig nicht mehr in das Gewicht. format kann von jeder beliebigen XML-fähigen Soft- ware verarbeitet werden. Das mag zunächst nach der Lösung aller Interoperabi- RDF: Das neue XML? litätsprobleme klingen. Man muss allerdings genau hinsehen, was hier mit „verarbeiten“ gemeint ist. Tat- Gastbeitrag von Stefan Ukena, Wissenschaftlicher Mitarbei- sächlich werden die Probleme nämlich nur auf eine ter eGovernment und Semantic Web, andere Ebene verschoben. Mithilfe von XML kann ein German University in Cairo E-Mail stefan.ukena@gmx.de Computer zwar „verstehen“, dass ein Datum etwas Webseite: http://stefanukena.de anderes ist als eine Zahl. Aber die unterschiedliche Be- Stefan Ukena war von 1998 bis 2001 Mitglied des PRO- deutung zweier Zahlen lässt sich damit nicht formulie- JECT CONSULT Teams. ren: der Jahresumsatz und der Quartalsumsatz werden für einen Computer alleine durch Verwendung von XML nicht wirklich sinnvoll zu verarbeiten sein. 3 Jeder kennt mittlerweile die drei Buchstaben: XML, a- Wenn man also im Zusammenhang von XML von au- ber bei genauerem Hinsehen stellt sich häufig heraus, tomatischer Verarbeitung spricht, ist damit vornehm- dass falsche Vorstellungen verbunden damit werden, lich das problemlose Lesen und Schreiben von Daten was XML leisten kann und was nicht. Ein Standard mit gemeint. scheinbar ähnlicher Zielsetzung hat, von vielen unbe- merkt, 2004 erfolgreich seinen Lauf durch die Gremien Was ist RDF? des W3C beendet und ist damit zu einer W3C- Empfehlung geworden: RDF 1 (das Resource Description Das W3C positioniert RDF als einen zentralen Baustein Framework, in etwa: Rahmenwerk zur Beschreibung der kommenden Generation des Internets, dem sog. von Ressourcen). RDF hat damit denselben Standardi- Semantic Web 4 . Sinn und Zweck von RDF ist es, Wissen sierungsstatus wie das ebenfalls vom W3C standardi- auf eine Art und Weise darzustellen, die automatisierte sierte XML aus dem Jahr 1998 2 . Im letzten Jahr fand Verarbeitung durch Computer ermöglicht. Es handelt RDF zunehmend Beachtung auch außerhalb der klei- sich bei RDF also nicht vorrangig um ein Datenaus- nen Community des W3C. Für IT-Entscheider und tauschformat wie bei XML, sondern um eine Techno- Anwender wird RDF in den nächsten Monaten in logie zur Wissensrepräsentation. Die Grundidee von Form von „semantischen Applikationen“ oder „seman- RDF ist der von XML verwandt, aber dennoch eine an- tischen Meta-Daten“ verstärkt zum Thema werden. dere. Die enge Verwandtschaft und gewisse Über- Dieser Artikel beantwortet die Fragen: Was ist RDF, scheidungen im Anwendungsbereich haben auf die- was ist der Unterschied zu XML und wann sollte RDF sem Gebiet zu einiger Verwirrung geführt. So wurde eingesetzt werden? Zunächst eine Rekapitulation der RDF zeitweise als Nachfolger von XML missverstan- Zielsetzungen von XML: den. XML trat an, eine Bresche in das Dickicht der Daten- Was ist Unterschied zwischen XML und RDF? austauschformate zu schlagen und es hat viele Prob- Bei RDF handelt es sich nicht um ein Datenaustausch- leme gelöst: Es stellt für Schnittstellenentwickler eine format sondern um ein Modell für den Datenaustausch. einheitliches Basisvokabular zur Verfügung, mit des- Wenn Sie diesen Unterschied verstehen, dann wissen sen Hilfe man Datenaustauschformate definieren kann. Sie bereits mehr über RDF und XML als die meisten Zusammen mit Unicode gehören Kodierungsinkompa- Experten. Diese Unterscheidung wird häufig überse- tibilitäten nicht mehr zu den großen Problemen in die- hen, weil sie in der täglichen Arbeit keine große Rolle sem Bereich. XML wurde als Datenaustauschformat zu spielen scheint; schließlich definiert auch XML im- entwickelt und soll die Kommunikation von Systemen plizit ein Datenmodell. Warum ist diese Unterschei- auf syntaktischer Ebene vereinfachen. Vereinfacht ge- dung dennoch relevant? Weil hierdurch die größten sagt: XML definiert eine Syntax und eine Menge an Bausteinen, aus dem sich jeder sein eigenes Datenaus- 3 Dass dies dennoch funktioniert liegt, nicht an XML sondern an der 1 In dieser Einführung zum Thema wird zugunsten der Verständ- zusätzlichen Geschäftslogik, die entsprechende Programme besitzen. lichkeit und Prägnanz die Bezeichnung RDF synonym für die RDF- Hier hat schlicht und ergreifend ein Programmierer das nötige Wis- Familie verwendet, d.h. für RDF und RDF-Schema. sen „hineinprogrammiert“. 2 Ein erster Entwurf zu RDF wurde bereits 1999 vom W3C vorgelegt. 4 Die Verwirrung um diesen Begriff ist groß. Einen guten Überblick Dieser wurde dann aber noch einmal vollständig überarbeitet und liefern die Seiten des W3C zum Thema: erst 2004 zu einer Empfehlung. http://www.w3.org/2001/sw/ © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 99 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Missverständnisse über das Verhältnis von RDF zu OpenCalais 4 der Nachrichtenagentur Reuters. Es han- XML entstehen. RDF ist nämlich unabhängig von ei- delt sich dabei um einen Web-Service, der beliebige (z. nem Datenformat definiert, während XML genau dies Zt. nur englische) Texte automatisiert um RDF- ist: ein Datenformat. Man kann also Daten nicht im Beschreibungen ergänzt, beispielsweise um Verweise „RDF-Format“ speichern, sondern muss sich hierzu auf zusätzliche Informationen zu Firmen und Bran- eines der verfügbaren Speicherformate für RDF bedie- chen. Die von OpenCalais erzeugten RDF- nen. Das XML-Format ist eine mögliche Variante RDF- Beschreibungen verweisen dabei auf offene RDF- Daten zu speichern (auch „serialisieren“ genannt), an- basierte Datenquellen wie DBPedia 5 . dere sind Turtle 1 und N-Triples 2 . Hieraus darf man Dieser Artikel hat nur einen kleinen Einblick in die gerade nicht folgern, dass RDF und XML äquivalent RDF-Technologie geben. Es wurde deutlich, dass RDF sind. kein Nachfolger von XML ist, sondern eine sinnvolle Kompliziert wird die Sache dadurch, dass XML eben- Ergänzung für bestimmte Anwendungsfälle. RDF wird falls ein Datenmodell zugrunde liegt, welches jedoch mit der Entwicklung im Bereich von semantischen nicht explizit definiert wurde. Dieses Datenmodell un- Technologie, vor allem im Zusammenhang mit der terscheidet sich grundlegend vom RDF-Datenmodell. Weiterentwicklung des Internets zu einem „Internet In der Praxis führt dies zu Vor-, aber auch zu Nachtei- der Daten“, weiter an Bedeutung gewinnen. Einen gu- len. Beispielsweise ist die Verwendung der im XML- ten Überblick über aktuelle Entwicklungen rund um Umfeld angesiedelten Abfragesprache XQuery im Zu- RDF und das Semantic Web bieten die Seiten des W3C sammenhang mit RDF nicht empfehlenswert; stattdes- unter http://www.w3.org/2001/sw. (SU) sen sollte man die Abfragesprache SPARQL 3 verwen- den, die den Besonderheiten des RDF-Datenmodells Rechnung trägt. RDF hat eine Reihe von Eigenschaften, SharePoint & ECM – Lösungen für SharePoint / die besonders im Zusammenhang mit der Erzeugung von Metadaten vorteilhaft sind. Hierzu gehört, dass es MOSS 2007 in RDF leicht möglich ist, jegliche Art von Daten zu be- Gastbeitrag von Frank von Orlikowski, Geschäftsführer, schreiben. Vorraussetzung dafür ist, dass die Daten d.velop Portal Systems GmbH durch eine eindeutige Kennung nach dem URI/IRI- E-Mail fvo@portalsystems.de Standard identifizierbar sind. Für Webseiten ist dies in Webseite: www.portalsystems.de, der Regel durch ihre eindeutige URL der Fall. Webseite: www.ecspand.de Für welche Anwendungsszenarien ist RDF besonders Seit etwa 3 Jahren ist das Produkt Microsoft Office geeignet? SharePoint Server 2007, kurz MOSS 2007 genannt, nun Der Einsatz von RDF empfiehlt sich, wenn eine oder auf dem Markt und wird von Marketingspezialisten mehrere der folgenden Bedingungen erfüllt sind: gerne als komplette ECM Plattform dargestellt. Was • Daten müssen organisationsübergreifend durch bedeutet denn aber eigentlich ECM Plattform? Darun- Metadaten beschrieben werden ter versteht man nach Definition eine Gesamtlösung u.a. aus den Komponenten revisionssichere Archivie- • Es muss auf organisationsübergreifende Datenbe- rung auf Storage Systemen, Dokumenten- stände zugegriffen werden Management, Aktenmanagement, Workflow- • Organisationsübergreifende Datenbestände müssen Management, Capturing Unterstützung, Records- integriert werden Management, Web-Content-Management wie auch Wenn es sich bereits um Web-basierte Anwendungen Collaboration und viele weitere verwandte Themenge- handelt, ist eine Umstellung auf oder Ergänzung um biete. MOSS 2007 bietet viele dieser Funktionen als Inf- RDF-Daten technisch nicht schwierig. So gibt es bei- rastrukturprodukt an, ohne jedoch für jedes dieser spielsweise frei verfügbare Werkzeuge, die RDF- Bausteine eine fertige und ausgereifte Lösung bereit- Beschreibungen aus einer relationalen Datenbank er- zustellen. zeugen und so die Daten anderen RDF-basierten An- MOSS 2007 stellt zum Beispiel eine ausgereifte Funkti- wendungen zugänglich machen. onalität im Bereich Collaboration oder auch Web- Im Internet gibt es eine Reihe von Anwendungen, die Content-Management bereit und kann sich dort durch- RDF einsetzen, veröffentlichen und / oder verarbeiten aus mit marktbegleitenden Produkten messen. Be- können. Zu den bekanntesten gehört der Online-Dienst trachtet man aber zum Beispiel gezielt den Bereich des Dokumenten-Managements, so findet man zunächst gute Ansätze wie z.B. Versionierung, Versionsverglei- 1 http://www.w3.org/TeamSubmission/turtle/ 2 http://www.w3.org/TR/rdf-testcases/#ntriples 4 http://www.opencalais.com 3 http://www.w3.org/TR/rdf-sparql-query/ 5 http://wiki.dbpedia.org © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 100 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter che, Check-out-in, Historienprotokollierung wie auch PPS Systeme, EMail-Systeme und um Spezialanwen- eine Metadatenverwaltung. Es fehlt aber an der struk- dungen. turierten Führung und Anleitung für den Benutzer, Was ist aber mit den ECM Themen (Auflistung siehe wie Dokumente sinnvoll unter Berücksichtigung un- oben)? ternehmensspezifischer Rahmenbedingungen organi- Brauche ich ein separates DMS/ECM-System? siert werden können. Außerdem gibt es Schwachstel- Workflow-System? len bei der Dokumentenorganisation, die einem unter- Vertragsmanagement? nehmensweiten und damit unternehmenskritischen Patentverwaltung? Einsatz als zentrales Dokumenten-Management- Projektmanagement? System entgegen stehen wie z.B. dass Dokumente im- Wie viele Benutzeroberflächen und verschiedene Log- mer Sitebezogen abgelegt werden müssen, der fehlen- ins mute ich den Benutzern dauerhaft zu? den Darstellungsmöglichkeit von Abhängigkeiten ver- Fahre ich den Ansatz „Best-of-bread“ oder schaffe ich schiedenster Dokumentarten untereinander, der kom- eine Anwendungslandschaft, die auf Basis MOSS 2007 plizierten Konfiguration einer optimalen Suche nach integriert die notwendigen Funktionen und Anwen- Dokumenten, der fehlenden hierarchischen Visualisie- dungen bereitstellt? rung von Dokumentstrukturen (Ordner, Bäume, Ak- ten), der fehlenden Archivierungsmöglichkeit, dem Um eine solche integrierte Anwendungslandschaft be- Massendaten- und Dokumentgrößen Problem, der sehr reitzustellen gibt es die folgenden Möglichkeiten: engen Bindung an MS Office Versionen und der damit 1. Kategorie insgesamt eingeschränkten Langzeitstabilität. Trotz- Geschickte Konfiguration der vielen MOSS 2007 Stan- dem wurde nach dem Erscheinen der ersten MOSS dardmöglichkeiten 2007 Version schon das Ende der ECM-Anbieter ausge- Vorteil ist, dass man nahe am Standard ist, volle Up- rufen. date-Sicherheit hat und meist preiswert; Nachteil: man Aber, nun 3 Jahre später, stellen wir fest, dass fast alle braucht viel Projekt-Erfahrung und man kommt sehr ECM-Anbieter Schnittstellen zu MOSS 2007 geschaffen schnell an die Grenzen des MOSS 2007 Standards. haben, um genau die oben beschriebenen Probleme zu 2. Kategorie adressieren. Bisher ist festzuhalten, dass noch nicht Entwicklung individueller Lösungen (WebParts, viele Projekte im Markt existieren, die das Zusammen- ASP.NET, XSLT) um die Standardfunktionen zu erwei- spiel von klassischen ECM-Systemen und MOSS 2007 tern aufzeigen. Der Gegensatz wird oft sehr deutlich. Vorteil: man erhält genau die gewünschte Lösung; Die ECM-Systeme haben meist funktional sehr ausge- Nachteil: meist sehr aufwändig, Fehleranfällig; wenig reifte Benutzeroberflächen mit einer Vielzahl von updatesicher; hohe Abhängigkeit von den guten und Funktionen, es existieren eigene integrierte Workflow- meist raren Entwicklern mit Erfahrung. lösungen und auch die Berechtigungskonzepte auf Ba- 3. Kategorie sis von Rollen passen mit denen des MOSS 2007 nicht Einsatz eines Produktes. überein. Die meisten bisher umgesetzten Projekte be- Dabei sollte man unterscheiden zwischen den Projekt- dienen sich eines ECM-Systems als Archivbackend für lösungen von Systemhäusern, die zur Weiterverwen- die Langzeitarchivierung und eines einfachen indivi- dung / Adaptierung angeboten werden und „echten“ duellen Clients im MOSS 2007 (WebPart) für die Dar- Produkten von Produktherstellern mit erprobten Lö- stellung der Dokumente und Akten. Von einer echten sungen, kalkulierbaren Lizenzkosten, Updatefähigkeit. Integration kann nicht die Rede sein, denn es fehlen zumeist u.a. auch gemeinsame Trefferlisten aus über- Und genau dort wären wir angelangt bei dem Titel greifenden Suchanfragen. dieses Beitrages: „SharePoint & ECM – Lösungen für SharePoint / MOSS 2007“. Mittlerweile existieren viele Gehen wir gedanklich wieder einen Schritt zurück und Lösungen der Kategorie 1 und 2 und auch der Katego- betrachten MOSS 2007 als ECM Infrastrukturprodukt, rie 3 mit Einschränkung auf die Weiterverwendung / also als einen Baukasten, um komplexe ECM Anforde- Adaptierung von durchgeführten Projektlösungen. rungen umzusetzen. Betrachtet man nun eine MOSS Echte Produkte fehlen noch. Aber sie kommen. Unsere 2007 Entscheidung bei einem Unternehmen nicht nur Empfehlung in diesem Kontext sieht wie folgt aus: Be- als „Tool“-Auswahl sondern als IT-Infrastruktur- vor man anfängt, eigenständig Lösungen für bestimm- entscheidung so müssen folgende Fragen beantwortet te Themen umzusetzen oder zu entwickeln, sollte man werden: den Anbietermarkt nach vorhandenen Produkten Wie viele Systeme neben MOSS 2007 brauche ich um „abscannen“. Es existieren bereits gute und ausgereifte meine speziellen branchenspezifischen Anforderungen Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen / Prozesse bedienen zu können? Dabei handelt es sich für MOSS 2007 mit fertigen Bausteinen für Archivie- meist um ERP-Systeme, um Warenwirtschafts- und rung, Aktenmanagement, Dokument-Viewing inkl. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 101 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Redlining, Rendering (PDF/A oder TIF-Erstellung) ty) und das meiste Geld wird heute im digitalen Um- oder auch Capturing Lösungen sowie die Integration feld nicht mit Bestsellern – sondern im „Long Tail“ in bestehende ERP-Lösungen. verdient. Die Netze haben die Fähigkeit die Weisheit der Vielen zu erschließen, Nischen profitabel zu ma- Aufbauend auf diesen Grundbausteinen entstehen Lö- chen und wirklich Neues zu schaffen. sungen für z.B. Vertragsmanagement, Projektverwal- tung, QM Management oder Patentverwaltung. Ziel Social Networks gemein jedoch ist die Tatsache – so sollte es sein, dass diese Lösungen ausschließlich auf seltsam das klingen mag - dass Content schwer integ- der SharePoint / MOSS Plattform ablaufen und konfi- rierbar ist. Sie sind allesamt mehr oder weniger Onli- guriert werden und kein Drittsystem darunter liegt, ne-Kontakt-Netzwerke – und was Content (im Sinne welches sich dann mit den MOSS 2007 Konzepten von Text) betrifft, mit armseligen HTML Editoren be- „beißt“. stückt, die an Zeiten von MS DOS 1.0 erinnern. Man- Das dieser Ansatz nicht immer gelingt, sollte auch klar che Netzwerke bieten Funktionen für Blogging, Chats, sein. Was aber die DMS/ECM Branche in den vergan- ermöglichen die Integration von Bildern oder Videos. genen 20 Jahren an Lösungen entwickelt hat, kann Aber keines der vielen Netze erlaubt die einfache Pub- nicht in 3 Jahren auf die SharePoint Plattform technisch likation von Inhalten aus Dokumenten – die Integrati- transformiert werden, die Erfahrungen liegen aber vor on von document-related Content. Ja – man kann da – das Rad muss an dieser Stelle nicht neu erfunden und dort Dateien anfügen – oder manuell erzeugte werden – die Prozesse und Schnittstellen sind bekannt. PDFs „posten“. Aber man kann Inhalte nicht medien- Dass diese Entwicklung logisch und konsequent ist, gerecht integrieren, darstellen, ohne manuellen Auf- davon gehen wir aus. Dass es dafür einen Markt gibt, wand in diesen Netzen veröffentlichen. Man schreibt dafür sprechen die reinen Verkaufszahlen des MOSS heute Inhalte lieber - oder weil man’s nicht anders 2007 Servers weltweit. Wenn jetzt die umzusetzenden kennt - mehrfach, für jedes Medium einzeln mit einem Prozesse sukzessive auf die MOSS 2007 Plattform eigenen System. Im Blog für die Technorati’s dieser übergehen, wird auch die Anzahl der Produkte und Welt, im Web Content Management System (WCMS) Lösungen größer werden. für die eigene Homepage, im HTML Editor eines Her- stellers für die Online Success Story und in Word – damit man es vernünftig drucken kann. One for all oder „ein eigenes System für jeden Zweck“ ist das Pa- Social Publishing radigma - oder sagen wir besser das Leiden. Neue Publikationstechnologien und die Verände- Und Dokument Management Systeme (DMS)? Es gibt rung des Publizierens sie in vielen Ausprägungen, vom „besseren Dateisys- Gastbeitrag von Paul Caspers, tem“ bis hin zu ausgewachsenen Allround- oder Spe- Vorstand der Coextant Systems International AG ziallösungen, die alles abdecken – was sich „rund um E-Mail pcaspers@coextant.com Dokumente“ so ereignen kann. Es gibt sie als Soft- Webseite: www.coextant.com ware für Unternehmen und seit nicht allzu langer Zeit auch in ersten Ansätzen als Lösungen „in der Cloud“ Das „missing link“ sozialer Netzwerke (Google docs, MS Office live, …). Und in den vielen Social Networks repräsentieren wie keine andere Neu- gespeicherten Dokumenten steckt oft ein Großteil des erung in der Informationstechnologie die charakteristi- Contents einer Organisation – deswegen vermutlich schen Fähigkeiten des Web 2.0. Es gibt Sie zu tausen- nennen sich viele auch Enterprise Content Manage- den – und die Zahl Ihrer Mitglieder übersteigt in ment System. Dokumente in den unterschiedlichen Er- Summe die Milliardengrenze. Es gibt sie in vielfältigen scheinungsformen waren und sind – auch heute im Ausprägungen für die unterschiedlichsten Zwecke. So Web 2.0 Zeitalter – der natürliche und wichtigste Trä- hat alleine NING über 750.000 spezialisierte Netzwerke ger von Information. Aber können diese Systeme die mit oft zig-tausenden von Teilnehmern und täglich „Enterprise Contents“ anstatt sie nur zu verwalten und kommen alleine hier über 1.000 neue Netze dazu. Wie managen - auch verfügbar machen? Dort wo man sie im wirklichen Leben gibt es neben viel Fragwürdigem nutzt, benötigt, konsumiert? Nicht mit einer Suche und auch sehr wirksame Gemeinschaften, mit Hilfe derer Anzeige im eigenen System – nein – über die Plattfor- Bodenschätze gefunden werden, neue Erfindungen in men und Systeme hinweg, in einer dem jeweiligen die Praxis umgesetzt werden, profitables Business ge- Medium (Social Network, Website, Mitarbeiterportal, neriert oder sogar Präsidenten gewählt werden. Die mobiles Gerät, eBook, Audio, Druck …) adäquaten Netze verändern Informationsflüsse und Informati- Form? Die Antwort ist: Nein! Wäre das nämlich mög- onsverhalten unserer Gesellschaft nachhaltig. Plötzlich lich, wäre ein alternativer „all for one“ Ansatz („Con- kann jeder Autor sein und seine Schriften veröffentli- tent einmal in einem Standard Autorensystem wie et- chen, Information wird trotz aller Copyright Mauern wa Word erstellen und überall nutzen“ Single Source – immer mehr zur Allmende (bis hin zur open universi- Multichannel Publishing“) als Feature/Dienst in DMS © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 102 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter verfügbar – bräuchten wir keine HTML Editoren und Künftige Publikationstechnologien und Social WCMS – und Inhalte könnten einfach von dort wo sie Publishing Sites sich befinden – nämlich in Dokumenten und DMS – Halten wir also nochmals fest – was heute für die Ver- veröffentlicht werden. fügbarmachung von Inhalten fehlt – ist in Analogie zu Welcher enormer Bedarf hier augenscheinlich existiert, Social Networks für Kontaktmanagement ein System kann man daran erkennen, welchen Zulauf digitale oder Dienst für Social Publishing von Inhalten. Dokumentbibliotheken wie docster, docstoc , edocr, Microsoft schreibt im selben Kontext zu den Vorteilen issuu, Scribd, PEO und viele mehr haben. Scribd be- der Erstellung einer Website aus Word 1 sinngemäß: hauptet, 50.000 neue Dokumente täglich zu publizieren und 50 Millionen Leser zu haben. Diese neue Gattung 1. Man kann mit einem Textsystem (hier Word) Do- von Online Dokument Bibliotheken mit eingebautem kumente schneller erstellen und direkt in Websites Konverter hat aber ebenfalls etwas gemein: Es fehlt wandeln ohne sie fürs Web nochmals neu erstellen komplett oder größtenteils die Integration von Doku- zu müssen. ment Management Funktionen und – Dokumentinhal- 2. Man kann mit einem Textsystem Offline arbeiten. te werden nicht in neutrale Formate/Daten verwan- 3. Es stehen mehr benötigte Features zur Verfügung delt die eine vielfältige Nutzung für unterschiedliche und man kann Texte damit viel besser und effizien- Zwecke auf unterschiedlichen Systemen gestatten – es ter bearbeiten als mit einem HTML Editor. werden vielmehr nur einfache 1:1 Renditions (zumeist 4. Man kann Dokumente viel flexibler für mehrere Flash und / oder PDF) manuell erzeugt, eine Art elekt- Zwecke einsetzen, etwa für Print, Online Mail etc. ronisches Papier – das auch Online mit den Limitatio- nen von Papier daherkommt (seitenorientiert, sequen- Führt man diesen Gedanken konsequent weiter, so ist tiell, etc.). Websites und Blogtext kann man damit eigentlich kein Grund ersichtlich, warum die Vorteile - nicht erzeugen, und Inhalte aus unterschiedlichen Content nicht im Quellformat zu verteilen - nur für ein Flash Dateien neu arrangieren und personalisiert be- Quell- (docX) und ein Zielformat (MS HTML) gelten reitstellen ist mit dieser Architektur ebenfalls per se sollten: nicht möglich. Man kann die fertigen Objekte 1:1 lesen 1. Sie wären vielmehr sicherlich ebenso für alle ande- – that’s it. ren gängigen Quell- und diversen Zielformate Vor diesem Hintergrund lässt sich folgende Schluss- wirksam. folgerung ziehen: Soziale Netzwerke sind heute ein 2. Zudem sollte ein guter Konvertier Dienst in der La- Platz an dem Menschen primär Kontakte knüpfen aber ge sein – die Prozesse wegen der Fehleranfälligkeit Information eher rudimentär austauschen – das Mana- manueller Aktionen auch automatisch auszuführen gement von Inhalten ist schlecht bis gar nicht abge- – sich also in den Lebenszyklus eines Dokumentes deckt. Was fehlt ist die Integration von „document- nahtlos zu integrieren. related Content“, die Möglichkeit Dokumente gemein- 3. Logisch folgt dann gleich die Forderung – die Inhal- sam zu bearbeiten und Ergebnisse flexibel und sys- te nicht nur innerhalb eines Systems – sondern auch temübergreifend zu veröffentlichen und zu verbreiten. über dessen Grenzen hinweg plattformübergreifend Benötigt wird eine Art Social Publishing Komponente verfügbar zu machen. – welche Kommunikation und Teamwork der Indivi- 4. Dazu benötigt man dann für die weitere Verarbei- duen eines Netzes zu ernsthaften Themen „rund um tung auch die Metadaten zum Objekt. Content“ ermöglicht. Somit hätte ein Social Publishing Dienst drei wesentli- Um es zu konkretisieren – eine studentische Arbeits- che Aufgaben: gruppe die sich für Ihr Examen vorbereitet, ein Projekt- 1. Managen: Verwalten von verteilungswürdigen In- team das vielfältige Dokumente erstellt und Ergebnisse halten direkt und/oder über Schnittstelle zu verteilen muss, eine Umweltgruppe die Information DMS/CMS Systemen. Logische Verbindung der zum Klima sammelt und eine Studie anfertigt (etc.) ist „Originale und Renditions“ um Konsistenz etwa mit einem Social Network, das den Austausch von bei Aktualisierungen der Quelle sicherzustellen. Kontaktdaten, die Diskussion in Gruppen, Blogging mit HTML Editoren oder „Posten“ von PDF Dateien erlaubt nicht zufriedenstellend bedient. Netze solcher Gruppen bedürfen der Möglichkeit Inhalte zu mana- gen, gemeinsam zu erzeugen und kontrolliert zu pub- lizieren – und alles dieses eingebettet in und versehen 1 Gemeint ist die einfache manuelle docX nach HTML Konvertier- mit den „social functions“ des Webs zum Dialog und funktion des SharePoint Servers – hervorgegangen aus der Integ- ration des ehemals eigenständigen WCMS in SharePoint 2007 – zur Zusammenarbeit „rund um die Inhalte“. vgl. http://office.microsoft.com/de- de/sharepointserver/HA101637801031.aspx?pid=CH1017829810 31 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 103 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter 2. Publizieren: Umwandlung der Dokument Inhalte zu publizieren und offensichtlich besteht auch ein Be- in neutrale relationale Daten, Bestückung der To- darf (siehe Scribd) – gleichzeitig aber steigt die Rechts- pics (Datensätze) mit Struktur und Metadaten, Er- unsicherheit. Der Nutzen „freier Information“ (vgl. o- zeugen von Renditions (HTML, Flash, PDF, Audio, pen university, open source, freie TV Sender u.a.) ist …), Generieren von Beziehungen (Hyperlinks) u.a. erheblich – und gleichzeitig versuchen Verlage u.a. mit 3. Verteilen: Auslieferung der erzeugten Daten je nach allen Mitteln – ihre angestammten Einnahmequellen Anforderung als relationale Datenbank, XML Ob- mit juristischen Maßnahmen zu konservieren (vgl. jekt, RSS Feed, „embedable Object“, OpenSocial Musikindustrie). Wir sind gegen Protektionismus und Applikation, Index für Suchmaschinen, Liste digita- gleichzeitig können wir grundlegende Ideen und Ver- ler Publikationen oder gar als komplette fertige fahren schützen und so deren Verbreitung zu Gunsten Website. hoher Monopolgewinne verhindern. Entsprechende Dienste würden die Verfügbarkeit von Sehen wir uns das Ganze einmal unter ökonomischen Wissen im Web in großem Umfange beschleunigen Aspekten an. Ein Copyright oder Patent bedeutet und erweitern. nichts anderes als ein Monopol auf etwas zu schaffen – um damit überhöhte Preise verlangen zu können. Man Mit dieser Transformation alleine aber ist es noch nicht schafft Wissensbarrieren. Es wird weniger von dem getan. Die Inhalte müssen auch in geeigneter Form vi- Gut konsumiert – als es bei Marktpreisen der Fall wä- sualisiert und dargestellt werden – angereichert und re. Es entsteht weniger Wohlfahrt. Speziell bei wis- ausgestattet mit allen nötigen Funktionen zu ihrer sensorientierten Dokumenten kommt hinzu – dass Nutzung und Weiterverarbeitung. Das kann durch In- künftiger Nutzen für die Gesellschaft verloren geht – tegration in bestehende - oder durch Realisierung das heißt komparative Kosten in Form des entgange- neuer Anwendungen geschehen. Mangels anderer Be- nen Nutzens (z.B. Bildung, Wissen, Fähigkeiten) ent- grifflichkeiten seien solche Sites („content-intensive so- stehen. Studenten (vor allem in ärmeren Ländern) sind ziale Netze“) Social Publishing Sites genannt. schlechter ausgebildet als sie es bei freiem Informati- Darunter würde man extrem flexible, weitreichend onszugang wären und deswegen werden von Ihnen in konfigurierbare Container verstehen, die ihre Nutzer 20 Jahren weniger gute Lösungen für die Probleme der befähigen, Dokumente einzubringen, und den Kontext, Welt gefunden werden. Und die Lösungen die wir ha- die Darstellung und sozialen Interaktionen der Publi- ben werden, werden wir überteuert bezahlen. kationen zu kontrollieren. Eine Art virtuelle Website, Bei digitalen Gütern sind die Grenzkosten der Produk- die in beliebigen Gewande erscheinen, mit gewünsch- tion2 gleich Null – lediglich der Druck kostet Geld. tem Verhalten einhergehend Leser auf vielfältige Ar- Und genau hier könnte man ansetzen: Ein hundert sei- ten aktiv engagieren kann – so wie immer der Owner tiges Werk wird kaum jemand nur online lesen. Und der Site es wünscht oder der Zweck es verlangt. bei individuellem Druck ist der Preis pro Seite ver- gleichsweise sehr hoch. Also ist es billiger dieses Buch Ökonomische/rechtliche Aspekte zu kaufen und wenn es kein Copyright auf die digitale Nebst dem erwähnten „all for one“ Paradigma gibt es Version gibt – würden die Verlage das zu den Produk- noch eine weitere Hemmschwelle für die Publikation tionskosten + marktkonformen Gewinnaufschlag an- von Dokumenten und dem freien Austausch von Wis- bieten. Sie könnten keine Monopolgewinne einfahren. sen in großem Stil - das Copyright – Urheberrecht in Das mag den Verlagen nicht passen – aber für die Ge- Deutschland genannt und Digital Millenium Copy- sellschaft wäre der Nutzen am höchsten. Und in vielen right Act (DMCA) in den USA. Durch zahlreiche in- Fällen auch für den Autor. kompatible Rechtssysteme im Verein mit globalen Web Plattformen wird es für den „Contributor“ von Infor- Durch freie Publikationsplattformen wird also die mation zunehmend schwieriger zu entscheiden – was Wohlfahrt gesteigert: eigentlich „legal“ ist und für „Owner“ von Rechten • Wissen wird zu geringeren Kosten verfügbar und zunehmend aufwendiger zu prüfen wo denn Rechte umfänglicher genutzt verletzt sind und diese Rechte dann auch durchzuset- zen. • Barrieren für den Zugang zu Wissen werden redu- ziert (Geld, Lokalisation, …) Beispiel: Ein Chinese veröffentlicht auf einer Publikati- • Künftige Kosten in Form entgangener Nutzen onsplattform eines Schweizer Providers mit Sitz in An- („Bildung“) werden reduziert tigua ein geschütztes Dokument eines US amerikani- schen Autors und dieses wird via OpenSocial in MySpace angezeigt und via embed von einem weiteren Nutzer in seine Homepage integriert. Wer verklagt nun wen nach welchem Recht? Wir haben hier zwei gegenläufige Tendenzen: Einerseits wird es einfacher 2 Kosten für eine zusätzliche Einheit des Gutes © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 104 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter • Bei digitalen Gütern kann die Ausschließbarkeit Fazit durch zu Marktpreisen käufliche Printprodukte er- Wir stehen also nicht wie vereinzelt behauptet wird – reicht werden. Zudem ist Werbung als Einnahme- am „Ende des Publizierens“ im Web – sondern viel- quelle denkbar, oder eine Art Gemma Gebühr für mehr am Anfang einer Entwicklung mit viel Eigendy- digitale Inhalte. namik – welche alle Informationen digitalisiert und • Die Kosten für die Aufrechterhaltung der unter- vernünftig nutzbar im Web verfügbar machen wird. schiedlichen Copyright Systeme und deren „Pro- Publizieren wird sich von einer Einbahnstraße, in der cessing“ entfallen (Anwälte, Kopierschutz, Strafen, wenige Produzenten Inhalte für viele Konsumenten Prozesse, …). bereitstellen ändern zu einem Netz, in dem alle Pro- • Die Fixkostendeckung inkl. eines Gewinnaufschla- sumer (Produzenten und Konsumenten) sind. Und die ges für Autoren und Verlage würde über Werbung Integration von document-related Content - heute und Printprodukte stattfinden – Dokumente wer- noch ein weißer Fleck auf der Web Landkarte - wird den somit trotzdem erstellt: Nebst den geldwerten eine wichtige Rolle in der Zukunft spielen. Einnahmen bieten freie Plattformen ein Mehr bei Bestärkt wird diese Sicht des Autors durch aktuelle Bekanntheitsgrad, Verbreitung, Time-to-Market, Anfragen – wie etwa die einer großen amerikanischen Public Relation, Wissenstransfer u.a.m. Anwaltssozietät – die ein umfassendes Portal zum Vor diesem Hintergrund ist anzunehmen: Thema Compliance für US- Unternehmen schaffen will. Nebst allen üblichen Features eines Kontakt • Social Publishing mit Diensten zur Aufbereitung Netzwerks sollen Juristen hier umfangreiche Doku- und Verteilung von Inhalten wird sich durchsetzen. mente auf einfache Weise managen, publizieren, zu • Immer mehr Fachleute für die unterschiedlichsten Themensammlungen kombinieren und als „payed Gebiete werden dazu übergehen, ihre wertvollen content“ verfügbar machen können. Dazu fehlt dem Dokumente über geeignete Dienste und Systeme künftigen Betreiber des Systems noch eine Komponen- automatisch für diverse Medien aufzubereiten und te (Originalzitat) 3 : zu verteilen. „We are looking for a social publishing component <for our • Das Copyright in der heutigen Form wird (hoffent- ECMS/portal> with as many of the following main features lich zumindest) fallen oder zunehmend ausgehöhlt <...> * publish <documents> to the Web * as many file for- und durch ein allgemeines Kompensationssystem mats as possible * rating <…> comments <…> rank- wie Gemma ersetzt werden. Auch der digitalen ing <…> * public, private, groups <deployment> <…> * Welt besser angepasste Copyright Systeme wie advertising on documents <…>”. Wohlgemerkt – das creative commons können mehr Flexibilität und schreiben Juristen – keine Web Freaks. damit Veränderung in der Nutzung bringen. Es ist auch denkbar, dass Inhalte zunehmend völlig frei verfügbar sein werden. Verkanntes Medium Dokument • Organisationen mit Open Content Strategien wer- Gastbeitrag von Rudi Kulzer, den wie schon bei Open Source exerziert – Unter- Journalist für Themen aus Technik und Kultur nehmen und ganze Gesellschaften mit geschützten E-Mail rudikulzer@googlemail.com Informationsbereichen in der Entwicklung überho- len. Das Arbeiten mit Dokumenten wird von der Gesell- Aus ökonomischer Sicht bleibt das alles zumindest zu schaft, auch von der Presse, kaum wahrgenommen, ist hoffen, denn eine andere Entwicklung würde wie jede aber von grundlegender Bedeutung. Art von Protektionismus und Monopolen schlicht ge- ringere Wohlfahrt bedeuten. Und da es bei Dokumen- Das Problem ist bekannt: Wir haben schon seit Jahren ten oftmals um Wissen – und damit Investition und nicht zu wenig, sondern zu viel Informationen. Das nicht Konsum geht – ist hier sogar noch ein Multiplika- zeigt sich allein schon an der täglichen Flut von E- tor am Werk. Welche enormen positiven Effekte das Mails, die unsere digitalen Briefkästen verstopfen. „Teilen von Wissen“ hat, kann man an der Erfolgsge- Auch der tägliche Umgang mit digitalen Dokumenten schichte von vielen Unternehmen erkennen, die sich fällt uns schwer. Wir sind weit entfernt davon, damit geöffnet haben, ihr Wissen global teilen und ihre Auf- unbewusst so leicht umzugehen, wie diese noch in Zei- gaben in großen unternehmensübergreifenden Com- ten eines Papierdokuments aus einem Aktenordner der munities lösen. Fall war. Hier ist mehr Bewusstsein in allen Bevölke- rungsschichten notwendig. Dazu müsste auch die Presse mehr Aufklärungsarbeit leisten. 3 <..> Einfügungen oder Auslassungen vom Autor © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 105 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Schriftliche und bildliche Dokumente begleiten die Verunsicherung. Der Grund: Zahlreiche Anbieter ver- Menschheit schon seit ihren frühen Tagen. Das reicht markten inzwischen ihre Produkte unter dem Etikett von den Wandmalereien steinzeitlicher Höhlen über „Compliance“ – nicht nur herkömmliche Anbieter von die Tontäfelchen Mesopotamiens, den Papyri der Ä- DMS- und ECM-Lösungen, sondern auch Hersteller gypter, den Pergamenten des Mittelalters, den Buch- von Speichersystemen, Management-Informations- druck bis zu den Aktenbergen des modernen Indust- Programmen und ERP-Lösungen. riezeitalters. Dokumente gehören in ihren Zusammenhang Durch die technischen Möglichkeiten der Digitalisie- rung sind nun seit etwa 20 Jahren mit einer völlig neu- E-Mails und ihre Anhänge gehören in einen fachlichen en Kulturtechnik konfrontiert, die eine Menge Licht Zusammenhang, in elektronische Kunden-, Produkt- und Schatten in sich birgt: So sind wir einerseits durch oder Vorgangsakten. E-Mails separat zu archivieren die Möglichkeit des leichten Kopierens mit einer nicht bringt mittelfristig mehr Probleme denn Vorteile. Das mehr zu bändigenden Datenflut konfrontiert, während Gleiche gilt für steuerrelevante Daten. Sie separat und gleichzeitig die gespeicherten Dokumente auf den nur für den Steuerprüfer aufzubewahren ist unwirt- neuen Medien doch eine raschere Verfallsdauer haben schaftlich. Auch dedizierte Systeme nur für Daten aus als uns lieb ist. dem ERP oder nur für gescannte Dokumente sind aus Compliance-Gesichtspunkten nicht empfehlenswert. Finanzkrise bringt Dokumentenprobleme in Kampffmeyer bringt das Problem auf den Punkt: „Es Rampenlicht muss eine Angleichung der elektronischen Welt an die Die Diskussion um die Schuldigen der derzeit weltwei- Papierwelt stattfinden. Nur mit einem komplett neuem ten Finanzkrise ist voll im Gang. Doch das Thema be- Rahmenwerk von Gesetzen und Richtlinien können trifft nicht nur Banker und Politiker, sondern auch die allgemeingültige und gerechte Grundlagen für Infor- IT-Industrie, ist sie doch für die Werkzeuge des nöti- mation Management Compliance geschaffen werden.“ gen Dokumenten- und Content-Management verant- wortlich. Hier herrscht leider noch reichlich Chaos – Archivierung und neue Medien von den Begriffen wie Compliance bis zu den mittler- Neben den rechtlichen und verwaltungstechnischen weile reichlichen Angeboten der Softwareindustrie. Fragen der Dokumentenverarbeitung spielt das Be- Zahlreiche Programme versprechen Abhilfe. Doch der wahren und Sichern der Daten, mit einem Wort die Markt ist verwirrend. Archivierung eine fundamentale Rolle, sowohl in Un- Dabei liefern die Nachrichten zur weltweiten Finanz- ternehmen aller Größen wie mittlerweile auch im pri- krise täglich eindrucksvolles Anschauungsmaterial zu vaten Lebensbereich. Für die Archivierung der Unter- einem diesem wichtigen Thema: Dokumentenmana- nehmensdaten gibt es zahlreiche Angebote, der Quali- gement, heute häufig auch Enterprise Content Mana- tät nach den bereits geschilderten Anforderungen an gement (ECM) genannt spielt eine große Rolle. Das auf DMS/ECM und Compliance beurteilt werden muss. den ersten Blick eher tröge anmutende Thema ist der Durch den elektronischen Vertrieb von Medien wie Stoff, aus dem der Ärger für die Verantwortlichen der Musik und Film hat das Thema digitale Archivierung Krise gemacht ist - denn die Entschuldigung von Vor- auch unser Privatleben erreicht. ständen und Aufsichtsräten, man habe das Alles nicht Mit dem zunehmenden Bedarf von privaten Daten hat gewusst oder nicht wissen können, zählt bei genauerer sich Wissenschaftsredakteur Helmut Martin-Jung von Betrachtung nicht. der Süddeutschen Zeitung in seinem Artikel „Wider Die Bosse müssen zwar nicht jeden einzelnen Rech- den digitalen Zerfall“ vom 23.2.2009 lobenswert ausei- nungsbeleg persönlich prüfen, sind jedoch per Gesetz nandergesetzt. Der moderne „homo computeriensis „ verpflichtet, dass die nötigen Instrumentarien in ihren vertraue unersetzliche Erinnerungen auf digitalen Fo- Unternehmen installiert sind und genutzt werden. Ist tos, die MP3-Musikdateien aus dem Internetshop, Ta- das nicht der Fall, können sie dafür durchaus ins Ge- gebücher - mit einem Wort alles, was sich digitalisieren fängnis gehen, zumindest in den USA. Hierzulande ist lässt elektronischen Medien an. Doch erstaunlich viele man noch nicht ganz so weit, doch das wird angesichts tun erstaunlich wenig, ihre digitalen Schätze vor dem der Nachbearbeitung der schweren Krise noch kom- plötzlichen Sturz in den elektronischen Orkus zu be- men. wahren, so Martin-Jung. Außerhalb des englischsprachigen Raums ist der inter- Dabei ist sei weder eine Geheimwissenschaft, seine Da- national gängige Begriff für das Thema Verantwortung ten zu sichern, noch besonders kompliziert oder teuer. durch Offenlegen der Daten – Compliance – ist nur Eine sehr komfortable Möglichkeit zumindest für schwer greifbar. Nach Ansicht des Herausgebers des Windows-Nutzer ist der Home Server von Microsoft - vorliegenden Newsletter, Ulrich Kampffmeyer, sorgt eine Software, die auf einem älteren Rechner eingesetzt der Begriff Compliance bei vielen Firmenkunden für © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 106 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter werden kann, ausreichend Speicherplatz auf Festplat- »Die Flut elektronisch erzeugter oder empfangener ten vorausgesetzt. Dokumente, Daten und Unterlagen sorgt für mehr Probleme als der historische Papiereingang«, diagnos- Auf der Softwareseite gebe es eine Reihe von Datensi- tiziert Zöller. Enterprise Content Management (ECM) cherungsprogrammen, mit großen Unterschieden. Ent- sei deshalb für die Anwenderunternehmen zu einer scheidend ist vor allem die Fähigkeit, Windows- unverzichtbaren Infrastruktur geworden. Rechner im laufenden Betrieb zu sichern und die gesi- cherten Daten im Falle des Falles korrekt wieder zu- Die großen internationalen Hersteller dieses Segments rückzuspielen. Obwohl das die eigentliche Aufgabe – EMC (mit Documentum), IBM (mit Filenet), Open solcher Programme ist, scheitern dennoch viele daran. Text sowie Oracle (mit Stellent) – bieten mittlerweile Auch Windows bietet keine so leistungsfähige einge- mehr oder weniger komplette Produktsuiten an. Die baute Datensicherung wie Apples „Time Machine“, so auf Deutschland fokussierten hiesigen Hersteller hin- Martin-Jung. Als gut haben sich in unabhängigen Tests gegen konzentrieren sich überwiegend auf Dokumen- unter anderem die Programme „True Image“ von Ac- tenmanagement im engeren Sinn. Vielerorts gibt es ronis und „Shadow Protect“ von Storagecraft erwiesen. dedizierte Lösungen für bestimmte Aufgaben: zum Beispiel Postkorb- und Workflow- Software zur Pro- Billiger, aber auch mühsamer und weniger sicher seit zessautomatisierung, elektronische Archivierungssys- es, seine Daten auf optischen Medien wie CD und teme mit Suchfunktionen für revisionssichere Ablagen, DVD zu speichern. Auf eine CD passen ohnehin nur Capture-Vorrichtungen zur Digitalisierung von Pa- 700 Megabyte an Daten und die reichen nicht einmal pierdokumenten, digitale Signaturen für den E-Mail- für einen DVD-Film. DVDs und CDs sind außerdem Verkehr und vereinzelt auch schon Wikis und Blogs nicht gerade die sichersten Speichermedien. Die orga- für die Zusammenarbeit. Zöller weiß von Tausenden nische Schicht, auf die die Daten eingebrannt werden, erfolgreicher Installationen: »Die Lösungen tun, was zersetzt sich mit der Zeit unweigerlich von selbst. sie sollen.« Gerade in Deutschland gebe es einen inten- Die Eroberung der Haushalte durch die digitalen Me- siven Wettbewerb um Preise und Funktionen. Die Kos- dien und die damit verbundenen Zwänge zur Speiche- ten für Bildschirme, Speicher und Netzwerkbandbrei- rung bieten aber die Chance, dass ein verbessertes Be- ten seien heute geringer, sodass sich auch kleine und wusstsein zur Kulturtechnik Dokumentenverarbeitung mittlere Unternehmen ECM leisten könnten. entsteht. Vorsicht bei kompletten ECM-Suiten ECM-Produkte bieten augenscheinlich eine breite Fea- Viele Features, wenige Standards ture-Palette: von der Erfassung über die Bearbeitung und Verteilung bis zur Ablage. Martin Böhn, Analyst Gastbeitrag von Dr. Werner Fritsch, bei der Würzburger Marktforschungsfirma BARC, kri- Redakteur, InformationWeek, tisiert freilich, dass es hier zu viele Begriffe gibt. Er E-Mail: Werner.Fritsch@informationweek.de empfiehlt den Anwendern, nicht auf die Schlagwörter Webseite: www.informationweek.de zu achten, sondern zu schauen, was ihnen im Hinblick auf ihre Gegebenheiten und Anforderungen weiterhel- Die Fülle der Produkte und Funktionen zur Verwal- fen kann. In der Anbieterlandschaft sorge Microsoft tung von Dokumenten und anderem Content beein- mit der Sharepoint-Software für Bewegung, Partner druckt. Die Standardisierung hinkt allerdings hinter- bieten zusätzliche Funktionalität dafür. Außerdem her. beweise Open Source Reife, namentlich Alfresco macht »Der Markt für Dokumenten- und Content- von sich reden. Neue Anbieter können neu anfangen Management ist im Aufwind«, sagt Bernhard Zöller, und müssen nicht Software mitschleppen, die von ih- Gründer der Beratungsfirma Zöller & Partner und rem Ansatz her in die Jahre gekommen ist. Bei kom- Vorstandsmitglied beim Verband Organisations- und pletten ECM-Suiten rät Böhn indes zur Vorsicht: Informationssysteme (VOI). Als Triebfedern nennt er »Auch wenn alles aus einer Hand kommt, ist die Integ- das Streben der Unternehmen nach Prozesseffizienz ration nicht garantiert.« Oft wurden Komponenten zu- und weniger Redundanz bei Datei- und Mail- gekauft oder per OEM-Vertrag dazugepackt. Jenseits Systemen. Es gelte, den Aufwand für manuelle Such- des allgemeinen ECM-Kurses sieht Böhn bei den An- und Ablagetätigkeiten zu verringern. Ebenfalls wichtig bietern einen Trend zu vielfältigen Lösungspaketen, sind dem Marktkenner zufolge zunehmende gesetzli- zum Beispiel für den Posteingang. Ferner stehen die che Anforderungen (Compliance), die sichere Ablage- Einbindung unterschiedlicher Informationsquellen systeme verlangen, um jederzeit die relevanten Infor- und die Integration mit anderer Software im Fokus. mationen vorweisen zu können. Es gehe darum, die Auskunftsfähigkeit wieder herzustellen. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 107 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Standards im Umfeld Applikationen künftig einfach aufrufen lassen. Die Die Experten sind sich einig: Standardisierung kann Spezifikation ist bei der Organization for the Advan- helfen, die Kosten zu senken und die Abhängigkeit cement of Structured Information Standards (Oasis) von einzelnen Anbietern zu verringern. Denn die Inte- eingereicht, und über die Haupturheber hinaus haben roperabilität und Austauschbarkeit von Komponenten die Hersteller Alfresco, Open Text, Oracle und SAP verbessern sich dadurch. Überdies gibt es lange Auf- mitgewirkt. Udo Hertz, bei IBM in Böblingen Director bewahrungsfristen, was bei ECM stabile Systeme und of Information Management Development, erwartet zuverlässige Migrationsmöglichkeiten erfordert, wie breite Akzeptanz. Neben den Endkunden sollen auch Thorsten Brand, Berater bei Zöller & Partner, betont. die Geschäftspartner von CMIS profitieren. Allerdings wird die Version 1.0 frühestens Ende nächsten Jahres Im Umfeld von ECM gibt es eine ganze Reihe von verabschiedet sein; bis CMIS in ECM-Produkten imp- Standards, die teils von einzelnen Herstellern gesetzt lementiert ist, dürfte es dann 2010 werden. Brand traut wurden und sich dann weit ausgebreitet haben und dem neuen Hoffnungsträger trotzdem mehr zu als et- teils von Gremien internationaler Organisationen ver- wa den JSRs für Repositories, die nur bei großen Her- abschiedet wurden. Brand nennt Dateiformate wie stellern und für Web Content Management eine gewis- PDF/A, ODF, TIFF oder JPEG und Metadatenformate se Rolle gespielt hätten. »Das technische Umfeld än- wie XML oder Dublin Core. Außerdem verweist er auf dert sich schnell, und die Anwender haben ein Interes- Standards für digitale Signaturen und Speichersyste- se an Standards«, weiß der Marktkenner. Bei den Her- me. Für Geschäftsprozesse hat die Workflow Mana- stellern ist das Interesse dagegen nicht so ausgeprägt, gement Coalition (WfMC) schon vor langem ein Refe- weil alles aufwendiger wird und die Kosten steigen. renzmodell erarbeitet, jüngeren Datums sind die Stan- Und wenn sie zu einem Konsens kommen und gute dards BPMN und BPEL aus dem Web-Services- und Standards tatsächlich in ihren Produkten implementie- SOA-Umfeld. Im öffentlichen Sektor gibt es außerdem ren, wollen sie sich weiterhin von ihren Konkurrenten fachliche Spezifikationen wie DOMEA und MoReq, unterscheiden und warten alsbald mit diversen Zusät- und nicht zuletzt werden die gesetzlichen Vorgaben zen auf. Nicht zuletzt wird dadurch auch die Aus- mit gesamtwirtschaftlicher Gültigkeit wie GDPdU tauschbarkeit reduziert und die Kundenbindung er- immer mehr. Im Kernbereich der Dokumenten- und höht. So will denn auch IBM zusätzlich zu den im Content-Technologien sieht es hingegen anders aus. künftigen Oasis-Standard spezifizierten Basisdiensten Vorherrschend sind proprietäre Adapter und Schnitt- für Repositories weitere Services entwickeln, sagt stellen, mit denen Repositories Informationen austau- Hertz. Ein ECM-Produkt muss eine serviceorientierte schen oder mit betrieblichen Applikationen zusam- Architektur aufweisen, um diesen Standard überhaupt menarbeiten können. Ein Beispiel ist SAPs Archive- implementieren zu können, geben die Analysten von Link-Schnittstelle. Anläufe zu herstellerübergreifender Gartner zu bedenken. Und im Lauf der Zeit könnten Standardisierung hat es zwar gegeben: namentlich die noch mehr Hindernisse auftauchen. Die Zukunft von Open Document Management API (ODMA) für die CMIS sei deshalb ungewiss. Bis auf Weiteres werden in Kommunikation zwischen Desktop-Anwendungen der ECM-Welt auf jeden Fall auch künftig proprietäre und Dokumentenmanagementsystemen, die Java Spe- Adapter und Schnittstellen gebraucht. cification Requests (JSRs) 170 und 283, um den Zugriff auf Content Repositories in der Java-Welt zu verein- heitlichen, sowie Web Distributed Authoring and Ver- sioning (Web-DAV) zur Bereitstellung von Dateien im Vom Papier ins Netz Internet. Aber die Verbreitung ist sehr beschränkt Gastbeitrag von Maximilian Kimmel, geblieben: »zu schmal oder zu komplex«, urteilt das IT Verlag für Informationstechnik GmbH Marktforschungshaus Gartner. Webseite: www.it-verlag.de Webseite: www.it-daily.net Neuer Hoffnungsträger Seit 2006 arbeiten EMC, IBM und Microsoft an den Ein immer mehr in den Fokus rückender Ansatz zur Content Management Interoperability Services (CMIS), Softwarenutzung ohne Hardwareinvestition sind so die den Austausch von Informationen zwischen Repo- genannte On-Demand-Lösungen – auch Software as a sitories unterschiedlicher ECM-Systeme regeln sollen. Service (SaaS) genannt. Dabei wird eine Softwarelö- Offiziell vorgestellt wurde das Projekt am 10. Septem- sung als Dienstleistung in einem Rechenzentrum ge- ber. Definiert werden dort Datenstrukturen und Diens- hostet und dem Kunden in genau dem Umfang zur te, zugelassen sind das Simple Object Access Protocol Verfügung gestellt, den er benötigt. (SOAP) und der teilweise konkurrierende Representa- tional State Transfer (REST). Zum Tragen kommen Die Vorteile von SaaS liegen auf der Hand: Miete statt Technologien für Web Services sowie für Web 2.0 Investitionen (d. h. kurze Vertragslaufzeiten und damit (Mashups). Die entsprechenden Dienste sollen sich in hohe Flexibilität), geringe Administrationskosten durch Betreuung der Server von ausgebildeten Exper- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 108 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter ten, rasante Erhöhung der zur Verfügung stehenden sprechen grundsätzlich der Interpretation der soge- Ressourcen, höchste Sicherheit bei Zugriff und Schutz nannten GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und gegen Ausfälle durch Rechenzentren. So investieren zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Rechenzentrenbetreiber viele Millionen in Zugangs- Seit Beginn der Digitalisierung geschäftlicher Abläufe kontrollen, umfassenden Brandschutz, redundante akkumulieren sich kontinuierlich Kommentare und Hardware, unterbrechungsfreie Stromversorgungen Spezifikationen zu unternehmerisch korrektem Han- und viele Gigabit schnelle Anbindungen. deln. Das Fundament dieser Richtlinien, Gesetze sowie stillschweigenden Übereinkünfte und Reglements bil- SaaS sorgt für hohe Flexibilität den die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung All diese Dinge kann sich das einzelne Unternehmen (GoB). Die GDPdU geben dem Steuerprüfer ein In- bei der Fürsorge für die Lauffähigkeit der eigenen IT in strumentarium an die Hand, welches nicht nur in der den seltensten Fällen leisten. Voraussetzung für die Theorie unbedingte firmeninterne Rechtssicherheit Nutzung von On-Demand-Lösungen ist eine stabile und Transparenz erfordert. Internetverbindung, die heutzutage allerdings genauso Aufbewahrungspflicht Dokumente wie E-Mails oder etwa in PDF (=Portable Document Format) eingehende Rechnungen müssen – da bereits im Ursprung digital einge- gangen – auch digital abgelegt wer- den. Kein Unternehmen, das auch in den kommenden Jahren noch existie- ren möchte, kommt noch ohne diese Form der Dokumente aus. Hinzu kommt die ständig zunehmende Pa- pierflut, die erfasst, selektiert und verwaltet werden muss. Beides von- einander getrennt zu leisten, ist eben- so zeit- wie arbeitsintensiv; denn nach dem Eingang und der entspre- chenden Erfassung müssen Doku- mente, ob digital oder nicht, rechtssi- cher archiviert werden. Der nächste Schritt, dem sich auch das kleinste Unternehmen nicht entziehen kann, Standard sein sollte wie das Telefon. Der weltweite Er- ist die den firmeninternen Abläufen gemäße Zuord- folg des CRM-Anbieters Salesforce.com zeigt, dass On- nung, also Versionierung, welche im besten Fall auch Demand-Lösungen bereits in den Köpfen vieler IT- den einzelnen Mitarbeitern zeitnahen Zugriff auf die Entscheider angekommen sind. Nun sollten diesbezüg- jeweiligen Dokumente garantiert. lich neben Customer Relationship Management (CRM) auch weitere Businesslösungen folgen. Die in Würz- Gleiches gilt (theoretisch schon seit Langem) auch für burg ansässige major soft GmbH vollzieht mit dem die Einsichtnahme der Steuerbehörden, die in den letz- Produkt „Gate On Demand“ diesen Schritt in Hinblick ten Jahren eine Reihe bestens ausgebildeter IT- auf rechtssicheres Dokumentenmanagement. Fachkräfte herangezogen haben, um den inzwischen unstrittig geltenden Richtlinien und Gesetzen auf Dau- Rechtssicherheit er gerecht werden zu können. Deutschland ist bekannt als Land mit vielen Regeln, Papierflut und heterogenen Daten Normen und Gesetzen. Solche existieren auch bereits im Bereich Dokumentenmanagement. Neben dem ur- Neben den rechtlichen Vorgaben interessiert den Ent- sprünglichen Gesetz schiebt das Institut der Wirt- scheider im Unternehmen natürlich primär der Nutzen schaftsprüfer (IDW) seit Jahren in unregelmäßigen Ab- einer Neuanschaffung für das eigene Unternehmen. ständen eine Fülle von Veröffentlichungen und Stel- Dokumentenmanagement homogenisiert die unter- lungnahmen nach, die unter dem Kürzel IDW RS FAIT nehmensinterne Informationsflut und die jeden Tag 3 die aus § 257 HGB resultierenden Anforderungen an eingehenden neuen Unterlagen sowie eigens erstellten Rechnungslegung und Archivierung aufbewahrungs- Dateien. pflichtiger Unterlagen definiert. Diese Richtlinien ent- © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 109 von 133
    • 20090226 PROJECT CONSULT Jubiläumsausgabe NEWSLETTER 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter Ansatz zur ganzheitlichen Unternehmens-IT Was ist “Collaboration”? Alle Informationen mit Hilfe einer einzigen Suchmaske Gastbeitrag von Hanns Köhler-Krüner, übersichtlich und in Bruchteilen von Sekunden durch- Direktor Education Services EMEA, suchen und filtern zu können, kombiniert mit der AIIM international Sammlung und Archivierung von Mehrinformationen E-Mail: Hkohler-kruner@aiim.eu in Form von Metadaten, ist der Kern eines guten Do- Webseite: http://www.aiim.org kumentenmanagementsystems. In kurzen Worten ge- sprochen heißt das: Dokumentenmanagement spart Collaboration ist das englische Wort für Zusammenar- Zeit, verhindert Doppelbearbeitung und erhöht Si- beiten. Seit Jahren wird es immer wieder verwendet cherheit und Komfort! und in verschiedenen Zusammenhängen, von Prozess- Kombiniert man die Vorteile einer ausgereiften Doku- beschreibungen bis hin zu Software . In allen Fällen ar- mentenmanagement-Lösung mit dem On-Demand- beiten Gruppen auf ein gemeinsames und hoffentlich Ansatz macht das eigene Unternehmen einen schnellen geschäftsbezogenes Ziel hin. Die wichtigste Arten las- und unkomplizierten Schritt in eine Zukunft mit neu- sen sind in 2 Gruppen einteilen. esten Produkten, geringer Administration, wesentlich • Die Synchrone oder zeitgleiche Zusammenarbeit, geringeren IT-Kosten und der kurzfristigen Möglich- z.B. bei online Treffen oder auch Instant Messaging, keit, die gemieteten Produkte bei Unzufriedenheit wo alle Parteien gleichzeitig anwesend sind durch andere Anbieter zu substituieren. • Die Asynchrone Zusammenarbeit über Mechanis- „Sesam öffne dich nicht!“ men wie z.B. virtuelle Arbeitszimmer oder auch Email. „Die größte Sicherheitslücke jedes Unternehmens ist ein unachtsamer Mitarbeiter“. Dies ist keine Provoka- Heutzutage sehen viele Unternehmen diese Art von tion eines IT-Sicherheitsgurus, sondern alltägliche Zusammenarbeit, als eine Methode um die Flut von Wahrheit. Physikalischer Zugriff auf Server, unerlaub- Emails zu unterbinden. Wo möglich wird versucht, die ter, aber nicht kontrollierter Zugang zu den Räumlich- Zusammenarbeit auf andere Technologien um zu len- keiten des Unternehmens und damit meist zu einem ken. Natürlich beinhalten solche Initiativen viel mehr freien Rechner oder zumindest zu einem Netzwerkan- als nur das Bereitstellen von neuen Technologien. Ein schluss, sind nur die Spitze des Eisberges. Ebenfalls Unternehmen braucht hierzu viele Faktoren, die er- problematisch ist die Mitnahme von Informationen auf kannt und erarbeitet werden muss. Diese sind unab- USB-Sticks oder das versenden von E-Mails an private hängig von irgendeiner Software Plattform : Maildienste. Diese Liste lässt sich ohne Weiteres belie- • Bewusstsein – Alle sind Teil einer Arbeitsgruppe big fortführen. mit einem gemeinsamen Ziel. Einen möglichen Lösungsansatz für all diese Probleme • Motivation – Mitarbeiter versuchen gemeinsam die bietet Gate On Demand für Unternehmen: Dateien und Herausforderungen zu meistern oder etwas weiter Dokumente liegen, vor physikalischem Zugriff ge- zu entwickeln schützt, im zertifizierten Rechenzentrum. Die dortigen • Selbstbestimmung – Teilnehmer entscheiden ein- Sicherheitsvorkehrungen sind deutlich höher, als im zeln, wann sich etwas zu ändern hat. eigenen Unternehmen. Nur der Zugang über die SSL- verschlüsselte Leitung mit Passwort und vielen Sicher- • Teilnahme – Alle nehmen aktiv an der Zusammen- heitsfeatures gibt die Informationen den authentifizier- arbeit teil und erwarten das gleiche von anderen. ten Benutzern frei – und zwar weltweit von jedem • Vermittlung – Alle unterhandeln und arbeiten zu- Rechner, den der Anwender benutzen möchte. sammen und finden dabei den gemeinsamen Nen- ner Umdenken gefordert! • Gegenseitigkeit – Teilnehmer teilen ihr Wissen mit Hohe Sicherheitsstandards sind nicht mehr uner- und erwarten von anderen, dass sie das gleiche tun. schwinglich. Anwenderkomfort und Zugriffschutz er- • Nachdenken – Wir denken nach, auch über Alterna- fordern keinen Spagat mehr. Damit sind die IT- tiven Entscheider in Unternehmen jeder Größe gefordert, zu • Engagement – Proaktive Arbeiten und nicht Ab- entscheiden, ob die Vorteile von On-Demand- warten ist unser Motto! Lösungen mit den einhergehenden Kosteneinsparun- gen einen Umstieg auch auf kurze Sicht nicht sehr att- raktiv erscheinen lassen. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 110 von 133
    • PROJECT CONSULT 20090226 NEWSLETTER Jubiläumsausgabe 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter 2.0 bekannt geworden sind und die auch in Unterneh- men eine Rolle spielen. In 2007 fügt Dion Hinchcliffe die folgenden 4 Begriffe hinzu: • Formlos: keine Barrieren beim Mitwirken. • Netzwerk – orientiert: auf alle Inhalt müssen per Web-Browser zugegriffen werden können. • Soziale: unterstreichen von Durchsichtigkeit (beim Zugriff), Unterschiedlichkeit (sowohl in den Inhal- ten als auch den Mitgliedern selber) und Offenheit • Emergence: es muss Ansätze geben aus den vielen Informationen die wichtigsten sich herauskristalli- Um diese Art von Zusammenarbeit zum Erfolg zu sieren zu lassen, sodass Anwender nicht alles lesen führen braucht eine Offenheit im Unternehmen, den müssen Willen eigenes Wissen zu teilen. Gleichzeitig benötigt Das Rahmenwerk wird von Dion Hinchcliffe als es aber auch die Kontrolle und Struktur um einen „FLATTNESS