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Indice

                          Ambito e Obiettivi
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                          Vantaggi dell’archiviazione
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Ambito e Obiettivi

                      L’archiviazione è diventata strategica e di primaria
                      impor...
Vantaggi dell’archiviazione

            In particolare, l'archiviazione persegue questi obiettivi:

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Email Archiving
             Archiviazione automatica o interattiva. 
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             Verifica e tracciabilità e dello s...
File System Archiving

              Archiviazione  automatica  o  interattiva:  Regole  di  storicizzazione  configurabil...
SAP Archiving




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SAP Data Archiving

            Key Benefits:
            • Ottimizza i processi di SAP 
            • Riduce i costi oper...
DocFlow Synergy for SAP Archiving
    Synergy mette a disposizione le funzionalità di:
    • Archiviazione e gestione dei ...
Architettura Open Text




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Enterprise Library Services

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DocFlow Mass Mover
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DocFlow XML DOCS
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Architettura DocFlow Off Line

               Gestionale



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Conclusioni

               Le  organizzazioni  saranno  in  grado  di  gestire  documenti,  email e  altre  informazioni ...
Conclusioni

                         La conformità e il suo impatto sulle informazioni memorizzate è un problema 
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ENTERPRISE ARCHIVING - archiviare email e documenti

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Nell’ambito della gestione documentale oggigiorno si ha sempre più la necessità conformarsi alle normative mantenendo comunque bassi i costi di gestione. Per fare questo le organizzazioni vedono nell’Archiving la giusta soluzione. Ormai tutte le aziende sono inondate da documenti: scannerizzati, email, files in File System o pagine Web, data files da Host o SAP che devono trattare tutti i giorni con politiche e regole di gestione che diano fiducia sia all’interno che verso l’utente finale. Occorre quindi prevedere delle soluzioni che consentano di mantenere questi documenti secondo la normativa vigente e fare in modo che tutti gli utenti possano accedere ai contenuti desiderati nel momento in cui ne hanno la necessità.

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ENTERPRISE ARCHIVING - archiviare email e documenti

  1. 1. DOCFLOW ENTERPRISE ARCHIVING Archiviare e-mail e Documenti Andrea Cera – Client Manager marketing@docflow.it Tel 02 57 50 33 66 www.docflow.com DocFlow Italia Spa SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  2. 2. Indice Ambito e Obiettivi • Vantaggi dell’archiviazione • E-mail Archiving • File System Archiving • Document Management Archiving – SAP Archiving • Data Archiving – Architettura Open Text • Architettura DocFlow • Mass Mover – XML Docs – Conclusioni • S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  3. 3. Ambito e Obiettivi L’archiviazione è diventata strategica e di primaria importanza nelle organizzazioni poiché consente di perseguire i seguenti obiettivi: Velocizzare i processi di business. Come pagamenti, ordini, attività di call center e in genere  • tutti gli scenari che coinvolgono partner esterni. Supporto  alle  problematiche  di  conformità.  Recupero  delle  informazioni  per  contenziosi,  • regole per l’integrità dei controlli e report finanziari. Definizione delle politiche di retention. L’archiviazione è la base per il Record Management. • Risparmio costi IT. Diminuzione dell’occupazione di Storage pregiati e politiche di ripristino  • dei dati automatiche. Salvataggio del patrimonio di conoscenza aziendale. Che può essere messo a disposizione di  • tutti centralmente con le corrette politiche di sicurezza. Mantenere  messaggistica  rilevante.  Conservare  le  email e  le  comunicazioni  secondo  la  • normativa vigente. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  4. 4. Vantaggi dell’archiviazione In particolare, l'archiviazione persegue questi obiettivi: Miglioramento  delle  performance:  la  tempistica  di  accesso  alla  base  dati  viene  • notevolmente ridotta  Miglioramento della disponibilità del sistema: un database più ridotto, infatti, permette di  • gestire backup, restore, upgrade e riorganizzazione con un downtime minore  Miglioramento  dell'efficienza  nell'utilizzo  delle  risorse:  in  modo  particolare  CPU,  network,  • hard driver, diminuendo i tempi e i costi di gestione del sistema in generale S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  5. 5. Email Archiving Archiviazione automatica o interattiva.  • Verifica e tracciabilità e dello stato della mail.  • Funzionalità di ricerca delle mail archiviate veloce e facile • Single Instance Archiving dei file allegati. Il sistema mantiene una sola copia dell’allegato  • anche se presente in più emails con un notevole risparmio di spazio.  Archiviazione PST mediante ricerca e riconoscimento automatico. • Strumenti di amministrazione semplici. • S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  6. 6. File System Archiving Archiviazione  automatica  o  interattiva:  Regole  di  storicizzazione  configurabili  secondo  diversi  • criteri  come  ad  esempio  la  dimensione  dei  file,  la  data,  il  folder,  etc..  Alternativamente  archiviazione interattiva mediante un solo click dall’interfaccia del File System. Integrità e  ammissibilità del  contenuto:  L’archiviazione  su  supporti  non  riscrivibili  può  garantire  • l’integrità del documento insieme alla possibilità di aggiungere marche temporali e firme.  Eliminazione  della  ridondanza:  Con  l’archiviazione  in  singola  istanza  il  sistema  trova  le  istanze  • multiple del documento e ne mantiene una sola versione. Questo riduce gli spazzi dell’archivio. Ricerca: Ricerca full‐text attraverso i file system archiviati consolidando i risultati in un'unica lista. • Ripristino facile dei documenti: I documenti possono essere rimessi nel file system originale (o in  • una nuova locazione) mediante il singolo click nei risultati della ricerca. Se si vuole si può sostituire  lo shortcut con il documento e eliminare la copia nell’archivio.  Document Management Archiving: Archiviazione documenti residenti in eDocs: marcare i documenti da archiviare come Read‐Only in  • maniera interattiva o in automatico mediante programmi guidati da regole parametriche. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  7. 7. SAP Archiving S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  8. 8. SAP Data Archiving Key Benefits: • Ottimizza i processi di SAP  • Riduce i costi operativi e di supporto ed il TCO  • Migliora i tempi di risposta del sistema  • Riduce i costi per il mantenimento di un’infrastruttura applicativa in continua crescita  • Riduce i rischi e supporta l'aderenza ai protocolli ed alle regolamentazioni  • Soluzione a basso rischio ed elevato ritorno  • Soluzione “Out of the box “ , assicura una rapida installazione e un immediato utilizzo  S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  9. 9. DocFlow Synergy for SAP Archiving Synergy mette a disposizione le funzionalità di: • Archiviazione e gestione dei documenti e dei processi di lavorazione in formato elettronico. • Interfaccia utente web per la navigazione, ricerca e visualizzazione integrata con la UI del  sistema ERP. • Processo di registrazione documenti contabili (es. fatture) in modalità Simultanea, Differita o  Anticipata con notifica automatica e gestione delle code di lavoro utente. • Acquisizione e protocollazione documenti entranti (fatture fornitori, ordini, …) con gestione  dello stoccaggio fisico. • Cattura e generazione documenti uscenti da spool di stampa e report (fatture attive, avvisi  pagamento, …). • Modellazione processi ERP specifici: • Benestare fattura e Verifica Fatture • Archiviazione documenti a normative AIPA S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  10. 10. Architettura Open Text S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  11. 11. Enterprise Library Services Office &  Shared File  SAP Livelink & eDOCS More … Email SharePoint Systems Servers & Client  (PST) Enterprise Library Services Records  Metadata  Archive Search Discovery Audit Management Management Intelligent Storage Management SIA Migration Rendition Encryption Expensive Cheap Enterprise Disk Modular Disk SATA / JBOD Disk Optical / Worm / Access Tape Capacity Tape $47 ‐ $67 GB $47 ‐ $18 ‐ $26 GB $18 ‐ $4 ‐ $10 GB $4 ‐ $2 ‐ $4 GB $2 ‐ $0.75 ‐ $2 GB $0.75 ‐ S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  12. 12. DocFlow Mass Mover FUNZIONALITA’: Modulo  lato  Server  che  si  occupa  di  spostare/copiare  i  file  fisici  dei  documenti  su  nuovi  supporti  scelti  dal  Cliente  in  modalità autonoma,  trasparente  e  basata  su  regole. I documenti sono sempre indicizzabili e accessibili dalle applicazioni documentali. • Non richiede nessun intervento manuale • E  configurabile  per  lavorare  su  diverse  librerie  (applicazioni)  ognuna  con  i  suoi  parametri  di  • configurazione. E’ possibile  definire  due  distinti  File  system  di  destinazione  (se ne  può  usare  uno  per  scopi  di  • backup). Utilizza  il  campo  PROFILE  definito  nella  configurazione  per  il  calcolo  “dell’anzianità” del  • documento. E’ possibile limitare il numero di documenti da spostare per ogni run.. • E’ possibile definire un ulteriore campo della PROFILE su cui viene scritta la data di spostamento.  • E’ impostabile per funzionare sino ad una certa ora. (protezione dai backup) • S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  13. 13. Architettura Docflow On Line Storage Documenti fisici nel DM Il servizio di ricerca opera sul DB dove trova il link che fornisce la posizione 1 del documento Shared Folders Storage Documenti fisici Search spostati o copiati dallo storage principale del DM secondo regole predefinite 2 DocFlow Mass Mover Folders Storico Mass Mover archivia automaticamente i documenti secondo regole predefinite. 3 Storage Documenti fisici spostati o copiati dallo Storage Storico del DM su Storage Massivo secondo regole predefinite Folders Storico Massivo S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  14. 14. DocFlow XML DOCS FUNZIONALITA’: Modulo lato Client che si occupa di: marcare i documenti da archiviare secondo regole prestabilite  • prelevare i documenti dal file system • effettuare copia del documento su supporto non riscrivibile come CD/DVD ed inserire nel file  • indice le informazioni necessarie (è possibile anche copiare su supporti riscrivibili come dischi  esterni) eliminare il documento dal file system e dal DB del DM • In  caso  di  necessità il  file  di  indice  può  essere  dotato  di  riferimento  temporale  e  “firmato  digitalmente” dal “responsabile della conservazione” e quindi “marcato temporalmente” con  il tool fornito dalla Certification Authority.  Per  le  funzionalità di Esibizione, il  supporto  generato  contiene  un  browser  “autoreferenziante” in  grado  di  cercare,  visualizzare  e  controllare  la  validità dei  documenti  archiviati. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  15. 15. Architettura DocFlow Off Line Gestionale CD o DVD 1 Consultabile 4 via Web Browser Repository Documenti Firma Digitale XML Docs Operatore  Conservazione 3 2 Selezione Processi di Conservazione Controllo e recupero documenti Firma e Marcatura temporale S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  16. 16. Conclusioni Le  organizzazioni  saranno  in  grado  di  gestire  documenti,  email e  altre  informazioni  • aziendali che desiderano conservare mediante  regole di archiviazione dei contenuti e  gestione dei requisiti di conformità. Le  organizzazioni  potranno  scegliere  fra  le  soluzioni  elencate  per  implementare  le  • funzionalità integrate di Records Management e Archiving di cui hanno bisogno. I  servizi  di  Records Management  e  Archiving  forniranno  agli  • amministratori la possibilità di salvare i contenuti su Storage a  minor  costo  e  con  politiche  di  gestione  differenti  dipendenti  dalle  caratteristiche  dei  documenti  e  dalla  normativa  vigente.  Gli  utenti  finali  non  vedranno  alcuna  differenza tra i contenuti memorizzati su supporti differenti e  quindi l’impatto per quest’ultimi sarà limitato.  S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  17. 17. Conclusioni La conformità e il suo impatto sulle informazioni memorizzate è un problema  • sempre presente per i clienti. L’offerta DocFlow garantirà loro un sistema per  gestirla  al  meglio  e  per  archiviare  i  contenuti  attraverso  una  soluzione  studiata  specificamente.  Fornirà ai  clienti  un  percorso  rapido  e  economico  per creare una soluzione a lungo termine che consenta di gestire e archiviare  i contenuti. Abbiamo  visto  che  esistono  diversi  scenari  di  Archiving  che  possono  essere  • implementati secondo  le  esigenze  dell’organizzazione,  DocFlow può  aiutare  le  aziende  nel  valutare  quello  che  più si  adatta  alle  proprie  esigenze  prendendo in considerazione sia le normative che le tecnologie. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  18. 18. grazie DOCFLOW ITALIA ANDREA CERA Client Manager TEL: 02 57 50 33 66 www.docflow.com DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
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