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DocFlow per SEA Aeroporti - Ciclo registrazione fatture passive

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Analisi approfondita del caso SEA Aeroporti di Milano nell'ambito del Progetto di Ricerca avviato da DocFlow e SDA Bocconi sul tema “Digitalizzazione dei processi amministrativi”. Nel dettaglio viene illustrato il progetto di dematerializzazione della registrazione FATTURE PASSIVE in SEA, i tratti distintivi e gli impatti conseguiti

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  1. 1. Dematerializzare e Innovare i ProcessiAmministrativi: il caso SEANicola Marchetti – SEA, Responsabile Sistemi Gestionali e AmministrativiDavide Brembati, Elisa Pozzoli In collaborazione con 1 1
  2. 2. Il Caso SEA: aspetti metodologici 2
  3. 3. Il ruolo del “caso SEA” nell’ambito del laboratorio La Ricerca si propone di analizzare l’impatto della digitalizzazione documentale in termini di performance del PROCESSO DI REGISTRAZIONE CONTABILE DELLE FATTURE PASSIVE. IL PROCESSO PRIMA DELLA IL PROCESSO DOPO LA DIGITALIZZAZIONE DIGITALIZZAZIONE € € € € € € Attività 1 Attività 4 t Attività 6 Attività 1 Attività 4 Attività 7t t t t € t € € Attività 2 Attività 2 Attività 5t € € € t € t € Attività 3 Attività 5 Attività 8 Attività 3 Attività 6 MISURAZIONE DIFFERENZIALE DEGLI IMPATTI SUI TEMPI (t), SUI COSTI (€) E SULLE ALTRE PERFORMANCE DI PROCESSO 3
  4. 4. Il caso SEA: le fasi di lavoroLa Ricerca è stata condotta attraverso l’esecuzione di TRE FASI DI LAVORO: Mappatura dei Misurazione Individuazione del processi e definizione dell’impatto della processo da analizzare delle metriche digitalizzazione Selezione del processo da Disegno delle sequenze Studio del mappare, tenuto conto delle attività svolte COMPORTAMENTO delle dei REQUISITI MINIMI DI (DIAGRAMMA DI FLUSSO), misure di performance IDONEITÀ rispetto secondo la logica “Input- individuate, nell’ipotesi di all’obiettivo della Ricerca Trasformazione-Output”. digitalizzazione (intensità documentale, documentale del Individuazione delle frammentazione processo. MISURE di EFFICACIA, organizzativa, …). EFFICIENZA, RISCHIO che caratterizzano la REGISTRAZIONE performance di processo. FATTURE PASSIVE 4
  5. 5. La SECONDA fase del lavoro di ricerca:mappatura e metriche Mappatura dei Individuazione dei Mappatura dei processi e definizione delle Simulazione dell’impatto della processi e processi da analizzare metriche digitalizzazione definizione delle metriche Le potenzialità di processo connesse ad un progetto di digitalizzazione documentale possono essere colte appieno Disegno delle sequenze solo laddove il processo stesso viene letto nella sua interezza: delle attività svolte (DIAGRAMMA DI FLUSSO), secondo la logica “Input- LA NECESSITA’ DI LEGGERE IL PROCESSO AVENDONE A RIFERIMENTO TUTTE LE Trasformazione-Output”. PROFONDITA’ ATTIVITA’ COSTITUENTI Individuazione delle MISURE di EFFICACIA, EFFICIENZA, RISCHIO che caratterizzano la performance di processo. LA NECESSITA’ DI LEGGERE IL AMPIEZZA PROCESSO OLTRE I CONFINI DI FUNZIONE (origine del documento vs. utilizzazione finale del documento) 5
  6. 6. La SECONDA fase del lavoro di ricerca:mappatura e metriche Mappatura dei Individuazione dei Mappatura dei processi e definizione delle Simulazione dell’impatto della processi e processi da analizzare metriche digitalizzazione definizione delle metriche Disegno delle sequenze L’individuazione delle misure di performance del processo delle attività svolte comporta la mappatura dei fabbisogni aziendali rispetto (DIAGRAMMA DI FLUSSO), a detto processo (obiettivi). secondo la logica “Input- Trasformazione-Output”. I fabbisogni rilevati vanno tradotti in specifiche di performance, che siano misurabili attraverso un set di Individuazione delle indicatori. MISURE di EFFICACIA, EFFICIENZA, RISCHIO che Le misure individuate devono essere applicate alle attività di caratterizzano la processo precedentemente mappate. performance di processo. La rilevazione di dette misure nella situazione AS IS consente di tracciare il posizionamento del processo rispetto agli ambiti di indagine (efficacia, efficienza, rischio). 6
  7. 7. La TERZA fase del lavoro di ricerca:misurazione differenziale Simulazione Individuazione dei processi da analizzare Mappatura dei processi e definizione delle metriche Simulazione dell’impatto della digitalizzazione dell’impatto della digitalizzazione Studio del La misurazione delle performance di processo comporta COMPORTAMENTO delle l’individuazione di aree di miglioramento, che possono misure di performance essere oggetto di ridisegno del processo in chiave diindividuate, nell’ipotesi di dematerializzazione documentale. digitalizzazione documentale del La valutazione dell’impatto della dematerializzazione processo. documentale sul processo avviene attraverso la rilevazione della performance differenziale dello stesso, nelle diverse opzioni di ridisegno. Alla diversa sequenza di attività, derivante da ciascuna opzione di ridisegno, corrisponde un diverso valore delle metriche rilevate in precedenza. 7
  8. 8. L’azienda 8
  9. 9. Il Gruppo SEA• SEA è la società di gestione aeroportuale degli scali di Milano Linate e di Milano Malpensa 1 e 2.• Oltre a tutti i servizi, la società si occupa anche della progettazione, della costruzione e della manutenzione delle infrastrutture e degli edifici aeroportuali. Fonte: SEA 9
  10. 10. Struttura del Gruppo SEA Fonte: SEA 10
  11. 11. L’intervento di DocFlow: tratti distintivi 11
  12. 12. Obiettivo e Output del Progetto Obiettivo del progetto è permettere l’archiviazione elettronica delle fatture passive di SEA e dei relativi documenti di supporto e l’attivazione di un workflow per gestire il recupero delle informazione mancanti e la successiva registrazione su SAP dei documenti contabili. L’output di Progetto è articolabile nelle seguenti COMPONENTI: 2) Archivio 3) Processo di OCR 4) Workflow di elettronico fatture1) Portale Fornitori sui documenti Email verifica fatture passive(canale preferenziale di (recupero dei documenti e da scanner (verifica requisiti peringresso dei documenti) (recupero automatico registrazione e supporto dalle fonti Email / alcuni dati per la alla raccolta di Scanner / Portale registrazione) informazioni mancanti) fornitori 5) Integrazione con SAP 12
  13. 13. Benefici attesi dall’adozione del documentaleRiduzione dei tempi di lavorazione delle fattureFacilità di recupero della documentazione anche per non utentidella contabilità fornitori (ufficio patrimonio, revisori ecc.)Offerta di maggior Servizio al fornitore (stato evasione fattura,consultazione fatture, ecc)Garanzia di unico punto di ingresso delle fatture (Ufficio fornitori)Migliore gestione delle comunicazioni tra la contabilità fornitori egli enti aziendali 13
  14. 14. Organigramma di Progetto Il presente schema riporta le figure di riferimento del Progetto 14
  15. 15. SEA: il Processo di Registrazione contabiledelle fatture passive La mappa di processo 15
  16. 16. Il contesto DIMENSIONI DEL CONTESTO SEA SEA ANALIZZATO HANDLING Fatture contabilizzate 13.373 1.293 Ordini di acquisto 5.438 152 Disposizioni elettroniche di pagamento 232 51 Disposizioni manuali di pagamento 865 168 Fornitori movimentati annualmente 1.151 133 Risorse impiegate nellUfficio Contabilità 9 Fornitori Fonte: SEA (dati relativi al 2011)Da un’analisi realizzata prima della partenza del progetto DocFlow risultava che:• Per SEA il 49% delle fatture contabilizzate allanno veniva generato dai primi 60 fornitori per importanza. Per SEA Handling questo valore saliva a 64,5%• Questo indicatore ha consentito a SEA di capire a priori che il contributo del sistema DOCFLOW sarebbe stato importante e fattibile. Era più semplice convincere queste poche aziende, piuttosto che convincere enne mila fornitori che movimentano poche fatture in un anno. 16
  17. 17. La mappa di processo SEA: Ciclo Passivo RICEVIMENTO EMISSIONE REGISTRAZIONE MANIFESTAZIONE DELLA MERCE / PAGAMENTO DEL DEL FABBISOGNO DELL’ORDINE DI PRESTAZIONE DEL CONTABILE DELLA FORNITORE ACQUISTO FATTURA SERVIZIO PERIMETRO DELL’IMPLEMENTAZIONE1) Acquisizione 2) 3) 4) 6) 7) Controllo 9) documenti Smistamento Abbinamento Abbinamento Registrazione DURC e Archiviazione fattura a fattura a contabile Disposizione di ordine entrata merce pagamento / servizio 8) Gestione 5) Gestione sospesi solleciti fornitoriSEA: Processo diregistrazione contabilefattura passiva 17
  18. 18. La mappa di processo prima dell’implementazione SEA: Processo di registrazione contabile fattura passiva - DETTAGLIO FASI prima dell’implementazione (1 di 3) 1) Acquisizione I documenti (fatture passive, DURC, CIG) venivano ricevuti via posta ordinaria dall’Ufficio documenti protocollo, che li consegnava alla Contabilità fornitori. 2) Un addetto della Contabilità fornitori consegnava i documenti ai colleghi competenti per la Smistamento registrazione contabile (divisione del lavoro per categoria merceologica di acquisto). 3) Abbinamento Per ciascuna fattura veniva ricercato l’ordine SAP di riferimento. fattura a ordinePer una rappresentazione di dettaglio si veda l’ALLEGATO 1. 18
  19. 19. La mappa di processo prima dell’implementazione SEA: Processo di registrazione contabile fattura passiva - DETTAGLIO FASI prima dell’implementazione (2 di 3) 4) Per ciascuna fattura venivano ricercate in SAP le entrate merce o le dichiarazioni di servizio Abbinamento reso corrispondenti. fattura a Nel caso in cui il controllo della fattura evidenzi una discrepanza di quantità rispetto a entrata merce quanto ricevuto, la Contabilità Fornitori contatta prima lente gestore del contratto per / servizio verificare eventuali errori di ricevimento in SAP. In presenza di errori nella fattura, la contabilità fornitori contatta il fornitore per lemissione della relativa nota di credito/fattura integrativa. A fronte della NON esistenza in SAP di un ordine di acquisto autorizzato relativo alla fattura, la Contabilità Fornitori ricercava e contattava via telefono o via mail il responsabile 5) Gestione sospesi dellacquisto, al quale veniva richiesto di emettere il documento. Se NON esiste in SAP nessuna entrata merci/dichiarazione di servizio reso cui abbinare la fattura, la Contabilità Fornitori richiede allEnte Competente (addetto magazzino, gestore del contratto, ecc) di eseguire il ricevimento a sistema. In entrambi i casi le richieste erano inserite in un file Excel «sospesi». 6) Risolti i sospesi, la Contabilità Fornitori registrava le fatture in SAP e archiviava le copie Registrazione cartacee in ordine di scadenza («rastrelliera pagamenti»). contabile Al momento dell’archiviazione si indicava l’eventuale stato di blocco al pagamento.Per una rappresentazione di dettaglio si veda l’ALLEGATO 1. 19
  20. 20. La mappa di processo prima dell’implementazione SEA: Processo di registrazione contabile fattura passiva - DETTAGLIO FASI prima dell’implementazione (3 di 3) Alla scadenza, la Contabilità Fornitori verificava che tutte le fatture in scadenza estratte da 7) Controllo SAP fossero supportate dal DURC in corso di validità e dalla dichiarazione sulla tracciabilità DURC e dei pagamenti (L.136/2010). Disposizione di Terminati i controlli, la Contabilità fornitori eseguiva la disposizione di pagamento per le pagamento fatture con documentazione di supporto regolare. Seguiva comunicazione e-mail alla Tesoreria. I fornitori contattavano la Contabilità Fornitori per ottenere informazioni sullo stato di 8) Gestione avanzamento dell’elaborazione della fattura. solleciti fornitori Nel caso in cui la documentazione necessaria per la liquidazione delle fatture fosse incompleta, la Contabilità Fornitori contattava il fornitore per sollecitarne linvio. Le fatture originali registrate fino al 31/12/2011 venivano inviate in archivio dopo il 9) Archiviazione pagamento, insieme agli avvisi di pagamento ricevuti dallufficio finanza. Larchivista documenti abbinava il singolo avviso di pagamento con la fattura liquidata e archiviava il tutto nel raccoglitore del fornitore ordinando in base alla data del pagamento.Per una rappresentazione di dettaglio si veda l’ALLEGATO 1. 20
  21. 21. L’evoluzione del processo con DocFlow 21
  22. 22. L’evoluzione del processo con DocFlow SEA: Processo di registrazione contabile fattura passiva - DETTAGLIO FASI dopo l’implementazione (1 di 3) I documenti (fatture passive, DURC, CIG) vengono ricevuti: • via posta ordinaria dall’Ufficio protocollo, che li consegna alla Contabilità fornitori; 1) Acquisizione • via e-mail (PEC, formato PDF) dalla Contabilità fornitori; documenti • attraverso caricamento nel Portale Fornitori da parte dei fornitori stessi I documenti cartacei sono archiviati nel sistema documentale mediante scansione (da parte della Contabilità Fornitori). Insieme ai documenti in PDF sono oggetto di riconoscimento ottico dei dati (OCR). I metadati estratti entrano nella coda di smistamento, insieme ai dati scaricati dal Portale fornitori. Associazione massiva dei dati relativi alle fatture da registrare agli utenti 2) Smistamento competenti (eseguita a sistema dalla Contabilità fornitori). Possibilità di impostare una regola di smistamento automatico.Per una rappresentazione di dettaglio si veda l’ALLEGATO 2. 22
  23. 23. L’evoluzione del processo con DocFlow SEA: Processo di registrazione contabile fattura passiva - DETTAGLIO FASI dopo l’implementazione (2 di 3) 3) Abbinamento fattura a Il sistema consente i seguenti controlli a video: ordine • Presenza e validità DURC/IBAN (se non presenti o non validi, non sarà possibile effettuare la registrazione) 4) CONTROLLO Abbinamento FATTURE • Esistenza e correttezza associazione tra fattura e ORDINE e fattura a FORNITORE in SAP entrata merce • Esistenza e correttezza associazione tra fattura e ENTRATA / servizio MERCE/SERVIZIO in SAP + controllo validità DURC (prima eseguito al In caso manchino dei dati o si debbano richiedere momento della internamente delle informazioni o attività, l’operatore può 5) Gestione messa in sospesi inoltrare la fattura tramite il workflow per raccolta pagamento) informazioni ad altri utenti SEA (controller di direzione) con un’azione specifica. Nel caso in cui la documentazione necessaria per la liquidazione delle fatture fosse incompleta, la Contabilità Fornitori contatta il fornitore per sollecitarne linvio (attività precedentemente svolta a fine processo).Per una rappresentazione di dettaglio si veda l’ALLEGATO 2. 23
  24. 24. L’evoluzione del processo con DocFlow SEA: Processo di registrazione contabile fattura passiva - DETTAGLIO FASI dopo l’implementazione (3 di 3) Qualora i dati siano completi, l’utente procede alla registrazione contabile su SAP attivando 6) la funzionalità di integrazione con il SAP WorkPlace. Registrazione Tale funzionalità crea su SAP una coda di lavoro con i dati delle fattura contabile riconosciuti/corretti dall’operatore ed il documento associatovi. Da tale coda di lavoro l’operatore può quindi completare la fase di registrazione direttamente su SAP. Eseguita la registrazione in SAP i documenti sono sincronizzati sul sistema di gestione documentale (archiviazione ottica). Ai documenti viene apposta una marca temporale (conservazione sostitutiva). Gli utenti indicano: 7) Controllo DURC e • In quale “rastrelliera” posizionare la fattura in termini di data scadenza pagamento Disposizione di • Il pareggio completo della fattura (azione che sposta la fattura nella coda di “fatture pagamento pagate”). • Eventuali blocchi al pagamento. 8) Gestione I fornitori che hanno aderito al Portale Fornitori possono consultare direttamente sul solleciti Portale lo stato di avanzamento dell’elaborazione della fattura. fornitori Gli altri fornitori contattano la Contabilità Fornitori.Per una rappresentazione di dettaglio si veda l’ALLEGATO 2. 24
  25. 25. Il Processo di Registrazione contabile dellefatture passive di SEA Gli indicatori di performance 25
  26. 26. Cosa misurare?Costi “variabili” di processo.Sono tutti i costi eliminabili totalmente o parzialmente a fronte di scelte di ridisegno del processo oggetto di analisi(es. costi per risparmio carta, affitto archivi, ecc)Costi “fissi specifici” di processo.Sono costi riferibili a tutte quelle risorse che possono rivelarsi ridondanti a seguito di scelte di ridisegno (es. costodelle risorse umane coinvolte nel processo).Costi “fissi comuni” di processo.Con essi si fa nello specifico riferimento a risorse (in buona parte risorse umane o servizi esterni) condivise fra piùprocessi che possono ridursi (come totale aziendale) a seguito del progetto di ridisegno di uno dei processi su cuiinsistono.Tempi interni di processo che rispondono ad una valutazione di efficienza (es. tempi di esecuzione delle attività)Tempi esterni di processo che condizionano la valutazione in termini di efficacia (es. tempo di “evasione” deiservizi) 26
  27. 27. Cosa misurare?Qualità garantita ai clienti interni all’azienda (in letteratura si parla a questo proposito di process impact)Qualità garantita ai clienti esterni all’azienda (in letteratura si parla a questo proposito di business impact). Rischio operativo Sono da intendere come rischi di tipo operativo, quelli legati al verificarsi dei seguenti eventi dannosi: a)disallineamento ed eccezioni nello svolgimento dei processi, b) perdita di documentazione critica per il business, c) incapacità/inefficienza nella ricerca delle informazioni rilevanti per il business, d) mancanza di trasparenza e certificabilità delle operazioni di controllo/auditing dei processi critici Rischio strategico Sono i rischi collegati alla perdita di reputation (es. incapacità di avere una visione a 360 gradi della situazione del processo dovuta ad una frammentazione del suo patrimonio informativo) e alla qualità del processo decisionale strategico attraverso l’integrazione delle informazioni documentali di origine amministrativa nei sistemi di supporto alla presa di decisioni (business intelligence) 27
  28. 28. Gli impatti sui costi di processoLa valutazione dei benefici economici dell’adozione di un sistema di gestione documentale richiede di valutare sia i costi cessanti, ovvero i costi che vengono meno in seguito all’adozione del sistema, sia i costi emergenti, ovvero i costi generati dal progetto e dalla gestione del sistema a regime. - PROGETTAZIONE E IMPLEMENTAZIONE SI Costi 70.000 euro; emergenti - CANONE ANNUALE SI 4.000 euro; - COSTI PERSONALE (-2 FTE, pari a circa 100.000 euro annui) - COSTI CANCELLERIA, SPAZI, Costi ECC (=3.500 euro annui) cessanti 28
  29. 29. Gli impatti sui tempi di processo CUMULATA DEI TEMPI DI PROCESSO – PRE-IMPLEMENTAZIONE Consente di quantificare la distribuzione dei tempi di processo lungo le fasi che lo compongono. La pendenza dei segmenti della retta è funzione del grado di assorbimento del tempo da parte delle fasi di processo cui si riferiscono. Tempi Aree di impatto del nuovo applicativo DocFlowAttività 29
  30. 30. Gli impatti sui tempi di processo dopol’implementazione di DocFlowINDICATORI DEI TEMPI DI PROCESSO – POST-IMPLEMENTAZIONENella tabella sono riportati, per macro fasi di processo, gli indicatori riferiti al tempo medionecessario per svolgere l’attività. Gli indicatori sono stati estratti direttamente dal sistemaDocFlow Indicatore Valore pre- Valore post- % Riduzione implementazione implementazione (# giorni) (# giorni) Tempo medio di controllo 5 1 -80% esistenza documenti relativi alla fattura (ordine, EM, ecc.). Tempo medio di controllo fattura 5 1 -80% verso entrata merce/lerf. Tempo medio di registrazione 2,6 0,6 -77% contabile della fattura Tempo medio di evasione della 24 5 -79% fattura (dallacquisizione al pagamento) 30
  31. 31. Gli impatti sui tempi di processo dopo l’implementazione di DocFlow 1 2 3 4 5 6 Data GestioneOttimizzati Ricezione Verifica approvazione Archivio Entry Post Processi Cattura e Verifiche e Cons. Pagamen archiviazione approvazioni norma ti -30% -50% (?) -30% N/A Peso Interventi - Dematerializzazione - Gestione dati mancanti - Conservazio - Supporto ai - Riconoscimento OCR - Processi di approvazione ne a norma processi di - Archiviazione da Casella PEC - Generazione automatica con formula pagamento - Archiviazione diretta da Portale transazione su SAP ASP Fornitori - Gestione DURC e IBAN 31
  32. 32. Gli impatti sulla qualità di processo e suirischi correlati• La qualità del processo può essere misurata dai seguenti indicatori: 1. Tempo medio dedicato dalla Contabilità fornitori a gestire chiamate di sollecito/richiesta informazioni dai fornitori (prima dell’implementazione: 180 ore/mese distribuite su 8 dipendenti) 2. Tempo medio dedicato dalla Contabilità fornitori a gestire le fatture “non conformi” (prima dell’implementazione: 104 ore/mese su 8 dipendenti)• Il nuovo applicativo di gestione documentale ha impatto su entrambi gli aspetti: ü Mediante il Portale, viene data la possibilità ai fornitori di reperire autonomamente le informazioni sullo stato delle loro fatture; ü Mediante il workflow strutturato a sistema, la comunicazione tra Contabilità fornitori e Buyer/Richiedenti è più agile.• Alla miglior qualità del processo, corrisponde una mitigazione del rischio operativo (rischio di blocco delle forniture in caso di ritardi di pagamento) e del rischio strategico (rischio di perdita di controllo sulle informazioni del processo). 32
  33. 33. Messaggi chiave• Il successo del progetto di gestione documentale è il risultato del contributo di tutte le aree aziendali coinvolte (non solo della Contabilità Fornitori): l’aumento di tempestività di registrazione delle fatture e di reperibilità delle informazioni necessarie è infatti funzione del grado di collaborazione nella gestione dei «sospesi».• Il Portale fornitori consente di “esternalizzare” alcuni oneri sul fornitore, diminuendo il carico di lavoro delle risorse coinvolte (Addetti contabilità, Buyer, richiedenti).• La presenza di un’infrastruttura applicativa consolidata (frutto della lunga partnership tra SEA e DocFlow) costituisce un elemento facilitatore per il successo del progetto, anche in termini economici (nessun costo aggiuntivo per hardware) 33
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