Manual de procesos

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Manual de procesos

  1. 1. USO DE TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE MANUALES DE PROCESOS Docente Colaborador: Lcdo. Deljannison Avila
  2. 2. ``CUANDO NO SE PUEDE VOLVER ATRÁSDEBEMOS BUSCAR LA MEJOR MANERA DESEGUIR ADELANTE´´ Anónimo
  3. 3. DefinicionesMANUAL:Un manual es una recopilación en forma de texto, elcual recoge de una manera detallada y minuciosa todaslas indicaciones que deben seguirse al realizar unaactividad, de forma sencilla, fácil de comprender, y a laves permita a su lector desarrollar adecuadamente lopropuesto sin temor a cometer errores.
  4. 4. DefinicionesPROCESO:Es la secuencia de pasos necesarios para realizar unaactividad.Es lo que realmente se debe hacer.
  5. 5. DefinicionesPROCEDIMIENTO:El procedimiento es la gestión del proceso.Es el como se debe hacer.
  6. 6. DefinicionesMANUAL DE PROCEDIMIENTO:Es el documento que contiene la descripción deactividades que deben seguirse en la realización de lafunciones de una unidad administrativa, o mas.El manual además incluye los puestos o unidadesadministrativas que intervienen precisando suresponsabilidad y participación.
  7. 7. DefinicionesDIAGRAMA DE PROCESO:Es una representación grafica de los pasos que sesiguen en toda una secuencia de actividades, dentro deun proceso o un procedimiento, identificándolosmediante símbolos de acuerdo con su naturaleza,además incluye toda la información que se consideranecesaria para el análisis, tal como distanciasrecorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.
  8. 8. DefinicionesDIAGRAMA DE FLUJOS:Se define como un método para describir gráficamenteun proceso existente o uno nuevo propuesto, mediantela utilización de símbolos, líneas y palabras simples,denotando las actividades del proceso y su respectivasecuencia.
  9. 9. ¿Por que y Para Que?En cualquier organización en donde se apliquecorrectamente el uso de los manuales de procesos yprocedimientos, se podrá determinar claramente loserrores e inconvenientes al:- Evitar confusiones en las responsabilidades.- Establecer normas únicas.- Optimizar los controles.- Establecer procedimientos.- Facilitar inducción, adiestramiento y capacitación.
  10. 10. Consideraciones generales para la elaboración de un manual
  11. 11. Sistema de Documentación:La documentación contribuye a:- Lograr la conformidad con los requisitos de lostriunfadores y mejora la atención.- Proveer la formación adecuada.- Proporcionar evidencias objetivas.- Evaluar la eficacia y la adecuación continua delsistema.
  12. 12. Partes Fundamentales de un Manual : - Encabezado. - Introducción. - Objetivo. - Alcance. - Definiciones. - Referencias. - Autoridades y responsabilidades. - Procedimiento. - Diagrama de Flujo.
  13. 13. Encabezado El encabezado es utilizado para identificar cada procedimiento. REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN ALDEA MANUAL DE UNIVERSITARIA PROCEDIMIENTO ``LAS TRES RAÍCES´´PROCEDIMIENTO: CODIGO ELABORADO POR PAG.
  14. 14. IntroducciónBrinda información general del procedimiento quepermite resumir el contenido y la naturaleza del mismo.
  15. 15. ObjetivoMuestra el propósito del procedimiento en cuestión.
  16. 16. AlcanceDefine las instancias, unidades y/o departamentos alos que será aplicable el procedimiento.
  17. 17. DefinicionesEn este apartado se incluye un glosario con ladefinición de aquellos términos que requieran de unaexplicación para su fácil comprensión.
  18. 18. ReferenciasSon utilizadas en el caso que se requiera mencionaralgún documento o persona específicos sobre el cualse respalde el procedimiento.
  19. 19. Autoridades y ResponsablesSe hace mención de las personas sobre las cuales recaela responsabilidad de velar por el cumplimientoadecuado del procedimiento.
  20. 20. Descripción del procedimientoSe debe realizar una descripción sistemática de lasactividades que se documentan cada vez que serequiera, y deber hacerse:- Redacción simple.- En tiempo presente.- Cada actividad descrita enumerada.- Se debe describir el responsable de cada actividad.- Letra arial 12, espacio doble o 1,5.- Titulo en negrita, la descripción no.
  21. 21. Diagrama de Flujo
  22. 22. Objetivos del Diagrama de Flujo- Representar gráficamente las distintas etapas de unproceso y sus interacciones.- Facilitar la comprensión del proceso.- Es útil para analizar el proceso actual, proponermejoras.- Representa los controles en el proceso.
  23. 23. Ventajas del Diagrama de Flujo- Ayudan a las personas que trabajan en el proceso aentender el mismo.- Permite con mayor facilidad la identificación de formaclara de las mejoras a proponer.-Mejora considerablemente la comunicación entre losdepartamentos y personas de la organización.- Son herramientas muy valiosas para la formación yentrenamiento del nuevo personal que se incorpore a laorganización.
  24. 24. Características del Diagrama de Flujo- De uso, permite facilitar su empleo.- De destino, permite la correcta identificación deactividades.- De comprensión e interpretación, permite simplificarsu comprensión.- De interacción, permite el acercamiento ycoordinación.- De simbología, disminuye la complejidad yaccesibilidad.- De diagramación, se elabora con rapidez y no requierede recursos sofisticados.
  25. 25. Simbología utilizada en los diagramas
  26. 26. Simbología utilizada en los diagramas
  27. 27. GRACIAS POR SUATENCION

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