Manual de contratacion

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Manual de contratacion

  1. 1. Procuraduría General de la NaciónManual de Contratación
  2. 2. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Tabla de contenidoINTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3Capítulo I ASPECTOS GENERALES .................................................................... 4Capítulo II FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL ..................................... 9Capítulo III PLANEACION DE LA CONTRATACIÓN ......................................... 13Capítulo IV MODALIDADES DE SELECCIÓN CONTRATISTAS ...................... 32Capitulo V CONDICIONES CONTRACTUALES…………………………………...60Capítulo VI SOLUCION DE CONTROVERSIAS ................................................. 63 2
  3. 3. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación IntroducciónTeniendo en cuenta que con la contratación pública se busca el cumplimiento de los finesestatales, es imperioso que las entidades públicas cuenten con instrumentos que lesfaculten lograr la selección adecuada de los contratistas que les permitirán la consecuciónde los mismos.Por ello, el propio Estado ha expedido cuantiosas normas buscando dotar a las entidadescon herramientas que permitan dicha selección idónea.Con la Ley 80 de 1993 se dotó a las entidades de la estructura general y los principios dela contratación estatal.Ahora, con la reforma a la Ley 80 de 1993, a través de la Ley 1150 de 2007, se pretendela reducción de costos del proceso contractual y con ello el procedimiento de selecciónelaborado sobre la base de los principios que rigen la contratación pública, en búsquedadel cumplimiento de los fines estatales.Aplicación del principio de transparencia y publicidad mediante la divulgación de lasactuaciones precontractuales y contractuales en el Sistema Electrónico para laContratación Pública- SECOP, en búsqueda de unificar la información contractual eintegrar todos los sistemas que se involucren en la gestión, Registro Único Empresarial ySICE, entre otros.La nueva legislación crea procesos adicionales como la selección abreviada que pretendesimplificar el proceso contractual, garantizando una mejor eficiencia en la gestióndesarrollada por la Entidad, específicamente en lo que atañe para el mercado desuministros el sistema de “subasta inversa” al precio mas bajo, o instrumentos de comprapor catalogo que el Gobierno Nacional tiene pendiente por reglamentar el inciso 4 delparágrafo 5 del Art. 2 de la Ley 1150 de 2007 y el parágrafo transitorio del Art. 17 delDecreto. 2474 de 2008, correspondiente al uso de los acuerdos marco de precios para laadquisición de bienes y servicios procedimientos de adquisición de bolsas de productos.Aspectos relevantes como la manera en que se verifican las condiciones de loscontratistas que no tienen asignación de puntaje, en los aspectos jurídicos, financieros, deexperiencia y organización del proponente, dentro de los términos de "Pasa y no Pasa",permitiendo aclarar sobre los documentos presentados y otro aspecto en la evaluación 3
  4. 4. Manual de Contratación Procuraduría General de la Naciónque se realiza mediante la ponderación de los factores técnicos y económicos de lapropuesta bajo criterios y reglas claras establecidas previamente en los pliegos decondiciones.Los procesos de selección y criterios de evaluación de las ofertas siguen la naturaleza delobjeto, antes que su valor, de manera que resulta fundamental analizar el precio una vezvalorado la calidad y especificidad de los productos, a contrario de lo que sucede en losprocesos de consultoría, situación diferente sucede para los procesos restantes, donde suponderación se realiza en el precio y la calidad.Así mismo se amplió el concepto de concurso de méritos en lo que tiene que ver con losprocesos de consultoría y hubo redefinición en el proceso de contratación directa, condiscrecionalidad regulada en el entendido de garantizar los principios de la contrataciónestatal.Precisa la responsabilidad derivada de la delegación de competencia establecida en elartículo 12 de la Ley 80 de 1993, en cuanto a que la misma no exonera al delegante ensus compromisos obligacionales de vigilar la actividad precontractual y contractual dada aldelegatario. Así como flexibilidad en las garantías y redefinición de las reglas aplicablespara la liquidación de los contratos. 4
  5. 5. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación CAPITULO I ASPECTOS GENERALES1.1 Objeto del ManualEl presente documento ha sido diseñado como herramienta para todos los servidorespúblicos encargados de adelantar los procesos de la contratación pública en laPROCURADURIA, en las etapas precontractual, contractual y post contractual, en virtudde la delegación y/o desconcentración de funciones; y como definición de políticas,fijación de parámetros y reglas para aquellas personas que se encuentren interesadas enconocer y participar de los procesos y procedimientos que rigen la contratación en laProcuraduría General de la Nación.El Decreto 2474 de 2008 dispuso en su Art. 89, modificado por el Art. 5 del Decreto 3576del 17 de septiembre de 2009, que “Las entidades estatales sometidas al EstatutoGeneral de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que seseñalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometersepor virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivande la vigilancia y control de la ejecución contractual”.No obstante, la Procuraduría General de la Nación expide este instrumento como guíaprocedimental y de consulta.Las materias no contempladas en este instrumento se entienden regidas por las normasaplicables y en caso de incompatibilidad entre las normas respecto de este manual seaplicarán las que sean de mayor jerarquía.1.2 Normas que se invocan en el proceso de contratación.Los contratos estatales se sujetaran a las normas y principios que regulan la ContrataciónPública en especial la Constitución Política, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley1474 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.Forman parte del marco legal de contratación, el Estatuto Orgánico de Presupuesto, lasnormas de austeridad del gasto.1.3 Principios que rigen la contratación pública. 5
  6. 6. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación  Principio de transparencia:Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuacionessurgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidadespara quienes intervengan en él.  Principio de Planeación:Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratación,esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar conmiras a satisfacer las necesidades de la Procuraduría.  Principio de Economía:Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar lasdecisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selecciónobjetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidadde gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentosnecesarios.  Principio de responsabilidadLos servidores públicos de la Procuraduría están obligados a buscar el cumplimiento delos fines de la contratación y a vigilar la correcta ejecución de los contratos.Así mismo, el numeral 3 del artículo 26 del estatuto de contratación consagra que lasentidades y los servidores públicos responderán cuando hubieren abierto procesos deselección sin haber elaborado previamente los pliegos de condiciones, o cuando loselaboren en forma incompleta, ambigua o confusa, que conduzca a interpretaciones decarácter subjetivo.Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución yliquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de la Procuraduría, delContratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichosfuncionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas eindemnizar los daños que se causen por razón de ellas.El comité de evaluación es la instancia encargada de analizar que las propuestaspresentadas en los diferentes procesos de selección se sujeten a las reglas contenidas en 6
  7. 7. Manual de Contratación Procuraduría General de la Naciónlos pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contrataciónadministrativa. Sus integrantes están sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades yconflictos de intereses y recomendarán al ordenador del gasto el sentido de la decisión aadoptar, de conformidad con la evaluación efectuada.Los Contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades,incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o noajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratarLos contratistas interventores (si no son servidores públicos) y los asesores externos, sonparticulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al régimen deresponsabilidades aplicable a los servidores públicos.Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los dañosque se ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeño de lasfunciones.  Principio de Selección Objetiva:Es una obligación de la Procuraduría, respecto de todos los procesos y procedimientoscontractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es que en ningúncaso la selección del contratista puede ser subjetiva.¿Cuándo es objetiva la selección?Cuando la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines queella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general,cualquier clase de motivación subjetiva.  Principio de Publicidad:Principio generador de participantes que tienen la posibilidad de conocer los proyectos depliegos, pliegos de condiciones definitivos de los procesos que se están adelantando en laProcuraduría, por encontrarse publicados en el portal de contratación y en los diarios deamplia circulación en la oportunidad regulada por ley. 7
  8. 8. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación  Principio del debido proceso:La Procuraduría garantizará que toda actuación administrativa vinculada con la actividadcontractual dé cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer ycontrovertir las decisiones de la administración.El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuacionescontractuales. Igualmente, opera cuando, dentro del desarrollo de un proceso contractualde selección de contratistas, se omite alguna de las etapas necesarias.  Supremacía de lo sustancial sobre lo formal:En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. Enconsecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la faltade documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido dela oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la Procuraduríaen el pliego de condiciones.Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones deigualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación. 8
  9. 9. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación CAPITULO II FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL2.1. Naturaleza de la Procuraduría.La Procuraduría General de la Nación es la Entidad que representa a los ciudadanos anteel Estado. Es el máximo organismo del Ministerio Público, conformado además por laDefensoría del Pueblo y las Personerías.La Procuraduría tiene autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términosdefinidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional.En materia de contratación la Ley 80 de 1993 le otorga a la Procuraduría capacidad paracontratar[1].2.2. Competencia para la Contratación.La Ley 80 de 1993 otorga competencia para celebrar contratos al Procurador General dela Nación.[2 Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La adjudicación, lacelebración, las prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de laactividad contractual; el ejercicio de las cláusulas excepcionales (terminación,interpretación y modificación unilateral, de sometimiento a las leyes nacionales y decaducidad); la imposición de multas, la declaración del incumplimiento del contrato , laliquidación y todos los actos inherentes a la actividad contractual.De conformidad con lo estipulado en el artículo 12 del citado estatuto, el SeñorProcurador, a través de la Resolución 025 de 2000, efectuó la delegación de lacompetencia para celebrar contratos y adelantar los procesos de selección contractual enel Secretario General de la Procuraduría, sin límite de cuantía, no delegada en otroservidor público del nivel territorial.[1] Véase Artículo 2 literal b Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007[2] Véase Artículo 11 numeral 2 literal a Ley 80 de 1993 9
  10. 10. Manual de Contratación Procuraduría General de la NaciónEn este sentido, al estar la ordenación del gasto en cabeza del Secretario General, lasdiferentes dependencias deben preparar los estudios previos y solicitudes demodificación, adición, prórroga, terminación de contratos, entre otras, para suconsideración, quien definirá los procedimientos a seguir en cada caso con elacompañamiento de la Oficina Jurídica, convirtiéndose así las distintas áreas en un apoyopara la adopción de las medidas a que haya lugar por parte de la Secretaría General.2.3. Inhabilidades e IncompatibilidadesNo podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con laProcuraduría General de la Nación, las personas naturales o jurídicas que se hallenincursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en laConstitución Política, en las Leyes y especialmente, las contempladas en los Arts. 8° y 9°de la Ley 80 de 1993, el Art. 5 de la Ley 828 de 2003 y las adicionadas por los artículos74 y parágrafo del Art. 19 del Decreto 2474 de 2008 y artículos 1, 2, 4, 5, 84, 90 de laLey 1474 de 2011.En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente en unproceso contractual, se entiende que renuncia a la participación y a los derechosadquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesión delcontrato, previa autorización de la Procuraduría y si sobreviene en uno de los miembrosdel Consorcio o Unión Temporal, éste debe ceder su participación a un tercero, previaautorización de la PGN.2.4 Funciones de las dependencias que intervienen en el proceso contractual ACTIVIDADES O TAREAS RESPONSABLESElaborar y consolidar el Plan de compras División AdministrativaAprobación del plan de compras Ordenador del GastoRemisión del formato de necesidad del bien o servicio a la Jefes de Oficina,División Administrativa Delegados.Evaluar el plan de compras y asesorar al Ordenador del División AdministrativaGasto en cuanto a su aplicaciónConsulta de precios o condiciones del mercado, División AdministrativaElaboración del estudio de Mercado Dependencia interesada enElaboración de Estudios previos la contratación 10
  11. 11. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación División Administrativa yRevisión de Estudios previos Oficina JurídicaElaboración de la Invitación Pública de contratación deMínima Cuantía Oficina JurídicaElaboración del proyecto de pliego de condiciones, pliegode condiciones definitivo, avisos de convocatoria Oficina JurídicaRecepción de observaciones o solicitudes de aclaraciones Dependencias interesadasal pliego definitivo y proyectar las respuestas en el proceso y Oficina JurídicaPublicación de documentos en el SECOP Secretaría GeneralExpedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal División FinancieraExpedición del certificado de plan de compras Administrador del planAprobación de los documentos que se generen en laactividad contractual Ordenador del gastoRecepción de ofertas División AdministrativaDesignación de los comités asesores para verificar y Junta de Licitaciones yevaluar las ofertas AdquisicionesVerificación y evaluación de las ofertas Comités Asesores designados Junta de Licitaciones yPresentación de informes de evaluación y verificación AdjudicacionesPublicación de informes en el SECOP y en la página WEB Secretaría GeneralinstitucionalRecibo de observaciones al informe de verificación yevaluación y respuesta al mismo. Comités AsesoresEntrega de respuestas a la Junta de Licitaciones yadquisiciones Comités Asesores Junta de Licitaciones yAnalizar y aprobar las respuestas entregadas por los Adquisicionescomités Junta de Licitaciones yAsesorar al ordenador del gasto sobre la adjudicación AdquisicionesAdjudicación de los procesos contractuales Ordenador del gasto Junta de Licitaciones yDesignación del supervisor Adjudicaciones 11
  12. 12. Manual de Contratación Procuraduría General de la NaciónElaboración de los contratos resultantes de los procesoscontractuales Oficina JurídicaRegistro presupuestal del contrato División FinancieraReporte mensual de los contratos elaborados en la Cámara Oficina Jurídicade ComercioReporte de contratos al sistema Único de información delpersonal Departamento de la Función Pública (prestación Oficina Jurídicade servicios, asesorías y consultorías).Excepto pasajes,vigilancia, cafetería aseo y fotocopiasPublicar el contrato electrónicamente en la ImprentaNacional en los eventos dispuestos en la norma Oficina JurídicaEnvío de comunicación al supervisor, contratista y áreasinteresadas en el proceso de la legalización del contrato Oficina JurídicaSuscribir acta de inicio Supervisor y contratistaEjercer la Supervisión y vigilancia de los contratos Supervisores y/o interventoresExpedición de actas, informes y Liquidación de loscontratos, u actos generados en el transcurso del contrato. Supervisores y/o interventoresPublicar en SECOP todos los documentos que se generen Secretaría generalen la ejecución del contrato (informes de supervisión, actade inicio, acta de recibo, acta de liquidación) División Administrativa,Trámite de pagos División Financiera y supervisores 12
  13. 13. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación CAPITULO III PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓNBusca determinar las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto de lacontratación, estudios de factibilidad, conveniencia y oportunidad del contrato, laextensión, lugar de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de información, análisisdel mercado, estrategias de contratación, perfil de los proponentes y requisitos que debenacreditar, todo dentro del marco de la necesidad que tiene la Entidad.Comprende:3.1. Plan de compras3.2. Estudios previos3.3 Certificado de disponibilidad presupuestal3.1 Plan De ComprasEs el documento que contiene las obras, bienes y servicios que ejecutará la Procuraduríapara cumplir con sus finalidades. Su elaboración es una obligación legal, previaplaneación de las necesidades de la entidad, la cual está a cargo de la DivisiónAdministrativa de la Procuraduría y debe ser aprobado por la Secretaría General.El plan de compras debe registrarse en el SICE antes del 31 de enero de cada año fiscal.Para adelantar cualquier contratación debe obtenerse el certificado que indique que elbien, obra o servicio se encuentra registrado allí.3.2. Estudios PreviosEs el conjunto de documentos que sirven de soporte para el análisis de las necesidadesde la entidad y la conveniencia de la futura contratación y la elaboración del proyecto depliego de condiciones.Son elaborados por el área de la Procuraduría que tenga la necesidad que se pretendesatisfacer con la celebración del contrato, la cual debe remitirlos a la DivisiónAdministrativa a fin de dar inicio a los trámites para desarrollar el proceso contractual. 13
  14. 14. Manual de Contratación Procuraduría General de la NaciónLa Entidad previa apertura del proceso de selección o la firma del contrato, según lamodalidad de selección que corresponda, deberá elaborar los estudios, diseños yproyectos requeridos para la ejecución del proyecto.En los procesos cuyo objeto sea la realización de una obra, se debe contar con losestudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social,económico y ambiental.[2]Deben contener lo establecido en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 3 delDecreto 2474 de 2008, así:3.2.1 Descripción de la necesidad que la Procuraduría pretende satisfacer con lacontratación: El área que requiera la contratación debe describir en los estudios previoslas razones que justifican la contratación a desarrollar enmarcada en las funciones quedebe cumplir la Procuraduría y el interés general.3.2.2 Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación delcontrato a celebrar: Se debe precisar claramente la forma en que se va a satisfacer lanecesidad y ello se logra únicamente describiendo en forma precisa lo que se requiere,sus especificaciones técnicas, las obligaciones del futuro contratista, el valor y lascondiciones de pago, el plazo del contrato y todas las condiciones para el correctodesarrollo del mismo.Para la identificación del contrato a celebrar los siguientes son los tipos contractuales másutilizados en la Procuraduría:- Contrato de Obra Pública: Es el que celebre la Procuraduría para la construcción,mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajomaterial sobre bienes inmuebles (Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 1).- Contrato de compraventa: Es definido por el Código Civil en su artículo 1849, así: ”Elcontrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero”- Contrato de Suministro: Contrato por el cual una parte se obliga a realizarprestaciones periódicas o continuas de cosas, a favor de otra, y ésta se obliga a pagarleun precio en dinero.[2] Artículo 87 de la Ley 1474 de 2011 14
  15. 15. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación- Contrato de Consultoría: Es el que celebre la Procuraduría referido a los estudiosnecesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico,prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a lasasesorías técnicas de coordinación, control y supervisiónSon también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría,gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños,planos, anteproyectos y proyectos. Se debe analizar la conveniencia de otorgar unanticipo o un pago anticipado, y la determinación de su porcentaje. De preferencia seacudirá al anticipo, y sólo de manera excepcional se analizará la conveniencia de otorgarun pago anticipado, en atención a las Directivas Presidenciales números. 012 de 2002 y04 del 4 de 2003, las cuales señalan que las entidades no pactarán pagos anticipados,salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados. (Ley 80 de 1993, artículo32, numeral 2)- Contrato de Prestación de servicios: son los celebrados por la Procuraduría Generalde la Nación para desarrollar actividades relacionadas con la administración ofuncionamiento de la entidad y se celebran con personas naturales cuando talesactividades no puedan realizarse por personal de planta o que requieran deconocimientos especializados (Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 3)El Decreto 2209 de 1998, Artículo 1 señala para los contratos de prestación de serviciossea con personas naturales o jurídicas, que sólo se podrán celebrar cuando no existapersonal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán.“Se entiende que no existe personal de planta en el respectivo organismo, entidad, entepúblico o persona jurídica, es imposible atender la actividad con personal de planta,porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal que puedadesarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, ocuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica lacontratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no seasuficiente, la inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el jefe delrespectivo organismo.Tampoco se podrán celebrar estos contratos cuando existan relaciones contractualesvigentes con objeto igual al del contrato que se pretende suscribir, salvo autorizaciónexpresa del jefe del respectivo órgano, ente o entidad contratante. Esta autorización 15
  16. 16. Manual de Contratación Procuraduría General de la Naciónestará precedida de la sustentación sobre las especiales características y necesidadestécnicas de las contrataciones a realizar".De conformidad con la norma expuesta le compete al Jefe de la Entidad acreditar lainexistencia de personal suficiente.-De acuerdo con la naturaleza del objeto contractual, y sus características, se escogerá laforma de pago y la periodicidad de los pagos al Contratista.El Consejo de Estado aclaró los términos de anticipo y pago anticipado señalando que elprimero debe entenderse como el primer pago de un contrato que se haya pactado enejecución sucesiva y para sus gastos iniciales y para el último aquel pago efectuado alcontratista respecto de un contrato de ejecución instantánea. Con respecto al anticipo espreciso señalar que se amortiza contra la ejecución del contrato y en el pago anticipadono hay lugar a reintegro pues éste pertenece al contratista.En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, elcontratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para elmanejo de los recursos que recibe a título de anticipo en virtud de lo establecido en elartículo 91 de la Ley 1474 de 2011, salvo los contratos de menor o mínima cuantía.El artículo 40 de la Ley 80 de 1993 señala que el monto del pago anticipado o del anticipopactado, no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivocontrato, salvo lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1150 de 2007, que autoriza laprorroga o adición hasta por el sesenta por ciento (60%) para los contratos de concesiónde obra.3.2.3 Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: Los estudiosdeben precisar la modalidad por la cual se desarrollará la contratación, citandoexpresamente sus fundamentos legales, esto es Licitación Pública, Selección Abreviada(menor cuantía y subasta inversa), contratación directa, concurso de méritos, menorcuantía.3.2.4 El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variablesutilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto ylos posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a preciosunitarios, deberá soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En elConcurso de Méritos no se publicará el detalle del análisis que se ha realizado para losestudios previos. 16
  17. 17. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación- La dependencia interesada en la contratación debe hacer un análisis del mercado paradeterminar el presupuesto real de la futura contratación, para lo cual debe sondear elmercado requiriendo cotizaciones de acuerdo a la definición que hizo del objeto delcontrato y sus especificaciones técnicas, y advirtiendo expresamente que la solicitud esúnicamente con el propósito de elaborar un estudio de mercado.- En los estudios previos debe plasmar las variables utilizadas para llegar al presupuesto,por ejemplo, promedios, análisis históricos, actualizaciones con IPC, revisión de procesossimilares en la misma entidad, entre otras.3.2.5 La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta másfavorable: Desde los estudios previos debe indicarse cómo se seleccionará la oferta quemás convenga a la entidad.Para ello, de acuerdo a la Ley 1474 de 2011, artículo 88, tenemos:"2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos yeconómicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenidaen los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para laentidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos endichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no seráobjeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejode los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y losestudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesoresdesignados para ello.En los procesos de selección por licitación y selección abreviada de menor cuantía, en losque se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa serála que resulte de aplicar la ponderación de los elementos de calidad y precio soportadosen puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.En los procesos de selección abreviada con subasta inversa y los de selección de mínimacuantía el único factor de evaluación es el menor precio ofrecido.En los procesos de selección de consultores se hará uso de factores destinados a valorarla mejor calidad. No se puede incluir el precio como factor de escogencia. 17
  18. 18. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación3.2.6 Tipificación, Estimación, y Asignación de los RiesgosLa tipificación, estimación, y asignación de los riesgos que puedan afectar el equilibrioeconómico del contrato, sirve de soporte para que las partes conozcan y tengan plenaclaridad sobre sus obligaciones y cargas desde el momento en que celebra el contrato.La tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles se hará de acuerdo al objetocontractual, lo que significa que no hay un modelo predeterminado. La tipificación seentiende como la identificación de los riesgos que puedan ocurrir durante el desarrollo y laejecución del contrato alterando el equilibrio financiero del mismo; su estimacióncorresponde al valor monetario del riesgo posible acaecido y finalmente la asignación quetiene que ver con quién asume el riesgo: el contratista o la entidad.En la audiencia de aclaraciones y de análisis de los riesgos asociados al contrato, o en sudefecto hasta la fecha límite prevista en el cronograma del proceso para la solicitud deaclaraciones, los posibles oferentes o interesados en participar en el proceso deberánmanifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos ensu actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución delcontrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo de conformidad con loexpresado por el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual, las partes deberánproceder de buena fe exenta de culpa en el periodo precontractual, so pena deindemnizar los perjuicios que se causen.El siguiente listado se ofrece como un instrumento de ayuda a los encargados de laelaboración de los estudios previos, soportado en la guía básica presentada por elConsejo Nacional de Política Económica y Social:Tipo de riesgo Descripción Estimación Distribución Porcentaj eRiesgos Consecución de financiación o riesgo deFinancieros liquidez (dificultad de conseguir recursos financieros ya sea en el sector financiero o el mercado de capitales para lograr el objetivo del contrato) y el riesgo de las condiciones financieras términos financieros de dichos recursos como plazos, tasas, garantías, contragarantías, refinanciaciones)Riesgos Derivados por los cambios de las 18
  19. 19. Manual de Contratación Procuraduría General de la Naciónsociales o políticas gubernamentales que seanpolíticos probadas y previsibles, tales como cambios en la situación política, sistema de gobierno y cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato (paros, huelgas, actos terroristas, etc).Riesgo Son los posibles cambios regulatorios oRegulatorio reglamentarios que siendo previsibles, afectan el equilibrio contractual (cambio de tarifas, mercados regulados, cambio en los regímenes especiales, designación de zonas francas, planes de ordenamiento territorial, expedición de normas de carácter técnico o de calidad, entre otrosRiesgo Son loa asociados a la operatividad deloperacionales contrato (posibilidad que el monto de la inversión no sea el previsto para cumplir el objeto del contrato, extensión del plazo, no obtención del objeto del contrato por procesos inadecuados, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos y técnicos sin que los mismos sean imputables a las partes. Se trata de estos riesgos, siempre y cuando no sean obligaciones de las partesRiesgo Se derivan del comportamiento MEDIO 20%Económico del mercado, como fluctuación de precios de los insumos, desabastecimiento, especulación, marco cambiario, comportamiento de la moneda, tarifas,Riesgos de la Eventos causados por la MEDIO 20%naturaleza naturaleza sin la intervención o voluntad del hombre, que aunque pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnóstico están fuera del control de las partes y que tengan impacto en la ejecución del contrato (temblores, inundaciones, lluvias, sequias) 19
  20. 20. Manual de Contratación Procuraduría General de la NaciónRiesgos Obligaciones que emanan de las MEDIO 20%ambientales licencias ambientales, planes de manejo ambiental, condiciones ambientales o ecológicas exigidas, evolución de tasas retributivas, uso del agua.Riesgos Eventuales fallos en las MEDIO 20%tecnológico telecomunicaciones, suspensión de servicios públicos, advenimiento de nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato así como la obsolescencia tecnológica..3.2.7 Exigencia de garantíasEl análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios denaturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento odel contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de las mismas.La Ley 1150 de 2007 dispone la facultad de que los proponentes ofrezcan pólizas deseguro, garantías bancarias y las demás autorizadas para tal efecto.El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo encuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos quedeban cubrir y las condiciones del Decreto 4828 de 2008, modificado por los Decretos931, 490 y 2493 de 2009.El mecanismo de cobertura de riesgo es por regla general indivisible y solo podrá serdividido en etapas contractuales en los casos contemplados en el artículo 9 del Decreto4828 de 2008, como es en los contratos de obra, concesión, operación o en aquelloscontratos que su objeto contractual se desarrolle por etapas.3.2.7.1. Eventos que cubren las garantías: VALORAMPARO RIESGO VIGENCIA ASEGURADO 20
  21. 21. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación  La no suscripción del contrato en las condiciones y términos que dieron lugar a la adjudicación.  La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas Igual al plazo prórrogas no excedan un término de tres previsto paraSERIEDAD DE LA meses. Diez por ciento laOFERTA (10%) del valor adjudicación  La falta de otorgamiento por parte total del contrato y suscripción del proponente seleccionado, de la del contrato garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato.  El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas. Por el ciento por Por el plazo  Falta de inversión del anticipo ciento (100%) del del contratoBUEN MANEJO DEL  Uso indebido del anticipo monto que el y el de suANTICIPO  Apropiación indebida. contratista reciba a liquidación. título de anticipo. Por el ciento por Ausencia de devolución total o parcial por Por el plazo ciento (100%) del parte del contratista de los dineros que le del contratoDEVOLUCIÓN DEL monto que el fueron entregados a título de pago y el de suPAGO ANTICIPADO contratista reciba a anticipado, cuando a ello hubiere lugar liquidación. título de pago anticipado. 21
  22. 22. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Cubre a la Procuraduría (contratante) de los perjuicios directos derivados del Por el treinta (30%)CUMPLIMIENTO DE LAS incumplimiento total o parcial de las por ciento del valorOBLIGACIONES obligaciones nacidas del contrato así como total del contrato.SURGIDAS DEL de su cumplimiento tardío o de su No obstante esteCONTRATO ESTATAL Y Por el plazo cumplimiento defectuoso, cuando ellos son puede variarPAGO DE MULTAS Y del contrato imputables al contratista garantizado. teniendo en cuentaCLÁUSULA PENAL y el de su el análisis que sePECUNIARIA, CUANDO liquidación. Comprende el pago del valor de las multas haga del objeto delSE HAYAN PACTADO y la cláusula penal pecuniaria que se hayan contrato, el plazoEN EL CONTRATO pactado. de ejecución y el valor del mismo. Su vigenciaPAGO DE SALARIOS, Incumplimiento de las obligaciones debe Mínimo el cinco porPRESTACIONES laborales a que esté obligado el contratista corresponder ciento (5%) delSOCIALES E garantizado, derivadas de la contratación al plazo del valor total delINDEMNIZACIONES del personal utilizado para la ejecución del contrato y contrato.LABORALES contrato. tres (3) años más. La vigencia no será El valor se inferior a determina de cinco años, acuerdo con el salvo que la Cubre a la Procuraduría a consecuencia de objeto, el valor, la entidad cualquier tipo de daño o deterioro,ESTABILIDAD Y naturaleza y las justifique independiente de su causa, sufridos por laCALIDAD DE OBRA obligaciones técnicamente obra entregada, imputables al contratista. contenidas en cada la necesidad contrato. de una vigencia inferior. 22
  23. 23. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Cubre a la entidad por: Este amparo El valor se no debe ser  Mala calidad o deficiencias determina de inferior alCALIDAD Y CORRECTO técnicas de los bienes o equipos acuerdo con el término deFUNCIONAMIENTO DE suministrados por el contratista. objeto, el valor, la las garantíasLOS BIENES Y EQUIPOS naturaleza y las señaladas enSUMINISTRADOS  Incumplimiento de los parámetros obligaciones la legislación o normas técnicas establecidas para el contenidas en cada comercial y respectivo bien o equipo. contrato. civil. Cubre a la entidad de los perjuicios La vigencia ocasionados con posterioridad a la se determina El valor se terminación del contrato y que surjan de: de acuerdo determina de con el objeto, acuerdo con el  Mala calidad o insuficiencia de los el valor, la objeto, el valor, la productos entregados con ocasión de un naturaleza yCALIDAD DEL SERVICIO naturaleza y las contrato de consultoría las obligaciones obligaciones contenidas en cada  La mala calidad del servicio contenidas contrato. prestado, teniendo en cuenta las en cada condiciones pactadas dentro del contrato. contrato. El valor de la garantía no podrá ser inferior al cinco (5%) del valor del contrato y no menor a doscientos Cubre a la Procuraduría por perjuicios Plazo deRESPONSABILIDAD salarios mínimos ocasionados por terceros derivados de la ejecución delCIVIL mensuales legales responsabilidad civil extracontractual. contrato.EXTRACONTRACTUAL vigentes (200 SMMLV) al momento de la expedición de la póliza.3.2.7.2 Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo Contratos de empréstitoExcepciones Contratos Interadministrativos 23
  24. 24. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Contratos de seguro Contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad (de acuerdo a la naturaleza y el objeto) Subasta Inversa para la adquisición de los bienes y servicios dePOTESTATIVO: La Procuraduría podrá características técnicas y uniformes y de común utilización -o no solicitar la garantía de Seriedad de enajenación de bienesla oferta en: Concurso de méritos con propuesta técnica simplificada3.3 Cláusula de indemnidad.En todos los contratos que celebre la Procuraduría se deberá incluir una cláusula deindemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantenerla indemne decualquier reclamación proveniente de terceros, que tenga como causa las actuaciones delcontratista.En los eventos de que no se establezca esta cláusula se deberá sustentar en los estudiosprevios la razón de su exclusión.3.4 Otras clases de garantías: Mecanismo Parámetros Por medio de esta garantía los bienes o derechos que sean Fiducia Mercantil en garantía entregados en fiducia mercantil en garantía deberán ofrecer a la Procuraduría General de la Nación un respaldo idóneo y suficiente para el pago de las obligaciones garantizadas. La sociedad fiduciaria, en desarrollo del contrato de fiducia en garantía, deberá expedir el respectivo certificado de garantía o el documento que haga sus veces. El oferente y/o contratista debe acreditar la constitución de la garantía a través de la copia del respectivo contrato y entregar el certificado de garantía expedido por la sociedad fiduciaria con el lleno de los requisitos señalados por el decreto 4828 de 2008, artículo 20. A través de esta garantía, una institución financiera nacional o extranjera, asume el compromiso firme, irrevocable, autónomo, Garantías Bancarias independiente e incondicional de pagar directamente a la Procuraduría, a primer requerimiento, hasta el monto garantizado, una suma de dinero equivalente al valor del perjuicio sufrido por la entidad como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones asumidas por el proponente o contratista, ante la presentación del 24
  25. 25. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación acto administrativo en firme que así lo declara. Serán admisibles garantías bancarias a primer requerimiento: .-Contrato de garantía bancaria. Una entidad bancaria emisora, obrando por cuenta y por orden del proponente o contratista, se obliga irrevocablemente con la Procuraduría, en calidad de beneficiaria, a pagarle hasta el monto garantizado, los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones que con ocasión de la propuesta , del contrato o de su liquidación surjan para el proponente o el contratista. -Carta de crédito stand by: La entidad emisora, obrando por solicitud y de conformidad con las instrucciones del proponente o contratista, se obliga a garantizar irrevocablemente el pago en dinero de las obligaciones que con ocasión de la propuesta o del contrato surjan para el proponente o contratista. Ese pago lo efectuará el banco emisor contra la entrega de la carta de crédito, acompañada del acto administrativo debidamente ejecutoriado, en el que conste el incumplimiento del proponente o contratista. Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. El título valor es un derecho en beneficio de una persona, y quien lo suscribe se obliga frente al poseedor del título.Endoso en garantía de títulos El endoso de títulos valores sólo es admisible como garantía de seriedad de la oferta y entre ellos específicamente los certificados de depósito a término, pagarés emitidos por una entidad financiera y los títulos de tesorería (TES). En todos los casos, el oferente o contratista deberá ser el endosatario exclusivo del título valor. Los títulos valores endosados solo podrán ser recibidos por el 70% de su valor, porcentaje que deberá cubrir como mínimo los montos exigidos por la Procuraduría General de la Nación para la garantía de seriedad de la oferta, es decir, el 10% del presupuesto oficial si se tiene que presentar oferta total o el del 10% valor del presupuesto del lote o ítem que corresponda.Depósito de dinero en garantía En este una persona entrega una suma de dinero a una entidad autorizada y vigilada por la Superintendencia Financiera para que lo administre como garantía de una obligación adquirida por el depositante (contratista) en beneficio de un tercero (Procuraduría). 25
  26. 26. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación3.5 Documentos Adicionales y Complementarios a los Estudios Previos pormodalidad de contratación: MODALIDAD DOCUMENTOS ADICIONALES Ficha técnica que debe contener como mínimo:  Denominación del bien o servicio  Denominación técnica del bien o servicio  Unidad de medida SELECCIÓN ABREVIADA- SUBASTA  Descripción general INVERSA Acto administrativo que contendrá:  Causal que invoca la modalidad  Determinación del objeto a contratar.  Presupuesto para la contratación.  Indicación del lugar donde se podrá consultar los estudios previos, salvo en el caso de Urgencia CONTRATACION DIRECTA manifiesta. CAPITULO IV MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS 26
  27. 27. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación MODALIDADES DE SELECCION LICITACION  Procesos de selección que impliquen complejidad en la evaluación. SELECCIÓN ABREVIADA  Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.  Contratación de menor cuantía  Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.  Contratos para la prestación de servicios de salud.  La enajenación de bienes del estado con excepción de aquellos que refiere la ley 222 de 2995  Productos de origen o destinación agropecuarias que se ofrezcan en las bolsas de productos.  Entre otras. CONCURSO DE MERITOS  Selección de consultores o proyectos CONTRATACION DIRECTA  Urgencia manifiesta  Contratación de empréstitos  Contratos Interadministrativos  Contratos desarrollo de actividades científicas y tecnológicas  Cuando no existe pluralidad de oferentes en el mercado  Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión  Arrendamiento o adquisición de inmuebles  Entre otros CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA  Cuando el contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía27
  28. 28. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación4.1. LICITACIÓN PÚBLICAEs el procedimiento mediante la cual la Procuraduría anuncia públicamente unaconvocatoria para en igualdad de oportunidades los interesados presenten ofertas y laentidad seleccione la más favorable.¿Cuándo procede?- Cuando el valor del contrato a celebrar supere la menor cuantía de la ProcuraduríaGeneral, siempre y cuando no se trate de bienes o servicios de común utilización y decaracterísticas técnicas uniformes, evento en el cual se adelantará por el sistema deselección abreviada por subasta inversa.-Cuando el objeto del contrato involucre además del contrato de consultoría otrasobligaciones principales, como por ejemplo, la ejecución de proyectos que incluyan eldiseño y la construcción de obra que supere la menor cuantía.Las cuantías de contratación son determinadas en cada vigencia por la DivisiónFinanciera de acuerdo al presupuesto asignado a la Procuraduría.¿Qué normas regulan esta modalidad?Está regulada principalmente por el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007(artículo 9) y el Decreto 2474 de 2008, y la Ley 1474 de 2011.¿Cuál es el criterio de selección de la oferta más favorable en los procesos que seadelanten por licitación pública?Para la escogencia de la oferta más favorable en un proceso de licitación pública, la PGNdeberá establecer factores de calificación soportados en:  La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas señaladas en el pliego de condiciones.  Ponderación de elementos de calidad y precio que representen la mejor relación costo- beneficio11 Art. 88 de la Ley 1474 de 2011 28
  29. 29. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Esquema del proceso licitatorio29
  30. 30. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación4.1.1 Aspectos Específicos de la Licitación Pública  El proyecto de pliego de condiciones se publica por 10 días hábiles de antelación al acto que ordena su apertura.  Se da apertura al proceso mediante resolución motivada, proyectada por la Oficina Jurídica.  Se debe adelantar audiencia de riesgos una vez proferido el acto o resolución de apertura.  Las adendas (documentos por los cuales se modifica el contenido del pliego de condiciones) se deben proferir en un término superior a los tres días hábiles anteriores al cierre del proceso. 30
  31. 31. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación  La adjudicación del proceso se debe hacer en audiencia pública y las reglas se definen en el pliego de condiciones. De la audiencia se levanta un acta por el secretario de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad.4.2 SELECCIÓN ABREVIADAModalidad de selección prevista para aquellos casos en que por las características delobjeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien,obra o servicio, pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia dela gestión contractual.¿Cuándo procede la selección abreviada?Las causales para que proceda son:  Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades publicas.  La contratación de menor cuantía.  La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud  Declaratoria de desierto del proceso de licitación pública  La enajenación de bienes del Estado  Productos de origen o destinación agropecuarios ofrecidos en bolsas de productos legalmente constituidas  Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta  Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, entre otros.  La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.4.2.1 SELECCIÓN ABREVIADA CON SUBASTA INVERSAEs la utilizada para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y decomún utilización. 31
  32. 32. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación¿Qué normas rigen la selección abreviada por subasta inversa? Esta modalidad estáregulada especialmente por los Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009.¿Qué se entiende por bienes y/o servicios de características técnicas uniformes?Aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de sudiseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño ycalidad objetivamente definidos.Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivasque simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a laprestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio parasatisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran susventajas funcionales.¿Qué se entiende por bienes y/o servicios de común utilización? Aquellos requeridospor las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien lossolicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de susnecesidades.¿Se requiere que se den ambas condiciones? Sí. Es decir, los bienes y/o serviciosdeben ser de características técnicas uniformes y de común utilización.Se debe tener en cuenta que no se consideran de características técnicas uniformes y decomún utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.2 ¿Qué es una Subasta Inversa? Una subasta inversa es una puja dinámica efectuadapresencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante untiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 2474 de 2008y en los respectivos pliegos de condiciones.¿Cuál es el criterio de selección de la oferta más favorable en la selecciónabreviada por subasta? El precio.¿Cómo puede realizarse la subasta? Hay dos modalidades o formas para realizar lasubasta:2 Artículo 16 Decreto 2474 de 2008. 32
  33. 33. Manual de Contratación Procuraduría General de la NaciónSubasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través deluso de recursos tecnológicos.Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestasdurante esta se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.La Procuraduría tiene los medios para desarrollar las subastas en forma electrónica.¿Cuáles son las características generales para desarrollar la audiencia de subasta?  Durante la subasta, los proponentes podrán visualizar únicamente la posición de su oferta.  Ningún proponente podrá conocer durante el desarrollo de la subasta la identificación de los otros proponentes que están efectuando lances.  De presentarse dos o más ofertas con el mismo valor, el sistema tomará en primer lugar, la oferta enviada cronológicamente primero.  No se puede ingresar un número mayor al último grabado.  El sistema permitirá mejorar la oferta, cuantas veces sea necesario, dentro del tiempo establecido para la subasta.  El valor de ingreso de la subasta debe incluir el IVA de cada ítem (si hubiere lugar) y los demás impuestos a que haya lugar.  El cierre de la subasta, depende del número de extensiones que esta tenga. Es decir, si faltando cinco (5) minutos para el cierre de la subasta, el sistema recibe una oferta, extiende el cierre de esta subasta en cinco (5) minutos más, y así sucesivamente. La subasta se cierra cuando dejen de ingresar ofertas durante los últimos cinco (5) minutos que faltan para el cierre.  El tiempo programado para la subasta será de treinta minutos, con extensiones automáticas de cinco minutos.  El sistema se refrescará en promedio cada 30 segundos.  El orden de los participantes cambiará de acuerdo con las ofertas que ingresen.  Todos los ingresos o modificaciones de los valores quedarán grabados en el sistema.  El reloj con el que se rige la subasta, es la hora que aparece dentro de la aplicación. 33
  34. 34. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación  No hay necesidad de ingresar el precio con signo de pesos ($) o separado por punto, simplemente se ingresa el valor. En todo caso en el pliego de condiciones del proceso se regulará el desarrollo de la subasta.4.2.1.1 Aspectos adicionales para esta modalidad:A. Los estudios previos deberán contener además de los requisitos generalesestablecidos en el Decreto 2474 de 2008, analizados en el Capitulo III del presentedocumento, una ficha técnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluirá suscaracterísticas y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, que deberácontener como mínimo:-Denominación del bien o servicio-Denominación técnica del bien o servicio-Unidad de medida.-Descripción general.B. El pliego de condiciones deberá:3  Definir reglas para el desarrollo de la subasta  Indicar si la subasta se realizará por ítems o por lotes  Señalar los requisitos habilitantes que serán objeto de verificación  La PGN ampliará el plazo y procedimiento a seguir en caso de resultar un solo oferente habilitado (Decreto 2474 de 2008, artículo 22, inciso 3 y parágrafo). Durante esta ampliación sólo podrán presentar documentación, aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta. Si vencido el plazo, no se alcanza la pluralidad de oferentes, la PGN adjudicará el proceso de selección abreviada con subasta inversa electrónica al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado.  Establecer márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables.  Señalar que la propuesta inicial de precio solo será abierta al momento de inicio de la puja.  Se deberá señalar el decremento mínimo para cada proceso.3 Adicionales a los que se detallan en el presente capitulo. 34
  35. 35. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Esquema Selección Abreviada Con Subasta4.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA CONTRATACION DE MENOR CUANTIASe entenderá por menor cuantía los valores determinados en la ley en función de lospresupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legalesmensuales. (Literal b, Numeral 2 del Artículo 2 Ley 1150 de 2007). En la Procuraduríaeste ejercicio lo hace la División Financiera.¿Cuándo Procede? 35
  36. 36. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Cuando el valor del contrato sea igual o inferior a la menor cuantía de la Procuraduría para la vigencia fiscal. Cuando los servicios o bienes a adquirir NO sean de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de la Entidad. Cuando el proceso de Licitación Pública se declare desierto. Si la entidad decide no adelantar un nuevo proceso de licitación, se iniciará el proceso de menor cuantía dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, y en este caso se puede publicar directamente el pliego de condiciones definitivo.¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada especialmente por el Decreto2025 de 2009.¿Cuál es el criterio de selección de la oferta más favorable en los procesos que seadelanten por selección abreviada de menor cuantía?Para la escogencia de la oferta más favorable en un proceso de licitación pública, la PGNdeberá establecer factores de calificación soportados en la ponderación de los elementosde calidad y precio soportados en puntajes y formulas señaladas en el pliego decondiciones. 36
  37. 37. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Esquema de la selección abreviada para la contratación de menor cuantía4.2.2.1. Aspectos Específicos De La Modalidad De Selección Abreviada De MenorCuantía 1. El proyecto de pliego de condiciones se publica mínimo por cinco (5) días hábiles anteriores a la apertura del proceso. 37
  38. 38. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación 2. Si bien la norma4 prevé que se haga una manifestación de interés por parte de los interesados en participar, y la posibilidad de realizar un sorteo entre quienes manifestaron su interés5, a fin de determinar la lista de participantes, la Procuraduría NO realizará sorteo en ningún evento, por lo cual en los procesos que adelante, no requerirá manifestación de interés. 3. El término de evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas, salvo que mediante acto administrativo motivado, la entidad lo extienda hasta por un término igual al inicialmente previsto. 4. El informe de evaluación de las ofertas debe publicarse por tres (3) días hábiles en el SECOP. 5. La adjudicación NO se realiza en audiencia pública sino en acta motivada, que realiza el secretario de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad, en la cual se incluyen las respuestas a las observaciones presentadas por los interesados al informe de evaluación.Otra modalidad de selección abreviada utilizada eventualmente por la entidad es laenajenación de bienes del Estado. (Literal e, del numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150de 2007).Los Decretos 4444, 4637 de 2008 y 3297 de 2009 reglamentaron lo relativo a laenajenación de bienes del Estado por parte de las entidades estatales regidas por elestatuto de contratación publica, en desarrollo de lo previsto en el literal e) del numeral 2del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.La Procuraduría por su parte, reglamentó el procedimiento de la enajenación de bienesmuebles e inmuebles a través de la Resolución No 322 del 2 de octubre de 2009.4.3. CONCURSO DE MERITOSSe trata de una modalidad de selección de consultores o proyectos.4 Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009.5 Si su número fue superior a 10. 38
  39. 39. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación CONCURSO DE MERITOS Selección de Objeto Complejo intermediarios de Procesos de Consultoría seguros Arquitectura .¿Cuándo procede el concurso de méritos?Esta modalidad se usa para la contratación de:1. Servicios de consultoría:- Estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión.- Estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectosespecíficos.- Asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.- Interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos.- Dirección, programación y ejecución de diseños, planos anteproyectos y proyectos.2. Proyectos de arquitectura.¿Cómo se desarrolla un concurso?Hay dos clases de concursos:1. Concurso abierto.2. Con Precalificación.¿Qué es precalificar? Es conformar una lista limitada de oferentes para uno o variosprocesos de selección. Esto se puede surtir a través de:a. Conformación de una lista corta: si es para un solo proceso de selección.b. Utilización de lista multiusos: si es para varios concursos de méritos. 39
  40. 40. Manual de Contratación Procuraduría General de la NaciónLa conformación de listas es una etapa previa al proceso del concurso.¿Cómo deben presentar las propuestas los proponentes?- Si la entidad suministra la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, asícomo el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de unapropuesta técnica simplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistemade concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos.- Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para elrespectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques ometodologías, se exigirá la presentación de una propuesta técnica detallada (PTD). Enestos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada especialmente por los Decretos2474 de 2008 y 2025 de 2009.¿Cuál es el criterio de selección de la oferta más favorable en los procesos que seadelanten por concurso? Se hará uso de factores de calificación destinados a valorarlos aspectos técnicos de la oferta o proyecto. Se podrán utilizar criterios de experienciaespecífica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate.En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección deconsultores.64.3.1. Aspectos Específicos De La Modalidad De Concurso De Méritos- No es necesario publicar el detalle del análisis que soporta el valor estimado delcontrato.- El proyecto de pliego de condiciones se publica mínimo por cinco (5) días hábilesanteriores a la apertura del proceso si es concurso con propuesta técnica simplificada, ydiez (10) días hábiles anteriores a la apertura del proceso si es concurso con propuestatécnica detallada.6 Art. 5 numeral 4 Ley 1150 de 2007 40
  41. 41. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación- El pliego de condiciones debe incluir un Anexo de requerimientos técnicos de losservicios de consultoría que se van a contratar.Este anexo debe contener:* Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.* La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productosesperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos,procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.* El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.* El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por losproponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales comoestudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.* La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso deméritos.- El pliego de condiciones debe incluir los términos y plazos que gobiernan el concurso deméritos.- El pliego de condiciones debe incluir el término para presentar propuestas se cuenta apartir de la expedición del acta administrativo de apertura.7- La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas aContratar.8- La Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad designa un comité asesorconformado por un número impar y plural de personas idóneas. Este comité asesorará ala entidad en el proceso de precalificación y selección, en la validación del contenido delos requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o de las listas multiusos,7 Artículo 66 Decreto 2474 de 2008.8 Incluye: Remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso,sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.; Gastos reembolsables indicados en los pliegos decondiciones; Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor;Gastos de administración.; Utilidades del consultor.; Gastos contingentes. (Art. 70 Decreto 2474 de 2008). 41
  42. 42. Manual de Contratación Procuraduría General de la Naciónen la evaluación y calificación de Ias ofertas técnicas presentadas de conformidad con loscriterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuestaeconómica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.- La apertura del proceso de concurso se ordena mediante Resolución motivada, con losrequisitos establecidos en el artículo 66 del Decreto 2474 de 2008. Si se hace uso deprecalificación sólo se puede expedir este acto una vez esté en firme la lista corta o listamultiusos, según el caso.- Si se hizo uso de precalificación, una vez expedido el acto de apertura se remite carta deinvitación a presentar propuestas a los integrantes de la lista corta o lista multiusos, segúnel caso.- El informe de evaluación de ofertas sólo puede ser trasladado por un término de máximotres (3) días hábiles.-Los contratos de interventoria podrán prorrogarse en proporción al tiempo que se hayaprorrogado el contrato objeto de vigilancia, se ajustara de manera proporcional al delcontrato inicial 42
  43. 43. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Esquema concurso De Meritos43
  44. 44. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación4.4 CONTRATACIÓN DIRECTAEs una modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidosexpresamente por la Ley, que permite la escogencia del contratista mediante laconfrontación de propuestas para obtener la más favorable a la entidad.4.4.1 Aspectos de la contratación directa:1. Partidas o disponibilidades presupuestales respectivas.2. Análisis de la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y autorizaciones y aprobaciones para ello.3. Estudios, diseños y proyectos requeridos: Consta de los estudios y documentos previos.De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo primero, del artículo 77 del Decreto 2474de 2008, no se requerirá estudios previos para el caso de urgencia manifiesta.¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada especialmente por el Decreto2474 de 2008.¿Cuándo procede esta modalidad? 1. Urgencia Manifiesta. Procede cuando:  la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro  cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de excepción;  cuando se trate de conjurar situaciones de calamidad, fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatasEl acto administrativo que la declara la urgencia manifiesta, hará las veces del acto dejustificación y no se necesita de estudios previosUna vez celebrado el contrato motivado resultante de la urgencia manifiesta, deberáenviarse al organismo que ejerce el control fiscal, así como el acto administrativo que lodeclaro y expediente que contiene los antecedentes precontractuales y contractuales. 2. Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora cuando fuere 44
  45. 45. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación el caso y de conformidad con lo dispuesto en por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal. 3. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Contratación que es celebrada por una determinada persona que realiza una actividad científica y tecnológica prevista y definida en el artículo 2º del Decreto 591 de 1991. 4. Cuando no exista la pluralidad de oferentes en el mercado.Se entiende que no existe pluralidad de oferentes: o Cuando no existe más de una persona inscrita en el RUP- o Cuando solo exista una personal que pueda proveer el bien o servicio, por ser titular de los derechos de propiedad industrial, o los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo del bien o servicio de conformidad con la ley. 5. Contratos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos.Para la prestación de servicios profesionales la Procuraduría podrá contratar directamentecon la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato yque haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente con el área de que se trate,sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual elordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.Se procederá de igual forma para la celebración de contratos de prestación de serviciosde apoyo a la gestión de la entidad, los que sólo se realizarán cuando se trate de finesespecíficos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar.Trabajos Artísticos: Aquellos trabajos que sólo pueden ser encomendados a una personanatural en especial, teniendo en cuenta que únicamente esta persona posee las calidadesy capacidades para realizar cierta obra o tarea de carácter artístico.(…)”. 6. Arrendamiento o adquisición de inmuebles: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el Decreto 3576 de 2009, la entidad podrá adquirir bienes inmuebles en arrendamiento mediante negociación directa, previas las autorizaciones a que haya lugar. 45
  46. 46. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Estructura de la modalidad de Contratación Directa4.5. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA.¿Cuándo procede?En los eventos de adquisición de bienes, obras o servicios cuando el valor del contratosea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la ProcuraduríaGeneral, independientemente de su objeto.La dependencia interesada en la contratación determinará la necesidad de lacontratación, para lo cual elaborará el estudio previo, contentivo de la descripción de lanecesidad y del objeto,las condiciones técnicas, valor estimativo del contrato y certificadode disponibilidad presupuestal.4.5.1 Aspectos específicos de la modalidad- El único factor de ponderación es el precio- No son obligatorias las garantías- No se requiere la inscripción en el RUP¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada por la Ley 1474 de 2011 y elDecreto 2516 de 2011. 46
  47. 47. Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación Esquema Mínima cuantía4.6 OTRAS FORMAS DE CONTRATACION: CONVENIOS, ACUERDOS DECOOPERACION, ACTAS DE ENTENDIMIENTO, O SIMILARES:Se entiende por convenio todo acuerdo de voluntades que suscriba la ProcuraduríaGeneral de la Nación con entidades públicas, privadas o de naturaleza mixta, con elobjeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realización de funciones administrativas deinterés común a los sujetos contratantes.¿Qué acuerdos se tienen incluidos dentro este concepto?Los acuerdos que celebre la entidad con organismos de derecho internacional, losconvenios de cooperación, las cartas de acuerdo de colaboración, los memorandos deentendimiento, los convenios marco de colaboración, los convenios interadministrativos,las cartas de entendimiento, o cualquier otra figura que reúna las calidades establecidas,independientemente de la nominación que adopten.La Ley 1150 de 2007, estableció nueva regulación sobre el tema, indicando que losconvenios financiados con fondos de organismos de cooperación, asistencia o ayudasinternacionales, podrán someterse a los procedimientos y reglamentos de talesorganismos, en los siguientes eventos: 47

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