AUDIT sul processo di conservazione sostitutiva
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

AUDIT sul processo di conservazione sostitutiva

on

  • 2,521 views

La conservazione sostitutiva si è imposta come lo strumento dal quale partire per ammodernare tutti i processi documentali in ambito amministrativo e come tale è stata adottata da gran parte delle ...

La conservazione sostitutiva si è imposta come lo strumento dal quale partire per ammodernare tutti i processi documentali in ambito amministrativo e come tale è stata adottata da gran parte delle aziende italiane. DocFlow scioglie i legittimi dubbi del Contribuente e del Responsabile della conservazione, grazie alla dichiarazione di conformità rilasciata al termine dei lavori di ispezione simulata sugli archivi sostitutivi.

Statistics

Views

Total Views
2,521
Views on SlideShare
2,402
Embed Views
119

Actions

Likes
0
Downloads
55
Comments
0

4 Embeds 119

http://www.docflow.com 94
http://www.docflow.it 21
http://www.slideshare.net 2
http://www.slashdocs.com 2

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

AUDIT sul processo di conservazione sostitutiva AUDIT sul processo di conservazione sostitutiva Presentation Transcript

  • DOCFLOW Servizio di AUDIT DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Il Responsabile della Conservazione Assume un ruolo chiave per tutti gli aspetti del regime di conservazione sostitutiva. In particolare deve riassumere le competenze seguenti: LEGALE E  LEGALE E  Chiamato a un continuo presidio su norme, leggi, interpretazioni, sentenze e  FISCALE FISCALE interpelli riferibili al regime di conservazione sostitutiva dei documenti. Chiamato a mantenere un archivio del software di gestione, a  prevenire casi  IT IT di  obsolescenza  tecnologica  e  a  far  condurre  le  manutenzioni  evolutive  indotte dalle modificazioni di legge. ORGANIZZATIVA ORGANIZZATIVA Chiamato  a  definire  nei  dettagli  il  processo  di  conservazione  sostitutiva  e  di  archiviazione  adottato. SECURITY SECURITY Chiamato a definire, documentare e adottare le procedure di sicurezza fisica e  logica. CONTROLLO CONTROLLO Chiamato a condurre verifiche periodiche sulla effettiva leggibilità dei  documenti.  PRIVACY PRIVACY Attraverso la raccolta, la registrazione, l’organizzazione delle informazioni cui  è preposto, egli compie un’operazione di trattamento dei dati personali. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Il Responsabile della Conservazione “Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.” (delib. CNIPA 11/2004) Tramite  il  meccanismo  di  delega,  il  Responsabile  della  Conservazione  può  quindi  affidare  a  persone,  fisiche  o  giuridiche, i compiti che ritiene opportuno. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Scopo degli accertamenti LA POLIZIA TRIBUTARIA CONDUCE ISPEZIONI ALLO SCOPO DI: • La regolare istituzione e conservazione dei documenti tributari e delle  scritture contabili • La  tenuta  dei  medesimi  documenti  e  scritture  in  conformità alle  norme di legge • L’osservanza  delle  norme  concernenti  la  regolarità formale  dei  documenti elementari • L’eventuale  sussistenza  dei  presupporti  in  virtù dei  quali  è consentito  il  ricorso  all’accertamento induttivo S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Modalità delle ispezioni MODALITA’ DI CONDUZIONE DELLE ISPEZIONI • Controllo  sull’osservanza  delle  garanzie  richieste  e  della  tempistica  del  processo  di  conservazione  sostitutiva,  e    della  tempistica  nella  emissione,  ricezione  e  registrazione    e  conservazione  delle  fatture  attive e passive • Verifica  sull’effettuazione  delle  comunicazioni  presuntive  e  consuntive alle agenzie fiscali prescritte dalla norma • Verifica a campione sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e  tecnica di riferimento • Controllo  sull’avvenuto  intervento  del  pubblico  ufficiale,  ove  previsto  dalla  normativa   • Controllo  sull’esistenza,  sul  contenuto  e  sulla  data  dell’eventuale  accordo  stipulato  per la fatturazione elettronica S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Illeciti fiscali relativi alla documentazione Violazione degli obblighi di “documentazione” Irregolarità nella tenuta delle scritture contabili Mancata esibizione o sottrazione alla verifica di documenti  Mancata o scorretta bollatura dei registri Altri illeciti S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Compiti del Responsabile della conservazione • definire le caratteristiche  e  i  requisiti  del  sistema di  conservazione,  in  funzione  della  tipologia  dei  documenti  (analogici o informatici) da conservare, e organizzare gli stessi in modo da garantire la corretta conservazione e  la sicurezza dei dati, anche al fine di poterli prontamente produrre, ove necessario  • archiviare  e  rendere  disponibili  relativamente  a  ogni  supporto  di  memorizzazione  utilizzato,  le  seguenti  informazioni:    descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti, estremi identificativi del responsabile della conservazione,  estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle  stesse assegnati, indicazione delle copie di sicurezza • mantenere e rendere accessibile un archivio del software di gestione, nelle eventuali diverse versioni • verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione  • adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione  sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione  • richiedere la  presenza  di  un  pubblico  ufficiale  nei  casi  in  cui  sia  previsto  il  suo  intervento  • definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione  del riferimento temporale  • verificare periodicamente,  con  cadenza  non  superiore  a  cinque  anni,  l'effettiva  leggibilità dei  documenti  conservati,  provvedendo,  se  necessario,  al  riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • IL SERVIZIO DI AUDIT S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Obiettivi 1. Verificare la rispondenza agli adempimenti e alle prescrizioni di legge – Manuale della conservazione – Lettere di Nomina e di delega – Altra documentazione disponibile 2. Valutare i rischi da: – Obsolescenza tecnologica – Illeggibilità dei dati – Invalidazione degli archivi ottici  – Sicurezza fisica e logica – Privacy 3. Proporre possibili azioni migliorative del processo di conservazione sostitutiva: – Mutuate dalle esperienze DocFlow – Offerte dallo specifico contesto del Cliente 4. Certificare i risultati ottenuti – Da osservazione del contesto – Tramite operazioni di campionamento S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Metodologia Macchina Operativa  Tramite osservazione diretta, sono condotte le attività finalizzate a comprendere, analizzare e valutare le  operazioni svolte dal personale preposto alla conservazione sostitutiva. Sono inoltre analizzati i documenti  a supporto in termini di completezza, correttezza e rispondenza a quanto osservato. Particolare attenzione  è posta ai casi limite stabiliti dalla norma Archivio Attività finalizzate alla certificazione del corretto stato di generazione e mantenimento dell’archivio ottico. Vengono condotti gli opportuni campionamenti sull’archivio e verificate le azioni correttive previste dalla procedura adottata. Simulazioni e Riscontri pratici Vengono simulate le operazioni ispettive, limitatamente a quanto previsto dal regime di conservazione sostitutiva. Sono esclusi gli ambiti squisitamente tributari.  I risultati emersi e valutati a ciascun livello sono poi aggregati e valutati con approccio olistico S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Deliverables REPORT DELLE RILEVAZIONI – Da osservazione del contesto • Fornendo un documento riepilogativo con le osservazioni e le conclusioni raggiunte  in merito alle valutazioni quantitative e qualitative sulle procedure analizzate. – Tramite operazioni di campionamento • Misurazione delle discrepanze rispetto ai risultati attesi.  • Verifica della qualità delle immagini dei documenti analogici sottoposti a processo  di conservazione • Calcolo un indice di qualità ottenuto assegnando un peso ad ogni singola tipologia  di discrepanza, che servirà per il calcolo di una media pesata delle difformità.  AZIONI CORRETTIVE – Correlate al report delle rilevazioni   – Scomposizione  dei  benefici  lungo  le  dimensioni  “osservanza  normativa”,  “efficienza  di  processo”,”efficacia di governo” – Richiamo e illustrazione delle relative best practice raccolte da DocFlow – Piano di intervento coerente con le priorità proposte S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Presidio delle azioni correttive A garanzia dei risultati dell’audit, DocFlow è disponibile a: trasferire  la  conoscenza  tematica  al  Responsabile  della  conservazione  e/o  ai  suoi  delegati partecipare  al  reengineering dei  processi  coinvolti addestrare gli operatori  assumere  in  formula  outsourcing  tutte  o  parte  delle  attività del  processo  di  conservazione  sostitutiva condurre audit periodico includere il cliente nell’osservatorio normativo ristrutturare  gli  archivi  pregressi  per  adeguarli  alla normativa vigente S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • Tempistica e visione di insieme Tempi • La  prima  sessione  di  audit richiede  un  tempo  compreso  tra  1  e  2  settimane  lavorative e impegna tra i 2 e i 3 consulenti DocFlow • Le  successive  sessioni  di  audit,  condotte  a  cadenza  almeno  annuale,  hanno  una  durata compresa tra 3 e 5 giorni lavorativi e impegnano 1 consulente DocFlow Visione di insieme • L’audit è parte della linea Effective Care, pensata per la massimizzazione del ROI sui  processi digitalizzati e content‐enabled.  • A completamento dell’audit, che coprecompletamente l’area “Availability” e parzialmente quella “Continuity”, si trovano i  Effectiveness Effectiveness servizi  di  Compliance (“Effectiveness”)  con  Enterprise Performance Cosa conviene Enterprise Performance Cosa conviene che succeda? l’accesso  al  blog  tematico  e  a  convegni  Continuity Continuity che succeda? ROI Qual è la cosa tematici organizzati da DocFlow.   ROI che dovràcosa Qual è la che dovrà succedere? succedere? Availability Cosa potrebbe Availability Cosa potrebbe succedere? succedere? Perchè è successo? è Perchè Cosa è successo? Cosa è successo? successo? Time Time Reactivity Proactivity Governance Reactivity Proactivity Governance S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • grazie Per maggiori informazioni DOCFLOW ITALIA 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m