Vincenzo cocciolo doc flow

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  • Buongiorno, un benvenuto a tutti. Questo mio intervento affronterà il tema dei processi documentali collaboarativi nell’ amministrazione. Amministrazione dove regnano sistemi ERP come SAP, quindi è importante avere una efficace strategia di integarazione, partendo da un fatto:

Transcript

  • 1. DOCFLOW SYNERGY EFFICACE INTEGRAZIONE DI DATI TRANSAZIONALI, DOCUMENTI E PROCESSI AMMINISTRATIVI Vincenzo Cocciolo – Direttore Commerciale DocFlow e Microsoft Milano, 24 marzo 2011 SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI www.docflow.com Spot Radio 24 (Napoleone) Spot Radio 24 (Cesare rock)
  • 2.
    • L’amministrazione, il “Digital Accounting” ed i processi amministrativi documentali
  • 3. L’amministrazione ed i documenti
    • I Processi Collaborativi Documentali che insistono in amministrazione tendono a rimanere sempre gli stessi nonostante gli importanti investimenti fatti per dotarsi di sistemi ERP come SAP
      • Sempre Carta!
      • Copie e fotocopie
      • Mail e Cartelline per gestire le varie “code”
      • Faldoni a portata di mano
      • Interscambio manuale
      • Approvazioni interne con firme e sigle
    • Siamo spesso di fronte alla situazione di un doppio processo: veloce ed efficiente la parte transazionale , sostanzialmente lenta e costosa la parte documentale.
    • Tutte le motivazioni del perché questo accadeva sono oramai superate:
      • Normative fiscali legate ai documenti
      • Barriere tra le aziende Partner
      • Infrastrutture IT ed ECM (Enterprise Content Management) non pronte
  • 4. Il “Digital Accounting”
    • Gestire la “dimensione collaborativa e documentale” del processo transazionale ERP permette di dare all’intero processo amministrativo quell’efficienza ed efficacia in grado di liberare importanti risorse aziendali
    • E’ già possibile oggi ipotizzare una organizzazione della amministrazione completamente automatizzata con Documenti e Processi Documentali Elettronici
  • 5. In pratica parliamo di …
    • Finance:
      • Verifica e correzione della Fattura Passiva
      • Approvazione e sblocco al pagamento della Fattura Passiva
      • Archiviazione, Distribuzione e Conservazione delle Scritture Contabili
    •  
    • Human resources:
      • Distribuzione del Cedolino via Mail ed on-line
      • Gestione completa del Fascicolo del Dipendente
      • Gestione elettronica di Nota Spese (recupero IVA), Permessi, Variazione di Orario, Trasferte
      • Composizione e Conservazione del Libro Unico del Lavoro
    • Sales:
      • Approvazione di Offerte e Proposte commerciali
      • Gestione dei documenti e processi del CRM
      • Gestione Contratti
    •   Purchasing:
      • Approvazione ed emissione Ordine di Acquisto
      • Approvazione RDA
      • Documentazione di Gara
      • Gestione completa della Pratica d’acquisto
      • Qualifica del Fornitore
    •  
    • Production:
      • Documentazione tecnica allegata a prodotti ed equipaggiamenti
      • Documentazione e autorizzazioni Manutenzione Impianti
      • Gestione documenti di commessa
      • Gestione documentale in appoggio al PLM
    • Information Technology:
      • Archiviazione dai e documenti storici SAP (Application Data Archiving)
      • Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT
      • Gestione commesse Software
      • Segnalazioni guasti e richieste intervento
      • Le Soluzioni mySAP supportano una miriade di processi di business. Tutti coinvolgono in qualche forma uno o più processi collaborativi documentali : a monte o/e a valle del processo SAP stesso.
  • 6. SAP e l’ECM
    • SAP, sin dalle prime versioni, ha sempre riconosciuto l’importanza di offrire funzionalità di gestione dei documenti integrata con i propri processi:
      • Aggiungere il documenti direttamente dalla transazione utente
      • Offrire funzionalità documentali “out-of-the-box”
      • Integrare piattaforme ECM esterne con specifiche tecnologie SAP come “ArchiveLink”, “HTTP Content Server”, “Knowledge Provider” ed altri presenti in tutte le soluzioni SAP
    • “ SAP does not place a high priority on building the ECM functionality and credibility of its own platform. Instead, it relies on an ecosystem of partners willing to provide a range of ECM solutions and services — among them several of the vendors in this Magic Quadrant — to its installed base. SAP "shops," however, continue to rely on the NetWeaver integration platform and core document, forms and records management functionality. SAP could prove a significant market disrupter if it were to make a strategic acquisition of a content management vendor”
    • (Gartner: Magic Quadrant for Enterprise Content Management 20109
    (Gartner: Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2010)
  • 7.
    • Il Framework tecnologico e l’integrazione con SAP
  • 8. Microsoft SharePoint
    • SharePoint è la componente centrale del Frame work ed offre tutte le funzionalità di “content” e di “presentation” occorrenti alla soluzione Synergy
    • Ad essa aggiungiamo tutti i moduli “specializzati” per le diverse funzionalità documentali …
  • 9. I moduli Specializzati
    • QuickRoute : Workflow per l’automazione dei processi documentali
    Capture : scansione, OCR, data-entry dei documenti cartacei. Centralizzata o distribuita eDocs : processazione dei documenti elettronici e dei flussi dati ricevuti dai propri business partner (EDI, Spool, PDF, mail, PEC) SAP-Fusion : connettore bi-direzionale per l’integrazione server e client di SAP AipaDocs : generazione di media CD/DVD conformi alla Conservazione Sostitutiva Dispatcher : invio “multi-canale” dei documenti archiviati. (eamil/PEC/Fax/Postel)
  • 10. Scenari di integrazione
      • Registrazione contabile della fattura
      • Inserimento dati di permesso
      • Attivazione della relativa «Business Activity»
      • Proposta di investimento o RDA inserita
      • Offerta commerciale inserita
      • Generato un ordine fornitore
      • Fattura Passiva corretta ed approvata
      • Modulo richiesta ferie e permessi inserita ed approvata dal responsabile
      • Richiesta, reclamo o segnalazione da parte di un cliente
      • Ciclo di Approvazione interno
      • Ciclo di Approvazione e firma (digitale) dell’offerta
      • Invio dell’Oda e ricezione della relativa LdA in risposta
      • Un processo collaborativo SharePoint attiva una transazione SAP
    Un evento SAP attiva un processo collaborativo SharePoint
  • 11. Un esempio pratico. La Ve.Fa. Data-Entry Correzione A valle della fase di OCR è possibile effettuare una fase di correzione dei dati non riconosciuti dall’OCR (circa il 20%). L’ERP valida i dati inseriti 4 OCR Fatture I principali campi della fattura vengono riconosciuti da uno speciale “motore OCR” in grado di riconoscere i campi senza un training specifico. 3 Conservazione Sostitutiva Generazione di CD/DVD conformi alle normative Italiane sulla Conservazione. Le fatture cartacee possono essere distrutte o remotizzate 8 Scansione Massiva I lotti vengono scansiti con speciali scanner da 20-50 pagine al minuto in grado di leggere i separatori automaticamente. Alla fine del processo vengono riposte in una scatola per lo stoccaggio 2 Preparazione Fatture Vengono aperte le buste, raccolte le fatture e separate l’una dall’altra con barcode o fogli separatori speciali sino a formare lotti di documenti 1 + Pre-Booking Workflow Fase di workflow per la raccolta dei dati contabili e delle autorizzazioni prope-deutiche alla registrazione contabile 5 Registrazione Contabile Registrazione contabile su ERP automatizzata con inserimento automatico dei campi e collegamento all’immagine della fattura 6 Post-Booking Workflow Fase di workflow successivo alla registrazione contabile per la raccolta delle autorizzazione allo sblocco del pagamento e gestione delle anomalie 7
  • 12.
    • Le Partneship Docflow con Microsoft e SAP.
  • 13. Partnership con Microsoft
    • Docflow è partner Microsoft dal 1996 nell’area del “Collaboration”
    • Seguiamo da vicino l’evoluzione del prodotto Sharepoint sin dal 2000 e dalla versione 2003 abbiamo iniziato ad integrarlo nelle nostre soluzioni ed ad utilizzare la sua componente ECM.
    • Con la versione 2007 abbiamo effettuato l’integrazione di tutte le nostre tecnologie con la sua componente di ECM offrendo così ai nostri clienti la possibilità di sfruttare la propria infrastruttura Sharepoint per processi documentali di produzione integrati con SAP.
    • La versione 2010 aggiunge l’ ultimo tassello; con la piena maturità del prodotto sia in termini funzionali che di scalabilità
  • 14. Docflow è parte del “SAP Ecosystem”
    • Docflow è “technology partner di SAP dal 2002 con le proprie interfacce.
    • Integriamo ed operiamo, con nostre risorse, tutte le soluzioni che compon-gono la suite SAP: ERP, SRM, CRM, SCM, ISU, …
  • 15. Conclusione e Benefici
    • Efficacia : I dipendenti hanno più tempo a disposizione per le proprie attività “core” grazie all’accesso informatizzato a tutte le pratiche gestite ed ai documenti
    • Aderenza a normative di Compliance & Governance grazie “all’emersione” di processi prima non tracciabili
    • Il Workflow permette il rapido adattamento del processo a mutate esigenze del business
    • L’automazione di processi prima manuali porta ad un risparmio di “FTE” dedicate e risparmio sui materiali di consumo
    • Archivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla conservazione sostitutiva.
    • Le altre funzioni aziendali possono accedere facilmente alla base documentale e ricercare documenti per i loro scopi
    • Ritorno d’immagine adottando tecniche di gestione elettronica degli interscambi documentali con i propri Business Partner (email e portale)
    Costi/ Efficenza Agilità del Business Compliance & Governance Ricavi Soddisfazione Dipendenti
  • 16. www.docflow.com Vincenzo Cocciolo – DIRETTORE COMMERCIALE grazie DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |marketing@docflow.it EMAIL: vincenzo.cocciolo@docflow.it TEL: 02 57 50 33 66