Présentation Quotero 27 Janvier
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Présentation Quotero 27 Janvier

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Présentation de la solution de GED Quotero

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  • Quel retour sur un investissement ? Gain de temps des collaborateurs Gain de qualité dans le traitement des demandes et des projets Amélioration des pratiques collaboratives

Présentation Quotero 27 Janvier Presentation Transcript

  • 1. 28 janvier 2009
  • 2. Déroulé de la présentation
    • Qu’est-ce-que vous apporte la GED ?
    • Quelles sont les fonctionnalités de Quotero ?
    • Case Story : GoodYear
  • 3. Les principes de la GED
    • Mettre en place une organisation structurée du travail :
      • Stocker les documents
      • Contrôler les accès et la restitution
      • Mettre en place des circuits de travail collaboratif
    • Un traitement de l’information non-structurée
      • Fichiers électroniques
      • Documents scannés
    • La GED s’inscrit dans un processus qualité
  • 4. Les principes de la GED
    • La GED s’inscrit dans différents usages :
      • Portail d’entreprise
      • Outil métier
      • La GED au centre du SI : référentiel d’entreprise
    • Les principes clés :
      • Le profil documentaire :Méta-données & organisation du référentiel
      • Rôles et droits
      • Recherche et Gestion des formats
      • Cycle de vie documentaire
  • 5. Quotero : Quelques fonctionnalités clé
    • Accéder à la connaissance depuis le Web et votre poste de travail
      • Interface Web ergonomique
      • Drag and drop depuis des applications bureautique
      • Accès à Quotero depuis les applications Microsoft Office et Open Office
      • Stockage et indexation des emails
  • 6. Quotero : Quelques fonctionnalités clé
    • Partager, Contrôler et Protéger le référentiel documentaire
      • Intégration de Quotero à des Intranet / Extranet
      • Tag des documents
      • Gestion des concepts de check-in et de check-out
      • Fonction de téléchargement de dossier zippés
      • Discussions autour de documents (forums)
      • Comparaison de documents
  • 7. Quotero : Quelques fonctionnalités clé
    • Gestion des utilisateurs
      • Gestion des sources d’utilisateur, des groupes, des profils et des accès
      • Intégration à des annuaires d’entreprise
  • 8. Quotero : Quelques fonctionnalités clé
    • Gestion des cycles de vie des documents
      • Construire des circuits de validation complexes et notifier les actions aux utilisateurs
      • Suivi des actions sur chaque document : Qui a crée, qui a mis à jour, qui a supprimé…
      • Suivi des versions
      • Suivi des actions depuis le tableau de bord
  • 9. Quotero : Quelques fonctionnalités clé
    • Fonctions de recherche étendues
      • Recherche de documents utilisant des méta-données,
      • Recherche de documents « full-text »
      • Taxonomie des documents
      • Enregistrement des recherches standards
  • 10. Quotero : Quelques fonctionnalités clé
    • Gestion de la structure du référentiel
      • Construction de méta-donnée complexes (listes ou arbres de méta-données) qui peuvent être associées à vos référentiels métiers (listes de clients, listes de fournisseurs…)
      • Adaptation de la structure du référentiel aux profils utilisateurs
      • Paramétrage des champs de méta-données
  • 11. Quotero : Quelques fonctionnalités clé
    • Intégration d’outils métiers
      • Intégration d’outils de scan et d’OCR pour référencer des documents scannés
      • Indexation des documents selon les logiques métier
    • Architecture - Déploiement
      • Système de cache
      • Clustering
  • 12. Case Story : GoodYear
    • Problématique rencontrée
      • Les carences d’un système « 100% papier »
        • Dispersion géographique d’un système papier
        • Les outils collaboratifs et de partage sont inexistants
        • Temps de recherche trop importants
        • Diffusion externe impossible
      • Le nouveau système de GED devra intégrer tous les processus métiers
      • 2 types d’utilisateurs pour la future GED :
        • Utilisateurs distants, client web
        • Utilisateurs interne, client riche, intégration scans et OCR
  • 13.
    • Démarche mise en place
      • Expression du besoin
        • Rencontrer les utilisateurs afin d’intégrer la culture de l’Agence
        • Identifier les différents profils documentaires
        • Identifier les chaînes de scan, production, diffusion
        • Analyser les besoins d’outils collaboratifs
      • Auditer, analyser l’existant
        • Identifier les contraintes techniques
        • Extraire les politiques de sécurité existantes
        • Développer un pilote spécifique d’intégration des scans
      • Définir la structure du nouveau référentiel
        • L’expression de besoin et les différents audits permettent d’identifier l’ensemble des types de document et les méta données qui s’y rattachent
        • Le pilote de scan doit permettre d’automatiser les actions de classement et de typage
    Case Story : GoodYear
  • 14. Case Story : GoodYear
    • Le résultat après 6 mois d’exploitation
      • 600 000 documents
      • 1 To de données
      • Accès immédiat au BL demandé
      • Gain considérable de temps
      • Satisfaction client final
      • Respect des engagements qualité et des obligations règlementaires