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Nuove Regole Tecniche CONSERVAZIONE DIGITALE

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I sistemi di conservazione dei documenti devono essere adeguati alle nuove regole tecniche pubblicate in G.U. il 12 marzo 2014. …

I sistemi di conservazione dei documenti devono essere adeguati alle nuove regole tecniche pubblicate in G.U. il 12 marzo 2014.
Il sistema di conservazione dei documenti assicura la conservazione, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie, dei documenti e dei metadati in esso conservati, garantendone, nel tempo, le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. Esso gestisce l’intero ciclo di vita del documento, dal produttore allo scarto.

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  • 1. www.docflow.com NUOVE REGOLE TECNICHE sulla CONSERVAZIONE DIGITALE Novità e casi pratici d’uso ALESSANDRO DE PASQUALE| DIRETTORE SERVIZI CONSULENZA WEBINAR 25 giugno 2014
  • 2. Cosa e perché conservare Documenti analogici •Per risparmiare sulla gestione Documenti informatici •Perché è l’unico modo previsto  dalla legge WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 2
  • 3. Nuovo step Evoluzione dei sistemi di  conservazione •Ieri:  da carta a supporti ottici •Oggi:  da computer a computer WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 3
  • 4. Principali differenze Archivio  conservato Sistema di  conservazione WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 4
  • 5. Tempi I sistemi esistenti devono essere  adeguati entro il 12 aprile 2017 I nuovi sistemi devono essere  conformi alle norme a partire dal  12 aprile 2014 WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 5
  • 6. Aggiornamento attuale sistema Allegato: • Il sistema di conservazione verrà aggiornato alle  regole tecniche previste dal DPCM 3 marzo 2014 in  data 1 gennaio 2015 in coincidenza con l’inizio del  nuovo anno fiscale. • Il sistema preesistente rimarrà in funzione fino a che  non verrà conservato l’ultimo documento dell’anno  fiscale 2014. • Entro tre mesi verrà effettuata la conversione degli  archivi precedenti al nuovo sistema, tramite  riversamento sostitutivo. WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale»
  • 7. Lo schema • Umani • Macchine Produttori di documenti • Pacchetto di versamento Responsabile gestione  documentale invia a  sistema conservazione • Rigetta o accetta il pacchetto di versamento con  un rapporto firmato Responsabile della  conservazione • Conserva i documenti • Pacchetto di conservazione Responsabile della  conservazione • Produce i pacchetti di esibizione (in un formato  standard per l’interscambio fra sistemi diversi) Responsabile della  conservazione WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 7
  • 8. Cosa si conserva Pacchetti di archiviazione • Documenti • Fascicoli • Metadati Manuale della conservazione Rapporti di versamento WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 8
  • 9. Punti critici Pacchetti informativi • Pacchetto di versamento • Rapporto di versamento • Pacchetto di conservazione • Pacchetto di esibizione Manuale della conservazione Responsabile della conservazione Adeguamento dei sistemi Adeguamento degli archivi WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 9
  • 10. Pacchetti informativi Pacchetto di versamento • Specifiche stabilite nel manuale della conservazione Rapporto di versamento • Firmato  • Deve essere conservato Pacchetto di conservazione • Formato dei documenti definito • Specifiche stabilite dal decreto Pacchetto di esibizione • Selezione di documenti conservati firmati dal RdC WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 10
  • 11. Responsabile della conservazione Il responsabile della conservazione definisce e  attua le politiche complessive del sistema di  conservazione e ne governa la gestione con  piena responsabilità ed autonomia, in relazione  al modello organizzativo adottato … Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del  responsabile della conservazione è svolto da un  dirigente o da un funzionario formalmente  designato. WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 11
  • 12. Responsabile della conservazione a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del Sistema di conservazione; f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati; 12 WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 12
  • 13. Responsabile della conservazione h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12; j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; m) predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. 13 WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 13
  • 14. Outsourcing La conservazione può essere affidata ad un soggetto  esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all'art. 5,  mediante contratto o convenzione di servizio che preveda  l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione  predisposto dal responsabile della stessa. La conservazione può essere affidata, in modo totale o  parziale, a soggetti, pubblici o privati che offrono idonee  garanzie organizzative e  tecnologiche, anche accreditati  come conservatori presso l'Agenzia per l'Italia digitale. 14 WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale»
  • 15. Manuale della conservazione Obbligatorio In modalità informatica Firmato con firma elettronica dal   responsabile della conservazione WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 15
  • 16. Adeguamento dei sistemi Definire le specifiche del nuovo sistema Realizzare il nuovo sistema Stabilire i protocolli di comunicazione Formazione Manuale della conservazione WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 16
  • 17. Adeguamento degli archivi Possibilità di realizzare il nuovo sistema e mantenere  quello vecchio Convertire  gli archivi Mantenere  due sistemi WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 17
  • 18. Bozza nuovo decreto MEF Eliminazione dell’esclusione dei documenti doganali e accise La ricerca deve avvenire per: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita  IVA e data, ove previsti, ulteriori campi possono essere richiesti dalle Agenzie Eliminazione dell’obbligo di conservazione quindicinale per le fatture Eliminazione comunicazione delle impronte, sostituita da semplice indicazione nella  dichiarazione dei redditi Pagamento bolli entro due mesi dal temine dell’esercizio con F24 I vecchi archivi possono essere mantenuti o riversati WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale» 18
  • 19. www.docflow.com DocFlow Italia S.p.A. Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano (MI) Tel. 02.57503366 | marketing@docflow.it Alessandro De Pasquale alessandro.depasquale@docflow.it Mob. 335 5689189