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ARPO - Business Modeler: Apresentação da Solução
 

ARPO - Business Modeler: Apresentação da Solução

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1 - Perfil da empresa fornecedora do software ...

1 - Perfil da empresa fornecedora do software
2 - 100 principais clientes de referência ARPO
3 - Proposição de valor do software ARPO
4 - Metodologia para modelagem de processos
5 - Ampliando a visão de processos
6 - Metodologia para modelagem do negócio
7 - Resumo das principais funcionalidades
8 - Opções de configuração e licenciamento
9 - Comparativo de ferramentas para BPM
10 - Convite para conhecer a versão gratuita do software

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    ARPO - Business Modeler: Apresentação da Solução ARPO - Business Modeler: Apresentação da Solução Presentation Transcript

    • ARPO BUSINESS MODELER APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO Software desenvolvido no Brasil 100% em Português Destaque na CEBIT / Alemanha © KLUG SOLUTIONS ARPO = Advanced Repository of Process Oriented Information 1
    • CONTEÚDO DA APRESENTAÇÃO 1 Perfil da empresa fornecedora do software 2 100 principais clientes de referência ARPO 3 Proposição de valor do software ARPO 4 Metodologia para modelagem de processos 5 Ampliando a visão de processos 6 Metodologia para modelagem do negócio 7 Resumo das principais funcionalidades 8 Opções de configuração e licenciamento 9 Comparativo de ferramentas para BPM  10 Convite para conhecer a versão gratuita do software © KLUG SOLUTIONS 2
    • 1 PERFIL DA EMPRESA © KLUG SOLUTIONS 3
    • 1 Perfil da empresa fornecedora do software A empresa KLUG Desenvolvimento de Software Ltda é brasileira e atua no mercado desde 1995, sendo seu principal foco a criação e aplicação de soluções tecnológicas para a melhoria dos processos de negócio de seus clientes. Durante sua existência desenvolveu diversas soluções de tecnologia, sendo que desde 2005 atua no desenvolvimento e comercialização do software ARPO. Atualmente o ARPO é reconhecido como uma das principais soluções para processos, sendo a ferramenta com mais clientes de referência no Brasil. www.klugsolutions.com OFERTAS RELACIONADAS AO SOFTWARE ARPO ● Licenciamento do software (mais de 230 clientes ativos). ● Manutenção do software. ● Suporte operacional ao software. ● Capacitação em processos e no uso do software. ● Construção da metodologia de modelagem em conjunto com o cliente. ● Migração de fluxos de processo de outros modeladores para o ARPO. ● Desenvolvimento de soluções de TI para integração com o sistema ARPO. ● Não realizamos a consultoria de processos diretamente (trabalhamos com consultorias parceiras). © KLUG SOLUTIONS 4
    • 1 Histórico de lançamento das versões ARPO MELHORIA CONTÍNUA DO SOFTWARE ARPO ● Possuímos uma base instalada de mais de 220 clientes no Brasil e no Exterior, com a qual mantemos contato permanente e que nos fornece sugestões de melhoria detalhadas, com base na experiência prática de usuários do sistema. ● Na tabela ao lado representamos o histórico de lançamentos de novas versões dos últimos cinco anos e a quantidade de melhorias por versão. ● As melhorias implementadas incluem novas funcionalidades e ampliação das já existentes, a criação de novos objetos e diagramas, além da adequação da solução à evolução da Tecnologia da Informação utilizada no ambiente das empresas. ● Nosso compromisso é fornecer uma ferramenta continuamente aprimorada, permitindo que nossos clientes realizem a modelagem e melhoria dos processos em suas empresas com maior facilidade, qualidade e abrangência requerida pelo mercado. © KLUG SOLUTIONS 5
    • 2 CLIENTES DE REFERÊNCIA © KLUG SOLUTIONS 6
    • 2 220 principais clientes de referência ARPO © KLUG SOLUTIONS 7
    • 2 20 Clientes ARPO (Empresas públicas) Segurança Presidencial Exército Brasileiro IMBEL www.gsi.gov.br www.exercito.gov.br www.imbel.gov.br www.cjf.jus.br www.tjgo.jus.br Cons. Justiça Federal Tribunal Justiça GO FARMANGUINHOS Marinha do Brasil DATAPREV Secret. Planejam. RJ Tribunal Contas GO www2.far.fiocruz.br/farmanguinhos www.mar.mil.br www.dataprev.gov.br www.planejamento.rj.gov.br www.tcm.go.gov.br FINEP Força Aérea Bras. Observatório Nacional SAEB (BA) Prefeitura de Macaé www.finep.gov.br www.fab.mil.br www.on.br www.saeb.ba.gov.br www.macae.rj.gov.br ANCINE CINDACTA III ENAP FUNDAP (SP) DAAE Araraquara www.ancine.gov.br www.decea.gov.br www.enap.gov.br www.fundap.sp.gov.br www.daaeararaquara.com.br © KLUG SOLUTIONS 8
    • 2 + 20 Clientes ARPO (Empresas grandes) PETROBRAS VALE Fertilizantes PREVI CIELO SEBRAE www.brasilpch.com.br www.valefertilizantes.com www.previ.com.br www.cielo.com.br www.sebrae.com.br ELETROBRAS Mitsubishi Motors BRASILPREV EDITORA FTD UNIMED www.eletrobras.com.br www.mitsubishimotors.com.br www.brasilprev.com.br www.ftd.com.br www.unimed.com.br FURNAS Camargo Corrêa POUPEX AES Brasil BANCO SANTANDER www.furnas.com.br www.camargocorrea.com.br www.poupex.com.br www.aesbrasil.com.br www.santander.com.br CEMIG PROMON Lojas Americanas DELOITTE BANCO VR www.cemig.com.br www.promon.com.br www.lasa.com.br www.deloitte.com.br www.vr.com.br © KLUG SOLUTIONS 9
    • 2 + 20 Clientes ARPO (Empresas grandes) ADM Construtora WTORRE CERTISIGN RACCO Cosméticos METRUS www.admworld.com www.wtorre.com.br www.certisign.com.br www.racco.com.br www.metrus.org.br COCAMAR McLANE MONGERAL AEGON LOJAS RIACHUELO CAPEF www.cocamar.com.br www.mclane.com.br www.mongeralAegon.com.br www.riachuelo.com.br www.capef.com.br SOTREQ TONON Bioenergia CAPEMISA GLAXO SmithKline PROTEGE www.sotreq.com.br www.tononbioenergia.com.br www.capemisa.com.br www.gsk.com.br www.protege.com.br BEACH PARK TERMOMECANICA BANCO PETRA TELECHEQUE GRUPO GP www.beachpark.com.br www.termomecanica.com.br www.bancopetra.com.br www.telecheque.com.br www.grupogp.com © KLUG SOLUTIONS 10
    • 2 + 20 Clientes ARPO (Grandes e médias) Companhia de Jesus PUC Campinas AERIS Energy FACILITY RIO POLÍMEROS www.jesuita.org.br www.puc-campinas.edu.br www.aerisenergy.com.br www.facilitynet.com.br www.riopol.com.br Sociedade Bíblica BR GRUPO NOBLE Grupo ETAPA Grupo JACTO BOM JESUS AGRO www.sbb.org.br www.thisisnoble.com www.etapa.com.br www.jacto.com.br www.sementesbomjesus.com.br SANTA CASA Assis RM Infraestrutura GRUPO SIFRA MARIA FILÓ YAMANA GOLD www.sifrasa.com.br www.mariafilo.com.br www.yamana.com www.santacasadeassis.org.br www.rminfraestrutura.com.br EUROFARMA FUNDAÇÃO DO ABC FGV-IBRE ACSC BRALYX www.segmenta.com.br www.fuabc.org.br www.fgv.br www.acsc.org.br www.bralyx.com.br © KLUG SOLUTIONS 11
    • 2 + 20 Clientes ARPO (Empresas médias) PC Informática JARAGUÁ FLÁVIO’S Calçados VOICE BRAZIL YAZAKI www.pcinformatica.com.br www.jaraguaequipamentos.com www.flavios.com.br www.voicebrazil.com.br www.yazaki-na.com México EADI AURORA TGM Transmissões REGIONAL Telhas SINDIÔNIBUS ZAIMELLA www.eadiaurora.com.br www.tgmtransmissoes.com.br www.regionatelhas.com,br www.sindionibus.com.br www.zaimella.com Equador SERLARES NILPEL Frigoríficos FRIALTO GRUPO IMEDIATO TANIA www.serlares.com.br www.nilpel.com.br www.frialto.com.br www.grupoimediato.com.br www.tania.com.co Colômbia Jornal O POVO VALSPAR PROXIS GRUPO WTB HOTEL IMPERIAL www.opovo.com.br www.valspar.com.br www.proxis.com.br www.grupowtb.com.br www.spa-hotel-imperial.cz/en República Tcheca © KLUG SOLUTIONS 12
    • 3 PROPOSIÇÃO DE VALOR DO SOFTWARE © KLUG SOLUTIONS 13
    • 3 Principais tipos de ferramentas para BPM Software para desenho (Exemplo: Visio / Powerpoint / Excel) ● Ferramentas como Visio e Powerpoint foram projetadas para produzirem desenhos e não atendem os requisitos básicos para a modelagem de processos de uma empresa. ● Limite do tamanho da página, não representar graficamente a decomposição dos processos, não ter associação nativa com uma base de dados, inexistência de relatórios e grande desperdício de tempo para a confecção dos desenhos de processos foram os principais pontos fracos das ferramentas de desenho apontados pelos seus usuários. Software para desenho de processos (Exemplo: modelador do Bizagi) ● Software de desenho com a notação BPMN, apresentando portanto os pontos fracos do item anterior. ● Apresentam baixa produtividade para a elaboração e validação dos fluxos de processo, o que eleva o custo total da solução para a empresa, mesmo quando a licença é gratuita (tempo = dinheiro). ● O escopo da notação BPMN é limitado e não prevê o mapeamento da estrutura organizacional, de sistemas, riscos. conhecimento e demais dimensões oferecidas pelo ARPO. Software de modelagem do negócio (Exemplo: ARPO) ● Projetado especificamente para a modelagem de toda a empresa, possui base de dados nativa. ● Produtividade na elaboração dos fluxos e validação da qualidade dos padrões metodológicos. ● Redução do tempo de ciclo para o levantamento, validação e publicação dos fluxos de processo. Software para automação de toda a empresa – BPMS (Exemplo: Oracle / IBM) ● Permitem a automação de tarefas / atividades, utilizam notação BPMN, mas requerem programação. ● Ferramentas utilizadas pelo analista de tecnologia, não pelo analista de processos ou negócios. ● Muito investimento de tempo e treinamento são necessários para programação e utilização plena. ● Quando a empresa possui ERP moderno, geralmente oferecem ferramenta de automação integrada. © KLUG SOLUTIONS 14
    • 3 Necessidades típicas atendidas pelo ARPO Especificação da necessidade Benefícios proporcionados por ARPO Mapeamento dos processos atuais Realização do projeto em pelo menos metade do tempo se comparado com ferramentas como Visio ou Bizagi. Ampliar a iniciativa de processos Os processos serão armazenados em uma base de dados, permitindo a análise de melhorias e extração de relatórios. Criar um Escritório de Processos A ferramenta de modelagem traz o padrão de modelagem com as melhores práticas de forma simples e de uso facilitado. Realizar a seleção de um ERP Produtividade no levantamento dos processos e no redesenho, considerando as melhorias proporcionadas pelo ERP. Automação de tarefas críticas ARPO: Documentação dos processos. BPMS: Automação do fluxo de processos, realizado por TI (requer programação). © KLUG SOLUTIONS 15
    • 3 Nível de maturidade em Processos e BPM SINERGIA ( 1 + 1 >> 2 ) BPM = Business Process Management (Gestão dos processos de negócio) AUTOMATIZAR PROCESSOS Métricas do “Norte Verdadeiro” Toyota: ● P Melhoria da relação custo / produtividade ● E Melhoria da entrega, lead time, valor agregado ● Q Melhoria da qualidade (meta: defeito zero) ● H Desenvolvimento Humano SIMPLIFICAR PROCESSOS EXCELÊNCIA IMPLEMENTAR CONTROLES É O CAOS MAS FUNCIONA COMPREENSÃO CONSCIÊNCIA INOCÊNCIA COMPETÊNCIA Implementar plano de melhorias Redesenhar processos Mapear processos atuais Implementar Gestão por Processos CONSTATAMOS QUE Muitas vezes encontramos diferentes A P C D níveis de maturidade em processos nas diferentes unidades de negócio. É recomendável unificar a metodologia de modelagem e obter o consenso sobre MELHORIA CONTÍNUA (REQUISITO ATUAL) ESCOPO DE USO DO SOFTWARE ARPO © KLUG SOLUTIONS os macroprocessos da empresa. ESCOPO DE AUTOMAÇÃO 16
    • 3 Etapas do projeto de mapeamento de processos Preparar execução do projeto Documentar processos atuais Realizar análise da situação atual ● Definir regras para a execução do projeto de processos ● Definir metodologia de modelagem e escopo de abrangência do projeto ● Criar documento com padrão de modelagem definido ● Detalhar processos, subprocessos e atividades (tarefas críticas), conforme escopo ● Determinar os responsáveis pelos processos e suas alçadas de atuação ● Determinar as necessidades de negócio atendidas pelos processos ● Identificar melhorias que influenciem o “Norte Verdadeiro”, ou seja, melhorias em Qualidade, Entrega e lead time, Relação custo/produtividade e Desenvolv. Humano ● Determinar e validar plano de melhorias imediatas (Quick-Wins) Redesenhar processos futuros ● Redesenhar processos, subprocessos e atividades Elaborar plano de melhorias ● Priorizar subprocessos e melhorias. Determinar cronograma de fases de melhoria © KLUG SOLUTIONS ● Redesenhar a estrutura organizacional e de sistemas ● Validar e certificar os processos redesenhados e publicar website de processos ● Determinar plano priorizado de melhorias, de acordo com as fases estabelecidas ● Validar plano de melhorias com a alta gerência e iniciar sua execução A P C D 17
    • 3 Principais motivos para a utilização do ARPO Padronização, organização e eficiência no mapeamento do negócio ● Redução de pelo menos 50% do tempo e do custo para modelar os processos da empresa. ● Suporte aos padrões de modelagem de processos mais utilizados (BPMN, EPC e VAC). ● Metodologias e melhores práticas de mapeamento integradas à operação do software. ● Aceleradores para a importação direta de objetos e modelos do Visio e do Excel. ● Grande diferencial: Representação gráfica e automática da decomposição dos processos. ● Grande diferencial: Armazenamento das informações em uma base de dados relacional. ● Grande diferencial: Além de suporte completo a processos, ARPO permite o mapeamento, análise e melhoria da estrutura organizacional e de sistemas, informações, infraestrutura, sustentabilidade, competências, produtos, estratégia, indicadores, riscos e melhorias. Facilidade e rapidez na análise e proposição de melhorias ● A base de dados permite extrair relatórios analíticos sobre os processos em segundos. ● Facilidade de criação e alteração de relatórios, sem necessidade de programação. ● Exportação automática dos relatórios para Excel, permitindo análise adicional. Publicação automática dos resultados do projeto ● Divulgação dos resultados do projeto através de website completo gerado pelo sistema. ● Exportação automática para os padrões Microsoft Office (Visio, Powerpoint e Word). Retorno do investimento em dois meses ● ARPO é oferecido por um valor justo e acessível, com retorno do investimento em 2 meses. ● Software completo em português, de fácil utilização e que requer pouco treinamento. © KLUG SOLUTIONS 18
    • Importante diferencial: Base de dados relacional 3 MELHORIA GOVERNANÇA NECESSIDADE Gestão das Informações sobre os processos MODELAGEM SEM BASE DE DADOS (Exemplo: VISIO e BIZAGI) Não estruturada. As informações estão fragmentadas em vários arquivos de desenho desvinculados entre si. MODELAGEM COM BASE DE DADOS (Exemplo: ARPO) As informações são armazenadas de modo estruturado na base de dados e podem ser facilmente atualizadas ou consultadas. Relatórios sobre os É necessário abrir cada processos podem ser um dos 4.000 arquivos de extraídos em segundos desenho para a análise. da base de dados. Não estruturada. Integridade referencial Requer a alteração dos objetos e conceito de manual de cada arquivo um objeto com múltiplas processos por parte do usuário, ocorrências permitem a atualizados o que pode gerar erros manutenção rápida e com e inconsistências. OPERAÇÃO Não estruturada segurança de acesso. Análise para a melhoria de processos Manutenção dos Para um sistema de modelagem dos processos, possuir base de dados é um requisito imprescindível do software. © KLUG SOLUTIONS 19
    • Como manter os processos atualizados? 3 PONTOS FOCAIS ESCRITÓRIO DE PROCESSOS Responsável por: A equipe de processos gerencia a base de dados ARPO e o controle de acesso dos Pontos Focais aos modelos de processo. 1. Realizar o mapeamento inicial. 2. Nomear os pontos focais de cada processo ou área. Os Pontos Focais podem alterar exclusivamente os processos pelos quais são responsáveis. 3. Gerenciar a atualização dos processos pelos pontos focais. Os modelos de processo são mantidos atualizados e a cultura de melhoria contínua é reforçada pela ação dos Pontos Focais. 4. Capacitar e prover suporte aos pontos focais sobre a metodologia. 5. Gerenciar usuários do sistema ARPO. Responsáveis por: Planejamento Produção Distribuição 1. Colaborar com o mapeamento inicial. 2. Manter os fluxos dos seus processos atualizados ao longo do tempo. © KLUG SOLUTIONS GESTORES DOS PROCESSOS MAPEADOS 20
    • 3 ARPO e ferramentas BPMS são complementares Objetivo PROJETO INICIANDO AQUI O trabalho típico do Detalhamento Top-Down Documentar cadeia de valor Documentar Macroprocessos Subprocessos Detalhar Subprocessos Atividades Detalhar atividades e regras de negócio Tarefas processos abrange a Cadeia de valor Processos escritório de Detalhar tarefas críticas (procedimento operacional) melhoria contínua SOFTWARE ARPO desde a cadeia de valor, passando por processos, subprocessos e atividades. Em alguns casos as tarefas críticas são também especificadas. O detalhamento de tarefas requer muito esforço e é realizado somente em casos específicos. BPMS A P C D A automação é realizada pela equipe de TI e requer conhecimentos de programação. © KLUG SOLUTIONS UTILIZANDO O DETALHAMENTO DA TAREFA COMO REFERÊNCIA DESENHO DO FLUXO DE AUTOMAÇÃO + FORMULÁRIOS + PROGRAMAÇÃO Automatizar atividades e/ou tarefas (requer programação) 21
    • 4 METODOLOGIA PARA MODELAGEM DE PROCESSOS © KLUG SOLUTIONS 22
    • 4 Diagramas para Modelagem de Processos Diagramas para Modelagem de Processos OPÇÕES DE PADRÃO DE METODOLOGIA: Somente ARPO contempla os padrões de metodologia para melhoria de processos mais utilizados do mercado, permitindo inclusive a configuração de filtros metodológicos. 01.1 - Processos SIPOC DIAGRAMA DE PROCESSOS SIPOC: O sistema permite a criação da visão SIPOC dos processos, integrada com elementos para a Governança Corporativa. Para abrir o diagrama SIPOC clique com o botão esquerdo do mouse no círculo verde localizado no canto inferior esquerdo do objeto. 01.2 - Processos VAC DIAGRAMA DE PROCESSOS VAC: O sistema permite criar vários níveis de VAC (sem limites), os quais se destinam ao detalhamento dos processos. Para o detalhamento de atividades e tarefas recomendamos a utilização dos diagramas BPMN, EPC ou eEPC. 01.3 - Atividades BPMN DIAGRAMA DE ATIVIDADES BPMN: O sistema permite a criação de diagramas no padrão BPMN. ARPO expandiu a aplicação dos diagramas BPMN, sendo possível detalhar cada atividade com um diagrama FAD, mostrando as demais dimensões alocadas em cada atividade. 01.4 - Atividades EPC 01.5 - Atividades eEPC © KLUG SOLUTIONS DIAGRAMA DE ATIVIDADES EPC: O sistema permite a criação de diagramas no padrão EPC, o qual é facilmente interpretada pelos usuários pois se parece com o tradicional fluxograma. O sistema inclusive o detalhamento com FADs. DIAGRAMA DE ATIVIDADES eEPC: O sistema permite o desenho dos processos e todas as demais dimensões relacionadas em um único diagrama. 23
    • Processos: Diagrama de Processos – VAC 4 PROCESSOS PROCESSOS FINALÍSTICOS Gerenciar Compras Gerenciar Vendas Produzir Planejar Distribuir Gerenciar Suprimentos Prover Serviços PROCESSOS DE SUPORTE Gerenciar Finanças Administração Recursos Humanos Tecnologia da Informação Desenvolvimento de produtos Informações expressas no diagrama: • Representação da visão macro dos processos da empresa • Quais são os Processos da empresa • Qual a dependência entre os Processos • Quais áreas estão ligadas a cada Processo • Como cada Processo é detalhado em Subprocessos © KLUG SOLUTIONS 24
    • 4 Visão básica de um processo: SIPOC S I P O C SUPPLIERS INPUT PROCESS OUTPUT CUSTOMERS SUPPLIERS (Fornecedores) Indivíduos, funções, sistemas e entidades que fornecem as entradas para o processo. INPUT (Entradas) Materiais, informações, equipamentos, energia e outros itens necessários ao processo. PROCESS (Processo) A transformação das Entradas nas Saídas. OUTPUT (Saídas) Materiais, informações, equipamentos, energia e outras saídas resultantes do processo. CUSTOMERS (Clientes) Indivíduos, funções, sistemas e entidades que demandam as saídas do processo. © KLUG SOLUTIONS 25
    • 4 Processos: Diagrama de Processos – SIPOC DIRETRIZES GERAIS DO PROCESSO DIAGRAMA SIPOC PARA GOVERNANÇA CORPORATIVA: Principais informações tratadas por este tipo de diagrama: - Visão macro de um processo (SIPOC = Supplier, Input, Process, Output, Customer). - Melhor prática para Governança Corporativa (SIPOC Ampliado). - Permite um segundo detalhamento do processo, além do fluxo de atividades (BPMN ou EPC). Calendário de reuniões da conta PESSOA RESPONSÁVEL Quantidade de atas de reunião postadas no portal Apresentar conciliações, tirar dúvidas e divulgar ata INDICADOR LIGADO AO SLA SLAs PARA O FORNECEDOR Validação e assinatura das conciliações contábeis Empresa do Grupo CLIENTE CSC C16.16 Evitar lançamentos em períodos contábeis passados Comparecer nas reuniões agendadas Márcia Morales Conciliações contábeis 1. Exemplo de processo com SIPOC Divulgação da ata no portal da empresa FORNECEDOR ENTRADAS PROCESSO SAÍDAS Apresentar as análises das contas contábeis Comparecer nas reuniões agendadas Disponibilizar as conciliações para consulta Validar as análises das contas contábeis apresentadas Elaborar e divulgar ata da reunião no portal da empresa Assinar as conciliações contábeis (Compliance Statement) C16.18 Reconciliação de contas patrimoniais INDICADOR LIGADO AO SLA C16.20 Controle de saldos da Razão Geral Revisão de passivos contingentes, riscos e contencioso C16.24 C16.22 Revisão e justificativa das provisões C16.36 Reconciliação de contas entre empresas do Grupo NORMATIVOS APLICÁVEIS AO FORNECEDOR SLAs PARA O CLIENTE C16.23 C16.20 Controle de saldos da Razão Geral Percentual de comparecimento em reuniões confirmadas Validar ata da reunião realizada PAPÉIS E RESPONSABIL. FORNECEDOR Controle de depreciações PAPÉIS E RESPONSABIL. CLIENTE NORMATIVOS APLICÁVEIS AO CLIENTE ● Um processo pode ser detalhado com modelos do tipo BPMN, EPC ou eEPC ● Adicionalmente, o mesmo processo pode ser detalhado em um modelo SIPOC © KLUG SOLUTIONS 26
    • 4 Decomposição de processos em quatro níveis Nível 1: Processos Process 02 My Company VAC / BPMN Process 07 Process 03 Representam os grandes processos da empresa, sendo que alguns autores chamam de “cadeia de valor” e outros de “macroprocessos”. Adotaremos o termo “Processo” para o primeiro nível. Exemplo: Gerenciar Recursos Humanos. Process 08 10 obj 1 dia Process 09 Process 10 Process 01 Process 04 Process 05 Process 06 Um processo decomposto em 10 subprocessos Nível 2: Subprocessos SubProcess 01 Human Resources Representa a decomposição de um processo em seus principais componentes. O nível de agregação ainda é alto e normalmente não é representada as regras de negócio entre os subprocessos. Exemplo: Gerenciar Treinamento e Desenvolvimento. VAC / BPMN SubProcess 04 SubProcess 02 SubProcess 05 SubProcess 03 SubProcess 07 SubProcess 08 SubProcess 09 SubProcess 10 110 obj 15 dias SubProcess 06 Um subprocesso decomposto em 10 atividades Human Resources Nível 3: Atividades Activity 01 Activity 02 Activity 03 Activity 09 Nível de detalhe em que é realizada a maioria dos projetos de modelagem. Representa-se as atividades, suas dependências e regras de negócio, porém sem detalhes operacionais. Uma atividade decomposta em 10 tarefas Exemplo: Identificar necessidades de treinamento. BPMN / eEPC Activity 10 1.110 obj 3 meses Activity 04 Activity 08 Information Technology Activity 05 Activity 06 Activity 07 Information Technology BPMN / eEPC Human Resources 11.110 obj 12 meses Task 01 Nível 4: Tarefas Task 05 Passos detalhados, necessários para completar uma atividade e que representam as ações operacionais. São também conhecidas como instruções de trabalho. Exemplo: Preencher campo matrícula do funcionário e verificar CPF. Task 02 Task 03 Task 06 Task 09 Task 04 Task 07 Task 10 Task 08 Demais Níveis: © KLUG SOLUTIONS No ARPO não há limite para a quantidade de níveis de detalhamento. Tipo de modelo ARPO Quantidade de objetos Duração do projeto exemplo 27
    • 4 Notações para Modelagem de Processos Significado da palavra Notação ● Ação de indicar, de representar por sinais convencionados. ● Qualquer sistema de símbolos e abreviações que ajuda as pessoas a trabalharem em um determinado assunto. Notações mais utilizadas para modelagem de Processos ● Fluxograma: Surgiu nos anos 60 com o objetivo de auxiliar programadores no entendimento dos processos. ● EPC (Event-driven Process Chain): Surgiu nos anos 90 e representa uma evolução do Fluxograma. Foi muito difundido por ser utilizado pelo ARIS e no “mundo SAP”. Utiliza uma sequência de eventos, atividades e operadores lógicos. ● BPMN (Business Process Modeling Notation): Surgiu em 2005 como resultado de uma iniciativa de definir uma notação padrão para modelagem de processos, com especial destaque para a padronização dos diagramas para a geração do workflow de automação de um processo. Seu fluxo não é intuitivo como um EPC e requer treinamento para que as pessoas interpretem os diagramas elaborados com esta notação. © KLUG SOLUTIONS 28
    • 4 Objetos para modelagem com notação BPMN 1.2 LANE Atividade loop Atividade múltipla Atividade compensação Atividade Ad-hoc Atividade Atividade loop Atividade múltipla Atividade compensação Atividade Ad-hoc POOL Atividade LANE Grupo Dados Mensagem Operadores lógicos OU Excl. Dados OU Excl. Dados OU Excl. Evento OU Excl. Complexo OU E Eventos iniciais Eventos intermediários Eventos finais Básico © KLUG SOLUTIONS Mensagem Temporizado Erro Cancelamento Compensação Regra Ligação Múltiplo Encerramento 29
    • Processos: Diagrama de Atividades – BPMN Departamento Técnico 4 Especificar requisitos da vaga Requerer abertura de vaga Realizar avaliação técnica Novo funcionário requerido Realizar avaliação psicológica Analisar requisitos da vaga Vaga Reprovada Recursos Humanos PROCESSOS Realizar avaliação médica Vaga Aprovada Comunicar não aprovação da vaga Publicar vaga em aberto Fechar vaga Analisar curriculos Contratar candidato selecionado Agendar entrevistas de avaliação Informações expressas no diagrama: • Representação da visão detalhada dos processos da empresa • Quais Atividades e Tarefas são executadas em cada processo • Quais as Regras de negócio envolvidas na execução das Atividades • Qual a dependência entre as Atividades e Eventos do processo • Detalhamento de outras dimensões ligadas a cada Atividade (FAD) © KLUG SOLUTIONS 30
    • Objetos para modelagem com notação EPC 4 ÁREA Processos e Subprocessos (visão macro dos processos) Processo Processo Processo inicial Externo ÁREA ÁREA Atividades e Tarefas (visão detalhada dos processos) Atividade manual Atividade semi automatizada Atividade automatizada Evento © KLUG SOLUTIONS Interface de processos Decisão Operador Lógico E Operador Lógico OU Exclusivo Operador Lógico OU Não Exclusivo 31
    • Processos: Diagrama de Atividades – EPC Departamento Técnico 4 Novo funcionário requerido Especificar requisitos da vaga Requerer abertura de vaga Realizar avaliação técnica Realizar avaliação psicológica Analisar requisitos da vaga Realizar avaliação médica Recursos Humanos Vaga reprovada PROCESSOS Entrevistas de avaliação realizadas Contratar candidato selecionado Vaga aprovada FIM Comunicar não aprovação da vaga Publicar vaga em aberto Fechar vaga Receber curriculos de candidatos Entrevistas de avaliação agendadas FIM Analisar curriculos Agendar entrevistas de avaliação © KLUG SOLUTIONS Informações expressas no diagrama: • Representação da visão detalhada dos processos da empresa • Quais Atividades e Tarefas são executadas em cada processo • Quais as Regras de negócio envolvidas na execução das Atividades • Qual a dependência entre as Atividades e Eventos do processo • Detalhamento de outras dimensões ligadas a cada Atividade (FAD) 32
    • 4 ● Comparativo entre as notações EPC e BPMN As duas notações são igualmente eficientes para o EPC BPMN detalhamento dos processos e atendem a necessidade da maioria dos projetos de BPM. Unidade de negócios específica Unidade de negócios específica Recursos Humanos Specify Job requirements Especificar requisitos da vaga ● A escolha entre uma delas depende do objetivo do Requerer abertura de vaga Requerer abertura de vaga Analisar requisitos da vaga Analisar requisitos da vaga Vaga reprovada Vaga aprovada Comunicar não aprovação da vaga projeto e da maturidade da empresa em processos. Publicar vaga em aberto Fechar vaga ● Recursos Humanos Novo funcionário requerido Novo funcionário requerido Publish position vancacy Fechar vaga Receber curriculos de candidatos FIM EPC é muito semelhante ao tradicional fluxograma, Comunicar não aprovação da vaga Analisar curriculos Analisar curriculos Agendar entrevistas de avaliação Agendar entrevistas de avaliação Realizar avaliação técnica o que permite a fácil interpretação dos diagramas de processos por pessoas que não fazem parte da Realiza avaliação psicológica Realizar avaliação médica Entrevistas de avaliação agendadas Realizar avaliação técnica Realiza avaliação psicológica Selecionar candidato a contratar Realizar avaliação médica Negociar condições de contratação Entrevistas de avaliação realizadas equipe de processos. Negociação encerrada sem sucesso Contratar novo funcionário Selecionar candidato a contratar ● Negociar condições de contratação BPMN foi criado para desenhar fluxos de tarefas Negociação encerrada sem sucesso detalhados, para a posterior automação através de Negociação encerrada com sucesso Contratar novo funcionário Novo funcionário contratado ferramenta de workflow e/ou BPMS. ● Somente o EPC possui objetos específicos para representar os níveis macro e a cadeia de valor. Exemplo de processo com notação EPC Mesmo processo com notação BPMN IMPORTANTE: Recomendamos que a definição da notação que será utilizada no projeto ocorra antes do início efetivo dos trabalhos do projeto, evitando assim retrabalhos. © KLUG SOLUTIONS 33
    • 5 AMPLIANDO A VISÃO DE PROCESSOS © KLUG SOLUTIONS 34
    • 5 Exclusividade: Notação Extended EPC (eEPC) A figura ao lado representa em destaque um fluxo de processos, o qual é composto por duas atividades (Emitir Nota Fiscal e Enviar Produto) e dois eventos da notação EPC (Venda confirmada e Produto enviado). Fluxo de Processos EPC Venda confirmada Dados do cliente Provê entrada para Precede Considerando a atividade Emitir Nota Fiscal, observe os objetos ligados a ela que não fazem parte do fluxo do processo: Sistema ● Analista Contábil é um Cargo, responsável Cargo Analista Executa Emitir Suporta Nota Fiscal contábil Fiscal pela Execução da atividade. ● Sistema Fiscal é um Sistema, o qual Cria saída para Precede Nota Fiscal fornece Suporte à execução da atividade. ● Dados do cliente são Informações, que são utilizadas como entrada para a atividade. ● Nota Fiscal é um Documento, que é criado Produto XYZ É consumido por Enviar produto Ocorre em Risco de extravio como saída da execução da atividade. Para a atividade Enviar Produto temos: Precede Produto enviado ● Risco de Extravio é um Risco, o qual ocorre na execução da atividade. ● Produto XYZ é um Produto, o qual é consumido na execução da atividade. A notação eEPC permite detalhar as demais dimensões do negócio relacionadas aos processos. © KLUG SOLUTIONS 35
    • 5 Exclusividade: FAD integrado com EPC e BPMN O diagrama FAD (Function Allocation Diagram) permite que um processo seja detalhado utilizando a notação EPC ou BPMN, ideal para visualizar o fluxo, e os detalhes das demais dimensões ligadas à cada atividade são representados em um diagrama FAD dedicado à especificação da alocação da atividade. Fluxo de Processos EPC Detalhamento FAD da Atividade “Emitir Nota Fiscal” IMPORTANTE FAD foi projetado para Venda Provê entrada para confirmada Precede Dados ser utilizado em do cliente Analista Executa Emitir Suporta Nota Fiscal contábil conjunto com EPC. Sistema EPC + FAD = eEPC. Fiscal Emitir Cria saída para Nota Fiscal Nota Fiscal Infelizmente a notação BPMN não permite outras dimensões e sua abrangência é Precede limitada apenas a Enviar produto Detalhamento FAD da Atividade “Enviar Produto” processos. SOMENTE ARPO Precede Produto enviado Produto XYZ É consumido por Enviar produto Ocorre em Risco de extravio permite integrar o conceito de FAD às atividades BPMN. BPMN + FAD = eEPC. © KLUG SOLUTIONS 36
    • Resumo dos diagramas para processos ARPO 5 Modelo VAC Modelo BPMN PROCESSOS DE SUPORTE PROCESSOS FINALÍSTICOS Administração Comprar Recursos Humanos Unidade de negócios específica Modelo EPC Unidade de negócios específica Recursos Humanos Novo funcionário requerido Planejar Suprir Produzir Base de dados de cargos está desatualizada Requerer abertura de vaga Analisar requisitos da vaga Vaga reprovada Comunicar não aprovação da vaga Comunicar não aprovação da vaga Publish position vancacy Fechar vaga Requerer abertura de vaga SAP HR Recursos Humanos Vaga aprovada Analisar requisitos da vaga Requisitos da vaga Publicar vaga em aberto Fechar vaga Melhoria de processos Receber curriculos de candidatos Analisar curriculos Vaga reprovada Agendar entrevistas de avaliação Vaga aprovada Comunicar não aprovação da vaga Recursos Humanos Vaga não aprovada Recursos Humanos SAP HR Empresa de RH terceirizada Recursos Humanos Fechar vaga Agendar entrevistas de avaliação Realiza avaliação psicológica Realizar avaliação médica SAP HR Entrevistas de avaliação agendadas Empresa de RH terceirizada Realizar avaliação técnica Realiza avaliação psicológica Publicação de vaga em aberto Receber curriculos de candidatos FIM Selecionar candidato a contratar Publicar vaga em aberto Analisar curriculos FIM Realizar avaliação técnica SAP HR Unidade de negócios específica Desenvolvimento de produtos Controlar finanças Especificar requisitos da vaga Requisitos da vaga Analisar requisitos da vaga Pesquisa e Desenvolvimento Base de dados de cargos Unidade de negócios específica Especificar requisitos da vaga Requerer abertura de vaga Distribuir Prover serviços Novo funcionário requerido Recursos Humanos Novo funcionário requerido Specify Job requirements Vender Tecnologia da Informação Modelo eEPC Realizar avaliação médica Analisar curriculos Lista de candidatos selecionados Agendar entrevistas de avaliação SAP HR Recursos Humanos Negociar condições de contratação Recursos Humanos Entrevistas de avaliação realizadas Negociação encerrada sem sucesso Entrevistas de avaliação realizadas Contratar novo funcionário Selecionar candidato a contratar Unidade de negócios específica Realizar avaliação técnica Perfil do candidato Recursos Humanos Realiza avaliação psicológica Perfil do candidato Empresa médica terceirizada Realizar avaliação médica Perfil do candidato Negociar condições de contratação Candidato a novo funcionário Recursos Humanos Negociação encerrada sem sucesso Negociação encerrada com sucesso Recursos Humanos Candidato a novo funcionário Candidato a novo funcionário Contratar novo funcionário Entrevistas de avaliação realizadas Novo funcionário contratado Políticas da Empresa Recursos Humanos Selecionar candidato a contratar Requisitos da vaga Unidade de negócios específica Modelo para detalhamento de Processos e Subprocessos (Visão gerencial) © KLUG SOLUTIONS Recursos Humanos Modelo FAD Perfil do candidato Habilidades de negociação da equipe de RH pode ser melhorada Negociar condições de contratação Candidato a novo funcionário Base de dados de cargos está desatualizada Unidade de negócios específica Base de dados de cargos Specify Job requirements Negociação encerrada sem sucesso Negociação encerrada com sucesso SAP HR Recursos Humanos Requisitos da vaga Contratar novo funcionário Grau de satisfação do novo funcionário com o processo de seleção SAP HR Contrato de trabalho Novo funcionário contratado Modelos para detalhamento de Atividades e Tarefas (Visão detalhada) 37
    • 6 METODOLOGIA PARA MODELAGEM DO NEGÓCIO © KLUG SOLUTIONS 38
    • 6 É possível mapear todo o negócio com BPMN? DE ACORDO COM A ESPECIFICAÇÃO DA NOTAÇÃO BPMN 2.0: BPMN is constrained to support only the concepts of modeling that are applicable to Business Processes. This means that other types of modeling done by organizations for business purposes is out of scope for BPMN. Therefore, the following are aspects that are out of the scope of this specification: ● Definition of organizational models and resources ● Modeling of functional breakdowns ● Data and information models ● Modeling of strategy ● Business rules models FONTE: Website da OMG (www.omg.org) DOCUM.: Business Process Model and Notation, v2.0 PÁGINA: 22 A modelagem do negócio com ARPO abrange 11 outras dimensões além de Processos. Permitir a visão integrada de todas as dimensões do negócio é um importante diferencial ARPO. © KLUG SOLUTIONS 39
    • 6 12 Dimensões ARPO para a análise do negócio BPMN + EPC + VAC Projeto Melhoria Ponto fraco MELHORIAS PARA O NEGÓCIO Processo inicial Atividade (diversas) Processo POOL Interface de processos Evento LANE Horizontal ou Vertical Decisão PROCESSOS Categ. de risco Risco Controle Indicador CONTROLE OPERACIONAL Responsa bilidade ESTRATÉGIA ARPO ORGANIZAÇÃO E PESSOAS Unidade Organizac. Cargo Pessoa Pessoa externa Grupo trabalho Papel Atribuição Organiz. externa ABRANGE TODOS Objetivo SLA PERSPECTIVA RISCOS E AUDITORIA Teste Sistema SISTEMAS Módulo Transação OS ASPECTOS Tela Campo DO NEGÓCIO, Tática ESTRATÉGIA INFORMAÇÕES Normativo NÃO APENAS Objetivo estratégico Documento Arquivo Email Meio de comunic. Planilha PROCESSOS! Serviço Categ. competên. Conheci mento © KLUG SOLUTIONS Produto Habilidade PRODUTOS E SERVIÇOS Atitude INFRA ESTRUTURA COMPETÊNCIAS SUSTENTA BILIDADE Categ. de impacto Localidade Impacto ambiental Infra estrutura Impacto social Equipa mento Impacto econômico Hardware Software Impacto positivo 40
    • Diagramas para a modelagem do negócio 1/2 6 02 – Organização e Pessoas 03 – Sistemas SIPOC, VAC, FT, BPMN, EPC, eEPC e FAD Estrutura organizacional / Organograma Mapa de Estrutura de Sistemas Departamento Técnico 01 – Processos Recursos Humanos Especificar requisitos da vaga Requerer abertura de vaga General Ledger Realizar avaliação técnica Novo funcionário requerido Diretor de RH Supervisor de RH Recursos Humanos Vaga Reprovada Vitor Almeida Lúcia Silva OBD4 Main OBD4 Account Group Realizar avaliação psicológica Analisar requisitos da vaga Realizar avaliação médica Vaga Aprovada Comunicar não aprovação da vaga Publicar vaga em aberto Fechar vaga Analisar curriculos Contratar candidato selecionado Analista de RH Pleno Analista de RH Júnior Estagiário de RH Laura Castro Agendar entrevistas de avaliação Account Name Account position Pedro Pereira Bruno Santos OBD4 Auxiliary Daniel Cunha Henrique Almeida Larissa Rodrigues Account group max value OB53 Account group min value Mariana Barbosa FB01 Main FB01 04 – Informações 05 – Infraestrutura 06 – Sustentabilidade Mapa de Estrutura de Informações Mapa de Distribuição de Infraestrutura Mapa de Sustentabilidade do Negócio Políticas da Empresa Basileia II Escritório comercial São Paulo Documentos Eletrônicos Informais Resolução CMN 3.398 de 29/8/2006 Políticas de RH Circular BCB 3.360, de 12/9/2007 Política ambiental Planilha para Cálculo de Comissões Carta-Circular BCB 3.316 de 30/4/2008 Normas de conduta Arquivo padrão para importação de dados XML Resolução CMN 3.380 de 29/6/2006 Código de Ética Planilha para Cálculo Estrutural Sala de backoffice Média Base de dados ORACLE Servidor HP Proliant DL 380 Análise de sustentabilidade Impactos Ambientais Sala de comunições São Paulo 2 Mesa de Reunião 1 Acesso à internet 100 Mbps 10 Cadeira executiva 1 Sistema de telefonia 200 ramais 1 Mudanças climáticas Aumento da consciência ecológica Acidentes Desmatamento ambientais Programa de redução de acidentes ambientais Projetor 3D Mitsubishi HC 9000 1 1 Impactos Sociais Televisor SAMSUNG 40EH5300 Windows Server 2008 Windows 7 Desktop DELL OptiPlex 790 3 Recuperação de áreas degradadas MS-Office 2010 Resolução CMN 3.464, de 26/6/2007 Basileia II FAQ Portuguese © KLUG SOLUTIONS Utilização de madeira de reflorestamento Windows 7 Sistema de Gestão Ambiental (SGA) Desktop HP Pavilion MS220 MS-Office 2007 Impactos Econômicos Aumento do desemprego Produção sustentável Destruição de patrimônio cultural Elevada taxa de refugos de produção Redução de refugos produtivos Eliminação de tradições regionais Produtos retornados por falta de qualidade Remanufatura ecológica Realocação de pessoas Tributação ambiental 2 Normas ambientais 41
    • Diagramas para a modelagem do negócio 2/2 6 07 – Competências 08 – Produtos e Serviços 09 – Estratégia e BSC Mapa de Competências, Cargo ou Pessoa Mapa de Estrutura de Produto ou Serviço Mapa Estratégico de Kaplan & Norton Martin Wilson Suporte ao cliente Cadeira executiva Aumentar EBITDA Perspectiva Financeira Mercado Financeiro Melhores práticas de gestão de riscos as e mentos presa Basileia II Comunicação escrita Planilha de controle Basileia II Trabalho em equipe Braços de cadeira executiva 1 Flexibilidade Assento de cadeira executiva 2 Planilhas Excel Negociação 1 Gerenciamento financeiro Mecanismo de cadeira executiva Maximizar habilidade das unidades de negócio em adicionar valor Perspectiva do cliente interno Contribuição o de mento presa Atendimento aos clientes (chat) Credibilidade Oferecer inovações que adicionem valor ao negócio Demonstrar um preço competitivo Liderença em soluções Gerenciamento financeiro lhas cel Comunicação escrita Embalagem de cadeira executiva Proatividade Responsabilidade Manter todos os sistemas funcionando Sinergia entre unidades de negócio Elaborar soluções de TI que se tornem business cases Prover serviço ao cliente de classe mundial Excelência operacional Prover sistemas confiáveis e funcionais Entregar de acordo com o planejado Integrar soluções através de arquiteturas, plataformas e processos Antecipar aplicações de tecnologia na indústria de serviços financeiros Acompanhamento pós-vendas Entender estratégia e operação das unidades de negócio Gerenciar efetivamente relações com fornecedores Acompanhamento pós-vendas Perspectiva de Aprendizado e crescimento amento e oal Competência Implementar soluções rapidamente Manuais de cadeira executiva Foco em Resultados ffice Atendimento aos clientes (telefone) Perspectiva interna mento nico Gerenciar despesas de tecnologia da informação Maximizar performance de fundos Hotsite do produto (com perguntas mais frequentes) Contratar, desenvolver e reter sólidos colaboradores Criar ambiente que incentiva e reconhece contribuições Comunicar e liderar em todos os níveis 10 – Controle Operacional 11 – Riscos e Auditoria 12 – Melhorias para o Negócio Árvore de Indicadores e Objetivos Mapa de Riscos e Controles Plano de Melhorias de Processos Melhorar qualidade total dos produtos Indicadores de recrutamento Indicadores ambientais Aumentar EBITDA Percentual de retenção de novos funcionários após 2 anos Grau de satisfação com o processo de seleção Consumo de eletricidade médio por funcionário Desenvolver produtos inovadores Quantidade de energia economizada em ações de melhoria Percentual de vagas preenchidas por trimestre Percentual de requisições de abertura de vagas aceitas Emissão de gás carbônico por funcionário Implementar melhorias de produção Quantidade Aplicar de energia novas tecnologias economizada na de em açõesprodução conservação Proporção entre recrutamento interno x externo Número médio de entrevistas por curriculos recebidos Percentual de resíduos operacionais poluentes Reduzir retrabalho Tempo médio de recrutamento Taxa de recrutamento com relação ao salário anual Quantidade de páginas de papel mensal por funcionário Riscos de crédito pessoal Riscos de projeto Risco Reduzir de custos de orçamento produção Risco do Reduzir negócio custos de transporte Risco de segurança da Reduzir informação custos administrativos Reunião Tempo para semanal completar de ordem de planejamento produção Indicadores de logística Política de segurança da informação Reduzir custos de estoque Simulador de fluxo de caixa Comportamento de transação Risco regulatório Implementar melhorias de produção Melhorar taxas de produção Reduzir tempo de preparação Automatizar linha de produção 12 Suporte do Depto Jurídico Reduzir custos de produção Sequencia de produção fixa Linha de produção 12 é um gargalo crítico Implementar sistema para picking automático Picking para ordem muito lento Reduzir custos de logística Risco da ocupação Perfil de crédito ocupacional Reduzir obsolescência de peças Risco de programação Controlar níveis de estoque © KLUG SOLUTIONS Risco país Reduzir retrabalho Risco operacional Custo médio de recrutamento por posição Cronograma de pagamentos Pessoa com exposição pública Risco de infraestrutura Reduzir complexidade do supply chain Maximizar habilidade das unidades de negócio em adicionar valor Risco de qualidade e controle Reorganizar endereços do armazém Normas internas de qualidade Imprimir Ordem de picking diretamente no armazém 42
    • 7 RESUMO DAS PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES © KLUG SOLUTIONS 43
    • 7 Principais funcionalidades do software ARPO TEXTO / VISIO RELATÓRIOS Importação automática de mapeamento de processos realizados em VISIO ou em formato Texto para o ARPO ARPO MULTIUSER INTEGRADOR Wizard Importação com Regras METODOLOGIA Wizard Pesquisas e análises adicionais utilizando o MS-EXCEL Wizard ANÁLISES ARPO MONO Escrita Wizard PRODUTIVIDADE BACKUP Escrita Wizard Mapeamento de processos em ambiente monousuário para posterior integração com a base de dados no ambiente multiusuário PESQUISAS Exportação para arquivo de backup EXPORTAR POWERPOINT Cria apresentação com os processos no padrão mais utilizado pelo mercado e é empregado para validar os levantamentos de processo após as entrevistas © KLUG SOLUTIONS Wizard Wizard Publicação dos processos mapeados em diferentes padrões de mercado através de um único click PUBLICAR WEBSITE Permite divulgação dos processos para toda a organização pela web MS-EXCEL Leitura E X PORTAR PRO CE S S OS PARA OUT RO S WEBSITE POWERPOINT MS-VISIO PADRÕES MS-WORD MODELAGEM EXPORTAR PARA VISIO Utilizado por empresas que necessitam manter repositório de processos neste padrão EXPORTAR PARA WORD Geração automática de documento word com os modelos de processos, descrições e melhorias em tecnologia da informação 44
    • 7 Exemplo de tela do sistema ARPO em operação © KLUG SOLUTIONS 45
    • 7 Propriedades de cada objeto de modelagem Cada objeto do ARPO possui propriedades específicas, projetadas para as necessidades de modelagem e melhoria de processos. Os grupos de propriedades estão organizados por Abas, para maior facilidade de localização e entrada de dados pelo usuário. As propriedades fornecidas pelos usuários são salvas na base de dados e podem ser analisadas através de relatórios. © KLUG SOLUTIONS 46
    • 7 Propriedades de cada objeto de modelagem ABA PRINCIPAL Nome, Identificador, Descrição Imagem associada ao objeto Cor e Tamanho (ocorrência) ABA INDICADORES Indicadores associados Frequência de execução Volume de execução ABA TEMPOS Tempos (3 categorias) Duração total do processo ABA CUSTOS Custos (8 categorias) Custo total do processo ABA LINKS Links com arquivos externos Bibliografia e palavras-chave Versão do objeto ABA TEXTO 10 Propriedades customizáveis Propriedades texto livre Propriedades texto com combo ABA NÚMERO 10 Propriedades customizáveis Propriedades numéricas (2 casas) Propriedades numero com combo ABA LOG Registro automático do sistema Dados da criação do objeto Dados da última alteração © KLUG SOLUTIONS 47
    • 7 Base de dados: Conceito de objeto e ocorrências 1 OBJETO N OCORRÊNCIAS PROPRIEDADES PROPRIEDADES Analisar Relatório ● Nome ● Identificador ● Cor ● Tamanho ● Descrição ● Indicadores ● Tempos ● Custos PROPRIEDADES DO OBJETO Analisar Relatório ● Links ● Especiais BASE BASE DE DADOS DE DADOS Analisar Relatório MODELO GRÁFICO ● Objeto é um registro na base de dados do ● Ocorrência é a representação gráfica de ARPO e não possui representação gráfica. ● Um objeto pode possuir 0, 1 ou N ocorrências. ● Quando a propriedade de um objeto é alterada, todas suas ocorrências são afetadas pela alteração automaticamente. ● As propriedades do objeto são Nome, Identificador, Descrição, Indicadores, Tempos, Custos, Links e as customizáveis. determinado objeto em um modelo. ● Quando o usuário ativa a edição das propriedades de uma figura do modelo o sistema acessa as propriedades do objeto. ● Cada ocorrência possui propriedades específicas de Tamanho e Cor, as quais não pertencem ao objeto. No exemplo da figura acima a terceira ocorrência possui aparência diferente das duas primeiras. © KLUG SOLUTIONS 48
    • 7 Resumo das opções de segurança no ARPO 1 PERFIL ● Direitos do acesso do perfil VISÃO 3 ESCOPO DA VISÃO ● Todo o Projeto 2 USUÁRIO ● Nome do usuário ● Grupo e abaixo ● Modelo e abaixo ● Senha TRÊS PASSOS PARA CONFIGURAR AS OPÇÕES DE SEGURANÇA: 1. PERFIL Definir os direitos de acesso dos perfis, independente dos usuários que o utilizarão. 2. USUÁRIO Definir os dados dos usuários que poderão realizar o login no sistema ARPO. 3. VISÃO Definir as visões de projeto que cada usuário terá direito, ou seja: a) Atribuir a determinado usuário um dos perfis cadastrados. b) Atribuir a este relacionamento um período de validade. c) Determinar a qual projeto da base de dados este direito se aplica. d) Determinar qual o escopo da visão criada (todo o projeto, grupo, modelo ou modelo e abaixo). e) Quando o usuário realizar o login somente os projetos com direito de visão serão disponibilizados. © KLUG SOLUTIONS 49
    • 7 Modo eficiente para organizar um projeto ARPO PRODUTIVIDADE PASSO 1 ● Determinar os processos da empresa. ● Detalhar cada processo em seus subprocessos, principais organizações e sistemas. DEFINIR PROCESSOS E SUBPROCESSOS ESTRUTURA ORGANIZACIONAL No passo 4 o usuário não necessita digitar novamente os nomes dos objetos, simplesmente cria ocorrências dos objetos já existentes, reduzindo muito o tempo para a modelagem. 1 ATIVIDADES E TAREFAS 2 ESTRUTURA DE SISTEMAS 4 3 PASSO 2 ● Detalhar a hierarquia das organizações. PASSO 3 ● Detalhar a hierarquia dos sistemas. ● Detalhar os cargos das organizações. ● Detalhar os módulos dos sistemas. ● Detalhar as pessoas ocupantes dos cargos. ● Detalhar principais transações. PASSO 4 ● Detalhar as atividades e tarefas. ● Reutilizar objetos previamente definidos. © KLUG SOLUTIONS 50
    • 8 OPÇÕES DE CONFIGURAÇÃO E LICENCIAMENTO © KLUG SOLUTIONS 51
    • 8 Características das versões Mono e Multiusuário CARACTERÍSTICA MONOUSUÁRIO MULTIUSUÁRIO Quantidade de usuários modeladores 1 a 3 usuários 3 ou mais usuários Usuários acessando o mesmo projeto 1 usuário de cada vez 1 a 99 usuários simultâneos Trabalho colaborativo de modelagem Dependente dos usuários Gerenciado pelo sistema Requer Servidor de aplicativos Não Não Requer Servidor de base dados Não, nem mesmo MS-Access Local Sim (ORACLE ou SQL-SERVER) Requer infra-estrutura de rede Não Sim (ligando estações ao ARPO Server) Requer Software ARPO Server Não Sim (1 Licença Server) Requer Software ARPO Modeler Sim (1 hardlock por licença) Sim (1 hardlock por licença) ES CALABILIDADE Permite que a empresa inicie com a versão monousuário e posteriormente evolua para a versão multiusuário com total reutilização dos Base dados A Base dados única Base dados B UPGRADE processos modelados e troca das licenças Access por SQL Server ou Oracle sem qualquer custo adicional. © KLUG SOLUTIONS 52
    • 8 Licenciamento por acesso simultâneo A licença ARPO é flutuante e fisicamente representada por uma hardlock USB. Esta forma de licenciamento tem as seguintes implicações: ● Uma mesma licença pode ser instalada em mais que um computador. ● Determinada licença somente poderá ser utilizada se a hardlock estiver conectada ao computador. ● A quantidade de licenças ARPO pode ser menor que o número de usuários atendidos. ● As versões monousuário e multiusuário requerem a hardlock. No exemplo abaixo consideramos quatro computadores compartilhando duas licenças ARPO. O software ARPO foi instalado nos quatro computadores e todas as instalações são legais. Somente dois computadores podem utilizar o ARPO simultaneamente (há duas hardlocks). Os usuários devem se organizar para melhor utilizar as duas licenças compartilhadas. Se utilizasse outro software de modelagem seria necessário adquirir quatro licenças (uma por máquina). © KLUG SOLUTIONS 53
    • 8 Requisitos para estações de trabalho Requisitos de hardware: ● Processador: Pentium IV dual core (ou superior). ● Memória RAM: 2 GB (ou superior). ● Espaço em disco: 300 MB. Requisitos de software – Microsoft Windows: ● Versão mínima: Windows 98 SE (recomendamos Windows 8, 7, XP ou Vista). ● Resolução da tela: 1024 por 768 pixels (ou superior). ● Cliente de RDBMS: Necessário somente quando utiliza-se Oracle ou SQL Server. ● Direitos do usuário: Usuário com perfil de Administrador (somente para instalação). Usuário com direito de escrita no diretório de instalação do ARPO. Requisitos de software – Microsoft Office: ● Versão mínima: Office 2003 (compatível também com Office 2007, 2010 e 2013). ● MS Powerpoint: Para funcionalidade “Criar apresentação Powerpoint”. ● MS Word: Para funcionalidade “Criar documentação Word”. ● MS Visio: Para funcionalidades “Criar desenho Visio” e “Importar do Visio”. © KLUG SOLUTIONS 54
    • Requisitos para versão Multiusuário 8 Requisitos de Infraestrutura: ● Arquitetura da solução: ● ● ● ● ● Cliente-servidor (Multi-tier). Servidor para database: Obrigatório, porém não necessita ser dedicado. Servidor para aplicativo: Não requer (Software servidor é emulado pelos clientes). Acesso à base de dados: Estações cliente com acesso ao Servidor. Consumo de banda: Baixo (não transfere imagens, somente dados). Estações cliente: Devem atender aos requisitos da página anterior. Requisitos de Servidor de base de dados: ● Processador: Pentium IV Dual Core (ou superior). ● Memória RAM: 2 GB (ou superior). ● Espaço em disco: 2 GB (Valor médio para primeiro ano). ● Software de RDBMS: Oracle 9i ou superior ou SQL Server 2005 ou superior. Compatível com Oracle Express e SQL Server Express Edition. Base de dados ARPO: ● Um novo Database com o nome ARPO deverá ser criado no servidor de base de dados ou alternativamente como um Schema em Database previamente existente. ● Estações clientes devem ter acesso ao Database ARPO através da rede, via ODBC. © KLUG SOLUTIONS 55
    • 8 Plano de implantação para ARPO Multiusuário 1. Instalar base de dados ARPO no servidor 1 hora Criar usuário ARPOUSER com direitos de acesso Criar base de dados ARPO no RDBMS Criar tabelas do sistema ARPO através de scripts SQL 2. Instalar estações cliente ARPO 20 min por máquina Configurar ODBC para acessar servidor ARPO Instalar aplicativo cliente ARPO (setup / next / next / finish) Testar instalação de cliente ARPO Repetir os passos acima para todas as estações 3. Capacitar equipe na utilização do sistema Capacitação conceitual em BPM Capacitação básica no uso do software ARPO Capacitação avançada para administradores Acompanhamento inicial após o treinamento 8 horas 8 horas 5 horas 32 horas (opcional) (opcional) 4. Customizar metodologia de modelagem do sistema (opcional) Workshop para definição da metodologia de modelagem Workshop para apresentação e validação da metodologia Ajustes finais da metodologia e implementação no servidor © KLUG SOLUTIONS 56
    • 8 Nível de maturidade no uso do software ARPO 1. UTILIZAÇÃO BÁSICA ● ● ● ● Região central da figura ao lado Modelagem de Cadeia de Valor Modelagem de Processos Modelos VAC, BPMN e/ou EPC 2. UTILIZAÇÃO INTERMEDIÁRIA PROCESSOS ● ● ● ● ● ● Segunda camada da figura ao lado Modelagem de Regras de negócio Modelagem de Organograma Modelagem de Sistemas Modelagem de Indicadores Visão integrada com eEPC e FAD 3. UTILIZAÇÃO AVANÇADA ● ● ● ● ● ● ● ● ● © KLUG SOLUTIONS Terceira camada da figura ao lado Modelagem de Riscos Modelagem de Melhorias Modelagem de Competências Modelagem de Produtos e Serviços Modelagem de Informações Modelagem de Estratégias (BSC) Modelagem de Objetivos Visão integrada com eEPC e FAD 57
    • 9 COMPARATIVO DE FERRAMENTAS PARA BPM © KLUG SOLUTIONS 58
    • 9 Resumo dos principais diferenciais ARPO (1) ● Eficiência e Eficácia na modelagem dos processos: ARPO não é simplesmente um software de desenho adaptado a processos, mas sim uma ferramenta especialista projetada tornar a modelagem de processos produtiva e eficaz. Um mesmo modelo de processos é elaborado em menos de 50% do tempo que seria necessário em ferramentas similares. Adicionalmente o sistema garante que os modelos criados pelos usuários respeitem as regras de consistência da metodologia de modelagem escolhida. ● Banco de dados: ARPO é uma base de dados com representação gráfica. Quando se constrói um fluxo na ferramenta, os dados são armazenados automaticamente na base de dados relacional nativa. Esta característica diferencia o ARPO das ferramentas que realizam apenas o desenho dos processos, pois todos os dados são armazenados em um único local (repositório), do qual extraem-se facilmente informações e análises que permitam a eliminação de gargalos e melhoria da produtividade. ● Relatórios: Uma vez realizada a documentação no ARPO, pode-se extrair informações sobre os objetos e suas propriedades de um modo simples e intuitivo, sem a necessidade de programação ou customização. Informações típicas consultadas envolvem relatórios sobre “qual cargo executa qual atividade”, “qual sistema suporta qual atividade”, “qual risco ocorre em qual atividade”, etc... ● Website: O sistema gera, automaticamente, um website completo com todo o conteúdo descrito, o qual pode ser publicado na intranet para divulgação dos procedimentos operacionais. O usuário que consulta os processos através do website não necessita de licença ARPO. A geração de website não tem custo adicional e já faz parte da solução ofertada. Adicionalmente, o website pode ser customizado utilizando a tecnologia CSS. © KLUG SOLUTIONS 59
    • 9 Resumo dos principais diferenciais ARPO (2) ● Solução estável, sólida e de fácil utilização: O software ARPO nasceu em 2004 e desde então vem sendo melhorado continuamente. Grande parte das melhorias implementadas ao longo destes anos foram sugestões fornecidas pela nossa base instalada e tiveram como direcionador principal o aumento da produtividade na modelagem e análise e a facilidade de uso do software. ● Base instalada de 230 clientes: ARPO é a ferramenta de modelagem de processos com mais clientes de referência no Brasil (empresas de pequeno, médio e grande porte), o que traz uma segurança sobre a continuidade da solução e de sua evolução constante. ● Software Brasileiro: O software é desenvolvido no Brasil pela Klug Solutions, sendo que o idioma utilizado na interface do software, no help online e na documentação complementar é o Português, o que facilita o entendimento da solução e reduz a resistência à sua adoção. ● Suporte em Português: Nossa equipe de suporte é toda composta por brasileiros nativos, sendo a comunicação com o usuário final direta e sem necessidade de conhecimento de outro idioma. ● Modelagem do negócio, não apenas dos processos: A modelagem de processos é apenas uma das dimensões disponíveis no ARPO, o qual em seu repositório permite o desenho integrado e centralizado das dimensões da estrutura organizacional, de sistemas, de informações, de riscos, de indicadores, de estratégia, de sustentabilidade e infraestrutura, para citar as dimensões mais utilizadas por nossos clientes. Esta importante diferencial permite integrar as iniciativas de diferentes áreas da empresa, garantindo a orquestração das soluções para melhor atender os objetivos do negócio. © KLUG SOLUTIONS 60
    • 9 Vantagens do ARPO em comparação com Visio ● O Visio é um excelente software, porém criado para elaborar desenhos em geral. Depois de conhecer o ARPO você não irá mais querer utilizar o Visio para a modelagem de processos. ● ARPO é um software especialista, projetado para reduzir o esforço para se obter os processos de negócio modelados em uma base de dados, facilitando a análise para a melhoria dos processos. ● Com ARPO você poderá organizar automaticamente seus diagramas de processo em uma árvore hierarquicamente estruturada e não ficará com aquelas “folhas soltas” do Visio. ● No Visio os objetos possuem apenas a propriedade título. No ARPO Você poderá incluir outras propriedades além do título, tais como descrições, tempos, custos, links, etc. ● Você estará alimentando automaticamente, conforme vai desenhando o processo, uma base de dados padrão SQL. Com os dados organizados em uma base de dados você poderá facilmente extrair relatórios, realizar análises e identificar oportunidades de melhoria nos processos. ● Você terá mais agilidade e produtividade na modelagem dos seus processos. Com o ARPO você pode, durante a entrevista de levantamento de dados, gerar o fluxo do processo junto com o entrevistado e sair com o trabalho validado já como resultado da primeira entrevista. ● Mesmo que você já possua licenças do Visio a aquisição do ARPO trará economia, em função da drástica redução do tempo de trabalho necessário para se obter os processos de negócio corretamente modelados e validados pelos usuários. Garantimos pelo menos 50% de economia. ● Você poderá reutilizar seus diagramas Visio, importando-os diretamente para o ARPO. © KLUG SOLUTIONS 61
    • 9 Vantagens do ARPO em comparação com Bizagi ● O Bizagi é um excelente software e um de seus componentes é um modelador BPMN. ● No modelador Bizagi as informações são armazenadas em arquivo e não em base de dados, permitindo seu uso em uma área piloto ou para testes de conceito, mas inviabilizando seu uso na modelagem dos processos de uma empresa real em função do grande volume de informações. ● O principal diferencial do Bizagi é que seu modelador BPMN é oferecido com a licença gratuita. Para uso pessoal, sem dúvida este fator é decisivo na escolha da ferramenta, porém para uso empresarial o custo total de propriedade do software é que deve ser considerado na escolha. ● O custo total de propriedade (TCO) envolve os custos de licenciamento, infraestrutura, manutenção, suporte, treinamento, salários e encargos das horas gastas pelos colaboradores na execução do mapeamento. ● Além de menor custo para a empresa, o ARPO permite a representação gráfica da decomposição dos processos e o tempo para mapear o mesmo fluxo pelo menos 50% menor que o Bizagi. ● Para gerenciar o volume de informações do mapeamento dos processos de uma empresa, se a solução não possui base de dados, as informações ficam distribuídas em diversos arquivos de desenho independentes e não relacionados, tornando seu gerenciamento, manutenção e análise uma ação trabalhosa, complicada e sujeito a falhas. Somente ARPO possui base de dados nativa. © KLUG SOLUTIONS 62
    • 9 Qual a solução mais econômica para a empresa? Para a escolha do software, o correto é considerar todos os custos, não apenas o licenciamento. Na figura acima são comparados os custos totais para a empresa das principais soluções BPM. © KLUG SOLUTIONS 63
    • 9 Qual a melhor solução para minha necessidade? Especificação da necessidade Melhor solução Vamos realizar o mapeamento dos processos atuais para implementar melhorias e definir claramente papéis e responsabilidades das áreas envolvidas. ARPO Realização do projeto em pelo menos metade do tempo se comparado com ferramentas como Visio ou Excel. ARPO Os processos serão armazenados em uma base de dados, permitindo a análise de melhorias e extração de relatórios. ARPO A ferramenta de modelagem traz o padrão de modelagem com as melhores práticas de forma simples e de uso facilitado. Vamos realizar a seleção de um ERP e para a correta especificação do escopo dos trabalhos necessitamos detalhar os processos de negócio. ARPO Produtividade no levantamento dos processos e no redesenho, considerando as melhorias proporcionadas pelo ERP. Vamos realizar a automação de tarefas críticas com uma ferramenta BPMS, mas não temos os processos da nossa empresa documentados. ARPO + BPMS Processos: ARPO realiza o mapeamento. Tecnologia: A ferramenta de BPMS realiza a automação (requer programação). BPMS Tecnologia: Como os processos já estão aprimorados, somente a ferramenta BPMS é necessária para a programação da automação dos fluxos das tarefas críticas. Já realizamos o mapeamento e melhoria dos processos em uma área piloto e agora vamos ampliar a iniciativa para toda a empresa. Vamos criar um Escritório de Processos, mas já tivemos iniciativas de processos no passado que não tiveram o sucesso esperado pela alta gerência. A área de TI vai automatizar diversos processos e já temos os processos documentados e aprimorados, com detalhamento até tarefas. © KLUG SOLUTIONS Motivos para a escolha 64
    • 10 CONVITE PARA CONHECER A VERSÃO GRATUITA © KLUG SOLUTIONS 65
    • 10 Convite para conhecer a versão gratuita As organizações necessitam documentar e melhorar os processos e procuram ● Ferramentas eficientes e de fácil utilização, que sejam aceitas pelos usuários. ● Ferramentas poderosas e escaláveis. ● Ferramentas que gerem retorno rápido e que sejam economicamente viáveis. O ARPO foi criado em resposta à essas demandas e é utilizado com sucesso por diversas organizações no Brasil e no Exterior como ferramenta para a modelagem e melhoria dos processos de negócio. Obtenha e instale (em minutos) a licença gratuita de avaliação do software ARPO ● Obtenha o instalador clicando nesse Link ou visitando nosso website www.klugsolutions.com. ● Descompacte o arquivo resultante do download antes de iniciar a instalação. ● Instale a versão de avaliação iniciando o processo através do arquivo SETUP.EXE. ● Inicie a utilização do software através do ícone criado no desktop do seu computador. Para os interessados em conhecer em detalhes os recursos da ferramenta recomendamos também o download do material de treinamento disponível para download gratuito em nosso website. Para maiores informações fale conosco ● Contato: Wagner Bianchini ● Celular: (11) 98187-7199 (vivo) ● Skype: wagner.klug.solutions ● Email: wagner@klugsolutions.com © KLUG SOLUTIONS 66