GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche

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Riepilogo normativa




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Principali norme
   •   D.Lgs 231/2001 Responsabilità civile delle aziende
   •   Legge 196/2003 protezione dei dati perso...
Aree di intervento delle norme
   •     Disposizioni generali
           – Codice civile
           – D.lgs. 231/2001     ...
Codice civile
   •     Art. 2214 Libri obbligatori e altre scritture contabili
           – L'imprenditore che esercita un...
Caratteristiche del documento

   •       Immodificabilità:                Il documento deve conservare inalterato
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Documento informatico




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Sono già tra noi

        •     I documenti informatici sono già una parte importante
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Gestire i documenti elettronici




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Contenuto dell’archivio

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Responsabile della conservazione




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Responsabilità amministrativa




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Addebito delle sanzioni




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Manuale della conservazione




                                                              (art. 5 deliberazione CNIPA ...
Esibizione dei documenti




GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche         ...
Disegno di Legge Brunetta App. CDM del 12/11/2009




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grazie                                      Alessandro De Pasquale
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Gestione e conservazione sostitutiva dei documenti informatici: normativa attuale e possibili scenari evolutivi

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Intervento di Alessandro De Pasquale, Direttore Servizi Consulenza DocFlow, durante il convegno organizzato dal DocFlow e Microsoft dal titolo "GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: NORMATIVA E SOLUZIONI TECNOLOGICHE"

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Gestione e conservazione sostitutiva dei documenti informatici: normativa attuale e possibili scenari evolutivi

  1. 1. GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft ‐ Milano, 3 febbraio 2010 Gestione e conservazione sostitutiva dei documenti informatici: NORMATIVA ATTUALE E POSSIBILI SCENARI EVOLUTIVI Alessandro De Pasquale – Direttore Servizi Consulenza www.docflow.com 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  2. 2. Riepilogo normativa GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  3. 3. Principali norme • D.Lgs 231/2001 Responsabilità civile delle aziende • Legge 196/2003 protezione dei dati personali • Basilea II Documentazione del credito • CC artt. da 2214 a 2220 conservazione delle fatture,  scritture e corrispondenza • Legge 633/1972 IVA • Terza direttiva antiriciclaggio europea • 21 CFR Part 11 regolamentazione FDA (food and Drug  Administration) per l’archiviazione dei dati relativi al ciclo di  sviluppo del farmaco • Sarbanes Oxley Act (SOX) • Europee • Reach (registration, Evaluation and Authorization of  Chemicals) • ROHS (Restrictions on the Use of Certain Hazardous  Substances in Electrical and Electronic Equipment) • Leggi internazionali • Sarbanes Oxley ACT (SOX) • FALCPA (Food Allergen Labeling and Consumer  Protection Act) • 21 CFR Part 11  ‐ Regolamentazione FDA (food and  Drug Administration) per l’archiviazione dei dati  relativi al ciclo di sviluppo del farmaco • Norme interne • Procedure istituzionali • ISO • Codici deontologici GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  4. 4. Aree di intervento delle norme • Disposizioni generali – Codice civile – D.lgs. 231/2001 • Ministero delle finanze – Legge 196/2003 protezione dei dati personali • Ministero per il lavoro / INAIL / ASL • Norme sulla sicurezza del lavoro – D.lgs 81/2008 • Autorità per il farmaco / Ministero per la • Normative specifiche salute – Norme sulla ricerca e produzione del  • Banca d’Italia farmaco • CONSOB – Norme sulla gestione del credito • ISVAP – Regolamenti per le assicurazioni • Garante per la privacy • Autorità per l’energia il gas e l’ambiente • Magistratura • ISO • Ordini professionali • … GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  5. 5. Codice civile • Art. 2214 Libri obbligatori e altre scritture contabili – L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro  giornale e il libro degli inventari. – Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla  natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per  ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle lettere  ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture  spedite. • Art. 2220 Conservazione delle scritture contabili – Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima  registrazione. – Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i  telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei  telegrammi spediti. – Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere  conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre  che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni  momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  6. 6. Caratteristiche del documento • Immodificabilità: Il documento deve conservare inalterato il suo contenuto o quantomeno mostrare traccia della avvenuta modifica. • Conservabilità: Deve essere possibile conservare nel tempo un documento • Autenticità: E’ necessario poter stabilire che un documento è autentico e cioè emesso ed approvato da una specifica entità . • Non ripudio: Insieme alla autenticità è altresì necessario potersi opporre all’eventuale strumentale disconoscimento (ripudio) del documento da parte di chi lo ha emesso.. • Data certa: Spesso è necessario poter attribuire ad un documento una data certa, sopratutto in circostanze dove esso ha valore legale. • Riservatezza: Tutti i documenti hanno un diverso livello di accessibilità. GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  7. 7. Documento informatico GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  8. 8. Sono già tra noi • I documenti informatici sono già una parte importante della vita aziendale – Posta elettronica (certificata o meno) – Home Banking – Bollette e fatture – Comunicazioni con le Amministrazioni Pubbliche • Comunicazioni con le Authority • Dichiarazioni fiscali • Documenti doganali • Notifiche dai Tribunali – Documentazione sanitaria – … GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  9. 9. Gestire i documenti elettronici GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  10. 10. Tipi di firma GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  11. 11. Data e ora GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  12. 12. Legge 2 / 2009 GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  13. 13. Documenti rilevanti ai fini tributari GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  14. 14. Tre fasi GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  15. 15. Processo di conservazione elettronica Firma qualificata del  file con le impronte Documenti Analogici XWK9034YYX Preparazione  dell’indice e calcolo  Conservazione delle impronte Documenti  informatici firmati GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  16. 16. Contenuto dell’archivio Nome Cognome PI  … rif temporale impronta Xxxx   Xxxxxxx   1234   18/10/2005  hghgadrvb Xxxx   Xxxxxxx   1234   18/10/2005  hghgadrvb Xxxx   Xxxxxxx   1234   18/10/2005  hghgadrvb Xxxx   Xxxxxxx   1234   18/10/2005  hghgadrvb Xxxx   Xxxxxxx   1234   18/10/2005  hghgadrvb Documenti  Xxxx   Xxxxxxx   1234   18/10/2005  hghgadrvb Xxxx   Xxxxxxx   1234   18/10/2005  hghgadrvb conservati Xxxx   Xxxxxxx   1234   18/10/2005  hghgadrvb Xxxx   Xxxxxxx   1234   18/10/2005  hghgadrvb Xxxx   Xxxxxxx   1234   18/10/2005  hghgadrvb Firma del responsabile della  conservazione Marca temporale GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  17. 17. Responsabile della conservazione GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  18. 18. Responsabilità amministrativa GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  19. 19. Addebito delle sanzioni GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  20. 20. Manuale della conservazione (art. 5 deliberazione CNIPA 11/2004) GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  21. 21. Esibizione dei documenti GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  22. 22. Disegno di Legge Brunetta App. CDM del 12/11/2009 GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  23. 23. grazie Alessandro De Pasquale Direttore Servizi Consulenza EMAIL: alessandro.depasquale@docflow.it TEL: 02 57 50 33 66 BLOG: http://blog‐conservazione‐sostitutiva.docflow.com www.docflow.com GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010  DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8  | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |marketing@docflow.it DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
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