DOCFLOW
                                                                      RECUPERO IVA VITTO E ALLOGGIO
              ...
Premessa
           La gestione di Trasferte e Nota-Spese è per sua natura un
           processo collaborativo documental...
Processo “tipo”
   •            Compilazione della richiesta di trasferta indicando
                –         Dati del dip...
Deducibilità dell’IVA vitto e alloggio

            •            Per  evitare  all'Italia  le  conseguenze  di  una  proce...
Cosa impone la Normativa

   •            Dal  1º settembre  2008  in  poi  le  imprese  potranno  detrarre  interamente  ...
Opportunità o Problema ?
   •            Molte aziende avevano già rinunciato alla possibilità di recuperare l’IVA delle s...
Ipotesi di Processo
    1
    1                                                             2
                            ...
2) Etichettatura Fatture
             Uno specifico tool Docflow permette 
             all’operatore HR di:
             ...
3) La cattura degli indici

      1.            Inserimento:  Numero,  data  Fattura  e 
                    Imponibile pe...
4) Il documento Riepilogativo
            La  normativa  vigente  permette  di  registrare, 
            invece  delle  si...
5) La registrazione contabile assistita (SAP)
          La  fase  di  registrazione  contabile,  sia  della 
          fat...
grazie                                Per maggiori informazioni



                                                       ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Recupero IVA sulle spese di trasferta, con DocFlow!

1,885
-1

Published on

DocFlow ha messo a punto un processo documentale, totalmente automatizzato ed esternalizzabile, in grado di gestire l’intero ciclo di vita delle fatture di trasferte in meno di un minuto per fattura per fattura permettendo all’azienda di recuperare in media 7,5€ per ogni fattura lavorata.

Published in: Business, Economy & Finance
1 Comment
0 Likes
Statistics
Notes
  • Presentazione molto interessante. Peccato che la slide 7 è incomprensibile.
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,885
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
13
Comments
1
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Recupero IVA sulle spese di trasferta, con DocFlow!

  1. 1. DOCFLOW RECUPERO IVA VITTO E ALLOGGIO INTEGRATA CON LA GESTIONE TRASFERTE E NOTA SPESE DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  2. 2. Premessa La gestione di Trasferte e Nota-Spese è per sua natura un processo collaborativo documentale in quanto: Estremamente capillarizzato. Ogni dipendente è titolato a fruirne Necessita  di  gestire  informazioni  e  documenti  non strutturati Processo  autorizzativo (trasferta  e  nota‐spese)  ed  operativo  (prenotazioni,  contabile) Gestisce  documenti:  moduli  di  richiesta,  nota‐spese,  Fatture e scontrini Legate  alle  Fatture  abbiamo  le  recenti  normative  sul  recupero  IVA  che  obbligano  le  aziende  ad  implementare  un  processo  documentale  per la loro gestione efficace S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  3. 3. Processo “tipo” • Compilazione della richiesta di trasferta indicando – Dati del dipendente – Centri di costo per l’attribuzione delle spese – Richiesta di prenotazione per Viaggio (treno, aereo, auto noleggio) Alloggio, cellulare, anticipo contante – Creazione del modulo di richiesta PDF stampabile dotato di barcode • Approvazione da parte del responsabile – Responsabile dedotto dall’organigramma o indicato dal dipendente  – Approvazione elettronica (check applicativo con password, firma digitale, stampa e firma) – Invio ad un Centro di Raccolta o Ufficio viaggi interno – Respingimento  con motivazione • Centro di Raccolta o Ufficio Viaggi – Espletamento delle attività di prenotazione con comunicazione email dei titoli di viaggio. • Nota spese Trasferta – Al ritorno dalla trasferta il dipendente compila la parte relativa alle spese sostenute raccogliendo in una busta i giustificativi  ed indicando quante fatture e di che importo si appresta a consegnare – Stampa un documento accompagnatorio dotato di barcode che allega nella busta ed invia tutto alla contabilità • Contabilità – Processazione contabile delle note spese per l’imputazione dei costi nei vari conti e rimborsi al dipendente – Processazione delle eventuali fatture come illustrato nel seguito della presentazione • Consultazione – Tutti i documenti generati sono archiviati nel documentale e consultabili – I documenti sono integrati e consultabili direttamente dal sistema HR del Cliente. – Il Workflow mantiene traccia di tutta la cronologia del processo di richiesta. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  4. 4. Deducibilità dell’IVA vitto e alloggio • Per  evitare  all'Italia  le  conseguenze  di  una  procedura  comunitaria  di  messa  in  mora, lo stato ha soppresso le limitazioni alla detrazione dell'Iva sulle prestazioni di  servizi di spese alberghiere e di ristorazione. • Questo  provvedimento  permette  alle  imprese  di  recuperare  “discrete” risorse  economiche e migliorare il cash‐flow • La possibilità di passare ad una gestione elettronica dell’intero processo delle Note  Spese  permette  inoltre  un  deciso  recupero  di  efficienza  e  trasparenza  del  processo. • Diventa  quindi  importante  per  le  imprese  modificare  le  procedure  di  Nota  spese  e  di  Registrazione  delle  fatture  affinché si possa trasformare un  problema in opportunità S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  5. 5. Cosa impone la Normativa • Dal  1º settembre  2008  in  poi  le  imprese  potranno  detrarre  interamente  l’Iva  dell’ammontare  delle  spese  sostenute  in  relazione  a  servizi  alberghieri  e  di  ristorazione se documentate con Fattura. (*) • Se le spese sono sostenute entro il territorio comunale del dipendente si considera il  75% dell’ammontare (**) (***) • Per  tutte  le  fatture  di  importo  inferiore  a  € 154,94  nette  (****)  è permessa  la  registrazione del solo documento di riepilogo (*****) (*) La Circ. 53/E – 05/09/2008 dell’Agenzia Entrate  (**) L'articolo 83, commi 28‐quater, del Dl 112/2008 (ora legge 133/08) modifica l’articolo 109 del TUIR: “Le spese relative a prestazioni  alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande sono deducibili nella misura del 75%” (***) La Circ. 6/E – 03/03/2009 dell’Agenzia Entrate chiarisce che il tetto del 75% è relativo alle spese effettuate nel territorio  comunale del dipendente (****) risoluzione 29/E/96 ‐ protocollo 15‐1200  (*****) L’articolo 6 del DPR 695/1996 prevede che: le fatture di acquisto di importo unitario inferiore a € 154,94 possono essere  registrate in un unico documento riepilogativo. Il documento riepilogativo deve essere annotato entro l'anno nella cui  dichiarazione viene esercitato il diritto alla detrazione Iva relativa alla fattura con data di arrivo più vecchia. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  6. 6. Opportunità o Problema ? • Molte aziende avevano già rinunciato alla possibilità di recuperare l’IVA delle spese di trasferta a  causa delle complessità contabili quando si è vista cadere un’altra “tegola”. L’IVA non recuperata  non può essere dedotta ai fini Ires ed Irap (*) • In pratica, quella che poteva essere un’opportunità di recuperare risorse, si è presto trasformata  in un problema. • Per  gestire  le  fatture  di  trasferte  le  imprese  sarebbero  costrette a: • indicare  ai  propri  dipendenti  di  farsi  rilasciare  fattura  per  i  pasti  ed  i  pernottamenti • raccolta e  consegna le fatture all’ufficio del Personale • verifica la congruità della spesa e invio alla contabilità fornitori • registrazione delle fatture caricando le relative anagrafiche per i fornitori non  ancora censiti • Risulta  chiaro  che  attivare  un  processo  così articolato  per  recuperare  pochi  euro  per  fattura:  “il  gioco  potrebbe  non  valerne la candela” • Docflow  ha  messo  a  punto  un  processo  documentale,  totalmente  automatizzato  (eventualmente  esternalizzabile), in  grado  di  gestire  l’intero  processo  descritto  in  meno  di  un  minuto  per  fattura  permettendo  all’azienda  di  recuperare  in  media 7,5€ per ogni fattura lavorata (**) S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  7. 7. Ipotesi di Processo 1 1 2 2 3 3 ⌥ Scansione, lettura ottica e Data-Entry Stoccaggio Fatture 7 7 6 6 5 5 4 4 S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  8. 8. 2) Etichettatura Fatture Uno specifico tool Docflow permette  all’operatore HR di: inserire il CID del dipendente  inserire il codice della trasferta o nota‐spese numero etichette da generare Vengono quindi stampate delle etichette  su carta termica riportante il protocollo di  scansione. L’operatore applica l’etichetta alla fattura Collegato  al  numero  di  protocollo,  Docflow,  memorizza  il  CID  ed  il  codice  trasferta/nota‐spese. Se sul modulo di trasferta/nota‐spese è già stato  riportato  il  codice  trasferta/nota‐ spese  il  primo  punto  si  velocizza  grazie  all’utilizzo di una “pistola lettore barcode” S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  9. 9. 3) La cattura degli indici 1. Inserimento:  Numero,  data  Fattura  e  Imponibile per aliquota del 10% 2. Se  esiste  altro  imponibile  con  aliquota  del  20%  Inserimento:  Imponibile  per  aliquota del 20% 3. Se  totale  imponibile  maggiore  di  € 159,94.  Inserimento:  Partita  IVA  del  fornitore 4. Se  su  ERP  non  esiste  la  PIVA  Inserimento: Ragione Sociale S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  10. 10. 4) Il documento Riepilogativo La  normativa  vigente  permette  di  registrare,  invece  delle  singole  fatture,  un  documento  di  riepilogo per tutte le: Fatture di fornitori italiani < di € 159,94 Fatture di fornitori stranieri  Docflow  genera  automaticamente  il  documento  di riepilogo Riepilogo: Lista delle singole fatture Dettaglio: Copia delle fatture Il  Riepilogo  contiene  tante  righe  quante  sono  le  fatture  allegate  ed  un  piede  con  il  dettaglio  dell’imponibile  e  dell’imposta  suddiviso  per  aliquote. La  data  della  fattura  più vecchia  viene  evidenziata  per  agevolare  la  registrazione  del  “riepilogo” Nelle pagine di riepilogo, per ogni riga di fattura,   viene  inserito  il  puntatore  (HyperLink)  alla  relativa pagina del documento. Le  fatture  allegate  sono  complete  del  codice  a  barre  con  le  informazioni  del  dipendente  e  del  periodo. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  11. 11. 5) La registrazione contabile assistita (SAP) La  fase  di  registrazione  contabile,  sia  della  fattura di riepilogo, che di quelle singole può  essere  automatizzata  ricorrendo  ai  Task  standard SAP. 1 1 1. L’utente  contabile  riceve  a  video  l’elenco  delle  fatture  da  registrare  (workitem)  con  tutte  le  informazioni  inserite 2. Con  un  clic  sulla  fattura,  viene  mostrata  l’immagine  e  con  il  bottone  “processa” si  apre  la  transazione  2 2 prescelta 3. La  transazione  si  apre  con  tutti  i  dati  del  workitem riportati  nei  campi  della  maschera. 3 3 S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  12. 12. grazie Per maggiori informazioni DOCFLOW ITALIA marketing@docflow.it TEL: 02 57 50 33 66 www.docflow.com DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m

×