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CSA - Gestión e Implementación de Proyectos SharePoint

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Comunidad SharePoint de Argentina - Presentación introductoria a la Gestión e Implementación de Proyectos SharePoint por Ariel García Sobrino (Consultor Microsoft)

Comunidad SharePoint de Argentina - Presentación introductoria a la Gestión e Implementación de Proyectos SharePoint por Ariel García Sobrino (Consultor Microsoft)

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  • 1. Introducción a la Gestión eImplementación de ProyectosSharePointAriel García SobrinoCommunity Manager
  • 2. SharePointLa tecnología Permite a las personas conectarse Gestión de contenido centralizado Herramienta colaborativa Puede ser utilizada por cualquiera Instalación y configuración rápida Provee un conjunto amplio de capacidades Instalada en respuesta a un requerimiento específico
  • 3. Planificación del ProyectoDefiniciones “Instalación” no es “implementación” La implementación de un producto sigue un PLAN Necesitaremos Personas, hardware y software Definir como deberá ser usado SharePoint en respuesta a los requerimientos del usuario Diseñar la estructura física y lógica Implementar
  • 4. Planificación del ProyectoSituación “Tenemos SharePoint instalado en un servidor. Cargamos documentos, usamos los Blogs, la búsqueda. No necesitamos ayuda. Fue fácil de instalar... Y aprendimos solos” 6 meses después... “Ya tenemos 20 sitios. Mucho contenido. No estamos seguros de lo que estamos haciendo, ni cómo se conecta el contenido. Creemos que podemos administrarlo, pero no sabemos que tanto puede crecer. No sabemos quien lo esta usando ni cómo...”
  • 5. Planificación del Proyecto¿Cuál es el problema? Se adopta tecnología sin análisis... sin planificación... No hay Arquitectura de la información Cómo la información, la estructura organizacional, el flujo de información y procesos son conectados a los requerimientos de los usuarios Representa los requerimientos funcionales y no funcionales desde el comienzo
  • 6. Planificación del ProyectoConsecuencias SharePoint se convierte en una colección desorganizada de sitios, links, usuarios y documentos Se obstaculiza la productividad Se hace difícil encontrar la información Plataforma de corto plazo No existe documentación que muestre cómo fue implementado Riesgo de caer en estado “no soportado” Implementaciones difíciles de corregir
  • 7. Planificación del Proyecto¿Metodología? Metodologías de administración de proyectos PRINCE, SCRUM, PMBOK No hay una metodología estándar para proyectos SharePoint La tecnología se basa en la comprensión de la organización y aplicación del producto Sistemas de gestión de contenido como SharePoint necesitan ser diseñados, instalados, configurados, liberados y administrados “Los proyectos SharePoint deberían ser creados por aquellos que entienden SharePoint.”
  • 8. Planificación del Proyecto¿Por qué es importante la planificación? Responsabilidades Asignación de roles. Responsabilidad para la acción, decisión. Qué, Cómo, Cuándo, Por qué y Dónde Sostenibilidad La plataforma debe cumplir las necesidades actuales, pero también los requerimientos futuros de la empresa Resiliencia Poder de recuperación. Habilidad para proveer y mantener un aceptable nivel de servicio en caso de fallas o cambios en la operación normal (Administración de la Configuración, Disaster recovery, etc.) Soporte SharePoint precisa ser administrado. Se definen métricas para el control de la implementación.
  • 9. Planificación del ProyectoNo hay dudas...es importante... No podemos dejar que el cliente complete la lista de actividades del Proyecto Comienza pensando que todo lo que él no hace... es fácil de hacer! Diseñar una plataforma SharePoint para soportar operaciones globales no puede realizarse en 2 semanas...
  • 10. Planificación del ProyectoEl “Por qué” se puede explicar... preguntando Preguntas para un cliente que insiste en que implementar SharePoint para su equipo de 20 personas en tan sólo 1 semana ¿Alguna de las 20 personas vio alguna vez SharePoint? ¿Alguna vez trabajaron en la misma información como un equipo? ¿Tienen el hardware disponible? ¿Quién administrará SharePoint? ... ¿Podemos instalar y enseñar lo básico en 1 semana? Sí, pero...
  • 11. Planificación del ProyectoEl camino al éxito Planificar un proyecto SharePoint es visto como algo que... Consume demasiado tiempo Una molestia No es entendido o debidamente discutido Una implementación exitosa estará basada en sí la planificación, el diseño, la construcción y la implementación se llevaron a cabo correctamente.
  • 12. Proyecto SharePoint¿Por qué usar SharePoint? La organización posee islas de información y aplicaciones Demuestra lenta respuesta a los requerimientos del negocio y de los usuarios El cliente padece los efectos del desarrollo personalizado y su mantenimiento Poca información se comparte dentro y fuera de la empresa Dificultad para encontrar los contenidos, datos y personas adecuadas Crecientes riesgos de administración de la información
  • 13. Proyecto SharePointPrimeros pasos Entender y memorizar: ¿Qué quiere el cliente? (Visión) Objetivos del Proyecto ¿Cómo beneficiará SharePoint a la organización? Por qué y Para qué estamos aquí Relevar experiencia con SharePoint Equipo de Proyecto Alcance Organización del cliente Conocimiento de la Tecnología Definición del Alcance Evangelización El proyecto será un éxito Cubrirá las expectativas del cliente
  • 14. Proyecto SharePointConociendo al cliente Experiencia con SharePoint Preguntas • ¿Alguna vez lo instalaron? • ¿Hay licencias disponibles? • ¿En dónde está localizado el cliente? Nunca usaron SharePoint • Tamaño de la empresa • Industria a la que pertenece • ¿Hay inconvenientes con la plataforma? Actualmente usando SharePoint • ¿Conocen el valor de la misma? • ¿Ha crecido la empresa desde la implementación de SharePoint? • ¿Cuándo fue implementado Usaron SharePoint 2007, pero no se SharePoint 2007? usa actualmente. Están buscando • ¿Por qué no está en uso? volver a usarlo con la nueva versión. • ¿Cuál es el estado actual?
  • 15. Proyecto SharePoint¿Cómo fue la experiencia con el producto? Frustrante Entendimiento de la situación Influenciará cómo los usuarios verán a la plataforma Posibles causas El presupuesto no cubrió el alcance del proyecto El alcance del proyecto no fue alcanzado El proyecto tuvo grandes retrasos El equipo de proyecto abandonó el proyecto La capacitación no fue exitosa No se explicó a los usuarios qué es SharePoint y para qué fue implementado Explicar al cliente cómo estos temas serán abordados en este proyecto
  • 16. Proyecto SharePointEl sistema actual vs SharePoint El sistema actual es el marco de referencia para los usuarios. Brindar esperanza Puede haber algo mejor Manera más óptima Explicar qué es SharePoint y que NO No es WebSphere, SAP EP, Vignette, Facebook, Twitter, ... Mostrar que es posible y que no. Demostrar en lugar de hablar acerca de funcionalidades Pruebas de Concepto (POC) No sobrevender SharePoint.
  • 17. Proyecto SharePointEl equipo de trabajo Líder de Proyecto Arquitecto Consultor Infraestructura Analista funcional Desarrollador Diseñados gráfico Tester Instructor Administrador SharePoint Otros equipos (AD, SQL Server, Windows, Seguridad, Antivirus...)
  • 18. Proyecto SharePointCapacidades del producto Conocimiento Requerimientos del usuario Soluciones Objetivos de la organización Organizar la información Gestionar la colaboración Conectar a las personas ...
  • 19. Proyecto SharePointDefiniendo el Alcance
  • 20. Proyecto SharePoint¿Qué hacemos y qué NO hacemos? Dentro del Alcance El trabajo que hay que realizar para implementar SharePoint, sus servicios, y ciertas características y funciones. Claro, conciso y sin ambigüedades Acuerdo con el cliente El nombre del proyecto es un buen comienzo “Proyecto SharePoint 2010” o “Implementar SharePoint para mejorar la colaboración en la empresa” Actividades fuera de alcance Administración del alcance Clave en Proyectos SharePoint Impacto en costos y tiempo
  • 21. Proyecto SharePointRelevamiento Mapeo a funcionalidades clave Colaboración Wikis, Blogs, Tareas, Social Networking, Tagging, ... Búsqueda Búsqueda de Personas, Social, Datos del negocio, ... Gestión de contenidos Workflows, Plantillas de Sitio, Políticas de retención y auditoría, Social media, IRM,.. Business Intelligence Excel Services, Centro de reportes, KPIs, BDC, ... Plataforma Columnas de sitio, Tipos de contenido, RSS, Papelera de reciclaje, Alertas, Master Pages, ... ... Features  ¿Standard o Enterprise?
  • 22. Proyecto SharePointPriorización Escuchar y consensuar. Tomar nota de todo lo que desean ver. Priorización Crear una matriz teniendo en cuenta el costo y la importancia del requerimiento. Costoso e importante Costoso y menos importante Menos costoso y más Menos costoso y menos importante importante Pensar en los requerimientos que no podrán ser cambiados fácilmente durante la implementación (Autenticación, ubicación de los servidores, idioma de instalación, licencia…)
  • 23. Proyecto SharePointNo tener miedo Sugerir un método que mejore el proceso del cliente con el uso de SharePoint “No lo sé” SharePoint es un producto complejo que nos brinda muchas funcionalidades y variantes de solución para un mismo requerimiento NO puedo conocer todas las funcionalidades, y cómo aplicarlas... “SharePoint no será capaz de...” “SharePoint no es la herramienta que Uds. necesitan...”
  • 24. Proyecto SharePoint¿Quién está del otro lado? Dos tipos de personas con las que interactuar Negocio: provee la visión Técnicas: provee la infraestructura Ambos son “partes interesadas” y tomadores de decisiones Tienen sus propios requerimientos Necesitamos a alguien que conozca SharePoint en profundidad Traducción de los requerimientos del negocio en requerimientos técnicos
  • 25. Proyecto SharePoint¿Qué le preocupa a cada uno? El cliente del Negocio ¿Pueden los usuarios crear sus propios sitios y distribuir contenido fácilmente? ¿Pueden los usuarios aplicar lo que conocen del sistema actual en SharePoint? ¿Es fácil de usar? ¿Ayudará en la automatización de los procesos de trabajo? El cliente Técnico: ¿Cómo responderá la plataforma? ¿Cómo se administra el producto? ¿Es necesario contratar un Administrador? ¿Cuánto cuesta el software? ¿Serán necesarios más servidores si aumentan los usuarios?
  • 26. Proyecto SharePointUn buen Líder de Proyecto debería... Vender SharePoint Casos de estudio (de éxito!) Modelo de licenciamiento del cliente Acercarnos a las necesidades del cliente Planificar cuidadosamente la implementación Educar y dar el ejemplo
  • 27. Proyecto SharePointSitio de Proyecto En el pasado, el e-mail era la herramienta colaborativa más usada La información precisa ser actualizada, clasificada, y revisada por más de una persona SharePoint permite centralizar, compartir y gestionar todos los aspectos del proyecto Centraliza los documentos y comunicaciones Se integra con herramientas de gestión existentes (Project Professional 2010) Permite automatizar procesos de la gestión del proyecto (Alertas para Riesgos) Reportes del proyecto
  • 28. Proyectos SharePointPara los próximos encuentros... Ejemplo de Proyecto: Implementando una Intranet Armando el equipo de trabajo Conocimientos necesarios Roadmap de aprendizaje Arquitectura de SharePoint Hardware, Software, Información Personalización de SharePoint Cuándo desarrollar, ambiente de desarrollo Gobierno de SharePoint Monitoreo y mantenimiento
  • 29. ¿Preguntas?
  • 30. Muchas gracias!!!