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Auditoria administrativa
 

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    Auditoria administrativa Auditoria administrativa Document Transcript

    • AUDITORIA ADMINISTRATIVA<br />MANUEL D¨AZAOLA<br />Es la revisión del proceso debe hacerse una evaluación de cada función para fundamentar las conclusiones de quien hizo el trabajo, pues indiscutiblemente cada una tiene valores diferentes en la contribución de alcanzar los objetivos, aun cuando todas están dirigidas hacia tal meta.<br />Los principales problemas con que se tropieza en este campo provienen de la dificultad para valorizar la acción humana y de obtener datos e informes adecuados.<br />FACTORES DE ENFOQUES DE DIFERENTES AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS<br />El enfoque de los factores que se usan para los diversos tipos de auditoría son la escancia que distingue a cada uno de los tipos de dichas auditorias. Observemos estos factores (véase cuadro), tomando como ejemplo la auditoria mercadológica, para dejar más clara esta idea. <br />DIFERENCIAS ENTRE LAS DIVERSAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS<br />De “los factores de enfoques de diferentes auditorias administrativas” identificamos fácilmente el propósito de cada una de ellas.<br /> * Los Factores empresariales o factores estratégicos de la empresa se utilizan para realizar una auditoría funcional de las actividades y resultados de áreas funcionales, como mercadotecnia, compras, producción, etc.,<br /> CUADRO 1.1 FACTORES DE ENFOQUES DE DIFERENTES TIPOS DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS|<br /> Factores empresariales o factores mercadológicos estratégicos de la empresa, para auditoria funcional sobre las actividades y resultados de áreas funcionales (mercadotecnia) que son de competencia y decisión exclusiva de la empresa:|<br /> * Objetivos y estrategias * Productividad * Recursos * Eficiencia * Segmentación| * Mezcla de mercadotecnia * Mezcla de portafolios de productos * Ciclo de vida del producto * Nuevos productos * Oportunidades y amenazas |<br /> Factores del ambiente mercadológico o factores externos para auditoria del medio ambiente, sobre las actividades y objetivos del y hacia el exterior de la empresa:|<br /> * Políticos * Económicos * Autoridades * Demográficos| * Tecnológicos * Legales * Culturales * Naturales|<br /> Factores del campo de acción de la mercadotecnia de la empresa o factores del sistema operativo, para auditoria operacional, sobre las operaciones y procedimientos.|<br /> * Estudios económico previos * Planeación y desarrollo de productos * Patentes y marcas * Envase * Etiqueta * Empaque * Almacén * Comercialización * Garantías * Servicios, refacciones, mantenimiento e instalación | * Fuerza de ventas * Ventas * Distribución * Transportación * Publicidad * Promoción * Precio * Comunicaciones * Franquicias * Concesión, representación y asociación|<br /> Factores del proceso de auditoría mercadológica o factores del proceso administrativo, para la auditoria procesal: previsión, planeación, organización, integración, dirección y control.|<br /> Factores del campo de acción de la organización o factores de la organización de la empresa, para la auditoria analítica; sobre las funciones jerárquicas y obligaciones (organizacion9 del sistema operativo:|<br /> * Espacio de áreas de trabajo * Estructura, organización/departamentalización * Planta, oficinas e instalaciones * Equipos para producción y oficinas * Manuales: Organización, Procedimiento| * Actividades, flujos y procesos * Formas de papelería * Sistemas de información y archivo * División del trabajo * Definición de responsabilidades y autoridad |<br /> Factores del campo de acción de proyecto o negocio especifico o factores empresariales internos y externos del negocio, para auditoria de proyecto o negocio, sobre los aspectos de uno o varios de los enfoques de las auditorias citadas (puede ser parcial o integral)|<br /> Factores ecológicos de la empresa, para auditoria ecológica, de acurdo con el giro y operación y según las disposiciones sobre la materia :|<br /> * Contaminación de la atmosfera * Contaminación del agua| * Contaminación del suelo * Impacto ambiental.|<br />Los factores del proceso de auditoría o factores del proceso administrativo se utilizan para llevar a cabo una auditoria procesal, como prevención, planeación, organización etc., <br />COORDINACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA<br />Debe haber coordinación entre los grupos de la auditoría interna y externa, intercambiando documentación e información, metodología, hallazgos y planeación para unificar procedimientos.<br />REALIZACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA<br />Una auditoria administrativa de calidad debe planearse y organizarse adecuadamente, llevarse a cabo de manera confiable y terminar en conclusiones razonables respecto a la organización de la empresa, para determinar los problemas administrativos y operativos, o los defectos e irregularidades, así como presentar las recomendaciones para corregirlos.<br />La planeación debe considerar los siguientes aspectos:<br />I.- ALCANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA <br /> * La auditoria puede comprender a toda la empresa o abarcar parte de esta <br /> * Puede practicarse sobre alguna función, actividad o área.<br /> * Puede referirse a una área especializada o actividad especifica <br /> * Practicarse sobre los controles de gastos, programas, rendimiento, etc.,<br /> * Referirse a las funciones de la gerencia<br />II.- PERSONAL REQUERIDO<br />Auditores internos o externos; auditor responsable o líder, auditores auxiliares, colaboradores y demás personal administrativo. <br />III.- EQUIPO Y MATERIAL<br />Deben considerarse las necesidades de equipo y material que se requieren para practicar la auditoria<br />IV.- FRECUENCIA<br />La auditoria puede practicarse de manera periódica y no puede precisarse su periodicidad<br />V.- ETAPAS Y METODOLOGIA DEL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA<br />La auditoria debe sujetarse a una secuencia sistemática en todas las etapas, fases y pasos. El auditor, como el médico, no encontrara dos pacientes o empresas iguales, son diferentes, aun que se rigen por la universidad de los mismos principios. Para diseñar una auditoria administrativa, se basara en principios generales aplicados a casos específicos. <br />Coincidimos con Rubio y Hernández y proponemos la siguiente secuencia: <br /> ETAPA| FASE| PASO|<br /> Previsión: definición del objetivo de la auditoria | Estudio Previo| * Entrevistas previas * Obtención de datos generales * Definición de necesidades |<br /> | Diagnostico| * Definición de alcance, objetivo, tiempo y costo * Definición del enfoque|<br /> Planeación: | Planeación de auditoria| * Políticas, programas, presupuestos, procedimientos técnicas, pronósticos|<br /> Organización| Organización de auditoria| * Funciones, jerarquías y obligaciones|<br /> Integración| Recursos| * Personal y equipo|<br /> Dirección: Realización de una auditoria mediante técnicas de auditoria | Investigación u obtención de datos| * Entrevistas, revisión documentos y registros * Recopilación de datos * Tabulación de información * Verificación de la información |<br /> | Análisis, medición,evaluación,diagnostico y conclusiones | * Análisis de datos * Evaluación de datos * Conclusiones|<br /> Informe de la Auditoria| Informe| * Elaboración y presentación de informe * Recomendaciones|<br /> Control: Seguimiento| Ejecución de las recomendaciones| * Implantación y recomendaciones * Programa, recursos y ejecución * Evaluación|<br />PREVISION O IDENTIFICACION DEL OBJETIVO<br />Nos referimos anteriormente al objetivo de la auditoria, nos resta precisar que el mismo se divide en dos fases:<br /> 1. Estudio previo; tiene por finalidad diagnosticar los problemas críticos del campo de la auditoria.<br /> a) Entrevistas previas<br /> b) Obtención de datos generales, comerciales, financieros, volúmenes, contables, de organización, según sea el caso.<br /> 2. Diagnostico; que permita la definición del alcance, objetivo tiempo y costo de la auditoria <br />PLANEACION<br />La planeación de la auditoria administrativa se realiza definiendo las políticas, los programas, los presupuestos, los procedimientos y los pronósticos. La planeación de la auditoria debe considerar tres factores:<br /> 1. Tiempo; el tiempo en que la auditoria requiere depende, en gran parte, de los directivos4<br /> 2. Costo; Ante la opinión de la empresa los resultados de la auditoria deben guardar cierto equilibrio.<br /> 3. Factor Humano; La auditoria debe afrontar los aspectos de emotividad e intereses <br />ORGANIZACIÓN<br />La organización de auditoría descansa en definir las funciones, las jerarquías y obligaciones de la auditoria administrativa.<br /> INTEGRACION<br />Se refiere a la obtención de los recursos que requiere la auditoria administrativa; básicamente, recursos humanos y materiales.<br />DIRECCION O REALIZACION DE LA AUDITORIA <br />Consiste en la ejecución de todo el proceso de la auditoria mediante la aplicación de técnicas de auditoría, cuyas bases son:<br /> * Investigación u obtención de datos; los datos obtenidos serán sometidos a pruebas<br /> a) Entrevistas<br /> b) Recopilación de datos<br /> c) Tabulación de datos<br /> d) Resumen<br /> * Análisis, medición, evaluación, diagnostico y conclusiones mediante técnicas de análisis y aplicación de pruebas de auditoría. Evaluación es el procedimiento de comparar lo que es (resultados) contra lo que debe ser (planeación) para llegar a conclusiones.<br />INFORME<br />El informe presenta tres momentos: elaboración, exposición y presentación. Y para su preparación debe establecer este orden:<br /> a) Apreciación critica de la coordinación general en cada uno de sus niveles y con base en los resultados de los cuestionarios <br /> b) División departamental, que permita análisis especifico de cada uno de los departamentos en cuanto a su estructuración y la participación individual de sus componentes <br /> c) Valuación de la empresa, considerando la escala de apreciación para poder precisar la calificación que le corresponda<br /> d) Recomendaciones para corregir los errores determinados en las áreas estudiadas<br />Por otra parte el informe debe contener todas las reglas de un documento de este tipo.<br /> a) Lenguaje enfocado a los lectores<br /> b) Contenido del trabajo:<br />-explicación de la metodologia empleada y de sus limitaciones<br />-definición del alcance de la auditoria administrativa <br />-tratamiento breve con la información esencial sobre la crítica y recomendaciones.<br /> c) Forma <br />-Secuencia lógica <br />-Disertación escrita apropiada<br />-convencimiento del lector<br />-Objetividad en la presentación <br />-Presentación Física atractiva <br />-Uso pertinente de recomendaciones graficas<br />CONTROL Y SEGUIMIENTO<br />Deben presentarse en el informe, por lo menos la manera para la implantación de las recomendaciones, el programa, los recursos que se requieren, el plan de ejecución y los elementos para la evaluación de la implantación. <br />VI.- GUIA<br />Es un precepto o conjunto de preceptos para encaminar o dirigir acciones, cosas, función, investigación, entrevista etc., En la auditoria se realizan guías para todas las áreas, funciones, departamentos o actividades a auditar.<br />VII.- EL CUESTIONARIO <br />El cuestionario en la auditoria administrativa es un medio para obtener información que permite evaluar las operaciones o áreas de una organización. <br />VIII.- LA ENTREVISTA<br />Conviene definir la actitud del entrevistado (dispuesto, escéptico, impreparado o desconfiado; que presente resistencia o temor; que explaye o oculte sus opiniones.) <br />IX.- OBSERVACIONES<br />Observación personal del auditor para identificar procesos, operaciones, acontecimientos, resultados, hechos, etc., <br />X.- INTEGRACION DE EVIDENCIAS<br />Es la comparación con documentos de la información recabada por el auditor con sus entrevistados, inclusive actos de ciertos conocimientos. <br />XI.- HERRAMIENTAS<br />Entre las herramientas e instrumentos usuales de recolección de datos se encuentran los siguientes: organigramas; cuestionarios y guías para la entrevista; diagramas de red, estudios y diagramas de tiempos, procesos y movimientos etc., <br />XII.- PAPELES DE TRABAJO<br />Su propósito es la planeación, desarrollo, supervisión y control de auditoría y constituirse en evidencia documental de la información obtenida:<br /> * Los papeles más usuales son: formatos, cuestionarios, programas, descripción de procedimientos, sea en forma de diagrama, graficas o redactados; de actividades de la auditoria, evaluación del auditor, documentos de la empresa o procedimientos manuales.<br />XIII.- PRUEBAS DE AUDITORIA<br />Son procedimientos a usar en una auditoria, cuya aplicación es sistemática y ordenada sea general o especifica. Se usan para examinar o revisar información mediante aplicación de procedimientos y técnicas de auditoría.<br />