Digitalizzare i processi HR come leva di change management: il caso SEA - Aeroporti di Milano
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Digitalizzare i processi HR come leva di change management: il caso SEA - Aeroporti di Milano Digitalizzare i processi HR come leva di change management: il caso SEA - Aeroporti di Milano Presentation Transcript

  • Digitalizzare i processi HR: la gestione del cambiamento nelle relazioni con il personale in SEA Aeroporti di Milano Stefania Garbillo– SEA, Responsabile Sistemi del Personale In collaborazione con 1 1
  • Il ruolo del caso nell’ambito del Laboratorio di Ricerca La Ricerca si propone di analizzare l’impatto della digitalizzazione documentale in termini di performance dei PROCESSI DI GESTIONE E SVILUPPO DEL PERSONALE. IL PROCESSO PRIMA DELLA DIGITALIZZAZIONE € € Attività 1 t t € Attività 2 Attività 4 Attività 4 € t Attività 2 € € Attività 3 Attività 1 t t € € € Attività 6 t t IL PROCESSO DOPO LA DIGITALIZZAZIONE Attività 5 € Attività 8 t € Attività 3 Attività 7 € € Attività 5 t € Attività 6 MISURAZIONE DIFFERENZIALE DEGLI IMPATTI SUI TEMPI (t), SUI COSTI (€) E SULLE ALTRE PERFORMANCE DI PROCESSO 2
  • Le fasi di lavoro La Ricerca è stata condotta attraverso l’esecuzione di TRE FASI DI LAVORO: Individuazione del processo da analizzare Selezione del processo da mappare, tenuto conto dei REQUISITI MINIMI DI IDONEITÀ rispetto all’obiettivo della Ricerca (intensità documentale, frammentazione organizzativa, …) PROCESSI DI GESTIONE E SVILUPPO DEL PERSONALE Mappatura dei processi PRIMA della digitalizzazione Descrizione delle MODALITÀ OPERATIVE PRECEDENTI l’implementazione di DocFlow e delle conseguenti criticità da gestire Mappatura dei processi DOPO la digitalizzazione Disegno delle sequenze delle attività svolte (DIAGRAMMA DI FLUSSO), secondo la logica “InputTrasformazione-Output”. Studio del COMPORTAMENTO della performance del processo, attraverso il confronto di misure «pre» e «post» implementazione 3
  • Il Gruppo SEA – Aeroporti di Milano • • SEA è la società di gestione aeroportuale degli scali di Milano Linate e di Milano Malpensa 1 e 2. Oltre a tutti i servizi, la società si occupa anche della progettazione, della costruzione e della manutenzione delle infrastrutture e degli edifici aeroportuali. Fonte: SEA 4
  • Struttura del Gruppo SEA Fonte: SEA 5
  • Obiettivo del Progetto L’intervento di digitalizzazione dei processi di gestione e sviluppo del Personale di SEA – Aeroporti di Milano è stato strumentale al soddisfacimento delle seguenti ESIGENZE:  La necessità di dematerializzare e automatizzare i processi amministrativi della direzione personale, rendendoli più fluidi e meglio strutturati;  L’integrazione dei contenuti destrutturati con i dati e i processi mantenuti dalle soluzioni di ERP  Il bisogno di distribuire i contenuti agli utenti ‘air-side’ anche attraverso dispositivi mobili e accessi extranet.  L’esigenza di monitorare e tracciare flussi sensibili abilitando contestualmente la conservazione a norma dei documenti archiviati. 6
  • La digitalizzazione dei Processi HR: una visione d’insieme Dematerializzazione, conservazione a norma e consultazione On-line:  Libro Unico del lavoro  Cedolini  Cartellino Presenze  CUD  770 … Automazione richieste dipendente:  Ferie e Permessi  Note Spese  Straordinari  Trasferte  Piani di Viaggio  Mancate timbrature  Cambi Turno … Supporto ai processi della Direzione HR:  Valutazione competenze  Dossier del dipendente  On Board & Off Board  Cambio Ruolo  Politiche retributive … 7
  • SEA – Aeroporti di Milano: l’automazione delle richieste dei dipendenti Trattati in presentazione Automazione richieste dipendente: Ferie e Permessi Note Spese  Straordinari  Trasferte Piani di Viaggio  Mancate timbrature  Cambi Turno … 8
  • Il contesto DIMENSIONI DEL CONTESTO ANALIZZATO Variabile Dipendenti coinvolti Numero responsabili diretti Dati riferiti a SEA e SEA HANDLING circa 1000 (dipendenti non turnisti, pari a un quinto della popolazione aziendale complessiva) circa 180 Numero moduli/mese circa 4000 richieste Risorse coinvolte nel processo autorizzativo circa 250 dato medio ultimi due anni sulla base degli inserimenti con autore ultima modifica DOCFLOW nell'anno 2011 oltre ai responsabili sono inclusi biglietteria e referenti direzione PDV, formazione, amministrazione del personale, contabilità Fonte: SEA, Area Sistemi del personale 9
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI PRIMA della digitalizzazione: Le richieste circolavano su moduli cartacei in più copie, la cui compilazione era piuttosto complessa  RISCHIO DI ERRORI DI COMPILAZIONE Il flusso dei documenti non era disciplinato né da vincoli di sistema (processo cartaceo) né da regole/procedure ufficiali  RITARDI NELLA COMPILAZIONE DELLE RICHIESTE E CONFUSIONE SUI SOGGETTI PREPOSTI ALL’APPROVAZIONE (per non sbagliare, tutte le richieste venivano inoltrate al Direttore dell’Ufficio) Per gli Uffici decentrati a Malpensa, l’approvazione della richiesta comportava la consegna (a mano) della stessa al Direttore di riferimento, a Linate CIRCOLAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI TRA SEDI (RISCHIO DI SMARRIMENTO) ELEVATI TEMPI DI APPROVAZIONE 10
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI PRIMA della digitalizzazione: Le Segreterie di Direzione inserivano in SAP le richieste ferie/ROL/donazione di sangue e inviavano le richieste approvate gli eventuali giustificativi cartacei alla Direzione del Personale per l’inserimento di malattie e visite mediche  CIRCOLAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI TRA UFFICI (RISCHIO DI SMARRIMENTO)  NECESSARIA ATTIVITÀ DI INSERIMENTO IN SAP Le Segreterie di Direzione inviavano i moduli di richiesta all’Amministrazione del Personale, per consentire il controllo delle eccezioni emerse dal sistema di rilevazione delle presenze.  CONTROLLO GIUSTIFICAZIONE ASSENZE NON AUTOMATIZZATO Terminato l’inserimento dei dati in SAP, le Segreterie di Direzione e l’Amministrazione del Personale archiviavano i moduli di richiesta presso i loro Uffici  NECESSITÀ DI TEMPO E SPAZIO PER ARCHIVIAZIONE 11
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI DOPO la digitalizzazione – Il processo Accesso a DocFlow e apertura modulo di richiesta elettronico Dipendente richiedente Compilazione modulo elettronico Conferma Verifica automatica fattibilità richiesta Invio feedback a richiedente Richiesta non accettabile Rimando richiesta rifiutata a richiedente Richiesta accettabile Inoltro a Responsabile diretto Rifiuto richiesta Caricamento dell'assenza  in SAP HR Notifica anomalia ad Amm.ne del Personale Indicazione motivo (facoltativo) Responsabile Diretto del richiedente Consultazione richieste in attesa di approvazione Approvazione richiesta Controllo di coerenza con presenze Rilevata anomalia SAP Nessuna anomalia rilevata FINE 12
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio Accesso a DocFlow e apertura modulo di richiesta elettronico Dipendente richiedente Compilazione modulo elettronico Le casistiche di richiesta e l’indirizzo di spedizione del modulo sono collegate alla qualifica contrattuale del dipendente presente inserita su SAP HR e il responsabile a cui inoltrare la richiesta è rilevato automaticamente dal sistema Erp  Rinforzo della struttura organizzativa (applicazione concreta degli organigrammi) Conferma Verifica automatica fattibilità richiesta Richiesta non accettabile Richiesta accettabile Inoltro a Responsabile diretto Alla conferma della richiesta, DocFlow esegue una verifica di coerenza mediante interrogazione di SAP. Se la modifica evidenzia anomalie, il DocFlow non permette l’inoltro del modulo all’approvatore. Se la richiesta è urgente, il Responsabile diretto del richiedente ne riceve notifica immediata. Altrimenti Le richieste sono raccolte nella sezione «In approvazione» dell’applicativo, consultabili dal Responsabile diretto in qualsiasi momento. Ogni venerdì un reminder automatico via e-mail riepiloga tutte le richieste ancora da approvare. 13
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio Modulo Richiesta: scelta tipo assenza 14
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI DOPO la digitalizzazione – Il processo Modulo Richiesta: scelta data PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio 15
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE SECONDA: approvazione (o rifiuto) ca a Invio feedback a richiedente Rimando richiesta rifiutata a richiedente Richiesta accettabile Caricamento dell'assenza  in SAP HR Inoltro a Responsabile diretto Rifiuto richiesta Indicazione motivo (facoltativo) Responsabile Diretto del richiedente Consultazione richieste in attesa di approvazione Il Responsabile diretto del richiedente può consultare le richieste che deve approvare nella sezione «In approvazione» dell’applicativo. Approvazione richiesta L’approvazione della richiesta comporta: - l’invio al richiedente di un feedback automatico via email; - Il caricamento automatico dell’assenza prevista sul modulo HR di SAP. Se il Responsabile diretto del richiedente respinge la richiesta, il modulo torna al richiedente ( è possibile inserire il motivo del rifiuto). 16
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE SECONDA: approvazione (o rifiuto) Elenco richieste in approvazione 17
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI DOPO la digitalizzazione – Il processo Schermata di approvazione PARTE SECONDA: approvazione (o rifiuto) 18
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI DOPO la digitalizzazione – Il processo Tracciabilità iter approvativo PARTE SECONDA: approvazione (o rifiuto) 19
  • L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE TERZA: legame con rilevazione presenze dell'assenza  in SAP HR Notifica anomalia ad Amm.ne del Personale Responsabile Diretto del richiedente Controllo di coerenza con presenze I metadati contenuti nella richiesta approvata alimentano il Modulo HR di SAP, permettendo l’esecuzione di un controllo automatico della giustificazione delle assenze che emergono dal sistema di rilevazione delle presenze. Rilevata anomalia SAP Nessuna anomalia rilevata FINE In caso di assenze non giustificate, SAP DocFlow invia una notifica all’Amministrazione del personale che provvede , mediante le Segreterie di Direzione, a richiedere i giustificativi mancanti. Il dipendente ha la possibilità di inoltrare modificare la richiesta fino a 3 giorni dopo la data dell’assenza. 20
  • L’automazione del processo NOTE SPESE PRIMA della digitalizzazione: Il modulo «Nota spese» (foglio Excel) deve essere interamente compilato dal dipendente (assenza di compilazione guidata).  RISCHIO DI ERRORI DI COMPILAZIONE Il processo è gestito interamente in forma cartacea: sia i moduli che i relativi giustificativi sono inviati agli approvatori e all’Amm.ne del Personale via posta interna.  CIRCOLAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI TRA UFFICI (RISCHIO DI SMARRIMENTO) Le note spese devono essere approvate dal Responsabile Diretto del dipendente, dal Direttore dell’Ufficio, dal Responsabile Personale e Organizzazione  ELEVATO NUMERO DI PASSAGGI DI APPROVAZIONE Eseguito il controllo sulla giustificazione delle spese, l’Amministrazione del personale inseriva in SAP il totale da liquidare.  NECESSARIA ATTIVITÀ DI INSERIMENTO IN SAP L’Amministrazione eseguiva la relativa registrazione contabile.  NECESSARIA ATTIVITÀ DI INSERIMENTO IN SAP 21
  • L’automazione del processo NOTE SPESE Dipendente Accesso a DocFlow e apertura modulo nota spese Scarico modulo Excel precompilato Compilazione modulo Excel Carico modulo compilato in DocFlow e invio DOPO la digitalizzazione – Il processo Invio giustificativi cartacei ad Amm.ne del personale Esecuzione controlli di coerenza Compilazione automatica testata e voci di spesa nel modulo Excel Notifica a dipendente Notifica a dipendente e inoltro nota spese a Direttore Ufficio del dipendente Rilevate anomalie Nessuna anomalia rilevata Notifica a dipendente e inoltro nota spese ad Amm.ne del Personale Notifica a dipendente e inoltro nota spese a Direttore del Personale Notifica a dipendente e caricamento automatico rimborso spese in SAP HR Inoltro nota spese a Resp. diretto del dipendente Approvazione Responsabile Diretto del dipendente Accesso a DocFlow e approvazione Mancata approvazione Approvazione Direttore Ufficio del dipendente Accesso a DocFlow e approvazione Amm.ne del Personale Mancata approvazione Accesso a DocFlow e controllo Nessuna anomalia rilevata Il controllo evidenza anomalie Correzione o respinta note spese Direttore Personale e Org.ne Amm.ne Accesso a DocFlow e approvazione pagamento Registrazione contabile nota spese in SAP 22
  • L’automazione del processo NOTE SPESE DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio Dipendente Accesso a DocFlow e apertura modulo nota spese Scarico modulo Excel precompilato Compilazione modulo Excel Carico modulo compilato in DocFlow e invio Esecuzione controlli di coerenza Compilazione automatica testata e voci di spesa nel modulo Excel Notifica a dipendente Rilevate anomalie Nessuna anomalia rilevata Il modulo nota spese in Excel mantiene la struttura «preimplementazione». DocFlow ne facilita e velocizza la compilazione alimentandone automaticamente la testata e le voci di spesa con le informazioni ricavate dal modulo di autorizzazione alla trasferta (precedentemente compilato dal dipendente). Il compilatore deve solo inserire gli importi delle spese. Invio giustificativi cartacei ad Amm.ne del personale Il modulo nota spese in Excel viene scaricato dal dipendente mediante apposito pulsante dell’applicativo, compilato in locale e ricaricato in DocFlow per l’invio. Inoltro nota spese a Resp. diretto del dipendente Il flusso approvativo della nota spese è interamente cablato in DocFlow mediante invio di e-mail automatiche agli approvatori. Ad ogni step di approvazione, il dipendente riceve una e-mail automatica di notifica 23
  • L’automazione del processo NOTE SPESE DOPO la digitalizzazione – Il processo Modulo Nota spese PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio 24
  • L’automazione del processo NOTE SPESE DOPO la digitalizzazione – Il processo File Excel di dettaglio PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio 25
  • L’automazione del processo NOTE SPESE DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE SECONDA: approvazioni e controlli controlli di coerenza Notifica a dipendente Notifica a dipendente e inoltro nota spese a Direttore Ufficio del dipendente Rilevate anomalie Nessuna anomalia rilevata Notifica a dipendente e inoltro nota spese ad Amm.ne del Personale Notifica a dipendente e inoltro nota spese a Direttore del Personale Inoltro nota spese a Resp. diretto del dipendente Approvazione Responsabile Diretto del dipendente Accesso a DocFlow e approvazione Mancata approvazione Approvazione Direttore Ufficio del dipendente Accesso a DocFlow e approvazione Amm.ne del Personale Mancata approvazione Approvazioni e controlli sono eseguiti mediante accesso a DocFlow. Accesso a DocFlow e controllo Nessuna anomalia rilevata Il controllo evidenza anomalie Correzione o respinta note spese 26
  • L’automazione del processo NOTE SPESE DOPO la digitalizzazione – Il processo Schermata di approvazione PARTE SECONDA: approvazioni e controlli 27
  • L’automazione del processo NOTE SPESE DOPO la digitalizzazione – Il processo Tracciabilità iter approvativo PARTE SECONDA: approvazioni e controlli 28
  • L’automazione del processo NOTE SPESE DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE TERZA: approvazione al pagamento e registrazione Notifica a dipendente e inoltro nota spese a Direttore del Personale Notifica a dipendente e caricamento automatico rimborso spese in SAP HR L’importo della nota spese approvata autorizzata è caricato automaticamente su SAP Amm.ne del Personale Il controllo evidenza anomalie Correzione o respinta note spese Direttore Personale e Org.ne Amm.ne L’approvazione autorizzazione al pagamento è eseguita direttamente in DocFlow Accesso a DocFlow e approvazione pagamento Registrazione contabile nota spese in SAP 29
  • L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO PRIMA della digitalizzazione: Assenza di una procedura strutturata  ALTA VARIABILITÀ DI ESECUZIONE (utilizzo Ufficio Viaggi interno e iniziativa autonoma dipendente)  LIMITATO CONTROLLO EX-ANTE (AUTORIZZAZIONE) SUI COSTI DI TRASFERTA DA PARTE DELLA DIREZIONE DEL PERSONALE  DISECONOMIE DERIVANTI DA ACQUISTI INDIVIDUALI E NON CUMULATIVI  POSSIBILE DISOMOGENEITÀ DI TRATTAMENTO 30
  • L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO DOPO la digitalizzazione – Il processo Accesso a DocFlow e apertura modulo di richiesta trasferta Dipendente richiedente Compilazione modulo e conferma Invio a Responsabile diretto per approvazione Apertura modulo piano di viaggio Il Piano di viaggio eredita le informazioni dal modulo di trasferta Invio a Referente di Direzione per elaborazione Referente di Direzione Biglietteria Direttore Ufficio del richiedente Inserimento preferenze di viaggio (facoltativo) e conferma Notifica a richiedente e invio a Biglietteria Notifica a richiedente, Direttore ufficio e invio a Referente di Direzione Invio a Direttore Ufficio per approvazione Invio a Segreteria di Presidenza per approvazione Invio a Biglietteria per ordine (notifica a richiedente, Resp. diretto, Referente di Direz.) Accesso a DocFlow: scelta proposta più idonea Accesso a DocFlow: presa in carico della richiesta e omogeneizzazione Accesso a DocFlow: inserimento proposte Emissione ordini relativi a viaggio. Invio rendicontazione ad Amm.ne e Controllo di gestione Accesso a DocFlow: valutazione proposta Proposta ritenuta non idonea Il Piano di viaggio non contiene aereo Piano di viaggio autorizzato Il Piano di viaggio contiene aereo Accesso a DocFlow: esame Piano di viaggio Segreteria Presidente Piano di viaggio non autorizzato Piano di viaggio autorizzato 31
  • L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio Accesso a DocFlow e apertura modulo di richiesta trasferta Dipendente richiedente Compilazione modulo e conferma Invio a Responsabile diretto per approvazione Apertura modulo piano di viaggio Il Piano di viaggio eredita le informazioni dal modulo di trasferta Invio a Referente di Direzione per elaborazione Referente di Direzione Biglietteria Inserimento preferenze di viaggio (facoltativo) e conferma Notifica a richiedente e invio a Biglietteria Accesso a DocFlow: presa in carico della richiesta e omogeneizzazione Accesso a DocFlow: inserimento proposte Il Dipendente può inserire soluzioni preferenziali in termini di orari di treno/aereo, zona albergo, ecc. Il campo «preferenze» è un campo note libero, la cui finalità è orientare la formulazione di proposte di viaggio da parte della Biglietteria. Per ogni Direzione, sono stati individuati due referenti che raccolgono le richieste di prenotazione, le uniformano variando o inserendo preferenze (ad esempio omogeneizzando gli orari di partenza di due colleghi diretti nella stessa destinazione) e le inviano alla Biglietteria. Per la prenotazione dei viaggi dei dipendenti viene utilizzata la Biglietteria passeggeri, realizzando una sinergia all’interno dell’organizzazione aeroportuale. 32
  • L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio Modulo di richiesta trasferta 33
  • L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio Modulo di richiesta trasferta piano di viaggio (schermata visibile dai Referenti di Direzione: è identica a quella visibile dal Dipendente; varia solo per la presenza del pulsante di invio alla Biglietteria) 34
  • L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio Inserimento proposte di viaggio da parte della Biglietteria 35
  • L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE SECONDA: approvazione Notifica a richiedente, Direttore ufficio e invio a Referente di Direzione Referente di Direzione Invio a Direttore Ufficio per approvazione Accesso a DocFlow: scelta proposta più idonea Emissione ordini relativi a viaggio. Invio rendicontazione ad Amm.ne e Controllo di gestione Biglietteria Direttore Ufficio del richiedente Segreteria Presidente Invio a Segreteria di Presidenza per approvazione Invio a Biglietteria per ordine (notifica a richiedente, Resp. diretto, Referente di Direz.) Accesso a DocFlow: valutazione proposta Proposta ritenuta non idonea Il Piano di viaggio non contiene aereo Piano di viaggio autorizzato Tutto il flusso di approvazione è eseguito direttamente in DocFlow. In corrispondenza di ciascuno step del flusso, l’applicativo invia feedback automatici ai soggetti coinvolti. Il Piano di viaggio contiene aereo Accesso a DocFlow: esame Piano di viaggio Piano di viaggio non autorizzato Piano di viaggio autorizzato 36
  • L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE SECONDA: approvazione Schermata per selezione proposta di viaggio, in capo ai Referenti di Direzione 37
  • L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO DOPO la digitalizzazione – Il processo PARTE SECONDA: approvazione Schermata di approvazione, in capo al Direttore dell’Ufficio del richiedente 38
  • L’automazione delle richieste dei dipendenti: gli impatti sui costi di processo La valutazione dei benefici economici dell’adozione di un sistema di gestione documentale richiede di valutare sia i costi cessanti, ovvero i costi che vengono meno in seguito all’adozione del sistema, sia i costi emergenti, ovvero i costi generati dal progetto e dalla gestione del sistema a regime. Categoria costo Tipologia € Analisi funzionale 20 gg uomo test + 10 gg uomo training DA STIMARE DSI/Docflow Canone annuo / manutenzione DA STIMARE DSI/Docflow Costi personale segreteria 3 gg uomo x 20 addetti segreteria (per acquisizione/smistamento moduli, data entry, monitoraggio) Costi personale amministrazione Costi emergenti Test / Formazione Implementazione Costi di progetto 20 gg uomo Key users 30 gg uomo Sistemi Informativi HR DA STIMARE Docflow 10 gg uomo x 2 addetti amministrazione (per controllo a campione inserimenti segreteria, gestione anomalie archiviazione moduli) Costi trasmissione documenti 60 gg uomo fattorini (i.e. quattro fattorini in meno) Costi cancelleria 15 blocchetti x 1,25€ stampe modulistica varia (4 risme Carta) Costi cessanti (su base mensile) 39
  • L’automazione delle richieste dei dipendenti: gli impatti sui tempi di processo Indicatore Pre DOCFLOW Post DOCFLOW Tempo medio autorizzazione ~ 5 gg ~ 3 gg Tempo medio inserimento Sap dopo autorizzazione ~ 5 gg 0 gg Tempo medio archiviazione moduli cartacei ~ 2 gg 0 gg 40
  • SEA – Aeroporti di Milano: il supporto ai processi della Direzione HR Supporto ai processi della Direzione HR: Valutazione competenze     Dossier del dipendente On Board & Off Board Politiche Retributive … Trattato in presentazione 41
  • Il Processo di VALUTAZIONE DELLE COMPETENZE: obiettivo Introdurre un sistema di censimento, valutazione e monitoraggio del potenziale dei dipendenti, con riferimento a: • PROCESSI (conoscenze operative necessarie per l’esecuzione delle mansioni assegnate) • CONOSCENZE (background teorico in possesso della persona) • CAPACITÀ (abilità che caratterizzano la persona, indipendentemente dalla mansione svolta) DOCFLOW ha costituito la piattaforma su cui sono state articolate le fasi del processo, conferendo uniformità di metodo La prima campagna di valutazione, di seguito descritta, ha coinvolto 300 tra dirigenti e quadri. Agli altri dipendenti è stata dedicata una seconda campagna, con modalità simili. 42
  • Il Processo di VALUTAZIONE DELLE COMPETENZE: aspetti chiave 1) Formazione dei Responsabili sulle modalità di valutazione Finalità: ottenere valutazioni uniformi 2) Mappatura mestieri (mediante interviste con i Responsabili, da parte di consulenti esterni) Finalità: definire «schede mestiere», che guidano la valutazione esplicitando le competenze chiave di ciascuna mansione 3) Autovalutazione dei dipendenti Ogni dipendente assegna punteggio alle proprie competenze sulla scheda mestiere 4) Valutazione dei componenti del proprio Ufficio, da parte dei Responsabili La valutazione avviene senza conoscere le autovalutazioni dei dipendenti 5) Normalizzazione delle valutazioni espresse dai Responsabili, da parte della Dir. del Personale Finalità: eliminare gli estremi negativi e positivi («outlier») dell’insieme delle valutazioni 6) Feedback: colloqui individuali tra dipendenti e loro Responsabile, per confronto su valutazioni Finalità: stimolare il confronto e definire percorsi di crescita 43
  • Messaggi chiave Con riferimento all’automazione dei processi di gestione delle richieste dei dipendenti:  DocFlow ha costituito lo strumento per allineare l’Area Risorse Umane rispetto a due fabbisogni emergenti a livello aziendale: • la riduzione dei tempi di registrazione contabile dei costi del personale (per accelerare i tempi delle chiusure di bilancio mensili) • la razionalizzazione della struttura organizzativa.  Conferendo ai processi un iter formalizzato (in quanto eseguito su un applicativo informatico), è stato possibile strutturare e uniformare processi in precedenza non disciplinati da procedure, con conseguenti benefici sul controllo di costi e attività.  Mantenendo «cablate» al suo interno le relazioni gerarchiche che caratterizzano la struttura organizzativa, Docflow ne consente il rinforzo; il beneficio che ne deriva è particolarmente apprezzabile in una realtà organizzativamente complessa, sia per ramificazione della struttura che per numerosità di dipendenti.  L’utilizzo di un applicativo informatico ha portato un’accelerazione dei tempi di approvazione delle richieste e un azzeramento del rischio di perdita di documentazione (esclusi i giustificativi spese), entrambi fattori critici in presenza di una popolazione lavorativa dislocata su 2 sedi molto grandi e distanti tra loro. 44
  • Messaggi chiave Con riferimento al processo di valutazione delle competenze del personale:  Il progetto ha consentito di ricostruire il modello di business aziendale, a partire dalla definizione delle mansioni («mestieri») svolte dalle persone che vi lavorano; tale percorso «bottom-up» ha anche permesso di verificare la tenuta dell’impostazione strategica.  Il processo ha costituito un importante generatore di motivazione del personale: ogni dipendente è stato «posto al centro» di un doppio sistema di valutazioni autovalutazione e valutazione del suo Responsabile diretto; il punto di incontro tra le due ha consentito un confronto «capo-collaboratore», basato su elementi oggettivi anziché su una relazione gerarchica.  L’utilizzo di un applicativo informatico per la gestione documentale connessa al processo di valutazione ha assicurato uniformità di metodo e tracciabilità delle attività. 45