Sistema de Gestión Eficiente
        en Oficinas Técnicas


  En los últimos años hemos asistido a un notable     para hac...
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Estudios Tecnicos

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  1. 1. Sistema de Gestión Eficiente en Oficinas Técnicas En los últimos años hemos asistido a un notable para hacer frente de forma segura y eficaz a esta aumento de los requisitos legales y normativos, nueva realidad, asegurando los valores de (Nuevo Código Técnico de la Edificación...), que calidad y eficiencia necesarios para conseguir la unidos a otros como la globalización, aumento de máxima satisfacción de sus clientes las exigencias del mercado, aumento de la Conseguir la implementación de un SISTEMA DE competencia... establecen un escenario cada vez GESTIÓN EFICIENTE (SGE) es la única opción más complejo para los Estudios Técnico válida para cualquier Estudio Técnico que Como consecuencia inmediata, estos deben pretenda permanecer en este mercado cada ajustar sus Sistemas de Gestión y dotarlos de los vez más exigente y competitivo. medios tecnológicos y organizativos suficientes
  2. 2. Sistema de Gestión Eficiente en Oficinas Técnicas SITUACIÓN ACTUAL DEL SECTOR DE LA Este documento presenta de forma resumida CONSTRUCCIÓN la metodología establecida por ascêndia reingeniería + consultoría para diseñar, La Ley de Ordenación de la Edificación implementar y mantener un SGE en Estudios (L.O.E.), la Directiva 89/106/CE sobre Técnicos, obteniendo así los beneficios que de Productos de la Construcción, el nuevo Código ello se derivan. Técnico de la Edificación (C.T.E.), la Ley de Prevención de Riesgos Laborales o la Ley PRINCIPIOS BASICOS DE UN SGE 7/1994 de Protección Ambiental… junto con un aumento de las exigencias de los mercados A continuación presentamos los seis principios (usuarios finales cada vez más formados e en los que se basa un SISTEMA DE GESTIÓN informados), describen una realidad cada vez EFICIENTE. más exigente para los Estudios Técnicos y otros agentes en este sector. 1-IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE REAL Debe asegurar, como punto de partida, la ¿QUÉ ENTENDEMOS POR UN SISTEMA satisfacción del cliente. Esto no es posible si DE GESTIÓN? antes no lo tenemos correctamente identificado. Todos aquellos recursos físicos y humanos, del En el caso de un Estudio Técnico, el concepto conocimiento, operativos, organizativos, de cliente real no coincide con el de cliente tangibles e intangibles, puestos en juego por contable. la Dirección de la Empresa con el fin de desarrollar su actividad en el mercado. Debemos asociar este término al usuario final. Asegurar la satisfacción de éste, implica la satisfacción de cualquier otro cliente ¿QUÉ ENTENDEMOS POR UN SISTEMA intermedio incluido en la cadena de valor DE GESTIÓN EFICIENTE (SGE)? añadido. Aquel Sistema de Gestión que ha sido 2-ENFOQUE AL CLIENTE diseñado e implementado bajo un enfoque de Una vez identificado el cliente real de nuestra máxima eficiencia, (esto es, máxima actividad, un SGE debe asegurar el máximo satisfacción del cliente con el menor consumo valor añadido para cada tarea realizada en la en recursos) y además tiene capacidad de empresa. mejorar de forma continua en el tiempo. Disponer de un SGE es sinónimo de hacer las El enfoque es el de maximizar este valor y cosas bien y a la primera. ello pasa por eliminar o disminuir cualquier actividad que no implique valor añadido al 2 de 6
  3. 3. Sistema de Gestión Eficiente en Oficinas Técnicas cliente. Únicamente así podremos maximizar 6-MÁXIMO APROVECHAMIENTO la satisfacción del mismo. TECNOLÓGICO 3 -LIDERAZGO Hoy en día, conseguir un SGE está asociado al uso de las nuevas tecnologías. Obtener un SGE demanda entre otras cosas un cambio que puede llegar a afectar incluso a El SGE debe solucionar los problemas relativos la filosofía, misión y los valores de la propia a la gestión y organización de nuestra empresa. empresa, estos son comunes a multitud de empresas como la nuestra, sería un error Es imprescindible que exista el liderazgo acometer este proyecto sin tener en cuenta suficiente para conseguir este fin, lo cual es las posibilidades derivadas del desarrollo imposible sin un compromiso férreo y tecnológico y la innovación. constante por parte de la Dirección. 4-MÁXIMA SIMPLICIDAD METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO Disponer de un SGE no debe ser sinónimo de DE UN SGE burocracia ó papeleo, sino todo lo contrario. Debe mantener la flexibilidad requerida para F1: DIAGNÓSTICO INICIAL, ANÁLISIS DE acometer los proyectos y trabajos LA SITUACIÓN comprometidos con los clientes. El Sistema Como parte previa al desarrollo de un SGE es diseñado debe ser simple, además de necesario conocer en profundidad el actual eficiente. Sistema de Gestión de la empresa, los 5-GENERACIÓN DE DATOS REALES Y recursos físicos y humanos de los que dispone, ÚTILES su conocimiento, su misión y actividades Un SGE No debe lograr sólo la obtención de un principales, sus valores de empresa y sobre Sistema de Trabajo eficiente, sino que todo su problemática actual y su plan de además debe generar datos reales (que Desarrollo Estratégico. Este Diagnóstico nos reflejen la situación de los procesos permite conocer los puntos débiles y fuertes desarrollados) y útiles (que permitan a la del Estudio y por tanto disminuir y reforzarlos Dirección de la empresa y resto de personal respectivamente durante la implantación del tomar decisiones seguras), que permitan SGE. mejorar el Sistema de Gestión de forma F2: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE continua. SERVICIO A partir del Diagnóstico previo, se definen el objetivo y alcance del trabajo a desarrollar 3 de 6
  4. 4. Sistema de Gestión Eficiente en Oficinas Técnicas y se dota de contenido la propuesta de Servicios. Esta incluirá además, un cronograma con fechas intermedias de cumplimiento y revisiones parciales, además de presupuesto detallado, formas de pago, compromiso de confidencialidad y otros garantes de compromiso y capacidad. Ésta es presentada posteriormente al cliente para su revisión y aceptación definitiva. F3: PLANIFICACIÓN DE MEDIOS F5: RACIONALIZACIÓN DEL SISTEMA Una vez aceptada la propuesta se realiza una OPERATIVO planificación de medios necesarios para el correcto desarrollo de la propuesta, Una vez consolidada la estructura del SGE es incluyendo tanto medios propios como los imprescindible identificar y revisar los necesarios en la estructura organizativa del procesos operativos del Estudio, cliente. segmentando los mismos en cuatro niveles bien diferenciados: Nivel Estratégico, Nivel F4: RACIONALIZACIÓN DE LA Operativo, Nivel de Apoyo y Nivel de Mejora. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La organización y sincronía entre estos niveles es imprescindible para el desarrollo de un SGE Al igual que en el proceso de rehabilitación consolidado y con capacidad de crecimiento de un edificio es imprescindible revisar la futuro. Hay que tener en cuenta que el estructura del edificio como paso previo a Sistema Operativo debe soportar los aspectos cualquier otro trabajo de mejora, en el de: calidad, económico y riesgos. Además los proceso de desarrollo de un SGE es procesos diseñados deben estar enfocados a imprescindible revisar la estructura la herramienta (software) que posteriormente organizativa del Estudio incluyendo la va a soportar el Sistema Operativo de la definición de roles y puestos de trabajo, empresa. asignación de responsabilidades y los procesos de comunicación y reporte. Cualquier trabajo F6: PARAMETRIZACIÓN DE LA desarrollado sobre el Sistema sin tener en HERRAMIENTA cuenta estos aspectos, comprometerá la consecución de los objetivos marcados. En este punto el SGE está totalmente diseñado en soporte papel y ha sido revisado por la Dirección de la empresa. Es el momento de trasladar el mismo a la herramienta seleccionada, haciendo posible 4 de 6
  5. 5. Sistema de Gestión Eficiente en Oficinas Técnicas que el SGE soporte de forma real los procesos F8: AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA de la empresa y asegure la satisfacción del cliente. Esta fase es de enorme importancia Antes de dar por completado el Proyecto, se sobre todo para eliminar la posibilidad de que realiza una Auditoría Interna al SGE el usuario del Sistema no realiza su actividad implementado. El objeto de la misma es respetando los criterios y preceptos comprobar el grado de implementación real y incorporados en la fase de diseño. efectiva, así como evaluar que los objetivos Únicamente así podemos asegurar que el marcados al comienzo del proyecto han sido Sistema es seguro y regular en su alcanzados. Como resultado de misma, se cumplimiento, sin permitir "atajos" que elabora el informe de Auditoría que permite comprometen la eficacia de otras actividades conocer de forma concreta los puntos débiles y trabajos desarrollados posteriormente. del SGE y establecer las correspondientes acciones de mejora, las cuales serán reimplementadas sobre el Sistema hasta su consolidación definitiva. Desde ascêndia reingeniería + consultoría recomendamos el uso de la herramienta Gestproject® 2008, desarrollada por Novonet y de la que ya tenemos positivas experiencias en su implantación en oficinas técnicas. F7: IMPLEMENTACIÓN REAL Y EFECTIVA DEL SGE Gracias al trabajo desarrollado hasta el momento y a la selección de una herramienta segura y sencilla en su manejo, la implementación del SGE es rápida y permite prácticamente desde el primer momento F9: AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN sacarle el máximo rendimiento y la inversión realizada. En aquellos casos en que el cliente haya aceptado como parte del servicio propuesto la Durante esta fase formación se mantienen obtención de una marca de Calidad asociada a reuniones de formación con prácticamente la la norma UNE-EN ISO 9001:2008, se totalidad del equipo. acompañará al mismo frente al Organismo Certificador, durante la Auditoría de Certificación. Posteriormente se apoyará a la empresa en la elaboración de correspondiente 5 de 6
  6. 6. Sistema de Gestión Eficiente en Oficinas Técnicas informe que una vez revisado por el citado COMPATIBILIDAD CON SISTEMAS DE organismo, le permitirá obtener la Marca de GESTIÓN CERTIFICADOS Calidad Certificada. Cada vez más, la implantación y certificación MANTENIMIENTO Y SEGUIMIENTO AL SGE de un Sistema de Gestión de la Calidad (ISO 9001) y/o del Medioambiente (ISO 14001), es Es necesario realizar un seguimiento posterior un garante de una gestión adecuada para los al SGE implementado, que asegure que éste clientes. Además, otorga una ventaja genera los datos necesarios y previstos, y que competitiva a la hora de optar a concursos y éstos son utilizados para la mejora continua licitaciones públicas. del Sistema. Así mismo es imprescindible mantener cierto nivel de seguimiento, La implantación de un SGE tiene mucho en detectando desviaciones que serán corregidas común con los sistemas nombrados, por lo que en tiempo real y sometiendo al Sistema a desde ascêndia reingeniería + consultoría auditorias periódicas que permitan asegurar recomendamos que bien a la vez o de forma los niveles de conformidad exigidos. secuenciada, se desarrollen ambos proyectos, lo cual garantiza la eficiencia y la satisfacción de nuestros clientes. En ascêndia reingeniería + consultoría somos expertos en el desarrollo de proyectos de consultoría de gestión y organización en Estudios de Ingeniería y Arquitectura, gracias a la experiencia alcanzada. ascêndia reingeniería + consultoría colabora con Socios de la Asociación Española para la Calidad AEC www.aec.es www.ascendiarc.com - info@ascendiarc.com Avda. Padre García Tejero, 6, Torre B, Local. 41012 – Sevilla T. 954 298 201 - de 6 024 F. 954 629 674 6 902 111

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