[EN|FR|DE] ECM Enterprise Content Management | eBook | Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | 2006

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ECM Enterprise Content Management | eBook by Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT | English, German, French | 2006

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[EN|FR|DE] ECM Enterprise Content Management | eBook | Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | 2006

  1. 1. Ulrich Kampffmeyer ECM Enterprise Content Management PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
  2. 2. ECM Enterprise Content Management Ulrich Kampffmeyer
  3. 3. Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer Englische Fassung: Ralph Kirschner, Dr. Ulrich Kampffmeyer Französische Fassung: Dr. Stefan Gradmann, Dr. Ulrich Kampffmeyer Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner, Fabian Hammerschmidt Bibliographische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. ISBN 10: 3–936534–09–8 ISBN 13: 978–3–936534–09–8 White Paper zum Vortrag von Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der DMS EXPO 2006 in Köln „Enterprise Content Management“ 19.09.2006 Verlag / Herausgeber PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Str. 17 20251 Hamburg Tel. + 49(0)40 46 07 62 20 www.PROJECT-CONSULT.com info@PROJECT-CONSULT.com Printed in Germany Druck: DFS Druck Brecher GmbH, Köln © PROJECT CONSULT 2006 Alle Rechte vorbehalten. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage sans autorisation de l’éditeur ou du Centre fraçais d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Graands-Augustins, 75006 Paris. All rights reserved. No part of this work covered by the copyright hereon may be reproduced or used in any form or by any means – graphic, electronic or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems – without the written permission from the publisher. Trademark Acknowledgements All trademarks which are mentioned in this book that are known to be trademarks or service marks may or may not have been appropriately capitalised. The publisher cannot attest to the accuracy of this information. Use of a term of this book should not be regarded as affecting the validity of any trademark or service mark. Warning and disclaimer Every effort has been made to make this book as complete and as accurate as possible, but no warranty or fitness is implied. The author and the publisher shall have neither liability nor responsibility to any person or entity with respect to any loss or damages arising from the information contained in this book.
  4. 4. Contents Definition 1 Architecture & Scope 7 The « 5 Components » of ECM 13 A model The « 5 C » of ECM 17 Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost A House for 23 Enterprise Content Management ECM Components 27 ECM Suites 73 A View into the Future 77 Literature & Sources 82
  5. 5. Foreword Vorwort Préface The administration, use, and storage of Die Verwaltung, Erschließung und Bewahrung La gestion, le désenclavement et la conservation electronic information independent of von elektronischer Information, unabhängig des informations numériques indépendamment originator, location, format and time is one of von Erzeuger, Ort, Format und Zeit, ist eine du producteur, du lieu, du format et du temps the central challenges of our generation. The besondere Herausforderung für unsere est un défi majeur pour notre génération. Les past decades have seen rapid advances in Generation. In den letzten Jahrzehnten wurden dernières décennies ont vu le développement des technologies for generating, processing and Technologien entwickelt, die Information technologies pour la production, le traitement et distributing information. Information erzeugen, verarbeiten und verteilen. Das la distribution des informations – la gestion y management, by contrast, has been largely Management der Information blieb dabei ein est restée l’enfant mal aimé. ignored by comparison. Stiefkind. ECM Enterprise Content Management Durch ECM Enteprise Content Management La gestion due contenu dans l’entreprise advances the methods and technologies for werden die Methoden und Technologien (ECM) propage les méthodes et les technologies handling information efficiently, using it as vorangetrieben, Information effizient zu pour le maniement efficace des informations enterprise knowledge and providing it to handhaben, als Wissen in den Unternehmen zu ainsi que leur utilisation comme savoir dans processes as needed. nutzen und in Prozessen bereitzustellen. ECM l’entreprise et les rendre disponibles pour les hat den gleichen Stellenwert wie andere processus. ECM a acquis la même valeur que ECM has gained the same importance as the Akronyme in der Geschäfts-, Informations- d’autres acronymes des secteurs commerciaux, other acronyms in common use in business, IT und Telekommunikationswelt gewonnen. d’information et de télécommunication. and telecommunications. This publication defines the objectives, scope Die vorliegende Publikation definiert Ziele, La présente publication définit les objectifs, le and components of ECM Enterprise Content Umfang und Komponenten von ECM périmètre et les composantes de la gestion du Management, providing a guide for the wide- Enterprise Content Management und soll so als contenu dans l’entreprise (ECM) et se veut un ranging world of information management. Leitfaden zur Orientierung in der vielfältigen fil conducteur pour l’orientation dans le monde Welt des Informationsmanagements dienen. divers de la gestion d’informations. Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer
  6. 6. Definition 1 ECM
  7. 7. The definition of ECM Die Definition von ECM La définition d'ECM Enterprise Content Management itself is just one Enterprise Content Management selbst ist nur La notion même de la « gestion du contenu de of the many terms used in the context of Content einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des l'entreprise » n’est qu’un des concepts multiples Management. Enterprise Content Management, Content Managements. Enterprise Content dans l'environnement de la gestion du contenu. at least in theory, includes Web Content Management hat den Anspruch, auch Web La notion prétend l’inclusion de la gestion de Management. Content Management mit einzuschließen. contenu web (WCM). The general term Content Management itself has Der allgemeine Oberbegriff Content Manage- Le terme générique ‘gestion du contenu’ est a great many facets, and also includes Web ment ist äußerst facettenreich und schließt extrêmement riche en facettes et englobe de son Content Management, Content Syndication, seinerseits Web Content Management, Content côté la gestion du contenu Web, la syndication Digital or Media Asset Management, and Syndication, Digital oder Media Asset du contenu, la gestion des ressources numériques naturally Enterprise Content Management as Management und natürlich Enterprise Content ou multi-média et – bien sûr - la gestion du well. This “vicious circle“of terminology merely Management ein. Dieser „circulus vitiosus“ der contenu de l'entreprise. Ce cercle vitieux des points up the lack of clarity in manufacturers’ Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei concepts indique surtout un manque de clarté marketing language. den Marketingaussagen der Hersteller. dans les discours de marketing des producteurs. The important thing is whether the term ECM or Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Il est crucial pour la survie de la notion même d’y Enterprise Content Management means more Enterprise Content Management eine neue pouvoir associer une qualité nouvelle, un functionality and benefit for the user. This Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen excédent de fonctionnalité et d'avantages pour applies to subsets of ECM as well as to its overall für die Anwender verbinden lässt. Dies ist les usagers. C'est le cas non seulement dans des claim of managing enterprise content. With all sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim secteurs particuliers mais aussi dans une vision the comprehensive claims and all the countless ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise intégrante de la gestion du contenu de components of Enterprise Content Management, Content Management der Fall. Jedoch muss man l'entreprise (ECM). Face aux prétentions at the end of the day ECM is a vision, a strategy, auch angesichts des allumfassenden Anspruch universelles et les composantes innombrables de or even a new industry, but it is not a closed und der zahllosen Komponenten von Enterprise la notion force est de constater qu’ECM sera tout system solution or a distinct product. Content Management konstatieren, dass ECM au plus une vision, synonyme d’une stratégie ou Therefore, along with DRT (Document Related allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung désignation d'un secteur commercial – mais Technologies) or DLM (Document Lifecycle einer Branche dienen kann – eine geschlossene certainement pas un système opérationnel ou un Management), ECM can be considered as just Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist produit spécifique. one possible catch-all term for a wide range of ECM nicht. On ne peut donc positionner ECM (tout comme technologies and vendors. Man kann daher ECM gleichbedeutend mit DRT DRT/Document Related Technologies ou comme Document Related Technologies oder DLM DLM/Document Lifecycle Management) que Document Lifecycle Management nur als eine comme une désignation générique et sommaire mögliche zusammenfassende Gruppen- pour des technologies et entreprises assez bezeichnung für die verschiedenste Technologien diverses. und Unternehmen positionieren. Enterprise Content Management 2
  8. 8. Integration of structured and unstructured information CAPTURE MANAGE Business Data Unstructured STORE Processes Content DELIVER PRESERVE AIIM International, 2003 AIIM International, 2003 3 ECM
  9. 9. ECM – Enterprise Content Management ECM – Enterprise Content Management ECM - gestion du contenu de l'entreprise At first glance, Enterprise Content Management Enterprise Content Management ist auf den A première vue, la gestion du contenu de is just a transformation of existing technologies ersten Blick nur eine Transformation l'entreprise n’est qu’une re-aggregation des or even just marketing claims along the lines of bestehender Technologien oder gar nur von technologies existantes ou bien simplement des “The archive server becomes a document server Marketingaussagen - frei nach der Devise ,,aus déclarations de marketing associés et qui fait becomes a content server becomes a portal server dem Archiv-Server wird ein Document-Server penser aux multiples métamorphoses des ser- becomes an XYZ server becomes …” wird ein Content-Server wird ein Portal-Server veurs dans le passé, en partant du serveur The acronym ECM has been reinterpreted and wird ein „xyz“-Server wird ein ...". d’archive passant par le serveur de documents et redefined many times during the last two years, Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren le serveur de contenu pour aboutir au serveur de replacing words like “Create” or “Customize” mehrfach neu interpretiert und mit anderen portail ou encore à un server "xyz". that were originally part of it. Since 2003, the Inhalten versehen (es wurden etwa ursprünglich L'acronyme ECM a été reinterprété à différentes AIIM has defined ECM as follows: verwendete Begriffe wie „Create“ oder reprises au cours des années dernières avec des “The technologies used to capture, manage, „Customize“ in der Definition ersetzt). 2003 glissements sémantiques diverses (en remplaçant store, deliver, and preserve information to wurde ECM von der AIIM noch wie folgt par exemple des concepts de la définition support business processes.” interpretiert: „The technologies used to capture, d’origine tels que "Create" ou "Customize"). En manage, store, deliver, and preserve information 2003 encore, ECM a été défini par l'AIIM comme There was another change in 2005 which to support business processes”. suit: "The technologies used to capture, gère, unfortunately cut out the process component in store, deliver, and preserve information to the definition: “Enterprise Content Management Im Jahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider die Prozesskomponente in der Definition support business processes". is the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver zum Opfer fiel: “Enterprise Content Manage- L'an 2005 a vu un autre changement avec – content across an enterprise.“ All the same BPM ment is the technologies, tools, and methods hélas ! - la suppression de la notion de ‘pro- was accentuated by AIIM as essential component used to capture, manage, store, preserve, and cessus’ de la définition: « Enterprise Content in white papers and posters. deliver content across an enterprise.“ Immerhin Management is the technologies, tools, and wurde BPM von der AIIM als wesentliche methods used to capture, manage, store, pre- Komponente in White Papern und Postern serve, and deliver content across an enterprise. » herausgestellt. Ins Deutsche übertragen würde Toutefois, l'AIIM a réaffirmée la BPM comme die Definition also somit lauten: „ECM sind une composante essentielle par la suite. La Technologien und Methoden zur Erfassung, traduction d’une définition enrichie serait donc : Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Spei- « La gestion du contenu de l'entreprise est la cherung und Archivierung von Informationen somme des technologies, des instruments et des zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im méthodes utilisés pour saisir, gérer / traiter, Unternehmen.“ stocker, préserver et fournir des informations de soutien pour les processus commerciaux dans une entreprise. » Enterprise Content Management 4
  10. 10. This does not seem to be the last change of Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Cependant, d’autres changements de la definition. The AIIM Show & Conference 2005 in Definiti-on von ECM gewesen sein. Die AIIM définition d'ECM vont sans doute suivre. Ainsi, Philadelphia was themed „Capture -:- Manage -:- Show & Confer-ence 2005 in Philadelphia stand la présentation de l'AIIM à la Conference 2005 Share -:- Store -:- Comply“. unter den Logo-Mottos „Capture -:- Manage -:- était placé sous la devise « Saisir - Gérer - Share -:- Store -:- Comply“. Partager - Sauvegarder – Se Conformer". Traditional Archive, Document Management, and Workflow functionalities from the Document Aus dem Umfeld von Document Related La fonctionnalité des solutions traditionnelles Related Technologies field have been converted Technologies werden die Funktionalität traditio- d'archives, de la gestion des documents et du into or used to generate new product suites that neller Archiv-, Dokumenten-Management- und workflow issues de l'environnement des combine web-based components with the Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Document Related Technologies est remodelée conventional products. In this context, Content Content Management umgebaut oder neue pour les besoins de la gestion du contenu ou Management generally becomes Enterprise Produktsuiten generiert, die Web-basierte Kom- encore de nouvelles suites de produits sont Content Management. ponenten mit den herkömmlichen Produkten générés qui jumèlent des composantes Web avec verbinden. Aus Content Management wird in les produits traditionnels. Le plus souvent, cela This nomenclature is intended to demonstrate diesem Zusammenhang dann meistens ECM entraine la transformation magique de la simple that it is not just about a company’s web-oriented Enterprise Content Management. gestion du contenu en ECM/gestion du contenu face to the outside world, but about all of the de l'entreprise. structured and unstructured information in the Damit soll deutlich gemacht werden, dass es company. Most solutions therefore still focus on nicht nur um die weborientierte Außenwir- Par là on tente d’indiquer le caractère plus que intranets, or as they are often called, B2E kung, sondern um die Erschließung aller superficiel de la transformation qui ne se limite (“business to employee”) systems. strukturierten und unstrukturierten Informa- pas à la présentation extérieure sur le Web mais tionen im Unternehmen geht. Der Fokus der qui tente de rendre accessibles tout information But from this approach come new components meisten Lösungen ist daher häufig noch auf dans une entreprise, soient-elles structurée ou that make useful additions to Content Manage- Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, non-structurée. Le foyer de la plupart des ment - automatic classification, profiling, web „business to employee“, ausgerichtet. solutions est donc le plus souvent l’Intranet ou – transations archiving, and more. par un raccourci différent – le B2E, « business to Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue employée ». Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Mais ces approches aussi génèrent des nouvelles Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und composantes qui élargissent le champ de la andere. gestion du contenu de faç6n fort utile – classi- fication automatisée, le Profiling, l'archivage de transaction web et autres. 5 ECM
  11. 11. Thus, the term Enterprise Content Management Mit dem Begriff Enterprise Content Management On regroupe donc sous la rubrique ECM des refers to solutions that use Internet technologies, werden daher Lösungen zusammengefasst, die solutions qui font recours aux technologies but concentrate on in-house information zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber internet mais qui visent la mise à disposition et le provision. The solutions tend to be enterprise schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informa- traitement des informations au sein de portals for B2B as extranet and B2E as intranet. tionsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind l’entreprise au premier abord. Les solutions This category includes most of the former hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als cibles, par conséquent, sont des portails B2B en Document Management, Groupware, and Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der extranet et de B2E en intranet. La majorité des Workflow vendors who have not yet fully bisherigen Dokumenten-Management-, Group- fournisseurs traditionnels des solutions de converted their architecture, but simply put a ware- und Workflow-Anbieter, die ihre Archi- gestion de documents, de messagerie de groupe web server in front of their applications. tekturen noch nicht vollständig umgestellt haben et du workflow qui n'ont pas encore retravaillé Enterprise Content Management follows a und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwen- leurs architectures de façon complète et qui multilayered component approach that provides dungen stellen, finden sich auch in dieser mettent en place simplement un serveur web the necessary infrastructure for any application. Kategorie wieder. ECM Enterprise Content devant leurs applications se retrouvent dans cette Management verfolgt dabei einen Komponenten- catégorie. ECM / gestion du contenu de l'entre- ansatz, der in mehreren Schichten die not- prise y est l’équivalent d’une approche basée sur wendige Infrastruktur für beliebige Anwen- des composantes organisés en couches bien dungen bereitstellt. distinctes et qui offre ainsi une infrastructure pour des applications diverses. Enterprise Content Management 6
  12. 12. Architecture & Scope 7 ECM
  13. 13. Characteristics of Merkmale des Caractéristiques de la gestion Enterprise Content Management Enterprise Content Management du contenu de l'entreprise A comparison of the definitions of the different Betrachtet man die Definitionen der unter- A vue des différents définitions des domaines application fields of ECM and WCM makes it schiedlichen Anwendungsbereiche von ECM d'application de l'ECM et du WCM il est évident, clear that the existing system category und WCM wird deutlich, dass die heute noch que les différences établies aujourd'hui entre ces distinctions cannot last long, whether for vorhandenen Unterschiede in den System- catégories de systèmes ne pourront plus être products and technical platforms or for usage kategorien nicht mehr lange aufrechterhalten maintenus longtemps. Ceci vaut pour les models. Solutions that are used as pure in-house werden können. Dies gilt für die Produkte und produits et les plateformes techniques aussi que solutions today will be made accessible to die technischen Plattformen ebenso wie für die pour les modèles d'utilisation. Une solution partners or customers tomorrow. The content Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine utilisée aujourd'hui encore purement en interne and structure of today’s outward-directed web Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen peut être rendue accessible le lendemain aux portal will be the platform for tomorrows bereits dem Partner oder Kunden zugänglich partenaires ou aux clients. Le contenu et les internal information system. gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen structures d'un site web actuel orienté sur la eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerich- représentation extérieure pourront demain servir teten Web-Portals soll morgen bereits die de plate-forme pour la mise à disposition des Plattform für die interne Informationsbereit- informations en interne. stellung sein. The claimed benefit of an Enterprise Content Der Anspruch eines Enterprise Content L'ambition d'un système de gestion de contenu Management System is reduced to three key Management Systems reduziert sich dann auf d'entreprise se limite alors à trois idées ideas that distinguish such solutions from Web drei wesentliche Ideen, die solche Lösungen vom essentielles qui distinguent de telles solutions de Content Management: Web Content Management unterscheiden: la gestion de contenu web générique: • Middleware • Middleware • Logiciel standard intégrant • Services • Dienste • Services indépendants • Federated repository • Übergreifend nutzbarer Speicherort • Depôt unique Enterprise Content Management 8
  14. 14. ECM as vertical information system infrastructure AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management Mining Management Imaging File Domino Exchange RDMS Infrastructure System Source: AIIM 2001 Industry Study 9 ECM
  15. 15. • Enterprise Content Management as integrative • Enterprise Content Management als integra- • Gestion du contenu de l'entreprise comme middleware tive Middleware logiciel standard intégrant ECM is used to overcome the restrictions of ECM soll die Restriktionen bisheriger ver- ECM doit contribuer à surmonter les restric- former vertical applications and island tikaler Anwendungen und „Insel“-Archi- tions des applications traditionnelles ‘verti- architectures. The user is basically unaware of tekturen überwinden. Der Anwender sieht im cales’ et des architectures isolées. En principe, using an ECM solution. ECM offers the Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung l'usager n’a aucune conscience de travailler requisite infrastructure for the new world of arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, avec une solution ECM. Pour le nouveau web-based IT, which is establishing itself as a die sich quasi als dritte Plattform neben monde des technologies web qui se mettent en kind of third platform alongside conventional herkömmlichen Host- und Client-/Server- place comme troisième plate-forme à côté de host and client/server systems. Therefore, EAI Systemen etabliert, bietet ECM die notwen- systèmes traditionnels en central ou en archi- – Enterprise Application Integration – will dige Infrastruktur. Für die Einführung und tecture client-serveur ECM offre l'infra- play an important role in the implementation Nutzung von ECM spielt daher EAI Enter- structure indispensable. Pour l'introduction et and use of ECM. ECM is an essential com- prise Application Integration eine besondere l'utilisation d'ECM la EAI (Intégration des ponent of SOA service-oriented applications. Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil Applications d’Entreprise) joue donc un role von SOA Service-orientierten Architekturen. particulier. Par conséquent, ECM est une composante importante des architectures de service du type SOA. • Enterprise Content Management components • Enterprise Content Management Komponen- • Composantes de la Gestion du contenu de as independent services ten als unabhängige Dienste l'entreprise comme services indépendants ECM is used to manage Information without ECM soll Informationen unabhängig von der L’ECM doit gérer des informations indépen- regard to the source or the required use. The Quelle und unabhängig von der benötigten damment de la source et indépendamment de functionality is provided as a service that can Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird l'utilisation en vue. La fonctionnalité a est be used from all kinds of applications. The hier als Dienst bereitgestellt, der von den offerte comme un service qui peut être utilisé advantage of a service concept is that for any verschiedensten Anwendungen genutzt wer- par des applications diverses. L'avantage given functionality only one general service is den kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes d'une conception de service est la disponibilité available, thus avoiding redundant, expensive ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein d’un service générique pour chaque fonc- and difficult to maintain parallel functions. allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und tionnalité et que la redondance technique redundante, aufwendig zu pflegende und couteuse en temps et en argent peut être teuere Parallelität gleicher Funktionalität ver- évitée. mieden wird. Enterprise Content Management 10
  16. 16. • Enterprise Content Management as a uniform • Enterprise Content Management als einheit- • Gestion du contenu de l'entreprise comme repository for all types of information liches Repository für alle Typen von Infor- depôt unique pour tous types d’information ECM is used as a content warehouse (both mationen L’ECM dans sa fonction de ‘ContentWare- data warehouse and document warehouse) ECM soll als ContentWarehouse (über- house’ (et qui comprend à la fois le Data- that combines company information in a repo- greifend für DataWarehouse und Docu- Warehouse et le DocumentWarehouse) doit sitory with a uniform structure. Expensive mentWarehouse) Informationen des Unter- réunir des informations de l'entreprise dans redundancies and associated problems with nehmens in einem einheitlich strukturierten un environnement de stockage structuré de information consistency are eliminated. All Repository zusammenführen. Aufwendige façon homogène. La redondance coûteuse et applications deliver their content to a single Redundanz und damit verbundene Probleme les problèmes liés de la consistance d'infor- repository, which in turn provides needed der Konsistenz von Informationen werden mations sont ainsi résolus. Toutes les appli- information to all applications. überwunden. Alle Anwendungen liefern cations versent leur contenu dans un dépôt ihren Content in einem einheitlichen Reposi- homogène qui à son tour met à la disposition tory ab, das wiederum allen Anwendungen de toutes les applications les informations die benötigten Informationen bereitstellt. requises. Enterprise Content Management is working pro- Enterprise Content Management funktioniert La gestion du contenu de l'entreprise fonctionne perly when it is effectively invisible to users. ECM dann richtig, wenn der Anwender praktisch parfaitement si son existence même n’est presque technologies are intrastructures that support davon nichts merkt. ECM-Technologien sind pas remarquée par les usagers. Les technologies specialized applications as subordinate services. Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste ECM font partie de l'infrastructure de soutien Fachanwendungen unterstützen. pour les applications spécialisées. ECM thus is a collection of infrastructure compo- ECM ordnet sich so als eine Sammlung von ECM s’intègre donc comme une accumulation de nents that fit into a multi-layer model and include Infrastrukturkomponenten in ein Mehrschichten- composantes infrastructurelles dans une all Document Related Technologies (DRT) for modell ein und umfasst alle DRT Document architecture à plusieurs couches et englobe toute handling, delivering, and managing poorly Related Technologies zur Handhabung, Er- les technologies documentaires (DRT) pour la structured data. As such, Enterprise Content schließung und Verwaltung schwach strukturier- manipulation, le désenclavement et la gestion Management is one of the necessary basic com- ter Daten. ECM Enterprise Content Management des données peu structurées. La gestion du ponents of the overarching E-Business application stellt damit eine der notwendigen Basiskompo- contenu de l'entreprise constitue ainsi une des area. ECM also sets out to manage all the infor- nenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E- composantes de base indispensables dans le do- mation of a WCM and cover archiving needs as a Business dar. ECM erhebt auch den Anspruch, maine applicatif plus général du e-business. ECM universal repository. alle Informationen eines WCM mit zu verwalten prétend également de comprendre l’administra- und als universelles Repository die Anforde- tion des informations WCM et – en tant que rungen der Archivierung mit abzudecken. depôt universel – de repondre également aux exigences de l’archivage. 11 ECM
  17. 17. Enterprise Content Management 12
  18. 18. The « 5 Components » of ECM A model 13 ECM
  19. 19. The five major ECM components and techno- Die wichtigsten ECM-Komponenten und -Tech- Les composantes et technologies ECM plus impor- logies can be categorized as: nologien lassen sich in fünf Hauptkategorien tants peuvent être groupés dans cinq différentes • Capture, einordnen, von der catégories, tels que • Manage, • Erfassung (Capture), • Enregistrement (Capture), • Store, • Verwaltung (Manage), • Gestion (Manage), • Deliver, and long-term • Speicherung (Store), • Stockage (Store), • Preserve. • Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen • Distribution (Deliver) • Sicherung (Preserve). • Préservation à long terme (Preserve). The traditional application areas Die bisherigen Anwendungsfelder Les domaines d'utilisation connus tels que • DM or Document Management, • DM Document Management (DMS, Doku- • DM / gestion des documents, • Collaboration (of supporting systems, group- mentenmanagement), • Collaboration (systèmes de soutien pour le tra- ware), • Collaboration (die Zusammenarbeit unter- vail en groupe), • WCM or Web Content Management (including stützende Soft-ware, Groupware), • WCM / gestion de contenu web (y compris les portals), • WCM Web Content Management (ein- portails), • RM or Records Management (archive and filing schließlich Portale), • RM / gestion de documentation (logiciels management systems) and • RM Records Management (Archiv- und Ab- pour administration des systèmes d'archivage) • Workflow / BPM or Business Process Manage- lageverwaltungssysteme) und et ment • Workflow / BPM Business Process Manage- • Workflow et BPM / Business Process manage- ment (Vorgangsbearbeitung) ment (traitement des processus) form the “manage” components that connect bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, s’y intègrent en tant que composantes de gestion Capture, Store, Deliver and Preserve and can be die Capture, Store, Deliver und Preserve qui intègrent les opérations de base tels que used in combination or as alternatives. While verbinden und kombiniert oder alternativ ‘Capture’, ‘Store’, ‘Deliver’ et ‘Preserve’ et qui Document Management, Web Content eingesetzt werden können. Während Document peuvent être utilisées en combinaison ou encore Management, Collaboration, Workflow and Management, Web Content Management, alternativement. La gestion de la documentation, Business Process Management are more for the Collaboration, Workflow und Business Process la gestion de contenu web, les services de dynamic part of the life cycle of information, Management eher für den dynamischen Teil des Collaboration, le Workflow et la gestion des Records Management takes care of information Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist processus commerciaux y visent plutôt la partie which will no longer be changed. die Aufgabe des Records Management die dynamique du cycle de vie de l'information, alors Verwaltung nicht mehr zu verändernder que la tâche de l’archivage électronique est la Information. gestion des informations statiques et qui ne peuvent plus être modifiées. Enterprise Content Management 14
  20. 20. The 5-component-model of ECM MANAGE Collab DM CAPTURE STORE WCM DELIVER WF/ BPM RM PRESERVE 15 ECM
  21. 21. While BPM and workflow are being considered Während BPM und Workflow als Rückgrat von Alors que le BPM et le Workflow sont considérés as the backbone of ECM, managing components ECM betrachtet werden, wurden im Jahr 2005 comme la colonne vertébrale d'ECM, on y a ajouté as e-mail management and digital asset Manage-Komponenten wie E-Mail-Management en l’an 2005 des composantes de gestion comme management were added in 2005 as combination und Digital-Asset-Management sowie Schnitt- pour la messagerie électronique et le Digital- components, as well as interfaces, content inte- stellen, Content Integration und Enterprise- Asset-Management aussi bien que des interfaces, gration and enterprise application integration. Application-Integration als Verbindungskompo- de l'intégration de contenu et l'intégration des nenten ergänzt. applications d'entreprise comme des composantes de liaison. The utilization of the information is paramount Über allem schwebt die Nutzung der Infor- L’idée générale y est l'utilisation de l'information, throughout, whether through independent mation, sei durch eigenständige Clienten der soit par des clients autonomes des composantes de clients of the ECM system components, or by ECM-System-Komponenten oder in Gestalt eines Système d'ECM, soit par l’’Enabling’ des enabling existing applications that access the „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf applications existantes qui font recours à la functionality of ECM services and the stored die Funktionalität der ECM-Dienste und die ge- fonctionnalité des services ECM et les infor- information. The integration of existing techno- speicherten Informationen zugreifen. Besonders mations qui y sont stockées. En particulier lors de logies makes it clear that ECM is not a new pro- durch die Integration bestehender Technologien cette intégration de technologies existantes il est duct category, but an integrative force. wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue évident qu'ECM n’est pas une nouvelle catégorie Produktkategorie auftritt, sondern sich als de produits, mais plutôt se positionne comme integrierende Kraft positioniert. force intégrante. Enterprise Content Management 16
  22. 22. The « 5 C » of ECM Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost 17 ECM
  23. 23. The “five C’s” of Die „fünf C“ des Les « cinq C" de la Enterprise content management Enterprise Content Management Gestion du contenu de l'entreprise Five important terms which start with “C” cha- Fünf wichtige Begriffe, die im angloameri- Cinq concepts clés commencent par "C" en racterize the ECM application environment kanischen mit „C“ beginnen, charakterisieren anglais caractérisent aujourd'hui le contexte today. heute das Anwendungsumfeld von ECM. applicatif de l'ECM. Content Content Contenu The term “content” stands for any electronic Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektro- La notion de "contenu" représente des contenus contents, including records, data, and metadata, nische Inhalte. Er umfasst „Records“, „Data“ und numériques quelconques. Elle couvre les as well as documents and websites. It no longer „Metadata“ ebenso wie Dokumente und données d’archives, les informations sur le web means just weakly structured or unstructured Webseiten. Content steht heute nicht mehr nur et les métadonnées de la même façon que des information, but now includes structured data für schwach- oder unstrukturierte Informationen documents ou des sites web. Le terme no couvre that is administered in an ECM solution or sondern schließt auch strukturierte Daten, die in plus seulement des informations sans structure describes objects in ECM. There are distinct types ECM-Lösungen mitverwaltet werden bzw. die ou peu structurées mais englobe aussi des of content based on their use and life cycle: Objekte in einem ECM beschreiben, mit ein. données structurées et qui sont gérées dans des dynamic content that can still be changed during Content wird entsprechend seiner Nutzung und solutions ECM ou bien qui décrivent des objets use, seinem Lebenszyklus unterschieden: dans un système ECM. Le contenu est différencié and static, unchangeable content (also called dynamischer, noch veränderbarer Content en raison de son utilisation et son cycle de vie : fixed content) held in the archive. während der Bearbeitung; contenu plutôt dynamique, encore modifiable au If content must be retained for legal reasons or is statischer, unveränderbarer Content, auch Fixed- cours de sa création; otherwise worth keeping, it turns into records. Content genannt, im Archiv. contenu statique, invariable, dénommé aussi ECM’s job is to capture content, administer it Ist Content aufbewahrungspflichtig oder auf- contenu figé, dans les archives. securely, and make it available in processes. bewahrungswürdig werden aus ihm Records. Si le contenu est assujetti à des règles de Content has value only when it is usable as ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, conservation ou digne de conservation il atteint knowledge in processes. sicher zu verwalten, zu erschließen und in Pro- le statut des registres. La tâche de l’ECM est de zessen bereitzustellen. Nur wenn Content als saisir, de gérer et de rendre accessible le contenu Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird à travers des processus transparents. Seul le hat Content einen inhärenten Wert. contenu rendu utilisable en tant que savoir dans des processus connus possède une valeur in- hérente. Enterprise Content Management 18
  24. 24. Collaboration Collaboration Collaboration ECM supports collaboration processes, by pro- ECM unterstützt die Prozesse der Zusam- ECM soutient les processus de collaboration en viding information as needed, regardless of time menarbeit, in dem es die benötigten Informa- exerçant un contrôle effectif sur les informations or location. tionen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort requises et par leur mise à disposition indépen- bereitstellt. damment du temps et du lieu de leur utilisation. Various approaches support group work and Zur Unterstützung der Gruppenarbeit und Kom- Pour soutenir le travail en groupe et la com- communication: munikation kommen dabei verschiedene Ansätze munication différents approches entrent en jeu: zum tragen: • Direct communication with chats, forums, • Soutien de la communication directe par les instant messaging, whiteboards, video confe- • Unterstützung der direkten Kommunikation Chats, forums, messagerie instantanée, White rencing and other technologies mit Chats, Foren, Instant Messaging, White Boards, conférence vidéo et autres techno- Boards, Video Conferencing und anderen logies. • Support of the processing cycle with infor- Technologien. mation, and by providing information in • Soutien du cycle d'élaboration des infor- processes • Unterstützung des Bearbeitungszyklus von mations et leur mise à disposition dans des Informationen und deren Bereitstellung in processus définis. • Project work support by various means Prozessen. • Soutien du travail de projet avec des outils • Knowledge management support via the tar- • Unterstützung der Projektarbeit mit geeig- appropriés. geted location, provision, and preparation of neten Werkzeugen. the required information • Soutien de la gestion du savoir par un • Unterstützung von Wissensmanagement mit désenclavement ciblé, la mise à disposition et der zielgerichteten Erschließung, Bereitstel- le conditionnement des informations requises. lung und Aufbereitung benötigter Informa- tion. The support of collaborative activity is one of the Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist Le soutien d'activités de collaboration est un des major challenges for more efficient office work. eine der großen Herausforderungen für effi- grands défis de la bureautique avancée. zientere Arbeit in der Bürowelt. 19 ECM
  25. 25. Compliance Compliance Compliance Compliance is one of the market drivers for Compliance ist einer der Markttreiber für den La conformité légale est un des moteurs ECM. Fulfillment of legal and regulatory Einsatz von ECM. Die Einhaltung rechtlicher und principaux pour l’établissement d'ECM sur le requirements with process documentation, regulativer Vorgaben durch die Prozesse marché. Le respect des objectifs légales et secure storage, and traceability of transactions is begleitende Dokumentation, sichere Speicherung régulateurs par la documentation accompagnant a vital necessity for any enterprise or und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist in les processus, la sauvegarde sûre et reproduisible administrative office. This is not just a matter of allen Unternehmen und Verwaltungen des transactions est indispensable dans toutes les complying with regulations, but also of usability unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um entreprises et les administrations. Pourtant, il ne of information in own processes. The die Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die s’agit là non seulement de l'accomplissement des improvement of quality and implementation of Nutzung der Informationen in den eigenen objectifs mais aussi de l'utilisation des informa- more efficient processes are economic factors that Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und tions dans les propres processus. L'amélioration should be kept in mind when establishing die Umsetzung effizienterer Prozesse sind de la qualité et la réalisation des processus plus procedures to comply with legal requirements wirtschaftliche Aspekte, die man bei der efficaces sont des aspects économiques que l'on such as GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben wie GoBS, ne devrait pas perdre de vue lors de and others. ECM can contribute to making the GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer l'accomplissement des objectifs légales comme investment in compliance profitable. nicht aus den Augen verlieren sollte. ECM kann GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Bâle II et autres. hier einen Beitrag liefern, die notwendigen En ce contexte, ECM peut rendre une utilité Investitionen für Compliance auch wirtschaftlich économique aux les investissements nécessaires nutzbar zu machen. pour la conformité légale. Enterprise Content Management 20
  26. 26. Continuity Continuity Continuité Business Continuity is a term whose significance Business Continuity ist ein Begriff, dessen La continuité commerciale est une notion dont la in the context of ECM has not received enough Bedeutung im Zusammenhang mit ECM noch valeur est encore loin d’être suffisamment credit. We are more and more dependent on the längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir reconnue dans le contexte ECM. Nous dépendent availability and correctness of electronic befinden uns in einer immer größeren toujours davantage de la disponibilité et de la information. Assuring information availability is Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und justesse des informations numériques. L’assu- costly. ECM offers technologies and methods for Richtigkeit elektronischer Information. Die rance de la disponibilité est fort couteuse. ECM storing information securely with central Sicherstellung der Verfügbarkeit ist mit erheb- fournit ici des technologies et des méthodes pour administration and distributed availability, lichen Kosten verbunden. ECM liefert hier conserver des informations de façon sure, pour making transactions traceable, protecting Technologien und Methoden, um Informationen rendre disponibles dans un contexte décentralisé information from unauthorized access, making it sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung des informations gérés de façon centrale, pour intelligently retrievable in databases and search auch verteilt bereit zustellen, die Nach- garantir la reproduction des transactions, pour engines, presenting it in virtual electronic folders, vollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, protéger des informations des accès non saving data in applications, and using recovery Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu autorisés, pour les rendre accessibles de façon tools to restore information in the event of schützen, sie intelligent mit Datenbanken und intelligente à l’aide des bases de données et des disaster. In these areas, ECM has the same Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen moteurs de recherche et pour les présenter dans significance as CRM, ERP and other operative elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus des dossiers électroniques virtuels, pour systems, without which a modern enterprise is Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit sauvegarder des données applicatives et pour not competitive or even viable. Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit fournir aux applications les données et geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im documents requis et finalement pour restituer Katastrophenfall die Information wieder zur des informations à l’aide des outils appropriés en Verfügung zu stellen. ECM hat hier längst den cas de calamité majeure. L’ECM y a acquis la gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere même importance que les systèmes opérationnels operative Systeme, ohne die ein modernes CRM, ERP et autres sans lesquels une entreprise Unternehmen nicht mehr arbeits- und kon- moderne ne serait plus opérationnelle et kurrenzfähig ist. compétitive. 21 ECM
  27. 27. Cost Cost Cost Cost savings is a top priority, along with Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung La réduction des coûts range tout en haut sur des efficiency improvement and establishment of und Aufbau neuer Geschäftsfelder ganz oben auf listes des priorités des décideurs, tout comme new business areas. ECM per se is very cost- Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist l’augmentation de l’efficacité et la création de intensive, especially in the implementation sehr kostenintensiv, besonders in der Ein- nouveaux champs d’activité commerciale. phase. However, the investment quickly pays for führungsphase. Durch die Zusammenführung L’ECM elle même est très coûteuse, itself by bringing together information where it is von Informationen, Unterstützung der Zusam- particulièrement dans la phase d'introduction. needed, supporting collaboration and processes, menarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Mais l’intégration des informations, le soutien de simplifying administration and operations, Administration und des Betriebes von Systemen, processus de collaboration, la simplification de improving working methods, and in many other Verbesserungen in Arbeitsweisen und –abläufen, l'administration et de l'exploitation de systèmes, ways. ECM assembles and controls information und viele andere Potentiale lassen sich die l’amélioration manières de travail et des from different sources, thus reducing costs in the Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet déroulements des opérations ainsi que beaucoup ECM core areas as well as in every other area of die notwendige Klammer um Informationen aus d'autres potentiels promettent un rendement enterprise IT. When looking at this factor, the unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen rapide de cet investissement. ECM permet primary focus should not be on upfront ROI, und zu kontrollieren. Damit verringern sich die l’intégration et le contrôle des informations which is very quickly attained, but on the lasting Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM provenant de sources diverses. Cela conduit à transformation of the enterprise. ECM has sondern in allen anderen Bereichen der IT- une réduction des coûts non seulement de l’'ECM become a necessary infrastructure for efficient Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte nicht même, mais aussi dans toutes les autres business operations. From the point of view of der ROI im Vordergrund stehen, der bei domaines informatisées de l'entreprise. Dans cost, the question is no longer “if,” but only einzelnen Aspekten sehr schnell erreicht wird, cette perspective il ne faut pas tant privilégier le “how” and “when.” sondern die nachhaltige Veränderung des retour de l’investissement mais le changement Unternehmens. ECM ist heute als notwendige substantiel et durable de l’entreprise. ECM doit Infrastruktur zu betrachten, um ein Unter- être considéré aujourd'hui comme une nehmen wirtschaftlich führen zu können. Auch infrastructure indispensable pour la gestion unter Kostengesichtspunkten ist es heute keine économique d’une entreprise. Même en raison Frage des „Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und des coûts l’introduction de l’ECM n’est pas une „Wann“. question de principe, mais uniquement de la manière et du moment de son introduction. Enterprise Content Management 22
  28. 28. A House for Enterprise Content Management 23 ECM
  29. 29. A house for Enterprise Content Ein Haus für Enterprise Content Une maison pour le Contenu de l’Entreprise In recent years, AIIM International and others Die AIIM International und andere haben in den L'AIIM International et d'autres ont créé dans les have created a series of posters and graphics that vergangenen Jahren eine Reihe von Postern und derniers années une rangée des posters et des show the complexity and functions of Enterprise Grafiken kreiert, die die Komplexität und den graphiques destinés à représenter la complexité Content Management. The “Lifecycle Model” Funktionsumfang von Enterprise Content et l'ampleur fonctionnelle de la gestion du was developed in 2001. This poster defines the Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 contenu de l'entreprise. L'an 2001 a vu le extent of ECM, and also serves as the basis for an wurde das „Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses développement du modèle « Cycle de vie ». Ce ECM course by AIIM International with 10 Poster definierte nicht nur den Umfang von ECM poster n'a pas seulement défini l'étendue de learning units. In the US, beginning courses are sondern diente auch als Grundlage für einen l'ECM mais a servi de base également pour un traditionally numbered “101,” and accordingly ECM-Kurs der AIIM international mit 10 cours d'introduction à l’ECM offert sur le plan this poster has become known has “ECM 101.” Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA international par l'AIIM et qui comporte 10 werden gern mit dem Kürzel „101“ (steht in unités d'apprentissage. Aux Ètats Unis, les cours PROJECT CONSULT derived its version from Ausbildungsprogrammen für den einführende d’initiation sont souvent désignés par le sigle the original AIIM model, adding 5 detail illustra- Grundlagenseminare) bezeichnet und so hat sich "101" et ainsi la désignation "ECM 101" s'est tions that are also available with the associated auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“ répandue pour ce poster. Wikipedia.de texts, and have become widely eingebürgert. circulated under GNU license. PROJECT CONSULT a déduit son modèle du Aus der ursprünglichen Vorlage der AIIM leitete modèle originel de l'AIIM. À part la vision In 2003 AIIM brought out two new posters, one PROJECT CONSULT ihr Modell ab. Neben dem générale 5 visions de détail ont été crées et mises from the US and one by AIIM UK. The American Gesamtbild entstanden 5 Detailbilder, die auch à la disposition du public avec les textes poster uses a puzzle approach, in which the mit den dazugehörigen Texten der Wikipedia.de accompagnants dans Wikipedia.de sous la individual ECM components can be freely zur Verfügung gestellt wurden und unter der licence GNU. Ainsi, ce modèle connaît combined to form an overall solution. GNU-Lizenz inzwischen weite Verbreitung aujourd’hui une propagation importante. gefunden haben. En 2003 deux nouveaux posters ont suivi, l'un Im Jahr 2003 folgten seitens der AIIM zwei neue provenant des Etats Unis et l’autre de l'AIIM Poster, eines aus den USA und eines von der Europe en Angleterre. Le poster américain part AIIM Europe aus England. Das amerikanische de l’idée d'un puzzle dans lequel on peut Poster ging vom Ansatz eines Puzzles aus, bei librement combiner les différentes composantes dem die einzelnen Komponenten von ECM d'ECM pour créer une solution globale. beliebig zu einer Gesamtlösung kombiniert werden können. Enterprise Content Management 24
  30. 30. The Enterprise Content Management House Usage Fat Client Enabling Web Client other Devices STORE Web Content Management Repositories Collaboration Digital Asset Management Storage MANAGE PRESERVE E-Mail Management Long-Term Archival Business Records Management Backup / Recovery Process Migration Document Management Management SECURITY SECURITY SECURITY SECURITY Content Integration Indexing Search / Retrieval Categorization Syndication Workflow DELIVER CAPTURE Localization Recognition Personalization Forms Processing Publish Document Imaging EAI Electronic Scanning Paper PKI Electronic User Management User Rights DRM Firewall Signature Directory Service Management Entry Exit 25 ECM
  31. 31. AIIM Europe chose the “Autobahn” as a model, Die AIIM Europe wählte dagegen das Motiv La métaphore choisie par l'AIIM Europe était le on which information moves from one station to einer Autobahn, die die Prozesse und motif d'une autoroute qui représente les another like a car on a highway. The components Verbindungen darstellt und auf denen sich die processus et les jonctions et sur laquelle les are the same as in the American ECM puzzle. Informationen wie Fahrzeuge von einer Station informations se déplacent comme des véhicules zur nächsten bewegen. Die Komponenten sind d'une station à la prochaine. Les composantes In 2005 AIIM brought out a new poster, die gleichen wie im ECM-Puzzle. sont les mêmes que dans le puzzle d'ECM. presenting ECM as a large building, with information entry and exit on the ground floor Im Jahr 2005 kam ein neues Poster der AIIM L'an 2005 a vu un nouveau poster de l'AIIM, and business process management as the elevator heraus, in dem ECM als großes Haus, mit dans lequel l'ECM est représenté comme une connecting all the floors. This new model Eingang und Ausgang von Information im grande maison, avec l'entrée et la sortie de incorporates a number of additional components Erdgeschoss und Business Process Management l'information au rez-de-chaussée et la gestion des such as E-mail management, digital asset als der verbindende Aufzug über alle processus commerciaux l’ascenseur connectant management, content integration and others. Stockwerke, dargestellt ist. In diesem neuen toutes les étages. Dans ce nouveau modèle une Modell sind eine Reihe weiterer Komponenten rangée de composantes supplémentaires sont PROJECT CONSULT has adopted this model of wie E-Mail-Management, Digital-Asset-Manage- ajoutés, tels que la gestion de la messagerie ECM as a building in simplified form, and added ment, Content-Integration und andere hinzu- électronique, la gestion des valeurs numériques, further components. gekommen. l’intégration du contenu et bien d’autres. PROJECT CONSULT hat dieses Modell des PROJECT CONSULT a repris ce modèle de la Hauses für Enterprise Content in vereinfachter maison pour le Contenu de l’Entreprise dans une Form übernommen und um weitere Kompo- forme simplifiée et l'a complété par d'autres com- nenten ergänzt. posantes. Enterprise Content Management 26
  32. 32. ECM Components 27 ECM
  33. 33. Components of ECM Komponenten von ECM Composantes d'ECM Enterprise content management Enterprise Content Management Gestion du contenu de l'entreprise ECM Enterprise Content Management solutions Für ECM Enterprise Content Management Pour réaliser des solutions ECM/gestion du combine very different technologies and com- Lösungen werden die unterschiedlichsten contenu de l'entreprise les technologies et ponents, which are also useful as solutions on Technologien und Komponenten kombiniert, die composantes les plus diverses sont combinés et their own without claiming to be an enter- zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinn- qui en partie peuvent être utilisés comme des prisewide system. voll ohne den Anspruch an ein unternehmens- solutions autonomes sans intégration dans un weites System nutzbar sind. système à l’échelle de l’entreprise entière. Enterprise Content Management 28
  34. 34. ECM Capture Human created Recogniton • Office Documents • OCR Indexing • Form • HCR • Rich Media • ICR Input Designs • Microfilm • OMR • Barcode Application created Forms Processing Categorization • ERP E-Forms/Web-Forms • XML • Financial Applications Aggregation • E-Billing COLD/ERM Input 29 ECM
  35. 35. Capture Capture Capture (Input Management) (Erfassung) (Saisie) The “Capture” category contains functionalities Die Kategorie „Capture“ beinhaltet Funktiona- La catégorie ‘Capture’ comporte des fonc- and components for generating, capturing, lität und Komponenten zur Erstellung, Erfas- tionnalités et des composantes pour la création, preparing and processing analog and electronic sung, Aufbereitung und Verarbeitung von la saisie, le conditionnement et le traitement des information. There are several levels and analogen und elektronischen Informationen. informations analogues et numériques. En ce technologies, from simple information capture to Dabei kann man mehrere Stufen und domaine l’on peut distinguer plusieurs degrés complex information preparation using auto- Technologien unterscheiden, von der einfachen technologiques, de l'enregistrement simple de matic classification. Capture components are Erfassung der Information bis zur komplexen l'information jusqu'au conditionnement com- often also called “Input” components. Aufbereitung durch eine automatische Klassifi- plexe avec utilisation d’une classification kation. Die Capture-Komponenten werden auch automatisée. Les composantes du type ‘Capture’ häufig als „Input“-Komponenten zusammen- sont souvent regroupées sous la rubrique gefasst. "Input". Manually generated and captured information Manuell erzeugte und erfasste Informationen Informations produites et saisies manuellement Manual capture can involve all forms of Bei der manuellen Erfassung können alle Formen Lors de l'enregistrement manuel toutes les information, from paper documents to electronic von Informationen vorkommen, von Papier- formes d'informations peuvent figurer, tels que office documents, e-mails, forms, multimedia dokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, les documents imprimés, numériques / bureauti- objects, digitized speech and video, and E-Mails, Vordrucken, MultiMedia-Objekten, digi- que, de messagerie, des imprimés, objets multi- microfim. talisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm. média et vidéo ou sur microfilm. Automatic or semi-automatic capture can use Bei der teilautomatischen oder automatischen Lors de la saisie automatique ou semi-auto- EDI or XML documents, business and ERP Erfassung können EDI- oder XML-Dokumente, matique les sources de l’enregistrement peuvent applications or existing specialist application kaufmännische und ERP-Anwendungen oder être des documents EDI ou XML, des appli- systems as sources. bestehende Fachanwendungssysteme die Quelle cations commerciales ou ERP ou encore des für die Erfassung sein. systèmes applicatifs spécialisés.. Enterprise Content Management 30
  36. 36. Technologies for processing captured Technologien zur Be- und Verarbeitung Technologies pour le conditionnement et le informationen erfasster Informationen traîement des informations saisies Various recognition technologies are used to Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles Pour le traitement des facsimilés scannés on process scanned faxes, among them: werden verschiedene Erkennungstechnologien utilise différentes technologies de reconnais- (Recognition) eingesetzt. Zu Ihnen gehören: sance, dont par exemple : • OCR (Optical Character Recognition) • OCR (Optical Charakter Recognition) • OCR (Optical Character Recognition) This converts image information into Hierbei werden die Bildinformationen in Cette technologie permet de transformer des machine-readable characters. OCR is used for maschinenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR représentations graphiques des lettres en type. wird für Maschinenschrift eingesetzt. signes numériques. OCR s’applique aux lettres produits par des machines. • HCR (Handprint Character Recognition) • HCR (Handprint Charakter Recognition) • HCR (Handprint Caracter Recognition) This refinement of OCR converts Die Erkennung von Handschriften ist eine La reconnaissance des d'écritures manuscri- handwriting or lettering into machine Weiterentwicklung von OCR, die jedoch bei tes est un développement d'OCR mais qui ne characters, but does not yet give satisfactory Fließtexten immer noch nicht produit pas encore des résultats satisfaisants results for running text. However, for zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Beim avec des textes continus. Par contre, la tech- defined field content it has become very Auslesen von definierten Feldinhalten ist die nologie est assez fiable déjà pour la recon- reliable. Methode doch bereits sehr sicher. naissance des contenus de champ définis • ICR (Intelligent Character Recognition) • ICR (Intelligent Charakter Recognition) • ICR (Intelligent caractère Recognition) ICR is a further development of OCR and ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR ICR est un développement d'OCR et d’HCR HCR, that uses comparison, logical connec- und HCR, die die Qualität der ausgelesenen améliorant la qualité des résultats de lecture tions, and checks against reference lists and Ergebnisse durch Vergleiche, logische par des comparaisons, des rapports logiques, existing master data to improve results. Zusammenhänge, Abgleich mit l’alignement avec des listes de référence ou la vérification dans des fichiers d’autorité. Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhan- dene Stammdaten verbessert. • OMR (Optical Mark Recognition) • OMR (Optical Mark Recognition) • OMR (Optical Mark Recognition) OMR, as used for barcodes for example, OMR, zum Beispiel für Strichcode, liest mit OMR, par exemple pour le code barres, re- reads special markings in predefined fields hoher Sicherheit spezielle Markierungen in connaît avec une grande certitude des mar- with very high accuracy. It has proven its vordefinierten Feldern aus und hat sich bei quages spéciaux dans des champs prédéfinis value in questionnaires and other forms. Fragenbogenaktionen und anderen et s'est montré extrêmement performante pour les questionnaires et autres formulaires. Vordrucken bewährt. 31 ECM
  37. 37. • Barcode • Barcode • Code barres Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Les codes barres appliqués lors de l’expédition Barcodes on mailed forms allow for the Vordrucken können beim Einlesen der des imprimés peuvent être reconnus et classés automatic recognition and filing of returns. Rückläufer automatisiert erkannt und lors de la lecture des retours de façon zugeordnet werden. automatisée. Document imaging processing techniques are used Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging Les techniques de traitement d'images de to show scanned images, and also allow legibility dienen nicht nur zur Anzeige von gescannten documents ne servent pas seulement pour enhancement for capture. Functions like Bildern sondern ermöglichen auch die l'affichage d'images scannées mais permettent aussi “despeckling,” which removes isolated pixels, or Verbesserung der Lesbarkeit für die Erfassung. l'amélioration de la lisibilité pour leur saisie. Des “adjustment,” which straightens images from sheets Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von fonctions comme le "Despeckling", l'enlèvement des that feed in at an angle, improve the results of isolierten Bildpunkten oder das „Adjustment“, das points de l'image isolés ou l'"Adjustment", recognition technologies. Document imaging Geraderücken von schief eingezogenen Vorlagen l’ajustement des modèles rentrés de travers functions are used in capture quality control. verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechno- améliorent les résultats des technologies logien. Document-Imaging-Funktionen werden d'identification. Les fonctions du ‘Document- Electronic images of documents have in- beim Erfassungsprozess bei der Qualitätskontrolle Imaging’ sont utilisés pour la saisie lors du contrôle creasingly the same legal status as paper eingesetzt. de qualité. documents. Zunehmend haben elektronische Abbildungen von De plus en plus des reproductions numériques des Dokumenten denselben rechtlichen Status wie documents ont le même statut légal que des Papierdokumente. documents imprimés. Enterprise Content Management 32
  38. 38. Forms Processing Formularverarbeitung Traitement des formulaires In forms capture, there are two groups of techno- Bei der Erfassung von Formularen werden heute Aujourd'hui encore, on distingue deux groupes des logies, although the information content and noch zwei Gruppen von Technologien technologies pour la saisie des formulaires, bien que character of the documents may be identical. unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und les informations contenues et le caractère des der Charakter der Dokumente gleich sein können. documents peuvent être identiques. • Paper Forms Processing • Paper Forms Processing (Vordruckverarbei- • Paper Forms Processing (traitement des for- Forms Processing means the capture of tung) mulaires en papier) industrially or individually printed forms via Das „Forms Processing“ bezeichnet die Er- Le "Forms Processing" désigne la saisie des scanning. Recognition technologies are often fassung von industriell oder individuell formulaires imprimés à l’échelle industrielle ou used here, since well-designed forms enable gedruckten Vordrucken mittels Scannen. individuellement à l’aide des scanners. Des largely automatic processing. Many of the Hierbei kommen anschließend häufig technologies de reconnaissance y sont souvent contemporary industrially printed forms are Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut appliqués par la suite, car les imprimés bien structured, but also the processing of non- gestaltete Vordrucke eine weitgehend façonnées permettent un traitement en grande structured printed forms always develops. automatische Verarbeitung ermöglichen. Viele partie automatisé. Un grand nombre der heutigen industriellen Vordrucke sind d’imprimés industriels actuels sont structurés, strukturiert, aber auch die Bearbeitung von mais même le traitement d'imprimés peu unstrukturierten Vordrucken entwickelt sich structurés est en voie de perfectionnement. immer weiter. • E-Forms / Web-Forms • E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektro- • E-Forms / Web-Forms (traitement des for- Automatic processing can be used to capture nischer Formulare) mulaires numériques) electronic forms as long as the layout, structure, Bei der Erfassung elektronischer Formulare Lors de la saisie des formulaires numériques logic and contents are known to the capture ist eine automatische Verarbeitung möglich, un traitement complètement automatisé peut system. wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte être réalisé, si la mise en page, la structure, la dem Erfassungssystem bekannt sind. logique et les contenus sont identifiable dans le système de traitement. 33 ECM

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