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Comunicación y motivación en las organizaciones - PDF

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  • 1. COMUNICACIÓN Y MOTIVACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES Capitulo I 1. comunicación organizacional 1.1 Definición: Teniendo en cuenta a Collado F. (2002), daremos una definición de comunicación organizacional. La comunicación se entiende de tres maneras distintas, en primer lugar la comunicación es un fenómeno que se da naturalmente en toda organización cualquiera sea su tipo o tamaño, la comunicación es el proceso social mas importante, sin ella el hombre se encontraría aun en el primer nivel de su desarrollo y no existiría sociedad ni cultura. Entonces, si la comunicación es consustancial a cualquier forma de relación humana, también lo es a la organización. No es posible imaginar una organización sin comunicación. Bajo esta perspectiva, la comunicación es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y los diferentes públicos que tiene en su entorno. Estos mensajes circulan en varios niveles y diversas maneras por ejemplo pueden transmitirse a través de canales: • Interpersonales • Medios de comunicación • Formales: que son - Descendentes: Estos canales lo usan los administradores para enviar mensajes a los diversos niveles de la organización
  • 2. - Ascendentes: Permite la participación de empleados en la toma de decisiones, y proporcionan retroalimentación la dirección - Horizontales: Sirven entre compañeros de diferentes departamentos y son importantes en las organizaciones. • Informales: Red natural de relaciones; los administradores jamás podrán eliminar estas redes naturales, de manera que deben aprender a usarlas para el envió de mensajes y recepción de retroalimentación. Una segunda acepción presenta a la comunicación organizacional como una disciplina cuyo objeto de estudio es precisamente, la forma en que e da el fenómeno de la comunicación dentro de las organizaciones, y entre éstas y su medio. Por último, la comunicación organizacional se entiende también como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a agilizar y facilitar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y rápidamente sus objetivos. Desde este tercer enfoque la comunicación organizacional se puede dividir en comunicación interna y comunicación externa. • Comunicación interna: Es el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo.
  • 3. • Comunicación externa: Es el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización a sus diferentes públicos externos (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades etc.), encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos. 1.2 Postulados básicos 1.2.1 La comunicaron es integral: La comunicación organizacional abarca una gran variedad de modalidades: interna y externa; vertical horizontal, interpersonal, intergrupal, e institucional. 1.2.2 La comunicación y la cultura organizacional están íntimamente relacionas: El concepto de cultura ha entrado con fuerza alas organizaciones en los últimos años, y cada vez mas ligado al de comunicación. En la organización, los medios de transmisión y reforzamiento de la cultura son múltiples: símbolos, conductas, políticas, procedimientos y normas, instalaciones y tecnología, por nombrar solo algunos. 1.2.3 La comunicación es una responsabilidad compartida: Como todos en la organización se comunican, hacerlo bien es una responsabilidad de todos, si bien algunos deben desempeñar un papel más importante en este sentido por la posición que ocupan o por la información que manejan. 1.3 Necesidades de comunicación en la organización. Existe un amplio rango de asuntos que a los empleados les interesa conocer, los cuales básicamente pueden agruparse en tres categorías:
  • 4. • Información relacionada con la organización: Este primer rubro se incluye todo lo relacionado con lo que la organización es y hace. Por increíble que parezca, hay empresas en las que la gente apenas conoce lo que tiene que ver con su ámbito concreto de trabajo ignorando cosas tan importantes como objetivos, estrategias y planes institucionales (por no hablar de la misión y la visión y los valores), las políticas o hasta los productos y servicios que ofrece. Tampoco se cuenta con información suficiente y oportuna acerca de las noticias que van generándose día a día en la organización. Incluso se llegan a dar casos en que los empleados de la empresa reciben noticias tan importantes como la salida de su director general…. Por los periódicos. • Información acerca del trabajo La segunda categoría, relacionada con la información acerca del trabajo, es descuidada en muchas organizaciones. Comprende todo lo que las personas necesitan para saber lo que se esperan de ellas, los parámetros bajo los cuales va a ser evaluado su desempeño y la forma en que se considera que a hecho las cosas. También incluye la información que requieren para llevar a cabo sus funciones y responsabilidades (muy frecuente encontrarse con empleados que trabajan por instrumentos) • Información sobre asuntos que afectan a la vida personal y familiar Finalmente, las personas quieren saber todo aquello que repercutirá, directa o indirectamente, en su bienestar personal y familiar: prestaciones, beneficios, oportunidades de capacitación y de promoción, disposiciones en materia de seguridad e higiene, políticas de administración de recursos humanos, actividades culturales, sociales y deportivas en las que se puede participar.
  • 5. Resulta evidente que la gama de necesidades de información en las organizaciones es muy amplia. El hecho de que no se satisfagan puede deberse a un desconocimiento de lo que la gente requiere, o a la falta de comunicación por parte de la organización. 1.4 Papel del comunicador organizacional Un número creciente de organizaciones están creando áreas especializadas a cargo de comunicadores profesionales, cuya función básica es apoyarlas para facilitar los procesos comunicativos y hacer que esta responsabilidad compartida sea cumplida efectivamente. La comunicación organizacional, como una función especifica realizada por profesionales, debe, antes que nada, contribuir al logro de los objetivos de la empresa. La manera de hacerlo tiene que ver con cuatro puntos: • Propiciando que todos los integrantes de la organización reciban información completa, confiable y oportuna sobre el entorno, sobre la empresa y sobre el trabajo. Son muchas las cosas que las personas necesitan saber para sentirse parte de la organización y para desempeñar efectivamente sus actividades. • Propiciando la identificación de la gente con la organización, y por tanto, el orgullo y el sentido de pertenencia. Esto se logra, principalmente, difundiendo los elementos de la cultura corporativa (misión, visión, valores) que hacen que las personas encuentren sentido y dirección, y una serie de principios con los que comulga y que sirven para orientar su acción y decisión. • Favoreciendo la integración de la organización con y entre sus colaboradores. Esto implica mejorar la comunicación vertical y horizontal, fomentar el trabajo en equipo, propiciar el rompimiento de barreras existentes entre las áreas y niveles, y crear un clima de colaboración y apoyo para el cumplimiento de los objetivos comunes.
  • 6. • Facilitar la creación de una imagen favorable y conciente de la organización entre su público. El comunicador profesional debe cuidar que la imagen que se cree la gente de l organización este sustentada en realidades y no en ficciones. Capitulo II 2. Motivación 2.1 Definición Koonz (1999) menciona. La palabra motivación proviene del latín quot;MOTUSquot;, que significa movido, y quot;MOTIOquot; que significa movimiento. La motivación es un termino genérico que se aplica en una serie de impulsos, deseo necesidades anhelos y fuerzas similares. Decir que los administradores motivan a sus subordinados, o sea, que realizan cosas con las que se espera satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera. Como seres humanos que somos, nuestra motivación puede ser sumamente complejas, y hasta contradictorias. Algunas personas pueden estar motivadas por el deseo de adquirir bienes y/o servicios tales como vehículos, casas, vestimentas viajes, etc., y al mismo tiempo otro individuo puede estar motivado por el deseo por el deseo de obtener estatus social, autorrealización, etc. La motivación es, lo que hace que un individuo actúe y se comporte de determinada manera. La quot;Motivaciónquot; es un termino genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares.
  • 7. Decir que los administradores motivan a sus subordinados a actuar de determinada manera. 2.2 Proceso de motivación Teniendo en cuenta a Diez de Castro (1996) el cual menciona: La motivación es la fuerza que organiza y mantiene un comportamiento en una primera aproximación a la motivación, podemos mencionar tres aspectos que resaltan su importancia. • La motivación esta siempre en cualquier tipo de relación de la persona con una organización. • Habrá motivación cuando alguien realice un ingreso en una compañía. • Deberá inducirse, una vez integrado, a que mantenga durante su vida laboral una actuación satisfactoria. El trabajador tendrá que estar motivado para lograr una formación continua o para evitar que deje la organización. El proceso de motivación consta de cuatro partes: a) Necesidades o Esperanzas b) Actuaciones d) Reactivación del sistema c) Resultados
  • 8. a. Necesidades o Esperanza: Las personas tienen una serie de deseos, expresadas en necesidades o esperanzas Estos deseos crean, internamente una serie detenciones, originando unos sentimientos de frustración y desosiego. No todas las personas van a tener los mismos deseos. Una persona deseara, sobre todo un aumento de sueldo. Otra estará motivada por la obtención de un cargo. Una tercera, divorciada trabajara más solo si la trasladan a un centro de trabajo más cercano al nuevo lugar de residencia de sus hijos. Y así sucesivamente. b. Actuaciones: Para rebajar estas sensaciones, la persona va a efectuar algún comportamiento, concentrado en una serie de actuaciones dentro de la organización. Estas actuaciones conducen a la persona a la obtención de resultados positivos o negativos. Las personas no se comportan siempre igual, aun cuando tengan las mismas necesidades. Una persona que quiere ascender a toda costa invertirá horas extras para preparar sus informes, o en perfeccionar su formación. Otra, dedicara sus esfuerzos a no hacer mejor su trabajo, si no a buscar influencia en la red informal de la organización. c. Resultados: La consideración de los resultados proporcionan información a la persona sobre el logro de sus deseos, lo que se traducirá en una modificación del nivel de tensión original.
  • 9. Los resultados no acompañan necesariamente las expectativas del motivador y del subordinado. Lo que las personas obtienen tras sus actuaciones, puede coincidir o no con lo que habían imaginado el directivo y el subordinado. Aquel, por ejemplo, pudo haber sobrestimado la importancia de alguna necedad y minusvalorado otra. El segundo puede considerar que lo obtenido con su comportamiento laboral es superior, igual e inferior a lo que debía haber logrado. d. Reactivación del Sistema: La motivación de las necesidades iniciales o el surgimiento de otras reiniciaran el proceso, motivando el sistema motivacional de la persona implicada. Las reacciones de las personas, tanto si fallan como si logran sus deseos iniciales, son imprescindibles, comportamientos y resultados idénticos provocara reactivaciones del sistema divergente. Una persona que no logre el aumento de sueldo deseado, a pesar de su esfuerzo, trabajara con más alto ahínco en el próximo periodo. Otra, que desarrollo la misma energía, se deprimida por el fracaso, y trabajara peor en la siguiente etapa.
  • 10. 2.3 FACTORES QUE INFLUYEN EN LA MOTIVACIÓN: De acuerdo con HELLRIEGEL (1988), en este punto presentaremos los diversos factores que activan y sostienen el comportamiento de los empleados. Para brindar un conocimiento básico de la motivación, nos detendremos un momento en tres grupos de los muchos factores que influyen en la motivación. 2.4 Diferencias individuales Cada persona es única. Las diferencias individuales son las necesidades, valores, actitudes, intereses y aptitudes que los individuos llevan consigo a su trabajo. Como estas características varían de de una persona a otra, varia también en lo que motivo a otros. Si a un empleado lo motiva el dinero buscara un trabajo donde le pagan poco, pero que implique al mismo tiempo pocos riesgos de desempleo. 1.4.1 Características del PUESTO: Son las características de un puesto de trabajo que determinan sus limitaciones y retos. Estas características incluyen:
  • 11. a) La variedad de habilidades requeridas para realizar el trabajo. b) El grado en que el empleado puede ocuparse de la tarea integra de principio a fin (identidad de tareas). c) La significación personal atribuida al trabajo. d) La autonomía e) El tipo y grado de retroalimentación de desempeño que recibe el empleado. Las características predominantes de ciertos puestos no lo son de otros. 1.4.2 Políticas Organizacionales: Las políticas organizacionales con las reglas, políticas de recursos humanos, prácticas administrativas y sistemas de retribuciones de una organización. Las políticas que definen las prestaciones (como vacaciones pagadas, seguros y atención a niños o ancianos) y las retribuciones (como bonificaciones y/o comisiones) pueden atraer a nuevos empleados y mantener satisfechos a !os ya existentes. Las retribuciones pueden motivar a los empleados, pero para hacerlo es preciso administrarlas con sentido de justicia y sobre la base del desempeño. Los tres grupos de factores que acabamos de ver interactúan entre si para influir en la motivación de un empleado. Esencialmente, otra interacción involucra a:
  • 12. a) Las cualidades personales del empleado que este porta inevitablemente consigo a su centro de trabajo. b) Las tomas que desempeñan el empleado en la situación de trabajo. c) Los sistemas organizacionales que afectan al empleado en el centro de trabajo. Pero alentar la motivación de los empleados, los administradores deben tomar en cuenta otros factores. 2.5 MOTIVACIÓN Y RECOMPENSA: Según SCHERMERHORN, J. (2003) La recompensa es un resultado con valor positivo para el individuo. Un trabajo motivante premia de distintas maneras a la persona cuyos logros de desempeño contribuyen a alcanzar los objetivos de la organización. 1.5.1 La Motivación Extrínseca: Se administran desde afuera son resultados de valor que una persona normalmente un supervisor o un alto ejecutivo, le otorga a otra persona, como son pago de bono, reconocimiento, elogios verbales, descansos, ascensos, en estos casos, el estimulo motivacional de recompensa extrínsecas se origina fuera de¡ individuo SCHERMERHORN, John R. (2003). 1.5.2 La Motivación Intrínseca:
  • 13. Se auto administran, es decir, ocurren de manera quot;naturalquot; cuando una persona realiza una tarea y, en este sentido forma parte del trabajo en si, las fuentes principales de recompensas intrínsecas son los sentimientos de competencia, el desarrollo personal y el autocontrol que las personas experimentan en su trabajo. A diferencia de las extrínsecas, el estímulo motivacional de las recompensas intrínsecas es interno a la persona y no depende de las acciones de alguien más. Ofrecen la ventaja y poder de la quot;motivación internaquot;. SCHERMERHORN, John R. (2003). 1.5.3 La Motivación Trascendente El sujeto se mueve por las secuencias que espera que produzca su acción en otro u otros sujetos presentes en el entorno. Pérez López (1979).