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DocFlow OnAir: lo spazio digitale per gli uffici all'aria aperta

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DocFlow OnAir: lo spazio digitale per gli uffici all'aria aperta

  1. 1. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 1DocFlow OnAirLO SPAZIO DIGITALE PERGLI UFFICI ALL’ARIA APERTAWhite Paper DocFlow OnAirSOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI www.docflow.com
  2. 2. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 2DocFlow OnAir Siamo Always On, ma… La casella e-mail scoppia di richieste tutte urgenti. Il telefono squilla di continuo interrompendo il nostro lavoro. A fine giornata abbiamo l’impressione che siano di più le cose da fare che quelle fatte. Lavoriamo in Team, ma… Che fatica rincorrere i colleghi! C’è sempre una nuova versione di un documento che ci serve! Tutti pronti a chiedere riunioni, salvo poi doverle annullare… Chi conosce le procedure? Concentriamo i nostri sforzi sull’evasione delle pratiche, ma… Tra documenti su carta, elettronici, fax e appunti volanti facciamo fatica a raccapezzarci. Per la conclusione di ogni pratica dobbiamo spingere sui colleghi. Sprechiamo tempo a stampare documenti ed e-mail da mettere agli atti o nel dossier. Per entrare ne merito di una pratica già lavorata in passato, si è obbligati a rilavorarla. Non abbiamo certezze sull’ordine cronologico delle attività eseguite. Spesso i documenti ci arrivano con ritardi importanti, se arrivano…Le frustrazioni del nostro tempo Disponiamo di Report, Cruscotti, Dashboard e Tableau de Bord ma… Appena li riceviamo sono già superati. Trovare cosa non va è la fatica maggiore. Prigionieri in ufficio, ma… Le riunioni sono sempre più spesso per telefono o web . Si lavora in solitudine da open space rumorosi. Tempo e denaro spesi per andare da un luogo comodo a uno troppo affollato.
  3. 3. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 3DocFlow OnAirI sintomi del disagioAvvertimi quando haifinitoFaticaDisagioChissà se è aggiornatoNe faccio sempre unacopiaPronto?Ti ho mandato una mailTi hanno detto dellamodifica?E’ cambiato qualcosa?Si va in ufficio per guardarsi a vista
  4. 4. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 4DocFlow OnAir Davvero Always On! Dovunque ci sia una connessione internet. Con il tablet, il PC o un semplice smartphone. La pratica è sempre a portata di mano e semplicemente consultabile. Avvisati quando serve il nostro contributo. Membri di Team virtuali Qualcuno rincorre i colleghi al nostro posto. Veniamo avvisati se ci sono nuove versioni dei documenti. Appuntamenti segnati in agenda con specificato l’ordine del giorno, ipro-memoria ed i solleciti in automatico . Non solo procedure ma anche consigli e suggerimenti Chi ha maggiore motivazione può far da séIl pensiero DocFlow OnAir Evadere le pratiche di lavoro Tutti i documenti dematerializzati, indicizzati, fascicolati e sempre aggiornati. Nessuna stampa o fotocopia. La storia di una pratica nella sua cronologia. La lista delle priorità sempre a portata di mano. Report, Cruscotti, Dashboard e Tableau de Bord I nuovi report sostituiscono i vecchi senza che ce ne accorgiamo. Evidenza di cosa non va rispetto agli indicatori di performance. In ufficio solo se serve! Riunioni per telefono e web dovunque ci troviamo. Anche dal mare o dalla montagna.
  5. 5. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 5DocFlow OnAir A mettere ordine ai nostri documenti e fascicoli:per farci dimenticare la carta, la polvere e l’inchiostro. Dematerializzare i flussi documentali. Protocollare la corrispondenza in arrivo e in partenza da eper posta, fax, email, PEC. Fascicolo digitale. Distribuire in automatico la corrispondenza in arrivo. Conservare in regime sostitutivo. Spedire paperless per posta, fax, email e PEC. Alle attività preparatorie e conclusive:per farci fare di persona solo quello che ha valore. Automazione dei processi OrderToCash, ProcureToPay,Product Dev., Resurce Mgt, Marketing & Sales, AFC,Customer Care, ecc. Procedure della Qualità. Circolazione riservata e secretata dei documenti. Processi autorizzativi e Libro firme. Cruscotto operativo. Al Governo e al Controllo:per governare il business e delegare a loro il Controllo. DashBoard con allarmi proattivi su KPI e SLA. Conformità a DLgs 81/2008. Conformità a DLgs 231/2001. Conformità a L 262/2005. Supporto alla Governance, Risk & Compliance.Un Team di assistenti dedicatiMailRoom OnAirMailRoom OnAirOperations OnAirOperations OnAirGovernance OnAirGovernance OnAir
  6. 6. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 6DocFlow OnAirA cui rivolgersi con linguaggio naturaleUn Team di assistenti dedicati …Archiviare e protocollare documenti inviandoli perEmail: il corpo del messaggio diventa un documento PDF Gli allegati sono estratti e archiviati anch’essi nelfascicolo così creato L’Oggetto e il testo del body sono utilizzati percategorizzare il fascicoloPEC: Come per l’email, con in più la verifica condotta suimpronta e codice del messaggioFax: Il fax server compone una email con allegato ildocumento pervenuto Il documento viene archiviato e categorizzato in baseal numero fax mittente e a quello destinatario Lo staff DocFlow può completare la categorizzazioneCarta: Mediante dispositivo multifunzione o scannerLa gestione dell’archivio cartaceo, la dematerializzazionee la categorizzazione viene svolta dai Centri ServiziOnAir
  7. 7. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 7DocFlow OnAirCapaci di scrivere email strutturate in linguaggio naturaleUn Team di assistenti dedicati … Informa della presenza di una situazione nonordinaria Illustra il contesto informativo Semplifica l’accesso agli strumenti operativo Sollecita l’azione dei nostri colleghi ecollaboratori nel rispetto dei livelli di servizio Annota ciò che è stato fatto Suggerisce cosa fare in base alle procedure invigore
  8. 8. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 8DocFlow OnAirTre Team di assistenti specializzati, con skill e competenze selezionabiliMailRoom OnAir - Dimenticare la carta, la polvere e l’inchiostro. OutBound - Protocollare, archiviare e trasmettere ai business partner. Inbound - Ricevere, fascicolare e distribuire le pratiche di lavoro. PEC - Gestire la posta certificata e conservarla a norma di legge. PaperLess - Archiviazione sostitutiva, data certa, firma legale eFattura - Fatturazione elettronica Operations OnAir - Fare di persona solo quello che ha Valore. Orchestrazione processi primari (Approvvigionamenti, Produzione, Vendita, post-vendita) Automazione processi secondari (R&D, Marketing, HR, Cespiti e manutenzione, Gestione Amministrativa, EDP) Procedure, Istruzioni Operative e Formazione Processi autorizzativi e Libro firme Cruscotto operativo Piano Industriale e delibereGovernance OnAir - Governare il Business e delegare il Controllo. Investor Relations Modello della Qualità Audit Risk AssessmentPartenza rapida e su misura
  9. 9. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 9DocFlow OnAirAderenza al tuo Organigramma aziendaleNominativi degli utilizzatori e rispettive caselle email e numeri cellulariRegistro del protocollo e Titolario documenti (es. ordini clienti, fatture fornitori, listini, reclami, ecc.)Caselle PEC e numeri di fax dedicati a ricevere la tua corrispondenza(es.: Approvvigionamenti@onair.docflow.it, 800 xxx yyy)Aree ad accesso riservato per scambio file di grandi dimensioniRegole di smistamento e notifica della corrispondenza in arrivoSicurezze sui documentiRegole di fascicolazione dei documenti in arrivoModalità di generazione e invio di fattureelettronicheManuale della conservazione sostitutivaConservazione sostitutivaSpecimen di firmaRegole di approvazione della corrispondenzain partenzaModalità di spedizione della corrispondenzaapprovataNotifiche, allarmi, segnalazioni ed escalationModalità di accesso dai sistemi gestionali(se opzionato)Caselle postali e frequenza di ritiroRegole di scansione e categorizzazioneLo stesso Staff che configura assiste quotidianamente gli utentiregistrati per supportarli in tempo realeMailRoom OnAirDimenticare carta,polveree inchiostro
  10. 10. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 10DocFlow OnAirSuggerimenti e azioni assistiteInterfacce grafiche specifiche per il personale dell’Ufficio PostaPresenza di workflow specializzati per l’assegnazione delle pratiche di lavoro ai referentiSolleciti per escalation graduale ai referenti assegnatariVisibilità gerarchica e possibilità per i responsabili di riassegnare i carichi di lavoroFunzioni di supporto alla firma dei documenti informaticiFascicolazione di allegati alle pratiche in qualsiasi momento, fino alla avvenuta conclusione della lavorazioneCongelamento delle pratiche dichiarate concluseTrasmissione multicanale e multiformato della corrispondenza in partenzaGestione della PEC a norma di legge (conservazione sostitutiva e verifica integrità, identità, non ripudiabilità)MailRoom OnAirDimenticare carta,polveree inchiostro
  11. 11. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 11DocFlow OnAirInterazioni Peer to PeerMessaggi email per l’innesco delle attivitàNaturalezza del linguaggio adottatoPossibilità rispondere come se fosse un collegaSupporto procedurale passo-passoMantenimento del fascicolo a costo zeroMailRoom OnAirDimenticare carta,polveree inchiostro
  12. 12. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 12DocFlow OnAirEscalation e gestione degli SLAPro-memoria e richiami agli assegnatari refrattariEscalation mediante email in cc al proprio responsabileRiassegnazione automatica di una pratica se non viene presa in caricoAutorevolezza quando necessarioMailRoom OnAirDimenticare carta,polveree inchiostro
  13. 13. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 13DocFlow OnAirGestione sicura dei canali di trasmissione e recapitoRaccolta e fascicolazione delle evidenze degli invii effettuati (TNT Formula Certa,raccomandate A/R, PEC)Ritrasmissione degli esemplariConcessione temporanea dei diritti di accesso a utenti ospiti(es. Studi Legali per recupero credito)Conservazione sostitutiva di quanto inviato in totale trasparenza rispetto agli utentiGestione del Libro FirmeRicezione e validazione di fattura elettronicaConversione e trasmissione di fattura elettronicaMailRoom OnAirDimenticare carta,polveree inchiostro
  14. 14. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 14DocFlow OnAirLibro Firme e Firma residenteVisionare, firmare o rigettare i documenti contenuti nel Libro FirmeInserire un nuovo documento e firmarlo dovunque ci si trovi (senza smart-card o pen-drive)Inviare per email i documenti che si è firmatoAlimentare il proprio archivio senza alcuna faticaMailRoom OnAirDimenticare carta,polveree inchiostro
  15. 15. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 15DocFlow OnAirMailRoom OnAirDimenticare carta,polveree inchiostroSolo il buono della conservazione sostitutivaFatture, DDT, Registri, Libro Giornale, Libro Unico del Lavoro, ecc.DocFlow procede alla conservazione sostitutiva come responsabile delegatoL’azienda consulta l’archivio sostitutivo direttamente da OnAirProduzione del file delle impronte a carico di DocFlowEsecuzione periodica dei controlli previsti dalla normativa a carico di DocFlowAccesso all’Osservatorio Normativo e al Blog degli esperti DocFlow
  16. 16. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 16DocFlow OnAir Cosa è DocFlow OnAir?E’ la piattaforma di servizi web che dematerializza i processi d’ufficio, favorisce la collaborazione tra le persone e haeffetti sulla produttività, l’efficacia e la tempestività d’azione delle persone. A chi si rivolge?Alle organizzazioni dove, indipendentemente dal fatturato e dal numero di persone dipendenti, il lavoro è organizzato perpratiche da evadere e c’è un bisogno continuo di scambiarsi documenti, informazioni, commenti tra colleghi, fornitorie clienti. Cosa fa?Fa da assistente personale a ciascun impiegato, quadro o dirigente: raccoglie la corrispondenza in arrivo e spediscequella in partenza, tiene in ordine le pratiche di lavoro e le trasferisce ai vari uffici, avverte se ci sono novitàimportanti, sollecita i collaboratori perché concludano un’attività importante gestisce la lista delle cose da fare diciascun individuo e porta con sé i documenti da approvare, vistare o firmare. Ricorda sempre quel che fa, lavora damattino presto e fino a sera tarda e raramente va in ferie. Chi ne beneficia?Tutte le persone che lavorano in ufficio, tanto lo Stagista quanto l’Amministratore Delegato e la Presidenza.Ciascuno vede le pratiche che gli competono e partecipa alle attività di lavoro che gli interessano, al sicuro daintercettazioni e sabotaggi grazie a tecniche di crittografia e di firma digitale. Cosa serve per usarlo?Un accesso a internet da PC, tablet o smartphone, una o più caselle email, un numero di fax se lo si vuole usare. Si può attivare per gradi? Si. Viene incoraggiato proprio un approccio incrementale per semplificare latransizione. Ha impatti sui sistemi gestionali ? Non per forza. I sistemi gestionali possono essere integrati su opzione.Scheda sintetica
  17. 17. w w w . d o c f l o w . c o mDOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agiliCopyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 17DocFlow OnAirLo spazio digitale per gli uffici all’aria apertawww.docflow.comgrazieDocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |marketing@docflow.it

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