ENTERPRISE ARCHIVING - archiviare email e documenti

DOCFLOW ENTERPRISE ARCHIVING Archiviare e-mail e Documenti Andrea Cera – Client Manager marketing@docflow.it Tel 02 57 50 33 66 www.docflow.com DocFlow Italia Spa SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

Indice Ambito e Obiettivi • Vantaggi dell’archiviazione • E-mail Archiving • File System Archiving • Document Management Archiving – SAP Archiving • Data Archiving – Architettura Open Text • Architettura DocFlow • Mass Mover – XML Docs – Conclusioni • S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

Ambito e Obiettivi L’archiviazione è diventata strategica e di primaria importanza nelle organizzazioni poiché consente di perseguire i seguenti obiettivi: Velocizzare i processi di business. Come pagamenti, ordini, attività di call center e in genere • tutti gli scenari che coinvolgono partner esterni. Supporto alle problematiche di conformità. Recupero delle informazioni per contenziosi, • regole per l’integrità dei controlli e report finanziari. Definizione delle politiche di retention. L’archiviazione è la base per il Record Management. • Risparmio costi IT. Diminuzione dell’occupazione di Storage pregiati e politiche di ripristino • dei dati automatiche. Salvataggio del patrimonio di conoscenza aziendale. Che può essere messo a disposizione di • tutti centralmente con le corrette politiche di sicurezza. Mantenere messaggistica rilevante. Conservare le email e le comunicazioni secondo la • normativa vigente. S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

Vantaggi dell’archiviazione In particolare, l'archiviazione persegue questi obiettivi: Miglioramento delle performance: la tempistica di accesso alla base dati viene • notevolmente ridotta Miglioramento della disponibilità del sistema: un database più ridotto, infatti, permette di • gestire backup, restore, upgrade e riorganizzazione con un downtime minore Miglioramento dell'efficienza nell'utilizzo delle risorse: in modo particolare CPU, network, • hard driver, diminuendo i tempi e i costi di gestione del sistema in generale S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

Email Archiving Archiviazione automatica o interattiva. • Verifica e tracciabilità e dello stato della mail. • Funzionalità di ricerca delle mail archiviate veloce e facile • Single Instance Archiving dei file allegati. Il sistema mantiene una sola copia dell’allegato • anche se presente in più emails con un notevole risparmio di spazio. Archiviazione PST mediante ricerca e riconoscimento automatico. • Strumenti di amministrazione semplici. • S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

File System Archiving Archiviazione automatica o interattiva: Regole di storicizzazione configurabili secondo diversi • criteri come ad esempio la dimensione dei file, la data, il folder, etc.. Alternativamente archiviazione interattiva mediante un solo click dall’interfaccia del File System. Integrità e ammissibilità del contenuto: L’archiviazione su supporti non riscrivibili può garantire • l’integrità del documento insieme alla possibilità di aggiungere marche temporali e firme. Eliminazione della ridondanza: Con l’archiviazione in singola istanza il sistema trova le istanze • multiple del documento e ne mantiene una sola versione. Questo riduce gli spazzi dell’archivio. Ricerca: Ricerca full‐text attraverso i file system archiviati consolidando i risultati in un'unica lista. • Ripristino facile dei documenti: I documenti possono essere rimessi nel file system originale (o in • una nuova locazione) mediante il singolo click nei risultati della ricerca. Se si vuole si può sostituire lo shortcut con il documento e eliminare la copia nell’archivio. Document Management Archiving: Archiviazione documenti residenti in eDocs: marcare i documenti da archiviare come Read‐Only in • maniera interattiva o in automatico mediante programmi guidati da regole parametriche. S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

SAP Archiving S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

SAP Data Archiving Key Benefits: • Ottimizza i processi di SAP • Riduce i costi operativi e di supporto ed il TCO • Migliora i tempi di risposta del sistema • Riduce i costi per il mantenimento di un’infrastruttura applicativa in continua crescita • Riduce i rischi e supporta l'aderenza ai protocolli ed alle regolamentazioni • Soluzione a basso rischio ed elevato ritorno • Soluzione “Out of the box “ , assicura una rapida installazione e un immediato utilizzo S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

DocFlow Synergy for SAP Archiving Synergy mette a disposizione le funzionalità di: • Archiviazione e gestione dei documenti e dei processi di lavorazione in formato elettronico. • Interfaccia utente web per la navigazione, ricerca e visualizzazione integrata con la UI del sistema ERP. • Processo di registrazione documenti contabili (es. fatture) in modalità Simultanea, Differita o Anticipata con notifica automatica e gestione delle code di lavoro utente. • Acquisizione e protocollazione documenti entranti (fatture fornitori, ordini, …) con gestione dello stoccaggio fisico. • Cattura e generazione documenti uscenti da spool di stampa e report (fatture attive, avvisi pagamento, …). • Modellazione processi ERP specifici: • Benestare fattura e Verifica Fatture • Archiviazione documenti a normative AIPA S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

Architettura Open Text S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

Enterprise Library Services Office & Shared File SAP Livelink & eDOCS More … Email SharePoint Systems Servers & Client (PST) Enterprise Library Services Records Metadata Archive Search Discovery Audit Management Management Intelligent Storage Management SIA Migration Rendition Encryption Expensive Cheap Enterprise Disk Modular Disk SATA / JBOD Disk Optical / Worm / Access Tape Capacity Tape $47 ‐ $67 GB $47 ‐ $18 ‐ $26 GB $18 ‐ $4 ‐ $10 GB $4 ‐ $2 ‐ $4 GB $2 ‐ $0.75 ‐ $2 GB $0.75 ‐ S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

DocFlow Mass Mover FUNZIONALITA’: Modulo lato Server che si occupa di spostare/copiare i file fisici dei documenti su nuovi supporti scelti dal Cliente in modalità autonoma, trasparente e basata su regole. I documenti sono sempre indicizzabili e accessibili dalle applicazioni documentali. • Non richiede nessun intervento manuale • E configurabile per lavorare su diverse librerie (applicazioni) ognuna con i suoi parametri di • configurazione. E’ possibile definire due distinti File system di destinazione (se ne può usare uno per scopi di • backup). Utilizza il campo PROFILE definito nella configurazione per il calcolo “dell’anzianità” del • documento. E’ possibile limitare il numero di documenti da spostare per ogni run.. • E’ possibile definire un ulteriore campo della PROFILE su cui viene scritta la data di spostamento. • E’ impostabile per funzionare sino ad una certa ora. (protezione dai backup) • S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

Architettura Docflow On Line Storage Documenti fisici nel DM Il servizio di ricerca opera sul DB dove trova il link che fornisce la posizione 1 del documento Shared Folders Storage Documenti fisici Search spostati o copiati dallo storage principale del DM secondo regole predefinite 2 DocFlow Mass Mover Folders Storico Mass Mover archivia automaticamente i documenti secondo regole predefinite. 3 Storage Documenti fisici spostati o copiati dallo Storage Storico del DM su Storage Massivo secondo regole predefinite Folders Storico Massivo S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

DocFlow XML DOCS FUNZIONALITA’: Modulo lato Client che si occupa di: marcare i documenti da archiviare secondo regole prestabilite • prelevare i documenti dal file system • effettuare copia del documento su supporto non riscrivibile come CD/DVD ed inserire nel file • indice le informazioni necessarie (è possibile anche copiare su supporti riscrivibili come dischi esterni) eliminare il documento dal file system e dal DB del DM • In caso di necessità il file di indice può essere dotato di riferimento temporale e “firmato digitalmente” dal “responsabile della conservazione” e quindi “marcato temporalmente” con il tool fornito dalla Certification Authority. Per le funzionalità di Esibizione, il supporto generato contiene un browser “autoreferenziante” in grado di cercare, visualizzare e controllare la validità dei documenti archiviati. S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

Architettura DocFlow Off Line Gestionale CD o DVD 1 Consultabile 4 via Web Browser Repository Documenti Firma Digitale XML Docs Operatore Conservazione 3 2 Selezione Processi di Conservazione Controllo e recupero documenti Firma e Marcatura temporale S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

Conclusioni Le organizzazioni saranno in grado di gestire documenti, email e altre informazioni • aziendali che desiderano conservare mediante regole di archiviazione dei contenuti e gestione dei requisiti di conformità. Le organizzazioni potranno scegliere fra le soluzioni elencate per implementare le • funzionalità integrate di Records Management e Archiving di cui hanno bisogno. I servizi di Records Management e Archiving forniranno agli • amministratori la possibilità di salvare i contenuti su Storage a minor costo e con politiche di gestione differenti dipendenti dalle caratteristiche dei documenti e dalla normativa vigente. Gli utenti finali non vedranno alcuna differenza tra i contenuti memorizzati su supporti differenti e quindi l’impatto per quest’ultimi sarà limitato. S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

Conclusioni La conformità e il suo impatto sulle informazioni memorizzate è un problema • sempre presente per i clienti. L’offerta DocFlow garantirà loro un sistema per gestirla al meglio e per archiviare i contenuti attraverso una soluzione studiata specificamente. Fornirà ai clienti un percorso rapido e economico per creare una soluzione a lungo termine che consenta di gestire e archiviare i contenuti. Abbiamo visto che esistono diversi scenari di Archiving che possono essere • implementati secondo le esigenze dell’organizzazione, DocFlow può aiutare le aziende nel valutare quello che più si adatta alle proprie esigenze prendendo in considerazione sia le normative che le tecnologie. S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

grazie DOCFLOW ITALIA ANDREA CERA Client Manager TEL: 02 57 50 33 66 www.docflow.com DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

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