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Come si spiegano i fenomeni organizzativi? La letteratura organizzativa presenta diverse prospettive di interpretazione: –...
L’Ufficio Ispettorato <ul><li>Attività di revisione interna: </li></ul><ul><li>verificare che tutte le attività siano svol...
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<ul><li>L’attività di ispezione inizia con la raccolta della documentazione necessaria </li></ul>Il processo in dettaglio:...
<ul><li>Conduzione dell’Ispezione </li></ul>Il processo in dettaglio: step 2/3
<ul><li>Risultanze e Verbale </li></ul>Il processo in dettaglio: step 3/3
Nasce la Pratica
Caricamento singolo e «massivo» dei documenti
Invio controllato dei documenti
Scelta degli Ispettori
Le checklist
Le note della pratica
La valutazione finale
Conclusioni “ Sebbene in letteratura molta enfasi venga data all’efficienza come finalità primaria dei progetti di digital...
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  1. 1. L’automazione dell’Ufficio Ispettorato Gruppo Banca Popolare di Vicenza SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI www.docflow.com Case History Vincenzo Cocciolo Convegni Docflow
  2. 2. Una classificazione convincente dei processi Output Indefinito Grado di standardizzazione: Bassa variabilità Grado di Standardizzazione: Alta Variabilità Output Definito PROCESSI HR PROCESSI AFC CICLO ATTIVO PROCESSI AFC CICLO PASSIVO PROCESSI CRM PROCESSI COMPLIANCE PROCESSI COMMESSA PROCESSI PLM PROCESSI ACQUISTI PROCESSI DECISIONALI PROCESSI DI SVILUPPO BUSINESS PROCESSI DI MARKETING OPERATIVO BPM/ECM ERP
  3. 3. Come si spiegano i fenomeni organizzativi? La letteratura organizzativa presenta diverse prospettive di interpretazione: – Sistema predeterminato – Soggetto emergente One Best Fit: esiste un’unica soluzione ottimale per un dato ambiente Ogni azienda è una realtà unica (immagine proprietà di DreamWorks Animation SKG) organizzazione come sistema aperto che deve essere sensibile ai cambiamenti derivanti dall’esterno e modificare la sua struttura oltre a intervenire sulle persone per conseguire un miglior livello di adattamento all’ambiente sono gli individui ed i gruppi, attraverso interazioni sociali e scambi di interpretazioni, a plasmare l’organizzazione, generare significato condiviso, produrre linguaggi e visioni comuni che permettono di conoscere l’ambiente circostante e di “padroneggiarlo” (Weick, 1995)
  4. 4. L’Ufficio Ispettorato <ul><li>Attività di revisione interna: </li></ul><ul><li>verificare che tutte le attività siano svolte secondo le disposizioni aziendali e le normative in vigore </li></ul><ul><li>migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’organizzazione </li></ul><ul><li>quando necessario, attività di indagine nei confronti dei dipendenti, per l’accertamento dei fatti e delle responsabilità che possono arrecare, o hanno arrecato, danno economico o cattiva reputazione </li></ul>
  5. 5. <ul><li>Visite Ispettive, tre aspetti chiave: </li></ul><ul><ul><li>Documenti : organizzare l’archiviazione (circa 30.000 documenti per anno) </li></ul></ul><ul><ul><li>Workflow : orchestrare, coinvolgere gli attori al momento giusto e fornendo il contesto di riferimento (da 800 a 1700 ‘pratiche’ per anno) </li></ul></ul><ul><ul><li>Storico : rendere le informazioni disponibili per le successive consultazioni, informazioni di audit </li></ul></ul>Il progetto
  6. 6. <ul><li>U.O SEGRETERIA E ANALISI A DISTANZA </li></ul><ul><li>Individua gli utenti abilitati alle seguenti operazioni: </li></ul><ul><ul><li>inizio attività di ispezione (in proprio) </li></ul></ul><ul><ul><li>richiesta dei tabulati per l’ispezione </li></ul></ul><ul><ul><li>spedizione dei verbali ai soggetti coinvolti (CheckList) </li></ul></ul><ul><ul><li>memorizzazione dei dati relativi ai visti (CheckList o dati di “Profilo”) </li></ul></ul><ul><li>ISPETTORI O INCARICATI ALL’INTERVENTO </li></ul><ul><li>Gli utenti che svolgono l’azione di ispezione sull’ente individuato. </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>RESPONSABILE UO </li></ul><ul><li>Utenti che svolgono la funzione di Responsabile di Unità Organizzativa e che approvano in prima istanza il verbale redatto (tra questi anche il Responsabile della Direzione Audit). </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>RESPONSABILE DIREZIONE </li></ul><ul><li>Soggetti che possono ricoprire il ruolo di Responsabile di Direzione (o vice) </li></ul>I ruoli aziendali coinvolti
  7. 7. I documenti Durante l’esecuzione del processo viene raccolta, generata, approvata e archiviata tutta la documentazione necessaria Tipo Documento Descrizione TABULATI report forniti da Segreteria a supporto dell'attività ispettiva. VERBALE COMPLETO costituito dal verbale ispettivo completo vistato dal D.G., corredato dalle risposte della Filiale/Zona/Area/Ente oggetto dell'intervento (firmato dal Collegio Sindacale) ALLEGATI Documento Generico allegato nella fase di elaborazione dell’ispezione. VERBALE ISPETTORE Costituito dal verbale ispettivo completo redatto dall'Ispettore ESTRATTO DEL VERBALE paragrafi specifici del verbale distribuiti alle competenti direzioni centrali
  8. 8. <ul><li>L’attività di ispezione inizia con la raccolta della documentazione necessaria </li></ul>Il processo in dettaglio: step 1/3
  9. 9. <ul><li>Conduzione dell’Ispezione </li></ul>Il processo in dettaglio: step 2/3
  10. 10. <ul><li>Risultanze e Verbale </li></ul>Il processo in dettaglio: step 3/3
  11. 11. Nasce la Pratica
  12. 12. Caricamento singolo e «massivo» dei documenti
  13. 13. Invio controllato dei documenti
  14. 14. Scelta degli Ispettori
  15. 15. Le checklist
  16. 16. Le note della pratica
  17. 17. La valutazione finale
  18. 18. Conclusioni “ Sebbene in letteratura molta enfasi venga data all’efficienza come finalità primaria dei progetti di digitalizzazione, le esperienze aziendali suggeriscono l’esistenza di motivazioni molto più articolate. Spesso il recupero di efficienza non è la finalità prevalente .” Gianluca Meloni Area Amministrazione, Controllo, Finanza Aziendale e Immobiliare
  19. 19. www.docflow.com grazie DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |marketing@docflow.it Vincenzo Cocciolo – DIRETTORE COMMERCIALE EMAIL: vincenzo.cocciolo@docflow.it TEL: 02 57 50 33 66

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