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Presentacion realizada en el marco del Foro Mundial de la Calidad realizado en Veracruz Mexico.

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  • 1. 1
  • 2. 2"La Gestión documental y su alineación conla operación, un reto del día a día"K y M Consultores - INLAC - VenezuelaCaracas, Venezuela28/05/2013Preparado por: Ing. Keyla Soteldo
  • 3. 3Keyla Soteldo: Mba, Socio director de K y M Consultores. Consultor,facilitador y auditor con más de 30 años de experiencia en los Sistemas deGestión de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente yMetrología a Nivel Nacional e Internacional, Profesor de la UniversidadSimón Bolívar en el Programa de estudios avanzados en las áreas deCalidad y Sistemas Integrados de Gestión. Experto técnico en la reuniónde los grupos de trabajo ISO/176 y ISO/STTF/207. Expositor Nacional eInternacional, auditora certificada IRCA Calidad y Medio Ambiente.Facilitador curso del IRCA Calidad y Medio Ambiente. Auditor contratadoFONDONORMA Y AFNOR; Miembro de INLAC Venezuela
  • 4. 4• Presente y Realidad de la Gestión Documental(Fundamentos, principios, vocabulario, ISO 30300 /30301)• Que tenemos que hacer?• Beneficios de un sistema de gestión documental• Conclusiones.CONTENIDO
  • 5. 5• Conocer los Requisitos de un Sistema de Gestión, estructura de la normaUNE-ISO 30301 (presente, realidad y futuro. VIDEO Carlota Bustelo),• Conocer los puntos críticos, las amenazas y oportunidades con el fin deimplementar mejoras,• Conocer los errores comunes que se cometen a la hora de gestionar losdocumentos físicos y electrónicos,• Norma ISO 30300 y 30301 (Liderazgo, planificación, soporte, operación,evaluación y mejora), conocer cuáles son los riesgos de no almacenar lainformaciónObjetivos Particulares
  • 6. 6•••••••••••
  • 7. 7ISO 30300 FUNDAMENTOSPolíticas, objetivos, Eficiencia,responsabilidades, recursoRevisar periódicamente el sistema ydecidir las acciones de mejoraSistema de Gestión DocumentalÉxito en la implementación del SGDRecurso de información, son activos,capital intelectualRequisitos, legislación,reglamentación y normasPolítica, objetivos y directricesOrientación y comunicaciónProcesos apropiados y suinteracciónEnfoque, liderazgo, decisión, mejoraPersonal, Proceso, sistema.Propósito, documento fiableIntegro y usablesTamaño, complejidad,Riesgo, motivación yexpectativasCrear y controlardocumentosAltadirecciónEnfoque porprocesosPrincipiosNecesidadde un SGDContexto de laorganizaciónSGD y Sistemade gestiónRelación entreSGD y SGAlcanzar objetivos, requisitosrendición de cuenta, expectativasEnfoque a consecución de resultados y a lagestión de riesgo.
  • 8. 8• Enfoque al cliente y otras partes interesadas. Centrarse en lasnecesidades actuales y futuras de los clientes y en las expectativas deotras partes interesadas, integrándolas en los requisitos de lasaplicaciones de gestión documental establecidas bajo el SGD.• Liderazgo y responsabilidad. Liderazgo para establecer elpropósito, la dirección y la gobernanza ética de la organización enun entorno en que el personal comprende y tiene motivación paraimplementar las buenas prácticas de la gestión documental con losobjetivos de la organización y los requisitos de la asunción deresponsabilidades.• Toma de decisiones basada en la evidencia. El establecimiento deun SGD posibilita la creación, captura y control de los activos deinformación de la organización en forma de documentos fiables yauténticos que permiten la toma de decisiones basada en la evidenciaen toda la organización.Principios básicos
  • 9. 9• Implicación del personal. Se deberían definir claramente lasresponsabilidades sobre los documentos y la formación apropiadapara todos los empleados de la organización que crean, manejan outilizan documentos. Esto se aplica a los contratistas, otras partesinteresadas y personal de otras organizaciones que comparten procesosde negocio o actividades y sus correspondientes documentos. Elconocimiento de los documentos en toda la organización mejora subase de información y la toma efectiva de decisiones.• Enfoque sobre procesos. La gestión de las actividades y programas dela organización como procesos en los que la creación de documentos ylas actividades de negocio están integradas aumenta la eficiencia tantopara las actividades documentales como para las de negocio.• Enfoque sistemático de la gestión. La integración de la gestión dedocumentos en el contexto más amplio de un sistema de gestión incluyede forma regular el análisis de los requisitos y planes y la implementación,revisión y mejora de sus políticas y procedimientos.• Mejora continua. La supervisión, revisión y mejora continua deldesempeño del SGD alimenta la revisión y mejora del sistema de gestiónde la organización.Principios básicos
  • 10. 10Fiable:Es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisade las operaciones, las actividades o los hechos de lo que da testimonio y al que sepueda recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividadesDefiniciones de documentosIntegro:hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un documentoeste protegido contra modificaciones no autorizadasUsable:Aquel que pueda ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentacióndebería mostrar la actividad u operación que lo produjoAutenticoAquel que se puede probar:• que es lo que afirma ser• que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado oenviado• Que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma .
  • 11. 11El Sistema de Gestión Documental determina los requisitos de gestióndocumental y las expectativas de las partes interesadas y mediantes losprocesos necesarios produce como resultados documentos que cumplen conlos requisitos y las expectativas
  • 12. 12Conocimiento, información y tecnologíaLas herramientas informáticas:la web, cloud computing,teléfonos celulares, inteligenciaartificial
  • 13. 13• Las organizaciones existen en un ambiente dinámicoy cambiante, donde los recursos son escasos, laproductividad, la eficacia, la eficiencia y losbeneficios, toman el curso de sus acciones.• Se necesita información acerca del entorno externo,de sus recursos materiales, económicos,tecnológicos, humanos, datos e informaciones quepermitan conocer estos aspectos y apoyen lasdecisiones.• La información generalmente se registra en soportes,físicos o electrónicos y su manejo se vecomplementado por la gestión documental.Gestión del conocimiento
  • 14. 14Aspectos a considerar• El conocimiento no es datos ni información, aunquese relaciona con ambos.• Puede existir confusión en los conceptos de datos,información y conocimiento, Cual es la diferencia?,qué significan?.• Cuál necesitamos?, cuáles tenemos?.
  • 15. 15¿En dónde estamos, cual es el contextode la organización?• Cómo es el liderazgo?• Cómo se planifica?• Cuáles son los soportes que se tiene?• Cómo se realiza la operación?• Cómo se evalúa el desempeño del SGD?• Cómo se hace la mejora?Norma ISO 30301
  • 16. 16PrólogoIntroducción1. Objeto y campo de aplicación2. Referencias normativas3. Términos y definiciones4. Contexto de la organización1. Comprensión de la organización2. Requisitos de negocio, legales y de otra índole3. Definición del alcance del SGD5. Liderazgo1. Compromiso de la dirección2. Política3. Roles organizativos, responsabilidades ycompetencias6. Planificación1. Acciones para el tratamiento de riesgos yoportunidades2. Objetivos de gestión documental y planes paraalcanzarlos7. Soporte1. Recursos2. Capacitación3. Concienciación y formación4. Comunicación5. Documentación8. Operación1. Planificación y control de operaciones2. Diseño de los procesos de gestióndocumental3. Implementación de las aplicaciones degestión documental9. Evaluación del desempeño del SGD1. Supervisión, medición, análisis y evaluación2. Sistema de auditoría interna3. Revisión por la dirección10. Mejora1. Control de las no conformidades y accionescorrectivas2. Mejora continuaAnexo A (Normativo) Procesos y controlesAnexo B (Informativo) Interrelaciones entre lasnormas ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001 e ISO30301Anexo C (Informativo) Lista de verificaciónpara la autoevaluación.Bibliografía
  • 17. 17Contexto de la organizacióna) tamaño y complejidad de la organización o lasorganizaciones o de los procesos que requierencontrolar documentos;b) el nivel de riesgo que supone un inadecuado control delos documentos;c) la motivación interna para mejorar en la satisfacción dela demanda actual o potencial de las partesinteresadas; yd) las demandas o expectativas específicas de las partesinteresadas
  • 18. 18ENTORNO = combinación de factores internos y externos yde condiciones que pueden afectar al logro de los objetivosde una organización, y a su comportamiento hacia las partesinteresadasFactores internos factores externosMejora,innovaciónAprendizajeEficiencia,eficaciaGlobalizaciónMercadosCapitulo 4
  • 19. 19+-IncertidumbresSuceso Consecuencia ObjetivosFuenteEfecto de la Incertidumbre sobre los objetivosRiesgos en los Sistemas de Gestión
  • 20. 20Analice elriesgoIdentifiqueelriesgoEstablezca elcontextoEvaluacióndelriesgoTratamiento delriesgoRevisión y seguimientoEvaluación del riesgoComunicación y consultaProcesos de la gestión del riesgo
  • 21. 21Compromiso de ladirecciónPolítica de GestiónDocumentalResponsabilidadesObjetivos Sistema deGestión DocumentalPlanes para alcanzarlosRiesgos y oportunidadesRecursosFormaciónDocumentación delsistemaLiderazgo Planificación SoporteISO 30301
  • 22. 22Planificación y controlDiseño proceso GestiónDocumental (creación ycontrol documental veranexo A)Implementación deaplicacionesSupervisión, medición,análisis y evaluaciónSistema de auditoriasinternasRevisión por la direcciónControl de las noconformidadesMejoras continuas(las acciones de mejoradeben priorizarse segúnel análisis de riesgo)Operación Evaluación MejoraISO 30301
  • 23. 23Anexo A (Normativo)Procesos y controles
  • 24. 24CapturaA.1.1.6 Determinar métodos de capturaA,1.2.2 Identificar los momentos de capturaA.1.3.1 Identificar requisitos específicosCreación y recepciónA.1.1.3 Crear documentos fiablesA.1.3.1 identificar requisitosespecíficosISO 30301 Disposición y eliminaciónA.2.4.1 Implementar la disposiciónA.2.4.2 Autorizar la disposiciónA.2.4.3 TransferirA.2.4.4 TrasladarA.2.4.5 DestruirReglas y condiciones para el usoA.2.2 Implementar reglas de accesoIdentificaciónA.1.2.1 Identificar la informacióndescriptiva y de contexto:TecnologíaA.1.4.1 Selección de tecnologíaAnálisisA.1.1.1 Determinar la necesidad de informaciónA.1.1.2 Determinar requisitosA.1.1.4 Determinar la conservaciónA.1.1.5 Establecer calendarioA1. CreaciónProcesos y Controles
  • 25. 25Interrelaciones entre las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO/TC 27001:2005 e ISO 30301 Proceso de gestión documental en anexo A de la Norma ISO 30301ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 ISO/TEC 27001:2005Creación ControlA.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 A.2.1 A.2.4 A.2.3 A.2.4 A.2.54.2 Requisitos de ladocumentación4.2.1 GeneralidadesLa documentación delsistema de gestión de lacalidad debe incluir:a)declaracionesdocumentadas de unapolítica de la calidad y deobjetivos de la calidad,b)un manual de la calidad,c) los procedimientosdocumentados y losregistros requeridos poresta Norma internacional,yd)os documentos, incluidoslos registros que laorganización determinaque son necesarios paraasegurarse de la eficazplanificación, operación ycontrol de sus procesos.4.4.4 Documentación ladocumentación del sistema deggestión ambiental debe incluir:a)la política, objetivos y metasambientales;b)la descripción del alcance delsistema de gestión ambiental;c) la descripción de los elementosprincipales del sistema de gestiónambiental y su interacción, así comola referencia a los documentosrelacionados;d)los documentos, incluyendo losregistros requeridos en esta NormaInternacional; ye)los documentos, incluyendo losregistros determinados por laorganización como necesarios paraasegurar la eficacia de laplanificación, operación y control deprocesos relacionados con susaspectos ambientales significativos.4.3 Requisitos de la documentación4.3.1 GeneralidadesLa documentación del SGSI debe incluir:a) declaraciones documentadas de lapolítica (véase 4.1 b) y de los objetivosdel SGSIb) el alcance del SGSI (véase 4.2.1 a)c) los procedimientos y mecanismos decontrol que soportan al SGSI.d) una descripción de la metodología de laevaluación de riesgo (véase 4.2.1 c)e) el informe de la evaluación de riesgo(véase 4.2.1 / 4.2.1 g).f) el plan de tratamiento de riesgo (véase4.2.2 b).g) los procedimientos documentados quenecesita la organización para aseguraruna correcta planificación, operación ycontrol de sus procesos de seguridad dela información y para describir como medirla eficacia de los controles (véase 4.2.3c).h) los registros requeridos por esta normainternacional (véase 4.3.3 yi) la declaración de aplicabilidad.*ISO 30301
  • 26. 26Realizar unaautoevaluación¿Dónde estamos?¿Nuestros resultados?Conocer loserrores gestióndocumentosfísicos yelectrónicos¿Con quiénes? Gestión de losDocumentos¿Cuáles son los puntos que tenemos que considerar ?
  • 27. 27• Garantizar que se entienden y se toman en consideración losintereses de las partes involucradas.• Enseñar las virtudes, recompensa y beneficio del SGD.• Fomentar la gestión adecuada del cambio durante el proceso parala gestión documental.• Desarrollar un plan adecuado de comunicación y consulta externo einterno y de divulgación donde se gane la confianza de la altagerencia para su implementación.• Promover dentro de las organizaciones un enfoque sistemático parala creación y control de la documentación.• Entender el desafío en el cual estamos viviendo con un entornocambiante (VUCA) y digital.• Promover que los sistemas de gestión de la organización esténinterconectados con las actividades operacionales y estratégicas dela gestión de la información y los documentos.Quétenemosquehacer?
  • 28. 28• Crea valor a la organización.• Forma parte de la toma de decisiones.• Trata explícitamente el riesgo de no contar con este SGD.• Esta basada en la mejor información disponible.• Esta hecha a la medida de la organización.• Es dinámica, interactiva y sensible al cambio.• Facilita la mejora continua de la organización.• Toma en cuenta a los factores humanos y culturales.A la hora de implementar un sistema de gestión de documentaltenemos que tener en cuenta:
  • 29. 291. Elimina la información redundante y duplicada2. Asegura la recuperación de la información encasos de desastre3. Protección en casos de litigio.4. Mejorar la posición para hacer frente a lasauditorías.5. Cumplir con las exigencias legales yreglamentarias y las normas internacionales6. Mejorar la información financieraBeneficios de un sistema de gestión documental
  • 30. 307. Mejorar la gobernabilidad8. Mejorar la confianza de los grupos de interés(stakeholder)9. Establecer una base confiable para la toma dedecisiones y la planificación10. Mejorar los controles11. Efectivamente asignar y utilizar recursos parael tratamiento del riesgo12. Mejorar la eficacia y eficiencia operativaBeneficios de un sistema de gestión documental
  • 31. 3113. Captura y control de documentos14. Establecer una base confiable para la toma dedecisiones y la planificación15. Mejorar los controles16. Efectivamente asignar y utilizar recursos parael tratamiento del riesgo17. Mejorar la eficacia y eficiencia operativaBeneficios de un sistema de gestión documental
  • 32. 32Sistema de Gestión Documental:EL CORAZÓN de los SG• El estándar ISO 30301 se perfila para ser el másutilizado por las organizaciones que deseangestionar sus documentos, es compatible eintegrable a con otros sistemas de Gestión.• Actualización y formación continua en gestión delos documentos para la organización y losauditores .• Incentivar eventos de difusión con la finalidad deinformar los beneficios que se tiene alimplementar este sistema de gestión documental• Por su relación con los diferentes sistemas degestión , se incrementará el uso de Sistemas deGestión documental en las organizaciones.ConclusionesSGCSGASGSYSO
  • 33. 33Keyla SOTELDO KYM Consultores /INLAC VENEZUELAEmail: sis21ca@gmail.com / kymconsultores@gmail.comTeléfonos: +584166300991 / +58412 6090991Tenemos que considerar la importancia estratégica de la buenagestión de los documentos y de las evidencias, en todas lasactividades que realizamos en nuestras organizaciones,@ksoteldoTwitter:http://www.linkedin.com/pub/keyla-soteldo/1b/180/927EL CAMINO HACIA EL FUTURO …… estamos preparados?
  • 34. 34• ISO30300:2011 Información y documentación. Sistema de gestión para los documentosFundamentos y vocabularios .• ISO 30301:2011 Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos.Requisitos.• BLOG ISO 30300 (http://www.iso30300.es).• Claves de las Normas UNE-ISO 30300 para profesionales de la gestión de documentos Ministeriode Educación, Cultura y Deporte.Madrid, 21 de Mayo de 2012 El papel de los profesionales ante la serie de normas ISO 30300.Carlota Bustelo.• Serie ISO 30300 Sistema de Gestión para los documentos .Octubre 2011 SEDIC Autora CarlotaBustelo.• Jornada La norma UNE ISO 30300 aplicaciones en la empresa Madrid 20 de Marzo del 2012AENOR..Bibliografía
  • 35. 35Carlota BusteloRecords, information and document management Independent Consultant SpainT. (34) 91 345 67 07M. (34) 655 85 34 06http://www.carlotabustelo.comtwitter @carlotabustelohttp://www.linkedin.com/pub/carlota-bustelo-ruesta/6/1a7/33bBibliografía

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