Hoe we bij feijenoord werken 30 oktober 2008

  • 254 views
Uploaded on

Als test

Als test

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
254
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Hoe we bij Feijenoord werken …. Tips en Trucs Bedrijfsvoering
  • 2.  Inleiding Jerry Wenting In- en uitgaande post Henk Hogenbirk Decos Kantoorautomatisering Richard Weijers Telefoongebruik Chris van der Born PAUZE Agendapost DB Gertruud Hurkmans Subsidies of mandaat P&C – cyclus Verlof en verzuim Werkplekinrichting en kantoorartikelen BORREL
  • 3.  30 oktober Bedrijfsvoering 27 november Informatievoorziening Personeelsbeleid 8 januari (Re)organisatie en Gebiedsgericht werken 29 januari Dienstverlening & Expertiseteam
  • 4.  smoelenboek vergroting mailbox tips & trucs Outlook home use antivirusprogramma home use ms-office2007
  • 5. INKOMENDE & UITGAANDE post
  • 6. POST WORDT DAGELIJKS DOOR D.I.V. VERSPREID REGISTRATIE IN DECOS DOCUMENT WORDT GESCAND ZELFDE DAG VERSPREIDING NAAR BEHANDELAAR - papieren en digitale versie agenda-service post BEHANDELING - unit ter kennis- name telefoon/ e-mail ORIGINEEL INKOMEND (REGISTREERD) STUK RETOUR Uitgaande NAAR D.I.V. brief met evt. vervolgstukken
  • 7. OPSTELLEN UITGAANDE BRIEFAANVRAGEN UITGAAND BRIEFNUMMER BIJ D.I.V. BRIEF NAAR LEIDINGGEVENDE (paraaf) ONDERTEKENING DOOR: LEIDINGGEVENDE of DAGELIJKS BESTUUR : 1. secretaris 2. voorzitter DB ORIGINEEL (LATEN) VERZENDEN 1 KOPIE NAAR D.I.V.
  • 8. Telefoongebruik
  • 9.  Een bewoner, ondernemer  Service Unit EN WE PROBEREN dus in principe geen eigen nummers uitdelen DE ROTTERDAMSE Een zakelijke relatie NORMENTo Business SERVICE = Business TE HALEN ! Rechtstreeks contact met medewerker
  • 10.  Neem de telefoon op als je op je werkplek bent De telefoon neem je binnen 20 seconden op Gebruik bij het opnemen van de telefoon de volgende uniforme (vriendelijke) begroeting: “Goedemorgen/- middag deelgemeente Feijenoord met……”. Neem de telefoon op van je kamergenoot als deze even afwezig is (met *88) Schakel je telefoon door naar het secretariaat als je enige tijd niet op je plek bent (*21 toestelnummer)
  • 11.  Schakel de telefoon van je kamergenoot door als deze ziek is (of vergeten is zelf door te schakelen) En schakel hem weer in bij terugkeer (# 21) Gesprekken worden alleen warm doorverbonden: Je stelt je collega op de hoogte van hetgeen je weet over de klant en verbindt dán pas door ! Je verkoopt geen “nee” aan externe klanten Stel je collega’s op de hoogte van een terugbel-verzoek via de e-mail Een terugbelnotitie wordt binnen 1 dag na binnenkomst van het gesprek afgehandeld. Kom gemaakte afspraken na, bel terug of zoek die juiste collega
  • 12. PAUZE
  • 13. De agendapost
  • 14. Opvragen bij bestuurssecretariaat AGENDAPOST  Ter bespreking  Ter kennisname 08.  Vertrouwelijk Paraaf Sectorhoofd: Paraaf Portefeuillehouder(s): Vergadering Datum : Dagelijks Bestuur : Besluitvormend DB dinsdag Agendapunt : Bijlagenummer : Afdeling : Steller : Portefeuillehouder(s) : Betreft : Alleen essentiële bijlagen worden gekopieerd, de anderen liggen op Bijlage(n): Inhoudelijke toelichting met onderbouwd secretariaat ter inzage advies en evt. kosten en inkomsten Toelichting: Afstemmen met bestuursvoorlichter of gebiedsvoorlichter Communicatie en participatie: Participatielogboek: Aangeven hoe de participatie is Datum Locatie Doel bijeenkomst en communicatiemiddel Portefeuille- houder Met wie Uitkomsten verlopen en nog zal verlopen Financiële consequenties: Begrotingspost: Afstemmen met de financieel Het gaat om een integrale adviseurs Adviezen: Bijv. verzending brief (ook aanaanpak; sta stilBedrijfsvoering - Financiën Afdeling bij noodzakelijke akkoord Zo concreet en volledig mogelijk BDO - Juridische Zaken: deelraad), beschikking niet gevraagd advisering door collega’s Expertiseteam Gebiedsteam(s) niet gevraagd formuleren Projectcoördinator
  • 15. Subsidie of mandaat ?
  • 16. Mogelijkheden aangeven voor een eventueel verkrijgen van subsidie ofVerwijzen naar team subsidies: Ton Heijdra of Hakima IslimaniEr moet worden voldaan aan de SVR = Subsidieverordening Rotterdam dus:schriftelijk verzoek op standaardformulier (via e-mail of post te verkrijgen)Tijdig verzoek indienen:bij jaarsubsidie vóór 1 juli voorafgaand aan activiteitenjaarbij project, evenement, eenmalige activiteit minimaal 12 weken voorafgaand aan uitvoeringsdatumNooit toezeggingen doen !Het DB immers beslist uiteindelijk over subsidieverzoek
  • 17.  Aanvraag komt via post of e-mail binnen VERPLICHT: altijd laten registreren door DIV Team subsidies (Ton én Hakima) coördineren afhandeling Inhoudelijk toets en advies door Expertiseteam of Gebiedsteam Agendering DB via team subsidies (tenzij anders afgesproken)EN DAT MOET BINNEN 8 WEKEN VASTSTELLING BEGROTING OF INDIENING AANVRAAG
  • 18.  Om uitgaven mogelijk te maken die wijkpartijen (zonder rechtspersoon) ondersteunen in het verwezenlijken van kleinschalige plannen Niet bedoeld als vervanger voor subsidie of het omzeilen van het DB-traject Nooit bedoeld voor regulier gesubsidieerde instanties zoals SWF, bewonersorganisaties, opbouwwerkorganisatie Alleen mogelijk nadat aanvraagformulier volledig is ingevuld en ondertekend is door de gebiedsmanager Bevoorschotting is mogelijk onder strikte voorwaarden Betaling alleen mogelijk na indiening gespecificeerde factuur (met onderleggers)
  • 19. P&C - cyclus
  • 20.  November 2008 Programmabegroting 2009 Mei 2009 Kadernota 2010 September 2009 Najaarsrapportage 2009 April 2010 Programmarekening 2009
  • 21. In de begroting ligt vast wat we gaan doenDaar zijn we dus allemaal hard mee bezigIn de najaarsrapportage en jaarrekening verantwoordt het DB zich aan de deelraad over wat we hebben gedaan DUS: (Bijna) Iedereen wordt geacht een bijdrage aan deze stukken te leveren
  • 22. Verlof, ziek etc.
  • 23. Verlof wordt NU NOG in uren geregistreerd via aanwezigheids-registratiesysteem ---------- “met de sleepsleutel”Met ingang van 2009 wordt aanwezigheidsregistratiesysteem afgeschaftWaarom ?Het gaat niet om aanwezigheid maar om “productie” en “resultaat”Hierover worden periodiek afspraken gemaakt tussen medewerker enleidinggevendeWat dan ?Dat wordt momenteel uitgedacht; het moet gaan om een eenvoudig dochfunctioneel systeem.Wat te denken van de ouderwetse verlofkaart ?
  • 24. Vóór 9.00 uur ‘s ochtends zelf telefonisch afmelden bij leidinggevende:Welke werkzaamheden moeten overgenomen worden ?Welke afspraken moeten worden verzet ?Welke inschatting is te maken over duur van het verzuim ?Is leidinggevende niet bereikbaar: afmelden bij secretariaatDus niet via de e-mail !Zo spoedig mogelijk op die dag neemt leidinggevende zelf contact met je opom te overleggen overDaarna: In bed, op de bank en … beter worden !
  • 25. Na enkele dagen ontvang je een verzuimbrief van de Arbodienst (Achmea)Ook al ben je beter of van plan weer te gaan werken :s.v.p. INVULLEN en TERUGSTURENBij terugkeer op het werk: direct aanwezigheid melden bij leidinggevendeen bij P&O via de e-mail P&O@feijenoord.rotterdam.nl(of gewoon aanklikken adres P&O via Outlook)Tijdens verzuim neemt je leidinggevende contact met je op over voortgangherstel of neem je zelf contact opBij langer verzuim of op eigen verzoek of verzoek leidinggevende ontvang jeeen oproep om bij bedrijfsarts langs te komen
  • 26.  Vragen over het salaris: sscpsavragen@sdr.rotterdam.nl Studiedeclaraties, maaltijden overwerk etc.: op een formulier te vinden op de O-schijf: O:BIBLIOTHEEKAo & modelbrieven en -formulierenFormulieren Rechten en plichten: In de “Vraagbaak“ af te halen bij P&O of te vinden op Iris
  • 27. Aanschaf en inkoop
  • 28. Standaardinrichting werkplek:- bureau + stoel- p.c. + standaard applicaties- telefoonAfhankelijk van functie:- “secretaresse-telefoon”- mobiele telefoon of PDA- maatwerk-applicaties zoals: Exact, Smartsite, C3 etc.Bij komst nieuwe medewerker:- P&O meldt werkplek-installatie bij ICT, DIV, Facilitaire dienstBij wijzigingen verloopt opdracht via leidinggevende of diens secretaresse(zo mogelijk minimaal 1 week van te voren)
  • 29.  Kantoorartikelen: standaardartikelen in principe op voorraad bij secretariaten Kantoorartikelen: indien niet op voorraad  medewerker meldt wensen via e-mail: helpdeskIZ@feijenoord.rotterdam.nl Centrale inkoop kantoorartikelen vindt plaats door IZ ; - geen individuele bestellingen - maximaal 1 x per 2 weken wordt inkoopopdracht gedaan Bestelde artikelen worden na binnenkomst zo spoedig mogelijk afgeleverd bij besteller Afwijkende wensen: alleen met instemming leidinggevende