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Présentation Quotero 27 Janvier
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Présentation Quotero 27 Janvier

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Présentation de la solution de GED Quotero

Présentation de la solution de GED Quotero

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  • Quel retour sur un investissement ? Gain de temps des collaborateurs Gain de qualité dans le traitement des demandes et des projets Amélioration des pratiques collaboratives
  • Transcript

    • 1. 28 janvier 2009
    • 2. Déroulé de la présentation <ul><li>Qu’est-ce-que vous apporte la GED ? </li></ul><ul><li>Quelles sont les fonctionnalités de Quotero ? </li></ul><ul><li>Case Story : GoodYear </li></ul>
    • 3. Les principes de la GED <ul><li>Mettre en place une organisation structurée du travail : </li></ul><ul><ul><li>Stocker les documents </li></ul></ul><ul><ul><li>Contrôler les accès et la restitution </li></ul></ul><ul><ul><li>Mettre en place des circuits de travail collaboratif </li></ul></ul><ul><li>Un traitement de l’information non-structurée </li></ul><ul><ul><li>Fichiers électroniques </li></ul></ul><ul><ul><li>Documents scannés </li></ul></ul><ul><li>La GED s’inscrit dans un processus qualité </li></ul>
    • 4. Les principes de la GED <ul><li>La GED s’inscrit dans différents usages : </li></ul><ul><ul><li>Portail d’entreprise </li></ul></ul><ul><ul><li>Outil métier </li></ul></ul><ul><ul><li>La GED au centre du SI : référentiel d’entreprise </li></ul></ul><ul><li>Les principes clés : </li></ul><ul><ul><li>Le profil documentaire :Méta-données & organisation du référentiel </li></ul></ul><ul><ul><li>Rôles et droits </li></ul></ul><ul><ul><li>Recherche et Gestion des formats </li></ul></ul><ul><ul><li>Cycle de vie documentaire </li></ul></ul>
    • 5. Quotero : Quelques fonctionnalités clé <ul><li>Accéder à la connaissance depuis le Web et votre poste de travail </li></ul><ul><ul><li>Interface Web ergonomique </li></ul></ul><ul><ul><li>Drag and drop depuis des applications bureautique </li></ul></ul><ul><ul><li>Accès à Quotero depuis les applications Microsoft Office et Open Office </li></ul></ul><ul><ul><li>Stockage et indexation des emails </li></ul></ul>
    • 6. Quotero : Quelques fonctionnalités clé <ul><li>Partager, Contrôler et Protéger le référentiel documentaire </li></ul><ul><ul><li>Intégration de Quotero à des Intranet / Extranet </li></ul></ul><ul><ul><li>Tag des documents </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestion des concepts de check-in et de check-out </li></ul></ul><ul><ul><li>Fonction de téléchargement de dossier zippés </li></ul></ul><ul><ul><li>Discussions autour de documents (forums) </li></ul></ul><ul><ul><li>Comparaison de documents </li></ul></ul>
    • 7. Quotero : Quelques fonctionnalités clé <ul><li>Gestion des utilisateurs </li></ul><ul><ul><li>Gestion des sources d’utilisateur, des groupes, des profils et des accès </li></ul></ul><ul><ul><li>Intégration à des annuaires d’entreprise </li></ul></ul>
    • 8. Quotero : Quelques fonctionnalités clé <ul><li>Gestion des cycles de vie des documents </li></ul><ul><ul><li>Construire des circuits de validation complexes et notifier les actions aux utilisateurs </li></ul></ul><ul><ul><li>Suivi des actions sur chaque document : Qui a crée, qui a mis à jour, qui a supprimé… </li></ul></ul><ul><ul><li>Suivi des versions </li></ul></ul><ul><ul><li>Suivi des actions depuis le tableau de bord </li></ul></ul>
    • 9. Quotero : Quelques fonctionnalités clé <ul><li>Fonctions de recherche étendues </li></ul><ul><ul><li>Recherche de documents utilisant des méta-données, </li></ul></ul><ul><ul><li>Recherche de documents « full-text » </li></ul></ul><ul><ul><li>Taxonomie des documents </li></ul></ul><ul><ul><li>Enregistrement des recherches standards </li></ul></ul>
    • 10. Quotero : Quelques fonctionnalités clé <ul><li>Gestion de la structure du référentiel </li></ul><ul><ul><li>Construction de méta-donnée complexes (listes ou arbres de méta-données) qui peuvent être associées à vos référentiels métiers (listes de clients, listes de fournisseurs…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Adaptation de la structure du référentiel aux profils utilisateurs </li></ul></ul><ul><ul><li>Paramétrage des champs de méta-données </li></ul></ul>
    • 11. Quotero : Quelques fonctionnalités clé <ul><li>Intégration d’outils métiers </li></ul><ul><ul><li>Intégration d’outils de scan et d’OCR pour référencer des documents scannés </li></ul></ul><ul><ul><li>Indexation des documents selon les logiques métier </li></ul></ul><ul><li>Architecture - Déploiement </li></ul><ul><ul><li>Système de cache </li></ul></ul><ul><ul><li>Clustering </li></ul></ul>
    • 12. Case Story : GoodYear <ul><li>Problématique rencontrée </li></ul><ul><ul><li>Les carences d’un système « 100% papier » </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dispersion géographique d’un système papier </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les outils collaboratifs et de partage sont inexistants </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Temps de recherche trop importants </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Diffusion externe impossible </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Le nouveau système de GED devra intégrer tous les processus métiers </li></ul></ul><ul><ul><li>2 types d’utilisateurs pour la future GED : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Utilisateurs distants, client web </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Utilisateurs interne, client riche, intégration scans et OCR </li></ul></ul></ul>
    • 13. <ul><li>Démarche mise en place </li></ul><ul><ul><li>Expression du besoin </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Rencontrer les utilisateurs afin d’intégrer la culture de l’Agence </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Identifier les différents profils documentaires </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Identifier les chaînes de scan, production, diffusion </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Analyser les besoins d’outils collaboratifs </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Auditer, analyser l’existant </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Identifier les contraintes techniques </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Extraire les politiques de sécurité existantes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Développer un pilote spécifique d’intégration des scans </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Définir la structure du nouveau référentiel </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>L’expression de besoin et les différents audits permettent d’identifier l’ensemble des types de document et les méta données qui s’y rattachent </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Le pilote de scan doit permettre d’automatiser les actions de classement et de typage </li></ul></ul></ul>Case Story : GoodYear
    • 14. Case Story : GoodYear <ul><li>Le résultat après 6 mois d’exploitation </li></ul><ul><ul><li>600 000 documents </li></ul></ul><ul><ul><li>1 To de données </li></ul></ul><ul><ul><li>Accès immédiat au BL demandé </li></ul></ul><ul><ul><li>Gain considérable de temps </li></ul></ul><ul><ul><li>Satisfaction client final </li></ul></ul><ul><ul><li>Respect des engagements qualité et des obligations règlementaires </li></ul></ul>

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