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Votre entreprise perd du temps e de l'argent
 

Votre entreprise perd du temps e de l'argent

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    Votre entreprise perd du temps e de l'argent Votre entreprise perd du temps e de l'argent Presentation Transcript

    • Votre entreprise perd du temps et de l’argent.
    • C’est connu : le temps, c’est de l’argent. Le temps est même souvent plus important que l’argent et en tant que patron de PME, vous en êtes bien conscient. Dans le contexte économique actuel, votre entreprise se doit d’être réactive et agile pour se développer et rivaliser avec des concurrents plus importants ou plus lents. Comment faire face à ces enjeux Pourquoi les entreprises qui devraient mettre l’accent sur la réactivité et l’agilité sont au contraire en perte de vitesse et de compétitivité ? C’est ce à quoi cet eBook a pour objectif de répondre en apportant les différentes solutions qui s’offrent aux entreprises, allant de la simple amélioration des process au changement radical de culture.
    • Enjeu n° 1 Les réunions sont essentielles à la communication et la bonne gestion du business. Lorsqu’elles sont productives, elles permettent de connaître et lever les freins, dynamiser les projets, définir les plannings, découvrir de nouvelles idées et encourager la participation. À l’inverse, recourir aux réunions pour n’importe quel sujet entraîne une perte d’efficacité. Et lorsqu’elles deviennent contre-productives, les réunions ne mènent nulle part, constituent une perte de temps et d’argent et peuvent avoir un impact négatif sur la motivation des collaborateurs. réunions J’ai d’autres choses plus importantes à faire. Encore une réunion ! Est-elle vraiment indispensable ? On doit pouvoir faire autrement. On tourne en rond. Je perds mon temps. Je m’ennuie. Je n’y comprends rien ! Dynamiser la productivité des réunions en cinq leçons 1. Est-il vraiment nécessaire d’organiser une réunion ? Avant d’envoyer vos invitations, réfléchissez aux alternatives possibles pour atteindre votre objectif plus rapidement et plus efficacement. 2. Définissez clairement l’objectif. En démarrant la réunion avec un objectif clair, vous planifiez et rentabilisez au maximum l’utilisation du temps. À l’issue de la réunion, les participants auront le sentiment positif d’avoir accompli quelque chose. 3. Utilisez le temps à bon escient. Fixez une limite de durée à la réunion et suivez un agenda défini à l’avance. Vous éviterez de perdre votre temps en digressions inutiles. Les réunions ne doivent pas forcément durer une heure ! 4. Diffusez le compte-rendu de la réunion aux participants pour leur récapituler ce qu’ils ont à faire et assurer une action commune cohérente. 5. Encouragez l’investissement et la participation. Avant la réunion, demandez aux participants de commenter le programme que vous avez préparé. Pendant la réunion, encouragez chacun à participer. Et après la réunion, pensez à recueillir l’avis de chacun. Gardez à l’esprit que les collaborateurs se sentent souvent plus concernés lorsqu’ils ont contribué. Une étude récente révèle que les collaborateurs estiment passer 4 heures par semaine en réunion, pour un temps utile réel de seulement 2 heures !(1) Le problème n’affecte pas uniquement les collaborateurs. Selon une étude récente, les managers européens passeraient 5 heures par semaine à préparer leurs réunions, et 19 heures à y assister.(2) Rien d’étonnant à ce que, selon une étude récente, 47 % des collaborateurs considèrent que les réunions sont la première cause de perte de productivité.(3) Pour les entreprises, il s’agit alors de rendre les réunions plus efficaces pour économiser un temps précieux. 1 260 jours perdus* Dans une entreprise de 100 salariés, si chaque personne passe 4 heures par semaine en réunion(1) pour un temps utile de 2 heures uniquement, la perte de productivité s’élève à 10 080 heures ! * Sur la base de 252 jours ouvrés à l’année, 50,4 semaines de travail par an, 8 heures par jour.
    • Enjeu n° 1 Comment réduire le nombre de réunions Le recours systématique aux réunions est le lot de toutes les entreprises. Or, ces réunions sont bien souvent superflues. Si tel est le cas, essayez de déterminer les raisons qui poussent les gens à organiser des réunions, et proposez d’autres manières de collaborer. La liste ci-dessous répertorie un certain nombre de raisons ne justifiant pas forcément l’organisation d’une réunion : Commenter un document : les réunions visant à obtenir l’avis de plusieurs personnes sur un document ou sa version préliminaire peuvent être évitées en mettant à disposition des outils de partage et de collaboration efficaces. Les outils bureautiques disponibles à l’heure actuelle incluent souvent des Se réunir ou ne pas se réunir ? fonctions de collaboration. Et pour davantage de fonctionnalités, vous pouvez également utiliser des outils ou services de collaboration basés sur le Web. Obtenir un accord : vos équipes organisent des réunions pour valider des décisions qu’elles devraient prendre seules ? Veillez à responsabiliser vos collaborateurs. Les réunions superflues dont le seul but est de parlementer sont non seulement fastidieuses, mais également totalement démotivantes pour tous les participants. Gestion de projet : vos réunions sont-elles révélatrices de lacunes en matière de gestion de projet, d’organisation ou de process métier ? En mettant en place des process métier efficaces qui facilitent la collaboration entre les personnes, vous verrez que vous pouvez limiter le nombre de réunions. Options alternatives Pour éviter l’organisation de réunions superflues, vous devez être en mesure de proposer à vos collaborateurs des moyens efficaces de partager et de communiquer : Organisez des réunions en ligne : les services VoIP et de messagerie électronique disponibles aujourd’hui permettent à vos collaborateurs de voir qui est disponible et de contacter leurs collègues en toute simplicité par message texte, appel audio ou vidéo. Si les échanges nécessaires peuvent facilement avoir lieu en ligne, utilisez l’une des plateformes de réunion Web disponibles. Créez des espaces et des environnements dédiés à la discussion : plusieurs services donnent aujourd’hui la possibilité aux entreprises de créer des « espaces de travail virtuels ». Ces espaces permettent aux membres d’une équipe de dialoguer entre eux. Ils leur offrent aussi l’accès et le stockage des documents et des agendas qui, centralisés, indiquent les échéances clés de tous les intervenants. Automatisez les workflows : en automatisant les workflows et les tâches courantes via une plateforme Web, vos collaborateurs travaillent plus facilement et plus efficacement en équipe. Des workflows adaptés peuvent remplacer les réunions superflues dans le cadre de la réalisation des projets et ainsi dynamiser la productivité. telle est la question. Oui ! Oui !Non ! Non !
    • Enjeu n° 2 Même si les coûts initiaux des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables ont tendance à baisser, les coûts réels de gestion et de support restent les mêmes. Ces coûts incluent non seulement l’achat et la configuration des nouveaux périphériques, mais également la résolution des problèmes rencontrés par les utilisateurs et l’application constante des différents correctifs et autres mises à jour dont ils ont besoin. Ces défis sont rendus plus difficiles à relever suite à l’apparition de deux nouvelles tendances : 1. La mobilité du travail implique de pouvoir aider les collaborateurs nomades ou intervenir sur les postes hors site, ce qui bien évidemment peut compliquer la tâche et nécessiter plus de temps. Avec l’émergence de Microsoft Windows 8, il est probable que de nombreuses PME envisagent de renouveler leurs PC et ordinateurs portables, au grand bonheur de leur personnel. Une étude récente de Spiceworks révèle que 48 % des PME pensent consacrer la majeure partie de leur budget IT 2013 au renouvellement de leur parc d’ordinateurs.(4) 2. Les collaborateurs d’aujourd’hui souhaitent utiliser des ordinateurs et des périphériques de grande consommation dans leur cadre professionnel (Bring Your Own Device, ou BYOD). Le concept semble prometteur, car en travaillant sur des périphériques dont ils ont l’habitude, les collaborateurs peuvent être plus motivés et plus productifs. En revanche, le support de ces périphériques, dont le service IT n’a pas le contrôle total, peut s’avérer complexe. La sécurisation des données confidentielles résidant sur des périphériques personnels peut également poser problème. Alors, qu’en est-il ? Est-il possible de satisfaire tout le monde tout en limitant le temps passé à gérer un parc complètement disparate ? En un mot comme en cent, oui. ! 63 jours perdus* Si chaque membre du service IT consacre ne serait-ce que deux heures par jour à la gestion et à la maintenance des postes informatiques, le total annuel s’élève à 504 heures. * Sur la base de 252 jours ouvrés à l’année, 50,4 semaines de travail par an, 8 heures par jour. p
    • Enjeu n° 2 Simplifier la gestion grâce aux postes virtuels Les postes informatiques virtuels désignent des postes locaux et des applications locales exécutés sur un serveur central, et non sur un PC. Cette approche présente l’avantage de simplifier les tâches de mise à jour et d’administration. En effet, il n’est plus nécessaire d’effectuer ces tâches séparément sur chaque PC ; une seule opération sur le serveur suffit. Le process de gestion des utilisateurs et des postes informatiques devient dès lors un jeu d’enfant. Dans le même temps, la sécurité s’en trouve renforcée et l’exécution des tâches de fond sur le serveur permet de limiter les besoins de chaque PC en termes de mémoire, de capacité de disque dur et de processeur. Les utilisateurs peuvent également accéder à leur poste à partir de n’importe quel périphérique connecté (iPad, ordinateur portable ou autre). Et puisque le stockage des données est centralisé, la perte ou le vol d’un périphérique n’entraîne plus aucun risque de sécurité. Concrètement, quels sont les changements pour les utilisateurs ? Pour les utilisateurs, cette approche est complètement transparente. Ils continuent de se connecter à leur ordinateur, à partir de n’importe quel périphérique connecté, et peuvent accéder instantanément à toutes les applications qu’ils utilisent habituellement. Matériel et logiciel Opérations Administration Gestion des utilisateurs finaux temps
    • ! 31 jours perdus* la gestion des mises à jour logiciel et matériel occupe 21 heures par mois.(5) Enjeu n° 3 Une approche structurée de la gestion des serveurs La gestion des serveurs accapare le temps du service IT de bien des manières. Mais dans tous les cas, l’adoption d’une approche structurée en la matière peut permettre de gagner un temps précieux sur le court terme et d’éviter des problématiques complexes sur le long terme. Voici les étapes clés à planifier pour la gestion des serveurs : 1. Déploiement : vous devez connaître vos besoins sur le bout des doigts. Utilisateurs, performances, capacités, tous ces facteurs doivent être maîtrisés avant d’acheter et de configurer vos serveurs. 2. Mises à jour : la maintenance des serveurs (applications de correctifs de sécurité, mises à niveau du BIOS, etc.) est une tâche primordiale qui doit s’effectuer régulièrement. 3. Surveillance : vous devez vérifier en permanence les performances et les capacités de vos serveurs, pour faire preuve d’une réactivité sans faille face aux éventuels problèmes et anticiper les upgrades que l’évolution des besoins en matière d’exploitation et de stockage peut rendre nécessaires. 4. Maintenance : qu’il s’agisse de logiciels ou de composants matériels, de disques durs, de mémoire, les équipements finissent toujours par rendre l’âme. Plus vite, plus haut, plus fort grâce au Cloud Vous pouvez éviter toutes les contraintes ci-dessus. La solution ? Adopter l’hébergement Cloud. Serveurs Web, serveurs d’applications, serveurs de fichiers, votre fournisseur de service Cloud s’occupe de vos équipements tout au long de leur cycle de vie, de l’installation à la désactivation. Pour votre service IT, ce gain de temps n’a pas de prix ; ses membres peuvent enfin se consacrer à des tâches bien plus stratégiques, et générer une réelle valeur ajoutée. Le gain de temps est une chose. Mais la gestion de l’infrastructure de serveurs dans le Cloud vous offre également des opportunités dans les domaines suivants : • Extensibilité à la demande : vous pouvez développer votre parc IT en y intégrant des ressources serveur ou des applications supplémentaires. Ces intégrations interviennent de manière instantanée pour répondre à la spécificité de vos besoins. • Déploiement des applications : vous devez déployer de nouvelles applications métier rapidement ? Pas de problème. Quels que soient les systèmes d’exploitation ou les plateformes souhaités. Quels que soient les systèmes d’exploitation ou les plateformes souhaités, vous pouvez oublier les délais d’attente de livraison de matériel, ainsi que les corvées d’installation et de configuration des nouveaux serveurs. Pour toujours. Combien de temps votre équipe IT consacre-t-elle à la maintenance des serveurs et des composants matériels installés sur site ? Une étude récente a révélé que les entreprises consacrent 21 heures par mois à la seule gestion des mises à jour des composants matériels et logiciels.(5) Il n’y a rien de bien étonnant à cela, quand on sait qu’en Europe, une PME normale possède en moyenne 6 serveurs différents !(6) La gestion des serveurs prend du temps et coûte de l’argent. En effet, outre la surveillance permanente, il faut également leur appliquer des upgrades périodiques et effectuer toutes sortes de tâches de maintenance et d’entretien. Et la situation ne semble pas partie pour s’améliorer : dans une étude portant sur les PME réalisée en 2009, 58 % des répondants déclaraient considérer la gestion des serveurs comme une réelle problématique métier. En 2012, ce chiffre a atteint les 79 %.(7) < Ges tion < Surveil lance DéploiementOS Configuration Descubrimiento Réapprovisionner Détection R em édier Remplacercomposants Capacité Perform ances Alertes/Intégrité Pilote Firm w are BIOS Déploi em ent Mise à jour > * Sur la base de 252 jours ouvrés à l’année, 50,4 semaines de travail par an, 8 heures par jour.
    • Enjeu n° 4 Ces chiffres sont dus notamment au fait que les activités quotidiennes de nombreuses entreprises dépendent en grande partie de la technologie. Les pannes ont de graves conséquences sur la productivité des collaborateurs. Malgré cette dépendance, l’infrastructure IT de nombreuses PME n’est pas suffisamment robuste pour leur permettre de faire face aux impondérables. Par exemple, une étude récente sur les entreprises en Europe a révélé que seulement 23 % des entreprises de moins de 25 salariés exploitent des salles de serveurs dédiées. En revanche, 63 % des PME européennes ont déjà été victimes d’une surchauffe de serveur. (6) La liste ci-dessous répertorie quelques- unes des raisons à l’origine des interruptions non planifiées des activités des entreprises : 1. Les stratégies de sauvegarde ne prennent pas en compte les temps de restauration système. 26 % des PME européennes utilisent toujours des solutions de sauvegarde sur bande.(6) Cette approche peut sembler efficace, mais en cas de panne généralisée, quel est le délai de récupération des bandes depuis leur emplacement de stockage ? Combien de temps faudra-t-il pour se procurer un nouveau serveur ? Et pour le reconfigurer et recharger toutes les données ? De fait, la durée des pannes s’exprime en jours, voire en semaines, plutôt qu’en heures. Peu d’entreprises en pleine croissance peuvent se permettre un tel luxe. 2. Les applications stratégiques essentielles aux activités et les applications les plus utilisées par le personnel ne sont pas clairement identifiées. Pourtant, ces deux facteurs doivent permettre de classer les applications par ordre d’importance et donc de définir les priorités en matière de récupération. 3. L’infrastructure n’a pas été correctement pensée. La virtualisation et la mise en cluster des serveurs peuvent par exemple décupler la fiabilité de votre infrastructure et des ressources les plus importantes. Avec le Cloud, gagnez du temps et réduisez les risques En exécutant et en gérant les serveurs et les applications dans le Cloud et non en local, les entreprises limitent les interruptions d’activité de différentes façons : 1. Résilience : les fournisseurs de service Cloud garantissent les niveaux de disponibilité de toutes leurs prestations. L’utilisation de data centres professionnels dotés de plusieurs couches de redondance leur permet d’assurer un niveau de disponibilité des données que la plupart des PME ne pourraient jamais atteindre seules. 2. Sauvegarde en ligne : même en hébergeant leurs serveurs et applications stratégiques sur le Cloud, les entreprises devront toujours stocker d’importantes quantités d’informations sur leurs PC locaux. Grâce aux services de sauvegarde en ligne, elles pourront protéger ces Selon une étude menée en 2011, les pannes IT et la récupération des données sont à l’origine d’une perte de temps cumulée de plus de 37 millions d’heures chaque année pour l’ensemble des entreprises européennes de plus de 50 salariés. Cela équivaut en moyenne à 552 heures par an et par entreprise.(8) Les interruptions d’activité entraînent des pertes de temps et des pertes de productivité. Elles ont également un impact considérable sur : • Votre image de marque et la fidélisation des clients • La réglementation et la conformité, entraînant des frais de non-respect des engagements ou des pénalités de non-conformité • Le coût des réparations et le rattrapage du temps et du travail perdus. périphériques en continu sur le Cloud. Au- delà de la simplification des procédures de sauvegarde, les possibilités de restauration instantanée des données constituent elles aussi un avantage indéniable. 3. Postes informatiques virtuels : en virtualisant le parc de postes informatiques, vous déplacez également l’emplacement de stockage des données ; les utilisateurs se connectent à un poste hébergeant toutes leurs données et toutes leurs applications sur le Cloud. Et cette connexion peut intervenir depuis n’importe quel PC. En d’autres termes, en cas de panne, de casse ou même de vol de leur ordinateur, vos utilisateurs peuvent continuer à travailler depuis un autre poste et ainsi limiter les temps d’interruption. À l’échelon européen, lorsque des systèmes stratégiques cessent de fonctionner, la productivité du personnel tombe à moins de deux tiers (63 %) du niveau normal.(8) ! 69 jours perdus* En moyenne, les entreprises de plus de 50 salariés perdent 552 heures par an en raison des interruptions d’activité non planifiées.(8) * Sur la base de 252 jours ouvrés à l’année, 50,4 semaines de travail par an, 8 heures par jour.
    • Enjeu n° 5 Quelle que soit sa taille, votre entreprise doit bénéficier des garanties maximales en matière de sécurité. Pour les PME, atteindre un tel niveau de sécurité peut rapidement et facilement s’avérer fastidieux. Outre le temps qui doit y être consacré, le plus grand défi consiste à trouver des ressources possédant les connaissances et l’expertise nécessaires dans un certain nombre de domaines. Ces contraintes de temps et d’argent sont bien souvent insurmontables pour les plus petites structures. La reconstruction des images des ordinateurs infectés constitue un véritable gouffre pour les ressources IT, avec une moyenne de 20 heures passées par mois(5) La gestion des mises à jour des fichiers de définitions de virus prend en moyenne 19 heures par mois(5) Approche autonome de l'IT IT as a Service Sécurité physique Les serveurs doivent se trouver dans un environnement fermé et sécurisé. Vos serveurs se trouvent dans des data centres sécurisés offrant un très haut niveau de sécurité physique. Protection antivirus et contre les programmes malveillants Les définitions de virus et les logiciels antivirus doivent être constamment mis à jour. Vous économisez le temps consacré à la gestion des définitions et des mises à jour. Prévention des intrusions Les firewalls doivent être managés et surveillés pour garantir la prévention des intrusions. Les firewalls sont configurés, surveillés et managés par des experts en sécurité réseau. Toute tentative d'intrusion est détectée et traitée de manière quasi instantanée. Contrôle des accès Les comptes des collaborateurs quittant l'entreprise doivent être verrouillés et sécurisés. Il est également recommandé de veiller à l'actualisation régulière des mots de passe. La création de comptes et des mots de passe associés et la suppression des comptes expirés peuvent être prises en charge par votre fournisseur de services. Segmentation Si le serveur hébergeant la totalité de vos applications tombe en panne, vous pouvez vous retrouver dans une situation très problématique. Vous pouvez toujours opter pour le déploiement de plusieurs serveurs, mais le prix à payer est souvent très difficile à assumer pour une PME. Le stockage des services tels que la messagerie électronique et les applications métier est systématiquement compartimenté afin d'assurer un risque de sécurité proche de zéro. L'exécution de nouveaux serveurs est également tellement simple et bon marché que vous pouvez tranquillement mettre en place des niveaux de séparation supplémentaires pour vos ressources et applications. Renforcement des périphériques La suppression des logiciels inutilisés et la gestion des vulnérabilités sont deux aspects essentiels pour la sécurisation de votre système. Les postes informatiques virtuels facilitent la gestion et l'application de règles concernant les applications susceptibles d'être installées et utilisées. ! 58 jours perdus* Les entreprises perdent en moyenne 39 heures par mois à traiter les attaques de virus et les ordinateurs infectés.(5) * Sur la base de 252 jours ouvrés à l’année, 50,4 semaines de travail par an, 8 heures par jour.
    • Enjeu n° 6 Au sein de l’Union européenne, une législation globale en matière de protection des données s’applique à l’ensemble des pays membres. Le respect de cette législation, incarnée par les directives sur la protection des données et Vie privée et communications électroniques de la Commission européenne, peut toutefois s’avérer complexe. En effet, chaque état membre possède sa propre interprétation des directives. Le développement d’une infrastructure IT capable de satisfaire l’intégralité des critères spécifiques à chaque secteur et à chaque zone géographique peut s’avérer un processus long et fastidieux. Et le risque est d’autant plus grand pour les PME, car contrairement aux structures plus importantes, elles ne disposent tout simplement pas du personnel IT et de l’expertise nécessaires aux exigences de conformité. Au regard de la loi, l’ignorance n’est pas une excuse et ce n’est pas pour autant qu’elles bénéficient de largesses juridiques. Voici les principales raisons expliquant le gâchis de temps et d’énergie lié au processus de conformité : • Identification des données : les données susceptibles de posséder une valeur juridique doivent être identifiées et traitées en conséquence. • Stockage sécurisé : les données hébergées par votre entreprise doivent bénéficier d’une protection physique et numérique et, dans certains cas, rester dans l’enceinte du pays d’origine. • Récupération : votre entreprise doit avoir développé et mis en œuvre des process métier pour récupérer et produire toute information requise par les autorités. Le respect des réglementations locales concernant la protection, le stockage et la récupération des données peut entrainer un véritable investissement en temps pour les PME. C’est peut-être dans le domaine du respect des exigences de conformité que le Cloud offre le plus de garanties. Complexes, changeantes, la plupart de ces exigences portent sur la sécurité et le contrôle des données. L’adoption d’une infrastructure Cloud permet de relever les défis majeurs en matière de conformité : • Disponibilité permanente : la garantie d’un niveau de disponibilité élevé et de connexions sécurisées assure l’accessibilité en permanence des données pour les autorités. • Sécurité : des data centres sécurisés assurent la protection des données contre les menaces physiques et numériques. Votre fournisseur de services Cloud doit être en mesure de produire toutes les certifications de conformité requises. • Journal d’audit complet : les fournisseurs de services Cloud peuvent tenir des journaux d’audit complets visant à certifier sur demande la provenance et l’accessibilité des données. • Conformité nationale : bien souvent, les fournisseurs de service Cloud proposent des modèles prédéfinis récapitulant les exigences de conformité par secteur et par pays. Pour les entreprises tenues de respecter des exigences au niveau local, ce type de document permet d’une part d’économiser un temps précieux et d’autre part de bénéficier d’une totale tranquillité d’esprit. Tranquillisez-vous l’esprit grâce au Cloud ! 1 575 jours perdus* Pour une entreprise de 100 salariés, 30 minutes par jour consacrées au respect de la conformité représentent une perte de 12 600 heures à l’année ! * Sur la base de 252 jours ouvrés à l’année, 50,4 semaines de travail par an, 8 heures par jour.
    • Enjeu n° 7 Les grandes entreprises ne sont pas les seules à rencontrer le problème de l’explosion du stockage des données. 63 % des PME européennes stockent plus d’un téraoctet de données sur leurs serveurs. Avec l’augmentation du volume de données se pose également la problématique de la recherche. Comment trouver la bonne information au bon moment ? Selon les estimations, un collaborateur lambda consacre presque 7 heures par semaine à l’archivage et à l’organisation de ses documents et 9 heures à les retrouver !(10) Le travail collaboratif et l’accès aux contenus à différents endroits et sur différents périphériques sont aujourd’hui devenus deux réalités totalement ancrées dans l’environnement professionnel. Nous devons par conséquent repenser les process de stockage et de récupération des informations pour les rendre plus efficaces. L’hébergement des fichiers via un service Cloud permet une accessibilité en tout lieu et à toute heure. Mais l’accès à l’information ne constitue qu’une facette du problème ; le réel défi réside dans la localisation instantanée de l’information recherchée. Voici quelques conseils pour mieux organiser le stockage de vos fichiers : 1. Nommez un coordinateur de l’espace de stockage : une personne clé, telle que le responsable du site ou un chef de projet, qui contrôlera l’administration de l’espace de stockage. 2. Élaborez un plan d’archivage : ce plan doit être adapté aux besoins des utilisateurs et aux process métier de l’entreprise. Créez une structure standard pour tous les documents, indépendamment de leur type ou de leur emplacement de stockage. 3. Définissez une convention d’affectation de noms : la structure des noms de document doit respecter une convention. Limitez la taille des noms de fichier et veillez à l’harmonisation globale à l’échelle de l’entreprise. 4. Faites régulièrement le ménage. Comme nous l’avons vu précédemment, les données connaissent aujourd’hui une croissance exponentielle. Il est donc très important de mettre en place, de gérer et d’actualiser vos règles et procédures d’archivage. Accélérer les recherches En matière de stockage et d’archivage, l’utilisation d’arborescences de dossiers et de répertoires ne suffit pas. Les solutions de stockage de documents Web proposés aujourd’hui permettent une meilleure indexation des fichiers et offrent des fonctions de recherche simplifiées. L’organisation et les recherches de documents s’effectuent de manière plus intuitive. Bien souvent, ces services incluent une fonction de contrôle des versions qui rationalise la gestion des différentes versions d’un document. D’ici 2020, la quantité de stockage de données au niveau international représentera 4 300 % de celle observée en 2009.(9) ! 10 080 jours perdus* Vos collaborateurs passent en moyenne 16 heures par semaine à archiver et à rechercher des documents.(10) Dans une entreprise de 100 salariés, cela représente 80 640 heures à l’année. accélérer les recherches
    • Enjeu n° 8 Les PME aussi doivent traiter avec différents prestataires et fournisseurs, notamment : • Les fournisseurs de matériel • Les fournisseurs de logiciels • Les fournisseurs de systèmes de téléphonie • Les fournisseurs de télécommunications voix • Les fournisseurs de réseau de données • Les fournisseurs de sauvegarde sur bande/d’archivage • Les sociétés de support IT • Les fournisseurs de support logiciel • Les organismes de réglementation et de conformité Gérer et coordonner une multitude de fournisseurs présentent certains écueils, comme la duplication des tâches et la déresponsabilisation des intervenants. Les six recommandations ci-dessous proposent aux entreprises de mieux gérer leurs fournisseurs, de rationaliser les interactions et de dynamiser les relations commerciales. Améliorer la gestion des fournisseurs 1. Privilégiez la qualité de service. Vérifiez les accréditations (par exemple, les normes ISO) de vos fournisseurs ainsi que les réseaux professionnels dont ils font partie. 2. Appréhendez vos besoins. Établissez un ordre de priorités : service, fonctionnalité, valeur ajoutée ? Les trois ? Vous devez Dans le marasme économique ambiant, la gestion des fournisseurs apparaît comme la clé du contrôle des coûts et de la rentabilisation maximale de chaque transaction. Dans le même temps, il est aussi crucial d’optimiser le temps passé à négocier avec différents prestataires. dans un premier temps déterminer en quoi un fournisseur peut vous aider. 3. Développez le relationnel. Rencontrez les partenaires à qui vous aurez affaire au quotidien et prenez le temps de suivre l’évolution de leurs offres. Décrivez-leur à votre tour l’évolution des besoins de votre entreprise. 4. Respectez les délais de paiement. C’est la base d’une relation de confiance, constructive et productive. En adoptant un comportement irréprochable vis-à- vis des paiements, vous serez également en position de force lors de futures négociations. 5. Définissez des engagements de qualité de service. Exposez clairement vos attentes en matière de qualité de service, notamment en termes de délais, de responsabilités, de process de contrôle, de résolution des conflits et de modalités de rupture de contrat. 6. Contrôlez les performances. Procédez à des contrôles réguliers des performances de vos fournisseurs. Vous éviterez ainsi les malentendus et les non-dits susceptibles de détériorer vos relations. Consolidation dans le Cloud En faisant appel à un fournisseur multiservice, vous vous adressez à un seul interlocuteur pour toutes les prestations. Vous remplacez progressivement le modèle de gestion d’une infrastructure propriétaire indépendante par une approche axée uniquement sur la livraison des services dont votre entreprise a réellement besoin. fournisseurs ! 63 jours perdus* Si chaque membre du service IT consacre deux heures par jour à la gestion des fournisseurs, la perte de temps annuelle s’élève à 504 heures. * Sur la base de 252 jours ouvrés à l’année, 50,4 semaines de travail par an, 8 heures par jour.
    • Enjeu n° 9 Dans la plupart des grandes villes, les embouteillages aux heures de pointe peuvent paralyser la circulation jusqu’à trois heures d’affilée, matin et soir. Ces heures, qui n’ont de pointe que le nom, constituent dès lors un véritable cauchemar pour les employeurs. La possibilité de travailler à distance ou à domicile porte les promesses d’une maximisation du temps de travail effectif et de la dynamisation de la productivité des collaborateurs. Il serait toutefois dangereux pour les entreprises de se jeter tête baissée dans l’adoption de ces nouveaux modèles. Pour rentabiliser au maximum le temps de travail, il convient de respecter certains principes de base : Travailler efficacement à distance Formation : veillez à mettre en place un programme de formation permettant de transmettre à vos collaborateurs les connaissances et les compétences nécessaires pour travailler à distance. Abordez les aspects pratiques, tels que la connexion aux outils et services utilisés au quotidien. Étudiez aussi les effets du télétravail sur la manière de travailler ; exposez clairement les règles comportementales régissant votre approche du travail à distance. Applications et données : penchez-vous sur les modes d’accès aux applications utilisées dans le cadre des activités quotidiennes. En effet, plusieurs possibilités s’offrent à vous dans ce domaine : 1. Accès VPN : cet accès établit une connexion entre l’ordinateur domestique des collaborateurs et votre bureau ou votre data centre. À l’instar du réseau LAN Pour des raisons aussi diverses que le trafic, les conditions météorologiques ou encore le manque de sommeil, le temps de trajet quotidien est bien souvent à l’origine des retards répétés au travail. Une récente étude révèle que 16 % des collaborateurs déclarent arriver en retard au travail au moins une fois par semaine. 27 % déclarent arriver en retard au travail au moins une fois par mois.(11) Même lorsque tout se passe sans encombre, les effets du temps de trajet en termes de stress des employés ont forcément des répercussions sur leur productivité. de votre entreprise, la connexion VPN permet d’accéder aux applications métier. • Avantages : peu de modifications sont nécessaires si vous hébergez vous- même les applications. • Inconvénients : les connexions VPN doivent être gérées et managées, car en cas de panne, vos collaborateurs se retrouvent dans l’impossibilité de travailler. De même, le support de poste informatique doit s’effectuer à distance. Enfin, vous devez continuer à gérer les applications ainsi que l’infrastructure depuis le site de votre bureau. 2. Services Cloud : la livraison des applications et des fonctions de messagerie électronique est assurée via le Cloud. Ces ressources sont donc partout accessibles. • Avantages : aucune infrastructure à gérer, niveaux de service garantis, flexibilité maximale. • Inconvénients : le support de poste informatique doit toujours s’effectuer à distance. 3. Virtualisation des postes : cette approche implique l’hébergement à distance des applications et des services de messagerie électronique, et bien sûr aussi les postes informatiques des utilisateurs. • Avantages : les utilisateurs peuvent se connecter à leur poste n’importe où et sur n’importe quel périphérique. Ils peuvent ainsi travailler à domicile, en déplacement voire dans un cybercafé. L’entreprise bénéficie d’un niveau de sécurité et de contrôle maximal et l’infrastructure ne nécessite aucune gestion, que ce soit sur site ou au domicile des collaborateurs. • Inconvénients : l’accès aux postes informatiques nécessite une connexion Internet. En cas de panne, les utilisateurs ne peuvent pas travailler. Communication : examinez les outils et plateformes de communication déployés au sein de votre entreprise afin de vous assurer qu’ils sont compatibles avec le télétravail. Le travail à distance ne doit en aucun cas constituer un obstacle à la proximité et aux interactions au sein de vos équipes. Le niveau d’implication des télétravailleurs peut être garanti grâce à des solutions comme les communications VoIP et les logiciels de visioconférence sur PC. Ces solutions leur permettent de partager leurs idées et de collaborer avec leurs collègues, partenaires et clients comme s’ils étaient basés sur site. Les systèmes de messagerie unifiée assurent un accès rapide aux outils de communication et de messagerie de votre entreprise. Annuaires d’entreprise, messagerie vocale par e-mail, tous ces systèmes sont accessibles rapidement et sur un éventail complet de périphériques mobiles. C’est la garantie d’une meilleure réactivité et de meilleurs process décisionnels pour l’ensemble de vos collaborateurs. Support : le télétravail implique différents types et niveaux de support. À cet égard, l’utilisation de postes informatiques virtuels facilite la gestion et le dépannage des postes utilisateurs par le service IT, et ce où qu’ils se trouvent. Santé et sécurité : si vos collaborateurs sont appelés à travailler régulièrement à domicile, vous devez vous pencher sur les aspects de santé et de sécurité applicables dans leur pays de résidence. Pour plus d’informations sur les réglementations et consignes à respecter, contactez les autorités locales compétentes. ! 20 jours perdus Dans une entreprise de 100 salariés, si 27 % des collaborateurs arrivent 30 minutes en retard une fois par mois, la perte annuelle s’élève à 18 jours de travail.(11) * Sur la base de 252 jours ouvrés à l’année, 50,4 semaines de travail par an, 8 heures par jour.
    • Enjeu n° 10 Depuis maintenant un certain temps, l’e-mail est considéré comme le principal outil de communication au sein de l’entreprise. De par son aspect pratique et son usage ultra-répandu au sein de la communauté des collaborateurs, on serait tenté de dire « à raison ». Une étude mondiale portant sur l’utilisation de l’e-mail révèle qu’en 2011, 3,1 milliards de comptes de messagerie électronique étaient en activité. Les prévisions font état d’un chiffre atteignant quasiment les 4,1 milliards d’ici la fin 2015. À elle seule, l’Europe totalise 22 % de ces comptes.(12) Mais si l’e-mail fait clairement partie du quotidien de toutes les entreprises, il constitue aussi parfois une source de tracas et de perte de temps. Alors, comment expliquer le rapport amour/haine que nous entretenons avec cet outil de communication ? • Volume : un collaborateur moyen doit traiter plus de 100 e-mails par jour(12) . On comprend tout de suite pourquoi la gestion de la messagerie électronique peut prendre le pas sur tous les autres aspects du travail. • Mauvaise pratique : nous avons tous pris part à des discussions électroniques sans fin. Et plus le nombre de destinataires augmente, plus le problème empire. Bien souvent, le thème initial se perd dans les méandres de la discussion, et chacun y va de son monologue. • Spam : selon un rapport de la société Symantec paru en décembre 2012, les spams constituent 70 % du trafic e-mail à l’échelle internationale.(13) Si l’on compte 4 secondes pour ouvrir le message, identifier sa nature indésirable et supprimer l’e-mail, une entreprise de 300 salariés recevant chacun 10 messages spam par jour perd 102 jours de travail à l’année ! • Distractions : il faut en moyenne 16 minutes pour se remettre au travail après la réception d’un nouvel e-mail. Et les systèmes de notification ne font qu’ajouter au problème en nous distrayant pendant l’exécution de tâches plus urgentes.(14) Dans ces conditions, comment les salariés et les entreprises peuvent-ils s’en sortir ? Voici nos conseils pour reprendre le contrôle de vos boîtes de messagerie et économiser un temps précieux : Conseils de gestion des boîtes de messagerie 1. Fixez-vous des limites de temps pour la consultation et le traitement des e-mails. Allouez une durée spécifique aux différents types de tâche (par exemple, lecture de newsletters, réponses rapides ou messages nécessitant un temps de traitement plus long). 2. Désactivez les notifications pour éviter d’interrompre vos workflows ainsi que le fil de votre réflexion. 3. Rédiger l’objet des mails en anticipant leur tri et leur recherche. 4. Triez vos e-mails dans des catégories de dossier spécifiques pour faciliter les recherches ultérieures et améliorer la lisibilité de la boîte de réception. 5. Triez automatiquement vos e-mails dans des dossiers spécifiques en configurant des règles adaptées à vos besoins. 6. Améliorez la productivité de vos collaborateurs en leur évitant de perdre un temps précieux à trier leur boîte de réception tous les jours. Les solutions Cloud proposent parfois des fonctions de tri avancé du courrier indésirable ainsi que des fonctions de protection antivirus, contre les logiciels malveillants, les attaques de phishing et les chevaux de Troie. Conversations et chat La technologie VoIP réduit le coût des appels téléphoniques. Les entreprises devraient ainsi encourager leurs collaborateurs à réutiliser le téléphone, plutôt que de recourir systématiquement à l’e-mail. Les solutions de messagerie instantanée telles que Skype ou Microsoft Lync contribuent aussi à réduire le trafic d’e-mails tout en accélérant les process décisionnels. ! 38 jours perdus* Dans une entreprise de 100 salariés, si chaque personne reçoit 10 messages spam par jour, et perd 4 secondes à chaque fois, la perte de temps totale à l’année s’élève à 306 heures ! * Sur la base de 252 jours ouvrés à l’année, 50,4 semaines de travail par an, 8 heures par jour.
    • Enjeu n° 11 Le climat économique actuel n’incite pas à l’immobilisme. Bien au contraire : pour capitaliser sur les nouvelles opportunités et combattre les cybermenaces, les entreprises doivent faire preuve d’une réactivité maximale. Une recherche portant sur les PME européennes a révélé que celles-ci pensent conserver leur part de marché au détriment des grands groupes grâce à leur faculté à prendre des décisions rapidement (62 %) et à proposer des services personnalisés (57 %).(15) Si vous possédez une infrastructure IT classique exploitée sur site, le moindre changement (modifications au niveau du personnel, déploiement de nouvelles applications, développement de nouveaux bureaux ou encore accompagnement des nouvelles opportunités) peut être synonyme de pertes de temps considérables. Voici certaines suggestions qui permettront à votre entreprise de mieux appréhender le changement : 1. Définissez une stratégie permettant d’encadrer le process de changement. Formulaire, e-mail ou système dédié de suivi des interventions, veillez à ce que vos collaborateurs connaissent les implications ainsi que les délais d’implémentation des demandes de changement. 2. Canalisez la responsabilité en essayant de nommer un seul contact chargé de l’ensemble du process de changement : contrôle des requêtes, coordination des interventions, mise en œuvre, suivi et communication du statut aux demandeurs. 3. Consignez les procédures techniques par écrit pour chaque demande spécifique. Vous garantirez non seulement le bon déroulement de chaque tâche, mais également la pérennité des process en cas de départ d’un collaborateur clé. 4. Vérifiez la mise en œuvre auprès des utilisateurs afin de vous assurer que leurs requêtes ont été correctement traitées et que leurs attentes ont été satisfaites. gestion du changement
    • Références 1 Centre for Economics and Business Research et Epson, 2012. 2 Étude Doodle « The Way We Meet Today », 2009. 3 « Wasting Time at Work » Salary.com, 2012. 4 Étude globale de Spiceworks « Voice of IT », 2012. 5 Recherche Webroot sur les décideurs IT, 2011 (http://www.webroot.co.uk/En_GB/ about-press-room-press-releases-cloud- mobile-web-security-190411.html). 6 « Managing your Changing IT Needs », Dell et Vanson Bourne, 2012. 7 « Cloud Reality Check », Rackspace, 2012. 8 CA, The Avoidable Cost of Downtime, The impact of IT downtime on employee productivity, janvier 2011. 9 « The rapid growth of online data », CSC. 10 « The hidden cost of information work », IDC. 11 Étude Harris Interactive pour CareerBuilder, novembre-décembre 2011. 12 Rapport statistique Radicati sur l’utilisation des e-mails, 2011 (http:// www.radicati.com/wp/wp-content/ uploads/2011/05/Email-Statistics-Report- 2011-2015-Executive-Summary.pdf). 13 Rapport Symantec Intelligence, décembre 2012. 14 Disruption and Recovery of Computing Tasks: Field Study, Analysis, and Directions. Shamsi T. Iqbal et Eric Horvitz, 2007. 15 « Working smarter to succeed », Vodafone Business Services, 2011. En résumé Colt Ceano ouvre la voie à un nouveau mode d’acquisition et de consommation des services IT et de communication professionnels. En centralisant la gestion de ces services depuis une plateforme unique, il accélère et facilite les process métier des entreprises. Nous ne pouvons bien entendu rien changer aux temps de trajet ou à la manière dont vous gérez vos réunions ; en revanche, nous pouvons vous aider à faire face aux défis de pertes de temps et d’argent subies par votre entreprise. Grâce à Colt Ceano, profitez de nouveaux moyens de : Collaborer • Microsoft SharePoint simplifie et rationalise le travail en équipe de vos collaborateurs grâce à des espaces de travail partagés, des sites intranet et des espaces dédiés à la collaboration. • Soonr Workplace va encore plus loin, en vous offrant la création d’espaces de travail, accessibles sur PC et périphériques mobiles, pour les projets qui impliquent collaborateurs, partenaires et clients. Communiquer • Les services de messagerie Hosted Exchange 2010 vous évitent de payer plus que ce que vous utilisez réellement. • Microsoft Lync connecte votre équipe partout et permet l’accès aux informations de disponibilité, à la messagerie instantanée, la voix, la vidéo et les réunions en ligne. Créer • Les serveurs et l’infrastructure virtualisés permettent la création d’un environnement extensible haute sécurité pour la gestion de vos services et de vos produits numériques. Travailler • Les services Hosted Virtual Desktops offrent à vos collaborateurs la possibilité d’accéder à leur poste informatique depuis n’importe quel périphérique connecté (PC, Mac ou tablette). Protéger • Les services Managed Virtual Firewall et Managed Web Security protègent votre réseau local contre toutes les menaces. • Les services Cloud Backup et Disaster Recovery assurent la protection des données stratégiques. Connecter • Les services d’accès Internet fixe vous fournissent une connectivité de qualité professionnelle, couverte par des engagements de qualité de service (SLA). • Avec l’accès Internet mobile, tous vos collaborateurs travaillent en mode sécurisé, où qu’ils soient. • Grâce aux services VoIP (Voice-over- IP), vos équipes ont l’impression d’être au bureau, même lorsqu’elles n’y sont pas. Et pour vous, ils représentent une économie substantielle sur le coût des appels. Pour plus d’informations sur Colt Ceano ou sur l’un des produits évoqués ci-dessus, écrivez-nous à l’adresse emailing@fr.colt.net appelez-nous au 0800 94 99 44.