DocFlow GESTIONE APPALTI

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DocFlow GESTIONE APPALTI

  1. 1. www.docflow.com Come gestire gli APPALTI senza RISCHI ed essere più competitivi SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  2. 2. Chi è DocFlow Italia S.p.A.       www.docflow.com SOCIETA’ ITALIANA NATA NEL 1995 UFFICI A MILANO, TORINO, PADOVA +150 CLIENTI ATTIVI (DI CUI 40% SOCIETA’ QUOTATE) +600 PROGETTI REALIZZATI +50.000 UTENTI USANO QUOTIDIANAMENTE LE NOSTRE APPLICAZIONI PARTNERS & CERTIFICATIONS: MICROSOFT, OPENTEXT, METASTORM, SAP E ALTRI.  LA MISSION: “AIUTARE I NOSTRI CLIENTI A RIPENSARE I PROPRI PROCESSI IN MODO DIGITALE, PER RECUPERARE EFFICIENZA DA DEDICARE ALLA CRESCITA”  COSA FACCIAMO:  PROGETTI  SERVIZI  RICERCA & SVILUPPO © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  3. 3. DocFlow Portfolio in 6 aree chiave www.docflow.com DocFlow mette a disposizione dei suoi Clienti le sue piattaforme tecnologiche (Asset) in 6 aree chiavi, per realizzare soluzioni per la gestione dei documenti (Document Management), implementare workflow documentali (Process Management), offrire l'accesso a informazioni essenziali per i processi di Compliance & Control e ottimizzare la Collaborazione tra gruppi di lavoro. © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  4. 4. In breve, cosa facciamo? www.docflow.com  Colmiamo gli spazi vuoti tra i sistemi  Colmiamo gli spazi tra le persone  Puntiamo all’efficienza ed efficacia! Collaboration Layer People Gaps Mfg Operations Suppliers HR Finance Sales Customers Interface Layer (portal, web, PC, PDA) Application Gaps ERP SCM CRM Oracle SQL DB2 Legacy Warehouse Data Integration Layer © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  5. 5. Framework tecnologico www.docflow.com ERP and Legacy Systems DB Server Web Services J2EE/COM/.NET Customer ERP Server and client Integration Paper/ Fax Office &  Productivity Tools Capture &  Transformation Document Organization Process & Compliance Business Partner Portal Distribution PEC, mail, fax, Postel Dispatcher Archiving & Records Management eDocuments Cryptography & DRM “Conservazione Sostitutiva” (*) (mobile) Mail Client Web Client “ERP Enabled “DM&WF” Archiving & Record Management ERP/Legacy Client “Collaborative user” “Document Enabled ERP” © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. eDocuments
  6. 6. Focus sulle funzionalità iniziali Qualifica Fornitori Gestione Anagrafiche e  processo di  Valutazione Gestione “pratica”  d’acquisto Validazione  documenti  D.Lgs. 81 www.docflow.com Gestione  Contratti Qualità/Sicurezza/Controllo/ Ufficio Acquisti/Legale © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. Ambiente di gestione  del documento  contratto al fornitore
  7. 7. Il Business Challenge www.docflow.com Gestire in modo efficiente ed efficace i contratti d’appalto © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  8. 8. Il Business Challenge www.docflow.com Minimizzare i rischi derivanti dai contratti d’appalto © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  9. 9. I VERI Business Challenge               Quali Fornitori Coinvolgere? Quali documenti devo chiedere? Cosa dice la legge? e le policy interna? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quale versione stai usando? Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo? Questo documento è ancora valido? Quale documento uso? Il fornitore è stato avvisato? Mandiamogli una mail Qualcuno lo solleciti! A che punto siamo?!!! © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. www.docflow.com
  10. 10. La gestione “tradizionale” del Contratto © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. www.docflow.com
  11. 11. La gestione P2P della pratica d’appalto Qualifica Questionario Qualifica CCIAA, DURC,… Apertura commessa Duvri e allegati Template altri documenti Documenti preliminari  firmati Lettera di accettazione Fornitori Uff. Acquisti Contratto Corso d’opera Verbali in corso d’opera Rinnovo documenti © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. www.docflow.com
  12. 12. Un esempio di processo FASE 0 FASE 1 FASE 2 Redaz. & Approv. pp www.docflow.com FASE 3 FASE 4 Firma & Archiv. Autorizz. a esecuz Pre-Trattativa Trattativa Redazione Capitolato Selezione Fornitore Predisposizione Bozza Raccolta firme procuratori Emissione Ordine Designazione coordinatore lavori Revisione Bozza Firma direttore di stabilimento Completamento raccolta documenti sicurezza Redazione PSC Invio Bozza al fornitore Archiviazione contratto Autorizzazione ingresso Raccolta documenti idoneità Ricezione PSC Invio POS Aggiornamento PSC © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  13. 13. Il Paradigma Fase/Documento/WF Attivazione     Selezione Ingaggio Autorizzazione www.docflow.com Verifica Dati da completare Documenti da predisporre / approvare / inviare Documenti da ricevere / verificare / catalogare Attività da completare Qualifica e Valutazione Fornitore © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. Pagamento
  14. 14. I VERI Business Challenge Quali Fornitori Coinvolgere? © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. www.docflow.com
  15. 15. 1. Selezione Fornitori  Integrazione completa con SAP per la lettura delle anagrafiche fornitori.  Possibilità di classificazione dei Fornitori sulla base di parametri predefiniti.  Generazione automatica vendor list per la specifica tipologia di servizi.  Eventuale ciclo approvativo di validazione del fornitore scelto.  Possibilità di future integrazione con funzionalità di qualifica fornitore e con apertura fornitori in SAP © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. www.docflow.com
  16. 16. I VERI Business Challenge www.docflow.com  Quali Fornitori Coinvolgere? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo? © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  17. 17. Le code di lavoro www.docflow.com Una volta loggati vengono presentate le code di lavoro contenenti le Pratiche nei diversi stati di lavorazione.  Diverse “code di lavoro” assegnate volta in volta ai vari attori del processo  Code “ToDo” con le Attività da completare  Code “Watch” per le Attività assegnate ad altri ma da monitorare 17 © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  18. 18. I VERI Business Challenge      www.docflow.com Quali Fornitori Coinvolgere? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo? Quali documenti devo chiedere? Cosa dice la legge? e le policy interna? Quale versione stai usando? Questo documento è ancora valido? Quale documento uso? © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  19. 19. La raccolta dei documenti  Quadro sinottico per:     Documento Documento Documento Documento obbligatorio caricato mancante in ritardo  Il sistema di Document Management sottostante provvede a gestirne le funzionalità documentali © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. www.docflow.com
  20. 20. La collaborazione per la redazione del contratto www.docflow.com        Libreria dei template Supporto al ciclo di redazione Gestione allegati Generazione anteprima pdf Approvazione / firma qualificata Generazione lettera accettazione Pubblicazione © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  21. 21. I VERI Business Challenge            Quali Fornitori Coinvolgere? Quali documenti devo chiedere? Cosa dice la legge? e le policy interna? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quale versione stai usando? Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo? Questo documento è ancora valido? Quale documento uso? Il fornitore è stato avvisato? Mandiamogli una mail Qualcuno lo solleciti! © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. www.docflow.com
  22. 22. Invio mail controllato e Alert Automatici Gestione di tutte le mail da inviare:  automatiche (alert): il sistema le invia con il testo, i destinatari e gli allegati definiti in un momento prestabilito;  con template: sono legate a delle azioni. Quando si clicca sull’azione si apre una maschera che mostra un template già configurato come nell’esempio. © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. www.docflow.com
  23. 23. Integrazione con Mail  Drag&Drop della mail dal client Exchange per archiviarla nella pratica  Scelta del processo e della Pratica  Scelta della tipologia di documento dell’allegato © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. www.docflow.com
  24. 24. I VERI Business Challenge              Quali Fornitori Coinvolgere? Quali documenti devo chiedere? Cosa dice la legge? e le policy interna? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quale versione stai usando? Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo? Questo documento è ancora valido? Quale documento uso? Il fornitore è stato avvisato? Mandiamogli una mail Qualcuno lo solleciti! A che punto siamo?!!! © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi. www.docflow.com
  25. 25. Lo stato della pratica     www.docflow.com Una grafica “metro-map” mostra il percorso della pratica Mostra lo stato in quel momento Le “stazioni” percorse Un semaforo con lo stato di completezza e i punti della “checklist” mancanti © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  26. 26. Funzionalità per il Contract Management (CM) www.docflow.com  Fase 1  Raccolta multicanale (email; PEC) e archiviazione dati e documenti  Suddivisione in Fasi e Task personalizzate  Compilazione assistita dei template ed archiviazione  Verifica completezza documentazione  Gestione del flusso delle autorizzazioni  Pubblicazione multicanali dei documenti emessi (email; PEC)  Pubblicazione modelli per l’autocertificazione  Controlli su aggiornamenti, scadenze e rinnovi  Controlli e validazioni sulla completezza  Registrazione e storicizzazione, con generazione report  Integrazione con SAP (RdA; Anagrafica Fornitore)  Fase 2  Portale Fornitori per comunicazione bidirezionale  Raccolta e Pubblicazione su portale web dei documenti © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  27. 27. Dettaglio funzionalità per il CM www.docflow.com  Certificazione dei fornitori (documenti generici)  Archiviazione e validazione della documentazione obbligatoria del fornitore (Certificati C.C.I.A.A., DURC, etc..)  Rinnovo documenti soggetti a scadenza o variazione nel tempo  Certificazione documentazione preliminare della pratica (documenti specifici)      Sottomissione del DUVRI parte 1 e 2 e raccolta degli originali firmati Sottomissione del documento di Politica in materia di salute e sicurezza Sottomissione dei modelli di autocertificazione ai fornitori Raccolta dei documenti di Scheda dettagliata delle attività o dei POS Gestione degli allegati tecnici al DUVRI  Soluzione di archiviazione del contratto:      Libreria dei template di contratto Apertura nuova pratica contrattuale Supporto al ciclo di redazione del contratto (workflow collaborativo) Approvazione del contratto Chiusura pratica e storicizzazione © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  28. 28. Dettaglio funzionalità per il CM (cont.) www.docflow.com  Flusso approvativo:  raccolta documenti obbligatori sulla base della tipologia di pratica (matrice predefinita dei documenti obbligatori)  verifica automatica completezza  Eventuale emissione lettera di accettazione  Reminder documenti in scadenza e procedure di rinnovo  Metro-Map per la visualizzazione dello stato  Consolle di gestione delle anagrafiche     Tipologia di Appalto Tipologie di Documenti Matrice Tipo Appalto/Tipo Documento Gestione obbligatorietà documenti © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  29. 29. Funzionalità aggiuntiva www.docflow.com  Gestione documentazione in corso d’opera      Verbali di coordinamento in corso d’opera Scheda di valutazione del fornitore Archiviazione difformità su servizi o materiale Sospensione del fornitore per gravi inadempienze Gestione dei verbali di audit  Inserimento e approvazione verbali (sopralluogo, coordinamento, verifica….)  Clicli approvativi sui dati fornitore:     Approvazione nuovo fornitore (inclusa integrazione con SAP) Variazione a fornitore Difformità di fornitura. Sospensione fornitore © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
  30. 30. www.docflow.com [Grazie] marketing@docflow.it © 2012 DocFlow Italia S.p.A. Produzione Riservata. Vietata la divulgazione e l’uso fuori dal contesto per il quale il documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.

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