ECM Enterprise Content Management

Ulrich Kampffmeyer ECM Enterprise Content Management PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

ECM Enterprise Content Management Ulrich Kampffmeyer

Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer Englische Fassung: Ralph Kirschner, Dr. Ulrich Kampffmeyer Französische Fassung: Dr. Stefan Gradmann, Dr. Ulrich Kampffmeyer Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner, Fabian Hammerschmidt Bibliographische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. ISBN 10: 3–936534–09–8 ISBN 13: 978–3–936534–09–8 White Paper zum Vortrag von Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der DMS EXPO 2006 in Köln „Enterprise Content Management“ 19.09.2006 Verlag / Herausgeber PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Str. 17 20251 Hamburg Tel. + 49(0)40 46 07 62 20 www.PROJECT-CONSULT.com info@PROJECT-CONSULT.com Printed in Germany Druck: DFS Druck Brecher GmbH, Köln © PROJECT CONSULT 2006 Alle Rechte vorbehalten. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage sans autorisation de l’éditeur ou du Centre fraçais d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Graands-Augustins, 75006 Paris. All rights reserved. No part of this work covered by the copyright hereon may be reproduced or used in any form or by any means – graphic, electronic or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems – without the written permission from the publisher. Trademark Acknowledgements All trademarks which are mentioned in this book that are known to be trademarks or service marks may or may not have been appropriately capitalised. The publisher cannot attest to the accuracy of this information. Use of a term of this book should not be regarded as affecting the validity of any trademark or service mark. Warning and disclaimer Every effort has been made to make this book as complete and as accurate as possible, but no warranty or fitness is implied. The author and the publisher shall have neither liability nor responsibility to any person or entity with respect to any loss or damages arising from the information contained in this book.

Contents Definition 1 Architecture & Scope 7 The « 5 Components » of ECM 13 A model The « 5 C » of ECM 17 Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost A House for 23 Enterprise Content Management ECM Components 27 ECM Suites 73 A View into the Future 77 Literature & Sources 82

Foreword Vorwort Préface The administration, use, and storage of Die Verwaltung, Erschließung und Bewahrung La gestion, le désenclavement et la conservation electronic information independent of von elektronischer Information, unabhängig des informations numériques indépendamment originator, location, format and time is one of von Erzeuger, Ort, Format und Zeit, ist eine du producteur, du lieu, du format et du temps the central challenges of our generation. The besondere Herausforderung für unsere est un défi majeur pour notre génération. Les past decades have seen rapid advances in Generation. In den letzten Jahrzehnten wurden dernières décennies ont vu le développement des technologies for generating, processing and Technologien entwickelt, die Information technologies pour la production, le traitement et distributing information. Information erzeugen, verarbeiten und verteilen. Das la distribution des informations – la gestion y management, by contrast, has been largely Management der Information blieb dabei ein est restée l’enfant mal aimé. ignored by comparison. Stiefkind. ECM Enterprise Content Management Durch ECM Enteprise Content Management La gestion due contenu dans l’entreprise advances the methods and technologies for werden die Methoden und Technologien (ECM) propage les méthodes et les technologies handling information efficiently, using it as vorangetrieben, Information effizient zu pour le maniement efficace des informations enterprise knowledge and providing it to handhaben, als Wissen in den Unternehmen zu ainsi que leur utilisation comme savoir dans processes as needed. nutzen und in Prozessen bereitzustellen. ECM l’entreprise et les rendre disponibles pour les hat den gleichen Stellenwert wie andere processus. ECM a acquis la même valeur que ECM has gained the same importance as the Akronyme in der Geschäfts-, Informations- d’autres acronymes des secteurs commerciaux, other acronyms in common use in business, IT und Telekommunikationswelt gewonnen. d’information et de télécommunication. and telecommunications. This publication defines the objectives, scope Die vorliegende Publikation definiert Ziele, La présente publication définit les objectifs, le and components of ECM Enterprise Content Umfang und Komponenten von ECM périmètre et les composantes de la gestion du Management, providing a guide for the wide- Enterprise Content Management und soll so als contenu dans l’entreprise (ECM) et se veut un ranging world of information management. Leitfaden zur Orientierung in der vielfältigen fil conducteur pour l’orientation dans le monde Welt des Informationsmanagements dienen. divers de la gestion d’informations. Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer

Definition 1 ECM

The definition of ECM Die Definition von ECM La définition d'ECM Enterprise Content Management itself is just one Enterprise Content Management selbst ist nur La notion même de la « gestion du contenu de of the many terms used in the context of Content einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des l'entreprise » n’est qu’un des concepts multiples Management. Enterprise Content Management, Content Managements. Enterprise Content dans l'environnement de la gestion du contenu. at least in theory, includes Web Content Management hat den Anspruch, auch Web La notion prétend l’inclusion de la gestion de Management. Content Management mit einzuschließen. contenu web (WCM). The general term Content Management itself has Der allgemeine Oberbegriff Content Manage- Le terme générique ‘gestion du contenu’ est a great many facets, and also includes Web ment ist äußerst facettenreich und schließt extrêmement riche en facettes et englobe de son Content Management, Content Syndication, seinerseits Web Content Management, Content côté la gestion du contenu Web, la syndication Digital or Media Asset Management, and Syndication, Digital oder Media Asset du contenu, la gestion des ressources numériques naturally Enterprise Content Management as Management und natürlich Enterprise Content ou multi-média et – bien sûr - la gestion du well. This “vicious circle“of terminology merely Management ein. Dieser „circulus vitiosus“ der contenu de l'entreprise. Ce cercle vitieux des points up the lack of clarity in manufacturers’ Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei concepts indique surtout un manque de clarté marketing language. den Marketingaussagen der Hersteller. dans les discours de marketing des producteurs. The important thing is whether the term ECM or Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Il est crucial pour la survie de la notion même d’y Enterprise Content Management means more Enterprise Content Management eine neue pouvoir associer une qualité nouvelle, un functionality and benefit for the user. This Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen excédent de fonctionnalité et d'avantages pour applies to subsets of ECM as well as to its overall für die Anwender verbinden lässt. Dies ist les usagers. C'est le cas non seulement dans des claim of managing enterprise content. With all sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim secteurs particuliers mais aussi dans une vision the comprehensive claims and all the countless ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise intégrante de la gestion du contenu de components of Enterprise Content Management, Content Management der Fall. Jedoch muss man l'entreprise (ECM). Face aux prétentions at the end of the day ECM is a vision, a strategy, auch angesichts des allumfassenden Anspruch universelles et les composantes innombrables de or even a new industry, but it is not a closed und der zahllosen Komponenten von Enterprise la notion force est de constater qu’ECM sera tout system solution or a distinct product. Content Management konstatieren, dass ECM au plus une vision, synonyme d’une stratégie ou Therefore, along with DRT (Document Related allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung désignation d'un secteur commercial – mais Technologies) or DLM (Document Lifecycle einer Branche dienen kann – eine geschlossene certainement pas un système opérationnel ou un Management), ECM can be considered as just Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist produit spécifique. one possible catch-all term for a wide range of ECM nicht. On ne peut donc positionner ECM (tout comme technologies and vendors. Man kann daher ECM gleichbedeutend mit DRT DRT/Document Related Technologies ou comme Document Related Technologies oder DLM DLM/Document Lifecycle Management) que Document Lifecycle Management nur als eine comme une désignation générique et sommaire mögliche zusammenfassende Gruppen- pour des technologies et entreprises assez bezeichnung für die verschiedenste Technologien diverses. und Unternehmen positionieren. Enterprise Content Management 2

Integration of structured and unstructured information CAPTURE MANAGE Business Data Unstructured STORE Processes Content DELIVER PRESERVE AIIM International, 2003 AIIM International, 2003 3 ECM

ECM – Enterprise Content Management ECM – Enterprise Content Management ECM - gestion du contenu de l'entreprise At first glance, Enterprise Content Management Enterprise Content Management ist auf den A première vue, la gestion du contenu de is just a transformation of existing technologies ersten Blick nur eine Transformation l'entreprise n’est qu’une re-aggregation des or even just marketing claims along the lines of bestehender Technologien oder gar nur von technologies existantes ou bien simplement des “The archive server becomes a document server Marketingaussagen - frei nach der Devise ,,aus déclarations de marketing associés et qui fait becomes a content server becomes a portal server dem Archiv-Server wird ein Document-Server penser aux multiples métamorphoses des ser- becomes an XYZ server becomes …” wird ein Content-Server wird ein Portal-Server veurs dans le passé, en partant du serveur The acronym ECM has been reinterpreted and wird ein „xyz“-Server wird ein ...". d’archive passant par le serveur de documents et redefined many times during the last two years, Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren le serveur de contenu pour aboutir au serveur de replacing words like “Create” or “Customize” mehrfach neu interpretiert und mit anderen portail ou encore à un server "xyz". that were originally part of it. Since 2003, the Inhalten versehen (es wurden etwa ursprünglich L'acronyme ECM a été reinterprété à différentes AIIM has defined ECM as follows: verwendete Begriffe wie „Create“ oder reprises au cours des années dernières avec des “The technologies used to capture, manage, „Customize“ in der Definition ersetzt). 2003 glissements sémantiques diverses (en remplaçant store, deliver, and preserve information to wurde ECM von der AIIM noch wie folgt par exemple des concepts de la définition support business processes.” interpretiert: „The technologies used to capture, d’origine tels que "Create" ou "Customize"). En manage, store, deliver, and preserve information 2003 encore, ECM a été défini par l'AIIM comme There was another change in 2005 which to support business processes”. suit: "The technologies used to capture, gère, unfortunately cut out the process component in store, deliver, and preserve information to the definition: “Enterprise Content Management Im Jahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider die Prozesskomponente in der Definition support business processes". is the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver zum Opfer fiel: “Enterprise Content Manage- L'an 2005 a vu un autre changement avec – content across an enterprise.“ All the same BPM ment is the technologies, tools, and methods hélas ! - la suppression de la notion de ‘pro- was accentuated by AIIM as essential component used to capture, manage, store, preserve, and cessus’ de la définition: « Enterprise Content in white papers and posters. deliver content across an enterprise.“ Immerhin Management is the technologies, tools, and wurde BPM von der AIIM als wesentliche methods used to capture, manage, store, pre- Komponente in White Papern und Postern serve, and deliver content across an enterprise. » herausgestellt. Ins Deutsche übertragen würde Toutefois, l'AIIM a réaffirmée la BPM comme die Definition also somit lauten: „ECM sind une composante essentielle par la suite. La Technologien und Methoden zur Erfassung, traduction d’une définition enrichie serait donc : Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Spei- « La gestion du contenu de l'entreprise est la cherung und Archivierung von Informationen somme des technologies, des instruments et des zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im méthodes utilisés pour saisir, gérer / traiter, Unternehmen.“ stocker, préserver et fournir des informations de soutien pour les processus commerciaux dans une entreprise. » Enterprise Content Management 4

This does not seem to be the last change of Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Cependant, d’autres changements de la definition. The AIIM Show & Conference 2005 in Definiti-on von ECM gewesen sein. Die AIIM définition d'ECM vont sans doute suivre. Ainsi, Philadelphia was themed „Capture -:- Manage -:- Show & Confer-ence 2005 in Philadelphia stand la présentation de l'AIIM à la Conference 2005 Share -:- Store -:- Comply“. unter den Logo-Mottos „Capture -:- Manage -:- était placé sous la devise « Saisir - Gérer - Share -:- Store -:- Comply“. Partager - Sauvegarder – Se Conformer". Traditional Archive, Document Management, and Workflow functionalities from the Document Aus dem Umfeld von Document Related La fonctionnalité des solutions traditionnelles Related Technologies field have been converted Technologies werden die Funktionalität traditio- d'archives, de la gestion des documents et du into or used to generate new product suites that neller Archiv-, Dokumenten-Management- und workflow issues de l'environnement des combine web-based components with the Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Document Related Technologies est remodelée conventional products. In this context, Content Content Management umgebaut oder neue pour les besoins de la gestion du contenu ou Management generally becomes Enterprise Produktsuiten generiert, die Web-basierte Kom- encore de nouvelles suites de produits sont Content Management. ponenten mit den herkömmlichen Produkten générés qui jumèlent des composantes Web avec verbinden. Aus Content Management wird in les produits traditionnels. Le plus souvent, cela This nomenclature is intended to demonstrate diesem Zusammenhang dann meistens ECM entraine la transformation magique de la simple that it is not just about a company’s web-oriented Enterprise Content Management. gestion du contenu en ECM/gestion du contenu face to the outside world, but about all of the de l'entreprise. structured and unstructured information in the Damit soll deutlich gemacht werden, dass es company. Most solutions therefore still focus on nicht nur um die weborientierte Außenwir- Par là on tente d’indiquer le caractère plus que intranets, or as they are often called, B2E kung, sondern um die Erschließung aller superficiel de la transformation qui ne se limite (“business to employee”) systems. strukturierten und unstrukturierten Informa- pas à la présentation extérieure sur le Web mais tionen im Unternehmen geht. Der Fokus der qui tente de rendre accessibles tout information But from this approach come new components meisten Lösungen ist daher häufig noch auf dans une entreprise, soient-elles structurée ou that make useful additions to Content Manage- Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, non-structurée. Le foyer de la plupart des ment - automatic classification, profiling, web „business to employee“, ausgerichtet. solutions est donc le plus souvent l’Intranet ou – transations archiving, and more. par un raccourci différent – le B2E, « business to Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue employée ». Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Mais ces approches aussi génèrent des nouvelles Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und composantes qui élargissent le champ de la andere. gestion du contenu de faç6n fort utile – classification automatisée, le Profiling, l'archivage de transaction web et autres. 5 ECM

Thus, the term Enterprise Content Management Mit dem Begriff Enterprise Content Management On regroupe donc sous la rubrique ECM des refers to solutions that use Internet technologies, werden daher Lösungen zusammengefasst, die solutions qui font recours aux technologies but concentrate on in-house information zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber internet mais qui visent la mise à disposition et le provision. The solutions tend to be enterprise schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informa- traitement des informations au sein de portals for B2B as extranet and B2E as intranet. tionsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind l’entreprise au premier abord. Les solutions This category includes most of the former hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als cibles, par conséquent, sont des portails B2B en Document Management, Groupware, and Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der extranet et de B2E en intranet. La majorité des Workflow vendors who have not yet fully bisherigen Dokumenten-Management-, Group- fournisseurs traditionnels des solutions de converted their architecture, but simply put a ware- und Workflow-Anbieter, die ihre Archi- gestion de documents, de messagerie de groupe web server in front of their applications. tekturen noch nicht vollständig umgestellt haben et du workflow qui n'ont pas encore retravaillé Enterprise Content Management follows a und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwen- leurs architectures de façon complète et qui multilayered component approach that provides dungen stellen, finden sich auch in dieser mettent en place simplement un serveur web the necessary infrastructure for any application. Kategorie wieder. ECM Enterprise Content devant leurs applications se retrouvent dans cette Management verfolgt dabei einen Komponenten- catégorie. ECM / gestion du contenu de l'entre- ansatz, der in mehreren Schichten die not- prise y est l’équivalent d’une approche basée sur wendige Infrastruktur für beliebige Anwen- des composantes organisés en couches bien dungen bereitstellt. distinctes et qui offre ainsi une infrastructure pour des applications diverses. Enterprise Content Management 6

Architecture & Scope 7 ECM

Characteristics of Merkmale des Caractéristiques de la gestion Enterprise Content Management Enterprise Content Management du contenu de l'entreprise A comparison of the definitions of the different Betrachtet man die Definitionen der unter- A vue des différents définitions des domaines application fields of ECM and WCM makes it schiedlichen Anwendungsbereiche von ECM d'application de l'ECM et du WCM il est évident, clear that the existing system category und WCM wird deutlich, dass die heute noch que les différences établies aujourd'hui entre ces distinctions cannot last long, whether for vorhandenen Unterschiede in den System- catégories de systèmes ne pourront plus être products and technical platforms or for usage kategorien nicht mehr lange aufrechterhalten maintenus longtemps. Ceci vaut pour les models. Solutions that are used as pure in-house werden können. Dies gilt für die Produkte und produits et les plateformes techniques aussi que solutions today will be made accessible to die technischen Plattformen ebenso wie für die pour les modèles d'utilisation. Une solution partners or customers tomorrow. The content Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine utilisée aujourd'hui encore purement en interne and structure of today’s outward-directed web Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen peut être rendue accessible le lendemain aux portal will be the platform for tomorrows bereits dem Partner oder Kunden zugänglich partenaires ou aux clients. Le contenu et les internal information system. gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen structures d'un site web actuel orienté sur la eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerich- représentation extérieure pourront demain servir teten Web-Portals soll morgen bereits die de plate-forme pour la mise à disposition des Plattform für die interne Informationsbereit- informations en interne. stellung sein. The claimed benefit of an Enterprise Content Der Anspruch eines Enterprise Content L'ambition d'un système de gestion de contenu Management System is reduced to three key Management Systems reduziert sich dann auf d'entreprise se limite alors à trois idées ideas that distinguish such solutions from Web drei wesentliche Ideen, die solche Lösungen vom essentielles qui distinguent de telles solutions de Content Management: Web Content Management unterscheiden: la gestion de contenu web générique: • Middleware • Middleware • Logiciel standard intégrant • Services • Dienste • Services indépendants • Federated repository • Übergreifend nutzbarer Speicherort • Depôt unique Enterprise Content Management 8

ECM as vertical information system infrastructure AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management Mining Management Imaging File Domino Exchange RDMS Infrastructure System Source: AIIM 2001 Industry Study 9 ECM

• Enterprise Content Management as integrative • Enterprise Content Management als integra- • Gestion du contenu de l'entreprise comme middleware tive Middleware logiciel standard intégrant ECM is used to overcome the restrictions of ECM soll die Restriktionen bisheriger ver- ECM doit contribuer à surmonter les restric- former vertical applications and island tikaler Anwendungen und „Insel“-Archi- tions des applications traditionnelles ‘verti- architectures. The user is basically unaware of tekturen überwinden. Der Anwender sieht im cales’ et des architectures isolées. En principe, using an ECM solution. ECM offers the Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung l'usager n’a aucune conscience de travailler requisite infrastructure for the new world of arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, avec une solution ECM. Pour le nouveau web-based IT, which is establishing itself as a die sich quasi als dritte Plattform neben monde des technologies web qui se mettent en kind of third platform alongside conventional herkömmlichen Host- und Client-/Server- place comme troisième plate-forme à côté de host and client/server systems. Therefore, EAI Systemen etabliert, bietet ECM die notwen- systèmes traditionnels en central ou en archi- – Enterprise Application Integration – will dige Infrastruktur. Für die Einführung und tecture client-serveur ECM offre l'infra- play an important role in the implementation Nutzung von ECM spielt daher EAI Enter- structure indispensable. Pour l'introduction et and use of ECM. ECM is an essential comprise Application Integration eine besondere l'utilisation d'ECM la EAI (Intégration des ponent of SOA service-oriented applications. Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil Applications d’Entreprise) joue donc un role von SOA Service-orientierten Architekturen. particulier. Par conséquent, ECM est une composante importante des architectures de service du type SOA. • Enterprise Content Management components • Enterprise Content Management Komponen- • Composantes de la Gestion du contenu de as independent services ten als unabhängige Dienste l'entreprise comme services indépendants ECM is used to manage Information without ECM soll Informationen unabhängig von der L’ECM doit gérer des informations indépen- regard to the source or the required use. The Quelle und unabhängig von der benötigten damment de la source et indépendamment de functionality is provided as a service that can Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird l'utilisation en vue. La fonctionnalité a est be used from all kinds of applications. The hier als Dienst bereitgestellt, der von den offerte comme un service qui peut être utilisé advantage of a service concept is that for any verschiedensten Anwendungen genutzt wer- par des applications diverses. L'avantage given functionality only one general service is den kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes d'une conception de service est la disponibilité available, thus avoiding redundant, expensive ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein d’un service générique pour chaque fonc- and difficult to maintain parallel functions. allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und tionnalité et que la redondance technique redundante, aufwendig zu pflegende und couteuse en temps et en argent peut être teuere Parallelität gleicher Funktionalität ver- évitée. mieden wird. Enterprise Content Management 10

• Enterprise Content Management as a uniform • Enterprise Content Management als einheit- • Gestion du contenu de l'entreprise comme repository for all types of information liches Repository für alle Typen von Infor- depôt unique pour tous types d’information ECM is used as a content warehouse (both mationen L’ECM dans sa fonction de ‘ContentWare- data warehouse and document warehouse) ECM soll als ContentWarehouse (über- house’ (et qui comprend à la fois le Data- that combines company information in a repo- greifend für DataWarehouse und Docu- Warehouse et le DocumentWarehouse) doit sitory with a uniform structure. Expensive mentWarehouse) Informationen des Unter- réunir des informations de l'entreprise dans redundancies and associated problems with nehmens in einem einheitlich strukturierten un environnement de stockage structuré de information consistency are eliminated. All Repository zusammenführen. Aufwendige façon homogène. La redondance coûteuse et applications deliver their content to a single Redundanz und damit verbundene Probleme les problèmes liés de la consistance d'infor- repository, which in turn provides needed der Konsistenz von Informationen werden mations sont ainsi résolus. Toutes les appli- information to all applications. überwunden. Alle Anwendungen liefern cations versent leur contenu dans un dépôt ihren Content in einem einheitlichen Reposi- homogène qui à son tour met à la disposition tory ab, das wiederum allen Anwendungen de toutes les applications les informations die benötigten Informationen bereitstellt. requises. Enterprise Content Management is working pro- Enterprise Content Management funktioniert La gestion du contenu de l'entreprise fonctionne perly when it is effectively invisible to users. ECM dann richtig, wenn der Anwender praktisch parfaitement si son existence même n’est presque technologies are intrastructures that support davon nichts merkt. ECM-Technologien sind pas remarquée par les usagers. Les technologies specialized applications as subordinate services. Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste ECM font partie de l'infrastructure de soutien Fachanwendungen unterstützen. pour les applications spécialisées. ECM thus is a collection of infrastructure compo- ECM ordnet sich so als eine Sammlung von ECM s’intègre donc comme une accumulation de nents that fit into a multi-layer model and include Infrastrukturkomponenten in ein Mehrschichten- composantes infrastructurelles dans une all Document Related Technologies (DRT) for modell ein und umfasst alle DRT Document architecture à plusieurs couches et englobe toute handling, delivering, and managing poorly Related Technologies zur Handhabung, Er- les technologies documentaires (DRT) pour la structured data. As such, Enterprise Content schließung und Verwaltung schwach strukturier- manipulation, le désenclavement et la gestion Management is one of the necessary basic com- ter Daten. ECM Enterprise Content Management des données peu structurées. La gestion du ponents of the overarching E-Business application stellt damit eine der notwendigen Basiskompo- contenu de l'entreprise constitue ainsi une des area. ECM also sets out to manage all the infor- nenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E- composantes de base indispensables dans le do- mation of a WCM and cover archiving needs as a Business dar. ECM erhebt auch den Anspruch, maine applicatif plus général du e-business. ECM universal repository. alle Informationen eines WCM mit zu verwalten prétend également de comprendre l’administra- und als universelles Repository die Anforde- tion des informations WCM et – en tant que rungen der Archivierung mit abzudecken. depôt universel – de repondre également aux exigences de l’archivage. 11 ECM

Enterprise Content Management 12

The « 5 Components » of ECM A model 13 ECM

The five major ECM components and techno- Die wichtigsten ECM-Komponenten und -Tech- Les composantes et technologies ECM plus impor- logies can be categorized as: nologien lassen sich in fünf Hauptkategorien tants peuvent être groupés dans cinq différentes • Capture, einordnen, von der catégories, tels que • Manage, • Erfassung (Capture), • Enregistrement (Capture), • Store, • Verwaltung (Manage), • Gestion (Manage), • Deliver, and long-term • Speicherung (Store), • Stockage (Store), • Preserve. • Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen • Distribution (Deliver) • Sicherung (Preserve). • Préservation à long terme (Preserve). The traditional application areas Die bisherigen Anwendungsfelder Les domaines d'utilisation connus tels que • DM or Document Management, • DM Document Management (DMS, Doku- • DM / gestion des documents, • Collaboration (of supporting systems, group- mentenmanagement), • Collaboration (systèmes de soutien pour le tra- ware), • Collaboration (die Zusammenarbeit unter- vail en groupe), • WCM or Web Content Management (including stützende Soft-ware, Groupware), • WCM / gestion de contenu web (y compris les portals), • WCM Web Content Management (ein- portails), • RM or Records Management (archive and filing schließlich Portale), • RM / gestion de documentation (logiciels management systems) and • RM Records Management (Archiv- und Ab- pour administration des systèmes d'archivage) • Workflow / BPM or Business Process Manage- lageverwaltungssysteme) und et ment • Workflow / BPM Business Process Manage- • Workflow et BPM / Business Process management (Vorgangsbearbeitung) ment (traitement des processus) form the “manage” components that connect bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, s’y intègrent en tant que composantes de gestion Capture, Store, Deliver and Preserve and can be die Capture, Store, Deliver und Preserve qui intègrent les opérations de base tels que used in combination or as alternatives. While verbinden und kombiniert oder alternativ ‘Capture’, ‘Store’, ‘Deliver’ et ‘Preserve’ et qui Document Management, Web Content eingesetzt werden können. Während Document peuvent être utilisées en combinaison ou encore Management, Collaboration, Workflow and Management, Web Content Management, alternativement. La gestion de la documentation, Business Process Management are more for the Collaboration, Workflow und Business Process la gestion de contenu web, les services de dynamic part of the life cycle of information, Management eher für den dynamischen Teil des Collaboration, le Workflow et la gestion des Records Management takes care of information Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist processus commerciaux y visent plutôt la partie which will no longer be changed. die Aufgabe des Records Management die dynamique du cycle de vie de l'information, alors Verwaltung nicht mehr zu verändernder que la tâche de l’archivage électronique est la Information. gestion des informations statiques et qui ne peuvent plus être modifiées. Enterprise Content Management 14

The 5-component-model of ECM MANAGE Collab DM CAPTURE STORE WCM DELIVER WF/ BPM RM PRESERVE 15 ECM

While BPM and workflow are being considered Während BPM und Workflow als Rückgrat von Alors que le BPM et le Workflow sont considérés as the backbone of ECM, managing components ECM betrachtet werden, wurden im Jahr 2005 comme la colonne vertébrale d'ECM, on y a ajouté as e-mail management and digital asset Manage-Komponenten wie E-Mail-Management en l’an 2005 des composantes de gestion comme management were added in 2005 as combination und Digital-Asset-Management sowie Schnitt- pour la messagerie électronique et le Digital- components, as well as interfaces, content inte- stellen, Content Integration und Enterprise- Asset-Management aussi bien que des interfaces, gration and enterprise application integration. Application-Integration als Verbindungskompo- de l'intégration de contenu et l'intégration des nenten ergänzt. applications d'entreprise comme des composantes de liaison. The utilization of the information is paramount Über allem schwebt die Nutzung der Infor- L’idée générale y est l'utilisation de l'information, throughout, whether through independent mation, sei durch eigenständige Clienten der soit par des clients autonomes des composantes de clients of the ECM system components, or by ECM-System-Komponenten oder in Gestalt eines Système d'ECM, soit par l’’Enabling’ des enabling existing applications that access the „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf applications existantes qui font recours à la functionality of ECM services and the stored die Funktionalität der ECM-Dienste und die ge- fonctionnalité des services ECM et les infor- information. The integration of existing techno- speicherten Informationen zugreifen. Besonders mations qui y sont stockées. En particulier lors de logies makes it clear that ECM is not a new pro- durch die Integration bestehender Technologien cette intégration de technologies existantes il est duct category, but an integrative force. wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue évident qu'ECM n’est pas une nouvelle catégorie Produktkategorie auftritt, sondern sich als de produits, mais plutôt se positionne comme integrierende Kraft positioniert. force intégrante. Enterprise Content Management 16

The « 5 C » of ECM Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost 17 ECM

The “five C’s” of Die „fünf C“ des Les « cinq C" de la Enterprise content management Enterprise Content Management Gestion du contenu de l'entreprise Five important terms which start with “C” cha- Fünf wichtige Begriffe, die im angloameri- Cinq concepts clés commencent par "C" en racterize the ECM application environment kanischen mit „C“ beginnen, charakterisieren anglais caractérisent aujourd'hui le contexte today. heute das Anwendungsumfeld von ECM. applicatif de l'ECM. Content Content Contenu The term “content” stands for any electronic Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektro- La notion de "contenu" représente des contenus contents, including records, data, and metadata, nische Inhalte. Er umfasst „Records“, „Data“ und numériques quelconques. Elle couvre les as well as documents and websites. It no longer „Metadata“ ebenso wie Dokumente und données d’archives, les informations sur le web means just weakly structured or unstructured Webseiten. Content steht heute nicht mehr nur et les métadonnées de la même façon que des information, but now includes structured data für schwach- oder unstrukturierte Informationen documents ou des sites web. Le terme no couvre that is administered in an ECM solution or sondern schließt auch strukturierte Daten, die in plus seulement des informations sans structure describes objects in ECM. There are distinct types ECM-Lösungen mitverwaltet werden bzw. die ou peu structurées mais englobe aussi des of content based on their use and life cycle: Objekte in einem ECM beschreiben, mit ein. données structurées et qui sont gérées dans des dynamic content that can still be changed during Content wird entsprechend seiner Nutzung und solutions ECM ou bien qui décrivent des objets use, seinem Lebenszyklus unterschieden: dans un système ECM. Le contenu est différencié and static, unchangeable content (also called dynamischer, noch veränderbarer Content en raison de son utilisation et son cycle de vie : fixed content) held in the archive. während der Bearbeitung; contenu plutôt dynamique, encore modifiable au If content must be retained for legal reasons or is statischer, unveränderbarer Content, auch Fixed- cours de sa création; otherwise worth keeping, it turns into records. Content genannt, im Archiv. contenu statique, invariable, dénommé aussi ECM’s job is to capture content, administer it Ist Content aufbewahrungspflichtig oder auf- contenu figé, dans les archives. securely, and make it available in processes. bewahrungswürdig werden aus ihm Records. Si le contenu est assujetti à des règles de Content has value only when it is usable as ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, conservation ou digne de conservation il atteint knowledge in processes. sicher zu verwalten, zu erschließen und in Pro- le statut des registres. La tâche de l’ECM est de zessen bereitzustellen. Nur wenn Content als saisir, de gérer et de rendre accessible le contenu Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird à travers des processus transparents. Seul le hat Content einen inhärenten Wert. contenu rendu utilisable en tant que savoir dans des processus connus possède une valeur in- hérente. Enterprise Content Management 18

Collaboration Collaboration Collaboration ECM supports collaboration processes, by pro- ECM unterstützt die Prozesse der Zusam- ECM soutient les processus de collaboration en viding information as needed, regardless of time menarbeit, in dem es die benötigten Informa- exerçant un contrôle effectif sur les informations or location. tionen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort requises et par leur mise à disposition indépen- bereitstellt. damment du temps et du lieu de leur utilisation. Various approaches support group work and Zur Unterstützung der Gruppenarbeit und Kom- Pour soutenir le travail en groupe et la com- communication: munikation kommen dabei verschiedene Ansätze munication différents approches entrent en jeu: zum tragen: • Direct communication with chats, forums, • Soutien de la communication directe par les instant messaging, whiteboards, video confe- • Unterstützung der direkten Kommunikation Chats, forums, messagerie instantanée, White rencing and other technologies mit Chats, Foren, Instant Messaging, White Boards, conférence vidéo et autres techno- Boards, Video Conferencing und anderen logies. • Support of the processing cycle with infor- Technologien. mation, and by providing information in • Soutien du cycle d'élaboration des infor- processes • Unterstützung des Bearbeitungszyklus von mations et leur mise à disposition dans des Informationen und deren Bereitstellung in processus définis. • Project work support by various means Prozessen. • Soutien du travail de projet avec des outils • Knowledge management support via the tar- • Unterstützung der Projektarbeit mit geeig- appropriés. geted location, provision, and preparation of neten Werkzeugen. the required information • Soutien de la gestion du savoir par un • Unterstützung von Wissensmanagement mit désenclavement ciblé, la mise à disposition et der zielgerichteten Erschließung, Bereitstel- le conditionnement des informations requises. lung und Aufbereitung benötigter Informa- tion. The support of collaborative activity is one of the Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist Le soutien d'activités de collaboration est un des major challenges for more efficient office work. eine der großen Herausforderungen für effi- grands défis de la bureautique avancée. zientere Arbeit in der Bürowelt. 19 ECM

Compliance Compliance Compliance Compliance is one of the market drivers for Compliance ist einer der Markttreiber für den La conformité légale est un des moteurs ECM. Fulfillment of legal and regulatory Einsatz von ECM. Die Einhaltung rechtlicher und principaux pour l’établissement d'ECM sur le requirements with process documentation, regulativer Vorgaben durch die Prozesse marché. Le respect des objectifs légales et secure storage, and traceability of transactions is begleitende Dokumentation, sichere Speicherung régulateurs par la documentation accompagnant a vital necessity for any enterprise or und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist in les processus, la sauvegarde sûre et reproduisible administrative office. This is not just a matter of allen Unternehmen und Verwaltungen des transactions est indispensable dans toutes les complying with regulations, but also of usability unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um entreprises et les administrations. Pourtant, il ne of information in own processes. The die Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die s’agit là non seulement de l'accomplissement des improvement of quality and implementation of Nutzung der Informationen in den eigenen objectifs mais aussi de l'utilisation des informa- more efficient processes are economic factors that Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und tions dans les propres processus. L'amélioration should be kept in mind when establishing die Umsetzung effizienterer Prozesse sind de la qualité et la réalisation des processus plus procedures to comply with legal requirements wirtschaftliche Aspekte, die man bei der efficaces sont des aspects économiques que l'on such as GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben wie GoBS, ne devrait pas perdre de vue lors de and others. ECM can contribute to making the GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer l'accomplissement des objectifs légales comme investment in compliance profitable. nicht aus den Augen verlieren sollte. ECM kann GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Bâle II et autres. hier einen Beitrag liefern, die notwendigen En ce contexte, ECM peut rendre une utilité Investitionen für Compliance auch wirtschaftlich économique aux les investissements nécessaires nutzbar zu machen. pour la conformité légale. Enterprise Content Management 20

Continuity Continuity Continuité Business Continuity is a term whose significance Business Continuity ist ein Begriff, dessen La continuité commerciale est une notion dont la in the context of ECM has not received enough Bedeutung im Zusammenhang mit ECM noch valeur est encore loin d’être suffisamment credit. We are more and more dependent on the längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir reconnue dans le contexte ECM. Nous dépendent availability and correctness of electronic befinden uns in einer immer größeren toujours davantage de la disponibilité et de la information. Assuring information availability is Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und justesse des informations numériques. L’assu- costly. ECM offers technologies and methods for Richtigkeit elektronischer Information. Die rance de la disponibilité est fort couteuse. ECM storing information securely with central Sicherstellung der Verfügbarkeit ist mit erheb- fournit ici des technologies et des méthodes pour administration and distributed availability, lichen Kosten verbunden. ECM liefert hier conserver des informations de façon sure, pour making transactions traceable, protecting Technologien und Methoden, um Informationen rendre disponibles dans un contexte décentralisé information from unauthorized access, making it sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung des informations gérés de façon centrale, pour intelligently retrievable in databases and search auch verteilt bereit zustellen, die Nach- garantir la reproduction des transactions, pour engines, presenting it in virtual electronic folders, vollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, protéger des informations des accès non saving data in applications, and using recovery Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu autorisés, pour les rendre accessibles de façon tools to restore information in the event of schützen, sie intelligent mit Datenbanken und intelligente à l’aide des bases de données et des disaster. In these areas, ECM has the same Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen moteurs de recherche et pour les présenter dans significance as CRM, ERP and other operative elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus des dossiers électroniques virtuels, pour systems, without which a modern enterprise is Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit sauvegarder des données applicatives et pour not competitive or even viable. Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit fournir aux applications les données et geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im documents requis et finalement pour restituer Katastrophenfall die Information wieder zur des informations à l’aide des outils appropriés en Verfügung zu stellen. ECM hat hier längst den cas de calamité majeure. L’ECM y a acquis la gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere même importance que les systèmes opérationnels operative Systeme, ohne die ein modernes CRM, ERP et autres sans lesquels une entreprise Unternehmen nicht mehr arbeits- und kon- moderne ne serait plus opérationnelle et kurrenzfähig ist. compétitive. 21 ECM

Cost Cost Cost Cost savings is a top priority, along with Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung La réduction des coûts range tout en haut sur des efficiency improvement and establishment of und Aufbau neuer Geschäftsfelder ganz oben auf listes des priorités des décideurs, tout comme new business areas. ECM per se is very cost- Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist l’augmentation de l’efficacité et la création de intensive, especially in the implementation sehr kostenintensiv, besonders in der Ein- nouveaux champs d’activité commerciale. phase. However, the investment quickly pays for führungsphase. Durch die Zusammenführung L’ECM elle même est très coûteuse, itself by bringing together information where it is von Informationen, Unterstützung der Zusam- particulièrement dans la phase d'introduction. needed, supporting collaboration and processes, menarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Mais l’intégration des informations, le soutien de simplifying administration and operations, Administration und des Betriebes von Systemen, processus de collaboration, la simplification de improving working methods, and in many other Verbesserungen in Arbeitsweisen und –abläufen, l'administration et de l'exploitation de systèmes, ways. ECM assembles and controls information und viele andere Potentiale lassen sich die l’amélioration manières de travail et des from different sources, thus reducing costs in the Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet déroulements des opérations ainsi que beaucoup ECM core areas as well as in every other area of die notwendige Klammer um Informationen aus d'autres potentiels promettent un rendement enterprise IT. When looking at this factor, the unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen rapide de cet investissement. ECM permet primary focus should not be on upfront ROI, und zu kontrollieren. Damit verringern sich die l’intégration et le contrôle des informations which is very quickly attained, but on the lasting Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM provenant de sources diverses. Cela conduit à transformation of the enterprise. ECM has sondern in allen anderen Bereichen der IT- une réduction des coûts non seulement de l’'ECM become a necessary infrastructure for efficient Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte nicht même, mais aussi dans toutes les autres business operations. From the point of view of der ROI im Vordergrund stehen, der bei domaines informatisées de l'entreprise. Dans cost, the question is no longer “if,” but only einzelnen Aspekten sehr schnell erreicht wird, cette perspective il ne faut pas tant privilégier le “how” and “when.” sondern die nachhaltige Veränderung des retour de l’investissement mais le changement Unternehmens. ECM ist heute als notwendige substantiel et durable de l’entreprise. ECM doit Infrastruktur zu betrachten, um ein Unter- être considéré aujourd'hui comme une nehmen wirtschaftlich führen zu können. Auch infrastructure indispensable pour la gestion unter Kostengesichtspunkten ist es heute keine économique d’une entreprise. Même en raison Frage des „Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und des coûts l’introduction de l’ECM n’est pas une „Wann“. question de principe, mais uniquement de la manière et du moment de son introduction. Enterprise Content Management 22

A House for Enterprise Content Management 23 ECM

A house for Enterprise Content Ein Haus für Enterprise Content Une maison pour le Contenu de l’Entreprise In recent years, AIIM International and others Die AIIM International und andere haben in den L'AIIM International et d'autres ont créé dans les have created a series of posters and graphics that vergangenen Jahren eine Reihe von Postern und derniers années une rangée des posters et des show the complexity and functions of Enterprise Grafiken kreiert, die die Komplexität und den graphiques destinés à représenter la complexité Content Management. The “Lifecycle Model” Funktionsumfang von Enterprise Content et l'ampleur fonctionnelle de la gestion du was developed in 2001. This poster defines the Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 contenu de l'entreprise. L'an 2001 a vu le extent of ECM, and also serves as the basis for an wurde das „Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses développement du modèle « Cycle de vie ». Ce ECM course by AIIM International with 10 Poster definierte nicht nur den Umfang von ECM poster n'a pas seulement défini l'étendue de learning units. In the US, beginning courses are sondern diente auch als Grundlage für einen l'ECM mais a servi de base également pour un traditionally numbered “101,” and accordingly ECM-Kurs der AIIM international mit 10 cours d'introduction à l’ECM offert sur le plan this poster has become known has “ECM 101.” Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA international par l'AIIM et qui comporte 10 werden gern mit dem Kürzel „101“ (steht in unités d'apprentissage. Aux Ètats Unis, les cours PROJECT CONSULT derived its version from Ausbildungsprogrammen für den einführende d’initiation sont souvent désignés par le sigle the original AIIM model, adding 5 detail illustra- Grundlagenseminare) bezeichnet und so hat sich "101" et ainsi la désignation "ECM 101" s'est tions that are also available with the associated auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“ répandue pour ce poster. Wikipedia.de texts, and have become widely eingebürgert. circulated under GNU license. PROJECT CONSULT a déduit son modèle du Aus der ursprünglichen Vorlage der AIIM leitete modèle originel de l'AIIM. À part la vision In 2003 AIIM brought out two new posters, one PROJECT CONSULT ihr Modell ab. Neben dem générale 5 visions de détail ont été crées et mises from the US and one by AIIM UK. The American Gesamtbild entstanden 5 Detailbilder, die auch à la disposition du public avec les textes poster uses a puzzle approach, in which the mit den dazugehörigen Texten der Wikipedia.de accompagnants dans Wikipedia.de sous la individual ECM components can be freely zur Verfügung gestellt wurden und unter der licence GNU. Ainsi, ce modèle connaît combined to form an overall solution. GNU-Lizenz inzwischen weite Verbreitung aujourd’hui une propagation importante. gefunden haben. En 2003 deux nouveaux posters ont suivi, l'un Im Jahr 2003 folgten seitens der AIIM zwei neue provenant des Etats Unis et l’autre de l'AIIM Poster, eines aus den USA und eines von der Europe en Angleterre. Le poster américain part AIIM Europe aus England. Das amerikanische de l’idée d'un puzzle dans lequel on peut Poster ging vom Ansatz eines Puzzles aus, bei librement combiner les différentes composantes dem die einzelnen Komponenten von ECM d'ECM pour créer une solution globale. beliebig zu einer Gesamtlösung kombiniert werden können. Enterprise Content Management 24

The Enterprise Content Management House Usage Fat Client Enabling Web Client other Devices STORE Web Content Management Repositories Collaboration Digital Asset Management Storage MANAGE PRESERVE E-Mail Management Long-Term Archival Business Records Management Backup / Recovery Process Migration Document Management Management SECURITY SECURITY SECURITY SECURITY Content Integration Indexing Search / Retrieval Categorization Syndication Workflow DELIVER CAPTURE Localization Recognition Personalization Forms Processing Publish Document Imaging EAI Electronic Scanning Paper PKI Electronic User Management User Rights DRM Firewall Signature Directory Service Management Entry Exit 25 ECM

AIIM Europe chose the “Autobahn” as a model, Die AIIM Europe wählte dagegen das Motiv La métaphore choisie par l'AIIM Europe était le on which information moves from one station to einer Autobahn, die die Prozesse und motif d'une autoroute qui représente les another like a car on a highway. The components Verbindungen darstellt und auf denen sich die processus et les jonctions et sur laquelle les are the same as in the American ECM puzzle. Informationen wie Fahrzeuge von einer Station informations se déplacent comme des véhicules zur nächsten bewegen. Die Komponenten sind d'une station à la prochaine. Les composantes In 2005 AIIM brought out a new poster, die gleichen wie im ECM-Puzzle. sont les mêmes que dans le puzzle d'ECM. presenting ECM as a large building, with information entry and exit on the ground floor Im Jahr 2005 kam ein neues Poster der AIIM L'an 2005 a vu un nouveau poster de l'AIIM, and business process management as the elevator heraus, in dem ECM als großes Haus, mit dans lequel l'ECM est représenté comme une connecting all the floors. This new model Eingang und Ausgang von Information im grande maison, avec l'entrée et la sortie de incorporates a number of additional components Erdgeschoss und Business Process Management l'information au rez-de-chaussée et la gestion des such as E-mail management, digital asset als der verbindende Aufzug über alle processus commerciaux l’ascenseur connectant management, content integration and others. Stockwerke, dargestellt ist. In diesem neuen toutes les étages. Dans ce nouveau modèle une Modell sind eine Reihe weiterer Komponenten rangée de composantes supplémentaires sont PROJECT CONSULT has adopted this model of wie E-Mail-Management, Digital-Asset-Manage- ajoutés, tels que la gestion de la messagerie ECM as a building in simplified form, and added ment, Content-Integration und andere hinzu- électronique, la gestion des valeurs numériques, further components. gekommen. l’intégration du contenu et bien d’autres. PROJECT CONSULT hat dieses Modell des PROJECT CONSULT a repris ce modèle de la Hauses für Enterprise Content in vereinfachter maison pour le Contenu de l’Entreprise dans une Form übernommen und um weitere Kompo- forme simplifiée et l'a complété par d'autres com- nenten ergänzt. posantes. Enterprise Content Management 26

ECM Components 27 ECM

Components of ECM Komponenten von ECM Composantes d'ECM Enterprise content management Enterprise Content Management Gestion du contenu de l'entreprise ECM Enterprise Content Management solutions Für ECM Enterprise Content Management Pour réaliser des solutions ECM/gestion du combine very different technologies and com- Lösungen werden die unterschiedlichsten contenu de l'entreprise les technologies et ponents, which are also useful as solutions on Technologien und Komponenten kombiniert, die composantes les plus diverses sont combinés et their own without claiming to be an enter- zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinn- qui en partie peuvent être utilisés comme des prisewide system. voll ohne den Anspruch an ein unternehmens- solutions autonomes sans intégration dans un weites System nutzbar sind. système à l’échelle de l’entreprise entière. Enterprise Content Management 28

ECM Capture Human created Recogniton • Office Documents • OCR Indexing • Form • HCR • Rich Media • ICR Input Designs • Microfilm • OMR • Barcode Application created Forms Processing Categorization • ERP E-Forms/Web-Forms • XML • Financial Applications Aggregation • E-Billing COLD/ERM Input 29 ECM

Capture Capture Capture (Input Management) (Erfassung) (Saisie) The “Capture” category contains functionalities Die Kategorie „Capture“ beinhaltet Funktiona- La catégorie ‘Capture’ comporte des fonc- and components for generating, capturing, lität und Komponenten zur Erstellung, Erfas- tionnalités et des composantes pour la création, preparing and processing analog and electronic sung, Aufbereitung und Verarbeitung von la saisie, le conditionnement et le traitement des information. There are several levels and analogen und elektronischen Informationen. informations analogues et numériques. En ce technologies, from simple information capture to Dabei kann man mehrere Stufen und domaine l’on peut distinguer plusieurs degrés complex information preparation using auto- Technologien unterscheiden, von der einfachen technologiques, de l'enregistrement simple de matic classification. Capture components are Erfassung der Information bis zur komplexen l'information jusqu'au conditionnement com- often also called “Input” components. Aufbereitung durch eine automatische Klassifi- plexe avec utilisation d’une classification kation. Die Capture-Komponenten werden auch automatisée. Les composantes du type ‘Capture’ häufig als „Input“-Komponenten zusammen- sont souvent regroupées sous la rubrique gefasst. "Input". Manually generated and captured information Manuell erzeugte und erfasste Informationen Informations produites et saisies manuellement Manual capture can involve all forms of Bei der manuellen Erfassung können alle Formen Lors de l'enregistrement manuel toutes les information, from paper documents to electronic von Informationen vorkommen, von Papier- formes d'informations peuvent figurer, tels que office documents, e-mails, forms, multimedia dokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, les documents imprimés, numériques / bureauti- objects, digitized speech and video, and E-Mails, Vordrucken, MultiMedia-Objekten, digi- que, de messagerie, des imprimés, objets multi- microfim. talisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm. média et vidéo ou sur microfilm. Automatic or semi-automatic capture can use Bei der teilautomatischen oder automatischen Lors de la saisie automatique ou semi-auto- EDI or XML documents, business and ERP Erfassung können EDI- oder XML-Dokumente, matique les sources de l’enregistrement peuvent applications or existing specialist application kaufmännische und ERP-Anwendungen oder être des documents EDI ou XML, des appli- systems as sources. bestehende Fachanwendungssysteme die Quelle cations commerciales ou ERP ou encore des für die Erfassung sein. systèmes applicatifs spécialisés.. Enterprise Content Management 30

Technologies for processing captured Technologien zur Be- und Verarbeitung Technologies pour le conditionnement et le informationen erfasster Informationen traîement des informations saisies Various recognition technologies are used to Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles Pour le traitement des facsimilés scannés on process scanned faxes, among them: werden verschiedene Erkennungstechnologien utilise différentes technologies de reconnais- (Recognition) eingesetzt. Zu Ihnen gehören: sance, dont par exemple : • OCR (Optical Character Recognition) • OCR (Optical Charakter Recognition) • OCR (Optical Character Recognition) This converts image information into Hierbei werden die Bildinformationen in Cette technologie permet de transformer des machine-readable characters. OCR is used for maschinenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR représentations graphiques des lettres en type. wird für Maschinenschrift eingesetzt. signes numériques. OCR s’applique aux lettres produits par des machines. • HCR (Handprint Character Recognition) • HCR (Handprint Charakter Recognition) • HCR (Handprint Caracter Recognition) This refinement of OCR converts Die Erkennung von Handschriften ist eine La reconnaissance des d'écritures manuscri- handwriting or lettering into machine Weiterentwicklung von OCR, die jedoch bei tes est un développement d'OCR mais qui ne characters, but does not yet give satisfactory Fließtexten immer noch nicht produit pas encore des résultats satisfaisants results for running text. However, for zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Beim avec des textes continus. Par contre, la tech- defined field content it has become very Auslesen von definierten Feldinhalten ist die nologie est assez fiable déjà pour la recon- reliable. Methode doch bereits sehr sicher. naissance des contenus de champ définis • ICR (Intelligent Character Recognition) • ICR (Intelligent Charakter Recognition) • ICR (Intelligent caractère Recognition) ICR is a further development of OCR and ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR ICR est un développement d'OCR et d’HCR HCR, that uses comparison, logical connec- und HCR, die die Qualität der ausgelesenen améliorant la qualité des résultats de lecture tions, and checks against reference lists and Ergebnisse durch Vergleiche, logische par des comparaisons, des rapports logiques, existing master data to improve results. Zusammenhänge, Abgleich mit l’alignement avec des listes de référence ou la vérification dans des fichiers d’autorité. Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhan- dene Stammdaten verbessert. • OMR (Optical Mark Recognition) • OMR (Optical Mark Recognition) • OMR (Optical Mark Recognition) OMR, as used for barcodes for example, OMR, zum Beispiel für Strichcode, liest mit OMR, par exemple pour le code barres, re- reads special markings in predefined fields hoher Sicherheit spezielle Markierungen in connaît avec une grande certitude des mar- with very high accuracy. It has proven its vordefinierten Feldern aus und hat sich bei quages spéciaux dans des champs prédéfinis value in questionnaires and other forms. Fragenbogenaktionen und anderen et s'est montré extrêmement performante pour les questionnaires et autres formulaires. Vordrucken bewährt. 31 ECM

• Barcode • Barcode • Code barres Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Les codes barres appliqués lors de l’expédition Barcodes on mailed forms allow for the Vordrucken können beim Einlesen der des imprimés peuvent être reconnus et classés automatic recognition and filing of returns. Rückläufer automatisiert erkannt und lors de la lecture des retours de façon zugeordnet werden. automatisée. Document imaging processing techniques are used Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging Les techniques de traitement d'images de to show scanned images, and also allow legibility dienen nicht nur zur Anzeige von gescannten documents ne servent pas seulement pour enhancement for capture. Functions like Bildern sondern ermöglichen auch die l'affichage d'images scannées mais permettent aussi “despeckling,” which removes isolated pixels, or Verbesserung der Lesbarkeit für die Erfassung. l'amélioration de la lisibilité pour leur saisie. Des “adjustment,” which straightens images from sheets Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von fonctions comme le "Despeckling", l'enlèvement des that feed in at an angle, improve the results of isolierten Bildpunkten oder das „Adjustment“, das points de l'image isolés ou l'"Adjustment", recognition technologies. Document imaging Geraderücken von schief eingezogenen Vorlagen l’ajustement des modèles rentrés de travers functions are used in capture quality control. verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechno- améliorent les résultats des technologies logien. Document-Imaging-Funktionen werden d'identification. Les fonctions du ‘Document- Electronic images of documents have in- beim Erfassungsprozess bei der Qualitätskontrolle Imaging’ sont utilisés pour la saisie lors du contrôle creasingly the same legal status as paper eingesetzt. de qualité. documents. Zunehmend haben elektronische Abbildungen von De plus en plus des reproductions numériques des Dokumenten denselben rechtlichen Status wie documents ont le même statut légal que des Papierdokumente. documents imprimés. Enterprise Content Management 32

Forms Processing Formularverarbeitung Traitement des formulaires In forms capture, there are two groups of techno- Bei der Erfassung von Formularen werden heute Aujourd'hui encore, on distingue deux groupes des logies, although the information content and noch zwei Gruppen von Technologien technologies pour la saisie des formulaires, bien que character of the documents may be identical. unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und les informations contenues et le caractère des der Charakter der Dokumente gleich sein können. documents peuvent être identiques. • Paper Forms Processing • Paper Forms Processing (Vordruckverarbei- • Paper Forms Processing (traitement des for- Forms Processing means the capture of tung) mulaires en papier) industrially or individually printed forms via Das „Forms Processing“ bezeichnet die Er- Le "Forms Processing" désigne la saisie des scanning. Recognition technologies are often fassung von industriell oder individuell formulaires imprimés à l’échelle industrielle ou used here, since well-designed forms enable gedruckten Vordrucken mittels Scannen. individuellement à l’aide des scanners. Des largely automatic processing. Many of the Hierbei kommen anschließend häufig technologies de reconnaissance y sont souvent contemporary industrially printed forms are Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut appliqués par la suite, car les imprimés bien structured, but also the processing of non- gestaltete Vordrucke eine weitgehend façonnées permettent un traitement en grande structured printed forms always develops. automatische Verarbeitung ermöglichen. Viele partie automatisé. Un grand nombre der heutigen industriellen Vordrucke sind d’imprimés industriels actuels sont structurés, strukturiert, aber auch die Bearbeitung von mais même le traitement d'imprimés peu unstrukturierten Vordrucken entwickelt sich structurés est en voie de perfectionnement. immer weiter. • E-Forms / Web-Forms • E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektro- • E-Forms / Web-Forms (traitement des for- Automatic processing can be used to capture nischer Formulare) mulaires numériques) electronic forms as long as the layout, structure, Bei der Erfassung elektronischer Formulare Lors de la saisie des formulaires numériques logic and contents are known to the capture ist eine automatische Verarbeitung möglich, un traitement complètement automatisé peut system. wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte être réalisé, si la mise en page, la structure, la dem Erfassungssystem bekannt sind. logique et les contenus sont identifiable dans le système de traitement. 33 ECM

COLD / Enterprise Report Management COLD / Enterprise Report Management COLD / Gestion des rapports d’entreprise COLD/ERM are technologies for the automatic COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten COLD/ERM sont des procédés pour le traite- processing of structured entry data. COLD Verarbeitung von strukturierten Eingangs- ment automatisé de fichiers structurés. La notion stands for Computer Output on Laser Disk and dateien. Der Begriff COLD steht für Computer COLD désigne le stockage des résultats sur is still in use although laser disks have not been Output on LaserDisk und hat sich gehalten, disque laser et s’est maintenue bien que le on the market for years. The acronym ERM obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht medium LaserDisk a disparu du marché depuis stands for Enterprise Report Management. In mehr am Markt ist. Das Akronym ERM steht für des années. L'acronyme ERM désigne la gestion both, supplied output data is processed based on Enterprise Report Management. In beiden Fällen des rapports d’entreprise. Dans les deux cas il existing structure information in such a way that geht es darum, angelieferte Ausgabedateien auf s'agit de conditionner des fichiers reçus en it can be indexed independently of the Basis vorhandener Strukturinformationen so fonction des informations structurelles de sorte à origination system, and transferred to a storage aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeu- permettre leur indexation indépendamment des component that can be dynamic (Store) or an genden System indiziert und an eine Speicher- systèmes de leur production et qu’ils peuvent archive (Preserve). komponente wie eine dynamische Ablage (Store) être transférés vers les composantes de stockage oder ein Archiv (Preserve) übergeben werden comme un dépôt dynamique (‘store’) ou une können. archive (‘preserve’). Aggregation Zusammenführung von Erfassungsdaten Aggregation “Aggregation” is a process of combining data Die „Aggregation“ stellt einen Kombinations- L'"Aggregation" désigne un processus mixte de entries from different creation, capture, and prozess von Dateneingaben verschiedener combinaison des entrées de données émanant de delivery applications. The goal is to combine and Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden An- diverses applications de création, de saisie et de unify data from different sources, in order to wendungen dar. Zweck ist die Zusammen- fourniture. Son but est l'union et l'uniformisation pass them on to storage and processing systems führung und Vereinheitlichung von Informa- d'informations de sources différentes, afin de les with a uniform structure and format. tionen aus unterschiedlichen Quellen, um sie transférer vers les systèmes de stockage et de strukturiert und einheitlich formatiert an die traitement de façon structurée et dans des Speicher- und Bearbeitungssysteme zu über- formats homogènes. geben. Enterprise Content Management 34

Components for subject indexing of captured Komponenten zur inhaltlichen Erschließung Composantes pour la mise en valeur du information erfasster Informationen contenu des informations saisies Systems incorporate further components for Für die Weiterleitung und inhaltliche Pour la retransmission et la mise en valeur du subject indexing and getting captured digital Erschließung kommen in den Systemen weitere contenu d'autres composantes entrent en jeu information to the appropriate recipients. These Komponenten hinzu, die die erfassten und dont la mission est de conditionner les infor- include: digital vorliegenden Informationen aufbereiten mations saisies et existantes sous forme und um beschreibende Merkmale ergänzen. numérique et de les compléter avec des attributs Hierzu gehören: descriptifs. Parmi ces composantes figurent : • Indexing (manual) • Indexierung (manuelle Indizierung) • Indexing (l'indexation manuelle) In English parlance, indexing refers to the Anders als im Deutschen beschränkt sich im Il s’agit de l'attribution manuelle d'attributs manual assignment of index attributes used Angloamerikansichen der Begriff Indexing d'autorité présents dans la base de données in the database of a “manage” component for auf die manuelle Vergabe von Index- d'une composante de gestion et qui sont administration and access. attributen, die in der Datenbank einer untilisés pour l'administration et l'accès aux „Manage“-Komponente für Verwaltung und informations. Zugriff auf die Informationen benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“, „Attributieren“ oder „Ver- schlagworten“ benutzt. • Input Designs (profiles, classes) • Input Designs (Profile, Klassen) • Input designs (Profils, classes) Both automatic and manual attributing can Sowohl die automatische als auch die L’attribution automatique et manuelles be made easier and better with preset manuelle Attributierung kann durch peuvent être facilitées améliorées par des profiles. These can describe document classes hinterlegte Profile erleichtert und verbessert profils prédéfinis. De tels profils peuvent par that limit the number of possible index werden. Solche Profile können zum Beispiel exemple désignent des classes de documents values, or automatically assign certain Dokumentenklassen beschreiben, die die qui limitent le nombre des valeurs d'index criteria. Input designs also include entry Anzahl der möglichen Indexwerte attribuables ou ils peuvent déterminer masks and their logic in manual indexing. beschränken oder bestimmte Kriterien certains critères de façon automatisée. ‘Input automatisch vergeben. Input Designs schließt designs’ englobe les masques de saisie et leur auch die Eingabemasken und deren Logik logique lors de l'indexation manuelle. bei der manuellen Indizierung ein. 35 ECM

• Taxonomy • Taxonomie • Taxonomies The taxonomic processing facilitates a formal Die taxonomische Verarbeitung ermöglicht Le traitement taxonomique permet un order of information according to the eine formale Anordnung von Informationen classement formel des informations en respective needs of an enterprise. Here nach den jeweiligen Bedürfnissen eines fonction des besoins respectifs d'une nomenclatures, thesaurus and file Unternehmens. Hier spielen Nomenkla- entreprise. Des facteurs importants en ce systematics play a role. turen, Thesaurus und Ablagesystematiken domaine sont les nomenclatures, les eine Rolle. thésaurus et les systématiques de rangement. • Categorization (automatic classification or • Categorization (automatische Klassifikation • Categorization (classification ou caté- categorizing) oder Kategorisierung) gorisation automatisées) Based on the information contained in Auf Basis der in den elektronischen En se servant des informations contenues electronic information objects, whether OCR- Informationsobjekten, seien es per OCR- dans les fichiers de base – qu’il s’agisse des converted faxes, office files or output files, gewandelte Faksimiles, Office-Dateien oder fac-similés traité par OCR, des fichiers automatic classification programs can extract Ausgabedateien, enthaltenen Informationen bureautiques ou autres – les programmes index, category, and transfer data können Programme zur automatischen pour la classification automatisée peuvent autonomously. These systems can evaluate Klassifikation selbstständig Index-, Zuord- extraire des données d'indexation, de information based on predefined criteria or nungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren. classement et de retransmission. De tels in a self-learning process. Solche Systeme können auf Basis vor- systèmes peuvent exploiter des informations definierter Kriterien oder selbstlernend Infor- en se basant sur des critères prédéfinis ou mationen auswerten. même en auto-apprentissage. The objective of all “Capture” components is the Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die Le but de toutes les composantes « Capture » est provision of information to the “Manage” erfassten Informationen zur Weiterbearbeitung la mise à disposition des composantes de gestion components for further processing or archiving. oder Archivierung den „Manage“-Komponenten les informations saisies pour un traitement bereitzustellen. approfondi ou l’archivage. Enterprise Content Management 36

ECM Manage Collab DM STORE WCM WF/ BPM RM 37 ECM

Manage Manage Manage (Management, processing, use) (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung) (Administration, élaboration, utilisation) The Manage components are for the manage- Die „Manage“-Komponenten dienen zur Les composantes de gestion servent pour ment, processing, and use of information. They Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der l'administration, l'élaboration et l'utilisation des incorporate Informationen. Sie besitzen hierfür informations. A cette fin elles utilisent des • Databases for administration and retrieval, • Datenbanken für die Verwaltung und das • Bases de données pour l'administration et le and Wiederauffinden sowie recouvrement ainsi que des • Access authorization systems for protection • Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsiche- • Systèmes d'autorisation pour la protection rung und zum Schutz d'accès et pour la protection of information. von Informationen. des informations. The goal of a closed ECM system is to provide Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, Le but d'un système ECM intégré est d’offrir ces these two components just once as services for all diese beiden Komponenten nur einmal über- deux composantes de façon unifiée et comme “Manage” solutions such as Document Manage- greifend für alle „Manage“-Lösungen wie Docu- services pour toutes les solutions de gestion tels ment, Collaboration, Web Content Management, ment Management, Collaboration, Web Content que ‘Document Management’, ‘Collaboration’, Records Management and Workflow / Business Management, Records Management und Work- ‘Web Content Management’, ‘Records Manage- Process Management. To link the various flow / Business Process Management als Dienste ment’ et ‘Workflow / Business Process Manage- “Manage” components, they should have bereitzustellen. Zur Verbindung der unterschied- ment’. Pour permettre l’intégration des compo- standardized interfaces and secure transaction lichen „Manage“-Komponenten sollte diese über santes de gestion diverses elle devrait disposer processes for inter-component communication. standardisierte Schnittstellen und sichere de interfaces standardisées et des processus de Transaktionsprozesse bei der Kommunikation transaction sécurisés assurant la communication zwischen den Komponenten verfügen. entre les composantes. Enterprise Content Management 38

Document Management Collab DM Document Management STORE WCM • Check-in/Check-out • Version Management • Search and Navigation WF/ • Visualization BPM RM 39 ECM

DM document management DM Document Management DM Document Management (Document management) (Dokumentenmanagement) (gestion des documents) “Document management” in this context does Unter Document Management ist hier nicht die Par le terme gestion des documents nous not refer to the industry known in Germany as Branchenbezeichnung wie in Deutschland zum désignons ici non pas tant une branche DMS, but to document management systems in Beispiel DMS zu verstehen, sondern eher die commerciale, mais plutôt les systèmes de gestion the narrower “classical” sense. These systems Dokumentenmanagementsysteme im „klas- de documents dans le sens « traditionnel » ou control documents from their creation through to sischen“ oder „engeren Sinn“. Die Aufgabe die- plus « étroit ». La tâche de tels systèmes est de long-term archiving. Document management ser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Doku- contrôler le cycle vital des documents de leur includes functions like: mente von der Entstehung bis zur Langzeit- création jusqu'à l'archivage à long terme. Entre archivierung zu kontrollieren. Zum Document autres, les fonctions suivantes font partie de la Management gehören unter anderem folgende gestion des documents: Funktionen: • Search and navigation • Suchen und Navigieren • Recherche et navigation for finding information and its associated zum Auffinden von Informationen und zu- pour retrouver des informations et des con- contexts gehörigen Informationskontexten textes appartenants • Check in/Check out • Checkin/Checkout • Checkin/Checkout for checking stored information for con- zur Kontrolle der Konsistenz der gespei- pour contrôler la consistance des informa- sistency cherten Informationen tions stockées • Version management • Versionsmanagement • Versionnement to keep track of different versions of the zur Kontrolle unterschiedlicher Stände pour contrôler des instances différentes same information with their revisions and gleicher Information mit Versionen, Revi- d’une information identique avec ces ver- renditions (same information in a different sionen und Renditionen (gleiche Information sions, révisions et rendus (même information format) in einem unterschiedlichen Format) dans un format différent) • Visualizing • Visualisierung • Visualisation for displaying information in structures like zur Anzeige von Informationen in Strukturen pour l'affichage des informations dans des virtual files, folders, and overviews wie virtuellen Akten, Verzeichnissen und structures telles des dossiers virtuels, des Übersichten listes et des aperçus d'ensemble Enterprise Content Management 40

However, the functions or Document Die Funktionen des Document Management Les fonctions de la gestion des documents se Management increasingly overlap with those of überschneiden sich jedoch zunehmend mit denen recoupent pourtant de plus en plus avec ceux des the other “Manage” components, the ever- der andere „Manage“-Komponenten, der immer autres composantes de gestion, avec la expanding functionalities of office applications weiter ausgreifenden Funktionalität von Office- fonctionnalité expansive des applications like Outlook/Exchange or Notes/Domino, and Anwendungen wie Outlook/Exchange oder bureautiques comme Outlook/Exchange ou the characteristics of “Library Services” for Notes/Domino und den Eigenschaften von Notes/Domino et les qualités des services de administering information storage. „Library Services“ zur speichertechnischen « bibliothèque numérique » pour l’administration Verwaltung der Informationen. des informations dans des systèmes de mémorisation. 41 ECM

E-mail-management E-Mail-Management Gestion de la messagerie (Administration, storage and distribution of E- (Verwaltung, Speicherung und Verteilung von (Administration, sauvegarde et distribution des Mails) E-Mails) messages) The contemporary standard where e-mails are Der heutige Standard, bei dem E-Mails vom Le standard actuel, qui prévoit l’élimination des removed from the server and stored in the file Server entfernt und in der Ablage gespeichert messages du serveur et leur sauvegarde dans un does not suffice. E-mails should become werden, reicht nicht aus. E-Mails sollten stetig, dépôt local, n’est plus suffisant. Il faudrait que continuously stored, classified, and destroyed as wie jedes andere Dokument auch, klassifiziert, les messages soient Les messages devraient être every other document. gespeichert und vernichtet werden. classifiées, stockées et détruites comme tout autre document. Digital asset management Digital Asset Management Digital Asset Management (Administration, storage and use of multimedia (Verwaltung, Speicherung und Nutzung von (Administration, sauvegarde et utilisation du contents) multimedialen Inhalten) contenu multimédia) Comparable with document management, DAM Vergleichbar mit dem Dokumentenmanagement, Comme dans la gestion de documents, le DAM concentrates on the storage, the pursuit and the konzentriert sich DAM auf die Speicherung, die est concentré sur la sauvegarde, le pistage et use of rich media documents, as for example Verfolgung und das Gebrauchen von Rich Media l'utilisation documents riches en médias, comme videos, logos and photographs. Dokumenten, wie z.B. Videos, Logos und Fotos. par exemple des vidéos, des logos et des photos. Enterprise Content Management 42

Collaboration Collab Collaboration DM • Collaborative authoring • Knowlege bases • Whiteboards • Video conferencing STORE STORE WCM • Consolidation of information WF/ BPM RM 43 ECM

Collaboration Collaboration Collaboration (collaborative systems, groupware) (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, (Collaboration, systèmes, collaboratifs, Groupware) messagerie de groupe) Collaboration actually simply means “working Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusam- Au fond, ‘collaboration’ signifie rien d’autre que together”. However, these solutions, which menarbeit. Der Anspruch dieser Lösungen, die ‘coopération’. L'ambition de telles solutions, qui developed from conventional groupware, now sich aus der herkömmlichen Groupware ent- sont issus de la messagerie de groupe go much further and include elements of wickelt haben, geht jedoch weiter und schließt traditionnelle, va nettement plus loin et englobe Knowledge Management. Collaboration includes auch Anwendungsgebiete des Wissensmanage- aussi des champs d'application de la gestion de the following functions: ment mit ein. Zur Collaboration gehören unter savoir. ‘Collaboration’ comprend – entre autres - anderem folgende Funktionen: les fonctionnalités suivantes : • Jointly usable information databases • Gemeinsam nutzbare Informationsbasen • Bases d’information utilisées collectivement • Joint, simultaneous, controlled information • Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrollier- • Traitement commun, contrôlé et simultané processing tes Bearbeiten von Informationen des informations • Knowledge based on skills, resources and • Wissensbasen über Skills, Ressourcen und • Bases de connaissances des capacités et des background data for joint information pro- Hintergrunddaten für die gemeinsame Be- ressources ainsi que données de base pour le cessing arbeitung von Informationen traitement des informations en commun • Administration components such as white- • Verwaltungskomponenten wie Whiteboards • Composantes administratives comme les boards for brainstorming, appointment für Ideensammlungen, Terminpläne, Projekt- ‘Whiteboards’ pour les collections d'idées, scheduling, project management etc. management und andere des plannings, la gestion des projets et d'autres • Communication application such as video • Kommunikationsanwendungen wie Video- • Applications de communication comme les conferencing Conferencing vidéoconférences • Integration of information from other appli- • Integration von Informationen aus anderen • Intégration d'informations issus d'autres cations in the context of joint information Anwendungen im Kontext der gemeinsamen applications dans le contexte du traitement processing Informationsbearbeitung en commun des informations Enterprise Content Management 44

Web Content Management Collab DM Web Content Management STORE WCM WF/ • Content creation BPM • Publication process RM • Conversion • Security • Web site visualization 45 ECM

WCM – Web Content Management WCM Web Content Management Gestion de contenu Web (WCM) Enterprise Content Management claims to inte- Enterprise Content Management erhebt den La gestion du contenu de l'entreprise a l’ambition grate Web Content Management. However, Anspruch Web Content Management zu d’intégrer la gestion du contenu Web. La mise à information presented on the Internet and integrieren. Die Bereitstellung von Inhalten im disposition du contenu en Internet et en Extranet Extranet or on a portal should only be data that is Internet und Extranet oder auf einem Portal ou sur un portail devrait seulement être une already present in the company, whose delivery sollte nur eine über die Berechtigungen und représentation d'informations déjà disponibles is controlled by access authorization and storage. Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung dans l'entreprise et qui serait conduite par les Web Content Management includes the follo- bereits vorhandener Informationen im Unter- autorisations et la sauvegarde d'information. wing functions, among others: nehmen sein. Zum Web Content Management ‘Gestion du contenu Web’ comprend – entre gehören unter anderem folgende Funktionen: autres - les fonctionnalités suivantes : • Creation of new or editing of existing infor- • Erstellung neuer oder Aufbereitung • Création de nouvelles ou conditionnement mation in a controlled generation and vorhandener Information in einem kontrol- des informations existantes dans un pro- publishing process lierten Erstellungs- und Veröffentlichungs- cessus de fabrication et de publication prozess contrôlé • Delivery and administration of information • Bereitstellung und Verwaltung der Informa- • Mise à disposition et administration des for the web presentation tionen für die Web-Präsentation informations pour la présentation Web • Automatic conversion for various display • Automatische Konvertierung für unter- • Conversion automatique pour diverses for- formats, personalized display and versions schiedliche Anzeigeformate, personalisierte mats d'affichage, affichage personnalisé et Anzeigen und Versionierung versionnement • Secure separation of access to public and • Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche • Séparation garantie de l'accès aux informa- non-public information und nicht-öffentliche Informationen tions publiques et non-publiques • Visualization for Internet presentation • Visualisierung für die Präsentation mit Inter- • Visualisation pour la présentation avec des (browser, HTML, XML etc.) net-Mitteln (Browser-Darstellung, HTML, outils internet (affichage par navigateur, XML u.a.) HTML, XML et autres) Enterprise Content Management 46

Records Management Collab DM • Filing systematics and principles • thesaurus STORE WCM • Retention periods • Metadata • Archive management WF/ BPM Records RM Management 47 ECM

RM Records Management RM Records Management RM / gestion des dossiers (file and archive management) (Ablage- und Archivverwaltung) (Administration gestion des archives) Unlike with traditional electronic archive Anders als bei den traditionellen elektronischen Outre que dans les systèmes d'archivage élec- systems, Records Management (RM; Electronic Archivsystemen bezeichnet Records Manage- tronique traditionnels, le terme ‘gestion des dos- Records Management or ERM) refers to the pure ment (RM; Electronic Records Management siers’ (RM; gestion des dossiers numériques, administration of records, important information ERM) die reine Verwaltung von Records, wich- ERM) désigne la pure administration de dossiers, and data that companies are required to archive. tigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbe- des informations importantes à conservation Records Management is independent of storage wahrungswürdigen Informationen. Records obligatoire ou dignes de conservation. La gestion media, and can also manage information stored Management ist Speichermedien-unabhängig des dossiers est indépendante de média de otherwise than in electronic systems. Among the und kann zum Beispiel auch die nicht in elektro- stockage et peut par exemple inclure aussi les in- functions of Web Records Management are: nischen Systemen gespeicherten Informationen formations non stockées dans des systèmes élec- mitverwalten. Zum Web Records Management troniques. ‘Gestion des dossiers Web’ comprend gehören unter anderem folgende Funktionen: – entre autres - les fonctionnalités suivantes : • Imaging of file plans and other structured • Abbildung von Aktenplänen und anderen • Reproduction des plans de dossier et indexes for the orderly storage of infor- strukturierten Verzeichnissen zur geordneten d’autres listes structurées pour le rangement mation Ablage von Informationen ordonné des informations • Unambiguous indexing of information, • Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz- • Indexation unique des information s’appu- supported by thesauri or controlled wordlists gestützte eindeutige Indizierung von Infor- yant sur des thésaurus ou d’autres vocabu- mationen laires contrôlés • Management of record retention schedules • Verwaltung von Aufbewahrungsfristen • Administration de délais de conservation and deletion schedules (Retention Schedules) und Vernichtungsfris- (Retention Schedules) et des délais de ten (Deletion Schedules) destruction (Deletion Schedules) • Protection of information in accordance with • Schutz von Informationen entsprechend • Protection des informations en fonction de its characteristics, sometimesdown to indivi- ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen leurs qualités, partiellement jusqu'aux diffé- dual content components in documents Inhaltskomponenten in Dokumenten rentes composantes du contenu dans des documents • Use of international, industry-specific or at • Nutzung international, branchenspezifisch • L'utilisation des métadonnées standardisées least company-wide standardized meta-data oder zumindest unternehmensweit standar- au niveau international, spécifique à la for the unambiguous identification and disierter Meta-Daten zur eindeutigen Identi- branche ou au moins dans l’entreprise pour description of stored information fizierung und Beschreibung der gespeicher- l'identification univoque et la description des ten Informationen informations stockées Enterprise Content Management 48

Workflow / Business Process Management • Process and structure organization • Process design • Vizualisation of Process • Routing Collab • Monitoring • Parallel and DM sequential processing • Reminders, deadlines • Checking • Logging STORE WCM Workflow / Business Process Management WF/ BPM RM 49 ECM

Wf Workflow / Wf Workflow / Workflow / BPM Business Process Management BPM Business Process Management gestion des procédures d’entreprise (BPM) (Vorgangsbearbeitung) Workflow and Business Process Management Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft La gestion des procédures d’entreprise et leur differ substantially. weder den Begriff Workflow noch den Begriff modélisation dans des outils ‘workflow’ BPM Business Process Management eindeutig. constituent des fonctions essentielles de con- BPM and workflow represent an essential BPM und Workflow stellen eine wesentliche nexion, de conduite et de contrôle dans le modèle connecting, managing and controlling function in Verbindungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktion ECM. Pour cette raison ils sont détachés des the ECM model. They are hence removed from im ECM-Modell dar. Sie sind daher im „Haus- composantes de gestion dans le modèle the managing components in the "house model" Modell“ aus den Manage-Komponenten heraus- « maison » et forment la colonne vertébrale and form the "backbone" of ECM. gelöst und bilden das Rückrat von ECM. d'ECM. There are different types of Workflow, for Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Lors du workflow on différencie des types diffé- example: Typen, so zum Beispiel den rents, tels que par exemple • “Production Workflow” which uses • „Production Workflow“, der auf Basis • Workflow du type « production » conduisant predefined sequences to guide and control vordefinierter Abläufe die Prozesse steuert et contrôlant des processus sur la base des processes und kontrolliert, und den procédés prédéfinis • “Ad-Hoc Workflow” in which the user • „ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender • Workflow du type « ad hoc » dan lequel determines the process sequence on the fly. selbst zur Laufzeit den Ablauf des Prozesses l'usager même définit le déroulement des vorgibt. processus en temps réel. Workflow solutions can be implemented as: Workflow-Lösungen können als Les Solutions de workflow peuvent être réalisés comme • “Workflow solutions” with autonomous • „Workflow-Anwendung“ mit eigenständi- clients which users mostly work with, or as gem Clienten realisiert werden, mit dem der • « application workflow » comportant des Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber client autonomes et qui constituent l’interface • “Workflow Engines” which act as a back- in Gestalt einer principale pour l'usager travaille principale- ground service controlling the information ment, ou encore sous forme d'un and data flow, without requiring an own • „Workflow Engine“, die als Dienst im Unter- client for this. grund der Systeme den Informations- und • « moteur workflow», un service d’arrière- Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein plan dirigeant le flux des informations et des eigener Client erforderlich ist. données sans nécessiter un client dédié. Enterprise Content Management 50

Workflow Management includes the following Zum Workflow Management gehören unter ‘Gestion des workflows’ comprend – entre functions, among others: Anderem folgende Funktionen: autres - les fonctionnalités suivantes : • Imaging of process and organization • Abbildung von Ablauf- und Aufbau- • Modélisation des structures organisation- structures organisationsstrukturen nelles procéduraux et hiérarchiques • Capture, administration, visualization, and • Empfangen, Verwalten, Visualisieren und • Réception, gestion, visualisation et ache- delivery of grouped information with its Weiterleiten von zusammenhängenden In- minement des informations cohérentes avec associated documents or data formationen mit zugehörigen Dokumenten les documents et données appropriées oder Daten • Incorporation of data processing tools (such • Intégration des outils pour le traitement des as specific applications) and documents • Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen données (comme par exemple les appli- (such as office products) für Daten (zum Beispiel Fachanwendungen) cations spécialisées) et celui des documents und Dokumente (zum Beispiel Office-Pro- (comme par exemple les logiciels bureau- • Parallel and sequential processing of proce- dukte) tiques) dures including simultaneous saving • Paralleles und sequentielles Bearbeiten von • Traitement parallèle et séquentiel des pro- • Reminders, deadlines, delegation and other Vorgängen einschließlich Mitzeichnung cessus, y compris la co-signature administration functionalities • Wiedervorlage, Fristen, Delegation und • Remaniement, délais, délégation et autres • Monitoring and documentation of process andere Verwaltungsfunktionalität fonctions administratives status, routing, and outcomes • Kontrolle und Dokumentation der Bearbei- • Contrôle et documentation des niveaux de • Tools for designing and displaying process tungsstände, Laufwege und Ergebnisse der traitement, des déroulements et des résultats Bearbeitung du traitement • Design-Werkzeuge zur Gestaltung und An- • Outils de dessin pour la modélisation et zeige von Prozessen l’affichage des processus The objective is to largely automate processes by Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automati- Le but de leur utilisation est l’automatisation incorporating all necessary resources. sierung von Prozessen mit Einbindung aller not- étendue des processus avec intégration de toutes wendigen Ressourcen. les ressources nécessaires. 51 ECM

BPM or Business Process Management goes a BPM Business Process Management geht in BPM, la gestion des procédés d’entreprise, est step further than Workflow, aiming at the seinem Anspruch noch einen Schritt weiter als encore plus ambitieuse que celle des workflow complete integration of all affected applications Workflow. BPM strebt die vollständige Inte- en ce qu’elle aspire à l'intégration complète de within an enterprise, with monitoring of gration aller betroffenen Anwendungen in einem toutes les applications concernées dans une processes and assembling of all required Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und entreprise avec contrôle des processus et information. Among BPM’s functions are: Zusammenführung aller benötigten Informa- rassemblement de toutes les informations tionen an. Zu BPM gehören unter anderem fol- requises. Entre autres, ‘BPM’ comprend donc: gende Funktionen: • Complete workflow functionality • Vollständige Workflow-Funktionalität • Fonctionnalité complète de workflow • Process and data monitoring at the server • Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene • Contrôle de processus et des données au level • EAI Enterprise Application Integration zur niveau du serveur • EAI or Enterprise Application Integration, to Verbindung verschiedener Anwendungen • Intégration des applications d’entreprise link different applications • BI Business Intelligence mit hinterlegten (EAI) pour la connexion des applications • BI or Business Intelligence, with rule Regelwerken, Integration von Information- • « Business Intelligence » (BI) avec des structures, integration of information Warehouses und den Anwender bei seiner collections de normes déposés, intégration warehouses, and utilities that assist users in fachlichen Tätigkeit unterstützenden des « information warehouses » et des their work Hilfsprogrammen logiciels auxiliaires qui soutiennent l'usager dans son activité professionnelle Today, “Manage” components are offered indi- „Manage“-Komponenten werden heute einzeln Les composantes de gestion sont aujourd'hui vidually or integrated as suites. In many cases oder integriert als „Suite“ angeboten. Sie be- offertes isolément ou bien sous forme intégrée they already include the “Store” components. inhalten vielfach bereits die Store-Komponenten. dans des « suites ». Souvent, ils comportent déjà les composantes de stockage. Enterprise Content Management 52

ECM Store Repositories • File Systems • Content Management Systems • Databases • Data Warehouses Library Services • Search/Retrieval • Version Control • Check In/Check Out • Audit Trail Technologies • SAN • Tape • NAS • Magnetic Storage • Magneto Optical • RAID • DVD • Optical Disc • CD-ROM 53 ECM

Store Store Store (Speichern) (Stockage) “Store” components are used for the temporary Die „Store“-Komponenten dienen zur tem- Les composantes de stockage servent pour la storage of information which it is not required or porären Speicherung von Informationen, die sauvegarde temporaire des informations qui ne desired to archive. Even if it uses media that are nicht archivierungswürdig oder archivierungs- sont pas dignes de l'archivage ou de garde suitable for long-term archiving, “Store” is still pflichtig sind. Auch wenn Medien zum Einsatz obligatoire. Même si les médias utilisés se prê- separate from “Preserve.” kommen, die für eine langzeitige Archivierung teraient à un archivage à long terme le ‘stockage’ geeignet sind, ist der „Store“ von der „Preserva- se différencie de la ‘préservation’ par le contenu The “Store” components listed by AIIM can be tion“ abgegrenzt durch den Inhalt. Im deutschen traité. La différence est analogue à celle entre le divided into three categories: “Repositories” as Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der rangement des dossiers et les archives. storage locations, “Library Services” as „Ablage“ im Unterschied zum „Archiv“ gleich- administrion components for repositories, and Les composantes de stockage mentionnées par zusetzen. storage “Technologies.” These infrastructure l'AIIM peuvent se classer dans trois domaines components are sometimes held at the operating Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Kompo- différents : « dépôts » comme des endroits de system level like the file system, and also include nenten lassen sich drei unterschiedlichen Berei- stockage, « services de bibliothèque » comme security technologies which will be discussed chen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, composantes administrative pour les endroits de farther below in the “Deliver” section. However, „Library Services“ als Verwaltungskomponente stockage et « technologies » en tant que techno- security technologies including access control are für die Speicherorte, und „Technologies“ als logies de stockage diverses. Les technologies de superordinated components of an ECM solution. unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls sécurité font également partie de ces compo- zu diesen Infrastruktur-Komponenten, die z.T. santes d'infrastructure, qui – comme le système wie das Filesystem auf Betriebssystemebene des fichiers – font partiellement partie du angesiedelt sind, gehören die Sicherheits- système d’exploitation, mais toutefois seront technologien, die aber erst weiter unten im présentés plus en bas dans la section Abschnitt „Deliver“ behandelt werden. Die « expédition ». Les technologies de sécurité, y Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließ- compris le système d'autorisation, doivent pour- lich des Berechtigungssystems als übergreifende tant être considérées comme composante globale Komponente einer ECM-Lösung zu betrachten. d'une solution ECM. Enterprise Content Management 54

Repositories Repositories Dépôts (Speicherorte, Datenspeichersysteme) (endroits de stockage, systèmes d'enregistrement des données) Different kinds of ECM repositories can be used Zu den möglichen Repositories eines ECM, die Parmi les dépôts potentiels d'un ECM et qui in combination. Among the possible kinds are: auch kombiniert eingesetzt werden können, peuvent aussi être combinés on compte entre gehören unter anderem: autres : • File System • Filesystem • Système de fichier File systems are used primarily for Das Filesystem wird vorrangig zur Le système de fichiers est utilisé surtout pour temporary storage, as input and output temporären Zwischenspeicherung, so zum la sauvegarde temporaire, comme par caches. The goal of ECM is to reduce the data Beispiel Eingangs- und Ausgangs-Caches exemple dans les caches d’entrée et de sortie. burden on the file system and make the benutzt. Ziel von ECM ist es, das Filesystem Le but d'ECM est d’utiliser le moins possible information generally available through von Informationen zu entlasten und diese le système de fichiers pour le stockage des “Manage”, “Store” and “Preserve” durch „Manage“-, „Store“- und „Preser- informations et de favoriser les technologie technologies. vation“-Technologien allgemein verfügbar génériques « gestion », « stockage » et bereitzustellen. « préservation » à sa place. • Content Management System • Content Management System • Système de gestion du contenu This is the actual storage system for content, An dieser Stelle ist das eigentliche Speichers- Ce terme désigne le système de stockage du which can be a database or a specialized ystem für den Content gemeint, bei dem es contenu proprement dit, qu’il s’agisse d’une storage system. sich um eine Datenbank oder ein speziali- base de données ou d’un système spécialisé siertes eigenständiges Speichersystem han- et autonome de stockage. deln kann. • Database • Datenbanken • Bases de données Databases administer access information, but Zum einen dienen Datenbanken zur D'un côté, les bases de données servent pour can also be used for the direct storage of Verwaltung der Zugriffsinformationen. Sie l'administration des informations d'accès. Ils documents, content, or media assets. können aber auch direkt zur Speicherung peuvent cependant aussi être utilisés directe- von Dokumenten, Content oder Media ment pour la sauvegarde de documents, du Assets benutzt werden. contenu ou des ressources médiatiques. • Data Warehouses • Data Warehouses • Data Warehouses These are complex storage systems based on Data Warehouses sind datenbankbasierte, Les data warehouses sont des systèmes de databases, which reference or provide komplexe Speichersysteme, die Informatio- stockage complexes utilisant des bases de information from all kinds of sources. They nen aus unterschiedlichsten Quellen referen- données, qui font référence aux informations can also be designed with more global zieren oder direkt bereitstellen. Sie können provenant des sources diverses ou bien les functions as Document or Information auch mit einem globaleren Anspruch als mettent à disposition directement. Avec une Warehouses. Document Warehouse oder Information aspiration encore plus globale, ils peuvent Warehouse konzipiert sein. être conçus comme « Document Warehouse » ou « Information Warehouse ». 55 ECM

Library Services Library Services Library service (Informationsverwaltungsdienste) (Services de gestion de l'information) Library Services have to do with libraries only in a Library Services haben nur im übertragenen Sinn Les « Library Services » n’ont qu’un rapport très metaphorical way. They are the administrative mit Bibliotheken zu tun. Sie sind die system- métaphorique avec les bibliothèques. Il s’agit des components close to the system that handle access nahen Verwaltungskomponenten, mit denen der composantes d’administration proches du to information. The Library Service is responsible Zugriff auf die Informationen realisiert wird. Der système avec lesquelles on réalise l'accès aux infor taking in and storing information from the Library Service ist letztlich für den Empfang und formations. Le service « bibliothèque » est Capture and Manage components. It also manages die Speicherung der Informationen aus den responsable pour le réception et le stockage des the storage locations in dynamic storage, the „Capture“- und den „Manage“-Komponenten informations issues des composantes « saisie » et actual “Store”, and in the long-term “Preserve” verantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die « gestion ». Il administre à la fois les endroits de archive. The storage location is determined only Speicherorte in der dynamischen Ablage, dem stockage dans le dépôt dynamique, dans le by the characteristics and classification of the eigentlichen „Store“, und im Langzeitarchiv, der « store » proprement dit et dans l’archive de information. The Library Service works in concert Kategorie „Preserve“. Der Speicherort wird dabei longue durée de la catégorie « préservation ». with the database of the “Manage” components. lediglich durch die Eigenschaften und Klassen- L'endroit de stockage est déterminé uniquement zugehörigkeit der zu speichernden Information en fonction des propriétés des informations à bestimmt. Der Library Service arbeitet mit der sauvegarder et de leur classification. Le service Datenbank der „Manage“-Komponenten zusam- « bibliothèque » collabore avec la base de don- men. nées des composantes « gestion ». This serves the necessary functions of Hierdurch werden die notwendigen Cette collaboration dessert les fonctions essen- • Search, and • „Search“- (Suche) und tielles • Retrieval. • „Retrieval“- • « Search » (Recherche) et Search machines, full text databases, search (Wiederfinden, Wiederbereitstellen) • « Retrieval » (retrouver, remise à disposi- agents and other search technologies are also Funktionen bedient. Hierzu rechnet man heute tion). included today. auch Suchmaschinen, Volltextdatenbanken, Aujourd’hui, cela comprend aussi des moteurs Agenten und andere Suchtechnologien. de recherche, des bases de données de texte intégral, des agents et d'autres technologies de recherche. Enterprise Content Management 56

While the database does not “know” the physical Während die Datenbank keine Kenntnis über den Alors que la base de données n'a aucune location of a stored object, the Library Service physischen Speicherort eines Objektes hat, connaissance de l'endroit physique de stockage manages the verwaltet der Library Service d'un objet, le service « bibliothèque » gère • Online storage • Online-Speicher • Le mémoire en ligne (direct access to data and documents) für Daten und Dokumente im direkten pour des données et documents en accès • Nearline storage Zugriff, direct, (data and documents on a medium that the • Nearline-Speicher • La mémoire « nearline » drive can access, but for which robotics or für Daten und Dokumente auf einem pour des données et documents accessibles something similar must first be set up) Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks pour le lecteur, mais qui doivent être mis à sa • Offline storage befindet, aber zum Beispiel erst durch eine disposition de façon automatisée, comme par (data and documents on a medium that is Robotik eingelegt werden muss exemple par une robotique removed from system access). • Offline-Speicher • La mémoire « offline » für Daten und Dokumente auf einem pour les données et documents sur des Medium, das ausgelagert wurde und sich médias distants et qui ne sont pas accessible nicht im automatisierten Zugriff eines au lecteur par des procédés automatiques. Systems befindet. If there is not a superordinated document Sofern nicht ein übergelagertes Dokumenten- Pourvu qu'aucun système de gestion de managmenet system to provide the functionality, oder Records-Management-System die Funk- documents ou de dossiers supérieur ne propose the Library Service must have tionalität bereitstellt, muss der Library Service cette fonctionnalité, le service « bibliothèque » • Version management selbst die Funktionen doit lui-même offrir les deux fonctions sui- to control the status of information, and • Versionsmanagement vantes : • Check-in/Check-out zur Kontrolle unterschiedlicher Stände der • Gestion de versions for controlled information provision Information, und pour contrôler différents versions de l'infor- • Checkin/Checkout mation, et für die kontrollierte Bereitstellung der Infor- • « Checkin »/ « Checkout » mation pour la mise à disposition de l'information. besitzen. 57 ECM

An important Library Service function is the Eine wichtige Funktion des Library Services ist Une fonction importante du service generation of logs and journals on information die Erzeugung von Protokollen und Journalen « bibliothèque » est la production de fichiers log usage and edits, called an “audit trail.” zur Nutzung der Information und über et de journal concernant l'utilisation des Veränderungen an den Informationen, die im informations et concernant leur modifications qui Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ be- sont désignés par le terme « Audit-Trail » dans la zeichnet werden. terminologie anglo-américaine. Further components of the library services are: Weitere Komponenten der „Library Services“ D'autres composantes des « library services » sind: sont : • Content integration facilitates different content from different • Content Integration • Intégration de contenu sources to consider as an individual repository ermöglicht verschiedenen Content aus unter- permettant de considérer le contenu divers and to virtually consolidate contents. schiedlichen Quellen wie ein einzelnes issu des sources différentes comme un dépôt Repository zu betrachten und Inhalte virtuell unique et de rassembler du contenu • Syndication zusammenzuführen. virtuellement. is the distribution of content to the reuse and integration into other content • Syndication • Syndication ist die Verteilung von Content zur Wieder- est la distribution du contenu pour sa • Localization verwendung und Integration in anderen réutilisation et son l'intégration avec d'autres is the adaptation of content to the cultural and Content. contenus. linguistic needs of different global markets • Localization • Localisation ist die Anpassung von Content an die désigne l'adaptation du contenu aux besoins kulturellen und sprachlichen Bedürfnisse culturels et linguistiques de marchés globaux verschiedener globaler Märkte. divers. Enterprise Content Management 58

Storage Technologies Speicher-Technologien Technologies de mémoire A wide variety of technologies can be used to Für die Speicherung der Informationen können je Pour la sauvegarde des informations des médias store information, depending on the application nach Anwendungszweck und Systemumgebung très différents peuvent être utilisés en fonction de andsystem environment: sehr unterschiedliche Medien zum Einsatz kom- la cible fonctionnelle et de l'environnement- men. système. • Read and Write Magnetic Online Media • Mehrfach beschreibbare magnetische Online- • Mémoires magnétiques en ligne à en- include hard drives as RAID (Redundant Speicher registrements multiples Array of Independent Disks) server drive wie zum Beispiel Festplatten als RAID y font partie les disques durs organisés subsystems, SAN (Storage Area Networks) (Redundant Array of Independent Disks) comme RAID (Redondant Array of as storage infrastructures and NAS (Network Festplattensubsystem am Server, SAN Independent disques), le sous-système de Attached Storage) as directly accessible (Storage Area Networks) als Speicherinfra- disque dur du serveur, les SAN (L'archivage network storage areas. struktur oder NAS (Network Attached Area Networks) comme infrastructure de Storage) direkt in Netzwerken zugänglich ge- mémoire les NAS (Network Attached machte Speicherbereiche. Storage), des systèmes de stockage directement accessibles dans des réseaux. • Magnetic Tape • Tapes (Magnetbänder) • Tapes (Bandes magnétiques) in automated storage units like “Libraries” or in automatisierten Speichereinheiten wie dans des unités automatisées comme le “Silos” with robotics for access, used like “Libraries” oder “Silos” mit Robotik dienen « bibliothèques » ou les « silos » avec leur DAT in smaller environments for backup but wie DAT-Bänder in kleineren Umgebungen robotique associée tout comme les bandes not online access. eher der Daten-sicherung und nicht zum DAT servent plutôt pour créer des copies de Online-Zugriff. sauvegarde des données dans des environnements « petits » que pour les rendre accessibles en ligne. • Digital Optical Media • Digitale Optische Speichermedien • Moyens de Stockage Optiques Numériques like CD (CD-R for write-once, read-only wie CD (CD-R einmal beschreibbare Com- comme CD (CD-R / disque compact à en- Compact Disk, CD/RW for read-and-write pact Disk, CD/RW mehrfach beschreibbare registrement unique et CD/RW / disque Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), compact à enregistrements multiples), le MO (Magneto Optical), UDO (Ultra Density MO (Magneto Optical), UDO (Ultra Density DVD (Digital Versatile Disk), le MO Optical) and other formats can be used for Optical) und andere können zur Sicherung (Magneto Optical), UDO et d'autres sont storage and distribution, or in jukeboxes for und zur Verteilung aber auch in Jukeboxen souvent utilisés pour la sauvegarde et pour online storage. als Online-Speicher (Plattenwechselauto- la distribution des données, mais peuvent maten) eingesetzt werden. aussi être utilisés comme mémoire en ligne dans des « juke-box » avec des changeurs de média automatiques. 59 ECM

ECM Preserve Archive • Paper • Microfilm • NAS/SAN • CAS • WORM • WORM-Tape Deletion 61 ECM

Preserve Preserve Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren) (conserver, préserver, archiver) The “Preserve” components of ECM handle the Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen Les composantes « préservation » d'ECM servent long-term, safe storage and backup of static, zur langfristig stabilen, statischen und pour la conservation et la sauvegarde à long unchanging information, as well as temporary unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung terme, stable, statique et invariable des storage of information that it is not desired or von Informationen. Im deutschsprachigen Raum informations. Dans la terminologie française required to archive. This is sometimes called ist dies das Anwendungsfeld der elektronischen l’équivalent est le domaine fonctionnel de “electronic archiving,” but that has substantially Archivierung. Letztere besitzt heute aber l'archivage, encore que celui-ci possède une broader functionality than that of “Preserve.” wesentlich mehr Funktionalität als unter fonctionnalité bien plus riche que le domaine Electronic archiving systems today generally „Preserve“ subsummiert. Archivsysteme werden « préservation ». Les systèmes d'archivage sont consist of a combination of administration auch zur temporären Speicherung von aussi utilisés pour la sauvegarde temporaire des software like Records Management, Imaging or Informationen, die nicht archivierungswürdig informations, qui ne sont pas dignes de Document Management, Library Services (IRS - oder archivierungspflichtig sind benutzt und l'archivage ou d’archivage obligatoire, ils Information Retrieval Systems) and storage unterstützen so den Dokumentenlebenszyklus. soutiennent ainsi le cycle de vie des documents. subsystems. Elektronische Archivsysteme sind heute meistens Aujourd'hui, les systèmes d'archivage numérique eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie sont le plus souvent une combinaison des Records Management, Imaging oder Document logiciels de gestion comme pour la gestion des Management, Library Services (IRS Information dossiers, des images ou des documents, des Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen. services « bibliothèque » (IRS Information Retrieval Systems) et des sous-systèmes de mémoire. Enterprise Content Management 62

But it is not just electronic media that are suitable Aber nicht nur elektronische Medien eignen sich Mais les médias numériques ne sont pas les seuls for long-term archiving. For purely securing zur langfristigen Aufbewahrung. Zur reinen à être qualifiés pour la conservation à long terme. information microfilm is still viable, and is now Sicherung von Informationen ist weiterhin Pour la seule sauvegarde des informations le offered in hybrid systems with electronic media Mikrofilm geeignet, der inzwischen in hybriden microfilm reste adapté, qui peut entre-temps être and database-supported access. The decisive Systemen mit elektronischen Medien und utilisé dans des systèmes hybrides avec des factor for all long-term storage systems is the datenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden médias numériques et dont l’accès se fait à l’aide timely planning and regular performance of kann. Entscheidend bei allen Langfristspeicher- des bases de données. Le facteur décisif pour migrations, in order to keep information systemen ist die rechtzeitige Einplanung und tous les systèmes de conservation à long terme available in the changing technical landscape. regelmäßige Durchführung von Migrationen um est la planification opportune et l'exécution This ongoing process is called Continuous die Information in sich verändernden tech- régulière des migrations dont la mission est de Migration. nischen Umgebungen verfügbar zu halten. Die- garder disponibles les informations dans des ser kontinuierliche Prozess wird auch environnements techniques changeants. Ce Among the “Preserve” components are: „Continuous Migration“ genannt. processus continu est appelé aussi « migration permanente » ou « continious migration » en Zu den „Preserve“-Komponenten rechnet man anglais.. unter anderem: Parmi la composante de « préservation » on compte notamment : • WORM (Write Once Read Many) rotating • WORM (Write Once Read Many) rotierende • WORM (Write Once Read Many) Médias digital optical storage media, which include digital optische Speichermedien optiques et rotatifs de stockage numérique the classic 5 ¼” or 3 ½” WORM disc in zu denen die klassischen WORM in einer parmi lesquels on compte les WORM protective sleeve, as well as CD-R and DVD- Schutzhülle in 5 ¼“ oder 3 ½“ Technologie classiques dans une housse de technologie 5 R. Recording methods vary for these media, ebenso wie CD-R und DVD-R gehören. Die ¼" ou 3 ½" ainsi que CD-R et DVD-R. Des which are held in jukeboxes for online and Aufzeichnungstechniken der Medien, die in techniques d’enregistrement diverses sont automated nearline access. Jukeboxen für einen Online- und utilisés pour les médias, qui sont mis à automatisierten Nearline-Zugriff bereit- disposition dans des « juke-box » pour un gestellt werden, sind unterschiedlich. accès en ligne ou « nearline ». • WORM-Tape (magnetic tape with WORM • WORM-Tape (Magnetband mit WORM- • WORM-Tape (Bande magnétique avec des characteristics) Eigenschaften) qualités de WORM) Used in special drives; that can be as secure wird in speziellen Laufwerken eingesetzt, die est utilisé dans des lecteurs spécialisés qui as a traditional WORM medium if used mit besonders abgesicherten Bändern bei peuvent atteindre des niveaux de sécurité properly with specially secured tapes. ordnungsgemäßem Betrieb ähnliche Sicher- semblable à des médias WORM traditionnel heit wie ein traditionelles WORM Medium avec des bandes spécialement sécurisés. erreichen können. 63 ECM

• CAS (Content Adressed Storage) magnetic • CAS (Content Adressed Storage) • CAS (Content Adressed Storage) mémoires hard drive storage magnetische Festplattenspeicher de disque dur magnétiques with special software protection against die durch spezielle Software gegen protégé avec des logiciels spécialisés contre overwriting, erasure, and editing, like a Überschreiben, Löschen und Verändern wie l’écrasement, la suppression et la WORM medium. ein WORM-Medium geschützt sind modification ce que leur rend les qualité des médias WORM • NAS/SAN (Network Attached Storage / • NAS/SAN (Network Attached Storage / • NAS/SAN (Network Attached Storage / Storage Area Networks) Storage Area Networks Storage Area Network) can also be used if they meet the können ebenfalls eingesetzt werden, wenn peuvent également être employés s'ils requirements of edit-proof auditing sie die Bedingungen der Revisionssicherheit remplissent les conditions de la sécurité de acceptability with unchangeable storage, mit unveränderbarer Speicherung, Schutz révision que sauvegarde non modifiable, protection against manipulation and erasure, vor Manipulationen und Löschen etc. protection contre les manipulations et la etc. erfüllen. suppression etc. • Microfilm • Mikroformen • Microfilm can be used to backup information that is no können als Sicherungsmedium eingesetzt peut être employé comme médium de longer in use and does not require machine werden, wenn die Informationen nicht mehr sauvegarde si les informations concernées ne processing. in der Nutzung sind und keine maschinelle sont plus utilisés et si aucune exploitation Auswertbarkeit gefordert ist. électronique est prevue. • Paper • Papier • Papier still has applications as a long-term storage ist als Langzeitspeicher von Informationen doit toujours être pris en considération medium, since it does not require migration, ebenfalls weiterhin zu berücksichtigen, da comme support informatique de longue and can be read without any technical aids. die Aufzeichnung migrationsfrei ist und durée, car l’enregistrement ne nécessite However, like microfilm it is used only to ohne Hilfsmittel gelesen werden kann. aucune migration et peut être lu sans outils secure originally electronic information. Ebenso wie beim Mikrofilm handelt es sich auxiliaires. Cependant, et comme dans le cas aber nur um die Sicherung originär du microfilm, il s'agit de la sauvegarde elektronischer Information. secondaire des informations d’origine numérique. Enterprise Content Management 64

ECM Deliver Security as ECM Infrastructure Transformation Security Distribution Technologies Layout/Design • COLD/ERM • PKI • Internet, Intranet, Extranet • Personalization • E-Business-Portal • XML • Digital Rights • Email and fax Management/ • PDF Watermark • Datatransfer via EDI, XML and other formats • Compression • Syndication • CD / DVD Publishing • Converter Konverter • Digital Signature • Digital TV Viewer • Paper Output 65 ECM

Deliver Deliver Deliver (Output Management) (Liefern, bereitstellen, ausgeben) (expédier, préparer, livrer) The “Deliver” components of ECM are used to Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen Les composantes « expédition » d'ECM servent present information from the “Manage”, “Store”, zur Bereitstellung der Informationen aus den pour la mise à disposition des informations and “Preserve” components. They also contain „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Kompo- issues des composantes « gestion », « stockage » functions used to enter information in systems nenten. Sie beinhalten aber auch Funktionen, die et « préservation ». Cependant, ils comportent (such as information transfer to media or wiederum für die Eingabe von Informationen in également des fonctions, qui à leur tour peuvent generation of formatted output files) or for Systeme (zum Beispiel Informationsübergabe auf être utilisés pour l’introduction des informations readying (for example converting or Medien oder Erzeugung formatierter dans des systèmes (par exemple le transfert des compressing) information for the “Store” and Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von informations sur des médias ou la création des “Preserve” components. Since the AIIM Informationen (zum Beispiel Konvertierung oder fichiers de sortie formatés) ou pour la pré- component model is function-based and not to be Kompression) für die „Store“- und „Preserve“- paration des informations (par exemple leur regarded as an architecture, we can assign these Komponenten. Da die Sicht auf das AIIM- conversion ou compression) pour les compo- and other components here. The functionality in Komponentenmodell funktional zusammenge- santes « stockage » et « préservation ». La per- the “Deliver” category is also known as “output” stellt ist und nicht als Architektur gesehen spective du modèle de composantes AIIM étant and summarized under the term “Output werden darf, ist die Zuordnung dieser und purement fonctionnelle et ne devant pas être Management.” anderer Komponenten hier zulässig. Die compris comme architecture, l’allocation de telles Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird composantes et bien d’autres à ce secteur est The “Deliver” components comprise three auch als „Output“ bezeichnet und unter dem admissible. La fonctionnalité de la catégorie groups of functions and media: Transformation Begriff „Output Management“ zusammen- « expédition » est souvent désigne comme Technologies, Security Technologies, and gefasst. « Output » et résumée sous la notion « Output Distribution. Trans¬formation and Security as Management ». services belong on the middleware level and Die “Deliver“-Komponente umfasst drei should be available to all ECM components Gruppen von Funktionen und Medien: La composante « expédition » comprend trois equally. „Transformation Technologies“, „Security Tech- groupements de fonctions et de médias : « technologies“ und „Distribution“. Transformation nologie de transformation », « technologie de und Sicherheit gehören als Dienste auf eine sécurité » et « distribution ». Les services « trans- Middleware-Ebene und sollten allen ECM- formation » et « sécurité » sont situés au niveau Komponenten gleichermaßen zur Verfügung ‘middleware’ et doivent être disponibles pour stehen. toutes les composantes d'ECM de la même façon. Enterprise Content Management 66

For Output two functions are of primary impor- Für die „Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen Pour la « distribution », deux fonctions sont im- tance: wichtig: portantes au premier abord : • Layout/Design • Layout/Design • Maquette/dessin with tools for layouting and formatting mit Werkzeugen zur Gestaltung und Forma- avec des outils pour l'organisation et le forma- output, and tierung der Ausgaben und tage des sorties et • Publishing • Publishing • Publication with applications for presenting Information mit Anwendungen zur Bereitstellung der avec des applications pour la préparation des for distribution and publication. Informationen für die Distribution und Publi- informations pour la distribution et la publikation. cation proprement dite. Transformation technologies Transformation Technologies Transformation Technologies (Transformations-Technologien) (Technologies de transformation) Transformations should always be controlled and Transformationen sollten immer verlustfrei, Les transformations devraient toujours se faire trackable. This is done by background services kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. sans perte, de façon contrôlée et compréhensible. which the end user generally does not see. Among Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum Pour cela les services d’arrière-plan interviennent the transformation technologies are: Einsatz, die sich dem Endanwender in der Regel et qui en général ne sont pas visibles pour nicht zeigen. Zu den Transformations Techno- l'usager final. Parmi les technologies de trans- logien werden unter anderem folgende ge- formation on compte parmi d’autres : rechnet: • COLD / ERM • COLD / ERM • COLD / ERM As distinct from “Capture” components, it ist hier im Gegensatz zur „Capture“- doit être vu comme la fonction opposée de la prepares output data for distribution and Komponente als Aufbereitung von Daten von « saisie » et donc comme la préparation des transfer to the archive. Typical applications Ausgaben für Verteilung, Druck und données de sortie pour la distribution, are lists and formatted output, for example Übergabe an das Archiv zu sehen. Typische l’impression et le transfert à l’archive. Les individualized customer letters. These Anwendungen sind Listen und formatierter applications types sont des listes et des technologies also include journals and logs Output, zum Beispiel individualisierte fichiers de sortie tels que des lettres generated by the ECM components. Kundenanschreiben. Zu diesen Technologien individualisés aux clients. Parmi ces gehören auch die Journale und Protokolle, die technologies comptent également les journaux von den ECM-Komponenten erzeugt werden. et protocoles produits par les composantes ECM. 67 ECM

• Personalization • Personalization (Personalisierung) • Personalization (Personnalisation) This is no longer just a function of web-based ist nicht mehr nur eine Funktion von Web- n’est plus exclusivement une fonction de portals, but applies to all ECM components. basierten Portalen sondern gilt für alle ECM- Portails Web mais vaut pour toutes les Personalization gives the user just those Komponenten. Durch die Personalisierung composantes d'ECM. En raison de la person- functions and information that he or she erhält der Nutzer nur noch die Funktionalität nalisation l'usager est offert uniquement la needs. und Informationen angeboten, die er be- fonctionnalité et les informations dont il a nötigt. besoin. • XML (eXtended Markup Language) • XML (eXtended Markup Language) • XML (eXtended Markup Language) A description language that allows des- ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt est une langue de description qui permet de cription of interfaces, structures, metadata, Schnittstellen, Strukturen, Metadaten und décrire des interfaces, des structures, des and documents. XML is becoming the uni- Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich métadonnées et des documents. XML versal technology for describing information. als die universelle Technologie zur s'impose comme la technologie universelle Beschreibung von Informationen durch. pour la description d'informations. • PDF (Printable Document Format) • PDF (Printable Document Format) • PDF (Printable Document Format) is an intelligent print and distribution format ist ein intelligentes Druck- und Distri- un format intelligent de ’impression et de la that enables the platform-independent butionsformat, das es erlaubt Informationen distribution intelligent qui permet la mise à presentation of information. Unlike pure plattformunabhängig bereitzustellen. Im disposition des informations indépen- image formats like TIFFs, PDFs permit Gegensatz zu reinen Bildformaten wie TIFF damment de la plate-forme technique. Con- content searches, the addition of metadata, können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten trairement aux formats d'image purs comme and the embedding of electronic signatures. beigefügt und elektronische Signaturen TIFF l’on peut rechercher des contenus dans PDF/A is a standardized archival format. eingebettet werden. PDF/A ist ein nor- des fichiers PDF, y joindre des métadonnées miertes Archivformat. et y intégrer des signatures électroniques. Le format PDF/A est standardisée pour l’archivage des documents. Enterprise Content Management 68

• Converters and Viewers • Konverter und Viewer • Convertisseurs et Viewers Serve to reformat information to generate dienen einerseits zur Umformatierung von servent d'une part pour le reformatage des uniform formats, and also to display and Informationen, um einheitliche Formate zu informations pour produire des formats output information from different formats. erzeugen, und andererseits um homogènes, et d'autre part pour rendre des Informationen unterschiedlichen Formates informations dans des formats différents et wieder anzuzeigen und auszugeben. pour les distribuer. • Compression • Compression (Kompression, Komprimie- • Compression Used to reduce the storage space needed for rung) elle est utilisée pour réduire le besoin de pictorial information. The ITU process wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf mémoire des informations images. Pour l (CCITT) is used for b/w for TIFFs, and für bildhafte Informationen zu reduzieren. noir et blanc on a recours ici à la procédure JPEG2000 for color images. ZIP softwares Für s/w wird hier auf das ITU-Verfahren d'ITU (CCITT), pour TIFF et pour les images allow the compression of any kind of data for (CCITT) für TIFF und für Farbbilder auf en couleur on utilise JPEG2000. Des procédés transfer. JPEG2000 zurückgegriffen. Mit „ZIP“- « ZIP » peuvent être utilisés pour comprimer Verfahren können auch beliebige Dateien für des fichiers quelconques pour la die Datenübermittlung komprimiert werden. transmission des données. • Syndication • Syndication • Syndication Used for presenting content in different dient zur Bereitstellung von Content in sert pour la préparation du contenu dans des formats, selections and forms in the context of unterschiedlichen Formaten, Selektionen und formats, des sélections et des formes Content Management. Syndication allows the Aufbereitungsformen im Umfeld des différents de préparation dans le contexte de same content to be used multiple times in Content Management. Durch Syndication la gestion du contenu. Le même contenu different forms for different purposes. kann der gleiche Inhalt mehrfach in peut être rendu utilisable par la syndication verschiedener Form und für verschiedene de façon multiple dans des formes diffé- Anwendungszwecke genutzt werden. rentes et pour des buts applicatifs diverses. 69 ECM

Security Technologies Security Technologies Security Technologies (Sicherheitstechnologien) (Technologies de sécurité) Security technologies are cross-section functions Die Sicherheitstechnologien gehören zu den Les technologies de sécurité font partie des that are available to all ECM components. For Querschnittfunktionen, die allen ECM-Kompo- fonctions transversales, des services qui sont à la example, electronic signatures are used not only nenten als Dienste zur Verfügung stehen. So disposition de toutes les composantes d'ECM. when documents are sent, but also in data kommen elektronische Signaturen nicht nur bei Ainsi, les signatures électroniques ne s'emploient capture via scanning, in order to document the der Versendung von Dokumenten zum Einsatz pas seulement lors de l'envoi des documents completeness of the capture. PKI (Private Key sondern können auch beim der Erfassung beim mais peuvent être requis aussi lors du scannage Infrastructure) is a basic technology for electronic Scannen benötigt werden, um die Vollständigkeit pour documenter l'intégralité de l'enregistre- signatures. It manages keys and certificates, and der Erfassung zu dokumentieren. Dazu gehören ment. On y compte PKI (Private Key Infra- checks the authenticity of signatures. Other PKI (Private Key Infrastructure) als Basistechno- structure) comme technologie de base pour electronic signatures demonstrate the identity of logie für den Einsatz elektronischer Signaturen. l'utilisation des signatures électroniques. Elle the sender and the integrity of the sent data, i.e. Sie verwaltet Schlüssel und Zertifikate, und prüft gère des clés et des certificats, et vérifie l'authen- that it is complete and unchanged. In Europe die Authentizität von Signaturen. Weiter elektro- ticité de signatures. On y compte également les there are three forms of electronic signatures, of nische Signaturen, die dazu dienen, für Doku- signatures électroniques qui servent à prouver different quality and security: simple, advanced, mente bei Übermittlungen die Authentizität des l’authenticité de l'expéditeur et l'intégrité du and qualified. In Germany the qualified Absenders und die Integrität der übermittelten message transmis, sa nature inaltérée et electronic signature is legally admissible in legal Nachricht, das heißt, die Unverändertheit und l'intégrale, lors du transfert des documents. Il documents and contracts. Vollständigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es existe en Europe trois formes de la signature drei Formen der elektronischen Signatur mit électronique avec des niveaux de et de sécurité unterschiedlicher Qualität und Sicherheit: ein- différents : signatures ‘simples’, ‘avancées’ et fache, fortgeschrittene und qualifizierte. In ‘qualifiés’. En Allemagne, la signature électro- Deutschland ist die qualifizierte elektronische nique qualifiée fait légalement partie intégrante Signatur im Rechtsverkehr und Vertragswesen des affaires commerciales et contractuelles. gesetzlich verankert. Finally, there is Digital Rights Manage- Zum Schluss: Digital Rights Management/ Finalement, on y compte le techniques Digital ment/Watermarking. This is used in Content Watermark (elektronische Rechteverwaltung). Rights Management/Watermark (gestion de Syndication and in MAM (Media Asset Manage- DRM dient besonders bei der Content Syn- droits électronique). Celles-ci servent surtout ment) for managing and securing intellectual dication und in MAM Media Asset Management dans la du syndication du contenu et en MAM property rights and copyrights. It works with der Verwaltung und Absicherung von Urheber- (Media Asset Management), la gestion et la techniques like electronic watermarks that are rechten und CopyRights. Hierzu kommen sécurisation des droits d’auteur et des Copy- integrated directly into the file, and seeks to Techniken wie elektronische Wasserzeichen Rights. À cela s’ajoutent des techniques comme protect usage rights and protect content that is (Watermarks), die direkt in die Dokumente les filigranes électroniques (Watermarks) qui sont published on the Internet. eingebunden werden, zum Einsatz. Ziel ist die directement intégrées dans les documents. Leur Wahrung von Rechten und die Sicherung der mission est la garantie des droits et la sécurisa- Inhalte bei der Veröffentlichung im Internet. tion du contenu lors de la publication en Internet. Enterprise Content Management 70

Distribution Distribution Distribution (Verteilung) All of the above technologies basically serve to Alle zuvor erwähnten Technologien dienen im Toutes les technologies mentionnées jusqu’ici provide the various contents of an ECM to target Wesentlichen dazu, die unterschiedlichen Inhalte servent essentiellement `la mise à disposition users by various routes, in a controlled and user- eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert contrôlée et appropriée des groupes d’utilisa- oriented manner. These can be active auf unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe teurs par des voies diverses. On y utilise des components such as e-mail, data media, memos, bereitzustellen. Hierzu können aktive Kompo- composantes actives comme l’envoi par and passive publication on websites and portals nenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern messagerie, sur des supports physiques ou des where users can get the information themselves. oder Rundschreiben ebenso gehören wie die circulaires de la même façon que des voies de Possible output and distribution media are: passive Publikation auf Webseiten und Portalen, publication ‘passives’ sur des sites web et des wo sich die Zielgruppe aus dem Informations- portails, où le groupe cible d’utilisateurs se sert angebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- lui-même de l'offre informationnelle. En tant que und Distributionsmedien können zum Einsatz médias de sortie et de distribution on emploie le kommen: plus souvent : • Internet, extranet and intranet • Internet, Extranet und Intranet • Internet, Extranet et Intranet • E-business portals • E-Business-Portale • Portails d'affaires électroniques • E-mail and fax • E-Mail und Fax • Messagerie et fax • Data transfer by EDI, XML or other formats • Datenübermittlung mittels EDI, XML oder • Transmission des données moyennant l'EDI, • Mobile devices like mobile phones, PDAs, anderen Formaten XML ou d'autres formats communicators and others • Mobile Geräte wie Mobiltelefone, Communi- • Appareils mobiles comme des téléphones • Data media like CDs and DVDs cator-Geräte, PDAs und andere mobiles, appareils de communication et • Datenträger wie CD oder DVD autres • Digitale TV and other multimedia services • Digitales Fernsehen und andere Multimedia- • Support de données comme CD ou DVD • Paper Dienste • Télévision numérique et autres services • Papier multimédia • Papier The task of the various “Deliver” components is Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Kompo- La tâche des différentes composantes to provide information to users in the best way nenten ist die Information immer für den « expédition » est la préparation optimale des for the given application, while controlling its Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu informations pour le destinataire et le contrôle use as far as possible. stellen und die Nutzung möglichst zu kontrol- maximal de son l'utilisation. lieren. 71 ECM

ECM Suites 73 ECM

What is an ECM suite? Was ist eine ECM-Suite? Qu'est-ce que une suite ECM? ECM is a natural for suites. As discussed, ECM ECM ist ein Thema für Suiten. ECM beinhaltet, ECM se prête pour une approche intégrée dans comprises five major components: Capture, wie dargelegt, fünf große Komponenten: des suites. Comme on a vu, ECM comporte cinq Manage, Deliver, Store and Preservation. Manage Capture, Manage, Deliver, Store und Preser- composantes majeures : « saisie », « gestion », includes the subcomponents Collaboration, vation. Manage beinhaltet die Teilkomponenten « expédition », « stockage » et « préservation ». Records Management, Workflow/Business Pro- Collaboration, Records Management, Workflow « Gestion » comporte les sous-composantes cess Management, Document Management and /Business Process Management, Document « collaboration », « gestion des dossiers », Web Content Management. Thus, ECM is Management und Web Content Management. « workflow », « gestion des documents » et something of a Jack of all trades, that also tries to ECM - eine „eierlegende Wollmilchsau“, die auch « gestion du contenu Web ». ECM devient ainsi cover trendy areas like ILM (Information Trendthemen wie ILM Information Lifecycle une chimère omnipotente qui couvrirait aussi des Lifecycle Management), DRT (Document Related Management, DRT Document Related sujets à la mode tels qu’ILM (Information Technologies) and parts of KM (Knowledge Technologies und in Teilbereichen KM Lifecycle Management), DRT (Document Related Management). All this ground can be covered Knowledge Management abdecken will. Daher Technologies) et en partie KM (Knowledge only by suites. ist das Gesamtthema nur mit Suiten abzudecken. Management). Le sujet intégral ne peut donc être couvert que par des suites de logiciels. Before going any further, let’s take a look at what Werfen wir zunächst einmal einen Blick auf den Jetons d'abord un regard sur les ambitions d’une a suite is: a suite is a collection of different but Anspruch an eine Suite: Eine Suite ist die suite : il s’agit de l'assemblage de composantes compatible components that provides a solution Zusammenstellung verschiedener kompatibler différentes mais techniquement compatibles pour to an overall scenario, in which the components Komponenten zur Lösung eines Gesamt- offrir une solution à un scénario entier dans can also be used individually and independently szenarios, bei dem die Komponenten auch lequel on peut également employer les compo- of one another. einzeln und unabhängig eingesetzt werden santes isolément et indépendamment. können. Enterprise Content Management 74

Definition of a suite Definition einer Suite Définition d'une suite Suites have the following characteristics: Folgende Eigenschaften machen den Produkt- Les qualités suivantes constituent le caractère de charakter einer Suite aus: produit d'une suite: 1. Compatibility of all components with all 1. Kompatibilität aller Komponenten mit allen 1. Compatibilité de toutes les composantes avec other components anderen Komponenten toutes les autres composantes 2. Modular and component expandability 2. Modular und komponentenweise erweiter- 2. Caractère modulaire et élargible par com- bar posantes 3. The use of shared administration compo- 3. Nutzung gemeinsamer Administrations- 3. Utilisation de composantes d'administration nents and resources for authorization, komponenten und Ressourcen in Bereichen et des ressources communes dans des security, access, classes, metadata, storage wie Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, domaines comme l’autorisation, la sécurité, addresses, communication etc. Klassen, Metadaten, Speicherorte, Kommuni- l’accès, les classes, les métadonnées, les lieux kation etc. de stockage, la communication etc. 4. Uniform use of all information by all compo- 4. Einheitliche Nutzung aller Informationen 4. Utilisation homogène de toutes les informa- nents of the suite durch alle Komponenten der Suite tions à travers toutes les composantes de la suite 5. Platform conformity, i.e. all components are 5. Plattform-Konformität, d.h. alle Komponen- 5. La conformité de plate-forme, c'est-à-dire executable on all platforms of the suite. ten sind auf allen Plattformen der Gesamt- que toutes les composantes peuvent être suite lauffähig exécutées sur toutes les plateformes de la suite entière 6. Uniform use of all information by all 6. Einheitliche Clienten, die die Nutzung des 6. Clients homogènes qui rendent possible components of the suite Gesamtportfolios der Suite möglich machen l'utilisation du portefeuille entier de services de la suite 7. Platform conformity, i.e. all components are 7. Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf 7. Orientation des différentes composantes sur executable on all platforms of the suite die Rolle als Bestandteil der Suite, wobei sich leur rôle comme partie constituante de la die Komponenten als Dienste innerhalb einer suite ; les composantes s’y positionnent gemeinsamen Architektur positionieren comme des services dans d'une architecture commune 8. Shared development plan which ensures the 8. Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der 8. Plan de développement commun assurant la compatibility of the individual components die Kompatibilität der Einzelkomponenten compatibilité des composantes isolées tout as well as of the suite als auch der Suite selbst sicherstellt comme celle de la suite elle-même 75 ECM

9. Completeness, i.e. inclusion of all compo- 9. Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Ab- 9. Intégralité de la suite, c'est-à-dire que la suite nents normally required for the target deckung aller Komponenten die couvre la totalité des composantes qui sont functionality üblicherweise zum Funktionsumfang habituellement comptés parmi les fonction- gerechnet werden nalités typiques 10. Compliance with standards to facilitate 10. Einhaltung von Standards, um Komponenten 10. Respect des standards afin de pouvoir incorporation of third-party components as von Dritten ebenso konform einbinden zu intégrer des composantes des tiers de la effectively as the native suite components können wie die eigenen Komponenten der même façon que les propres composantes de Suite la suite 11. Shared and consistent sales and marketing 11. Gemeinsames, konsistentes Vertriebs- und 11. Conception cohérente et commune de la concept for both the suite and its constituent Marketing-Konzept für die Suite und alle distribution et du marketing pour la suite et components, including pricing models for ihre enthaltenen Komponenten einschließlich toutes ses composantes y compris des suite and components entsprechender Preismodelle für Suite und modèles de prix correspondants pour la suite Komponenten et ses composantes Assuming agreement on these characteristics as Wenn man sich auf diese Eigenschaften als Si l’on peut convenir de ces qualités comme des constituting a definition of a suite, it then Kennzeichen einer Suite einigen kann, ist es attributs typiques d'une suite, on peut – bien sûr becomes possible to evaluate and compare suites. natürlich sehr schnell möglich, Suiten - très vite et aisément évaluer et juger des suites. Some features are immediately obvious, for einzuschätzen und zu bewerten. Einige Certains critères sont évidents immédiatement, example comprehensiveness of functions, or the Merkmale sind sofort ersichtlich, wie z.B. die comme par exemple l'intégralité ou la conception marketing concept. In contrast, assessing Vollständigkeit oder das Marketing-Konzept. Bei de marketing. Concernant la compatibilité à compatibility at all levels usually requires der Kompatibilitätsfrage auf den verschiedenen différents niveaux on est déjà fréquemment forcé detailed questions directed at the developer. Ebenen muss man häufig schon in Details gehen de considérer des détails et de creuser auprès des Changes in the market and thematic regroupings und mit bohrenden Fragen an die Entwickler développeurs. Vu qu’en raison du marché mean suites are by definition never quite gehen. Da Suiten durch die Veränderung des dynamique et les regroupements continuels les complete, so plans for further development are Marktes und neue Gruppierungen per suites ne peuvent, par définition, jamais être also important, especially in the ECM context as Definitionem nie vollständig sind, muss man complètes il importe de bien considérer, aussi, les regards long-term storage and availability auch auf die Pläne zur Weiterentwicklung plans de développement. Ceci est d’une decades into the future. Buyouts, new catch- achten. Dies ist besonders im ECM-Umfeld bei importance particulière dans l'environnement words, new trends, and company refocusing der langzeitigen Bewahrung und Verfügbar- ECM au cas de la conservation et la mise à mean that suites constantly change their machung der gespeicherten Informationen über disposition à long terme (pour plusieurs character. Jahrzehnte wichtig. Aufkäufe, neue Schlagworte, décennies !) des informations stockées. Les achats neue Trends oder neue Unternehmens- d’entreprises, des nouveaux buzzwords, des fokussierung ändern den Charakter von Suiten nouvelles tendances ou des recentrages des laufend. entreprises constamment changent le caractère de suites. Enterprise Content Management 76

A View into the Future 77 ECM

Outlook Ausblick Perspectives Document technologies like Enterprise Content Dokumenten-Technologien wie ECM Enterprise Les technologies de documents comme ECM / Management make traditional data processing Content Management sind die Ergänzung zur gestion du contenu de l'entreprise sont le complete. They bring together structured, weakly herkömmlichen Datenverarbeitung. Sie führen complément du traitement des données structured, and unstructured information. Every strukturierte, schwachstrukturierte und un- traditionnel. Ils regroupent des informations bien company, every government agency, and every strukturierte Information zusammen. Jedes structurées, peu structurées et sans structure. organization must confront the subject. Even if Unternehmen, jede Behörde, jede Organisation Chaque entreprise, chaque autorité, chaque there are no immediate plans to implement such muss sich heute mit dem Thema ausein- organisation est aujourd'hui forcée de s’occuper a system, it sneaks into the organization of its andersetzen. Auch wenn man nicht vorhat, selbst du sujet. Même si l’on ne projette pas own accord – with the next server licence update, kurzfristig ein System einzuführen, muss man l’introduction d’un système à court terme, on est with the next office software suite, with the next sich mit dem beschäftigen, was man quasi obligé de s'occuper de ce qu'on obtient sans database or ERP upgrade. In many companies mitgeliefert bekommt – beim nächsten Update même l’avoir demandé - lors d’une mise à jours with heterogeneous IT landscapes, the question der Serverlizenzen, in der nächsten Office-Suite, des licences d’un serveur, dans une nouvelle of which redundant functionalities of existing beim nächsten Datenbank- oder ERP-Upgrade. In version d’une suite bureautique, lors d’une mise products are unused is already more important vielen Unternehmen mit heterogener IT- à jour de la base des données ou ERP. Dans than whether to invest in a new software system. Landschaft ist bereits heute die Frage wichtiger, beaucoup d'entreprises à paysage IT hétérogène The most important job is to keep in-house welche redundante Funktionalität vorhandener la question qui s’impose aujourd’hui déjà est information under control. The questions add up: Produkte man nicht einsetzt, als die Frage, ob plutôt de savoir quelle fonctionnalité redondante where to put the thousands and thousands of e- man sich ein neues Softwaresystem zusätzlich de produits disponibles ne sera pas utilisée que mails, what to do with the electronically signed leistet. Die wichtigste Aufgabe ist, die la question concernant d’éventuels logiciels business correspondence, where to put tax- Informationen im Haus unter Kontrolle zu supplémentaires. La tâche cruciale est de con- relevant data, how to transfer information from halten. Aktuelle Fragen: wo lässt man die Aber- trôler informations au sein de l’entreprise. D’où the disorganized file system, how to consolidate tausenden von E-Mails, was tue ich mit des questions pertinentes telles que : que faire informaiton in a repository that everybody can elektronisch signierten Handelsbriefen, wo lasse des milliers de messages ? Et comment gérer des use, how to get a single login for all the systems, ich meine steuerrelevanten Daten, wie überführe lettres commerciales avec signature électro- how to create a uniform in-basket for all ich Informationen aus dem unorganisierten nique ? Où stocker mes données fiscales ? incoming information, how to make sure that no Filesystem, wie konsolidiere ich Informationen in Comment transférer des informations du system information is lost or ignored, etc. etc. einem gemeinsam nutzbaren Repository, wie de fichiers peu organisé ? Comment consolider bekomme ich einen Single-Login über alle meine des informations dans un seul dépôt utilisable en Systeme hin, wie erstelle ich einen einheitlichen commun ? Comment réaliser un login unique Posteingangskorb für alle eingehende Infor- pour tous mes systèmes ? Comment réaliser une mation, wie kontrolliere ich, dass keine Informa- boite d’entrée unique pour toutes les infor- tion verloren geht oder nicht bearbeitet wird, mations reçues ? Comment assurer qu’aucune usw. usw. information sera perdue ou ne pas traitée ? Et ainsi de suite ... Enterprise Content Management 78

Document technologies play an important role in Bei allen diesen Fragen spielen Dokumenten- Dans tous ces contextes, les technologies de all these questions. ECM solutions are necessary Technologien eine wichtige Rolle. ECM- documents ont un rôle majeur à jouer. Les solu- basic components for many applications. Lösungen sind notwendige Basiskomponenten tions ECM y sont les composantes de base pour für viele Anwendungen. de multiples applications. Every potential user will naturally consider his Jeder potentielle Anwender wird natürlich seine Bien sûr, tout usager potentiel y devra vérifier own individual needs before deciding on a individuellen Anforderungen prüfen. Ent- ses exigences demandes individuelles. Pourtant, system. However, putting off decisions does not scheidungen zu vertagen, ist jedoch nicht sinn- repousser globalement toute décision n'est pas make them less necessary. Every year something voll. Es wird jedes Jahr etwas Neues, vermeint- judicieux. Chaque année verra des développe- supposedly better and easier to use will come lich Besseres, Komfortableres geben. Mit dieser ments nouveaux, prétendus meilleurs et plus along, but waiting will just mean never installing Einstellung wird man jedoch nie etwas confortables. Mais on aura du mal à créer une anything. Every time the decision is put off, the installieren. Mit jeder Vertagung einer Entschei- situation opérationnelle avec une approche pure- mountain of uncontrolled and unused infor- dung wächst der Berg unkontrollierter und ment réactive et passive. Avec chaque décision mation gets bigger, and known problems get ungenutzter Information – erkannte Probleme ajournée la montagne des informations in- larger. A sensible long-term migration strategy werden meistens größer. Bei einer vernünftigen contrôlées et inutilisées s’agrandit - les problèmes removes the fear of fast technology change. The langfristigen Migrationsplanung verliert auch reconnus ont tendance à grandir. Dans le cadre basic functions of document technology are der schnelle technologische Wechsel bei Pro- d’un planning bien réfléchi de migration à long mature, and most products are reliable, stable, dukten seinen Schrecken. Dokumenten-Techno- terme, par contre, le changement rapide secure, and increasingly affordable. In many logien sind in ihren Grundfunktionen ausgereift. technologique est beaucoup moins effrayant. Les industries, the use of document technology Die meisten Produkte sind verlässlich, stabil, technologies de documents sont mûres dans makes the difference in staying competitive. sicher und zunehmend sogar preiswert. In leurs fonctions de base. La plupart des produits ECM - Enterprise Content Management – should manchen Branchen entscheidet der Einsatz von sont fiables, stables, surs et de plus en plus même be a part of every modern IT infrastructure. Dokumenten-Technologien inzwischen über die bon marché. Dans beaucoup de branches Wettbewerbsfähigkeit. ECM Enterprise Content l'emploi des technologies de documents est Management gehört heute in jede moderne IT- entre-temps devenu un facteur majeur de la Infrastruktur. compétitivité. ECM gestion du contenu de l'entreprise fait partie de toute infrastructure informatique moderne. 79 ECM

About the author Profil des Autors Profil de l`auteur Ulrich Kampffmeyer is founder and Dr. Kampffmeyer ist Gründer und Dr. Kampffmeyer est fondateur et president of PROJECT CONSULT Geschäftsführer der PROJECT PDG PROJECT CONSULT, Unternehmensberatung GmbH in CONSULT Unternehmensberatung Unternehmensberatung GmbH, une Hamburg, which is specialized in GmbH in Hamburg, die sich seit société de consultation avec siège consulting of ECM solutions since 1992 auf die Beratung von ECM- principal à Hambourg et spécialisée 1992. He is one of the managing Lösungen spezialisiert hat. dans le domaine des solutions ECM. directors of DLM Network EEIG, the Er ist ferner einer der En outre, il est DG de la EEIG DLM group of the Europeen national Geschäftsführer des DLM Network Network, le groupement des archives for opening of, access to EEIG, dem Zusammenschluss der archives nationaux Européens pour and long-term preservation of the europäischen Nationalarchive zur l’ouverture, le désenclavement et la European archives. German Öffnung, Erschließung und Langzeit- conservation à long terme des industry magazines elected him as bewahrung der europäischen archives Européens. En 2003, le one of the 25 most important people Archive. Von der ComputerWoche journal Computer-Woche l’a nommé of the DRT industry - the only wurde er im Jahr 2003 unter die 100 parmi les 100 personnes décisives consultant within this group - , and wichtigsten IT-Macher Deutschlands dans le secteur de l’informatique as one of 100 of the most important gewählt. Als langjähriger appliquée en Allemagne. Président IT managers in Germany. As Vorsitzender von internationalen de plusieurs associations longtime chairman of the boards of Verbänden, Keynotesprecher und internationales depuis des années, international associations, as Konferenzleiter sowie Autor und interlocuteur en keynote et président internationally well-known keynote Herausgeber hat Dr. Kampffmeyer de multiples conférences ainsi speaker as well as author and den Ruf des Mentors der ECM- qu’auteur et éditeur renommé, Dr. publisher Ulrich Kampffmeyer is Branche in Europa gewonnen. Kampffmeyer a atteint la reputation regarded as the mentor of the ECM du menteur principal de la branche industry in Europe in Germany. ECM en Europe. Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Dr. Ulrich Kampffmeyer Unternehmensberatung GmbH, Hamburg 81 ECM

Literature & Sources AIIM What is ECM? Association for Information and Image Management International, Silver Springs, USA. http://www.aiim.org/article- aiim.asp?ID=31521. Last download: September 11th, 2006. DocuLabs Evolving Electronic Document Management Solutions: The Doculabs Report. Third Edition. Chicago, Doculabs, 2002. ECM 101. AIIM poster, Silver Springs, 2003. Kampffmeyer, AIIM directions for 2000 and beyond PROJECT CONSULT Newsletter 2000215, February 15th, 2000. Ulrich Knowledge Management, Enterprise Content Management, eBusiness: alles nur neue Verpackung? Keynote presentation at the DMS EXPO & AIIM eBusiness Conference 2000, Essen, September 9th, 2000. Content Management ist nicht gleich Content Management. PROJECT CONSULT Newsletter 20001124, November 24th, .2000. Herrscher über Informationen. ComputerWoche Extra, September 24 th, 2001. Enterprise Content Management. Keynote presentation at the Info@ conference, London, November 21st,, 2001. Enterprise-Content-Management - unternehmensweite Informationsplattform der Zukunft. IT-Research Strategic Bulletin, Sauerlach, 2003. Enterprise Content Management - Zwischen Vision und Realität. Keynote Presentation at the IXOS User Conference, Mannheim, June 24th , 2003. Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? PROJECT CONSULT, Hamburg 2003. Suiten: Ein Blick hinter die Kulissen. PROJECT CONSULT Newsletter 20040512, May 12th, 2004. ECM - die neue Botschaft. PROJECT CONSULT Newsletter 20030903, September 3rd, 2003. Trends in Document, Records and Enterprise Content Management. Keynote presentation at the S.E.R. Conference, Visegrád, September 28th, 2004. ECM Enterprise Content Management in der Praxis. Keynote presentation at the EUROFORUM conference, Cologne, May 3rd, 2004. ECM Enterprise Content Management 2005 / ECM: was, wo, wie, wer, warum. PROJECT CONSULT Newsletter 20050404, April 4th, 2005. ECM – Vision und Potentiale. Keynote presentation at the ECM-Forum, Zurich, April 26th, 2006. ECM – es geht zur Sache. PROJECT CONSULT Newsletter 20060619, June 19th, 2006. Wikipedia Enterprise Content Management on http://www.en.wikipedia.org (English) and http://www.de.wikipedia.org (German) Enterprise Content Management 82

White Paper for the opening keynote of Dr. Ulrich White Paper zum Eröffnungsvortrag von Dr. White Paper de la conférence de Dr. Ulrich Kampffmeyer „Enterprise Content Management“, Ulrich Kampffmeyer „Enterprise Content Kampffmeyer intitulée „Enterprise Content 19/09/2006, at the DMS EXPO 2006 fair and Management“ am 19.09.2006 auf der DMS EXPO Management“ du 19 septembre 2006 à conference of Kölnmesse GmbH. 2006 der Kölnmesse GmbH. l´exposition DMS EXPO 2006 de la Kölnmesse GmbH. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Str . 17 20251 Hamburg DEUTSCHLAND Tel.: + 49 (040) 460762 - 20 Fax: + 49 (040) 460762 - 29 83 ECM

ECM Enterprise Content Management This publication defines the objectives, scope and Diese Publikation definiert Ziele, Umfang und La présente publication définit les objectifs, le components of ECM Enterprise Content Komponenten von ECM Enterprise Content périmètre et les composantes de la gestion du Management, providing a guide for the wide- Management und soll so als Leitfaden zur contenu dans l’entreprise (ECM) et se veut un fil ranging world of information management. Orientierung in der vielfältigen Welt des conducteur pour l’orientation dans le monde Informationsmanagements dienen. divers de la gestion d’informations. The author Dr. Ulrich Kampffmeyer describes the Der Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer beschreibt Son auteur, Dr. Ulrich Kampffmeyer, décrit le characteristics and components of ECM. He die einzelnen Merkmale von ECM und geht auf caractéristiques d’ECM et traite les champs addresses the applications of DM Document die Anwendungsfelder DM Document d’application gestion des documents (DM), Management, Collaboration, WCM Web Content Management, Collaboration, WCM Web Content gestion du contenu web (WCM, y compris les Management (including Portals), RM Records Management (einschließlich Portale), RM portails), la gestion des dossiers (RM), la gestion Management, E-Mail- Management and Workflow Records Management, E-Mail- Management und de la messagerie et des processus d’entreprise / / BPM Business Process Management. Workflow / BPM Business Process Management des workflows (BPM). Il couvre également les He covers the five C’s of ECM (Content, (Vorgangsbearbeitung) ein. Er betrachtet die fünf cinq « C » (Content, Collaboration, Compliance, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost) and „C“ (Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost) ainsi que les suites de produits informs about ECM product suites. Continuity, Cost) und ECM Produktsuiten. Am ECM. Une vision pour le futur du secteur ECM He ends with a view into the future of ECM. Ende des White Papers wagt er einen Ausblick in constitue la fin du document. die Zukunft von ECM. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 • 20251 Hamburg Tel.: + 49 (040) 460762-20 • Fax: + 49 (040) 460762-29 ISBN 10: 3–936534–09–8 € 19,95 (D) ISBN 13: 978–3–936534–09–8 € 19,95 (D)

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