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Ponencia decreto 2609 radar agosto 2013
 

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    Ponencia decreto 2609 radar agosto 2013 Ponencia decreto 2609 radar agosto 2013 Presentation Transcript

    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 DECRETO 2609 PASO a PASO. Hacia un Gestión Documental Normalizada. Didier Mauricio Hurtado Collazos Archivista y Bibliotecólogo Universidad de la Salle Coordinador de Operaciones G4S - SETECSA. Bogotá D.C., Septiembre 12 y 13 de 2013 Twitter: @Didier_Hurtado
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Agenda a tratar: 1. Introducción. 2. Antecedentes. 3. Gestión de Documentos. 4. El Programa de Gestión Documental. 5. El Sistema de Gestión Documental. 6. La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Objetivos • Contribuir a la eficiencia y la transparencia de la administración pública. • Beneficios de los avances tecnológicos. • Aplicación de las TIC en este campo de la función archivística. • Enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas. • Gestión de los documentos públicos, Físicos y electrónicos. • Elaborar el Programa de Gestión Documental. • Normalización de los Procesos Técnicos.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Reflexión
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Antecedentes y Normatividad Relacionada. Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. Ley 527 de 1999 Ley 1464 de 2012 Código General del Proceso Ley 1437 de 2011 Código Contencioso Administrativo. Ley 1341 de 2009 Conceptos sobre Sociedad del Conocimiento y TICS. Decreto 2482 de 2012 Lineamientos para la planeación y la Gestión
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Implementación de nuevos modelos de Gestión Documental, resistencia al cambio?? Desempeño actual Valle de la desesperaciónNegación Resistencia Intentos mentales Intentos físicos Aceptación Fuente: Ballén Casas, Alirio - Modelos de Gestión de Documentos.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo I Gestión de Documentos Ámbito de Aplicación • Administración Publica en todos los niveles: Nacionales , Departamentales, Municipales, Distritales. • Privadas con Funciones Publicas (Notarias) Todas las entidades reguladas por la Ley 594 de 2000.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Tipos de Informació n Documentos de Archivos (F /E) Archivos Institucionales (F/E) Sistemas de Información Corporativos Sistema de administració n de Documentos Sistemas de Mensajería Electrónica Portales de Internet y Extranet Tecnologias en la nube. Cintas y medios de soporte (Back U o Contingencia) Discos Duros, Servidores, discos o medios portables, cintas, medios de video y audio (Análogo o digital) Sistemas de Base de Datos Capitulo I Tipos de Información. Pero como identifico que hay en mi entidad? Se debe: Arquitectura, Sistemas & Preservación
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo I Tipos de Información. Se debe: Diseño de Instrumentos Se debe diseñar los formatos de recolección de información para identificar los tipos de información y los sistemas de información corporativos. Estructuración de la caracterización de los TI Se debe determinar las características y requisitos de cada tipo de información, identificando las particularidades de cada Tipo de Información. Análisis e interpretación de los datos recolectados. Análisis de la información mediante: Diagnóstico. Documento detallado de las características de los recolectado.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo I Responsabilidad de la Gestión de Documentos Gestión Documental: Asociada a la actividad administrativa del Estado. Es responsabilidad de los funcionarios públicos (De planta, Contratista, Proveedores) Política, Planes y Programas de las TICS es responsabilidad del MINTIC • Encargado del Proceso de Gestión Documental de la Entidad y el Grupo. • Personas con formación y/o experiencia en G.D Designar Responsable del Proceso Responsabilidad Coordinación Sector TICS Archivo General Entidades Servidores Contratistas Secretario General Ministerio TICS
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo I Principios de la Gestión Documental Planeación La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. Eficiencia Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. La planeación se deberá soportar en cada una de las funciones, ejecución de los flujos documentales y relación normativa Aplicación de procesos automatizados y se debe generar un proceso efectivo para el análisis del cambio (Procesos y Funciones) Control del Consumo y Gasto entorno a los procesos documentales , medición y mejora continua. Implementación de métodos y mecanismos para el control del desperdicio y la reducción en actividades innecesarias.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Oportunidad. • Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. Transparencia. • Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. Disponibilidad. • Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. Agrupación. • Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. Vínculo archivístico. • Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. Protección del medio ambiente. • Las entidades deben evitar la producción de do- cumentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. 1. Aseguramiento de la disponibilidad, “Plan de Continuidad”. 2. Respeto a la organización, disponibilidad y conservación de los fondos documentales en diferentes entornos. 3. Respecto a las disposiciones en los instrumentos archivísticos (CCD, TRD). 4. Aplicación de técnicas, mejores y practicas, disposiciones normativas y respecto a los principios archivísticos. 5. Mecanismos de preservación del medio ambiente, implementación de modelos de Cero Papel. Capitulo I Principios de la Gestión Documental
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Autoevaluación. Coordinación y acceso. Cultura archivística. Modernización. Interoperabilidad. Orientación al ciudadano. Neutralidad tecnológica. Protección de la información y los datos. Capitulo I Principios de la Gestión Documental
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo I Artículo 6 Componentes de la política de gestión documental. Política de Gestión Documental Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo I Artículo 6: Componentes de la política de gestión documental. Política de Gestión Documental Marco Conceptual. Se debe contextualizar la terminología a utilizar dentro de la entidad en la que se clarifique los documentos físicos y electrónicos. Conj. de estándares para Gestión de información. Documentar y estandarizar el uso de los documentos y la información en su ámbito de la entidad. Metodologías de Creación, tramites, Gestión, retención y acceso en cualquier soporte. Determinar los flujos documentales, acciones por las cuales se generan los documentos y la necesidad del soporte. Prog. De Gestión de información y documentos. Diseñar e implementar el programa de Gestión Documental F/E controlando el CVD. Sinergia y Articulación entre las áreas de TIC, planeación y Productores de información. Identificación de las funciones de las otras áreas que puedan apoyar el proceso de Gestión Documental. Formalización e Implementación
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Diseñando la política de Gestión Documental – Primer Ejercicio. Tiempo: 25 Minutos. Trabajo en equipo: Máximo 3 Personas. Se conforman mínimo 3 equipos Actividad: Con base en lo mencionado anteriormente, deberán tomar un elemento de los mencionados y se deberá diseñar la tabla de contenido o el documento propuesta con el que se construirá lo mencionado. Nota: Se debe nombrar un vocero del equipo y esté, finalizado el tiempo deberá realizar la lectura de la política.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo I Etapas de la Gestión de los Documentos. • Establecimiento de procesos y procedimientos para la Documentación de nuevas funciones, procesos y procedimientos de la entidad. • Identificar las características básicas del documento y las necesidades del Documento frente a la función a desarrollar. Creación • Diseñar e implementar los requisitos que garanticen la integridad, estructura y relación con los metadatos en el sistema de Gestión Documental – Relación con lo físico.Mantenimiento • Diseñar las estrategias internas de la entidad para el control de acceso a los documentos – Tablas de Acceso – Perfiles de uso – sistema de recuperación-Difusión • Documentación y Asignación del personal capacitado para ejercer la labor de Gestión de Documentos en ámbito Físico y Electrónico. Administración.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Incógnita???
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo I Instrumentos Archivísticos 1. El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). 2. La Tabla de Retención Documental (TRD). 3. El Programa de Gestión Documental (PGD). 4. Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). 5. El Inventario Documental. 6. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. 7. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub- series documentales. 8. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. 9. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. Permitirán la Gestión Eficiente del Proceso de G.D Pasan el Proceso de GD de un plano operativo a un Plano Estratégico Diseño de herramientas para la gestión de Documentos electrónicos. Establecimientos de estrategias para el diseño, procesamiento y administración de información y Documentos Pasamos de los documentos físicos a la Gestión de información en todos los entornos.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo I Procesos de Gestión Documental. Actividades a planear, generar y valorar los documentos analizando todos los contextos. Planeación Estudio de los documentos y su actuación dentro de la entidad Producción Actividades necesarios para la captura, relación con los tramites, distribución, recuperación, acceso, control y seguimientos de los tramites de la entidad – Aseguramiento del proceso. Gestión y Tramite. Operaciones Técnicas para la clasificación y ordenación de los documentos dentro del Sistema de gestión Documental. Organización Procedimientos documentados y probados para la transferencia de los documentos en cualquiera de las etapas del archivo. – Transferencia Aplicación de Métodos de Selección de documentos gestionando su preservación. Disposición de los Documentos. Estándares de migración y conservación preventiva de los documentos para garantizar la existencia de los mismos. Preservación a largo Plazo. Determinación de los valores del documento en cualquiera de las instancias de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Valoración. Gestión del Soporte, Plan de transferencia, Gestión de Metadatos. Aplicación de TRD y TVD – entornos F/E. Plan de Migración – Planes de control de almacenamiento y Metadatos. Soporte Operativo y técnicas de Archivística.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo II Programa de Gestión Documental. COMPONENTE Atributos del Requisito Descripción del requisito Responsable Motivación del requisito Fuente o solicitante Criterios de Cumplimiento OBLIGATORIEDADDEPOSEER UN PROGRAMADEGESTIÓN DOCUMENTAL Obligación de implementarprogramas de Gestión Documental portodas las entidades del estado como parte del plan estratégico anual SECRETARIO Y/O JEFEDE GESTIÓN DOCUMENTAL- OFICINAS DECONTROL INTERNO Ley 594de 2000 ARCHIVO GENERALDE LA NACIÓN Programade gestión documental alineado con el plan estratégico y anual de cadaunade las entidades del Estado APROBACIÓN DELPROGRAMA DEGESTIÓN DOCUMENTAL Debe seraprobado porel Comité de De Desarrollo o el Comité Interno de Archivo SECRETARIO Y/O JEFEDE GESTIÓN DOCUMENTAL- OFICINAS DECONTROL INTERNO Decreto 2609de 2013 MINISTERIO DE CULTURA Actade comité realizando la aprobación del documento. PUBLICACIÓN DELPROGRAMA DEGESTIÓN DOCUMENTAL El programaunavez aprobado debe ser publicado en lapáginaWeb de la respectivaentidad, dentro de los 30días habiles de acuerdo alos lineamientos del Manual de Gobierno en linea SECRETARIO Y/O JEFEDE GESTIÓN DOCUMENTAL Decreto 2609de 2013 MINISTERIO DE CULTURA Programapublicado en lapágina Web de lainsititución PRESENTACIÓN DELPROGRAMA DEGESTIÓN DOCUMENTAL El programadebe obedecerala estructuranormalizaday como mínimo los elementos Anexo denominado PGD SECRETARIO Y/O JEFEDE GESTIÓN DOCUMENTAL Decreto 2609de 2013 MINISTERIO DE CULTURA Programaestructurado de acuerdo al anexo 1del decreto, explicando los componentes. PLAN DECAPACITACIÓN Las actividades de desarrollo del PGD debe serincluidaen los planes de capacitación anual de laentidad. SECRETARIO Y/O JEFEDE GESTIÓN DOCUMENTAL Decreto 2609de 2013 MINISTERIO DE CULTURA Plan de capacitación de desarrollo parael alcance y el desarrollo de laentidad. ARMONIZACIÓN CON OTROS SISTEMASADMINISTRATIVOSY DEGESTIÓN Armonización del PGDcon los sistemas de gestión desarrollados porlaentidad SECRETARIO Y/O JEFEDE GESTIÓN DOCUMENTAL Decreto 2609de 2013 MINISTERIO DE CULTURA Describircomo se cumplen los requisitos de los sistemas de gestión alineados con el PGD. PROGRAMA DEGESTIÓN DOCUMENTAL
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo II Diseñando el Programa de Gestión Documental.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo II Diseñando el Programa de Gestión Documental. El primer ejercicio que se debe realizar para implementar el PGD es Definir la Política para de Gestión Documental en la organización. • “La Ley Moral hace que la gente esté completamente de acuerdo con el conductor, de tal manera que lo seguirán sin tener en cuenta sus propias vidas y sin dejarse amedrentar por ningún peligro”. Esta política debe ser definida por la organización para convertirse en la carta de navegación en la gestión de información, debe ser conocida y entendida por la organización comprendiendo las responsabilidades, los roles estableciendo bases solidas para poder difundirla, gestionarla, mejorarla, por la alta gerencia como por las personas que conforman la organización. • Pero que componentes debe poseer esta política para no estar sesgada una visión netamente operativa, donde simplemente se dicten procesos y procedimientos que incluyen más burocracia en los procesos del negocio, de acuerdo a esta actividad se debe plantear un conocimiento previo para de la organización.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo II Diseñando el Programa de Gestión Documental. Alcance •El alcance garantiza establecer los límites del PGD debe delimitar los procesos, áreas, secciones, unidades de negocio que hacen parte del proceso. Adicionalmente en este apartado se debe definir el por qué de sus limitaciones en el desarrollo. •Adicionalmente se verifican las relaciones con partes interesadas en la información de la compañía. Objetivos •Los objetivos del PGD son la base fundamental y el reflejo de los intereses organizacionales, estos objetivos constituyen la primera roca para construir este gran castillo, garantizando la creación de sistemas de medición los cuales reflejen el desempeño y el desarrollo del PGD. Estos objetivos deben ser: •Coherentes con la política del PGD •Ser Medibles •Tener en cuenta los requisitos aplicables •Supervisarse y actualizarse si es necesario. •Al ser medibles estos objetivos garantizan la construcción del PGD basándose principalmente en datos, evaluando y mejorando continuamente las actividades de la organización.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo II Diseñando el Programa de Gestión Documental. Roles Organizativos, Responsabilidades y Competencias. Los roles y responsabilidades deben ser orientados a describir el perfil y la responsabilidad de los colaboradores en la organización en todos los niveles, definiendo la formación y los perfiles para la administración de información. Estos deben ser definidos en dos niveles: Responsabilidades de la Dirección. Responsabilidades operativas. Gestión de Recursos La alta dirección debe establecer los recursos para el desarrollo de las actividades del PGD, mantenimiento de la infraestructura y la sostenibilidad del mismo. Capacitación, conocimiento y capacidad Garantizar la formación del personal en los procesos, aplicaciones, garantizando que el nivel de experiencia sea el adecuado.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo II Diseñando el Programa de Gestión Documental. Documentación •La documentación que debe hacer parte para cumplir con los requisitos del Decreto es la siguiente: •La política y declaración de objetivos del PGD •Relaciones con otros sistemas de gestión (sistema de gestión de calidad, y Sistema de de Seguridad de la Información). •Declaración del Alcance •Procedimientos y Controles •Metodología para la evaluación Riesgo •Plan de Tratamiento del Riesgo •Reporte de evaluación del Riesgo •Plan de tratamiento del riesgo •Registros requeridos por el decreto.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo II Diseñando el Programa de Gestión Documental. Control de Documentos •El sistema debe poseer un procedimiento el cual establezca cómo y cuando se generan los documentos definiendo cuales son los documentos obsoletos y el método de actualización. Control de Registros •Debe poseer un control de registros generados fruto de las actividades de la PGD. Definiendo tiempos de permanencia, responsables y ubicación. Auditorías Internas •Se debe poseer un seguimiento a las actividades del PGD, con el fin de controlar las actividades de la organización en la administración de información. •Estas deben ser realizadas a través de auditorías programadas a intervalos planeados con unos criterios previamente definidos para controlar la eficiencia, eficacia y efectividad del PGD. Revisión por Parte de la dirección •La gerencia debe realizar revisiones continuas con el fin de establecer estrategias o direccionamiento de las actividades correspondientes, adicionalmente de aprobar y proponer ajustes que obtengan la mejora sobre las organizaciones. Mejora Continua •La mejora continua es el cierre del ciclo, ya que en esta actividad se mejora constantemente para obtener alta eficiencia en el manejo de su información.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo II Diseñando el Programa de Gestión Documental. Definir presupuesto y temáticas para capacitar. Sincronizar el PGD con el MECI y el SGC
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo III El sistema de Gestión Documental. • Normatividad Gobierno Nacional – Archivo General. • Análisis de necesidad de la entidad. • Estructura Organizacional. • Capacidad Financiera y Tecnológica. • Interoperabilidad – Vinculación Archivística.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo III El sistema de Gestión Documental. Referentes Técnicos para el SGD Procesos Operativos Procesos Tecnológicos Acuerdo 4 y 5 AGN. NTC 15489 – 1-2 Cuadros de Clasificación y TRD Estándares de Preservación Achivamiento electrónico Circular COINFO 04
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo III El sistema de Gestión Documental. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo III El sistema de Gestión Documental. Características de los sistemas de gestión documental. Conformidad. Interoperabilidad Seguridad. Metadescripción. Adición de contenidos. Diseño y funcionamiento. Gestión Distribuida. Disponibilidad y acceso. Neutralidad tecnológica.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Preservación de documentos en ambientes electrónicos. Autenticidad. Integridad. Confidencialidad. Conservación a largo plazo. Capitulo III El sistema de Gestión Documental. TRD y TVD Migración. Emulación. Refreshing. Disponibilidad Legibilidad (visualización) Interpretación
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 ALGUNAS DIFICULTADES…
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Documentos Electrónicos Documento Electrónico • Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Documento electrónico de Archivo • Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Por su forma de Creación • Documentos Nativos electrónicos. • Documentos electrónicos digitalizados. Por su origen • Generados por el usuario. (Portales – Radicados Web). Por su forma o Formato • Doc Ofimáticos. • Cartográficos. • Imágenes, Videos. • Audio. • Mensajes de Datos de redes sociales. • Formularios electrónicos. • Bases de Datos. Clases de Documentos electrónicos Documentos Propietarios (DOC. XLS. PDT) Formatos Libres: PDF – XML – ODF – TMX
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Clasificación de los Documentos Electrónicos Recomendaciones: Definir Políticas.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Clasificación de los Documentos Electrónicos Recomendaciones: Definir Políticas.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Clasificación de los Documentos Electrónicos Recomendaciones: Definir Políticas.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Características del documento electrónico Autenticidad Es lo que afirma ser; ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado. Ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma. Integridad El documento está completo y no ha sido alterado. Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación. Cualquier anotación, adición o supresión autorizada debe dejar evidencia. Fiabilidad Su contenido es una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades. Disponibilidad Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo. Identificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Mantener vínculos entre documentos que reflejan secuencias de actividades.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Estructura lógica Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. El concepto de estructura “está relacionado con la forma en que se registra el documento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño, el formato, el soporte, etc.” Datos o Contenido. Firma. Metadatos.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Firma del documento electrónico Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Firma Digital Firma Electrónica La firma electrónica corresponde a métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permitan identificar a una persona en relación con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente Es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012
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    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Las partes que intervienen en la creación y verificación de una firma electrónica son: Firma Electrónica Entidad Emisora de la Política de firma •Es la entidad encargada de elaborar, generar y gestionar el documento de política de firma, por el cual deberán regirse los procesos de generación y validación de la misma. Entidad de certificación (prestador de servicios de firma electrónica) •Es la entidad que presta servicios en relación con la firma digital, como la generación y la verificación de la firma. Firmante •Es la persona que firma en nombre propio o representación de una persona natural o jurídica. •Debe disponer de un certificado electrónico reconocido y un dispositivo para la creación de la firma. Verificador •Es la entidad (persona natural o jurídica) que valida o verifica una firma electrónica según las condiciones establecidas en la política de la firma. Puede ser una entidad validadora o una tercera parte que esté interesada en la validez de una firma.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos del archivo y su gestión a lo largo del tiempo. • Identificación de la entidad. • Procesos o áreas responsables del Documento. Metadatos de información • Datas de radicación. • Tipos de Documento. Metadatos de gestión • Control, Accesos y seguridad del Documento. • Protección de Datos. Metadatos de seguridad • Datos de ubicación Física y Lógica del Documento. • Cambios y movimientos del Documento. Metadatos de trazabilidad • Firmantes – Fechas – Áreas Productoras • Quien elabora, aprueba y firma el documento. Metadatos de firma • Datos sobre el proceso de estampa de los documentos físico. Metadatos de Estampado
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Formato de documento electrónico. Se entiende por formato la manera en que los datos están contenidos en un documento electrónico en el momento de su creación y la forma en que han sido codificados La determinación de formatos idóneos para la conservación a largo plazo de información, pasa por evaluar el nivel de cumplimiento de los siguientes aspectos. Cifrado: • Un formato de conservación no debe contener datos cifrados, cuya interpretación y buena lectura dependa de algoritmos o claves externas al propio documento. Compresión: • Los algoritmos de compresión deben ser públicos, gratuitos y no estar sujetos al pago por uso. Contenido multimedia: • No es recomendable el uso de audio y video, cuya reproducción implique el uso de programas externos o de dispositivos y equipos específicos. Referencias a contenido externo: • No debe haber referencias a contenido externo, ya que la modificación del contenido o de la propia referencia puede alterar el documento o hacerlo poco entendible. Código ejecutable: • No se debe admitir la ejecución de código JavaScript o d e cualquier otro tipo de fichero o programa. Fuentes: • Las fuentes de representación de los caracteres o tipo de letra del documento deben estar en el mismo, siendo fuentes abiertas que no requieran de ningún tipo de licencia.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Tomado de Guía de Documentos electrónicos.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Procedencia Orden Original Contexto
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    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. El expediente electrónico • Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Expediente Electrónico Componentes. Documentos electrónicos. Contenido, estructura y contexto definidas. Índice electrónico. Que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea necesario. Firma del índice electrónico por la administración. Metadatos del Expediente Electrónico. Los documentos electrónicos se pueden incluir en un expediente electrónico directamente como elementos independientes, como parte de un grupo de documentos electrónicos, o bien como parte de otro expediente que este relacionando siempre al primero.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Expediente Electrónico Los documentos electrónicos que forman parte de un expediente deben estar asociados a un identificador único, al que se añadirá el índice electrónico donde figure el expediente o los expedientes que lo conforman. Vinculo Archivístico Los documentos podrán mantenerse independientes o agrupados según las series y subseries mediante las cuales se haya clasificado la documentación de la entidad. Determinados tipos de documentos podrán agruparse en carpetas de acuerdo a la función que tienen, como pueden ser los documentos del ciudadano y documentos susceptibles de ser utilizados en múltiples expedientes; estos casos deberán estar definidos previamente en las políticas y procedimientos de gestión documental.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Esquema del Expediente Electrónico. Relación Documentos Físicos y Electrónicos
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Índice Electrónico El índice electrónico constituye un objeto digital donde se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo. Se ha determinado que “el foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera. Permitir exportar el índice electrónico a un formato XML
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Propiedades del Expediente Electrónico. Etapa de Tramite • Utilización de varias aplicaciones tecnológicas. • Deben estar reflejados en el índice electrónico. • Permisos de Modificación por responsables. • Accesibles. • Regulados por la normatividad. • Incorporación de Documentos. • Transferencias entre aplicaciones (SGDE – SGDEA). • Admitir Firma Electrónica. Etapa de Archivo • Se deben gestionar bajo un SGDEA. • Índice Electrónico Firmado. • No puede ser modificable. • Código único de identificación. • Puede tener documentos de otros expedientes. • Asegurar su perdurabilidad en el tiempo.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Ciclo de vida del Expediente Electrónico.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Metadatos del Expediente Electrónico.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Metadatos del Expediente Electrónico.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos Autenticidad. Integridad. Inalterabilidad.Disponibilidad. Conservación. . Expedientes Mixtos (Híbridos). Digitales. Electrónicos.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Contenido estable Forma documental fija Vínculo archivístico Equivalente Funcional Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electró- nicos de archivo a) Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición. b) Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología. c) Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos. d) Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado. e) Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad. f) Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos. g) Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico, por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gestión documental y en el documento, a través de metadatos. Garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información, se podrá utilizar firmas electrónicas o digitales de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Se debe garantizar que un documento electrónico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida La modificación con fines de preservación a largo Procesos documentos de migración a otros soportes y Gestión de Metadatos.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo Garantizan que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su carácter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores operaciones o actividades.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Gestión de Metadatos de Origen, custodia y migración. Métodos de conservación en soportes originales. Alineación con las TRD. Recuperación eficiente y oportuna en cualquiera de las etapas de custodia. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo. El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización. Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato. El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales. Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación. La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma. Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de conservación.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo. • Tipo de recurso de información. • Tipo documental. • Título del documento. • Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. • Clasificación de acceso (nivel de acceso). • Fecha de creación, transmisión y recepción. • Folio (físico o electrónico). • Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). • Palabras clave. De Contenido 1. De Contenido. 2. De Estructura. 3. De Contexto.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo. • Descripción. • Formato. • Estado. • Proceso administrativo. • Unidad Administrativa responsable. • Perfil autorizado. • Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). • Serie/subserie documental. De Estructura 1. De Contenido. 2. De Estructura. 3. De Contexto.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo. • Jurídico-administrativo. • Documental. • De procedencia. • Procedimental. • Tecnológico. De Contexto 1. De Contenido. 2. De Estructura. 3. De Contexto. Se podrán adicionar algunos metadatos adicionales de acuerdo con las necesidades de la Organización.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los Documentos Electrónicos de Archivo Los SGD deben permitir que los D.E.A: Sean gestionados (Firmados Electrónicamente) Encriptados Marcas Digitales.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Electronic Records Management System ERMS) es básicamente una aplicación para la gestión de documentos electrónicos, aunque también se puede utilizar para la gestión de documentos físicos. Normalización. Preservación. Alineación con las TRD. Almacenamiento. Migración. Seguridad de la información. Arquitectura de TI
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA Selección del SGDEA Análisis Organizacional Objetivos del negocio Visión y Misión Evaluar las capacidades del producto (SGDEA) para integrar y ampliar la política de retención de documentos de archivo en otros formatos, sistemas de correo electrónico, archivos de documentos y almacén de expedientes, así como sus capacidades de búsqueda y recuperación electrónicas. Integración con otras plataformas de gestión documental (Correo Electrónico).
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA Modelo de requisitos para aplicaciones de Gestión de Documentos de la Unión Europea.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA
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    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA Cuadros de Clasificación Referenciación
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA Conservación, eliminación y transferencia Búsqueda, recuperación y Presentación Otros
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA La Norma ISO 14721:2003 Open archival information system (OAIS) -- Reference model10 propone el marco reglamentario de archivos para la conservación y acceso a la información electrónica a largo plazo, planteando el modelo para el tratamiento de los objetos digitales producidos durante la fase de gestión para su conversión en documento de archivo, esto es la preparación para su transferencia, la captura, el almacenamiento, el acceso a la información y la conservación a largo plazo. Teniendo en cuenta la necesidad de la preservación de los documentos a largo plazo se debe tener en cuenta las disposiciones expuesta en las ISO 14721 y 32000
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA Acceso. Auditoria. Copias de Seguridad y recuperación. Transferencias. Autenticidad. Niveles de Seguridad.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de Electrónicos de Archivo - SGDEA
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    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos •Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental. Coordinación con otras entidades del orden nacional. •Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado coordinará con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gestión documental Inspección y vigilancia •Realizará inspección sobre la implementación y funciona- miento de los programas de gestión documental de las diferentes entidades públicas, privadas que cumplen funciones públicas.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Anexo Decreto 2609 de 2012 Componentes de un Programa de Gestión Documental Caratula • Nombre de la Entidad. Fecha de Aprobación. Fecha de Vigencia. Instancia de aprobación. Denominación de la autoridad archivística institucional (dependencia). Versión del documento. Responsables de su elaboración. Cuerpo o Contenido • Enmarca las estrategias para la adopción de políticas, procedimientos y prácticas, en el diseño y en la ejecución del programa, de manera que cumpla las expectativas de la organi- zación y sean conformes con la legislación colombiana y los entornos propios de la entidad. Aspectos Generales • Introducción. • Alcance (de acuerdo con el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual). • Público al cual está dirigido. • Requerimientos para el desarrollo del PGD. • 1. Normativos. • 2. Económicos. • 3. Administrativos. • 4. Tecnológicos.
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Anexo Decreto 2609 de 2012 Componentes de un Programa de Gestión Documental • a) Planeación. b) Producción. c) Gestión y trámite. d) Organización. e) Transferencia. f) Disposición de documentos. g) Preservación a largo plazo. h) Valoración. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental • a) Debe estar alineado con los objetivos estratégicos. • b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo. • c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. • d) Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la normatividad de cada sector (salud, educación, etc.). Fases de Implementación del PGD
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 Anexo Decreto 2609 de 2012 Componentes de un Programa de Gestión Documental Programas Específicos. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia). Programa de gestión de documentos electrónicos. Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración). Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación). Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.). Plan Institucional de Capacitación. Programa de auditoría y control. Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) Armonización con el Sistema de Gestión de la Calidad -NTCGP1000 Soporte de la Operación
    • Ibagué. Tolima Agosto 12 y 13 de 2013 Nueva legislación Colombiana sobre Gestión Documental y Archivos Decreto 2609 de 2012 ¿Preguntas? Gracias por su atención Didier Mauricio Hurtado Collazos Coordinador de Operaciones G4S Secure Data Solutions Ibagué – Tolima 12 y 13 de Septiembre de 2013