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Conformità legale e fiscale delle applicazioni informatiche. Dinamiche web 2.0 nel modo GDO.
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Conformità legale e fiscale delle applicazioni informatiche. Dinamiche web 2.0 nel modo GDO.

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Intervento a cura di DocFlow Italia e Studio Pirola Pennuto Zei durante il Forum Retali & GDO. Per gli attori Retail e GDO, l’attuale quadro normativo favorisce processi amministrativi più efficienti …

Intervento a cura di DocFlow Italia e Studio Pirola Pennuto Zei durante il Forum Retali & GDO. Per gli attori Retail e GDO, l’attuale quadro normativo favorisce processi amministrativi più efficienti perché paperless, per molti Fornitori, tuttavia, questo introduce una relazione più rigida che comporta svantaggi competitivi pericolosi per la tenuta del comparto. Le piattaforme software 2.0 risolvono il conflitto alla base perché non introducono obblighi ma favoriscono la cooperazione interessata.

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  • 1. DOCFLOW e STUDIO PIROLA PENNUTO ZEI & ASSOCIATI GARANZIE DI CONFORMITA’ LEGALE E FISCALE DELLE APPLICAZIONI INFORMATICHE Cenni sulle dinamiche Web 2.0 DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 2. Un nuovo responsabile Al Responsabile della conservazione digitale dei documenti e delle scritture contabili, sono attribuiti diversi compiti e responsabilità ad esempio: attesta la correttezza del processo di conservazione e gestisce il sistema; verifica la funzionalità del sistema e dei programmi; garantisce la sicurezza e l’integrità del sistema; definisce le procedure per l’apposizione della marca temporale; verifica e mantiene la leggibilità dei documenti nel tempo. Predisposizione del Manuale delle procedure della conservazione digitale S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 3. Professionalità coinvolte Il Tema della Fatturazione ed Archiviazione Elettronica è interdisciplinare e coinvolge diverse competenze: richiede l’intervento di “specialisti” principalmente nei seguenti ambiti: Information Technology Software / hardware specifici Connessione con l’infrastruttura IT esistente Area Fiscale Compliance del processo Area Legale Nuove funzioni aziendali (Responsabile della Conservazione) Interazioni con L. 231 Area Organizzativa / Gestionale Opportunità di revisione dei processi aziendali S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 4. Le esigenze delle aziende Ricerca di un partner tecnico affidabile che sappia affrontare le peculiarità amministrative/gestionali Garanzia/certificazioni di conformità del progetto Prodotto versatile: che possa essere implementato per moduli ( dai documenti contabili alla corrispondenza) Servizi collaterali e aggiuntivi rivolti in ambito gestionale Preferenza per il servizio in outsourcing versus servizio inhouse a seconda della tipologia di azienda e attività S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 5. Dinamiche di lavoro web 2.0 (cenni) Oltre l’efficienza del paperless S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 6. Modello 1.0 • Per gli attori Retail e GDO, l’attuale quadro normativo favorisce processi amministrativi più efficienti perché paperless: Fattura passiva elettronica Fattura attiva elettronica Trasmissione telematica di fattura tradizionale Conservazione sostitutiva delle scritture contabili Tenuta informatica dei libri e delle scritture contabili • Per molti Fornitori, tuttavia, questo introduce una relazione più rigida che comporta svantaggi competitivi pericolosi per la tenuta del comparto: Canale EDI anche per Fornitori di piccole dimensioni Sito web del Retailer a cui accedere per scaricare le fatture tradizionali, stamparle e conservarle a proprie spese Il fenomeno della LOCALIZZAZIONE può risultare incompatibile con questo approccio BUY-SIDE coercitivo S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 7. Modello 2.0 • Le piattaforme software 2.0 risolvono il conflitto alla base perché non introducono obblighi ma favoriscono la Dipendenti Clienti “cooperazione interessata”: Impresa – Accesso sicuro alle informazioni di reciproco interesse Intimità (intranet) Ufficialità (internet) – Partecipazione in base alle motivazioni – Responsabilità condivisa della creazione del valore Fornitori – Evoluzione dei comportamenti in base agli interessi Confidenzialità (extranet) Azienda Rete Modello 1.0 Modello 2.0 la produzione del Valore nasce dalla compartecipazione Ogni attore produce un Valore Production di quanti più attori possibili, ciascuno dei quali prestabilito contribuisce nel tempo secondo dinamiche mutevoli Governance Il processo produttivo ha un solo owner Il processo produttivo non ha un solo owner La proprietà degli strumenti è chiaramente La proprietà degli strumenti non è vincolante per il loro Property attribuita, ed è vincolante verso chi li utilizzo utilizza S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 8. Un esempio pratico – la Fatturazione INTERESSE PREVALENTE LINEE GUIDA Il Retailer ha il maggior interesse a far Gli ordini vengono inviati ai Fornitori nel modo da evadere gli ordini ai Fornitori lor scelto (es. fax, email, FTP, EDI), vengono anche pubblicati su un sito e gli viene data notifica di giacenza per email/SMS Il Fornitore ha il maggior interesse a mettere Profilazione e Pre-booking fuori sistema contabile, a pagamento le proprie fatture con notifica delle non conformità al Fornitore, che può partecipare per proporne la risoluzione Il Fornitore ha il maggior interesse ad avere Trasmissione degli estratti conto/preavvisi di conferma delle disposizioni di pagamento pagamento e pubblicazione sul sito per i soli Fornitori che rinunciano alla carta Tutti hanno interesse alla conservazione I Documenti scambiati per via non cartacea, sostitutiva vengono conservati in forma sostitutiva gratuitamente dalla piattaforma S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 9. La piattaforma Invoice 2.0 DocFlow Invoice 2.0 è il luogo virtuale di cooperazione tra Retailer e Fornitori La conversione del comportamento dei fornitori da paper-based a paper-less è guidata dai Fornitori stessi espansione remunerazione HUB La conversione adesione in EDI da/verso 1 DocFlow Improve ordini i sistemi Retailer DocFlow 2 DocFlow DocFlow è a carico della Retailer Synergy DDT Fornitori piattaforma 3 fatture DocFlow preavvisi eDocs eDocs pagamento DocFlow AIPAdocs conversione 4 trasmissione Conservazione sostitutiva S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 10. La scrivania di lavoro S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 11. Ciclo attivo tradizionale calcolare emettere trasmettere conservare incassare Costi vivi per l'emissione, la trasmissione, e la conservazione di una fattura in formato cartaceo (esclusi i costi di billing) SOTTOPROCESSO MATERIALI ED ENERGIE COSTO IN € FONTE / RAZIONALE CALCOLARE N/A EMETTERE Stampa fattura di 1 pagina su carta € 0,075 foglio A4 0,00454 fonte burgo: €2,27/risma toner o inchiostro b/n 0,019 fonte xerox toner o inchiostro colori 0,121 fonte xerox TRASMETTERE Imbustamento 1 fattura fino a 3 pagg € 0,201 1 busta C6 Favorit 0,02134 fonte viking costo per piegatura e affrancatura 0,18 ipotesi 30 secondi a fattura Affrancatura (tassa governativa) € 0,610 fino a 15 gr Trasferimento all'ufficio postale N/A CONSERVARE Archiviare € 0,040 fotocopia 1 pagina 0,02164 ipotesi 9 euro a raccoglitore da Costi vivi unitari per quantità di pagine quota raccoglitore (500 fogli) 0,018 500 fogli N. di pagine costo in € singola fattura 1 € 0,926 Costi unitari diretti* > 1,1 euro Costi unitari diretti* > 1,1 euro 2 € 1,040 3 € 1,154 4 € 1,458 ** Non si tiene conto di numerose altre voci di costo come la Non si tiene conto di numerose altre voci di costo come la 5 € 1,572 rispedizione, le assenze e la demotivazione del personale, le rispedizione, le assenze e la demotivazione del personale, le 6 € 1,686 fotocopie per le direzioni commerciali, ecc. fotocopie per le direzioni commerciali, ecc. 7 € 1,801 S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 12. Ciclo passivo tradizionale ricevere contabilizzare verificare pagare conservare Costi vivi per la protocollazione, la registrazione e la verifica in approvazione di una fattura SOTTOPROCESSO MATERIALI ED ENERGIE COSTO IN € FONTE / RAZIONALE RICEVERE Smistamento posta € 0,74 registrazione in entrata ufficio posta 0,2 ipotesi 40 secondi a lettera consegna alla Contabilità Fornitori 0,54 ipotesi 90 secondi a fattura CONTABILIZZARE Protocollare € 3,15 Apertura lettera e registrazione contabile 1,44 ipotesi 4 minuti a fattura Annotazione del numero di protocollo 0,3 ipotesi 50 secondi a fattura Fotocopia per giro approvazione 0,08661 ipotesi 1,5 pagine di media Fotocopiare per giro approvazione 0,72 ipotesi 2 minuti a fattura Trasmissione fotocopia all'ente approvatore 0,6 ipotesi 2 minuti a fattura VERIFICARE 1 step approvativo € 2,60 Acquisizione della documentazione € 0,15 Abinamento e riconciliazione € 0,45 le non conformità costano € 4 gestione delle non conformità 1,4 cadauna e pesano per il 35% circa del volume chiusura della pratica 0,6 PAGARE N/A CONSERVARE Archiviare € 0,06 Costi vivi unitari per quantità di fatture fotocopia 1 pagina 0,03374 N. di fatture / ipotesi 12 euro a raccoglitore da costo in € quota raccoglitore (500 fogli) 0,024 anno 500 fogli 1.000 € 6.544 5.000 € 32.722 10.000 € 65.444 ** Non considerate molte voci di costo come Non considerate molte voci di costo come Costi unitari diretti*: > 6,5 euro Costi unitari diretti*: > 6,5 euro 50.000 € 327.218 smarrimento fatture, assenza e smarrimento fatture, assenza e 100.000 € 654.435 demotivazione del personale, fotocopie di demotivazione del personale, fotocopie di 500.000 € 3.272.175 lavoro, gestione del parco stampanti, ecc. lavoro, gestione del parco stampanti, ecc. 1.000.000 € 6.544.350 S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 13. grazie Per maggiori informazioni DOCFLOW ITALIA TEL: 02 57 50 33 66 www.docflow.com DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m