[DE] Elektronische Archivierung & Records Management | Ulrich Kampffmeyer | VSA Jahrestagung 13.09.2012 | Ulrich Kampffmeyer | Show-Version
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[DE] Elektronische Archivierung & Records Management | Ulrich Kampffmeyer | VSA Jahrestagung 13.09.2012 | Ulrich Kampffmeyer | Show-Version

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Gezeigte Folien (Show-Version) - Animation auf Slideshare NICHT verfügbar - des Vortrages "Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte" von Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der Jahrestagung des schweizerischen Verbandes der Archivarinnen und Archivare, VSA, am 13.09.2012 in Frauenfeld, Schweiz. Download-URL für animierte Version auf Folie 2 enthalten. Die Handout-Version mit allen Details auf Slideshare: http://de.slideshare.net/DRUKFF/records-management-archivierung-vsa-jahrestagung

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  • 1. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 VSA Jahresversammlung 2012 Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer Frauenfeld, 13.09.2012PROJECT CONSULT Postfach 20 25 55 www.PROJECT-CONSULT.com 1Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 20218 Hamburg © PROJECT CONSULT 2012
  • 2. Agenda © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 |Einführung ||Ordnung |||Aufbewahrung ||||AusblickElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 2
  • 3. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Themen des Vortrags drehen sich alle um das Thema „dOCUMENTieren“ Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptx Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptx Die Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 3
  • 4. |EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 |Einführung| |Einführung|Vom Ordnen und Aufbewahren||Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 4
  • 5. Am Anfang war die Sprache © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 5
  • 6. Ein uraltes Thema © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: Das Dokument war geboren.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 6
  • 7. What is a document? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 “Object --- Document? Star in sky -- No Photo of star -- Yes Stone in river -- No Stone in museum -- Yes Animal in wild -- No Michael Buckland Animal in zoo – Yes”Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 7
  • 8. Die Geburt des Archivs © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Viele Dokumente erfordern Ordnung! Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums der Zahl von Dokumenten erfunden. Die Geburt des Archivs liegt mindestens 5000 Jahre zurück. Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren. Ein eher überschaubarer Zeitraum.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 8
  • 9. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3EINFÜHRUNG | VOM ORDNEN UNDAUFBEWAHRENElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 9
  • 10. Der Mensch und Ordnung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „Als unspezialisiertes Neugierwesen braucht der Mensch Information zum Überleben!“ Das menschliche Gehirn ist in seiner Kapazität eingeschränkt und muss um den Überblick zu behalten, Informationen klassifizieren und zuordnen. (Ein)Ordnen ist dem Menschen angeboren.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 10
  • 11. ||ORDNUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ||Ordnung| ||Ordnung|Records Management| ||Ordnung|Records Management|Acht Grundprinzipien| ||Ordnung|Records Management|Aktuelle Standards| ||Ordnung|Records Management|Ordnung vs. Chaos| ||Ordnung|Aufbewahrung|||Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 11
  • 12. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENTElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 12
  • 13. Definitionen: Record © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Alt: Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1) “Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.” Neu: Definition „Record“ ISO 30300 “Information created, received, and maintained as evidence and /or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.”Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 13
  • 14. Definitionen: Records Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Alt: Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1) “Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.” Neu: Definition „Records Management“ nach ISO 30300 • ISO 30300 bezieht sich auf das Records Management System • Ein Records System erfasst und verwaltet Records und macht sie langfristig zugänglich • Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle (control) von Records • Das „Management System for Records" führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner aufbewahrungspflichtigen AufzeichnungenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 14
  • 15. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ACHTGRUNDPRINZIPIENElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 15
  • 16. ARMA – Übersicht der GARP © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 GARP – „Generally Accepted Records Keeping Principles“ Principle [EN] Prinzip [DE] 1 Principle of Accountability Prinzip der Verantwortlichkeit 2 Principle of Integrity Prinzip der Integrität 3 Principle of Protection Prinzip der Sicherung 4 Principle of Compliance Prinzip der Compliance 5 Principle of Availability Prinzip der Verfügbarkeit 6 Principle of Retention Prinzip der Aufbewahrung 7 Principle of Disposition Prinzip der Entsorgung 8 Principle of Transparency Prinzip der TransparenzElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 16
  • 17. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||ORDNUNG|RECORDSMANAGEMENT|AKTUELLE STANDARDSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 17
  • 18. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ISO STANDARDSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 18
  • 19. ISO Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 1: General • ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation -- Records management – Part 2: Guidelines • ISO 22310:2006 Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards • ISO 23081-1:2006 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles • ISO/TS 23081-2:2009 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issuesElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 19
  • 20. ISO Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • ISO 23081-3:2011 Information and Documentation -- Records Management Processes-Metadata Records • ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -- Work process analysis for records • ISO 13008:2012 Information and documentation – Digital records conversion and migration process • ISO/TR 13028:2010 Information and documentation -- Implementation guidelines for digitization of records • ISO 16175-1:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles • ISO 16175-2:2011 Information and documentation-- Guidelines and functional requirements for records in electronic office environmentsElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 20
  • 21. ISO Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary • ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records – Requirements • ISO/TR 15801:2009 Document Management -- Information Stored Electronically -- Recommendations for Trustworthiness and Reliability • PD ISO/TR 17068 Information and documentation -- Records Management -- The Trusted Third Party Repository for Electronic RecordsElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 21
  • 22. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ANDERE STANDARDSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 22
  • 23. Andere Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • ICA International Council on Archives: ICA-Req Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments • DLM Forum: MoReq® Model Requirements for the Management of Electronic Records • MoReq® • MoReq2® • DLM Forum / DLM Foundation: MoReq® Modular Requirements for Records Systems • MoReq2010®Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 23
  • 24. MoReq® Komponenten 2010 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 24
  • 25. (outdated) MoReq® Roadmap 2010 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 ? ? ? ?Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 25
  • 26. MoReq2012® Erweiterungsmodule © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 SecurityElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 26
  • 27. MoReq2012® Erweiterungsmodule © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 File Aggregation / ContainerElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 27
  • 28. OMG Object Management Group Standard © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Specification for Records Management Services Die Spezifikation beinhaltet Modelle für Software- Services im Sinne von SOA im Bereich des elektronischen Records Management: • PSM-1: Web Services definition for Records Management Services in Web Service Description Language (WSDL). • PSM-2: Records Management Service XSD. • PSM-3: Attribute Profile XSD. The XSD is for capturing and communicating attribute profiles to permit flexible attribution of certain types of Records Management Objects.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 28
  • 29. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 NATIONALE STANDARDSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 29
  • 30. Nationale Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Australien • Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0 • Australian Government Locator Service, AGLS, veröffentlicht als AS Australian Standard 5044-2010 • AS Australian Standard AS 5090:2003: Work process analysis for recordkeeping Brasilien • e-ARQ Brasil (v1.1) Deutschland • Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OkeVa Finnland • SÄHKE2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 30
  • 31. Deutschland: OkeVa © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OkeVa • Nachfolger von DOMEA 2.0 • Im Mai 2012 vom Bundesinnenministerium veröffentlicht • Bestandteile: • Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung • Elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren • Das DOMEA Zertifizierungsverfahren wird nicht fortgesetzt und für OkeVa nicht eingeführtElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 31
  • 32. Deutschland: OkeVa © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die folgenden Bausteine sind verfügbar: • Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte • Grundlagen und Bedarfsanalyse • E-Akte • E-Vorgangsbearbeitung • E-Zusammenarbeit • Projektleitfaden Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung: • E-Langzeitspeicherung (in Arbeit) • E-Poststelle und Signatur (in Arbeit) • Scan-Prozess (in Arbeit) • Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung) • E-Fachverfahren (in Planung)Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 32
  • 33. Deutschland: OkeVa © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Weitere Konzepte und Lösungen mit Implikationen für das Records Management: • Bundes-CIO-Vorgaben, IT-Planungsrat-Initiativen und neues E-Government-Gesetz (Entwurf) • Open Government Data • nPA neuer Personalausweis und EID • De-Mail Aber auch noch: • DOMEA 2.0 immer noch in Gebrauch und füllt inhaltliche Lücken im OkeVa • FAVORITElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 33
  • 34. Nationale Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Kanada • Electronic Records as Documentary Evidence CAN/CGSB-72.34-2005 (“72.34”) Neuseeland • Digital Recordkeeping Standard (DRS) Norwegen • Norwegian Archive Standard NOARK 5 Österreich • Elektronischer Akt ELAK Schweiz • Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER USA • Department of Defense Standard DoD 5015.2 … und viele, viele mehrElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 34
  • 35. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||ORDNUNG|RECORDSMANAGEMENT|ORDNUNG VS. CHAOSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 35
  • 36. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Suchen in chaotischen Datenbeständen „Enterprise Search“ vs. Ordnung schaffen „Records Management“Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 36
  • 37. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||ORDNUNG|AUFBEWAHRUNGElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 37
  • 38. Records Lifecycle Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Viele Dokumente Einige Records Wenige Archiv-ObjekteElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 38
  • 39. |||AUFBEWAHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 |||Aufbewahrung| |||Aufbewahrung|Archivierung| |||Aufbewahrung|Archivierung|Compliance vs. historischem Wert| |||Aufbewahrung|Archivierung|Die Wolke| |||Aufbewahrung|Archivierung|Aufgabe Web & Co.| |||Aufbewahrung|Zukunft||||Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 39
  • 40. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNGElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 40
  • 41. Archiv © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Unter einem Archiv (abgeleitet vom lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude, und dadurch mit einem gewissen „offiziellen“ Charakter versehen) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Objekten, Unterlagen oder Informationen.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 41
  • 42. Begriffsverwirrung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Aufbewahrung • Archivierung • Elektronische Archivierung • Digitales Archiv • Digitale Archivierung • Langzeitarchivierung • Langzeitspeicherung • Revisionssichere Archivierung • Rechtssichere Archivierung • Rechtskonforme Archivierung • Vertrauenswürdige Archivierung • Beweiswerterhaltende Archivierung • Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung • usw.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 42
  • 43. Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Ein deutscher Begriff für Aufbewahrung im Sinne von Records Management und elektronische Archivierung: Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 43
  • 44. Langzeitarchivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 44
  • 45. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ARCHIVIERUNGSSTANDARDSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 45
  • 46. CCSDS Standard © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 National Aeronautics and Space Administration NASA/ Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS: OAIS: Reference Model for an Open Archival Information System • 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1) • 2003 als Standard ISO 14721:2003 übernommen • 2009 überarbeitete Version, das CCSDS OAIS "Pink Book“ • Juni 2012 wurde Version 2 von OAIS von der CCSDS als "Magenta Book" veröffentlicht und bereits im August 2012 von der ISO als ISO 14721:2012 übernommenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 46
  • 47. Inhalt ISO 14721:2012 [EN] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 1 INTRODUCTION 1.1 PURPOSE AND SCOPE 1.2 APPLICABILITY 1.3 RATIONALE 1.4 CONFORMANCE 1.5 ROAD MAP FOR DEVELOPMENT OF RELATED STANDARDS 1.6 DOCUMENT STRUCTURE 1.7 DEFINITIONS 2 OAIS CONCEPTS 2.1 OAIS ENVIRONMENT 2.2 OAIS INFORMATION 2.3 OAIS HIGH-LEVEL EXTERNAL INTERACTIONS 3 OAIS RESPONSIBILITIES 3.1 MANDATORY RESPONSIBILITIES 3.2 EXAMPLE MECHANISMS FOR DISCHARGING RESPONSIBILITIESElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 47
  • 48. Inhalt ISO 14721:2012 [EN] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 4 DETAILED MODELS 4.1 FUNCTIONAL MODEL 4.2 INFORMATION 4.3 INFORMATION PACKAGE TRANSFORMATIONS 5 PRESERVATION PERSPECTIVES 5.1 DIGITAL MIGRATION 5.2 PRESERVATION OF ACCESS AND USE SERVICES 6 ARCHIVE INTEROPERABILITY 6.1 TECHNICAL LEVELS OF INTERACTION BETWEEN OAIS ARCHIVES 6.2 MANAGEMENT ISSUES WITH FEDERATED ARCHIVESElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 48
  • 49. Inhalt ISO 14721:2012 [EN] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 ANNEX A COMPOSITE FUNCTIONAL VIEW (NORMATIVE) ANNEX B RELATIONSHIP WITH OTHER STANDARDS OR EFFORTS (INFORMATIVE) ANNEX C BRIEF GUIDE TO THE UNIFIED MODELING LANGUAGE (UML) (INFORMATIVE) ANNEX D INFORMATIVE REFERENCES (INFORMATIVE) ANNEX E A MODEL FOR SOFTWARE USE IN REPRESENTATION INFORMATION (INFORMATIVE) ANNEX F SECURITY CONSIDERATIONS (INFORMATIVE)Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 49
  • 50. Änderungen in der ISO 14721:2012 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Im Wesentlichen wurden Verbesserungen und Konkretisierungen im Vergleich zur ISO 14721:2003 vorgenommen: • Informationsfluss-Modelle auf Basis UML • Konkretisierung Zugriffe und Bereitstellung als Informationsobjekte • Rollen und Rechte • Austausch von Objekten und Ansätze zum Outsourcing • Überarbeitete Grafiken • Beziehungen zu anderen Standards • Anpassungen in der Begrifflichkeit Die Grundprinzipien und das Modell wurden beibehaltenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 50
  • 51. OAIS Functional Entities © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 51
  • 52. Example for Functions: Ingest Functional Entity © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 52
  • 53. Technische Problemzonen im OAIS-Reference Model (1) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Problemzone 1: InterfacesElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 53
  • 54. Technische Problemzonen im OAIS-Reference Model (2) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 SIP AIP AIP DIP Problemzone 2: Container-FormateElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 54
  • 55. Annex A: Composite of Functional Entities © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 55
  • 56. Annex C: Key to UML Relationships © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 56
  • 57. Deutschsprachige Version der ISO 14721 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Da es bereits eine deutsche Übersetzung des CCSDS OAIS „Pink Book“ als nestor Materialien gibt und das PINK Book weitgehend mit dem Magenta Book übereinstimmt, und die ISO 14721 im Prinzip nur das Magenta Book übernommen hat, wird es auch sehr schnell eine deutsche DIN Norm geben (können).Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 57
  • 58. ISO 14721 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Frage bleibt: Beschreibt die ISO 14721 Verfahren, die im Zeitalter von Web 2.0 und Cloud noch relevant sind?Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 58
  • 59. WARC ISO 28500 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 ISO 28500 WARC File Format („Web-ARC“) • Soll verhindern, dass wertvolle Informationen verschwinden, wenn sich eine Webseite verändert • Entwickelt durch ISO Technischen Komitees ISO / TC 46, Information und Dokumentation, Unterausschuss SC 4, Technische Interoperabilität • WARC ist aber nur ein Dateiformat • Effektive Verwaltung, Strukturierung und Speicherung unzähliger, angesammelter Ressourcen aus dem Internet • Erweiterung des ARC-Dateiformats, durch IIPC um Informationen und Wissen aus dem Internet, für zukünftige Generationen bereitstellen zu können • Aufzeichnung von http-request-headern, beliebig vielen Metadaten • Zuweisung von Kennungen für jede enthaltene Datei • Verwaltung von Duplikaten und migrierten Datensätzen • WARC speichert jede Art von digitalen InhaltenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 59
  • 60. Weitere Archivierungsstandards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • ISO TR 18492:2005 -- Long Term Preservation of Electronic Document Based Information • ISO 16363:2012 -- Space data and information transfer systems -- Audit and certification of trustworthy digital repositories • NIST SP 500-252 -- Information Technology -- Care and Handling of CDs and DVDs-- A Guide for Librarians and Archivists • NIST SP 800-88 – Computer Security – Guidelines for Media Sanitization • BSI TR-ESOR 03125 – Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Version 1.1Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 60
  • 61. BSI TR-ESOR 03125 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Deutschland: TR-ESOR – Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Version 1.1 • Erschienen am 18.02.2011 • Sprachliche, als auch technische Überarbeitung der TR-VELS 03125 • Der wesentliche Fokus liegt auf der Nachsignatur kryptografisch signierter Objekte. Die Formulierungen der früheren Version konnten als Universalarchivanspruch für alle Branchen und jede Art der ordnungsgemäßen Aufbewahrung missverstanden werden. Dieser Punkt ist mit der neuen Version nun klarer formuliert.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 61
  • 62. TR-ESOR 03125 – wesentliche Inhalte © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 1. Module: # Anlage TR-ESOR-M.1: ArchiSafe-Modul # Anlage TR-ESOR-M.2: Krypto-Modul # Anlage TR-ESOR-M.3: ArchiSig-Modul 2. Schnittstellen: # Anlage TR-ESOR-S: Schnittstellenspezifikation # Anlage TR-ESOR-E: Konkretisierung der Schnittstellen auf Basis des eCard-API-Framework # Anlage TR-ESOR-F: Formate und ProtokolleElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 62
  • 63. BSI TR 03125 Schichtenmodell mit Modul-Zuordnung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 63
  • 64. Aktuelle Diskussionen um die TR-ESOR © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Verankerung im OkeVa Modul „Elektronische Akte“ • Planung die TR als allgemeingültige DIN Norm zu standardisieren • Der umbenannte DIN Arbeitskreis NA 009-00-15-06 "AK Beweiswerterhaltung von kryptographisch signierten Dokumenten" setzt die Umsetzung der TR-ESOR in eine DIN-Norm fort. Diese soll unter der Nummer DIN 31647 veröffentlicht werden.“ • Erweiterung des Geltungsbereichs auch außerhalb von Bundesbehörden • Zertifizierung von Produkten geplantElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 64
  • 65. Dokumentformate © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Früher TIFF nach ITU 6.2 komprimiert ASCII Txt Heute PDF (in diversen Varianten) JPEG, MPEG, WAV, PIC, HTML5, FLV, FLAC, WMV, PNG, WWF Zukünftig noch mehr volatile, proprietäre und zum Teil kurzlebige Formate und „Nicht-Formate“Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 65
  • 66. PDF Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 ISO 15930 PDF/X Format für die Druckvorstufe PDF/X-1a = ISO 15930-1 PDF/X-3 = ISO 15930-3 ISO 14289 PDF/UA Aufbau eines Dokuments im Format PDF (Universal Accessability) ISO 16612 PDF/VT Transaktionsdruckspeicherung (PPML/VDX) ISO 19005 PDF/A PDF Archive Format für die Dokumentenarchivierung PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005 PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011 PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012 ISO 24517 PDF/E PDF Engineering Format für technische Zeichnungen ISO 32000 PDF normiertes Format für Standard-PDF PDF= ISO 32000-1 PDF/H PDF im Gesundheitswesen (Health)Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 66
  • 67. PDF/A-3 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Veröffentlichung wird 2012 erwartet • Erweiterung des Standards PDF/A-2 um Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDF-Dokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit PDF/A-2 • Ziel: Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander verbinden • Aber: weiterhin elektronisches PapierElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 67
  • 68. PDF/A Übersicht © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Compliance Level • Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit der Strukturinformation • Sonst Level „b“ oder „u“Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 68
  • 69. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|COMPLIANCE VS. HISTORISCHEM WERTElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 69
  • 70. Compliance und historisch © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Compliance Betrifft in der Regel Informationsobjekte, die nach kaufmännischen, gewährleistungs-, haftungs-, qualitäts- und anderen rechtlichen Grundlagen einen Wert besitzen. Dieser Wert kann sich über die Zeit ändern und auch zur Löschung führen. Historisch Nicht alle Informationsobjekte, auch die zunächst aufbewahrungspflichtigen, besitzen einen historischen Wert. Dieser wird durch Fachleute bestimmt und führt zur Aussonderung aller Records, die dem Maßstab nicht genügen. Der Wert bleibt in der Regel beständig und die Aufbewahrung ist dauerhaft.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 70
  • 71. Compliance: Grundsätzliche Kriterien © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Authentizität • Vollständigkeit • Nachvollziehbarkeit • Zugriffssicherheit • Geordnetheit • Integrität • Auffindbarkeit • Reproduzierbarkeit • Unverändertheit • Richtigkeit • Prüfbarkeit • Portabilität • VertrauenswürdigkeitElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 71
  • 72. Der historische Wert © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Archivare müssen aus einer großen Zahl von Unterlagen diejenigen herausfiltern, die nachfolgenden Generationen ein möglichst umfassendes Bild der derzeitigen Zeit liefern • „Archivwürdige“ Informationsobjekte stellen • einen bleibenden Wert für die Erforschung oder das Verständnis der deutschen Geschichte • die Sicherung berechtigter Belange der Bürger • die Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung dar • Um sie auszuwählen, bedarf es bestimmter Kriterien und MethodenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 72
  • 73. Der historische Wert © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „Gegenstand archivischer Verwahrung und Betreuung ist heute das gesamte Schrift-, Bild- und Tongut, das als dokumentarischer Niederschlag der Tätigkeit staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, aber auch sonstiger Einrichtungen, Verbände, Betriebe oder Einzelpersonen erwächst, soweit es wegen seines rechtlich- verwaltungsmäßigen, seines historischen, aber auch seines wissenschaftlich-technischen oder künstlerischen Quellenwertes als ‚archivwürdig’ zu dauernder Aufbewahrung bestimmt wird. “Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 73
  • 74. Archive als „Gedächtnisspeicher“ © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „Archive sind zunächst das „Gedächtnis“ der sie tragenden und speisenden Verwaltung, übernehmen also wichtige Aufgaben der Rechtssicherung. Als „Rohstofflager der historischen Forschung“, zu denen sie in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts geworden sind, dürfen sie heute den Anspruch erheben, auch in einem viel weiteren Sinne „Gedächtnisspeicher“ zu sein.“ „Electronic Archives are the Memory of the Information Society“. Erkki LiikanenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 74
  • 75. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|DIEWOLKEElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 75
  • 76. Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 User Mobile Nutzer Server Server Storage Server Tape Archiv Archiv Storage StorageElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 76
  • 77. Sichere Auslegung von Archivsystemen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „Inhouse“ „Outhouse“ on premise outsourced Eigen- Archiv Archiv Anwender operativ Sicherung Eigen- Anwender mit outge- Archiv Archiv sourctem operativ Sicherung Sicherheits- archiv SaaS & Outsourcing Archiv Archiv operativ SicherungElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 77
  • 78. Cloud Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 The Cloud Infra- Platform as Software structure a Service as a as a Service Service PaaS IaaS SaaS Amazon Elastic Compute Microsoft Azure Google Docs / Drive / Postini Cloud (EC2) Amazon Glacier Salesforce Amazon Simple Storage Service (S3) Box PayPal DropboxElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 78
  • 79. Cloud Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Chancen & Risiken • Schnellere Verfügbarkeit • Provider von Innovationen • Vertrauen • Theoretisch unbegrenzte • Kontrolle Skalierbarkeit • Abhängigkeit • Kosteneinsparung bei • Zuverlässigkeit der Cloud Hardware, Personal und • Engpässe in der Lizenzen Datenübertragung • Aufwandersparnis bei • Software-Lizenzen Programmupdates • Eigentumsrechte • Schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen • Kostenkontrolle durch Pay-for-useElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 79
  • 80. Cloud © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „On-Premise“ (lokal im eigenen Haus) installierte Systeme gelten als „outdated“ (veraltet).Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 80
  • 81. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|AUFGABE WEB & CO.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 81
  • 82. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 DATENBANKARCHIVIERUNGElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 82
  • 83. Datenbankarchivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Komplette Archivierung von Datenbanken einschließlich Nutzdaten, Anwendungslogik und Nutzungsmodell • Besonders bei der Abschaltung von Altsystemen • Nur sehr spezielle Archivsysteme erlauben eine entsprechende Lösung, die im Regelfall nicht dem OAIS-Modell entsprechen • Traditionellen Formen der Archivierung von Listen und anderen Ausgabeformaten • Zahlreiche Lösungsansätze • Datenstrukturen werden mitarchiviert und ein Suchen in den Tabellen ist somit gegeben.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 83
  • 84. Ablauf der Archivierung bei SAP © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Schreiben der zu archivierenden Daten aus der Datenbank in Archivdateien • Löschen der Daten aus der DatenbankElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 84
  • 85. Daten- und Datenbank-Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Archivierung beliebiger Daten aus Datenbanken und Anwendungen ist ein großes Desiderat, da hier Objekte entstehen und genutzt werden, die später in Archive überführt werden sollen. Die Hauptproblematik – die Erhaltung des Kontext, der Funktionslogik und der ursprünglichen Präsentation – stellt Archive vor große Herausforderungen. Es geht nicht mehr um das einzeln greifbare, abgeschlossene und selbsttragende Archiv-Objekt.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 85
  • 86. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ARCHIVIERUNG VON WEBINHALTENElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 86
  • 87. Webarchivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Das Internet verändert den Dokument-Begriff: • Websites, CMS Content-Management-Systemen und Portale und WCM Web Content Management • Neuartige Formen von Dokumenten, Zusammenhang zwischen Inhalt, beschreibenden Daten sowie Struktur, Layout und Format bewusst aufgelöst • Das Web – ein schnelllebiges Medium: • Anschwellende Menge von Plagiaten, Kopien, gestohlenen Inhalten • Keine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit, Originalität und Aktualität der Information • Gesetzliche Regelungen, die die Betreiber von Webseiten verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu nachvollziehbar zu dokumentieren, werden meist nicht ernst genommen • Abhängigkeit von Apps, Konvertern, Browsern und ViewernElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 87
  • 88. Web-Archivierung: Herausforderungen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 88
  • 89. Web 2.0 verschärft die Archivierungsproblematik © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Hohe Dynamik, keine „festen“ Objektem und Inhalte, die sich einer Archivierung „widersetzen“: • Indvidualisierung und Personalisierung • Tweeds • Blogs und Foren • Wikis • Multi-Media-Objekte • Links • Mashups • usw. • Die Bewertung, was „archivierungspflichtig“ und was „archivierungswürdig“ ist, ist kaum möglich • Die unterschiedlichen technischen Formate machen eine einheitliche Strategie nahezu unmöglichElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 89
  • 90. Web-Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Wertvolle Inhalte sind bereits verloren gegangen. Zukünftige Historiker werden unsere Ära das „dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“ nennen.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 90
  • 91. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 MOBILEElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 91
  • 92. Die Mobile Revolution © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Auch ECM-Services wie E-Mail-Archive, elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe von Apps genutzt werden. • Viele ECM-Anbieter haben daher Apps für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte. • Die Sinnhaftigkeit der Nutzung von ECM-Apps auf Mobiltelefonen und Pads ist umstritten; lesen und freigeben ja, erstellen und editieren nein.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 92
  • 93. Archivierung im Bereich Mobile © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Mobile Geräte verfügen über keine eigenen Archivspeicher. Zu archivierende Information muss daher anders abgespeichert werden, in internen Archivsystemen oder in Archiven als Software as a Service • Wege, wie Information erfasst, als archivwürdig oder archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich einem Archiv zugänglich gemacht werden, weitgehend ungeklärt • Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefonen oder Tablets häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt, die auf ihren Servern Kommunikation wie auch Dokumente (zumindest zwischen-) speichern. Hier setzt das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-, Web- und Softwareanbieter an – Google und Apple in der ersten Reihe.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 93
  • 94. Mobile Inhalte © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Inhalte für mobile Geräte werden zukünftig die Mehrheit aller Informationen und den größten Teil des Netzverkehrs ausmachen. Niemand eine rechte Idee, was von mobilen Inhalten und mobiler Kommunikation unter rechtlichen Gesichtspunkten in ein Records Management und unter Gesichtspunkten des Werts von Information in ein Archiv gehört.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 94
  • 95. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3|||AUFBEWAHRUNG| ZUKUNFTElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 95
  • 96. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 NEUE HERAUSFORDERUNGEN DURCH MASH-UP, INDIVIDUALISIERUNG UND 3DElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 96
  • 97. Mash-Up © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 97
  • 98. Mash-Up: Probleme für die Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Die Rekonstruktion der einzelnen Bestandteile eines Mash-Ups ist schwierig für die Archivierung • Mash-Ups werden zur Laufzeit erst variabel, individuell und situationsbezogen zusammengebaut – für die Archivierung ist dies oft schwer nachvollziehbar • z.B. Kontext kartografische Informationen (Karten, Bilder) mit darauf abgebildeten dynamischen Beschreibungen, Positionsmarken, Links etc.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 98
  • 99. Individualisierung von Websites © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Probleme für die Archivierung: • Persönliche Sichten von Webseiten erzeugen gleichzeitig verschiedene Versionen der Inhalte • PROXY-Server erschweren die Archivierung • Formular-Archivierung erschwert • Rekonstruktion allgemein schwierigElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 99
  • 100. Web 3D © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • 3D-Anwendungen sind im Kommen • Zukunftsvisionen sind • 3D-Webshops, 3D-Chats, 3D-Communities, 3D-Browsergames, 3D-Messen, interaktive 3D-Präsentationen, virtuelle 3D-Messe-Besuche - selbst Social Networks/ Social Media in 3D und 3D-Homepages • Ob die Verbreitung bis hin zum vernetzten Web 3D geschieht, hängt von technischer Entwicklung und Usability abElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 100
  • 101. 3D - Architektur © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 101
  • 102. 3D: Probleme für die Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Bei 3D-Filmformaten sind die Tiefenschärfe und die Farbe kein unerhebliches Thema, ebenso wie die unterschiedlichen Tonspuren, die Overlays (Untertitel), die Einsprungadressen und eventuelle Verknüpfungen zu externen Daten. Es ist schwierig sich auf nicht proprietäre und Langzeit - archivierbare 3D-Formate (Bild und Film) zu verständigen, die alle Komponenten, die für die Archivierung notwendig sind berücksichtigen: • Farbtabellen, Tonspuren, Overlays • Technische Squenzierung • Dynamik, Brillianz, Auflösung • Digital Rights Management • Interaktive Steuerung • Metadaten, Viewer • Verknüpfungen zu externen Daten • eigene Anwendung mit eigener NavigationElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 102
  • 103. ||||AUSBLICK © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ||||Ausblick| ||||Ausblick|Herausforderungen| ||||Ausblick|Herausforderungen|Große Aufgabe, k(l)eine Budgets| ||||Ausblick|Herausforderungen|Die Rolle des Archivars| ||||Ausblick|Herausforderungen|Die kulturelle und gesellschaftliche Aufgabe|||||Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 103
  • 104. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGENElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 104
  • 105. Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Beschleunigung!Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 105
  • 106. Rasantes Wachstum © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Web 3D Quelle: http://wiki.ugotit.de/images/3/3e/Entwicklung_Internet-klein-klein.jpgElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 106
  • 107. Informationsüberflutung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss strategisch geplant, konsequent umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 107
  • 108. Explosion der Unternehmensinformationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 108
  • 109. Die Herausforderung des Informationswachstums © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und kein ausreichendes “Management” der Informationen. Problemfelder: • Unkontrollierte Redundanz • Fehlende Einschätzung des Wertes von Information • Die wachsende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit der Information • etc.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 109
  • 110. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|GROßEAUFGABE, K(L)EINE BUDGETSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 110
  • 111. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Verzettelung in der öffentlichen VerwaltungElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 111
  • 112. Obama und das Records Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Bedeutung des Records Management steigt, wie z.B. die Initiative und Gesetzgebung Präsident Obamas (Presidential Memorandum – Managing Government Records) in den USA zeigt. Diesem Vorbild sollte gefolgt Barack Obama werden.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 112
  • 113. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 AkzeptanzElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 113
  • 114. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Ohnmacht in den ArchivenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 114
  • 115. Internationale und europäische Projekte © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 International • Internet Archive (open source, Oracle) – am Anschlag, überfordert, konzeptionell nicht mehr den Produkten der Zeit gewachsen Europa • Zahllose Förderprojekte, die nach Auslaufen der Förderung den „Heldentod“ sterben. Was wird z.B. aus APENET im Archivbereich? • Europeana – eine Ausnahme?Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 115
  • 116. Blogforever © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Bis August 2013 gefördertes Projekt: • EU fördert das Konsortium mit 3,1 Millionen Euro, mit der Eigenbeteiligung der Hochschulen in Thessaloniki, Berlin, London, Glasgow und Warwick kommen 4 Millionen Euro zusammen • Bis August 2013 wollen Forscher ein System entwickeln, um Blog-Einträge und Konversationen für die Ewigkeit zu sichern • Die Inhalte sollen authentisch und vollständig erhalten bleiben, leicht zu durchsuchen und zu analysieren sein • Und was passiert nach August 2013?Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 116
  • 117. Konkurrenz bei der Aufbewahrung und Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Große Anbieter wie Amazon (Glacier, S3), Google (Postini, GDrive) und andere drängen in den kommerziellen „Aufbewahrung“-Sektor vor. Internet-Anbieter machen den traditionellen Informationsangeboten von Archiven, Museen und Bibliotheken zunehmend Konkurrenz.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 117
  • 118. Verantwortung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Niemand würde ein Softwareprodukt kaufen, mit dem er nicht auch etwas versenden oder drucken könnte. Wir alle kaufen aber Softwareprodukte, die nicht archivieren können! Wo die Gesellschaft und ihre Institutionen nicht mehr in der Lage sind, Informationen effektiv zu verwalten und zu bewahren, da sollten die Anbieter von Software, die hierfür keine Lösung in ihre Betriebssysteme, Speichersysteme, Anwendungen und andere Standardsoftware eingebaut haben, verdonnert werden, nunmehr einige Milliarden für eine weltweit und dauerhaft angelegte elektronische Archivierung zu investieren.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 118
  • 119. Und wer denkt an den Privatmann? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Auch Zuhause ist der Bestand an Dokumenten, Bildern, Videos, Musik und Medien so gewachsen, dass man auch hier professionelle Lösungen für das Informations- und Archivmanagement brauchen würde.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 119
  • 120. Devise © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Records Management, Aufbewahrung und Archivierung sind immer noch Themen, die mental als unbedeutend, akademisch und in den Keller gehörig herabgewürdigt werden. Die Devise könnte/müsste lauten: „Archivare, Bibliothekare und Records Manager, raus aus den Kellern, zur Freiheit, ans Licht“ Archivare und Records Manager müssen für ihre (unsere!) Sache so werben wie dies Umweltaktivisten, Tierschützer und andere soziale Bewegungen tun.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 120
  • 121. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIEROLLE DES ARCHIVARSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 121
  • 122. Wer braucht NOCH Archivare und Records Manager? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Records Management und Archivierung gelten als „staubige“ Berufsbilder. Die Bedeutung der Berufe wird unterschätzt. Information muss gepflegt werden um nutzbar zu sein. Die bestehenden Berufsbilder sind den zukünftigen Anforderungen als „Information Manager“ häufig nicht gewachsen. Einige Provokationen:Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 122
  • 123. Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivare 2.0 User hassen komplexe lieben Metadaten. Dateneingabeformulare! Sie sind komplexe Sie vertrauen der automatischen Dateneingabeformulare Kategorisierung. gewohnt.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 123
  • 124. Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivare sind ausgezeichnet in 2.0 User hassen komplexe der strukturierten Suche. Suchformulare! Sie sind es gewohnt Sie lieben “single field umfangreiche Suchformulare search” á la Google, die mit vielen Feldern zu alles irgendwo findet. verwenden.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 124
  • 125. Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivare kennen die Relevanz 2.0 User sind faul! eines Informationskontextes. Sie sind es gewohnt, Sie kümmern sich nicht stundenlang geordnete darum, wo sie ihren Kram Strukturen zu entwickeln und ablegen. die Objekte zuzuordnen.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 125
  • 126. Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivare wissen genau, wie 2.0 User verlieren die sie durch hierarchische Bäume Geduld, wenn das Interface und Ordner-Unterordner- nicht wie eine Band-Register-Strukturen Medienbibliothek oder navigieren. YouTube funktioniert. Es macht ihnen einfach Spaß. Sind sie von der Software genervt, geben sie die Suche einfach auf.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 126
  • 127. Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivare sind sich der 2.0 User wissen, dass eine Relevanz der Bewertung und TeraByte Hard Disk im Aussonderung von Kaufhaus nur 80 € kostet. Information bewusst. Sie arbeiten bis spät in die Sie glauben, dass es immer Nacht, um ihre Ablagen in genügend Platz für Alles Ordnung zu halten. und Jedes da sein wird.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 127
  • 128. Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivare sind Spezialisten im 2.0 User haben keine Ahnung, Ermitteln des Werts von was ein Record ist oder wer für Records. die sichere Verwahrung verantwortlich ist. Sie arbeiten eifrig daran, Jeder bekommt Kopien von Informationen ständig Allem, also wird sich schon zugänglich und langfristig irgendjemand um die verfügbar zu halten. Aufbewahrung kümmern.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 128
  • 129. Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivare lieben ihre Aktenpläne, 2.0 User glauben an Thesaurus, Taxonomien, Folksonomy. Ontologien und Klassifikationsschema. Sie werden sieben oder mehr Wenn genügend Hierarchieebenen durchforsten, Anwender den selben um den richtigen Ort für eine “Tag” verwenden, kann kleine Notiz zu finden. es nicht falsch sein.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 129
  • 130. Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivare sind darauf eingestellt, 2.0 User lieben ihr iPad! jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen. Mit intensiven Training kann jede Wenn das Benutzer- Art von Software-Interface in ein Interface nicht „sexy“ brauchbares Werkzeug verwandelt genug ist und nicht so werden. funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 130
  • 131. Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivare wissen auswendig, 2.0 Users, die „Digital wo sich jedes Objekt befindet. Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“. Sie haben die Kontrolle über …und die Systeme sind nicht alles, sowohl im elektronischen länger in ihren „Silicon Cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Bereich als auch in der Welt Kameras und Sensoren dringen der Papierdokumente. sie in die reale Welt vor und übernehmen sie.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 131
  • 132. Digital Natives – eine falsche Hoffnung? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Viele glauben dass die heranwachsende Generation, die mit Web 2.0, Mobile & Konsole aufgewachsen ist, besser mit der elektronischen virtuellen Welt zurechtkommen wird. Dies ist ein Trugschluss! Vielfach geht es beim Digital Native nur um die Bedienung intuitiver Oberflächen – ein oberflächliches Wischen ohne Kenntnis der darunterliegenden Technologien und Informationsstrukturen. Der Bedarf an Information Professionals wächst und wird durch die Lehre nicht befriedigt.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 132
  • 133. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIEKULTURELLE UND GESELLSCHAFTLICHEAUFGABEElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 133
  • 134. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Ubiquitous ComputingElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 134
  • 135. Unsichtbarkeit an der Oberfläche, alles geht in den Untergrund © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 “In the future, content management will become like air, invisible to users. The content will be automatically managed. We wont have to spend any thoughts on how to manage our content. We wont have to care about different formats or types of content, where the content is stored, or what Oscar Berg version of it that is the correct one. Instead we will be able to concentrate entirely on how to communicate effectively.”Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 135
  • 136. Unsichtbarkeit an der Oberfläche, alles geht in den Untergrund © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 “Library services such as version control and checkout/checkin are happening behind the scenes. “ “Cloud-based storage and automatic synchronization services enables seamless working across any device.” “ Nothing is deleted. Ever.“Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 136
  • 137. Ubiquitous Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Wir haben keine Archivierungsstrategien für Distributed Ubiquitous ComputingElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 137
  • 138. Herausforderungen für die Informationsgesellschaft © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. „Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Frank Schirrmacher Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 138
  • 139. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Konsequenzen von „Always online“Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 139
  • 140. Always online © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Wir haben keine Archivierungsstrategien für die wachsende Menge individueller und unstrukturierter Nachrichten und Beiträge in verteilten Umgebungen – geschweige denn Konzepte zur Handhabung der Menge von Informationen unter archivischen Gesichtspunkten.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 140
  • 141. Gesellschaftliche Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Informationsgesellschaft wird von Software getragen, gesteuert und manipuliert. Informationsverfügbarkeit verändert soziale Schichtung. Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt uns zunehmend. Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild? – steht am Horizont: „Homo socialus electronicus“Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 141
  • 142. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Ist dies alles nur ein Problem unserer Generation ?Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 142
  • 143. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 Danke! Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Kff@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, weitere Informationen ... www.PROJECT-CONSULT.com Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptx Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptx Die Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattetPROJECT CONSULT Postfach 20 25 55 www.PROJECT-CONSULT.com 143Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 20218 Hamburg © PROJECT CONSULT 2012
  • 144. Quellen- und Bildnachweis © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Quellen: Alle Quellen sind als direkte Referenzen in der Handout-Version des Vortrages auf den einzelnen Folien angegeben: PDF http://bit.ly/VSA_Arc_H PPTX http://bit.ly/VSA_arc_H Fotonachweis: Hintergrundfolien: eigene Bilder von der dOCUMENTA [13] in Kassel I : Michael Rakowitz „What Dust will rise“ II : Sopheap Pich „Rattanakiri Field Reliefs“; Thomas Bayrle „Carmageddon“ III : Julie Mehretu „Mogamma“; Claire Penecost „One Erg“; IV : Mark Dion & Xylothek Schildbach; Hubertus Gojowszyk „Tür zur Bibliothek“; Warlimpirrnga Tjapaltjarri „Untitled“ Fotos, Tabellen, Grafiken: F 004 Eigene Fotos Ulrich Kampffmeyer, dOCUMENTA [13] 2012 F 005 Gemalte Buchillustration, 20 Jhd. / Flickr (ohne Lizenzangabe) F 006 5 Fotos Flickr (ohne Lizenzangabe) F 007 Michael K. Buckland: What is a document?; Journal of the American Society of Information Science 48, no. 9 (Sept 1997): 804-809 F 010 Internet (ohne Lizenangabe) T 016 PROJECT CONSULT nach ARMA GARP mit deutscher Übersetzung G 025 (c) DLM Foundation 2009; http://wwww.dlmforum.eu G 038 PROJECT CONSULT 2008 G 051f CCSDS Magenta Book 2012 G 053f PROJECT CONSULT auf CCSDS Magenta Book 2012 G 055f CCSDS Magenta Book 2012 G 063 BSI TR 03125 2011 G 068 PDF Association 2012 G 074 Europäische Kommission, Presseamt, 1999, Erkki Liikanen G 076 IT & Business / Vogel Verlag 2010 mit PROJECT CONSULT Ergänzungen G 077 PROJECT CONSULT 2008 G 078 ohne Quelle, modifiziert von PROJECT CONSULT 2009 G 079 PROJECT CONSULT 2008 G 084 PROJECT CONSULT nach SAP, 2008 G 088 qumram 2011 G 097 xgnite Inc., 2011 G 101 Autocad, 2010 G 105 Internet (ohne Lizenzangabe) G 106 wiki.ugotit.de GNU 2011 G 108 IDC 2010 G 112 The Whitehouse press office, 2012 GF 123ff Internet (ohne Lizenzangabe) F 135f Oscar Berg, 2011 F 138 FAZ Frankfurter Zeitung 2010, Frank Schirrmacher F 142 Fidus (Original im Familienbesitz)Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 144